PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR BERBASIS …

PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR BERBASIS

WEB MENGGUNAKAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) PADA

PT. PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk

memperoleh gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) dalam Bidang Studi Ilmu

Perpustakaan

OLEH

ROBHYTUA SIHOMBING

160723045

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

2020

Universitas Sumatera Utara

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web

Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Pada

PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Oleh : Robhytua Sihombing

NIM : 160723045

Pembimbing : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 195704071986032001

Tanda Tangan :

Tanggal : 21 – 01 - 2020


LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web

Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Pada

PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Oleh : Robhytua Sihombing

NIM : 160723045

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

Ketua : Dr. Eva Rabita, M.Hum.

NIP : 195603311986032001

TandaTangan :

Tanggal : 21 – 01 – 2020

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Drs. Budi Agustono M.S.

NIP : 196008051987031001

Tanda Tangan :

Tanggal : 23 – 01 – 2020


PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinil dan belum pernah disajikan sebagai tulisan

untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada publikasi media

lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulisan

dengan pendapat atau gagasan bukan dari penulis dengan mencantumkan tanda

kutip pada karya ini.

Medan, Januari 2020

Penulis

Robhytua Sihombing

160723045


ABSTRAK

Sihombing, Robhytua. 2019. Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis

Web Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Pada PT. PLN

(Persero) Wilayah Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara,

tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih mendalam tentang

pengelolaan arsip surat masuk dan keluar berbasis web menggunakan aplikasi

manajemen surat (AMS). Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi PT. PLN

(Persero) dan peneliti selanjutnya. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Informan pada penelitian ini adalah staff bagian

arsip surat. Teknik pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah

wawancara, observasi dan studi kepustakaan. Hasil penelitian ini menunjukkan

bahwa pengelolaan arsip surat masuk dan keluar pada PT. PLN (Persero)

dilakukan berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku, memiliki pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah

dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip surat masuk dan keluar, Aplikasi Manajemen

Surat (AMS).


KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadiran Tuhan yang Maha Esa, atas

berkat dan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan

sebaik mungkin.

Adapun judul skripsi ini adalah “Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan

Keluar Berbasis Web Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Pada PT.

PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara”. Skripsi ini merupakan tugas akhir

penulis dan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Sains

Informasi (S.S.I) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Departemen

Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.

Penyelesaian skripsi ini juga tidak terlepas dari peran keluarga dan

senantiasa mencurahkan kasih dan sayang, pembinaan dan dukungan baik moril,

materil, serta doa yang selalu menyertai selama proses pengerjaan skripsi. Untuk

itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Manahan

Sihombing dan Dinar Hutabarat selaku orang tua tersayang.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis juga telah banyak menerima masukan

dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak

ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin

mengucapkan terima kasih banyak kepada :

1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum. selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas

Sumatera Utara.

3. Ibu Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing saya yang

telah banyak meluangkan waktu, tenaga dan berbagai masukan untuk


membantu serta dengan sabar mengarahkan dan membimbing penulis

dalam menyelesaikan penulis skripsi ini.

4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Dosen Penguji I saya,

yang telah memberikan banyak arahan dan masukan kepada penulis

dalam penulisan skripsi ini.

5. Bapak Ishak, SS, M. Hum, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya dan sekaligus

sebagai Dosen Penguji II saya, yang telah memberikan banyak arahan

dan masukan kepada penulis dalam penulisan skripsi ini.

6. Seluruh staff pengajar beserta staff administrasi Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas

Sumatera Utara.

7. Kepada pegawai arsip surat PT. PLN (persero) wilayah Sumatera

Utara yang telah membantu dalam memberikan informasi terkait

dengan penulisan skripsi ini.

8. Untuk 2 wanita selaku sahabat saya, Ade Natalia Ginting dan Iren

Noveria Buulolo, yang selalu memberikan masukan dan motivasi

dalam penulisan skripsi ini. Terima kasih banyak.

9. Untuk 2 pria yang juga selaku sahabat saya, Ardiansyah Panggabean

dan Septulus Dwi Andre Hutapea, yang selalu mengajak saya

nongkrong bareng sambil membahas isi dari skripsi ini.

10. Seluruh teman-teman khususnya angkatan 2016 Ilmu Perpustakaan

ekstensi yang tidak bisa penulis sebut satu-persatu. Terima kasih atas

doa, tawa dan keceriaan yang telah kalian berikan selama ini. Semoga

kita selalu diberkati Tuhan dimanapun kita berada.

Medan, 2019

Penulis

Robhytua Sihombing

160723045


DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................... 3

1.3 Tujuan Penelitian ..................................................................... 3

1.4 Manfaat Penelitian ................................................................... 4

1.5 Ruang Lingkup penelitian ......................................................... 4

BAB II KAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Pengelolaan ............................................................. 5

2.2 Pengertian Arsip ....................................................................... 6

2.3 Jenis Arsip ................................................................................ 7

2.4 Arsip Dinamis .......................................................................... 9

2.5 Tujuan Pengelolaan Arsip Dinamis ......................................... 9

2.6 Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis ..................................... 11

2.6.1 Tata Naskah Dinas .......................................................... 11

2.6.2 Klasifikasi Arsip.............................................................. 12

2.6.3 JRA (Jadwal Retensi Arsip) ............................................ 12

2.6.4 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip .............. 13

2.7 Layanan Arsip ........................................................................... 16

2.8 Sistem Temu Kembali Arsip ..................................................... 17

2.9 Pengertian Surat ....................................................................... 18

2.9.1 Pengertian Surat Masuk dan Keluar ………………….... 19

2.9.2 Pengertian Surat Elektronik …………………………… 19

2.9.3 Pengertian Surat Dinas ………………………………….. 20

2.10 Pengertian Aplikasi Manajemen Surat (AMS)………… ......... 26

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian .......................................................................... 27

3.2. Lokasi Penelitian ....................................................................... 28

3.3 Informan Penelitian ................................................................... 28

3.4 Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 28

3.5 Alat Bantu Pengumpulan Data .................................................. 29

3.6 Analisis Data ............................................................................. 30

3.7 Keabsahan Data ......................................................................... 31

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Singkat PT. PLN (Persero)

Wilayah Sumatera Utara ........................................................... 32

4.2 Jenis Surat Masuk dan Keluar ................................................... 34

4.3 Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar ............................. 35

4.3.1 Tata Naskah Dinas ........................................................... 35

4.3.2 Klasifikasi Arsip Surat ..................................................... 35


4.3.3 Jadwal Retensi Arsip Surat .............................................. 36

4.3.4 Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Surat ................. 37

4.4 Layanan Arsip Surat .................................................................. 38

4.5 Aplikasi Manajemen Surat ........................................................ 39

4.6 Rangkuman Penelitian .............................................................. 40

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ............................................................................... 42

5.2 Saran .......................................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 44

LAMPIRAN I ................................................................................................... 46

LAMPIRAN II ................................................................................................... 48

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... 52


DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.4.1 : Pencarian Arsip surat masuk ................................................... 38

Gambar 4.5.1 : Tampilan Awal Aplikasi Manajemen Surat ............................ 39

Gambar 4.5.2 : Tampilan Aplikasi Manajemen Surat Setelah Login .............. 40


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang Masalah

PT. PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang

bergerak dibidang jasa kelistrikan.Salah satu tugas utamanya adalah menyediakan

jasa kelistrikan untuk memenuhi kebutuhan tenaga listrik seluruh warga Negara

Indonesia.PT.PLN (Persero) adalah pelaku tunggal dalam usaha kelistrikan,

dengan pemerintah Republik Indonesia sebagai pemegang saham terbesar.Dalam

suatu instansi pemerintahan, mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam

bidang administrasi. Dengan kata lain, setiap organisasi pasti memerlukan suatu

unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan

administrasi. Hasil atau produk dari suatu perusahaan adalah surat, formulir dan

laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan yang

diterima oleh suatu perusahaan pada akhirnya akan berhubungan dengan

kearsipan.Pengelolaan arsip sangat penting dalam menunjang kegiatan

administrasi dan demi keberlangsungan suatu organisasi.Pengelolaan arsip

merupakan kegiatan yang mengatur dokumen atau surat sebagai sarana

komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan suatu

perusahaan atau instansi. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut

dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Ketiga tahap

terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup kearsipan, perlu

dikelola secara utuh sebagai sistem.

Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi untuk

perencanaan, analisis dan pengambilan keputusan, pembuatan laporan,

pengendalian dan pertanggungjawaban.Tanpa arsip tidak mungkin seseorang

dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks dalam

pengelolaan administrasi.Kegiatan penerimaan arsip antara lain menerima surat-

surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar


2

organiasi. Kegiatan pencatatan arsip antara lain memeriksa surat untuk dicatat

sebagai arsip, mengindeks dengan mengelompokkan surat berdasarkan urutan

kode masalah dan menyortir kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan

kelompoknya.

Di era globalisasi sekarang ini, teknologi komputer memegang peranan

yang sangat penting untuk membantu proses aktifitas kerja instansi maupun

perkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Dalam dunia

perkantoran, keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak

instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam

pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Kegiatan surat menyurat pada

perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi

karena isi dari surat tersebut, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat yang

baik dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi.Penggunaan komputer

sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan nilai

tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi

informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja

dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat

keluar.Pengelolaan surat masuk dan surat keluar sangatlah penting dalam sebuah

perusahaan atau instansi.

