APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR …

APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR PADA PRODI FISIKA SAINS UNIVERSITAS

COKROAMINOTO PALOPO

ERNI JAMAL

1604411019

FAKULTAS TEKNIK KOMPUTER

UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO

2020

APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA PRODI FISIKA SAINS UNIVERSITAS COKROAMINOTO

PALOPO

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer

pada Program Studi Informatika Fakultas Teknik Komputer Universitas

Cokroaminoto Palopo

ERNI JAMAL

1604411019

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK KOMPUTER


2020


LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

Jalan Latammacelling No. 19 Kota Palopo 91913 - Sulawesi Selatan

Telepon (0471) 22111, Fax. (0471) 325055. Website http://www.uncp.ac.id

Lampiran:

SURAT PERNYATAAN

KEASLIAN NASKAH

SKRIPSI/TESIS*

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Erni Jamal

NIM : 1604411019

Program Studi : Informatika

Fakultas : Teknik Komputer

menyatakan bahwa naskah Skripsi/Tesis* Saya dengan

Judul : Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto

Palopo

adalah benar merupakan karya asli saya yang dibuat berdasarkan serangkaian

gagasan, rumusan, metode, dan penelitian yang telah saya laksanakan sendiri.

Sumber informasi dalam karya ini telah dituliskan sesuai dengan kaidah pengutipan

yang berlaku dan telah dicantumkan dalam daftar pustaka dan belum pernah

dipublikasikan.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan sebaik-baiknya tanpa ada paksaan dari

pihak manapun dan apabila dikemudian hari ditemukan keterangan yang tidak

benar maka saya bertanggung jawab atas segala akibat yang ditimbulkan.

Palopo, 14

November 2020

Yang Membuat

Pernyataan

Materai 3000

Erni Jamal

NIM. 1604411019 * disesuaikan dengan jenis karya ilmiah

http://www.uncp.ac.id/

http://www.uncp.ac.id/

v

ABSTRAK

Erni Jamal. 2020. Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada

Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo (dibimbing oleh Rusmala dan

Andi Jumardi).

Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi

pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo, yang hingga saat ini pelayanan pada prodi fisika sains masih

menggunakan sistem manual seperti proses pendataan atau pencatatan data surat

masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda atau buku polio yang bisa

saja hilang atau rusak. Jenis penelitian ini yang digunakan yaitu Research and

Development (R &D) yang mengacu pada metode pengembangan sistem waterfall.

Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara dan

dokumentasi. Tahapan penelitian yaitu analisis, desain, pengkodean, pengujian dan

implementasi. Aplikasi pengarsipan surat dimodelkan menggunakan UML (Unified

Modeling Language) yang terdiri dari diagram use case, diagram sequence,

diagram activity, diagram class. Keempat diagram ini digunakan untuk memberikan

gambaran alur pembuatan dan penggunaan aplikasi pengarsipan surat yang akan

dijadikan acuan bagi programmer dalam membuat aplikasi pengarsipan surat.

Pembuatan aplikasi pengarsipan surat menggunakan bahasa pemrograman Visual

Basic dan database system menggunakan Microsoft Access serta pembuatan

laporan menggunakan Crystal Reports. Pengujian sistem menggunakan metode

white box yang menghasilkan jumlah ACC 21, jumlah region 21, dan independent

path 21. Berdasarkan hasil pengujian black box yang telah dilakukan dapat

disimpulkan bahwa aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar layak

digunakan dan berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Perangkat lunak dapat

mengetahui fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface,

kesalahan kinerja dan secara fungsional mengeluarkan hasil yang sesuai dengan

yang diharapkan. Hasil penelitian ini berupa program aplikasi pengarsipan surat

yang dapat digunakan dalam pengelolaan data surat masuk dan surat keluar.

Kata kunci: Visual Basic, Microsoft Access, Crystal Reports, Pengarsipan surat.

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT.

yang telah mencurahkan rahmat dan taufik-Nya dalam setiap langkah yang penulis

tempuh dalam penulisan skripsi ini. Sholawat dan salampun penulis haturkan

kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW, Beserta keluarga dan para

sahabatnya yang telah memberikan tauladan baik sehingga akal dan fikiran penullis

masih diberikan kesempatan dan kesehatan untuk menyelesaikan penyusunan

skripsi ini, penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun

dari berbagai pihak, karena skripsi yang penulis buat ini masih sangat jauh dari

kesempurnaan.

Penulis merasa bahwa penyelesaian penulisan skripsi tidak terlepas dari

bimbingan dan dorongan dari pihak kampus, terutama pada dosen yang dengan

setia mengajar mahasiswa selama kurang lebih 4 tahun. Karena itu sepantasnyalah

penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya karena telah

mendewasakan mahasiswanya dengan ilmu sebagai bekal pada masa sekarang dan

masa akan datang, sekaligus penulis menyampaikan mohon maaf yang sebesar-

besarnya kepada semua dosen, mungkin selama perkuliahan penulis berbuat

sesuatu yang tidak berkenan.

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-

pihak yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan dan penyusunan skripsi ini

diantaranya:

1. Bapak Prof. Drs. Hanafie Mahtika, Ms. selaku Rektor Universitas Cokroaminoto

Palopo yang dengan motivasi beliau dapat meningkatkan inspirasi penulis.

2. Ibu Rusmala, S.Kom., M.Kom., selaku Dekan Fakultas Teknik Komputer

Universitas Cokroaminoto Palopo.

3. Bapak Nirsal, S.Kom, M.Pd., selaku Wakil Dekan Fakultas Teknik Komputer

Universitas Cokroaminoto Palopo.

4. Bapak Muhammad Idham Rusdi, S.T., M.Kom., selaku ketua Program Prodi

Studi Informatika.

vii

5. Ibu Rusmala, S.Kom., M.Kom. selaku Dosen Pembimbing I yang telah

memberikan arahan, bimbingan, dan motivasi sehingga skripsi ini dapat

terselesaikan.

6. Andi Jumardi, S.Pd., M.Pd. selaku Dosen Pembimbing II yang telah

memberikan petunjuk, bimbingan, dan motivasi kepada penulis.

7. Kedua orang tua yang selalu setia memberikan doa, bantuan dan semangat baik

berupa moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

8. Seluruh teman-teman seangkatan penulis pada Program Studi Informatika

Fakultas Teknik Komputer Universitas Cokroaminoto Palopo, khususnya

teman-teman dikelas A angkatan 2016 mulai dari semester pertama hingga

semester akhir selalu memberikan dukungannya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini.

Dengan kelapangan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya semoga segala bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat

balasan yang setimpal dari Allah SWT. Amin.

Palopo, November 2020

Erni Jamal

viii

RIWAYAT HIDUP

Erni Jamal, Lahir di Kampung Baru pada tanggal 08 Februari

1993, merupakan anak kedua dari empat bersaudara, buah hati

dari pasangan Jamal dan Oda. Penulis menempuh pendidikan

dasar di SD Negeri 92 Karetan tahun 2001 sampai dengan tahun

2016. Kemudian pada tahun yang sama melanjutkan pendidikan

Sekolah Menengah Pertama di SMP Negeri 3 Lamasi dan tamat tahun 2009.

Selanjutnya penulis melanjutkan pendidikan di SMK Negeri 4 Walenrang dan

tamat pada tahun 2012. Pada tahun 2016 penulis mendaftar sebagai mahasiswa

program studi Informatika pada Universitas Cokroaminoto Palopo.

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ ii

ABSTRAK .......................................................................................................... iv

KATA PENGANTAR ....................................................................................... v

RIWAYAT HIDUP ............................................................................................ vii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL .............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ............................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 2

1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................... 2

1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................... 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Kajian Teori ................................................................................... 4

2.2 Hasil Penelitian yang Relevan ....................................................... 11

2.3 Kerangka Pikir ............................................................................... 12

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian................................................................................ 13

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ......................................................... 13

3.3 Batasan Penelitian ........................................................................... 13

3.4 Tahapan Penelitian .......................................................................... 14

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

4.1 Hasil Penelitian ............................................................................... 37

4.2 Pembahasan Penelitian .................................................................... 49

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 52

5.2 Saran ............................................................................................... 52

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 53

x

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Simbol use case diagram ................................................................................. 8

2. Simbol sequence diagram ............................................................................... 9

3. Simbol class diagram ...................................................................................... 10

4. Simbol activity diagram .................................................................................. 10

5. Rancangan database........................................................................................ 33

6. Hasil pengujian white box ............................................................................... 47

7. Hasil pengujian ahli......................................................................................... 48

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Kerangka pikir ................................................................................................ 12

2. Sistem yang berjalan ....................................................................................... 16

3. Sistem yang diusulkan .................................................................................... 16

4. Use case diagram staff prodi ......................................................................... 18

5. Use case diagram staff dekan ........................................................................ 19

6. Activity diagram login .................................................................................... 19

7. Acvtivity diagram halaman utama .................................................................. 20

8. Activity diagram mengelola data surat masuk ............................................... 21

9. Activity diagram simpan surat masuk ............................................................ 21

10. Activity diagram edit data surat masuk ........................................................ 22

11. Activity diagram hapus surat masuk ............................................................. 23

12. Activity diagram cari data surat masuk ........................................................ 23

13. Activity diagram scan surat masuk .............................................................. 24

14. Activity diagram input data surat keluar ....................................................... 24

15. Activity diagram simpan surat keluar ............................................................ 25

16. Activity diagram edit data surat keluar.......................................................... 26

17. Activity diagram hapus surat keluar .............................................................. 26

18. Activity diagram cari surat keluar ................................................................ 27

19. Activity diagram scan surat keluar ............................................................... 27

20. Activity diagram login Dekan ...................................................................... 28

21. Activity diagram laporan surat masuk dan surat keluar ............................... 28

22. Sequence diagram ........................................................................................ 29

23. Class diagram ............................................................................................... 30

24. Tampilan login surat masuk dan surat keluar ............................................... 31

25. Rancangan menu utama ................................................................................ 31

26. Rancangan tampilan menu input data surat masuk ....................................... 32

27. Rancangan tampilan menu input surat keluar ............................................... 32

28. Rancangan menu laporan surat masuk dan surat keluar .............................. 33

29. Tampilan halaman login ................................................................................ 37

30 Tampilan halaman menu utama ..................................................................... 38

xii

3.1 Tampilan halaman input surat masuk ........................................................... 38

3.2 Tampilan halaman input surat keluar ............................................................ 39

3.3 Tampilan halaman laporan surat masuk ........................................................ 39

3.4 Tampilan halaman laporan surat keluar ........................................................ 40

3.5 Flowgraph menu login .................................................................................. 40

3.6 Flowgraph menu utama ................................................................................ 41

3.7 Flowgraph surat masuk ................................................................................. 43

4.8 Flowgraph surat keluar ................................................................................. 44

4.9 Flowgraph laporan surat masuk dan surat keluar ......................................... 46

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Pedoman observasi ....................................................................................... 55

2. Pedoman wawancara .................................................................................... 56

3. Dokumentasi pengumpulan data .................................................................. 57

4. Instrument pengujian white box rancangan sistem/model ........................... 59

5. Dokumentasi hasil implementasi ................................................................. 65

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi saat ini semakin berkembang dengan pesat, sehingga

menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan

perkembangan teknologi tersebut. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut

bisa dirasakan berbagai bidang baik dari bidang akademik maupun non-akademik.

Manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data

yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Dengan bantuan teknologi

informasi, segala proses pengolahan data dalam sistem bisa dilakukan di berbagai

tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien. Namun masih banyak

ditemukan dalam suatu instansi/perusahaan yang melakukan berbagai kesalahan

dalam proses pengelolaan surat atau data-data penting yang ada. Seperti

ditemukannya ada data atau surat yang tercecer ataupun rusak, sehingga dapat

menyebabkan kerugian bagi perusahaan tersebut.

Pengelolaan surat merupakan hal sangat penting bagi sebuah organisasi.

Melalui surat setiap bagian dari instansi baik yang berada di dalam maupun di luar

instansi melakukan komunikasi. Berbagai informasi penting mengenai kegiatan

instansi disampaikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan melalui surat. Surat

adalah sebuah komunikasi tertulis yang digunakan oleh pengirim untuk

mengirimkan berita atau informasi kepada penerima. Surat pula dapat dijadikan

sebuah bukti atau dasar untuk melakukan tindakan tertentu karena memiliki tanda

keabsahan perintah yang kuat, yaitu tanda tangan pembuatnya.

Universitas Cokroaminoto Palopo merupakan salah satu Universitas yang

berada di Kota Palopo yang memiliki beberapa Program Studi, salah satunya yaitu

Fisika Sains. Namun manajemen surat masuk ataupun surat keluar yang dilakukan

oleh Prodi masih memiliki beberapa kekurangan, seperti proses pendataan atau

pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda atau

buku polio yang bisa saja hilang atau rusak. Penyimpanan berkas yang masih

menggunakan lemari sehingga surat-surat menjadi bertumpuk dan rusak

2

Dengan adanya permasalahan tersebut, kebutuhan akan adanya aplikasi

pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains menjadi suatu hal

yang penting untuk mengubah metode pengolahan surat yang berkomputerisasi

untuk memudahkan pengarsipan dokumen tersebut. Sisetm ini bertujuan untuk

meningkatan efisiensi, ketepatan, dan keamanan dokumen.

Berdasarkan uraian di atas bahwa penelitian ini bertujuan untuk membuat

atau merancang suatu aplikasi yang sangat diperlukan agar memudahkan,

membantu, menyelasaikan proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar

sehingga penulis ingin melakukan penelitian dengan judul “Aplikasi Pengarsipan

Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan sebelumnya, maka rumusan

permasalahan dalam penelitian ini yaitu bagaimana merancang sebuah aplikasi


Cokroaminoto Palopo?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin didapat oleh penulis dari hasil penelitian ini adalah untuk

merancang sebuah aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Prodi

Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi hasil dari penelitian ini dapat memberikan manfaat:

1. Peneliti

Dijadikan sebagai suatu acuan dalam merancang sebuah sistem baru serta

menambah wawasan, penerapan teknologi komputer dalam perancangan aplikasi

bagi penulis khususnya dan bagi para mahasiswa lainnya serta mengembangkan

pengetahuan yang telah didapat di kampus dan diterapkan di dunia nyata.

2. Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo

Hasil rancangan aplikasi ini diharapkan agar memberikan kemudahan

dalam mengelola surat dan memberikan solusi pada Prodi Fisika Sains Universitas

3

Cokroaminoto Palopo guna mengantisipasi hambatan-hambatan yang terjadi pada

sistem penyimpanan surat yang sedang berlangsung.

3. Akademik

Manfaat penelitian ini terhadap dunia akademik adalah sebagai sarana

dalam pengembangan dunia akademik khususnya penelitian-penelitian yang akan

datang.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Kajian Teori

Kajian teori dalam proses penelitian merupakan tahap awal yang penting

untuk diperhatikan oleh para peneliti. Para ahli memberikan banyak definisi teori

dalam penelitian.

1. Aplikasi

Aplikasi adalah penggunaan komputer, instruksi atau pernyataan yang

diatur sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output.

Aplikasi adalah unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan

beberapa kegiatan seperti sistem bisnis, permainan layanan komunitas, iklan, atau

semua proses yang hampir dilakukan orang.

Aplikasi adalah program siap pakai yang dibuat untuk melakukan fungsi

bagi pengguna layanan aplikasi serta penggunaan aplikasi lain yang dapat

digunakan oleh target untuk ditargetkan.

Perangkat lunak aplikasi adalah sub class perangkat lunak komputer yang

memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan tugas yang

diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang

mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tetapi tidak secara langsung

menerapkan kemampuan itu untuk melakukan tugas yang menguntungkan

pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah manajer kata, lembar

kerja, dan pemutar media.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah program

yang dibuat untuk melakukan dan melakukan tugas-tugas khusus pengguna, yang

merupakan seri atau perintah yang akan dijalankan oleh komputer.

2. Surat

Surat adalah selembar kertas dalam bentuk apapun atau dalam bentuk

apapun yang berisi informasi tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang

membutuhkan. Dapat juga dikatakan bahwa surat tersebut adalah pernyataan

tertulis untuk menyampaikan informasi atau informasi dari satu pihak ke pihak lain.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh pengirim untuk

mengirim berita atau informasi ke penerima. Surat juga memiliki fungsi

5

dokumentasi yang berisi rekaman tentang aktivitas organisasi. Surat tersebut juga

dapat digunakan sebagai alat bukti atau dasar untuk melakukan tindakan tertentu

karena memiliki tanda kuat keabsahan perintah, yaitu tanda tangan pencipta.

Disimpulkan bahwa surat tersebut merupakan alat komunikasi yang berisi

informasi baik tertulis maupun bergambar yang akan disampaikan kepada pihak

lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan,

efektivitas dan perekonomian.

3. Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau lembaga lain

kepada pihak terkait. Surat masuk adalah target komunikasi tertulis yang diterima

dari instansi atau individu untuk menyampaikan informasi atau informasi dari satu

pihak ke pihak lain.

Surat masuk merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi

berupa tulisan di atas kertas oleh satu pihak kepada pihak lain, baik perorangan

maupun organisasi. Surat tersebut merupakan bentuk komunikasi tertulis di mana

terdapat beberapa unsur pengirim surat, yaitu, pihak yang menyampaikan pesan

tersebut. Pesan surat itu, isi surat yang disampaikan (pemberitahuan,

permintaan/permintaan, pernyataan, perintah, laporan, dan lain-lain). Penerima

surat, pihak yang menerima pesan.

Disimpulkan bahwa surat tersebut merupakan alat komunikasi yang berisi

informasi baik tertulis maupun bergambar yang akan disampaikan kepada pihak

lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan,

efektivitas dan perekonomian.

4. Pengertian Surat keluar

Surat keluar adalah semua tulisan kantor atau kantor berita yang dikirim ke

organisasi internal dan unit organisasi yang ada dalam satu lingkungan perusahaan

di luar lingkungan perusahaan (extern organization) baik instansi pemerintah

maupun swasta. Dari definisi di atas sehingga surat keluar adalah surat yang

dikeluarkan oleh agensi atau perusahaan kepada agensi atau perusahaan lain, yang

dibuat oleh sekretaris dengan perintah bos.

6

Surat keluar adalah surat lengkap (tanggal, bernomor, dicap dan

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh lembaga atau

lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui surat atau kurir.

Disimpulkan bahwa surat keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh

organisasi/agensi yang ditujukan kepada organisasi lain di luar organisasi itu

sendiri.

5. Pengertian Arsip

Arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli, atau

salinan, sehingga dapat ditemukan dengan mudah sesuai kebutuhan. Arsip dapat

menjadi surat, surat perintah, perbuatan, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat

digunakan sebagai bukti yang sah untuk tindakan dan keputusan.

Arsip adalah salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting

untuk mendukung proses kegiatan administrasi dan manajemen suatu instansi.

Semua kegiatan yang dilakukan oleh agensi, baik itu proposal, korespondensi atau

dokumen lainnya akan diarsipkan. Informasi yang direkam adalah bukti dan

dokumentasi atau memori untuk lembaga terkait.

Disimpulkan bahwa arsip adalah catatan apa pun yang ditulis, dicetak, atau

diketik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang memiliki arti dan tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi dicatat di atas kertas.

6. Visual Basic

Visual Basic adalah program yang digunakan untuk membuat aplikasi

berbasis Microsoft Windows dengan cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan

alat untuk membuat aplikasi sederhana sampai aplikasi kompleks baik untuk tujuan

pribadi atau untuk keperluan perusahaan / agensi dengan lebih banyak sistem.

Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang cukup populer dan mudah

dipelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Antarmuka

Pengguna Grafis), atau program yang memungkinkan pengguna komputer

berkomunikasi menggunakan media grafis atau gambar dengan komputer tersebut.

Visual Basic berasal dari bahasa pemrograman DASAR (Beginners All Purpose

Symbolic Instruction Code). Karena bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan

populer, hampir setiap programmer berbicara bahasa ini.

7

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan Visual Basic adalah salah satu

alat pengembangan untuk membangun aplikasi di lingkungan Windows. Dalam

pengembangan aplikasi, Visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk

mendesain antarmuka pengguna dalam bentuk formulir, sedangkan untuk

pengkodeannya menggunakan dialek bahasa dasar yang cenderung mudah

dipelajari.

7. Microsoft Access

Microsoft Access adalah salah satu perangkat lunak pemrosesan database

yang berjalan di bawah sistem operasi Microsoft Windows. Microsoft Access adalah

salah satu program yang dapat melakukan manajemen database adalah cara

pemrosesan data terutama dalam teknologi komputer dan digunakan sebagai

pengaturan data.

Microsoft Access adalah salah satu aplikasi Microsoft Office Suite. Access

dibuat untuk membuat dan menangani database, seperti database Age, yang

disebutkan di sub-bab sebelumnya. Setiap jendela memiliki bilah judul, ikon

minimalkan, maksimalkan ikon, (atau Pulihkan), dan tutup ikon. Bilah judul di

jendela Aplikasi berisi nama aplikasi (Microsoft Access). Bilah judul di jendela

database berisi nama database yang sedang dibuka (AGAPEI).

