MP-P-HR-05 Pembayaran Gaji Upah Dan Tunjangan

PROSEDUR

PEMBAYARAN GAJI/UPAH, TUNJANGAN & PAJAK

MP-P-HR-005

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Kosasih Dodi Hilman dr. Thomas Tabalujan, MscHR Supervisor HR Manager President Director

Dokumen ini milik PT. Kartika Bina Medikatama. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Kartika Bina Medikatama

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI/UPAH, TUNJANGAN

& PAJAKNOMOR DOKUMEN NO. REVISI TANGGAL TERBIT HALAMAN

MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 2 dari 18

Sejarah Perubahan

No. Revisi Tanggal Uraian Perubahan Halaman




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 3 dari 18

DAFTAR ISI

HalamanHALAMAN JUDUL 1

SEJARAH PERUBAHAN 2

DAFTAR ISI 3

TUJUAN 4

RUANG LINGKUP 4

REFERENSI 4

PENANGGUNG JAWAB 4

DETAIL PROSEDUR 4

FORMULIR YANG DIGUNAKAN 11




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 4 dari 18

1. TUJUANProsedur ini dibuat untuk menjelaskan prosedur pembayaran gaji/upah, tunjangan dan semua jenis pembayaran hak Karyawan sehingga menjadi pedoman dalam pelaksanaan dan juga sebagai alat untuk pengendali pelaksanaan yang akurat dan tepat waktu.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini mencakup semua jenis pembayaran kompensasi dan benefit kepada Karyawan termasuk gaji/upah, tunjangan – tunjangan, lembur, uang makan, penggantian biaya pengobatan, Tunjangan Hari Raya, Bonus yang berlaku di PT. Kartika Bina Medikatama.

3. REFERENSI3.1. Undang Undang Ketenagakerjaan & Kepmenaker yang berlaku.3.2. Peraturan Perusahaan PT Kartika Bina Medikatama. 3.3. Manual QHS PT. Kartika Bina Medikatama.3.4. Persyaratan ISO 9001 : 2008. 3.5. OHSAS 18001 : 2007.

4. PENANGGUNG JAWAB4.1. HR Manager.4.2. HR Supervisor.

5. DETAIL PROSEDUR5.1. Pembayaran Gaji & Tunjangan pada Akhir Bulan.

5.1.1. Menjelang tanggal 20, dilakukan review data dan daftar gaji Karyawan (payroll) bulan sebelumnya. Kemudian dilakukan pem-baruan jika ada perubahan data Karyawan, termasuk jika ada pe-rubahan gaji dan/atau tunjangan pada Karyawan.

5.1.2. Pada setiap tanggal 20 dilakukan pengumpulan data kehadiran (ab-sensi),a. Data kehadiran Karyawan di kantor Menara Kuningan dan Klinik

Kartika Chandra yaitu dengan mengunduh (download) data ke-hadiran dari mesin pencatat kehadiran (finger print) atau dari daftar absensi, dan

b. Data kehadiran Karyawan yang berkerja di lokasi/site diperoleh melalui timesheet yang direkap oleh Medical Site Dept.

5.1.3. Dibuatkan daftar potongan gaji karyawan yaitu,




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 5 dari 18

a. potongan uang transport berdasarkan data ketidakhadiran kerja,b. pinjaman Karyawan dari buku daftar pinjaman Karyawan,c. parkir, dari daftar Karyawan pelanggan parkir gedung,d. lain-lain jika ada.

5.1.4. Data-data tersebut diatas di-input ke program payroll untuk di-lakukan perhitungan (lihat Instruksi Kerja Proses Perhitungan Gaji di Program Payroll).

5.1.5. Hasil perhitungan tersebut dicetak (print) untuk dilakukan penge-cekan.

5.1.6. Memberitahukan secara lisan atau email ke Bagian Keuangan total gaji dan tunjangan yang akan dibayarkan pada bulan yang bersangkutan sehingga Bagian Keuangan dapat menyiapkan dananya,

5.1.7. Setelah perhitungan dipastikan sudah benar, siapkan dokumen - dokumen,a. Surat ke Bank Mandiri tentang perintah pembayaran (contoh

terlampir),b. Formulir permintaan uang ke Bagian Keuangan sejumlah gaji

yang akan dibayar,c. Perhitungan pajak.

5.1.8. Pada tanggal 24 atau 25 hasil perhitungan gaji serta data-data dan dokumen pendukung diserahkan ke HR Manager untuk diperiksa, diteruskan ke Finance Manager untuk diketahui dan ke Direktur Utama untuk mendapat persetujuan pembayaran.

5.1.9. Setelah disetujui dibuatkan Daftar Transfer Gaji, yaitu nama Karyawan/penerima gaji, nama bank dan nomor rekening serta jumlah yang akan ditransfer.

