Navodila za izpolnjevanje vloge za pridobitev potrdil A1 in

predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1 prek portala

Pripravila:

Jernej Baranja (MJU)

Tomaž Marčun (ZZZS)

Ljubljana, december 2017

2

Kazalo vsebine 1. UVOD ............................................................................................................................................... 4

2. Navodilo za izpolnjevanje vloge za pridobitev potrdila A1 ......................................................... 5

2.1. Prijava v sistem e-VEM ........................................................................................................ 5

2.2. Izbira podjetja ...................................................................................................................... 5

2.3. Izbira postopka .................................................................................................................... 6

2.4. Nova vloga ........................................................................................................................... 8

2.5. Dopolnitev vloge ................................................................................................................ 19

2.6. Prevzem dokumentov ....................................................................................................... 20

2.7. Pregled veljavnih potrdil .................................................................................................... 23

3. Vloga za predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1 ............................................................. 24

3

Kazalo slik Slika 1:Prijava v sistem ............................................................................................................................ 5

Slika 2: Delo s poslovnim subjektom ....................................................................................................... 6

Slika 3: Izbira postopka A1 ....................................................................................................................... 6

Slika 4: Pregled vlog za obdobje .............................................................................................................. 7

Slika 5: Seznam vlog ................................................................................................................................ 7

Slika 6: Vlagatelj in status ........................................................................................................................ 8

Slika 7: Izjave ........................................................................................................................................... 8

Slika 8: Podatki o storitvi ......................................................................................................................... 9

Slika 9: Kontaktni podatki ...................................................................................................................... 10

Slika 10: Dodajanje delavca ................................................................................................................... 10

Slika 11: Podatki o osebi ........................................................................................................................ 10

Slika 12:Podatki o naslovu v času opravljanja dela v tujini in podatki o storitvi ................................... 11

Slika 13: Pripenjanje dokumentov ......................................................................................................... 12

Slika 14: Pripenjanje dokumenta za postopek ...................................................................................... 12

Slika 15: Elektronsko podpisovanje dokumenta ................................................................................... 13

Slika 16: Pregled podpisanega dokumenta ........................................................................................... 13

Slika 17: Pregled dokumenta ................................................................................................................. 13

Slika 18: Potrditev delavca .................................................................................................................... 14

Slika 19: Dodan napoten delavec .......................................................................................................... 14

Slika 20: Nevalidirana vloga ................................................................................................................... 15

Slika 21: Validirana vloga in nadaljevanja na drugi korak ..................................................................... 15

Slika 22: Označevanje prilog .................................................................................................................. 16

Slika 23: Pripenjanje pogodbe o delu v tujini ........................................................................................ 16

Slika 24: Pripenjanje dokumenta ........................................................................................................... 17

Slika 25: Elektronsko podpisovanje pogodbe o delu ............................................................................. 17

Slika 26: Elektronsko podpisovanje celotne vloge ................................................................................ 18

Slika 27: Zaključek vloge ........................................................................................................................ 18

Slika 28: Pregled seznama napak .......................................................................................................... 19

Slika 29: ZZZS seznam napak ................................................................................................................. 19

Slika 30: Seznam vlog - dopolnitev ........................................................................................................ 20

Slika 31: Vsebinska dopolnitev .............................................................................................................. 20

Slika 32: Prevzem dokumentov ............................................................................................................. 21

Slika 33: Potrdi prevzem dokumentov .................................................................................................. 21

Slika 34: Elektronsko podpisovanje vloge ............................................................................................. 22

Slika 35: Pripete priloge vloge ............................................................................................................... 22

Slika 36: Veljavna potrdila A1 ................................................................................................................ 23

Slika 37: Filtriranje potrdil ..................................................................................................................... 23

Slika 38: Vloga za predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1 ........................................................... 24

Slika 39: Prekinitev A1 ........................................................................................................................... 24

Slika 40: Datum predčasne prekinitve ................................................................................................... 25

Slika 41: Izbira napotenega delavca ...................................................................................................... 25

Slika 42: Elektronski podpis prekinitve .................................................................................................. 26

4

1. UVOD

S 1. 1. 2018 sta na portalu e-VEM vzpostavljena nova postopka za elektronske vloge za izdajo potrdil A1 in predčasno prekinitev potrdil A1. Slovensko podjetje, ki želi v drugi državi članici EU ali EFTA izvajati storitve, mora za vsakega delavca, ki ga namerava napotiti, pridobiti potrdilo A1, s katerim delavec v tujini izkaže, da je tudi v času dela na območju druge države ostal vključen v obvezno zavarovanje v Republiki Sloveniji.