Kegiatan pengurusan surat termasuk suatu kegiatan penting yang harus

dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengurusan surat itu berbeda setiap

instansi. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh,

karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana

pencapaian tujuan dari organisasi, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat

yang baik dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi. Dengan banyaknya

jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh bagian pengarsipan, maka pencarian

data data akan tidak efesien dalam hal waktu, tenaga dan biaya. Pengelolaan arsip

surat masuk dan surat keluar yang selama ini masih dilakukan secara

konvensional berupa hardcopy tau lembaran-lembaran kertas yang menyulitkan

dalam hal pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Surat yang masuk beberapa


3

tahun yang lalu tentu akan sulit dicari jika menggunakan cara penyimpanan

berupa hardcopy dan lembaran-lembaran kertas.

Berdasarkan survey awal penelitian di PT. PLN (Persero) wilayah

Sumatera utara, minimnya sarana prasarana seperti ruangan yang kurang

mendukung, dan penyimpanan datanya dengan cara menumpuk hardcopy surat

sehingga akan rentan terjadi kerumitan dan kesulitan jika surat tersebut sudah

semakin lama tersimpan dalam tempat penyimpanan, serta sumber daya manusia

dalam melakukan kegiatan pengarsipan surat menyurat.

Pengelolaanarsip surat menyurat yang dikembangkan untuk meningkatkan

pelayanan di area kerja PT. PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara pada segi

administrasi yangdiharapkan dapat meminimalisir adanya tindakan yang

mengurangi atau potensial untuk mengurangi efektifitas, keamanan atau

performansi suatu sistem (human error)yang terjadi pada arsip surat menyurat

serta memudahkan pelaporan dan pertanggungjawaban bagi pihak yang

membutuhkan. Berdasarkan analisis dan permasalahan di atas, maka penulis

mengangkat judul “Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web

Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Pada PT. PLN (Persero)

Wilayah Sumatera Utara”.

1.2 Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam

penelitian ini adalah“Bagaimanakah sistem pengelolaan arsip surat masuk dan

keluar yang dilakukan pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara?”

1.3 Tujuan penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsipsurat

masuk dan keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.


4

1.4 Manfaat penelitian

1. Bagi perusahaan

Sebagai masukan untuk meningkatkan pengelolaan arsip surat masuk

dan keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

2. Bagi peneliti selanjutnya

Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.

3. Bagi peneliti

Menambah wawasan tentang pengelolaan arsip surat masuk dan keluar

pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

1.5 Ruang lingkup penelitian

Ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dalam skripsi ini yaitu: hal-

hal yang berhubungan dengan pengelolaan arsip surat masuk dan keluar berbasis

web dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) berdasarkan teori

arsip dinamis yang meliputi tentang perencanaan, pelaksanaan maupun

penyelenggaraan aktifitas pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.


5

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian pengelolaan

Pengelolaan dapat diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau kegiatan

usaha yang biasa dilakukan oleh sekelompok orang atau pihak untuk melakukan

beberapa serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.Definisi pengelolaan

menurut para ahli terdapat perbedaan-perbedaan tertentu.Hal ini disebabkan oleh

karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda-beda.Ada yang

meninjau dari segi fungsi, tujuan, kelembagaan, benda dan dari satu kesatuan

tertentu.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer (Peter Salim dan Yenny

Salim, 2002:695), Pengelolaan berarti memimpin, mengendalikan, mengatur dan

mengusahakan supaya lebih baik, lebih maju dan sebagiannya serta bertanggung

jawab atas pekerjaan tertentu.

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan

tujuan memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan

dan pencapaian tujuan (Peter Salim dan Yenny Salim, 2002:534)

Menurut Gunarto dalam kutipan (Rosdianah Ahmad 2017:9) pengelolaan

arsip diartikan sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip,

didalamnya memuat tentang siapa, kapan, dimana dan bagaimana sistem

pengelolaan arsip. Sesungguhnya pengelolaan arsip itu sangat penting dalam

kegiatan administrasi perkantoran untuk menunjang pelaksanaan kegiatan

administrasi yang dikelolah di dalam kantor dan harus di pertanggung jawabkan.

Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik maka akan mempercepat penemuan

kembali arsip.

Prinsip pengelolaan arsip yang baik adalah sebagai berikut :

- Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna dan berguna

- Pengelolaan arsip sedikit mungkin


6

- Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana

- Pengelolaan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian pengelolaan

adalah suatu rangkaian kegiatan yang bertujuan pada pengorganisasian,

perencanaan, strategi, pergerakan dan pengawasan yang bertujuan untuk

memanfaatkan dan menggali sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk

mencapai tujuan organinasi yang telah ditentukan sebelumnya.

2.2 Pengertian Arsip

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan

sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan

tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-

keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. (Barthos, 2007:1).

Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu

misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu

penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Sedangkan menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia , arsip adalah simpanan

surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan

arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut :

- Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,

organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa

yang akan datang, dan

- Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan

dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah

dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Menurut The Liang Gie (2000), arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang

disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan menurut Kamus

Administrasi Perkantoran Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara

teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

dapat cepat di temukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:


7

- Arsip / warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,

- Arsip / warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

- Arsip / warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila

diperlukan kembali.

Menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan, arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

berbangsa dan bernegara.

Dari uraian di atas dapat di artikan bahwa arsip dapat diberikan sebagai setiap

catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengenai suatu obyek ataupun pokok permasalahan untuk

membantu dalam daya ingat seseorang tentang kejadian di masa lampau.

2.3 Jenis Arsip

Berdasarkan UU No.43 Tahun 2009, jenis-jenis arsip meliputi:

1. Arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi

kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

2. Arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam proses kegiatan

administrasi tinggi atau terus menerus.

3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang masih digunakan dalam proses kegiatan

administrasi tetapi frekuensi penggunaannya tetap menurun.

4. Arsip statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki

nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.

5. Arsip terjaga, yaitu arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan

dan keselamatannya.

6. Arsip umum, yaitu arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Menurut Sedarmayanti (2008) mengemukakan bahwa istilah arsip meliputi

tigapengertian, yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.

2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah

atau dokumen.


8

Berdasarkan uraian di atas,arsip adalah catatan (record / Warkat) yang

tertulis,tercetak ataupun dalam bentuk ketikan huruf, angka atau gambar yang

mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang

terekam dan disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat di

temukan dengan mudah. Sebagai rekaman informasi Arsip sewaktu-waktu

diperlukan untuk kepentingan administrasi maupun keperluan lain harus dapat

ditemukan dengan cepat, tepat dan lengkap.Untuk mencapai fungsi yang demikian

diperlukan suatu sistem pengelolaan yang baik, sumber daya manusia yang

profesional, pengorganisasian yang mantap dan anggaran. Dari pengertian arsip

diatas bahwa ada beberapa fungsi arsipyang dapat dibedakan menjadi 2 bagian

yaitu:

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung

maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau

lembaga kearsipan.

Sumber :Febriadi. 2015.Sistem Arsip Elektronik

ARSIP

ARSIP DINAMIS

AKTIF INAKTIF

ARSIP VITAL

ARSIP STATIS


9

Arsip adalah salah satu benda yang hidup,tumbuh dan terus berkembang

mengikuti cara masyarakat dengan cara pemerintahan. Dari kedua fungsi arsip

diatas bahwa sebenarnya secara fungsionil bahwa arsip dinamis,sebagai salah satu

arsip yang selalu berubah nilainya dan artinya dapat menurunkan fungsi dari arsip

itu sendiri.Sedangkan arsip statis ialah sebagai arsip yang sudah mencapai taraf

nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban

nasional/pemerintahan yang berintikan arsip Nasional yang menjadi bahan bukti

seluruh pertangungjawaban pemerintah maupun bangsa.Perbedaan fungsi ini

menjadi dasar bahwa dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya dalam lembaga

lembaga pemerintahan.

2.4 Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelenggaraan aktifitas di lingkungan

perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi perkantoran. Arsip Dinamis terdiri dari dua jenis

yaitu :

1. Arsip Dinamis Aktif

Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu

kegiatan.Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

2. Arsip Dinamis Inaktif

Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian

kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih

diperlukan sehingga perlu disimpan.

2.5 Tujuan Pengelolaan Arsip Dinamis

Didalam proses kegiatan dan sampai proses penemuan informasi yang mudah

maka tujuan dilakukannya kearsipan dalam suatu lembaga-lembaga non

departemen atau departemen adalah :

1. Agar arsip dipelihara dengan baik, teratur dan aman

2. Agar mudah dalam pencarian arsip


10

3. Menghindari dalam pemborosan waktu ataupun tenaga

4. Menghemat tempat penyimpanan

5. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip

6. Menyelamatkan arsip yang berisi informasi-informasi tentang

pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Dengan kata lain, tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggungjawaban Nasional tentang perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan bangsa. Oleh karena itu dalam rangka

menyelamatkan arsip yang berisi informasi dan merupakan bukti

pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-arsip

tersebutharuslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang

memudahkan dalam menyimpan dan menemukannya kembali.Dari tujuan diatas

bahwa arsip juga memiliki fungsi dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2007,

arsip berdasarkan fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan

arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

Negara. Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada

masing-masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlukan untuk

kepentingan pelaksanaan tuga pekerjaan sehari-hari. Sedangkan menurut Irawan

(2009,5) fungsi arsip yaitu:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan

2. Menunjang proses perencanaan

3. Mendukung pengawasan

4. Sebagai alat pembuktian

5. Memori perusahaan

6. Untuk kepentingan politik dan ekonomi


11

2.6 Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara

efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan

serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis akan dapat berjalan efektif dan

efisien apabila didukung oleh instrument pokok pengelolaan arsip dinamis yang

berfungsi sebagai faktor pengontrol terhadap pelaksanaan setiap tahapan kegiatan

dapam pengelolaan arsip dinamis yakni penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan

arsip serta penyusutan arsip dinamis agar dapat dikendalikan secara efisien, efektif

dan sistematis (Yayan Daryan, 2003) untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis

yang efektif dan efisien, pencipta arsip membuat beberapa unsur yaitu :

1. Tata naskah dinas

2. Klasifikasi arsip

3. JRA (Jadwal retensi arsip)

4. Sistem Klasifikasi keamanan akses arsip

Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrument pengelolaan

arsip dinamis.Keempat instrument pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat

awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.

