Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem

Vesna GotovinaVodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu

1945

Seminar, 13.5.2013 – 14.5.2013

2

Predpisi• Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06,

32/07 in 63/07, 115/2007, 122/2001, 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010)

• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005, 86/2006)

• Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št.47/2008, 58/2010,)

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006)

• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006)

• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009)

Predpisi• Enotne tehnološke zahteve – ETZ 2.0, 06.04.2011• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih

oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivo (Uradni list RS, št. 132/2006, št. 38/2008)

• Zakon o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99, 70/00, 52/02, 73/04, 119/05, 24/2006, 105/2006, 126/2007, 65/2008, 47/2009, 48/2009, 8/2010)

• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/03, 61/05, 96/2005, 109/2005, 113/2005, 28/2006, 51/2006, 117/2006)

3

Predpisi• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu

(Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004, 98/2004, 61/2006)

• Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000, 2/2001,99/2001, 42/2007)

• Uredba o celostni grafični podobi Vlade RS in drugih organov državne uprave (Uradni list RS, št. 58/2010, 57/2011)

• Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001, št.48/2003, 101/2003, 135/2003, 28/2006, 50/2006, 9/2010, 60/2011)

• Uredba o varovanju tajnih podatkov(Uradni list RS, št. 74/2005, 7/2011, 24/2011 popr.) 4

Mednarodni standardi in priporočila

• ISO 15489 – 1:2001 Information and dokumentation – Records management – Part 1: General

• ISO 15489 –2:2001 Information and dokumentation – Records management – Part 2:Tehnical report

• ISO 14721:2003 Reference model for an open archival information system – Model odprtega arhivskega informacijskega sistema (OAIS)

• MoReq – Model requirements for the management of electronic records (Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov – Specifikacija MoReq ), 2001, 2008, zadnja verzij 2010

Organizacija arhivov v Sloveniji• Arhiv Republike

Slovenije

• 6 regionalnih arhivov

• arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti

7

8

Definicije pojmov - 1• dokument, priloga• dokument v elektronski obliki• dokument v fizični obliki• elektronska kopija dok. v fizični obliki• fizična kopija dok. v elektronski obliki• fizična kopija dokumenta v fizični obliki• vhodni, izhodni, lastni dokument• zadeva• dosje• klasifikacijski znak• številka zadeve, številka dokumenta

I. SPLOŠNE DOLOČBE 9

Definicije pojmov - 2• signirni (dodeljevalni) znak• evidenca dokumentarnega gradiva• uradna evidenca• dokumentarno gradivo• arhivsko gradivo, trajno gradivo, gradivo z

rokom hrambe• zbirka nerešenih zadev• tekoča zbirka dokumentarnega gradiva• stalna zbirka dokumentarnega gradiva• pisarniška odredba, zaznamek• rokovnik• varovani podatki, tajni podatek

I. SPLOŠNE DOLOČBE 10

Naloge in pooblastilaPooblastila predstojnika:• za sprejemanje pošte • za odpiranje pošte,• za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik • za dodeljevanje zadev in dokumentov • za evidentiranje dokumentov • za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo

pravilnosti skeniranja• za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek• za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje

dokumentarnega gradiva • …….Naloge javnih uslužbencev

Splošne določbe• Način upravljanja z dokumentarnim gradivom

• Organiziranost:– samostojna notranja organizacijska enota– del druge notranje organizacijske enote– pooblaščeni javni uslužbenci– več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah– ena glavna pisarna za več različnih organov na isti lokaciji

11

vodja glavne pisarne

• Naloge: − sprejem pošte− odpiranje pošte (fizična, elektronska)− evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov− odprema − skrb za varovanje dok.gradiva− vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc− usklajevanje in nadzor nad upravljanjem z dok.gradivom

UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM

vhodni dokument

SPREJEM ODPREM

SPREJEM ODPREM

odpiranje in pregledovanje

označevanje

signiranje in klasificiranjeEVIDENTIRANJE

priprava odpreme

izhodni/lastni dokument

reševanje

HRAMBAHRAMBA

13

Pojem pošte1. “Uradna” pošta:

- prepoznavna kot sporočilo- jo je možno reproducirati za potrebe poslovanja- v elektronski obliki v predpisanem formatu; - jo je potrebno evidentirati

3. Neevidenčno gradivo

4. Specifično dokumentarno gradivo

SPREJEMANJE POŠTE V FIZIČNI IN ELEKTRONSKI OBLIKI

oblika način sprejem čas sprejemafizična poštna, pooblaščeni poslovni čas

kurirska, delavec dostavna služba dežurna služba kadarkoli

elektronska el. pošta inf. sistem kadarkoli telefaks el.izmenjava podatkov spletni obrazci

15

Odpiranje pošte• ravnanje z nevarno pošto

• pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca

• prepoved odpiranja:• tajne pošiljke

• ponudbe za razpise

• osebne pošiljke

• naslovljena na drug organ

• postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto

• ravnanje s prilogami

• obrazci vlog

VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

16

Prejemna štampiljka• fizična pošta

• praviloma zgornji desni del dokumenta• prva stran dokumenta• ne prekriva teksta• ne na priloge

• elektronski dokumenti• zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi

PREJEMNA ŠTAMPILJKA - PRIMERMinistrstvo za kulturo RS

ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE

Prejeto: 13.05.20133 Signirni znak: 140-01

Vredn.: 0, 50 EUR Priloge: 3

Številka dokumenta: 1112-05/2013/1

številka iz načrta klasifikacijskih znakov

zaporedna številka zadeve v okviru enega

leta

leto (izpisane morajo biti vse štiri številke, ni dovolj

npr. 12)

zaporedna številka dokumenta v zadevi

18

Razvrščanje - klasificiranje• klasifikacija zadev in dokumentov

evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov

• načrt klasifikacijskih znakov– določi predstojnik– vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok

hrambe– decimalna razdelitev vsebin z delovnega področja organa– obvezen okvir načrta (Vlada); enoten načrt za posamezno področje

(ministri) – številčni znaki; največ pet-mestni, brez vmesnih povezovalnih znakov

(PRAVILNO: 12344; Napačno: 123-44)– za daljše časovno obdobje; ob spremembi (dodelitev znaka na 4. ali 5.

nivoju) zapis datuma v izvod, namenjen trajni hrambi

19

Klasifikacijski načrt Vicedomskega urada za Kranjsko 1492 - 1747

gradivo osrednjega državnega oziroma cesarjevega urada na Kranjskem je razdeljeno v štiri glavne skupine:

• Splošno - upravne zadeve• Cerkvene zadeve• Kameralne in urbarialne zadeve • Mitninske zadeve

GLAVNE SKUPINE IZ OBVEZNEGA OKVIRA 2005

0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV

1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE

2 NOTRANJE ZADEVE

3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO,

PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE

4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE

5 ZUNANJE ZADEVE

6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT

7 PRAVOSODJE

8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ

9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9 20

OBVEZNI OKVIR NAČRTA KLASIFIKACIJKSKIH ZNAKOV na podlagi katerega javnopravne osebe izdelajo svoje KN

Obsega:

• klasifikacijski znak• opis pomena klasifikacijskega znaka• opis vsebine klasifikacijskega znaka

DECIMALNA KLASIFIKACIJA

23

Dodeljevanje - signiranje • dodeljevanje zadev in dokumentov

• postopek predpiše predstojnik

• popolno, nepopolno

• presigniranje

• dopolnilno dodeljevanje• v evidenci celoten signirni znak

• načrt signirnih znakov• določi predstojnik – akt o notranji org. in sist.

