NDICE

Direccin General de Programacin, Organizacin y PresupuestoGUA TCNICA PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

FECHA DE ELABORACINREVISIN

DAMESAONo.

60520081

SECRETARA GENERALFECHA DE ACTUALIZACINPGINA

DAMESAO12/13

10092008

ndice

1. Introduccin22. Objetivo de la gua23. Marco normativo24. Criterios generales para la elaboracin y registro de los manuales de organizacin.34.1.- Polticas34.2.- Reglas44.2.1.- Elaboracin44.2.2.- Registro55. Contenido del Manual de Organizacin65.1.- Identificacin de la edicin65.1.1.- Portada65.1.2.- Encabezado del documento65.2.- Captulos del Manual de Organizacin75.2.1.- ndice75.2.2.- Introduccin75.2.3.- Antecedentes75.2.4.- Marco Jurdico Administrativo75.2.5.- Atribuciones85.2.6.- Estructura Orgnica85.2.7.- Organigrama95.2.8.- Objetivos y funciones por rea96. Anexos116.1.- Portada116.2.- Encabezado126.3.- Ejemplo Organigrama127. Bibliografa131. Introduccin.La Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, en su artculo 19, seala: El titular de cada Secretara de Estado y Departamento Administrativo expedir los manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico necesarios para su funcionamiento, los que debern contener informacin sobre la estructura orgnica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, as como sobre los sistemas de comunicacin y coordinacin y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno, debern mantenerse permanentemente actualizados. Los manuales de organizacin general debern publicarse en el Diario Oficial de la Federacin. En cada una de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, se mantendrn al corriente los escalafones de los trabajadores, y se establecern los sistemas de estmulos y recompensas que determine la ley y las condiciones generales de trabajo respectivas.Para dar cumplimiento a tal disposicin, la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a travs de la Direccin de Organizacin, propone, para su seguimiento por parte de las reas y Unidades Administrativas de la Procuradura Agraria, la Gua tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin.La presente gua tcnica contiene la normatividad y la metodologa para que las Unidades Administrativas formulen sus respectivos manuales de organizacin en el mbito de su competencia.De igual forma, la gua pretende orientar a uniformar el contenido y presentacin de los documentos internos.2. Objetivo de la gua.Esta gua tcnica tiene el propsito de proporcionar a los servidores pblicos de la Procuradura Agraria, las herramientas metodolgicas bsicas necesarias para la elaboracin, diseo, manejo, revisin y actualizacin de los Manuales de Organizacin Especfico de las diversas Unidades Administrativas de la Institucin.3. Marco normativo.Base legal para la elaboracin y expedicin de los manuales administrativos. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.DOF 29-12-1976. ltima reforma, DOF 01-10-2007.Artculo 19.- El titular de cada Secretara de Estado y Departamento Administrativo expedir los manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico necesarios para su funcionamiento, los que debern contener informacin sobre la estructura orgnica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, as como sobre los sistemas de comunicacin y coordinacin y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno, debern mantenerse permanentemente actualizados. Los manuales de organizacin general debern publicarse en el Diario Oficial de la Federacin. En cada una de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, se mantendrn al corriente los escalafones de los trabajadores, y se establecern los sistemas de estmulos y recompensas que determine la ley y las condiciones generales de trabajo respectivas. Ley Agraria. DOF 26-02-1992. ltima reforma DOF 17-04-2008.Artculo 144.- El procurador agrario tendr las siguientes atribuciones:V. Expedir los manuales de organizacin y procedimientos, y dictar normas para la adecuada desconcentracin territorial, administrativa y funcional de la institucin. Reglamento Interior de la Procuradura Agraria.DOF 28-12-1996.Artculo 11.- El procurador agrario tendr, con base en lo dispuesto por el artculo 144 de la Ley, las siguientes facultades:VI. Expedir los lineamientos, normas internas, manuales, criterios y dems disposiciones que se requieran para el debido cumplimiento de las facultades que la Ley, este Reglamento y otras disposiciones le confieren a la Procuradura.Artculo 14.- El secretario general tendr las siguientes facultades:V. Coordinar la elaboracin de los manuales de organizacin, procedimientos y de servicios, as como de las normas que se requieran para la descentralizacin territorial, administrativa y funcional de la institucin.Artculo 25.- La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto tendr las siguientes facultades:III. Establecer los lineamientos para la elaboracin de los manuales de organizacin, procedimientos y servicios al pblico.4. Criterios generales para la elaboracin y registro de los manuales de organizacin especficos.4.1.- Polticas.La presente gua es de aplicacin general en todas las Unidades Administrativas de la Procuradura Agraria, tanto en Oficinas Centrales como en Delegaciones y Residencias.La elaboracin e implementacin de los Manuales Administrativos son responsabilidad de las Unidades Administrativas de la Procuradura Agraria, para lo cual cuentan con la asesora y apoyo tcnico de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a travs de la Direccin de Organizacin.Los titulares de las Unidades Administrativas sern los responsables de la integracin, implementacin, control y actualizacin de la informacin. De igual forma, la informacin publicada en el Manual de Organizacin Especfico, es responsabilidad directa de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el Manual.La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto es la responsable de analizar la informacin, proponer las modificaciones necesarias, en su caso, de conformar, validar y dictaminar los manuales de organizacin.En caso de que los manuales cumplan con todos los requerimientos tcnicos y metodolgicos establecidos en la presente gua, la Secretara General los presentar ante el C. Procurador Agrario, para que l de la autorizacin de la entrada en vigor de los manuales de organizacin.Con el objeto de que los manuales administrativos estn permanentemente actualizados, stos deben revisarse anualmente o antes, en caso de ser necesario.El ndice, la introduccin y el marco normativo son captulos de observancia general y obligatoria para la formulacin de los Manuales de Organizacin.Una vez autorizado el Manual de Organizacin Especfico, la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, proporcionar una copia del Manual a la Unidad Administrativa emisora, quien deber conservar el ejemplar impreso y autorizado a fin de que el personal adscrito a ella pueda consultarlo.El ejemplar original, as como su dictamen correspondiente, quedar bajo la custodia de la Direccin de Organizacin, perteneciente a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.El Manual de Organizacin Especfico deber elaborarse para los siguientes niveles: Subprocuradura General Secretara General Coordinacin General de Programas Interinstitucionales Coordinacin General de Delegaciones Direcciones Generales Delegaciones Estatales Direcciones de rea o equivalentes adscritas directamente al C. Procurador Agrario o a la Secretara General.4.2.- Reglas.4.2.1.- Elaboracin.En la redaccin de los manuales deber utilizarse un lenguaje claro, sencillo, preciso y comprensible. Se debern respetar las reglas de sintaxis, ortografa y redaccin del idioma espaol.Los objetivos y funciones debern iniciarse con un verbo en infinitivo (Ver Anexo) y no utilizar adjetivos calificativos, ni abreviaturas (si no se describe el significado en la primera vez que se cite).El texto de los manuales deber ser capturado en el paquete Microsoft Word para Windows, con las siguientes caractersticas: Ttulos: letras con tipo de fuente Arial, tamao 12 puntos, maysculas, negritas. Subttulos: letra con tipo de fuente Arial, tamao 11 puntos, redactados en tipo oracin, negritas. Texto en general: letra tipo de fuente Arial, tamao 11 puntos, utilizando maysculas o minsculas conforme a las reglas de redaccin, con interlineado sencillo, espaciado automtico y alineacin justificada.Se utilizarn hojas tamao carta en orientacin vertical con los siguientes mrgenes: Superior: 2 cm. Inferior: 2 cm. Izquierdo: 3 cm. Derecho: 2 cm.En caso de utilizar sangras y tabulaciones, stos debern ser de 1 cm.Todos los Manuales de Organizacin Especfico debern llevar el encabezado o burbuja que se detalla en el apartado 5.1.2.4.2.2.- Registro.Para proceder al registro del Manual de Organizacin Especfico, ste deber ir acompaado de un dictamen de Aprobacin Tcnica y Registro del Manual, el cual deber firmarse como se seala a continuacin: Firma de revisin del titular de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Firma de elaboracin del titular de la Unidad Administrativa correspondiente. Firma de coordinacin del Secretario General y finalmente firma de autorizacin del C. Procurador Agrario. El titular de la Unidad Administrativa rubricar todas las pginas del Manual.La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, comunicar mediante oficio el registro otorgado, anexando copia tanto del ejemplar como del dictamen correspondiente debidamente firmado.En el caso de actualizaciones al manual de organizacin especfico, stas debern registrarse en la hoja de Control de actualizaciones, en la cual se anotarn el nmero de revisin, motivo del cambio y la fecha correspondiente, as como la pgina, el texto anterior y su correspondiente modificacin.5. Contenido del Manual de Organizacin.El Manual de Organizacin Especfico deber contener:5.1.- Identificacin de la edicin.5.1.1.- Portada.Es la parte externa del documento, es la identificacin del manual y deber contener los siguientes datos: (Anexo 1). En la parte superior izquierda deber aparecer el logotipo de la Procuradura Agraria. En la parte superior derecha, el nombre de la Unidad Administrativa superior de la emisora del manual y nombre de la Unidad Administrativa emisora del manual. En la parte central el ttulo del manual, enmarcado. En la parte inferior derecha, la fecha de publicacin.En la conformacin de la portada, se debern tener en cuenta las especificaciones contempladas en el Manual de Identidad Grfica de la Procuradura Agraria.5.1.2.- Encabezado del documento.Cada pgina del documento se identifica de la siguiente forma (Anexo 2) Logotipo de la Procuradura Agraria, indicando la unidad administrativa superior de la emisora del manual. Casilla inferior: nombre de la Unidad Administrativa emisora del documento, as como nombre del documento. En la casilla derecha: Clave del documento: clave alfanumrica del documento. Ser determinada por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Fecha de elaboracin del documento. En su caso, nmero de revisin y fecha de actualizacin. Nmero de secuencia de pgina.La paginacin del manual debe anotarse con nmeros arbigos, enumerados en orden progresivo. La portada no se pagina.En caso de imprimir por ambos lados de la hoja, el anverso de sta corresponde a nmeros nones y el reverso a nmeros pares. En esta forma de impresin, cada captulo deber iniciar en pgina non.En caso de pginas nuevas que constituyen la actualizacin del manual ya editado, se asigna el mismo nmero de pgina, seguido de un punto y el nmero arbigo consecutivo.5.2.- Captulos del Manual de Organizacin.5.2.1.- ndice.El ndice es una relacin ordenada de los captulos contenidos en el manual, con indicacin del lugar donde aparecen. En su conformacin, deben atenderse las siguientes indicaciones: El ndice no debe limitarse a enunciar los captulos, sino se deben incluir los conceptos o temas de cada captulo. En el extremo izquierdo de la hoja se escribe, de acuerdo al margen establecido, con letras maysculas compactas, los nombres de los captulos que integran el documento. Los nombres de los subcaptulos, si los hubiere, se escriben en tipo oracin, utilizando altas y bajas. La numeracin de los captulos deber ser en nmeros arbigos y de forma progresiva. Deben utilizarse espacios en blanco entre los conceptos del ndice, as como utilizar una lnea punteada antes de la indicacin de la pgina en la que se encuentran los captulos, esto con el fin de que los usuarios encuentren fcilmente los temas del ndice.5.2.2.- Introduccin.Es la seccin en la que se expone al lector o a quien consulta el manual, el propsito del manual, los temas que contiene, el mbito de aplicacin, a quien va dirigido, la periodicidad de su actualizacin, los motivos de su actualizacin. Es conveniente incluir un mensaje del titular de la Unidad Administrativa a la que pertenece el manual. La introduccin debe ser breve, evitando redacciones rebuscadas y pomposas.5.2.3.- Antecedentes.Consiste en la descripcin de los orgenes de la Unidad Administrativa, de su evolucin y de sus cambios estructurales derivados de sus necesidades operativas y administrativas5.2.4.- Marco Jurdico Administrativo.En esta seccin se enlistan los principales ordenamientos jurdicos y administrativos de los que se derivan las atribuciones de la Unidad Administrativa.El marco jurdico administrativo deber atender el siguiente orden: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Tratados, Leyes, Cdigos, Reglamentos, Decretos, Convenios, Acuerdos, Circulares y/u oficios; Documentos Normativos Administrativos (manuales, guas, catlogos, etc).En cada seccin del marco jurdico deben enlistarse las diversas disposiciones, respetando el orden cronolgico de su expedicin y para cada ordenamiento se deber citar su fecha de expedicin y, en su caso, la fecha de su ltima reforma.Se anotar la fecha en nmeros arbigos, siguiendo el orden de da/mes/ao, ejemplo:Constitucin Poltica de los Estados Unidos MexicanosDOF, 05-12-1917, ltima reforma DOF, 29-08-08.Los nombres de las disposiciones jurdicas deben aparecer completos. En el caso de los oficios y circulares, se sealar el nmero, fecha y cargo del titular del rea emisora.Para facilitar la actualizacin de los documentos normativos, es recomendable consultar las siguientes pginas de Internet:http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/index.htmhttp://www.ordenjuridico.gob.mx5.2.5.- Atribuciones.Son las facultades que el Reglamento Interior de la Procuradura Agraria confiere a la Unidad Administrativa de que se trate, as como las que confiera a sus reas por lo que se debern transcribir textualmente el (los) artculo (s) respectivo (s).5.2.6.- Estructura Orgnica.Es una descripcin ordenada de los principales cargos y/o unidades orgnicas de la dependencia en funcin de sus relaciones de jerarqua. La Estructura Orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades orgnicas como a su nivel jerrquico de adscripcin. Para comprender mejor la estructura orgnica es necesario referirse a las caractersticas de la organizacin formal de divisin del trabajo, especializacin o departamentalizacin, jerarqua, delegacin de tareas, etc., as como a los principios generales de administracin, de unidad de mando, coordinacin, etc.Para estructurar los niveles jerrquicos entre las reas, se codifica la estructura orgnica de la siguiente manera:CODIFICACINDGITOSNIVEL JERRQUICO

1UnoDireccin General (o bien el rea propietaria del manual)

1.1DosDireccin de rea

1.1.1TresSubdireccin de rea

1.1.1.1CuatroJefe de Departamento

Ejemplo:1.0 Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto1.1 Direccin de Programacin1.1.1 Subdireccin de Programacin y Presupuesto1.1.1.1 Departamento de Programacin1.2 Direccin de Organizacin1.2.1 Subdireccin de Organizacin1.2.1.1 Departamento de Organizacin y Desarrollo1.3 Direccin de Control Presupuestal1.3.1 Subdireccin de Registro y Evaluacin1.3.1.1 Departamento de Evaluacin y Control Presupuestal de Oficinas Centrales1.3.1.2 Departamento de Evaluacin y Control Presupuestal de Estructura Territorial A1.3.1.3 Departamento de Evaluacin y Control Presupuestal de Estructura Territorial BLos criterios para la codificacin son: Se utilizarn nmeros arbigos. Conforme se descienda en la jerarqua, se aadir un dgito por cada nivel. El valor de cada dgito indicar la secuencia en la cadena de mando. Si algn nivel de la cadena de mando no existe, su valor ser cero. La asignacin de los dgitos iniciar a partir del primer nivel jerrquico de izquierda a derecha. No se utilizarn abreviaturas. Las reas de apoyo (asesores, secretarios particulares, etc.) no tendrn codificacin en los manuales de organizacin.5.2.7.- Organigrama.Es la representacin grfica de la estructura orgnica, en la cual se reflejan la posicin de las diversas reas de la Unidad Administrativa, sus relaciones, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y canales de comunicacin.El organigrama debe elaborarse de forma vertical, ramificndose de arriba hacia abajo colocndose en el nivel superior el titular de la Unidad Administrativa y los niveles jerrquicos de la Unidad Administrativa se colocan en los subsiguientes renglones. (Anexo 3).5.2.8.- Objetivos y funciones por rea.El objetivo es el propsito que se pretende alcanzar con el desarrollo de las funciones. Su contenido deber responder a los cuestionamientos qu se hace? y para qu se hace? Se deber iniciar con un verbo en infinitivo, plasmando el fin que se pretende cumplir con la realizacin de las funciones por rea, evitando el uso de adjetivos calificativos y en un mximo de diez lneas.En la seccin de Funciones, se describen las actividades que desempean cada uno de los cargos de la Unidad Administrativa emisora del Manual, que les permiten cumplir con sus responsabilidades y que se encuentran descritas en la estructura orgnica.Este apartado debe seguir el orden establecido en la estructura orgnica.Se debe iniciar con un verbo en infinitivo y se deben redactar en forma clara y concreta, evitando un grado excesivo de detalle.Se debe evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, etc., ya que estos atributos estn implcitos en el desarrollo de la funcin. De igual forma, se debe evitar repetir la misma funcin con redaccin diferente.Se debe redactar un prrafo por cada funcin, debindose presentar en forma de lista, utilizando vietas por cada funcin.Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar funciones son:SuperioresMandos mediosOperativos y enlace

AdministrarAsegurarAutorizarCoordinarControlarDeterminarDirigirEstablecerEvaluarFirmarOrganizarPlanearAdministrarAprobarAsegurarAsesorarAsignarAnalizarAuditarAutorizarComunicarConsolidarControlarCoordinarDesarrollarDeterminarDirigirDisearDistribuirElaborarEntrevistarEstablecerEstandarizarEstudiarEvaluarExaminarExpedirFacilitarFirmarFormularInformarInspeccionarInstalarInstrumentarIntegrarOperarOrganizarPlanearPresupuestarProgramarProponerProporcionarRecomendarRepresentarRevisarSupervisarVerificarAcumularAlmacenarAnalizarAsegurarApoyarCalcularCalificarCompilarComprobarComunicarConsolidarEjecutarEntrevistarEnviarEspecificarEstandarizarEstimarEstudiarExpedirSistematizarParticiparGirarInformarIniciarInstalarInventariarObtenerOperarPresentarPresupuestarProducirProgramarProporcionarRealizarRecabarRecomendarRegistrarSeguir

Se puede utilizar una combinacin de los verbos anteriores, por ejemplo: Organizar, evaluar y controlar Organizar y dirigir Integrar y supervisar Dirigir y coordinarEsta lista de verbos no es limitativa, por lo que se pueden utilizar otros que indiquen con mayor precisin las acciones de cada uno de los puestos.6. Anexos.6.1 Portada.

6.2 Encabezado.

6.3 Ejemplo organigrama.

7. Bibliografa.Daft, Richard L. Teora y Diseo organizacional. 8 ed. Mxico, Thomson, 2005. (c 2005) XV + 612 pp.Franklin Fincowsky, Enrique Benjamn. Organizacin de empresas, anlisis, diseo y estructura. Mxico, Mc Graw-Hill, 1998. XX + 341 pp.Gmez Ceja, Guillermo. Sistemas Administrativos, anlisis y diseo. Mxico, Mc Graw-Hill, 1997.Quiroga Leos, Gustavo. Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica. 2 ed., 7. reimpresin, Mxico, Trillas, 2002. (c 1987) 304 pp.Rodrguez Valencia, Joaqun. Cmo elaborar y usar los manuales administrativos. 2 edicin, quinta reimpresin, Mxico, ECAFSA, 1997. (c 1989) VI + 164 pp.Rodrguez Valencia, Joaqun. Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. 3 edicin Mxico, Thomson, 2004. (c 2002) XI + 299 pp.