2.6.1 Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas ialah tata naskah dinas yang meliputi kewenangan

penandatangani surat, penggunaan cap/stempel,pengaturan penomoran surat

keluar,peraturan jenis kertas,penggunaan kop surat dan logo,penomoran format

surat. Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip,

menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;Mewujudkan arsip sebagai

tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa,

dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI Untuk menyusun Tata

Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02

Tahun 2014 tentang Pedoman tata naskah dinas.


12

Sumber :Fokusmedia. 2012. Tata naskah dinas

2.6.2 Klasifikasi Arsip

Dalam Surat Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip Klasifikasi Arsip adalah pola

pengaturan/struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang

digunakan sebagai dasarpemberkasan arsip. “Klasifikasi Arsip adalah pola

pengaturan arsipsecara berjenjang dari hasil pelaksanaanfungsi dan tugas instansi

menjadi beberapakategori unit informasi kearsipan”.Unsur utama unsur fungsi

organisasi meliputi seluruh tanggungjawab yang dibebankan organisasi untuk

melaksanakan kegiatan jenjang fungsi dan kegiatan dirinci menjadi :Masalah

primer (fungsi), Masalah sekunder (kegiatan), Masalah tertier (transaksi/item).

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/ struktur fungsi yang disusun secara

sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.“Klasifikasi

Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi

dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

2.6.3 JRA (Jadwal Retensi Arsip)

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 JRA adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktupenyimpanan atau retensi, jenis arsip,

danketerangan yang berisi rekomendasi tentangpenetapan suatu jenis arsip


13

dimusnahkan,dinilai kembali, atau dipermanenkan yangdipergunakan sebagai

pedoman penyusutandan penyelamatan arsip.

Menurut Barthos (2007:110) bahwa JRA adalah suatu daftar memuat tentang

kebijaksanaa seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

Dengan kata lain bahwa JRA merupakan salah satu kegiatan yang menujukan

tentang arsip disimpan ataupun jangka waktu dalam penyimpanan arsip itu

sendiri.

1. Bentuk Jadwal Retensi

Bentuk jadwal retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk

klasifikasi arsip, yakni berbentuk tabel.Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu

pembidangan kelompok masalah pokok (main subject) kemudian diperinci kepada

masalah-masalah yang lebih kecil.Setiap kelompok arsip/berkas ditentukan

terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya (umumnya), kemudian diperinci

baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.

Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu

ditetapkan pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnakan/karena bernilai

sementara) atau di pindahkan ke Arsip Nasional RI (karena bernilai permanen)

Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi :

a. Pokok masalah

b. Masalah

c. Perincian masalah jangka waktu penyimpanan baik untuk arsip aktif

maupun inaktif

d. Nilai yang meliputi : sementara dan permanen

2.6.4 Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip

Klasifikasi keamanan arsipadalah penggolongan/pengkategorian arsip

berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan

dan keamaman negara, publik dan perseorangan.Sistem dan akses Keamanan

Arsip dan klasifikasi keamanan arsip merupakan aturan pembatasan hak akses

terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan

keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban


14

pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan

akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas:

a. arsip yang bersifat terbuka; dan

b. arsip yang bersifat tertutup.

Dalam undang undang 28 tahun 2012 pasal 30 paragraf 1 tentang

pengelolahan arsip dinamis dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi:

a. Lembaga Negara,pemerintahan daerah,perguruan tinggi,serta BUMN dan

BUMD;

b. Perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan

APBN, APBD dan/atau bantuan dari luar negeri;dan

c. Pihak ketiga yang diberi perkerjaan berdasarkan perjanjian ketiga dengan

lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta

BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja.

Pengelolahan arsip dinamis yang tertulis dalam undang undang 28 tahun 2012

pada pasal 31 meliputi :

a. Pencitraan arsip

b. Penggunaan arsip

c. Pemeliharaan arsip

d. Penyusunan arsip

Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan

Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan

Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip

dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan

sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan

arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin

ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas

kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan:

sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria.

Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan

keselamatan.Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis

dilakukan melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan

penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip juga

mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila


15

kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi

lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu,

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.

Dalam lingkungan kearsipan bahwa arsip dinamis juga memiliki siklus hidup,

siklus hidup arsip dinamis ada 4 yaitu :

1. Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi

tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari

komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya.

2. Merupakantahap penggunaan aktifdengan jangkauan waktu beberapa hari

dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering

menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas

dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses

yang cepat, maka arsip dinamis disinpan di kantor pada tempat-tempat

penyimpanan seperti fillingcabinet atau almari arsip. Umumnya arsip

dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun.

3. Tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang

atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu,

arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau

pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis

disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan

sebagainya

4. Tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA).Penyusutan adalah

suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan"

arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau

administratif.Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi

menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan

sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara

alami (accumulating naturally).


16

Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat

ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan.

Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

Penyusunan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsjp yang sudah tidak

memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai

guna sekunder. Pemusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi

(masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal

Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka

waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan

arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pernbakaran, pencacahan,

pembuburan, dan kimiawi.

2.7 Layanan Arsip

Tujuan manajemen kearsipan adalah untuk memberikan layanan arsip.

Seluruh rangkaian proses kegiatan pada pengelolaan arsip diharapkan dapat

menjaga, merawat, dan penyelamatkan arsip sehingga sewaktu-waktu arsip

diperlukan dapat disediakan dengan cepat dan tepat. Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam layanan arsip adalah yaitu :

1. Penggunaan/peminjaman arsip dilakukan oleh pegawai unit pencipta yang

berhak untuk kepentingan dinas waktu peminjaman masimal 5 hari kerja

(Permendiknas No. 37 Tahun 2006)

2. Berkaitan dengan berlakunya undang-undang keterbukaan informasi

publik tidak semua arsip aktif tertutup bagi publik. Setiap organisasi

publik wajib memberikan informasi kepada publik sesuai dengan

ketentuan yang berlaku. Arsip yang dapat diakses oleh publik ini

merupakan arsip yang bersifat terbuka. Oleh karena itu setiap organisasi

perlu membuat klasifikasi sistem keamanan dan akses arsip, dimana

mengelompokkan arsip menjadi beberapa kategori seperti terbuka,

tertutup dan semi terbuka.


17

3. Berdasarkan undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal

44, arsip dapat ditutup aksesnya/tertutup untuk publik dengan alasan

apabila arsip tersebut dibuka untuk umum dapat :

a. Menghambat proses penegakan hukum

b. Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual

dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat

c. Membahayakan pertahanan dan keamanan Negara

d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam

kategori dilindungi kerahasiaannya

e. Merugikan ketahanan ekonomi Nasional

f. Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri

g. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan

terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara

hukum

h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi

i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya

perlu dirahasiakan

4. Prosedur layanan arsip :

a. Permintaan baik lisan maupun tertulis

b. Pencarian arsip di lokasi simpan

c. Penggunaan tanda keluar (out of indicator)

d. Pencatatan peminjaman

e. Pengambilan dan pengiriman arsip

f. Pengendalian/pemantauan

g. Pengembalian arsip

h. Penyimpanan kembali arsip

2.8 Sistem Temu Kembali Arsip

Dalam hal temu kembal arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu

dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan

tepat.Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan


18

arsip.Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara

mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan

melalui kemampuan manusia tanpa tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali

dengan alat menggunakan tenaga komputer.Menurut Sedarmayanti (2003, 79)

“menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip

dapat ditemukan dengan mudah.Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya

dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung

kecekatan petugas arsip”. Dalam hal ini proses temu kembali arsip sangatlah

berpengaruh karena dapat dengan baik bagaimana dilihat proses suatu pelayanan

misalnya dalam melihat daftar undang-undang pelangaran hukum yang dilakukan

seseorang,dengan kata lain hal ini sangat mempengaruhi bagaimana kualitas

pelayanan dan pengelolalan arsip sehingga dapat ditemukan dengan mudah baik

itu secara manual ataupun menggunakan bantuan dari komputer.

2.9 Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara

tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Yang berupa secarik kertas

dan sebagainya, sebagai tanda atau keterangan (Sri Endang R, 2006 : 10).Surat

menurut Bratawijdja dalam Rahardi (2008 : 11) adalah lembar kertas yang ditulis

atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi , yang

di tujukan kepada alamat tertentu dan memuat informasi.

Menurut Rahardi (2008 : 12) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu ke

pihak lain, atas nama perorangan ataupun atas nama jabatan.Surat adalah sehelai

kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan

secara tertulis (Adelan Ali, 2009 : 3). Menurut Basir Barthos (2009 : 36) surat

adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada

pihak lain untuk menyampaikan warta.

Dari berbagai definisi diatas, dapat disimpulkan mengenai pengertian surat

yaitu sarana komunikasi yang berupa berita, ide, pendapat, laporan dan

permintaan yang ditujukan kepada orang lain atau instansi atas nama sendiri

ataupun kedinasan.


