Degree Grantor / Ustanova koja je dodijelila akademski / struni stupanj: University of Pula / Sveuilište Jurja Dobrile u Puli
Permanent link / Trajna poveznica: https://urn.nsk.hr/urn:nbn:hr:137:614684
Rights / Prava: In copyright
Repository / Repozitorij:
Fakultet ekonomije i turizma
Fakultet ekonomije i turizma
Predmet: Projektni menadment
ekonomije/poslovne ekonomije, smjera _____________________ ovime izjavljujem
da je ovaj Diplomski rad rezultat iskljuivo mojega vlastitog rada, da se temelji na
mojim istraivanjima te da se oslanja na objavljenu literaturu kao što to pokazuju
korištene bilješke i bibliografija. Izjavljujem da niti jedan dio Diplomskog rada nije
napisan na nedozvoljen nain, odnosno da je prepisan iz kojega necitiranog rada, te
da ikoji dio rada krši bilo ija autorska prava. Izjavljujem, takoer, da nijedan dio rada
nije iskorišten za koji drugi rad pri bilo kojoj drugoj visokoškolskoj, znanstvenoj ili
radnoj ustanovi.
Ja, _______________________________ dajem odobrenje Sveuilištu Jurja Dobrile
___________________________________________________________________
koristi na nain da gore navedeno autorsko djelo, kao cjeloviti tekst trajno objavi u
javnoj internetskoj bazi Sveuilišne knjinice Sveuilišta Jurja Dobrile u Puli te kopira
u javnu internetsku bazu završnih radova Nacionalne i sveuilišne knjinice
(stavljanje na raspolaganje javnosti), sve u skladu s Zakonom o autorskom pravu i
drugim srodnim pravima i dobrom akademskom praksom, a radi promicanja
otvorenoga, slobodnoga pristupa znanstvenim informacijama.
Za korištenje autorskog djela na gore navedeni nain ne potraujem naknadu.
U Puli, _______________ (datum)
POSLOVANJA ...................................................................................................... 10
3.1. KARAKTERISTIKE USPJEŠNIH I NEUSPJEŠNIH PROJEKATA ................. 14
3.2. KRITERIJI USPJEŠNOSTI PROJEKATA ...................................................... 19
3.3. BALANCED SCORECARD ............................................................................ 24
3.5. IMBENICI USPJEŠNOSTI PROJEKTA ....................................................... 30
3.6. POKAZATELJI I MJERE USPJEŠNOSTI PROJEKTA ................................... 31
4. PROJEKTNI MENADER I PROJEKTNI TIMOVI ................................................ 34
4.1. USPJEŠNI PROJEKTNI MENADER ............................................................ 34
4.2. PROJEKTNI TIMOVI ...................................................................................... 40
5. PREPORUKE MAKSIMIZACIJE USPJEŠNOSTI PROJEKTA ............................. 49
5.1. KULTURA RADA ............................................................................................ 49
5.3. SUVREMENE ODREDNICE MAKISMIZACIJE USPJEŠNOSTI PROJEKTA 55
6. INOZEMNI I DOMAI PRIMJERI MJERENJA USPJEŠNOSTI PROJEKATA ..... 58
6.1. SYDNEY WATER PROJECT ......................................................................... 58
6.2. HEP BILLING I SAP PROJEKT ...................................................................... 60
7. ZAKLJUAK ......................................................................................................... 66
1. UVOD
Tema ovoga rada je mjerenje uspješnosti projekata. Rije je o aktualnoj problematici
u podruju ekonomske misli i prakse, ali i šire, koja plijeni interes sve veeg broja
dionika u suvremeno doba. Razlog tome oituje se u sve intenzivnijem provoenju
projekata razliite prirode i namjene, kao i sve istaknutijim potrebama za ocjenom
nekog projekta kao uspješnog ili neuspješnog.
Suvremeno doba predstavlja najdinaminije i najizazovnije, ali takoer i
najperspektivnije razdoblje u meunarodnoj ekonomiji, ali i globalnom društvu. Pored
brojnih promjena koje ono donosi istiu se sve kompleksnije potrebe i elje dionika
na trištu, intenzivan napredak tehnologije i znanosti, imperativni znaaj inovacija i
investicijskih procesa u svim segmentima poslovanja, sve izraenija konkurencija, ali
i razvoj projektnog menadmenta te intenziviranje njegova znaaja. Projektni
menadment u suvremeno doba predstavlja osnovu uspješnog poslovanja, s obzirom
da doprinosi spremnom odgovaranju na izazove suvremenoga doba i poslovanja.
U praksi svaki izvedeni projekt ne mora nuno biti i uspješan. esto se istie kako je
neki projekt uspješan ukoliko on zadovoljava postavljene ciljeve, odnosno osigurava
njihovu realizaciju u praksi. Meutim, uslijed kompleksnosti same problematike
smatra se kako je u kontekstu mjerenja i procjene uspješnosti projekta nuno u obzir
uzeti itavi niz segmenata, odnosno resornih podruja u okviru središnje tematike
rada. Pri tome se panja posveuje raznim kriterijima i imbenicima koji odreuju
uspješnost istoga, a samu problematiku ine kompleksnijom, kako u teoriji, tako i u
praksi.
Projektni menadment jedan je od temelja suvremenog poslovanja, pri emu projekti
predstavljaju instrumente optimalnog odgovaranja na izazove i pritiske s kojima se
organizacije danas suoavaju.
U okviru projektnog menadmenta provode se brojne aktivnosti, ime on poprima
multidimenzionalno znaenje, a jedna od osnovnih funkcija mu je uinkovito i
efikasno upravljanje projektima.
2
Na uspješnost izvedbe samoga projekta, kao i ocjenu njegove uspješnosti, utjee
itav niz imbenika. Jedan od temeljnih kriterija je realizacija postavljenih ciljeva, no
njemu treba pridodati i ostale kriterije, koji se u suvremeno doba proširuju i
nadopunjuju.
Izniman utjecaj na uspješnost samoga projekta imaju menaderi koji vode projektne
timove, kao i sami timovi koji na optimalni nain alociraju potrebite resurse, te koriste
svoja znanja i vještine u svrhu što kvalitetnije izvedbe projekta. U budunosti se
oekuje intenziviranje njihove uloge u okviru navedenoga, kao i sve vei znaaj
kulture rada te poštivanje rokova izvedbe.
Cilj rada je istraiti osnovne definicije, znaajke i specifinosti temeljnih pojmova koji
se proimaju u okviru problematike vanosti mjerenja i uspješnosti projekata. Pri
tome je cilj ukazati na suvremenu ulogu istoga, kao i na izazove s kojima se projektni
menadment susree u suvremenim uvjetima poslovanja.
Svrha rada je detaljnije istraiti proces mjerenja uspješnosti projekta, uz isticanje
temeljnih kriterija i imbenika koji determiniraju navedeno. Pored toga, svrha je
pojasniti zakljuke na konkretnim primjerima iz prakse.
Rad se sastoji od sedam poglavlja. Nakon uvodnog poglavlja slijedi dio koji poblie
analizira projektni menadment. U okviru ovoga poglavlja daju se neke od osnovnih
definicija projektnog menadmenta, te se obrauju njegove funkcije, kao i vodei
izazovi s kojima se suoava u suvremeno doba. U treem poglavlju pristupa se
klasificiranju projekata na uspješne i neuspješne. Razmatraju se karakteristike
uspješnih, kao i neuspješnih projekata, te se istiu imbenici koji utjeu na njihovu
uspješnost. U etvrtom poglavlju istrauju se projektni menaderi i projektni timovi
kao nositelji uspješnosti projekata. Posebna panja posveena je sustavu upravljanja
projektnim timovima. U petom poglavlju daju se preporuke i smjernice za
unapreenje uspješnosti projekta, te se panja posveuje kulturi rada, upravljanju
vremenom izvedbe i izvorima. U predzakljunom poglavlju obrauju se primjeri
uspješnih i neuspješnih projekata iz prakse.
3
Za potrebe istraivanja korištene su metoda analize i sinteze, induktivna i deduktivna
metoda, metoda apstrakcije i metoda komparacije. Takoer, istraivanju su posluile
i metoda studije sluaja te metoda deskripcije.
4
Domaa i inozemna znanstvena literatura obiluju definicijama projektnog
menadmenta. Poseban doprinos istraivanju projektnog menadmenta zamijeen je
u suvremeno doba, kada dolazi do uurbane dinamike poslovanja, sve jae
konkurencije, ali i ostalih promjena.
Smatra se optimalnim tvrditi kako projektni menadment predstavlja interdisciplinarno
znanstveno podruje koje je usmjereno na proces upravljanja projektima. Sagleda li
se ovaj pojam s aspekta menadmenta generalno, rije je o spletu znanja, vještina i
umijea koja se koriste u svrhu optimizacije provedbe i rezultata nekog projekta, što u
konanici donosi koristi na strani inicijatora, projektnog menadera i timova, ali i
korisnika projekta te ostalih dionika.
Projektni menadment istie se brojnim funkcijama. Smatra se kako se one dodatno
intenziviraju u suvremeno doba, koje je ujedno oznailo i najnaprednije razdoblje
njegova razvoja. Sukladno navedenome, vjeruje se kako projektni menadment
danas poprima jednu sasvim novu dimenziju i nadilazi nekadašnje granice.
2.1. OSNOVNE DEFINICIJE
Prema definiciji, menadment predstavlja zasebnu znanstvenu granu unutar
ekonomije, no u suvremeno doba sve se eše prezentira kao interdisciplinarno
znanstveno podruje. Pri tome se osim njegova ekonomskog karaktera, ukazuje i na
integraciju ostalih znanosti, koje izravno utjeu na samu izvedbu menadmenta,
njegove funkcije i uinke. Jednako je i po pitanju pojedinih vrsta ili oblika
menadmenta, meu kojima je i projektni menadment.
Projektni menadment predstavlja skup naela, obavljanja i metoda primjene,
prilagoenih za voenje timova i kontrolu projektnih ogranienja, troškova rizinosti, a
u svrhu zadovoljenja kupaca (Ekonomski fakultet u Osijeku, 2013). U tom smislu
mogue ga je pojmovno odrediti kao vrstu ili oblik menadmenta koji objedinjuje
5
znanja, vještine i resurse u procesu upravljanja projektima i optimizacije uinaka na
zadovoljstvo svih integriranih dionika.
Danas postoje brojne definicije projektnog menadmenta, a jedna od ope
prihvaenih je ona koja ga percipira kao podruje unutar organizacijske teorije i
prakse koja se konstantno razvija. Tonije, rije je o „konceptu koji naelno
predstavlja sustavni pristup efikasnom menadmentu preko optimizacije veza,
informacija, odluka, dokumentacije i aktivnosti u svim fazama ivotnog ciklusa
projekta (Project Management Institute, 2000: 6).“ Jednostavnije reeno, misli se na
privremeno nastojanje da se stvori jedinstven proizvod ili usluga.
Projektni menadment kao takav u ekonomskoj misli i praksi postoji ve due
vrijeme. Unato relativno dugoj povijesti njegova razvoja, konkretniji napredak, kako
u izuavanju i shvaanju istoga, tako i u praktinoj primjeni, zapoinje nakon 1950ih
godina, kada dolazi do dinaminijeg razvoja teorije, prakse i strune literature iz tog
podruja. Od tada do danas njegov je razvoj sve intenzivniji, a posebice u proteklih 2-
3 dekade (Vlahov, 2013).
