- i -

ISI KANDUNGAN MUKASURAT

1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

1.1 UNIT PEROLEHAN

1.1.1 Pencapaian Objektif Kualiti 1

1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

1.2.1 Pengenalan 3

1.2.2 Bahagian Perolehan 3

1.2.2.1 Pencapaian Objektif Kualiti 3

1.2.3 Bahagian Pengkatalogan Dan Bahan Hadiah 5

1.2.3.1 Pencapaian Objektif Kualiti 5

1.2.4 Kesimpulan 7

1.3 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL

1.3.1 Pencapaian Objektif Kualiti 8

1.3.1.1 Pencapaian Pustakawan 8

1.3.1.2 Pencapaian Pembantu Perpustakaan 9

1.3.1.3 Ulasan Pencapaian Keseluruhan dan Cadangan 9

1.4 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

1.4.1 Pencapaian Objektif Kualiti 11

1.4.1.1 Aktiviti Mengimbas dan Menukar Format Bahan 11

1.4.1.2 Aktiviti Muaturun dan Mengimbas Keratan Akhbar 13

1.4.2 Cadangan 15

Lampiran 1.1

Lampiran 1.2a

Lampiran 1.2b

- ii -

2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)]

2.1 UNIT PEROLEHAN

2.1.1 Laporan Ketidakpatuhan Produk 16

2.1.2 Pencapaian 16

2.1.3 Penambahbaikan 16

2.2 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL

2.2.1 Analisa Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan 17

2.2.2 Perbandingan Antara Kesilapan yang 18 dilakukan.

2.2.3 Penambahbaikan Proses Kerja 19

2.2.3.1 LC Classification Web 19

2.2.3.2 Sistem Bantuan Pengkatalogan (MarcEdit) 19 2.2.3.3 Pengasingan Bahan Naskhah Tambahan 20

Lampiran 2.1

3.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

3.1 UNIT PEROLEHAN

3.1.1 Pengenalan 21

3.1.2 Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Kontrak (Buku) 21

3.1.2.1 Tempoh penyerahan/ pembekalan bahan 21

3.1.2.2 Kecekapan pembekal 21

3.1.2.3 Kekerapan menghantar laporan status bahan 22

- iii -

3.1.2.4 Tempoh penerimaan maklumbalas 22

3.1.2.5 Lawatan pembekal ke Perpustakaan Sultanah Zanariah 23

3.1.3 Kesimpulan 23

3.2 JURNAL/ PANGKALAN DATA ONLINE/ CD-ROM (PENILAIAN JANUARI – DISEMBER 2007)

3.2.1 Pengenalan 24

3.2.2 Pembekalan Jurnal Bercetak 25

3.2.3 Pembekalan Bahan Media Elektronik 26

3.2.4 Pemilihan Pembekal Jurnal/Media Elektronik Bagi Tahun 2008 27 3.2.5 Kesimpulan 29

Lampiran 3.1a

Lampiran 3.1b

Lampiran 3.1c

Lampiran 3.1d

Lampiran 3.1e

Lampiran 3.1f

Lampiran 3.2a

Lampiran 3.2b

Lampiran 3.2c

Lampiran 3.2d

1

1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JULAI - DISEMBER 2007

1.1 UNIT PEROLEHAN

Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar [AKT(BPD)/PSZ/74]

Peruntukan mengurus pembelian bahan 2007 vot 27301 = RM4,500,000.00

[Rujuk surat UTM.04/15.13/1 Jld 40 (44) dan Jld 43 (30) – bertarikh 12

Februari & 28 Jun 2007]

1.1.1 Pencapaian Objektif Kualiti

1.1.1.1 Menguruskan pembelian dan penerimaan bahan

80% daripada peruntukan yang diterima pada tahun semasa

1. Pencapaian objektif kualiti setengah tahun yang ke-2

pembelian bahan bagi bulan Julai-Disember 2007

menunjukkan sedikit peningkatan iaitu 56.08% berbanding

54.70% bagi penilaian Januari – Jun 2007. Ini menunjukkan

sasaran yang ditetapkan 40% bagi penggal ke-2 juga turut

meningkat.

[Rujuk Lampiran 1.1- Jadual 1.1A]

2. Pencapaian objek kualiti bagi penerimaan bahan bulan Julai-

Disember 2007 turut menunjukkan peningkatan yang melebihi

sasaran iaitu 64.25% berbanding 46.04% pada penilaian bulan

Januari – Jun 2007. [Rujuk Lampiran 1.1- Jadual 1.1A]

Keseluruhan pencapaian objektif kualiti Unit Perolehan tahun 2007 bagi

mengurus pembelian dan penerimaan bahan 80% daripada peruntukan

yang diterima pada tahun semasa telah melebihi sasaran yang

ditetapkan iaitu 110.7% (pembelian) dan 105.19% (penerimaan)

berbanding tahun 2006 100.85% (Pembelian) dan 95.54% (penerimaan).

