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ELABORACION DE UN MODULO DE CONSULTA CON EXCEL

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .......................................... 1

CONCEPTOS TÉCNICOS .......................................... 2

COMPONENTES TECNOLÓGICOS NECESARIOS ......................... 2

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ..................................... 3

DESARROLLO DE LA APLICACIÓN ................................. 3

1.1. ELABORACION DE LA PLATAFORMA .......................................................................... 4

1.1.1. Programación hipervínculos ............................................................................... 5

1.2. ELABORACIÓN DE LA BASE DE DATOS ....................... 7

1.3. ELABORACION DEL MÓDULO DE CONSULTA .................... 8

1.3.1. Cuadro de Listado (programador de Excel) ............ 8

1.3.2. Programación del cuadro de listado .......................................................... 10

1.3.3. Aplicación de la formula buscar.v ............................................................ 11

1.3.4. Programación de la formula Buscar.v ........................................................ 12

1.4. ELABORACIÓN DEL MÓDULO DE INFORME (TABLA DINAMICA) ... 15

1.4.1. Creación de Informes Gráficos ...................................................................... 19

1.5. PERSONALIZAR LA APLICACIÓN ........................... 21

1.5.2. Creación de acceso directo y apertura por teclas ........................ 24

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas públicas o privadas sistematizan

toda su información en plataformas de manejo dinámica que les

permite o facilita la manipulación de la información de los

usuarios o clientes, estas son las llamadas bases de datos; no

obstante, con el surgimiento de los servidores y el almacenamiento

deslocalizado de la información a través de la web, las bases

datos permiten realizar múltiples consultas desde distintos

lugares al mismo tiempo y de forma mucho más eficaz que

almacenando la información en un archivo.

CONCEPTOS TÉCNICOS

BD: base de datos

Plataforma: pagina inicial de la aplicación

Consulta: página de búsqueda horizontal o vertical dentro de

la BD

Informe: Modulo que presenta la información compactada o

condensada de forma textual o grafica

COMPONENTES TECNOLÓGICOS NECESARIOS

Para el procesamiento eficaz de la plataforma o módulo de consulta

se hace necesario un equipo con las siguientes condiciones:

1. Software

Sistema operativo Xp, Vista o Windows 7

Suite de Office 2007 o 2010

Adobe Flash player

2. Hardware

Procesador mayor a 1,6 Ghz

Memoria Ram superior a 2 gb

Pantalla superior a 13”

Disco duro mayor a 160 gb

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ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN

DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

Inicialmente cree un libro de Excel con 4 hojas y a cada una

colóquele el nombre que indica en la imagen

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1.1. ELABORACION DE LA PLATAFORMA

Diseñe en la hoja Plataforma una presentación similar a la que se

observa en la imagen, utilizando las herramientas de dibujo de

Excel

En los campos de color amarillo inserte una imagen que corresponda

a cada acción, en el cuadro 1 una que indique búsqueda o consulta

y en el cuadro 2 una que indique generación de informe, y en el

centro enlace a la BD

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1.1.1. Programación hipervínculos

Programe un hipervínculo entre el botón consultar y la hoja

consulta, botón BD y la BD; y otro entre el botón informe y la

hoja informes; del siguiente modo:

Haga clic derecho sobre la imagen consultar y luego en la opción

hipervínculo

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En la ventana que aparece haga clic en la opción “LUGAR EN ESTE

DOCUMENTO” y en esta seleccione la opción consulta, finalmente

acepte

Repita la misma acción con el botón o imagen informe

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1.2. ELABORACIÓN DE LA BASE DE DATOS

Abra la hoja base de datos y en esta cree 6 columnas, con sus

respectivos encabezados y al menos 5 usuarios por tipo de

información, tal como lo muestra el gráfico

Cree una imagen o botón en la base de datos que actué regresándote

a la hoja plataforma mediante un hipervínculo

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1.3. ELABORACION DEL MÓDULO DE CONSULTA

Abre la hoja consulta y en esta crea un esquema de búsqueda

sistematizadas por lista de nombres, para esto:

Diseñe el módulo de consulta: cree una plantilla en la hoja de

consulta con los datos de la bd tal como el ejemplo a

continuación:

En la parte derecha del módulo inserte un cuadro de lista que le

permite buscar la información de los usuarios a través del nombre,

para esto:

1.3.1. Cuadro de Listado (programador de Excel)

Active el programador de Excel siguiendo estos pasos:

1. Haga clic en archivo, opciones, personalizar cinta de opciones

y en esta active la opción de la fichas principales llamada

programador, así.