5.1.10. Pada tanggl 26 daftar transfer gaji serta permintaan transfer gaji diserahkan ke Bank (Bank Mandiri) untuk dilakukan transfer gaji pada tanggal 27. Tanggal 28 gaji sudah diterima oleh seluruh Karyawan, atau paling lambat pada akhir bulan. Jika tanggal 27 jatuh pada hari Sabtu, maka seluruh proses dilakukan sehari lebih awal.

5.1.11. Bagian payroll segera menyiapkan dan mencetak slip gaji dari pro-gram payroll untuk kemudian diserahkan ke masing-masing karyawan. Untuk Karyawan yang berada di site, slip gaji disam-paikan melalui email ke alamat email masing – masing Karyawan.

5.2. Pembayaran Tunjangan dan Upah Tengah Bulan




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 6 dari 18

5.2.1. Pembayaran Tunjangan Lokasi setiap tanggal 15 khusus untuk karyawan MP yang bertugas di lokasi BP Tangguh.5.2.1.1. Sebelum tanggal 15 Bagian Payroll mencaritahu nama -

nama karyawan MP BP Tangguh yang turun/kembali dari lokasi (from site) antara tanggal 1 – 15, yaitu berdasarkan timesheet atau schedule yang dibuat dan diterima dari Medical Admin. MP BP Tangguh.

5.2.1.2. Dibuatkan perhitungan pembayaran Tunjangan Lokasi masing-masing karyawan yang turun (from site) antara tgl. 1 – 15 menggunakan MS Excel (secara manual) sesuai dengan jumlah tunjangan lokasi (28 hari kerja atau on duty di lokasi).

5.2.1.3. Setelah perhitungan dipastikan sudah benar, siapkan dokumen,a. Surat untuk Bank Mandiri tentang perintah pemba-

yaran (contoh terlampir),b. Permintaan uang ke Bagian Keuangan sejumlah Tun-

jangan Lokasi yang akan dibayar,c. Perhitungan pajak.

5.2.1.4. Pada tanggal 12 atau 13 hasil perhitungan Tunjangan Lokasi serta data-data dan dokumen pendukung diser-ahkan ke HR Manager untuk diperiksa, diteruskan ke Fi-nance Manager untuk diketahui dan ke Direktur Utama untuk mendapat persetujuan pembayaran Tunjangan Lokasih karyawan MP BP-Tangguh.

5.2.1.5. Pada tanggal 15 pagi Bagian Keuangan menyerahkan ke bank (Bank Mandiri) daftar pembayaran Tunjangan Lokasi Karyawan (daftar nama, nomor rekening dan jum-lah pembayaran) berikut cek/giro untuk kemudian bank melakukan transfer ke rekening masing-masing Karyawan pada hari yang sama.

5.2.1.6. Bagian payroll segera menyiapkan dan mencetak slip Tunjangan Lokasi dari program payroll untuk kemudian diserahkan ke masing-masing karyawan yang disam-paikan melalui email masing – masing Karyawan.

5.2.2. Pembayaran honorarium tenaga kerja pengganti sementara (re-placer) di Klinik Kartika Chandra.




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 7 dari 18

5.2.2.1. Setiap hari Senin Bagian Payroll menerima daftar hadir tenaga pengganti sementara/replacer yang bertugas di Klinik Kartika Chandra.

5.2.2.2. Daftar tersebut dicek untuk memastikan bahwa daftar hadir tersebut sudah mendapat persetujuan dan tanda tangan dari Clinic Manager.

5.2.2.3. Dibuatkan perhitungan untuk mengetahui besarnya hono-rarium berdasarkan jumlah hari dikali honor per hari sesuai dengan tarif honorarium replacer per posisi yang berlaku.

5.2.2.4. Hasil perhitungan honorarium serta data-data dan doku-men pendukung diserahkan ke HR Manager untuk diperiksa, diteruskan ke Finance Manager untuk menda-pat persetujuan pembayaran honorarium. Persetujuan cukup oleh Finance Manager karena jumlah pembayaran honorarium masih dalam batas wewenang Finance Man-ager.

5.2.2.5. Pada setiap pertengahan dan akhir bulan Bagian Keuan-gan menyampaikan ke bank instruksi pembayaran melalui transfer dengan lampiran Daftar Penerima Hono-rarium, beserta cek/giro atau tunai untuk kemudian bank menstransfer ke rekening masing-masing penerima honor.

5.2.2.6. Bagian payroll segera menyiapkan dan mencetak slip pembayaran honorarium untuk kemudian diserahkan ke masing-masing penerima honor.

5.3. Pembayaran Upah Lembur

5.3.1. Setiap awal bulan Bagian Payroll mengumpulkan data jam kerja lembur Karyawan melalui atasan masing-masing karyawan berupa surat perintah lembur atau timesheet lembur yang sudah mendapat persetujuan serta ditandatangani oleh pemberi perintah lembur/ atasan dan Kepala Bagian/ Dept. Head untuk periode pelaksanaan lembur pada bulan sebelumnya.