2

1.1.1.2 Memproses pembayaran invois dalam jangkamasa 1 bulan dari tarikh terima.

Pembayaran invois dapat diproses sebanyak 1,879/1,942 invois

pada bulan Julai - Disember 2007 dalam tempoh 1 bulan yang

ditetapkan iaitu 96.76% berbanding hanya 40.10% sahaja yang

dapat diproses pada jangkamasa yang sama tahun 2006. Dari

peratus tersebut invois yang diproses dalam tempoh 7-14 hari

adalah yang tertinggi iaitu 44.44%. Diikuti 30.33% (8-14 hari);

20.24% (15-21 hari) dan 1.75% (22-30 hari). Manakala 3.24%

sahaja invos diproses melebihi 30 hari kerana pembayaran invois

yang diterima pada bulan Disember 2007 ditangguhkan

pembayaran memandangkan peruntukan yang diterima telah

habis.

[Rujuk Lampiran 1.1- Jadual 1.1B]

Keseluruhan pencapaian objektif kualiti bagi pembayaran invois tahun

2007 adalah 95.23% melebihi sasaran yang ditetapkan berbanding

tahun 2006 iaitu hanya 39.41%. Peningkatan peratus yang mendadak

tahun 2007 adalah hasil daripada penambahbaikan yang telah

dilaporkan pada laporan objektif kualiti bagi setengah tahun yang

pertama (Januari-Jun 2007).

3

1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

1.2.1 Pengenalan

Objektif kualiti diadakan sebagai satu langkah bagi membantu

staf mendapatkan idea ke arah menentukan hala tuju dan

sasaran proses kerja harian masing-masing di samping memenuhi

keperluan persijilan ISO. Objektif kualiti perlu jelas dan bersifat

kuantitatif agar dapat dianalisa tahap prestasi sasaran kerja

supaya sejajar dengan kehendak dan keperluan semasa

pelanggan. Laporan pencapaian objektif kualiti Unit Jurnal &

Media Elektronik ini dibahagikan kepada 2 bahagian iaitu

bahagian perolehan dan bahagian pengkatalogan dan bahan

hadiah.

1.2.2 Bahagian Perolehan

1.2.2.1 Pencapaian Objektif Kualiti

1.2.2.1.1 Memastikan bahan diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan.

Bagi jurnal bercetak, dari keseluruhan langganan

melalui enam pembekal utama sebanyak 241 judul dan

14 judul lagi melalui pembelian terus. Sebanyak 2,782

isu dijangkakan akan diterima sepanjang tahun ini

(bergantung perubahan pada maklumat bibliografi).

Dari Julai hingga Disember 2007, sebanyak 2,129 atau

kira-kira 76.5% isu telah dibekalkan oleh

pembekal/penerbit. Dari jumlah ini keseluruhannya

telahpun siap diproses penerimaan di dalam Modul

Serial.

Hasil analisa mendapati 60.92% atau 1,297 isu bercetak

yang diterima ini telah dapat diproses penerimaan

dalam jangkamasa 1-2 hari manakala 275 isu atau

12.92% lagi diproses antara 3-4 hari bekerja. Manakala

selebihnya iaitu sebanyak 557 atau 26.16% telah

mengambil masa antara 5-7 hari bekerja untuk diproses

4

penerimaan. Jumlah ini agak tinggi memandangkan

pembantu dibebani dengan proses memproses inbois di

akhir tahun. Oleh yang demikian aktiviti proses

penerimaan bahan agak perlahan.

Berdasarkan pemerhatian, pembantu UJME berjaya

mengekalkan mutu kualiti kerja dan mencapai objektif

kualiti yang ditetapkan. Pembantu perlu lebih proaktif

di dalam mencari strategi terbaik bagi menangani

masalah lambakan bahan dan inbois di akhir tahun.

Bagi pangkalan data cakera padat pula, kesemua 29 isu

telah telah berjaya diproses dalam jangkamasa 1-2 hari.

Hasil analisa mendapati, keseluruhan proses

penerimaan dapat diselesaikan proses penerimaannya

dalam jangkamasa tidak lebih dari dua hari bekerja.

[Rujuk Lampiran 1.2a]

1.2.2.1.2 Memastikan inbois yang tiada bermasalah

diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari satu bulan dari tarikh inbois diterima.

Unit Jurnal & Media Elektronik masih mengekalkan

objektif kualiti di atas walaupun realitinya kini kami telah

menerima pakai ‘standard’ yang ditetapkan oleh pihak

Bendahari UTM iaitu mempercepatkan proses pembayaran

kepada 14 hari dari tarikh inbois diterima. Ini bermakna

inbois yang diterima oleh pembantu UJME perlu diproses

dalam tempoh 5 hari sebelum diserahkan kepada

pembantu Unit Perolehan untuk proses seterusnya.

Langkah ini merupakan satu penambahbaikan dalam

mempertingkatkan mutu kerja staf UJME.

Dari Julai – Disember 2007, sebanyak 63 inbois telah

diproses pembayaran ke pihak Bendahari bagi langganan

jurnal bercetak dan pangkalan data cd/talian terus. Dari

jumlah ini, sebanyak 61 inbois atau 96.8% telah diproses

pembayaran ke Bendahari dalam jangkamasa kurang lima

5

hari. Terdapat hanya 2 inbois iaitu 3.2% yang diproses

dalam jangkamasa 6 hingga 10 hari.