Dari kesimpulan di atas dapat disimpulkan bahwa Microsoft Access adalah

program aplikasi untuk membuat database untuk memproses data. Data bisa berasal

dari tabel atau queri.

8. UML (Unified Modeling Language)

Unified Modeling Languege (UML) adalah bahasa visual untuk pemodelan

dan komunikasi tentang sistem menggunakan diagram dan teks kustom. UML

adalah bahasa yang telah menjadi standar industri untuk memvisualisasikan,

merancang, dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak. Berikut adalah

berbagai diagram UML.

Unified Modeling Languege (UML) adalah bahasa yang telah menjadi

standar industri untuk memvisualisasikan, merancang, dan mendokumentasikan

sistem perangkat lunak. Saat ini sudah banyak versi UML yang digunakan dalam

tahap analisis dan desain sistem. Versi terbaru adalah UML versi 2.5, tetapi versi

yang telah diterima oleh object management group (OMG), badan yang bertugas

8

mengeluarkan standar teknologi berorientasi objek dan komponen perangkat lunak

adalah UML versi 2.0.

Berdasarkan keterangan, dapat disimpulkan bahwa UML adalah alat untuk

memodelkan sistem menggunakan OOAD. UML menyediakan bahasa pemodelan

visual yang memungkinkan pengembang sistem untuk membuat cetak biru desain

sistem dalam bentuk buku, mudah dipahami dan dilengkapi dengan mekanisme

yang efektif untuk berbagi dan mengkomunikasikan desain sistem.

a. Use case diagram

Menurut (Rosa & Shaluddin, 2018) diagram kasus penggunaan atau

diagram kasus penggunaan adalah pemodelan untuk melakukan (perilaku) sistem

informasi yang akan dibuat. Kasus penggunaan menjelaskan interaksi antara satu

atau lebih aktor dan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case

digunakan untuk mencari tahu fungsi apa yang ada dalam informasi dan siapa yang

memiliki hak untuk menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Persyaratan penamaan

pada kasus penggunaan adalah bahwa namanya defensible sesederhana mungkin

dan dapat dimengerti. Berikut adalah simbol yang digunakan dalam use case.

Tabel 1. Simbol use case diagram

No Simbol Nama Keterangan

1

Actor Menspesifikasikan himpunan

peran yang pengguna mainkan

ketika berinteraksi dengan use

case.

2

Generalization Hubungan dimana objek anak

(descendent) berbagi perilaku

dan struktur data dari objek

yang ada di atasnya objek

induk (ancestor).

5

Association Apa yang menghubungkan

antara objek satu dengan objek

lainnya.

6

Use Case Deskripsi dari urutan aksi-aksi

yang ditampilkan sistem yang

menghasilkan suatu hasil yang

terukur bagi suatu actor.

b. Sequence diagram

Menurut diagram urutan (Rosa & Shaluddin, 2018) menggambarkan

perilaku objek pada use case dengan menggambarkan masa hidup objek pesan yang

dikirim dan diterima antar objek. Banyak diagram urutan yang harus dijelaskan

9

setidaknya sebanyak definisi kasus penggunaan yang memiliki proses sendiri atau

yang penting semua kasus penggunaan yang telah mendefinisikan interaksi jalur

pesan yang sudah tercakup pada diagram urutan sehingga semakin banyak kasus

penggunaan yang ditentukan maka diagram urutan yang harus dibuat juga semakin

banyak. Berikut adalah simbol yang digunakan dalam diagram urutan.

Tabel 2. Simbol Sequence diagram

No Nama Simbol Keterangan

1 Object1

Lifline Objek entity, antarmuka yang

saling berinteraksi.

2

activation Menyatakan objek dalam

keadaan aktif dan berinteraksi,

semua yang terhubung dengan

waktu aktif ini adalah sebuah

tahapan yang dilakukan di

dalamnya.

3 Message1

Message call Menyatakan sebuah objek

memanggil operasi/metode

yang ada pada objek lain atau

dirinya sendiri.

4 Message2

Message return Menyatakan bahwa suatu

objek yang telah menjalankan

suatu operasi atau metode

menghasilkan suatu

kembalian ke objek tertentu,

arah panah mengarah pada

objek yang menerima

kembalian.

c. Class diagram

Menurut (Rosa & Shaluddin, 2018) diagram class menggambarkan

struktur sistem dalam hal mendefinisikan kelas yang akan dibuat untuk membangun

sistem. Diagram kelas dibuat agar program atau programmer membuat kelas

berbasis desain di diagram kelas sehingga dokumentasi desain dan perangkat lunak

sinkron. Dalam banyak kasus, desain kelas dibuat tidak kompatibel dengan kelas

yang dibuat pada perangkat lunak, jadi tidak ada gunanya merancang karena apa

yang dirancang dan hasilnya tidak cocok.

10

Tabel 3. Simbol Class diagram

No Simbol Nama Keterangan

1 Class1

Class Hubungan dimana objek

anak berbagi perilaku data

dari objek yang ada di

atasnya objek induk.

2

Asosiasi berarah Relasi antarkelas dengan

makna umum, asosiasi

biasanya juga disertai

dengan multiplicity.

d. Activity diagram

Menurut (Rosa & Shaluddin, 2018) diagram aktivitas menjelaskan alur kerja

atau aktivitas sistem atau proses yang ada dalam perangkat lunak. Hal penting yang

perlu diperhatikan di sini adalah diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem

bukanlah apa yang dilakukan oleh aktor, sehingga aktivitas yang dapat dilakukan

sistem.

Tabel 4. Activity diagram No Simbol Nama Keterangan

1

Initial State Bagaimana objek dibentuk

atau diawali

3

Action State dari sistem yang

mencerminkan eksekusi

dari suatu aksi.

4

Activity Final State Bagaimana objek dibentuk

dan dihancurkan

5

Decision Asosiasi percabangan

dimana jika ada pilihan

aktivitas lebih dari satu.

9. Konsep dasar metode pengujian White Box

White boxtesting adalah cara pengujian dengan melihat modul untuk

meneliti kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak.

Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis

yang dilakukan, maka garis program, variabel, dan parameter yang terlibat dalam

unit akan diperiksa satu per satu dan diperbaiki, lalu diolah ulang. Sehingga dapat

disimpulkan bahwa tes kotak putih adalah:

a. Petunjuk untuk mendapatkan program besar 100%.

b. Semua pengujian dilakukan pada setiap jalur logika.

c. Mengembangkan kasus pengujian untuk mengerjakan program.

11

d. Mengevaluasi hasilnya sehingga kasus pengujian akan melaksanakan logika

program secara mendalam.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik

pengujian white box adalah antara lain sebagai berikut:

1) Dapat menjamin seluruh independent path di dalam modul yang dikerjakan

2) Sekurang-kurangnya satu kali

3) Dapat mengerjakan seluruh keputusan logika

4) Dapat mengerjakan seluruh perulangnya yang sesuai dengan batasannya

5) Dapat mengerjakan seluruh struktur data internal yang menjamin validitas

2.2 Hasil Penelitian yang Relevan

Hasil penelitian dibawah ini relevan dengan penelitian yang akan penulis

lakukan baik dari segi rancangan maupun penerapannya, tempat dan sistem yang

berbeda.

1. “Permohonan Pengajuan Surat Keluar Masuk Berbasis Web di Dinas Koperasi

dan Usaha Kecil Provinsi Jawa Barat". Dari penelitian ini aplikasi surat masuk dan

keluar dapat dikembangkan menggunakan metode model air terjun dan dibangun

dengan bahasa pemrograman PHP menggunakan Framwork Codeingniter, selain

mengelola database menggunakan MySQL. Dengan tersedianya aplikasi surat

masuk dan keluar di dinas koperasi dan usaha kecil provinsi Jawa Barat, dapat

mempermudah sekretariat dalam pengarsipan surat, memfasilitasi disposisi

pegawai, dan memberikan keputusan surat keluar.

2. “Pengembangan Permohonan Pengajuan Surat di Bagian Informatika

Sekretariat Daerah Kabupaten Garut untuk Kemudahan dalam Disposisi Surat".

Dalam penelitian ini dapat memberikan solusi atas permasalahan yang ada dengan

mengacu pada proses desain yang telah dilakukan sebelumnya, yaitu

mempermudah staf informatika umum Kabupaten Garut dalam mengajukan surat

yang masuk dan surat keluar serta mempermudah kepala bagian informatika untuk

melakukan Proses Pembangunan dengan Pemodelan Terpadu Languange yang

dikembangkan oleh Graddy Booch. Ivar Jacobson dan James Rumbaugh. Model

ini memiliki beberapa tahap yaitu model analisis, model desain, model

implementasi, model penyebaran dan model uji.

12

3. “Aplikasi Pengolahan Surat Desain di Desa Tanjung Kamuning''. Keuntungan

dari penelitian ini adalah dapat mencetak laporan dan dapat menyimpan laporan

yang lebih terorganisir dengan baik di direktori penyimpanan. Pembatasan aplikasi

dilakukan berdasarkan proses pengolahan surat masuk dan surat keluar di Desa

Tanjungkamuning. Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini

adalah metode persyaratan, analisis, desain, implementasi, dan pengujian USDP

(Unified Software Development Process).

2.3 Kerangka Pikir

Bagaimana membuat sebuah aplikasi yang nantinya dapat membantu dalam

proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo.

Kerangka pikir merupakan susunan dari pokok permasalahan sehingga

menghasilkamn suatu solusi, dan digambarkan sebagai berikut:

Aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar

Dalam manajemen surat masuk ataupun surat keluar yang dilakukan oleh Prodi

masih memiliki beberapa kekurangan, seperti proses pendataan atau pencatatan

data surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda atau buku

polio yang bisa saja hilang atau rusak. Untuk Penyimpanan berkas surat masuk

dan surat keluar yang masih menggunakan lemari sehingga surat-surat menjadi

bertumpuk dan rusak.

Merancang dan membuat aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar

pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo dengan

menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan Microsoft Access

2007 sebagai database.

Pembuatan aplikasi pengarsipan surat ini menghasilkan aplikasi yang

mempermudah staff prodi dalam mengelola data surat masuk, data surat keluar,

serta pembuatan laporan data menjadi lebih efisien dan efektif.

