PENJELASAN KLAUSUL ISO 9001 IWA 2.docx

  • Published on
    15-Sep-2015

  • View
    5

  • Download
    1

Embed Size (px)

Transcript

PERSYARATAN ISO 9001:2008 TENTANG SMM: Klausul 4 (1)

WRITTEN BY LPMP FORUM

THURSDAY, 11 NOVEMBER 2010 09:06

4.Sistem Manajemen Mutu4.1Persyaratan umumPerguruan Tinggi (PT) atau lembaga pendidikan pada umumnya, harus memiliki sistem manajemen mutu (SMM). SMM yang digunakan oleh PT harus didokumentasikan. Dokumentasi tersebut digunakan; 1) sebagai pijakan dalam pelasanaan SMM di PT tersebut, dan 2) proses pengukuran terhadap keefektifan dan efisiensi SMM tersebut. Dengan demikian adanya proses dokumentasi SMM akan memungkinkan untuk dilakukannya pengembangan.Berkaitan dengan persyaratan umum SMM diPTmakaPTharus menerangkan hal-hal yang berkaitan dengan; a) definisi dan proses-proses manajemen yang meliputi, desain pendidikan, pengembangan pendidikan, proses penyelenggaraan pendidikan, prosedur-prosedur implementasi, dan pengukuran hasil, b) kondisi-kondisi yang memungkinkan untuk dilaksanakannya proses pembelajaran, c) pengembangan secara berkelanjutan terhadap proses-proses penyelenggaraan pendidikan, dan berbagai sumber daya penyelenggaraan pendidikan.Dalam persyaratan umum ini juga harus didefinisikan secara jelas skup SMM yang dimaksuddi PT. Ruang lingkup implementasi SMM tersebut mungkin saja hanya pada jurusan atau fakultas tertentu, unit pelayanan tertentu, atau pada keseluruhan proses yang ada diPT. Dengan ditentukannya ruang lingkup SMM padaPTtersebut maka PT dapat mengidentifikasi pelanggan utama dan ukuran terhadap pencapaian kepuasan pelanggan yang dibutuhkan atau diharapkan, serta pelayanan dan proses yang dibutuhkannya.SMM dalam implementasinya diPTjuga harus menjelaskan proses-proses yang berkaitan dengan kurikulum, proses pembelajaran, struktur organisasi, proses-proses lain selain pembelajaran yang berkaitan dengan upayaPTmenghasilkan kompetensi, dan sumberdaya yang menjamin pembelajaran yang bermutu. Termasuk juga hal-hal yang berkaitan dengan SDM PT, dan berbagai organisasi yang menyediakan calon mahasiswa. Khusus berkaitan dengan pembelajaran sebagai proses utama diPT, maka pelaksanaan proses pembelajaran harus terkendali. Pengendalian proses pembelajaran meliputi hal-hal yang berkaitan dengan; a) analisis kebutuhan pembelajaran, 2) desain pembelajaran, 3) pengembangan pembelajaran, 4) penyelenggaraan pembelajaran, 5) evaluasi pembelajaran, 6) pengembangan dosen dan SDM kependidikan yang lain, dan 7) operasional perpustakaan, bengkel dan laboratorium.Sebagaimana diketahui, bahwaPTharus menggambarkan SMM yang akan digunakan. Itulah sebabnyaPTharus membuatmaster systemdari sistem yang ada, utamanya berkaitan dengan bisnis utama yang ada diPT, yaitu mulai proses rekrutmen mahasiswa, seleksi, proses perkuliahan sampai dengan mahasiswa dinyatakan lulus untuk satu jenjang pendidikan tertentu. Berkaitan dengan klausul 4.1 tersebutISO 9001:2008menyatakannya sebagaimana berikut."Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar ini.Organisasi harus:a)Menetapkanproses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi (lihat 1.2),b)Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut,c)Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses tersebut efektifd)Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut,e)Memantau, mengukurjika dapat dilakukandan menganalisis proses-proses tersebut, danf)Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan Standar ini.Apabila organisasi memilih untuk menyerahkan kepada pihak lain, proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian produk pada persyaratan, maka organisasi harus memastikan adanya kendali pada proses itu. Bentukdan jenis pengendalian yang akan diaplikasikan pada proses-proses yang ditangani oleh pihak luar harus di definisikan dalam SMM.CATATAN1:proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang disebutkan di atas hendaknya mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan pengembangan.CATATAN 2: Proses outsourcing adalah merupakan sebuah proses organisasi yang membutuhkan QMS yang mana organisasi tersebut memilih unjuk kerja yang tepat dari pihak luarCATATAN 3:Untuk menjamin pengendalian atas proses outsourcing organisasi harus memperhatikan kepuasan seluruh pelanggan,statuta, persyaratan perundangan. Bentuk dan ruang lingkup pengendalian yang akan diterapkan pada proses outsourcing dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti; 1) Dampak potensial dari proses outsourcing terhadap kemampuan organisasi dalam menghasilkan/ menyediakan produk yang sesuai persyaratan; 2) Tingkat dimana proses pengendalian di atur, 3) kapabilitas didalam mencapai pentingnya pengendalian melalui penerapan pada klausul 7.4"Dalam klausul 4.1 tersebut terdapat perubahan dari SMM ISO 9001:2000. Perubahan tersebut berkaitan