Zavezanci za oddajo vloge za pridobitev potrdila A1 so poslovni subjekti, ki so registrirani v Poslovnem

registru Slovenije (v nadaljevanju: PRS).

Obvezna oddaja vloge preko portala e-VEM je določena v 9. členu Zakona o čezmejnem

opravljanju storitev.

Delodajalec ali samozaposlena oseba lahko vloži vlogo za izdajo potrdila A1 največ 30 dni pred

predvidenim začetkom čezmejnega izvajanja storitve.

Za izdajo potrdila A1 je pristojen Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS).

ZZZS je ob izdaji potrdil A1 dolžan preveriti izpolnjevanje pogojev vlagatelja/delodajalca in delavca, za

kar uporabi podatke Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES),

Finančne uprave Republike Slovenije (FURS) in Inšpektorata Republike Slovenije za delo (IRSD) ter

podatke svojih evidenc (evidenca obveznih zavarovanj in izdanih potrdil A1).

Zavezanec je glede na 6. člen ZČmIS dolžan obvestiti ZZZS, če napotitev ni bila izvedena ali je bila

zaključena pred načrtovanim datumom zaključka. Delodajalec ali samozaposlena oseba mora v teh

primerih vložiti vlogo za predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1.

5

2. Navodilo za izpolnjevanje vloge za pridobitev potrdila A1

2.1. Prijava v sistem e-VEM

Pred pričetkom izpolnjevanja vloge se je najprej potrebno prijaviti v portal e-VEM na tem naslovu –

http://evem.gov.si/evem/drzavljani/zacetna.evem .

Slika 1:Prijava v sistem

Svetujemo vam, da se prijavite prek prijave SI-PASS, saj bo ta prijava postala kmalu obvezna. Navodila

za registracijo so dostopna tukaj.

2.2. Izbira podjetja

Po uspešni prijavi v sistem e-VEM je potrebno izbrati poslovni subjekt, ki je zavezanec za prijavo. V

kolikor je ta subjekt samostojni podjetnik se v polje »Vpišite davčno številko s.p.« vpiše davčna številka

subjekta. V kolikor pa gre za ostale poslovne subjekte, pa se v polje »Vpišite 10 mestno matično

številko« vpiše matična številka poslovnega subjekta. Izbiro zavezanca se lahko opravi tudi s klikom na

davčne številke v razdelku »Zadnja uspešna iskanja« ali »Pooblastila«. Uporabnik portala lahko izbere

le poslovni subjekt pri katerem je v PRS registriran kot odgovorna oseba. V kolikor bo vloge oddajal

uporabnik, ki ni odgovorna oseba, si mora urediti pooblastilo. Navodila za izvedbo postopka

pooblaščanja so na voljo na tej spletni strani.

6

Slika 2: Delo s poslovnim subjektom

2.3. Izbira postopka

Med postopki za izbrano podjetje izberete postopek »Vloga za potrdilo A1«. Navodilo za izpolnitev

vloge za predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1 je prikazano v poglavju 3.

Slika 3: Izbira postopka A1

Odpre se vam polje, ki je prikazano na spodnji sliki. Na voljo imate več možnosti, in sicer da iščete vloge

za določeno časovno obdobje glede na vrsto vloge in status vloge.

Lahko začnete novo vlogo, prevzamete dokumente in pregledate veljavna potrdila.

7

Slika 4: Pregled vlog za obdobje

Pred pričetkom izpolnjevanja vloge se prikaže seznam vlog za izbrano obdobje. Pri posamezni vlogi na

seznamu sta možni dve akciji, in sicer se lahko za namen izpolnjevanja nove vloge skopira podatke iz

že oddane vloge – gumb »Kopija vloge« ali pregleda izdana potrdila - gumb »Pregled A1«.

Slika 5: Seznam vlog

8

2.4. Nova vloga

S klikom na gumb »Nova vloga« začnete z izpolnjevanjem nove vloge.

1. Korak

V prvem delu prvega koraka so najprej vidni osnovni podatki vašega podjetja, ki se prepišejo iz PRS.

Teh podatkov ni možno spreminjati. Glede na svojo pravnoorganizacijsko obliko morate tudi izbrati

primeren status, ki je lahko (1.) Delodajalec ali (2.) Samozaposlena oseba.

