OBRAZAC GI-UK

Sukladno članku 3. stavak (2) Pravilnika o godišnjem izvješćivanju o sustavu financijskog upravljanja i kontrole Središnja harmonizacijska jedinica Ministarstva financija i trezora Bosne i Hercegovine objavljuje Upitnik o samoprocjeni sustava financijskog upravljanja i kontrole za 2015. godinu sa Naputkom za popunjavanje upitnika.

NAZIV INSTITUCIJE  ŠIFRA ORGANIZACIJE  BROJ PROTOKOLA  MJESTO I DATUM  

GODIŠNJE IZVJEŠĆE O FINANcIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI ZA 2015. GODINU

I OPĆI DIO

OPĆI PODACI O INSTITUCIJIRedni broj korisnika Proračuna  Naziv institucije  Naziv, broj i datum osnivačkog akta institucije  Datum upisa u Registar korisnika Proračuna  Sjedište, adresa i poštanski broj institucije  Jedinstveni identifikacijski broj pod kojim se institucija vodi u Jedinstvenom registru poslovnih subjekata (sukladno Rješenju izdanom od strane nadležnog organa)

 

Oznaka web stranice institucije  Odgovorna osoba- rukovoditelj institucije  Godišnji iznos proračuna  Ime i prezime osobe zadužene za financijsko upravljanje i kontrolu  Radno mjesto osobe zadužene za financijsko upravljanje i kontrolu  Telefon  E-mail:        

1

II POSEBNI DIO

UPITNIK O SAMOPROCJENI SUSTAVA FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE

Red. br.

UPITNIK DA NE Navedite dokaz vašem potvrdnom odgovoru

Dodatna obrazloženja

1 2 3 4 5 6I KONTROLNO OKRUŽENJEA) Etika i integritet 1) Imate li poseban Kodeks ponašanja na razini institucije?        

2) Jesu li zaposleni upoznati sa Kodeksom državnih službenika u institucijama BiH? 

       

3) Je li neka ustrojstvena jedinica ili zaposleni u instituciji nadležna za nadzor primjene Kodeksa?

       

4) Postoje li dodatni unutarnji naputci i/ili smjernice o standardima ponašanja zaposlenih? 

       

5) Postoje li jasna pravila (unutarnji akti) kojima se definiraju situacije potencijalnih sukoba interesa i način postupanja?

       

6) Jesu li dodatnim unutarnjim procedurama regulirane mjere u  slučaju nepoštivanja Kodeksa? 

       

7) Provode li se mjere u slučaju nepoštivanja Kodeksa?        

B) Planski pristup poslovanju (misija, vizija, ciljevi)1) Imate li utvrđenu misiju i viziju vaše institucije?        

2) Imate li utvrđene srednjoročne ciljeve na razini institucije?        

3) Jesu li srednjoročni ciljevi objavljeni?        

4) Je li usvojen srednjoročni plan?         

2

5) Jesu li jasno definirane nadležnosti i odgovornosti u procesu izrade srednjoročnog plana:

       

a) Je li određena unutarnja ustrojstvena jedinica/osoba odgovorna za koordinaciju i razvoj srednjoročnog plana?

       

b) Jesu li sve ustrojstvene jedinice uključene u proces izrade srednjoročnog planiranja? 

       

c) Obuhvata li srednjoročni plan i financijske projekcije?        

d) Provodi li  se u procesu planiranja procjena rizika?        

6) Je li institucija u srednjoročnom planu definirala pokazatelje učinka?

       

7) Vrši li se nadzor nad provedbom srednjoročnog  plana?        

8) Jesu li ciljevi proračunskih programa povezani sa ciljevima srednjoročnog plana?

       

9) Sudjeluju li sve ustrojstvene jedinice u pripremi proračuna?         

10) Imate li usvojene godišnje programe rada?        

11) Jesu li  u godišnjem programu rada definirani ciljevi koje svaka ustrojstvena jedinica treba realizirati u tijekom godine?

       

12) Jesu li ciljevi iz godišnjih programa rada  povezani i usklađeni sa srednjoročnim ciljevima i ciljevima proračunskih programa?

       

13) Jesu li u godišnjim planskim dokumentima u kojima su navedeni podaci o ciljevima, sadržani i podaci o procjenjenim financijskim sredstvima potrebnim za realizaciju utvrđenih ciljeva?

       

C) Rukovođenje i stil upravljanja

1) Održavaju li se redovno sastanci/kolegiji najviše razine upravljanja?

       

2) Raspravlja li se na sastancima/ kolegijima najviše razine upravljanja o:

       

a) srednjoročnim ciljevima        

3

b) realizaciji programa/projekata, te postignutim rezultatima        

c) ključnim rizicima u poslovanju        d) izvršenju proračuna?        

D) Organizacijska struktura, ovlaštenja i odgovornosti, sustav izvješćivanja

1) Je li ovlaštena osoba za financijsko upravljanje i kontrolu?

2) Jesu li jasno definirana ovlaštenja i odgovornosti za realizaciju utvrdjenih ciljeva programa/projekata/aktivnosti?

       

3) Vrše li ustrojstvene jedinice za financije koordinacijsku ulogu u primjeni i razvoju financijskog upravljanja i kontrole sukladno Priručniku za financijsko upravljanje i kontrolu u institucijama BiH?

       

4) Jesu li rukovoditelji institucije zaposlenima delegirali zadatke za financijsko upravljanje i kontrolu? 

       

5) Ima li svako radno mjesto detaljan opis poslova, ovlaštenja  i odgovornosti? 