• vezani na delovno mesto

• spremembe le najnujnejše - dokumentirane

strokovni

notranja org.enota

glavna pisarna

24

Načrt signirnih znakov ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE ( primer – del načrta) 1 DIREKTOR 101 Služba za splošne naloge

101 - 01 Vodja službe 101 - 02 Višji svetovalec - pravnik 101 - 03 Višji svetovalec za tehnične naloge in investicije 101 - 04 Kadrovnik VII/2 101 - 05 Strokovni sodelavec

101 - 06 Tajnica direktorja ... ...102 Sektor za varstvo najstarejšega arhivskega gradiva

102 -01 Vodja sektorja 102- 01 Višji svetovalec - arhivist 102- 03 Višji svetovalec arhivist

....

25

Splošno o evidentiranju• pomen evidence dokumentarnega gradiva

• način vodenja evidence

• evidentiranje v elektronski obliki

•specifično gradivo

• neevidenčno gradivo

26

Evidentiranje dokumentov

signiranje

novazadeva

starazadeva

dosigniranjevhodnidokument

reševanje

•evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov

• evidentiranje izhodnih dokumentov

• evidentiranje lastnih dokumentov

27

Evidentiranje dokumentovDokument:

– subjekt

– datum dokumenta

– številka dokumenta

– kratka vsebina dokumenta

– oznaka dokumenta (V, I, L)

– signirni znak

– število in kratek opis prilog

– ključne besede

– (drugi podatki)

• postopek vpisa dokumenta v evidenco

• vlaganje dokumentov v zadeve

• kopije dokumentov

28

Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov

Zadeva:– številka zadeve (klasif.znak – zap.št. /

letnica)– subjekt ali tema– ključne besede (opcijsko)– kratka vsebina– stanje – datum začetka– signirni znak– rok hrambe– zveza (če obstaja)– seznam dokumentov v

zadevi

•ovoj•zadeve po skrajšanem postopku•povezane zadeve•dosje

•rešitev zadev v upravnih postopkih•rešitev zadev v drugih postopkih•rešitev zadev iz splošnega poslovanja

29

številka

V primeru, da je na ovoju možnih več

rokov hranjenja, mora javni uslužbenec, ki

reši zadevo, ustrezno označiti rok hrambe!

30

Sejno gradivo• evidenca - dosje

• vsebina evidence sejnega dosjeja:– izvirnik vabila z dnevnim redom in seznamom povabljenih– neoverjen zapisnik prejšnje seje– poročilo o izvrševanju sklepov– gradivo k posameznim točkam dnevnega reda

• sejno gradivo

• evidenca sklepov

31

sejno gradivo

31

32

Priprava dokumentov• enotna podoba in prepoznavnost – celostna podoba• pravilnost in enotnost vsebine• oblikovne značilnosti dokumentov

- državni grb- naziv ‘Republika Slovenija’- naziv organa državne uprave- kontaktni podatki- številka dokumenta, - datum - drugi podatki, predpisani za poslovanje- žig, navedba in podpis uradne/ih oseb

• žigi (fizična in elektronska oblika)

33

Primer uradnega

dopisa

Grafični primer poslovne vizitke

34

Primer poslovne

vizitke

ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV TEKOČA ZBIRKA STALNA ZBIRKA

2 letirešene

Stalna zbirka Posledice selitve gradiva

HRAMBA GRADIVA

• Način hrambe (v okviru leta po klasifikacijskih znakih!).

• Hramba gradiva v elektronski obliki.

• Hramba gradiva s tajnimi podatki.

• Hramba gradiva na mikrofilmu.

38

Arhivsko gradivo• v zbirki dokumentarnega gradiva

je posebej označeno

• fizično gradivo hranimo ločeno

• za vsak organ javne uprave ga določi pristojni arhiv

• področje arhivskega gradiva urejajo predpisi

- predpisi, ki jih izdaja javnopravna oseba v okviru svoje pristojnosti,- uradne, javne evidence, vključno z zbirkami osebnih podatkov,- lastni zapisniki sej z gradivom za seje,- celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka- dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in likvidaciji javnopravne osebe,- zapisniki o izidu volitev in referendumov,- plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti letni in pomembnejši posamezni).