Gambar 1. Kerangka pikir

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini menggunakan

Research and Development (R&D) yang saat ini merupakan salah satu jenis

penelitian yang banyak dikembangkan. Sering diartikan sebagai suatu proses atau

langkah-langkah untuk mengembangkan produk baru atau menyempurnakan

produk yang telah ada (Estri Dwi Martianingtiyas, 2019:1). Model prosedural

adalah model deskriptif yang mengembangkan alur atau langkah-langkah

prosedural yang harus diikuti untuk menghasilkan produk tertentu (Setyosari,

2015:284). Penelitian R&D dilakukan secara bertahap dan sistematis yang mengacu

pada metode waterfall yang dimulai dari tahap penelitian (observasi), pengumpulan

data, analisis, perancangan system, desain, pembuatan (coding), pengujian (testing),

dan penerapan (implementasi).

Jenis penelitian Research and Development (R&D) dipilih karena jenis ini

sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin dicapai yakni, karena dapat

menghasilkan produk yang dapat diuji kevalidasian dan keefektifan produk dalam

penerannya. Adapun produk yang ingin dibangun dalam penelitian ini adalah

sebuah aplikasi.

3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Universitas Cokroaminoto Palopo, yang

beralamat jalan Sungai Rongkong Kota Palopo. Waktu penelitian ini dimulai dari

bulan Desember tahun 2019 dengan melakukan observasi dan pengumpulan data,

setelah itu dilanjutkan dengan mendesain sistem yang akan dibuat kemudian

membuat sistem yang telah dirancang kedalam bentuk program. Selanjutnya tahap

pengujian sistem yang dilaksanakan dibulan Februari tahun 2020 dan juga membuat

laporan penelitian dibulan yang sama yaitu bulan Februari.

3.3 Batasan Penelitian

Hal ini, agar tidak terjadi kerancuan ataupun kesimpangsiuran dalam

menginterprestasikan hasil penelitian. Ruang lingkup penelitian dimaksudkan

sebagai penegasan mengenai batasan-batasan objek. Ruang lingkup dalam

14

penelitian ini yaitu aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Prodi

Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo. Adapun batasan masalah dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut:

Penelitian ini dilakukan khusus untuk Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo yang terletak di Kampus 2 Jln. Sungai Rongkong Kota

Palopo.

1. Penelitian ini berfokus pada rancang bangun Aplikasi Pengarsipan Surat

Masuk dan Surat Keluar dimana berfokuskan pada surat masuk dan surat keluar.

2. Aplikasi pengarsipan surat ini dibuat serta diterapkan untuk membantu

permasalahan di Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo dalam

pengarsipan surat masuk dan surat keluar, agar lebih memudahkan tanpa memakan

waktu yang lama dalam pengarsipan datanya.

3. Rancang bangun Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang

akan ditampilkan adalah halaman login, halaman menu utama, halaman input data

surat masuk, dan halaman input data surat keluar.

4. Desain sistem menggunakan UML (Unified Modelling Language)

5. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic dan

database Microsoft Access.

3.4 Tahapan Penelitian

1. Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:

a. Pengamatan (Observasi)

Observasi merupakan proses yang dilakukan untuk mendapatkan data

dengan melakukan pengamatan langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap

fenomena yang terkait tanpa mengajukan pertanyaan. Dalam hal ini, secara

langsung penulis telah mengamati peristiwa yang terjadi di Prodi Fisika Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo dimana prodi masih menggunakan sistem

manual dalam mengelola data surat masuk dan surat keluar. Data-data tersebut

dicatat pada buku polio yang telah disediakan sebagai pengarsipan surat masuk dan

surat keluar.

15

b. Wawancara

Wawancara dilakukan kepada narasumber Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo yaitu Rahma H. Manrulu, S.Si., M.Sc. dengan cara

mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mendukung permasalahan. Penulis

melakukan wawancara yang bersifat informal dengan mengajukan beberapa

pertanyaan yang sederhana namun berkaitan dengan permasalahan yang ada pada

Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo. Pertanyaan-pertanyaan yang

penulis ajukan seperti bagaimana Prodi mengelola data surat masuk dan surat

keluar.

c. Dokumentasi

Dokumentasi suatu cara yang dilakukan untuk memperoleh data dan

informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang

berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian. Dokumentasi

digunakan mengumpulkan data kemudian ditelaah. Dokumentasi yang digunakan

dalam penelitian ini yaitu pembukuan data surat.

2. Analisis Sistem

a. Analisis Sistem yang Berjalan

Permasalahan yang ada dari sistem yang sedang berjalan yaitu, pengarsipan

atau penyimpanan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan cara manual

yaitu dengan mencatat menggunakan buku folio. Berikut analisis sistem yang

sedang berjalan:

16

Prodi Prodi

Membawa

Menerima

Membuat

Pengarsipan surat

masuk dan surat keluar

Laporan

Dekan

Gambar 2. Analisis sistem yang sedang berjalan

Gambar 2 menunjukkan bahwa terdapat dua aktor yaitu saff Prodi Fisika

Sains dan Dekan, dimana prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat masuk

dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo mulai

dari membawa surat, menerima surat, membuat, pengarsipan surat masuk dan surat

keluar serta rekap laporan surat semua dilakukan secara konvensional.

b. Analisis Sistem yang Diusulkan

Berdasarkan kondisi permasalahan pada sistem yang digambarkan di atas,

sistem yang diusulkan pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar di bawah:

Staff Prodi

Login

Input Surat Masuk

Database Surat

Masuk

Input Surat Keluar

Database Surat

Keluar

Lihat Laporan

Dekan

Gambar 3. Analisis sistem yang diusulkan

17

Gambar 3 aktivitas yang dilakukan Prodi pertama melakukan proses login

sesudah melakukan login, Prodi langsung masuk ke halaman selanjutnya, Prodi

menginput surat masuk, mengelola database surat masuk, menginput surat keluar,

dan mengelola database surat keluar serta dapat melihat laporan. Sedangkan

aktivitas yang dilakukan Dekan pada sistem ini yaitu pertama melakukan proses

login kemudian dapat melihat laporan surat masuk dan surat keluar.

c. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional, menggambarkan proses kegiatan yang akan

diterapkan dalam sebuah sistem dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan sistem

agar dapat berjalan dengan baik sesuai kebutuhan. Berikut kebutuhan fungsional:

a. Melakukan login ke sistem

b. Menginput data surat masuk

c. Menginput data surat keluar

d. Mengelola data pada sistem seperti menyimpan, dan menghapus

e. Melakukan logout dari sistem

d. Kebutuhan Non-Fungsional

Adapun analisis kebutuhan non-fungsional bertujuan agar aplikasi dapat

digunakan sesuai dengan kebutuhan. Dalam membangun sebuah aplikasi

dibutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras yang mendukung proses dari

sistem yang akan dibangun. Spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras yang

akan digunakan penulis dalam membangun aplikasi ini yaitu, sebagai berikut:

Kebutuhan perangkat lunak (software)

Adapun perangkat lunak pendukung yang digunakan dalam pembuatan

aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1) Operasi Windows 10 64-bit

2) Microsoft office Visio 2010-2007

3) Microsoft Access 2013

4) Microsoft Visual Basic

Kebutuhan perangkat keras (Hardware)

Adapun spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam membuat

aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo sebagai berikut:

18

1) Processor Intel(R) Celeron(R) 1.80GHz.

2) RAM 4096 MB.

3) Harddisk 320 GB (Gyga Byte)

3. Desain

a. Perancangan Model/Sistem

Perancangan sistem menggunakan pemodelan UML (Unified Modeling

Language), jenis UML yang digunakan adalah use case diagram, sequence

diagram, activity diagram dan class diagram berdasarkan sistem yang diusulkan.

1) Use case diagram

Rancangan model menggunakan use case diagram menggambarkan

deskripsi fungsi dari sebuah sistem perspektif pengguna.

a) Use case diagram staff Prodi

Staff Prodi

Login

Input Surat Keluar

Database Surat

Keluar

Input Surat Masuk

Database Surat

Masuk

Lihat Laporan

Gambar 4. Use case diagram staff Prodi

Gambar 4 menjelaskan lebih rinci sistem yang diusulkan mengenai staff

Prodi, dimana staff menginput data surat masuk dan surat keluar.

19

b) Use case diagram Dekan

Dekan

Login

Lihat Laporan

{OR}

Surat Masuk

{OR}

Surat Keluar

Gambar 5. Use case diagram Dekan

Gambar 5 menjelaskan bahwa Dekan hanya dapat login dan melihat rekap

laporan surat masuk dan surat keluar dari Prodi Fisika Sains.

2) Activity diagram

a) Activity diagram login

Activity diagram dibawah ini, menjelaskan bahwa user prodi dapat

melakukan proses login kedalam sistem terlebih dahulu untuk masuk ke halaman

utama, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 6 berikut ini:

STAFF PRODI SISTEM

Membuka menu login Menampilkan menu login

Input username dan password Menampilkan pesan error

T

Proses login berhasil

Menampilkan menu utama

Y

Gambar 6. Activity diagram login Prodi

20

Gambar 6 menjelaskan tentang prodi melakukan proses login dan yang

harus dilakukan untuk proses login yang pertama adalah mengakses halaman login

kemudian memasukkan username dan password kemudian sistem memvalidasi

username dan password yang telah dimasukkan, jika password dan username salah

maka prodi kembali memasukkan username dan password dan jika benar maka

halaman utama dari admin akan terbuka.

b) Activity diagram menu utama

Activity diagram di bawah ini, menjelaskan bahwa prodi dapat melakukan

aktivitas input data surat masuk dengan cara memilih halaman utama kemudian

melakukan aktivitas pilih menu kemudian akan menampilkan halaman utama yang

dipilih, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini.

Lihat menu Menampilkan halaman utama

STAFF PRODI SISTEM

Pilih menu Menampilkan halaman yang dipilih

Gambar 7. Activity diagram menu utama

Gambar 7 menjelaskan tentang staff prodi melakukan proses input data surat

masuk yang pertama adalah mengakses halaman utama untuk menampilkan

halaman yang dipilih kemudian melakukan aktivitas.

c) Activity diagram mengolah data surat masuk

Activity diagram di bawah ini, menjelaskan bahwa staff prodi dapat

melakukan aktivitas input data surat masuk dengan cara memilih menu input data

surat masuk kemudian melakukan aktivitas input data surat masuk atau menekan

beberapa tombol diinput surat masuk, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 8

berikut ini.

21

Memilih halaman input surat masuk Menampilkan halaman input surat masuk

STAFF PRODI SISTEM

Menginput surat masuk Memproses hasil simpan. edit, hapus, cari, scan, dan kembali

Gambar 8. Activity diagram mengelola data surat masuk


masuk yang pertama adalah mengakses halaman utama kemudian menginput data

surat masuk, jika data sudah tersisi maka langkah selanjutnya menekan salah satu

tombol maka sistem akan memproses ke database dan sistem juga menampilkan

data yang telah di input.

d) Activity diagram simpan surat masuk



surat masuk kemudian melakukan aktivitas simpan data surat masuk atau menekan

beberapa tombol simpan surat masuk, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 9.