Secara kesimpulannya dapat dikatakan bahawa proses

pembayaran inbois menepati objektif kualiti yang

ditetapkan. [Rujuk Lampiran 1.2b]

1.2.3 Bahagian Pengkatalogan dan Bahan Hadiah

Bahagian ini menguruskan penerimaan dan pemprosesan bahan

hadiah (bercetak atau tidak bercetak) dan mengkatalog semua

bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak) dan juga jurnal

langganan baru (bercetak dan atas talian).

1.2.3.1 Pencapaian Objektif Kualiti

1.2.3.1.1 Menerima dan memantau semua pemprosesan bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak) kecuali bahan terbitan UTM dalam tempoh 30 hari bekerja.

Bagi bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak),

sebanyak 894 bahan telah diproses penerimaannya.

Jumlah ini dipecahkan kepada dua bahan hadiah iaitu

majalah dan buku. Dari Julai hingga Disember,

sebanyak 876 bahan telah diterima. Jumlah ini adalah

termasuk judul yang baru dan judul yang sedia ada.

Bahan hadiah majalah ini boleh dipecahkan kepada

beberapa jenis iaitu laporan tahunan, bulletin, makalah

dan sebagainya. Sebanyak 18 buah buku telah diterima

bagi Julai hingga Disember. Pecahan penerimaan

adalah seperti di bawah:

Bulan

Bil.Bahan JulaiOgos Sept Okt Nov Dis Jumlah

Buku 10 8 18 Majalah 136 173 160 89 170 148 876 Kertas Peperiksaan JUMLAH 894

6

1.2.3.1.2 Mengkatalog semua bahan hadiah (bercetak dan tidak bercetak) dan juga jurnal langganan baru (bercetak dan atas talian (online). Maksima 60 judul sebulan berasaskan bahan yang diterima.

Sebanyak 254 bahan hadiah (bercetak dan tidak bercetak) dan

juga jurnal langganan baru (bercetak dan atas talian) telah

dikatalog dari bulan Julai hingga Disember. Sasaran

mengkatalog 60 judul sebulan tidak tercapai kerana

penerimaan bagi judul baru adalah tidak dijangka.

Pecahan bahan adalah seperti berikut:

Bil. Jenis Bahan

Unit

1. Buku Hadiah 31 2. Jurnal Hadiah 63 3. Jurnal Elektronik - Baru 158 4. Cakera Padat 0 5. Jurnal Langganan 2

Jumlah 254

1.2.3.1.3 Menyemak dan mengemaskini keaktifan langganan jurnal atas talian (online journal) yang terdapat di INFOLAN2.

Dari Julai hingga Disember, sebanyak 451 jurnal atas talian

telah disemak dan dikemaskinikan. Semakan dibuat secara

rawak dengan 10 judul sehari atau berdasarkan aduan dari

pengguna.

Semakan dibuat menggunakan INFOLAN2. Semakan dibuat

berdasarkan senarai yang diberikan. Setelah semakan dibuat,

jika terdapat kesilapan atau ‘hyperlink’ tidak berfungsi,

pembetulan akan dibuat pada AdvCat.

Semakan dan kemaskini akan melibat Tag856 dan juga

Tag500. Tag856 ialah tag untuk URL jurnal elektronik.

Semakan dibuat adalah untuk melihat samada url yang

diberikan itu berfungsi atau tidak. Jika tidak berfungsi,

kemaskini akan dilakukan. Tag500 adalah untuk

menerangkan tentang tahun langganan sesuatu jurnal

7

elektronik. Ia membantu pengguna untuk mengetahui tentang

teks penuh sesuatu jurnal.

1.2.4 Kesimpulan

Secara keseluruhannya, pencapaian positif kedua-dua objektif

kualiti ini memberi petunjuk bahawa peningkatan terhadap

sasaran kerja harian perlu dikekalkan dan mengenalpasti strategi

baru bagi memantapkan lagi proses kerja harian di UJME.

8

1.3 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL

1.3.1 Pencapaian Objektif Kualiti

Objektif kualiti yang telah ditetapkan ialah memastikan bahan dapat dikatalog sejumlah 200 judul dalam masa sebulan bekerja dalam keadaan biasa bagi setiap Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan.

1.3.1.1 Pencapaian Pustakawan

Jadual 1.3A : Pencapaian Objektif Kualiti (Julai–Disember 2007)– Bahan Original

BULAN P(PT1) P(PT2) P(PS1) P(PS2) P(PK1)

Julai

284 - 315 - 19

Ogos

216 - 285 244 118

September 92 65 82/ Cuti Bersalin

235 70 /Cuti Bersalin

Oktober 72 196 Cuti Bersalin

232 Cuti Bersalin

November 120 158 32 /Cuti Bersalin

174 Cuti Bersalin

Disember

60 93 133 140 109

Dari jadual 1.3A, dapat dilihat Pustakawan hanya dapat mencapai

objektif kualiti yang ditetapkan sebanyak 7 kali sahaja sepanjang Julai-

Disember 2007. Ini kerana bagi Bulan Julai dan Ogos, P(PK1) masih

baru di UPT dan perlu ‘understudy’ terlebih dahulu. Pada masa yang

sama beliau juga perlu menyiapkan kerja-kerja di unit lama yang belum

selesai.

