MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET

ASSOCIATION- Nature-Communauté-Développement NCD

Liberté 1, villa n°1280- SENEGAL

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES

ET COMPTABLES Version 2017



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TABLE DES MATIERES

CHAPITRE1 : ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF PERMANENT (SEP) .................. 7

1.1 : GENERALITES ..................................................................................................................................... 9 1.3 : L’ASSISTANTE DE DIRECTION ......................................................................................................... 10 1.4 : LE COMPTABLE ................................................................................................................................. 10 1.5 : LE CHARGE DE PROGRAMME ............................................................................................................... 10 1.8 : LE CHARGE DE COMMUNICATION ....................................................................................................... 10 1.9 : LE GARDIEN ..................................................................................................................................... 12

CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL ................................................................................ 14

2.1 HORAIRES DE TRAVAIL .................................................................................................................. 14 2.2 HEURES SUPPLEMENTAIRES ........................................................................................................... 14

2.2.1 Les bénéficiaires ................................................................................................................ 14 2.2.2 Validité ...................................................................................................................................... 14 2.2.2 Rémunération ............................................................................................................................ 15 2.2.3 Restriction ............................................................................................................................... 15

2.3 LES ABSENCES .............................................................................................................................. 15 2.3.1 Principes ................................................................................................................................... 15 2.3.2 L’absence maladie ................................................................................................................ 16 2.3.3 L’absence exceptionnelle ................................................................................................ 16

2.4 LES CONGES ................................................................................................................................... 19 2.4.1 Les congés annuels .............................................................................................................. 19 2.4.2 Planning de congé ................................................................................................................ 19 2.4.3 Décision de congé ................................................................................................................ 19 2.4.4 Cas de refus ............................................................................................................................ 20 2.4.5 Décision de congé ................................................................................................................ 20

CHAPITRE 3 : LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL .................................................................... 23

3.1 GENERALITES ................................................................................................................................. 23 3.2 DEFINITION DU BESOIN ................................................................................................................ 23

3.2.1 Besoin du bailleur .............................................................................................................. 23 3.3 TERMES DE REFERENCES ................................................................................................................ 24

CHAPITRE 4 : RUPTURE DU CONTRAT ....................................................................................... 26

4.1 GENERALITES ................................................................................................................................. 26 4.2 FIN DU CONTRAT ............................................................................................................................ 26 4.3 RESILIATION ................................................................................................................................. 26 4.4 DEMISSION OU ABANDON DE POSTE ............................................................................................... 27 4.5 LICENCIEMENT ................................................................................................................................ 27 4.6 DECES DE L’EMPLOYE .................................................................................................................... 27

CHAPITRE 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT ........................................................................ 27

5.1 : GENERALITES ................................................................................................................................... 27 5.2 : RECRUTEMENT ................................................................................................................................... 28 5.3 : LES HONORAIRES .............................................................................................................................. 28 5.4 : LES FRAIS DE MISSION ................................................................................................................... 28 5.5 : DOCUMENTS PRODUITS ...................................................................................................................... 28 5.6 : LE CONTRAT DE CONSULTATION ....................................................................................................... 29

CHAPITRE 6 : LA PAIE ........................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.

5.1 : GENERALITES ..................................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 5.2 : RECRUTEMENT ..................................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 5.3 : LES HONORAIRES .............................................................................................................................. 29



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5.4 : LES FRAIS DE MISSION .................................................................................................................. 29 5.6 : LE CONTRAT DE CONSULTATION ......................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 5.6 : LE CONTRAT DE CONSULTATION ....................................................................................................... 29

CHAPITRE 6 : LA PAIE ............................................................................................................... 30

6.1 : FICHE DE PRESENCE ........................................................................................................................ 30 6.2 : SALAIRE ........................................................................................................................................... 30 6.3. : BAREME ............................................................................................................................................. 30 6.4 LE PAIEMENT DU SALAIRE............................................................................................................. 30 6.5 MODE DE PAIEMENT ........................................................................................................................ 31 6.6 : AVANCES SUR SALAIRES .................................................................................................................. 31 5.5 : DOCUMENTS PRODUITS ...................................................................................................................... 31

CHAPITRE 7 : LES REUNIONS ................................................................................................... 31

7.1: LES REUNIONS HEBDOMADAIRES.................................................................................................... 31 7.2 : LES PROCES VERBAUX ...................................................................................................................... 31

CHAPITRE 8 : LE SECRETARIAT ............................................................................................... 32

8.1 : GENERALITES ................................................................................................................................... 32 8.2 : LE TABLEAU D’AFFICHAGE .............................................................................................................. 32 8.3 : SALLE D’ATTENTE ........................................................................................................................... 32

CHAPITRE 9 : COURRIER ARRIVE ............................................................................................. 32

9.1 : GENERALITES ................................................................................................................................... 32 9.2 : LES COURRIERS ARRIVES ................................................................................................................ 32 9.3 : ENREGISTREMENT DU COURRIER ARRIVE ......................................................................................... 33 9.4 : TRANSMISSION DU COURRIER ........................................................................................................... 33 9.5 : CLASSEMENT DU COURRIER .............................................................................................................. 33

CHAPITRE 10 : LE COURRIER DEPART ....................................................................................... 33

10.1 : GENERALITES ................................................................................................................................... 33 10.2 : EMISSION DU COURRIER .................................................................................................................. 34 10.3 : SIGNATURE DU COURRIER ................................................................................................................ 34 10.4 : ENREGISTREMENT DU COURRIER ....................................................................................................... 34 10.5 : L’ARCHIVAGE ................................................................................................................................... 35

CHAPITRE 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE ........................................................................ 36

11.1: GENERALITES ................................................................................................................................... 36 11.2 : LA DEMANDE D’ACHAT ...................................................................................................................... 37 11.3 : COLLECTE DE DEVIS ........................................................................................................................ 37 11.4 : ANALYSE DES DEVIS ........................................................................................................................ 38 11.5 : BON DE COMMANDE ............................................................................................................................ 38 11.6 : LIVRAISON & INSPECTION DE LA COMMANDE ................................................................................. 38

CHAPITRE 12 : L’APPEL D’OFFRE ............................................................................................. 40

12.1 : GENERALITES .............................................................................................................. 40

12.1 : GENERALITES ................................................................................................................................... 40 12.2 : PREPARATION DU DOSSIER D’APPEL D’APPEL D’OFFRE ............................................................. 40

12.2 : PREPARATION DU DOSSIER D’APPEL D’APPEL D’OFFRE ................................... 40

12.3 : LANCEMENT D’AVIS D’APPEL D’OFFRE .......................................................................................... 41 12.4 : PRESENTATION DE SOUMISSIONS ..................................................................................................... 41 12.5 : OUVERTURE DES OFFRES/DEVIS ...................................................................................................... 42 12.6 : EVALUATION DES OFFRES/DEVIS ................................................................................................... 43 12.7 : CRITERES D’EVALUATIONS DES PROPOSITIONS .............................................................................. 43



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12.7.1 : Evaluation Technique des propositions ....................................................... 43 12.7.2 : Evaluation financière des propositions ..................................................... 43

12.8 : ATTRIBUTION DES MARCHES............................................................................................................. 43 12.9 : NOTIFICATION DU MARCHE............................................................................................................. 45 12.10 : RAPPORT D’ATTRIBUTION DES MARCHES ......................................................................................... 45

CHAPITRE 13 : LA CAISSE ........................................................................................................ 45

13.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 45 13.2 : APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE ............................................................................................. 45 13.3 : ACHATS AUTORISE PAR LA CAISSE. ............................................................................................. 45 13.4 : LA DEMANDE D’ACHAT .................................................................................................................... 46 13.5 : IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR ............................................................................................... 46 13.6 : BON DE CAISSE .............................................................................................................................. 46 13.7 : JUSTIFICATIF DE CAISSE............................................................................................................. 46 13.8 : ARRET DE CAISSE .......................................................................................................................... 47 13.9 : LE BROUILLARD DE CAISSE ........................................................................................................... 47 13.10 : ARCHIVAGE ..................................................................................................................................... 47

CHAPITRE 14 : PAIEMENT PAR CHEQUE ................................................................................... 48

14.1 : CONSTATATION DE LA DEPENSE ..................................................................................................... 48 14.2 : ETABLISSEMENT DE L’AUTORISATION DE PAIEMENT .................................................................... 48 14.3 : ETABLISSEMENT DU CHEQUE ........................................................................................................... 49 14.4 : TRANSMISSION POUR SIGNATURE ................................................................................................... 49 14.5 : VERIFICATION DES DOCUMENTS ..................................................................................................... 49 14.6 : LIVRE DE BANQUE .......................................................................................................................... 50 14.7 : REMISE DU CHEQUE ........................................................................................................................ 50 14.8 : ANNULATION DE LA FACTURE ......................................................................................................... 50 14.9 : ARCHIVAGE ..................................................................................................................................... 51

CHAPITRE 15 : LES FRAIS DE DEPLACEMENT ........................................................................ 52

15.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 52 15.2 : LES FRAIS DE TAXI AU SIEGE DU RAP+AO ............................................................................... 52 15.3 : FRAIS DE TAXI POUR LES MISSIONS ........................................................................................... 52 15.4 : FRAIS DE BILLET D’AVION .......................................................................................................... 52 15.5 : FRAIS DE VISA .............................................................................................................................. 52 15.6 : AUTRES FRAIS ................................................................................................................................ 52

CHAPITRE 16 : LES FRAIS DE COMMUNICATIONS .................................................................. 53

16.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 53 16.2 : LES FRAIS DE TELEPHONE............................................................................................................. 53 16.3 : LES FRAIS DE TELEPHONES LORS DES MISSIONS ........................................................................ 53 16.4 : LES FRAIS DE PUBLICITES ........................................................................................................... 53 16.5 : FRAIS D’ANNONCE ......................................................................................................................... 53 16.6 : LES FRAIS DE PUBLICATION ......................................................................................................... 54 16.7 : LES FRAIS D’INTERNET ................................................................................................................ 54

CHAPITRE 17 : GESTION DU PATRIMOINE ............................................................................... 55

17.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 55 17.2 : IDENTIFICATION ............................................................................................................................ 55 17.3 : MOUVEMENT ..................................................................................................................................... 55 17.4 : TABLEAU DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................... 55 17.5 : INVENTAIRE PHYSIQUE .................................................................................................................. 55

17.5.1 : date de référence .................................................................................................... 56 17.5.2 : Lieu d’inventaire .................................................................................................... 56 17.5.3 : Les équipes de comptage ...................................................................................... 56 17.5.4 : Méthode de comptage ................................................................................................ 56



5

CHAPITRE 18 : LE COMPTE BANCAIRE ........................................................................................ 58

18.1 : OUVERTURE DU COMPTE .................................................................................................................... 58 18.2 : DOMICILIATION ................................................................................................................................ 58 18.3 : SIGNATAIRES ................................................................................................................................... 58 18.5 : LES COMPTES SUBSIDIAIRES ........................................................................................................... 58

CHAPITRE 19 : LES DEFINITIONS ........................................................................................... 60

19.1 : LA PREVISION BUDGETAIRE ........................................................................................................... 60 19.2 : LA GESTION BUDGETAIRE .............................................................................................................. 60 19.3 : L’EXECUTION BUDGETAIRE............................................................................................................. 60 19.4 : LE CONTROLE BUDGETAIRE............................................................................................................. 61