STAFF PRODI SISTEM

Menyimpan surat masuk

Simpan

Memproses hasil simpan

Gambra 9. Activity diagram simpan surat masuk

22



surat masuk, jika sudah tersisi maka langkah selanjutnya menekan tombol simpan

maka sistem akan menyimpan ke database dan sistem juga menampilkan data yang

telah di input.

e) Activity diagram edit surat masuk



surat masuk kemudian melakukan aktivitas edit data surat masuk atau menekan

beberapa tombol edit surat masuk, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 10.


STAFF PRODI SISTEM

Mengedit surat masuk Memproses hasil edit

Edit

Gambar 10. Activity diagram edit surat masuk


masuk yang pertama adalah mengakses halaman utama kemudian mengedit data

surat masuk, jika sudah selesai maka langkah selanjutnya menekan tombol edit

maka sistem akan mengubah data yang sudah di edit ke database dan sistem juga

menampilkan data yang telah di input.

f) Activity diagram hapus surat masuk


melakukan aktivitas hapus data surat masuk dengan cara memilih data surat masuk

yang akan dihapus kemudian melakukan aktivitas hapus, lebih jelas dapat dilihat

Gambar 10 berikut ini:

23


STAFF PRODI SISTEM

Menghapus surat masuk Memproses hasil hapus

Hapus

Gambar 11. Activity diagram hapus data surat masuk

Gambar 11 menjelaskan tentang prodi melakukan proses hapus dengan

memilih jenis data surat masuk yang akan dihapus maka langkah selanjutnya

menekan tombol hapus.

g) Activity diagram cari surat masuk


aktivitas cari surat masuk dengan cara memilih kode surat masuk yang akan di cari

kemudian melakukan aktivitas, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini.


STAFF PRODI SISTEM

Mencari surat masuk Memproses hasil cari

Cari

Gambar 12. Aktivity diagram cari surat masuk

24

Gambar 12 menjelaskan tentang prodi melakukan proses cari database

dengan memilih kode surat masuk yang akan di cari maka langkah selanjutnya

menekan tombol cari.

h) Activity diagram scan surat masuk


melakukan scan surat masuk dengan cara memilih menu scan kemudian melakukan

aktivitas tersebut, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 13 berikut ini:


STAFF PRODI SISTEM

Menginput surat masuk dan mencari hasil scan Memproses hasil scan

Scan

Gambar 13. Activity diagram scan surat masuk

Gambar 13 menjelaskan tentang staff prodi melakukan proses scan surat


surat masuk, selanjutnya menekan tombol menu scan untuk mencari hasil scan

maka sistem akan memproses hasil scan.

i) Activity diagram menu input surat keluar

Aktivity diagram di bawah ini, menjelaskan bahwa prodi dapat melakukan

aktivitas input data surat keluar dengan cara memilih menu input data surat keluar

kemudian melakukan aktivitas input data surat keluar atau menekan berapa tombol

diinput surat keluar, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 14 berikut ini.

25

Memilih halaman input surat keluar Menampilkan halaman input surat keluar

STAFF PRODI SISTEM

Menginput surat keuar Memproses hasil simpan. edit, hapus, cari, scan, dan kembali

Gambar 14. Activity diagram input data surat keluar

Gambar 14 menjelaskan tentang prodi melakukan proses input data surat

keluar yang pertama adalah mengakses halaman utama kemudian menginput data

surat keluar, jika data sudah tersisi maka langkah selanjutnya menekan salah satu

tombol maka sistem akan memproses ke database dan sistem juga menampilkan

data yang telah di input.

j) Activity diagram simpan surat keluar


aktivitas input data keluar dengan cara memilih menu input data surat keluar

kemudian melakukan aktivitas simpan data surat keluar atau menekan beberapa

tombol simpan surat keluar, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 15 berikut ini.


STAFF PRODI SISTEM

Menyimpan surat keluar

Simpan

Memproses hasil simpan

Gambar 15. Activity diagram simpan surat keluar

26

Gambar 15 menjelaskan tentang prodi melakukan proses input data surat


surat keluar, jika data surat terisi maka langkah selanjutnya menekan tombol

simpan maka sistem akan menyimpan ke database dan sistem juga menampilkan

data yang telah diinput.

k) Activity diagram edit surat keluar


aktivitas input data keluar dengan cara memilih menu input data surat keluar

kemudian melakukan aktivitas edit data surat keluar atau menekan beberapa tombol

edit surat keluar, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 16 berikut ini.


STAFF PRODI SISTEM

Mengedit surat keluar Memproses hasil edit

Edit

Gambar 16. Activity diagram edit surat keluar

l) Activity diagram hapus surat keluar


aktivitas hapus data surat keluar dengan cara memilih data surat keluar yang akan

dihapus kemudian melakukan aktivitas hapus, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar

17 berikut ini.

27


STAFF PRODI SISTEM

Menghapus surat keluar Memproses hasil hapus

Hapus

Gambar 17. Activity diagram hapus data surat keluar

Gambar 17 menjelaskan tentang prodi melakukan proses hapus dengan

memilih jenis data surat keluar yang akan dihapus maka langkah selanjutnya

menekan tombol hapus.

m) Activity diagram cari surat keluar


aktivitas delete data surat keluar dengan cara memilih database surat keluar yang

akan dihapus kemudian melakukan aktivitas delete, lebih jelas dapat dilihat pada

Gambar 18 berikut ini.


STAFF PRODI SISTEM

Mencari surat keluar Memproses hasil cari

Cari

Gambar 18. Aktivity diagram cari surat keluar

Gambar 18 menjelaskan tentang prodi melakukan proses cari database

dengan memilih kode surat keluar yang akan di cari maka langkah selanjutnya

menekan tombol cari.

n) Activity diagram scan surat keluar

28


melakukan scan surat keluar dengan cara memilih menu scan kemudian melakukan

aktivitas tersebut, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 19 berikut ini:


STAFF PRODI SISTEM

Menginput surat keluar dan mencari hasil scan Memproses hasil scan

Scan

Gambar 19. Activity diagram scan surat keluar

Gambar 19 menjelaskan tentang staff prodi melakukan proses scan surat


surat keluar, selanjutnya menekan tombol menu scan untuk mencari hasil scan

maka sistem akan memproses hasil scan.

o) Activity diagram login Dekan

Activity diagram di bawah ini, menjelaskan bahwa Dekan dapat melakukan

login ke dalam sistem terlebih dahulu untuk masuk ke halaman utama, lebih jelas

dapat dilihat pada Gambar 20 berikut ini:

DEKAN SISTEM

Membuka menu login Menampilkan menu login

Input username dan password Menampilkan pesan error

T

Proses login berhasil

Menampilkan menu utama

Y

Gambar 20. Activity diagram login Dekan

29

Gambar 20 menjelaskan tentang Dekan melakukan proses login yang harus

dilakukan untuk proses login yang pertama adalah mengakses halaman login

kemudian memasukkan username dan password kemudian sistem menvalidasi

username dan password yang telah dimasukkan, jika password dan username salah

maka Dekan kembali memasukkan username dan password dan jika benar maka

halaman utama dari Prodi akan terbuka.

p) Activity diagram menu laporan surat masuk dan surat keluar

Activity diagram di bawah ini, menjelaskan bahwa Dekan dapat melakukan

aktivitas mengakses laporan surat masuk dan surat keluar dengan cara memilih

halaman utama kemudian akan menampilkan halaman yang dipilih lebih jelas dapat

dilihat pada Gambar 21.

Mengakses laporan surat masuk dan surat keluar Memilih laporan

DEKAN SISTEM

Melihat data surat masuk dan surat keluar

Memproses dataMencetak laporan

Gambar 21. Activity diagram laporan surat masuk dan surat keluar

Gambar 21 menjelaskan tentang Dekan dapat mengakses laporan surat

masuk dan surat keluar, kemudian sistem menampilkan laporan. Dekan Sains

mengelola laporan, kemudian sistem memproses data.

3) Sequence diagram

Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan

mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima

antar objek.

a) Sequence diagram staff Prodi

Sequence diagram staff menjelaskan langkah staff dalam mengelolah setiap

menu. Hal yang pertama kali dilakukan oleh staff yaitu login dengan memasukkan

username dan password. Setelah selesai maka akan tampil beberapa pilihan menu

30

seperti menu utama, input surat masuk, input surat keluar, menu laporan surat

masuk dan surat keluar. Semua menu tersebut dapat dikelolah oleh staff Prodi.

Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:

Staff Prodi

Input username dan password

Jika salah kembali ke halaman login

Jika benar menampilkan halaman admin

login

Menginput data surat masuk

Validasi username

dan password

Menampilkan data surat masuk

Input data surat masuk Database surat masuk

Mengakses database surat masuk

Input data surat keluar

Menampilkan database surat masuk

Database surat keluar

Menginput data surat keluar

Menampilkan data surat keluar

Mengakses database surat keluar

Menampilkan database surat keluar

Lihat laporan

Menampilkan laporan surat masuk dan surat keluar

Mengakses laporan surat masuk dan surat keluar

Gambar 22. Sequence diagram staff Prodi

b) Sequence diagram Dekan

Pada gambar sequence diagram Dekan, menjelaskan langkah dekan dalam

mengakses laporan. Menu yang dapat diakses oleh dekan yaitu, Laporan surat

masuk dan surat keluar. Dekan tidak dapat mengelolah menu-menu yang dikelolah

oleh staff Prodi. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:

Dekan

Akses halaman utama

Menampilkan halaman utama

login

Melihat Laporan surat masuk dan surat keluar

Menampilkan Laporan surat masuk dan surat keluar

Lihat laporan

Gambar 22. Sequence diagram Dekan

31

4) Class diagram

Class diagram digunakan untuk menampilkan kelas-kelas dan paket-paket

di dalam sistem. Class diagram memberikan gambaran sistem secara statis dan

relasi antar mereka. Biasanya dibuat beberapa class diagram untuk sistem tunggal.

Beberapa diagram akan menampilkan subset dari kelas-kelas dan relasinya. Dapat

dibuat diagram sesuai dengan yang diinginkan untuk mendapatkan gambaran

lengkap terhadap sistem yang dibangun.

