PLANOWANIE ZATRUDNIENIA

CEL I ZAKRES PLANOWANIA

Stały proces Określanie potrzeb personalnych w

wymiarze ilościowym i jakościowym Analiza istniejącego stanu i struktury Tworzenie planów Monitoring procesu wdrażania planów Integralna część funkcji personalnej

przedsiębiorstwa – ujęcie wąskie i szerokie

PRZEWIDYWANIE NASTĘPUJĄCYCH KWESTII:

Ilu i jakich pracowników będziemy potrzebować ? Jaką część zatrudnionych stanowią pracownicy a jaką podmioty

zewnętrzne? Jaka forma zatrudnienia będzie najlepsza i najkorzystniejsza? W jaki sposób można zmniejszyć lub zwiększyć stan zatrudnienia? Jak należy inwestować w rozwój kapitału ludzkiego? Jak można skutecznie oddziaływać na zachowania osób i grup

zatrudnionych? Czy i kiedy będzie potrzebne przeprowadzenie restrukturyzacji

zatrudnienia?

Między innymi odpowiedzi na takie pytania daje planowanie zatrudnienia.

PLANOWANIE FUNKCJI PERSONALNEJ W SZERSZYM UJĘCIU

Planowanie produkcji

Planowanie inwestycji

Planowanie finansowe

Planowanie sprzedaży

Planowanie stanu i

struktury zatrudnienia

Planowanie przyjęć i zwolnień

personelu

Planowanie treści, form i

warunków pracyPlanowanie

produktywności i kosztów

pracy

Planowanie systemów

wynagrodzeń

Planowanie rozwoju

personelu

NATOMIAST W WĘŻSZYM ZNACZENIU: Czas, miejsce, liczba, kwalifikacje

pracowników Proces zatrudnienia, przemieszczania i

zwalniania pracowników Zmiany w stanie i strukturze

zatrudnienia Przyporządkowanie pracowników do

stanowisk pracy

OKREŚLANIE POTRZEB PERSONALNYCH

WYMIAR JAKOŚCIOWY

CEL: określenie profili kompetencyjnych METODYKA: ustalenie programu

działania firmy w przyszłości INSTRUMENT: analiza stanowiska

pracy

Podejścia do określenia jakościowych potrzeb personalnych:

Przy stałym otoczeniu Przy zmieniającym się otoczeniu firmy Przy przełomowych zmianach strukturalnych w

otoczeniu firmy

Metoda scenariuszowa

ustalanie scenariuszy dla otoczenia firmy określenie zadań na przyszłość ustalenie wymogów kompetencyjnych oszacowanie potrzeb dla poszczególnych

stanowisk pracy kontrola założeń planowania

WYMIAR ILOŚCIOWY

Czynniki wpływające na potrzeby personalne organizacji

Warunki otoczenia firmy i struktura wewnętrzna oraz długość okresu planowania

Metody ułatwiające precyzyjne szacowanie przyszłych potrzeb personalnych

PRZYKŁADOWY WZÓR NA OBLICZANIE POTRZEB PERSONALNYCH

 

Jednostki pracy na okres

Czas pracy na jednostkę pracy

Czas pracy na pracownika

Potrzeby personalne

PLANOWANIE OBSAD PERSONALNYCH

Trzeci obszar planowania zatrudnienia

CELE PLANOWANIA OBSAD PERSONALNYCH:

Rozdysponowanie zadań do wykonania między pracowników i innych zatrudnionych w danej organizacji

Minimalizacja kosztów pracy

Maksymalizacja przydatności pracownika do wykonania zadań na określonym stanowisku pracy

ILOŚCIOWE METODY PLANOWANIA OBSAD PERSONALNYCH PROGRAMOWANIE LINIOWE

Każdy pracownik może być zatrudniony na jednym stanowisku pracy, a każde stanowisko może być obsadzone tylko raz.

Funkcja celu musi się dać ująć ilościowo. Kwalifikacje i efekty pracy pracownika

muszą być mierzalne. W okresie obowiązywania danej obsady

nie mogą następować zmiany techniczne organizacyjne ani przedsięwzięcia szkoleniowe.

HEURYSTYCZNE METODY PLANOWANIA OBSAD PERSONALNYCH

Zmierzają do optymalizacji przyporządkowania pracowników i stanowisk pracy na podstawie stopnia przydatności pracowników.

W tym celu ustala się współczynnik przydatności personelu

Stopnie przydatności pracowników tworzą MACIERZ OCENY PRZYDATNOŚCI PRACOWNIKÓW

MACIERZ OCENY PRZYDATNOŚCI PRACOWNIKÓW 

Pracownik i

Stanowisko pracy jj=1 j=2 j=3 j=4

i=1i=2i=3i=4

78349874

95273669

83922584

92664756

 Pracownik

i

Stanowisko pracy jj=1 j=2 j=3 j=4

i=1i=2i=3i=4

0010

1000

0100

0001

 Pracownik

i

Stanowisko pracy jj=1 j=2 j=3 j=4

i=1i=2i=3i=4

0010

0001

0100

1000

ANALIZA PRACY Trzy podstawowe źródła informacji

wykorzystywanych w analizie pracy:

Proces pracyDokumentacja stanowiska pracyWiedza osób uczestniczących w procesie

pracy

DO NAJWAŻNIEJSZYCH INFORMACJI, KTÓRE CHCEMY UZYSKAĆ W WYNIKU ANALIZY PRACY, NALEŻĄ:

Informacje o treści wykonywanej pracy Informacje o stosowanych metodach Informacje o narzędziach bądź

obsługiwanych urządzeniach Informacje o warunkach wykonywania

pracy Informacje o relacjach pomiędzy

różnymi „stanowiskami pracy” Informacje o wymaganiach wobec osób

wykonujących daną pracę

Uproszczony schemat analizy pracy

Co pracownik robi?W jaki sposób wykonuje swoją pracę?Dlaczego wykonuje takie właśnie czynności? Jakich kwalifikacji wymaga wykonywanie tej

pracy?