Bagi bulan September hingga November pula, P(PS1) dan P(PK1) telah

mengambil cuti bersalin manakala P(PT1) baru mengambil alih tugas

sebagai Penyelaras UPT dan banyak menumpukan masa untuk

membuat pembetulan rekod lama, membimbing dan membuat semakan

dan pembetulan rekod bagi 3 orang staf baru, belajar TCL untuk

penambahbaikan kepada unit, semakan Dasar UPT, Bengkel Pemurnian

Dasar PSZ dan juga membantu para pelajar UTM yang membuat

penggambaran berkaitan proses kerja di UPT. P(PT2 dan P(PS2) pula

9

terlibat dengan Kursus Induksi, ‘attachment’ di unit lain dan juga

bengkel.

Pada bulan Disember pula, P(PT2) dan P(PS2) masih terlibat dengan

Kursus Induksi dan peperiksaan untuk kursus tersebut. P(PT1) pula

terlibat dengan latihan Sistem LIBRA, Bengkel Kualiti dan juga

penyediaan spesifikasi untuk laporan dan paparan di ‘RFID tag (ISO

15693) Conversion Station’ dan penyediaan beberapa laporan di UPT.

P(PS1) pula terlibat dalam proses memuatnaik rekod-rekod bagi bahan

tertentu ke portal JBS manakala P(PK1) baru memulakan tugas selepas

bersalin dan perlu menyiapkan beberapa tugas tertangguh dan

menyambung ‘understudy’ untuk proses pengkatalogan.

1.3.1.2 Pencapaian Pembantu Perpustakaan

Jadual 1.3B: Pencapaian Objektif Kualiti (Julai–Disember 2007)– Bahan CIP

BULAN

PmP(PT1) PmP(PT2) PmP(PS1) PmP(PS2) PmP(PK1) PmP(PK2)

Julai 231 235 211 149 91 200 Ogos 229 210 202 227 - 180 September 211 209 219 89 - 61 Oktober 203 111 207 96 - 77 November 201 136 165 145 - 181 Disember 214 211 200 209 - 27

Dari jadual 1.3B, didapati bahawa PmP(PT1) telah berjaya mencapai

Objektif Kualiti yang telah ditetapkan sepanjang tempoh Julai –Disember

2007. Begitu juga dengan PmP(PS1) kecuali bagi bulan November beliau

tidak dapat mencapainya. PmP(PK2) pula cuma membantu sahaja

kerana beliau daripada kumpulan Bahan Khas dan PmP(PK1) pula telah

berpindah tempat kerja. Secara keseluruhannya jumlah bahan CIP yang

berjaya dikatalog sepanjang tempoh Julai – Disember 2007 adalah

memuaskan.

1.3.1.3 Ulasan Pencapaian Keseluruhan dan Cadangan

Secara keseluruhannya, didapati wujud masalah untuk Pustakawan

mencapai sasaran yang telah ditetapkan kerana beban kerja tidak

setimpal dengan jumlah tenaga pekerja yang ada. Walaupun Pembantu

Perpustakaan dapat mencapai jumlah statistik bulanan yang telah

10

ditetapkan, namun mereka tidak mencapai jumlah bahan yang perlu

diinput ringkas. Ini menyebabkan Pustakawan terpaksa melakukan

sendiri kerja-kerja menginput ringkas dan ia secara tidak langsung telah

menjejaskan jumlah peruntukan masa mengkatalog mereka. Pembantu

Perpustakaan juga telah dibantu pencapaian statistik bulanan masing-

masing apabila bahan-bahan baru yang diterima telah diekstrak rekod

MARCnya dari LOC dengan menggunakan Sistem Bantuan

Pengkatalogan (MarcEdit) dan mereka hanya perlu ‘cut and paste’ sahaja

maklumat tersebut ke dalam rekod bibliografik yang berkenaan.

Berdasarkan situasi di atas, ia menunjukkan bukti betapa staf UPT amat

memerlukan sistem pengkatalogan yang lebih efektif dan efisyen di

dalam membantu mereka melakukan kerja-kerja mengkatalog dengan

lebih seimbang, cepat, tepat dan dapat mencapai sasaran yang telah

ditetapkan. Sistem itu nanti diharapkan dapat menyokong sebahagian

besar keperluan pengkatalog yang tidak dapat disokong oleh sistem

pengkatalogan sedia ada seperti mengesan nombor panggilan yang

bertindan, fail kuasa yang tidak di’link’, menanda (highlight) dan

menyekat proses ‘link’ bagi fail kuasa bermasalah dan beberapa perkara

lain yang berkait dengan proses mengkatalog.

11

1.4 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

1.4.1 Pencapaian Objektif Kualiti

Mengimbas dokumen sekurang-kurangnya berjumlah 500 helai sebulan bagi tesis dan kertas soalan peperiksaan serta memuat turun / mengimbas artikel akhbar tiap hari (terkini).

1.4.1.1 Aktiviti Mengimbas Dan Menukar Format Bahan : Tesis, Kertas Soalan Peperiksaan UTM Dan Laporan Penyelidikan

Jadual 1.4A menunjukkan aktiviti mengimbas dan menukar format

tesis serta kertas soalan peperiksaan UTM sebanyak 217 judul iaitu

11970 helai telah diimbas untuk tempoh 6 bulan kedua pada tahun

2007. Purata mengimbas bahan adalah 1995 helai sebulan iaitu 997

helai seorang dan telah mencapai objektif kualiti yang disasarkan

iaitu 500 helai sebulan.