+Simpan()

+Edit()

+Hapus()

+Cari()

+Keluar()

-No kode surat

-Tanggal masuk

-Tanggal surat

-Perihal

-Alamat surat

-Ditujukan kepda

-Keterangan

Input Surat Masuk

+Login()

+Keluar()

-Username

-Password

-No surat

-Tanggal surat

-Perihal

-Tujuan surat

-Pengirim surat

Input surat keluar

+Login()

+Keluar()

-Username

-Password

Prodi

End3

End4

End7

End8

End1 End2 End5End6

Gambar 23. Class diagram aplikasi pengarsipan surat

b. Rancangan Interface Sistem

1) Rancangan menu login surat masuk dan surat keluar

Rancangan tampilan menu login menampilkan menu login, data yang

dimasukkan adalah username dan password. Lebih jelas dapat dilihat pada Gambar

24.

32

Gambar 24. Rancangan tampilan login surat masuk dan surat keluar

2) Rancanga menu utama

Parancangan tampilan menu utama, menampilkan menu yang dapat diakses

oleh prodi saat berhasil login. Lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 25.

Gambar 25. Rancangan menu utama

3) Perancangan tampilan menu input surat masuk

Perancangan from input data surat masuk from isian data untuk

memasukkan data-data surat masuk. Lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 26.

33

Gambar 26. Rancangan tampilan menu input data surat masuk

4) Perancangan tampilan menu input surat keluar

Perancangan from input data surat keluar from isian data untuk memasukkan

data-data surat keluar. Lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 27.

Gambar 27. Rancangan tampilan menu input surat keluar

5) Perancangan tampilan menu laporan surat masuk dan surat keluar

34

Perancangan menu laporan surat masuk, menampilkan halaman yang dapat

dilihat oleh dekan dan juga dapat mencetak laporan tersebut. Lebih jelas dapat

dilihat pada Gambar 29.

Gambar 29. Rancangan menu laporan surat masuk dan surat keluar

c. Rancangan database

Tabel 6. Login No Fied Type Length/value Keterangan

1 *Id Tex 10 Id prodi

2 Username Tex 30 Username

3 password Yex 30 Password

Sumber: Hasil olah data (2019)

Tabel 7. Input surat masuk No Fied Type Length/value Keterangan

1 No_kod_sur Text 30 No dan kode srt

2 Tgl_masuk Text 20 Tanggal masuk

3 Alamat_surat Text 50 Alamat surat

4 Tgl_surat Text 20 Tanggal surat

5 Perihal Text 50 Perihal

6 Ditunj_kpda Text 30 Ditunjukan kpda

7 Ket text 30 Keterangan


Tabel 8. Input surat keluar No Fied Type Length/value Keterangan

35

1 No_srt Text 30 No surat

2 Tanggal surat keluar Text 20 Tanggal surat

keluar

3 Perihal Text 30 Perihal

4 Tujuan_sur Text 30 Tujuan surat

5 Pengirim surat Text 20 Pengirim surat


4. Pembuatan

Tahapan-tahapan dalam pembuatan aplikasi pengarsipan surat masuk dan

surat keluar pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto palopo dilakukan

terlebih dahulu melakukan observasi dilokasi penelitian serta melakukan

wawancara ke pihak yang bersangkutan seperti Prodi Fisika Sains untuk

memperoleh infomasi. Lokasi penelitian sendiri bertempat pada Prodi Fisika Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo. Berdasarkan obeservasi yang dilakukan peneliti

pada Prodi Fisika Sains mengenai pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih

menggunakan metode convensional atau manual, masih mencatat data-data surat

pada buku agenda yang membuat proses kerja yang lama dan membuat banyaknya

tumpukan buku pengarsipan surat. Maka untuk mengatasi masalah ini diperlukan

suatu aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang bisa di simpan secara

aman pada database yang ada pada Aplikasi pengarsipan dengan adanya aplikasi

tersebut dapat memudahkan proses pengarsipan dan pencarian data.

Langkah selanjutnya peneliti melakukan tahapan pengumpulan data yang

digunakan dalam membuat Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo. Pengumpulan datanya

dilakukan dengan cara mengkaji data yang bertujuan untuk menganalisis data yang

akan dimasukkan dan mengkaji perangkat pendukung yang akan digunkan yang

bertujuan mengetahui perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam

mengembangkan aplikasi tersebut.

Setelah itu dilakukan proses tahapan perancangan desain produk, seperti;

kebutuhan fungsional, non-fungsional, perancangan model/sistem, perancangan

input dan output serta perancangan databasenya. Perancangan model sistem dibuat

menggunakan UML dan di desain menggunakan Aplikasi Visio 2010, dimulai dari

pembuatan diagram use case, diagram activity, diagram Sequence, serta diagram

class, sedangkan input dan outpunya dibuat dengan Visual Basic.

36

Aplikasi pengarsipan surat tersebut dirancang untuk Prodi dalam

pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains dan

mempermudah dalam pembuatan laporanya. Pada aplikasi tersebut dirancang hak

akses untuk Prodi menginput data, kemudian data berupa surat masuk dan surat

keluar. Prodi yang mempunyai hak akses dapat menjalankan semua aplikasi yang

ada pada aplikasi dengan cara login terlebih dahulu. Selanjutnya setelah selesai

dilakukan perancangan dilanjutkan pembuatan aplikasi dengan menggunakan

bahasa Pemrograman Visual Basic dan database menggunakan Microsoft Access.

Setelah selesai tahap pembuatan maka langkah selanjutnya yaitu melakukan

pengujian yang dilakukan dengan metode white box. Ketika hasil pengujian yang

dilakukan menunjukkan hasil bahwa aplikasi yang dibuat telah bebas dari kesalahan

sistem, maka penulis melangkah pada tahap selanjutnya yaitu melakukan penilaian

aplikasi yang telah dibuat.

5. Pengujian

Tahapan pengujian yang dilakukan dengan metode white box. Ketika hasil

dari pengujian yang dilakukan menunjukkan hasil bahwa aplikasi yang dibuat telah

bebas dari kesalahan sistem, maka penulis melangkah pada tahap selanjutnya yaitu

melakukan penilaian aplikasi yang telah dibuat. Pengujian pada aplikasi nantinya

akan menggunakan dua proses pengujian yaitu pengujian sistem dan pengujian ahli.

a. Pengujian Sistem

Pengujian sistem merupakan unsur penting rekayasa perangkat lunak,

bertujuan untuk menentukan kesalahan atau kekurangan perangkat lunak yang

diuji. Pengujian sistem ini dilakukan setelah coding sistem dilakukan, proses ini

dilakukan untuk mengetahui apakah sistem dapat berjalan sesuai dengan rencana

yang diterapkan. Pada pengujian ini menggunakan White box testing untuk menguji

program aplikasi yang dirancang. Oleh karena itu program harus diuji untuk

menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

b. Penilaian Ahli

Penilaian ahli akan dilakukan oleh pihak Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo, serta pihak yang akan ditunjuk oleh pembimbing untuk

menguji keakuratan sistem aplikasi berbasis dekstop yang telah dibuat. Pada proses

pengujian ini dilakukan guna memeriksa apakah aplikasi pengarsipan surat masuk

dan surat keluar tersebut telah dapat digunakan atau dioperasikan secara optimal

37

agar dapat nantinya digunakan tanpa adanya kendala yang terjadi pada proses

pengarsipan data.

6. Hasil Akhir

Hasil akhir dari penelitian ini menghasilkan sebuah Aplikasi Pengarsipan

Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto

Palopo. Aplikasi ini diharapkan dapat berguna dengan semestinya dan

memudahkan proses pengarsipan surat di Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo yang awalnya masih menggunakan cara konvensional.

Dimana cara yang digunakan pada Prodi Fisika Sains dapat memakan waktu yang

cukup lama, proses pengarsipan datanya juga masih menggunakan buku yang

banyak. Maka dari itu dengan adanya aplikasi ini memudahkan semua proses

pengarsipan data surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains menjadi

lebih mudah dan aman pada proses pengarsipannya. Selanjutnya akan diminta

respon Kaprodi Fisika Sains sebagai mitra penelitian mengenai apakah aplikasi

yang dibuat membantu menyederhanakan atau tidak.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

4.1 Hasil Penelitian

Berdasakan hasil perancangan yang telah dibuat maka selanjutnya adalah

menerapkan setiap hasil rancangan ke dalam bentuk program dengan memasukkan

source code program menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Hasil

dari penelitian ini setiap rancangan dapat dilihat pada gambar-gambar berikut:

1. Tampilan Interface

a. Tampilan halaman login

Halaman login memuat username dan password. Tampilan login dapat

dilihat pada gambar 30.

Gambar 30. Tampilan halaman login

b. Tampilan halaman menu utama

Halaman ini menampilkan halaman menu utama setelah staff prodi

melakukan login. Menu yang ada pada halaman menu utama memuat menu input

surat masuk, input surat keluar dan lapran surat masuk dan keluar. Tampilan

halaman menu utama dapat dilihat pada gambar 31.

38

Gambar 31. Tampilan halaman menu utama

c. Tampilan halaman input surat masuk

Tampilan halaman surat masuk ini untuk melakukan pengolahan data surat

masuk. Tampilan halaman menu surat masuk dapat dilihat pada gambar 32.

Gambar 32. Tampilan halaman surat masuk

39

d. Tampilan halaman input surat keluar

Tampilan halaman surat keluar ini untuk melakukan pengolahan data surat

keluar. Tampilan halaman menu data surat keluar dapat dilihat pada gambar 33.

Gambar 33. Tampilan halaman surat keluar

e. Tampilan halaman laporan surat masuk dan keluar

Tampilan halaman laporan surat masuk dan surat keluar ini menampilkan

data surat masuk dan surat keluar dimana staff prodi dan dekan dapat mencetak data

surat sesuai jenis surat dan tahun yang dipilih. Tampilan halaman menu laporan

surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 33 dan 34.

Gambar 33. Tampilan halaman laporan surat masuk

40

Gambar 34. Tampilan halaman surat keluar

2. Pengujian Sistem

Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah didapatkan dengan menerapkan

setiap desain dari proses yang telah di rancang kedalam bentuk program maka

selanjutnya adalah menguji komponen dari program yang dibuat. Pengujian yang

dilakukan menggunakan dua metode yaitu pengujian white box dan pengujian ahli.

f. Pengujian white box

1) Flowgraph menu login

1

4

3

2

5

6

R2

R1

Gambar 35. Flowgraph menu login

41

Keterangan:

Node 1 : Mulai

Node 2 : Form login

Node 3 : Input username dan password

Node 4 : Kondisi “IF” jika hasil pilihan benar=” Y” ke node 5, jika = “T” ke

node

Node 5 : Tampil halaman menu utama

Node 6 : Selesai

Diketahui : N = 6

E = 6

CC = E – N +2

= 6 – 6 + 2

= 2

V(G) = P + 1

= 1 + 1

= 2

∑R = 2

Independent Path = 2, yaitu:

Path 1 = 1 – 2 – 3 – 4 – 6

Path 2 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 2

Jadi jumlah CC = 2, Region = 2, Independent Path = 2, maka logika pengujian

untuk form login telah benar.