19

2.9.1 Pengertian Surat masuk dan keluar

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain

maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima

dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman

(ekspedisi).

Menurut Wursanto (1994) surat masuk adalah semua jenis surat yang

diterima dari organisasi atau instansi maupun perorangan, baik diterima oleh pos

(kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan

mempergunakan buku kiriman.

Jenis-jenis surat masuk adalah sebagai berikut :

- Surat pribadi adalah surat yang ditujukan secara pribadi kepada

pejabat, pegawai/karyawan secara pribadi.

- Surat dinas adalah surat resmi yang ditujukan kepada

instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi.

- Surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan

usaha/perusahaan yang isinya untuk kepentingan bisnis.

Menurut Wursanto (1994) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap

(bertanggal, bernomor, stempel) dan telah ditandatangani oleh yang berwenang

yang dibuat oleh instansi, kantor maupun lembaga yang ditujukan kepada instansi,

kantor atau lembaga lain. Surat keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh

organisasi atau instansi ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi tersebut.

2.9.2 Pengertian Surat Elektronik

Seiring dengan berkembangnya zaman, banyak sekali kemajuan yang

terjadi di berbagai bidang seperti perkembangan teknologi dalam penggunaan

internet.Perkembangan internet dengan kecepatan aksesnya yang semakin

meningkat, mengakibatkan perolehan data atau informasi dapat dilakukan dengan

cepat dan tepat.Internet menyediakan banyak fasilitas dan kemudahan dalam

berkomunikasi. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi di

dunia internet, memungkinkan seseorang mengirim surat tanpa melalui kantor

pos, yaitu melalui surat elektronik. Surat elektronik ini sering kita sebut dengan


20

email. Email merupakan salah satu layanan internet yang mampu mengirim dan

menerima surat secara elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan

gambar yang dikirim dari satu alamat e-mail ke alamat e-maillainnya dijaringan

internet. Email saat ini menjadi alat komunikasi di semua organisasi, dan

penggunaannya akan semakin meningkat dan lambat laun akan menggantikan

surat fisik yang selama ini telah biasa digunakan. Dapat dipastikan bahwa hampir

semua mahasiswa di dunia telah menggunakan layanan ini untuk saling bertukar

informasi dengan teman sekelas maupun profesornya (Badri Munir Sukoco,

2007:72).Oleh sebagian orang, e-mail dapat memberikan banyak keuntungan,

diantaranya yaitu menghemat tenaga dan waktu, tidak mengenal batas wilayah

atau negara secara nyata, dapat pula digunakan sebagai sarana promosi dan juga

diskusi.

2.9.3 Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas menurut Arifin yang dikutip dalam Rahardi (2008: 12) adalah surat

dari satupihak kepada pihak lain yang berisi informasi yang menyangkut

kepentingantugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.Surat Dinas

menurut Sedarmayanti (2003: 83) ialah segala komunikasitertulis yang

menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor atau organisasi.Surat Dinas

menurut Silmi (2002: 249) merupakan surat-surat resmi yangdidalamnya

menyangkut berbagai hal tentang kedinasan.

Pendapat berbeda dikemukakan oleh Marjo yang dikutip dalam Rahardi (2008:

12) yangmenyatakan bahwa surat jabatan atau surat dinas merupakan surat resmi

yangdidalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan, misalnya

pengangkatanpegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji,perpindahan pegawai dan

lain-lain.

Dari berbagai definisi surat dinas diatas penulis menyimpulkan bahwa

suratdinas adalah alat komunikasi tertulis yang dibuat oleh seseorang dalam suatu

instansi atau organisasi dimana surat tersebut berisi tentang

pemberitahuan,pernyataan, tugas dan kegiatan kedinasan.


21

a. Fungsi Surat Dinas

Surat mempunyai beberapa fungsi penting didalam berbagai instansi

pemerintah ataupun swasta, surat juga memiliki fungsi mendasar yang

tidakmungkin dapat ditinggalkan dan atau diabaikan.

Fungsi surat menurut Silmi (2002: 2-4) :

1. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan

saranakomunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis;

2. Wakil, surat menjadi wakil pembuat surat yang membawa pesan, misi

atauinformasi yang hendak disampaikan kepada penerima;

3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi

secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai

kekuatanhukum;

4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan

untukinformasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti;

5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan

atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk

melakukankegiatan selanjutnya baginya;

6. Jaminan, surat juga dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan

keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan

lainsebagainya;

7. Alat pengikat, surat dapat dipergunakan untuk mengikat antara dua

pihakdengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak;

8. Alat promosi, tidak terelakkan lagi bahwa surat terutama pada

bagiankepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat bagi biro, kantor

atauperusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga

yangmembaca surat tersebut;

9. Alat untuk penghematan, surat dapat menghemat baik waktu, tenaga

danbiaya, karena selembar surat sudah dapat mewakili kedatangan

pembuatsurat secara nyata

.

Fungsi surat menurut Suharda Panji (1996: 2) yaitu :

1. Alat bukti tertulis, dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-

kantoratau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi;

2. Alat pengingat, bila dipergunakan untuk mengetahui hal-hal yang

telahterlupa atau telah lama;


22

3. Bukti historis, bila dipergunakan sebagai bahan riset untuk

mengetahuikeadaan atau aktivitas suatu organisasi atau kantor pada masa

lalu;

4. Duta dari organisasi, surat dipandang mencerminkan keadaan

mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang

bersangkutan;

5. Surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Sedangkan Fungsi surat menurut Djanewai yang dikutip dalam Rahardi

(2008: 14) adalahsebagai berikut:

1. Sebagai alat dokumentasi tertulis

Surat sebagai alat dokumentasi tertulis memiliki kegunaan yang

sangatpenting dimana isi yang terkandung didalamnya memiliki

nilaidokumentasi yang harus diarsipkan dan dirawat dengan baik;

2. Sebagai duta institusi dan duta penulisnya

Surat sebagai duta atau wakil utusan dari suatu instansi atau

organisasi,dipandang merefleksikan dan mencerminkan keadaan

mentalitas, keadaanjiwa, dan kondisi internal suatu instansi atau organisasi

yang bersangkutan;

3. Sebagai medium komunikasi dan interaksi

Surat dapat dipergunakan sebagai penghubung antara sosok

komunikatordan komunikan, untuk menyampaikan suatu maksud secara

tertulissehingga sebagai salah satu medium komunikasi harus sesedikit

mungkin menimbulkan distorsi. Oleh karena itulah surat harus dibuat

dengan baik, dengan bahasa yang tepat, santun, dan akurat, agar distorsi

dalamkomunikasi sungguh-sungguh dapat diminimalisasikan;

4. Sebagai otak tata usaha dalam perkantoran

Kegiatan pengurusan surat-surat bagi sebuah kantor modern,

merupakansuatu kegiatan sangat penting yang harus dilakukan. Surat-surat

tidakdapat berdiri sendiri, melainkan erat kaitannya dengan benyak

jeniskegiatan lain yang terdapat dalam sebuah institusi. Jaringan yang

salingbertautan antara satu dengan yang lainnya baik jaringan otak

seorangmanusiayang sangat rumit, serta bertali-temali antara yang satu

denganyang lainnya, namun semuanya bersistem dan berjaringan dengan

sangat runtut, sistematik dan serba jelas. Tanpa otak itu, dapat

dipastikankegiatan keseluruhan dalam kantor atau institusi itu akan

hancurberantakan dan tidak beraturan sama sekali;

5. Sebagai barometer kemajuan institusi

Didalam sebuah institusi yang berkembang maju, dipastikan kegiatansurat-

menyuratnya juga berkembang semakin maju, seiring dengankemajuan


23

dan perkembangan institusi itu. Fungsi surat inilah yangdimaksud sebagai

fungsi barometer kemajuan sebuah institusi.

b. Jenis Surat Dinas

Surat dinas yang dibuat oleh kebanyakan organisasi dan institusi, baik itu

intitusi negeri maupun swasta, mempuyai banyak macam dengan muatan

ataukandungan isi yang sangat berbeda-beda.