5.3.2. Data jam lembur karyawan tersebut dicocokan dengan data kehadi-ran Karyawan dari alat pencatat kehadiran (finger print).




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 8 dari 18

5.3.3. Kemudian dilakukan perhitungan upah lembur secara manual menggunakan aplikasi MS Excel. Perhitungan upah lembur berdasarkan jam lembur dilakukan sesuai ketentuan perhitungan upah lembur dari Pemerintah (Kepmenakertrans RI) yang berlaku.

5.3.4. Setelah dilakukan pengecekan dan dipastikan perhitungan sudah benar, berkas perhitungan dan pembayaran lembur diserahkan ke HR Manager diperiksa dan diketahui, diteruskan ke Finance Man-ager untuk diketahui dan disetujui jika jumlah keseluruhan upah lembur yang akan dibayarkan masih dalam abates wewenang Fi-nance Manager. Berkas yang diserahkan meliputi,a. Rekapitulasi hasil perhitungan upah lembur masing-masing

karyawan, dilampirkan dengan, b. Surat perintah lembur/timesheet lembur,c. Formulir permintaan uang.

5.3.5. Pada setiap pertengahan atau akhir bulan Bagian Keuangan menyampaikan ke bank instruksi pembayaran melalui transfer den-gan lampiran Daftar Karyawan Penerima Lembur termasuk nomor rekening dan jumlah, beserta cek/giro atau tunai untuk kemudian bank menstransfer ke rekening masing-masing penerima honor.

5.3.6. Bagian payroll segera menyiapkan dan mencetak slip pembayaran lembur untuk kemudian diserahkan ke masing-masing Karyawan.

5.4. Pembayaran Klaim Biaya Pengobatan/ Kesehatan

5.4.1. Prosedur Klaim Oleh KaryawanDijelaskan dan dapat dilihat pada Prosedur Fasilitas Pemeliharaan dan Perawatan Kesehatan.

5.4.2. Prosedur Pembayaran Klaim Pengobatana. HRD Memeriksa bukti-bukti form klaim pengobatan batas

kadaluarsa dukumen-dokumen pengobatan (batas kadaluarsa adalah 60 hari),

b. HRD melengkapi form klaim pengobatan dan diserahkan ke Medical Claim Adjuster.

c. Medical Claim Adjuster melakukan pengecekan dan review atas kesesuaian dokumen klaim (item yang tidak sesuai dicoret/diku-rangi).




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 9 dari 18

d. Medical Claim Adjuster menyerahkan kembali dokumen-doku-men yang sudah dicek dan di review ke HRD

e. HRD melakukan pemeriksaan saldo plafon kesehatan dan di-lakukan proses pencatatan dan pemotongan plafond.

f. HRD mengisi dan mengajukan permohon permintaan uang ke-mudian diserahkan ke Bagian Keuangan.

g. Proses pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan dan uang penggantian pengobatan ditransfer ke rekening karyawan.

5.5. Jamsostek (Jaminan Kecelakaan Kerja, Kematian dan Hari Tua).

5.5.1. Setiap awal bulan Bagian Penggajian melakukan review dan up-date data karyawan yang masuk atau keluar, serta perubahan gaji.

5.5.2. Atas hasil review dan update data tersebut, sebelum tanggal 15, Bagian Penggajian membuat laporan perubahan data kepersertaan Jamsostek dengan mengisi fomulir-formulir Jamsostek sebagai berikut :- Formulir pendaftaran tenaga kerja (form Jamsostek a1)

- Formulir tenaga kerja keluar (form Jamsostek 1b)

- Formulir rincian iuran Jamsostek (form Jamsostek 2a)

- Formulir perubahan penurunan upah (form Jamsostek 2a pen-dukung)

- Formulir perubahan kenaikan upah (form Jamsostek 2s pen-dukung)

5.5.3. Kemudian dilakukan perhitungan jumlah iuran Jamsostek berdasarkan data-data isian formulir Jamsostek tersebut.

5.5.4. Mengajukan formulir permohonan permintaan uang berdasarkan jumlah perhitungan rincian iuran Jamsostek ke Bagian Keuangan untuk dilakukan pembayaran.