CHAPITRE 20 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE .............................................................. 62

20.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 62 20.2 : ETABLISSEMENT DES PRIORITES ................................................................................................... 62 20.3 : APPROCHE ET PROCEDURE DE LA BUDGETISATION ........................................................................ 63 20.4 : ADOPTION DU PLAN DE TRAVAIL ................................................................................................... 63

CHAPITRE 21 : PRESENTATION DU BUDGET ............................................................................... 64

21.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 64 21.2 : LE PREAMBULE ................................................................................................................................ 64

21.2.2 : Priorités du nouveau budget ............................................................................. 65 21.3 : LE CORPS DU BUDGET .................................................................................................................... 65

CHAPITRE 22 : LES ETATS ........................................................................................................... 66

22.1 : GENERALITES .................................................................................................................................... 66 22.2 : L’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE.(ANNEXE 21.1) ............................................................. 66 21.2 : RAPPORT MENSUEL ............................................................................................................................ 66 22.3 : LES IMMOBILISATIONS ..................................................................................................................... 66

CHAPITRE 23: ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ...................................................... 68

23.1 : GENERALITES ................................................................................................................................. 68 23.2 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ........................................................................................ 68

CHAPITRE 24 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ...................................................... 69

24.3 : L’OUTIL INFORMATIQUE ................................................................................................................ 69

CHAPITRE 25 : LE SYSTEME COMPTABLE ................................................................................. 70

25.1 : NOMENCLATURE ................................................................................................................................ 70 25.2 : NORMES ET PRINCIPES COMPTABLES ............................................................................................. 70 25.3 : SYSTEME ET PROCEDURES ............................................................................................................... 71

25.3.1 : Réception et enregistrement ............................................................................. 71 25.3.2 : vérification & approbation ............................................................................... 71 25.3.3 : Imputation comptable & paiement ................................................................... 72

25.4 : PLAN COMPTABLE ............................................................................................................................ 73



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PREMIERE PARTIE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES



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Chapitre 1 : ORGANISATION de la Direction Exécutive (DE)

I. DISPOSITIONS INSTITUIONNELLES

Ressources financières : Les ressources financières de NCD se composent :

Des dons ou subventions octroyés par les partenaires, les

gouvernements, les institutions ou les associations à buts non

lucratifs. Des rétributions perçues pour des services exécutés

pour le compte de tiers, sous réserve qu’ils soient en conformité

avec les buts et objectifs de l’association.

De toute autre ressource légalement autorisée.

Emploi des ressources financières :

Les ressources financières sont utilisées conformément aux

budgets approuvés par les instances. Ces budgets sont notamment :

- Le budget des activités

- Le budget de fonctionnement

Engagement des dépenses :

Le pouvoir d’engager les dépenses imputables sur les ressources

de l’organisation est conféré au Directeur Exécutif par le

Conseil d’Administration, selon les dispositions suivantes :

- Soit en vertu de l’approbation des budgets proposés

(produits et charges)

- Soit en vertu d’une décision du Conseil d’Administration

relative à l’utilisation spécifique des fonds propres

- Soit en vertu du pouvoir donné au Directeur Exécutif de

négocier des financements avec les partenaires bilatéraux et

multilatéraux.

Liquidation des dépenses :

Le pouvoir de liquider les dépenses imputables sur les ressources

de l’organisation est conféré au Directeur Exécutif par le

Conseil d’Administration, du fait de son élection.

Ce pouvoir peut être délégué par son titulaire à un autre membre

du personnel de NCD. Cette délégation n’exonère pas le Directeur

Exécutif de ses responsabilités.

Dépôts de fonds :



8

Le Conseil d’Administration, sur proposition du Directeur

Exécutif, arrête une liste de banques auprès desquelles les fonds

de l’organisation peuvent être déposés.

Il donne pouvoir au Directeur Exécutif d’organiser les modalités

juridiques de fonctionnement des comptes bancaires (signatures

conjointes, plafonds des opérations, etc.).

Pouvoir de signature bancaire :

Le Conseil d’Administration désigne les signataires autorisés,

pour ce qui concerne les opérations bancaires.

Tous les comptes bancaires fonctionnent avec double signature.

Gestion financière :

Conformément aux directives du conseil d’Administration, le

Directeur Exécutif arrête les règles et procédures financières

détaillées pour assurer une gestion financière efficace et

rigoureuse ;

Le Directeur Exécutif maintient un système de contrôle interne

permettant de procéder à tout moment à la vérification des

encaissements et de l’utilisation des fonds, conformément aux

engagements souscrits avec les partenaires et bailleurs de fonds.

Gestion comptable :

Conformément aux décisions du Conseil d’Administration, le

Directeur Exécutif arrête les règles et procédures relatives à

une gestion comptable rigoureuse et documentée de toutes les

opérations. Le Directeur Exécutif s’assure de l’existence, et de

la mise à jour permanente, d’un système comptable fiable et

régulièrement contrôlé.

Etats financiers :

Le Directeur Exécutif présente au Conseil d’Administration, au

moment et de façon à en faciliter la compréhension :

a) Un état annuel des comptes comprenant la situation financière,

le compte de recettes et dépenses et les notes explicatives des

principaux postes et évolutions.

b) A la fin du premier semestre de l’exercice, un état des

comptes comprenant le récapitulatif des ressources et des

emplois, ainsi qu’une situation résumée de l’exécution des

budgets.

Contrôle des comptes :

Sur proposition du Directeur Exécutif, le Conseil

d’Administration désigne le contrôleur des comptes du réseau NCD.

Le contrôleur des comptes est révoqué par le Conseil

d’Administration



9

Le contrôleur des comptes a le droit, le pouvoir et le devoir

d’analyser, d’examiner et d’évaluer toutes les opérations et

activités de l’organisation, afin d’établir en particulier leur

conformité avec les règles, procédures et

politiques institutionnelles, l’existence, la sécurité et

l’utilisation économique de toutes les ressources de

l’organisation, la fiabilité et l’intégrité des documents

comptables, financiers, opérationnels et administratifs utilisés

dans l’ensemble des activités et opérations.

1.1 : Généralités

Pour permettre un bon fonctionnement de NCD,

l’association s’est doté d’un Directeur exécutif dont

la fonction est d’aider à la réalisation des buts et

objets de l’association en général, et à la mise en

œuvre des décisions et programmes adoptés par

l’Assemblée générale notamment.

Il est composé de :

1 Directeur exécutif

1 chargé de la Comptabilité

1 Chargé de la Communication

1 Assistante de Direction

1 chargé de la formation

Chargé programme

1 Assistant comptable

1chargé des centres de profit

1 chargé des projets

1 Secrétaire Exécutif régional

1 chargé de formation de pôle

1 Chauffeur

1 Un gardien

1.2 : Le Directeur Exécutif

Le Directeur Exécutif est placé sous la

responsabilité directe du Conseil

d’administration, et exerce ses activités sous

l’autorité administrative de celui-ci.

Le Directeur suit la gestion courante des

activités, programme et projet de l’association.

Il représente celle-ci auprès de l’administration

et des bailleurs de fonds pour les formalités

administratives et autres questions rentrant dans

le cadre de la gestion courante (voir annexe pour

plus de détails).



10

1.3 : l’assistante de Direction

Elle est placée sous l’autorité directe du

Directeur Exécutif

Elle est chargée entre autre de :

tenir le secrétariat du bureau

d’écrire les correspondances

gérer les rendez-vous du Directeur

Exécutif…

(Voir annexe (Fiche de poste)

Chapitre1 : ORGANISATION de la Direction Exécutive (DE)

1.4 : Le chargé de la Comptabilité

Il est placé sous l’autorité directe du

Directeur.

Il est chargé de tout ce qui est de la gestion

financière, budgétaire et comptable du réseau. Il

doit protéger les biens du réseau (voir annexe

pour plus de détails).

1.5 : le chargé de programme

Placé sous la Supervision du Directeur, il est

chargé de l’élaboration des programmes ou projets

et de leur suivi (voir annexe pour détails).

1.6 : Le chargé de communication

Placé sous la supervision du

Directeur, il sera chargé de gérer tout ce qui est

information de l’association ; à savoir entre

autre récolter les informations sur les

différentes activités des commissions et pôles et

ailleurs, confection du bulletin d’information, du

répertoire et administration du site web…



11

1.7 le chargé des connaissances du suivi-évaluation

Sous l’autorité la Directeur Exécutif, le Responsable du Suivi

Evaluation est chargé de fournir les informations qualitatives

et quantitatives sur l’exécution des activités et contribuer à

l’amélioration du programme intégral de NCD et ses partenaires

pour assurer l’efficacité et l’efficience des actions des

différentes directions et secrétariats exécutifs régionaux en

rapport avec la politique stratégique.

1.8 le chargé des centres de profit

Placé sous la supervision du Directeur, il sera chargé d’assurer

la gestion administrative et commerciale afin d’assurer la

rentabilité et le développement économique et de mettre en œuvre

la stratégie du Centre en conformité avec la stratégie générale

de NCD

1.10 le chargé des projets

Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif régional, le chargé

des projets a pour mission de gérer divers projets relatifs à la

réponse d’urgence ou prospective de NCD ; de participer à la

définition des stratégies d’intervention en coordination avec le

chargé des Programmes, les pôles et les volontaires sur le

terrain

1.11 le secrétaire exécutif régional

Sous la responsabilité du Directeur Exécutif, le Secrétaire

exécutif régional Garantir une bonne administration au niveau

local dans le respect des règles et principes édictés par la

Direction Exécutive.

1.12 le chargé de la formation du pôle

Sous la supervision du Directeur Exécutif, le chargé de la

formation innove et développe le processus d’ingénierie de

formation conformément à la vision de NCD



12

1. 13 : Le chauffeur

Placé sous l’autorité du chargé de la comptabilité, il assurera

les courses en ville et hors de la ville liées au service. Il

s’occupe du nettoyage et de l’entretien des véhicules de NCD.

1. 14 : L’Assistant comptable

Placé sous l’autorité du Secrétaire exécutif régional,

l’Assistant Comptable effectue la tenue comptable et les

déclarations correspondantes et édite les états actuels pour

informer les interlocuteurs internes sur la situation du pôle

d’intervention de NCD et guider le secrétaire exécutif régional

dans les choix de gestion.

1. 15 : Le gardien (Agent de propreté)

Placé sous l’autorité du chargé de la comptabilité, il assurera

la sécurité des biens et personnes se trouvant dans les locaux de

NCD. Il s’occupe de la propreté et l’entretien des bureaux.



13

ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT EXECUTIF DE NCD



14

Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.1 Horaires de travail

La durée hebdomadaire de travail est fixée à

quarante heures (40h)/semaine soit 173.33 heures

par mois. Elle est effectuée en cinq jours

ouvrables (5 jours) du lundi au vendredi inclus.

La durée journalière de travail est fixée en

fonction du pourcentage de temps de l’employé (de

5 à 8 heures). Les heures d’ouverture et de

fermeture des bureaux sont fixées comme suit :

Matin : 8 H 00

Midi : 13 H 00

Pause : 13h à 15 h00

Après-midi : 15H00

Soir : 18 H00

2.2 Heures supplémentaires

Toute heure travaillée en plus de la durée

quotidienne légale constitue une heure

supplémentaire sauf dans le cas des dérogations :

anticipations, équivalences ou astreintes.