Menurut Sedarmayanti (2003: 83) dalam tata kearsipan, berdasarkan

sifat,surat dinas dibedakan menjadi:

1. Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang harus diterima oleh yang bersangkuttanpa

dibuka (tetap bersampul):

2. Surat Terbuka

Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan harus dibuka,

dicatatoleh petugas kearsipan.Surat terbuka menurut nilai dan kepentingan

isinya, dibedakan menjadi:

a. Surat Penting

Surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak

lanjut,menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat

menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan,

kelembagaan,kepegawaian, keuangan, dan kebendaan;

b. Surat Biasa/ Rutin

Surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut danbila

surat termaksud hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumberlain;

c. Surat Rahasia

Surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan,karena

jika bocor dapat menimbulkan kerusakan/ kerugian besar,mengurangi atau

menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya.Sedangkan surat

dinas menurut klasifikasi Bratawidjaja yang dikutip dalam Rahardi (2008:

18)adalah sebagai berikut :


24

1. Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas adalah surat dinas yang berisi permohonan

kepadasuatu badan atau orang perorangan agar dating atau hadir dalam

sebuahpertemuan pada hari atau tanggal, waktu dan tempat yang telah

ditentukandan dicantumkan dalam surat undangan dinas tersebut;

2. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat dinas yang isinya sebuah

pengalihankekuasaan dari seseorang kepada orang lain, untuk bertindak

ataumelaksanakan sesuatu berhubung pemberi kuasa tersebut tidak

dapatmelaksankannya sendiri;

3. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat dinas yang intinya adalah untukmengantarkan

sesuatu dari pihak tertentu kepada pihak lain;

4. Surat perintah

Surat perintah adalah surat dinas yang isinya menerangkan bahwa

orangyang diberi surat perintah diperintahkan dan ditugaskan oleh

pimpinanuntuk menjalankan tugas tertentu;

5. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat dinas yang diedarkan dengan maksud

agarpesan atau berita dinas yang diedarkan diketahui para anggota atau

orang-orangtertentu, sesuai dengan maksud pengedaran surat itu;

6. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat dinas yang isinya pernyataan

untukmemberikan suatu keputusan sesuai dengan bunyi keputusan itu;

7. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat dinas yang isinya memberikan

keteranganmengenai sesuatu agar pihak-pihak yang bersangkutan tidak


25

menimbulkankeragu-raguan. Surat keterangan biasanya juga disebut surat

referensi atauvsurat rekomendasi;

8. Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja adalah surat dinas yang isinya memerintahkan

untukmelaksanakan suatu pekerjaan sesuai bunyi yang tertera didalam

suratperintah tersebut;

9. Surat Tugas

Surat tugas merupakan surat dinas yang berisi penugasan dari atasan

yangharus dilakukan staf atau bawahan dan memuat petunjuk apa yang

harusdilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan kerja;

10. Surat Instruksi

Surat instruksi merupakan surat dinas yang memuat petunjuk-

petunjuksecara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan

dalamrangka pelaksanaan suatu ketepatan. Selain itu, surat ini juga

memuatpetunjuk dan tuntunan mengenai cara pelaksanaan dalam

melaksanakanketepatan atau kebijaksanaan;

11. Surat Pengumuman

Surat pengumuman merupakan surat dinas yang berisi pemberitahuansuatu

hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umummaupun

kepada pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yangdicakup dalam

pengumuman tersebut;

12. Surat Nota Dinas

Surat nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan

antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam intern) dinas,

yangbersangkutan yang sifatnya meminta penjelasan dan keputusan;

13. Memorandum

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi di lingkungan dinasyang

sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).


26

2.10 Pengertian Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

Menurut PT. PLN Persero (2012), AMS (Aplikasi Manajemen Surat)

merupakan suatu aplikasi yang berfungsi sebagai sarana untuk mengelola

administrasi kesekretariatan yang bukan bersifat rahasia, guna menjamin

kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat,

pencarian surat baik surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk

khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur, Aplikasi ini dipakai untuk

menyimpan data-data surat menyurat dalam bentuk softcopy juga membantu

menunjukkan lokasi/tempat hardcopy disimpan. Dengan aplikasi ini akan

memberi kemudahan untuk user yang berkepentingan dalam melakukan

pengarsipan maupun pencarian.


27

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan

pendekatan kualitatif.Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang

menggambarkan keadaan subjek atau objek penelitian (seseorang, lembaga,

masyarakat, dan lain-lain) berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana

adanya.Menurut Patton dalam kutipan (Poerwandari, 2007) metode kualitatif

memungkinkan peneliti untuk meneliti isu terpilih, kasus-kasus atau kejadian

secara mendalam dan detail, fakta berupa kumpulan dan tidak dibatasi oleh

kategori yang ditetapkan sebelumnya.Kelebihan metode kualitatif adalah prosedur

yang khusus menghasilkan data yang detail dan kaya tentang individu dan kasus-

kasusnya. Penelitian ini dimaksudkan untuk menunjukkan sistem

pengarsipansurat menyurat pada PT. PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara.

Kelebihan metode kualitatif adalah prosedur yang khusus menghasilkan data yang

detail dan kaya tentang individu dan kasus-kasusnya.Kelebihan lainnya adalah

menghasilkan data yang mendalam dan detail serta penggambaran yang hati-hati

tentang situasi, kejadian-kejadian, orang-orang, interaksi dan perilaku yang

teramati Patton dalam kutipan(Poerwandari, 2007).

(Suparlan, 2005) mengatakan bahwa dalam pendekatan kualitatif yang

menjadi sasaran kajian/penelitian adalah kehidupan sosial atau masyarakat

sebagai sebuah kesatuan yang menyeluruh.Karena itu penelitian harus dilakukan

secara teliti, mendalam, dan menyeluruh untuk memperoleh gambaran mengenai

prinsip-prinsip umum atau pola-pola yang berlaku umum sehubungan dengan

gejala-gejala yang ada dalam kehidupan sosial masyarakat yang diteliti sebagai

kasus itu sendiri.


28

3.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian untuk skripsi yang berjudul “Evaluasi Sistem Manajemen

Kearsipan Surat Menyurat Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara”

ialah di PT. PLN yang beralamat di Jalan Komodor Laut Yos Sudarso No. 284

Medan 20115 Sumatera Utara.

3.3 Informan Penelitian

Informan dalam penelitian ini adalah orang-orang yang dapat memberikan

informasi selengkap-lengkapnya serta relevan dengan tujuan penelitian.Peneliti

menggunakan informan kunci (key informan).Informan kunci yang dipilih

berjumlah Tiga (3) orang.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Tipe-

tipe pengumpulan data dalam penelitian kualitatif sangat beragam disesuaikan

dengan masalah, tujuan penelitian dan sifat objek yang diteliti. Wawancara,

observasi, diskusi kelompok terfokus, analisis terhadap karya, analisis dokumen,

analisis catatan pribadi, studi kasus, studi riwayat hidup adalah jenis pengumpulan

data dalam penelitian kualitatif (Poerwandari, 2007).

Menurut Lofland dan Lofland (Moleong, 2006) sumber utama dalam

penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan.Kata-kata dan tindakan ini dapat

dicatat melalui perekaman suara atau melalui catatan tertulis, pengambilan foto

dan statistik.Pencatatan sumber data utama dalam dapat dilakukan dengan

wawancara dan observasi yang merupakan hasil gabungan dari kegiatan melihat,

mendengar dan bertanya. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode

pengumpulan data dengan wawancara mendalam, observasi saat wawancara,studi

kepustakawanan, dan Dokumentasi

1. Observasi

Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu

penelitian. Peneliti mengadakan pengamatan secara langsung yang


29

berhubungan dengan evaluasi sistem kearsipan surat menyurat pada PT. PLN

(persero) Wilayah Sumatera Utara.

2. Wawancara

Teknik wawancara yang dilakukan adalah dengan menggunakan teknik

funnelling oleh Smith (dalam Poerwandari, 2007) yaitu memulai dari

pertanyaan-pertanyaan yang umum yang makin lama khusus dan makin

khusus.Wawancara dilakukan untuk memperoleh keterangan dan memperoleh

informasi yang mendalam tentang evaluasi sistem pengarsipan surat menyurat

yang meliputi jenis arsip yang disimpan, penyimpanan arsip yang digunakan,

prosedur surat masuk dan keluar, proses penemuan kembali.Selain itu juga

ingin mengetahui tentang fasilitas, sistem penyimpanan, petugas kearsipan,

serta lingkungan tempat arsip disimpan.

3. Studi kepustakawanan

studi kepustakawanan merupakan metode pengumpulan data melalui berbagai

literature dan dokumen yang berkaitan dengan penelitian.

4. Dokumentasi

Dokumentasi digunakan untuk memperoleh data dari hasil laporan dan

keterangan-keterangan secara tertulis, tergambar, terekam ataupun tercetak

seperti foto dan dokumen, cara ini digunakan untuk memperoleh data tertulis

yang berhubungan mengenai evaluasi sistem manajemen pengarsipan surat

menyurat pada PT. PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara.

3.5 Alat Bantu Pengumpulan Data

Menurut Poerwandari (2007) dalam metode wawancara, alat yang terpenting

adalah peneliti sendiri. Namun, untuk memudahkan pengumpulan data, peneliti

membutuhkan alat bantu.Alat bantu yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Tape Recorder (Alat perekam)

Suatu wawancara tidak bijaksana jika hanya mengandalkan ingatan saja,

karena indera manusia terbatas, yang memungkinkan peneliti untuk

melewatkan hal-hal yang tidak terseleksi oleh indera yang mendukung

penelitian.Menurut Poerwandari (2001), sedapat mungkin suatu


30

wawancara perlu direkam dan dibuat transkripnya secara verbatim (kata

demi kata).

2. Pedoman Wawancara

Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini bersifat semi terstruktur

untuk mengingatkan peneliti mengenai aspek-aspek yang dibicarakan,

sekaligus menjadi daftar pengecek (checklist) tentang aspek yang telah dan

yang belum dibicarakan.Pedoman wawancara berupa open ended question,

disusun berdasarkan teori postpurchase dissonance dan teori price. Pada

pelaksanaannya, pedoman wawancara ini tidak digunakan secara kaku.

