58

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.

Pelaksanaan Proyek Akhir di PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk

pada bagian Sekretaris diselenggarakan pada :

Tanggal : 01 Maret 2013 – 31 Mei 2013

Tempat : Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk

Kantor Cabang Sidoarjo

Peserta : Vivie Fristhiansari (10.39015.0003)

Berikut ini merupakan tugas pelaksanaan proyek akhir selama tiga bulan:

Tabel 3.1 Tugas Kegiatan Proyek Akhir

No. Nama Kegiatan

1. Pengelolaan surat masuk dan keluar secara manual dan komputerisasi

2.

Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik

Filing (E-Filing)

3.

Penjelasan mengenai pengelolaan tentang pengubahan dokumen

hardcopy menjadi softcopy secara online melalui

Optical Character Recognition (OCR)

Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang

Sidoarjo memiliki data untuk diarsipkan. Arsip yang berada di bagian Sekretaris

merupakan arsip surat masuk, surat keluar, memo, surat perjanjian kerjasama dan

lain sebagainya. Dalam hal ini diperlukan sistem pengarsipan yang baik dengan

harapan untuk memudahkan kembali dalam mencari data yang dibutuhkan sesuai

59

dengan kebutuhan. Sistem pengarsipan yang digunakan sesuai dengan sistematika

yang sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor

Cabang Sidoarjo, yaitu dengan menggunakan aplikasi Bank BTN. Namun, masih

terdapat kendala dalam menangani surat masuk, yaitu surat masuk masih

menggunakan sistem manual yang mana surat harus dikirimkan ke bagian-bagian.

Dalam pendistribusian surat kepada bagian akan membuang waktu dan tidak

efisien dari sistem pendistribusian masih menunggu tindak lanjut dari pimpinan

cabang dan pimpinan bagian karena harus diinputkan lagi ke dalam Microsoft

Excel lalu diarsipkan. Hal ini banyak waktu terbuang hanya untuk menunggu

tindak lanjut surat. Selain itu kurangnya map ordner membuat surat tersebut

tertumpuk di atas meja. Solusi yang terbaik bagi Sekretaris PT. Bank Tabungan

Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo adalah dengan melakukan langkah-

langkah berikut ini:

a. Melakukan penyortiran terhadap surat berdasarkan klasifikasinya

b. Pengklasifikasian arsip sesuai dengan subyek dan nomor agenda.

c. Penyimpanan arsip pada ordner berdasarkan subyeknya.

4.1 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Secara Manual dan

Komputerisasi

4.1.1 Pengelolaan Surat Masuk Secara Manual dan Komputerisasi

A. Pengelolaan Surat Masuk Secara Manual

Pada lembar disposisi yang kosong diisi oleh sekretaris dan diisi

sesuai dari mana surat tersebut, perihal surat, nomor surat dan tanggal

surat masuk. Pada lembar disposisi dijelaskan bahwa lembar disposisi

kantor cabang Sidoarjo yang berisi diantaranya adalah :

60

1. Agenda nomor, berisikan nomor agenda sebagai nomor arsip dan

nomor didalam data Microsoft Excel.

2. Tanggal, berisikan tanggal dibuatnya disposisi pada surat dan surat

yang masuk harus diberikan disposisi surat saat itu juga karena agar

cepat untuk di distribusikan.

3. Diterima dari, berisikan surat masuk yang berasal dari perusahaan lain

yang ditujukan untuk Bank BTN Cabang Sidoarjo.

4. No/Tanggal, berisikan nomor surat dari perusahaan yang mengirimkan

surat ke Bank BTN Cabang Sidoarjo.

5. Perihal, berisikan perihal surat masuk yang dimaksudkan oleh

perusahaan yang mengirimkan surat ke Bank BTN Sidoarjo.

6. Diteruskan kepada, dimaksudkan untuk surat tersebut akan di teruskan

ke unit yang menangani atas perihal surat masuk tersebut, dalam hal

ini ada tiga pimpinan bagian.

7. Commercial, merupakan bagian yang menangani pendanaan ataupun

pekreditan dalam jumlah besar yang diantaranya : Perusahaan,

lembaga, pendidikan, kredit usaha rakyat. Dalam Commercial itu

sendiri terbagi menjadi 2 bagian yaitu, Housing & Commercial

Lending yang bertugas menangani pinjaman dan Commercial Funding

& Service yang bertugas menangani pendanaan langsung.