2) Flowgraph menu utama

1

2

4

3 7

5

6

8

9

R1

R2

R3

36

Gambar 36. Flowgraph menu utama

42

Keterangan:

Node 1 : Mulai

Node 2 : Menu utama

Node 3 : Kondisi “IF” jika hasil pilihan benar =” Y” ke node 7, jika = “T” ke

node 2


node 2


node 2

Node 6 : selesai

Node 7 : input surat masuk

Node 8 : input surat keluar

Node 9 : laporan surat masuk dan surat keluar

Diketahui : N = 9

E = 11

CC = E – N +2

= 11 – 9 + 2

= 4

V(G) = P + 1

= 3 + 1

= 4

∑R = 4


Path 1 = 1 – 2 – 3 – 7

Path 2 = 1 – 2 – 3 – 4 – 8

Path 3 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 9

Path 4 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6


untuk halaman menu utama telah benar.

43

3) Flowgraph menu surat masuk

1

2

4

3

5

6

10

11

R1

R2

7

8

9

12

13

14

R3

R4

R5

R6

Gambar 37. Flowgraph surat masuk

Keterangan:

Node 1 : Mulai

Node 2 : menu utama

Node 3 : Menu surat masuk


node 2


node 2


node 2


node 2


node 2

Node 9 : Selesai

Node 10 : Simpan

Node 11 : Edit

Node 12 : Hapus

44

Node 13 : Cari

Node 14 : Keluar

Diketahui : N = 14

E = 18

CC = E – N +2

= 18 – 14+ 2

= 6

V(G) = P + 1

= 5 + 1

= 6

∑R = 6


Path 1 = 1 – 2 – 3 – 4 – 10

Path 2 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 11

Path 3 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 12

Path 4 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 13

Path 5 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 14

Path 6 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9


untuk halaman menu surat masuk telah benar.

4) Flowgraph menu surat keluar

1

2

4

3

5

6

10

11

R1

R2

7

8

9

12

13

14

R3

R4

R5

R6

Gambar 38. Flowgraph surat keluar

45

Keterangan:

Node 1 : Mulai

Node 2 : menu utama

Node 3 : Menu surat keluar


node 2


node 2


node 2


node 2


node 2

Node 9 : Selesai

Node 10 : Simpan

Node 11 : Edit

Node 12 : Hapus

Node 13 : Cari

Node 14 : Keluar

Diketahui : N = 14

E = 18

CC = E – N +2

= 18 – 14+ 2

= 6

V(G) = P + 1

= 5 + 1

= 6

∑R = 6


Path 1 = 1 – 2 – 3 – 4 – 10

Path 2 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 11

46

Path 3 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 12

Path 4 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 13

Path 5 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 14

Path 6 = 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9


untuk halaman menu surat keluar telah benar.

5) Flowgraph laporan surat masuk dan surat keluar

1

3

2

5

4R1

R2

R3

Gambar 39. Flowgraph laporan surat masuk dan surat keluar

Keterangan:

Node 1 : Mulai

Node 2 : Menu laporan surat masuk dan surat keluar


node 2

Node 4 : Cetak

Node 5 : Keluar

Diketahui : N = 5

E = 6

CC = E – N +2

= 5 – 6+ 2

= 3

V(G) = P + 1

47

= 2 + 1

= 3

∑R = 3


Path 1 = 1 – 2 – 3 – 4 – 2

Path 2 = 1 – 2 – 3 – 5 – 2

Path 3 = 1 – 2 – 3 – 5


untuk halaman menu laporan surat masuk dan surat keluar telah benar.

Berdasarkan pengujian white box yang telah dilakukan dapat disimpulkan

bahwa aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo layak dan sesuai dengan fungsi yang

dibutuhkan. Semua nilai dari setiap pengujian halaman direkap baik cyclomatic

complexity, independentpath, maupun region-nya. Ketiga parameter tersebut

masing-masing nilainya pada setiap hasil pengujian halaman dimasukkan kedalam

tabel, kemudian dijumlahkan sehingga didapatkan hasil jumlah dari keseluruhan

halaman. Hasil rekap dari tiap pengujian halaman yang ada pada program dapat

dilihat pada tabel 9.

Tabel 9. Hasil pengujian white box

No. Nama Flowgraph Program Jumlah

CC

Jumlah

Region

Independent

Path

1.

2.

3.

4.

5.

Menu login

Menu utama

Menu surat masuk

Menu surat keluar

Menu laporan data pengarsipan surat

masuk dan surat keluar

2

4

6

6

3

2

4

6

6

3

2

4

6

6

3

Jumlah total 21 21 21

Sumber: pengujian penelitian

Hasil pengujian program dengan pengujian white box dapat dilihat pada

tabel 9 bahwa cylomatic complexity (CC) = 21, jumlah region = 21, dan independent

path= 21 memiliki nilai yang sama sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem

atau program tersebut sudah relevan berdasarkan pendapat Wijayanto dalam

Rahayuda 2017. Dengan kata lain bahwa, aplikasi perngarsipan surat masuk dan

surat keluar pada prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo yang telah

layak digunakan.

48

g. Pengujian Ahli

Pengujian ahli dilakukan oleh 2 (dua) dosen informatika bidang keahlian

rekayasa perangkat lunak, Universitas Cokroaminoto Palopo. Lembar instrumen

validasi ini dibuat oleh penulis dan kemudian diisi oleh pihak validator untuk

mendapatkan kevalidasian aplikasi. Lembar instrumen validasi ahli digunakan

untuk memperoleh data berupa kualitas produk. Instrumen validasi penulis gunakan

berupa angket/kuesioner. Hasil pengujian dapat dilihat pada tabel 10.

Tabel 10. Hasil pengujian ahli

No Indikator Pengujian Validator

1 2

Halaman login

1 Input username dan password 4 3

2 Tombol login 4 3

3 Tombol staff prodi 4 3

4 Tombol dekan 4 3

5 Tombol keluar 4 3

Halaman menu utama

6 Tombol input surat masuk 4 3

7 Tombol input surat keluar 4 3

8 Tombol lihat laporan surat masuk dan surat keluar 4 3

9 Tombol keluar 4 3

Halaman pengarsipan surat masuk

10 Input data surat masuk 4 3

11 Tombol simpan 4 3

12 Tombol edit 4 3

13 Tombol hapus 4 3

14 Tombol cari 4 3

15 Tombol kembali 4 3

Halaman pengarsipan surat keluar

16 Input data surat keluar 4 3

17 Tombol simpan 4 3

18 Tombol edit 4 3

19 Tombol hapus 4 3

20 Tombol cari 4 3

21 Tombol kembali 4 3

Halaman laporan surat masuk

22 Input data laporan surat masuk 4 3

23 Tombol cetak laporan 4 3

24 Tombol keluar 4 3

Halaman laporan surat keluar

25 Input data laporan surat keluar 4 3

26 Tombol cetak laporan 4 3

27 Tombol keluar 4 3

Rata-rata 4 3

Sumber: Pengujian penelitian ahli

49

Dari hasil pengujian ahli yang divalidasi oleh 2 (dua) dosen Universitas

Cokroaminoto Palopo Program Studi Informatika, pada tabel 10 menunjukkan

bahwa nilai rata-rata kevalidan aplikasi adalah 3 dan 4, menunjukkan aplikasi

berfungsi sempurna. Hal ini berarti aplikasi yang dibangun telah sesuai dengan

yang diharapkan dan layak digunakan. Dalam membangun aplikasi ini, telah

direvisi berdasarkan saran-saran yang diberikan oleh validator baik saran yang

disampaikan secara tertulis maupun lisan.

4.2 Pembahasan Penelitian

Pembahasan pada penelitian ini membahas tentang aplikasi pengarsipan

surat masuk dan surat keluar pada Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto

Palopo. Penelitian yang didapatkan dengan menerapkan setiap desain dan alur dari

proses yang telah dirancang kedalam bentuk program telah menghasilkan sebuah

aplikasi. Desain yang telah dibuat menggunakan UML dan desain menggunakan

aplikasi Visio 2016 dimulai dengan use case, diagram activity, diagram sequence

dan diagram class. Diagram use case merupakan gambaran secara umum dari

sistem yang akan dibuat, pada diagram use case ini ada seseorang actor yang

berperan sebagai admin atau staff prodi.

Diagram activity merupakan gambaran aktifitas dari tiap-tiap form.

Rancangan diagram activity meliputi rancangan activity login staff, rancangan

activity menu utama, rancangan activity data surat masuk, rancangan activity

simpan surat masuk, rancangan activity edit surat masuk, rancangan activity hapus

surat masuk, rancangan activity cari surat masuk, rancangan activity scan surat

masuk, rancangan activity laporan surat masuk, rancangan activity data surat keluar,

rancangan activity simpan surat keluar, rancangan activity edit surat keluar,

rancangan activity hapus surat keluar, rancangan activity cari surat keluar,

rancangan activity scan/browser surat keluar, rancangan activity cetak laporan surat

keluar, rancangan activity login dekan, rancangan activity menu laporan surat

masuk dan surat keluar.

Diagram sequence mendeskripsikan tingkah laku objek untuk mengirim dan

menerima pesan antara objek dan sistem. Rancangan diagram sequence meliputi

sequence login staff prodi, rancangan sequence menu utama, rancangan sequence

menu input surat masuk, rancangan sequence input surat keluar, rancangan

50

sequence menu surat keluar, rancangan sequence menu laporan surat masuk dan

surat keluar, rancangan sequence login dekan, rancangan sequence menu laporan

surat masuk dan surat keluar.

Diagram class merupakan diagram yang menggambarkan struktur system

dari segi pendefenisian kelas-kelas. Pada diagram class ini terdiri dari diagram class

login, diagram class staff prodi, diagram class menu surat masuk, diagram class

menu surat keluar.

Input dan output yang dihasilkan dari aplikasi pengarsipan surat masuk dan

surat keluar pada prodi fisika sains Universitas Cokroaminoto Palopo adalah sistem

yang berbasis dekstop. Penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic

6.0, Microsoft Acces sebagai database dan Crystal Reports untuk membuat serta

mencetak laporan pengarsipan surat. Admin atau staff prodi dapat melakukan

semua akses yang ada pada sistem seperti login, input surat masuk, input surat

keluar dan membuat atau mencetak laporan pengarsipan surat masuk dan surat

keluar pada prodi fisika sains Universitas Cokroaminoto Palopo.