Tidak tertutup kemungkinan bagi peneliti untuk menanyakan hal-hal di

luar pedoman wawancara, supaya data yang dihasilkan lebih lengkap dan

bervariasi

3.6 Analisis Data

Teknik analisis data yang dipergunakan adalah metode analisis data deskriptif

yaitu metode yang menganalisis data atau informasi yang telah terkumpul untuk

menggambarkan sistem pengarsipan surat-menyurat pada PT. PLN (Persero)

wilayah Sumatera Utara. Proses analisis data dapat dilaksanakan melalui beberapa

tahap, yaitu :

a. Reduksi data

Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada

penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi dari data yang

berlangsung secara terus menerus selama penelitian dilakukan dan

berlanjut sesudah penelitian lapangan sampai laporan akhir tersusun

b. Penyajian data

Penyajian adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan

kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan

tindakan.Penyajian data perlu disusun secara sederhana dari informasi

yang kompleks ke dalam bentuk analisis yang mudah dipahami.

c. Penarikan kesimpulan


31

Penarikaan kesimpulan penelitian dilakukan dengan melihat hasil reduksi

data dan tetap mengacu pada perumusan masalah serta tujuan yang hendak

dicapai. Data yang telah disusun dihubungkan dan dibandingkan antara

yang satu dengan yang lain sehingga mudah untuk ditarik kesimpulan

sebagai jawaban dari setiap permasalahan yang ada.

3.7 Keabsahan Data

Pada penelitian kualitatif untuk menjaga keabsahan data maka peneliti

menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan

meminta penjelasan lebih lanjut. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan

keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data atau keperluan

pengecekan sebagai pembanding terhadap data. Teknik triangulasi yang

digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, arsip, hasil

wawancara, hasil observasi atau juga dengan mewawancarai lebih dari

satu subjek yang dianggap memiliki sudut pandang yang berbeda. Peneliti

dalam hal ini mewawancarai informan pemilik serta pengelola arsip surat

masuk dan keluar.

2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data

yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai

teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji

terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel, jurnal dan buku.

3. Triangulasi Metode

Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan informan atau

data dengan cara yang berbeda. Dalam penelitian ini, peneliti

menggunakan metode wawancara yang didukung dengan metode

observasi pada saat wawancara dilakukan.


32

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran singkat PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Jika listrik mulai ada

di wilayah Indonesia Tahun 1893 di daerah Batavia (Jakarta sekarang), maka 30

tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan yang sekarang ada di Jalan

Listrik No.12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM/OGEM perusahaan swasta

Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung pura dan

Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (1928), Berastagi dan

Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan

Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937).

Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih pengelolaan

Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan

perluasan jaringan.Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera

Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi

pemerintahan tentara Jepang waktu itu. Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945,

dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh

penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan milik swasta Belanda dari

tangan Jepang. Perusahaan listrik yang sudah di ambil alih itu diserahkan kepada

Pemerintah RI.Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu, maka dengan itu

ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik. Sejarah memang

membuktikan bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan

Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar surat keputusan Presiden

No.163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik Milik Swasta

Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat 2 UUD 1945.

Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan

Listrik Negara Distributor Cabang Sumatera Utara (Sumatera Timur dan Tapanuli)

yang pada awalnya dikepalai R. Sukarno (merangkap kepala di Aceh), tahun 1959

dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri


33

PPUT No.16/1/20 tanggal 20 mei 1961, maka organisasi kelistrikan diubah.

Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi. Tahun 1965, PBU

PLN dibubarkan dengan peraturan menteri PUT No.9/PRT/64 dan peraturan

Menteri No.1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15

kesatuan daerah ekploitasi.Sumatera Utara tetap menjadi eksploitasi I.

Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN eksploitasi I Sumatera Utara

tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No.KPTS s009/DIRPLN/66

tanggal 14 April 1966, PLN eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu

sektor, yaitu cabang Medan, Sibolga, Pematang Siantar (berkedudukan di Tebing

Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai perusahaan

umum Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab

membangkitkan, menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh

wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN ekploitasi I Sumatera Utara diubah

menjadi PLN ekploitasi II Sumatera Utara.

Setelah di keluarkannya peraturan pemerintah No. 23/1994 tanggal 16 Juni

1994 maka di tetapkan status PLN sebagai Persero. Adapun yang menjadi latar

belakang perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi listrik yang terus

meningkat. Pada abad 21 nanti, PLN harus mampu menggunakan tolak ukur

Internasional dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang

berani transparan, terbuka, desentralisasi profit center dan cost center. Untuk

mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong

perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup besar dan

berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang

terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.

Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami

pertumbuhan dan perkembangan yang sangat pesat, hal ini ditandai dengan

semakin bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas kelistrikan,

kemampuan pasokan listrik dan indikasi-indikasi pertumbuhan lainnya. Untuk

mengantisipasi pertumbuhan dan perkembangan kelistrikan Sumatera Utara di


34

masa-masa mendatang serta sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas

pelayanan jasa kelistrikan, maka berdasarkan surat keputusan nomor

078.K/023/DIR/1996

Tanggal 8 Agustus 1996 dibentuk organisasi baru dibidang jasa pelayanan

kelistrikan yaitu PT. PLN (persero) pembangkit dan penyaluran Sumatera Utara.

Dengan pembentukan organisasi baru PT. PLN (persero) pembangkit dan

penyaluran Sumatera Utara yang dipisah dari PT. PLN (persero) wilayah II, maka

fungsi pembangkit dan penyaluran yang sebelumnya dikelola PT. PLN (persero)

wilayah II terpisah tanggung jawab pengelolaannya ke PT. PLN pembangkitan

dan penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT. PLN (persero) wilayah II

berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik.Pada Tahun 2003 PT.

PLN (persero) wilayah II berubah menjadi PT. PLN (persero) wilayah Sumatera

Utara.

4.2 Jenis Surat Masuk dan Keluar

Surat merupakan media komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan

informasi atau pesan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Ada

beberapa fungsi surat antara lain untuk memberitahu informasi, mengirimkan

permintaan, sebagai alat bukti tertulis, sebagai alat pengingat sesuatu dan sebagai

pedoman kerja. Surat pun jadi bagian penting dalam komunikasi di lembaga atau

instansi tertentu.Berikut pernyataan informan I-1 dan I-2 mengenai jenis surat

masuk dan keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

I-1 : “PT. PLN (Persero) Sumatera Utara menangani berbagai jenis surat

masuk dan keluar yaitu surat nota dinas, surat ekstern, surat keterangan,

surat pernyataan, surat perjanjian, surat amandemen, surat perintah kerja

dan surat kuasa”.

I-2 : “Untuk surat masuk dan keluar memiliki cetak dan non cetak. Untuk

jenis surat cetak, disimpan di dalam rak yang tersedia di suatu ruangan


35

tertentu. Dan untuk jenis surat non cetak, di simpan pada aplikasi

manajemen surat (AMS)”.

Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa hanya

beberapa jenis surat yang dikelola dan jenis surat disimpan pada dua bagian yaitu

cetak dan non cetak.

4.3 Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar

Pengelolaan Arsip surat masuk dan keluar adalah semua kegiatan yang di

lakukan sejak penerimaan dan pengiriman surat, pengelolaan/penyelesaian hingga

surat tersebut disimpan dan dikirim. Adapun kegiatan pengelolaan arsip surat

masuk dan keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah tata

naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi arsip.

4.3.1 Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi atau alat komunikasi

dalam bentu tertulis yang dibuat atau dikeluarkan yang meliputi pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah

dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Adapun

pernyataan I-1 dalam kegiatan tata naskah dinas pada PT. PLN (persero) wilayah

Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

I-1 : “tata naskah dinas pada PT. PLN (persero) wilayah Sumatera Utara

dilakukan menurut peraturan yang diatur dalam surat keputusan yang

berlaku”.

Dari pernyataan informan dapat diketahui bahwa PT. PLN (persero)

wilayah Sumatera Utara melakukan tata naskah dinas berdasarkan surat keputusan

yang berlaku saat ini.

4.3.2 Klasifikasi Arsip Surat

Klasifikasi adalah pengelompokan dokumen (arsip) menurut permasalahan,

kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama dari seluruh proses


36

kegiatan yang dilakukan oleh instansi (unit kerja) dalam rangka melaksanakan

tugas/wewenang dan fungsinya. Pengelompokan yang dimaksud dilakukan secara

sistematis dan logis serta berjenjang dengan diberi tanda-tanda khusus yang

berfungsi sebagai kode. Berikut pernyataan dari informan I-1 dalam

mengklasifikasi arsip yaitu sebagai berikut :

I-1 : “Klasifikasi arsip dibedakan berdasarkan golongan yang membahas

topik yang sama dan dikelompokkan kedalam surat masuk dan keluar yang diatur

pada aplikasi manajemen surat (AMS)”.

Dari pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa PT. PLN (persero)

wilayah Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan pengklasifikasian arsip secara

lebih spesifik, pengelola arsip surat masuk dan keluar, mengklasifikasikan arsip

menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS).

4.3.3 Jadwal Retensi Arsip Surat

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi

rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip

ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. Adapun pernyataan dari informan

I-1 dan I-2 mengenai jadwal retensi arsip pada PT. PLN (persero) wilayah

Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

I-1 : “Untuk jadwal retensi arsip, arsip yang sudah memiliki jangka waktu

yang cukup lama, tidak dimusnakan melainkan dipindahkan ke database

agar aplikasi manajemen surat (AMS) tidak over load dan memudahkan

aplikasi untuk digunakan.

I-2 : “Setelah dilakukan pemindahan arsip ke dalam database, dapat

memudahkan pengelola dalam melakukan pencarian arsip dan

pengumpulan arsip yang baru”.


37

Dari pernyataan informan di atas, dapat diketahui bahwa pengelola arsip

surat masuk dan keluar melakukan pemindahan arsip ke dalam database aplikasi

tidak berat dan dapat mempermudah pengelola dalam mengoperasikan aplikasi

manajemen surat (AMS) dan pencarian arsip yang dibutuhkan.