8. Consumer, merupakan bagian yang menangani pendanaan atau

pekreditan dalam lingkup perorangan yang diantaranya : Kredit

pemilikan rumah, kredit pemilikan apartemen. Dalam Consumer itu

sendiri terdapat tiga bagian yaitu, Mortgage & Consumer Lending

61

yang bertugas menangani pinjaman dan hipotek perseorangan,

Consumer Funding & Service menangani layanan kredit pinjaman

rumah dan pendanaan, Customer care menangani layanan nasabah

dengan pembukaan tabungan serta layanan lainnya.

9. Supporting, merupakan bagian pendukung yang menangani jalannya

segala unit dalam perbankan, dalam supporting itu sendiri terbagi

menjadi dua bagian yaitu, Operation yang bertugas atas segala proses

transaksi dalam bank yaitu layanan teller, administrasi kredit dan

pendataan karyawan. Accounting & Control yang bertugas atas segala

pembukuan keuangan dan mengontrol semua keuangan yang ada di

bank.

10. KCP (Kancapem), merupakan kantor cabang pembantu yang terletak

di unit yang tersebar di Sidoarjo

11. Kankas, merupakan kantor kas yang tersebar di unit Sidoarjo dan

terletak di area waru, tropodo, mojosari, citra city, sepanjang, gading

fajar.

12. Lain – lain, merupakan bagian sekretaris, operator, area collection

(penagihan).

13. Kemudian dalam proses selanjutnya pimpinan memberikan jawaban

atas surat masuk tersebut dengan jawaban diantaranya adlah

diteliti/dipelajari, diproses/dilaksanakan, dijawab tertulis, dilaporkan,

harap pendapat diajukan, diketahui & diperhatikan, dimonitor,

dikonfirmasi, dibicarakan dengan Branch Manager (BM), diedarkan,

difile/diarsip, dipastikan, dievaluasi, dikoordinasikan dengan unit

62

terkait, dihadiri, dicopy untuk Branch Manager (BM). Semua itu

adalah jawaban atas pimpinan.

14. Lalu paraf disposisi Branch Manager (BM), disposisi Deputy Branch

Manager (DBM), disposisi Assistant Manager.

Gambar 3.1 Contoh Lembar Disposisi Kosong

63

Surat masuk yang telah diterima sekretaris dan sudah diisi lembar

disposisi, kemudian di sampaikan langsung ke pimpinan untuk ditentukan oleh

pimpinan bahwa surat tersebut akan diteruskan ke unit mana. Contoh gambar

dibawah ini dijelaskan bahwa surat dari PT. Alva Bareksa dengan perihal

permohonan realisasi kepada Bank BTN pimpinan menentukan dan meneruskan

surat tersebut ke Deputy Branch Manager (DBM) Consumer dengan perintah

diproses atau dilaksanakan, kemudian pimpinan cabang akan paraf dibagian

disposisi paraf sebagai bukti bahwa pimpinan cabang sudah membaca surat

tersebut dan untuk diteruskan ke unit terkait.

Gambar 3.2 Contoh Lembar Disposisi yang sudah Diisi

64

Gambar 3.3 Surat masuk ke pihak consumer

65

Adapun email yang dikirim dari direksi kantor pusat yang ditujukan

kepada kantor cabang Bank BTN yang berisi memo perihal pembayaran jasa

produksi bagi pegawai Bank BTN, harus diberi disposisi terlebih dahulu untuk di

sampaikan kepada pimpinan dan pimpinan meneruskan memo tersebut ke bagian

Deputy Branch Manager (DBM) Supporting.

Gambar 3.4 Memo Surat dari Kantor Pusat

66

Gambar 3.5 Disposisi beserta surat masuk ke pihak supporting

Disposisi surat masuk tersebut kemudian diinput kan kedalam Microsoft

Excel, dan diberikan nomor agenda surat guna untuk penyimpanan arsip dan jika

suatu saat dicari akan mudah ditemukan kembali sesuai data pada Microsoft Excel

tersebut dan nomor agenda di Microsoft Excel juga sebagai penentuan owdner

arsip tersebut disimpan.

