Manuel de Procédures Administratives, Financières et

Royaume du Maroc Chef du Gouvernement

Ministère délégué auprès du Chef du Gouvernement Chargé des Affaires Générales et de la Gouvernance

Manuel de Procédures Administratives, Financières et

Techniques

CAISSE DE COMPENSATION

Manuel de Procédures Administratives, Financières et Techniques

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PRESENTATION DE LA CAISSE DE COMPENSATION ORGANIGRAMME PARTIE I : PRESENTATION DU MANUEL

1. OBJECTIFS 2. MISE A JOUR DU MANUEL

PARTIE II : DIVISION ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

1. ORGANIGRAMME RETENU 2. MISSIONS ET OBJETIFS 3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE

3.1 SERVICE COMPTABILITE 3.1.1 PROCEDURES RELATIVES A LA TENU ET DUIVI DU BUDGET 3.1.2 PROCEDURES RELATIVES A LA TENU ET L’ARRETE DES COMPTES DE

LA CAISSE DE COMPENSATION 3.1.3 PROCEDURE RELATIVE AU PAIEMENT 3.1.4 PROCEDURE RELATIVE AU SUIVI DE LA TRESORERIE

3.2 SERVICE ADMINISTRATIVE ET RESSOURCES HUMAINES

3.2.1 APPROVISIONNEMENT EN MATERIELS ET FOURNITURES BONS DE COMMANDE

3.2.2 PRINCIPALES DISPOSITIONS DE PASSATION DES MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES OUVERTS

3.2.3 L’INVENTAIRE PHYSIQUE DE STOCK ET IMMOBILISATION 3.2.4 LA GESTION DU PARC AUTOMOBILE 3.2.5 PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER

3.3 SERVICE DU CONTROLE INTERNE ET ADMINISTRATIF

3.3.1 CONTROLE DES DOSSIERS DE SUBVENTION EMANANT DE LA DIVISION TECHNIQUE

3.3.2 CONTROLE DES DOSSIERS DE SUBVENTION EMANANT DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE

3.3.3 LA MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURE 3.3.4 SUIVRE LES STATISTIQUES 3.3.5 PREPARER LES RAPPORTS MENSUELS DE COMPENSATION


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PARTIE III : DIVISION TECHNIQUE 1. ORGANIGRAMME RETENU 2. MISSIONS ET OBJETIFS 3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION TECHNIQUE

3.1 PROCEDURE SERVICE SUCRE ET PETROLE

3.1.1 FILIERE SUCRIERE 3.1.2 PRODUITS PETROLIERS

3.2 PROCEDURE SERVICE DU GAZ BUTANE 3.2.1 MISE A LA CONSOMMATION DU GAZ BUTANE 3.2.2 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT DU GAZ BUTANE 3.2.3 PROCEDURE DE RESTITUTION DES MONTANTS DU GAZ BUTANE 3.2.4 PROCEDURE LA MARGE SPECIALE POUR LE FINANCEMENT DES

STOCKS DE SECURITE 3.2.5 LA REGULARISATION DES IMPORTATIONS DU GAZ BUTANE 3.2.6 PROCEDURE DES SURESTARIES

3.3 PROCEDURE SERVICE PAIEMENTS – PRECOMPTES


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PRESENTATION DE LA CAISSE DE COMPENSATION

Les missions de la Caisse de Compensation, telles que fixées par son Dahir de création de 1941 et redéfinies par le Dahir n° 1-74-403 du 19 septembre 1977, consistent essentiellement en la stabilisation des prix. La Caisse de Compensation se charge essentiellement du règlement des subventions au profit des opérateurs, surtout au titre des produits pétroliers liquides et gazeux et du sucre. La subvention est déterminée par la différence entre le coût de revient de chaque produit et le prix de vente qui est fixé par les pouvoirs publics. L’article 3 du Dahir de 1977 a fixé la composition du Conseil d’Administration de la Caisse de compensation et ont le Président M. le Chef du Gouvernement. Le Conseil peut faire appel, à titre consultatif, à toute personne dont la participation est jugée utile, et dispose de tous les pouvoirs nécessaires à la bonne marche de la Caisse de Compensation notamment : Fixe les opérations qui doivent bénéficier de l’aide de la compensation et des

subventions accordées ainsi que les prélèvements appliqués ;

Détermine les montants des subventions ;

Arrête le budget et les comptes et décide de l’affectation des résultats ;

Elabore le statut du personnel et le fait approuver dans les conditions prévus

par la législation applicable au personnel des établissements publics.

En juin 2013, un Comité d’Audit a été créé auprès du Conseil d’Administration de la Caisse de Compensation, en vue de :

o Apprécier le dispositif de contrôle interne ;

o Apprécier le fonctionnement, l’organisation, les procédures et les programmes de travail de la fonction du contrôle interne ;

o Suivre et apprécier le contrôle des dossiers de compensation et émettre des recommandations au Conseil à propos de ce contrôle ;


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o Examiner toute proposition émanant d’un membre du Conseil ou d’une partie prenante concernant le contrôle des dossiers de compensation, ou tout autre domaine de gestion de la Caisse de Compensation ;

o Apprécier les principes et méthodes comptables ;

o Examiner la cartographie des risques et apprécier l’importance des risques et notamment ceux relevés dans les rapports des auditeurs internes et externes ;

o Donner son avis sur le choix des auditeurs comptables et financiers externes ;

o Donner son avis sur les termes de référence des audits comptables et financiers et tout autre audit décidé par le Conseil ou par le Comité ;

o Superviser le déroulement des missions d’audit ;

o Réceptionner, analyser et commenter les rapports d’audit et valide les travaux effectués ;

o Examiner les plans d’action et les rapports d’audit ;

o Suivre l’application par la Caisse de Compensation des recommandations émises ;

o Participer (le Comité ou certains de ses membres) aux réunions de la Caisse de Compensation tenues avec les auditeurs externes ;

o Donner son avis et émettre des recommandations sur toutes les opérations se rapportant à la Caisse de Compensation et ses activités.

LA COMPENSATION EN INDICE : En 1980, les pouvoirs publics ont engagé une politique de libéralisation

progressive des prix qui a touché un certain nombre de produits tels le lait, le beurre, les engrais, le conditionnement des huiles, le gasoil de pêche, le carburéacteur et les huiles alimentaires. Il s’en est suivi une limitation de l’intervention de la Caisse aux seuls produits pétroliers et au sucre.

En 1995, un système d’indexation a été mis en place dans le cadre de la

libéralisation du commerce extérieur, destiné à refléter les fluctuations des cours internationaux sur le marché national.

En 2002, une révision de la structure des prix des produits pétroliers a permis

de supprimer 10 postes de subvention et de ramener le coefficient d’adéquation de 6,5 à 2,5%.


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En 2009, le dit coefficient a été supprimé. La même année a connu l’extension du système de compensation au fuel spécial ONEE avec l’introduction d’une ligne spéciale dans la structure des prix.

Durant la période de 2000 à 2013, exception faite de 2010 et 2011, les prix des

produits pétroliers liquides ont connu plusieurs variations à la hausse et de légères baisses.

En septembre 2013, un système d’indexation limitée et partielle des prix de

certains produits pétroliers a été instauré. Le fuel ONEE est exclu de l’indexation partielle, l’Etat continue à le prendre en charge comme le gaz butane.

En janvier 2014, le gouvernement a décidé l’indexation totale des prix de

l’essence et du fuel industriel en maintenant l’indexation partielle du gasoil. Pour ce dernier produit, un calendrier a été fixé en vue de réduire graduellement sa subvention unitaire en la ramenant de 2,15 DH/l le 16 janvier 2014, à 0,80 DH/l à partir du 16 octobre 2014.


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ORGANIGRAMME DE LA CAISSE DE COMPENSATION

DIRECTION

DIVISION ADMINISTRATIVE ET FIANANCIER

SERVICE CONTROLE INTERNE ET ADMINISTRATIF

SERVICE INFORMATIQUE ET MAINTENANCE

SERVICE COMPTABILITE

SERVICE ADMINISTRATIF ET RESSOURCE HUMAINE

DIVISION TECHNIQUE

SERVICE SUCRE ET PETROLE

SERVICE GAZ BUTANE

SERVICE PAIEMENTS-PRECOMPTES

BUREAU D’ORDRE


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PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURE Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et technique de la Caisse de Compensation. Il est un instrument d’organisation de travail qui a pour objectif de :

o Décrire les tâches et opérations à réaliser au niveau de chaque intervenant en dressant les activités et tâches qui leur sont confiées;

o Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et technique ;

o Décrire l'organisation administrative, financière, budgétaire et technique de la Caisse de Compensation ;

o Traduire en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de travail ou d’activité donné.

o Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer et définir les responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit de la subvention ;

En effet, ce manuel des procédures joue plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on peut citer :

o C’est un référentiel de communication: par sa conception, il permet à chaque intervenant d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités et suivants selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous ;

o C’est un référentiel de formation : il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes ;

o C’est un référentiel de gestion : il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion de la Caisse de Compensation de la totalité des composantes de son système. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme de la Caisse de Compensation;


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o C’est un référentiel de contrôle: il aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et de l'évaluation des procédures de contrôle interne ;

o C’est un référentiel d'information : il permet aux différents responsables d'analyser tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations.


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1. ORGANIGRAMME RETENU DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

2. MISSIONS ET OBJECTIFS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

La division administrative et financière a pour mission :

La gestion des affaires administratives ;

La gestion des ressources humaines ;

La tenue des opérations comptables de la Caisse de Compensation ;

Le contrôle administratif et interne ;

La supervision du système d’information ;

DIVISION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE

SERVICE DE MAINTENANCE DE

MATERIEL ET PROGRAMME

INFORMATIQUE

SERVICE CONTROLE INTERNE ET

ADMINISTRATIF

SERVICE COMPTABILITE

SERVICE ADMINISTRATIF ET

RESSOURCES HUMAINES

BUREAU D'ORDRE


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Assurer le fonctionnement du bureau d’ordre ;

3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE

3.1 PROCEDURES RELATIVES AU SERVICE COMPTABILITE

Le service comptable est chargé :

De la tenue et du suivi du Budget ;

De la tenue et l’arrêté des comptes ;

De l’établissement des paiements et engagement des dépenses.

Du suivi de la situation de trésorerie.

3.1.1 PROCEDURE RELATIVE A LA TENUE ET LE SUIVI DU BUDGET

Cette procédure a pour objet de définir le traitement comptable des ordonnances de paiement relatives aux dépenses.

Le service comptable vérifie que les crédits sont disponibles avant tout engagement d’une dépense de fonctionnement en établissant un état d’engagement de cette dépense.

Documents reçus :

Le service comptable reçoit du service administratif et ressources humaines:

a) Pour les achats de biens et services Le fond du dossier qui comporte : Les lettres de consultation, Les devis contradictoires, Le tableau comparatif des devis, Le bon de commande signé par la Directrice Le bon de livraison signé par le service administratif Le bon de réception signé par la directrice Les factures d’achat

b) Pour les frais de déplacement L’ordre de mission Le mémoire des sommes dues

Contrôles préalables :


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Le service comptable :

Procède à la vérification de la concordance des informations consignées dans les différents documents reçus notamment :

Cohérence des dates.

Enregistrement des devis au niveau du bureau d’ordre.

Calculs arithmétiques.

Visa du Directeur sur les pièces achats. S’assure que les documents communiqués sont signés par les services

émetteurs ; Procède à un contrôle arithmétique.

c) Pour le règlement de la paie et des charges sociales

Le service comptable reçoit du service administratif et ressources humaines:

- Un état mensuel global des traitements et indemnités du personnel de la Caisse de Compensation ;

- Un état mensuel des indemnités des agents ne faisant pas partie du personnel de la Caisse de Compensation ;

- Un état mensuel des cotisations patronales (CNOPS et AMO) ;

- Les primes semestrielles ;

- Les allocations de naissances, le cas échéant ;

- Les allocations de scolarisation, le cas échéant ;

- Les allocations aux agents à l’occasion d’Aid El Adha, le cas échéant ;

- L’allocation forfaitaire annuelle pour Achoura, le cas échéant ;

- Un état mensuel de RECORE ;

- Un état mensuel de l’IR ;

- Un état mensuel de la SNTL ;

- Un état trimestriel des cotisations patronales RCAR.



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Le service comptable :

Procède à la vérification de la concordance des informations consignées dans les différents documents reçus.

Procède à la vérification du calcul arithmétique des éléments constitutifs de la paie.

Procède à la vérification du calcul de l’IR. Effectue un recoupement entre la paie du mois précédent et celle du mois en

cours.

Tâches effectuées :

Après contrôle, le service comptable procède à :

L’établissement des chèques ou des lettres de virement pour le paiement des charges susmentionnées.

La saisie des dépenses dans le logiciel comptable oracle.

La situation du Budget est arrêtée mensuellement sur la base et des engagements budgétaires et des paiements. Elle est transmise au Ministre de tutelle, au Ministre Chargé du budget de l’Etat, au contrôleur d’Etat et au Trésorier payeur conformément à l’arrêté n°1876 du 19 avril 2005 portant organisation financière et comptable de la Caisse de Compensation.