Slika 6: Vlagatelj in status

Sledi potrditev izjav. Prvi dve sta obvezni, tretjo pa izpolni vlagatelj, ki ima v tujini odprt transakcijski

račun.

Slika 7: Izjave

9

V nadaljevanju je potrebno vpisati naročnika storitve in kraj izvajanja storitve. Polja se potrdijo s klikom

na polji »Potrdi naslov«.

Iz spustnega seznama je potrebno izbrati tudi dejavnost.

Slika 8: Podatki o storitvi

Samodejno se iz sistema e-VEM izpolnijo kontaktni podatki

• e-naslov za posredovanje obvestil

• Telefonska številka kontaktne osebe

Kontaktni podatki se nahajajo med osebnimi podatki uporabnika in jih uporabnik lahko vidi in ureja

(spreminja) na pogovornem oknu za spreminjanje osebnih podatkov in gesla.

Uporabnik lahko kontaktne podatke poljubno ureja tudi na uporabniškem vmesniku zahtev.

10

Slika 9: Kontaktni podatki

S klikom na gumb »Dodaj delavca« začnete z dodajanjem oseb, ki bodo napotene v tujino.

Slika 10: Dodajanje delavca

Odpre se vam polje za vnos delavca, kot je prikazano na spodnji sliki.

Dodajanje delavca pričnete tako, da kot identifikator vtipkate njegov EMŠO. Po vpisu EMŠO številke in

kliku na gumb »Pridobi osebo iz evidenc ZZZS« se razpoložljivi podatki samodejno napolnijo.

Nerazpoložljive podatke je potrebno dopisat ali izbrat.

Pridobitev podatkov iz evidenc ZZZS deluje samo, če je delavec že prijavljen v obvezno zavarovanje s

strani zavezanca, ki oddaja vlogo za izdajo potrdila A1. Sicer morate podatke o osebi vpisati ročno

(Opomba: Funkcija ročnega vpisa podatkov bo dodana ob prvi nadgradnji).

Slika 11: Podatki o osebi

11

Podatke lahko »resetirate« s klikom na gumb »Pridobi novo osebo iz evidence ZZZS«. V tem primeru

se polja pobrišejo in lahko vpišete nov EMŠO in tako pridobite novo osebo.

Slika 12:Podatki o naslovu v času opravljanja dela v tujini in podatki o storitvi

Zatem je potrebno izbrati še naslov v času opravljanja dela v tujini, opisati podatke o storitvi (vpis nalog

delavca) in preko koledarčka izbrati obdobje opravljanja storitve. Obdobje napotitve se ne sme

prekrivat z obdobjem napotitve na predhodno izdanih obrazcih A1 za istega delavca. Če je bila

predhodna napotitev delavca predčasno zaključena, je pred oddajo vloge za novo potrdilo A1 treba

oddati vlogo za predčasno prekinitev prejšnjega potrdila A1.

Priporočljivo je, da vlogo na koncu shranite s klikom na gumb »Shrani«.

V kolikor ste na začetku 1. koraka izbrali status »Delodajalec«, je potrebno dodati skenirano pogodbo

o zaposlitvi za zaposlenega. V primeru, da oddajate vlogo kot samozaposlena oseba oz. ste izbrali status

»Samozaposlena oseba«, vam pogodbe o zaposlitvi ni potrebno dodati.

Pogodbo dodate tako, da kliknete na gumb »Prični s pripenjanjem prilog v CEH«.

12

Slika 13: Pripenjanje dokumentov

Pri prilogi kliknete na gumb »Pripnite dokument«.

OPOMBA: Potrebna je pozornost glede čitljivosti skeniranih dokumentov, saj le-teh v primeru njihove

nečitljivosti ne bo mogoče upoštevati pri obravnavi vloge.

- Predlagane nastavitve za skeniranje:

o Ločljivost: 150 točk na palec

o Način skeniranja: Black & White (nič sivin!!!)

o Način stiskanja: CCITT Group 4 (T.6)

o Format skeniranja: TIFF ali PDF

Slika 14: Pripenjanje dokumenta za postopek

V postopku pripenjanja priloge izpolnite zahtevano polje »Datum dokumenta«, določite tudi jezik

(polje »Opis« ni obvezno). S klikom na gumb »Prebrskaj« se poišče dokument skenirane pogodbe na

računalniku ter klikne na gumb . Pripenjajo se lahko le datoteke v obliki PDF in TIFF.