Gambar 3.6 Nomor Agenda

67

Page 1

ALUR SURAT MASUK

PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk

KANTOR CABANG SIDOARJO

1. Surat Masuk

di bagian Sekretaris

2. Penulisan

Pada Lembar Disposisi

3. Penyampaian Disposisi

surat masuk ke Branch Manager (BM) untuk di

sampaikan ke unit terkait

4. Entry

Disposisi surat masuk ke

Microsoft Excel

5. Disposisi Surat

Masuk di Fotocopy

6. Disposisi surat

masuk siap untuk di bagikan ke Deputy

Branch Manager (DBM)

10. Arsip disposisi

surat masuk untuk Sekretaris

7. Deputy Branch

Manager (DBM) Commercial

8. Deputy Branch

Manager (DBM) Consumer

9. Deputy Branch

Manager (DBM) Supporting

11. Bagian

unit terkait

B. Pengelolaan Surat Masuk Secara Komputerisasi

Penanganan surat masuk harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang

sudah ditetapkan oleh Bank BTN Cabang Sidoarjo. Surat tersebut harus jelas

dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Jika tidak ada alamat jelas maka

satpam ataupun bagian sekretaris akan menghubungi pihak pengirim surat. Surat

masuk ditangani oleh bagian sekretaris Bank BTN, karena semua surat masuk dan

keluar ditangani oleh sekretaris. Adanya workflow ini dapat mempermudah dalam

membaca penanganan pada bagian sekretaris Bank BTN Cabang Sidoarjo.

Berikut ini salah satu surat masuk yang berada di Bank BTN Cabang

Sidoarjo dapat dilihat sebagai berikut workflow dan penjelasan surat masuk :

Gambar 3.7 Workflow Alur Surat Masuk

68

Penjelasan alur surat masuk :

Pada dasarnya surat masuk akan diterima oleh pihak penerima surat yaitu

satpam. Satpam akan mengantarkan ke sekretaris Bank BTN. Sekretaris akan

mencatat surat masuk pada lembar disposisi dan tanggal berapa surat tersebut

diterima serta menandatangani bukti surat masuk untuk organisasi atau

perusahaan yang mengirim surat tersebut. Sekretaris akan memasukkan surat

masuk pada hari itu juga, sehingga dapat diproses secara cepat dan untuk

disampaikan kepada unit-unit terkait tergantung perihal surat masuk tersebut dan

tergantung kepada pimpinan cabang untuk disampaikan dan diteruskan ke unit

mana surat masuk tersebut.

Pencatatan dan distribusi surat masuk, semua surat masuk pada bagian

sekretaris akan diberikan disposisi surat, pencatatan disposisi surat ini merupakan

alur wajib karena berguna untuk penyampaian surat kepada pimpinan dan unit-

unit terkait dan untuk di arsipkan agar jika dikemudian hari terdapat pencarian

surat kembali maka surat dapat dengan mudah ditemukan. Surat masuk di Bank

BTN terdiri dari surat masuk umum dan memo surat masuk dari kantor pusat,

kantor cabang, kantor kas dan kantor wilayah.

Surat masuk umum yaitu terdiri dari surat-surat dari perusahaan,

organisasi, ataupun badan-badan lain yang ingin bekerjasama dengan Bank BTN

ataupun kepentingan lain. Surat masuk dari kantor pusat merupakan memo intern

dari kepentingan intern Bank BTN yang disampaikan kepada unit-unit terkait.

Semua surat-surat tersebut harus diberikan disposisi dan disampaikan kepada

pimpinan cabang untuk di paraf dan disampaikan dan diteruskan ke pimpinan

bagian masing-masing unit.

69

Pencatatan disposisi ditulis secara manual, kemudian disposisi dan surat

masuk dijadikan satu dan dilakukan pencatatan kedalam Microsoft Excel, setelah

di entrykan kedalam Microsoft Excel sekretaris langsung menyampaikan disposisi

surat masuk tersebut kepada pimpinan cabang, kemudian pimpinan cabang

melakukan koreksi surat tersebut, lalu disposisi surat masuk tersebut kembali ke

sekretaris untuk di fotocopy, setelah di fotocopy disposisi surat masuk tersebut di

sampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian unit yang sudah ditentukan oleh

pimpinan dan sekretaris juga menyimpan disposisi surat masuk tersebut untuk

diarsipkan. Pengelolaan surat masuk secara komputerisasi dengan aplikasi Bank

BTN berikut dijelaskan sebagai berikut :

a. Setiap harinya sekretaris harus membuka aplikasi dari Bank BTN karena

terdapat email masuk yang harus di print dan surat masuk tersebut diberi

disposisi serta harus disampaikan ke unit terkait. Mulanya sekretaris harus

membuka Username dan Password, username dan password ini hanya bisa

dibuka oleh sekretaris dan assistant sekretaris.