Na meunarodnoj razini, tonije u okviru meunarodnog poslovanja i poslovnih
praksi suvremenih organizacija, projektni menadment kao znanstvena disciplina
dobiva zamah od kraja prošloga stoljea. Na to su utjecale suvremene promjene koje
su obiljeile tekue razdoblje, a prvenstveno se misli na sveopi pokret globalizacije i
pripadajuih procesa (liberalizacija, integracije i slino). Od tada do danas, radikalni
ciljevi i projekti u svakoj meunarodnoj korporaciji postali su svakodnevna tema, što
intenzivira i ulogu projektnog menadmenta u njihovu poslovanju.
Moe se istaknuti kako danas postoji dostatna koliina znanja i praktinog iskustva u
tom podruju. Disciplina projektnog menadmenta zauzima vano mjesto u
menadmentu openito, ali i u praksi modernih organizacija te meunarodno
dominantnih gospodarstava.
Projektni menadment, kao koncept primjenjenog znanja, vještina, alata i tehnika na
projektnim aktivnostima u svrhu realizacije ciljeva dionika, obuhvaa niz faza. Iako
6
brojni autori diferencirano pristupaju identificiranju istih, naelno je rije o unificiranom
tijeku ovoga procesa (Slika 1.).
Slika 1. Proces projektnog menadmenta
Izvor: Ekonomski fakultet u Osijeku (2013.) Projektni menadment. Dostupno na:
http://www.efos.unios.hr/poslovni-informacijski-sustavi/wp
(20.03.2019.).Str. 58.
Na temelju danog prikaza evidentno je kako je rije o faznom procesu, a tijek njegove
izvedbe korespodentan je standardiziranim menaderskim procesima. Tonije,
upravljanje projektima, u okviru projektnog menadmenta, razlikuje se tek po tome
što se središte interesa usmjerava na projekt, odnosno mjerenje njegove uspješnosti
putem implementacije specifinih kriterija i metoda mjerenja. Takoer, treba istaknuti
da na uspješnost istoga uvelike utjeu sposobnosti menadera i projektnih timova,
kao i njihov angaman u predmetnom procesu.
Kontrola i eventualne korekcije
Praenje i kontrola svih segmenata projekta
njegovu kompleksnost, osobit znaaj ima vremenska razrada projekta, a primjenom
iste ukazuje se na temeljne tri faze. Misli se na pripremu, provedbu i završavanje ili
okonanje (Tudor, 2019).
Ono što je vano navesti jest to da se svaka od ovih faza sastoji od nekoliko podfaza,
aktivnosti, standarda, alata ili tehnika. Takva podjela oslanja se na opu logiku
upravljakog procesa i potvruje ispravnost identificiranja faza njegove provedbe.
Misli se na planiranje, organizaciju ili pripremu, provoenje, u koje spadaju rad
timova, motivacija, voenje ljudi, koordinacija i sline aktivnosti, te praenje i
kontrola, odnosno evaluacija ostvarenih rezultata, korekcija akcije (rjee cilja) ako je
to potrebno i uenje na doivljenom iskustvu.
Pri razradi znaenja i obiljeja projektnog menadmenta kao kompleksnog sustava,
potrebno je osvrnuti se na one elemente koji ine ovaj sustav. Pri tome svaki od njih
ima podjednaki znaaj za kvalitetu izvedbe projektnog menadmenta u praksi, a
proporcionalno i na samu uspješnost nekog projekta. Njihov pregled slijedi u
nastavku (Tablica 1.).
ELEMENT OPIS
projekt i sredstva za realizaciju
Struktura – engl. Structure Organizacijska predanost provedbi
projekta
nadzora i kontrole
voenje onih koji na projektu rade
Vještine – engl. Skills Menaderski i tehniki alati koji su
dostupni projektnom menaderu i
projektnom timu
Stil, kultura – engl. Style, culture Jedinstven nain rada i meu odnosa
unutar projektnog tima i same
organizacije
projektnom procesu i dostignutim
Izvor: Vukeli, C., Buntak, K. (2011.) Utjecaj suvremenog projektnog menadmenta na
implementaciju sustava upravljanja kvalitetom. Dostupno na:
https://issuu.com/kvaliteta.net/docs/vukelic-c_buntak-k-rad (20.03.2019.). Str. 4.
Predoeni elementi slue kao okvir kontinuiranog unapreenja provedbe projekata u
praksi. Osim toga, u okviru središnje problematike rada ovi se elementi uzimaju kao
initelji uspješnosti projekta.
Osnovni znaaj projektnog menadmenta, s gledišta suvremenih zahtjeva i izazova u
suvremeno doba, oituje se u plasmanu i provedbi razvojnih i ostalih projekata koji e
osigurati stabilnost, uspješnost i odrivi razvoj organizacije, kao i koristi ostalim
dionicima. U tom smislu njegov znaaj je strateškog karaktera, što se nastoji potvrditi
i funkcijama projektnog menadmenta.
organizacija u suvremenim uvjetima poslovanja i pritiscima brojnih promjena u
okolini. To se potvruje injenicom da projekti podrazumijevaju nešto novo,
inovativno ili bolje.
Neki od osnovnih ciljeva projektnog menadera, koji se istiu u funkciji potvrde
njegova suvremenog znaaja, jesu (Tudor, 2019):
Smanjiti nesigurnost i rizike kod kretanja u novosti;
Poveati vjerojatnost postizanja eljenih rezultata;
Poštivati vremenske i troškovne okvire koji su postavljeni kod planiranja
projekta.
Nastavno na središnju problematiku rada, treba zakljuiti kako uspješan projekt
doprinosi kvalitetnoj realizaciji predmetnih ciljeva. Shodno tome, mjerenje uspješnosti
nekog projekta, odnosno njegove izvedbe i postignutih rezultata, izmeu ostaloga, u
obzir e uzimati uspješnost u reduciranju i otklanjanju nesigurnosti te rizika u
poslovanju, maksimizaciju pozitivnih uinaka i kvalitete izvedbe ciljeva te uvaavanje
vremenske i troškovne granice procesa.
Unutar ekonomske misli i prakse, funkcije menadmenta zapravo predstavljaju
pristup klasifikacije njegovih zadaa. Njegove funkcije uglavnom su korespodentne
onima koje se identificiraju na razini menadmenta organizacije generalno. Zasebna
funkcija projektnog menadmenta oituje se u mogunosti integracije projekta s
okruenjem. U tom smislu ispravno je tvrditi kako se javlja kao podrška svim
poslovnim procesima, kao instrument maksimizacije kvalitete poslovanja, efikasnosti i
uinkovitosti, kao i dugorone stabilnosti.
Generalizacija njegovih funkcija ukazuje na sljedee (Vukeli, Buntak, 2011: 3):
Odluivanje – bit projektnog menadmenta i funkcija koja objedinjuje sve
ostale;
10
Planiranje;
Organiziranje;
Upravljanje promjenama.
U skladu s navedenim, mjerenje uspješnosti projekta treba se usmjeriti i na
uspješnost realizacije ovih funkcija na primjeru neke organizacije. Projektni
menadment, a u okviru istoga i sam projekt, uz uvjet da je rije o uspješnom
projektu, osigurava kontinuirano prilagoavanje trištu, sukladno misiji i viziji
organizacije.
reakciju organizacije na trendove i izazove suvremenoga trišta. Pri njihovu
zatvaranju oni zadovoljavaju osnovne kriterije uspješnosti, a misli se prvenstveno na
realizaciju ciljeva, kvalitetu, vrijeme izvedbe i planirani budet.
2.3. IZAZOVI PROJEKTNOG MENADMENTA U SUVREMENIM UVJETIMA
POSLOVANJA
O suvremenim uvjetima poslovanja i dinaminim te sve brojnijim promjenama i
izazovima koje ovo razdoblje donosi ve je dijelom bilo rijei. Jedan od vodeih
izazova koji je globalizacija uzrokovala u ovome razdoblju jesu povezivanje razliitih
kultura kroz umreavanje pojedinaca, jaanje suradnje i slino. Ukoliko se ovim
izazovima pridodaju kompleksnost okoline, vanost inoviranja, pritisci konkurencije te
sve vei zahtjevi potrošaa i ostalih dionika, mogue je doarati rizinost suvremenog
poslovanja, kao i nepredvidivost buduih dogaaja.
Ulaskom na globalno trište, organizacije diljem svijeta suoavaju se s potrebom
brzih i kontinuiranih prilagodbi makro okolini. Neovisno o tome nastoje li zadrati
osvojene pozicije na trištu ili im je primarni imperativ rast, organizacije nailaze na
konstantne probleme u upravljanju poslovanjem.
11
promjene, organizacije postaju integritet stabilnosti i turbulencije. Upravo u tim
uvjetima projektni menadment omoguuje kontinuirano prilagoavanje trištu u
skladu s vizijom i misijom organizacije (Vlahov, 2013).
Primarni ciljevi projektnog menadmenta u suvremeno doba odnose se na
postizanje, odnosno realizaciju postavljenih ciljeva, uz unaprijed postavljena
ogranienja. Ona podrazumijevaju (Radujkovi, 2017: 112):
Vrijeme;
Budet;
Kvalitetu.
Treba naglasiti da ravnotea meu ovim imbenicima utjee na uspješnost samog
projekta. U tom kontekstu rije je o primarnim initeljima njegove uspješnosti.
Sekundarni izazovi odnose se na optimizaciju raspodjele (alokacije) potrebnih
resursa, kao i na kvalitetnu integraciju istih u svrhu ostvarenja unaprijed definiranih
ciljeva projekta i projektnog menadmenta (Radujkovi, 2017: 112). Navedeno se
moe predoiti na sljedei nain (Slika 2.).
12
Slika 2. Primarni i sekundarni izazovi projektnog menadmenta u suvremeno
doba
Izvor: PM tips (2011.) Primary and Secondary Project Success Factors. Dostupno na:
https://pmtips.net/article/primary-secondary-project-success-factors (29.05.2019.)
U kontekstu specifinih izazova s kojima se projektni menadment susree u
suvremeno doba mogue je ukazati na njihovu kompleksnost i nepredvidivost. Treba
naglasiti kako je doktrina projektnog menadmenta u suvremeno doba u mnogoemu
rezultanta prakse, a ne kvalitetnih teorijskih postavki. Na umu treba imati kako teorija
i iskustvo podjednako definiraju smjernice za budue aktivnosti, a takoer treba
krenuti od globalne orijentacije, koja je usmjerena na sluenje zajednici, a ne
pojedincu kao individui (PM tips, 2011).
Nadalje, odravanje moralno-etikih i tehnikih standarda je takoer bitna smjernica
razvoja projektnog menadmenta, a ujedno je i jedan od brojnih initelja uspješnosti
projekta. Rije je o preduvjetu za stjecanje lojalnosti kranjih korisnika.
•Vrijeme
•Budet
•Kvaliteta
•Globalizacija i ostali trendovi
•Nedostatak znanja i vještina
današnjice uvelike utjee na klasificiranje projekata na uspješne i neuspješne.
Detaljnije o projektima, kao i razvrstavanju ili klasifikaciji istih na ove dvije skupine
slijedi u narednom poglavlju.
Jedan od osnovnih problema u suvremenom projektnom menadmentu jest pristup
predvianja i odreenja uspješnosti projekta koji se planira i izvodi. Iako se veina
menadera orijentira iskljuivo na troškove i ostvarene rezultate, problematika je
daleko kompleksnija. To se potvruje injenicom da se projekti planiraju i izvode u
nepredvidivoj okolini, a pored vanjskih utjecaja na njih utjeu i oni unutarnji.