Une heure supplémentaire peut ouvrir soit à une

indemnité compensatrice, soit à un repos

compensateur.

2.2.1 Les bénéficiaires

Les heures supplémentaires ne concernent pas les

cadres.

Peuvent bénéficier d’une heure supplémentaire, les

chauffeurs, coursiers et autres petits personnels

de bureau.

2.2.2 Validité



15

Pour être valable, les heures supplémentaires

effectuées par un employé doivent être demandées

par un supérieur hiérarchique.

L’objet de cette heure supplémentaire doit être

rattaché aux activités du bureau et jugé

nécessaires.


2.2.2 Rémunération

Les heures effectivement travaillées feront

l’objet d’une déclaration (voir formulaire en

annexe) avant toute mise en paiement ou

récupération.

Elle doit être signée par l’employé, le

commanditaire de l’heure supplémentaire et contre

signé par le Président de NCD.

En cas de paiement en numéraire, le calcul de

l’indemnité se fera sur la base des lois en

vigueur au Sénégal.

En cas de compensation en jour ou heure de

travail, l’employé notifiera par écrit le

jour et le moment qu’il a choisi et sans

dépasser les heures déclarées.

2.2.3 Restriction

Les heures supplémentaires ne sont pas cumulables.

Une heure supplémentaire est perdue après le mois

au cours duquel elle a été effectuée.

2.3 Les absences

Est considérée comme absence, tout non présence

d’un employé à son poste de travail aux jours et

heures ouvrables quel qu’en soit le motif.

2.3.1 Principes

Chaque supérieur hiérarchique doit être informé de

toute absence du personnel sous sa responsabilité

qui à son tour informe le Directeur Exécutif.



16

Pendant les heures de service, aucun employé ne

peut s’absenter de son poste sans autorisation de

son supérieur. (Formulaire en annexe)


2.3.2 L’absence maladie

Est considérée comme absence maladie, toute

absence d’un employé à son poste de travail pour

cause de maladie.

Toute absence maladie doit être justifiée par un

certificat médical délivré par un médecin.

L’employé est tenu d’informer son supérieur

hiérarchique par courriel ou téléphone.

Un certificat médical doit être déposé dans les

quarante huit heures qui suivent sa délivrance au

bureau du supérieur hiérarchique. Celui-ci doit

transmettre le certificat à l’Assistante de

Direction qui le classe dans le dossier individuel

et dans le sous dossier ouvert à cet effet. Une

copie est faite au chargé de la Comptabilité

2.3.3 L’absence exceptionnelle

Tout employé peut s’absenter de son poste de

travail à titre exceptionnel à condition d’avoir

reçu une autorisation de son supérieur

hiérarchique. Cela n’a pas besoin d’être notifié

aux autres services. Ce sont par exemple les

absences pour mariage ; pour accompagner sa femme

ou ses enfants à l’hospitalisation d’un(e)

conjoint(e) ou d’un descendant en ligne directe,

participer à des funérailles, faire une course

rapide...

Les permissions exceptionnelles sont accordées au travailleur

ayant au moins 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise. Les

évènements familiaux donnant lieu aux permissions :



17

Mariage du Travailleur

3 jours

Mariage d’1 de ces

enfants, d’1 frère ou

d’1e sœur

1 jour

Décès d’1 conjoint, d’1

descendant en ligne

direct

4 jours

Décès d’1 ascendant en

ligne directe, d’1 frère

ou sœur

2 jours

Décès d’1 beau-père ou

d’1e belle mère

2 jours

Naissance d’un enfant

1 jour

Baptême d’un enfant

1 jour

Première Communion

1 jour

Hospitalisation d’1

conjoint ou enfant du

travailleur

1j

Ces permissions exceptionnelles ne sont pas déductibles du congé

payé et n’entraînent aucune retenue de salaire dans la limite de

quinze jours par an.

Il faut produire un acte justificatif pour l’évènement

familial au plus tard 10 jours après l’évènement.

2.3.4. Le congé supplémentaire

Pour l’article L148 du CT et selon les dispositions de

l’arrêté général N° 10884 du 17 Décembre 1956 publié au J.O.S.

N° 2863 du 24 Décembre 1956, un certain nombre de travailleurs

peuvent bénéficier de congés supplémentaires (voir tableau

suivant)

Excepté que :

- Pour les femmes salariées apprenties, obligation leur est

faite d’accomplir au moins 12 mois.

- Lorsqu’elles ont plus de 21 ans au dernier jour de la

période de référence le bénéfice de 2 jours de congés

supplémentaires concerne chaque enfant mineur à charge à

compter du quatrième.



18

- Ce congé supplémentaire réglementaire est réduit à 1 jour si

la durée du congé normal n’excède pas 6 mois.

TABLEAU RECAPITULATIF DES CONGES

CIBLES NOMBRE DE JOURS NORMAL NOMBRE DE JOURS

SUPPLEMENTAIRES

Salariés

Nationaux

2 jours ouvrables par

mois de service

effectif

1 jour ouvrable

après 10 ans

d’ancienneté

2 jours ouvrables

après 15 ans

s

Femmes

Salariées ou

Apprenties


mois de service

effectif

Nonobstant les

majorations

suscitées :

- 2 jours

ouvrables par

enfant à charge

de – de 21 ans

au dernier jour

de la période

de référence

- 2 jours

ouvrables par

enfant mineur à

charge, à

compter du 4ème

enfant s’ils

ont - de 21

ans au dernier

jour de la

période de

référence.

Médaillés du

Travail pour

certaines

conventions

collectives


mois de service

effectif

1 jour de congé payé

par an



19

2.4 Les congés

Les congés sont des absences réglementées par la

loi (Art L.148 à L.155 du CT et Article 54 à 58 de

la CCNI). C’est donc un droit acquis par l’employé

et exercé par lui.

2.4.1 Les congés annuels.

Tout employé de NCD bénéficie de 2 et 1/2 jours

ouvrables de congés par mois ce qui fait 30 jours

cumulés de jours ouvrables l’année.

L’employé exerce ce droit comme il veut mais en

conformité avec le planning des activités de

l’association qui l’emploie.

2.4.2 Le congé de maternité

Suspension du contrat pour 14 semaines :

- 6 semaines antérieures par rapport à la date présumée de

l’accouchement

- 8 semaines postérieures après la délivrance.


2.4.3 Planning de congé

En début d’année, chaque responsable hiérarchique

de NCD doit établir un planning de congés annuel

pour les employés qui sont sous sa responsabilité.

Ce planning doit tenir compte du plan annuel de

travail (PAT) de l’association.

2.4.4 Décision de congé

L’employé qui demande à partir en congé doit

remplir une autorisation de congé (annexe) en

indiquant la date de départ en congé et la date de

reprise du service.

Tout cela doit être conforme au planning établit

en début d’année.



20

L’autorisation signée de l’employé est transmise à

son supérieur hiérarchique pour visa et qui à son

tour la transmet au Président de NCD pour accord.

Une copie de l’autorisation ou décision de congé

est classée dans le dossier individuel de

l’employé.

2.4.5 Cas de refus

L’employé peut se voir refuser le droit de partir

en congé. Ce refus de la part du supérieur

hiérarchique ou du Directeur exécutif doit être

motivé par des raisons valables.

Ce refus doit être signifié à l’employé par écrit,

48 heures au maximum suivant le dépôt de

l’autorisation tout en lui proposant une nouvelle

date de congé.

2.4.66 Décision de congé

L’autorisation de congé remplie par l’employé et

signée par les différentes parties concernées est

transmise au responsable du personnel qui établit

une décision de congé soumise à la signature du

Président de NCD.

Elle est établie en 2 exemplaires dont un remis à

l’employé et l’autre exemplaire archivé dans son

dossier personnel.

2.5. Les mouvements du travailleur

2.5.1 Les promotions et avancements

La promotion et l’avancement sont deux concepts souvent confondus

en gestion administrative. Par conséquent, il ya lieu de faire

une distinction nette entre ces deux réalités qui caractérisent

respectivement un changement de catégorie socio professionnelle

(ex : ouvrier employé) et un glissement d’un échelon d’un

autre à l’autre sans changement de catégorie

(ex : Cadre 1 cadre 2).

Pour la procédure :

Proposer la promotion du salarié ;



21

Etablir la décision de promotion en veillant à

l’adéquation entre le profil du salarié et le nouveau

profil

Vérifier la disponibilité du budget pour le poste à

pourvoir

Notifier par écrit la décision de mutation

Etablir la liste des nouveaux promus en précisant les

dates de prise d’effet

Informer le personnel par de notes de service et/ou

d’information

2.5.2: les affectations

Pour la procédure d’affectation :

produire la décision d’affectation en précisant la

fonction d’origine, le lieu d’affectation, la date de

prise d’effet…

préciser le motif le motif d’affectation ;

mettre à jour la déclaration du mouvement du

travailleur ;

informer le personnel par note de service ;

intégrer la décision d’affectation au dossier

individuel du travailleur ;

informer l’Inspection régionale du travail et de la

Sécurité sociale

2.5.3: les mutations

Pour la procédure de mutation :

Proposer la mutation du travailleur ;

Transmettre la proposition à la DRH ;

Etudier le cas et faire des propositions ;

S’entretenir avec l’intéressé ;

S’entretenir avec le chef de service de départ ;

S’entretenir avec le chef de service d’accueil ;

Faire la mutation définitive à son nouveau poste

2.5.4: les détachements

Pour la procédure de détachement :



22

Produire la décision de détachement en précisant la fonction

d’origine, le lieu du détachement, la date de prise

d’effet ;

Préciser le motif du détachement ;

Actualiser la déclaration du mouvement du travailleur ;

Informer le personnel par note de service ; intégrer la

décision dans le dossier individuel du travailleur ;

Informer l’Inspection régionale du travail et de la sécurité

sociale.

Intégrer la décision d’affectation au dossier

individuel du travailleur ;

Informer l’Inspection régionale du travail et de la

Sécurité sociale

Informer le personnel par note de service ; intégrer la

décision dans le dossier individuel du travailleur ;

Informer l’Inspection régionale du travail et de la sécurité

sociale.

2.5.5 La mise à disponibilité (L.68 du code du travail)

La mise à disponibilité est une demande émanant du travailleur

pour la suspension de son contrat de travail selon divers motifs.

Pour la procédure :

L’agent doit formuler la demande adressée à la Direction

générale en notifiant le motif et le DRH en accuse

réception ;

Mettre à jour la déclaration du mouvement du travailleur ;

Informer le personnel ;

Intégrer la décision dans le dossier individuel du

travailleur ;

Informer l’Inspection régionale du travail et de la Sécurité

Sociale.



23

Chapitre 3 : LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

3.1 Généralités

Comme toute structure pour atteindre ses objectifs

a besoin de ressources humaines adéquates. Ainsi

NCD définit ici l’ensemble du processus nécessaire

pour le recrutement du personnel qualifié pour

exécuter ses activités.

3.2 Définition du besoin

L’association recrutera du personnel si seulement

si cela s’avère nécessaire et impératif pour la

mise en œuvre de ses activités.

L’expression du besoin peut provenir d’un

partenaire ou de NCD.

3.2.1 Besoin du partenaire

Le partenaire dans le cadre de son financement

peut exiger le recrutement du personnel différent

de celui qui existe déjà ou le recrutement de

personnel complémentaire.