       

6) Je li u instituciji zadužena ustrojstvena  jedinica, odnosno osoba odgovorna za komunikaciju sa Središnjom harmonizacijskom jedinicom za pitanja iz oblasti financijskog upravljanja i kontrole?

       

7) Jesu li uspostavljeni postupci za razmjenu informacija među zaposlenima (od više razine prema nižoj razini, od niže razine prema višoj razini, komunikacija na istoj razini)?

       

8) Imaju li rukovoditelji  proračunskih programa ovlaštenja za upravljanje proračunskim sredstvima koja su im odobrena za realizaciju aktivnosti iz njihove nadležnosti?

       

9) Izrađuju li rukovoditelji programa izvješća o realizaciji ciljeva, programa, projekata?

       

4

10) Jesu li od strane najvišeg rukovodstva institucije uspostavljene linije izvješćivanja o realizaciji ciljeva i izvršenja proračuna (ostvareni ciljevi, utrošena proračunska sredstva, ostvareni prihodi, stvorene obveze i sl.)?

       

11) Ažurira  li se redovno organizacijska struktura institucije kako bi odražavala promjene regulative i ciljeva institucije?

       

12) Je li uspostavljeno delegiranje/ prijenos ovlaštenja i odgovornosti za pojedine poslove na druge zaposlene?

       

E) Upravljanje ljudskim resursima (plan rada i praćenje uspješnosti ostvarenih rezultata zaposlenih)1) Je li u instituciji uspostavljena ustrojstvena jedinica za ljudske 

resurse?        

2) Postoje li planovi obuke za zaposlene vezani za obavljanje poslova iz njihovog djelokruga rada, uključujući obuke iz financijskog upravljanja i kontrole?

       

3) Vodi li se evidencija obuka po zaposlenom?        4) Upućuju li se zaposlenici na obuku vezanu za financijsko 

upravljanje i kontrolu uključujući obuku iz oblasti:       

a) srednjoročno planiranje        b) pripreme i izrade proračuna        c) upravljanje rizicima        d) nabava i ugovaranja        e) računovodstvenih sustava        f) nepravilnosti i prijevara        5) Ocjenjuje li se učinak zaposlenih (postizanje kratkoročnih i 

dugoročnih ciljeva; ispunjavanje standarda ponašanja)?       

6) Osigurava li institucija podsticajne mjere i nagrade za izuzetan učinak zaposlenih?

       

7) Osigurava li institucija disciplinske mjere i korektivne aktivnosti u slučaju lošeg učinka zaposlenog?

       

5

II UPRAVLJANJE RIZICIMA1) Utvrđuje li institucija rizike koji mogu utjecati na realizaciju:        

a) srednjoročnih ciljeva        b) ciljeva programa/projekata/aktivnosti        c) ciljeva sadržanih u godišnjem programu rada?        2) Procjenjuje li institucija vjerojatnoću i utjecaj za utvrđene 

rizike?       

3) Navodi li institucija rizike u pisanoj formi i u kojim su dokumentima sadržani: 

       

a) u planskim dokumentima (strateškim dokumentima/višegodisnjim kapitalnim investicijskim programima/ godišnjim programima rada)?

       

b) obrazac za utvrđivanje i procjenu rizika?        

c) u registrima rizika uspostavljenim sukladno Smjernicama za provedbu  procesa upravljanja rizicima u institucijama BiH?

       

4) Ažurira li se registar rizika najmanje jednom godišnje?        

5) Je li uspostavljen sustav izvješćivanja o najznačajnijim rizicima?

       

6) Je li zadužena osoba koja će biti odgovorna za koordinaciju aktivnosti u uspostavi procesa upravljanja rizicima?

       

7) Je li zadužena osoba koje će biti odgovorne za prikupljanje informacija o rizicima po pojedinim ustrojstvenim jedinicama?

       

8) Je li institucija donijela strategiju upravljanja rizicima?        

9) Prate li se u strategiji upravljanja rizicima promjene u unutarnjem i vanjskom okruženju uključujući rizike od prijevare i korupcije?

       

III KONTROLNE AKTIVNOSTI

6

A) Politike i procedure 1) Imate li pisane unutarnje procedure (pravilnike, naputke, 

instrukcije, smjernice) koje sukladno zakonskoj regulativi detaljnije uređuju sljedeće procese:

       

a) proces izrade i realizacije srednjoročnog plana         b) proces izrade i izvršenja proračuna        c) proces evidencije poslovnih događaja i transakcija         d) proces nabava i ugovaranja         e) proces upravljanja imovinom (materijalnom i 

nematerijalnom)       

f) proces naplate vlastitih prihoda          g) proces povrata neopravdano utrošenih ili pogrešno isplaćenih 

proračunskih sredstava?       

h) proces poslovne korespodencije čuvanje i arhiviranje dokumentacije

       

i) proces za sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti i prijevara        

2) Postoji li osoba ili ustrojstvena jedinica u instituciji kojoj zaposleni mogu prijaviti nepravilnosti i prijevare?

       

3) Ažurirate li unutarnje procedure i koliko često?        

4) Jesu li svi zaposleni upoznati sa procedurama?        

B) Razdvajanje dužnosti        1) Je li osigurana primjena načela razdvajanja dužnosti, odnosno 

je li osigurano da ista osoba ne obavlja poslove planiranja, nabava i ugovaranja, računovodstvene evidencije, plaćanja  i kontrole? 