Smatra se kako troškovni aspekt i aspekt uspješnosti realizacije ciljeva bivaju
adekvatni imbenici u sluaju kada se razmatra generiranje profitabilnosti, no oni nisu
dostatni za potrebe odreenja uspješnosti upravljanja samim projektom. Znanstvena
literatura i praksa potvruju kako se uspješnost projekta uglavnom odreuje akcijama
u okviru tri esencijalne skupine. Misli se na projektnog menadera i pripadajui tim,
matinu organizaciju i strukturu te obiljeja korisnika.
Osnovni kriterij prema kojem se projekti razvrstavaju na uspješne i neuspješne jest
kvaliteta i uspjeh u realizaciji postavljenih ciljeva, koji su definirani u okviru planiranja
nekog projekta, odnosno u inicijalnoj fazi projektnog menadmenta. Meutim, kao što
je u prethodnom tekstu i istaknuto, u suvremeno doba postoje brojni kriteriji i
imbenici koji se koriste u predmetnu svrhu. Kako bi se na optimalni nain izvršila
klasifikacija projekata, u obzir je potrebno uzeti više kriterija i imbenika.
3.1. KARAKTERISTIKE USPJEŠNIH I NEUSPJEŠNIH PROJEKATA
U suvremeno doba projekti se definiraju na razne naine i s diferenciranih aspekata.
U današnjici su sve organizacije usmjerene prema obavljanju nekog posla, a pri tome
posao, odnosno njihovo poslovanje, ukljuuje niz operacija i projekata. Oni dijele
karakteristike kao što su ogranienost resursa, znaaj ljudskog rada te kontrolirano
planiranje i izvršenje (Project Management Institute, 2000).
Projekti se definiraju kao sredstvo za postizanje strategije organizacije. Operacije i
projekti razlikuju se prvenstveno u tome što su operacije ponavljajue, dok su projekti
privremeni i jedinstveni. Projekt se moe definirati u smislu njegovih karakteristinih
15
znaajki. U tom kontekstu on predstavlja privremeni posao koji se poduzima kako bi
se stvorili jedinstveni proizvod ili usluga (Project Management Institute, 2000).
Privremeno znai da svaki projekt ima definitivan poetak i definitivan kraj, a
jedinstvenost ukazuje da su proizvod ili usluga drugaiji u odnosu na sve ostale
proizvode ili usluge.
Projekti se poduzimaju na svim razinama organizacije. Mogu ukljuivati manji ili vei
broj ljudi, a njihovo trajanje varira od nekoliko tjedana do više od pet godina. Projekti
mogu ukljuivati jednu jedinicu organizacije ili mogu poprimati meuorganizacijske
granice, kao u zajednikim pothvatima i partnerstvima.
Projekti su presudni za realizaciju poslovne strategije poslovnog subjekta, jer
predstavljaju sredstvo kojim se strategija implementira. Neki od primjera projekata
ukljuuju (Project Management Institute, 2000):
Razvoj novog proizvoda ili usluge;
Osnaivanje promjene strukture, osoblja ili stila organizacije;
Razvijanje ili stjecanje novog ili izmijenjenog informacijskog sustava;
Izgradnja zgrade ili objekta;
Izvoenje kampanje za politike dunosti;
Provedba nove poslovne procedure ili procesa te slino.
Realizacija aktivnosti u okviru nekog projekta, a time i samog projekta, izravno je
povezana s visokim rizikom i determinirana korištenjem resursa, pa zahtijeva
suradnju strunjaka i specifino organiziranje. Mogue je konkretizirati kako projekt
predstavlja organizirani, ureen i kontroliran nain rada.
Jedna od temeljnih klasifikacija ili podjela projekata jest ona koja razlikuje uspješne i
neuspješne projekte. U proteklih nekoliko godina sve se intenzivnije razmatraju i
projekti koji su okarakterizirani kao projekti koji su se tijekom izvedbe susreli s
odreenim rizicima ili poteškoama. Na taj nain se predmetna klasifikacija proširuje
s dodatnom skupinom.
KPMG, Standish Group, Pricewater Cuppers (PWC), Independent Project Analysts
(IPA), Institut projektnog menadmenta i ostali, ukazuju na konkretne statistike
podatke u svezi predmetne problematike. Njihova istraivanja daju osobit doprinos
unapreenju i razvoju znanja u svezi navedenoga.
Prema istraivanju Instituta za projektni menadment (engl. Project Management
Institute – PMI) iz 2019. godine, koje je objavljeno pod naslovom Pulse of the
Profession 2019, utvren je pozitivan trend na meunarodnoj razini u svezi
uspješnosti izvedbe projekata na razini organizacija. Osnovni rezultati ovoga
istraivanja daju se u nastavku (Grafikon 1.).
Grafikon 1. Metrika uspješnosti projekata na meunarodnoj razini 2011.-2018.
(%)
Izvor: Project Management Institute (2019.) Pulse of the Proffession 2019. Dostupno na:
https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-
leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2019.pdf?sc_lang_temp=en (29.05.2019.).Str. 7.
Prema danim podacima zakljuuje se kako u proteklih nekoliko godina broj uspješnih
projekata na meunarodnoj razini ima tendenciju rasta, dok udio onih neuspješnih
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Realizacija postavljenih ciljeva organizacije
Razvoj iskustva
opada. Rezultat je to primjene novih znanja, vještina, tehnoloških dostignua i okvira
provedbe projekata u praksi.
Prema rezultatima predmetnog istraivanja, kljuni faktori uspješnosti izvedbe
projekata u suvremeno doba su znatielja i sklonost riziku (nove ideje, nove
perspektive, nove tehnologije), te potpuno ili sveobuhvatno vodstvo koje zahtijeva
opsena znanja o tome kako upravljati ljudskim potencijalima, kako koristiti naprednu
tehnologiju, te voditi projektni tim. Ovim imbenicima dodaje se i razvoj znanja i
vještina digitalnog doba (Project Management Institute, 2019).
Razgranienje uspješnih i neuspješnih projekata, izmeu ostaloga, temelji se na
njihovim osnovnim obiljejima. Iako u suvremeno doba još uvijek ne postoji
jedinstvena suglasnost oko toga što striktno odreuje uspješnost nekog projekta,
postoje odreene smjernice ili preporuke vodeih dionika.
Vrlo je esta praksa da neka organizacija ocijeni projekt uspješnim ak iako on nije u
potpunosti udovoljio temeljne teorijske pretpostavke pa se ukazuje na odreenu
razinu kontradiktornosti teorije i prakse. Takvi projekti ne zadovoljavaju neke od
temeljnih kriterija, no doprinose realizaciji postavljene strateške poslovne svrhe i
definiranih ciljeva (Radujkovi, Sjekavica, 2017).
Iako se ponekad istie kako je uspješan projekt produkt uspješnog projektnog
menadmenta, takoer ni to ne mora biti nuno ispravno. U odreenim sluajevima
neki eksterni imbenici utjeu na neuspjeh projekta kojim je upravljano na kvalitetan
nain. Osnovna obiljeja i razlike izmeu uspješnih i rizinih projekata daju se u
nastavku (Tablica 2.).
USPJEŠAN PROJEKT NEUSPJEŠAN PROJEKT
ciljeve;
budeta;
(“win-win”); Sudionici rada na
projektu iznimno su zadovoljni
obiljejima uspješnog projekta;
poduzea, projekta ili nekim
Izvor: Bannerman, P. L. (2008). Defining Project Success: a Multilevel Framework. Paper
presented at PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management,
Warsaw, Poland. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Str. 3.-6.
Na uspješnost projekta utjeu brojni imbenici. To se potvruje injenicom da su
projekti multidimenzionalni, odnosno integriraju itav niz dionika, te se provode u
nepredvidivoj okolini.
Pored navedenoga, karakteristike uspješnog projekta odnose se i na sljedee
znaajke (Kerzner, 2009):
konano ispunjavanje istih;
Jasno odreene i implementirane ovlasti i dogovornosti unutar projekta;
Specificirani prioriteti;
Usredotoenost projektnog tima na ishod projekta i korisnike;
Uinkovita i razumljiva komunikacija;
Timski rad;
U kontekstu neuspješnih projekata treba istaknuti kako nisu zadovoljeni ovi uvjeti. Pri
tome se naješe misli na veinu njih. Kako bi navedene karakteristike bile
dostignute iznimno je znaajna uloga menadera i projektnog tima. O istima se
detaljnije raspravlja u narednom poglavlju rada.
3.2. KRITERIJI USPJEŠNOSTI PROJEKATA
Uspješnost projekta predmet je interesa velikog broja znanstvenika i praktiara.
Openito, mogue je govoriti o tri temeljne grupe istraivanja. Prva meu njima
definira imbenike za koje praksa sugerira da e najvjerojatnije utjecati na uspješnost
projekta. Pri tome se preskriptivno popisuju kritini faktori uspjeha, koje menaderi i
upravljaka tijela trebaju uzeti u obzir kako bi osigurali pozitivan ishod projekta.
Vrijednost ove grupe istraivanja je u tome što identificira vane preduvjete i
pokretae uspjeha projekta, ali ne daje izriitu definiciju samog uspjeha projekta.
Druga grupa istraivanja usredotoena je na identificiranje varijabli nepredvienih
dogaaja koji bi mogli utjecati na ishod projekta ili zahtijevati posebnu intervenciju u
upravljanju kako bi se ublaili potencijalni negativni uinci. Neki istraivai ove
varijable nazivaju “dimenzijama” uspjeha projekta. Oni ukljuuju veliinu projekta,
vrstu projekta, fazu ivotnog ciklusa, sloenost upravljanja projektima i strateško
razmišljanje naspram onog operativnog.
Vrijednost istraivanja je da identificira dodatne projektne varijable koje mogu imati
kritian utjecaj na uspjeh projekta, ovisno o kontekstu projekta i nainu upravljanja
varijablama. Meutim, to ne definira mjere uspjeha projekta na izriit nain.
Prve dvije grupe istraivanja esto se razmatraju integrirano s treom, iji je glavni
interes definirati kriterije po kojima se projekt procjenjuje kao uspješan ili neuspješan,
a zadire u središnju problematiku ovoga rada. Tri grupe istraivanja meusobno su
povezane jer se prve dvije bave nainom postizanja uspjeha projekta, dok se trea
tie mjera na osnovu kojih se ocjenjuje uspjeh projekta. U okviru navedenoga vano
je unificirano odrediti njegovu uspješnost. Utvrivanje zajednike definicije uspjeha
projekta olakšava postizanje dogovora o tome je li, usprkos razliitim interesima i
perspektivama, postignut uspjeh.
Smatra se iznimno korisnim u suvremeno doba integrirati nekoliko kljunih podruja,
kako bi se na cjelovit nain spoznala i odredila uspješnost samog projekta. U tom
smislu, integriraju se uspjeh projektnog menadmenta, uspjeh proizvoda, uspjeh
poslovanja, uspjeh strategije i uspjeh samog procesa (Bennerman, 2008). Pregled
ovog multirazinskog modela daje se u nastavku (Slika 3.).
21
Izvor: Bannerman, P.L.(2008). Defining Project Success: a Multilevel Framework. Paper
presented at PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management,
Warsaw, Poland. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Str. 7.
•Neposredno izvoenje projekta u odnosu na glavne parametre (vrijeme, budet, kvaliteta);
•Naziva se u praksi i trostrukim ogranienjem projekta;
•Primarno posveen realizaciji ciljeva projekta;
•Nedostatci: neusmjerenost na ciljeve s organizacijskog aspekta.