Sepanjang Julai – Disember, aktiviti mengimbas laporan penyelidikan

tidak dilakukan kerana mengutamakan aktiviti memproses tesis

digital sediada dalam bentuk cakera padat iaitu 268 judul (45996

mukasurat). Rujuk Jadual 2: Aktiviti Pendigitalan Tesis (Pelbagai

Format Digital Kepada PDF)

Staf juga menjalankan aktiviti mengimbas lain-lain dokumen

jabatan/PSZ berdasarkan keperluan sebanyak 333 mukasurat seperti

Jadual 1.4C.

Pengimbasan dilakukan secara manual atau menggunakan kaedah

ADF (Automatic document Feeder) iaitu proses secara berkelompok

bagi mempercepatkan pengimbasan.

12

Jadual 1.4A : Aktiviti Mengimbas Dan Menukar Format Bahan : Tesis dan Kertas Soalan Peperiksaan UTM (Pdf)

JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH IMBAS J m/s J m/s J m/s J m/s J m/s J m/s J m/s

Tesis 0 0 15 3482 23 3931 8 1206 8 1118 7 1009 61 10746 Kertas soalan 156 1224 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 156 1224 JUMLAH 156 1224 15 3482 23 3931 8 1206 8 1118 7 1009 217 11970

Jadual 1.4B : Aktiviti Pendigitalan Tesis (Pelbagai Format Digital Kepada PDF)

Tesis Digital BULAN Judul Mukasurat

Julai 81 17581 Ogos 52 8389

September 39 6548 Oktober 32 4142

November 38 5258 Disember 26 4078 JUMLAH 268 45996

Jadual 1.4C : Jumlah Mukasurat Yang Diimbas Bagi Lain-lain Dokumen Jabatan PSZ

BULAN Mukasurat

Julai 217 Ogos 55

September 0 Oktober 0

November 53 Disember 8 JUMLAH 333

13

1.4.1.2 Aktiviti Muaturun dan Mengimbas Keratan Akhbar

1.4.1.2.1 Aktiviti Muaturun Keratan Akhbar

Jumlah keseluruhan keratan akhbar yang dimuaturun dan

diimbas dari Julai-Disember 2007 adalah 3,775 judul.

Sebanyak 3,367 (89.2%) judul dimuaturun dari Internet

manakala 408 judul (10.8%) telah diimbas (Jadual 1.4D).

Muaturun dilakukan melalui Internet bagi semua keratan

akhbar yang telah diindeks dan boleh diperolehi secara atas

talian. Muaturun dilakukan pada hari yang sama seperti yang

terkandung dalam objektif kualiti dan berdasarkan

penerimaan suratkhabar dari Jabatan Perkhidmatan

Maklumat.

Baki sebanyak 612 judul bagi keratan tahun 2007 (tarikh

keratan antara 19 November – 31 Disember) yang perlu

diproses untuk ditukar format ke PDF serta menyediakan

profil dokumen yang akan diselesaikan pada Januari 2008.

Bagi keratan akhbar yang tiada dalam atas talian, keratan

akan dibuat berdasarkan penerimaan suratkhabar dari

Jabatan Perkhidmatan Maklumat pada hari yang sama

suratkhabar diterima.

1.4.1.2.2 Aktiviti Mengimbas Keratan Akhbar

Berdasarkan Jadual 1.4E, jumlah keratan yang dihasilkan

sebanyak 789 manakala keratan yang telah diimbas sebanyak

408 (Jadual 1.4D) dan ini menunjukkan terdapat tunggakan

sebanyak 381 judul keratan yang perlu diselesaikan pada

tahun 2008.

14

Tunggakan berlaku walaupun aktiviti ini telah dimasukkan

dalam senarai tugas staf, PmP(PD3) pada tahun 2007. Antara

faktor–faktor penyumbang adalah:

i. Projek pemasangan partition di jabatan antara bulan Oktober – November dan staf juga membantu penyelaras projek.

ii. Terlibat dalam projek pelupusan perabot pada 9-16

November

iii. Membuat imbasan lain-lain dokumen PSZ sebanyak 333 mukasurat

iv. Keratan yang melebihi saiz A4 dan banyak imej akan

memberi kesan kepada masa yang diambil bagi menyiapkan dokumen digital yang dihasilkan

v. Mengimbas tesis sebanyak 22 judul (3593 helai)

Jadual 1.4D : Aktiviti Muaturun Dan Mengimbas Keratan Akhbar

KERATAN AKHBAR

JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH

MUATURUN 558 670 497 455 575 612 3367 IMBAS 79 111 34 50 69 65 408

JUMLAH 637 781 531 505 644 677 3775

Jadual 1.4E : Perangkaan Keratan Bagi Keratan Akhbar Yang Telah Diindeks

KERATAN AKHBAR

JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH

SAIZ <A4 65 94 85 72 104 112 532 SAIZ >A4 14 65 28 38 48 64 257 JUMLAH 79 159 113 110 152 176 789

15

1.4.2 Cadangan

Mengubah objektif kualiti bagi Unit Pengurusan Dokumen Digital dan digunakan untuk laporan objektif kualiti tahun 2008 iaitu

Dari

Mengimbas dokumen sekurang-kurangnya berjumlah 500 helai

sebulan bagi tesis dan kertas soalan peperiksaan serta memuat turun

/ mengimbas artikel akhbar tiap hari (terkini).