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Cree en el módulo de consulta un listado de búsqueda utilizando el

programador de Excel; para esto, haga clic en programador,

insertar, Cuadro de lista (control de formulario), luego con el

clic izquierdo sostenido trace el dibujo sobre la hoja, así:

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1.3.2. Programación del cuadro de listado

Para esto haga clic derecho en el cuadro y entre en la opción

formato de control:

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Programe el cuadro de listado con el siguiente comando y haga clic

en aceptar

1.3.3. Aplicación de la formula buscar.v

Tomando como referente la celda A1 ejecute el comando buscar.v

para extraer información de la base de datos u hoja BD, asi.

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1.3.4. Programación de la formula Buscar.v

Seleccione la celda en donde aplicará la formula, en este caso en

donde debe aparecer el valor de la cedula celda. D6 que aparece de

rojo:

Haga clic en el botón fx o panel de funciones y busque el comando

BUSCAR.V o CONSULTAV

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El valor buscado es la celda referencia en este caso (A1), la

matriz buscar en es la Hoja (BD) selecciónala completamente

El indicador de columna corresponde a la columna dentro de la bd

que contiene los números de cedulas, en este caso la columna 2

Finalmente, el ordenado es 0 que corresponde a un error falso si

la función no se cumple; observa debajo de la ventana el resultado

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Mira el resultado y compara con la BD

Repite la misma acción para traer los demás datos: teléfono,

municipio, género y nombre; “Lo único que varía en la formula

buscar.v es el indicador de columnas” puesto que cada dato está en

una columna diferente:

Item: Columna 1

Cedula: columna 2

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Nombre: Columna 3

Teléfono: Columna 4

Municipio: Columna 5

Género: Columna 6

Al seleccionar un nombre dentro del cuadro de lista los datos

deben cambiar automáticamente.

1.4. ELABORACIÓN DEL MÓDULO DE INFORME (TABLA DINAMICA)

Para esto selecciona la información en la base de datos haciendo

clic en la esquina superior y arrastrándola hasta que selecciones

todas las columnas Haz clic en la opción insertar, tabla dinámica:

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Selecciona la opción hoja de cálculo existente, haz clic en

ubicación y luego selecciona toda la hoja informe haciendo clic en

la esquina superior derecha de la hoja de datos, donde indica el

círculo:

Haz clic en aceptar y procede a organizar la información; por

ejemplo; (para determinar el número de individuos por municipio),

realiza los siguientes pasos:

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1. Selecciona la información principal que quieres que filtre y

colócalo en las etiquetas de fila, para que los agrupe en

filas (horizontalmente) o en la etiqueta de columna para que

los agrupe (verticalmente)

Horizontalmente

Verticalmente

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Ahora arrastra la opción cédula hasta el campo valores

La tabla te muestra cuantos clientes existen por cada municipio;

si quieres hacer varias consultas a la vez, solo tienes que

colocarlas en filas o columnas; ejemplo: filtremos número de

clientes por municipio y por género:

1. Arrastra municipio a etiqueta de fila

2. Cedula a valores

3. Genero a etiqueta de columna

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Agrega el botón de salida, copiando el hipervínculo de la hoja de

consulta y listo

1.4.1. Creación de Informes Gráficos

una vez tengas creado el informe solo haz clic en el menú

opciones, grafico dinámico:

Selecciona el tipo de grafico que deseas y haz clic en aceptar

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Con clic sostenido arrastra la imagen y colócala debajo del

informe y a medida que modifiques el informe el grafico cambiara

también automáticamente.

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1.5. PERSONALIZAR LA APLICACIÓN

Haz clic en la opción archivo, opciones, Avanzadas, en el menú

mostrar, desactive:

1. Las ventanas en la barra

2. Mostrar barra de formulas

3. Las barras de desplazamiento

4. Encabezados

5. Fichas de hojas

Y repita esto en cada hoja, hasta que queden así:

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1.5.1. Minimiza la barra de herramientas

Haciendo clic en la flecha que aparece al lado de la barra de

opciones de minimizar, observa el círculo:

Te quedará así:

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1.5.2. Creación de acceso directo y apertura por teclas

Ingresa a la carpeta en donde esta guardada la aplicación, haz

clic derecho sobre ella y selecciona la opción enviar a,

escritorio (acceso directo)

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Ve al escritorio

Selecciona el acceso directo que creastes y haz clic derecho sobre

él y entra a la opción propiedades

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En la opción tecla de método abreviado presiona la tecla control y

la letra A, en la opción cambiar icono selecciona la imagen que

gustes acepta y luego aplicar

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Combina las teclas de método abreviado en el escritorio y observa

que sucede:- Ctrl+Alt+A – y