4.3.4 Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Surat

Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta

arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh kepala ANRI.Klasifikasi

keamanan arsip merupakan pengkategorian atau penggolongan arsip berdasarkan

klasifikasi arsip pada dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan Negara,

publik dan perorangan.Sedangkan klasifikasi akses arsip adalah pengkategorian

pengaturan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otoritas

legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip. Adapun pernyataan

dari informan I-1 dan I-2 dalam klasifikasi keamanan dan akses arsip adalah

sebagai berikut :

I-1 : “Klasifikasi keamanan arsip surat dilakukan dengan prosedur yang

sudah ditetapkan. Arsip surat disimpan dan di akses hanya menggunakan ID

tertentu saja. Karena aplikasi bersifat non cetak, pemindahan arsip yang sudah

cukup lama, dilakukan secara rutin agar arsip surat yang baru dapat disimpan

tanpa adanya over load”.

I-2 : “Untuk akses arsip surat hanya dapat akses pengelola arsip karena tidak

bersifat umum. Akses arsip surat menggunakan username dan password”.

Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip surat

pada PT. PLN (persero) wilayah Sumatera Utara tidak bersifat umum dan hanya

bisa di akses melalui pengelola arsip surat.


38

4.4 Layanan Arsip Surat

Layanan arsip yang baik harus memberikan petunjuk pelaksanaan teknis

dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya. Kegiatan layanan arsip yang

perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap permintaan, pencarian,

pencatatan, peminjaman monitoring dan pengembalian arsip surat ke tempat

penyimpanan semula. Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan

informasi dari unit kerja yang menyimpan suatu arsip. Berikut pernyataan dalam

layanan arsip yaitu sebagai berikut :

I-1 : “dalam layanan arsip pada aplikasi manajemen surat, layanan arsip

untuk surat keluar tidak ada dalam sekretariat arsip, pengelola layanan

arsip surat hanya melayani surat masuk yang disimpan pada aplikasi

manajemen surat (AMS)”.

4.4.1 Pencarian Arsip Surat Masuk

Dari pernyataan informan diatas dapat diketahui bahwa pengelola arsip surat

pada PT. PLN (persero) wilayah Sumatera Utara hanya melayani arsip surat

masuk menggunakan aplikasi manajemen surat (AMS)


39

4.5 Aplikasi Manajemen Surat

Aplikasi manajemen surat (AMS) merupakan suatu aplikasi yang berfungsi

sebagai sarana untuk mengelola administrasi kesekretariatan, guna menjamin

kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian

surat baik surat masuk, surat keluar produk hukum, surat bentuk khusus maupun

nota dinas, yang lebih terukur. Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data-data

surat menyurat dalam bentuk softcopy juga membantu menunjukkan lokasi atau

tempat hardcopy disimpan. Dengan adanya aplikasi ini akan memberikan

kemudahan untuk user yang berkepentingan dalam melakukan pengarsipan

maupun pencarian. Adapun pernyataan dari informan I-1 mengenai aplikasi

manajemen surat adalah sebagai berikut :

I-1 : “Pengguna Aplikasi manajemen surat saat ini adalah setiap pegawai

PLN wilayah Sumatera Utara yang terkait dengan proses penyelesaian

sesuai isi dalam surat, dimana diawali entri datanya oleh sekretariat

sebagai unit tata usaha.

4.5.1 Tampilan awal Aplikasi manajemen surat


40

4.5.2 Tampilan Aplikasi manajemen surat setelah login

Dari pernyataan informan diatas dapat diketahui bahwa pengelola arsip

surat di aplikasi manajemen surat pada PT. PLN (persero) wilayah Sumatera

Utara bahwa AMS hanya dapat diakses oleh pegawai PLN wilayah Sumatera

utara dan setiap pegawai atau yang terlibat harus ikut bertanggung jawab dan

menjaga agar setiap surat yang diproses melalui AMS tidak dimanfaatkan untuk

kepentingan yang dapat merugikan perusahaan.

4.6 Rangkuman Penelitian

Klasifikasi arsip pada zaman modern ini, PT. PLN (persero) wilayah

Sumatera Utara telah mengubah proses klasifikasinya kedalam bentuk digital dan

mempunyai AMS (aplikasi manajemen sistem) yang berfungsi agar aplikasi yang

digunakan tidak berat dan dapat mempermudah pengelola dalam mengoperasikan

aplikasi manajemen surat (AMS) dan pencarian arsip yang dibutuhkan sehingga

dapat mempersingkat waktu dalam proses temu kembali arsip. Arsip tersebut

ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan

oleh kepala ANRI. Klasifikasi keamanan arsip merupakan pengkategorian atau

penggolongan arsip berdarkan klasifikasi arsip.Oleh sebab itu, arsip pada PT.

PLN (persero) wilayah Sumatera Utara menjadi konsumsi untuk kalangan


41

pegawai atau bagian yang berhubungan kepada arsip tidak pidana. Selain itu juga

Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data-data surat menyurat dalam bentuk

softcopy dan juga memberitahu lokasi atau tempat hardcopy disimpan.


42

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara langsung,

maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip surat masuk dan keluar berbasis

web menggunakan aplikasi manajemen surat (AMS) pada PT. PLN (persero)

wilayah Sumatera Utara dan dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip

surat masuk dan keluar dilakukan berdasarkan tata naskah dinas yang ada di PT.

PLN (Persero) wilayah Sumatera utara yang memiliki pengaturan jenis, format,

penyiapan, pengamanan, pengambsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas,

serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Adapun beberapa

masalah yang terjadi yaitu arsip surat masuk masih ada yang berbentuk cetak.

Oleh karena itu penggunaan Aplikasi Manajemen Surat belum dipergunakan

secara maksimal oleh pengelola.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil wawancara dan kesimpulan di atas maka peneliti

memberikan saran kepada PT. PLN (persero) Wilayah Sumatera Utara yaitu :

1. Dalam pengelolaan arsip surat masuk dan keluar pada PT. PLN (persero)

wilayah Sumatera Utara sudah sangat bagus dalam menggunakan

teknologi pada zaman sekarang alangkah baiknya jika pengelolaan arsip

surat masuk dan keluar juga dapat diakses oleh publik untuk menambah

wawasan masyarakat dalam pengetahuan terkhusus untuk bagian arsip dan

sistem arsip.

2. Memaksimalkan Aplikasi Manajemen Surat dengan baik agar arsip surat

masuk cetak dapat dikelola menjadi non cetak.

3. Tetap berkembang mengikuti zaman dan perkembangan teknologi

informasi untuk aplikasi yang sudah diterapkan di PT. PLN (persero)


43

wilayah Sumatera Utara dengan begitu dapat menghemat dalam ruang

maupun dalam prasarana lainnya.

4. Dalam mengelola arsip itu sendiri diperlukan tenaga ahli yang memang

menggeluti dalam bidangnya, salah satunya yaitu ilmu perpustakaan.


44

DAFTAR PUSTAKA

Ahmad, Rosdianah. 2017. Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Arsip Surat

Keluar Berbasis Web di Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat

Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.

Ali, Adelan. 2009. Panduan Lengkap Korespondensi. Jakarta: ESKA MEDIA

Amalia, Ririn. 2013. Manajemen Kearsipan Di Badan Perpustakaan Dan

Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Surabaya

ANRI.2016. Instumen Pengelolahan Arsip Dinamis.Jakarta : Jurnal Kearsipan

ANRI.2008.ORGANISASI DAN LAYANAN KEARSIPAN.Jakarta.Jurnal

Kearsipan.

Vol 3,No1.

Ayu,Dyan. (2009). Prosedur Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Umum Sub

Bagian Perpustakaan Dinas Penindustrian dan Perdangan Provinsi Jawa

Tengah. Skripsi.Semarang.FE UNS

Barthos,Basir . Manajemen Kearsipan.Edisi 1. Cet 7, Jakarta : Bumi Aksara,2009

X,274 hal ; 21 Cm.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Cangkringan Kabupaten Sleman. Skripsi. Yogyakarta: FE UNY

Endang, Sri R.; Mulyani, Sri; Suyetty. 2006. Menangani Surat Masuk Dan Keluar

(Mail Handling). Jakarta: Erlangga

Endang,sri,dkk..Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan.Jakarta:

Penerbit Erlangga. 2006.

Lofland dan Lofland dikutip oleh Dr.Lexy J Moleong, Metode Penelitian

Kualitatif, bandung : Rosdakarya, 2006

Meirinawati, 2015.Manajemen Kearsipan Untuk Mewujudkan Tata Kelola

Administrasi Perkantoran yang Efektif Dan Efisien. Surakarta

Musliichah. 2016. Bunga Rampai Kearsipan

Nurulita,Annisa .(2015). Sistem pegelolaan Arsip Pada Administrasi Perkantoran

di Biro Umum secretariat jendral Kementrian Perkerja Umum Republik

Indonesia.Skripsi.Jakarta : Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.


45

Perpusnas.2009 , “ Undang undang Republik Indonesia Nomor 43 Tentang

kearsipan.pdf .87Nomor43Tahun2009.co.id (diakses pada 30 Oktober

2017)

Perpusnas.2012 “ Undang undang Nomor 28 Tahun 2012 Pelaksanaan Undang

undang nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan”. Pdf.www58pp-no-28-

tahun2012.com (diakses pada 30 Oktober 2017)

Perpustakaan Dinas Penindustrian dan Perdangan Provinsi Jawa Tengah.

Skripsi.Semarang.FE UNS

Poerwandari, K. 2007. Pendekatan kualitatif dalam penelitian psikologi. Jakarta:

PSP3 Fakultas Psikologi Universitas Indonesia.

Salim, Peter. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer.