ARHIV RS

Naloge javne arhivske službe pri javnopravnih osebah

• vrednotenje dokumentarnega gradiva • dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi

javnopravnih oseb glede dokumentarnega gradiva

• strokovni nadzor• usposabljanje uslužbencev, ki delajo z

dokumentarnim gradivom39

- Javnopravne osebe so državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb.

- Javno arhivsko gradivo je last Republike Slovenije, razen arhivskega gradiva, za katero so pristojni arhivi

samoupravnih lokalnih skupnosti in je last samoupravne lokalne skupnosti.

- Javno arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnih arhivov.

40

Sektor za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945

skrbi za varstvo arhivskega gradiva: • Državnega zbora RS• Vlade RS• ministrstev in organov v sestavi• uradov• vladnih služb• zavodov• javnih agencij• javnih skladov • družb s prenesenimi pooblastili

41

Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva

• arhivi vodijo skupni register javnopravnih oseb, za katere ugotovijo svojo pristojnost in od katerih bodo prevzemali arhivsko gradivo

• podatki o javnopravnih osebah se pridobijo iz Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z Agencijo za javnopravne evidence in storitve in ministrom za javno upravo

42

Register je objavljen na spletni strani Arhiv RS

https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm

DOSJE JAVNO PRAVNE OSEBE

Dolžnosti javnopravnih oseb

Skrbeti morajo za:• ohranjanje• materialno varnost • celovitost in • urejenost dokumentarnega gradiva

DOKLER NI ODBRANO ARHIVSKO GRADIVO

44

Arhivsko gradivo

• Arhivsko gradivo je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb.

45

Javnopravne osebe morajo pristojnemu arhivu zagotoviti:

• ogled stanja in• posredovati podatke, ki jih potrebuje za

vodenje evidenc o arhivskem gradivu

46

Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva zagotoviti hrambo trajnega gradiva in drugega dokumentarnega gradiva do poteka rokov hrambe.

47

Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so:

• sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega

• odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega po navodilih arhiva

• izdelava seznama odbranega gradiva in• izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu

48

Javnopravne osebe morajo zagotavljati ustrezne: materialne pogoje kadrovske pogoje finančne pogoje

DOLOČITI MORAJO OSEBO, ODGOVORNO ZA IZVAJANJE TEH OBVEZNOSTI.

49

Usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom

• uslužbenci, ki delajo z dokumentarnim gradivom morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu

• arhivi vodijo evidenco preizkusov strokovne usposobljenosti

50

Zbiranje kreditnih točk

V roku treh let mora vsak, ki opravi preizkus strokovne usposobljenosti zbrati 2 kreditni točki!

51

Načela in merila za vrednotenje dokumentarnega gradiva

• potrebe zgodovinopisja,drugih znanosti in kulture• potrebe oseb za trajno pravno varnost• pomembnost vsebine gradiva• pomembnost dogodkov in pojavov v določenem

času• posebnosti kraja ali območja• pomen javnopravne osebe• pomen avtorja• izvirnost dokumentov in njihovo podvajanje (določi

se gradivo, ki najpopolneje izraža vsebino)52

• izvirnost podatkov in informacij• reprezentativni izbor – vzorci• ohranjenost in obseg nastalega gradiva• notranje in zunanje značilnosti gradiva (jezik,

umetniška vrednost, način zapisa)

53

Seznam dokumentarnega gradiva, za katero se šteje, da je praviloma vedno arhivsko gradivo je objavljen v

Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (priloga št. 1)

54

VrednotenjeZa vrednotenje dokumentarnega gradiva mora javnopravna oseba seznaniti pristojnega arhivista z:• organizacijsko strukturo• pristojnostmi• nalogami• predmetom poslovanja• funkcijami in dejavnostjo• načinom upravnega poslovanja• evidencami o dokumentarnem gradivu• drugimi podatki

