MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES … DE... · Coalition Paysanne de Madagascar CPM Ce MAPAF ou Manuel des procédures administratives, Comptables et financières est

Coalition Paysanne de Madagascar CPM

MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES, COMPTABLES

ET FINANCIERES

CPM – Lot VA 14 Bis DJ Tsiadana – 101 Antananarivo

Mail: [email protected] – Site web: www.cpm.mg

mailto:[email protected]

http://www.cpm.mg/


Ce MAPAF ou Manuel des procédures administratives,

Comptables et financières est un standard applicable à tous

les programmes, projets et activités de la Coalition

Paysanne de Madagascar.

“Ny Firaisankina no hery”

“L’Union fait la force”


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières 3

SOMMAIRE

A. PRESENTATION DE L’ORGANISATION ………………………………………………………….4

B. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET DESCRIPTION DES TACHES PAR POSTE …..7

C. PROCEDURES D’ELABORATION DES BUDGETS …………………………………………….11

D. PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT DE COMPTES ………………………………..…11

E. PROCEDURES D’ACHAT …………………………………………………………………………..12

1. Procédures appliquées aux petits achats …………………………………………………

2. Procédures d’achat consultant restreinte ………………………………………………..

F. PROCEDURES DE GESTION DE STOCKS EQUIPEMENTS ………………………………..12

1. Gestion des stocks …………………………………………………………………………..

2. Gestion des mobiliers ………………………………………………………………………

G. GESTION DES MATERIES INFORMATIQUES ………………………………………………..16

1. Règlements généraux ……………………………………………………………………….

2. Entretien et sécurité………………………………………………………………………….

3. Panne………………………………………………………………………………………….

H. GESTION DE TRESORERIE………………………………………………………………………18

1. La petite caisse …………………………………………………………………………….

Approvisionnement de la caisse …………………………………………………………

Les sorties caisse ………………………………………………………………………….

2. Le compte bancaire ……………………………………………………………………….

I. SYSTEME COMPTABLE ……………………………………………………………………….....21

1. Présentation ………………………………………………………………………………….

2. Le plan comptable …………………………………………………………………………..

3. Les journaux et schémas d’écritures usuelles ……………………………………………

4. Procédures comptables …………………………………………………………………….

J. PROCESSUS DE SUIVI ET CONTROLE BUDGETAIRE……………………………………26

K. GESTION DU COURRIER ………………………………………………………………………27



A. PRESENTATION DE L’ORGANISATION

Qu’est-ce que la CPM ?

La Coalition Paysanne de Madagascar ou Firaisankinan’ny Tantsaha eto Madagasikara (CPM), est une

organisation nationale des agriculteurs, éleveurs et ruraux de Madagascar créée en novembre 2001,

régie par l’ordonnance 60.133 du 03 octobre 1960 sous le N°2307/04-PA.ANT/SPAT.ASS du 14

janvier 2002.

C’est une plateforme de concertation, d’échanges d’expériences, d’information et de savoir-faire entre

paysans, leur permettant de réfléchir ensemble pour trouver les moyens de promouvoir le

développement rural et l’environnement dans la solidarité.

La CPM a pour objet :

a) de sensibiliser les paysans à s’organiser et à promouvoir la professionnalisation du métier

d’agriculteur afin de se responsabiliser grâce au développement associatif de leurs

organisations ;

b) d’échanger des informations, de se partager les expériences professionnelles, de réfléchir

ensemble pour trouver les moyens de s’épanouir face aux contraintes qui bloquent le

développement rural ;

d) de défendre les droits et intérêts fondamentaux des paysans dans toutes les instances qui les

concernent directement et dans toutes celles liées au développement rural ;

e) de représenter et se faire le porte-parole des paysans dans toutes les instances qui les

concernent directement et dans toutes celles liées au développement rural.

La vision de la CPM est « Paysans évoluant en liberté dans des structures et oeuvrant pour la

souveraineté du Pays ».

Son siège social se trouve au Lot VA 14 Bis DJ Tsiadana Antananarivo - Madagascar.



Rafi-pitantanana FTM/CPM

OPF 21

Fik. B1Fik. A1Fik. B

OPF 1 Fik. H

Fik. A

Vovonana Faritra A

Biraom-paritra A Biraom-paritra B

Kaominina

Distrika

Faritra

OPF 2 OPF 3

OPF 4 OPF 5 Fik. R

Fik. L

Fik. G

Fik. K

Fik. P

Fik. Z

Vovonana Faritra B

OPF 25

OPF 22

OPF 28

OPF 32 Fik. R1 Fik. Z1

Fik. L1

Fik. H1 Fik. K1

Solontena Solontena

Sekretaria teknika Sekretaria teknika

Fkt

Fivoriambe (Nasionaly)

Birao NasionalySekretaria teknika

Filankevi-pandrindrana

Mpikambana mpamorona

Mpiara miombon’antoka

Mpivoy hairaha



ORGANIGRAMME CPM

SECRETARIAT REGIONAL

COORDINATION NATIONALE

Comité

d’orientation et

de réflexion

Bureau

national

ASSEMBLEE

REGIONALE

Bureau

régional

ORGANISATIONS PAYSANNES MEMBRES

Coordinateur national

Secrétaire

administratif

Comptable

Assistant

technique

Gardien

Secrétaire régional

Antenne

ASSEMBLEE GENERALE



B. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET DESCRIPTION DES TACHES

B1. Structure organisationnelle

L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale est l’organe suprême de la CPM au niveau national. Elle est constituée par :

3 (trois) représentants de chaque Région, qui sont :

o 2 (deux) délégués élus et dûment mandatés par le Vovonana (Assemblée Générale

Régionale)

o Le Président du Bureau Régional

les 7 (sept) membres en exercice du Bureau National.