Kepada

a. Mengimbas dokumen sekurang-kurangnya berjumlah 500 helai

sebulan bagi tesis, kertas soalan peperiksaan, laporan penyelidikan dan artikel jurnal UTM serta membuat profil dokumen bahan

b. Muaturun keratan akhbar setiap hari serta membuat profil

dokumen minima 700 sebulan. c. Mengimbas keratan akhbar serta membuat profil dokumen minima

150 sebulan serta membuat profil dokumen.

Lampiran 1.1

Jadual 1.1A : Jumlah Pembelian dan Penerimaan Bahan Mengikut Bulan

Pembelian (RM) Penerimaan (RM) Bulan 2007 2006 2007 2006

Julai 319,780.35 277,577.01 674,937.17 210,637.84 Ogos 723,971.80 452,219.89 572,202.10 219,264.74

September 440,592.71 405,924.74 608,573.83 221,511.24 Oktober 306,052.01 451,863.09 268,946.27 673,085.21

November 591,586.86 647,301.66 402,125.44 1,007,343.83 Disember 411,333.27 777,723.09 364,649.48 768,842.08 Jumlah 2,793.317.00 3,012,609.48 2,891,432.29 3,100,684.94

Peratus (%) 56.08% 75.32% 64.25% 77.52%

Jadual 1.1B : Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari

Tempoh Pembayaran Invois

(Hari)

Bulan

1 - 7 8 - 14 15 - 21 22 - 30 > 30

Jumlah

(Invois)

Julai 70 146 155 22 14 407

Ogos 89 210 122 1 3 425

September 95 93 106 7 46 347

Oktober 217 9 0 0 0 226

November 314 0 0 0 0 314

Disember 78 131 10 4 0 223

Jumlah 863 589 393 34 63 1,942

Peratus (%) 44.44% 30.33% 20.24% 1.75% 3.24% 100%

Unit Perolehan Jabatan Pembangunan Sumber Perpustakaan Sultanah Zanariah ZA/23 Januari 2008

1 - 2 HARI

3 - 4 HARI

5 - 6 HARI

> 7 HARI

EBSCO 409 35 165 114 130IBS 416 50 255 49 112KOOP UM 186 45 80 4 102KOOP UTM 145 14 85 33 27UBS 331 34 70 75 186SWETS 434 63 434TERUS 208 14 208JUMLAH JURNAL BERCETAK 2129 255 1297 275 557PANGKALAN DATA CAKERA PADAT 29 11 29

kb25/1/08

Lampiran 1.2a

JULAI - DISEMBER 2007JANGKAMASA PROSES PENERIMAAN BAHAN

JANGKAMASA PROSESJUMLAH JUDUL

JUMLAH ISU YANG DITERIMA

JAN-JUN 2006

PEMBEKAL (TAHUN 2006)

JUMLAH INBOIS

1-5 HARI

6-10 HARI

11-15 HARI

16-20 HARI

21-25 HARI

26-30 HARI > 30 HARI

JULAI 13 13OGOS 4 4SEPTEMBER 7 7OKTOBER 15 13 2NOVEMBER 14 14DISEMBER 10 10JUMLAH 63 61 2

PERATUSAN % 96.8% 3.2%

kb25/1/08

Lampiran 1.2b

JANGKAMASA MEMPROSES INBOIS

TARIKH INBOIS DITERIMA (BULAN)

JANGKAMASA PROSES

JULAI - DiSEMBER 2007

16

2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)]

JULAI – DISEMBER 2007

2.1 UNIT PEROLEHAN

Keseluruhan bahan perpustakaan yang telah diaksesan dari Julai hingga

Disember 2007 adalah sebanyak 13, 805 naskhah. Dari jumlah tersebut

bahan berstatus segera 223 naskhah; biasa 12,210 naskhah: bahan pandang

dengar 1,108 naskhah dan lain-lain 254 keping.

2.1.1 Laporan Ketidakpatuhan Produk

Jadual 2.1 (Rujuk Lampiran 2.1) menunjukkan keseluruhan

ketidakpatuhan produk proses bahan yang dikeluarkan dari Unit

Perolehan adalah 21 (0.15%) berbanding jangkamasa yang sama tahun

2006 iaitu 2.13% . Manakala ketidakpatuhan produk mengikut jenis

aksesan berlaku hanya kepada empat (3) perkara berbanding lapan (8)

perkara bagi analisa yang dibuat untuk Januari-Jun 2007 iaitu tiada

cop kotak nombor panggilan (0.02%); tiada strip keselamatan (0.12%)

dan tiada kotak cakera padat (0.01%).

2.1.2 Pencapaian

Ketidakpatuhan produk yang dikeluarkan oleh Unit Perolehan semakin

mengecil iaitu 0.15% berbanding keseluruhan bahan yang diaksesan.