Uspjeh projektnog menadmenta
•Uspjeh je odrednica prihvaenosti isporuenog proizvoda;
•Usmjerava se na zadovoljstvo krajnjih korisnika.
Uspjeh proizvoda
•Proizvod koji je produkt projekta treba doprinijeti realizaciji ciljeva neke organizacije i poslovnog procesa.
Uspjeh procesa
Uspjeh strategije
Kriterij konanog uspjeha
22
Prva razina, koja je prikazana na prethodnom okviru, koji odreuje uspješnost
projekta, odnosi se na uspjeh projektnog menadmenta. Ova razina naziva se i
razinom trostrukih ogranienja projekta, a u središte zanimanja postavlja vrijeme,
budet i kvalitetu. Kao takva, primarno je posveena realizaciji ciljeva projekta
openito. Osnovni nedostatci ove razine su neusmjerenost na ciljeve s
organizacijskog aspekta
Druga razina je uspjeh proizvoda. Ona uzima u obzir uspjeh glavnog rezultata
projekta. Ukljuuje indikatore koji se odnose na samu isporuku (kao što su
usklaenost sa specifikacijom, zahtjevi i oekivanja u pogledu kvalitete) i
zadovoljstvo korisnika (kao što su prihvaanje proizvoda i uinkovitost). U središte
interesa postavlja zadovoljstvo krajnjih korisnika.
Uspjeh procesa je trea razina. Ona se temelji na uvjerenju kako svaka projektna
disciplina ima najbolje generike i projektne prakse, koje su od kljune vanosti, kako
bi se uspješno izveo projekt. Indikatori uspješnosti procesa su prikladnost korištenih
procesa, njihovo usklaivanje sa svrhom projekta i njihova integracija i uinkovitost u
doprinosu ishoda projekta.
etvrta razina je strateški uspjeh. Na ovoj razini, organizacijske koristi procjenjuju
vanjski dionici kao što su investitori, konkurenti, analitiari industrije ili regulatori, a ne
insajderi poduzea. Tonije, ova razina usmjerena je na uspješnost projekta izvan
organizacije. Uspjeh na toj razini proizlazi iz neto poboljšanja pozicije industrije, rasta
i razvoja poslovanja, konkurentske prednosti i drugih strateških koristi.
Peta razina odnosi se na konani uspjeh. Uspjeh na toj razini uzima se kao
pripisivanje pozitivnih neto koristi iz projekta u organizaciji i na primjeru dionika izvan
nje. Indikatori obino ukljuuju stupanj u kojem je projekt ispunio ciljeve i oekivane
koristi. Na ovoj razini razmatraju se tehniki i upravljaki procesi za vrijeme izvedbe
projekta, a steena znanja slue za kontinuirano unapreenje pojedinih segmenata
izvedbe projekta. Takoer, indikatori mogu ukljuivati razmatranje uinkovitosti i
doprinosa poduzea upravljanju projektom.
23
Sukladno tome, vjeruje se da je uspješan projekt onaj koji zadovoljava osnovne
uvjete koji su specificirani u projektnom planu. Misli se na vrijeme, sredstva i
kvalitetu.
Meutim, jednako tako, projekt je uspješan ukoliko zadovoljava ciljeve organizacije,
kao i samih potrošaa, odnosno korisnika. U tom kontekstu on je uspješan ukoliko
rezultira kvalitetnim, korisnim i uspješnim proizvodom koji e zadovoljiti potrebe
korisnika, ali i ciljeve organizacije, te e koristiti i buduim potrebama povezanih
dionika.
menadmenta. Multirazinski prikaz mjerenja uspješnosti projekta ukljuuje razne
aspekte, a pored samog zadovoljenja interesa organizacije i povezanih poslovnih
subjekata, posebice je vano zadovoljenje potrošaa, odnosno krajnjih korisnika
(Slika 4.).
Izvor: Radujkovi, M. (2017.) Voenje projekata iz podruja energetike i energetske
uinkovitosti. Dostupno na:
Ovaj alternativni i multirazinski pristup problemu definiranja uspjeha projekta je okvir
koji omoguuje da se uspjeh odredi na kljunim mjestima u razliito vrijeme nakon
zatvaranja projekta i iz razliitih perspektiva dionika. Kljuni segmenti odnose se na
sam projekt (korišteni procesi i njihova uinkovitost u isporuci projekta unutar glavnih
projektnih ogranienja), proizvod ili glavni proizvod koji je proizveo projekt (odgovara
specifikacijama i namjeni, kao i prihvaanje i korištenje) i organizacijske koristi koje
se vraaju iz ulaganja (postizanje poslovnih ciljeva i stvaranje strateške vrijednosti).
Ti imbenici predstavljaju razine na kojima se projektni uinak moe formalno ili
neformalno ocijeniti.
3.3. BALANCED SCORECARD
Balanced Scorecard predstavlja sustav koji se razvio 90-ih godina u Americi. Danas
se koristi kao uravnoteen sustav mjerenja rezultata projekta, a daje informacije iz 4
temeljna izvora (Slika 5). Sukladno tome, predstavlja instrument kojim se moe
oblikovati proces projektnog planiranja, upravljanja i kontrole (Z.Zeki, 2010:131).
Slika 5. Balance Scorecard BSC
Izvor: D.Gulin (2011.), Upravljako raunovodstvo, Zagreb, Hrvatska zajednica raunovoa i
financijskih djelatnika, str.601
Vidljivo je kako mjere moraju biti povezane u uzrono-posljedinom nizu pokretaa
uinaka u perspektivi projektnog uenja i razvoja ljudskih potencijala, uinaka
unutrašnjih projektnih procesa i uinaka kljunih interesno-utjecajnih skupina projekta
sve do poboljšanja financijskog uinka. (Zeki, 2010:132).
Slika 6: Prikaz strateške mape projekta
Izvor: Z.Zeki, Projektni menadment – Upravljanje razvojnim promjenama, Rijeka,
Ekonomski fakultet u Rijeci, 2010., str.133
Balanced Scorecard model zapravo predstavlja komunikacijski alat koji je zasluan
za usklaivanje operativnih projektnih aktivnosti sa strategijom realizacije projekta.
Ciljevi projekta nalaze se unutar strateških mapa, a one slue kako bi se itava
realizacija projekta provodila u kontroliranom tijeku.
Ovaj model vrlo je fleksibilan što ukazuje na mogunost njegove prilagodbe svakom
pojedinom projektu. Njegovim se korištenjem ukljuuju svi sudionici projektne
26
realizacije u upravljanje, pri emu oni provode svoje primarne ciljeve sa svrhom
maksimizacije efikasnosti i realizacije projekta (Gulin, 2011: 602).
BSC omoguuje lanovima projektnog tima obavljanje unakrsne funkcionalne analize
i razmatranje problema iz više perspektiva. Obuka i mjerenje zadovoljstva kupaca
esto pomau u objašnjavanju zašto se projekti ispostavljaju onako kako to rade.
Otvoreni pristup upravljanju projektima je kljuan za uspjeh.
Ovaj dobro zaokrueni alat za izradu strategija i poboljšanje organizacijske
uinkovitosti dokazana je metoda za postizanje pozitivnih rezultata i poveanje
profitabilnosti organizacija.
Faze zrelosti projektnog menadmeta, u okviru uspješnosti projekta, posebice dolaze
do izraaja u suvremenim trišnim uvjetima. Razlog tome oituje se u injenici da se
organizacija projektnog menadmenta mora stalno prilagoavati promjenama i
zahtjevima na trištu. Najviša razina zrelosti se pri tome dosee putem
implementacije standardiziranih metoda upravljanja realizacijom projekata i
sustavnog uenja iz iskustava na proteklim projektima. Ovim se nainom doprinosi
maksimizaciji izvrsnosti.
Organizacije na niim razinama zrelosti imaju realnu mogunost i sposobnost
provoenja manjih projekata i obrnuto. Rezultat je to posjedovanja kompetencija i
znanja. Faze zrelosti projektnog menadmenta su (Kerzner, 2003: 5):
Niska razina – odnosi se na organizacije u kojima se tek manji dio aktivnosti
realizira putem projekata i u kojima mo pripada linijskim menaderima zbog
tradicionalne hijerarhijske organizacije;
Srednja razina – misli se na organizacije koje mogu provoditi relativno velike
projekte. One imaju dokumentirane i standardizirane procese, no nedovoljno
fleksibilne. Organizacija ima manji broj menadera s odlinim kompetencijama
oni su preiskorišteni dok drugi, koji su eljni napredovanja, ne dobivaju šanse;
Visoka razina – organizacije u kojima se veina aktivnosti provodi kroz
projekte i koje imaju mogunost i sposobnost provedbe velikih i kompleksnih
27
projekata. One imaju dobro razvijen projektni model koji se moe prilagoditi
raznim zahtjevima projekta. Kontinuirano se ulae u obrazovanje i trening
vještina jer prepoznaju znaaj ljudskih potencijala.
Poveanje razine zrelosti implicira višu osviještenost o znaaju ulaganja u ljudske
resurse. Takoer, više razine zrelosti zahtijevaju i vee odgovornosti i ovlasti
projekata.
U literaturi se identificira nekoliko kritinih toaka koje se odnose na zrelost
projektnog menadmenta. Misli se na (Kerzner, 2003: 5):
Usvoji metodologiju projektnog menadmenta koju eš koristiti kontinuirano;
Implementiraj filozofiju koja e te voditi kroz faze zrelosti projektnog
menadmenta i upoznaj sve s time;
Obvei se stvarati efektivne planove na poetku svakog projekta;
Obvei se na realne ciljeve i smanji promjene u provoenju projekta;
Prepoznaj da su budet i vremenski raspored neodvojivi faktori;
Odaberi pravu osobu za projektnog menadera;
Osiguraj da izvoai dobiju informacije projektnog sponzora;
Osnai ukljuivanje i podršku linijskog menadmenta
Fokusiraj se više na isporuku nego na resurse;
Njeguj efektivnu komunikaciju, kooperaciju i povjerenje kako bi se što bre
postigla zrelost projektnog menadmenta;
Podijeli priznanje za projektnu uspješnost s cijelim timom i linijskim
menaderom;
Eliminiraj neproduktivne sastanke;
Fokusiraj se na identificiranje i rješavanje problema bre, ranije i troškovno
efikasnije;
Progres mjeri periodino;
Koristi softver projektnog menadmenta kao alat, a ne kao zamjenu za
efektivno planiranje ili interpersonalne vještine;
Uspostavi program treninga za sve zaposlenike koje eš unaprjeivati
sukladno nauenim lekcijama s provedenih projekata.
28
Project Management Institute razvio je OPM3 metodu, koja slui za mjerenje zrelosti
projektnog menadmenta, a predstavlja smjernice koje organizacije trebaju pratiti s
ciljem razvoja svojega poslovanja. Ona omoguuje identificiranje snaga i slabosti u
pojedinim podrujima što doprinosi razvoju njihove sposobnosti u dostizanju vee
zrelosti projektnog menadmenta (OPM3, 2017: 3).
OPM3 metoda obuhvaa tri elementa i to (OPM3. 2017: 5):
Znanje – najbolje relevantne prakse i metode kako koristiti model;
Procjene – metode za definiranje podruja snaga i slabosti na temelju najboljih
praksi. Doprinosi spoznaji o sposobnostima organizacije kojima raspolau, kao
i o onima kojima oskudijevaju;
Poboljšanja – definirani su naini kako poboljšati sposobnosti kako bi se
pribliili najboljim praksama.