Adapun keunggulan dari aplikasi ini yaitu lebih memudahkan prodi dalam

melakukan pekerjaannya. Prodi dapat mengakses semua yang ada pada sistem

seperti login, input surat masuk, input surat keluar dan membuat atau mencetak

laporan pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada prodi Fisika Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo. Terdapat juga kekurangan dari aplikasi ini yaitu

pada menu scan dapat digunakan untuk scan file pdf.

Penelitian yang dilakukan penulis terkait dengan aplikasi pengarsipan surat

masuk dan surat keluar pada prodi fisika sains Universitas Cokroaminoto Palopo

memiliki beberapa kesamaan dengan peneliti yang lain yaitu menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0. Untuk pembeda dari penelitian sebelumnya yaitu

penulis membuat dan merancang sistem berbasis dekstop ini dengan menggunakan

Unified Modeling Language (UML), bahasa pemrograman Visual Basic 6.0,

Microsoft Acces sebagai databasenya, dan menggunakan metode penelitian

waterfall yang melakukan pendekatan secara sistematis dan berurut dalam

membangun suatu sistem.

51

1. Analisis (analysis)

Tahap awal dalam menganalisis data adalah mengumpulkan data untuk

dianalisis dengan cara melakukan observasi di Prodi Fisika Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo untuk melihat masalah yang terjadi. Selanjutnya

melakukan wawancara dengan Prodi untuk mendapatkan informasi tentang apa

yang ingin diteliti dan melengkapi informasi/ data yang dikumpulkan dari teknik

pengumpula data lainnya. Kemudian informasi didapatkan dengan cara

menyampaikan sejumlah pertanyaan kepada pihak prodi.

2. Desain

(design)

Tahap ini adalah tahap perancangan dan pemodelan sistem yang akan

ditampilkan. Perancangan sistem pada penelitian ini meggunakan pemodelan UML

(Unified Modeling Language), jenis UML yang digunakan yaitu use case diagram,

activity diagram, sequence diagram, dan class diagram. Adapun tujuannya yaitu

untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dibuat.

3. Pembuatan (coding)

Pada penelitian ini, pembuatan aplikasi menggunakan Visual Basic 6.0,

Microsoft Acces sebagai database dan Crystal Reports untuk membuat serta

mencetak laporan pengarsipan surat. Admin atau staff prodi dapat melakukan

semua akses yang ada pada sistem seperti login, input surat masuk, input surat

keluar dan membuat atau mencetak laporan pengarsipan surat masuk dan surat

keluar pada prodi fisika sains Universitas Cokroaminoto Palopo.

4. Pengujian (testing)

Pada penelitian ini, aplikasi yang telah dibuat akan diuji menggunakan

metode pengujian White box yaitu teknik pengujian perangkat lunak yang

berfokus pada spesifikasi fungsional dari aplikasi. Tujuan pengujian ini yaitu

untuk mengetahui apakah masih ada kesalahan yang mungkin terjadi pada

aplikasi.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan maka kesimpulan yang

diambil dari aplikasi pengarsipan surat menggunakan Visual Basic 6.0, sebagai

berikut:

1. Perancangan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada prodi

Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo menggunakan pemodelan UML

(Unified Modeling Language), dengan hasil pengujian sistem menggunakan

metode white box menghasilkan Region = 21, Cyclomatic Complexity (CC) = 21

dan Independent Path = 21 adalah sama besar, dengan kata lain bahwa, aplikasi


Cokroaminoto Palopo menggunakan Visual Basic 6.0 yang dibuat telah layak

digunakan.

5.2 Saran

Dalam pembuatan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar

berbasis dekstop ini masih ada kekurangannya dan masih jauh dari sempurna. Maka

terdapat beberapa saran bagi peneliti selanjutnya yang berkaitan dengan

pengembangan aplikasi pengarsipan surat antara lain sebagai berikut:

1. Diharapkan rancangan sistem dilengkapi dengan menu scan file pdf

2. Pada penelitian berikutnya mengenai tampilan aplikasi lebih menarik dan

mudah dipahami.

3. Diharapkan rancangan aplikasi dilengkapi dengan menu pembuatan isi surat

yang bisa dicetak langsung oleh pengguna aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Aji, S., Migunani, & Hakim, F. N. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi

Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum).

Indonesian Journal on Networking and Security, 3(3), 27.

Martianingtiyas, D. E. (2019). Research and Development (R&D): Inovasi Produk

dalam Pembelajaran.Jurnal Universitas Muhammadiyah Purwokerto. (1).

Guntari, R., & Setiawan, R. (2016). Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat

di Desa Tanjung Kamuning. Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi

Garut Jl., 13(1), 270.

Hidayat, S., & Jumiatun, U. (2017). Prosedur Pengelolaan Surat Untuk

Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan

Pamulang. Sekretari, 3(1), 90.

Juansyah, A. (2015). Pembangunan Aplikasi Child Tracker Berbasis Assisted –

Global Positioning System ( A-GPS ) Dengan Platform Android. Jurnal Ilmiah

Komputer Dan Informatika (KOMPUTA), 1(1), 2.

Kartikasari, S. W. (2012). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar pada Universitas Komputer Indonesia. Jurnal Speed 13 FTI UNSA,

9(2), 4.

Putri, E. Y., Hernawati, E., Kom, M., & Ananda, D. (2019). Aplikasi Pengarsipan

Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Dinas Koperasi dan Usaha

Kecil Provinsi Jawa Barat Web Based Archiving Application For Incoming

and Outgoing Mail At Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Of West Java ’ s

Province. 5(2), 1064–1083.

Rita Irviani, R. O. (2017). Aplikasi Perpustakaan Pada SMAN 1 Kelumbayan Barat

Menggunakan Visual Basic. Jurnal TAM ( Technology Acceptance Model ),

8(1), 64.

Rosa, & Shaluddin. (2018).Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan

Beriorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung.

Rustamin, Z., & Dewi, A. P. (2016). Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat

Keluar Pada Kantor Sekretariat Dprd Provinsi Sulawesi Tenggara

Menggunakan Borland Delphi 7. Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat

Keluar Pada Kantor Sekretariat Dprd Provinsi Sulawesi Tenggara

Menggunakan Borland Delphi 7, 1(2), 166.

Sari, A. O., & Nuari, E. (2017). Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan

Barang Berbasis Web Dengan Metode Fast(Framework for the Applications).

None, 13(2), 261–266.

Simangunsong, A. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web.

Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web, 2(1), 11.

Supriadi, I., Indrayani, R., & Trysda, V. (2018). Rancang Bangun Aplikasi Surat

Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Kantor Asuransi Jiwa Kantor

Layanan. Knsi 2018, 980.

triyuliana, heni agnes (Ed.). (2006).Panduan Pemprograman dan Referensi Kamus

Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Andi.

Veronika, N. D. M., & Darnita, Y. (2015). Rancang Bangun Aplikasi Tes TOEFL

Menggunakan Algoritma Quick Sort Berbasis Komputer. Jurnal Pseudocode,

Volume II Nomor 2, September 2015, ISSN 2355 – 5920 RANCANG, 4(1), 1–

5.

yuliana, yenty oviliani. (2007). Pembuatan Aplikasi Database Microsoft Access.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Aziz, U. A., & Cahyana, R. (2015). Pengembangan Aplikasi Pengarsipan Surat Di

Bagian Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Garut Untuk Kemudahan

Dalam Pendisposisian Surat. Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi

Garut Gambar, 12(1), 1.

LAMPIRAN

55

Lampiran 1. Pedoman Observasi

PEDOMAN OBSERVASI

Judul penelitian : Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada

Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo

Tempat : Prodi Fisika Sains, UNCP

Nama pengamat : Erni Jamal

Pekerjaan pengamat : Mahasiswa

Bidang keahlian : Informatika

Petunjuk pengisisan:

Amatilah hal-hal yang menyangkut tentang pengarsipan surat pada Prodi Fisika

Sains UNCP. Kemudian isilah lembaran pernyataan observasi yang telah dibuat

dalam tabel dengan prosedur sebagai berikut:

1. Observasi dilakukan sejak berada di wilayah Kampus 2 UNCP.

2. Observasi dilakukan di Prodi Fisika Sains, UNCP.

3. Berikut disajikan beberapa pertanyaan yang harus diamati dan dijawab sesuai

dengan hasil pengamatan.

4. Berikanlah tanda ceklis (√ ) alternatif jawaban yang benar-benar cocok dan

sesuai berdasarkan keadaan sebenarnya.

Tabel Instrument Observasi

No. Aspek Pengamatan Iya Tidak Kondisi

1 Terdapat komputer di Prodi Fisika

Sains √

2 Terdapat staff yang ahli dalam

menggunakan komputer.

√

3 Belum menggunakan aplikasi untuk

melakukan pengarsipan surat masuk

dan surat keluar

√

56

Lampiran 2. Pedoman Wawancara

PEDOMAN WAWANCARA

Pewawancara : Erni Jamal

Judul penelitian : Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada

Prodi Fisika Sains Universitas Cokroaminoto Palopo

Narasumber : Rahma Hi. Manrulu, S.Si., M.Sc.

Waktu : 28 Februari 2020

Tempat : Prodi Fisika Sains

No. Pertanyaan Hasil Wawancara

1 Apakah di Prodi Fisika Sains,

pengarsipan surat masuk dan surat

keluar masih menggunakan cara

manual?

Iya. Pengarsipan surat masih

menggunakan cara manual

2 Media apa saja yang biasa digunakan

dalam penyimpanan

Menggunakan buku polio

3 Fasilitas apa saja yang dimiliki pada

Prodi Fisika Sains?

Laptop dan printer

4 Apakah Prodi Fisika Sains telah

memiliki data pengarsipan surat masuk

dan surat keluar yang dapat dimasukkan

dalam pembuatan aplikasi nantinya?

Iya. Data-data pengarsipan

surat yang akan dimasukkan

kedalam aplikasi nantinya ada

di ruangan Prodi Fisika Sains

kampus 2 UNCP

5 Apakah ada staff yang memiliki

kemampuan menggunakan komputer

dengan baik?

Belum mempunyai staff di

Prodi Fisika Sains tetapi Prodi

yang mengelola dengan

sendirinya.

6 Apakah bersedia dibuatkan aplikasi

untuk Prodi Fisika Sains?

Iya, bersedia

57

Lampiran 3. Dokumentasi pengumpulan data

58

59

Lampiran 4. Instrumen Pengujian White Box Rancangan Sistem/ Model

60

61

62

63

64

65

Lampiran 5. Dokumentasi hasil implementasi

Documents

APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR …