Manual de Procedimentos - aqai. Subprocesso 1.2 - Mensagens enviadas   comunidade T©cnico

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  • Manual de Procedimentos

    Volume 26 rea de Comunicao, Imagem e Marketing

  • MANUAL DE PROCEDIMENTOS

    rea de Comunicao, Imagem e Marketing

    Volume: 26 - ACIM

    Reviso n. 01-2018

    Data: jun.2018

    Verso 02

    Elaborado por: Maria Jos Ferro / Andr Pires

    Verificado: Andr Pires Pgina: 2

    Aprovado: CG

    ndice

    Princpios Gerais ................................................................................................................. 4

    Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 6

    Legislao Aplicvel ............................................................................................................ 7

    Regulamento Geral da Proteo de Dados (RGPB), aprovado pela Unio Europeia, com efeitos a partir de 25 de maio de 2018. .................................................................... 7

    Mapa de Atualizao do Documento ................................................................................... 8

    Captulo 1 Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas ........................................... 10

    Processo 1 - Marketing e Comunicao ........................................................................ 10

    Subprocesso 1.1 Gesto da divulgao de notcias e eventos ......................................... 10

    Subprocesso 1.2 - Mensagens enviadas comunidade Tcnico ......................................... 12

    Subprocesso 1.3 Gesto de pedidos de Destaque na Homepage .................................... 13

    Subprocesso 1.4 Plano de Meios ...................................................................................... 13

    Subprocesso 1.5 - Produo de Contedos ......................................................................... 14

    Subprocesso 1.6 Edio da revista Valores Prprios ..................................................... 14

    Processo 2 Media ....................................................................................................... 16

    Subprocesso 2.1 - Promoo e divulgao de notcias nos Media ....................................... 17

    Subprocesso 2.2 - Promoo de entrevistas e outras peas jornalsticas nos Media ........... 17

    Subprocesso 2.3 Clipping ................................................................................................. 18

    Processo 3 Relaes Pblicas ................................................................................... 18

    Subprocesso 3.1 Organizao de Eventos ....................................................................... 18

    Subprocesso 3.2 Merchandising ....................................................................................... 20

    MAPA DOS PROCESSOS ............................................................................................ 22

    Captulo 2 Ncleo de Apoio ao Estudante ...................................................................... 26

    Processo 1 Matrculas e Inscries de novos alunos ................................................. 27

    Subprocesso 1.1 Organizao dos processos e Apoio s matrculas ............................... 27

    Processo 2 Programa de Mentorado .......................................................................... 28

    Subprocesso 2.1 Seleo e atividades dos Mentores ....................................................... 29

    Subprocesso 2.2 Sesso de Boas-Vindas ........................................................................ 31

    Subprocesso 2.3 Athens - European Dimension ............................................................... 32

  • MANUAL DE PROCEDIMENTOS

    rea de Comunicao, Imagem e Marketing

    Volume: 26 - ACIM

    Reviso n. 01-2018

    Data: jun.2018

    Verso 02

    Elaborado por: Maria Jos Ferro / Andr Pires

    Verificado: Andr Pires Pgina: 3

    Aprovado: CG

    Processo 3 Divulgao do Tcnico e sua oferta formativa ......................................... 35

    Subprocesso 3.3 Visitas s escolas .................................................................................. 37

    Subprocesso 3.5 Visitas de Estudo ao Tcnico ................................................................ 39

    Processo 4 Parcerias Culturais .................................................................................. 40 MAPA DOS PROCESSOS ............................................................................................ 44

  • MANUAL DE PROCEDIMENTOS

    rea de Comunicao, Imagem e Marketing

    Volume: 26 - ACIM

    Reviso n. 01-2018

    Data: jun.2018

    Verso 02

    Elaborado por: Maria Jos Ferro / Andr Pires

    Verificado: Andr Pires Pgina: 4

    Aprovado: CG

    Princpios Gerais

    rea de Comunicao, Imagem e Marketing (ACIM) tem como misso gerir a imagem institucional do Instituto Superior Tcnico (Tcnico), assegurar a sua promoo e divulgao para o exterior e implementar uma poltica de comunicao interna, incorporando um Gabinete e um Ncleo:

    1. Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas (GCRP);

    2. Ncleo de Apoio ao Estudante (NAPE).

    A realizao deste volume advm da necessidade de esclarecer questes relacionadas com os procedimentos a executar e regras a ter em considerao na ACIM e, de um modo mais lato, no Ncleo e Gabinete que a ela pertencem, nas suas diferentes competncias. Tem ainda como propsito a divulgao do trabalho efetuado e a sua consulta.