Ova metoda bazira se na tri osnovna podruja. To su projekti, programi i portfelji. Svi
oni opisuju se kroz etiri faze, odnosno standardizaciju, mjerenje, kontrolu i stalno
unapreenje. Takoer, metoda prepoznaje pet razina zrelosti, a to su (OPM3, 2017:
5):
Razina 1 (Inicijalni proces) – teško je ostvariti pozitivne rezultate jer nema
uspostavljenih procesa, pravila i standarda za projekt. Projektni menaderi
rade intuitivno i ne postoje uspostavljene metode dokumentiranja i
izvještavanja;
Razina 2 (Strukturirani procesi i standardi) – postoji nekoliko projektnih
procesa i standarda, ali nije mogue koristiti ih na razini cijele organizacije.
Menadment podrava implementaciju standarda, ali postoji nedostatak
razumijevanja i prihvaanja;
Razina 3 (Organizacijski standardi i institucionalni procesi) – projektni proces
prihvaen je kao integralni dio za organizaciju, uspostavljen je projektni ured i
projektni sponzor predstavlja lana tima u organizaciji. Izvještaji ukljuuju i
rizik, kvalitetu te devijaciju, a takoer postoje metode upravljanja izmjenama;
Razina 4 (Upravljani procesi) – projektni proces je integriran u druge procese
organizacije i svi projekti bez iznimaka, koriste uspostavljene projektne
29
procese i standarde. Svi projekti su dio portfelja projekata i promjene se
provode u skladu s originalnim planom i budetom;
Razina 5 (Optimiziran proces) – projektni proces je u stalnom unapreenju
putem iskustava s prijašnjih projekata. Metode koje se koriste u projektnim
procesima koriste se i za donošenje korporacijskih taktikih i strategijskih
odluka.
Organizacije koje ulau u stalno obrazovanje projektnih menadera imaju znatno više
pozitivno realiziranih projekata. Tonije, ovaj imbenik utjee na uspješnost
projekata, a ona se moe pratiti i proporcionalno sa zrelosti projektnog
menadmenta.
Organizacije koje se nalaze na višim razinama zrelosti projektnog menadmenta
imaju razvijene i kvalitetno ustrojene organizacijske jedinice kojoj su dodijeljene
odgovornosti vezane za centralizirano i koordinirano upravljanje projektima iz
njezinog djelokruga. One se nazivaju PMO ili Project management office, a osnovne
odgovornosti kreu se od pruanja podrške u upravljanju projektima do stvarne
odgovornosti za izravno upravljanje nekim projektom.
Organizacije na niim razinama zrelosti projektnog menadmenta esto probijaju
vrijeme njegove izvedbe i budet te se suoavaju s lošom izvedbom, niskom
kvalitetom i neuspjehom u realizaciji ciljeva. Rezultat je to nepostojanja PMO-a, kao i
njegove niske razine razvijenosti. Ova organizacijska jedinica kljuna je za napredak
organizacija u razinama zrelosti projektnog menadmenta.
PM metodologija i standardi odnose se na (PMO Insights, 2019):
Izradu metodologije voenja projekata;
Uspostavljanje i odravanje centralnog repozitorija cjelokupne projektne
dokumentacije;
upravljanje projektima.
Osim navedenoga, organizacije na niim razinama zrelosti projektnog menadmenta
ne raspolau adekvatnom edukacijom i treninzima, a misli se na izradu edukacijskih
materijala i seminara, odravanje i organiziranje seminara, nadzor i izvještavanje o
statusu projekata, izvještavanje o statusu projekata (rok, trošak, opseg), te praenje
projektne meuzavisnosti. Sva ova podruja obuhvaaju opseg odgovornosti
organizacijske jedinice projektnog menadmenta. Pri tome ona za voenje pro jekata,
odreuje koju edukaciju prolaze budui projektni menaderi i redovito prikuplja status
svakog projekta te isti objavljuje. Daje se zakljuiti da organizacije koje ne raspolau
ovim organizacijskim jedinicama ili su one nedovoljno razvijene, esto bivaju suoene
s neuspješnim projektima.
U razradi metrike i projektnog plana, imbenici uspješnosti imaju presudan znaaj i
plijene sve vei interes istraivaa i menadera u suvremeno doba. Oni predstavljaju
objektivno provjerene pokazatelje uspjeha koji pruaju osnovu za ocjenu uspješnosti
projekta.
Kao što je ve i potvreno, na samu uspješnost projekta utjeu brojni imbenici ijem
se identificiranju pristupa na vrlo diferencirane naine. Pojam uspješnog projekta
odnosi se na ukupno ostvarenje ciljeva koji su istim definirani, dok se sama
uspješnost projekta odnosi na postizanje ravnotee izmeu podsustava troškova,
vremena i kvalitete. Na taj nain se tradicionalno klasificiraju utjecajni imbenici, a u
suvremeno doba, oni se proširuju nekim drugim, kao što je prethodno konstatirano.
Esencijalni elementi projekta su dobar voa (menader), dobar tim, dobra
organizacija rada i kvalitetna komunikacija. Nastavno na navedeno, temeljni
imbenici njegova uspjeha su (Šimovi et al., 2011):
Jasna vizija i aktivna podrška top menadmenta;
Jasni i dobro obrazloeni ciljevi;
Kvalitetno planiranje i priprema projekta;
Dobra definicija oekivanog standarda kvalitete;
Implementacija;
31
Realistine procjene i vremenski planovi;
Procjena rizika i upravljanje nastalim rizicima;
Upravljanje promjenama koje projekt nosi;
Proaktivno ponašanje prema problemima;
Formalna metodologija upravljanja;
Standardna softverska infrastruktura;
Motiviranost i elja za uspjehom.
Brojnost ovih imbenika rezultat je opsenih istraivanja teorije i prakse u okviru ove
problematike, a posebice se misli na razdoblje od kraja prošloga stoljea do danas.
Danas postoje razni pristupi i teorije koje identifiraju razliite imbenike koji
determiniraju uspjeh projekta, a ujedno im daju razliite preferencije.
3.6. POKAZATELJI I MJERE USPJEŠNOSTI PROJEKTA
Prilikom mjerenja uspješnosti projekta vano je provjeriti koliko dobro itav sustav
projektnog menadmenta funkcionira. Vano je pri tome da se projektna metrika
temelji na tono odreenim smjernicama kako bi se uspješnost mjerenja projekta
bolje izvela.
Metrika projekta predstavlja objektivno mjerljive parametre koji se odnose na projekt.
Oni imaju vanu ulogu u kontroli projekta. Tradicionalno je metrika projekta bila
usredotoena samo na mjerenje uspješnosti projekta, no u današnjici se ona odnosi i
na mjerenje prihvaanja projekta od strane korisnike zajednice ostalih dionika.
Metrika projekta trebala bi biti u mogunosti izmjeriti prednosti projekta u odnosu na
osnovne poslovne jedinice, a takoer bi trebala obuhvatiti kada i što se mjeri u
kontekstu uspjeha projekta.
32
Metriku projekta potrebno je definirati u poetnoj fazi projekta. Mjerni podaci koji se
pri tome mjere mogu predstavljati sljedee (Chittoor, 2012):
Projektni menadment – vrijeme, trošak, mogunost specifikacije projekta,
zahtjevi za promjenom, standardi kvalitete;
Uspjeh projekta – koristi za organizaciju, zadovoljstvo dionika, zadovoljstvo
korisnika, rješenje problema i zadovoljenje potrebe, stanje procesa,
unapreenje, komplikacije;
Uspjeh posla – reduciranje troškova i ušteda uslijed izvedbe projekta, povrat,
konkurentske prednosti koje su dostignute, identificirane mogunosti,
unapreenje efikasnosti, fleksibilnost.
Metriku je potrebno mjeriti tijekom i nakon izvršenja projekta. Pregled nakon njegove
provedbe je nuan za utvrivanje ukupnog uspjeha ili neuspjeha projekta. Osim toga,
razliite metrike uspjeha moraju se pratiti tijekom odreenog vremenskog razdoblja
kako bi se dobila cjelovita slika projekta.
Detaljnije, metriku ili mjerenje uspješnosti projekta mogue je prikazati na sljedei
nain (Center for Business Practices, 2019):
Utvrivanje vrijednosti projektnog menadmenta;
rast prodaje, produktivnost, ušteda troškova, zarada o udjelu, priljev
financijskih sredstava;
trišni udio;
zahtjevi izvedbe, pogreške procesa, nedostatci, prerada, iskoristivost
resursa, vrijeme do trišta, završetak, poslovna strategija;
o uenje i rast – zadovoljstvo zaposlenika, vrijeme obuke, produktivnost,
motivacija, osnaivanje zaposlenika, dostupnost informacijskog
sustava.
o povrat ulaganja, vrijeme do plasmana na trište, zadovoljstvo korisnika,
usklaivanje sa strateškim poslovnim ciljevima, vrijeme i proraun,
33
komponente, defekt po recenziji, produktivnost osoblja, prosjeno
vrijeme za popravak kvara, procjena rasporeda, procjena troškova,
procjena koliine grešaka, procjena veliine komponente , procjena
kvalitete.
projektnog menadmenta. Osim toga, ona doprinosi uinkovitijem upravljanju
projektima i resursima, a takoer ukazuje i na poboljšanje performansi u nekom
vremenskom razdoblju. Pri tome, svi mjerni podaci moraju biti (Sham, 2013):
Jednostavni i smisleni;
Podrani i praeni.
Kljuni zahtjevi pri tome se odnose na postojanje konkretnih smjernica
implementacije i dosljednog mjerenja podataka o upravljanju projektima. Oni se
odnose na ponovljive i odrive procese upravljanja projektima, praenje usklaenosti
procesa, prikupljanje podataka pomou alata za upravljanje projektima,
pravovremenu i jasnu komunikaciju mjrenih podataka. U praksi se savjetuje da se
istovremeno ne pristupa mjerenju prevelikog broja podataka, posebice ako su oni
slini. Osim toga, preporueno je ne provoditi previše iznimki o tome kako se
prikupljaju podaci i kako se izraunavaju mjerni podaci.
34
4. PROJEKTNI MENADER I PROJEKTNI TIMOVI
Projektni menader okarakteriziran je uspješnim kada u osobnom profilu, radu i
napretku dostie odreene znaajke, odnosno kriterije koji ga kao takvog odreuju.
esto se istie kako se uspješan menader raa, a ne postaje, što implicira kako je
za navedeno potrebno raspolagati odreenim talentom, ali i ostalim obiljejima
linosti.
Pored menadera, poseban znaaj u okviru ove problematike imaju i projektni timovi.
Rije je o skupini dionika kojima su povjerene aktivnosti izvoenja samog projekta, a
po smjernicama i pod kontrolom odgovornog menadera. O kvaliteti samog tima koji
izvodi neki projekt izravno ovisi uspjeh istoga, kao i o kvaliteti same suradnje
projektnih timova i menadera.
U okviru suradnje menadera i projektnih timova misli se na proces upravljanja
samim timom. Rije je o svojevrsnom procesu koji se istie kompleksnošu, ali i
konkretnim izazovima, koji se dodatno intenziviraju u suvremeno doba. Detaljnije o
navedenome slijedi u nastavku poglavlja.
4.1. USPJEŠNI PROJEKTNI MENADER
O odlikama uspješnih projektnih menadera danas se intenzivno raspravlja na
meunarodnoj razini. Samom problematikom bave se podjednako ekonomisti i ostali
strunjaci iz razliitih znanosti. Sukladno tome, moe se istaknuti kako je rije o
interdisciplinarnom podruju istraivanja.