Gambar 3.8 Aplikasi Bank BTN

70

b. Surat Masuk yang dikirimkan melalui email aplikasi Bank BTN ke

kantor cabang sidoarjo ini secara otomatis masuk ke dalam Microsoft

Outlook sekretaris sebagai backup surat- surat tersebut, karena sistem pada

aplikasi Bank BTN surat yang sudah masuk ke inbox email akan hilang

dengan sendirinya, hal tersebut dimaksudkan agar inbox selalu kosong dan

email baru dapat segera masuk. Contoh dibawah ini email masuk dari kantor

cabang kota Banjarmasin yang dikrimkan ke kantor cabang Sidoarjo dengan

perihal mutasi pegawai, email tentang mutasi pegawai Bank BTN kantor

cabang kota Banjarmasin yang mengajukan permohonan pindah ke kantor

cabang Sidoarjo dan dibawah ini adalah contoh – contoh gambarnya.

Gambar 3.9 Tampilan awal email masuk

71

Gambar 3.10 Email Masuk dari Kantor Cabang keseluruhan

Gambar 3.11 Detail email masuk

c. Email masuk dari kantor cabang tersebut segera di print dan diberikan

disposisi surat masuk.

Gambar 3.12 Email Masuk di Print

72

d. Email masuk tersebut secara otomatis akan masuk kedalam Microsoft

Outlook di file bagian yang sudah ditentukan.

Gambar 3.13 Email dalam Microsof Outlook

e. Email masuk yang sudah di print dan sudah masuk kedalam Microsoft Outlook,

maka surat tersebut segera diberikan disposisi surat guna untuk disampaikan

kepada pimpinan dan di sampaikan ke unit-unit terkait. Dalam pemberian

disposisi surat, pimpinan berhak penuh untuk menentukan kepada siapa surat

tersebut akan diteruskan dan dilaksanakan kepentingannya sesuai perihal surat.

73

4.1.2 Pengelolaan Surat Keluar Perusahaan

Pada bagian sekretaris pasti memiliki surat masuk dan surat keluar. Surat

keluar yang berada di dalam PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk adalah

berupa balasan surat masuk dan memo ataupun surat penagihan pembayaran dan

lain sebagainya. Surat keluar menyesuaikan dengan permintaan yang diterima

setiap bagian seperti pentingnya surat balasan permohonan realisasi kredit

pemilikan rumah (KPR), akad kredit dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk surat

yang tidak terlalu penting tidak perlu membutuhkan balasan, seperti sumbangan

dan undangan yang sekiranya tidak berhubungan dengan bagian PT. Bank

Tabungan Negara (Persero) Tbk.

Penanganan surat keluar harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang

sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pada surat

keluar untuk balasan surat masuk tersebut harus sesuai dengan konsep maksud

ataupun perihal surat, tujuan dan alamat yang ditujukan harus jelas, pembuatan

surat keluar juga harus disetujui dan di paraf oleh pimpinan bagian yang

selanjutnya di tandatangan oleh pimpinan cabang yang kemudian diberikan nomor

surat oleh seketaris dan di copy sebagai arsip surat keluar. Berikut workflow surat

keluar PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk.

74

Page 1

ALUR SURAT KELUAR

PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk

KANTOR CABANG SIDOARJO

1. Rancangan Surat 2. Penetapan &

Pengetikan

3. Persetujuan dan

Paraf Manager

bagian

4. Persetujuan dan

paraf Pimpinan BM

Branch Manager (BM)

5. Sekretaris

pemberian nomor

surat dan stempel

nama tandatangan

6. Pengiriman

oleh kurir

7. Penyimpanan

Arsip

Gambar 3.14 Workflow alur surat keluar

Pada surat keluar ini merupakan balasan dari surat masuk yang dikirim

oleh perusahaan lain bagi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pertama

sebelum mengirimkan surat tersebut maka kita akan merancang sebuah konsep

agar perusahaan lain yang membaca lebih mudah. Pembuatan konsep surat dapat

dikerjakan oleh pegawai atau staf. Tugas dari pengkonsep adalah untuk membuat

dan mengecek surat keluar ini apakah sudah sesuai dengan isi dari surat masuk

tersebut. Apabila tidak sesuai maka akan terjadi kesalahan dalam membuat konsep

surat keluar. Surat keluar sudah mendapatkan persetujuan oleh manager, maka

langkah selanjutnya yang akan dilakukan adalah meminta tandatangan pimpinan

75

bagian, dan dilanjutkan ke pimpinan cabang atau branch manager karena seorang

pimpinan juga memiliki tanggung jawab untuk memutuskan akan surat keluar

tersebut. Selanjutnya ialah permintaan nomor pada bagian sekretaris PT. Bank

Tabungan Negara (Persero) Tbk. Tujuan dengan pemberian nomor pada surat

untuk menegaskan bahwa surat tersebut telah sesuai dan mendapatkan persetujuan

dari masing-masing bagian, serta juga sebagai arsip bagi pegawai yang meminta

nomor surat keluar dan arsip bagi sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero)

Tbk kantor cabang Sidoarjo. Terakhir merupakan pengiriman surat keluar oleh

seorang kurir, jika surat tersebut masih dalam area kota Sidoarjo maka dilakukan

oleh seorang kurir dan sebaliknya jika luar area kota Sidoarjo maka dilakukan

pengiriman lewat kantor pos, dan biasanya pengiriman surat melalui email

sekretaris. Beberapa tahapan dalam menyelesaikan surat keluar adalah sebagai

berikut :

a. Rancangan Surat Keluar

Sebelum konsep surat dibuat, maka terlebih dahulu melakukan rancangan

surat berdasarkan surat masuk yang diterima sesuai dengan alamat yang dituju

atau masing-masing bidang permasalahan. Tujuan dari rancangan surat adalah

untuk memberitahukan kepada masing-masing bagian bahwa rancangan surat

sudah dibuat apakah telah sesuai dengan balasan surat masuk tersebut.

Pemberitahuan ini dibutuhkan karena sebagai tanggung jawab dalam

pembuatan rancangan surat yang sudah disetujui oleh masing-masing bagian

seperti contoh pimpinan bagian commercial, consumer, supporting.

76

b. Penetapan

Rancangan surat telah diselesaikan maka langkah selanjutnya ialah

penetapan dari hasil rancangan surat. Hasil rancangan surat akan ditetapkan

untuk dikirim sesuai dengan sebenarnya, kemudian diberikan paraf oleh

pimpinan pada masing-masing bagian. Karyawan atau pengkonsep surat yang

bertanggung jawab atas surat tersebut. Oleh karena itu pengkonsep harus

membuat rancangan surat serta menetapkan kepada manajer supaya dapat

persetujuan dan tanggung jawab atas surat tersebut.

c. Pengetikan

Surat keluar telah ditetapkan konsepnya, langkah selanjutnya ialah

mengetik dan print atau cetak surat tersebut. Pengetikan surat keluar sesuai

dengan format yang ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk

kantor pusat. Bentuk format surat full block style dengan type huruf adalah

Arial, Times New Roman, dan Univers. Bentuk huruf baku yang dipakai oleh

PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ialah Times New Roman.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sebelum surat keluar dikirimkan kepada pihak

luar organisasi atau perusahaan maka diperlukan konsep dalam pembuatan

surat. Pembuatan surat ini menyesuaikan dengan model surat yang dibuat

yaitu full block style, karena merupakan hak paten atau baku yang sudah

ditetapkan oleh kantor pusat PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk.

d. Pengesahan dan Pemberian Nomor

Pengecekan konsep surat keluar telah dilihat oleh pimpinan bagian dan

disetujui, lalu dilanjutkan ke pimpinan cabang dan meminta nomor kepada

bagian sekretaris PT.Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pemberian nomor

77

ini bertujuan agar mudah dipahami dalam pencarian data oleh internal

perusahaan pada waktu disimpan didalam sebuah map owdner.

Pemberian nomor surat keluar menyesuaikan dengan nomor agenda.

Nomor agenda yang ada pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Berikut

ini salah satu bentuk pemberian nomor surat keluar dan keterangan penjelasannya:

1. 468 : Merupakan nomor agenda surat yang akan di arsipkan

2. M : Manager

3. SDA.II : Cabang Sidoarjo dengan Kantor Wilayah 2 (Dua)

4. ACC : Bagian Accounting Control

5. IV : Bulan pembuatan surat

6. 2013 : Tahun pembuatan surat

Nomor surat diberikan sesuai dengan lanjutan nomor di dalam agenda

penomoran. Surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan bagian sudah dianggap

sah, kemudian memberikan nomor. Pemberian nomor dilakukan terakhir karena

surat harus mengetahui persetujuan dari pimpinan cabang berserta tandatangan.

78

Gambar 3.15 Memo surat keluar

79

4.2 Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik

Filing (E-Filing)

Pengelolan arsip e-filing pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk

menggunakan salah satu program aplikasi Microsoft Visual Studio Solution, yaitu

aplikasi manajemen surat dari Bank BTN, aplikasi ini bertujuan untuk

memudahkan sekretaris dalam mengerjakan tugas sehari - hari dan menghemat

waktu.

4.2.1 Arsip Surat Masuk Elektronik Filing (E-Filing)

Pengelolaan arsip elektronik (e-filing) pada PT. Bank Tabungan Negara

(Persero) Tbk menggunakan aplikasi yang disebut aplikasi manajemen surat.

Berikut ini salah satu langkah - langkah sistem e-filing surat masuk dengan

menggunaan aplikasi manajemen surat sebagai berikut :

1. Langkah Pertama

Buka terlebih dahulu Computer Local Disk (C:) Program Files BTN, Maka

akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :

Gambar 3.16 Gambar 4.17 Buka File Bank BTN

80

2. Langkah Kedua

Setelah masuk ke aplikasi manajemen surat dan memilih yang surat masuk

untuk mengisikan data yang sesuai dengan aplikasi dan surat masuk.

Gambar 3.17 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Masuk

Gambar 3.18 Mengisi data surat masuk

Keterangan :

1. Nomor dan tanggal agenda : Sebagai nomor agenda arsip nomor S-0008

2. Surat dari : PT. Gunawangsa Investindo

3. Nomor surat dari : 131/GNWGS/BTN/IV/2013

81

4. Perihal : Permohonan pencairan dana

5. Tujuan : Consumer

6. Disposisi Branch Manager : Diproses / Dilaksanakan

7. Lokasi File : Sesuai dengan alamat lokasi file

3. Langkah Ketiga

File surat masuk di scan dan file scan tersebut akan menjadi file PDF, setelah

discan kemudian nama file disimpan dan pemberian nama sesuai dengan nomor

agenda dan perihal surat sesuai dengan aplikasi manajemen surat.

Gambar 3.19 Pelampiran data scan sesuai nomor dan perihal surat

Penyimpanan secara e-filing tahapannya adalah seperti penjelasan diatas.

Penggunaan aplikasi manajemen surat memudahkan sekretaris. Dalam pencarian

arsip kembali sekretaris sangat mudah untuk menemukannya, dan tidak perlu

membongkar arsip di owdner tetapi dapat langsung diprint out karena data – data

file sudah discan dan disimpan. Adanya sistem aplikasi ini lebih memudahkan

karyawan dalam melakukan pekerjaan dan lebih mengehemat kertas.

82

4.2.2 Arsip Surat Keluar Elektronik Filing (E-Filing)

Sistem e-filing surat keluar memiliki tahapan yaitu, isi surat keluar harus

jelas sesuai dengan masalah surat masuk, pembuatan konsep beserta persetujuan

dari pimpinan bagian dan terakhir pemberian nomor di dalam aplikasi manajemen

surat. Penggunaan aplikasi manajemen surat adalah sebagai beikut langkah-

langkahnya :

1. Langkah Pertama

Buka terlebih dahulu Computer Local Disk (C:) Program Files BTN,

Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :

Gambar 3.20 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Keluar

2. Langkah Kedua

Pilih Surat Keluar Pilih Data Baru

83

Gambar 3.21 Gambar tampilan surat keluar

Gambar 3.22 Gambar Data Baru

84

3. Langkah Ketiga

Isikan data yang ada pada aplikasi manajemen surat sesuai dengan data yang

akan diisi lengkap.

Gambar 3.23 Input Data Surat Keluar

Keterangan :

1. Nomor : Berdasarkan urutan nomor agenda surat keluar

2. Perihal : Berdasarkan perihal surat keluar

3. Kepada : Berdasarkan alamat yang dituju

4. Lokasi File : Berdasarkan scan data surat keluar

Langkah Keempat

Jika ingin mencari data dari perusahaan yang ingin dicari, maka tuliskan

nama perusahaan di tombol “cari berdasarkan kepada” lalu tekan cari, kemudian

klik pada bagian nomor pada baris bawah cari berdasarkan kepada, maka data

akan otomatis muncul. Salah satu contoh : SMA Muhammadiyah 2 Sidoarjo

tekan cari.

85

Gambar 3.24 Pencarian data surat keluar

Gambar 3.25 Penemuan Data Surat Keluar

Penyimpanan arsip secara e-filing surat keluar mempermudah dalam

penanganan dan pencarian data kembali. Sistem penyimpanan ini menggunakan

86

sistem nomor agenda. Sistem agenda dimulai dari nomor terkecil hingga nomor

terbesar contoh 0001-0400. Penggunaaan sistem ini lebih memudahkan dalam

pencari data baik secara manual atau e-filing. Jika ingin mencari data surat keluar

di dalam e-filing, lalu apabila ingat dengan perihal dan tanggal maka dapat dicari

melalui surat dari di dalam Aplikasi Manajemen Surat.

4.3 Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy

Pada perusahaan PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ada beberapa

dokumen hardcopy yang diubah dalam bentuk file softcopy, tetapi pengerjaannya

masih secara manual dengan mengetik ulang dokumen tersebut. Hal tersebut akan

membuang-buang waktu dengan mengetik ulang dokumen karena tidak hanya

satu dokumen saja yang harus dilakukan oleh seorang karyawan. Untuk lebih

menghemat waktu terdapat aplikasi yang dapat mengubah dokumen hardcopy

menjadi file softcopy yaitu Optical Character Recognition (OCR) Online atau

OCR scanner. OCR online adalah salah satu layanan online gratis yang dapat

mengkonversi dokumen hasil scan atau gambar ke dalam dokumen Microsoft

Word yang selanjutnya dapat diedit oleh pengguna. OCR online gratis ini tidak

membutuhkan pendaftaran untuk menggunakannya, dan mendukung Multi-Kolom

dokumen scan untuk pengenalan karakter yang tersedia dalam tiga puluh tiga (33)

bahasa termasuk diantarannya Inggris, Perancis, Spanyol, Jerman, Itilia, Rusia,

Portugis, dan Cina. Layanan OCR online gratis ini mendukung format gambar

seperti TIF,JPEG, PNG, BMP, PPM, PBM PGM. Pengguna dapat meng-upload

gambar maximal 10 MB. Untuk pengenalan karakter teks yang lebih baik, gambar

yang kita upload harus minimal 200 dpi. Kita dapat menyalin teks hasil konversi

ke dalam notepad atau download sebagai file word.

87

Sedangkan OCR Scanner adalah suatu program yang akan mengubah

secara otomatis di dalam gambar hasil scan agar menjadi file teks yang bisa

diolah. Berikut ini langkah-langkah dalam mengkonverter dokumen menjadi file

softcopy.

1. Langkah Pertama

Buka google chrome ketikkan alamat website http://www.onlineocr.net/

Gambar 3.26 Tampilan Awal OCR Online

2. Langkah Kedua

Pilih berkas PDF, Gambar dan lain sebagainya yang akan di edit ulang.

88

Gambar 3.27 Memilih file dan mengupload file

3. Langkah Ketiga

Pilih bahasa yang sesuai dengan text Pilih format file yang akan dijadikan

softcopy-an Pilih Upload

Gambar 3.28 Pemilihan Bahasa dan Format File

89

4. Langkah Keempat

Ketikan code sesuai dengan yang ditunjukkan oleh internet Pilih Recognize

untuk menampilkan file yang sudah dipilih.

Gambar 3.29 Mengetik kode dan Recognize

5. Langkah Kelima

Maka hasil akhir akan seperti berikut ini lalu kita download file tersebut yang

sudah kita pilih.

Gambar 3.30 Download Hasil Akhir