Les représentants des associations fondatrices, siégeant dans le Comité d’Orientation et de Réflexion

sont membres d’honneur de l’Assemblée Générale, en tant que tels ils n’ont pas de droit de voter.

L’Assemblée Générale siège tous les 4 (quatre) ans en session ordinaire. Une autre intersession

ordinaire siège tous les 2 (deux) ans pour discuter de la retouche de l’orientation du plan quadriennal

national. Toutefois, le Bureau National peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire si

besoin est.

Le Conseil d’Orientation et de Réflexion (COR)

Il est compose de 6 membres permanents et de nombre indéterminé de membre non permanent.

Les membres permanents, ayant mandat de 4 (quatre) ans sont :

1 (un) représentant mandaté par chacune des associations fondatrices de la CPM, à savoir :

Fekritama, FTMTK, RAFA et TITEM

1 (un) représentant élu par l’Assemblée générale de la Commission femmes paysannes de la

CPM

1 (un) représentant élu par l’Assemblée générale de la Commission jeunes agriculteurs de la

CPM.

Ils se réunissent en 2 (deux) sessions annuelles et, autant que de besoin, selon les convocations

envoyées par le Coordinateur du COR. La fonction de coordination est exercée annuellement, à tour de

rôle, par les représentants des associations fondatrices.

A l’occasion de la réalisation des actions permanentes de suivi et de l’évaluation quadriennale de la

gestion du Bureau National, les membres permanents peuvent être étoffés par les membres non

permanents suivants :

Représentant(s) des partenaires techniques et financiers de la CPM

Technicien(s) et personne(s) ressource(s) connaissant la CPM

Le Bureau National (BN)

Les membres du Bureau National sont élus parmi et au sein de l’Assemblée Générale, il est composé

de 7 (sept) membres se répartissant comme suit :

1 (un) Président National

1 (un) Premier Vice-président National

1 (un) Deuxième Vice-président National

1 (un) Secrétaire Général

1 (un) Trésorier National



2 (deux) Conseillers Nationaux.

Le Bureau National se réunit une fois par trimestre et autant que de besoin suivant la convocation de

son Président. Outre les conseils effectués par le Comité d’Orientation et de Réflexion, le Bureau

National peut recourir au service de technicien autant que de besoin. Il utilise aussi la formule Trépied

(Président National, Secrétaire Général et Trésorier National) pour les affaires courantes.

2. Description des responsabilités et tâches

Président National

Convoquer, diriger et coordonner le Bureau National et l’Assemblée Générale

Veiller à la réalisation des décisions de l’Assemblée Générale

Veiller à la prise en compte des recommandations émises par le COR

Représenter la plateforme devant le Tribunal et les autorités administratives

Représenter la plateforme auprès des organismes et organisations paires et partenaires

Cosigner avec le Trésorier National ou le Secrétaire Général les documents bancaires

autorisant le retrait des comptes ouverts au nom de la CPM

Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions et coordonner avec

ceux incombant aux autres fonctions

Déléguer par écrit une partie de ses pouvoirs à l’un quelconque des autres membres.

Premier Vice-président National

Concevoir et coordonner le développement des Régions CPM

Concevoir et coordonner les positions thématiques de la CPM

Assurer la coordination avec la Commission jeunes agriculteurs de la CPM

Représenter le Président National en cas d’absence et en cas de délégation de pouvoir de

celui-ci

Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions.

Deuxième Vice-président National

Penser et appliquer le développement de l’autonomie et de la capacité financière de la CPM

Concevoir et coordonner les projets intéressant la CPM

Assurer la coordination avec la Commission femmes paysannes de la CPM

Représenter le Président National en cas d’absence et en cas de délégation de pouvoir de

celui-ci

Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions

Secrétaire Général

Concevoir et coordonner les thématiques de formation pour la CPM

Coordonner le fonctionnement du Secrétariat Général

Assurer le secrétariat des réunions du Bureau National et de l’Assemblée Générale

Cosigner avec le Trésorier National ou le Président national les documents bancaires


Assurer la sécurisation des documents de la plateforme

Etablir les rapports moral et financier correspondant à ses attributions

Assurer la relation et communication avec les partenaires nationaux et internationaux.



Trésorier National

Détenir la caisse de la plateforme ainsi que les comptes bancaires de la plateforme

Assurer la sécurisation des documents financiers de la plateforme

Cosigner avec le Président National ou le Secrétaire Général les documents bancaires


Etablir le rapport financier en concordance avec les autres fonctions

Appuyer l’organisation à la recherche de moyens financiers

Mettre à jour les contributions des membres aux activités de la CPM.

Conseillers Nationaux

Assister les autres membres dans l’accomplissement de leurs taches

Recevoir du Président National des délégations de pouvoir pour représenter la CPM dans

des rencontres où aucun des autres membres ne peut se présenter.

Donner conseils aux autres membres du Bureau national.

Coordinateur National

Assurer en permanence les communications avec les membres du Bureau national. Il est le premier collaborateur du Bureau National au niveau de la coordination.

Assurer l’animation des organes de la CPM à tous les niveaux : national, régional et local

Coordonner et harmoniser l’exécution des missions des personnels en concertation avec les Bureau National.

Responsable des matériels de l’organisation

Consulter et avoir l’aval des membres du Bureau National avant d’exécuter. La décision politique est la responsabilité entière du Bureau National. Le Coordinateur National peut représenter l’organisation sous recommandation du Bureau National.

Effectuer le suivi / contrôle de la mise en œuvre des activités du projet par les leaders paysans à la base.

Proposer, établir et suivre le Plan d’Action de la CPM après sa validation.

Valider les rapports financiers mensuels établis par le Comptable.

Présenter le rapport d’exécution technique (narratif et financier) de CPM à chaque réunion des responsables, entre autres aux réunions des membres du Bureau National

Assurer l’envoi des rapports et informations nécessaires aux différents partenaires.

Participer à mener les négociations nécessaires auprès des partenaires institutionnels, financiers et techniques.

Cosigner avec le Président National ou le Secrétaire Général les documents bancaires.

Assistant technique

Collaborer avec le Coordinateur national à l’élaboration et la réalisation du Plan d’action, des projets et programmes de CPM.

Etablir les rapports narratifs à présenter aux membres et partenaires techniques et financiers après vérification du Coordinateur national.

Mettre à jour la base de données de CPM.

Collaborer avec le Coordinateur national à maintenir la bonne relation avec les partenaires techniques et financiers et à la recherche de nouveaux partenaires.

Remplace le Secrétaire administratif à son absence.



Comptable

Préparation des documents budgétaires et établissement de budgets ;

Préparation des aspects financiers des projets de développement ;

Tenue des journaux de banque

Etablissement d’état de rapprochement bancaire

Tenue de la comptabilité matière

Suivi et Contrôle de la gestion financière des Régions ;

Classement et conservation des pièces comptables ;

Organisation des consultations de prix ;

Engagement des dépenses ;

Tenue des états de réalisation des recettes et dépenses ;

Liquidation des factures ;

Liquidation de la paie, des charges sociales (CNaPS, OSIE), de l’IGR, préparation de l’état

de salaire, et des feuilles de paie ;

Calcul des prix de revient des services ;

Présentation à tout moment voulu la situation financière de l’organisation ;

Etablissement des états financiers de l’organisation ;

Etablissement des rapports financiers ;

Présentation de commentaire après analyse des états financiers ;

Préparation des documents comptables pour l’audit financier.

Secrétaire Administratif

Accueil et orientation des visiteurs

Gestion Administrative de la CPM

Organisation des rendez-vous et de l’agenda du Bureau National représenté par le Trépied ;

Communication permanente avec les Bureaux Régionaux et Secrétaires Régionaux ;

Travaux de secrétariat, de saisie et de reprographie du Bureau national représenté par le

Trépied concernant le service de l’organisation;

Travaux de traduction écrite et ou orale (simple).

Gestion du courrier (arrivée et départ) ;

Tenue des journaux de caisse

Gestion du personnel permanant ou non permanant (rédaction des contrats, tenue du fichier

du personnel, comptabilisation des congés, rédaction des sanctions,…) ;

Rédaction des correspondances simples, rédaction des rapports de réunion ;

Classement et conservation des correspondances et de la documentation générale ;

Stockage et gestion des fournitures de bureau et d’entretien ;

Collaboration effective avec tous les personnels de l’organisation et relation permanente

avec les responsables régionaux.

Gardien

Assurer la sécurité du bâtiment et des matériels au niveau du siège national tous les jours

ouvrable ; jours fériés et les week-ends.

S’entraider avec l’ensemble de personnel.



C. PROCEDURES D’ELABORATION DES BUDGETS

Chronologie

Fixation des objectifs

Etablissement de budget pluriannuel

Etablissement de budget annuel

Etape 1 : Fixation des objectifs

Les objectifs de projets et programmes de l’organisation sont fixés dès la signature du contrat avec les

bailleurs de fonds. Ils résultent d’une négociation entre les dirigeants de l’association et les

représentants du bailleur.

Etape 2 : Etablissement de budget pluriannuel

Le budget étant la traduction des objectifs et programmes en terme financier avec des calendriers de

réalisation et de déblocage. Ce budget pluriannuel est établi pour la période du contrat signé et qui vise

à atteindre le résultat final escompté.

Ce budget doit avoir l’approbation des bailleurs respectifs et annexé au contrat.

Etape 3 : Etablissement de budget annuel

Ce budget est obtenu en découpant le budget pluriannuel. Il correspond à la somme à transférer par les

bailleurs au cours de l’année.

D. PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT DE COMPTES

Objet

La procédure a pour objet de permettre le bon traitement des encaissements des subventions et autres

sommes reçues dans les comptes bancaires.

Subventions

Etape 1 : Réception de la somme

Les subventions sont transférées dans les comptes bancaires par le bailleur selon le calendrier convenu

lors de la signature du contrat. Le Secrétaire Général assure que ce calendrier soit respecté, sinon il

prend les mesures nécessaires pour assurer son respect : transfert à temps des rapports requis, relance,

confirmation auprès de la banque …

Etape 2 : Régularisation des formalités juridiques auprès des bailleurs



A la réception de l’avis de crédit de la banque, le Secrétaire Général émet la confirmation de réception

conformément au formulaire prévu pour cette fin et le transfert au bailleur. L’avis de crédit est par la

suite transféré au Comptable pour mettre à jour la comptabilité.

Autres recettes

Ce sont principalement les sommes reçues en contrepartie des prestations offertes par l’organisation :

journal FIRAISANKINA, cotisation des membres et ventes diverses.

- Journal FIRAISANKINA

Toutes les sommes reçues doivent faire l’objet d’un reçu. Le Secrétaire Administratif assure la

cohérence entre les sommes encaissées et le nombre de journal édité. Les écarts éventuels (dons …)

doivent être expliqués et présentés dans un rapport validé par le Secrétaire Général.

- Cotisation des membres et ventes diverses

Toutes les sommes reçues doivent faire l’objet d’un reçu.

E. PROCEDURES D’ACHAT

L’objectif des procédures à mettre en place dans le cycle Achats doit permettre de s’assurer que :

- tous les achats répondent bien aux besoins et uniquement aux besoins de l’Organisation ;

- les achats ont bien fait l’objet d’autorisation adéquate ;

- les achats ont été effectués dans les meilleures conditions économiques ;

- les achats sont correctement comptabilisés.

Les procédures appliquées aux petits achats sont applicables aux achats dont le montant ne dépasse pas

Ar 200 000. Le détail est développé à la section se rapportant à la gestion de la petite caisse.

F. PROCEDURES DE PERSONNEL

Mission

Chaque personnel qui part en mission doit apporter un ordre de mission bien rempli. Il appartient à la

Secrétaire Administrative d’établir et de classer les copies des ordres de mission.

Font l’objet d’un paiement du Perdiem les activités suivantes :

- formation ou mission hors place,

- mission durant plus d’un jour, donc faisant l’objet d’hébergement,

- activité n’ayant pas de relation avec le travail quotidien.

Il s’agit de sommes (espèce ou chèque) débloquées pour la réalisation d’une mission bien définie,

rattachée à l’objectif des activités géré par l’organisation.

Préparation du paiement

Etape 1 : Etablissement de l’ordre de mission et calcul du montant de l’avance sur mission

nécessaire

Le demandeur remplit le formulaire de l’ordre de mission et prépare un état des dépenses à engager

puis transmet ces documents à Monsieur le Coordonateur.



Etape 2 : Vérification et validation de l’ordre de mission et de l’état des avances

A la réception des documents le Coordonateur vérifie :

- Le rattachement de la mission à l’objectif et au planning préétabli,

- La durée de la mission,

- La valorisation de l’état des avances,

- La disponibilité du budget (afin d’éviter le dépassement budgétaire).

S’il accepte, il appose sa signature sur les documents et les transmet au demandeur qui va les apporter

au comptable pour paiement.

S’il n’accepte pas, il inscrit ses commentaires sur les documents et les retournes toujours au

demandeur pour ajustement.

Etape 3 : Préparation du paiement

A la réception des documents approuvés par le Coordinateur National, le Comptable s’assure qu’il n’y

a pas d’avances sur mission non apurées dans le compte du demandeur et s’il y en a, il exprime son

refus et retourne la demande à son origine. Sinon, le Comptable classe l’ordre de mission et l’état des

avances dans la chemise à payer en attente des procédures de paiements.

80% du montant du Per diem sera payé avant départ et 20% avant obtention du rapport de la

mission.

Rapports financiers de missions

Objet

Cette procédure a pour objet de traiter les rapports financiers du personnel et consultant recrutés

localement après la conclusion de leur mission.

La procédure est mise en œuvre par l’établissement de rapport financier. Les rapports financiers

doivent être soumis au Coordinateur National au plus tard sept (7) jours après le retour de mission.

Chronologie

Etablissement du rapport financier et du rapport de mission

Vérification des rapports

Traitement du rapport financier par le Comptable

Etape 1: Etablissement du rapport financier et du rapport de mission

A son retour, le missionnaire émet deux rapports :

- Rapport de mission qui relate le déroulement de sa mission et les résultats obtenus. La

forme de présentation peut varier selon le cas,

- Rapport financier selon un formulaire pré imprimé accompagné des pièces justificatives

y afférentes.

Ces deux rapports sont déposés au Coordinateur National pour vérification et validation.

Etape 2 : Vérification des rapports

A la réception des rapports, le Coordinateur National procède à la vérification pour fin de validation

du rapport de mission. Par cette occasion, il vérifie aussi la cohérence entre le rapport de mission et le

rapport financier. Il n’effectue pas une vérification approfondie du rapport financier.



Au bout de cette vérification, s’il accepte, il signe le rapport financier, le transmet au Comptable et au

Secrétaire Administratif afin de classer le rapport de mission. S’il n’accepte pas, il émet ses

commentaires sur les documents et retourne ceux-ci au missionnaire pour correction.

Etape 3 : Traitement du rapport financier par le Comptable

A réception du rapport financier, le Comptable :

- vérifie l’exactitude des taux et la conformité des justificatifs ;

- vérifie les pièces ;

- vérifie les informations saisies sur le rapport financier ;

- vérifie le montant de l’avance reçue ;

- vérifie le reliquat à payer ;

A la fin de sa vérification, si le Comptable accepte, il signe sur le rapport, met à jour les écritures

comptables et classe le rapport. Pour des éventuels reliquats à payer, il déclenche les procédures de

paiement.

S’il refuse, il retourne le rapport au missionnaire pour fin de régularisation.

Réunion membre de Bureau National et représentations

Les frais y afférents pendant la réunion ; représentation ; mission des membres de Bureau National

sont payés comme ce qui suit :

REUNION BN

DEPENSES

Rubriques Coût unitaire

Montant Taxi-brousse Taxi-ville Autres

Frais de déplacement:

Président : Randrianony Louis Raymond 16 000,00 20 000,00 36 000,00

Vice Président I: Andrianantenaina Monja Ernest 70 000,00 20 000,00 90 000,00

Vice Président II: Rabetrano Richard 5 000,00 20 000,00 25 000,00

Secrétaire Général: Rakotomandimby Hajasoa 20 000,00 20 000,00

Trésorier national: 4 000,00 20 000,00 24 000,00

Conseillere: Mamololona 69 000,00 20 000,00 89 000,00

Conseiller: Albert 42 000,00 20 000,00 62 000,00

Per diem: -

Restauration 15 000,00 15 000,00

Hébergement 10 000,00 10 000,00

Recharge téléphone 10 000,00 10 000,00

Charges sociales 10 000,00 10 000,00

Indemnité de représentation du Président (par mois) 100 000,00 100 000,00



MISSION

DEPENSES

Rubriques Coût unitaire

Montant Taxi-brousse Taxi-ville Autres

Frais de déplacement:

Président : Randrianony Louis Raymond 16 000,00 20 000,00 36 000,00

Vice Président I: Andrianantenaina Monja Ernest 70 000,00 20 000,00 90 000,00

Vice Président II: Rabetrano Richard 5 000,00 20 000,00 25 000,00

Secrétaire Général: Rakotomandimby Hajasoa 20 000,00 20 000,00

Trésorier national: Rabefeno Jean Berthin 4 000,00 20 000,00 24 000,00

Conseillere: Mamololona 69 000,00 20 000,00 89 000,00

Conseiller: Albert 42 000,00 20 000,00 62 000,00

Per diem: -

Restauration/JOURNEE 20 000,00 20 000,00

Hébergement/ NUITEE 30 000,00 30 000,00

Indemnité de mission des membres de bureau (par jour) 20 000,00 20 000,00

AUTRES FRAIS

La Représentation par l’un membre de Bureau National Le représentant reçoit Un frais de déplacement selon l'indication du tableau précédent et une Indemnité de représentation fixée à 15 000Ar / jour si il n’y a pas de prise en charge par l’organisateur. Ex: Un membre de bureau national Analamanga: Frais de déplacement 5000Ar + Indemnité de représentation 15000Ar Il doit y avoir: une lettre d'invitation officielle Le représentant dressera un rapport de la réunion et le transmettra une copie au Coordinateur National et une copie au Secrétaire Administratif pour classement La désignation d’un/une représentant est faite selon le thème obtenu de l’organisateur

Salaires

Objet

Cette procédure a pour objet de traiter les salaires du personnel. La procédure est mise en œuvre par le

Comptable.



Chronologie

Collecte d’information pour la préparation de la paie

Préparation de l’Etat de paie et des fiches de paie

Approbation des documents

Etape 1 : Collecte d’information pour la préparation de la paie

Au plus tard, le 25 de chaque mois, le Comptable collecte les informations sur la paie (recrutement,

départ …) durant le mois écoulé. Les faits non pris en compte (survenant entre le 25 et la fin du mois)

sont imputés dans la paie du mois suivants.

Etape 2 : Préparation de l’Etat de paie et des fiches de paie

Le Comptable prépare par la suite l’état de paie et les fiches de paie en tenant compte des informations

collectées précédemment. Puis, il transmet le tout (Etat et fiche de paie) au Coordinateur National pour

approbation.

Etape 3 : Approbation des documents

A la réception des documents, le Coordinateur National vérifie leur exactitude et cohérence puis y

appose sa signature en cas d’acceptation. S’il n’accepte pas, il retourne les documents avec ses

commentaires au Comptable pour ajustement. Le document accepté est par la suite transféré au

Comptable pour préparation du paiement.

G. PROCEDURES DE GESTION DE STOCKS/ EQUIPEMENTS

Il est traité ici le problème de la gestion des biens appartenant à la CPM. Il est attendu de chaque

membre et membre du personnel que les biens et équipement appartenant à la CPM doivent être

utilisés avec soins. L’utilisation de biens et équipements à de fins personnelles est strictement interdite.

Gestion des stocks

Cette procédure identifie toutes les opérations à effectuer lors de l’achat de matériaux, de fournitures

de bureau ou de pièces détachées pour les équipements.

Chronologie

Saisie des entrées sur fiche de stock

Saisie des sorties du stock

Actualisation du stock

Réapprovisionnement éventuel

Inventaire

Classement des documents

Etape 1 : Saisie des entrées sur fiche de stock



Tous les matériaux et les pièces détachées achetés pour le fonctionnement de l’Organisation doivent

faire l’objet d’une entrée sur une fiche de stock sur la base d’un bon de réception par le Secrétaire

Administratif. Il faut y mentionner la date d’entrée en stock, la quantité et le projet Bénéficiaire.

Etape 2 : Saisie des sorties du stock

Lorsque le Secrétaire Administratif reçoit une demande de sortie de matériaux, de pièces détachées,

approuvé par le Coordinateur, il sort les biens demandés, effectue la sortie sur la fiche de stock en

mentionnant la date de sortie, le code budgétaire (Projet ou Frais Généraux) le nom du bénéficiaire et

sa signature.

Etape 3 : Actualisation du stock

Après chaque entrée ou sortie du stock, la colonne balance de la fiche de stock doit être actualisée de

manière à toujours savoir exactement le nombre de pièces de chaque article en stock.

Etape 4 : Réapprovisionnement éventuel

Il appartient au Secrétaire Administratif de gérer ses stocks de manière à ne pas avoir de rupture pour

les articles couramment utilisés.

Avant de procéder au réapprovisionnement, il doit :

- Définir et demander les besoins du personnel ;

- Dresser la liste de ces besoins ;

- Faire une demande de réapprovisionnement conformément aux procédures d’achat.

Etape 5 : Inventaire

Tous les six (6) mois, le Secrétaire Administratif sous contrôle du Comptable est tenu de fournir un

inventaire des stocks au Coordinateur National.

Etape 6 : Classement des documents

Les fiches de demande de matériaux, de fournitures et pièces doivent comporter la date de livraison

des articles demandés et être classées par ordre chronologique. Les fiches de stock seront classées dans

un classeur par ordre alphabétique en séparant les matériaux, des fournitures et des pièces de rechange.

Les inventaires semestriels seront classés séparément Les Fiches de suivi de livraison seront classées

suivant les codes budgétaires de chaque Programme ou Projet.

Gestion des mobiliers

Tous les biens d’équipement et de mobilier acquis dans le cadre de l’exécution des activités de CPM

seront listés sur un inventaire. Dès réception des biens, on leur attribuera un numéro d’inventaire.

Chronologie

Attribution d’un numéro d’inventaire

Ouverture d’une fiche individuelle d’inventaire/mouvement

Etablissement de l’inventaire



Etape 1 : Attribution d’un numéro d’inventaire

A réception de chaque bien d’équipement ou de mobilier, il sera identifié en lui attribuant un numéro

d’inventaire (sticker) qui permettra de localiser le bien. Ils seront apposés sur le bien d’équipement ou

le mobilier de manière à ce qu’ils soient facilement décelables tout en essayant de rester discrets.

Etape 2 : Ouverture d’une fiche individuelle d’inventaire/mouvement

Le Secrétaire Administratif ouvre ensuite une fiche individuelle d’inventaire/mouvement qui

mentionnera le numéro d’inventaire, la marque, le type, le numéro de série et le nom de la personne

utilisant le bien d’équipement ou mobilier et sa localisation ou magasin si le bien reste en magasin. On

y mentionnera aussi les changements d’utilisateur ou de localisation.

Cette fiche sera signée par l’utilisateur qui devient ainsi responsable du bien mis à sa disposition.

Etape 3 : Etablissement de l’inventaire

Tous les biens d’équipement et de mobilier devront être listés sur cet inventaire.

Il comportera les colonnes suivantes :

- numéro d’inventaire,

- description,

- marque,

- numéro de série,

- prix d’achat,

- date d’acquisition,

- localisation,

- date du dernier inventaire,

- condition.

Cet inventaire devra être mis à jour tous les six mois par le Secrétaire Administratif et vérifié par le

Coordinateur national. Tout bien manquant doit être signalé immédiatement et faire l’objet d’un

rapport détaillé sur les conditions de la disparition. (Vol ou autre).

H. GESTION DES MATERIELS INFORMATIQUES

Objet

Cette procédure indique les consignes à respecter pour assurer la protection et la bonne marche des

matériels informatiques

Règlements généraux

- Le Secrétaire Administratif est le premier responsable des matériels informatiques.

- L’utilisation de ces matériels doit être approuvée par le Coordinateur National.

- Les matériels (desk ou portable) ne devront être déplacés en dehors de l’Organisation qu’avec

l’accord du Coordinateur National.

Entretien et sécurité

Les matériels doivent être nettoyés chaque matin avec un chiffon sec ou un peu humide (sécurité

contre la poussière).



Des entretiens périodiques seront effectués par les techniciens du fournisseur. Dans ce cas, ces

techniciens devront avoir l’autorisation du responsable logistique avant d’accéder au matériel (sous

accord du Coordinateur National).

Les matériels ne doivent être exposés ni au soleil, ni à l’humidité et ni à la poussière. Ils doivent être

placés dans des endroits loin des champs magnétiques.

A chaque arrêt de travail (fin de journée), il faut couvrir les matériels de leurs housses de protection.

Panne

En cas de panne du matériel, il faut avertir immédiatement le responsable (le Coordinateur National).

Une fiche historique du matériel, pour le recensement de toutes pannes ou incidents, ainsi que les

entretiens effectués sur chaque machine, doit être tenu.

I. GESTION DE TRESORERIE

La petite caisse

Approvisionnement de la caisse

La procédure a pour objet de permettre le réapprovisionnement de la petite caisse de CPM. La petite

caisse est une caisse à fonds fixes de Ar 200 000, Ce fond concerne uniquement pour les petits

fonctionnements du bureau national. Mais en cas d’Ateliers ou de missions quelles que ce soit, le

paiement se fait en espèces car les paysans éprouvent des difficultés à aller à la banque.

La caisse est à fonds fixe, c'est-à-dire qu’on approvisionne toujours la caisse du montant qui permet de

le porter au montant du plafond.

Le réapprovisionnement n’est effectué qu’après avoir effectué l’arrêt de caisse et la présentation de

toutes les pièces justificatives des dépenses déjà effectuées.

Le réapprovisionnement est déclenché dès que le niveau de la caisse est égal ou inférieur à 25% du

plafond.

Chronologie

Arrêté de la caisse

Contrôle de la caisse

Etablissement du chèque et du mémo d’imputation

Etape 1 : Arrêté de la caisse

Le caissier (Secrétaire Administratif) qui tient le journal de caisse ; prépare un arrêté de caisse sur

Excel et inscrit dans le cahier d’arrêter la caisse :

- la date,



- le solde initial de la caisse,

- le montant de reconstitution effectué au cours de la période,

- le montant des autres recettes effectuées sur la caisse,

- le total des recettes,

- le montant des dépenses justifiées effectuées sur la caisse au cours de la période

Etape 2 : Contrôle de la caisse

Le Comptable procède au contrôle de la caisse sur la base :

- de la fiche préparée par la caissière,

- du journal de caisse,

- des mémos d’imputations de caisse,

- des espèces en caisse.

Le Coordinateur national ou le Secrétaire Général contrôle l’exactitude de chaque montant indiqué sur

l’arrêté :

Montant Commentaires

Solde initial doit correspondre au solde en caisse au dernier arrêté

Reconstitution doit correspondre au montant des dépenses justifiées au dernier arrêté et

au montant des reconstitutions

Autres recettes doivent correspondre au total des espèces reçus émis pour les autres

recettes

Sous- total doit être égal au total des montants précédents

Dépenses justifiées doivent être égales à la somme des dépenses supportées par un bon de

caisse et une facture

Solde théorique égal à la différence entre le total des recettes et les dépenses justifiées

Solde en caisse doit être égal au total des espèces contenues dans la caisse

En cas d’exactitude de la caisse, la différence entre le solde théorique et le solde des espèces en caisse

doit être nulle. Le Comptable approuve en inscrivant :

- son nom

- la date d’approbation

- sa signature

Au cas où une différence sur la caisse a été constatée et n’est pas justifiée par le caissier, celui–ci doit

versé le montant de cette différence en caisse.

Etape 3 : établissement du chèque et du mémo d’imputation

Le Comptable prépare par la suite un chèque de réapprovisionnement qu’il transmet par la suite au

Coordinateur national pour signature.

Les sorties caisse

La procédure a pour objet de permettre l’exécution des petites dépenses de fonctionnement sur la

caisse. La petite caisse est prévue pour le paiement des dépenses n’excédant pas Ar 200 000.

Ces factures correspondent en général à :

- des fournitures, entrant dans le cadre des frais de fonctionnement,

- des prestations de service entrant dans le cadre des frais de fonctionnement.



Les autres dépenses sont payées par chèque.

Chronologie

Préparation du paiement

Décaissement et justification de la sortie de fonds


La sortie de fonds dans la caisse peut être déclenchée sous la manière de réception d’une demande de

sortie de fonds approuvée par le Coordinateur National.

Etape 2 : Décaissement et justification de la sortie de fonds

Après avoir reçu le document indiqué ci-haut et effectué les vérifications adéquates, le caissier les

classe et débloque la somme. La comptabilité sera mise à jours quand les pièces sont transférées au

comptable après le renflouement de la petite caisse.

Le compte bancaire

Les chèques et toutes les pièces de banque sont détenus par le Comptable tandis que la signature est

effectuée en double entre le Président National, le Secrétaire Général et Coordinateur National.


A la réception des demandes d’achat et demande de déblocage de fonds approuvées par le

Coordinateur National ou à l’arrivée de l’échéance des factures fournisseurs, le Comptable prépare le

chèque et le transmet avec les justificatifs aux signataires.

Etape 2 : Remise des chèques au fournisseur

Après signature, les signataires retournent le chèque au Comptable qui le photocopie et remet

l’original au fournisseur qui acquitte la facture au moment de la réception. La copie du chèque est

jointe aux factures et autres documents l’accompagnant pour saisie et classement.

Etape 3 : Suivi et rapprochement des comptes bancaires

A la fin de chaque mois, le comptable édite le brouillard de banque et le rapproche au relevé bancaire.

L’état de rapprochement définitif est par la suite transféré au Coordinateur national qui effectue les

vérifications appropriées, signe sur l’état et le classe chez lui. S’ils ont des observations, ils ne signent

pas mais retournent l’état au comptable avec ses commentaires.

J. SYSTEME COMPTABLE

Présentation

La comptabilité de l’Organisation est destinée à lui permettre de mesurer sa performance et de

connaître son patrimoine.



Le système comptable vise à permettre au centre d’enregistrer toutes les opérations le concernant et

uniquement les opérations le concernant.

Le système à mettre en place devra permettre d’établir :

- la situation du patrimoine de l’Organisation (le bilan) ainsi que son évolution (le tableau de flux de

trésorerie)

- les résultats de son exploitation (compte de résultat).

Par ailleurs, il devra permettre d’analyser les performances de chaque activité (code analytique) ainsi

que le suivi des réalisations budgétaires (code budgétaire). Néanmoins, il est à noter que ces niveaux

d’analyse nécessitent l’utilisation de logiciel comptable approprié.

Enfin, le système pourrait constituer une obligation incombant à l’Organisation au fur et à mesure du

changement de bailleur.

Le système comptable décrit :

- Le plan comptable

- Les journaux à utiliser

- Les schémas d’écritures usuelles

- Le système de traitement

- Les modèles d’états financiers.

Le plan comptable

Le plan comptable comporte :

- Le plan des comptes généraux

- Le plan budgétaire

Le plan des comptes généraux

En conformité avec les Art. 510-1 et suite du PCG 2005, un Plan Comptable est utilisé pour assurer les

travaux de comptabilité générale auprès de l’organisation. Les éléments du plan de compte par nature

recommandé dans le PCG 2005 a servi de base de conception du plan comptable de CPM, codifié sur

sept chiffres numériques au niveau le plus détaillé, qui est listé en Annexe.

Les éléments suivants doivent être considérés relatifs au Plan Comptable :

Par souci d’harmonisation, la création d’un nouveau compte doit émaner du département

Comptabilité. Les communications y afférentes, de la communication des besoins de création

d’un compte précis jusqu’à la communication du compte nouvellement créé à toutes les entités

concernées doivent être matérialisées sous forme écrite ;

Les trois positions obligatoires définies dans le PCG 2005 sont à respecter lors de la création de

nouveaux comptes sauf dispositions expresses contraires.

Plan budgétaire

Le plan budgétaire consiste en la codification de chaque rubrique budgétaire en vue de paramétrer le

logiciel pour faciliter le suivi en cours d’exécution.



Les journaux et schémas d’écritures usuelles

Les comptes sont tenus par le comptable et vérifié périodiquement par le Coordinateur national.

- Subventions d’exploitation et d’équipement

A la réception de l’avis de crédit :

Comptes débités Comptes

crédités D C Intitulé

512XX Banque

627XX Frais bancaire

74XX Subvention d’exploitation

Constatation de la réception

A la fin de l’exercice :




13XX Subvention d’équipement

Virement en subvention d’équipement du montant correspondant aux acquisitions



139XX Subvention virée au compte de résultat

75XX QP de subvention virée au résultat

Virement en charge du montant correspondant à la dotation aux amortissements

- Avances de fonds (aux missionnaires étrangers)

Au moment du paiement des charges pour le compte du missionnaire :



46XX Missionnaire à recevoir

512XX ou 53XX Banque ou caisse

Décaissement

A la réception du remboursement :



512XX Banque


Réception de l’avis de crédit



A la fin de l’exercice



65XX Autres charges d’exploitation


Régularisation si l’avance excède le remboursement





Régularisation si l’avance est inférieur au remboursement

- Achats d’immobilisation

Au moment de l’achat



21XX Immobilisations


Réception de l’immobilisation

A la fin de l’exercice



68XX Dotation aux amortissements

28XX Immobilisations : amortissements

Dotation aux amortissements

- Autres achats



60XX Charge par nature


Approvisionnement

- Personnel :

Mission

Au moment de l’octroi de l’avance :





42XX Personnel : avance sur mission


Ordre de mission et budget de mission approuvé

Présentation du rapport et pièces justificatives au retour :




512XX Banque


Selon rapport de mission avec remboursement excédent






Selon rapport de mission avec paiement en sus

Salaire

Au 25 du mois :



64XX Rémunération du personnel

421XX Rémunération due au personnel

431XX CNaPS à payer

433XX OSTIE à payer

445XX IRSA

425XX Avance au personnel

Etat de salaire




431XX CNaPS à payer

433XX OSTIE à payer



Charge patronale

Au moment du paiement




512XX ou 53XX Immobilisations : amortissements

Paiement de salaire

Procédures comptables

Etape 1 Saisie des pièces comptables

Les pièces comptables sont saisies dans les journaux correspondants.

Les pièces saisies doivent contenir les comptes débités et crédités, le numéro d’ordre dans le journal

correspondant et une marque de saisie.

Etape 2 Tenue des grands livres

Les grands livres récapitulent les mouvements de chaque compte. Les écritures saisies dans les

journaux sont reportées aux grands livres correspondant, si bien qu’à un moment donné on peut savoir

le solde de chaque compte et les mouvements constituant le solde.

Etape 3 Etablissement de la balance des comptes trimestrielle

A chaque fin du trimestre, le Comptable devrait établir la balance des comptes à partir des grands

livres arrêtés à la fin de la période.

Cette balance servira pour fins d’élaboration des états financiers.

Etape 4 Etablissement des états financiers trimestriels

A partir de la balance des comptes, le Trésorier National effectue une vérification d’éléments de la

balance et procède aux régularisations nécessaires.

K. PROCESSUS DE SUIVI ET CONTROLE BUDGETAIRE

Etape 1 : Traitement des opérations

Les opérations sont traitées simultanément à la Comptabilité.

Pour ce faire, à chaque opération comptable utilisant un compte d’investissement, de charge ou de

produit, le Trésorier National ou le Secrétaire Général effectuera l’affectation dans les rubriques

budgétaires correspondantes.

A la fin de chaque période, le Comptable établit une balance des rubriques budgétaires (en même

temps que les balances des comptes).

Le Responsable de l’Organisation établit enfin les états correspondants après vérification des balances.

Etape 2 : Comparaison



Le Coordinateur national effectue une comparaison entre les prévisions et les réalisations. Il fait

ressortir les écarts constatés.

Cette comparaison, devrait être faite en volume et en montant.

Etape 3 : Identification des solutions

Pour remédier aux problèmes éventuels qui ont causé des écarts, le Comptable et les Responsables de

l’Organisation essayent d’identifier les solutions pour se rapprocher du budget.

Etape 4 : Mise en œuvre des solutions

Le Coordinateur national met en œuvre les solutions qu’il juge nécessaires.

L. GESTION DU COURRIER

Courrier départ

Tout courrier sortant doit être enregistré dans le registre « Courrier Départ » ou « Mail Départ », s’il

s’agit d’un mail, avant sa transmission au destinataire.

Le registre « Courrier Départ » ou « Mail Départ » contient les informations suivantes :

– le numéro attribué au courrier,

– la date de départ,

– le destinataire,

– l’objet du courrier,

– le nom ou le service de l’expéditeur

– les éventuelles observations.

Les accusés de réception sont matérialisés, soit dans un cahier de transmission, soit sur le double du

document transmis.

Une copie de chaque courrier officiel doit être conservée par le Secrétaire Administratif pour archive.

Courrier arrivée

Tout courrier à caractère privé est directement remis à son destinataire.

Les courriers à caractère professionnel sont systématiquement enregistrés par le Secrétaire

Administratif dans le registre « Courrier Arrivée » ou le registre « Mail Arrivée », s’il s’agit d’un mail.

Le registre « Courrier Arrivée » ou « Mail Arrivée » contient les informations suivantes :

– Le numéro d’ordre de réception

– la date d’arrivée,

– la date et le numéro de la correspondance,

– l’expéditeur,

– l’objet du courrier,

– le destinataire.

–

La réceptionniste appose le cachet « ARRIVEE LE » sur le courrier et inscrit la date et le numéro

interne attribué au courrier.

Tout courrier professionnel reçu devrait être transmis au Coordinateur National pour prise de

connaissance avant que le Secrétaire Administratif l’affecte aux destinataires.



Classement des courriers au niveau du Secrétaire Administratif

Le Secrétaire Administratif est doté d’un espace de rangement qui lui est propre afin de l’aider à

garder la confidentialité des courriers.

Le classement se fait suivant les critères suivants :

– courriers personnels du Coordinateur National destinés à l’organisation,

– copies des courriers internes,

– courriers entrants,

– courriers sortants



ANNEXES

Documents

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES … DE... · Coalition Paysanne de Madagascar CPM Ce MAPAF ou Manuel des procédures administratives, Comptables et financières est