Projektni menader je osoba iji je osnovni zadatak planiranje i ostavljanje zadataka
projekta. Njegova odgovornost oituje se u realizaciji postavljenjih ciljeva projekta
alociranjem zadanih resursa i budeta u predvienom vremenskom roku. Projektni
menader ima vodeu ulogu u svim fazama ivotnog ciklusa projekta. Njegove
osnovne odgovornosti su (Omazi, Blaljkas, 2005: 107):
Integracija lanova tima koji raspolau potrebitim znanjima, vještinama i
sposobnostima za postizanje ciljeva projekta;
35
Realizacija ciljeva projekta koji su usklaeni s onima na razini organizacije;
Planiranje i dodjela ovlasti te odgovornosti na projektu;
Komunikacija s višom razinom menadmenta i ostalim sudionicima projekta;
Upravljanje svim aktivnostima;
Isporuka projektnog proizvoda naruitelju.
Kako bi u ovome procesu projektni menader bio uspješan, on mora zauzeti mjesto
voe. Ovi se subjekti esto definiraju kao osobe koje imaju jasnu viziju i ideje. S
druge strane, projektni menader je ona osoba koja te ideje provodi u djelo, putem
provedbe uspješnih projekata. Pristupi li se problematici s ovog aspekta, proizlazi da
voa na osnovu vlastite vizije odreuje pravac djelovanja i okuplja ljude u svrhu
implementacije ideja i ciljeva. Na taj nain voenje se moe pojmiti kao umijee
utjecanja na druge da oni spremno i s entuzijazmom tee ostvarivanju grupnih ciljeva
(Rupi, 2006).
Projektni menader orijentiran je na sintezu i uinkovitost, a ima ulogu mentora i
voe. On raspolae specijaliziranim tehnikim znanjima iz projektnog menadmenta,
ali takoer mora raspolagati i znanjima o osnovnim principima funkcioniranja
organizacije te raspoloivim resursima (Omazi, Baljkas, 2005: 109).
Amerika udruga menadera istie da se upravo ove karakteristike uzimaju kao
esencijalne u procesu uspješnog rukovoenja i ostvarivanja rezultata, a suvremena
istraivanja smatraju da su upravo vještine rada i komunikacije s ljudima vanije za
uspjeh od inteligencije i strunih znanja (Pureta, 2010). Navedeno se uzima i kao
odrednica uspješnog projektnog menadmenta, koji je odgovoran za uspjeh samog
projekta.
Specifikacija znanja koja su presudna za uspješnog projektnog menadera daju se u
nastavku (Slika 7.).
Izvor: Zoher, Z. (2016.) Upravljanje ljudskim potencijalima projekta. Dostupno na:
https://repozitorij.unipu.hr/islandora/object/unipu:1229/preview (08.06.2019.). Str. 14.
Na temelju ovih podruja znanja mogue je ukazati i na osnovne funkcije projektnog
menadera. Integracijsko upravljanje projektom odnosi se na uinkovito upravljanje
svim dijelovima projektnima, a misli se na njegovo planiranje, izvoenje i kontrolu.
Ispravno definiranje projektnog obuhvata ili opsega te briga o sigurnosti obuhvata
odnose se na definiranje i razvoj projektnog zadatka, preraspodjelu poslova na nain
da se njima moe upravljati, utvrivanje realizacije planiranih rezultata i ciljeva i
implementaciju kontrolnog procesa prilagodbe obuhvata projekta nastalim
dogaajima i situacijama.
pojedine faze projekta. Dobro i efikasno upravljanje projektom rezultira njegovim
izvoenjem u planiranom vremenu. Ova funkcija odnosi se na definiranje aktivnosti,
definiranje njihova redosljeda i trajanja, izradu i kontrolu terminskog plana projekta.
Funkcija upravljanja troškovima podrazumijeva procjenu troškova projektnih resursa.
Osnovna obveza je redovna kontrola troškova i briga da oni ne premaše planirani
budet projekta.
Nadalje, upravljanje projektnom kvalitetom odnosi se na izradu plana kvalitete,
osiguranje i kontrolu kvalitete. Kvalitetu je potrebno pratiti i nadzirati na razini svih
zadataka i ivotnih faza projekta.
Projektni menader takoer je zaduen za identifikaciju ljudi koji rade na projektu. On
specificira njihove uloge, odgovornosti i ovlasti, a provodi i sustav motiviranja te
voenje timom.
Upravljanje projektnom komunikacijom vrlo je znaajno za uspješnost projekta. Ono
se odnosi na prepoznavanje bitnih informacija u svezi projekta, ali i na identificiranje
interesno-utjecajnih skupina koje su zainteresirane za komunikaciju.
Upravljanje projektnim rizikom podrazumijeva identificiranje, analiziranje i utvrivanje
reakcije na projektni rizik. Osim toga, treba istaknuti i upravljanje projektnom
nabavom, ime se utvruju resursi koji se moraju nabaviti, ali i definiraju pravila
natjecanja dobavljaa te ugovorne obveze.
Uspješnog projektnog menadera definiraju znanja, vještine i umijea koje posjeduje.
Integriranje ovih elemenata presudno je za njegov uspjeh. On mora raspolagati
strunim znanjima, specijaliziranim znanjima o projektnom menadmentu, skupom
temeljnih interdisciplinarnih znanja iz organizacije i ekonomije, kao i opim znanjima
iz ostalih znanosti te administrativnim znanjima (Omazi, Baljkas, 2005: 120).
Evidentno je kako uspješnog projektnog menadera karakteriziraju brojna obiljeja,
no u praksi nije nuno da on zadovoljava sve elemente. Upravo se u tome i
38
kompetentna osoba koja je usmjerena pojedincima, timu i zadatku.
Znanstvena i struna literatura uvelike se razlikuju od strune prakse, kada je rije o
ovoj problematici. Dok literatura pristupa teorijskom razgranienju odlika uspješnog
menadera, praksa ukazuje na konkretno iskustvo u poslovnom svijetu i daje neke
aktualne smjernice koje ine dobrog, odnosno uspješnog menadera.
U kontekstu suvremene menaderske prakse i suvremenog poslovanja, uspješnog
projektnog menadera obiljeavaju slijedee karakteristike: (Pureta, 2010):
Usmjerenost prema ljudima – pored orijentacije prema financijskim izvješima,
organizaciji poslovnih procesa, analizi trišta i uspješnom trišno nastupu,
uspješan menader u suvremeno doba treba biti usmjeren na ljude. Pri tome
se podjednako misli na zaposlenike, potrošae i ostale dionike. Ovaj aspekt
sukladan je temeljnim odrednicama uspješnog projekta, o emu je prethodno
bilo rijei, odnosno jednom od aspekata koji isti definira kao uspješan, a
razmatra zadovoljstvo i lojalnost potrošaa;
Napuštanje autoritativnog pristupa – imperativ se sve više postavlja na
savjesnost, komunikativnost, motivaciju i miroljubivo rješavanje konflikata i
problema, što pogoduje kvalitetnijoj radnoj klimi, veem zadovoljstvu i
angamanu dionika, kao i uspješnijim procesima. Poseban znaaj pridaje se
razumijevanju i komunikaciji. Jedna od temeljnih zadaa uspješnih menadera
je definirati zaposlenicima toan opis njihovog posla i standarde rada kojih se
trebaju pridravati. Potrebno je kontinuirano davati povratne informacije o
kvaliteti rada i mogunostima poboljšanja, a jednako tako djelovati s ciljem
maksimizacije kompetentnosti zaposlenika. U sluaju problema trebali bi ih
uiti kako da ih sami riješe, jer tako poveavaju njihovu kompetentnost;
Poveanje i izgradnja vlastitog strpljenja – vano je svjesno i odgovorno
odabrati pravi pristup za postizanje uspjeha, a to je kvalitetan rad s ljudima.
Prvi korak je analiza postojeih znanja i vještina rada s ljudima, a nakon tolga
slijedi usvajanje vještina koje su razvijene u manjoj mjeri, kao i njihova stalna
praktina primjena.
39
U kontekstu specifinih obiljeja ovih subjekata, a koja e izravno utjecati na kvalitetu
upravljanja projektnim timovima i projektom, a naposlijetku djelomice i na samu
uspješnost projekta, mogue je istaknuti kako projektni menader da bi bio uspješan
mora izvrsno vladati barem dvjema skupinama vještina iz ove domene. Misli se na
(Pureta, 2010):
Jasno je kako ove vještine nadopunjuju prethodna obiljeja projektnih menadera. S
obzirom na samosvjesnost menadera o znanju, vještinama i talentima kojima
raspolae, smatra se kako je znaajno da on pomnim odabirom projektnog tima
nastoji minimizirati nedostatke u okviru svoje strunosti, kompetentnosti i
talentiranosti. Pri tome je njegova uloga da integrira znanja, vještine, iskustvo i ostale
elemente s projektnim timom, kako bi na optimalan nain zadovoljio sve kriterije
uspješnosti u ovome podruju.
Pored toga, specifine osobine uspješnih projektnih menadera jesu (Kordoš, 2017):
Raspolae s visokom razinom tolerancije za nejasnoe – razuman je i strpljiv;
Snano je orijentiran uslunosti prema kupcima, ali i prema ostalim dionicim;
Usredotoen je na svrhu i ciljeve samog projekta;
Ima visoki nadzor nad izvoenjem;
Sklon je riziku, ali raspolae i s pozitivnim strahom;
Razumije sve aspekte i pozadinu projekta;
Kontinuirano nastoji identificirati i propituje rizike i probleme;
Inicijativan je, inteligentan, kreativan i invativan;
Interpersonalno je osjetljiv;
Uspješno rješava i izbjegava konflikte;
Dominantan je, ali i otvoren;
40
Sposoban je odustati onda kada je to najbolje;
Raspolae strunim znanjima i vještinama, ali je i spreman na usvajanje novih;
Dobro komunicira s imom i uspješno se integrira u isti;
Fleksibilan je i prilagodljiv, ali i autoritativan.
Onda kada projektni menader djeluje u suprotnosti s ovim smjernicama i
odrednicama uspješnosti mogue je govoriti o pogreškama koje on ini. Uestalost i
dinaminost projektnog menadera u implementaciji i nainu korištenja ovih
smjernica odreuje njegov neuspjeh, ali utjee i na uspjeh samog projekta. Upravo
zbog toga, kompetencija menadera, ali i projektnih timova takoer biva jednom od
znaajnih odrednica i generikih snaga uspješnosti samog projekta.
4.2. PROJEKTNI TIMOVI
Najjednostvnije reeno, projektni tim je skupina strunih i kompetentnih ljudi koji
integrirano, u suradnji i pod vodstvom te upravljanjem menadera, djeluju u smjeru
izvedbe nekog projekta i u svrhu realizacije planiranih ciljeva. Rije je o skupini ljudi
koji meusobno nadopunjuju menadera. Nekadašnja iskljuiva podreenost timova
menaderu danas je sve slabije prisutna u praksi, pa se opravdano daje tvrditi da je
neki menader uspješan onoliko koliko mu je uspješan tim koji vodi.
Jednako kao i projektni menaderi, projektni timovi dijele se na uspješne i
neuspješne. U okviru navedenoga mogue je istaknuti neke od znaajki najboljih
projektnih timova (Slika 7.).