3.1.2 PROCEDURE RELATIVE A LA TENUE ET L’ARRETE DES COMPTES DE LA CAISSE DE COMPENSATION

Cette procédure a pour objet de définir le traitement comptable des subventions versées aux sociétés et des prélèvements au profit de la Caisse de Compensation.

Le service comptable procède chaque jour au transfert, des données au titre des dépenses de subventions versées (OP) et des prélèvements au profit de la Caisse de Compensation (AR) extraites de la base de données click view, au logiciel comptable OSCAR.

Une fois le transfert effectué, le logiciel génère automatiquement un numéro de compte par nature de dossier et par opérateur.

Le service comptable, après vérification que toutes les données ont été intégrées, effectue une modification manuelle du numéro de compte comptable de l’opérateur et le remplace par le numéro de compte attribué à chaque opérateur conformément au plan comptable en vigueur.


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Les charges et les dépenses de fonctionnement de la Caisse de Compensation sont quant à elles saisies mensuellement.

Une fois les modifications opérées, le service édite, s’il y a lieu, les états suivants :

- Les journaux auxiliaires, - Le grand livre ; - La balance ; - Les états de synthèse.

Le service comptabilité procède à un arrêté trimestriel des comptes comptables.

3.1.3 PROCEDURE RELATIVE AU PAIEMENT

Documents reçus :

Le service comptable reçoit du service paiements et précomptes relevant de la division technique la décision de répartition des dotations du Budget allouées aux produits pétroliers, gaz butane, sucre et OCE et procède à l’établissement des chèques ou lettres de virement conformément aux montants figurant sur cette décision.


Après contrôle, le service comptable procède à:

L’établissement des OP et des bordereaux de transmission. L’établissement des chèques correspondants ou lettres de virement. Transmission des OP munis des fonds des dossiers, des chèques ou lettres de

virement à la Direction pour visa. Les originaux des OP visés munis des fonds de dossiers, des chèques ou lettres

de virement, sont transmis au trésorier payeur pour visa. Paiement des opérateurs et transmission, le cas échéant, des lettres de

virement à la Trésorerie Générale. Paiement des fournisseurs après visa des chèques et les lettres de virement

par le trésorier payeur. Transmission des lettres de virement à la Trésorerie Générale. Saisie des règlements dans le logiciel comptable oracle.


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3.1.4 PROCEDURE RELATIVE AU SUIVI DE LA TRESORERIE

Documents reçus :

Le service comptable reçoit du secrétariat de direction les chèques pour encaissement et du bureau d’ordre :

Les avis de crédit (virements des subventions de l’Etat, intérêts créditeurs)

Les relevés mensuels des comptes de la Caisse de Compensation détaillés comme suit :

- Compte n° 40210 relatif aux dotations au titre des subventions du sucre ; - Comptes n° 4170 et 40548 relatifs aux dotations au titre des subventions

des produits pétroliers et gaz butane ; - Compte n°12531 relatif aux dotations au titre de la subvention des

opérations d’approvisionnement des provinces sahariennes (OCE) ; - Compte n°40373 relatif aux prélèvements au profit de la Caisse de

Compensation sur les produits contenant du sucre subventionné ; - Compte n°4195 relatif aux opérations de fonctionnement.


Etablissement des bordereaux de dépôt de chèques remis à l’encaissement,

Transmission d’une copie des bordereaux de dépôt des chèques au Trésorier payeur et une copie à la Division Technique,

Etablissement d’une situation de trésorerie hebdomadaire et mensuelle,

Transmission d’une copie de la situation de trésorerie mensuelle visée par la Directrice au Ministre de tutelle, au Ministre Chargé du budget de l’Etat, au contrôleur d’Etat et au Trésorier payeur,

Classement des avis de crédit (virements des subventions de l’Etat, intérêts créditeurs ….),

Classement des relevés mensuels des comptes de la Caisse de Compensation,

Comptabilisation quotidienne des chèques émis et des lettres de virement déposés.


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3.2 DESCRIPTION DES PRINCIPALES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET RESSOURCES HUMAINES

Le service administratif et ressources humaines est chargé de :

L’approvisionnement en matériels et fournitures (bons de commande ou appels d’offres) ;

L’inventaire physique des stocks et des immobilisations ;

La gestion du parc automobile ;

Pour ce qui concerne l’établissement de la paie et des déclarations sociales et fiscales, elles sont confiées à un consultant externe dont la mission s’est achevée au début 2014.

3.2.1 APPROVISIONNEMENT EN MATERIELS ET FOURNITURES : BONS DE COMMANDE

Documents reçus :

Le service administratif et ressources humaines reçoit des divisions et différents services, les demandes de leurs besoins en fournitures et/ou matériel, ou bien en cas de pannes, de l’entretien de matériels.

Le service administratif et ressources humaines reçoit du bureau d’ordre :

Les cordonnées déposés par les fournisseurs pour les prestations relatives aux fournitures et matériels.

Auprès des fournisseurs, le service administratif et ressources humaines reçoit :

Les devis ;

Les livraisons en matériels et/ou fournitures avec les bons de livraisons ;

Les factures, le cas échéant.

Tâches et contrôles effectués :

Après avoir reçu les demandes de fournitures des différents services et divisions signées par les chefs de divisions ou de service, le service administratif et ressources humaines vérifie leur disponibilité en stocks :

Les articles disponibles sont livrés contre décharge ou bons de sortie ;


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Pour les achats de biens et services et après accord de la direction, le service administratif et ressources humaines procède soit par bons de commande ou par appel d’offres :

En cas d’achats par bons de commande le service administratif et ressources humaines procède comme suit :

Vérifie que le Budget est disponible ;

Envoie les lettres de consultation;

Procède à l’ouverture des plis déposés;

Etablit un état comparatif des prix figurant sur les devis reçus;

Etablit le bon de commande au nom du fournisseur le moins disant ;

Transmet le bon de commande et l’engagement de la prestation à la Direction pour signature ;

Envoi le bon de commande au fournisseur retenu;

Reçoit les livraisons et veille à leur conformité avec le B.C et avec le B.L. et établit un bon de réception ;

Reçoit la facture ;

Joint au dossier : les devis contradictoires,

B.C, le B.L, le B.R et la facture ;

Transmet le dossier original, liquidé, muni de l’OP visé et signé au service comptabilité pour paiement et garde une copie du dossier et de l’OP pour classement.

Met à jour les fiches de stocks tenues par article, s’il s’agit d’un approvisionnement en fournitures de bureau ou produits d’entretien;

Met à jour le registre des immobilisations et les fiches des immobilisations tenues par division et par service, s’il s’agit d’une acquisition d’immobilisation en attribuant un numéro d’inventaire à chaque immobilisation (ce numéro est mentionné sur l’immobilisation elle-même et sur l’O.P)

Informations et documents transmis :

Le service administratif et ressources humaines transmet :

Aux différents services et divisions : les fournitures et le matériel.

A la Direction : L’original des dossiers liquidés et OP signés par l’agent liquidateur et

par le chef de service pour visa; L’original du bordereau de dépenses pour visa.


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Au Service comptabilité : Le dossier original, liquidé, muni de l’OP visé et signé par la

Direction pour paiement ;

Au bureau d’ordre : Après paiement, le dossier original, liquidé, muni de l’OP visé et

signé par la Direction avec une copie ;

3.2.2 PRINCIPALES DISPOSITIONS DE PASSATION DES MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES OUVERTS

Procédure avant le lancement du Marché

PREALABLES :

Vérification de la figuration des prestations objet de l’Appel Offre dans le planning prévisionnel des marchés.

Vérification des disponibilités budgétaires.

Vérification dans quel type de marché fait partie la prestation objet de l’appel d’offres (marché reconductible- marché cadre-marché alloti.etc)

Préparation des CPS (Cahier des Prescriptions Spéciales) ET RC (Règlement de Consultation)

Les Articles obligatoires dans le CPS : se référer au chapitre II article 13 parg B du décret n°2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés publics.

Les articles obligatoires dans le RC : se référer au chapitre IV article 18 du décret n°2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés publics.

Le CPS et le RC doivent être signes par le maitre d’ouvrage avant le lancement

de la procédure de passation des marches.

Le lieu de livraison de la prestation doit figurer sur le CPS.

Le dossier d’appel d’offres doit être transmis 8 jours avant l’ouverture des plis a la commission désignée a cet effet.

Le dossier d’appel d’offres comprend :

1- Le CPS et le RC signés par le Maître d’Ouvrage

2- Les avis d’appel d’offres en arabe et en français 3. Le modèle de l’acte d’engagement


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4. Le modèle de la déclaration sur l’honneur 5. Le modèle du bordereau des prix ou la décomposition globale du

prix.

Composition de la commission d’Appel d’Offres dont la présence est obligatoire:

1- Le Directeur de la CDC ou la personne nommément désignée par lui, à cet effet ;

2- Deux représentants du MO, désigné par le MO dont au mois un relève du service concerné par la prestation ;

3- Le contrôleur d’ETAT ; 4- Le responsable du service des achats ou son représentant ; 5- Le responsable du service financier ou son représentant ;

Publication de l’avis d’Appel D’Offres

L’avis d’appel d’offres doit mentionner :

1- L’objet de l’AO avec indication du lieu d’exécution ; 2- Le maître d’ouvrage qui procède à l’AO. 3- L’adresse où l’on peut retirer le dossier d’AO et où les offres

sont déposées; 4- Le lieu, le jour et l’heure fixés pour la tenue de la séance

d’ouverture des plis en précisant que les concurrents peuvent remettre directement leurs plis au président de la commission d’AO à l’ouverture de la séance ;

5- La référence à l’article du RC qui prévoit la liste des pièces justificatives que tout concurrent doit fournir ;

6- Le montant en valeur de la caution provisoire ; 7- L’estimation du coût des prestations établies par le MO ; 8- L’adresse électronique des sites utilisés pour la publication de

l’avis d’AO.

L’avis d’AO est publié dans le portail des marchés publics et dans deux journaux à diffusion nationale (AR ET FR dans la langue de publication de chacun des journaux).

Le délai de publicité de l’AO ouvert est de 21 jours au moins avant la date fixée pour l’ouverture des plis. Ce délai court à partir du lendemain de la date de publication de l’avis au portail des marchés publics et de la date de publication dans le journal paru le 2ème. Ce délai est prévu pour tous les marchés de fournitures et services dont le montant est inférieur à 8.700.000 dhs.


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Délai de validité des offres 75 jours à compter de la date d’ouverture des plis article 33.

Séance d’ouverture des plis article 36

1- Le président ouvre la séance et invite les concurrents présents qui n’auraient pas déposé leurs plis à les remettre séance tenante ;

2- Il invite les concurrents qui se seraient rendus compte que leurs dossiers sont incomplets à produire les pièces manquantes sous enveloppe fermée précisant la nature des pièces manquantes;

3- Il arrête définitivement la liste des plis reçus ; 4- Il s’assure de la présence des membres dont la présence est

obligatoire ; 5- Il annonce, à haute voix les journaux, les références de

publication au portail des marchés publics et du site de la CDC ; 6- Le président demande aux membres de la commission de

formuler leurs réserves ou observations sur les vices éventuels qui entachent la procédure ;

7- Il ouvre les plis des concurrents et vérifie l’existence des enveloppes prévues dans le RC ;

8- Il ouvre ensuite l’enveloppe portant la mention « dossier administratif et technique » et annonce à haute voix, les pièces contenues dans chaque dossier et dresse un état des pièces fournies par chaque concurrent.

Cette formalité accomplie la séance publique prend fin, le public se retire de la salle.

9- La commission poursuit ses travaux à huit clos et procède à l’examen des pièces du dossier administratif, technique et additif ;

Les motifs d’écartement des concurrents sont les suivantes :

a) Les concurrents qui ne justifient pas des capacités juridiques, techniques et financières requises;

b) Qui ne sont pas en situation fiscale régulière ; c) Qui ne sont pas affiliés à la CNSS ;

d) Les personnes qui sont en liquidation judiciaire sauf autorisation spéciale délivrée par l’autorité judiciaire compétente ;

e) Les concurrents qui sont représentés par la même personne dans la même procédure de passation de marchés ;


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f) Non respect des prescriptions en matière de présentation des dossiers (parg 2 article 29 du décret du 20 mars 2013) ;

g) Les concurrents qui ont produit le récépissé du cautionnement provisoire ou l’attestation de la caution personnelle et solidaire en tenant lieu, non original ou dont l’objet n’est pas conforme à celui de l’appel d’offres, dont le montant est inférieur à la somme demandée ou qui comporte des réserves ou des restrictions ;

h) Les concurrents dont les capacités techniques et financières sont jugées insuffisantes eu égard aux critères figurant au RC.

10- Lorsque la commission constate des erreurs matérielles ou des discordances dans les pièces du dossier administratif, elle admet l’offre du concurrent concerné, sous réserve de l’introduction des rectifications nécessaires et invite le concurrent par lettre recommandée à procéder aux rectifications dans un délai d’au moins 7 jours à compter de la date de réception de la lettre d’invitation ; Uniquement pour le concurrent ayant présenté l’offre la plus avantageuse

11- La séance publique est reprise, le président donne lecture de la liste des concurrents admissibles sans faire connaître les motifs des éliminations des concurrents non retenus ;

12- Le président rend contre décharge aux concurrents écartés présents leurs dossiers sans ouvrir les enveloppes contenant les offres techniques et financières à l’exception des documents qui ont été à l’origine de l’élimination de ces concurrents.