3.2.2 Besoin exprimé par NCD

NCD peut sentir aussi le besoin de recruter du

personnel en complément de l’effectif qui existe

pour être plus efficace dans la mise en œuvre de

ses projets.

Dans ce cas, le besoin est exprimé par le

responsable du secteur concerné par écrit et

adressé au Directeur Exécutif

Le Directeur informe le président qui convoque les

organes dirigeants qui statuent et délibèrent.

La demande peut être jugée inopportune au vu

de la stratégie ou mal argumentée donc fait

l’objet de rejet.

La demande est acceptée et la procédure de

recrutement est initiée.

La décision de la Direction est retournée au

responsable du personnel qui fait ampliation au

chef du service demandeur pour information de la

décision favorable



24

3.3 Termes de références

Chaque poste au niveau de NCD doit comprendre une

fiche poste claire, concise et précise. Les termes

de références définissent les tâches affectées au

poste qui fait l’objet du recrutement et donc

permettent d’évaluer celui qui l’occupera.

(Voir Annexe pour modèle).

Les informations suivantes doivent apparaître :

La description du poste à pourvoir

La catégorie professionnelle

Le niveau d’études et diplômes requis

L’expérience requise

Les contraintes liées au poste

Le lieu d’affectation

La contribution attendue du poste

3.4. : PROCEDURES D’ELECTION

Le vote pour les postes ci-dessous se fera selon les modalités

suivantes :

- un appel à candidature

- un vote au bulletin secret

- mise en place d’un comité ad hoc de sélection « NCD » avec

cooptation d’un externe

3.4.1. POUR LE POSTE DE PRESIDENT DE NCD

Sont électeurs :

- Les présidents des pôles

- Les membres des commissions spécifiques

- Les membres du comité directeur

Un représentant du comité des sages

3.4.2. POUR LE POSTE DE PRESIDENT DE POLE

Sont électeurs :

- les volontaires des pôles

- le Directeur Exécutif

- le représentant du comité des sages de la localité où se

situe le pôle

- le staff régional



25

3.5. : CRITERES D’ELIGIBILITE

o POUR LE POSTE DE PRESIDENT(E)

- Etre membre du Comité Directeur

- Diplôme : Master

- Etre membre du Board

- Etre parrainé par un pôle

- Avoir 2 ans d’ancienneté au sein de NCD

- Expérience professionnelle dans un poste similaire

- Avoir dirigé une entité comme NCD

- Avoir œuvré pour NCD dans le cadre d’un projet ou autre

- Etre âgé d’au moins 30 et au plus 60 ans

- N’ayant été frappé d’aucune condamnation ou en contentieux

avec NCD

- Etre d’une bonne probité morale

o POUR LE POSTE DE TRESORIER(E)

- Master en finances


- Avoir 2 ans d’ancienneté au sein de NCD

- Avoir une expérience professionnelle dans le domaine

- Avoir géré dans le domaine de la comptabilité et des

finances une entité comme NCD

- Etre membre de NCD depuis au moins 2 ans

- Avoir 25 ans révolus

Sont électeurs :


- Les Volontaires des pôles


- Un représentant du comité des sages


o POUR LE POSTE DE(S) PRESIDENT(ES) DE COMMISSION

- Avoir un diplôme de licence


- Jouir de 2 ans d’expérience dans une association comme NCD

- Etre membre de NCD depuis au moins 2 ans

- Avoir des acquis dans le domaine sollicité

- Avoir au moins 20 ans



26

Sont électeurs :


- Les Volontaires des pôles


- Un représentant du comité des sages


Chapitre 4 : RUPTURE DU CONTRAT

4.1 Généralités

La rupture d’un contrat de travail peut intervenir

pour l’une des causes ci-après :

• arrivée du terme

• Démission ou abandon de poste

• Licenciement

• Décès de l’employé

Incapacité permanente

4.2 Fin du contrat

Les contrats à durée déterminée prennent fin à

l’arrivée du terme convenu au moment de leur

conclusion et doivent respecter le prescrit du Code

du Travail et ses mesures d’application. Selon la

législation sénégalaise, elle donne droit au

paiement de l’indemnité de précarité qui représente

2.5% de la masse salariale pendant la durée de

travail de l’employé.

Toute fois si le bailleur reconduit son financement

alors le contrat sera renouvelé.

4.3 Résiliation

La résiliation d’un contrat peut intervenir pour de

justes motifs, notamment les cas de faute lourde,

d’incompétence, de suspension de l’association, de

l’incapacité permanente ou du décès de l’employé.

Sauf cas de décès, la partie qui prend l’initiative

de la rupture doit observer le délai de préavis

prévu par les dispositions légales et

réglementaires. Au moment de son départ, l’employé

doit remettre tous les biens mis à sa disposition.

En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout

engagement vis-à-vis de l’association qu’au moment



27

où il lui sera remis son certificat de travail et

qu’il aura reçu son solde de tout compte.

Chapitre 4 : RUPTURE DU CONTRAT

4.4 Démission ou abandon de poste

Toute absence non justifiée d’une durée de quinze

(15) jours est assimilée à un abandon de poste et le

contrat est d’office résilié au tort de l’employé.

L’employé a la possibilité de donner sa démission

sous réserve du respect de l’obligation de préavis.

Lorsqu’un employé démissionne sans respect du

préavis ou abandonne son poste de travail,

l’association se réserve le droit de réclamer à

l’intéressé, l’indemnité compensatoire de préavis et

des dommages intérêts.

4.5 Licenciement

Les droits de licenciement sont calculés

conformément aux dispositions du contrat, , de la

législation du travail en vigueur.

4.6 Décès de l’employé

En cas de décès d’un employé, le salaire et les

indemnités de toute nature acquis à la date du décès

reviennent de plein droit à ses ayant- droits.

Si le décès intervient en dehors du lieu d’exercice

du contrat de travail, les frais liés au

rapatriement du cours sont pris en charge par NCD.

Chapitre 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT ET DE STAGIAIRE


Le consultant est une personne à laquelle

l’association fait appel pour son expertise dans

un domaine bien précis. Il n’est pas un employé de

celle-ci.



28

Il peut être un consultant local ou international

5.2 : Recrutement

Le besoin de recrutement doit être nécessaire et

entrer dans le cadre de la mise en œuvre des

activités de l’association.

Ainsi lors de la rédaction des projets l’on doit

évaluer s’il est nécessaire ou non de prendre un

consultant et prévoir une ligne budgétaire.

Si le besoin se fait ressentir en cours

d’exécution du projet, l’association doit informer

et obtenir du bailleur de fonds l’autorisation de

recruter un consultant.

Il obéit à la procédure de recrutement du

personnel.

5.3 : Les honoraires

Pour la rémunération du consultant, l’association

doit disposer d’un barème de fixation des

honoraires tant pour les consultants locaux

qu’internationaux.

Cela peut se faire par une circulaire prise par le

Comité de Direction et tenir compte des

réglementations en vigueur des différents

bailleurs de fonds.

Les honoraires sont payés par étapes.

5.4 : les frais de mission

Tous les frais qui seront occasionnés dans le

cadre du travail du consultant seront à la charge

de l’association si elles sont jugées comme

telles. (Frais de déplacement ; de téléphone ;

hébergement…)

5.5 : Documents produits

Tous les documents produits par le consultant lors

de son travail restent la propriété privée de

l’association.

Toutes divulgations sans autorisation préalable de

ces informations par celui-ci l’exposent à une

poursuite judiciaire et une radiation de la base

de données de l’association.



29

5.6 : Le contrat de consultation

Tous les consultants bénéficient d’un contrat de

consultation qui détermine les droits et devoirs

de celui-ci envers l’association.

Il doit comprendre ;

Le contrat type

Le curriculum vitae du postulant

Un formulaire de ses expériences de

consultants.

5.7 : Les indemnités de fin de stage

Pour les indemnités de fin de stage du stagiaire,

l’association doit disposer d’un barème de

fixation des indemnités tant pour les stagiaires

nationaux qu’internationaux.

Cela peut se faire par une circulaire prise par le

Comité de Direction et tenir compte des

réglementations en vigueur des différents

bailleurs de fonds.

Les indemnités sont payées à la fin du stage.

5.8 : les frais de mission

Tous les frais qui seront occasionnés dans le

cadre du travail du stagiaire seront à la charge

de l’association si elles sont jugées comme

telles. (Frais de déplacement ; de téléphone ;

hébergement…)

5.9 : Le contrat de stage

Tous les stagiaires bénéficient d’un contrat de

stage qui détermine les droits et devoirs de

celui-ci envers l’association.

Il doit comprendre ;

Le contrat type

Le curriculum vitae du postulant

Un formulaire de ses expériences dans le

domaine de stage sollicité.



30

Chapitre 6 : LA PAIE

6.1 : Fiche de présence

Chaque employé doit remplir chaque jour une fiche

de présence.

Cette fiche est signée par l’employé lui-même, son

superviseur direct et le Directeur.

Cette fiche de présence servira de base de calcul

du salaire à la fin du mois.

Elle doit être transmise à la fin du mois au

comptable par chaque supérieur hiérarchique

(annexe 4.2).

6.2 : Salaire

L’employé bénéficie d’un salaire fixé au moment de

la conclusion du contrat d’embauche.

Le salaire est payé à la fin de chaque mois sur la

base de la fiche de présence.

La procédure est mise en œuvre dès le 20 du mois

par le responsable de la paie.

6.3. : Barème

Les rémunérations du personnel seront alignées sur

celles de convention collective, du marché local

et en relation avec les rémunérations proposées

par les projets financés par les bailleurs de

fonds. Elles doivent tenir compte de la formation,

de la qualification et de la fonction à occuper

pour permettre de recruter du personnel de

qualité.

6.4 Le paiement du salaire

Le paiement est constaté par un bulletin

individuel de paie qui est rédigé de manière à

faire apparaître clairement les différents

aspects légaux et réglementaires prévus au Sénégal



31

6.5 Mode de paiement

La rémunération du salaire est faite par chèque ou

par virement bancaire.

Les deux moyens ne sont pas cumulatifs pour un

même employé.

6.6 : Avances sur salaires

Des avances sur salaire ne peuvent être consenties

à aucun employé avant la fin du mois en cours.

Mais pour des cas d’extrêmes urgences (décès,

maladie, accouchement) laissé à l’appréciation du

Directeur et sur son autorisation express écrite,

l’on peut procéder au paiement du salaire mensuel

de l’employé concerné

6.5 : Documents produits

Tous les documents produits par le stagiaire lors

de son travail restent la propriété privée de

l’association.

Toutes divulgations sans autorisation préalable de

ces informations par celui-ci l’exposent à une

poursuite judiciaire et une radiation de la base

de données de l’association.

Chapitre 7 : Les réunions

7.1: Les réunions hebdomadaires.

Pour une meilleure efficacité, le Directeur

Exécutif organise hebdomadairement une réunion de

staff. Tous les employés sont obligés de

participer à cette réunion au cours de laquelle on

fait le compte rendu des activités de la semaine

écoulée et planifier celle de la semaine qui

commence.

7.2 : Les Procès-verbaux



32

Chaque réunion hebdomadaire est sanctionnée par un

procès-verbal qui est distribué à chaque membre du

staff pour validation ou suggestions

Chapitre 8 : LE SECRETARIAT-Administration


Le secrétariat est la vitrine de tout bureau. Il

reflète souvent l’image de la structure qu’elle

représente.