Slika 8. Karakteristike najboljih projektnih timova
Izvor: Vodi za upravljanje projektima. Zagreb: DVA I DVA. Str. 256.
Pod pojmom jasnoe misli se na jasnou zadataka, odgovornosti, ovlasti, procesa i
itave izvedbe projekta. Posveenost i usmjerenost ukazuju na orijentaciju projektnog
tima prema uspjehu projekta, ali i prema realizaciji ciljeva. Profesionalnost se odnosi
na preuzimanje osobne odgovornosti za uinjeno ili neuinjeno, ali i na strunost te
suradnju s itavim timom. Naposlijetku isto nadopunjuje pojam sinergije, koji
predstavlja integritet vještina i iskustava. Povjerenje je pojam koji dodatno povezuje
sudionike time, ali i doprinosi uincima istoga.
Pored ovih karakteristika, u suvremeno doba na uspješnost tima utjeu i mnogi drugi
imbenici. Sloboda, samostalnost i kontrolirana autoritativnost maksimiziraju
zadovoljstvo lanova i doprinose veem angamanu.
Jasnoa
Usmjerenost
Predanost
Profesionalost
Sinergija
Povjerenje
42
Na kvalitetu njihova rada, kao što je istaknuti, utjecati e i dostupnost te kvaliteta
informacija, kao i kvaliteta komunikacije. Samostalnost u postizanju konsenzusa
uvelike e makismizirati njihovo samozadovoljstvo, a tome e doprinijeti i sustav
motivacije te nagraivanja.
Uspješne timove odreuju sljedee znaajke (Omazi, Baljkas, 2005: 130):
Uspješan tim ima potpunu slobodu, samostalnost i autoritet. Iz toga proizlazi
njegova odgovornost za rezultate vlastitih odluka;
Uspješnost tima ovisi i o slobodnom protoku informacija. Za razliku od
autoritativne i autokratske sredine iji voe blokiraju informacije i stvaraju
monopol na znanje, lanovi suvremenog projektnog tima jedan drugog
dobrovoljno obogauju svojim spoznajama, stvarajui inventivnu i inovativnu
atmosferu;
Uspješan tim ostvaruje i stvarni sinergijski efekt. Umjesto da rasipaju snagu na
suparništvo, svae i neproduktivan rad, lanovi tima svoju energiju
usmjeravaju na zajedniki cilj;
U radu uspješnih timova cilj ne opravdava sredstvo. Za uspješan projektni tim
podjednako je vano obaviti posao, kao i uiniti to u skladu s ope
prihvaenim vrijednostima, normama i pravilima;
Uspješni timovi donose odluke i razrješavaju sukobe s konsenzusom, a ne
nametanjem volje veine ili nadglasavanjem;
Uspješni timovi dijele dobro i zlo, uspone i padove, slavu i kaznu. Iako dobar
tim istie individualne doprinose zajednikom cilju, u timu se nikad ne trai
krivac ako nešto poe loše.
Na osnovu navedenoga, uspješan projektni tim moe se shvatiti kao skup pojedinaca
koji se meusobno nadopunjuju i integrirano rade na uinkovitim projektima.
Zajednike vrijednosti koje ih odreuju su povjerenje i poštivanje, zajednika vizija,
kvalitetna komunikacija, poštivanje uloge, funkcija i ovlasti menadera.
Treba istaknuti kako je temelj svakog uspješnog projekta uspješan projektni tim. Tim
je sainjen od menadera i ostalih lanova, a formiranje istoga nije u domeni
43
sluajnosti, kao ni rutine. Rije je o privremenoj i formalnoj povezanosti, odnosno
produktu procesa formiranja projektnog tima.
Formiranje projektnog tima je vrlo kompleksan i izazovan proces u okviru ovog
podruja. Kvaliteta njegove izvedbe djelom e utjecati i na samu uspješnost projekta,
što dodatno intenzivira znaaj procesa u okviru ove problematike.
4.3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM TIMOVIMA
integriranja istih za provedbu nekog projektnog zadatka (Omazi, Baljkas, 2005:
128). Prije samog formiranja projektnog tima vano je dati odgovore na pitanja u
svezi veliine, formalnosti, naina odluivanja, projektnih ciljeva, znanja, motivacije i
komunikacije. Sve su to initelji nekog projektnog tima, odnosno elementi koji
odreuju njiegovu veliinu, sastav i specifinosti.
Fazni prikaz ovoga procesa moe se prikazati na sljedei nain (Slika 8.).
Slika 9. Proces formiranja projektnog tima
Izvor: Omazi, M. A., Baljkas, S. (2005.) Projektni menadment. Zagreb: Sinergija
nakladništvo. Str. 123.
Odabir pomonika od strane menadera
Odabir projektnog menadera
44
Kako bi se u praksi formirao kompetentan projektni tim, vrlo je vano izvršiti
kvalitetnu selekciju ljudskih resursa. Cilj je odabrati jedinstveni projektni tim sukladno
obiljejima nekog projekta koji se izvodi. lanovi tima biraju se prema njihovim
osobinama i vještinama.
U suvremeno doba posebno se valoriziraju stavke poput odgovornosti,
komunikativnosti, spremnosti na suradnju i slinoga. Formiranje projektnog tima
poetna je faza njegova upravljanja. On nuno ne podrazumijeva da projektni
menader treba biti upravitelj. Prije svega on je voa, o emu je ve bilo rijei, a
jednako tako je i dio tima.
Upravljanje projektnim timovima naelno je proces koji se uglavnom slae s
osnovnim tijekom, naelima i obiljejima upravljakih procesa u podruju
menadmenta generalno. Upravljanje projektnim timom moe se predoiti na sljedei
nain (Horine, 2009):
projektnog tima;
Definiranje plana upravljanja projektom – poeljno je da bude saet ili detaljan,
a sadri plan ljudskih resursa, koji specificira uloge i odgovornosti svih lanova
projektnog tima;
neformalna ocjenjivanja radne uinkovitosti, a na taj nain se rješavaju
otvorena pitanja, unapreuju komunikacija i suradnja, te reduciraju sukobi i
problemi;
odnosu na prognoze. Podruja uinkovitosti ureuju stalne kontrole
vremenskog rasporeda, kontrole troškova, kontrolu kvalitete i potvrde opsega
projekta;
timom.
Navedene stavke razmatraju se kao ulazne u predmetnom procesu. One su ujedno i
odrednice poetka ovog procesa, kao i njegove izvedbe do formiranja ili dostizanja
45
izlaznih stavki. Nakon formiranja projektnog tima, odreuje se plan upravljanja
projektom, koji se pojašnjava svim lanovima tima.
Tijekom izvedbe projekta kontinuirano se provodi ocjena radne uinkovitosti svih
lanova, koja utjee na uinkovitost tima, a naposlijetku i samog projekta. O
navedenome se sastavljaju redovna izvješa na osnovu kojih je mogue dati budue
prognoze o uspjehu projekta.
Rezultati procesa upravljanja projektnim timom odnose se na (Horine, 2009):
Aurirani faktori okruenja – ukljuuju ulaz za ocjenjivanje radne uspješnosti
organizacije i auriranje vještina osoblja;
Aurirana organizacijska procesna sredstva – povijesne informacije i
dokumentacija o steenom znanju, predlošci i organizacijski standardni
procesi;
Zahtjevi za izmjene, koje u formiranju tima mogu utjecati na ostatak plana
upravljanja projektom. Misli se na premještaj ljudi na druge zadatke,
djelomino ugovaranje rada izvan organizacije i zamjenu lanova tima koji
odlaze;
upravljanja formiranjem tima.
Osim navedenih stavki procesa, koji ukazuju na evolucijsku suštinu istoga, vano je
ukazati na temeljna naela, tehnike, ali i prijetnje u procesu upravljanja projektnim
timom. (Tablica 3.).
46
Tablica 3. Naela, tehnike i prijetnje u procesu upravljanja projektnim timovima
NAELA TEHNIKE PRIJETNJE
promjenama.
Izvor: Horine, G. M. (2009.) Vodi za upravljanje projektima. Zagreb: DVA I DVA. Str. 263.
Treba istaknuti kako uinkovito i uspješno upravljanje projektnim timovima ne
implicira izravno i uspješnost samog projekta. To ovisi o nizu ostali izravni uinaka, o
47
emu je ve bilo rijei. Meutim, uspješnost upravljanja projektnim timovima daje
osnovu za predvianje tijeka izvedbe projekta, kao i uspješnosti samog procesa, dok
e konani rezultati biti determinirani nizom ostalih imbenika.
U upravljanju projektnim timom, voditelj projekta mora posjedovati izvrsne analitike i
organizacijske sposobnosti. Tehnika strunost u strunom podruju njihovog
projekta takoer je posebna prednost. Projekti postiu svoje rezultate kroz ljude i to
razliite ljude koji rade na koordiniran nain kako bi proizveli eljene rezultate
(Horine, 2009).
Za što uspješnije upravljanje projektnim timovima, kao i bilo kojim drugim timovima,
vano je posvetiti pozornost na ope vodstvo i vještine upravljanja menadera. Neke
od tih podruja vještina su (Horine, 2009):
Razjašnjavanje uloga lanovima projektnog tima;
Postavljanje timskih i individualnih ciljeva;
Praenje i mjerenje tima;
Delegiranje odgovornosti i zadataka;
Sankcioniranje;
Razvijanje vještina lanova tima.
Uinkoviti timovi su mnogo produktivniji od skupina koje rade na istom zadatku, jer su
sposobni iskoristiti jakost meusobnih snaga i nadoknaditi slabosti svake druge
osobe. Temeljne smjernice unapreenja efikasnosti i uinkovitosti upravljanja
projektnim timom su suradnja i timsko odluivanje.
Rasprava o temeljnim pravilima uspješnog upravljanja projektnim timovima otkrit e
dosad neizgovorene pretpostavke. Svaki e lan tima vidjeti jasnije odakle dolaze
drugi lanovi tima i što im je potrebno od tima kako bi obavili svoj posao. Obavezno
je postaviti dogovorena osnovna pravila na vidljivo mjesto gdje se tim redovito
sastaje.
48
Treba istaknuti kako se danas u praksi koriste razne metode i tehnike koje
unapreuju sustav upravljanja i voenja projektnih timova. U praksi se one
kontinurano nadograuju i modificiraju, sukladno potrebama poslovanja, promjenama
u okolini i izazovima s kojima se projektni menadment susree.
Na samu uspješnost projekta uvelike e utjecati sposobnost na odgovaranje i
suoavanje s izazovima s kojima se projektni menaer susree u ovome procesu.
Tome slue neki standardni alati i tehnike.
Meu osnovnim instrumentima ove prirode treba istaknuti promatranje i razgovore,
kao jednu od tradicionalnih tehnika. Sljedea tehnika je ocjena uinkovitosti koja
moe ukljuivati ciljeve kao što su razjašnjavanje uloga i odgovornosti, konstruktivni
povrat informacije lanovima tima, otkrivanje nepoznatih i nerazriješenih otvorenih
pitanja, razvoj pojedinanih planova obuke i ustanovljavanje specifinih ciljeva za
budua razdoblja.
Osim ove tehnike, smatra se kako je osobito znaajna tehnika upravljanja sukobima.
Naime, sukobi su neizbjeni izazovi u ovome procesu, a uzronici ukljuuju, izmeu
ostaloga, neke od osnovnih uzroka neuspješnosti projekta. Misli se na nedostatne
resurse, prioritete vremenskog rasporeda i osobne radne stilove.