2.1.3 Penambahbaikan

Bagi meningkatkan lagi kualiti produk yang dikeluarkan oleh Unit

Perolehan dalam memastikan semua bahan telah diletakkan strip

keselamatan (Tattle Tape), 1 unit alat pengesan bunyi (dis-synthyizer)

diperlukan. [Permohonan telah dimajukan kepada Jabatan

Pembangunan Automasi]]

17

2.2 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL

2.2.1 Analisa Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

Yang Di Terima Dari Unit Lain (Julai-Disember 2007) Jadual 2.2A

No. Kesilapan Bilangan Peratus 1. Buku folio tanpa simbol’f’ 47 11.90 2. Judul bahan berbeza tetapi nombor panggilan sama

(double cuttering) 70 17.72

3. Nombor panggilan di bahan berbeza daripada Sistem Infolan2 Modul Adv Holdings atau Adv Cat.

27 6.84

4. Kesilapan menaip label di bahan 43 10.89 5. Judul bahan sama tetapi nombor kelas berbeza 76 19.24 6. Bahan yang sama tetapi mempunyai rekod Marc yang

berbeza (double LCN) 8 2.03

7. Buku bukan bersaiz folio tetapi diberi simbol ‘f’ 1 0.25 8. Maklumat pada Sistem Infolan2 Modul Adv Holdings

atau Adv Cat.tidak lengkap 4 1.01

9. Kesilapan memberi simbol kepada bahan 9 2.28 10. Kesilapan pemilihan ‘Collection Code’ di Adv Holdings 18 4.56 11. Naskhah 1 bahan arkib dihantar ke USK 10 2.53 12. Silap ‘cuttering’ 10 2.53 13. Bahan yang belum dilabel nombor panggilan dihantar ke

USK 14 3.54

14. Barkod bahan KL/Skd bertukar rekod di Adv Holdings 0 0 15. Nombor CP tersalah input di dalam Sistem Infolan2

Modul Adv Holdings atau Adv Cat. 1 0.25

16. Nombor kelas berbeza daripada rekod CIP 2 0.51 17. Nombor cutter bahan terjemahan sama dengan judul asal 0 0 18. Silap nombor kelas 9 2.28 19. Bahan ‘study guides’ di hantar ke USK 3 0.76 20. Masukan tag 500 (nota) pada judul di Adv Cat. 0 0 21. Pembetulan tag 245 (judul) di Adv Cat. 2 0.51 22. Nombor kelas bahan KBSM tidak selaras* 17 4.3 23. Nombor kelas bahan KBSR tidak selaras* 4 1.01 24. Nombor kelas bahan STAM (Sijil Tinggi Agama

Malaysia) tidak selaras* 10 2.53

25. Rekod’multipart’ dibuat sebagai ‘single part* 2 0.51 26. Bahan terjemahan tiada tambahan ‘cutter number 2’* 7 1.77 27. Bahan bukan terjemahan diberi ‘cutter number 2’* 1 0.25 JUMLAH 395 100

Nota : * adalah perkara baru.

18

Dari jadual 2.2A didapati sejumlah 395 kesilapan telah diterima dari

Unit Sirkulasi melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan

Pencegahan. Kesilapan yang paling banyak dilakukan ialah ‘Judul bahan

sama tetapi nombor kelas berbeza’ iaitu sebanyak 76 kes (19.24 %). Kes-

kes sebegini kebanyakannya berpunca daripada kekeliruan penetapan

subjek utama dan terlepas pandang arahan Dasar UPT berkaitan dengan

pengkelompokan nombor kelas bahan. Kesilapan kedua tertinggi

melibatkan ‘Judul bahan berbeza tetapi nombor panggilan sama (double

cuttering)’ iaitu sebanyak 70 kes (17.72%). Antara faktor utamanya ialah

Pustakawan dan Pembantu tidak begitu teliti semasa membuat semakan

nombor panggilan. Wujud juga masalah kesilapan baru membabitkan

bahan siri KBSR, KBSM dan STAM kerana semakan tidak dibuat

menggunakan kata kunci siri.

2.2.2 Perbandingan Antara Kesilapan Yang Dilakukan dari (Januari-Jun

2007) dan (Julai- Disember 2007) Jadual 2.2B

No. Kesilapan Peratus (Januari-Jun 2007)

Peratus (Julai-

Disember 2007)

1. Buku folio tanpa simbol’f’ 11.78 11.90 2. Judul bahan berbeza tetapi nombor panggilan sama

(double cuttering) 25.60 17.72

3. Nombor panggilan di bahan berbeza daripada Sistem Infolan2 Modul Adv Holdings atau Adv Cat.

4.47 6.84

4. Kesilapan menaip label di bahan 6.91 10.89 5. Judul bahan sama tetapi nombor kelas berbeza 17.07 19.24 6. Bahan yang sama tetapi mempunyai rekod Marc yang

berbeza (double LCN) 2.03 2.03

7. Buku bukan bersaiz folio tetapi diberi simbol ‘f’ 0.4 0.25 8. Maklumat pada Sistem Infolan2 Modul Adv Holdings

atau Adv Cat.tidak lengkap 1.62 1.01

9. Kesilapan memberi simbol kepada bahan 10.56 2.28 10. Kesilapan pemilihan ‘Collection Code’ di Adv Holdings 7.72 4.56 11. Naskhah 1 bahan arkib dihantar ke USK 1.62 2.53 12. Silap ‘cuttering’ 0 2.53 13. Bahan yang belum dilabel nombor panggilan dihantar ke