       

2) Je li osigurana primjena načela razdvajanja dužnosti u IT sustavima da bi se osiguralo da ista osoba ne vrši sve faze IT operacija (npr. instaliranja softvera, programiranje, testiranje, održavanje)?

       

7

3) Poduzimaju li manje institucije (>30 zaposlenih) dodatne kontrolne mjere da osiguraju razdvajanje dužnosti?

       

C) Dokumentiranje i evidentiranje financijskih i drugih transakcija

       

1) Je li postupak provedbe prethodnih (ex-ante) kontrola dokumentiran?

       

2) Je li postupak provedbe naknadnih kontrola dokumentiran?        

3) Omogućava li dokumentacija praćenje svake finanacijske i nefinancijske transakcije od početka do kraja (revizijski trag)? 

       

D) Zaštita resursa/imovine        1) Je li osigurano da samo ovlaštene osobe imaju pravo pristupa 

materijalnim, financijskim i drugim resursima?       

2) Vodite li evidenciju imovine (knjiga stalnih sredstava)?        

3) Vrši li se popis imovine u smislu usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem? 

       

4) Vrši li se izvanredan popis imovine?        

5) Provode li se naknadne kontrole namjenske potrošnje dodijeljenih i isplaćenih proračunskih sredstava (npr. kontrole za isplaćene grantove)?

       

6) Je li postupak provedbe naknadnih kontrola namjenske potrošnje isplaćenih proračunskih sredstava:

       

a) dio redovnog poslovanja za to zaduženih ustrojstvenih jedinica u vašoj  instituciji

b) ad- hoc zadatak u slučajevima kada postoji sumnja ili prijava o mogućim nepravilnostima u korištenju proračunskih sredstava)?

       

7) Jesu li uspostavljene kontrole kako bi se spriječile:         

8

a) neovlaštene izmjene u postojećem softveru        b) gubitak i razotkrivanje podataka        c) vanjske prijetnje (kao što su virusi)        d) neovlašteni fizički pristup (opreme i instalacija)        8) Jeste li donijeli Disaster Recovery Plan (IT oprema, back-up 

podataka) i procedure koje će osigurati da u slučaju da dođe do neočekivanih događaja, ključne operacije se nastavljaju bez prekida, a ključni podaci su zaštićeni?

       

IV INFORMACIJE I KOMUNIKACIJE1) Jesu li ključni poslovni procesi unutar ustrojstvenih jedinica 

dokumentirani-popis poslovnih procesa?       

2) Je li izrađena knjiga/mapa ključnih poslovnih procesa?        

3) Jeste li donijeli IT sigurnosne politike, procedure, naputke?        

4) Sačinjavaju li se i koliko često se izvješća za rukovodstvo o:        

a) izvršenju proračuna        b) raspoloživim sredstvima        c) obvezama        d) potraživanjima        

5) Dobivaju li ustrojstvene jedinice informacije o odobrenim proračunskim sredstvima za realizaciju programa/projekata/aktivnosti za koje su nadležne?

       

6) Prate li se u računovodstvenom sustavu troškovi/izvori financiranja po: 

       

a) programima        b) projektima        c) aktivnostima        d) ustrojstvenim jedinicama?        

7) Imate li centraliziranu evidenciju svih potpisanih ugovora i ugovornih obveza i je li ista podržana informacijskim sustavom?

       

9

8) Jesu li poslovni sustavi (financije, nabava i ugovaranje, upravljanje imovinom, praćenje kapitalnih projekata, materijalne evidencije, kadrovi i sl.) u dovoljnoj mjeri podržani IT sustavima?

       

9) Jesu li IT sustavi koji podržavaju određene procese međusobno integrirani?

       

V PRAĆENJE I PROCJENA SUSTAVA1) Je li od strane najvišeg rukovodstva uspostavljen sustav 

izvješćivanja koji im omogućava dobivanje redovnih izvješća o funkcioniranju sustava financijskog upravljanja i kontrola za koji su odgovorni?

       

2) Koliko je preporuka vezanih za funkcioniranje sustava unutarnjih kontrola dano u izvješću unutarnje revizije za period izvješćivanja?

       

3) Jesu li provodene preporuke unutarnje revizije za prethodnu godinu?

       

4) Provode li se preporuke unutarnje revizije sukladno planovima aktivnosti za provedbu preporuka?

       

5) Koliko je preporuka vezanih za funkcioniranje sustava unutarnjih kontrola dano u posljednjem izvješću vanjske revizije?

       

6) Jesu li provedene sve preporuke vanjske revizije?         

7) Prati li se provedba preporuka vanjske revizije?        

8) Provode li se ex-post kontrole kroz postupak stalnog praćenja?

       

9) Provode li se ad-hoc kontole po nalogu rukovoditelja ovisno o slučaju?

       

10) Koliko ad-hoc kontrola je provedeno u periodu izvješćivanja?        

11) Jesu li poduzete daljnje aktivnosti na temelju nalaza iz stalnog praćenja?

       

10

KOMENTARI I PRIJEDLOZI

1)  2)  3)  4)  5)  

MJERE KOJE SE PLANIRAJU PODUZETI ZA DALJNJI RAZVOJ FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE PO COSO KOMPONENTAMA

I Kontrolno okruženje1)  2)  3)  II Upravljanje rizicima1)  2)  3)  III Kontrolne aktivnosti1)  2)  3)  IV Informacije i komunikacije1)  2)  3)  V Praćenje i procjena sustava1)  2)  3)  

11

____________________________________________ ______________________________________

(Potpis osobe ovlaštene za financijsko upravljanje i kontrolu) (Potpis rukovoditelja institucije i pečat)

12

NAPUTAK ZA POPUNJAVANJE UPITNIKA ZA SAMOPROCJENU SUSTAVA FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLA INSTITUCIJAMA BIH

I OPĆI PODACI O INSTITUCIJI

U dio Naputka OPĆI PODACI O INSTITUCIJI upisati  podatke sukladno Naputku o sadržaju i načinu vođenja Registra korisnika Proračuna institucija Bosne i Hercegovine („Služeni glasnik BiH“, broj: 52/13).