dengan beberapa hal. Pertama perubahan yang berkaitan dengan poin a). Pada SMM ISO 9001:2000 organisasi harusmengidentifikasiproses yang diperlukan untuk SMM dan aplikasinya di seluruh organisasi, namun pada SMM ISO 9001:2008 dipertegas dengan organisasi harusmenetapkanproses yang diperlukan untuk SMM dan aplikasinya di seluruh organisasi. Perubahan ini mengindikasikan bahwa PT yang akan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 harus telah memiliki sistem proses dalam upaya PT menerapkan SMM di PT tersebut.Kedua perubahan tersebut berkaitan dengan poin e). Pada ISO 9001:2000 dinyatakan bahwa organisasi harus memantau, mengukur dan menganalisis proses SMM yang diterapkan, sedangkan pada ISO 9001:2008 klausul tersebut dirubah menjadi, organisasi harus memantau mengukurjika dapat dilakukandan menganalisis prosesSMM yang diterapkan. Tambahan kalimat jika dapat dilakukan mengindikasikan bahwa SMM ISO 9001:2008 ingin lebih fleksibel dalam penggunaannya. Hal tersebut dikarenakan tidak semua proses dalam organisasi dapat dilakukan pengukuran.Ketiga berkaitan dengan pengunaan pihak luar (outsource). Dalam kaitan penggunaan pihak luar tersebut dalam SMM ISO 9001:2008 dinyatakan lebih tegas bahwa penggunaan pihak luar harus secara jelas dinyatakan persayaratannya, bentuk pengendaliannyapun harus dinyatakan dengan jelas dalam dokumen mutu.Keempatberkaitan dengan catatan 1. Dalam ISO 9001:2008 pada catatan 1 ditambahkan prosesanalisis dan pengembangan, yang mana pada ISO 9001:2000 hal tersebut tidak dinyatakan. Hal tersebut mengindikasikan bahwa proses untuk SMM di organisasi juga harus meliputi proses yang berkaitan dengan bagaimana organisasi melakukan proses analisis dan pengembangan.Kelima berkaitan dengan definisi prosesoutsource. Dalam definisi tersebut dinyatakan bahwa prosesoutsourcemerupakan proses dalam organisasi yang dibutuhkan oleh QMS, namun demikian organisasi kemudian memilih pihak luar dalam proses untuk penyelesaiannya.Keenam berkaitan proses pengendalian. Pada berbagai kegiatan yang dilakukan penanganannya dengan menggunakan sistemoutsource,makaproses pengendalian juga harus dilakukan terhadap proses yang dioutsourcekan. Proses yang dioutsourcekan tersebut kemungkinan juga berkaitan dengan proses pembelian. Jika hal tersebut terjadi maka proses pembelian yang dioutsourcekan harus merujuk pada klausul 7.44.1Persyaratan Dokumentasi4.1.1UmumBeberapa hal dalam SMM ISO 9001:2008yang akan diimplementasikan diPTharus dinyatakan dalam sebuah rencana tertulis atau dalam bentuk lain sehingga bisa dibuktikan keberadaannya. Kondisi tersebut biasa disebut dengan istilah terdokumentasi. Hal yang harus didokumentasikan adalah berkaitan dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Kebijakan mutu merupakan suatu pernyataan yang berisikan tentang hal-hal strategis yang akan dilaksanakan oleh PT untuk dapat mencapai tujuan atau sasaran. Sedangkan sasaran mutu merupakan pernyataan tentang sesuatu yang ingin dicapai dalam kurun waktu 1 tahun.Untuk membuat kebijakan mutu,perlu diperhatikan bahwa kebijakan mutu harus berkaitan dengan hal-hal yang lebih strategis. Suatu kebijakan dikeluarkan (oleh pemimpin)guna mendorong supaya berbagai sasaran dapat dicapai. Kebijakan sering juga dimaknai sebagai payung dari berbagai kegiatan operasional yang ada dalam suatu lembaga. Dalam sebuah kebijakan dapat terdiri dari berbagai sasaran.Sasaran mutu merupakan suatu kata keadaan yang ingin dicapai pada waktu yang akan datang. Sasaran mutu harus memenuhi unsur-unsurspecific, measurable, achievable, responsible, time frame(SMART).Specificartinya bahwa kalimat dalam sasaran harus mengarah kepada keinginan untuk mencapai hal khusus.Measurableartinya bahwa pernyataan dalam sasaran mutu dapat diukur atau dinilai tingkat ketercapaiannya.Achievablememiliki makna bahwa pernyataan dalam sasaran mutu harus dapat dicapai,responsiblememiliki makna bahwa pernyataan dalam sasaran mutu harus memiliki penanggung jawab, sedangkantime framebermakna bahwa sasaran mutu harus memiliki batas waktu pencapaian.SMM ISO 9001:2008juga menuntut untuk mendokumentasikanbeberapa hal yang meliputi;1) pengendalian dokumen (4.2.3), 2) pengendalian rekaman (4.2.4), 3) audit internal (8.2.2), 4) pengendalian produk yang tidak sesuai (8.3), 5) tindakan perbaikan (8.5.2), 6) tindakan pencegahan (8.5.3).PT juga harus mendokumentasikan berbagai proses yang berkaitan dengan perencanaan, implementasi dan pengendalian yang dilakukannya. Proses perencanaan, implementasi dan pengendalian yang dimaksud adalah proses-proses yang berkaitan dengan upaya PT untuk menghasilkan lulusan. Didokumentasikannya proses-proses tersebut sebagai upaya untuk memastikan bahwa proses utama yang akan dilaksanakan dapat berjalan secara efektif.Selain proses dokumentasi, di dalam SMM ISO 9001:2008 juga dikenal dengan rekam