5.5.5. Proses pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan dengan di-transfer ke rekening PT Jamsostek.

5.6. Pembayaran Uang Makan Harian Karyawan

5.6.1. Uang makan Karyawan di kantor Pusat (Menara Kuningan) dan Kartika Chandra) dibayar mingguan sesuai daftar hadir.




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 10 dari 18

5.6.2. Setiap hari Senin pagi HR Dept. melakukan perhitungan pemba-yaran uang makan bagi Karyawan untuk periode 1 minggu se-belumnya dengan cara :a. Data perhitungan untuk Manara Kuningan adalah berdasarkan

data absensi yang diunduh (download) dari mesin finger print untuk periode absensi 1 minggu sebelumnya, kemudian dibu-atkan daftar pembayaran uang makan masing-masing Karyawan.

b. Untuk Karyawan yang bertugas di klinik Kartika Chandra, HR Dept. menerima daftar pembayaran uang makan masing-mas-ing karyawan yang sudah direkap dan disiapkan oleh Medical Admin klinik Kartika Chandra.

5.6.3. HR Dept. mengajukan permohonan permintaan uang ke Bagian Keuangan dengan lampiran nama Karyawan penerima Uang Makan dan jumlah untuk masing – masing.

5.6.4. Bagian Keuangan menyiapkan uang makan sesuai permintaan, dan sebelum jam 12 mengumumkan kepada Karyawan bahwa uang makan sudah bisa diambil.

5.6.5. Untuk Karyawan di klinik KC, uang makan dikirim melalui petugas Kurir ke Kasir di KC dan kemudian Kasir sebelum jam 12 mengu-mumkan bahwa Karyawan sudah dapat mengambil uang makan.

5.7. Pembayaran dan Pelaporan Pajak Penghasilan (Pph Pasal 21)

5.7.1. Setiap akhir bulan (selesai pembayaran gaji) Bagian Penggajian menyerahkan rekap pembayaran gaji karyawan dan potongan pa-jak penghasilan (Pph 21) masing-masing Karyawan ke Bagian Ac-counting/Pajak.

5.7.2. Bagian Accounting akan mencatat, membuat SSP (Surat Setoran Pajak), menyetorkan serta melaporkan jumlah pembayaran Pajak PPh21 masing-masing karyawan tersebut ke Kantor Pajak.

5.7.3. Setiap awal tahun / bulan Januari, Bagian Penggajian merekap data penghasilan serta potongan pajak PPh21 masing – masing Karyawan dalam satu tahun sebelumnya.

5.7.4. Rekap data tersebut diserahkan ke Accounting untuk dilakukan per-hitungan ulang atas PPh21 setiap karyawan. Akan diketahui Karyawan yang kurang potong/kurang bayar atau lebih potong/ lebih bayar pajak.




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 11 dari 18

5.7.5. Bagian Acounting/ Pajak akan menyampaikan ke HR Dept/ Peng-gajian hasil perhitungan ulanga atas Pph 21.

5.7.6. Kelebihan dan kekurangan akan ditindaklanjuti oleh Bagian Peng-gajian kepada masing – masing Karyawan.

5.7.7. Pada awal tahun, Bagian Accounting menyetorkan serta mela-porkan jumlah pembayaran Pajak PPh21 tahunan masing-masing karyawan tersebut ke Kantor Pajak.

5.7.8. Pada awal tahun, Bagian Accounting/Pajak melengakpi formulir 1721 – A1 sebagai bukti potong pajak PPh21 tahunan untuk mas-ing-masing karyawan.

5.7.9. Formulir 1721 – A1 tersebut diserahkan ke HRD sebelum akhir Maret untuk didistribusikan ke masing-masing karyawan yang akan digunakan sebagai dasar pengisian SPT Tahunan orang pribadi un-tuk dilaporkan ke Kantor Pajak paling lambat 31 Maret.

6. FORMULIR YANG DIGUNAKAN6.1. FM-HR-005-01 : time Sheet6.2. FM-HR-005-02 : formulir perhitungan gaji bulanan karyawan back office6.3. FM-HR-005-03 : formulir perhitungan gaji bulanan karyawan site6.4. FM-HR-005-04 : formulir potongan uang transport6.5. FM-HR-005-05 : formulir potongan pinjaman karyawan6.6. FM-HR-005-06 : formulir potongan parkir karyawan6.7. FM-HR-005-07 : formulir potongan pajak PPh216.8. FM-HR-005-08 : formulir perhitungan pembayaran tunjangan lokasi6.9. FM-HR-005-09 : formulir pembayaran replacer / honorarium6.10. FM-HR-005-10 : timesheet lembur6.11. FM-HR-005-11 : formulir perhitungan lembur6.12. FM-HR-005-12 : formulir klaim pengobatan6.13. FM-HR-005-13 : formulir/kartu penggunaan fasilitas kesehatan6.14. FM-HR-005-14 : formulir perhitungan uang makan karyawan6.15. FM-FC-001-01 : formulir Permintaan Uang




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 12 dari 18




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 13 dari 18




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 14 dari 18




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 15 dari 18




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 16 dari 18




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 17 dari 18




MP-P-HR-05 0 2 Mei 2011 18 dari 18


Documents

MP-P-HR-05 Pembayaran Gaji Upah Dan Tunjangan