U polje Godišnji iznos proračuna upisati iznos proračuna za 2015. godinu.

II POSEBNI PODACI

I KONTROLNO OKRUŽENJE

A) Etika i integritet:

1) Imate li poseban Kodeks ponašanja na razini institucije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite broj i datum donošenja Kodeksa. 

2) Jesu li zaposleni upoznati sa Kodeksom državnih službenika u institucijama BiH?

Ako  je odgovor DA, u koloni  5 navedite dokaz koji   to potvrđuje (npr.  Kodeks je objavljen na  internet  stranici institucije, dostavljen je zaposlenicima, organizirani su seminari i slično).

3) Je li neka ustrojstvena jedinica ili zaposleni u instituciji nadležna za nadzor primjene Kodeksa?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv ustrojstvene jedinice, naziv radnog mjesta, naziv, broj i datum akta kojim je to uređeno.

4)  Postoje li dodatni unutarnji naputci i/ili smjernice o standardima ponašanja zaposlenih?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv dokumenta naputka/smjernice i datum donošenja koji to potvrđuje.  

5) Postoje li jasna pravila (unutarnji akti) kojima se definiraju situacije potencijalnih sukoba interesa i način postupanja?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv i datum donošenja unutarnjeg akta koji to potvrđuje. 

6) Jesu li dodatnim unutarnjim procedurama regulirane mjere u slučaju nepoštivanja Kodeksa?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv unutarnjeg akta i datum donošenja koji to potvrđuje.

13

7) Provode li se mjere u slučaju nepoštivanja Kodeksa?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (naziv, broj i datum akta kojim je provedena neka od mjera u slučaju nepoštivanja Kodeksa).

B) Planski pristup poslovanju (misija, vizija, ciljevi)

1) Imate li utvrđenu misiju i viziju vaše institucije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv dokumenta u kojem su sadržane misija i vizija.

2) Imate li utvrđene srednjoročne ciljeve na razini institucije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv dokumenta u kojem su strateški ciljevi sadržani (npr. u strategijama razvoja koje pripremaju ustrojstvene jedinice iz područja za koja su nadležna, srednjoročnom planu za trogodišnje razdoblje, u planu razvojnih programa i sl.)

3) Jesu li srednjoročni ciljevi objavljeni?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite web stranicu na kojoj su objavljeni.

4) Je li usvojen srednjoročni plan? 

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv i broj dokumenta, referentni period i datum usvajanja dokumenta.

5) Jesu li jasno definirane nadležnosti i odgovornosti u procesu izrade srednjoročnog plana:

a) ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite koja je to ustrojstvena jedinica ili  radno mjesto kao i naziv, broj  i datum akta kojim je to utvrđeno;b) ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum akta kojim je to uređeno,c) ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum akta iz kojeg je to vidljivo,d) ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum akta u kojem su opisani  utvrđeni rizici.

6) Je li institucija u srednjoročnom planu definirala pokazatelje učinka?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 u navedite naziv, broj i datum dokumenta koji sadrži pokazatelje učinka.

7) Vrši li se nadzor nad provedbom srednjoročnog plana?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite ko i  na koji  način vrši  nadzor, kao i naziv, broj  i datum akta kojim je  regulirana provedba nadzora provedbe srednjoročnog plana.

8) Jesu li ciljevi proračunskih programa povezani sa ciljevima srednjoročnog plana?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite na koji način su povezani (npr. u obrazloženju programa navodi se da njihova realizacija podržava ostvarenje određenog srednjoročnog cilja i sl.)

14

9) Sudjeluju li sve ustrojstvene jedinice u pripremi proračuna?

Ako je odgovor DA, u koloni 5  navedite na koji način dostavljaju pregled svojih potreba i kojim unutarnjim aktom je to uređeno. 

10) Imate li usvojene godišnje programe rada?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite broj i datum donošenja godišnjeg programa rada za godinu na koju se odnosi izvješće.

11) Jesu li u godišnjem programu rada definirani ciljevi koje svaka ustrojstvena jedinica treba realizirati tijekom godine?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite je li to uređeno posebnom unutarnjom procedurom. 

12) Jesu li ciljevi iz godišnjih programa rada povezani i usklađeni sa srednjoročnim ciljevima i ciljevima proračunskih programa?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 ukratko navedite na koji način su ciljevi povezani (npr. u obrazloženju godišnjeg programa rada,   realizacija  ciljeva   iz  plana povezuje  se   sa  realizacijom nekog od srednjoročnih  ciljeva   i  ciljeva proračunskih programa).

13) Jesu li u godišnjim planskim dokumentima u kojima su navedeni podaci o ciljevima, sadržani i podaci o procijenjenim financijskim sredstvima potrebnim za realizaciju utvrđenih ciljeva?

Ako je odgovor DA, koloni  5  navedite nazive planskih dokumenata u kojima su sadržani  podaci  o financijskim sredstvima za potrebe realizacije ciljeva (npr. u planovima razvojnih programa, godišnjim planovima rada i sl ).

C) Rukovođenje i stil upravljanja

1) Održavaju li se redovno sastanci/kolegiji najviše razine upravljanja?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite koliko često se održavaju sastanci/kolegiji (kvartalno/mjesečno/tjedno) ili broj održanih kolegija najviše razine rukovodstva tijekom prethodne godine.

2) Da li se na sastancima najviše nivoa upravljanja raspravlja o:

a) srednjoročnim ciljevima, b) realizaciji programa/projekata, te postignutim rezultatima, c) ključnim rizicima u poslovanju,d) izvršenju proračuna?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (npr. iz dnevnog reda poziva na sastanak je vidljivo da se raspravlja o navedenom ili se sastavljaju zapisnici sa sastanka koje to potvrđuju).

D) Organizacijska struktura, ovlaštenja i odgovornosti, sustav izvješćivanja

15

1) Je li ovlaštena osoba zadužena za financijsko upravljanje i kontrolu?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite broj, datum rješenja/ odluke o imenovanju.

2) Jesu li jasno definirana ovlaštenja i odgovornosti za realizaciju utvrđenih ciljeva programa/projekata/aktivnosti?

Ako  je  odgovor  DA,  u  koloni  5  navedite  kroz  koje  unutarnje  akte su definirana ovlaštenja   i  odgovornosti   za realizaciju programa, projekata, aktivnosti i sl.

3) Vrše li ustrojstvene jedinice za financije koordinacijsku ulogu u primjeni i razvoju financijskog upravljanja i kontrole sukladno Priručniku za financijsko upravljanje i kontrolu u institucijama BiH?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (opis poslova ustrojstvenih jedinica za financije vezane za koordinacionu ulogu u primjeni i razvoju financijskog upravljanja i kontrole koji su sadržani u opisima poslova u aktima o unutarnjem ustroju institucije).

4) Jesu li rukovoditelji institucije zaposlenima delegirali zadatke za financijsko upravljanje i kontrolu?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum dokumenta koji to potvrđuje. 

5) Ima li svako radno mjesto detaljan opis poslova, ovlaštenja i odgovornosti?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje.

6) Je li u instituciji zadužena ustrojstvena jedinica, odnosno osoba odgovorna za komunikaciju sa Središnjom harmonizacijskom jedinicom za pitanja iz oblasti financijskog upravljanja i kontrole?

Ako je odgovor DA, navesti naziv ustrojstvene jedinice/ radnog mjesta zaposlenog ili ime i prezime zaposlenog.

7) Jesu li uspostavljeni postupci za razmjenu informacija među zaposlenima (od više razine prema nižoj razini, od niže razine prema višoj razini, komunikacija na istoj razini)?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv unutarnjeg akta koji to regulira.

8) Imaju li rukovoditelji proračunskih programa ovlaštenja za upravljanje proračunskim sredstvima koja su im odobrena za realizaciju aktivnosti iz njihove nadležnosti?

Ako   je   odgovor   DA,   u   koloni   5   navedite   unutarnji   akt   –   odluku   rukovoditelja   institucije   o   ovlaštenjima   i odgovornostima za upravljanje proračunskim sredstvima koja se dodjeljuju rukovoditeljima proračunskih programa za realizaciju programa/projekata/aktivnosti i datum donošenja.

9) Izrađuju li rukovoditelji programa izvješća o realizaciji ciljeva, programa, projekata?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (npr. naziv izvješća i za koje se periode pripremaju).

16

10) Jesu li od strane najvišeg rukovodstva institucije uspostavljene linije izvješćivanja o realizaciji ciljeva i izvršenja proračuna (ostvareni ciljevi, utrošena proračunska sredstva, ostvareni prihodi, stvorene obveze i sl.)?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv naputka/smjernice/procedure koje definiraju postupak izvješćivanja.

U koloni 6 ukratko opišite način izvješćivanja (vrste izvješća koja se pripremaju, strukturu i sadržaj tih izvješća, za koje se periode pripremaju, kome se sve dostavljaju i sl.)

11) Ažurira li se redovno organizacijska struktura institucije, kako bi odražavala promjene regulative i ciljeva institucije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite kada i iz kojih razloga je posljednji put ažurirana. 

12) Je li uspostavljeno delegiranje/ prijenos ovlaštenja i odgovornosti za pojedine poslove na druge zaposlene?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje.

E) Upravljanje ljudskim resursima (plan rada i praćenje uspješnosti ostvarenih rezultata)

1) Je li u instituciji uspostavljena ustrojstvena jedinica za ljudske resurse?

Ako je odgovor NE,  u kolonu 5 navedite koja ustrojstvena jedinica u instituciji je nadležna za upravljanje ljudskim resursima.

2) Postoje li planovi obuke za zaposlene vezani za obavljanje poslova iz njihovog djelokruga rada, uključujući obuke iz financijskog upravljanja i kontrole?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, datum i broj plana obuke.

3) Vodi li se evidencija obuka po zaposlenom?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje.

4) Upućuju li se zaposlenici na obuku vezanu za financijsko upravljanje i kontrolu uključujući i obuku iz oblasti:

a) srednjoročnog planiranja, b)pripreme i izrade proračuna, c) upravljanja rizicima, d) nabavki i ugovaranja, e)računovodstvenih sustava, f)nepravilnosti i prijevara?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite broj obuka koje su pohađali zaposleni za svaku od navedenih oblasti.