Dokument nato s klikom na gumb »Elektronsko podpiši dokument« elektronsko podpišete.

13

Slika 15: Elektronsko podpisovanje dokumenta

Ko je priloga elektronsko podpisana se odpre naslednja stran:

Slika 16: Pregled podpisanega dokumenta

Prilogo lahko tudi izbrišete, če ugotovite, da ste pripeli napačen dokument.

S klikom na gumb »Podrobneje« lahko pripeti dokument pregledate, kot prikazuje spodnja slika.

Slika 17: Pregled dokumenta

14

Z delom na vlogi nadaljujete tako, da kliknete gumb »Nadaljujte z delom na vlogi«.

Slika 18: Potrditev delavca

Tako pridete nazaj na vlogo v razdelek »Dodajanje delavca«. Dodajanje delavca zaključite tako, da

kliknete gumb »Potrdi«.

Tako pridete nazaj na 1. korak vloge, kjer je viden dodan delavec.

Slika 19: Dodan napoten delavec

OPOMBA: V kolikor želi uporabnik dodati novega delavca, lahko klikne na gumb »Dodaj delavca« in

ponovi postopek dodajanja delavca za novo osebo.

V kolikor pa uporabnik klikne »Ista storitev« se samodejno ustvari nova napotitev za dodajanje delavca,

v kateri se razpoložljivi podatki že predizpolnijo iz prve vloge. Napotitev je v tem primeru nevalidirana

(glej sliko 20) in jo je potrebno dopolniti, in sicer tako, da se klikne na gumb popravi. Postopek dodajanja

delavca je enak kot v prejšnjem primeru.

15

Slika 20: Nevalidirana vloga

Na posamezno vlogo (posel) lahko dodate do 100 napotitev. Ko so vse napotitve dodane in validirane,

lahko s klikom na gumb »Naprej« na vlogi nadaljujete na naslednji korak.

Slika 21: Validirana vloga in nadaljevanja na drugi korak

16

2. Korak

V drugem koraku moramo izbrati oz. označiti pogodbo o delu v tujini (pogodba o poslu).

OPOMBA: Pogodba o delu v tujini je ena na posamezno vlogo.

Slika 22: Označevanje prilog

Zatem pridete na tretji korak, kjer podatke pregledate in kliknete na gumb »Naprej«.

Tako pridete na korak pripenjanja skenirane Pogodbe o delu. Najprej kliknete na »Prični s pripenjanjem

prilog v CEH« (Centralna elektronska hramba).

Slika 23: Pripenjanje pogodbe o delu v tujini

17

V postopku pripenjanja priloge izpolnite zahtevano polje »Datum dokumenta«, določite tudi jezik

(polje »Opis« ni obvezno). S klikom na gumb »Prebrskaj« se poišče dokument skenirane pogodbe na

računalniku ter klikne na gumb . Pripenjajo se lahko datoteke v obliki PDF in TIFF.

Slika 24: Pripenjanje dokumenta

Dokument elektronsko podpišete s klikom na gumb »Elektronsko podpiši dokument«.

Slika 25: Elektronsko podpisovanje pogodbe o delu

Po postopku elektronskega podpisovanje pogodbe o delu v tujini kliknemo na

in zatem .

Celotno končno vlogo še elektronsko podpišete s klikom na gumb »Elektronsko podpiši dokument«.

18

Slika 26: Elektronsko podpisovanje celotne vloge

Vloga po postopku elektronskega podpisovanje preide v status »Vloga je v vrsti za pošiljanje«.

Slika 27: Zaključek vloge

Ko pristojni organ (ZZZS) dobi vlogo, se status vloge spremeni v »Registrski organ je prejel vlogo«.

Obvestila glede sprememb statusov vloge uporabnik dobi tudi na elektronski naslov.

19

2.5. Dopolnitev vloge

V kolikor vloga ni popolna, jo pristojni organ po obdelavi vrne v dopolnitev. Napake na vlogi lahko

preverite tako, da na seznamu vlog za izbrano obdobje izberete vlogo tako, da pri izbrani vlogi kliknete

»Pregled vloge in dokumentov«.

Slika 28: Pregled seznama napak

Pri posamezni napotitvi je potem viden seznam napak, ki jih je potrebno popraviti.

Slika 29: ZZZS seznam napak

Vlogo popravite tako, da se vrnete na vaše namizje in pri seznamu vlog v postopkih izberete vlogo, ki

jo je potrebno dopolniti.