Osim ovih tehnika danas se vrlo intenzivno koriste i dnevnik otvorenih pitanja kao i
rješavanje meuljudskih odnosa. Za vrijeme upravljanja projektom nastaju otvorena
pitanja, a pisani dnevnik dokumentira iste i nastoji ih nadzirati. Pomou njega se daje
uvid u odgovornosti pojedinih lanova tima za sva pitanja i zadatke prema ciljnom
datumu (Zohar, 2016: 69).
Rješavanje otvorenih pitanja bavi se preprekama koje mogu onemoguiti postizanje
ciljeva tima, a ujedno i negativno utjecati na konanu uspješnost samog projekta. U
konanici, korištenje odgovarajuih meuljudskih vještina pomae iskorištavanju
prednosti lanova tima, kao i reduciranju slabosti.
49
5. PREPORUKE MAKSIMIZACIJE USPJEŠNOSTI PROJEKTA
Teorijske injenice u okviru ekonomske misli i prakse daju osnovu za razumijevanje
predmetne problematike, kao i neke temeljne okvire u svezi upravljanja projektnim
timovima i samim projektima. Ona se uzima kao polazište u okviru izvoenja ovih
procesa, a kako bi u praksi sve rezultiralo daleko uspješnijim rezultatima, samu
teoriju vano je integrirati s praksom, odnosno dosadašnjim iskustvima struke,
uvaenim preporukama i smjernicama.
o preporukama za maksimiziranje uspješnosti projekta. One su uglavnom rezultat
steenih isksutava i uspješnih praksi. Preporuke nastaju u skladu s tekuim
razdobljima u kojima se definiraju i u kojima se sami projekti planiraju te izvode. To je
i opravdano uzme li se u obzir potreba da se što uspješnije odgovara na postojee
izazove u okolini, ali i promjene u upravljakim strukturama i procesima.
Kada se govori o suvremenim preporukama za potrebe navedenoga, u obzir se ne
uzimaju specifinosti projekata. One se univerzalo odreene i ope primjenjive. U
okviru ovog poglavlja analiziraju se neke od njih, te se prethodno istraivanje o istima
nadopunjuje, a predmetna problematika obrauje na cjelovit nain.
5.1. KULTURA RADA
Ljudski faktor jedan je od vitalnih elemenata svakog projektnog tima i samog
projekta. Ljudima se pridodaju brojne funkcije poput planiranja, organiziranja,
izvoenja, koordinacije i slinih aktivnosti koje determiniraju samu uspješnost
projekta u konanici. S druge strane, upravo su ljudi generatori nekih osnovnih
problema i konfolikata u ovome procesu, pa je kontrola predmetnog faktora od
iznimnog znaaja za samu uspješnost projekta.
Meu kljunim imbenicima koji narušavaju produktivnost projektnog tima mogu se
istaknuti nejasne odgovornosti i linije zapovijedanja, nejednaki radni zahtjevi, nejasni
ciljevi i zadaci, loša komunikacija, nepovjerenje i odsustvo suradnje te slino.
50
rada, odnosno projektna kultura.
Kultura rada u projektnom menadmentu dolazi do izraaja u suvremeno doba, a
danas se uzima kao jedna od osnovnih preporuka za unapreenje uspješnosti ovog
procesa i projekta. U okviru suvremenog menadmenta u kojem se ona razvija,
dolazi do intenzivnog tehnološkog razvoja, globalizacije poslovanja i ostalih promjena
o kojima je ve bilo rijei.
Sve one utjecale su na stvaranje i jaanje potrebe brzog savladavanja razvoja, a s
vremenom postavljaju zahtijev za novim i efikasnim oblicima organiziranja
poslovanja. U devedesetim godinama prošloga stoljea struka se poela baviti
pitanjima povezivanja poslovnih strategija i projekata, a ujedno i ostalim imbenicima
koji se smatraju relevantnima u okviru ove problematike.
Projektna kultura danas predstavlja jedan od vanijih faktora uspješnoga izvoenja
projekata u poduzeima i dio je organizacijske kulture. Prema definiciji ona
predstavlja „podkulturu organizacijske kulture poslovnoga sustava i kulture društva u
cjelini (Bistrii, 2004: 34).“ Znaaj iste oituje se u injenici da upravo o njoj u velikoj
mjeri ovisni rast i razvoj, odnosno izvršenje strategije poslovnog sustava s
realizacijom programa projekata s projektnim managementom. Ista se moe predoiti
na sljedei nain (Slika 9.).
51
4. Str. 31.-40.
Vidljivo je kako projektna kultura, ne samo da utjee na uvjete i situaciju u kojoj neki
projektni menader upravlja projektnim timom, a projektni tim sinergijski djeluje u
smjeru realizacije nekog projekta, ve ona integrira itav niz elemenata, koji izravno
utjeu na konani uspjeh samog projekta. Upravo zbog toga istoj je potrebno
posvetiti poseban znaaj u suvremeno doba.
Moe se zakljuiti kako ona predstavlja inovacijsko, stvaralako, istraivako
projektno ozraje u poslovnom sustavu ili društvu. Postizanje pozitivne projektne
kulture jedan je od suvremenih izazova, ali i imbenika koji determiniraju uspješnost
projekta u konanici. Ona se postie provedbom nekih temeljnih zadataka i procesa,
o kojima je ve bilo rijei, a koji takoer imaju utjecaj na navedeno. Misli se primjer ice
na kontinuiranu izobrazbu projektnog tima, maksimiziranje povjerenja, suradnju,
osjeaj pripadnosti timu i slino.
52
Na projektnu kulturu naješe utjeu sljedei elementi (Bistrii, 2004: 35):
Organizacijska struktura – u njoj ne nastupaju samo standardne funkcijske
jedinice nego takoer projekti sa razliitim strukturama;
Vodstvo poduzea – projekti su odgovornost vodstva, koji brine za strategiju
poduzea. Projekti su orue za realizaciju strateških odluka;
Funkcijski menaderi – odgovaraju za redovne operativne procese i potporu
projektima. U poduzeu sa razvijenom projektnom kulturom, linijski menaderi
su svjesni, da je projekt dopuna njihovom redovnom radu;
Neformalne komunikacije – ponekad funkcijski menaderi ne dozvoljavaju
komuniciranje mimo hijerarhijske strukture što koi projekt. Ukoliko cjelokupni
management nije svjestan znaaja projekata za opstanak poslovnog sustava i
ako projektna kultura, radi bilo kojeg od navedenih inilaca, nije na zavidnom
nivou, to znai oteano izvoenje projekata, a u konanici i upitnu uspješnost
njegove izvedbe.
Projektna kultura razvija se usporedno s razvojem one organizacijske. Meutim, ona
je usko povezana i s napretkom projektnog menadmenta. Upravo zbog toga, u
namjeri njezina razvoja i optimizacije treba promišljati o imbenicima koji unapreuju
sam sustav projektnog menadmenta.
U suvremeno doba i u budunosti jedan od imbenika uspješnosti projekata biti e
sposobnost upravljanja multinacionalnim timovima i donošenje rješenja koja uzimaju
u obzir rase, tradicije, inioce tekue politike i slino (Bistrii, 2004). Pri tome, dionici
koji sudjeluju u suvremenim projektima morati e biti informatiki pismeni te sposobni
suraivati u dinaminim okruenjima.
„Sve eše e se dogaati, da e se planiranje odnosno priprema projekata izvoditi
na jednom kraju svijeta, meutim izvedba pojedinih segmenata izvoditi e se na
razliitim krajevima svijeta. Sve više se poveava spoznaja, da projekt nije problem
samo projektnog menadera, nego takoer naruioca i ostalih kljunih osoba izvedbe
projekta (Bistrii, 2004: 36).“
Tradicionalne metode mjerenja uspjeha projekta, koje se odnose uglavnom na
mjerenje vremena, troškova i kvalitete, sve više se zamjenjuju praenjem oekivanja
53
kupaca i ostalih dionika. Praksa ukazuje kako se paralelno s kvalitativnim mjerilima,
mjerenje uspješnosti projekata sve više se provodi implementacijom kvantitativnih
mjerila.
U budunosti se moe oekivati intenzivan utjecaj interpersonalne dinamike na
uspješnost projekata. Time e rasti znaaj izobrazbe i usavršavanja s podruja
meuljudskih odnosa, motivacije i meuljudskih komunikacija te ostalih elemenata.
Posebnu panju treba usmjeriti prema podjeli rizika, povjerenju i komunikaciji.
5.2. UPRAVLJANJE VREMENOM IZVEDBE
troškovima, komunikacijom, rizicima, kvalitetom, ali i vremenom.
Upravljanje troškovima, vremenom, opsegom i kvalitetom, pored toga što su funkcije,
takoer su ciljevi koje treba postii u okviru projekta, odnosno za osiguranje njegove
konane uspješnosti. S druge strane, ljudski resursi i komunikacije povezani su s
provedbom samog projekta, odnosno predstavljaju sredstvo postizanja ciljeva. Dakle,
upravljanje ljudskim resursima i komunikacijama su iskljuivo funkcije za upravljanje
projektom, dok troškovi, vrijeme, opseg i kvaliteta imaju dvojnost karaktera u tome
što su obje funkcije i ciljevi (MacDonald, 1983).
Vanost upravljanja vremenom izvedbe, kao funkcija upravljanja vremenom, danas je
prepoznata od strane onih vodeih dionika. Postoji argumentirano mišljenje da
gotovo svaki projekt koji ne zadovoljava vremensku dimenziju rezultira dodatnim
troškovima, a time narušava vlastitu uspješnost. Takoer, openito je prihvaeno da
se za veinu projekata, ako se projekt završi na prihvatljivoj razini kvalitete, u
prihvatljivim troškovima i u prihvatljivom vremenu, oekuje konani uspjeh. Stoga je
vanost kontrole vremenskog aspekta projekta jedna od najvanijih funkcija
predanosti upravljanja projektom.
bez korištenja, kao temeljnog stupnja definicije, razvoja konsenzusa o sadraju i
54
karakteru upravljanja vremenom. Meutim, postoji opi konsenzus o tome kako se
funkcija upravljanja vremenom moe podijeliti na etiri odvojene podfunkcije. Ove
etiri podfunkcije definirane su kao njezin sadraj, a odnose se na planiranje,
raspored, praenje i kontrolu (MacDonald, 1983).
Planiranje ukljuuje prikazivanje onoga što projektni tim namjerava uiniti, kako e se
to raditi i što e se koristiti za to. Raspored je podfunkcija za prepoznavanje realnih
ogranienja vremena i resursa koji e na neki nain utjecati na izvršenje projektnog
plana i uspješnost projekta. Moglo bi se rei da projektni plan predstavlja nain na
koji se namjerava izvršiti projekt bez obzira na to kada e biti izvršen, dok raspored
primjenjuje priznavanje vremenskih i resursnih ogranienja planu.
Praenje ili nadzor moe postojati samo kada je plan i raspored u pokretu, a sastoji
se uglavnom od mjerenja onoga što se zapravo dogaa nasuprot onoga što se
oekivalo. Nadzor svakako mora sadravati analizu prošlih dogaaja, prepoznavanje
trendova i njihov utjecaj na budue planove, te odreena sredstva za prenošenje
zakljuaka drugim lanovima projektnog tima. Upravljanje projektima je timski rad, a
za uinkovito funkcioniranje tim mora imati uinkovitu komunikaciju. Stoga se
zakljuuje da funkcija praenja mora ukljuivati i priopavanje svojih nalaza.
U konanici, kontrola kao podfunkcija, predstavlja osnovni element upravljanja. Ona