L’assistante Administrative est chargée de la

gestion du secrétariat. Elle doit veiller à son

organisation.

8.2 : Le tableau d’affichage

Le secrétariat doit disposer d’un tableau

d’affichage.

L’on y affiche toutes les informations utiles pour

les renseignements des visiteurs ainsi que des

employés par rapport à la communication interne.

8.3 : Salle d’attente

Il doit comprendre une salle d’attente pour tous

les visiteurs qui se rendent à la Direction

Exécutif pour des informations ou des rendez vous

de travail.

Chapitre 9 : COURRIER ARRIVE


Il s’agit de toute correspondance extérieure

adressée à l’association.

Il peut être par la poste, manuel ou par e-mail.

9.2 : Les courriers arrivés

L’assistante Administrative est la seule personne

habilité à recevoir tous les courriers provenant



33

de l’extérieur et adressés à la Direction

exécutive.

Elle procède au dépouillement et au classement du

courrier arrivé.

9.3 : Enregistrement du courrier arrivé

Après dépouillement du courrier, L’assistante

Administrative procède à l’enregistrement de

celui-ci en lui affectant un numéro d’ordre et la

date de réception.

Le secrétariat doit disposer de :

un cachet dateur

un cachet courrier arrivé

Elle doit avoir un registre de courrier arrivé ou

elle enregistre de façon chronologique les

courriers.

9.4 : Transmission du courrier

Le courrier enregistré est transmis par

l’assistante au destinataire dans le cas ou celui-

ci est spécifié dans le cas contraire le courrier

est transmis au Directeur qui peut en imputer son

exécution à tierce personne.

Le courrier peut avoir un objet spécifique qui ne

nécessite pas une imputation à tierce personne.

9.5 : Classement du courrier

L’assistante doit faire une copie du courrier si

cela est nécessaire qu’elle classe dans le chrono

de courrier arrivé de manière chronologique afin

de faciliter d’éventuelles recherches plus tard.

Chapitre 10 : LE COURRIER DEPART


Dans le cadre de ses activités l’association

échange des courriers avec ses différents



34

partenaires. Il échange aussi d’autres documents à

savoir : rapport, compte rendu…..

10.2 : Emission du courrier

Tous les courriers engageant la responsabilité de

NCD sont saisis par L’assistante Administrative

Les courriers sont saisis sur papier entête

portant le logo de NCD. Tout courrier officiel qui

n’est pas sur entête ne peut engager la

responsabilité de NCD.

Chaque courrier doit comprendre les mentions

suivantes :

Date

Objet

Référence du courrier

Destinataire

Signature

ampliataires

10.3 : Signature du courrier

Le courrier, une fois saisi et corrigé par

L’assistante Administrative, est transmis au

Directeur pour une lecture corrective. Le

courrier finalisé, est imprimé sur papier entête

de l’association et soumis à signature du

Directeur.

Le Président est la seule personne habilité à

signer les courriers qui partent du bureau de la

Direction exécutive de l’association sauf pour les

personnes ayant reçu une procuration de sa part.

Tout courrier non signé par une personne habilitée

à le faire n’engage en aucune façon l’association.

Chapitre 10 : LE COURRIER DEPART

10.4 : Enregistrement du courrier



35

Les courriers signés sont cachetés et enregistrés

de manière systématique dans un « cahier départ

courrier ».

Les courriers sont enregistrés de manière

chronologique selon les modes de classement.

10.5 : L’archivage

Les courriers signés, enregistrés sont photocopiés

par L’assistante Administrative et comptable.

Les copies de ces courriers sont classées de

manière chronologique dans le chrono courrier

départ afin de faciliter les recherches plus tard.



36

DEUXIEME PARTIE PROCEDURES COMPTABLES

Chapitre 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE

11.1: Généralités

Tout achat débute par l’expression des besoins

matérialisés par une « demande d’achat » transmis au

Responsable Administratif et Financier.



37

C’est le RAF qui déterminera si l’article est:

dans le stock ;

à acheter sur bon de commande ;

à acheter cash.

Si l’article se trouve dans le stock (au magasin),

un bon de réquisition est signé par le responsable

du service utilisateur et présenté à celui qui tient

les stocks (Assistante Administrative) pour être

servi (annexe §11.1).

Le gestionnaire des stocks doit faire un rapport de

gestion chaque mois.

Si l’article ne se trouve pas dans le stock, le

comptable déterminera le mode d’acquisition

(paiement cash ou émission d’un bon de commande).

11.2 : La demande d’achat (annexe§11.2)

Cette demande est remplie par ceux qui expriment le

besoin d’avoir un bien pour accomplir leur travail.

Cette demande doit être signée par le demandeur et

comprend les mentions suivantes :

la date

le nom du demandeur

le service

la nature du besoin

la quantité

les références détaillées du model

11.3 : Collecte de devis

Lorsqu’il a été décidé d’acheter le bien demandé par

bon de commande, L’assistant comptable sollicite

dans la liste des fournisseurs, le nombre de devis

nécessaire pour effectuer l’achat après visa du

comptable.

Montant de la dépense envisagé, nombre de devis à

obtenir :

Inférieur à 100,000 FCFA 1

Compris entre 100,000 et 250,000 2

Compris entre 250,000 et plus 3



38

Chapitre 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE

11.4 : Analyse des devis

Les devis reçus des différents fournisseurs sont

analysés par un comité de sélection (Directeur,

chargé de la comptabilité et l’Assistant Comptable)

dans un tableau qui fait ressortir les éléments

suivants :

Description du bien ou équipement

La quantité

La date et conditions de livraison

Les modalités de paiement

La garantie du produit ou de l’équipement

acquis

Le prix

Autres informations nécessaires.

Un mémo est établi pour rendre compte du fournisseur

qui a été retenu.

11.5 : Bon de commande

Après avoir analysé les devis et retenu un

fournisseur, L’assistant comptable de

l’association établit un bon de commande qu’il

adresse à celui-ci.

Le bon de commande doit comprendre les éléments

suivants :

Fournisseur et son adresse,

Les quantités commandées,

Les prix unitaires

Les prix totaux.

Le code du bailleur ou projet concerné.

Voir annexe§3.1.5

11.6 : Livraison & inspection de la commande



39

Tout bien ou article livré à NCD doit être inspecté

afin de s’assurer que la livraison correspond à la

commande. L’inspection consiste à vérifier, en

présence du livreur, la marque, le modèle, la

quantité, la couleur (si nécessaire), les dimensions

(si nécessaire), le prix, les références spécifiques

tels que mentionnés sur le bon de commande et le

bordereau de livraison et à signaler par écrit tout

défaut ou toute insuffisance constatés.

Pour les équipements électriques, électroniques ou

électroménagers, il faut ensuite procéder à la mise

en route en présence du livreur. Tout défaut de

fonctionnement ou bruit doit être inscrit sur la

fiche d’inspection qui sera signée par le livreur et

dont copie sera remise à ce dernier.

La réception des commandes se fera conjointement par

le chargé des achats et un représentant du service

demandeur.



40

Chapitre 12 : L’APPEL D’OFFRE


Est soumis à appel d’offre, tout achat de biens ou

réalisation de travaux supérieur ou égal à

5.000.000 FCFA

12.2 : Préparation du dossier d’appel d’offre

Le responsable du département est tenu de

déterminer le contenu de l'appel d'offres en

fournissant la description et la nature technique

de l'offre et la manière dont elle devrait être

livrée ou fournie.

Pour les projets, le contenu de la soumission sera

déterminé par le Président, en collaboration avec

2 membres de sous commissions des marchés qui

feront partie de l'équipe technique chargée de

conseiller le Comité d'Attribution du Marché.

Le responsable du Département transmet ensuite

cette requête au Président qui est en même temps

le Secrétaire du Conseil des Adjudications. Le

Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché

s'assurera que la requête est conforme aux

objectifs de l’association, au plan de travail et

au budget approuvé.

La composition du comité d’attribution des

marchés :

le Directeur Exécutif

Le chargé de la comptabilité

Le chargé des programmes

Le représentant du comité des sages

Le responsable suivi-évaluation



41

Un spécialiste en passation de marché éventuellement

Le Secrétaire du comité d’attribution

12.3 : Lancement d’avis d’appel d’offre

Le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché en

consultation avec le Président du Comité

d’Attribution du Marché, s'assure que les avis

d'appel d'offres sont publiés dans les médias et

sur le tableau d’affichage des avis au public. Les

copies des avis d'appel d'offres seront envoyées,

aux bailleurs et aux conseillers pour information.

Le modèle de l'avis d'appel d'offres doit être

convenu en consultation avec le Président. L'avis

d'appel d'offres doit préciser la nature des

marchandises, services et travaux requis, le

délai, la date et l'heure de clôture de la

réception des offres ainsi que les adresses où les

offres seront envoyées. Les avis d'appel d'offres

sont signés par le Secrétaire du Comité

d’Attribution du Marché. Les documents de

soumission donneront des informations nécessaires

pour le soumissionnaire éventuel en vue de

préparer une offre de biens et de services

fournis. Alors que les détails et la complexité de

ces documents doivent varier de taille et de

nature du marché proposé et du contrat, ils

comprennent généralement : la lettre d'invitation

à soumissionner, le formulaire de soumission, le

formulaire des contrats, aussi bien général que

spécifique, les caractéristiques, la liste des

biens et devis, le délai de livraison ou

calendrier d'exécution.

12.4 : Présentation de soumissions

Chaque soumission est présentée dans une simple

enveloppe ou colis scellés, tel que le déterminera

la nature de la soumission. L'enveloppe est

adressée au Président et doit porter les mentions

"Soumission pour….." suivies d'une brève



42

description des travaux, fournitures, marchandises

et services faisant l'objet de la soumission.

L'enveloppe ne doit porter ni le nom, ni

l'identité de l'expéditeur si non elle ne

sera pas considérée.

Le Secrétaire du Comité d’Attribution du

Marché ouvre un registre pour

l'enregistrement des soumissions dès leur

réception.

Les soumissions sont enfermées dans une boite

fermée à double clés portant les mentions

"Soumission/Devis pour…." avec les dates

d'appel d'offres, la date et l'heure de

clôture des soumissions.

La boite sera déposée dans un endroit bien

protégé et l’une des clés sera gardée par le

Secrétaire du Comité d’Attributions des

Marchés l’autre par un membre choisi par ses

paires.

L’ouverture est scellée au jour et à l’heure

de la clôture.

Aucune soumission ne peut plus être acceptée après

la clôture des offres.

Retrait d'une soumission:

Une soumission peut être retirée avant la date de

clôture. La méthode de retrait sera identique à

celle utilisée pour la présentation de l'offre

sauf que l'enveloppe portera la mention "Retrait".

La dernière enveloppe annule et remplace la

première.

12.5 : Ouverture des offres/Devis

L'ouverture des offres est faite par le Comité

d’Attribution des Marchés et le procès-verbal ad

hoc est envoyé au Comité de Direction dans un

délai ne dépassant pas une semaine.

Il est recommandé que la date de clôture soit

également celle de l'ouverture des offres.

La clôture doit donc se situer dans les premières

heures du jour de façon que l'ouverture puisse

commencer peu de temps après.

Cette information doit être précisée dans l'avis

d'appel d'offres afin que les soumissionnaires qui



43

le désirent puissent assister à l'ouverture des

offres.

12.6 : Evaluation des Offres/Devis

L’évaluation des offres est effectuée par le

comité d’attribution des marchés auquel est

adjoint le responsable du département

réquisitionnaire. Pour des offres présentant des

spécifications techniques dont ne disposent pas

les membres du Comité, celui-ci pourra faire appel

à un expert en la matière par écrit. La sélection

de cet expert doit être approuvée par le Comité de

Direction.

12.7 : Critères d’évaluations des propositions

En fonction des besoins de l’appel d’offres et des Termes de

références.

12.7.1 : Evaluation Technique des propositions

L’évaluation doit être faite sur la base des

termes du dossier d’appel d’offres et peuvent se

référer aux aspects ci-après :

• Les qualifications et expérience, réputation,

responsabilité et compétence professionnelle et

managériale du fournisseur ou entrepreneur ainsi

que du personnel intervenant dans la prestation

des services.

• L’efficacité des propositions soumises par le

fournisseur/entrepreneur quant à la conformité aux

besoins de l’entité de passation des marchés.

12.7.2 : Evaluation financière des propositions

Aux fins d’évaluation, le coût doit comprendre

tous les textes appliqués à l’association ainsi

que toutes les autres dépenses remboursables

tels les frais de déplacement, de traduction, de

l’impression des rapports ou des services de

secrétariat.

Les propositions affectées du coût les plus bas

peuvent obtenir un score financier de 100 points

tandis que les autres propositions sont

attribuées.

12.8 : Attribution des marchés



44

Le Comité d’Attribution des Marchés ne doit pas

nécessairement accepter la soumission de meilleur

marché, mais donne les raisons pour justifier son

choix, et ces raisons sont consignées dans un

procès-verbal. Ces raisons doivent cependant

comprendre la meilleure qualité, la livraison la

plus rapide basée sur un avis professionnel du

Comité d'Evaluation.

Une offre ou un devis peut être acceptée lorsque :

La somme reflétée se situe dans les limites des

prévisions approuvées.

L'offre est évaluée comme étant la plus basse

ou comme étant la plus élevée mais dans ce cas

argumenter son choix.

Le Comité d’Attribution du Marché veille à ce

que, dans la mesure du possible, le

Soumissionnaire dispose d'un compte en banque

et d'un certificat de quitus fiscal.

Le chargé des soumissions gardera un rapport

des procédures d'acquisition, contenant un

minimum d'informations suivantes:

Le Dossier d'Appel d'Offre ;

-Une courte description des biens,

constructions ou services à obtenir ;

- Les noms et adresses des soumissionnaires

qui ont suscrits à l'appel, et le nom et

adresse du soumissionnaire avec qui le

contrat d'acquisition est conclu et le prix

du contrat ;

- Les informations relatives aux

qualifications ou à défaut, les fournisseurs

ou contractants qui ont souscrit aux offres ;

- Un résumé d'évaluation et de comparaison

des offres ;

- Les soumissions rejetées ;

- Le rejet d'une soumission suite à la

corruption ou la fraude.

Un tel rapport de procédures sera, sur demande,

disponible pour n'importe quelle partie

intéressée. Aucune information sur l'évaluation

des soumissions ne sera dévoilée.

Les réclamations des soumissionnaires au sujet

des procédures de passation des marchés et les

prix seront orientées vers le Comité



45

d’arrondissement ou de Ville pour

considération.

12.9 : Notification du marché

Notification est faite au soumissionnaire dont

l’offre ou le devis a été adjugé.

• Pour des raisons de transparence, il est

nécessaire de mettre à la disposition de tous

les soumissionnaires une liste de toutes les

sociétés qui ont présenté des offres et qui

n’ont pas été sélectionnées par le comité

d’attribution des marchés.

12.10 : Rapport d’attribution des marchés.

Toute séance d’attribution de marchés doit être

sanctionnée par un procès-verbal dont la copie est

réservée :

- A Direction exécutive

- Au bailleur de fond

- A l’auditeur

- Aux archives

Chapitre 13 : LA CAISSE


Une petite caisse est instaurée pour les

achats cash et tenue par L’assistant

comptable.

13.2 : Approvisionnement de la caisse.

La caisse est approvisionnée par du cash

retiré à la banque.

Le montant maximal que la caisse peut détenir

ne peut pas excéder la somme de deux cent

mille (200.000) FCFA.

13.3 : Achats autorisés par la caisse.

Tous les achats nécessaires au bon

fonctionnement de la Direction Exécutive sont



46

autorisés à être effectué par la caisse et ce

dans la limite de 50.000 FCFA en espèces.

Tout achat supérieur à ce montant doit faire

l’objet d’un règlement par chèque.

13.4 : La demande d’achat

Tout comme pour les achats par bon de

commande tout achat par caisse doit faire au

préalable l’objet d’une demande d’achat

remplie par le bénéficiaire de l’achat.

13.5 : Identification du fournisseur

Le chargé des achats ou le bénéficiaire de

l’achat peut identifier le fournisseur.

Ensuite le fournisseur est joint au téléphone

pour avoir une idée du coût du matériel ou

fourniture.

Chapitre 13 : LA CAISSE

13.6 : Bon de caisse

Dès que le prix du matériel est connu, il est

établi un bon de caisse par la personne qui

la détient (Assistant comptable).

Le bon de caisse est signé par le

bénéficiaire qui sollicite l’achat et le

Comptable de l’association. Le fournisseur

livre le bien et est payé sur place grâce au

bon de caisse.

13.7 : Justificatif de caisse

Tout achat par caisse doit être justifié par

un reçu rempli de manière lisible et

comportant la signature et le cachet du

fournisseur.



47

Tout achat ne remplissant pas cette condition

doit être rejeté par la comptabilité.

Sont exclus de cette procédure les frais de

transport voir chapitre sur les déplacements.

13.8 : Arrêt de caisse.

Pour un meilleur contrôle, des opérations de

la caisse, chaque fin de mois le comptable et

l’Assistant comptable font une situation de

la caisse. Cette situation est matérialisée

par l’arrêt de caisse signé par les deux et

le Directeur de l’association (voir annexe).

13.9 : le brouillard de caisse

Le caissier doit tenir un brouillard de

caisse qui retrace toutes les opérations

d’approvisionnement et d’achat.

Il comprend les éléments suivants :

Date de l’opération

Le libellé de l’opération

Le montant de cette opération.

13.10 : Archivage

Toutes les pièces de caisse doivent être

archivées de manière chronologique par mois

dans un chrono ouvert à cet effet.



48

Chapitre 14 : PAIEMENT PAR CHEQUE

Le règlement de tout achat par bon de

commande doit se faire par chèque.

14.1 : Constatation de la dépense

La constatation de la dépense se fait quand

les biens commandés sont livrés.

La livraison des biens doit être accompagnée

de :

- bon de livraison,

- de facture définitive et

- l’original du bon de commande.

A ces pièces s’ajoute les devis ayant servi

au choix du fournisseur ainsi que le tableau

d’analyse.

14.2 : Etablissement de l’autorisation de paiement



49

Une fois l’ensemble des pièces permettant la

constatation effective de la dette réuni, le

Comptable établit l’autorisation de paiement.

(annexe14.2)

La demande d’autorisation de paiement est la

pièce comptable qui sert à demander le

paiement d’une facture. Il contient les

éléments suivants :

- la date de la demande d’autorisation

- le nom du fournisseur et adresse

- le N° d’ordre

- Le N° de la facture faisant l’objet de

la demande de paiement

- Le code du bailleur de fonds

- Le compte comptable

- Le libellé de la dépense

- Le montant

- Le numéro du chèque

- Signature de celui qui a préparé

l’autorisation

- Visa du Directeur exécutif


14.3 : Etablissement du chèque

L’Assistant comptable établit le chèque à

l’ordre du fournisseur.

Il doit vérifier les éléments figurant sur

le chèque avant de la soumettre à la

signature.

14.4 : Transmission pour signature

L’assistant comptable transmet le voucher

accompagné des pièces justificatives et du

chèque à la signature du Directeur exécutif

et du comptable.

14.5 : Vérification des documents



50

Le Directeur et le comptable doivent vérifier

tous les éléments avant de signer le voucher

et le chèque.

La vérification porte entre autre à voir si

toutes les pièces justificatives sont

présentes (Devis –BL-Facture-BC) d’une part,

vérifier si tous les montants figurant sur

les différents documents sont conformes...

14.6 : Livre de banque

Le comptable doit tenir un livre de banque où

il enregistre toutes les opérations

bancaires. Ce livre doit contenir les

informations suivantes :

- Date du chèque

- N° du chèque

- Le bénéficiaire

- Le libellé

- Le montant


14.7 : Remise du chèque

Le comptable appelle le fournisseur qui passe

prendre son chèque.

Le comptable s’assure qu’il a fait au

préalable une copie du chèque. Il remplit

ensuite la décharge qu’il fait signer et

cacheter par le fournisseur. Il doit faire

une copie de la pièce d’identité du

fournisseur ou de la personne agissant pour

son compte.

Après toutes ces formalités le Comptable

remet le chèque au fournisseur.

14.8 : Annulation de la facture



51

Pour éviter un double paiement, toute facture

ayant fait l’objet d’un paiement doit être

annulé.

Pour cela le comptable doit disposer d’un

cachet Payé qu’il appose sur tous les

documents ayant servi au paiement.

14.9 : Archivage

Le comptable archive de manière chronologique

et par mois les pièces comptables dans un

chrono banque. Les originaux des pièces

doivent être envoyés au bailleur de fonds,

alors le RAF doit faire une copie de chaque

pièce avant toute expédition.

Manuel de procédures de NCD



Chapitre 15 : LES FRAIS DE DEPLACEMENT


Les frais de transport sont les frais engagés dans le cadre

des déplacements qu’exigent les activités de NCD.

Tous frais engagés à titre personnel et de façon abusive ne

sont pas pris en compte.

15.2 : les frais de taxi au siège du réseau

Les frais de taxi engagés dans le cadre des courses du bureau

sont remboursables en intégralité.

Pour éviter tous abus, le Directeur exécutif doit prendre une

décision pour homologuer le taux des prix au titre de

transport dans la ville où se trouve la Direction exécutive

de l’association. Cette décision doit être publiée et

affichée au tableau et s’appliquer à tout le monde.

15.3 : Frais de taxi pour les missions

Toutes les personnes qui effectuent une mission à l’étranger

bénéficient du remboursement des frais de taxi engagés au

cours de leur mission. Toute fois une décision des instances

de l’association peut fixer les limites à ne pas franchir.

15.4 : Frais de billet d’avion

Les frais engagés pour l’acquisition d’un billet d’avion dans

le cadre d’une mission des activités de l’association sont

remboursables en intégralités, ceci en cas de non prise en

charge de l’organisation tierce.

Tous les voyages s’effectuent en classe économique.

15.5 : Frais de visa

Tous les frais engagés dans l’acquisition de visa pour une

mission dans le cadre des activités de l’association sont

remboursables en intégralité.

15.6 : Autres frais

Tous les autres frais engagés dans le cadre d’une mission du

réseau et jugés comme tels sont remboursables en intégralité.

Il s’agit par exemple des frais d’aéroport, de chambre et de

repas.




Chapitre 16 : LES FRAIS DE COMMUNICATION


Sont considérés comme frais de communication, tous les frais

engagés pour faire connaître l’association et communiquer

d’une façon ou une autre. Ils sont remboursables.

16.2 : Les frais de téléphone

Tous les appels du bureau doivent être centralisés au

secrétariat. L’assistante doit tenir un registre des appels

afin de faire la différence entre les appels pour le service

et les appels personnels.

Le registre doit comprendre les informations suivantes :

La date

Le demandeur

Le numéro demandé

La personne demandée

Le motif de l’appel

Le Président peut prendre une circulaire qui détermine des

quotas par personne pour les appels personnels par mois.

Pour les appels sur téléphone mobile, l’association peut

déterminer des quotas d’appels ou de crédit à octroyer à

chaque personne.

Elle doit prendre en compte le poste de chaque personne.

16.3 : Les frais de téléphones lors des missions.

Tous les frais de téléphone engagés au cours d’une mission et

jugés nécessaires et comme tels sont remboursables en

intégralités.

Les appels personnels pour entrer en contact avec sa famille

ne sont pas remboursables. Mais une circulaire peut en

déterminer les modalités pratiques.

16.4 : Les frais de publicités.

Tous les frais de publicités et de propagandes pour faire

connaître NCD soit par la télévision, la radio ou autre

support sont à la charge de l’association.

16.5 : Frais d’annonce

Tous les frais d’annonce dans le journal officiel ou les

autres journaux appropriés pour la publication d’un poste,

d’appel d’offre… sont autorisés.




16.6 : les frais de publication

Tous les frais engagés dans le cadre de la publication de

documents et autres … pour atteindre ses objectifs sont

autorisés si et seulement si ces documents sont utilisés dans

le cadre strict des activités.

16.7 : Les frais d’Internet

Tous les frais engagés en dehors du bureau pour se connecter

sur le net et cela dans le cadre des activités sont

remboursables en intégralités. Il faudra produire les pièces

justificatives.




Chapitre 17 : GESTION DU PATRIMOINE


Dès son acquisition, chaque bien ou équipement est enregistré

et immatriculé à l’aide des codes.

Une fiche de stock lui est également attribuée pour suivre

son utilisation.

17.2 : Identification

Tout article reçu, doit être aussitôt immatriculé à l’aide de

code approprié et inscrit sur la fiche de stock.

Le numéro d’immatriculation doit être bien lisible sur

l’article.

Il doit être ensuite déposé à l’endroit approprié.

17.3 : Mouvement

Tout déplacement d’article (dotation ou restitution) doit

faire l’objet d’une demande.

Une fois la demande reçue, approuvée et exécutée, elle sera

inscrite sur la fiche de stock (entrée ou sortie)

Le demandeur devra signer la fiche, une fois la demande

exécutée.

17.4 : Tableau des immobilisations

Un tableau des biens et mobiliers doit être tenu de manière

exhaustive et mise à jour chaque année.

Sont considérées comme immobilisations tous les biens ou

équipements ayant une valeur unitaire supérieure ou égale à

150,000 FCFA ou ayant une durée de vie supérieure à une

année.

17.5 : Inventaire physique

L’inventaire physique consiste à compter tous les biens et

équipements du réseau.

L’inventaire physique a pour objet de vérifier si le nombre,

la nature et l’emplacement des biens et équipements du

réseau, correspondent aux indications figurant sur les fiches

de stock et dans la base de données.

L’inventaire doit se faire au moins une fois l’an à tous les

niveaux où se trouvent les biens et équipements de

l’association et doit être conduit par au moins deux




personnes dont une issue du service administratif et une d’un

autre service.

17.5.1 : Date de référence

Il faut fixer une date de référence pour l’inventaire. Il ne

doit concerner seulement les biens reçus avant cette date.

La date de référence doit précéder de plusieurs jours la date

de l’inventaire pour permettre une mise à jour des fiches de

stock et autres supports.

Tout article reçu entre la date de référence et celle de

l’inventaire physique doit être mis de coté et compté au

prochain inventaire.

17.5.2 : Lieu d’inventaire

La personne responsable de l’inventaire doit informer tous

les usagers des lieux concernés (bureaux, magasin…) au moins

cinq jours ouvrables à l’avance, afin d’assurer la

disponibilité des articles à inventorier et l’accessibilité

des lieux.

17.5.3 : Les équipes de comptage

Une équipe de deux personnes dont le comptable ou son

assistant au moins est nécessaire pour tout comptage.

La première personne compte, vérifie et communique les

données à la deuxième personne qui vérifie les données sur la

fiche de stock et fait les inscription ou modifications

nécessaires. Il faudra prendre soin d’éviter les doubles

comptages ou de donner une référence avant que la référence

précédente n’ait été inscrite.

17.5.4 : Méthode de comptage

Le comptage doit être mené de manière ordonnée.

Il faut procéder au comptage par catégorie d’article

(ordinateur, téléphone…) et bureau par bureau.

Il faut utiliser la liste de dotation ou le rapport précédent

comme référence.

En cas de divergence, obtenir de l’occupant du bureau les

renseignements nécessaires à une réconciliation rapide

(déplacement, réparation…).

A la fin du comptage, faire un dernier tour des lieux pour

s’assurer que rien n’a été oublié et obtenir la signature de

l’occupant sur la fiche de comptage.

Ensuite, rassembler toutes les fiches de comptage et

récapituler toutes les divergences. Procéder à une recherche

en impliquant toutes les personnes capables de fournir les

informations nécessaires. Corriger les fiches au fur et à

mesure que les divergences sont réconciliées.




Arrêter le nouveau stock ainsi que la date et envoyer le

rapport au Directeur exécutif dans un délai d’une semaine.

Le PV de l’inventaire doit être signé par toute personne

ayant pris part à l’inventaire.

Pour la traçabilité du matériel ou des éléments comptés, le comptable éditera des

fiches affichés dans les bureaux ou ils se trouvent ou de remettre copie aux

utilisateurs pour conformité et base d’accord.




Chapitre 18 : LE COMPTE BANCAIRE

18.1 : Ouverture du compte

L’ouverture de compte bancaire doit être autorisée par le

Directeur. L’association ne peut avoir plus d’un compte bancaire

pour permettre un meilleur contrôle. Toutefois, sur demande d’un

bailleur de fonds ou du Directeur, l’association peut ouvrir un

compte autre après avis du Président du conseil d’Administtration.

Tous les fonds appartenant au réseau doivent être dans un compte

principal à la banque. Le compte principal alimente les comptes

subsidiaires.

18.2 : Domiciliation

Le compte bancaire doit être localisé dans une banque de la ville

où se trouve la Direction exécutive. De préférence, au siège de

l’association.

Mais pour certaines circonstances le projet pourra ouvrir un

compte dans une autre ville. L’approvisionnement des comptes

subsidiaires doit se faire à partir du compte principal.

Seul le Directeur Exécutif peut autoriser l’ouverture d’un compte

subsidiaire.

18.3 : Signataires

Le compte principal de l’association doit comprendre trois

signataires dont deux obligatoires pour valider une opération

bancaire.

Aucune signature seule ne peut être valable.

Il s’agit :

Le président du Conseil d’administration

le Directeur Exécutif

le comptable

18.4 : Les comptes subsidiaires

Pour les comptes subsidiaires les signataires sont :

Le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif du pôle concerné.




TROISIEME PARTIE PROCEDURES

BUDGETAIRES




Chapitre 19 : LES DEFINITIONS

19.1 : La prévision budgétaire

La prévision budgétaire consiste en l’établissement d’un

programme précis en vue d’atteindre de façon quantitative et

dans un délai déterminé, un résultat prévu d’avance

(prévision dans le temps avec des données physiques et

financières).

19.2 : La gestion budgétaire

La gestion budgétaire vise, sur la base des prévisions relatives

aux activités du programme, à établir des programmes d’action

exprimés sous forme de budget, pour une période donnée en vue de

les contrôler par la confrontation avec les réalisations. La

gestion budgétaire comprend donc trois (3) phases à savoir la

prévision, l’exécution et le contrôle.

19.3 : l’exécution budgétaire




L’exécution budgétaire correspond à la mise à disposition des

ressources financières afin de réaliser les programmes et

activités prévus.

Chapitre 19 : LES DEFINITIONS

19.4 : Le contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire permet de rapprocher les prévisions

des réalisations pour faire apparaître les écarts entre les

prévisions et les réalisations.

Le contrôle budgétaire permet la connaissance des écarts pour

réviser si nécessaire le budget en cours, corriger la gestion

et faire les prévisions ultérieures. Il permet enfin de

dégager les responsabilités ; ce qui suppose que

l'organisation de la gestion budgétaire épouse la structure

du programme et que les responsables des différents services

soient associés aux prévisions.

Le contrôle budgétaire doit être :

efficace : l’analyse des écarts révèle soit des erreurs

dans les prévisions, soit des lacunes de gestion.

o rapide : si un écart budgétaire est constaté, il faut

prendre des mesures correctives à temps.




o fréquent : les vérifications opérées à priori ou à

posteriori lors du contrôle budgétaire peuvent être plus

nombreuses et plus rapprochées que celles émanant des

services de comptabilité.

Chapitre 20 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE


Un budget est un énoncé d'un programme détaillé pour la

mobilisation et l'utilisation des ressources qui sont

prévues/anticipées et escomptées au cours d'un exercice

budgétaire ou une période bien déterminée. Par l’exercice

budgétaire, il faut comprendre, la période allant du 01

janvier au 31 décembre.

Il se compose de deux grandes parties :

Le budget de fonctionnement qui comprend les

équipements, salaires, frais de bureau……

Le budget des activités qui comprend toutes les

activités développées par l’association pour atteindre

ses objectifs.

20.2 : Etablissement des priorités




Les différents responsables hiérarchiques de chaque section

technique identifient des priorités qu’ils soumettent au

Directeur exécutif.

Le chargé de la Comptabilité établit le budget nécessaire au

fonctionnement du bureau qu’il soumet au Directeur exécutif.

Le directeur exécutif analyse les priorités identifiées et le

budget de fonctionnement. Il convoque une réunion du staff

pour harmoniser les points de vus et pour d’éventuels

éclaircissements. Il transmet tous ceci après corrections au

président du conseil avec les commentaires nécessaires.

Chapitre 20 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

20.3 : Approche et procédure de la budgétisation

Après la détermination des priorités, il y aura une

conférence débat sur le budget pour dresser la liste des

priorités d’ordre politique.

La conférence débat sur le budget est organisée par le Comité

de Direction à laquelle prend part les responsables

hiérarchiques, le Président, les représentants des bailleurs

de fonds et des organisations affiliées.

La performance de l’année en cours en termes de

mobilisation des ressources est exposée en donnant les

explications sur la nature de cette performance.

20.4 : Adoption du plan de travail




Les différents débats de la conférence budgétaire, sont

sanctionnés par des décisions contenues dans un document

final qui est le plan de travail annuel (PTA). Le plan annuel

de travail contient toutes les priorités des actions à mener

sur le terrain dans le cadre de l’association.

Une copie de ce document doit être adressée à chaque

partenaire (bailleurs de fonds, ONG partenaires, secrétariat

exécutif…).

Chapitre 21 : PRESENTATION DU BUDGET


Le budget comporte les trois sections suivantes.

21.2 : Le préambule

Le budget est précédé d’un préambule qui est une description

des priorités sectorielles.

Le préambule comprend :

3.2.1 : Analyse de la situation précédente

Budget et réalisation des exercices précédents.

Les défis, les voies et moyens proposés pour les

surmonter

Les obligations en souffrance et les voies et moyens de

les surmonter.