    A ACIM dirigida por um coordenador de rea, cargo de direo intermdia de 2. grau, equiparado para todos os efeitos legais a Chefe de Diviso, ou por um Tcnico superior, que reporta hierarquicamente ao Vice-Presidente do Conselho de Gesto, responsvel pela Comunicao e Imagem do Tcnico.

    O GCRP tem por misso prestar o apoio necessrio promoo das atividades desenvolvidas no Tcnico, atravs da criao e manuteno de canais de comunicao que facilitem a sua divulgao. Tem como objetivos gerais a promoo e divulgao da imagem do Tcnico e dirigido por um coordenador equiparado, para todos os efeitos legais, a cargo de direo intermdia de 4. grau ou por um Tcnico superior, que reporta hierarquicamente ao coordenador de rea respetivo.

    Este gabinete integra uma equipa de seis colaboradores do quadro do IST/ADIST e um bolseiro.

    O NAPE tem como objetivos apoiar e promover o acolhimento e a integrao de estudantes recm-ingressados atravs de iniciativas organizadas no mbito do Programa de Mentorado, bem como divulgar o Tcnico e a sua oferta formativa junto dos meios estudantis ao nvel do ensino secundrio. dirigido por um coordenador equiparado, para todos os efeitos legais, a cargo de direo intermdia de 3. grau ou por um Tcnico superior, que reporta hierarquicamente ao coordenador de rea respetivo.

  • MANUAL DE PROCEDIMENTOS

    rea de Comunicao, Imagem e Marketing

    Volume: 26 - ACIM

    Reviso n. 01-2018

    Data: jun.2018

    Verso 02

    Elaborado por: Maria Jos Ferro / Andr Pires

    Verificado: Andr Pires Pgina: 5

    Aprovado: CG

    Para a implementao do Programa de Mentorado, junto dos novos alunos, do 1 ano e provenientes do estrangeiro ao abrigo de programas de mobilidade internacional, em regime de voluntariado. Os guias supervisionam uma equipa de duzentos mentores (alunos de anos mais avanados, de todos os cursos de mestrado integrado e 1 ciclo).

    A equipa do NAPE integra um grupo de quinze estudantes do Tcnico, vulgarmente denominados Guias, que a ttulo de bolseiros de iniciao cientfica, colaboram em todos os projetos implementados pelo ncleo.

    Integra, ainda, dois bolseiros para gesto de cincia e tecnologia que supervisionam a equipa de Guias e cocoordenam os diferentes grupos de trabalho responsveis pelas diferentes atividades organizadas e implementadas pelo NAPE ao longo do ano.

    O NAPE participa ainda em atividades e eventos em colaborao com outros gabinetes e ncleos do Tcnico, designadamente o Ncleo de Mobilidade e Cooperao Internacional (NMCI), o Ncleo de Parcerias Empresariais (PE), o Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas (GCRP) ou, diretamente o Conselho de Gesto (CG).

  • MANUAL DE PROCEDIMENTOS

    rea de Comunicao, Imagem e Marketing

    Volume: 26 - ACIM

    Reviso n. 01-2018

    Data: jun.2018

    Verso 02

    Elaborado por: Maria Jos Ferro / Andr Pires

    Verificado: Andr Pires Pgina: 6

    Aprovado: CG

    Abreviaturas e Acrnimos

    A Campus Alameda (Tcnico - A)

    AAAIST Associao dos Antigos Alunos do IST

    ACIM rea de Comunicao, Imagem e Marketing

    AEP rea de Estudos e Planeamento

    AG rea de Graduao (Direo Acadmica)

    AI rea de Assuntos Internacionais

    CG Conselho de Gesto

    CNAES Concurso Nacional de Acesso ao Ensino Superior

    CP Conselho Pedaggico

    CTN Campus Tecnolgico e Nuclear (Tcnico, Polo de Loures)

    DA Direo Acadmica

    DSI Direes de Servios de Informtica

    FNIX Sistema de Gesto de Informao do Tcnico

    FCT Fundao para a Cincia e a Tecnologia

    GATu Ncleo de Desenvolvimento Acadmico (DA)

    GCRP Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas

    ID&I Investigao, Desenvolvimento e Inovao

    NAPE Ncleo de Apoio ao Estudante

    NArQ Ncleo de Arquivo (rea de Apoio Geral, Direo Tcnica)

    NCA Ncleo de Compras e Aprovisionamento (Direo Oramental e Patrimonial)

    NDM Ncleo de Design e Multimdia (Dir. de Aplicaes e Sistemas de Informao)

    NMCI Ncleo de Mobilidade e Cooperao Internacional (AI)

    NSG Ncleo de Servios Gerais (rea de Apoio Geral, Direo Tcnica)

    NT Ncleo de Tesouraria (Direo Contabilstica)

    PE Ncleo de Parcerias Empresariais (rea de Transferncia de Tecnologia, TT