17

5) Ocjenjuje li se učinak zaposlenih (postizanje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva, ispunjavanje standarda ponašanja)?

 Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum unutarnjeg akta koji to potvrđuje.

6) Osigurava li institucija podsticajne mjere i nagrade za izuzetan učinak zaposlenih?

 Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum unutarnjeg akta koji to potvrđuje.

7) Osigurava li institucija disciplinske mjere i korektivne aktivnosti u slučaju lošeg učinka zaposlenog?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum unutarnjeg akta kojim se to potvrđuje.

II UPRAVLJANJE RIZICIMA

1) Utvrđujete li rizike koji mogu utjecati na realizaciju:

a) srednjoročnih ciljeva,b) ciljeva programa/projekata/aktivnosti ic) ciljeva sadržanih u godišnjem programu rada?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum dokumenta koji to potvrđuje.2) Procjenjuje li institucija vjerojatnoću i utjecaj za utvrđene rizike?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (npr. u obrascu za uvrđivanje i procjenu rizika i  registrima rizika sadržani su i podaci o vjerojatnoći i utjecaju utvrđenih rizika).

3) Navodi li institucija rizike u pisanoj formi i u kojim su dokumentima sadržani:

a) u planskim dokumentima (strateškim dokumentima/višegodišnjim kapitalnim investicijskim programima/godišnjim programima rada)

b) obrazac za utvrđivanje i procjenu rizikac) u registrima rizika uspostavljenim sukladno Smjernicama za provedbu procesa upravljanja rizicima u

institucijama BiH?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite nazive planskih dokumenata u kojima su sadržani podaci o rizicima, datum odluke o formiranju registra rizika i sl.)

4) Ažurira li se registar rizika najmanje jednom godišnje?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite kada je posljednji put ažuriran. 

5) Je li uspostavljen sustav izvješćivanja o najznačajnijim rizicima?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv izvješća i period za koji se izrađuje, datum ili dnevni red kolegija na kojem se raspravljalo o najznačajnijim rizicima.

18

6) Je li zadužena osoba koja će biti odgovorna za koordinaciju aktivnosti u uspostavi procesa upravljanja rizicima?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite odluku o ovlaštenju osobe odgovorne za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima i datum donošenja odluke.

7) Je li zadužena osoba koje će biti odgovorna za prikupljanje informacija o rizicima po pojedinim ustrojstvenim jedinicama?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz odluku o zaduživanju osobe za rizike i datum donošenja odluke.

8) Je li institucija donijela strategiju upravljanja rizicima?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum Strategije upravljanja rizicima.

9) Prate li se u strategiji upravljanja rizicima promjene u unutarnjem i vanjskom okruženju uključujući rizike od prijevare i korupcije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje.

19

III KONTROLNE AKTIVNOSTI

A) Politike i procedure

1) Imate li pisane unutarnje procedure (pravilnike, naputke, instrukcije, smjernice) koje sukladno zakonskoj regulativi detaljnije uređuju sljedeće procese:

a) proces izrade i realizacije srednjoročnog plana b) proces izrade i izvršenja proračunac) proces evidencije poslovnih događaja i transakcijad) proces nabava i ugovaranjae) proces upravljanja imovinom (materijalnom i nematerijalnom)f) proces naplate vlastitih prihodag) proces povrata neopravdano utrošenih ili pogrešno isplaćenih proračunskih sredstavah) proces poslovne korespodencije čuvanja i arhiviranja dokumentacijei) proces za sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti i prijevare?

Ako je odgovor DA u koloni 5 navedite naziv unutarnjih procedura pravilnika/instrukcije/smjernice/naputka   i datume donošenja. 

U dodatnom obrazloženju u koloni 6 potrebno je navesti ustrojstvenu jedinicu ili   jedinice koje su pripremile pisanu proceduru, ko je odobrio unutarnji akt (ko je potpisnik) i šta je uređeno procedurom.

a) proces izrade i realizacije srednjoročnog plana detaljnije uređuje ko su nositelji izrade, ko su sudionici, nadležnosti i odgovornosti za postavljanje srednjoročnih ciljeva, praćenje realizacije srednjoročnih ciljeva, i sl.

b) proces izrade i izvršenja proračuna detaljnije uređuje ko su sudionici, rokovi, ovlaštenja i odgovornosti za iskazivanje potreba, postupak procjene opravdanosti iskazanih potreba, koordinacija izrade proračuna i ostalih planskih dokumenata, sudionici, ovlaštenja, odgovornosti za izvršenje proračuna, procedura u slučaju potrebe potrošnje u iznosu većem od planirane, postupak u slučaju odstupanja realizacije od financijskog plana, postupak rebalansa i sl.

c) proces evidencije poslovnih događaja i transakcija detaljnije uređuje načine evidencije poslovnih događaja i transakcija koje se u poslovanju događaju, načini obrade materijalno-financijske dokumentacije kojom se poslovni događaji dokazuju, kontrolni postupci prilikom provjere točnosti dokumentacije, postupci čuvanja i arhiviranja dokumentacije i sl.

d) proces nabave i ugovaranja detaljnije uređuje ko su sudionici, rokovi, ovlaštenja i odgovornosti, način usklađenja plana nabave i proračuan, evidencije ugovorenih obveza i izvješćivanje i sl.

e) proces upravljanja imovinom (materijalnom: nekretnine, vozila, oprema, računari, zalihe i nematerijalnom: licence, intelektualno vlasništvo) detaljnije je uređen postupak evidencije, pravo pristupa, način održavanja imovine, postupak popisa imovine, postupak vrednovanja i sl.

20

f) proces naplate vlastitih prihoda detaljnije je uređen postupak evidencije potraživanja, naplate potraživanja, postupanja sa nenaplaćenim potraživanjima (opomene, ovrhe, zastare, otpis nenaplativih potraživanja) i sl.

g) proces povrata neopravdano utrošenih ili pogrešno isplaćenih proračunskih sredstava u slučajevima kada se naknadno utvrdi da su sredstva neopravdano utrošena ili pogrešno isplaćena detaljnije je uređen postupak povrata takvih sredstava.

h) proces poslovne korespodencije čuvanja i arhiviranja dokumentacije detaljnije se uređuje način vođenja uredskog poslovanja, način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi, način i rokovi unutarnje primopredaje, način vođenja uredskih evidencija i drugih evidencija o građi, označavanje i odlaganje građe, rokovi čuvanja arhivske građe iz nadležnosti institucije.

i) proces za sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti i prijevare detaljnije se regulira način unutarnjeg prijavljivanja korupcije i drugih nepravilnosti, postupanje po zaprimljenim prijavama, razmatranje zaprimljenih prijava, obveza obavještavanja osobe koja je prijavila korupciju i druge nepravilnosti o poduzetim radnjama, zaštiti osobe koja prijavi korupciju i druga pitanja vezana za unutarnje prijavljivanje korupcije.

2) Da li postoji osoba ili ustrojstvena jedinica u instituciji kojoj zaposleni mogu prijaviti nepravilnosti i prijevare?

Ako je odgovor DA,  u koloni 5 navedite podatke o unutarnjem aktu kojim je ta osoba imenovana.

3) Ažurirate li unutarnje procedure i koliko često?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite unutarnje procedure koje su ažurirane tijekom prethodne godine.

4) Jesu li svi zaposleni upoznati sa procedurama?

Ako je odgovor DA,  u koloni 5 navedite na koji način osiguravate da su svi zaposleni upoznati sa procedurama.

B) Razdvajanje dužnosti

1) Je li osigurana primjena načela razdvajanja dužnosti, odnosno je li osigurano da ista osoba ne obavlja poslove planiranja, nabava i ugovaranja, računovodstvene evidencije, plaćanja i kontrole?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite nazive ustrojstvenih jedinica u kojima se obavljaju navedeni poslovi ili nazive radnih mjesta u čijem je opisu obavljanje navedenih poslova. 

2) Je li osigurana primjena načela razdvajanja dužnosti u IT sustavima da bi se osiguralo da ista osoba ne vrši sve faze IT operacija (npr. instaliranja softvera, programiranje, testiranje, održavanje)?

Ako je odgovor DA,  u koloni 5 navedite nazive ustrojstvenih jedinica u kojima se obavljaju navedeni poslovi ili nazive radnih mjesta u čijem je opisu obavljanje navedenih poslova. 

21

3) Poduzimaju li manje institucije (>30 zaposlenih) dodatne kontrolne mjere da osiguraju razdvajanje dužnosti?

Odgovor na ovo pitanje daju samo institucije koje imaju manje od 30 zaposlenih. Ako je odgovor DA,  navedite koje su to mjere.

C) Dokumentiranje i evidentiranje financijskih i drugih transakcija

1) Je li postupak provedbe prethodnih (ex-ante) kontrola dokumentiran?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum unutarnje procedure kojom se to potvrđuje.

2) Je li postupak provedbe naknadnih kontrola dokumentiran?

Ako   je   odgovor   DA,   u   koloni   5   navedite   naziv   unutarnjih   procedura   kojima   je   uređen   postupak   provedbe naknadnih kontrola i datum/e donošenja tih akata.

3) Omogućava li dokumentacija praćenje svake financijske i nefinancijske transakcije od početka do kraja (revizijski trag)?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje.

D) Zaštita resursa/imovine

1) Je li osigurano da samo ovlaštene osobe imaju pravo pristupa materijalnim, financijskim i drugim resursima?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum unutarnje procedure koji to potvrđuje.

2) Vodite li evidenciju imovine? (knjiga stalnih sredstava)

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite koje relevantne podatke sadrži.

3) Vrši li se popis imovine u smislu usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite broj i datum zapisnika posljednjeg popisa imovine.

4) Vrši li se izvanredan popis imovine?

Ako je odgovor DA, u kolini 5 navedite u kojim slučajevima.

5) Provode li se naknadne kontrole namjenske potrošnje dodijeljenih i isplaćenih proračunskih sredstava (npr. kontrole za isplaćene grantove)?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji potvrđuju da su obavljene naknadne kontrole (naziv, broj i datum izvješća).

22

6) Je li postupak provedbe naknadnih kontrola namjenske potrošnje isplaćenih proračunskih sredstava:

a) dio redovnog poslovanja za to zaduženih ustrojstvenih jedinica u vašoj institucijib) ad-hoc zadatak u slučajevima kada postoji sumnja ili prijava o mogućim nepravilnostima u korištenju proračunskih sredstava)?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv ustrojstvene jedinice ili više njih koje provode naknadne kontrole namjenske potrošnje proračunskih sredstava. Navedite broj i datum dokumenta koji potvrđuje da izvršena ad- hoc naknadna kontrola. 

7) Jesu li uspostavljene kontrole kako bi se spriječile:a) neovlaštene izmjene u postojećem softverub) gubitak i razotkrivanje podatakac) vanjske prijetnje (kao što su virusi)d)neovlašteni fizički pristup (opreme i instalacija)?