55

Potrditev pisnega strokovnega navodila

• pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva

• komisija je najmanj tričlanska

• sestavljena iz predstavnikov pristojnega arhiva in predstavnika javnopravne osebe, za katero se sprejema pisno strokovno navodilo

56

Del strokovnega navodila1002 Individualna

delovna razmerja

A Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence, poročila in analize,…

1003 Personalne mape

T Personalne mape,.. T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca

1004 Pritožbe in spori

10 A Prenehanje delovnega razmerja (A) Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),…

1005 Druge zadeve iz skupine 100

10 Vse ostalo kar ni možno nikamor uvrstiti

101 Kolektivna delovna razmerja in socialno partnerstvo

5 Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi, pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju, reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov, delovanje sindikatov, stavke ... Izbris sindikata iz evidence

102 Varnost in zdravje pri delu

5 A Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri delu (A) Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja, redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev za varstvo pred požarom, požarni redi (5),...

103 Pokojninsko in invalidsko zavarovanje

5 T Izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja, dejavnost ZPIZ-a (5), Dodatno pokojninsko zavarovanje (T), …

57

A za MPJU pomeni, da je dokumentarno gradivo arhivsko le v primeru, ko je nastalo pri delu Ministrstva za pravosodje in javno upravo RS. V nasprotnem primeru se upošteva rok hrambe, ki je zapisan v stolpcu “rok hrambe”.

Klasifikacijski znak

Pomen klasifikacijskega znaka

Rok hrambe

Trajno gradivo

Arhivsko gradivo Opis vsebine klasifikacijskega znaka

411 Investicije

5   A za MPJU

Program ukrepov in investicij, izdaja soglasja lokalni skupnosti za investicijo, ki se sofinancira iz sredstev proračuna RS; kontrola investicijskih programov, kontrola finančne konstrukcije investicije,... 58

ARHIVSKO GRADIVO, KI MORDA NI V CELOTI ZAJETO V NAČRTU KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV

in obsega delo javnopravne osebe:• letaki, plakati, brošure in drugi drobni tiski o dejavnosti

javnopravne osebe,• izvod spletnih objav• magnetofonski trakovi, kasete, fotografije, filmi,

videokasete... z zvočnimi in slikovnimi posnetki dela poslovanja in dejavnosti javnopravne osebe, objektov, naprav, dogodkov, procesov, pojavov, oseb, prireditev, proslav, jubilejev, spominov, govorov,

• interni časopisi in glasila,• publikacije o dejavnosti, zborniki...• vzorci tiskanih obrazcev, bonov, nakaznic... 59

60

10 let

5 let

XX let

Arhivsko

Trajno s statusom arhivskega gradiva

Trajno

Vrste dokumentarnega gradiva

Arhiv lahko proglasi za arhivsko

gradivo tudi trajno gradivo

Dodatna strokovna navodila• arhivi lahko cel čas do prevzema arhivskega

gradiva v arhiv izdajajo dodatna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva

• Arhiv RS je ob reorganizaciji državne uprave, izdal aprila 2012, posebno strokovno navodilo o ravnanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom

• Ob spremembi pristojnosti, poslovanja ali

organizacije mora javnopravna oseba obvestiti pristojni arhiv najpozneje v 30 dneh zaradi dopolnitve ali izdelave novega pisnega navodila.