20

Slika 30: Seznam vlog - dopolnitev

Slika 31: Vsebinska dopolnitev

Zatem kliknete na »Vsebinsko dopolnite vlogo«. Vlogo nato vsebinsko dopolnite v skladu z napakami,

ki vam jih je sporočil ZZZS in jo še enkrat pošljete organu.

2.6. Prevzem dokumentov

S tem postopkom potrdite prevzem pošiljke dokumentov, ki jih je ZZZS pripravil ob obravnavi vloge

vašega subjekta. Dokumenti so lahko potrdila A1, zahteva za dopolnitev vloge, odločba o zavrnitvi

vloge, sklep o zavrženju vloge.

Postopek prevzema dokumentov je naslednji:

Najprej se prijavite v portal e-VEM, nato izberete podjetje, za katero želite prevzeti dokumente. Zatem

v seznamu postopkov kliknete na »Vloga za potrdilo A1«.

21

Zatem kliknete na »Prevzem dokumentov«.

Slika 32: Prevzem dokumentov

Prikaže se vam seznam pošiljk dokumentov ZZZS. Prevzem pošiljke začnete s klikom na »Potrdi

prevzem dokumentov«.

Slika 33: Potrdi prevzem dokumentov

Tako preidete na potrditev prevzema dokumentov ZZZS.

22

Slika 34: Elektronsko podpisovanje vloge

V naslednjem koraku s klikom na gumb »Elektronsko podpiši povratnico« elektronsko podpišete

povratnico. S tem potrdite prevzem dokumentov te pošiljke in vam s tem postanejo ti dokumenti

dostopni na portalu. Pošiljka s tem izgine iz seznama pošiljk ZZZS.

Za tem se je s klikom na gumb »Nazaj« potrebno vrniti na pregled vlog za določeno obdobje in tam

najti vlogo, na katero se je nanašala prevzeta pošiljka dokumentov.

Dokumente ZZZS najdete na koncu vloge.

Slika 35: Pripete priloge vloge

S klikom na gumb »Prenesi« posamezen dokument prenesete v svoj računalnik, kjer ga shranite ali

natisnete.

23

2.7. Pregled veljavnih potrdil

Na portalu e-VEM lahko tudi pregledate veljavna potrdila A1, in sicer tako, da kliknete na gumb

»Veljavna potrdila A1«.

Slika 36: Veljavna potrdila A1

Seznam potrdil lahko razvrstite po Priimku in Datumu konca veljavnosti potrdil.

Slika 37: Filtriranje potrdil

S klikom na gumb »Prenesi« potrdilo prenesete na svoj računalnik.

24

3. Vloga za predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1

Za namen predčasne prekinitve potrdila A1 najprej na seznamu postopkov kliknete na »Vloga za

predčasno prekinitev veljavnosti A1«. V kolikor niste zakoniti zastopnik poslovnega subjekta, morate

biti s strani zakonitega zastopnika pooblaščeni za opravljanje postopka.

Slika 38: Vloga za predčasno prekinitev veljavnosti potrdila A1

Prikaže se vam seznam vlog glede na izbrano obdobje. Pri izbrani vlogi kliknete na gumb »Prekinitev

A1«.

Slika 39: Prekinitev A1

Tako pridete do prvega koraka vloge – »Izpolnjevanje vloge«.

25

Slika 40: Datum predčasne prekinitve

Najprej izberete datum predčasne prekinitve opravljanja storitve. Datum lahko izberete iz koledarčka,

lahko pa ga tudi vpišete.

Slika 41: Izbira napotenega delavca

26

Večina podatkov tega koraka je že predizpolnjenih, potrebno je le izbrati delavca/e, za katere želite

predčasno prekiniti veljavnost potrdil A1, kot prikazuje zgornja slika.

V naslednjem koraku pridete do predogleda podatkov, zatem je le še potrebno vlogo elektronsko

podpisati, kar naredite s klikom na gumb »Elektronsko podpiši dokument«.

Slika 42: Elektronski podpis prekinitve

Po obravnavi vloge ZZZS izda dokument Obvestilo o uspešni/neuspešni razveljavitvi potrdil A1.

Dokument je dostopen na dnu prikaza podatkov o vlogi. Iz dokumenta je razvidno za katere napotitve

oz. izdana potrdila A1 je bila veljavnost skrajšana.