Jakarta : Modern English Press

Sedarmayanti, 2003, Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja, Penerbit

Ilham Jaya, Bandung.

Sedianingsih, dkk.(2010). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.Jakarta

: Kencana Prenada Media Group

Silmi.(2002), Pengertian Surat. Sinar Jaya, Jakarta.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern.Yogyakarta: Erlangga

Suparlan.2005. Menjadi Guru Efektif. Yogyakarta: Hikayat

Susfa,Sri. 2015. Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu Kembali di

Pusat Arsip (Record center),Politeknik Negeri Semarang. Semarang.

Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol.4 No 3.

PT. PLN (Persero) Distributor Jawa Timur, 2012. Proprietary and

Confidential.Tim Support AMS, Surabaya

Wursanto. 2002. Pengertian surat keluar,Surabaya: Fajar

Undang-undang : UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan


46

LAMPIRAN I

PEDOMAN WAWANCARA PENELITIAN

Berikut daftar pertanyaan wawancara untuk menjawab rumusan masalah

bagaimana “Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web

Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Pada PT. PLN (persero)

Wilayah Sumatera Utara” yang ditujukan kepada staff bagian arsip surat.

Daftar Pertanyaan :

1. Apakah aplikasi manajemen surat (AMS) yang sudah dibangun dan

digunakan, cukup efektif dalam melakukan manajemen kearsipan pada

PT. PLN?

2. Bagaimana sistem pengelolaan arsip surat masuk dan keluar pada PT.

PLN?

3. Apa kelebihan dan kekurangan dengan adanya aplikasi manajemen surat

(AMS) yang saat ini di gunakan pada PT. PLN?

4. Apa yang dilakukan jika Aplikasi manajemen surat (AMS) mengalami

kerusakan sistem (error)?

5. Apakah ada kendala dalam melakukan arsipsurat menyurat pada PT.

PLN?

6. Bagaimana peranan Arsip pada PT. PLN (persero) Wilayah Sumatera

Utara?

7. Berapa banyak surat masuk dan keluar pada tahun 2018?

8. Bagaimana sistem arsip surat masuk dan keluar pada PT. PLN Wilayah

Sumatera Utara?

9. Bagaimana sarana dan prasarana arsip surat masuk dan keluar pada PT.

PLN?

10. Bagaimana dengan jadwal penyusutan arsip? Apakah pada PT. PLN di

lakukan penyusutan? Jika tidak, apa kendalanya?


http://pt.pn/

47

11. Bagaimana pengamanan yang dilakukan oleh PT. PLN terhadap arsip

surat jika suatu saat terjadi bencana seperti kebakaran, gempa bumi, dan

sebagainya?


48

LAMPIRAN II

TRANSKIP WAWANCARA

1. Hasil Transkip wawancara Informan I

Wawancara dilakukan 5 Agustus 2019 pada pukul 09.00 WIB yang

bertempat di lokasi PT. PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara, dengan

Ibu Deni oktavia yang beralamat di jalan Yos Sudarso Medan. Berikut

hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan

dengan I-1.

P : Selamat pagi bu, saya Robhytua Sihombing, mahasiswa Ilmu

Perpustakaan USU. Saya ingin melakukan penelitian di PT. PLN ini.

I-1 : Iya selamat pagi dek, boleh silahkan duduk. Ada yang bisa saya bantu?

P : Begini bu, saya mau bertanya tentang jenis surat, ada berapa jenis surat

masuk dan keluar yang ditangani PT. PLN ini bu?

I-1 : Oh itu ya dek. Kalo untuk jenis nya, ada surat nota dinas, surat ekstern,

surat keterangan, surat pernyataan, surat perjanjian, surat amandemen,

surat perintah kerja dan surat kuasa.

P : Terus bu, untuk suratnya sendiri, ada cetak dan non cetak kan bu?

I-1 : Oh iya, itu ada kok. Untuk surat masuk dan keluar emang ada cetak dan

non cetak. Untuk jenis surat yang cetak, disimpan di dalam rak yang

disediakan di suatu ruangan tertentu. Dan untuk jenis surat non cetak, di

simpan pada aplikasi manajemen surat.

2. Hasil Transkip wawancara Informan II

Wawancara dilakukan pada tanggal 12 Agustus 2019 pada pukul 10.00

WIB yang bertempat di lokasi PT. PLN (persero) wilayah Sumatera Utara

dengan ibu Nurbaini Panggabean yang beralamat di jalan Yos Sudarso

Medan. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan

informan disimbolkan dengan I-2.


49

P : Selamat pagi bu. Saya Robhytua Sihombing mahasiswa Ilmu

Perpustakaan USU. Saya minggu kemarin sudah observasi disini sama Ibu

Deni Oktavia. Saya disuruh jumpai ibu mau bertanya tentang pengelolaan

arsip surat masuk dan keluar di PT. PLN ini bu.

I-2 : Oh iya dek, kemarin juga Ibu Deni Oktavia sudah pernah bilang sama

saya. Silahkan duduk aja dek. Mau nanya soal apa dek? Saya bantu sebisa

ibu ya.

P : begini bu, saya mau bertanya seputaran pengelolaan arsip surat masuk

dan keluar. Untuk pengelolaan tata naskah dinas, bagaimana bu?

I-2 : untuk tata naskah dinas di PT. PLN ini dek, dilakukan menurut peraturan

yang diatur dalam surat keputusan yang berlaku, begitu dek.

P : Terus bu, untuk klasifikasi arsip suratnya, gimana bu?

I-2 : Kalo untuk itu, klasifikasi arsip dibedakan berdasarkan golongan yang

membahas topik yang sama dan dikelompokkan ke dalam surat masuk

dan keluar yang di atur pada aplikasi manajemen surat atau AMS nya dek.

P : Oh begitu ya bu, kalo untuk jadwal retensi arsip nya, apakah ada

pemusnahan atau sejenisnya bu?

I-2 : Kalo untuk jadwal retensi arsip, arsip yang udah lama, gak dimusnahkan

dek, cumin dipindahkan ke database aja biar aplikasinya gak berat. Entar

kalo berat jadi susah digunakan. Jadi gitu solusi nya dek.Kalo untuk yang

cetak, karena kebetulan dikit, sementara hanya di rak aja dulu dek.

P : Oh gitu ya bu. Terus bu, untuk keamanan dan akses ke arsip nya, gimana

bu?

I-2 : Kalo untuk keamanan nya ya itu tadi dek. Biar gak berat, dipindahkan ke

database jadi gak ada yang arsip yang lama gak ketimpah sama arsip yang

baru. Terus kalo untuk aksesnya sendiri, menggunakan ID dan Password,

karena gak bersifat umum dek.


50

P : Oh begitu ya bu. Mungkin untuk saat ini, saya cuman mau nanya yang itu

aja bu. Maaf ya bu kalau sudah mengganggu waktunya. Misalnya kalau

ada kekurangan data, saya boleh tanya lagi kan bu? Terima kasih banyak

atas waktunya bu.

I-1 : Boleh kok dek. Kalo ibu selagi bias, pasti di bantu kok dek. Iya sama-

sama dek

3. Hasil Transkip wawancara Informan III

Wawancara dilakukan pada tanggal 19 Agustus 2019 pada pukul 14.00

WIB yang bertempat di lokasi PT. PLN (persero) wilayah Sumatera Utara

dengan ibu Heva Novita Dewi yang beralamat di jalan Yos Sudarso

Medan. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan

informan disimbolkan dengan I-3.

P : Selamat pagi bu. Saya Robhytua Sihombing mahasiswa Ilmu

Perpustakaan USU. Saya minggu kemarin sudah observasi disini sama Ibu

Nurbaini Panggabean. Saya disuruh jumpai ibu mau bertanya tentang

pengelolaan arsip surat masuk dan keluar di PT. PLN ini bu.

I-3 : Oh iya dek, kemarin juga Ibu Nurbaini Panggabean sudah pernah bilang

sama saya. Silahkan duduk aja dek. Mau nanya soal apa dek? Saya bantu

sebisa ibu ya.

P : Begini bu, bagaimana untuk pelayanan arsip surat pada aplikasi AMS

kepada orang lain yang nantinya membutuhkan arsip disini bu?

I-3 : Kalau untuk layanan arsip pada aplikasi manajemen surat, layanan arsip

untuk surat keluar nya gak ada disini dek, di sekretariat arsip. Jadi disini

hanya melayani surat masuk yang disimpan pada aplikasi manajemen surat

(AMS), begitu dek.

P : Terus bu, untuk pengguna AMS itu sendiri, apa hanya pegawai

sekretariat arsip saja bu?


51

I-3 : Enggak kok dek. Ada juga beberapa dari unit pelayanan lain. Untuk

pengguna Aplikasi manajemen surat saat ini, setiap pegawai PLN wilayah

Sumatera Utara yang terkait dengan proses penyelesaian sesuai isi dalam

surat, dimana di awali entri datanya oleh sekretariat sebagai unit usaha nya

dek.

P : Oh begitu ya bu. Makasih banyak atas informasi nya ya bu. Saya rasa

untuk sekarang ini sudah cukup. Kalo nanti ada data yang kurang, saya

boleh hubungi ibu kan?

I-3 : Boleh dek, nanti kabari aja kalau kamu mau datang kesini atau mau

nanya informasi yang kurang.

P : Oke bu, kalo begitu saya permisi dulu ya bu, selamat siang bu.

I-3 : Iya dek, selamat siang juga dek.


52

1.1 Tampilan Surat masuk

1.2 Tampilan Surat Keluar


Documents

PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR BERBASIS …