Najważniejsze elementy opisu stanowiska pracy:

Identyfikacja stanowiska pracyOgólna charakterystykaZależności służboweZakres zadań uprawnień i odpowiedzialnościWymagania kwalifikacyjneWarunki pracy Relacja do innych stanowisk pracyUwagi dodatkowe

PRZYKŁADOWY OPIS STANOWISKA PRACYRecepcjonistka - opis stanowiska 1. Odpowiedzialność i zakres obowiązków.Zapewnienie płynnego przepływu informacji w firmieRejestrowanie gościUdzielanie informacji (np. na temat zakresu działalności firmy, usług i produktów)Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy przy pierwszym kontakcie z klientemObsługa centrali telefonicznej, korespondencji i poczty elektronicznej - odbieranie telefonów/poczty i przełączanie/przekazywanie ich do odpowiednich osób w firmie i/lub przekazywanie informacji Przepisuje teksty, wypełnia formularze i dokumentyWykonuje prace biurowe, dba o odpowiednią ilość i jakość materiałów i dokumentów biurowych - kopiuje je, oprawia, rozprowadza do odpowiednich osób  2. Wymagania zawodowe i osobowościowe.Wykształcenie minimum średnie, licencjackie (preferowane szkoły sekretarskie)Dobra znajomość pakietu MS Office, a w szczególności programów: Word, ExcelDobra znajomość języka angielskiego (znajomość niemieckiego mile widziana)Umiejętność bezpośredniej oraz telefonicznej obsługi klientaWysoka kultura osobistaCierpliwość, skrupulatność i odpowiedzialnośćKomunikatywność oraz podzielność uwagiDobra organizacja pracy oraz umiejętność pracy w zespoleMiła aparycja 3. Szkoła, rozwój, współpracownicyPreferowane jest wykształcenie wyższe (licencjat) i szkoły sekretarskie przygotowujące do pełnienia obowiązków recepcjonistki.Dalsze kształcenie wyższe np. na kierunkach ekonomicznych umożliwia zdobycie szerokiej wiedzy co daje możliwość awansu.Można pracować jako sekretarka, asystentka, specjalista ds. obsługi klienta, kierownik biura, kierownik ds. obsługi klientów, kierownik i dyrektor administracyjny.

PRZYKŁADOWY OPIS ROLI

Kierownik recepcji / Front Office Manager

Jest odpowiedzialny za dział recepcji (w tym centralę telefoniczną) oraz w mniejszych hotelach za dział rezerwacji. W zależności od struktury i wielkości hotelu podlega Managerowi lub bezpośrednio dyrektorowi hotelu. Kierownik recepcji dba o wysokie standardy obsługi gości, sprawny przebieg pracy poległego zespołu. Jest odpowiedzialny za przeszkolenie swoich pracowników, koordynuje i planuje grafik pracy i terminy urlopów. Wystawia pracownikom oceny okresowe.

PROFILE CECH OSOBOWYCH

Mogą mieć różne formy,

Tworzone na podstawie opisów stanowisk, ról i przyszłych potrzeb,

„Siedmiopunktowy plan Rodgera” Cechy fizyczne Wiedza Ogólna inteligencja Specjalne uzdolnienia Zainteresowania Cechy osobowości Czynniki zewnętrzne

PRZYKŁADOWE PROFILE CECH OSOBOWYCH

Porównanie wykresu opisującego

natężenie cech kandydata na dane stanowisko z wykresem przedstawiającym pożądane na danym stanowisku natężenie cech, pozwala ustalić, gdzie cechy kandydata na stanowisko lub pracownika je zajmującego, rozmijają się z oczekiwaniami pracodawcy.

NIE MA ograniczeń co do treści i formy

Podstawą do tworzenia profili mogą być KOMPETENCJE

- 5 RODZAJÓW KOMPETENCJI - PODSTAWOWE I WYRÓŻNIAJĄCE - 3 GRUPY (związane z procesem: myślenia,

odczuwania, działania)

PRZYKŁAD KOMPETENCJI KIEROWNIKA – KREATORA KAPITAŁU LUDZKIEGO

Kompetencje podstawowe

Kompetencje wyróżniające

Wiedza fachowaRozwiązywanie problemówKomunikowanie sięKształtowanie relacjiKorzystanie z usług doradców

PrzywództwoEmpatiaGotowość uczenia sięTolerancja dla niejednoznacznościNastawienie na klientaKreatywnośćOrientacja na przyszłośćŚwiadomość wartości

27

PODSUMOWUJĄC !

Pamiętaj „złotą zasadą współczesnego menedżera” jest umiejętne planowanie kapitału ludzkiego. Jest to jeden ze znaczących kluczy do sukcesu.

Planowanie zasobów ludzkich przynosi oczekiwane skutki, przede wszystkim w dłuższym okresie funkcjonowania

organizacji. Wynika to z rosnącego zapotrzebowania na profesjonalny

kapitał ludzki jako czynnik konkurencyjności dla współczesnych przedsiębiorstw.

WYKONALI: Ilona Goczał Aneta Opyrchał Natalia Pilipczuk Natalia Martynek Tomasz Milewski Aleksandra Matyga Kinga Staszel

KONIEC