Ces éléments sont conservés pendant un délai de 5 ans au minimum, à l’exception de l’original du récépissé du cautionnement provisoire ou de l’attestation de la caution personnelle et solidaire en tenant lieu, qui sont restitués aux concurrents éliminés dans le délai de 5 jours.

13- Les membres de la commission paraphent les enveloppes contenant les offres financières des concurrents à cheval sur les rabats et sur les parties sur lesquelles ils s’appliquent. Ces enveloppes doivent rester fermées et mises en lieu sur jusqu’à leur ouverture dans les conditions suivantes : voir page 17 art 39.

14- Le président ouvre ensuite les enveloppes portant la mention « offre financière » des concurrents admissibles et donne lecture à haute voix du montant des actes d’engagement et des détails


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estimatifs. Les membres de la commission paraphent les actes d’engagement et les détails estimatifs.

Cette formalité accomplie, la séance publique prend fin ; le public se retire de la salle.

15- La commission poursuit ses travaux à huit clos. Ecarte les concurrents dont les offres financières :

Ne sont pas conformes à l’objet du marché, Ne sont pas signées, Expriment des restrictions ou réserves, Présentent des différences dans les libellés des prix, l’unité

de compte ou les quantités par rapport aux données prévues dans le descriptif technique, dans le bordereau des prix et le détail estimatif.

16- La commission vérifie ensuite le résultat des opérations arithmétiques des offres financières des concurrents retenus. Elle rectifie s’il ya des erreurs de calcul et rétablit les montants exacts des offres concernées.

17- La commission procède au classement des offres des concurrents retenus en vue de proposer au maitre d’ouvrage l’offre la plus avantageuse la moins disante.

18- La commission vérifie si l’offre du concurrent classé le premier n’est pas anormalement basse ou excessive et ne comporte pas un ou des prix excessifs ou anormalement bas :

19- L’Offre est considérée excessive lorsqu’elle est supérieure de plus de 20% par rapport à l’estimation du cout des prestations établie par le MO lorsqu’elle est jugée excessive, elle est écartée par la commission.

20- L’offre est considérée anormalement basse lorsqu’elle est inférieure de plus de 25% par rapport à l’estimation du cout établi par le MO pour les marchés des travaux. Et inférieure à 35% pour les marchés de fournitures et de services.

21- La commission déclare l’Appel d’offres infructueux si : - aucune offre n’a été présentée ou déposée, - aucun concurrent n’a été retenu à l’issue de l’examen des

dossiers administratifs, techniques et additifs. - Aucun concurrent n’a été retenu à l’issue de l’examen de

l’offre financière ; - Aucune offres n’est jugée acceptable au regard des

dispositions du présent décret et des critères fixés au RC.


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Le service administratif et ressources humaines en cas d’appel d’offres procède comme suit :

Etablit les cahiers de charges ; les coûts estimatifs ; les avis d’appel d’offres et la décision désignant les membres de la commission d’ouverture des plis ;

Valide le CPS et le RC, avant leur lancement et leur publication, par le contrôleur d’Etat ;

Valide et fait signer par la Direction les coûts estimatifs et la décision désignant les membres de la commission d’ouverture des plis ;

Publie les avis d’appel d’offres après validation des CPS et RC par la Direction et le contrôleur d’Etat ;

Participe à la séance d’ouverture des plis ;

Assure le suivi : publication des procès-verbaux et des résultats définitifs dans les locaux et le site de la Caisse de Compensation et sur le portail des marchés publics en veillant au respect des délais règlementaires ;

Transmet les Procès-verbaux d’examen des offres à la Direction pour approbation des résultats et visa ;

Notifie l’attribution du marché au soumissionnaire retenu ;

Prépare le marché issu de l’appel d’offres et sa transmission au titulaire pour signature et par la suite à la direction et au contrôleur d’état pour visa ;

Prépare les ordres de service ;

Classe et archive le dossier marché, une fois toutes les pièces y afférentes reçues (marché enregistré, Caution Définitive,….).


Après réception des livrables, le service administratif et ressources humaines transmet :

les livrables au comité de suivi du marché pour examen.

les PV de réception provisoire et définitive des livrables à la Direction pour approbation.

le dossier administratif et les rapports susmentionnés au service comptable pour paiement.

Le dossier remis au service comptable contient les pièces suivantes :

Une copie du marché visé et signé (uniquement lors du 1er paiement si c’est un marché qui comprend plusieurs phases).


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Une copie du CPS et RC (uniquement lors du 1er paiement si c’est un marché qui comprend plusieurs phases).

Les PV originaux de la commission d’ouverture des plis (uniquement lors du 1er paiement si c’est un marché qui comprend plusieurs phases).

La décision de nomination de cette commission (uniquement lors du 1er paiement si c’est un marché qui comprend plusieurs phases).

Les insertions dans les journaux, sur le portail des marchés publics et du site web de la CDC (uniquement lors du 1er paiement si c’est un marché qui comprend plusieurs phases).

Contrôles clés :

Le service administratif et ressources humaines veille à la conformité de la procédure de passation des marchés avec la réglementation en vigueur à savoir :

Le nombre de journaux et s’assure de leur insertion en arabe et en français et du respect du délai règlementaire d’insertion ;

S’assure de la concordance des pièces insérées dans l’avis d’appel d’offres et celles mentionnées dans le RC ;

L’envoi des convocations aux membres de la commission d’ouverture des plis dans les délais règlementaires ainsi que des CPS et RC ;

Remise du coût estimatif à la date et à l’heure d’ouverture des plis au Président de la commission ;

Remise des plis à la date et à l’heure d’ouverture des plis ;

Affichage de l’attributaire dans les délais règlementaires ;

3.2.3 L’INVENTAIRE PHYSIQUE DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS

L’inventaire physique annuel des éléments du stock et des immobilisations à la clôture de l’exercice est une obligation comptable. De plus, il présente un intérêt majeur en matière de contrôle interne et de gestion. Il importe donc que les opérations d’inventaire physique s’effectuent dans le respect des règles légales et selon des modalités assurant une fiabilité satisfaisante.

Le recensement des quantités en stock doit porter sur l’ensemble des éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine. Les stocks détériorés ou obsolètes doivent être isolés pour réforme et constituer la provision correspondante.


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Le service administratif et ressources humaines établit une note de service relative à l’inventaire physique des stocks en fin d’année.

Cette note est communiquée à la Direction pour signature puis diffusée aux différents services et intervenants dans la procédure pour exécution

Dans cette note figurent :

Le choix de la date de l'inventaire

La désignation du personnel chargé de l'inventaire (les équipes d’inventaire)

Les lieux à inventorier

La désignation du personnel composant la commission de contrôle et de pilotage.

Description détaillée de la procédure et des responsabilités :

a. Inventaire physique des stocks

L'inventaire physique est réalisé à la date de clôture de l'exercice. Il s’agit de recenser les mouvements des stocks entre les dates d'inventaire et de clôture afin de déterminer le niveau des stocks à cette dernière date.

Le recensement des quantités en stocks doit porter sur l'ensemble des éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine.

Les stocks détériorés ou obsolètes sont isolés pour être provisionnés ou réformés

b. Opérations préalables à la prise d’inventaire

L'opération d'inventaire doit être programmée avec un planning par le responsable du service administratif et ressources humaines.

Pour permettre le déroulement de l’inventaire physique dans les délais prévus et dans les meilleures conditions, le service administratif et ressources humaines procède comme suit :

- Fixe une date d’inventaire ave accord préalable de la Direction ; il est nécessaire de le faire avant la fin décembre.

- Délimite les zones de stockage de façon précise afin d’éviter, lors du comptage, les omissions ou les doubles emplois ;

- Clarifie la désignation des articles sur le listing informatique ; - Affiche la note de service d’inventaire dans les lieux de stockage ;


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- Transmet au service de contrôle interne les copies du dernier bon de réception et du dernier bon de sortie interne, l’état de l’inventaire permanent par lieux de stockage, et une sauvegarde sur clé USB du fichier de gestion des stocks arrêté la veille de l’inventaire ;

- Dresse les fiches de comptage sous forme de listing informatique et les fiches complémentaires manuelles pré numérotées (le cas où la commission aura recensé un article qui n’existe pas sur le listing informatique). Les fiches de comptage doivent être éditées par lieu de stockage et par famille d’article et doivent contenir les informations suivantes :

Désignation des lieux de stockage à inventorier ;

Code article, le cas échéant ;

Désignation de l’article ;

Colonne vide pour les quantités à remplir lors de l’inventaire ;

Colonne vide pour les quantités abîmées à remplir lors de l’inventaire ;

Colonne vide pour les quantités périmées à remplir lors de l’inventaire ;

Colonne vide pour l’appréciation du stock dormant ;

Colonne vide pour des observations éventuelles ; - Edite l’état détaillé des articles réformés ou en cours de réforme, le cas

échéant ; - Isole les articles n’ayant pas fait l’objet de réception définitive ; - Nettoie et range les zones de stockage en respectant l’ordre du listing

informatique, et ce afin de faciliter la tâche de l’équipe de comptage. Tous les articles à inventorier seront triés par catégorie et rangés à leur place, soit dans des casiers, soit au sol ou à un endroit précis, selon le cas ;

- Range les lieux de stockage par famille et par nature de stock pour éviter les allers et retours ;

- Met à jour les fiches de stock, remet une copie au superviseur de l’équipe d’inventaire;

- Ferme les lieux de stockage à 12h la dernière journée avant la prise d’inventaire pour permettre la saisie des derniers bons de sortie et de réception ;

- Tient une réunion d’ouverture d’inventaire, la veille du démarrage de l’opération d’inventaire, avec l’équipe d’inventaire et le superviseur de cette équipe et une réunion de clôture à la fin de l’inventaire;

- Dresse un PV des réunions susvisées;


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- Arrête pendant les opérations d’inventaire tous les mouvements d’entrée, de sortie et de transfert entre lieux de stockage. Les cas d’urgence, les exceptions et tout mouvement doit être autorisé et contrôlé par l’équipe de pilotage. Celle-ci doit établir un relevé des cas concernés et vérifier s’ils doivent être inclus ou exclus des comptages ;

- Répondre aux demandes d’information et faciliter le travail de l’équipe d’inventaire en cas de besoin.

c. Personnel chargé de l'inventaire

L’équipe de comptage est composée de trois personnes :

Un superviseur (responsable de l’équipe) : chargé d’inscrire les renseignements sur les fiches de comptage (états informatiques des stocks ou fiches similaires), de vérifier le respect de la procédure et la fiabilité des comptages et de porter un jugement sur le stock dormant et de son utilité future pour la Caisse de Compensation. Il doit retirer les fiches de stocks des lieux de stockage avant le démarrage du comptage;

Un responsable de marquage qui sera chargé du marquage, de l’annulation des articles inventoriés et de la communication des informations au superviseur ;

Un responsable de comptage chargé du comptage physique des articles existant aux magasins.

Tous les comptages doivent être reportés sur les fiches de comptage (état informatique de stocks arrêté la veille de l’inventaire). En plus des informations relatives à la quantité de chaque article recensée, le superviseur devra :

S’assurer que toutes les fiches ont été restituées, correctement remplies à l’encre et signées par les membres de l’équipe ;

Enregistrer dans la colonne des observations toute information jugée utile pour l’inventaire (Articles abîmés, hors d'usages, Obsolètes, sans mouvement pendant l'année…) ;

S’assurer que tous les articles existants au magasin ont été inventoriés.

L’unité de mesure doit être clairement indiquée sur la fiche de comptage, par exemple les unités seront désignées par « 7 », les poids par « 2 », les mètres par « 3 »...etc.

A la fin de l’opération de l’inventaire, les listings de comptage seront remis au chef du service de contrôle Interne qui le transmettra de sa part à l’équipe de saisie.


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d. Centralisation et suivi des quantités

Les listes d'inventaire doivent être regroupées rapidement sans attendre la fin de l'inventaire dans le but de vérifier qu'elles comportent toutes les mentions nécessaires.

A la fin de l'inventaire, le responsable doit vérifier que toutes les listes ont été retournées. Il effectue un tour dans les aires de stockage pour s'assurer que tous les articles ou lots portent une trace attestant qu'ils ont été comptés.

e. Rapprochement listing théorique et listing physique :

Les listes de comptage doivent faire l'objet d'une saisie au niveau du fichier théorique des stocks.

A cet effet, il doit être crée sur ce fichier les rubriques suivantes :

Une colonne "quantité réelle",

Une colonne "Ecarts d'inventaire".

Ces écarts doivent faire l'objet d'explications claires et précises. En cas d'écart important, un deuxième comptage est souhaitable pour les articles concernés.

f. Valorisation des stocks :

La valorisation de l'inventaire est du ressort du service contrôle interne avec la collaboration du service administratif et ressources humaines. Cette valorisation doit être effectuée sur la base des quantités réelles obtenues suite à l'inventaire physique de stocks.

g. Rapport annuel d'inventaire : Ce rapport établi par le chef du service contrôle interne, comprend :

Une description et un compte-rendu du déroulement effectif de l'inventaire,

Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées,

Les propositions de mesures pour faciliter et améliorer les prises d'inventaire à venir,

Le listing d'inventaire en quantité et en valeur au 31 décembre.