Ako je odgovor DA, u kolonu 5 navedite naziv, broj i datum unutarnje procedure kojom je to uređeno. 

8) Jeste li donijeli Disaster Recovery Plan (IT oprema, back-up podataka) i procedure koje će osigurati da u slučaju da dođe do neočekivanih događaja, ključne operacije se nastavljaju bez prekida, a ključni podaci su zaštićeni?

Ako je odgovor DA, u kolonu 5 navedite unutarnje procedure kojima je to uređeno.

IV INFORMACIJE I KOMUNIKACIJE

1) Jesu li ključni poslovni procesi unutar ustrojstvenih jedinica dokumentirani – popis poslovnih procesa?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv unutarnjeg akta koji to potvrđuje.

2) Je li izrađena knjiga/mapa ključnih poslovnih procesa?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv unutarnjeg akta koji to potvrđuje.

3) Jeste li donijeli IT sigurnosne politike, procedure, naputke?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv, broj i datum unutarnjih akata koji to potvrđuju.

4) Sačinjavaju li se i koliko često se izvješća za rukovodstvo o:a) izvršenju proračunab) raspoloživim sredstvima c) obvezamad) potraživanjima?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite nazive tih izvješća i koliko se često sačinjavaju.

23

5) Dobivaju li ustrojstvene jedinice informacije o odobrenim proračunskim sredstvima za realizaciju programa/projekata/aktivnosti za koje su nadležne?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite na koji način i kojim unutarnjm aktima su informacije dostupne svim ustrojstvenim jedinicama. 

6) Prate li se u računovodstvenom sistemu troškovi/izvori financiranja po: a) programimab) projektimac) aktivnostimad) ustrojstvenih jedinicama?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 obrazložite na koji način vršite to praćenje.

7) Imate li centraliziranu evidenciju svih potpisanih ugovora i ugovornih obveza i je li ista podržana informacijskim sustavom?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite naziv informacijskog programa koji je podržava.

8) Jesu li poslovni sustavi (financije, nabava i ugovaranje, upravljanje imovinom, praćenje kapitalnih projekata, materijalne evidencije, kadrovi i sl.) u dovoljnoj mjeri podržani IT sustavima?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite koji poslovni sustavi su podržani IT sustavima.

9) Jesu li IT sustavi koji podržavaju određene procese međusobno integrirani?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite koji su to IT sustavi međusobno integrirani. 

V PRAĆENJE I PROCJENA SUSTAVA

1) Je li od strane najvišeg rukovodstva uspostavljen sustav izvješćivanja koji im omogućava dobivanje redovnih izvješća o funkcioniranju sustava financijskog upravljanja i kontrola za koji su odgovorni?

Ako   je   odgovor   DA,   u   koloni   5   navedite   izvješća   koja   se   pripremaju   u   vašoj   instituciji,   a   odnose   se   na funkcioniranje  sustava  financijskog  upravljanja   i  kontrola   (npr.   izvješće  o  utvrđenim slabostima u  sustavima kontrola, izvješće o aktivnostima koje se planiraju poduzeti na daljnjem razvoju kontrolnih mehanizama i sl).

2) Koliko je preporuka vezanih za funkcioniranje sustava unutarnjih kontrola dano u izvješću unutarnje revizije za period izvješćivanja?

Broj preporuka upisati u kolonu 3, a u koloni 5 navedite broj i datum izvješća unutarnje revizije.

3) Jesu li provedene preporuke unutarnje revizije za prethodnu godinu?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje. 

24

4) Provode li se preporuke unutarnje revizije sukladno planovima aktivnosti za provedbu preporuka?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite informacije o aktu koji to potvrđuje. 

5) Koliko je preporuka vezanih za funkcioniranje sustava unutarnjih kontrola dano u posljednjem izvješću vanjske revizije?

Broj preporuka upisati u kolonu 3, a u koloni 5 navedite broj i datum izvješća vanjske revizije.

6) Jesu li provedene sve preporuke vanjske revizije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite nekoliko najznačajnijih  poboljšanja sustava financijskog upravljanja  i kontrola zahvaljujući preporukama vanjske revizije.

7) Prati li se provedba preporuka vanjske revizije?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje. 

8) Provode li se ex-post kontrole kroz postupak stalnog praćenja?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite izvješće o provedbi ex-post kontrola. 

9) Provode li se ad-hoc kontole po nalogu rukovoditelja ovisno o slučaju?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (npr. izvješće o provedenim ad-hoc kontrolama). 

10) Koliko ad-hoc kontrola je provedeno u periodu izvješćivanja?

Broj kontrola upisati u kolonu 3, a u koloni 5 navedite dokaz koji to potvrđuje (npr. broj izvješća o provedenim ad-hoc kontrolama).

11) Jesu li poduzete daljnje aktivnosti na temelju nalaza iz stalnog praćenja?

Ako je odgovor DA, u koloni 5 navedite koje su aktivnosti poduzete.

KOMENTARI I PRIJEDLOZI

U slučaju potrebe za upis više komentara ili prijedloga otvoriti nove redove.

MJERE KOJE SE PLANIRAJU PODUZETI ZA DALJNJI RAZVOJ FINANCSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE PO COSO KOMPONENTAMA

U slučaju potrebe za upis više mjera otvoriti nove redove.

Napominjemo da ukoliko imate potrebu da detaljnije obrazložite neki od odgovora, to možete učiniti upisivanjem željenog komentara u kolonu 6.

25