Odbiranje arhivskega gradiva• arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega

gradiva javnopravnih oseb v skladu z določbami zakona, uredbe in ETZ in po strokovnih navodilih pristojnega arhiva. To so pisna strokovna navodila in dodatna pisna strokovna navodila predstavnikov pristojnega arhiva pred ali ob samem odbiranju

• arhivsko gradivo se odbere iz zaokroženih in kompletnih celot praviloma vsakih pet let, najpozneje pa pred izročitvijo gradiva v arhiv

63

• pred začetkom odbiranja je potrebno obvestiti arhiv

• pri odbiranju je potrebno upoštevati pisna strokovna navodila

• gradivo se mora hraniti v urejenem stanju in tehnično opremljeno do izročitve v arhiv

64

Izročanje arhivskega gradiva• javne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo

najkasneje 30 let po nastanku gradiva• 30 letni rok izročitve se lahko izjemoma podaljša

na podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in javnopravno osebo

• v primeru spora me arhivom in javnopravno osebo odloči minister pristojen za arhive

• če se gradivo ali del gradiva nahaja pri drugih osebah, lahko pristojni arhivi zahtevajo izročitev.

• rok za izročitev določi pristojni arhiv65

Izročanje arhivskega gradivaArhivsko gradivo se izroča:• v izvirniku (izvirnik je vsak primaren oz. izviren zapis ne

glede na pisno osnovo, način zapisa in pravno veljavnost) V ETZ sta predpisana oblika in način izročitve digitalnega gradiva

• brez tehnoloških omejitev dostopa

66

• urejeno (če so dokumenti, zadeve, dosjeji v sklopu

arhivskega gradiva na mestu, ki je določeno z načinom upravnega ali pisarniškega poslovanja)• popisano (popis mora vsebovati elemente) - naziv javnopravne osebe - obdobje - skupni obseg - zaporedno število tehničnih enot - opis vsebine arhivskega gradiva - ime in priimek delavca, ki je izdelal popis - datum izdelave popisa

67

Pred začetkom popisovanja arhivskega gradiva za izročitev v arhiv, pristojni arhivist določi podatke, ki jih je potrebno popisati. Elementi popisa so odvisni od vrste gradiva, ki je predmet izročitve.

68

69

Popis gradiva Geodetske uprave RS

70

71

72

73

V okviru kazala pravnih oseb : Mladina Slovenije – vojaška parada v Beogradu sta vpisani dve popisni enoti

74

• v zaokroženih celotah(za najmanj 5 let)

• kompletnih celotah - arhivsko gradivo je kompletna celota, če

vsebuje celotno arhivsko gradivo v časovnem obdobju za katero se izroča

- vsebuje pisarniške evidence, tajno gradivo, podatke o zasebnosti in gradivo, ki ni zajeto v klasifikacijskem načrtu.

75

• tehnično opremljenogradivo v fizični obliki- vloženo v papirne ovoje, mape, tehnične

enote (škatle, kolute…)- ne sme biti speto s kovinskimi sponkamiin vloženo v plastične mape- tehnične enote morajo biti opremljene z

napisigradivo v digitalni obliki - določeno v ETZ

76

Izročanje, prevzemanje, hramba in dostop do arhivskega gradiva v e- obliki(Standard 14721, OAIS- Open archival information system).

4-1

.2

MANAGEMENT

Ingest

Data Management

SIP

AIPDIP

queries

result setsAccess

PRODUCER

CONSUMER

Descriptive Info

AIP

orders

Descriptive Info

Archival Storage

Administration

Preservation Planning

Sprejemni

informacijski paket Arhivski

informacijski paket

Dostopni informacijski paket

SPREJEMNI ARHIVSKI PAKET (SIP) bodo morali pripraviti ustvarjalci arhivskega

gradiva na podlagi dodatnih strokovnih navodil pristojnega arhiva.

metapodatki o vsebini dokumenta

Zapisnik o prevzemu in izročitvi arhivskega gradiva

• Zapisnik se sestavi v 4 izvodih. Dva prejme izročitelj in dva prevzemnik.

• Priloge k zapisniku: - seznam gradiva - seznam gradiva, ki je izjemoma ostalo pri

izročitelju - seznam zaupnega gradiva z roki

nedostopnosti80

ZAPISNIK O IZROČITVI IN PREVZEMU JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA

sestavljen dne ___________________v________________________

Izročitelj: ________________, ki ga zastopa____________________.