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h. Inventaire physique des immobilisations

Il est procédé annuellement à un inventaire physique des immobilisations corporelles.

Procédure d’inventaire :

Les différents sites sont visités par l’équipe d’inventaire qui recense tout le matériel ou mobilier de bureau existant sur ces sites, cet inventaire est porté sur des états établis par site ex : bureau.

Les données que doit récapituler cet état se détaillent comme suit :

le lieu inventorié n° bureau etc.........

le responsable du bureau

le n° d’inventaire figurant sur l’étiquette

la désignation du matériel inventorié

éventuellement des indications supplémentaires (n° de série modèle...)

l’Etat de ce matériel (en cours de réforme etc....)

les signatures de l’équipe d’inventaire et du responsable du bureau.

i. Traitement des états d’Inventaire :

Les états d’inventaire physique sont saisis sur un tableau en vue d’être rapprochés du fichier comptable pouvant déjà exister sur l’application de gestion des immobilisations ainsi que du registre des immobilisations.

Une fois ce fichier saisi et rapproché les écarts sont récapitulés et distingués par bureau ou site, les responsables des divers sites sont alors saisis par écrit pour expliquer ces écarts.

3.2.4 PROCEDURE DE GESTION DU PARC AUTOMOBILE

Le service administratif et ressources humaines assure l’entretien de ce parc à travers :

Une visite technique renouvelée chaque année pour tous les véhicules ayant plus de 5 ans ;

Une vidange et un remplacement des filtres à air, d’huile ou de carburant selon les relevés des compteurs kilométriques ;


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En cas de panne, les réparations se font soit chez le concessionnaire soit chez un garagiste conventionné avec la SNTL ou non conventionné.

Le paiement des dépenses liées à l’utilisation et à l’entretien du parc automobile de la Caisse de Compensation s’effectue par vignettes ou par chèque.

Règlement par vignettes: ces vignettes gérées par la SNTL sont destinées à couvrir les frais du carburant et de réparation du parc automobile et des vélomoteurs susmentionnés.

Procédure d’octroi et de liquidation des vignettes SNTL:

Le service administratif et ressources humaines procède comme suit:

Détermination du besoin en carburant et en réparations le cas échéant ;

Etablissement d’une lettre de convention avec la SNTL comprenant le montant et la nature des vignettes déterminé en fonction des besoins de la Caisse de Compensation et la transmet à la Direction pour signature.

Envoi de cette lettre signée par la Direction à la SNTL ;

Après réception de la convention de la SNTL en deux exemplaires avec le montant des vignettes demandées, le service administratif et ressources humaines les transmet au service comptabilité pour paiement et établissement de l’OP, du bordereau de dépenses;

Après établissement du chèque, de l’OP et bordereau de dépenses par le service comptable et leur visa par le chef de service du service administratif et la Direction, le dossier complet est transmis au bureau d’ordre;

Envoie le chèque à la SNTL après visa du trésorier payeur muni d’un exemplaire de la convention originale;

Récupère, auprès de la SNTL, les vignettes d’une valeur équivalente au montant du chèque;

Classe une copie de l’OP et du bordereau de dépenses, du chèque, de la lettre de convention ainsi que la convention SNTL ;

Délivre les vignettes sur présentation du relevé du compteur kilométrique.

Délivre les vignettes en cas de panne pour paiement des réparations;


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Alimente à intervalles périodiques la base de données servant à gérer le parc automobile et les vélomoteurs;

Procédure de paiement des taxes sur le parc automobile

Le service administratif et ressources humaines procède comme suit :

Etablit un bon de commande en début d’année en faveur de la perception pour le paiement des vignettes et le transmet à la Direction pour signature.

Ce bon de commande est détaillé par type de véhicule, son matricule, sa puissance fiscale.

Le circuit de liquidation du bon de commande est le suivant:

Le service administratif et ressources humaines transmet le bon de commande signé par la Direction au service comptabilité pour paiement, établissement de l’OP et du bordereau de dépenses;


Envoie le chèque à la perception après visa du trésorier payeur muni du bon de commande ;

Récupère, auprès de la perception, les vignettes d’une valeur équivalente au montant du chèque et les affecte à chaque véhicule;

Classe une copie de l’OP et du bordereau, du chèque et du bon de commande;

Procédure de paiement des frais d’assurance du parc automobile et des vélomoteurs

Le service administratif et ressources humaines procède comme suit :

Etablit une lettre à la fin de l’année pour le renouvellement de l’assurance du parc auto et des vélomoteurs munis d’un état détaillé des véhicules et vélomoteurs à assurer.

La SNTL établit une assurance pour couverture provisoire des risques en attendant l’envoie de la facture.


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Une fois la facture reçue en début d’année suivante, le service administratif et ressources humaines

Transmet, la facture, au service comptabilité pour paiement, établissement de l’OP et du bordereau de dépenses;


Envoie le chèque à la SNTL après visa du trésorier payeur;

Récupère, auprès de la SNTL, les bulletins d’assurance et les affecte à chaque véhicule;

Classe une copie de l’OP et du bordereau, du chèque et de la facture;

REPORTINGS :

Le service administratif et ressources humaines établit mensuellement pour la Direction les reportings suivants:

Un état de suivi de la consommation des vignettes de carburant par véhicule;

Un état de suivi de la consommation des vignettes de réparation par véhicule;

Un état de suivi de la consommation des produits de réception;

Un état de pointage comportant les absences et les retards.

3.2.5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de gestion du courrier « arrivée-départ » de la Caisse de Compensation.

Documents reçus :

Le bureau d’ordre reçoit différents courriers de différentes entités ou personnes, notamment :

Les dossiers relatifs aux produits pétroliers du ministère de l’énergie et des mines ;

Les dossiers de subventions du sucre et des provinces sahariennes ;

Les dossiers de restitution de la subvention du sucre ;


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Correspondances sur des questions d’ordre général en relation avec la caisse de compensation (parlement, ministères, sociétés.…) ;

Offres de services ;

Les demandes de stage ou d’emploi ;

Les factures ;

Les journaux, le bulletin officiel…

Les demandes de rendez-vous des sociétés opérant dans le secteur des produits subventionnés.


Le bureau d’ordre :

Vérifie la conformité du bordereau d’envoi avec le contenu des dossiers ;

Inventorie les documents reçus ;


1- Enregistrement du courrier « arrivée-départ »

Le bureau d’ordre détient plusieurs registres : Registre « Arrivée » : où sont enregistrés les documents reçus des

différentes entités tout en mentionnant la date d’arrivée, l’objet et en affectant un numéro par chronologie à celui-ci ;

Registre « Départ » : où sont enregistrés les documents à transmettre aux différentes entités ;

Registres de décharges par Division ou service : où sont enregistrés les dossiers transmis à chaque division ou service ;

Registre de transmission : où sont transcrits les accusés de dépôt de courrier auprès des différentes entités (sur rabat seulement).

Registres de numérotation des bordereaux de transmission, des O.P et des A.R

Registre où sont consignés les numéros attribués par le système

Le bureau d’ordre attribue les numéros aux OP, aux AR et aux bordereaux de transmission tout en veillant au respect de la chronologie des numéros affectés. 2- Saisie sur le système informatique des dossiers de subvention (le numéro

du dossier, son objet, la date d’arrivée, le numéro du bordereau d’envoi, le nom de la société ; le montant…).

3- Gestion des codes d’entrée de la porte d’accès de la Caisse de Compensation.


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4- Envoi par mail dans un délai de 24 heures l’accord pour le rendez vous demandé par les sociétés ainsi que le code d’entrée.


1- Documents transmis

Le courrier « arrivée » est transmis le même jour à la direction, pour information qui effectue ainsi le dispatching du courrier.

Après cette étape, le bureau d’ordre transmet :

- Les dossiers reçus du service précompte et règlement pour saisie et

affectation aux services concernés;

- Les correspondances sur des questions d’ordre général parvenues de différentes entités aux divisions concernées.

- Les courriers à envoyer à la poste.

2- Documents reçus :

Le fond de dossiers original muni de l’AR ou l’OP correspondant et du bordereau dépense ou recette et 2 copies ;

Appose le cachet « certifié conforme » sur chaque copie AR et OP.

Transmet le fond de dossier, l’AR ou l’OP avec bordereau recette ou dépense original au trésorier payeur pour paiement ou encaissement ;

Transmet une copie du dossier l’AR ou l’OP avec bordereau recette ou dépense certifié conforme à l’original à la sous-traitance ;

Transmet une copie du dossier l’AR ou l’OP avec bordereau recette ou dépense certifié conforme à l’original au service contrôle interne ;

3.3 DESCRIPTION DES PRINCIPALES PROCEDURES DU CONTROLE

ADMINISTRATIF ET INTERNE

Le service du contrôle administratif et interne est chargé de :

Contrôler les dossiers de subvention émanant de la division technique ;

Contrôler les dossiers de fonctionnement émanant de la division

administrative ;


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La mise à jour du Manuel de Procédure;

Suivre les statistiques;

Préparer des rapports mensuels de compensation.

3.3.1 Contrôle des dossiers de subvention émanant de la division technique

a. les dossiers reçus de la division technique

Après liquidation et vérification des dossiers physiques de subvention et visa des chefs des services et du chef de la division technique, le service du contrôle administratif et interne reçoit les dossiers physiques et via le système relatifs à :

La subvention de sucre consommé et celle relative au sucre importé ;

La restitution de la subvention du sucre utilisé par les industries des boissons gazeuse et non gazeuse ;

Les subventions destinées aux provinces sahariennes ;

L’ajustement des prix des produits pétroliers ;

La mise à la consommation du gaz butane

Remboursement aux centres emplisseurs des frais de transport du gaz butane conditionné, de la provision de transport et de la marge spéciale ;

La régularisation des importations du gaz butane.

b. Contrôles effectués :

Selon la nature des dossiers de subvention, l’agent contrôleur procède avant paraphe des OP à des vérifications spécifiques :

1. Subventions du sucre forfaitaire :

L’existence de toutes les pièces constitutives du dossier (cf. procédure subvention du sucre) ;

La vérification des informations portées sur les O.P, la concordance entre le montant en chiffres et en lettres, la date de mise à la consommation ;

La vérification des états de stock ; le rapprochement du chiffre d’affaires soit avec la TVA collectée avec le

relevé des factures ; La vérification de la concordance entre les factures et le relevé des

factures, notamment les quantités vendues et les numéros des factures ; Vérifications des informations portées sur le bordereau de transmission ; Les visas requis sur les différentes pièces du dossier.


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2. Restitution du sucre :

Pour le contrôle des dossiers de la restitution, l’agent vérifie avant paraphe de l’AR:

L’existence de toutes les pièces telles que prévues par la procédure; Les informations sur le bilan matière ; Les Factures d’Achat de Sucre ; Les relevés des ventes mensuelles des Produits Finis Contenant du Sucre ; La copie de la Déclaration de TVA ; Vérifie les informations portées sur les A.R, le montant en chiffre et en

lettre et la date de mise à la consommation ; Vérifie les informations portées sur le bordereau de transmission, et

paraphe l’A.R. 3. La subvention destinée aux provinces sahariennes:

Pour le contrôle des dossiers de subvention saharienne, l’agent vérifie :

L’existence de toutes les pièces constitutives du dossier ; Les informations portées sur les O.P, le montant en chiffre et en lettre et le

mois de dotation ; La concordance entre les quantités des factures fournisseur avec les

quantités des bons de commande, avec les quantités demandées par le Wali et la dotation mensuel ;

Les numéros des factures et des bons de commandes ; Les informations portées sur le bordereau de transmission et paraphe

l’O.P.

4. Le Compte d’Ajustement, de mise à la consommation, de remboursement des frais de transport, de la régularisation des importations et des surestaries:

Pour le contrôle des dossiers du Compte d’Ajustement, de mise à la consommation, de remboursement des frais de transport, de la régularisation des importations et des surestaries, l’agent vérificateur procède à un contrôle commun et à un contrôle spécifique pour chaque type de dossier.


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Le contrôle commun : La vérification des états des sommes dues et toutes les pièces constituant

les dossiers soient cachetées et signées par la les entités compétentes (cf. procédure liquidation);

Que toutes les pièces du dossier concernent la même période de mise à la consommation;

les informations portées sur les états récapitulatif des sommes dues sont correctes : les montants en chiffres et en lettres et date de mise à la consommation ;

Vérification des taux de subvention fixés sont ceux des structures des prix ; Vérification que les calculs sont corrects (contrôle arithmétique et de

vraisemblance) ; S’assurer du délai de forclusion ; Vérifie les informations portées sur le bordereau de transmission et

paraphe l’O.P.

Le contrôle spécifique : a. Le Compte d’Ajustement : Produits raffinés au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel

industriel) : Vérifie les quantités mentionnées dans les factures de la SAMIR et ceux

de l’état des sommes dues sont identiques. Produits importés (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel): Vérifie que les quantités déclarées au niveau des attestations douanières

sont les mêmes que celles des quantités réceptionnées par la société et par l’ONEE s’il s’agit de fuel ONEE ;

Vérifie les factures fournisseurs ; Vérifie la Déclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numéro de la

DUM, le taux de change, la quantité importée, l’expéditeur et l’importateur, la valeur en dollar ;

Vérifie le bulletin d’analyse du chargement et déchargement ; Vérifie l’attestation de l’agence nationale des ports, Vérifie le rapport d’expert ou time sheet cacheté par Marsa maroc.