USK 0 3.54

14. Barkod bahan KL/Skd bertukar rekod di Adv Holdings 0 0 15. Nombor CP tersalah input di dalam Sistem Infolan2

Modul Adv Holdings atau Adv Cat. 0 0.25

16. Nombor kelas berbeza daripada rekod CIP 2.43 0.51 17. Nombor cutter bahan terjemahan sama dengan judul asal 1.62 0

19

18. Silap nombor kelas 0.81 2.28 19. Bahan ‘study guides’ di hantar ke USK 2.84 0.76 20. Masukan tag 500 (nota) pada judul di Adv Cat. 0.4 0 21. Pembetulan tag 245 (judul) di Adv Cat. 0.81 0.51 22. Nombor kelas bahan KBSM tidak selaras* - 4.3 23. Nombor kelas bahan KBSR tidak selaras* - 1.01

24. Nombor kelas bahan STAM (Sijil Tinggi Agama Malaysia) tidak selaras*

- 2.53

25. Tukar rekod daripada ‘single part’ kepada ‘multipart’* - 0.51 26. Bahan terjemahan tiada tambahan ‘cutter number 2’* - 1.77 27. Bahan bukan terjemahan diberi ‘cutter number 2’* - 0.25 JUMLAH 100 100

Jadual 2.2B menunjukkan perbandingan peratusan antara kesilapan

yang dilakukan dari Januari-Jun 2007 dan Julai-Disember 2007.

Didapati julat antara peratusan penurunan dan peningkatan kesilapan

tidak begitu ketara di mana 9 kesilapan didapati meningkat manakala

10 kesilapan lagi menurun. 2 jenis kesilapan tidak berubah tetapi 6 jenis

kesilapan baru telah dikesan mewakili peratusan keseluruhan sebanyak

10.37% bagi tempoh Julai-Disember 2007.

Ketidakpatuhan produk tertinggi berbanding Januari-Jun 2007 ialah

bagi kes ‘Kesilapan menaip label di bahan’ iaitu peningkatan peratusan

sebanyak 3.98% manakala penurunan tertinggi adalah bagi kes

‘Kesilapan memberi simbol kepada bahan’ iaitu sebanyak 8.28%.

2.2.3 Penambahbaikan Proses Kerja

2.2.3.1 LC Classification Web

PSZ telah melanggan LC Classification Web bagi membantu pengkatalog

di dalam proses mendapatkan cadangan nombor kelas dan tajuk perkara

dengan lebih cepat berbanding dengan rujukan LCCS dan LCSH versi

bercetak. Didapati ianya memang banyak membantu pengkatalog di

dalam proses pengkatalogan yang dijalankan.

2.2.3.2 Sistem Bantuan Pengkatalogan (MarcEdit)

Proses mengkatalog bahan CIP telah dapat dipercepatkan dengan adanya

sistem bantuan pengkatalogan iaitu MarcEdit. Melalui sistem ini,

Pustakawan akan membuat pencarian bahan secara ‘online’ di LOC

20

berdasarkan senarai penerimaan bahan yang diterima dari Unit

Perolehan. Seterusnya rekod Marc yang diperolehi akan diekstrak dan

diubahsuai agar ia selaras dengan dasar mengkatalog yang diamalkan di

PSZ. Melalui sistem ini, Pembantu Perpustakaan tidak perlu menaip

atau menyalin maklumat tersebut berdasarkan maklumat CIP pada

bahan tetapi hanya perlu ‘cut and paste’ sahaja dari senarai yang

disediakan oleh Pustakawan dan hanya mengubahsuai dimana perlu.

Hasilnya, proses kerja mengkatalog bahan CIP telah dapat dipermudah

dan dipercepatkan.

2.2.3.3 Pengasingan bahan naskhah tambahan

Proses pengasingan bahan naskhah tambahan juga telah dilakukan

sebelum bahan disusun ke rak. Ia bagi membolehkan bahan tersebut

diproses dengan cepat dan sekaligus mengelakkan lambakan bahan di

rak. Senarai bagi bahan-bahan yang berkenaan telah dikeluarkan

melalui Sistem Telnet.

Tiada Cop Kotak Tiada Strip Tiada KotakNo. Panggilan Keselamatan Cakea Padat

Julai 1 0 1 2Ogos 0 3 0 3

September 2 4 0 6Oktober 0 0 0 0

November 0 0 0 0Disember 0 10 0 10Jumlah 3 17 1 21

Peratus (%) 0.02% 0.14% 0.09% 0.43%Peratus Keseluruhan (%) 0.02% 0.12% 0.01% 0.15%

Jumlah Keseluruhan Bahan Perpustakaan Diaksesan (Julai - Disember 2007) = 13,805 naskhah

Jumlah Bahan Segera = 223 naskhah (1.62%)Jumlah Bahan Biasa = 12,210 naskhah (88.45%)Jumlah Bahan Pandang Dengar = 1,108 naskhah (8.03%)Lain-lain = 254 keping (1.84%)

Lampiran 2.1

BulanJenis Aksesan

Jumlah

Jadual 3.1: Jumlah dan Peratus Ketidakpatuhan Produk Mengikut Jenis AksesanJulai - Disember 2007