Prevzemnik: Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1127 Ljubljana, ki ga zastopa

1. Izročitev in prevzem arhivskega gradiva sta bila opravljena na podlagi 39. in 40. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006).

Prevzem za Arhiv RS je opravil(a) ________________________ Gradivo je izročil(a) _______________

2. Predmet izročitve in prevzema je arhivski fond (del arhivskega fonda, posamezni

dokumenti itd.)

/ime fonda, začetno in končno leto gradiva, količina v tm in tehničnih enotah ali kosih/

3. Izročitelj je začasno obdržal naslednje dele gradiva 81

4. Izročitelj je izdelal prevzemni popis arhivskega gradiva, ki je predmet izročitve in prevzema. Popis je priloga tega zapisnika.

5. Izročitelj je bil opozorjen na obvezo 6. točke 40. člena zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih glede označitve vrste in rokov nedostopnosti arhivskega gradiva in

a) ni določil vrst in rokov nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, b) je določil naslednje vrste in roke nedostopnosti arhivskega gradiva

6.

/pripombe in pojasnila izročitelja ter prevzemnika glede ohranjenosti arhivskega gradiva/

7. Zapisnik je sestavljen v 4 izvodih od katerih prejmeta izročitelj in prevzemnik vsak po 2 izvoda.

Številka: Datum:

Za izročitelja: Za prevzemnika: /podpis in žig/ /podpis in žig/

Priloga:- prevzemni popis- seznam gradiva, ki je izjemoma ostal pri izročitelju- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti 82

Stroške odbiranja, izročanja, tehnične opreme, prevoza in dostave

• krije javnopravna oseba• pokrajinski in zgodovinski arhivi lahko za

pomoč pri odbiranju in izročanju arhivskega gradiva zahtevajo ustrezna finančna sredstva

83

Statusne spremembe, prenehanje in preoblikovanje javnopravnih oseb

Javnopravna oseba mora obvestiti pristojni arhiv o:

- prenehanju delovanja- statusnih spremembah… V vseh primerih je potrebno poskrbeti za

odbiranje in izročanje arhivskega gradiva.

84

Evidenca o ustvarjalcih

• Arhivi evidentirajo podatke o ustvarjalcih.

• Vodijo tudi dokumentacijo o javnopravnih osebah, ki same hranijo arhivsko gradivo (npr. Univerza v Ljubljani, RTV Slovenija)

85

Odtujitev arhivskega gradiva

• Javnega arhivskega gradiva ni dovoljeno odtujiti !

• Lahko se izvozi v tretje države ali iznosi v države članice Evropske unije pod posebnimi pogoji.

86

Odločanje v primeru nejasnostiV primeru nejasnosti ali gre za:• arhivsko gradivo • muzealijo• knjižnično gradivo

odloči minister pristojen za arhive.

87

Hramba arhivskega gradiva• javno arhivsko gradivo hranijo izključno

pristojni arhivi (ne glede na obliko zapisa)• v fizični obliki se hrani v skladu s predpisi o

materialnem varstvu• v digitalni obliki je dovoljena samo dolgoročna

hramba zajetega gradiva v skladu s strokovnimi navodili pristojnega arhiva

88

89

Varstvo tajnih podatkov, poslovnih skrivnosti in varstvo osebnih podatkov  

Varovanje tajnih podatkov (stopnje tajnosti: strogo tajno, tajno, zaupno, interno), največ 40 let

Varstvo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika oziroma na njegovo ideološko, versko in politično prepričanje, zdravstvene zadeve, vpis v kazensko evidenco... (75 let od nastanka ali 10 let od smrti) Varstvo poslovnih skrivnosti in davčnih skrivnosti

Vesna.Gotovina@gov.sitel. 01-24-14-293 in 031-361-311

90