Fuel ONE et Fuel ONE spécial : Vérifie les factures d’achat auprès de la SAMIR ; Vérifie les attestations de l’ONE ; Vérifie les attestations douanières ;


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Gasoil de pêche : Vérifie les quantités portées sur les relevés de livraison du produit au

niveau de chaque port signé cacheté par les services de la Douane et de la délégation maritimes ;

Produits pétroliers destinés aux secteurs détaxés : Vérifie les factures de la Samir ; Vérifie les attestations douanières ; Vérifie la Déclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numéro de la


b. La mise à la consommation du gaz butane et le remboursement des frais de transport :

L’agent vérifie que les quantités mentionnées dans les factures et ceux de l’état des sommes dues sont identiques.

c. La régularisation des importations du gaz butane : L’agent contrôle :

L’existence du même nom du bateau sur toutes les pièces justificatives ; Toutes les pièces concernent la même période ; vérifie la facture fournisseur : le nom du navire, le nom du fournisseur,

numéro et date de facture, la quantité importée, le CIF et le montant global de la facture en devise ;

vérifie l’avis bancaire : le montant déclaré dans la facture, le cours de change et compare les références avec la facture fournisseur ;

vérifie La DUM : le numéro de la DUM, la quantité dédouanée, le taux de change unitaire et la valeur déclarée, le nom de l’expéditeur et l’importateur ;

vérifie les quittances des droits d’importation et taxes et les fiches de liquidations de ces droits établis par l’Administration de la Douane ;

vérifie les factures d’acconage et péage et autres charges portuaires délivrés par Marsa Maroc : les quantités, les taux affectés à chaque port, le nom du bateau ;

vérifie le calcul de la facture des Sapeurs-pompiers et surveillance ; vérifie les quittances d’analyse et de surveillance ; vérifie le rapport d’expertise : le nom du bateau et sa date d’arrivé,

quantités reçues, quantités à bord, chronologie des opérations : date de début et de fin de déchargement du bateau ;

vérifie la facture de l’expert maritime ; vérifie les factures Somas si le produit importé a transité par ses cavités :

le numéro de la DUM, les dates de sortie Somas.


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d. Les dossiers des surestaries : Vérification de l’avis bancaire a le même numéro que la facture

fournisseur, et le taux de change du jour du paiement n’est pas supérieur de plus de 2% par rapport au taux de change de Bank Al Maghrib du même jour ;

Vérification du montant en devise qui figure sur le PV de Commission est identique à celui de la facture fournisseur et identique au montant visé.

5. la péréquation, de la provision de transport et de la marge spéciale :

Pour le contrôle des dossiers de la péréquation, de la provision de transport et de la marge spéciale, un contrôle commun est effectué par l’agent qui vérifie que :

Les factures sont des factures originales ou des copies conformes aux originales ;

L’état des sommes dues et toutes les pièces constituant les dossiers sont signées et cachetées par les entités compétentes ;

Toutes les pièces concernent la même période ; Les informations consignées sur l’état des sommes dues sont conformes

avec celles consignées sur les factures ; Les taux fixés par les structures des prix sont respectés, pour la

péréquation actuellement de 110dh /m3 pour le gasoil 50ppm local et importé et 884,10 dh/ m3 pour le super sans plomb local et importé, et les taux de la provision de transport et de la marge spéciale respectivement fixé à 50 dh /T et 30DH/T ;

Les calculs sont corrects (contrôle arithmétique et de vraisemblance) ; Les informations portées sur l’état récapitulatif des sommes dues, les

montants en chiffre et en lettre et date de mise à la consommation; Le dépôt des dossiers par les sociétés auprès du ministère de l’Energie et

des Mines n’excède pas le délai de 60 jours après la date de mise en consommation ;

Les informations portées sur le bordereau de transmission et paraphe l’A.R.

Une fois les O.P. ou les A.R vérifiés et visées par l’agent du contrôle interne et par le chef de service du contrôle interne, elles seront transmises au secrétariat de direction.


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3.3.2 Contrôle des dossiers de fonctionnement émanant de la division

administrative

En plus du contrôle de l'exactitude et la validité des dossiers de la subvention, le service vérifie et contrôle les dossiers d’engagement des dépenses de fonctionnement.

Cette tâche consiste essentiellement à vérifier :

Les achats effectués par bon de commande sur deux étapes:

1. Etape 1 : Vérifications lors de l’établissement du bon de commande :

Que les lettres de consultation précisent la nature de la prestation ;

que les fournisseurs consultés fournissent la prestation ;

La cohérence entre les dates de consultations, de devis, de bons de

commande ;

Que les devis reçus sont présentés sous plis fermés et enregistrés au

bureau d’ordre, les dates des devis, les montants H.T et TTC ;

Le calcul arithmétique des devis ;

Que l’état comparatif des soumissionnaires comporte les numéros des

devis, le code budgétaire, les montants H.T et TTC et le fournisseur admis ;

Que les bons de commande établis portent le nom du prestataire admis,

les dates de livraison, et les modalités de paiement.

2. Etape 2 : Vérifications lors du paiement :

Que le budget est disponible pour l’engagement des prestations

demandées ;

Que les bons de réception sont accusés et signés par le service A.R.H ;

Que les bons de livraison sont vérifiés et visés par l’agent et le chef de

service administratif et ressources humaines ;

La concordance entre le montant en chiffre et lettre sur l’O.P établit, le

code comptabilité, et le nom du fournisseur.


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La paie, l’agent s’assure que les documents communiqués sont signés par le

service émetteur et vérifie:

L’état des traitements et indemnités du personnel au titre des mois cumulés ;

Les décisions de promotion et d'avancement du personnel ;

L’état des prélèvements effectués sur l’I.R ;

L’état des versements à effectuer au RE.CO.RE ;

L’état des remboursements des prêts accordés par la Caisse de Compensation au personnel ;

L’état des remboursements des prêts accordés par les organismes de crédit au personnel ;

L’état de déclaration des salaires et des cotisations des adhérents à la M.G.P.A.P.M ;

L’état détaillé des versements concernant l’assurance maladie obligatoire de base (AMO) effectués au profit de la Caisse Nationale des Organismes de Prévoyance Sociale ;

L’état des règlements à effectuer au titre des cotisations patronales CNOPS (par trimestre), le cas échéant ;

L’état des retenues et contributions à verser au RCAR au titre du trimestre le cas échéant.

En ce qui concerne des frais de déplacement, l’agent vérifie :

L’ordre de mission, le nom du bénéficiaire, le grade, la date de départ et d’arrivée ;

Du mémoire des sommes dues ;

le calcul arithmétique.

Une fois les dossiers vérifiés et visés par le chef du service du contrôle Interne et administratif, seront transmis au secrétariat de la Direction.

3.3.3 Mise à jour du Manuel de Procédure

A été attribué au service du contrôle Interne et Administratif, la tâche d'examiner et de mettre à jour le manuel de procédures de la Caisse de Compensation, en tenant compte de la nouvelle structure organisationnelle, qui a été approuvé lors du Conseil d’Administration de la Caisse de compensation lors de la session Juin 2013, qui met en évidence les fonctions de toutes les divisions et services de la Caisse de Compensation.


43

3.3.4 Le suivi des statistiques

Dans ce contexte, le service du contrôle interne a été chargé de suivi des statistiques, qui sont basées principalement sur la collecte et l’établissement d’une base statistique dans des feuilles d'Excel, à savoir les montants et les quantités subventionnées, par les différents opérateurs et les mois de mises à la consommation de tous les produits subventionnés de tous les types des dossiers, produits pétroliers, le sucre et le Gaz butane.

Après le regroupement de ces données, un rapprochement hebdomadaires se fait avec le système d'information (Qlik View), basée principalement sur les quantités et les montants de subvention pour chaque produit et opérateur pris en charge, et ce pour ajuster l'exactitude et la précision des chiffres.

3.3.5 Préparer des rapports mensuels de la Caisse de Compensation

Sur la base de ces données statistiques, le service du contrôle interne prépare des rapports en deux versions arabe et français, concernant l’activité mensuelle de la Caisse de Compensation, en se basant sur des tableaux et graphiques comme des indicateurs clairs et importants à retenir, ces rapports sont publiés sur le site de la Caisse de Compensation.


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1. ORGANIGRAMME DE LA DIVISION TECHNIQUE

2. MISSIONS ET OBJECTIFS

La division technique a pour mission :

La liquidation et contrôle des dossiers de la subvention des secteurs, de sucre,

du gaz butane et des produits pétroliers ;

Le précompte des autorisations de recettes (AR) sur les ordonnances de

paiement (OP) relatif aux secteurs du gaz et du pétrole ;

Le paiement octroyé aux sociétés bénéficiaires de la subvention.

DIVISION TECHNIQUE

SERVICE GAZ BUTANESERVICE

PRECOMPTESSERVICE SUCRE

PETROLE


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3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION TECHNIQUE

3.1 PROCEDURE SERVICE SUCRE ET PETROLE

3.1.1 FILIERE SUCRIERE :

L’industrie sucrière est composée de cinq sociétés la COSUMAR, la SUTA, la SUCRAFOR, la SUNABEL, et la SURAC.

Le taux appliqué à la subvention allouée au sucre en pain, lingot, morceaux et granulé est fixé 2847,27 DHS/ TTC à partir du 01/01/2013.

I. SUCRE LOCAL

a- Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers des subventions que l’Etat accorde aux raffineries du sucre local.

b- Produits concernés

La subvention concerne aussi bien le sucre en pain, morceaux, lingot et granulé.

c- Canal de transmission:

La Caisse de Compensation reçoit les dossiers par deux canaux :

Via le système d’information :

Le chef de service sucre et pétrole reçoit, dans un premier temps, des opérateurs de sucre les dossiers scannés puis les envoie par la suite à l’agent liquidateur pour vérification.

L’agent liquidateur procède soit :

A la pré-validation des dossiers scannés, et envoie la confirmation aux sociétés concernées pour déposer leurs dossiers physiques;

Au rejet des dossiers scannés pour les faire compléter ou les faire rectifier par les sociétés.


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Via le bureau d’ordre :

La division technique reçoit du bureau d’ordre :

Les dossiers physiques parvenus de la délégation provinciale du Ministère du commerce et de l’Industrie. (Un original et trois copies)

d- Pièces constitutives du dossier de liquidation :

Le dossier de liquidation du sucre local comprend les justificatifs suivants :

- Relevé des ventes effectives ; - Factures de vente ; - Bilan matière sucre raffiné du mois ; - Déclaration unique de marchandises (DUM) du sucre brut importé par

Cosumar; - Déclaration de paiement de la TVA ;

Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au chef de service sucre et pétrole. Ce dernier les remet à l’agent liquidateur afin de procéder à la vérification de forme et de fond souhaité.

e. Contrôles préalables du sucre local:

En vue de la liquidation des dossiers de subvention du sucre, l’agent liquidateur procède à des contrôles de forme et des contrôles de fond.

Vérifications de forme :

Au niveau de l’état de la subvention du sucre, l’agent liquidateur vérifie :

La signature du Directeur général de la sucrerie ; La signature du délégué provincial du commerce et de l’industrie; L’exactitude du mois correspondant à la déclaration ; Les informations consignées sur la déclaration de la T.V.A notamment, le

nom de la société, la période de la déclaration, et le chiffre d’affaires déclaré ;

L’existence de toutes pièces du dossier.

Vérifications de fond : S’assure du calcul de la subvention ;


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Quantité vendue x le taux de la subvention = Montant réclamé par l’opérateur

Vérifie les factures de ventes et leur concordance avec le relevé des factures, notamment les quantités vendues, le prix de vente du sucre (prix sortie usine arrêté par décision ministérielle + frais de péréquation + frais d’emballage+ frais de chargement) et les numéros de facture.

Vérifie que le bilan matière :

Stock final = S.I. + Production – Ventes – refonte

Rapproche les factures de ventes consignées sur l’état des stocks et celles consignées sur l’état des sommes dues ;

Vérifie que le chiffre d’affaires déclaré au niveau de la déclaration TVA est égal à la somme de la subvention et des facturations si la société est au régime débit, et uniquement aux encaissements lorsque la société est au régime encaissement ;

Rapproche le chiffre d’affaires ainsi que la T.V.A collectée soit avec l’état du chiffre d’affaires de la société soit avec le relevé des factures ;

Vérifie que le délai de forclusion a bien été respecté, soit deux ans pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion.

f. Traitement du dossier de liquidation :

Une fois que les contrôles de forme et de fonds effectués, l’agent de liquidation du service de sucre et pétrole :

* Récupère, auprès du bureau d’Ordre, les numéros du bordereau de transmission et de l’OP ;

* Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service sucre et pétrole ;

* Edite et signe l’ordonnance de paiement « O.P » ; * Edite l’état récapitulatif des sommes dues ; * Edite le bordereau de transmission.


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L’agent liquidateur veille à ce que « l’O.P » reporte le même solde que l’état récapitulatif des sommes dues et le même libellé du mois de consommation, ainsi que l’imputation budgétaire ;

Après liquidation et visa du dossier par l’agent et le chef du service sucre et pétrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrôle et visa.

g. Informations et documents transmis :

Le chef de division technique envoie au service du contrôle interne :

Les dossiers physiques :

L’original de l’O.P des dossiers de la subvention de sucre local; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;

L’original de l’état récapitulatif des sommes dues paraphé par le chef de division technique;

Le bordereau de transmission paraphé par le chef de division technique.

Et valide au niveau du système les dossiers liquidé.

II. SUCRE BRUT IMPORTE

Le raffinage ainsi que l’importation du sucre brut d’importation sont assurés exclusivement par la société COSUMAR qui bénéficie de la subvention supplémentaire dans le cas où le prix du sucre importé dépasse le prix cible. Le prix cible a été fixé à 5335,00 DHS/T à partir du 01/01/2013. La subvention correspond à la différence entre le prix de revient du sucre brut importé et le prix cible susmentionné.

a- Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers des subventions que l’Etat accorde aux importateurs de sucre raffiné sur la base des quantités importées.

b- Produit concerné :

La subvention concerne le sucre brut importé.


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c- Canal de transmission :


Via le système d’information:

Le chef de service sucre pétrole reçoit de l’opérateur les dossiers scannés puis les envoie par la suite à l’agent liquidateur.



Au rejet des dossiers scannés pour les compléter ou les faire rectifier par les sociétés.



Les dossiers physiques parvenus du Ministère Chargé des Affaires Générales et de la Gouvernance concernant la subvention du sucre brut importé. (Original).

d- Pièces constitutives du dossier de liquidation :

Le dossier de liquidation du sucre brut importé comprend les justificatifs suivants :

- Factures commerciales d’importations ; - Déclaration unique de Marchandises DUM ; - Quittance douanières.

Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au chef de service sucre et pétrole. Ce dernier les remet à l’agent liquidateur afin de procéder à la vérification de fond et de forme.

e. Contrôles préalables du sucre importé :

En vue de la liquidation des dossiers de subvention du sucre, l’agent liquidateur procède à des contrôles de forme et des contrôles de fond suivants :


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Au niveau de l’état de la subvention supplémentaire du sucre brut, l’agent liquidateur vérifie :

La signature du Directeur général de la sucrerie ; Le bordereau d’envoi du Ministère des Affaires Générales et de la

Gouvernance; L’exactitude du mois correspondant à la déclaration ; Le délai de forclusion a été bien respecté, soit deux ans pour la

transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion ;

Les mentions de l’opérateur sur la facture import ; L’existence de toutes les pièces du dossier.

Vérifications de fond : Vérifie les factures commerciales du fournisseur (exportateur), les

quantités ; Vérifie la Déclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numéro de la

DUM, le taux de change, la quantité importée, l’expéditeur et importateur; la valeur en dollar ;

Vérifie la concordance des droits de douane avec la quittance des droits à recouvrer ;

Vérifie le calcul des frais d’approche (FA) qui sont fixés par décision n°2/7 du 31 décembre 2012 modifiant la décision n°1/7 du 27 octobre 2011 comme suit :

FA = (prix CF * TX change *quantité importée en T) * 2,5%

Vérifie le calcul arithmétique de la subvention forfaitaire supplémentaire :

Subvention Supplémentaire = [(prix CF*TX Change+DD+ FA)- Prix Cible] *quantité importée en T

f. Traitement du dossier

Une fois les contrôles de forme et de fond effectués, l’agent de liquidation du service de sucre et pétrole :

Récupère, auprès du bureau d’Ordre, les numéros du bordereau de transmission et de l’OP ;

Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est


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enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service sucre et pétrole ;

Edite et signe l’ordonnance de paiement « O.P » ;

Edite l’état récapitulatif des sommes dues ;

Edite le bordereau de transmission.



g- Informations et documents transmis :

Le chef de division technique transmet au service du Contrôle Interne :


l’original de l’O.P des dossiers de la subvention de sucre importé; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;

L’original de l’état récapitulatif des sommes dues paraphé par le chef de division;

Le bordereau de transmission paraphé par le chef de division technique ;



Et valide au niveau du système les dossiers liquidés.

III. RESTITUTION DES SUBVENTIONS

A. RESTITUTION SUR LE SUCRE RAFINE CONTENU DANS LES PRODUITS FINIS VENDUS LOCALEMENT NON DESTINES A L’EXPORTATION

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de restitution de la subvention du sucre utilisé par les sociétés industrielles.


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La restitution porte sur le sucre entrant dans la fabrication des boissons gazeuses et non gazeuses non destinée à l’exportation, par les industries à raison de 1000 DH/Tonne (montant en vigueur depuis le 01/01/2009)

b. Industries concernées

Industries des boissons sucrées gazeuses et non gazeuses,

c. Canal de transmission









Les dossiers physiques parvenus des sociétés industrielles. (Un original)

d. Pièces constitutives du dossier de liquidation

Le dossier de liquidation de la restitution du sucre contenu dans les produits finis vendus localement comprend les justificatifs suivants :

- Un état faisant ressortir le stock initial de sucre, la quantité consommée de sucre et le stock final de sucre ;

- Les factures d’achats de sucre ;

- Une copie de la déclaration de la TVA et/ou de la TIC du mois concerné,

- Un relevé des ventes mensuelles de produits finis contenant de sucre faisant ressortir le chiffre d’affaires réalisé et la quote part de sucre consommé par chaque produit.


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Dans le cas ou le dossier est complet, le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au chef de service sucre et pétrole. Ce dernier les remet à l’agent liquidateur afin de procéder à la vérification de fond et de forme souhaitée.

e. Contrôles préalables :

En vue de la liquidation des dossiers de la restitution du sucre contenu dans les produits finis vendus localement, l’agent liquidateur procède à des contrôles de forme et des contrôles de fond suivants :


L’agent liquidateur vérifie :

Les pièces composantes du dossier sont complètes (l’état de stock, la quantité consommée de sucre) ;

L’exactitude du mois correspondant à la déclaration de la société ; Les informations consignées sur la déclaration de la TVA et de la TIC

notamment, le nom de la société, la période de la déclaration, et le chiffre d’affaire déclaré ;

Le respect des sociétés du délai de grâce, soit 60 jours supplémentaires pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des 60 jours par rapport à la mise à la consommation, des majorations de retard sont appliquées à raison de 1% par mois ou fraction de mois.

Vérifications de fond : S’assure du calcul de la restitution ;

Quantité vendu contenant du sucre en T *1000 DH= Montant de la restitution

vérifie que le S.F du mois N-1 = S.I déclaré au titre du mois N Rapproche les factures d’achats de sucre avec l’état des stocks de sucre ;

f. Traitement du dossier de liquidation


Récupère, auprès du bureau d’Ordre, les numéros du bordereau de transmission et de l’AR ;

Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait


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automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service sucre et pétrole ;

Edite et signe l’autorisation de recette « A.R » ;






L’original de l’AR (autorisation des recettes) des dossiers de la restitution des subventions du sucre raffiné et vendu localement, liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;



h. Taxation d’office

Dans le cas où les sociétés ont suspendu les paiements des prélèvements, le chef de division technique donne ordre au chef de service sucre pétrole d’établir des taxations d’office, sur la base de la consommation du même mois de l’année précédente majorée de 10% ainsi que les pénalités de retard y afférentes.

B. RESTITUTION DE LA SUBVENTION DU SUCRE SUR LES QUANTITES DU SUCRE RAFFINE EXPORTE


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a. Objet :

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de restitution des subventions du sucre exporté sous toutes ses formes, un prélèvement forfaitaire de l’équivalent des subventions octroyées par la Caisse de compensation sur chaque tonne de sucre raffiné exporté.

Cette restitution est égale à la subvention forfaitaire toutes taxes comprises, accordée à la tonne de sucre raffiné, majorée de la moyenne pondérée de la subvention à la tonne accordée aux importations du sucre brut.

b. Produits concernés :

La restitution de subvention du sucre exporté concerne aussi bien le sucre pain, lingots, morceaux et granulé.

c. Canal de transmission:


Via le système d’information :







Les dossiers physiques parvenus des sociétés industrielles. (Un original)


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Le dossier de liquidation de la restitution du sucre raffiné exporté comprend les justificatifs suivants :

Licence d’exportation du sucre raffiné subventionné délivré par le Ministère du Commerce Extérieur ;

Factures d’achats du sucre raffiné émises par la société COSUMAR ;

Une copie conforme du chèque certifié du montant de la restitution dû à la Caisse de Compensation.


e. Contrôles préalables de la restitution du sucre exporté

En vue de la liquidation des dossiers de la restitution du sucre raffiné exporté, l’agent liquidateur procède à des contrôles de forme et des contrôles de fond suivants :


L’agent liquidateur vérifie :

La signature du Directeur général de la sucrerie ; La licence d’exportation du sucre raffiné subventionné cachetée et signée par le Ministère du Commerce Extérieur ; L’exactitude du mois correspondant à la déclaration ; Le compte rendu de la Commission Interministérielle de la réunion relative à l’exportation du sucre ; Le respect des sociétés du délai de grâce, soit 60 jours supplémentaires pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des 60 jours par rapport à la mise à la consommation, des majorations de retard sont appliquées à raison de 1% par mois ou fraction de mois.

Vérification de fond : S’assure du calcul de la restitution du sucre raffiné :

Quantité exportée en T * prix accordé par la commission interministérielle = montant de la restitution


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Vérifie les factures d’achats ; Vérifie la licence d’exportation : l’exportateur, l’importateur, la quantité

exportée.




Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service sucre et pétrole ;







L’original de l’AR (autorisation des recettes) des dossiers de la restitution des subventions du sucre raffiné et vendu localement, liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division ;

Le bordereau de transmission paraphé par le chef de division.



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3.1.2 PRODUITS PETROLIERS

I. COMPTES D’AJUSTEMENT DES PRIX

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire la procédure du traitement et de liquidation des dossiers des subventions et des prélèvements sur les produits pétroliers.

Les prix de reprise des carburants sont fixés les 1ér et 16 du chaque mois, sur la base de leur indexation sur les cotations internationales.

b. Produits concernés

Sont concernés par la subvention le Super SP, le gasoil 50 PPM, le gasoil de pêche côtière, et les fuels (fuel oil n°2, fuel ONE standard et fuel ONE spécial) qu’ils soient acquis localement (chez la Samir) ou importés.










Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des carburants, division des Produits Pétroliers relevant du ministère de l’énergie et des mines. (original et trois copies)


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Le service du sucre et pétrole reçoit pour liquidation les dossiers du compte d’ajustement qui comprend les justificatifs suivants :

Produits raffinés au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel) : Un état des sommes dues par ou à la caisse au titre du compte d’ajustement des prix ; Les factures d’achat de chez la SAMIR ;

NB : pour les provinces du Sud, d’autres pièces justificatives figurent au niveau du dossier à savoir :

Le bon de livraison portant les numéros des plombs de la douane pour le produit transporté par camion ou les attestations douanières dans le port de réception si le transport se fait par cabotage ;

Le compte rendu de déchargement ;

L’attestation de réception du produit.

Fuel ONE et Fuel ONE spécial

Un état des sommes dues par la Caisse de Compensation au titre du compte d’ajustement.

Les factures d’achat des quantités des fuels auprès de la Samir par quinzaine.

Un état récapitulatif des réceptions des fuels, par quinzaine, attestées par l’ONEE.

Produits importés (Super SP, gasoil 50 PPM): Un état des sommes dues par la Caisse de Compensation au titre du compte d’ajustement des prix. Les attestations douanières justifiant la quantité réceptionnée. La facture fournisseur ou connaissement. La DUM. Bulletin d’analyse au chargement et au déchargement. Attestation de l’ANP (agence nationale des ports). Rapport d’expert ou time sheet cacheté par Marsa maroc. L’état de réception cacheté par l’ONEE si le fuel a été importé.

Gasoil de pêche côtière

Un état des sommes dues par la Caisse de Compensation par quinzaine.

Un relevé détaillé des livraisons de gasoil en litres, aux bateaux de pêche côtière par quinzaine au niveau de chaque port établi par la société et signé et cacheté par le représentant de cette dernière, des services de la Douane et de la délégation des pêches maritimes. Cette


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dernière atteste que le bateau livré fait partie de la flotte de la pêche côtière.

Produits pétroliers destinés aux secteurs détaxés

un état des sommes à récupérer ou à verser à la Caisse de Compensation.

factures SAMIR.

attestations douanières,

la DUM.


e. Contrôles préalables du compte d’ajustement:

En vue de la liquidation des dossiers du compte d’ajustement, l’agent liquidateur procède au contrôle de fond et des contrôles de forme suivants :


L’agent liquidateur vérifie que :

Les dossiers sont complets, et que les copies, si il y’a lieu, portent le cachet avec la mention « certifiée conforme » ;

L’existence de toutes les pièces ; signées et cachetées par les entités compétente ;

Toutes les pièces concernent la même période ; L’état des sommes dues est cacheté et signé par la direction des

combustibles et des carburants divisions des PP relevant du ministère de l’énergie et des mines et par le responsable habilité de la société,

Les informations consignées sur l’état des sommes dues sont conformes à celles consignées sur les factures ;

Le délai de forclusion a bien été respecté, soit deux ans pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion.

Vérifications de fond : Produits raffinés au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel

industriel) : Vérifie que les taux consignés sur les structures des prix des produits

pétroliers sont respectés ; Vérifie les quantités mentionnées dans les factures de la SAMIR et ceux

de l’état des sommes dues sont identiques ;


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Vérifie le calcul arithmétique de la subvention :

Montant de la subvention = qté achetée durant la quinzaine * taux de reprise de la quinzaine

Produits importés (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel): Vérifie que les quantités déclarées au niveau des attestations douanières

sont les mêmes que celles des quantités réceptionnées par la société et par l’ONEE s’il s’agit de fuel ONEE ;

Vérifie les factures fournisseurs ; Vérifie la Déclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numéro de la


Vérifie le bulletin d’analyse du chargement et déchargement ; Vérifie l’attestation de l’agence nationale des ports, Vérifie le rapport d’expert ou time sheet cacheté par Marsa maroc ; Vérifie le calcul arithmétique de la subvention :


Fuel ONE et Fuel ONE spécial : Vérifie les factures d’achat auprès de la SAMIR ; Vérifie les attestations de l’ONE ; Vérifie les attestations douanières ; Vérifie le calcul arithmétique de la subvention :


Gasoil de pêche : Vérifie les quantités portées sur les relevés de livraison du produit au

niveau de chaque port signé cacheté par les services de la Douane et de la délégation maritimes ;



Produits pétroliers destinés aux secteurs détaxés : Vérifie les factures de la Samir ; Vérifie les attestations douanières ;


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Vérifie la Déclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numéro de la DUM, le taux de change, la quantité importée, l’expéditeur et l’importateur, la valeur en dollar ;



f. Traitement du dossier










Le chef de division technique transmet au service du Contrôle Interne :


l’original de l’O.P des dossiers du compte d’ajustement; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;


Le bordereau de transmission paraphé par le chef de division technique;


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L’original de l’état récapitulatif des sommes dues paraphé par le chef de division technique.


II. PEREQUATION

a. Objet

Cette procédure consiste à décrire la procédure du traitement et de liquidation des dossiers des prélèvements sur les carburants, Super sans plomb et gasoil 50PPM. les taux et les modalités de gestion sont fixés par l’arrêté des prix des produits pétroliers du Ministre Délégué auprès du Premier Ministre chargé des Affaires Economiques et Générales (MAEG) n°394-09 du 18 février 2009 modifiant et complétant l’arrêté n°2380-06 du 23 octobre 2006.


Les produits concernés sont le Super et le Gasoil 50PPM, qu’ils soient acquis localement ou importés.












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Le service du sucre et pétrole reçoit pour liquidation des dossiers de la péréquation par quinzaine qui comprend les justificatifs suivants :

Produits raffinés au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel) : Un état des sommes dues à la caisse de compensation au titre du compte d’ajustement des prix. Les factures d’achat de chez la SAMIR.

Produits importés (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel): Un état des sommes dues à la caisse de compensation au titre du compte d’ajustement des prix. Les attestations douanières justifiant la quantité réceptionnée. La facture fournisseur ou connaissement. La DUM. Bulletin d’analyse au chargement et au déchargement. Attestation de l’ANP (agence nationale des ports). Rapport d’expert ou time sheet cacheté par Marsa maroc.

Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au chef de service sucre et pétrole. Ce dernier les remet à l’agent liquidateur afin de procéder aux vérifications de fond et de forme.

e. Contrôles préalables de la péréquation:

En vue de la liquidation des dossiers de la péréquation, l’agent liquidateur procède au même contrôle de fond et des contrôles de forme concernant le compte d’ajustement des produits pétroliers raffinés au Maroc et produits pétroliers importés.

Vérification de forme :



L’existence de toutes les pièces ; signées et cachetées par les entités compétente ;

Toutes les pièces concernent la même période ; L’état des sommes dues est cacheté et signé par la direction des

combustibles et des carburants divisions des PP relevant du ministère de l’énergie et des mines et par le responsable habilité de la société,


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Les informations consignées sur l’état des sommes dues sont conformes avec celles consignées sur les factures ;

Le respect des sociétés du délai de grâce, soit 60 jours supplémentaires pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des 60 jours par rapport à la mise à la consommation, des majorations de retard sont appliquées à raison de 1% par mois ou fraction de mois.

Vérifications de fond : Produits raffinés au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM) : Vérifie que les taux consignés sur les structures des prix des produits

pétroliers sont respectés ; Vérifie les quantités mentionnées dans les factures de la SAMIR sont

identiques à celles de l’état des sommes dues de la société; Vérifie le calcul arithmétique de la subvention :

Montant de la péréquation = qté achetée durant la quinzaine * tx fixé par l’arrêté

Produits importés (Super SP, gasoil 50 PPM): Vérifie que les quantités déclarées au niveau des attestations douanière

justifient celles des quantités réceptionnées ; Vérifie les factures fournisseurs ; Vérifie la Déclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numéro de la


Vérifie le bulletin d’analyse du chargement et déchargement ; Vérifie l’attestation de l’agence nationale des ports, Vérifie le rapport d’expert ou time sheet cacheté par Marsa maroc ; Vérifie le calcul arithmétique :

Montant de la péréquation = qté achetée durant la quinzaine * tx fixé par l’arrêté




Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est


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enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service sucre et pétrole ;







L’original de l’AR (autorisation des recettes) des dossiers de la péréquation des produits pétroliers, liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique ;


Et valide au niveau du système les dossiers liquidés

3.2 PROCEDURE DU SERVICE DU GAZ BUTANE

3.2.1 MISE A LA CONSOMMATION DU GAZ BUTANE

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de subventions versées aux sociétés de distribution du gaz butane conditionné.

Les prix de reprise du butane sont fixés le 1ér de chaque mois sur la base de leur indexation sur les cotations internationales du mois précédent, conformément aux éléments de la structure des prix de reprise publiée par le Ministère de l’énergie et des mines.

L’écart entre les prix de vente au public calculé pendant le mois concerné selon la structure et le prix de vente au public/bouteille est récupéré par les sociétés de distribution gazière auprès d’un solde Caisse de compensation géré par celle-ci.


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La subvention concerne deux catégories : le gaz butane conditionné dont la charge est supérieur à 5 Kg et le gaz butane conditionné dont la charge est inférieur à 5 Kg.




Le chef de service du gaz butane reçoit de l’opérateur les dossiers scannés puis les envoie par la suite à l’agent liquidateur.








Le service du gaz butane reçoit pour liquidation des dossiers de mise à la consommation du gaz butane comprenant les justificatifs suivants :

- Un état des sommes dues par la Caisse de Compensation ;

- Les factures de vente des centres emplisseurs aux sociétés gazières.

e. Contrôles préalables de la mise à la consommation:

En vue de la liquidation des dossiers de mise à la consommation du gaz butane, l’agent liquidateur procède au contrôle de fond et des contrôles de formes suivants :


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L’état des sommes dues est cacheté et signé par la direction des combustibles et des carburants division des Produits Pétroliers relevant du ministère de l’énergie et des mines et par le responsable habilité de la société ;

L’existence de toutes les factures d’emplissage ; signées et cachetées par les entités compétentes ;

Les factures sont au nom de la société qui a déposé le dossier de mise à la consommation ;

Toutes les pièces concernent la même période ; Les informations consignées sur l’état des sommes dues sont

conformes avec celles consignées sur les factures ; Le délai de forclusion a bien été respecté, soit deux ans pour la

transmission des dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion.

Vérifications de fond : Vérifie que les taux consignés sur les structures des prix des produits

pétroliers sont respectés ; Vérifie les quantités mentionnées dans les factures et ceux de l’état

des sommes dues sont identiques ; Vérifie le calcul arithmétique de la subvention.

Montant subvention = quantité mise à la consommation du mois N * taux de reprise du mois N

NB : le taux de reprise différence selon le conditionnement (< ou > à 5kg)


Une fois les contrôles de forme et de fond effectués, l’agent de liquidation du service gaz butane :


Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service gaz


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butane ;



Edite le bordereau de transmission ;


Après liquidation et visa du dossier par l’agent et le chef du service du gaz butane, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrôle et visa.



les dossiers physiques :

l’original de l’O.P des dossiers de la mise à la consommation; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;


Le bordereau de transmission paraphé par le chef de division technique ;



3.2.2 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT DU GAZ BUTANE

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de subventions pour le remboursement aux centres emplisseurs des frais de transport du gaz butane.

Le remboursement de ces frais de transport s’effectue sur la base de taux forfaitaires établis par une commission, ces taux sont déterminés selon l’emplacement des centres emplisseurs, et leur situation par rapport aux ports de déchargement.


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b. Produits concernés et constitution des dossiers

Sont concernés par la subvention le gaz butane conditionné de 3kg, 6kg et 12kg.












Le service du gaz butane reçoit pour liquidation des dossiers de remboursement des frais de transport qui comprend les justificatifs suivants :

- Un état des sommes dues par la Caisse de Compensation ;

- Les factures de ventes des centres emplisseurs aux sociétés gazières ;

- Un état de mouvement des produits

- La dérogation du Ministère de l’Energie et des Mines s’il y a lieu.

e. Contrôles préalables du remboursement des frais de transport

En vue de la liquidation des dossiers du remboursement des frais de transport, l’agent liquidateur procède aux vérifications de formes et de fonds suivants :


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Les dossiers sont complets, et que les copies, s’il y’a lieu, portent le cachet avec la mention « certifiée conforme » ;

L’état des sommes dues est cacheté et signé par la direction des combustibles et des carburants divisions des Produits Pétroliers relevant du ministère de l’énergie et des mines et par le responsable habilité de la société ;

L’existence de toutes les factures ; signées et cachetées par les entités compétentes ;

Les factures sont au nom de la société qui a présenté le dossier de remboursement ;


conformes avec celles consignées sur les factures ; Le délai de forclusion a bien été respecté, soit deux ans pour la

transmission des dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion.

Vérifications de fond : Vérifie que les taux en vigueur, fixés spécifiquement pour chaque

centre emplisseur sont respectés ; Vérifie que les quantités mentionnées dans les factures et ceux de

l’état des sommes dues sont identiques ; Vérifie le calcul arithmétique de la subvention :

Montant subvention = quantité transportée * taux de transport alloué au centre emplisseur


Une fois les contrôles de forme et de fond effectués, l’agent de liquidation du service gaz butane :


Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service gaz


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butane ;





Après liquidation et visa du dossier par l’agent et le chef du service gaz butane, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrôle et visa.




l’original de l’O.P des dossiers de la mise à la consommation; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;





3.2.3 PROCEDURE DE RESTITUTION DES MONTANTS DU TRANSPORT DU

GAZ BUTANE

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de provisions affectées aux subventions des frais de transport du butane.


Sont concernés par la subvention le gaz butane conditionné de 3kg, 6kg et 12kg.


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d. Canal de transmission



Le chef de service gaz butane reçoit de l’opérateur les dossiers scannés puis les envoie par la suite à l’agent liquidateur.







e. Pièces constitutives du dossier de liquidation

Le service du gaz butane reçoit pour liquidation des dossiers de remboursement des frais de transport qui comprend les justificatifs suivants :

- Un état des sommes dues à la Caisse de Compensation ;

- Les factures de ventes des centres emplisseurs aux sociétés gazières ;

f. Contrôles préalables du provision de transport

En vue de la liquidation les dossiers de provision de transport du butane, l’agent liquidateur procède aux vérifications de formes et de fonds suivants :




L’état des sommes dues est cacheté et signé par la direction des


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combustibles et des carburants divisions des Produits Pétroliers relevant du ministère de l’énergie et des mines et par le responsable habilité de la société ;

L’existence de toutes les pièces ; signées et cachetées par les entités compétentes ;


conformes avec celles consignées sur les factures ; Le respect des sociétés du délai de grâce, soit 60 jours

supplémentaires pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des 60 jours par rapport à la mise à la consommation, des majorations de retard sont appliquées à raison de 1% par mois ou fraction de mois.

Vérifications de fond :

L’agent liquidateur :

Vérifie que les taux fixés à 50DH/T pour la provision de transport sont respectés pour chaque centre emplisseur;

Vérifie les quantités mentionnées dans les factures et ceux de l’état des sommes dues sont identiques ;

Vérifie le calcul arithmétique de la péréquation:

Montant de la péréquation = qté transportée * tx fixé à 50DH/T

h. Traitement du dossier de liquidation

Une fois les contrôles de forme et de fond effectués, l’agent de liquidation du service du gaz butane :


Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service gaz butane ;

Edite et signe l’autorisation de recette « AR » ;



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h. Informations et documents transmis :



L’original de l’AR (autorisation des recettes) des dossiers de la péréquation des produits pétroliers, liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique ;



3.2.4 PROCEDURE DE LA MARGE SPECIALE POUR FINANCEMENT

DES STOCKS DE SECURITE

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers des sommes collectées par les centres emplisseurs et inscrites au passif de leurs bilans comme dettes à long terme vis-à-vis de la caisse de compensation affectées au financement exclusif des stocks de sécurité en combustibles liquides et gazeux.


Les produits concernés sont le gaz butane conditionné 3kg, 6kg et 12kg, le butane en vrac, le propane conditionné 34kg et le propane en vrac.

e. Canal de transmission





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f. Pièces constitutives du dossier de liquidation

Le service du gaz butane reçoit pour liquidation des dossiers de la marge spéciale qui comprend les justificatifs suivants :

- Un état des sommes dues à la Caisse de Compensation.

g. Contrôles préalables du provision de transport

En vue de la liquidation les dossiers de la marge spéciale, l’agent liquidateur procède aux vérifications de formes et de fonds suivants :






conformes avec celles consignées sur les factures ;


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L’agent liquidateur :

Vérifie que les taux fixés à 30DH/T pour la marche spéciale sont respectés pour chaque centre emplisseur;

Vérifie les quantités mentionnées dans les factures et ceux de l’état des sommes dues sont identiques ;

Vérifie le calcul arithmétique de la péréquation:

Montant de la péréquation = qté transportée * tx fixé à 30DH/T

h. Traitement du dossier de liquidation




Edite et signe l’autorisation de recette « AR » ;



i. Informations et documents transmis



L’original de l’AR (autorisation des recettes) des dossiers de la péréquation des produits pétroliers, liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division ;

Le bordereau de transmission paraphé par le chef de division.


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3.2.5 PROCEDURE DE REGULARISATION DES IMPORTATIONS DU GAZ

BUTANE

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de régularisations des importations du gaz butane.

Les prix de reprise du butane sont fixés le 1ér de chaque mois sur la base de leur indexation sur les cotations internationales, conformément aux éléments de la structure des prix de reprise publiée par le Ministère de l’énergie et des mines.

L’écart entre les prix de revient intégrant toutes les charges à l’importation notamment le prix d’achat au fournisseur, droits et taxes à l’importation, frais portuaires et frais de stockage et les prix de reprise fixés et publiés, est payé aux sociétés ou versé à la Caisse de Compensation auprès des sociétés importatrices.


Sont concernés par la subvention le butane importé.









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Le service du gaz butane reçoit pour liquidation des dossiers de régularisation des importations du butane qui comprend les justificatifs suivants :

Etat de liquidation des importations, Attestation douanière justifiant la quantité réceptionnée, DUM, Facture fournisseur (quantité payée, valeur en devises du produit, valeur

du fret), Connaissement (date de chargement), Avis de la banque (cours du dollar, frais bancaires et/ou financiers, valeur

CIF DH, date de valeur). Quittances des droits d’importation et taxes et fiches de liquidation de ces

droits établis par l’Administration de la Douane. Factures aconage et péage et autres charges portuaires délivrées par

MARSA MAROC. Quittance analyse et transit. Factures sapeurs pompiers et surveillance. Rapport d’expertise Facture de l’expert maritime, Factures Somas si le produit importé a transité par les cavités de la Somas, Tout autre document qui serait décidé par décisions ministérielles futures.

h. Contrôles préalables de la régularisation des importations du butane

En vue de la liquidation les dossiers de régularisation des importations du butane, l’agent liquidateur procède aux vérifications de formes et de fonds suivants :



Les dossiers sont complets, et que les copies, s’il y a lieu, portent le cachet avec la mention « certifiée conforme » ;


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L’existence de toutes les pièces ; signées et cachetées par les entités compétentes et portant le nom de la société;

L’existence du même nom du bateau sur toutes les pièces justificatives ;


conformes avec celles consignées sur les factures ; Concernant les « A.R » : Le respect des sociétés du délai de grâce, soit

60 jours pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des 60 jours par rapport à la mise à la consommation, des majorations de retard sont appliquées à raison de 1% par mois ou fraction de mois.

Concernant les « O.P » : Le délai de forclusion a bien été respecté, soit deux ans pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion.

vérifie la facture fournisseur : le nom du navire, le nom du fournisseur, numéro et date de facture, la quantité importée, le CIF et le montant global de la facture en devise ;

vérifie l’avis bancaire : le montant déclaré dans la facture, le cours de change et compare les références avec la facture fournisseur ;

vérifie La DUM : le numéro de la DUM, la quantité dédouanée, le taux de change unitaire et la valeur déclarée, le nom de l’expéditeur et l’importateur ;

vérifie les quittances des droits d’importation et taxes et les fiches de liquidations de ces droits établis par l’Administration de la Douane ;

vérifie les factures d’acconage et péage et autres charges portuaires délivrés par Marsa Maroc : les quantités, les taux affectés à chaque port, le nom du bateau ;

vérifie le calcul de la facture des Sapeurs pompiers et surveillance ;

vérifie les quittances d’analyse et de surveillance ;

vérifie le rapport d’expertise : le nom du bateau et sa date d’arrivé, quantités reçues, quantités à bord, chronologie des opérations : date de début et de fin de déchargement du bateau ;

vérifie la facture de l’expert maritime ;

vérifie les factures Somas si le produit importé a transité par ses cavités : le numéro de la DUM, les dates de sortie Somas.


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vérification de fond :

vérifie le calcule de la subvention : Coût importateur = prix d’achat au fournisseur+droits et taxes à

l’importation+frais portuaires+ frais de stockage Facturation aux centres emplisseurs = quantités déchargées ou quantités

sortie Somas*Taux de reprise fixé pour la même période

Montant « A.R » = Si le Coût importateur < facturation aux centres emplisseurs

Montant « O.P » = Si le Coût importateur > à la facturation aux centres emplisseurs

i. Traitement du dossier de liquidation


Récupère, auprès du bureau d’Ordre, les numéros du bordereau de transmission et de l’OP ou l’AR;


Edite et signe l’ordonnance de paiement si « O.P » et édite et signe l’autorisation de recette si « A.R » ;

Edite l’état récapitulatif des sommes dues si « O.P » ;


L’agent liquidateur veille à ce que « l’O.P » ou «l’A.R » reporte le même solde que l’état récapitulatif des sommes dues et le même libellé du mois de consommation, ainsi que l’imputation budgétaire ;

Après liquidation et visa du dossier par l’agent et le chef du service du gaz butane, le dossier est transmis par la suite au chef de la division technique pour contrôle et visa.

j. Informations et documents transmis :



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l’original de l’O.P ou l’A.R des dossiers de la régularisation des importations du butane; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;




Et valide au niveau du système les dossiers liquidés. 3.2.6 PROCEDURE DES SURESTARIES

a. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus de traitement et de liquidation des dossiers de surestaries encourues lors du déchargement des cargaisons de butane dues en cas de force majeure ou à l’encombrement du port de déchargement sont à la charge de la Caisse de Compensation.

Le remboursement des montants des dossiers des surestaries dus aux fournisseurs est arrêté par la commission chargée d’examiner ces dossiers comprenant un représentant de la Direction des Combustibles et Carburants et un représentant de la Caisse de Compensation à laquelle est invitée la société importatrice.

b. Produits concernés et constitution des dossiers

Sont concernés le butane importé.






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e. Pièces constitutives du dossier de liquidation

Le service du gaz butane reçoit pour liquidation des dossiers des surestaries qui comprend les justificatifs suivants :

Etat des sommes dues par la Caisse de Compensation ;

Le Compte rendu de la réunion de la Commission ;

La facture fournisseur ;

L’avis de la banque après paiement par l’opérateur de ces surestaries.

f. Contrôles préalables des surestaries

En vue de la liquidation les dossiers des surestaries, l’agent liquidateur procède aux vérifications de formes et de fonds suivants :



Les dossiers sont complets, et que les copies, s’il y a lieu, portent le cachet avec la mention « certifiée conforme » ;


Le P.V. de la commission chargée de l’examen des dossiers de surestaries dues aux fournisseurs est joint aux dossiers;

vérifie que les informations consignées sur l’état des surestaries dues


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aux fournisseurs sont conformes avec celles consignées sur les factures et sur le P.V de la réunion ;

Le délai de forclusion a bien été respecté, soit deux ans pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-delà des deux ans par rapport à la date de mise à la consommation, le dossier est frappé de forclusion


L’agent liquidateur vérifie que:

L’avis bancaire a le même numéro que la facture fournisseur, et le taux de change du jour du paiement n’est pas supérieur de plus de 2% par rapport au taux de change de Bank Al Maghrib du même jour ;

le montant en devise qui figure sur le PV de Commission est identique à celui de la facture fournisseur et identique au montant visé.

g. Traitement du dossier de liquidation



Saisit le dossier de liquidation sur le système d’information de la Caisse de Compensation. La mise à jour des situations des opérateurs se fait automatiquement par le système, le dossier au niveau du système est enregistré par l’agent liquidateur et validé par le chef de service gaz butane ;


Edite l’état récapitulatif des sommes dues « O.P » ;


L’agent liquidateur veille à ce que « l’O.P » reporte le même solde que l’état récapitulatif des sommes dues et le même libellé du mois de consommation, ainsi que l’imputation budgétaire.



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h. Informations et documents transmis :



l’original de l’O.P des dossiers des surestaries; liquidés et signés par l’agent liquidateur, contrôlés et visés par le chef de service et le chef de division technique;





3.3 PROCEDURE DU SERVICE PAIEMENTS-PRECOMPTE

a. Objet :

Cette procédure a pour objet d’une part la description de la procédure des précomptes, et d’autre part la description de la procédure de paiement octroyé aux sociétés bénéficiaires de la subvention.

b. Canal de transmission :

Le service précompte reçoit via le bureau d’ordre :

Les dossiers de compensation, gaz butane, produits pétroliers, et sucre pour la prise en charge et saisie ;

Un original et une copie des dossiers liquidés visés par le chef de la division technique et par le service du contrôle interne et signés par l’ordonnateur ;

Copie des O.P payés.

c. Tâches effectuées :

Le service paiement- précompte a pour mission principale :

1. Le Précompte :

La procédure de précompte est une compensation opérée entre les O.P et les A.R de la même société et du même secteur (Gaz /Pétrole) conformément à la


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décision n°17 du 15 août 1974, l’agent chargé de l’établissement des précomptes procède à la :

Vérification de la chronologie des A.R et des O.P à précompter ;

Vérification de l’inexistence un double emploi en ce qui concerne les A.R. et les O.P. précomptés et les O.P. réglés ;

Gestion de toutes les opérations ayant trait aux précomptes entre les OP et AR ;

Mise à jour de la situation des dossiers précomptés ;

Mise à jour des arriérés des sociétés.

2. Le Paiement :

La procédure de Paiement consiste à déterminer le montant à payer aux sociétés lors de la réception des dotations du Ministère des Finances spécifiques pour chaque produits (produits pétroliers, gaz butane et sucre).

Pour tout règlement l’agent procède :

Au calcul des arriérés de chaque société et ce par type de produit (produits pétroliers, gaz butane et sucre), ces arriérés comprennent les montants de tous les dossiers arrivés à la Caisse de Compensation (traités, liquidés validés et en cours de traitement). Le montant des arriérés comprend aussi bien les dossiers liquidés et validés par la Direction que les dossiers en cours de traitement ou déposés à la Caisse de Compensation. Une fois, la quote-part de chaque société dans le règlement déterminée, le service s’assure que les dossiers des OP sont parvenus du Ministère de l’Energie et Mines, et ont été traités et validés par la Direction. A défaut, l’état des paiements se base sur les dossiers liquidés et validés par la Caisse de compensation.

Au calcul de la quote-part de chaque société :

La quote-part = Montant des arriérés société par secteur / le montant global de l’arriéré/secteur

la répartition des subventions des produits pétroliers, du gaz butane et du sucre se fait par méthode de répartition des paiements au prorata :

Le montant à régler à la société = la dotation reçue * quote-part


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A la détermination des dossiers de subvention éligibles au règlement, la Caisse de Compensation prend en compte la date d’arrivée desdits dossiers selon le principe : Premier entré, Premier servi ;

A l’établissement et la vérification des paiements partiaux particulièrement en cas de fractionnement des OP consécutifs à la répartition des paiements au prorata; ces fiches partielles sont visées par la Division Technique et signées par l’Ordonnateur ;

En parallèle de ces deux missions principales, le service précompte et

paiement est chargé également de :

La prise en charge des différents dossiers arrivés à la Caisse de Compensation (produits pétroliers, gaz butane, sucre et DAPS) ;

L’établissement des états statistiques de compensation par secteurs, par produits, par société et par année ;

Le rapprochement hebdomadaire des états statistiques des arriérés avec celles du système informatique (Qlick View) ;

Le classement des dossiers en instance de paiement ou de recouvrement ;

Suivre l’établissement et de la gestion des cessions de créances faites par les sociétés pétrolières et gazières ;

La mise à jour les situations des restes à recouvrer et des restes à payer ;

La mise à jour la situation des O.P. réglées ;

L’établissement des états de rapports ;

Le rapprochement les soldes des comptes des sociétés avec les soldes chez la Caisse de Compensation.

d. Informations et documents transmis :

Le chef de service précompte envoi :

Au service contrôle interne, et à la paierie :

Les dossiers précomptés.

Au service comptable :

Un état hebdomadaire des dossiers précomptés ;

Un état mensuel des paiements effectués détaillés par numéro OP et par société ;

Un état mensuel des paiements à effectuer aux sociétés et aux établissements de crédit.