21.2.2 : Priorités du nouveau budget

Les nouvelles priorités définies

Une vue d’ensemble des rubriques budgétaires

1. Les salaires 2. Les émoluments pour les conseillers et le comité

permanent

3. Les coûts des activités 4. Les coûts d’exploitations

Chapitre 21: SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

21.3 : Le corps du budget

Le corps du budget contient les détails budgétaires des

ressources à mobiliser et des dépenses, montrant la véritable

performance de l’exercice précédant ainsi que les prévisions

de l’exercice en cours et des résultats attendus, et ensuite

la partie principale qui contient les prévisions de

l’exercice suivant.

Le budget est subdivisé en programme, sous-programme et

rubriques.

Les rubriques seront tirées des outputs attendus et des

activités des programmes.

Les codes des ressources et dépenses sont fournis par le

plan comptable et le bailleur. Ils doivent être

respectés scrupuleusement car ils sont reflétés dans

l’exécution du budget, dans tous les documents portant

sur les dépenses.




Chapitre 22 : LES ETATS

22.1 : généralités

Dans le souci d’une gestion transparente des ressources qui sont

mises à la disposition du réseau, le comptable établira chaque fin

de mois des états financiers et les mettra à la disposition du

Directeur exécutif, qui, après avis, le transmettra aux

différents bailleurs si ceux-ci le souhaitent.

22.2 : l’état de rapprochement bancaire (annexe 21.1)

Chaque fin de mois le service comptabilité doit faire un état de

rapprochement bancaire. Cet état doit faire apparaître le solde

théorique du livre de banque et le solde réel en banque tout en

tenant compte des différentes opérations en suspens.

21.2 : Rapport mensuel (annexe 21.2)

Chaque fin de mois le service comptabilité doit produire un

rapport financier qui fera ressortir :

- le budget par ligne budgétaire

- le montant de la dépense mensuelle

- le montant cumulé des dépenses mensuelles

- écart du budget.

22.3 : les immobilisations (annexe 21.3)

Chaque fin d’année le service comptabilité doit produire un état

récapitulatif des immobilisations de l’association.




QUATRIEME PARTIE

ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLE




Chapitre 23: ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE


Les procédures comptables ont pour objectif de s’assurer

que :

- toutes les opérations sont enregistrées et concernent

bien de NCD.

- toutes les opérations sont correctement comptabilisées.

- tous les documents, livres et états comptables

fournissent des informations suffisantes pour la

gestion, les bailleurs de fonds et les tiers.

- Les fonctions incompatibles sont séparées.

23.2 : Organisation du système comptable

Le système comptable doit être tenu sur un logiciel en vue de

l’exploitation rapide des données.

Dans ce cadre, le Responsable Administratif et Financier

assure les tâches de supervision des travaux comptables et

financiers et le comptable assure les travaux de tenue de la

comptabilité s’il n’y a pas de cumul de poste.




Chapitre 24 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE

24.3 : l’outil informatique

Actuellement, l’informatique est devenu un grand outil de

gestion, c’est pour cette raison que le logiciel à choisir

devra être capable de :

- Traiter les données financières selon la codification

analytique, budgétaire et comptable.

- Produire les états financiers (bilan, balance et suivi

comptable)

- Fournir les résultats comptables, analytiques et

budgétaires tels que :

- les résultats comparatifs aux réalisations

budgétaires ;

les écarts budgétaires et leur

disponible ;

le pourcentage d’utilisation des fonds

alloués.

Ce logiciel devra permettre un traitement multidevise de

l’ensemble des opérations du programme quel que soit

l’origine du financement.




Chapitre 25 : LE SYSTEME COMPTABLE

25.1 : Nomenclature

Le système de gestion tel qu’il est conçu exige la mise en

place d’une nomenclature comprenant :

les codes comptables suivant les ressources et les

emplois par nature

les codes analytiques par composante, catégorie de

dépense, source de financement, activités, rubriques

budgétaires…

La nomenclature comptable et analytique peut se présenter de

deux manières :

l’établissement d’une liste unique des codes comptables

qui incorpore les codes analytiques et budgétaires

l’établissement séparé de la nomenclature comptable et

de la nomenclature analytique avec centralisation sur

une fiche de codification.

Nous retiendrons la première méthode qui est plus facile.

Les cinq premier chiffres indiquent le code bailleurs de

fonds ou le code projet

Les chiffres suivants indiquent le compte budgétaire

Les derniers chiffres indiquent le compte analytique.


25.2 : Normes et principes comptables




Les principes comptables fondamentaux applicables sont les

suivants :

Comptabilisation séparée des principales sources de

financement.

Enregistrement des opérations suivant le principe de la

partie double

Présentation des états financiers sur la base d’une

comptabilité de trésorerie.

Enregistrement des transactions dans les livres

comptables et dans les états financiers de l’exercice

auquel elles sont rattachées (principe de séparation des

exercices).

25.3 : système et procédures

Le système comptable sera informatisé et intégré.

La procédure d’enregistrement des pièces se déroulera comme

suit :

Réception et enregistrement des documents comptables

Imputation comptable

Vérification de l’imputation

Saisie

Classement

Edition des documents comptables

Analyse des comptes et rapprochements bancaires.

25.3.1 : Réception et enregistrement

A la réception des factures, enregistrement dans le cahier

d’arrivée par l’assistant comptable avec le numéro et la date

d’arrivée.

(Porter la mention vue par le Directeur)


25.3.2 : vérification & approbation




Transmission des pièces justificatives au comptable pour

vérification et approbation.

(Porter la mention bon pour paiement)

25.3.3 : Imputation comptable & paiement

Transmission au comptable pour comptabilisation sur bordereau

de saisie.





25.4 : Plan comptable

Numéro de compte

Description du compte

66 Charges du personnel

6611 Appointements salaires et commissions

6057 Prestataire

6617 Avantages en nature

61 Transport

6181 Voyage et déplacement

6384 Frais de Mission

614 Transport du personnel

6183 Transport Administratif

618 Autres frais de transport

604 Matières et Fournitures

6047 Fournitures de bureau et équipement

(papier, stylo ; encre ; tableau …………)

6043 Produits d’entretien

6051 Eau

6052 Electricité

244 Matériels et Mobiliers

2421 Matériel agricole

2422 Outillage agricole

2441 Matériel de bureau

2442 Matériel informatique

2443 Matériel de bureau

2444 Mobilier de bureau

Coûts directs

6310 Frais bancaire

6383 Frais de repas (pause-café ; repas…)

6053 Frais de carburant véhicule

6330 Frais de formation du personnel

6281 Frais de Communications (téléphone fixe ;

cellulaire ; internet ; fax ; ……)

6271 Annonces et insertions

6252 Assurance Matériel de transport

6277 Frais de colloques, séminaires, conférences

6283 Frais de télécopie

6220 Location et charges locatives

6240 Entretien Réparation et maintenance

7100 Subventions




ANNEXES




Annexe N°24.2

FORMULAIRE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Description

Montant

Solde sur le relevé bancaire

(fin du mois)

Ajouter : Dépôts en transit :

Chèque N°……………

Chèque N°…………...

Erreur provenant de la banque

Déduire chèque en circulation

Chèque N°……………………….

Chèque N°……………………….

Chèque N°……………………….

…………….

…………….

…………….

………………

………………

………………

Total banque ajusté

………………

Solde du livre de banque

Ajouter

Intérêts retenus par la banque

Commission bancaire sur le relevé

Erreur dans l’enregistrement du chèque

………………

………………

………………

………………

Solde corrigé

……………...




Annexe N°…

FORMULAIRE D’ARRET DE LA CAISSE

Espèce en caisse

Billets de 10.000 ……………………………

Billet de 5.000 ……………………………

Billet de 2.000 ……………………………

Billet de 1.000 ……………………………

Billet 500 ……………………………

Pièce de 500 ……………………………

Pièce de 250 ……………………………

Pièce de 200 ……………………………

Pièce de 100 ……………………………

Pièce de 50 ……………………………

Pièce de 25 ……………………………

Pièce de 10 ……………………………

TOTAL EN CAISSE …………………………

TOTAL EN CAISSE CONFORME AU …………………………

PLAFOND AUTORISE

L’ENCAISSE THEORIQUE …………………………

SURPLUS DE CAISSE OU DEFICIT DE CAISSE …………………………

Préparé par : ---------------- DATE : ---------------

Revu par : ---------------- DATE : ---------------

Fonction

APPROUVE PAR : --------------- DATE : ----------------

Annexe N°……




BON DE CAISSE

B.C N°………… DU /………… /……… Projet N° :………

Nom :…………………………………………………………………………………………………………………………

Prénoms :………………………………………………………………………………………………………………

Fonction :……………………………………………………………………………………………………………

Montant :Fcfa

Montant en lettre : …………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

Motif : ………………………………………………………………………………………………………………

Montant utilisé :

Solde remis :

Caissier Bénéficiaire Visa

Date : --------- date : -------- date : ------




FORMULAIRE D’AUTORISATION DE PAIEMENT

Annexe N°….

Pièce N°……………………

Je demande l’autorisation de payer par (choisir un):

Chèque N°…………………………

Cash

A l’ordre de:

NOM & PRENOMS: _______________________________

ADDRESSE: _______________________________

N° de

compte

Code du

projet

Description de la dépense Montant:

Montant total _____________________

______________________ _______________________

Signature Approuvé par

________________________ __________________________

Date Date

Fiches de postes




Annexe N°……

30/10/2005

Date du rapport: 22/03/2013 : 11:56

Fin de période: 2012/010

Taux : Ratios financier

Client:

Gestionnaire

du projet:

Identification :

Est coût

total: :

Code du projet: NCD01K : :

Titre du projet:

Code pays: SN

Début du

projet: 5/1/2004

% Fonds

dépensés:

:

Période de fin

du projet: 7/31/2006

Total projet

Budget cumul Ecart

Personnel

Salaires

Avantages

Consultants

Sous total Personnel

Autres coûts directs

voyage, Transport, Per Diem

fournitures

Equipements

Autres coûts directs

Services contractuels

Sous total autres coûts

Direct

Total coûts directs

Total Coûts indirects

Total




FICHE DE PRESENCE MENSUELLE

Nom &

Prénoms : Mois &

Année : Préparé

par :

(Nom de famille) (Prénoms) (Signature & Nom)

N° de

projet. :

fonction.

Lieu de

fonction:

Telephone

No.

(

Cochet les cases Journée

entière Demi- journée

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

a) Jours ouvrables b) Week ends c) Congés officiels d) Travail officiel

e) Congé annuel g) Repos maladie (sans

certificat )

h)

Repos maladie (certificat) 3/ Evacuation médicale 2/3/4/

i) Congé de maternité j) Absence pour rendez-

vous médical ou dentiste

k) Temps de compensation 6/

m) Absence non payée 7/ n) Absence payée 7/

1/ S’applique à ceux qui travaillent hors de leur pays. Note

2/ Joindre l’ordre de mission (i)

3/ Joindre le certificat médical (Original) (ii) .

4/ Indiquer la période exacte d’absence incluant les dates de voyages (iii) .

5/ 6/ Joindre fiche d’heure supplémentaire 7/ Joindre l’autorisation

Coordonnateur du Secrétariat Exécutif (Signature & Nom) (Date) (Signature & nom de l’employé) (Date)

REMARQUES

: