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Manual de Procedimentos

Volume 4.1 – Área de Apoio Geral

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direção Técnica

Volume: 4.1 – Área de Apoio Geral

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Agosto de 2012

Elaborado por: Maria Salomé Louro

Verificado Página: 2

Aprovado

Índice

Princípios Gerais ............................................................................................................... 12

Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................. 18

Legislação Aplicável .......................................................................................................... 20

Mapa de Actualização do Documento ............................................................................... 23

Capítulo 1 – Núcleo de Alojamentos .................................................................................. 24

Processo 1 – candidatura ............................................................................................... 24

Subprocesso 1.1 – Modo de apresentação ................................................................ 24

Subprocesso 1.2 – Resultado da candidatura ............................................................ 25

Mapa do Processo ......................................................................................................... 26

Processo 2 – formalização da admissão ao alojamento na RDP ................................... 28

Subprocesso 2.1 – Condições de Admissão e contrato ............................................. 28

Subprocesso 2.2 – Contrato ....................................................................................... 28

Subprocesso 2.3 – Acolhimento ................................................................................. 28

Subprocesso 2.4 - Forma de Acolhimento ..................... Erro! Marcador não definido.

Mapa do Processo ......................................................................................................... 33

Processo 3 - Informação ................................................................................................ 35

Mapa do Processo ......................................................................................................... 36

Processo 4 – Garantir a Qualidade na limpeza e das medidas ambientais e de

segurança e higiene da Residência RDP ....................................................................... 37

Subprocesso 4.1 - Higienização/Limpeza ................................................................... 37

Mapa do Processo ......................................................................................................... 39


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 5 – Recepção e Segurança ............................................................................ 40

Subprocesso 5.1 - Responsabilidade de incêndios .................................................... 40

Subprocesso 5.2 – Condicionamento e Acesso ......................................................... 41

Mapa do Processo ......................................................................................................... 42

Capítulo 2 – Núcleo de Arquivo ......................................................................................... 44

Processo 1 - Manual de procedimentos ......................................................................... 44

Subprocesso 1.1 - levantamento dos processos, atividades e intervenientes. ........... 44

Subprocesso 1.2 - mapeamento dos processos ......................................................... 44

Subprocesso 1.3 - elaboração do fluxograma dos processos .................................... 44

Subprocesso 1.4 - proposta do manual de procedimentos ......................................... 45

Fluxograma 1: Manual de procedimentos ...................................................................... 46

Mapa do Processo ......................................................................................................... 47

Processo 2 – Orientação técnica ................................................................................... 49

Subprocesso 2.1 – Levantamento de informação ...................................................... 49

Subprocesso 2.2 – Análise dos dados e/ou informação ............................................. 49

Subprocesso 2.3 – Proposta de norma e/ou orientação técnica ................................ 49

Subprocesso 2.4 – publicação da norma e/ou orientação técnica .............................. 50

Subprocesso 2.5 – divulgação da norma e/ou da orientação técnica ......................... 50

Fluxograma 2: Orientação técnica ................................................................................. 51

Mapa do Processo ......................................................................................................... 52

Processo 3 – Plano de classificação .............................................................................. 55

Subprocesso 3.1 – Instrumentos de recolha de dados ............................................... 55

Subprocesso 3.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional ............. 55

Subprocesso 3.3 – apresentação do projeto .............................................................. 55

Subprocesso 3.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação ...... 56

Subprocesso 3.5 – elaboração de folha de recolha de dados .................................... 56

Subprocesso 3.6 – análise da folha de recolha de dados .......................................... 56


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Data:

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Aprovado

Subprocesso 3.7 – análise dos dados e/ou informação ............................................. 57

Subprocesso 3.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação 57

Subprocesso 3.9 – proposta de publicação do plano de classificação do IST ........... 57

Subprocesso 3.10 – envio da versão final para a DGARQ ......................................... 58

Fluxograma 3: Plano de classificação ............................................................................ 59

Mapa do Processo ......................................................................................................... 60

Processo 4 – Tabela de seleção .................................................................................... 66


Subprocesso 4.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional ............. 66


Subprocesso 4.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação ...... 67


Subprocesso 4.6 – análise da folha de recolha de dados .......................................... 67



Subprocesso 4.9 – proposta de publicação da tabela de selecção do IST ................. 68

Subprocesso 4.10 – envio da versão final para a DGARQ ......................................... 69

Fluxograma 4: Tabela de seleção .................................................................................. 70

Mapa do Processo ......................................................................................................... 71

Processo 5 – Projetos e estudos .................................................................................... 77


Subprocesso 5.2 – desenvolvimento, aferição e recolha de dados e/ou de informação

.................................................................................................................................... 77

Subprocesso 5.3 – apresentação do projeto/estudo .................................................. 77

Subprocesso 5.4 – análise da documentação e de apresentação e produção de

informação complementar .......................................................................................... 78

Subprocesso 5.5 – elaboração de instrumento de recolha de dados ......................... 78


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Aprovado

Subprocesso 5.6 – análise do instrumento de recolha de dados para

entrevista/questionário ................................................................................................ 79



Subprocesso 5.9 – proposta de publicação de projeto/estudo ................................... 80

Subprocesso 5.10 – publicação e divulgação do projeto/estudo ................................ 80

Fluxograma 5: Elaboração de projetos e estudos .......................................................... 81

Mapa do Processo ......................................................................................................... 82

Processo 6 – Plano de preservação digital .................................................................... 87


Subprocesso 6.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação ................................. 87


Subprocesso 6.4 – analisar a documentação de apresentação do projeto ................ 88

Subprocesso 6.5 – recolha e análise dos dados e/ou informação .............................. 88

Subprocesso 6.6 – validação/rectificação/complemento de dados e/ou informação .. 89

Subprocesso 6.7 – proposta de publicação do PPD................................................... 89

Subprocesso 6.8 – envio da versão final para a DGARQ ........................................... 90

Fluxograma 6: Elaboração do Plano de preservação digital .......................................... 91

Processo 7 – Inventário de documentação .................................................................... 99

Subprocesso 7.1 – produção de instrumentos de recolha de dados .......................... 99

Subprocesso 7.2 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação ........ 99

Subprocesso 7.3 – Análise dos IDDs de origem ........................................................ 99

Subprocesso 7.4 – análise da documentação .......................................................... 100

Subprocesso 7.5 – associação de metainformação ................................................. 100

Subprocesso 7.6 – realização de controlo de qualidade .......................................... 100

Subprocesso 7.7 – elaboração do inventário ............................................................ 101

Subprocesso 7.8 – proposta de publicação do inventário ........................................ 101


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Aprovado

Subprocesso 7.9 – publicação do inventário ............................................................ 101

Subprocesso 7.10 – proposta de eliminação da documentação .............................. 101

Subprocesso 7.11 – envio da proposta de eliminação da documentação para a

DGARQ .................................................................................................................... 102

Fluxograma 7: Inventário da documentação ................................................................ 103

Descrição do Processo 7: Inventário de documentação .............................................. 104

Processo 8 – Descrição arquivística ............................................................................ 110

Subprocesso 8.1 – produção de instrumentos de recolha de dados ........................ 110

Subprocesso 8.2 – definição de prioridades e do modelo de descrição arquivística 110

Subprocesso 8.3 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação ...... 110

Subprocesso 8.4 – análise dos IDDs de origem ....................................................... 111

Subprocesso 8.5 – análise da documentação .......................................................... 111

Subprocesso 8.6 – associação de metainformação ................................................. 111

Subprocesso 8.7 – realização de controlo de qualidade .......................................... 112

Subprocesso 8.8 – elaboração de IDDs ................................................................... 112

Subprocesso 8.9 – proposta de publicação dos IDDs .............................................. 112

Subprocesso 8.10 – publicação dos IDDs ................................................................ 113

Fluxograma 8: Descrição arquivística .......................................................................... 114

Descrição do Processo 8: Descrição arquivística ........................................................ 115

Processo 9 – Projeto de digitalização .......................................................................... 120

Subprocesso 9.1 – Conceção do estudo do projeto ................................................. 120

Subprocesso 9.2 – desenvolvimento do tratamento documental ............................. 120

Subprocesso 9.3 – promoção da digitalização dos documentos .............................. 120

Subprocesso 9.5 – associação de metainformação técnica ..................................... 121

Subprocesso 9.6 – realização do controlo de qualidade .......................................... 121

Subprocesso 9.7 – organização e nomeação das imagens ..................................... 121

Subprocesso 9.8 – realização do controlo de qualidade .......................................... 122


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Aprovado

Subprocesso 9.9 – produção de imagens derivadas ................................................ 122

Subprocesso 9.10 – realização do controlo de qualidade ........................................ 122

Subprocesso 9.11 – instalação dos documentos originais no depósito .................... 122

Subprocesso 9.12 – integração das imagens no sistema de armazenamento digital

.................................................................................................................................. 123

Fluxograma 9: Projeto de digitalização ........................................................................ 124

Descrição do Processo 9: Projeto de digitalização ...................................................... 125

Processo 10 - Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação

..................................................................................................................................... 130

Subprocesso 10.1 – pedido de consulta de informação e documentação ................ 130

Subprocesso 10.2 – receção e confirmação do pedido de informação e de

documentação .......................................................................................................... 130

Subprocesso 10.3 – análise e classificação do tipo de pedido ................................. 131

Subprocesso 10.4 – pesquisa de informação e documentação associada ao pedido

.................................................................................................................................. 131

Subprocesso 10.5 – avaliação da comunicabilidade da informação ........................ 131

Subprocesso 10.6 –envio de resposta com os resultados do pedido de informação

e/ou documentação .................................................................................................. 131

Subprocesso 10.7 – promoção do acesso presencial e/ou remoto à informação e

documentação .......................................................................................................... 131

Fluxograma 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação

..................................................................................................................................... 133

Descrição do Processo 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e

documentação .............................................................................................................. 134

Subprocesso 11.1 – elaboração do plano de ação ................................................... 137

Subprocesso 11.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor ......... 137


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Aprovado

Subprocesso 11.3 – recuperação e acesso a documentos e objectos museológicos

.................................................................................................................................. 137

Subprocesso 11.4 – promoção da edição do projeto de design da exposição ......... 138

Subprocesso 11.5 – seleção, digitalização e redação de conteúdos de legendagem e

textos de suporte ...................................................................................................... 138

Subprocesso 11.6 – promoção da produção dos materiais de comunicação ........... 138

Subprocesso 11.7 – promoção da divulgação da exposição .................................... 139

Subprocesso 11.8 – elaboração e edição dos conteúdos para suportes digitais ..... 139

Subprocesso 11.9 – promoção da montagem da exposição .................................... 140

Subprocesso 11.10 – disposição dos objetos e documentos no espaço expositivo . 140

Subprocesso 11.11 – promoção do plano de segurança e de manutenção do espaço

expositivo .................................................................................................................. 140

Subprocesso 11.12 – inauguração da exposição ..................................................... 140

Fluxograma 11: Exposição física ................................................................................. 141

Descrição do Processo 11: Exposição física ................................................................ 142

Processo 12 – Exposição virtual .................................................................................. 148

Subprocesso 12.1 – elaboração do plano de ação ................................................... 148

Subprocesso 12.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor ......... 148


.................................................................................................................................. 148

Subprocesso 12.4 – promoção da fotografia e/ou digitalização de objectos e

documentos .............................................................................................................. 149

Subprocesso 12.5 – definição da estrutura do quadro de classificação para os

conteúdos digitais ..................................................................................................... 149

Subprocesso 12.6 – selecção e redação de conteúdos e/ou de metainformação

complementar ........................................................................................................... 149

Subprocesso 12.7 – definição da arquitectura da exposição virtual ......................... 150


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Aprovado

Subprocesso 12.8 – promoção da produção do projeto de web design da exposição

virtual ........................................................................................................................ 150

Subprocesso 12.9 – promoção da edição da exposição virtual ................................ 150

Subprocesso 12.10 – promoção da divulgação da exposição virtual ....................... 150

Subprocesso 12.11 – promoção da publicação da exposição virtual ....................... 151

Fluxograma 12: Exposição virtual ................................................................................ 152

Descrição do Processo 12: Exposição virtual .............................................................. 153

Processo 13 – Comunicação e difusão do arquivo digital ............................................ 159

Subprocesso 13.1 – conceber estudo do projeto e disponibilizar conteúdos ........... 159

Subprocesso 13.2 – elaborar protótipo de acesso a imagens e metainformação on-

line ............................................................................................................................ 159

Subprocesso 13.3 – associação das imagens digitais e da metainformação descritiva

.................................................................................................................................. 160

Subprocesso 13.4 – integrar e disponibilizar recursos na página web do NArQ ...... 160

Subprocesso 13.5 – promover a divulgação do arquivo digital ................................. 160

Subprocesso 13.6 – publicação do arquivo digital .................................................... 161

Fluxograma 13: Comunicação e difusão do arquivo digital .......................................... 162

Descrição do Processo 13: Comunicação e difusão do arquivo digital ........................ 163

Capítulo 3 – Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos ................................. 166

Processo 1 – Aquisição de prestação de serviços ....................................................... 166

Subprocesso 1.1 – Procedimento administrativo ...................................................... 166

Mapa do Processo ....................................................................................................... 168

Descrição do Processo: Aquisição de Prestação de Serviços .................................. 168

Processo 2 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de “Outsourcing” ................. 173

Mapa do Processo ....................................................................................................... 174

Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de “Outsourcing”

.................................................................................................................................. 174


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Aprovado

Processo 3 – Cessão do direito de exploração de espaços do IST ............................. 178

Mapa do Processo ....................................................................................................... 179

Descrição do Processo: Cessão do direito de exploração de espaços do IST ......... 179

Processo 4 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de Cessão de Espaços ....... 183

Mapa do Processo ....................................................................................................... 184

Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de cessão de

espaços .................................................................................................................... 184

Capítulo 4 – Núcleo de Reprografia ................................................................................. 186

Processo 1 – Reprodução de testes e exames ............................................................ 186

Subprocesso 1.1 – Recepção de testes/Exames ..................................................... 186

Subprocesso 1.2 – Reprodução e entrega de testes/Exames .................................. 186

Mapa do Processo ....................................................................................................... 187

Descrição do Processo: Reprodução de Testes e Exames ...................................... 187

Capítulo 5 – Núcleo de Serviços Gerais .......................................................................... 188

Processo 1 - Marcação de Serviços de Transporte IST ............................................... 188

Mapa do Processo ....................................................................................................... 190

Descrição do Processo: Marcação de Serviços de Transporte IST .......................... 190

Processo 2 - Marcação de Espaços IST ...................................................................... 191

Mapa do Processo ....................................................................................................... 193

Descrição do Processo: Marcação de Espaços IST ................................................. 193

Processo 3 – Recepção e Expedição de Correio ......................................................... 194

Mapa do Processo ....................................................................................................... 196

Descrição do Processo: Recepção e Expedição de Correio .................................... 196

Processo 4 - Distribuição de Correio no Pavilhão Central ............................................ 197

Mapa do Processo ....................................................................................................... 199

Descrição do Processo: Distribuição de Correio no Pavilhão Central ...................... 199


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Aprovado

Processo 5 – Serviço de Mudanças Do IST ................................................................. 200

Mapa do Processo ....................................................................................................... 201

Descrição do Processo: Serviço de Mudanças do IST ............................................. 201

Processo 6 – Monitorização de Bens ........................................................................... 202

Mapa do Processo ....................................................................................................... 203

Descrição do Processo: Monitorização de Bens ...................................................... 203

Processo 7 – Monitorização de Contratos de OutSourcing .......................................... 204

Mapa do Processo ....................................................................................................... 207

Descrição do Processo: Monitorização de Contratos de OutSourcing ..................... 207

Processo 8 – Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo ......................... 208

Mapa do Processo ....................................................................................................... 209

Descrição do Processo: Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo .... 209


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Aprovado

Princípios Gerais

A Área de Apoio Geral (AAG) exerce a sua acção no domínio da coordenação e controlo

da prestação de serviços e da aquisição necessária às competências previstas para a

Área, assim como assegurar todos os procedimentos administrativos e expediente

necessário. A Área de Apoio Geral compreende os seguintes Núcleos:

• Núcleo de Serviços Gerais;

• Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos;

• Núcleo de Arquivo;

• Núcleo de Reprografia;

• Núcleo de Alojamentos.

No âmbito das suas competências a Área de Apoio Geral através dos Núcleos respectivos

tem também as atribuições que se enumeram nas respectivas áreas de intervenção:

Núcleo de Alojamentos

Compete ao Núcleo de Alojamentos (NA):

• Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o

funcionamento e utilização de todas as unidades de alojamento administradas

directamente pelo IST;

• Propor a regulamentação de utilização das residências e sua administração,

bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos em vigor;

• Organizar os processos de candidatura aos alojamentos;

• Cooperar com o Núcleo de Compras e Aprovisionamento (NCA) nas

prospecções de mercado e na elaboração dos processos administrativos de

aquisição de bens e serviços necessários às unidades de alojamento;

• Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como

calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente


Direção Técnica


Revisão n.º

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Versão 00-12




Aprovado

actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos de todas as

unidades de alojamento;

• Criar e manter um inventário permanentemente actualizado das existências e

dos bens afectos às unidades de alojamento;

• Manter, permanentemente actualizados, organizados e registados, todos os

dados relativos à concessão de alojamento, e um sistema de controlo financeiro

que permita efectuar previsões de ocupação e de disponibilidades das unidades

de alojamento;

• Remeter para a Área Contabilística toda a documentação justificativa das

despesas efectuadas e das receitas recebidas, nomeadamente os elementos

necessários à cobrança pontual das receitas de todas as unidades de

alojamento;

• Apoiar a actualização do inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis, e

propor autos de abate e inutilização, de bens deteriorados e/ou sem valor

operacional, de todas as unidades de alojamento;

Núcleo de Arquivo

Compete ao Núcleo de Arquivo (NArq):

• Conceber, propor e manter instrumentos de gestão arquivística para o

desenvolvimento de sistemas de registo, identificação e classificação de

documentos;

• Produzir e divulgar normas e instrumentos internos de apoio técnico,

promovendo as boas práticas na gestão da documentação da Escola;

• Elaborar pareceres sobre o acesso aos documentos administrativos em arquivo

intermédio e definitivo;

• Conceber e gerir o desenvolvimento de projetos de digitalização;

• Promover a implementação de sistemas eletrónicos para a gestão de arquivo

corrente, intermédio e histórico;

• Garantir a selecção, tratamento e difusão de documentação relativa à Escola e

às suas áreas de atuação;


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Gerir as funções e respectivas atividades de avaliação documental, conservação

permanente e aquisição, bem como de preservação e conservação física do

património arquivístico e fotográfico do IST;

• Desenvolver atividades de identificação, classificação, descrição documental,

organização e cotação, assegurando as funções de tratamento arquivístico da

documentação;

• Organizar e gerir as áreas de depósito do Arquivo Intermédio e Definitivo do

IST;

• Promover iniciativas de comunicação e difusão do património arquivístico e

fotográfico do IST;

• Elaborar instrumentos de pesquisa e de acesso à informação;

• Normalizar e prestar serviços de consulta de documentos, pesquisas

específicas, reprodução de documentos, transferência de suportes e

empréstimo, bem como de apoio e orientação ao Cidadão e à comunidade IST.

Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos

Compete ao Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos (NGAC):

• Assegurar o cumprimento das normas e orientações para a utilização e

funcionamento de todas as unidades que possuam serviços contratados e/ou

concessionados, sendo responsável por todo o acompanhamento dos contratos

de “Outsourcing”, designadamente nas seguintes áreas:

• Prestação de Serviços de Limpeza;

• Prestação de Serviços de Segurança e Vigilância;

• Concessão de Exploração de Bares e Refeitórios;

• Conservação e Manutenção de Espaços Verdes;

• Concessão e Aluguer de Espaços;

• Acompanhamento e verificação do cumprimento das cláusulas contratuais;

• Verificação mensal da facturação que posteriormente se envia à Área

Contabilística para efeitos de processamento;


Direção Técnica


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Data:

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Aprovado

• Proposta de abertura de novos procedimentos administrativos em ordem a

novas contratações;

• Realização de procedimentos administrativos subsequentes, nomeadamente

concursos públicos, desde a respectiva abertura até à celebração do contrato;



actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos;


dos bens afectos ao respectivo Núcleo.

Núcleo de Reprografia

Compete ao Núcleo de Reprografia (NR):

• Promover a edição ou reedição de folhas, textos de apoio ou didácticos,

• Promover a venda de edições científicas, técnicas e textos didácticos, do próprio

estabelecimento de ensino;

• Executar encadernações;

• Manter um sistema de controlo de gestão de stocks;

• Zelar pela manutenção e conservação do equipamento afecto ao serviço;

• Enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração dos

orçamentos e relatórios anuais;

• Cooperar com o NCA nas prospecções de mercado e na elaboração dos

processos administrativos de aquisição de bens e serviços necessários à

unidade, submetendo-os a decisão superior;






Núcleo de Serviços Gerais


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Aprovado

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais (NSG):

• Assegurar a funcionalidade e a adequação dos espaços do Pavilhão Central,

Acção Social, Matemática, Física, Jardim Norte e espaços exteriores, de forma a

permitir a criação das melhores condições para o desenvolvimento das

actividades de ensino e investigação da Escola;

• Apoiar a gestão dos edifícios referidos, colaborando na programação e

planeamento das actividades, permanentes e eventuais, e assim garantir, em

colaboração com outros núcleos do IST, em particular, com o Gabinete de

Organização Pedagógica (GOP), no respeitante à ocupação das salas de aula, e

com o Núcleo de Manutenção (NM), no respeitante à disponibilidade e bom

funcionamento dos equipamentos, a realização de aulas e de outras actividades

de ensino e investigação nas melhores condições possíveis;

• Cooperar com o Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde (NSHS), através da

colaboração na implementação da vigilância dos referidos edifícios e na

realização de operações de rotina para solução de eventuais problemas

relacionados com a segurança de pessoas e bens, ou de higiene e segurança no

trabalho;

• Garantir, em estreita colaboração com o Núcleo de Gestão e Acompanhamento

de Contratos, o funcionamento adequado de todos os serviços externos

contratados (Outsourcing);

• Organizar e gerir todos os chaveiros de todos os edifícios referidos; Recepcionar

e registar toda a correspondência, distribui-la internamente pelas várias

entidades e Núcleos departamentais, assim como recolher e expedir a

correspondência dos serviços do IS

• Analisar e organizar a documentação com um sistema de classificação;

• Efectuar o expediente que lhe seja solicitado pelos serviços do IST, assim como

a organização, manutenção e permanente actualização de um arquivo do

Núcleo;

• Recepcionar, registar e organizar os serviços de transporte;


Direção Técnica


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Data:

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Aprovado

• Zelar pela manutenção e conservação das viaturas que estiverem ao seu

serviço, nomeadamente através de revisões periódicas;

• Remeter para os serviços competentes toda a documentação justificativa das

despesas, nomeadamente os elementos necessários à cobrança;

• Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização que

permita um conhecimento das deslocações efectuadas e/ou a efectuar;

• Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e

quilometragem das viaturas;

• Garantir e assegurar o serviço de mudanças dentro do IST;

• Elaborar os processos administrativos de mudanças;







Direção Técnica


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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Abreviaturas e Acrónimos

AAG - Área de Apoio Geral

AQAI - Área para a Qualidade e Auditoria Interna

AR – Aviso de Recepção

CA - Comissão de Alojamentos.

CG - Conselho de Gestão

COOR – Coordenador de Núcleo

DAE - Documentos de Arquivo Eletrónicos

DAJ - Direcção de Apoio Jurídico

DEI - Departamento de Engenharia Informática

DGARQ - Direção Geral de Arquivos

DSI - Direção de Serviços de Informática

DT - Direcção Técnica

IDD - Instrumento de Descrição Documental

ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies,

Persons and Families)

ISAD (G) - General International Standard Archival Description

IST – Instituto Superior Técnico.

MEF - Macroestrutura funcional para a Administração Central do Estado

NA - Núcleo de Alojamentos

NArq - Núcleo de Arquivo

NCA – Núcleo de Compras e Aprovisionamento

NGAC - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos

NME - Núcleo de Multimédia e E-learning

NR - Núcleo de Reprografia

NSG - Núcleo de Serviços Gerais

NSHS - Núcleo de Segurança e Higiene

ODA - Orientações para a Descrição Arquivística


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

PPD - Plano de Preservação Digital

RDP - Residência de Estudantes Eng. Duarte Pacheco

RT - Request Tracker


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Legislação Aplicável

Legislação Descrição

Decreto-Lei n.º 197/99 de 8 de

Junho

Regime júridico de realização de despesas públicas

e contratação pública

Decreto-Lei n.º 18/2008 de 29 de

Janeiro

Código dos Contratos Públicos

Regime jurídico de realização de despesas públicas

e contratação pública.

CCP – Código dos Contratos

Públicos

Estabelece a disciplina aplicável à contratação

pública e o regime substantivo dos contratos

públicos que revistam a natureza de contrato

administrativo.

Decreto-Lei n.º 278/2009, de 2 de

Outubro

Altera (segunda alteração) o Código dos Contratos

Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de

29 de Janeiro, com vista a garantir a flexibilidade da

sua aplicação às actividades de investigação e

desenvolvimento em instituições científicas e de

ensino superior. Republica em anexo o referido

Código na sua redacção actual.

Despacho 4207/2010, de 9 de

Março

Regulamento de organização e de funcionamento

dos serviços de natureza administrativa e de apoio

técnico do IST.


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Decreto-Lei n.º 290/2001, Artº 3 de

16 de Novembro

Regulamento sobre a perigosidade das matérias

transportadas por correio

Portaria nº 372/2007, de 30 de

março

Determina a estrutura nuclear dos serviços da

DGARQ e as competências das respetivas unidades

orgânicas.

Decreto-Lei nº 93/2007, de 29 de

março

Define a missão, atribuições e tipo de organização

interna da DGARQ.

Lei nº 46/2007, de 24 de agosto.

Regula o acesso aos documentos administrativos e

a sua reutilização, revoga a Lei nº 65/93, de 26 de

agosto, com a redação introduzida pelas Leis nº

8/1995, de 29 de março, e 94/1999, de 16 de julho, e

transpõe para a ordem jurídica nacional a Diretiva nº

2003/98/CE, do Parlamento e do Conselho, de 17 de

novembro, relativa à reutilização de informações do

setor público.

Decreto-Lei nº 93/2007, de 29 de

março

Define a missão, atribuições e tipo de organização

interna da DGARQ.

Lei nº 107/2001, de 8 de setembro. Estabelece as bases da política e do regime de

proteção e valorização do património cultural.

Deliberação nº 60/2000, de 27 de

janeiro.

Isenta à Comissão Nacional de Proteção de dados

(CNPD) alguns tratamentos de dados.


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Decreto-lei nº 447/1988, de 10

de dezembro. Regula a pré-arquivagem de documentação

Lei nº 14/1994, de 11 de maio.

Altera, por ratificação, o Decreto-Lei nº 16/93,

de 23 de janeiro, que aprova o regime geral

dos arquivos e do património arquivístico.


de janeiro.

Estabelece o regime geral dos arquivos e do

património arquivístico.

Lei nº 67/1998, de 26 de

outubro.

Transpõe para a ordem jurídica interna a

Diretiva nº 95/46/CE, do Parlamento Europeu

e do Conselho, de 24 de outubro de 1995,

relativa à proteção das pessoas singulares no

que diz respeito ao tratamento de dados

pessoais e à livre circulação desses dados.


de julho.

Estabelece os princípios de gestão de

documentos relativos a recursos humanos,

recursos financeiros e recursos patrimoniais

dos serviços de administração direta e indireta

do Estado.


Direção Técnica


Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa de Actualização do Documento

Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo

Chefe de

Divisão da

AAG

Volume 4.1 Sempre que

necessário

Rever Manual e

adequação dos

processos

Validação das

alterações

Coordenador

do NA

Capitulo 1 Sempre que

necessário

Edição / Revisão

de

Procedimentos

Proposta de

alteração e

elaboração / revisão

Coordenador

do NArq


necessário

Edição / Revisão

de

Procedimentos

Proposta de

alteração e


Coordenador

do NGAC


necessário

Edição / Revisão

de

Procedimentos

Proposta de

alteração e


Coordenador

do NR


necessário

Edição / Revisão

de

Procedimentos

Proposta de

alteração e


Coordenador

do NSG


necessário

Edição / Revisão

de

Procedimentos

Proposta de

alteração e



Direção Técnica


Capítulo1 Núcleo de Alojamentos

Revisão n.º 0

Data:

Versão 00-12


Elaborado por: Paula Leal


Aprovado

Capítulo 1 – Núcleo de Alojamentos

Processo 1 – candidatura

As candidaturas ao alojamento na RDP para alunos já inscritos no IST poderão ser

apresentadas em, períodos pré-determinados junto do NA, de acordo com a(s)

modalidade(s) definida(s) no regulamento.

• A abertura das candidaturas será anunciada através de Avisos de Abertura

publicados no site http://rdp.ist.utl.pt e noutros meios de divulgação considerados

pertinentes,

As candidaturas ao alojamento na RDP para alunos de 1º ano deverão ser

exclusivamente requeridas no acto de matrícula e inscrição no IST, ou através de via

electrónica para o endereço ([email protected]).

As candidaturas são analisadas face à pontuação resultante do aproveitamento escolar

conjuntado com o factor antiguidade e atribuição de bolsa, conforme fixada no

Regulamento Interno.

As candidaturas são seriadas por ordem decrescente, de acordo com a pontuação

decorrente da avaliação, para efeitos de selecção.

Subprocesso 1.1 – Modo de apresentação

As candidaturas ao alojamento na RDP para alunos já inscritos no IST é uma candidatura

online, a sua formalização é obrigatória, através do preenchimento completo do formulário

de candidatura (seguindo as instruções constantes) disponível no site http://rdp.ist.utl.pt

com todas as informações requeridas devendo conter, entre outras, as seguintes

informações:

• Nome;

• Número de aluno;


Direção Técnica



Revisão n.º 0

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Curso;

• Se é bolseiro;

• Morada;

A candidatura ao alojamento na RDP para alunos de 1º ano deverá indicar todas as

informações requeridas devendo conter, entre outras, as seguintes informações:

• Nome;

• Número de aluno;

• Curso;

• Morada

• Nota de seriação do concurso de acesso ao ensino superior

Subprocesso 1.2 – Resultado da candidatura

As candidaturas dos alunos já inscritos no IST são analisadas face à pontuação resultante

do aproveitamento escolar conjuntado com o factor antiguidade e atribuição de bolsa,

conforme fixada no Regulamento Interno.

As candidaturas dos alunos que se candidataram ao IST, através do concurso nacional de

acesso ao ensino superior, são analisadas face à nota de seriação conjuntado com o

factor de deslocação (raio> 50Km distância), conforme fixada no Regulamento Interno.

As candidaturas são seriadas por ordem decrescente, de acordo com a pontuação

decorrente da avaliação, para efeitos de selecção.

O resultado da candidatura, é publicado pelo NA no site http://rdp.ist.utl.pt e na recepção

da RDP.


Direção Técnica



Revisão n.º 0

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Candidatura a Alojamento na Residência de Estudantes Engenheiro Duarte Pacheco.

Responsável

Identificação (processo,

sub-processo procedimento)

Quando se procede

/ Prazo

Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo Quem

valida Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NA

1.1 – Modo de Apresentação da Candidatura

1- Entre Abril e Maio (alunos IST) 2- Acto da matricula (alunos 1º ano)

Preenchimento de formulário: 1- Online (alunos IST) 2- Acto da matricula (alunos 1º

Verificação/ confirmação da informação

Alunos do IST candidatos à RDP

Coordenador do NA ou Secretariado do NA

Coordenador do NA

Chefe de Divisão da AAG


Direção Técnica



Revisão n.º 0

Data:

Versão 00-12




Aprovado

ano) Coordenador do NA

1.2 – Resultado da Candidatura

Após confirmação de dados fornecidos: 1 – 30 de Junho (alunos IST) 2 – Último dia de inscrições/matriculas do 1º ano (alunos 1º ano)

Validação da Candidatura, seguidamente Candidaturas seriadas por ordem decrescente da sua pontuação

Seriação e publicitação do resultado em: 1- http://rdp.ist.utl.pt 2 - Recepção da RDP

Candidatos à RDP

Coordenador do NA



Direção Técnica


Capítulo: 1 - Núcleo de Alojamentos

Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 2 – formalização da admissão ao alojamento na RDP

A formalização da admissão na RDP tem subjacente vários subprocessos suportados por

um O contrato entre o IST e os alunos/utilizadores baseia-se na apresentação de uma

candidatura e posterior validação através da qual é efectuado o pedido de admissão e

cuja a avaliação é da competência do Núcleo de Alojamentos.

Subprocesso 2.1 – Condições de Admissão e contrato

• Estar de acordo com os requisitos do Regulamento Interno,

• Entregar a documentação necessária: contrato assinado, fotocópias dos

documentos, foto, etc…

• Efectuar o pagamento da caução,

• Efectuar pagamento da mensalidade,

• Estar ligado ao IST.

Subprocesso 2.2 – Contrato

O contrato entre o IST e os alunos/utilizadores baseia-se na apresentação de uma

candidatura e posterior validação através da qual é efectuado o pedido de admissão e

cuja avaliação é da competência do Núcleo de Alojamentos a validação do Chefe Divisão

da AAG para posterior aprovação do Conselho de Gestão.

Subprocesso 2.3 – Acolhimento

Objectivo


Direção Técnica



Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Temos como objectivo, fazer uma descrição geral do acolhimento no Núcleo de

Alojamentos.

O alojamento do NA constitui uma modalidade de oferta de alojamento com

características específicas, distintas de outras modalidades de alojamento.

Por isso, o alojamento do NA deverá estar sempre atento a dois factos:

• Evolução das necessidades e expectativas dos seus utilizadores, através da

avaliação contínua da respectiva satisfação;

• Evolução dos serviços prestados pelos restantes alojamentos semelhantes, por

forma a assegurar-se que a sua oferta continua a ser de qualidade.

A sociedade e a economia evoluem, alterando-se:

• Exigências e expectativas dos alunos/utilizadores relativamente às condições de

alojamento;

• Características dos serviços e ambiente;

• Hábitos;

• Tecnologias de comunicação inter-pessoal.

Processo de Acolhimento

O acolhimento é constituído por dois conjuntos de serviços/actividades:

• Os que são prestados aos alunos/utilizadores obrigatoriamente ou por

solicitação destes;

• Os que asseguram, na retaguarda, a qualidade do serviço, a segurança, o

conforto e a higiene.

Sempre que possível o NA é responsável pela totalidade do acolhimento, em todas as

fases da sua relação com alunos/utilizadores, definindo quem é/são responsável (eis) pela

organização e desempenho das diferentes funções e tarefas que fazem parte do

acolhimento;


Direção Técnica



Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Somos igualmente responsáveis pela organização dos serviços que são prestados nos

diferentes momentos do acolhimento;

• De que forma se assegura a monitorização dos serviços prestados.

• A presença pessoal dos recepcionistas à entrada e à saída dos utilizadores, é

recomendável, bem como o apoio diário durante a estadia destes.

• O serviço será pautado pela cordialidade, educação e empatia;

• Sempre que possível, o NA ou os seus representantes estarão disponíveis para

qualquer questão pertinente dos utilizadores;

• Existirá no mínimo, uma pessoa que tenha conhecimentos de uma língua

estrangeira preferencialmente o Inglês;

• Será disponibilizado a possibilidade de utilização de telefone e fax e,

preferencialmente, ligação à Internet;

• Os colaboradores devem apresentar-se com vestuário adequado observando os

princípios de higiene pessoal.

Durante a estadia, na residência prestamos um conjunto de serviços entre os quais se

destacam:

• Atendimento, recepção e encaminhamento de correspondência, telefonemas,

faxes e emails;

• Prestação de informações;

• Promoção e apoio na utilização de serviços que poderão ser externamente

importantes, tais como:

o Transportes,

o Cantinas,

o Centro de saúde,

o SEF, etc.

• Atendimento das reclamações e sugestões.


Direção Técnica



Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Existe um conjunto de preocupações no domínio da manutenção e conservação das

instalações, equipamentos e utensílios de que o NA dispõe para prestar o seu serviço de

acolhimento.

Serviços Prestados aos Alunos/Utilizadores

• Informações - Informações prestadas aos alunos/utilizadores em todas as etapas

do seu relacionamento com o NA (primeiro contacto, entrada, estadia, saída e

após o regresso ao seus países ou região de origem)

• Pedidos de alojamento - Serviço de alojamento, quer estes sejam em fase de

candidatura ou fora dos prazos (telefone, fax ou email).

• Entradas e Saídas - Serviço (em local apropriado) do NA, destinado a assegurar

a entrada e a saída dos alunos/utilizadores.

• Alojamento - Serviço de arrumação e limpeza dos quartos e restantes

instalações, destinado a assegurar o conforto, higiene e segurança.

• Disponibilização de cozinhas – Serviço em que se deve assegurar o conforto,

higiene e segurança dos utilizadores.

• Atendimento - Conjunto de serviços prestados durante toda a estadia destes na

Residência.

• Animação - Conjunto de actividades culturais, de lazer e desporto

proporcionadas pelo NA directamente ou em parceria com a Comissão de

Residentes.

Actividades de Apoio

Para além dos serviços de acolhimento prestados, o NA desenvolve outras actividades.

• Manutenção - Manutenção, conservação e reparação de todas as infra-

estruturas e equipamentos, importantes para o conforto, ambiente, higiene,

segurança e animação dos alunos/utilizadores.


Direção Técnica



Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Ambiente, Higiene e Segurança - Preocupações nos domínios do ambiente, da

economia de energia e da higiene e segurança das instalações (blocos – A, B,

C, edifícios anexos, jardins, etc.) e dos equipamentos e utensílios, propriedade

do IST, à guarda do NA.

• Envolvente - Procedimentos de informação actualizada sobre a envolvente

externa, próxima da residência (bancos, supermercados, serviços e lazer).

Descrição dos Serviços e Actividades

O acolhimento de um aluno pode ser descrito como um processo de prestação de

serviços, constituído por várias etapas que se efectuam sequencial ou simultaneamente

em relação aos procedimentos de serviço, comportamentos e documentos que devem ser

utilizados (registos, impressos, documentos técnicos).

Todos estes aspectos têm implicações directas na qualidade do serviço prestado e na

satisfação dos alunos.

Para cada etapa do serviço de acolhimento, serão abordados os seguintes aspectos:

• Organização do serviço

• Prestação do serviço (procedimentos e comportamentos)

• Manutenção e conservação das instalações, equipamentos e utensílios

associados ao serviço


Direção Técnica


Capítulo: 1.- Núcleo de Alojamentos

Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo : Formalização do pedido de admissão tendo em conta as características específicas do indivíduo.

Responsável



Quando se procede

/ Prazo

Como se procede

Resultado/ registo


valida Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador NA

2.1 - Cumprimento dos requisitos dos Regulamento Interno da RDP.

Anualmente (data de abertura do ano lectivo) e Sempre que ocorre a entrada de um novo aluno

Recepção de toda a documentação solicitada

Residentes da RDP

NA Assistente Técnico NA

Coordenador do NA


Direção Técnica



Revisão n.º 1

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Coordenador NA

2.2 – Contrato de alojamento


Base de dados/registo contrato

Residentes da RDP

AAG Assistente Técnico NA

CG

Coordenador NA

2.3 - Acolhimento


Apresentação de todos os serviços e valências de ser residente da RDP

Assistente Técnico NA

Coordenador do NA


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 3 - Informação

Objectivos

Nas informações que o NA presta, destacando o papel determinante que estas têm no

sucesso dos alunos/utilizadores.

Âmbito

Considera-se todo o tipo de informação prestada pelo NA desde os primeiros contactos

de um potencial aluno, passando pelo pedido de alojamento/candidatura, entrada, estadia

e saída, até depois do regresso deste ao seu local de origem.

Responsabilidade

Cabe ao NA, a escolha do tipo de informações a fornecer e os melhores momentos para

prestar uma determinada informação. A iniciativa de prestar informações, cabe ao NA e

aos colaboradores.

Informações Prestadas

As informações que se prestam são de natureza muito diversa e podem ser classificadas

em três categorias:

• Instalações, serviços e actividades (localização, transportes de acesso,

apresentação do espaço, horários, serviços prestados e infra-estruturas de

lazer);

• Envolvente (espaços verdes, história, supermercados e serviços de turismo,

restauração, saúde e bem-estar, lazer e desporto);

• A residência (localização, transportes, acessos, acessibilidades, apresentação

do espaço e funcionários).


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo Descrição do Processo - Informação prestada pelo NA desde os primeiros contactos de um potencial aluno.

Responsável



Quando se procede

/ Prazo

Como se procede

Resultado/ registo


valida Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador, Assistente Técnico e

operacionais do NA

3. Informações prestadas aos utilizadores da

RDP.

Estabelecemos que

informação, quando e a

quem./ Sempre que necessário

Determinamos quem necessita

de que informação.

Alunos e utilizadores, informados e satisfeitos.

IST Residentes da RDP

NA Chefe Divisão da

AAG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 4 – Garantir a Qualidade na limpeza e das medidas ambientais e

de segurança e higiene da Residência RDP

Subprocesso 4.1 - Higienização/Limpeza

O NA, obriga-se a:

• Supervisão dos serviços prestados;

• Disponibilizar instalações sanitárias e vestiários adequados;

• Disponibilizar local para a guarda de material e equipamento de limpeza;

• Realizar pelo menos anualmente uma auditoria da qualidade dos serviços de

limpeza prestados;

• Realizar reuniões, entre o NA e a empresa contratada, trimestralmente ou sempre

que necessário para aferição dos procedimentos.

Obrigações e Responsabilidades da empresa contratada

A empresa de serviços de limpeza contratada deve:

• Fornecer os materiais, equipamentos, ferramentas e utensílios que se revelarem

necessários para garantir uma limpeza e desinfecção;

• Garantir a presença de recursos humanos, que assegurem a boa execução da

actividade dos serviços de limpeza;

• Responsabilizar-se integralmente pelo cumprimento das especificações técnicas

apresentadas;

• Seleccionar, informar e formar rigorosamente os profissionais que irão prestar os

serviços de limpeza;

• Assegurar que os profissionais do serviço de limpeza executam a sua actividade,

devidamente fardada e com o equipamento de protecção individual adequado;

• Planificar mensalmente o serviço, através da elaboração de um mapa de

limpeza, o qual deverá ser dado a conhecer ao NA;


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Afixar nas diferentes áreas/zonas mapas de registo, que comprovem a

limpeza/desinfecção que foi realizada, incluindo a hora, o nome e a assinatura

do executor.

• Nomear o encarregado responsável e dar conhecimento por ao NA;

• Informar os serviços sobre a necessidade de reparações (fendas, falhas no

equipamento sanitário ou eléctrico, entre outras);

• Responsabilizar-se pelos seus profissionais, nomeadamente quanto à vacinação

dos mesmos, ao seguro de acidentes pessoais e às demais questões

relacionadas com acidentes de trabalho e doenças profissionais;

• Proceder a uma supervisão dos serviços de limpeza, pelo menos mensalmente;


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo Descrição do Processo - Garantir a Qualidade na limpeza, e das medidas ambientais e de segurança e higiene da Residência.

Responsável



Quando se procede

/ Prazo

Como se procede

Resultado/ registo


valida Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador, e/ou

Assistente Técnico do NA

4.1. Remover a sujidade na

RDP.

Diferentes níveis de limpeza

feitas: Semanal, mensal e

anualmente.

O NA determina, o que fazer e

quando.

Alunos e utilizadores, satisfeitos e

ambiente limpo.

Empresa contratada.

Utilizadores e alunos da

RDP.

NA CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 5 – Recepção e Segurança

A residência tem uma recepção, que visa a segurança dos alunos e centralização de toda

a informação e os meios principais de recepção e difusão de alarmes e de transmissão do

alerta, bem como coordenar os meios operacionais e logísticos em caso de emergência,

nos espaços afectos.

A recepção tem competência para proceder às necessárias verificações através de

vistorias realizadas no âmbito dos procedimentos para a concessão da autorização de

utilização ou inspecções para verificação da manutenção das condições aprovadas pelo

Regulamento do NA e da execução das medidas de auto-protecção.

Subprocesso 5.1 - Responsabilidade de incêndios

Equipamentos de segurança contra incêndio em edifícios:

• Portas e envidraçados resistentes ao fogo e seus acessórios;

• Sistemas de compartimentação e revestimentos com qualificação de reacção ao

fogo;

• Sistemas automáticos e dispositivos autónomos de detecção de incêndio e

gases;

• Sistemas e dispositivos de controlo de fumo;

• Extintores;

• Sistemas de extinção por água;

• Sistemas de extinção automática por agentes distintos da água;

• Sinalização de segurança (plano de saídas de emergência).


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Subprocesso 5.2 – Condicionamento e Acesso

O acesso de viaturas é condicionado da seguinte forma:

• Os colaboradores e alunos afectos às instalações estão munidos de uma

autorização para usufruto da garagem;

• Livre acesso à Polícia, Bombeiros, Ambulâncias, Táxis e cargas e descargas de

fornecedores.

O acesso de visitantes e fornecedores é obrigatoriamente controlado por um impresso,

devidamente preenchido da seguinte forma:

• Data e hora de chegada;

• Primeiro e último nome do visitante;

• Para onde vai e quem se responsabiliza (bloco, piso e quarto);

• Empresa.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo – Receção e Segurança.

Responsável



Quando se procede

/ Prazo Como se procede

Resultado/ registo


valida Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador, e/ou


5.1. Promover a segurança e acompanhamento dos alunos.

Constantemente:

24 h./por dia (rondas sempre

que necessário).

O NA determina tarefas gerais e

situações pontuais.

Alunos e utilizadores, satisfeitos e

ambiente limpo.

Empresa contratada.

Utilizadores e alunos da

RDP.

NA

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Coordenador, e/ou


5.2.

Condicioname

nto e acesso

Sempre que necessário

O utilizadores necessitam de

autorização prévia .

Os visitantes caracem de

autorização dada pela receção

Controlo do acesso às instalações

NA


Direcção Técnica


Capítulo: 2.- Núcleo de Arquivo

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Outubro de 2012

Elaborado por: Ana Rigueiro


Aprovado

Capítulo 2 – Núcleo de Arquivo

Processo 1 - Manual de procedimentos

Subprocesso 1.1 - levantamento dos processos, atividades e intervenientes.

Este subprocesso inclui a definição e/ou a identificação das áreas funcionais, dos

respetivos processos, atividades, tarefas, profissionais, serviços intervenientes, fluxo de

atividades, métricas temporais de execução e resultados esperados por processo.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com um mapa de registo dos processos,

das atividades e dos intervenientes.

Subprocesso 1.2 - mapeamento dos processos

Registo das áreas funcionais, respectivos processos, atividades, tarefas, profissionais,

serviços intervenientes, fluxo de atividades, métricas temporais de execução, resultados

esperados por processo.

Conclui-se este subprocesso com o plano de acção por processo, mapeamento dos

processos

Subprocesso 1.3 - elaboração do fluxograma dos processos

Este subprocesso inclui o desenho do fluxo do processo nos diversos intervenientes, das

atividades, das ações e dos resultados esperados.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12


Elaborado por: Ana Silva Rigueiro, Catarina Abranch es


Aprovado

Subprocesso 1.4 - proposta do manual de procedimentos

Este subprocesso inclui a avaliação, o alinhamento e a integração do plano de acção, do

mapeamento e do fluxograma dos processos com a missão e competências do NArQ.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 1: Manual de procedimentos


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo 1: Manual de procedimentos

Responsável

Identificação (processo, subprocess

o procediment

o)

Quando se procede / prazo

Como se procede Resultado/

registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 1.1

Anualmente Definição / identificação das áreas funcionais

Registo dos processos, atividades e intervenientes

- Coordenador do NArQ

- -

Coordenador do NArQ

Subprocesso 1.2

Na sequência do subprocesso 1.1

Registo das áreas funcionais, respectivos processos

Plano de acção por processo, mapeamento dos processos

Coordenador do NArQ

Técnico Superior do NArQ

- -

Técnico Superior

Subprocesso 1.3

Na sequência do

Desenho do fluxo do processo nos diversos

Fluxograma dos processos

Coordenador do

Coordenador do

Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

do NArQ subprocesso 1.2

intervenientes, atividades, acções e resultados esperados

NArQ NArQ

Coordenador do NArQ

Subprocesso 1.4

Na sequência dos subprocessos 1.2 e 1.3

Avaliação, alinhamento e integração do plano de acção, mapeamento e fluxograma dos processos com a missão e competências do NArQ

Proposta do manual de procedimentos do NArQ


Chefe de Divisão da ÁAG

Chefe de Divisão da AAG; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da ÁQAI

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 2 – Orientação técnica

Subprocesso 2.1 – Levantamento de informação

Este subprocesso inclui a aferição e/ou a recolha de dados e de informação,

nomeadamente, de legislação, normas ISO, NP, orientações e boas práticas do Conselho

Internacional de Arquivo e de instituições análogas.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação dos dados e da

informação.

Subprocesso 2.2 – Análise dos dados e/ou informação

Este subprocesso inclui a seleção, a análise de legislação, das normas ISO, NP, das

orientações e boas práticas do Conselho Internacional de Arquivo, da DGARQ e de

instituições análogas e respetivo alinhamento com as áreas funcionais, competências e

missão do NArQ.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a selecção, análise e alinhamento dos

dados e da informação.

Subprocesso 2.3 – Proposta de norma e/ou orientação técnica

Este subprocesso compreende a elaboração de proposta de norma e/ou orientação

técnica, como por ex. do manual de procedimentos para a organização do arquivo

corrente e orientações técnicas para o tratamento arquivístico, para o ingresso e

empréstimo de documentos de arquivo e para a incorporação de Arquivos

Pessoais/Institucionais.

Deste subprocesso resulta a apresentação da proposta de orientação técnica para

publicação.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 2.4 – publicação da norma e/ou orientação técnica

Este subprocesso compreende a publicação da orientação técnica em suporte de papel,

suporte digital, local ou remoto, através de e-mail e da página Web

Subprocesso 2.5 – divulgação da norma e/ou da orientação técnica

Este subprocesso inclui a divulgação e a realização de acções de (in)formação, local ou

remotamente, direcionadas a:

• técnicos de arquivo do NArQ;

• unidades administrativas e de gestão;

• doadores de Arquivos Pessoais/Institucionais;

• entidades parceiras;

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação e a realização de

reuniões e sessões de (in)formação sobre a norma e/ou orientação técnica e respectiva

aplicabilidade.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 2: Orientação técnica


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo 2: Orientação Técnica

Responsável

Identificação

(processo, subproces

so procedime

nto)


Como se procede Resultado/ registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:


Subprocesso 2.1.

Após previsão e aprovação do plano de atividades anual

Procede ao levantamento de informação

Identificação e seleção de dados e informação


Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Coordenador do NArQ

Subprocesso 2.2

Na sequência da aferição / recolha de dados e/ou informação

Seleçiona, analisa e alinha os dados e/ou informação

Seleção, análise e alinhamento dos dados e de informação


Coordenador do NArQ

- -

Coordenador do NArQ

Subprocesso 2.3

Na sequência da produção da análise dos dados e/ou informação

Elabora a proposta de norma e/ou de orientação técnica

Proposta de orientação técnica

Coordenador do NArQ


Chefe de Divisão da AAG; Diretor de Serviços da DT

CG


Subprocesso 2.4

Na sequência da aprovação de proposta de norma / orientação técnica

Publica em suporte de papel / suporte digital, local ou remoto através de e-mail e página WEB

Orientação técnica publicada

CG; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG

Unidades administrativas e de gestão IST; Doadores de Arquivos Pessoais/

Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Institucionais; Entidades parceiras

Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ

Subprocesso 2.5

Na sequência da publicação de norma / orientação

Divulga e realiza acções de (in) formação e de acompanhamento

Apresentação, reunião, ações de (in) formação local ou remotas

CG; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG

Unidades administrativas e de gestão IST; Doadores de Arquivos Pessoais/ Institucionais; Entidades parceiras

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 3 – Plano de classificação

Subprocesso 3.1 – Instrumentos de recolha de dados

Este subprocesso inclui o desenvolvimento de instrumentos para a recolha de dados

normalizados, de acordo com a MEF, desde a concepção até à produção de um modelo.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de recolha

de dados na base de dados FileMaker.

Subprocesso 3.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional

Este subprocesso inclui a Identificação e análise dos diplomas estatutários e lei orgânica

do IST, identificação de atribuições, competências, processos administrativos/ processos

documentais e alinhamento com funções e subfunções da MEF.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação e análise das

atribuições, competências, dos processos administrativos e/ou dos processos

documentais.

Subprocesso 3.3 – apresentação do projeto

Este subprocesso compreende a elaboração de um documento de contexto que inclua os

objetivos, a metodologia e o fluxo do processo e que possua em anexo a informação

institucional sectorial associada previamente identificada, analisada e seleccionada, e a

promoção de reuniões de apresentação sectoriais.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação, explicação e

envolvimento das unidades orgânicas do IST em avaliação.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 3.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação

Este subprocesso compreende a análise do documento de contexto, dos objetivos, da

metodologia, do fluxo do processo e informação previamente identificada ao nível das

atribuições e competências por parte das unidades orgânicas do IST em avaliação.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a análise da documentação do projeto,

com a validação das atribuições e competências e com a produção de informação

complementar.

Subprocesso 3.5 – elaboração de folha de recolha de dados

Este subprocesso compreende a elaboração da folha de recolha de dados para a

entrevista e/ou questionário para o (re)ajustamento e integração da informação

institucional sectorial associada, identificada e validada, bem como de informação

complementar, através de reuniões de trabalho. Conclui-se este subprocesso com a

produção da folha de recolha de dados e respetiva informação.

Subprocesso 3.6 – análise da folha de recolha de dados

Este subprocesso abrange a análise da informação e dos fluxos complementares ao nível

dos processos administrativos e documentais, dos sistemas e dos suportes de

informação.

Conclui-se este subprocesso com a integração da informação analisada, com a validação

das atribuições e competências e com a produção de informação complementar.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 3.7 – análise dos dados e/ou informação

Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação ao nível

das atribuições, competências, informação e fluxos ao nível dos processos

administrativos/documentais, sistemas e suportes de informação, através de reuniões de

trabalho e com a produção de um glossário/índice do plano de classificação.

Conclui-se este subprocesso com a uniformização e integração da informação,

transversal inter unidades IST e MEF, na folha de recolha de dados e com a produção de

um glossário e/ou índice de apoio ao plano de classificação.

Subprocesso 3.8 – validação/rectificação/complemento dos dados e/ou informação

Este subprocesso compreende a análise da informação e dos fluxos integrados na folha

de recolha de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter

unidades IST e MEF, do glossário / índice remissivo, bem como a rectificação e a

produção de dados e/ou informação complementares.

Conclui-se este subprocesso com a informação e os fluxos integrados na folha de recolha

de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter unidades IST e

MEF, e com a versão final do glossário / índice remissivo de apoio ao plano e

classificação.

Subprocesso 3.9 – proposta de publicação do plano de classificação do IST

Este subprocesso compreende a elaboração da proposta de plano de classificação e do

respectivo relatório técnico, aplicável às áreas funcionais, atividades e processos do IST.

Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta do plano de classificação

do IST para aprovação.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 3.10 – envio da versão final para a DGARQ

Este subprocesso compreende a conclusão da versão final do plano de classificação do

IST, na sequência da sua aprovação, bem como do respectivo relatório técnico e a

preparação da candidatura para aprovação do plano de classificação por parte da

DGARQ.

Conclui-se este subprocesso com a submissão da versão final do plano de classificação,

e respetivo relatório, ao parecer da DGARQ.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 3: Plano de classificação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo 3: Plano de classificação

Responsável

Identificação


so procedime

nto)

Quando se procede

/ prazo


registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem aprova Receciona

do de:

Expedido

para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 3.1

Após aprovação da MEF pela DGARQ, com 1.ª revisão anual

Desenvolvimento de instrumento de recolha de dados

Base de dados FileMaker

- Técnico Superior do NArQ

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 3.2

Após aprovação da MEF da DGARQ, com 1.ª revisão anual

Identifica e analisa os dados e/ou informação institucional

Dados e/ou informação institucional analisados

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-

Coordenador do NArQ

Subprocesso 3.3


Elabora documento de contexto e promove reuniões de apresentação sectoriais;

Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação


Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas

-

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 3.4


Analisa documento de contexto e produz informação complementar

Documentação e informação validadas

Coordenador do NArQ


-

-


Subprocesso 3.5


(Re)Ajusta e integra a informação institucional, bem como informação complementar, através de reuniões de trabalho

Folha de recolha de dados e respetiva informação



Coordenador do NArQ

-

Diretores de Serviço;

Subproces Na sequência do

Analisa informação e fluxos complementares e

Integração e validação da

Técnico Superior

Técnico Superior

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas

so 3.6 subprocesso 3.5

produz informação complementar

informação do NArQ do NArQ


Subprocesso 3.7


(Re)Ajusta e integra a informação através de reuniões de trabalho; produz glossário / índice remissivo;

Informação integrada; glossário / índice remissivo



Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 3.8


Analisa informação e fluxos integrados, e o glossário / índice remissivo; retifica e complementa com dados e/ou informação

Informação e fluxos integrados; glossário / índice remissivo


Coordenador do NArQ

- -

Coordenador do NArQ

Subprocesso 3.9


Elabora a proposta de plano de classificação e respectivo relatório técnico.

Proposta de plano de classificação



Chefe de Divisão da AAG; Director de Serviços da DT

CG

Coordenador do

Subproces Na sequência da aprovação

Remete versão final do plano de classificação

Versão final do plano de

Coordenador do

DGARQ DGARQ DGARQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

NArQ so 3.10 de proposta do plano de classificação

candidatura para aprovação

classificação NArQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 4 – Tabela de seleção


Este subprocesso inclui o desenvolvimento de instrumentos para a recolha de dados

normalizados, de acordo com a MEF, desde a sua conceção até à produção.


de dados na base de dados FileMaker.

Subprocesso 4.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação institucional

Este subprocesso inclui a Identificação e análise dos diplomas estatutários e lei orgânica

do IST, identificação de atribuições, competências, processos administrativos/ processos

documentais.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação e análise das

atribuições, competências, dos processos administrativos e com a pré-identificação das

séries e/ou dos processos documentais.



objetivos, a metodologia e o fluxo dos processos / séries documentais e que possua em

anexo a informação institucional sectorial associada previamente identificada e analisada,

e a promoção de reuniões de apresentação sectoriais.


envolvimento das unidades orgânicas do IST em avaliação.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 4.4 – analisar a documentação do processo / produzir informação

Este subprocesso compreende a análise do documento de contexto, dos objetivos, da

metodologia, do fluxo do processo e informação previamente identificada ao nível das

atribuições e competências por parte das unidades orgânicas do IST em avaliação.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a análise da documentação do projeto,

com a validação das atribuições e competências e com a produção de informação

complementar.


Este subprocesso compreende a elaboração da folha de recolha de dados para a

entrevista e/ou questionário para o (re)ajustamento e integração da informação

institucional sectorial associada, identificada e validada, bem como de informação

complementar, através de reuniões de trabalho. Conclui-se este subprocesso com a

produção da folha de recolha de dados e respetiva informação., com a identificação das

séries documentais para avaliação e com a determinação dos respectivos prazos de

conservação e valor arquivístico.

Subprocesso 4.6 – análise da folha de recolha de dados

Este subprocesso abrange a análise da informação e dos fluxos complementares ao nível

dos processos administrativos e documentais, dos sistemas e dos suportes de

informação.

Conclui-se este subprocesso com a integração da informação analisada, com a validação

das atribuições e competências, com a validação das séries documentais, bem como dos


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

respectivos prazos de conservação e valor arquivístico e com a produção de informação

complementar.


Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação ao nível

das atribuições, competências, informação e fluxos ao nível dos processos

administrativos/documentais, sistemas e suportes de informação, através de reuniões de

trabalho.

Conclui-se este subprocesso com a produção de folhas de recolha de dados e respetiva

informação integrada e uniformizada transversalmente inter unidades e com a constituição

da tabela de selecção das séries documentais do IST.


Este subprocesso compreende a análise da informação e dos fluxos integrados na folha

de recolha de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter

unidades IST, da tabela de selecção das séries documentais, bem como a rectificação e a

produção de dados e/ou informação complementares.

Conclui-se este subprocesso com a informação e os fluxos integrados na folha de recolha

de dados, uniformizados transversalmente com carácter funcional inter unidades IST e

MEF, e com a versão final do glossário / índice remissivo de apoio ao plano e

classificação.

Subprocesso 4.9 – proposta de publicação da tabela de selecção do IST

Este subprocesso compreende a elaboração da proposta de tabela de seleção e do

respectivo relatório técnico, aplicável às séries documentais produzidas no âmbito das

áreas funcionais do IST.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de tabela de seleção do

IST, e respectivo relatório técnico, para aprovação.


Este subprocesso compreende a conclusão da versão final da tabela de selecção do IST,

na sequência da sua aprovação, do respetivo relatório técnico e a preparação da

candidatura para aprovação da tabela de selecção por parte da DGARQ.

Conclui-se este subprocesso com a submissão da versão final da tabela de selecção das

séries documentais do IST, e respetivo relatório, ao parecer da DGARQ.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 4: Tabela de seleção


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo 4: Tabela de seleção

Responsável

Identificação


so procedime

nto)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 4.1


Desenvolve os instrumentos de recolha de dados

Base de dados FileMaker


- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 4.2


Identifica e analisa dos diplomas estatutários e lei orgânica do IST

Pré-identificação dos processos / séries documentais

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-

Coordenador do NArQ

Subprocesso 4.3


Elabora documento de contexto e promove reuniões de apresentação sectoriais

Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação


Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas

-

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 4.4


Analisa documento de contexto e produz informação complementar

Documentação e informação validadas

Coordenador do NArQ


-

-


Subprocesso 4.5


(Re) Ajusta e integra a informação institucional e a informação complementar, através de reuniões de trabalho

Identificação de séries documentais



Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 4.6


Analisa informação e fluxos complementares e produz informação complementar

Integração e validação das séries documentais



- -


Subprocesso 4.7


(Re)Ajusta e integra a informação através de reuniões de trabalho;

produz tabela de selecção

Tabela de seleção das séries documentais do IST



Coordenador do NArQ

-

Diretores de Serviço;

Subprocesso 4.8

Na sequência do

Analisa informação integrada

Tabela de seleção das

Técnico Superior

Coordenador do

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas

subprocesso 4.7

transversalmente e a tabela de seleção das séries documentais; retifica e complementa com dados e/ou informação

séries documentais do IST

do NArQ NArQ

Coordenador do NArQ

Subprocesso 4.9


Elabora a proposta de tabela de selecção e respetivo relatório técnico;

Proposta de tabela de selecção das séries documentais do IST

Coordenador do NArQ


Chefe de Divisão da AAG; Director de Serviços da DT

CG

Coordenador do NArQ

Subprocesso 4.10

Na sequência da aprovação da proposta de publicação

Remete candidatura para aprovação da versão final da tabela de selecção

Versão final da tabela de seleção e respectivo

Coordenador do NArQ

DGARQ DGARQ DGARQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

da tabela de seleção

relatório técnico


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 5 – Projetos e estudos


Este subprocesso compreende a conceção, a produção e/ou manutenção do modelo

de instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados. Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo de folha de recolha de dados normalizada.

Subprocesso 5.2 – desenvolvimento, aferição e recolha de dados e/ou de informação

Este subprocesso compreende a identificação de legislação, normas ISO, NP, orientações

e boas práticas do Conselho Internacional de Arquivo, da DGARQ, bem como de

instituições análogas.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a identificação e seleção de dados

e/ou informação referente à legislação, normas ISO, NP, orientações e boas práticas.

Subprocesso 5.3 – apresentação do projeto/estudo

Este subprocesso compreende a elaboração de um plano de acção do projeto/estudo,

que inclua o contexto, objetivos, metodologia, fluxos, intervenientes, metodologia,

cronograma, plano de orçamento e que possua em anexo informação associada ao nível

do sistema de arquivo sectorial. Adicionalmente inclui a promoção de reuniões setoriais.


envolvimento das unidades orgânicas do IST em avaliação, bem como com a recolha de

informação prévia do sistema de arquivo setorial.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 5.4 – análise da documentação e de apresentação e produção de informação complementar

Este subprocesso compreende a análise do plano de acção do projeto/estudo e da

informação previamente identificada ao nível do arquivo sectorial.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a análise do plano de acção do

projeto/estudo, com a validação do sistema de arquivo sectorial e com a produção de

informação complementar.

Subprocesso 5.5 – elaboração de instrumento de recolha de dados

Este subprocesso compreende a elaboração de instrumento de recolha de dados para a

entrevista e/ou questionário, com vista ao (re)ajustamento e integração da informação

sobre o sistema de arquivo setorial associada, identificada e validada. Inclui,

adicionalmente, a recolha de dados/informação sobre os subsistemas de arquivo sectorial

através de reuniões de trabalho.

Conclui-se este subprocesso com a identificação dos seguintes subsistemas de contexto

organizacional:

• Registo;

• Classificação;

• Organização/ordenação;

• Fluxo/circulação;

• Pesquisa/recuperação;

• Referenciação;

• Cópias;

• Armazenamento;

• Documentos eletrónicos;

• Segurança/acesso.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 5.6 – análise do instrumento de recolha de dados para entrevista/questionário

Este subprocesso compreende a análise da aferição e do tratamento de

dados/informação sobre os subsistemas de arquivo setorial, bem como a produção de

informação complementar.

Conclui-se este subprocesso com a integração e uniformização dos dados e da

informação analisada, com a validação dos subsistemas de arquivo setoriais e com a

produção de informação complementar.


Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação

complementar ao nível dos subsistemas de arquivo sectorial, através de reuniões de

trabalho.

Conclui-se este subprocesso com a produção de folhas de recolha de dados e respectiva

informação integrada e uniformizada transversalmente inter unidades e com a produção

de gráficos, mapas e glossário de apoio à análise dos dados e/ou informação.


Este subprocesso compreende a análise dos dados e da informação integrada e

uniformizada transversalmente inter unidades IST, bem como dos gráficos, mapas e

glossário.

Conclui-se este subprocesso com a uniformização e integração dos dados e da

informação transversalmente com carácter funcional inter unidades IST.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 5.9 – proposta de publicação de projeto/estudo

Este subprocesso compreende a elaboração da proposta de publicação do projeto/estudo

aplicável às unidades administrativas e de gestão, bem como aos processos do IST.

Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de publicação de

projeto/estudo para aprovação, como por exemplo:

• Proposta de estudo diagnóstico ao sistema de arquivo;

• proposta de estudo diagnóstico aos sistemas de informação;

• proposta de projeto para a modernização administrativas de processos

administrativos / documentais;

• proposta de projeto de desenvolvimento de sistema de eletrónico de gestão

documental

Subprocesso 5.10 – publicação e divulgação do projeto/estudo

Este subprocesso compreende a publicação da orientação técnica em suporte de papel,

suporte digital, local ou remoto e a divulgação e realização de acções de (in)formação,

local ou remotamente, a:

• técnicos de arquivo do NArQ;

• unidades administrativas e de gestão do IST;

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a apresentação, e a realização de

reuniões e sessões de (in)formação sobre o projeto/estudo e respectiva aplicabilidade.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 5: Elaboração de projetos e estudos


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo 5: Projetos e estudos

Responsável

Identificação


so procedime

nto)

Quando se procede

/ prazo


registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 5.1


Desenvolve o modelo de instrumento de recolha de dados normalizados

Folhas de recolha de dados normalizada


- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 5.2


Identifica legislação, documentos normativos e boas práticas

Identificação e selecção de dados / informação

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-

Coordenador do NArQ

Subprocesso 5.3


Elabora plano de acção do projeto/estudo; promove reuniões de apresentação setoriais

Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação;



-

-

Diretores de Serviço; Chefes de

Subprocesso 5.4

Na sequência do subprocesso

Analisa plano de acção do projeto / estudo e informação previamente

Plano de acção do projeto /

Coordenador do NArQ


-

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Divisão; Coordenadores das unidades orgânicas

5.3 identificada;


estudo analisado;


Subprocesso 5.5


(Re)Ajusta e integra a informação sobre o sistema de arquivo setorial e informação complementar

recolhe de dados / informação através de reuniões de trabalho

Identificação dos subsistemas de arquivo setorial



Coordenador do NArQ

-

Diretores de Serviço; Chefes de Divisão;

Subprocesso 5.6


Analisa aferição / tratamento de dados / informação sobre os subsistemas de arquivo

Integração uniformização e validação dos dados /



- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Coordenadores das unidades orgânicas

5.5 setorial;


informação;


Subprocesso 5.7


(Re)ajusta e integra a informação, através de reuniões de trabalho;

produz gráficos, mapas e glossário;

Folhas de recolha de dados; gráficos, mapas e glossário



Coordenador do NArQ

-

Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores das

Subprocesso 5.8


Analisa dados / informação integrados, bem como gráficos, mapas e glossário

Dados / Informação integrados; gráficos, mapas e glossário


Coordenador do NArQ

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

unidades orgânicas

validados

Coordenador do NArQ

Subprocesso 5.9


Elabora proposta de projeto / estudo aplicável às unidades administrativas e de gestão / processos do IST.

Proposta de estudo/projeto



Chefe de Divisão da AAG; Diretor de Serviços da DT

CG

Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ

Subprocesso 5.10

Na sequência da aprovação da proposta de projeto / estudo

Divulga e promove ações de (in)formação e acompanhamento

Apresentação, reunião, acções de (in)formação local ou remotas

Coordenador do NArQ

Técnicos de Arquivo do NArQ; Unidades orgânicas IST

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 6 – Plano de preservação digital


Este subprocesso inclui a conceção, produção e /ou manutenção de instrumentos para a

recolha de dados normalizados, de acordo com os requisitos da DGARQ, a identificação e

análise de boas práticas do Conselho Internacional de Arquivos, Darq, de instituições

análogas e de projetos em curso, bem como a identificação dos sistemas de informação e

alinhamento com o plano de classificação e tabelas de selecção do IST e MEF.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a produção de um modelo normalizado

de recolha de dados, na base de dados FileMaker, e com a identificação prévia dos

sistemas de informação alinhados com o plano de classificação e tabela de selecção do

IST.

Subprocesso 6.2 – Aferição/recolha de dados e/ou informação

Este subprocesso compreende a recolha de dados relativos aos requisitos e

características técnicas dos sistemas de informação das unidades administrativas e de

gestão do IST, dos processos, das séries documentais e dos documentos nado-digitais /

eletrónicos produzidos, bem como a identificação dos fatores inerentes aos documentos

de arquivo digitalizados, nado-digitais e eletrónicos passíveis de influenciar opções no

PPD.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a determinação dos requisitos para a

elaboração do PPD e dos sistemas de informação do IST e com a identificação e análise

da informação electrónica produzida pelas unidades orgânicas.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado



objetivos, o esquema do projeto, a metodologia, o fluxo do projeto e informação

previamente identificada, as equipas, o cronograma e o orçamento, bem como a

identificação dos sistemas de informação e suportes / classes a ser objeto do PPD e da

sua avaliação e do planeamento da estratégia de preservação

Conclui-se este subprocesso com a apresentação, explicação e envolvimento das

unidades orgânicas do IST produtoras de DAE e administradoras dos sistemas de

informação, como com o mapeamento dos sistemas de informação e respectivos suportes

e, por último, com a proposta de estratégias de preservação digital.

Subprocesso 6.4 – analisar a documentação de apresentação do projeto

Este subprocesso compreende a análise do documento de contexto, dos mapas dos

sistemas de informação e respectivos suportes e das estratégias de preservação digital

propostas.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a validação dos mapas dos sistemas

de informação e suportes, da proposta de estratégias de preservação digital e com a

produção de informação complementar.

Subprocesso 6.5 – recolha e análise dos dados e/ou informação

Este subprocesso compreende o (re)ajustamento e a integração da informação

identificada e validada ao nível dos sistemas, suportes /classes de informação e das

estratégias de preservação, bem como a produção de informação complementar.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Conclui-se este subprocesso com a produção da folha de recolha de dados e respetiva

informação integrada, nomeadamente, a caracterização dos sistemas de informação, os

suportes/classes de informação a preservar, as estratégias de preservação digital

previstas e a caracterização técnica dos DAE.

Subprocesso 6.6 – validação/rectificação/complemento de dados e/ou informação

Este subprocesso abrange a análise da informação integrada na folha de recolha de

dados e uniformizada transversalmente inter unidades IST e a sua retificação e

complemento com dados e informação.

Conclui-se este subprocesso com a integração e uniformização da informação analisada

ao nível da caracterização dos sistemas de informação, dos suportes/classes de

informação a preservar, das estratégias de preservação digital previstas e da

caracterização técnica dos DAE.

Subprocesso 6.7 – proposta de publicação do PPD

Este subprocesso compreende a elaboração da proposta do PPD que considere os

seguintes aspectos:

• Identificação dos custos de soluções de preservação (em termos de software,

hardware, preparação e adaptação de infraestruturas e recursos humanos) e do

estudo dos custos de funcionamento, manutenção e actualização (em termos de

parque informático, infraestrutura, formação e recursos humanos);

• definição de estratégia(s) e selecção de formatos de preservação;

• avaliação e escolha de aplicações informáticas e soluções de armazenamento;

• análise e definição de esquema(s) de metainfofrmação;

• aplicabilidade aos sistemas e classes de informação a preservar

Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta do PPD do IST para

aprovação.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Este subprocesso compreende a conclusão da versão final do PPD, na sequência da sua

aprovação, bem como da preparação da candidatura para aprovação por parte da

DGARQ.

Conclui-se este subprocesso com a submissão da versão final do PPD ao parecer e da

DGARG.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 6: Elaboração do Plano de preservação digital


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 6: Plano de preservação digital

Responsável

Identificação


so procedime

nto)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 6.1

Após previsão e aprovação do plano de atividades anual; na sequência da publicação do plano de classificação

Desenvolve o instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados; identifica e analisa boas práticas e e projetos em curso; identifica os sistemas de informação em alinhamento com o plano

Base de dados FileMaker;


- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

e tabela de seleção do IST

de classificação e tabela de seleção do IST e MEF


Subprocesso 6.2

Após previsão e aprovação do plano de atividades anual; na sequência da publicação do plano de classificação

Recolha de dados relativos aos requisitos e características técnicas dos sistemas e classes de informação das unidades administrativas e de gestão IST; identifica os fatores inerentes aos documentos de arquivo passíveis de

Requisitos para a elaboração do PPD e dos sistemas de informação do IST;

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

e tabela de seleção do IST

influenciar opções no PPD

Coordenador do NArQ

Subprocesso 6.3


Produz documento de contexto; identifica os sistemas de informação e suportes / classes a ser objeto do PPD

Apresentação às unidades orgânicas do IST em avaliação; mapeamento dos sistemas e suportes de informação; proposta de estratégias de preservação


Diretor dos Serviços de Informática; Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Diretor dos Serviços de Informática; Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas

Subprocesso 6.4


Analisa documento de apresentação do projeto, mapeamento dos sistemas de informação e suportes e a proposta de estratégias de preservação; produz informação complementar

Documentação do projeto analisada e informação validada

Coordenador do NArQ


- -


Subprocesso 6.5


(Re)Ajusta e integra a informação identificada e validada, bem como informação complementar,

Folha de recolha de dados e respetiva

Diretor dos Serviços de Informática

Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

através de reuniões de trabalho

informação ; Diretores de Serviço; Chefes de Divisão; Coordenadores unidades orgânicas

Diretor dos Serviços de Informática, Diretores de Serviço, Chefes de

Subprocesso 6.6


Analisa informação integrada e uniformizada transversalmente inter unidades IST; retifica e complementa com dados e/ou informação

Dados e informação integrados e uniformizados


Coordenador do NArQ

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Divisão, Coordenadores unidades orgânicas

Coordenador do NArQ

Subprocesso 6.7


Elabora proposta de PPD Proposta de publicação do PPD


Diretor dos Serviços de Informática, Diretores de Serviço, Chefes de Divisão, Coordenadores

Diretor dos Serviços de Informática, Diretores de Serviço, Chefes de Divisão, Coordenadores

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

unidades orgânicas

unidades orgânicas

Coordenador do NArQ

Subprocesso 6.8

Na sequência da aprovação da proposta de publicação do PPD

Remete candidatura para aprovação da versão final do PPD

Versão final do PPD

Coordenador do NArQ

DGARQ DGARQ DGARQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 7 – Inventário de documentação

Subprocesso 7.1 – produção de instrumentos de recolha de dados

Este subprocesso inclui a concepção, a produção e/ou manutenção do modelo de

instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados, de acordo com os

requisitos definidos pela DGARQ, bem como a definição das prioridades conforme o plano

de atividades, ingressos e incorporações.


de dados na base de dados FileMaker e respectiva definição da estrutura e dos campos

normalizados.

Subprocesso 7.2 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação

Este subprocesso inclui a recuperação sequencial das unidades de instalação /

documentais para área de tratamento arquivístico, bem como as seguintes tarefas:

• remoção de agrafes, clips e outro tipo de ferragens;

• limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos;

• estabilização do suporte físico ao nível dos maiores defeitos de conservação

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a seleção das unidades de instalação /

documentais seleccionadas e recolhidas, a remoção de ferragens e a estabilização e

limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos.

Subprocesso 7.3 – Análise dos IDDs de origem

Este subprocesso compreende a análise de índices, guias, inventários, catálogos, quadro

de classificação, para identificação da proveniência e da ordem original das unidades

arquivísticas.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a análise de todos os IDDs de origem.

Subprocesso 7.4 – análise da documentação

Este subprocesso compreende a análise da documentação em termos da sua

identificação, contexto, conteúdo e estrutura e condições de acesso e utilização.

Este subprocesso conclui-se com a análise completa da documentação.

Subprocesso 7.5 – associação de metainformação

Este subprocesso compreende a inserção de metainformação, a selecção de dados e a

indexação de informação nos respetivos campos da base de dados. Adicionalmente inclui

a realização do controlo de qualidade através da verificação da falha de preenchimento de

campos, de ortografia e da conformidade com as regras de descrição arquivística.

Conclui-se este subprocesso com a associação de metainformação descritiva às unidades

de instalação e respectivos documentos.

Subprocesso 7.6 – realização de controlo de qualidade

O controlo de qualidade incide na realização da migração de registos, bem como na

uniformização dos dados integrados.

Conclui-se este subprocesso com o controlo de qualidade realizado a todos os registos

de metainformação migrados.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 7.7 – elaboração do inventário

Este subprocesso compreende a agregação, a seleção e (re)organização da

metainformação, por ordem alfabética e/ou cronológica e/ou numérica, bem como a

integração do valor arquivístico, prazos de conservação e destino final dos documentos.

Conclui-se este subprocesso com a produção do inventário de documentação acumulada

do IST.

Subprocesso 7.8 – proposta de publicação do inventário

Este subprocesso compreende a selecão de informação comunicável ao abrigo da

legislação em vigor e a produção de documento de contexto integrado.

Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de publicação do

inventário de documentação acumulada do IST.

Subprocesso 7.9 – publicação do inventário

Este subprocesso inclui a publicação em suporte de papel / suporte digital, na sala local

ou remotamente através da página WEB, na qualidade de instrumento de descrição

documental.

Conclui-se este subprocesso com a publicação do inventário da documentação do IST.

Subprocesso 7.10 – proposta de eliminação da documentação

Este subprocesso compreende a avaliação e seleção da documentação sem valor

arquivístico, com base no inventário publicado.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Conclui-se este subprocesso com a elaboração do relatório de avaliação e respetiva

proposta de eliminação de documentação sem valor arquivístico.

Subprocesso 7.11 – envio da proposta de eliminação da documentação para a

DGARQ

Este subprocesso compreende a produção de um documento de contexto e o envio da

proposta de eliminação para aprovação da DGARQ.

Conclui-se este subprocesso com a elaboração da versão final do relatório de avaliação

da documentação acumulada e da proposta de eliminação e o respectivo envio para a

DGARQ.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 7: Inventário da documentação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 7: Inventário de documentação

Responsável

Identificação


so procedime

nto)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso7.1


Desenvolve/mantém o modelo de instrumento de recolha para levantamento de dados;

define prioridades conforme plano de atividades, ingressos, incorporações


- Assistente Técnico do NArQ

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Assistente Técnico do NArQ

Subprocesso 7.2


Recupera sequencial as unidades de instalação / documentais para área de tratamento arquivístico;

Unidades de instalação / documentais seleccionadas, recolhidas e tratadas

Coordenador do NArQ



-


Subprocesso 7.3


Analisa os IDD’s de origem IDD,s de origem analisados



Técnico Superior do NarQ

-


Subprocesso 7.4


Analisa a documentação de acordo com as regras arquivísticas

Documentação analisada



Coordenador do NArQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 7.5


Insere a metainformação / seleciona os dados / informação indexada nos respetivos campos da base de dados;

realiza controlo de qualidade

Metainformação descritiva associada às unidades de instalação documentos



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 7.6


Realiza a migração de registos e a uniformização de dados integrados

Controlo de qualidade realizado



-


Subprocesso 7.7


Agrega, seleciona e (re)organiza a metainformação;

integra o valor arquivístico,

Inventário de documentação do IST


Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

prazos de conservação e destino final dos documentos

Coordenador do NArQ

Subprocesso 7.8


Seleciona a informação comunicável ao abrigo da legislação em vigor; produz documento de contexto integrado

Proposta de publicação do Inventário



Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG

CG

Coordenador do NArQ

Subprocesso 7.9

Na sequência da aprovação da proposta de publicação do Inventário

Publica o inventário Instrumentos de descrição documental do IST publicados

GC; Director de Serviços da DT; Chefe de Divisão da

Cidadãos; Comunidade do IST; Unidades administrativas e de

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

AAG

gestão IST;


Subprocesso 7.10


Avalia e seleciona a documentação sem valor arquivístico

Relatório de avaliação da documentação e proposta de eliminação


Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ; Diretor de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG

CG

Coordenador do

Subprocesso 7.11

Na sequência da aprovação da proposta

Produz documento de contexto e relatório

Versão final do relatório de avaliação da

Técnico Superior

DGARQ DGARQ DGARQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

NArQ

de eliminação de documentação

técnico;

remete candidatura para aprovação da versão final da proposta de eliminação

documentação e da proposta de eliminação

do NArQ


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 8 – Descrição arquivística

Subprocesso 8.1 – produção de instrumentos de recolha de dados

Este subprocesso inclui a concepção, a produção e/ou manutenção do modelo de

instrumento de recolha para levantamento de dados normalizados, de acordo com a

normalização ISAD(G), ODA e ISAAR(CPF).


de dados na base de dados FileMaker e respectiva definição da estrutura e dos campos

normalizados.

Subprocesso 8.2 – definição de prioridades e do modelo de descrição arquivística

Este subprocesso inclui a definição das prioridades conforme o plano de atividades, os

ingressos e as incorporações, bem como definição do modelo de descrição arquivística,

das regras de descrição e dos respectivos níveis e campos.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a definição do fundo e das séries

documentais a descrever e do modelo, regras e níveis de descrição arquivística.

Subprocesso 8.3 – selecção, recolha e tratamento das unidades de instalação

Este subprocesso inclui a recuperação sequencial das unidades de instalação /

documentais para área de tratamento arquivístico, bem como as seguintes tarefas:

• remoção de agrafes, clips e outro tipo de ferragens;

• limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos;

• estabilização do suporte físico ao nível dos maiores defeitos de conservação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Como resultado, este subprocesso conclui-se com a selecção das unidades de instalação

/ documentais seleccionadas e recolhidas, a remoção de todas as ferragens e a

estabilização e limpeza das unidades de instalação e respectivos documentos.

Subprocesso 8.4 – análise dos IDDs de origem

Este subprocesso compreende a análise de índices, guias, inventários, catálogos, quadro

de classificação, para identificação da proveniência e da ordem original das unidades

arquivísticas.

Conclui-se este subprocesso com a análise de todos os IDDs de origem.

Subprocesso 8.5 – análise da documentação

Este subprocesso compreende a análise da documentação em termos da sua

identificação, contexto, conteúdo e estrutura e condições de acesso e utilização.

Conclui-se este subprocesso com a análise de toda a documentação do fundo e /ou das

séries documentais a descrever.

Subprocesso 8.6 – associação de metainformação

Este subprocesso compreende a inserção da metainformação descritiva nos campos da

base dados definidos para o efeito. Adicionalmente inclui a realização do controlo de

qualidade através da verificação da falha de preenchimento de campos, de ortografia e da

conformidade com as regras de descrição arquivística.

Conclui-se este subprocesso com a associação de metainformação descritiva às unidades

arquivísticas.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 8.7 – realização de controlo de qualidade

O controlo de qualidade incide na realização da migração de registos, bem como na

uniformização dos dados integrados.

Conclui-se este subprocesso com o controlo de qualidade realizado a todos os registos

de metainformação migrados.

Subprocesso 8.8 – elaboração de IDDs

Este subprocesso compreende a agregação, selecção e (re)organização da

metainformação descritiva, de acordo com a estrutura orgânico-funcional da

documentação. Adicionalmente inclui a definição do modelo de apresentação dos

registos, dos campos e da informação.

Conclui-se este subprocesso com a elaboração dos IDDs dos documentos do IST,

nomeadamente:

• quadro de classificação;

• guia do IST;

• índice do IST;

• inventário;

• catálogo

Subprocesso 8.9 – proposta de publicação dos IDDs

Este subprocesso compreende a selecão de informação comunicável ao abrigo do

Regime Geral dos Arquivos e Património Arquivístico, da Lei de Acesso aos Documentos


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Administrativos e da Lei de Proteção dos Dados Pessoais, bem como a produção de

documento de contexto integrado.

Conclui-se este subprocesso com a apresentação da proposta de publicação dos IDDs

para aprovação.

Subprocesso 8.10 – publicação dos IDDs

Este subprocesso inclui a publicação em suporte de papel / suporte digital, na sala local

ou remotamente através da página Web, na qualidade de instrumento de descrição

documental.

Conclui-se este subprocesso com a publicação dos IDDs dos documentos do IST.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 8: Descrição arquivística


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 8: Descrição arquivística

Responsável

Identificação


so procedime

nto)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 8.1


Desenvolve/ mantém o modelo de instrumento de recolha para levantamento de dados



- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Coordenador do NArQ

Subprocesso 8.2


Define prioridades conforme plano de atividades, ingressos, incorporações;

define o modelo de descrição arquivística, as regras, níveis e campos

Modelo, regras e níveis e unidades de descrição arquivística definidos

Coordenador do NArQ


- -


Subprocesso 8.3


Recupera sequencialmente as unidades de instalação / documentais para área de tratamento arquivístico;

Unidades de instalação / documentais seleccionadas, recolhida e tratadas;

Coordenador do NArQ



-

Técnico Superior

Subproces Na sequência do

Analisa os IDD’s de origem IDD,s de origem

Assistente Técnico do

Técnico Superior

Coordenador de

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

do NArQ so 8.4 subprocesso 8.3

analisados NArQ do NArQ Núcleo


Subprocesso 8.5


Analisa a documentação Documentação analisada



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 8.6


Insere a metainformação descritiva nos campos da base de dados;

realiza o controlo de qualidade

Metainformação descritiva associada às unidades arquivísticas



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 8.7


Realiza a migração e uniformização dos registos e dados

Controlo de qualidade realizado



Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

8.6


Subprocesso 8.8


Agrega, seleciona e (re)organiza a metainformação descritiva;

define o modelo de apresentação dos registos, campos e informação.

IDDs dos documentos do IST


Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-

Coordenador do NArQ

Subprocesso 8.9


Seleciona a informação comunicável ao abrigo da legislação em vigor;

produz documento de contexto integrado

Proposta de publicação de IDDs


Coordenador do NArQ

Diretor de Serviços da DT;


CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Coordenador do NArQ

Subprocesso 8.10

Na sequência da aprovação da proposta de publicação de IDDs

Publica IDDs através dos canais de comunicação do IST

IDDs do IST publicados

GC; Director de Serviços da DT; Chefe de Divisão da AAG

Cidadãos; Comunidade do IST; Unidades administrativas e de gestão do IST;

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 9 – Projeto de digitalização

Subprocesso 9.1 – Conceção do estudo do projeto

Este subprocesso inclui a identificação do objetivo, universo documental, selecção,

metodologia, requisitos técnicos, atividades, cronograma, orçamento, recursos humanos e

técnicos.

Como resultado, este subprocesso conclui-se com o estudo do projeto, a elaboração

do plano de ação, e do manual de procedimentos técnico.

Subprocesso 9.2 – desenvolvimento do tratamento documental

Este subprocesso inclui a limpeza e estabilização do suporte dos documentos, a

identificação, a análise, a associação de metainformação descritiva e o respetivo controlo

de qualidade.

Conclui-se este subprocesso com todo o tratamento documental efectuado.

Subprocesso 9.3 – promoção da digitalização dos documentos

Este subprocesso compreende a captura de imagens TIFF, o controlo do varrimento do

digitalizador, a detecção de anomalias digitais, a confirmação do contraste, a verificação

de distorções ópticas e da imagem e a indexação de cota.

Conclui-se este subprocesso com a produção de matrizes das imagens digitais.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 9.4 – realização do controlo de qualidade

O controlo de qualidade incide na avaliação, por amostragem, da qualidade das imagens

produzidas versus o documento original e dos respetivos requisitos técnicos.

Conclui-se este subprocesso com a validação das imagens digitais.

Subprocesso 9.5 – associação de metainformação técnica

Este subprocesso inclui a associação de metainformação técnica no cabeçalho de cada

imagem TIFF.


O controlo de qualidade incide na avaliação, por amostragem, dos campos de

metainformação técnica definidos versus informação identificada no cabeçalho de cada

imagem TIFF.

Conclui-se este subprocesso com a validação da metainformação técnica.

Subprocesso 9.7 – organização e nomeação das imagens

Este subprocesso compreende a criação, organização e a nomeação de diretorias,

ficheiros e imagens.

Como resultado este subprocesso conclui-se com a criação de um quadro orgânico e/ou

funcional das diretoria, ficheiros e imagens.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


O controlo de qualidade incide na avaliação do quadro de classificação / funcional

hierárquico das diretoria, ficheiros e imagens

Conclui-se este subprocesso com a validação da organização e nomeação de diretoriasis,

ficheiros e imagens.

Subprocesso 9.9 – produção de imagens derivadas

Este subprocesso compreende a criação de imagens JPEG e PDF para acesso, consulta

e integração em arquivo digital.

Conclui-se este subprocesso com a criação das imagens derivadas de todas as matrizes

TIFF.


O controlo de qualidade incide na avaliação, por amostragem, da resolução da imagem e

respetivos contraste, profundidade da cor e tempo de recuperação.

Conclui-se este subprocesso com a validação de todas as imagens derivadas.

Subprocesso 9.11 – instalação dos documentos originais no depósito

Este subprocesso compreende o acondicionamento, a cotação de unidades de instalação

e a instalação em depósito de arquivo físico dos documentos originais.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 9.12 – integração das imagens no

sistema de armazenamento digital

Este subprocesso compreende a integração das matrizes das imagens e das derivadas

em servidor de armazenamento digital, bem como os testes de acesso às imagens e à

metainformação técnica e descritiva.

Conclui-se este subprocesso com a integração da estrutura hierárquica de diretorias,

ficheiros e imagens, bem como da metainformação descritiva e técnica, no servidor de

armazenamento digital.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 9: Projeto de digitalização


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 9: Projeto de digitalização

Responsável


subprocesso procedimento

)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 9.1

Após aprovação do plano de atividades, disponibilização orçamental e/ou cofinanciamento

Identifica o objetivo, universo documental, selecção, metodologia, requisitos técnicos, atividades, cronograma, orçamento, recursos humanos e técnicos

Estudo do projeto, plano de ação, manual de procedimentos técnico

- Técnico Superior / Assistente Técnico do NArQ

- CG


Subprocesso 9.2

Na sequência da aprovação

Realiza tratamento documental

Tratamento documental

Coordenador do

Assistente Técnico

Coordenador do

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

NArQ do estudo de conceção

NArQ do NArQ NArQ


Subprocesso 9.3


Procede à captura de imagens TIFF

Imagens digitais master



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 9.4


Avalia, por amostragem, a qualidade de imagens produzidas

Validação das imagens digitais



Coordenador do NArQ

-

Técnico superior do NArQ

Subprocesso 9.5


Associa metainformação técnica no cabeçalho de cada imagem TIFF

Metainformação técnica associada às imagens digitais



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 9.6


Avalia, por amostragem, os campos de

Validação da metainformação técnica



Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

9.5 metainformação técnica


Subprocesso 9.7


Cria, organiza e nomeia diretorias, ficheiros e imagens

Diretorias, ficheiros e imagens organizadas e nomeadas



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 9.8


Avalia o quadro de classificação / funcional hierárquico das diretorias, ficheiros e imagens

Validação da organização e nomeação de diretorias, ficheiros e imagens



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 9.9


Criação de imagens JPEG e PDF

Criação de imagens derivadas



Coordenador do NArQ

-

Técnico Subprocesso Na sequência Avalia, por Validação Técnico NArQ / Coordenad -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Superior do NArQ

9.10 do subprocesso 9.9

amostragem, as imagens derivadas

das imagens derivadas

Superior do NArQ

Assistente Técnico; DSI/Técnico de Informática

or do NArQ


Subprocesso 9.11


Acondicionamento em unidades de instalação e instalação em depósito de arquivo físico

Acondicionamento e instalação dos documentos originais



-

DSI / Técnico de Informática

Subprocesso 9.12


Integração das imagens master e derivadas em servidor de armazenamento

Integração da estrutura hierárquica de diretorias, ficheiros e



-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

digital imagens, metainformação técnica e descritiva em servidor de armazenamento digital


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 10 - Processamento de pedidos de consulta de informação e

documentação

Subprocesso 10.1 – pedido de consulta de informação e documentação

Este subprocesso inclui o pedido de serviço(s) de consulta de informação e

documentação, via e-mail e/ou intranet através da página web do NArQ.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a solicitação dos seguintes serviços

disponibilizados pelo NArQ aos cidadãos, à comunidade e unidades internas IST:

referência e leitura;

consulta de documentos;

• pesquisas específicas;

• reprodução de documentos;

• transferência de suportes;

• empréstimo de documentos;

• ingresso de documentos;

• incorporação de documentos

Subprocesso 10.2 – receção e confirmação do pedido de informação e de

documentação

Este subprocesso inclui a confirmação da receção do pedido do cliente, através de

resposta automática, via plataforma RT, das unidades internas, da comunidade IST e do

cidadão.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 10.3 – análise e classificação do tipo de pedido

Este subprocesso compreende a análise do pedido de informação e documentação, a

respetiva classificação e/ ou endereçamento através da plataforma RT.

Subprocesso 10.4 – pesquisa de informação e documentação associada ao pedido

Este subprocesso compreende a pesquisa nas bases de dados e IDDs do NArQ e/ou nas

unidades orgânicas do IST.

Subprocesso 10.5 – avaliação da comunicabilidade da informação

Este subprocesso inclui avaliação da comunicabilidade da informação e/ou documentos

ao abrigo do Regime Geral dos Arquivos e Património Arquivístico, da Lei de Acesso aos

Documentos Administrativos e da Lei de Proteção dos Dados Pessoais.

Subprocesso 10.6 –envio de resposta com os resultados do pedido de informação

e/ou documentação

Envio de comunicação ao cliente, através do sistema RT, a (in)deferir e/ou (re)encaminhar

para entidades parceiras sobre o pedido de acesso à informação e documentação.

Subprocesso 10.7 – promoção do acesso presencial e/ou remoto à informação e

documentação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

A informação e a documentação são disponibilizadas para a consulta, na sequência da

aprovação da sua comunicabilidade, no espaço de leitura do NArQ, via e-mail e/ou na

intranet através da página web do NArQ.

Conclui-se este subprocesso com o acesso presencial e/ou remoto aos seguintes

serviços:

• referência e leitura;

• consulta de documentos;

• pesquisas específicas;

• reprodução de documentos;

• transferência de suportes;

• empréstimo de documentos;

• ingresso de documentos;

• incorporação de documentos


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 10: Processamento de pedidos de consulta de informação e documentação

Responsável

Identificação


so procedime

nto)

Quando se procede /

prazo Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo

Quem valida


do de: Expedido

para:

Cidadãos; Comunidade IST; Unidades internas IST

Subprocesso 10.1

Após avaliação de resultados do relatório de atividades anual

Solicita serviço(s) de consulta de informação e documentação

Pedidos de consulta de informação e documentação:



- -


Subprocesso 10.2


Confirma a receção do pedido do cliente, através

Receção do pedido

- Assistente Técnico do

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

NArQ 10.1 de resposta automática confirmada NArQ


Subprocesso 10.3


Analisa o pedido de informação e documentação, respetiva classificação e/ ou endereçamento

Pedido de informação e documentação analisado e classificado e/ou endereçado


Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do NArQ

- -


Subprocesso 10.4


Pesquisa nas bases de dados do NArQ e/ou nas unidades orgânicas IST

Pesquisa de informação e documentação realizada



- -

Técnico Superior

Subprocesso 10.5

Na sequência do

Avalia a comunicabilidade da informação e/ou

Comunicabilidade da

Técnico Superior

Técnico Superior

Coordenador do

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

do NArQ; Assistente Técnico do NArQ

subprocesso 10.4

documentos ao abrigo da legislação em vigor

informação e documentação avaliada



NArQ


Subprocesso 10.6


Envia comunicação ao cliente, através do sistema RT, a (in)deferir e/ou (re)encaminhar para entidades parceiras o pedido de acesso à informação e documentação

Comunicação com os resultados do pedido de informação e documentação


Técnico Superior do NArQ ; Assistente Técnico do NArQ

- -


Subprocesso 10.7


Disponibiliza para consulta da informação e documentação

Acesso presencial / remoto à informação e documentação


Cidadãos; Comunidade IST; Unidades internas IST

Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 11 – Exposição física

Subprocesso 11.1 – elaboração do plano de ação

Este subprocesso inclui a identificação do objetivo, do universo documental e/ou

bibliográfico e/ou museológico, da metodologia, das atividades, bem como a definição do

cronograma, do orçamento e dos recursos humanos, técnicos e entidades parceiras a

envolver.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com o plano de acção, o cronograma

e o plano de orçamento.

Subprocesso 11.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor

Este subprocesso compreende o desenvolvimento de pesquisas de fontes primárias e

secundárias de informação, relacionadas com a temática da exposição, bem como a

realização de contactos com entidades parceiras.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração do mapa do material

arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e selecionado.


Este subprocesso compreende a definição dos termos de empréstimo, incluindo o

enquadramento das garantias, dos direitos e deveres, do tratamento arquivístico, da

digitalização, da publicitação, da comunicação e divulgação, do acompanhamento e da


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

aceitação. Inclui, adicionalmente, a identificação dos objetos,e do seu valor patrimonial, a

definição da tipologia de seguros, do acondicionamento, da transferência e do depósito.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração de protocolos de

colaboração, ou de empréstimo/doação/depósito, entre o IST e as entidades parceiras e

com a produção de guias de remessa dos documentos e do material bibliográfico e

museológico a integrar na exposição.

Subprocesso 11.4 – promoção da edição do projeto de design da exposição

Este subprocesso integra a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e

de apresentação, em estruturas de grande formato (PVC,s, telas) e estruturas de pequeno

formato (vitrinas, molduras digitais).

Subprocesso 11.5 – seleção, digitalização e redação de conteúdos de legendagem

e textos de suporte

Este subprocesso compreende a seleção, a digitalização e a integração de informação em

legendas de apoio à compreensão dos objetos e documentos, bem como a seleção,

adaptação e/ou redação de textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos.

Conclui-se este subprocesso com a elaboração das legendas de todos os objectos e dos

textos dos núcleos expositivos.

Subprocesso 11.6 – promoção da produção dos materiais de comunicação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Este subprocesso compreende a edição de texto, a selecção das imagens e a revisão e

aprovação das artes finais.

Conclui-se este subprocesso com a produção dos seguintes materiais:

PVC’s;

• legendas;

• imagens;

• conteúdos descritivos;

• convites;

• brochuras:

• encartes

Subprocesso 11.7 – promoção da divulgação da exposição

Este subprocesso compreende a integração da imagem IST nos materiais de

comunicação produzidos pelo NArQ, a identificação e seleção dos canais de comunicação

e destinatários, bem como a gestão de todo o processo de divulgação.

Subprocesso 11.8 – elaboração e edição dos conteúdos para suportes digitais

Este subprocesso compreende a elaboração, selecção e edição do aspeto gráfico dos

conteúdos a integrar nos suportes digitais da exposição.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 11.9 – promoção da montagem da exposição

Este subprocesso compreende a promoção da construção e/ou adaptação do mobiliário

expositivo, o desenvolvimento do projeto de electrificação / iluminação, a montagem do

mobiliário e a integração de elementos associados.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a exposição montada.

Subprocesso 11.10 – disposição dos objetos e documentos no espaço expositivo

Este subprocesso inclui a disposição dos objetos e documentos, bem como das legendas

e outros conteúdos descritivos

Como resultado, conclui-se este subprocesso com todos os objetos e documentos

integrados no espaço expositivo.

Subprocesso 11.11 – promoção do plano de segurança e de manutenção do

espaço expositivo

Este subprocesso inclui a Identificação do objetivo, a definição dos requisitos e a

elaboração do cronograma.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a versão final do plano de segurança e

manutenção do espaço expositivo

Subprocesso 11.12 – inauguração da exposição

Este subprocesso inclui a coordenação e o acompanhamento dos visitantes e convidados

ao espaço expositivo.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 11: Exposição física


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 11: Exposição física

Responsável

Identificação


so procedime

nto)



registo

Fluxo do processo

Quem valida


do de: Expedido

para:

Coordenador do NArQ/

Subprocesso 11.1


Identifica o objetivo, universo documental e/ou bibliográfico e/ou museológico, metodologia, atividades, cronograma, orçamento recursos humanos, técnicos e entidades parceiras

Plano de ação, cronograma, plano de orçamento


- CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 11.2

Na sequência da aprovação do plano de ação, cronograma e plano de orçamento

Desenvolve as pesquisas de fontes primárias e secundárias de informação e os contactos com entidades parceiras

Mapa do material arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e selecionado

CG;

Coordenador do NArQ


Coordenador do NArQ

-

Coordenador do NArQ

Subprocesso 11.3


Definie os termos de empréstimo; identifica os objectos e respetivo valor patrimonial

Protocolos entre IST e entidades parceiras;



DAJ CG


Subprocesso 11.4

Na sequência da aprovação dos protocolos entre IST e entidades

Promove a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e de apresentação, em estruturas de grande formato

Projeto de design gráfico da exposição

CG; DAJ; Coordenador do NArQ


Coordenador do NArQ

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

parceiras Técnico Superior do NArQ

Subprocesso 11.5

Na sequência da aprovação do projeto de design da exposição

Seleciona, digitaliza e integra a informação em legendas de apoio à compreensão dos objetos e documentos; seleciona, adapta e/ou redige os textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos

Legendas dos objetos; textos dos núcleos expositivos

CG; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ


Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 11.6

Na sequência da validação dos conteúdos de legendagem e textos de suporte

Edita o texto, selecciona as imagens, revê e aprova as artes finais

Materiais de comunicação da exposição



Coordenador do NArQ

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 11.7

Na sequência da aprovação dos materiais de comunicação

Integra a imagem IST nos materiais de comunicação produzidos pelo NArQ; identifica e seleciona canais de comunicação e destinatários; gere a divulgação

Divulgação da exposição



Coordenador do NArQ; Coordenador do GCRP

-


Subprocesso 11.8

Na sequência da aprovação dos materiais de comunicação e da validação da divulgação da exposição

Elabora, seleciona e edita o aspeto gráfico dos conteúdos a integrar em suportes digitais

Conteúdos editados em suportes digitais

Coordenador do GCRP; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ


Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 11.9

Na sequência da validação dos conteúdos editados em suportes digitais

Promove a construção e/ou adaptação do mobiliário expositivo; desenvolve o projeto de electrificação / iluminação;

Exposição montada



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 11.10


Dispõe os objetos e documentos, bem como as legendas e outros conteúdos descritivos

Objetos e documentos integrados no espaço expositivo


Coordenador do NArQ

- -

Coordenador do NArQ

Subprocesso 11.11


Identifica o objetivo, define requisitos e cronograma

Plano de segurança e de manutenção do espaço

Técnico Superior do NArQ; Assistente Técnico do

Coordenador do NSG; Coordenador do NSH

Coordenador do NSG; Coordenador do NSH

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

expositivo NArQ

CG Subprocesso 11.12

Na sequência da conclusão de todos os procedimentos anteriores / manutenção do espaço expositivo

Coordena e acompanha visitas ao espaço expositivo

Exposição inaugurada

CG; Coordenador do NArQ

Cidadãos; Entidades parceiras; Comunidade IST; Unidades internas IST

- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 12 – Exposição virtual

Subprocesso 12.1 – elaboração do plano de ação

Este subprocesso inclui a identificação do objetivo, do universo documental e/ou

bibliográfico e/ou museológico, da metodologia, das atividades, bem como a definição do

cronograma, do orçamento e dos recursos humanos, técnicos e entidades parceiras a

envolver.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com o plano de acção, o cronograma e o

plano de orçamento.

Subprocesso 12.2 – pesquisa e selecção de documentos e objectos a expor

Este subprocesso compreende o desenvolvimento de pesquisas de fontes primárias e

secundárias de informação, relacionadas com a temática da exposição, bem como a

realização de contactos com entidades parceiras.

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração do mapa do material

arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e seleccionado.


Este subprocesso compreende a definição dos termos de empréstimo, incluindo o

enquadramento, das garantias, dos direitos, deveres, do tratamento arquivístico, da

digitalização, da publicitação, da comunicação e divulgação, do acompanhamento e da

aceitação, bem como a identificação dos objetos,e do seu valor patrimonial, a definição da

tipologia de seguros, de acondicionamento, de transferência e de depósito.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Como resultado, conclui-se este subprocesso com a elaboração de protocolos de

colaboração ou de empréstimo/doação/depósito, entre o IST e as entidades parceiras e

com a produção de guias de remessa dos documentos, e do material bibliográfico e

museológico a integrar na exposição.

Subprocesso 12.4 – promoção da fotografia e/ou digitalização de objectos e

documentos

Este subprocesso inclui a fotografia de objetos museológicos e / ou digitalização standard

/ 3D de objectos, de documentos arquivísticos e bibliográficos.

Conclui-se este subprocesso com a produção de imagens digitais dos documentos e

objectos.

Subprocesso 12.5 – definição da estrutura do quadro de classificação para os

conteúdos digitais

Este subprocesso compreende a criação, organização e nomeação de diretorias, dos

ficheiros e das imagens dos conteúdos digitais da exposição

Subprocesso 12.6 – selecção e redação de conteúdos e/ou de metainformação

complementar

Este subprocesso compreende a seleção e a integração de informação em legendas de

apoio à compreensão dos objetos e documentos, bem como a seleção, adaptação e/ou

redação de textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Conclui-se este subprocesso com a elaboração das legendas e/ou metainformação de

todos os objectose documentos da exposição virtual.

Subprocesso 12.7 – definição da arquitectura da exposição virtual

Este subprocesso inclui a redacção dum guião de apoio, em formato de menu de

navegação, à estrutura da exposição, nomeadamente, à (re)criação dos

percursos/núcleos expositivos.

Conclui-se este subprocesso com a versão definitiva do guião da exposição.

Subprocesso 12.8 – promoção da produção do projeto de web design da

exposição virtual

Este subprocesso inclui a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e da

apresentação.

Subprocesso 12.9 – promoção da edição da exposição virtual

Este subprocesso compreende a integração e edição dos conteúdos da exposição virtual

na plataforma de gestão de conteúdos e subsequente tratamento das imagens.

Subprocesso 12.10 – promoção da divulgação da exposição virtual

Este subprocesso inclui a seleção de canais de comunicação eletrónicos e dos

destinatários e a gestão de todo o processo de divulgação da exposição.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 12.11 – promoção da publicação da exposição virtual

Este subprocesso inclui a publicação da exposição virtual na página web do NArQ.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 12: Exposição virtual


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 12: Exposição virtual

Responsável

Identificação (processo, subprocess

o procediment

o)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ/

Subprocesso 12.1


Identifica o objetivo, universo documental e/ou bibliográfico e/ou museológico, metodologia, atividades, cronograma, orçamento recursos humanos, técnicos e entidades parceiras

Plano de ação, cronograma, plano de orçamento


- CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 12.2

Na sequência da aprovação do plano de ação, cronograma e orçamento

Desenvolve pesquisas de fontes primárias e secundárias de informação e de contactos com entidades parceiras

Mapa do material arquivístico, bibliográfico e museológico pesquisado e selecionado


Coordenador do NArQ

Coordenador do NArQ

-

Coordenador do NArQ

Subprocesso 12.3


Define dos termos de empréstimo; identifica os objectos e respetivo valor patrimonial.

Protocolos entre IST e entidades parceiras;



DAJ CG


Subprocesso 12.4

Na sequência da aprovação dos

Promove a fotografia de objetos museológicos e / ou digitalização standard / 3D de objectos, documentos arquivísticos

Imagens digitais de objetos e documentos

CG; DAJ; Coordenador do NArQ


Coordenador do NArQ

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

protocolos entre IST e entidades parceiras

e bibliográficos


Subprocesso 12.5


Cria, organiza e nomeia diretorias, ficheiros e imagens dos conteúdos digitais

Quadro de classificação



Coordenador do NArQ

-


Subprocesso 12.6


Seleciona e integra informação em legendas e/ou metainformação dos objectos e documentos; seleciona, adopta e/ou redige os textos de suporte à contextualização dos núcleos expositivos

Legendas e /ou metainformação dos objectos e documentos



Coordenador do NArQ

-

Técnico Subprocess Na Redige guião de apoio à Guião da Técnico Técnico Coordenad -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Superior do NArQ

o 12.7 sequência da validação dos objectos e documentos digitalizados

estrutura da exposição exposição Superior do NArQ

Superior do NArQ

or do NArQ; Coordenador do NME


Subprocesso 12.8


Promove a conceção gráfica da exposição, ao nível do aspeto gráfico e de apresentação

Projeto de web design da exposição virtual

Coordenador do NME; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ


Coordenador do NArQ; Coordenador do NME

-

Técnico Superior

Subprocesso 12.9

Na sequência

Integra e edita os conteúdos da exposição

Exposição virtual editada

Coordenador do

Técnico Superior

Coordenador do

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

do NArQ do subprocesso 12.8

virtual na plataforma de gestão de conteúdos e tratamento das imagens

NME; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ

do NArQ NArQ; Coordenador do NME


Subprocesso 12.10

Após aprovação da edição da exposição virtual

Seleciona canais de comunicação eletrónicos e destinatários; gere a divulgação

Divulgação da exposição virtual

CG; Coordenador do NME; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ


Coordenador do NArQ; Coordenador do GCRP

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado


Subprocesso 12.11


Publica a exposição virtual na página web do NArQ

Exposição virtual publicada

Coordenador do GCRP; Coordenador do NArQ; Técnico Superior do NArQ


- -


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 13 – Comunicação e difusão do arquivo digi tal

Subprocesso 13.1 – conceber estudo do projeto e disponibilizar conteúdos

Este subprocesso inclui a concepção do modelo de arquitectura incluindo os requisitos

técnicos de:

• formatos

• navegação

• pesquisa

• quadro de classificação

• acessibilidade de conteúdos

• perfis de utilizadores

• disponibilização de imagens digitais master e derivadas

• metainformação descritiva em xml

Como resultado, este subprocesso conclui-se com o estudo do projeto e com a

disponibilização de imagens digitais e metainformação, em formatos master, derivadas e

xml.

Subprocesso 13.2 – elaborar protótipo de acesso a imagens e metainformação on-

line

Este subprocesso inclui o desenvolvimento de um protótipo circunscrito a um universo de

imagens e metainformação incluindo requisitos técnicos de:

• formatos

• navegação


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

• pesquisa,

• quadro de classificação,

• acessibilidade de conteúdos

• perfis de utilizadores

Como resultado, este subprocesso conclui-se com o protótipo de acesso às imagens

digitais e à metainformação on-line.

Subprocesso 13.3 – associação das imagens digitais e da metainformação

descritiva

Este subprocesso compreende a associação de imagens digitais master e derivadas, bem

como da metainformação descritiva em xml ao protótipo de acesso on-line.

Subprocesso 13.4 – integrar e disponibilizar recursos na página web do NArQ

Este subprocesso compreende a integração e a disponibilização do modelo de

arquitectura do arquivo digital e dos conteúdos de imagens e de metainformação na

página web do NArQ.

Subprocesso 13.5 – promover a divulgação do arquivo digital

Este subprocesso inclui a seleção de canais de comunicação eletrónicos e dos

destinatários, bem como a gestão de todo o processo de divulgação e da inclusão de

novos conteúdos.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Subprocesso 13.6 – publicação do arquivo digital

Este subprocesso compreende a publicação do arquivo digital na página web do NArQ e a

gestão do ingresso de novos conteúdos digitais.

Conclui-se este processo com a disponibilização do arquivo digital on-line.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Fluxograma 13: Comunicação e difusão do arquivo dig ital


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Descrição do Processo 13: Comunicação e difusão do arquivo digital

Responsável

Identificação


so procedime

nto)



registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova

Rececionado de:

Expedido para:

Coordenador do NArQ

Subprocesso 13.1

Após lançamento da página web do NArQ

Concebe modelo de arquitectura e respetivos requisitos técnicos

Estudo do projeto

- DEI - CG

DEI Subprocesso 13.2

Após a aprovação do estudo de conceção

Desenvolve protótipo circunscrito a um universo de imagens e metainformação incluindo requisitos técnicos

Protótipo de acesso a imagens e metainformação on-line


DEI Coordenador do NArQ; Coordenador do NME

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

DEI Subprocesso 13.3


Associa imagens digitais master e derivadas, bem como metainformação descritiva em xml ao protótipo de acesso on-line

Imagens digitais e metainformação descritiva associada ao protótipo on-line

DEI Coordenador do NArQ; Coordenador do NME

Coordenador do NArQ;

-

Coordenador do NME

Subprocesso 13.4


Integra e disponibiliza modelo de arquitetura do arquivo digital e conteúdos de imagens e metainformação na página web do NArQ

Modelo de arquitetura do arquivo digital e conteúdos disponibilizados na página web do NArQ

Coordenador do NArQ; DEI


Coordenador do NArQ; DEI

-


Subprocesso 13.5

Após aprovação da edição da exposição

Seleciona canais de comunicação eletrónicos e destinatários; gere a divulgação

Divulgação do arquivo digital;

Coordenador do NArQ; DEI;


Coordenador do NArQ;

-


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

virtual Coordenador do NME


Subprocesso 13.6


Publica o arquivo digital na página web do NArQ; gere o ingresso de novos conteúdos digitais

Arquivo Digital on-line;



- -


Direcção Técnica


Capítulo: 3 - Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos

Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Capítulo 3 – Núcleo de Gestão e Acompanhamento de

Contratos

Processo 1 – Aquisição de prestação de serviços

Subprocesso 1.1 – Procedimento administrativo

Ao nível da realização de serviço este Processo é suportado por diferentes

Procedimentos.

Os Procedimentos definem as responsabilidades e metodologia a adoptar para a

realização da aquisição de serviços de “outsourcing”, nomeadamente aquisição de

serviços de limpeza, vigilância humana; manutenção de espaços verdes; lavandaria;

telecomunicações; equipamentos multifunções, transportes, ar comprimido e gases; e

outros.

Em relação ao NGAC os procedimentos que suportam o Processo 1 – Aquisição de

Prestação de Serviços são:

a) Levantamento das necessidades de novas contratações. Através da análise

dos contratos vigentes, na área de prestação de serviços, nomeadamente

higiene e limpeza, segurança e vigilância humana, manutenção dos espaços

verdes, fornecimento e gestão de consumíveis, entre outros, procede-se ao

levantamento das necessidades de novas contratações, ponderando a


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

viabilidade ou a inviabilidade de novo contrato. Caso seja necessária nova

contratação, passa-se ao ponto seguinte.

b) Preparação das peças procedimentais

c) Pedido de autorização da despesa. Sempre que se lança um procedimento

para uma aquisição de serviços efetua-se o pedido de cabimento ao NEO, e

posteriormente remete-se para o Conselho de Gestão o pedido de

autorização para abertura do procedimento e respetivas peças

procedimentais.

d) Lançamento do procedimento

e) Análise de propostas e execução de relatórios

f) Adjudicação do procedimento

g) Preparação do contrato

h) Execução do contrato


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Aquisição de Prestação de Serviços

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede

/ prazo

Como se

procede

Resultado/

registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem

aprova Recepcionado

de:

Expedido

para:

Coordenador 1.1. a)

Levantamento

das

necessidades de

novas

contratações

Mensalmente Análise dos

contratos

vigentes

Viabilidade /

Inviabilidade

de novo

contrato

Coordenador

NGAC

Coordenador

da AAG

Director

da DT

Conselho

de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Coordenador 1.1 b)

Preparação das

peças

procedimentais

Elaboração

do programa

de concurso

ou convite e

caderno de

encargos

Peças

concursais

NGAC

Responsável

pelas

especificações

técnicas

Coordenador

da AAG

Coordenador 1.1 c) Pedido de

autorização da

despesa

Sempre que se

lança um

procedimento

para uma

aquisição de

serviços

Pedido de

cabimento

ao NEO e

elaboração

de um

pedido de

aquisição de

serviços e

autorização

Ofício e

cabimento do

NEO

NGAC Coordenador

da AAG

Director

da DT

Conselho

de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

das peças

procediment

ais

Coordenador 1.1 d).

Lançamento do

procedimento

Após

autorização do

Conselho de

Gestão

Na

respectiva

plataforma

electrónica

Divulgação

do

procedimento

ao exterior

NGAC Entidades

externas ao

IST

Coordena

dor NGAC

Conselho

Gestão

Coordenador 1.1 e). Análise

de propostas e

execução de

relatórios

Após data

limite para

entrega de

propostas

Análise das

propostas

apresentada

s

Relatório

preliminar;

registo na

plataforma;

audiência

prévia e

relatório final

NGAC

Júri

procedimento

Plataforma

Electrónica

Júri do

procedime

nto

Coordenador 1.1 f) Após execução Preparação Minuta do Coordenador Coordenador Director Conselho


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Adjudicação do

procedimento

do relatório

final

da

adjudicação

contrato;

Registo na

plataforma

após

aprovação

pelo

Conselho de

Gestão

NGAC da AAG da DT de Gestão

Coordenador/

Colaboradore

s do NGAC

1.1 g)

Preparação do

contrato

30 dias após

autorização da

minuta do

contrato

Após entrega

dos

documentos

de

habilitação e

caução na

plataforma,

Contrato NGAC Adjudicatário e

adjudicante

NGAC

Conselho

de Gestão

Conselho

de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

redige-se o

contrato

Coordenador/

Colaboradore

s do NGAC

1.1 h). Execução

e

acompanhament

o do contrato

A partir da data

de vigência do

contrato

Acompanha

mento do

contrato

Validação

das facturas

respeitantes

ao contrato

Adjudicatário

NGAC

Responsável

pela execução

do contrato

NEO

NGAC

Responsá

vel pela

execução

do

contrato


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 2 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de

“ Outsourcing”

No âmbito de actuação do NGAC, este Processo permite assegurar um sistema

permanente e contínuo de acompanhamento e gestão de todos os contratos de

“outsourcing” celebrados pelo IST.

Os procedimentos que suportam o Processo 2 – Acompanhamento e Gestão de contratos

de “Outsourcing” são:

a) Recepção e verificação da facturação, em conformidade com cada um dos

contratos vigentes.

b) Pedido de confirmação da facturação por parte do responsável pela gestão

do respectivo contrato.

c) Recebimento das facturas devidamente confirmadas.

d) Execução dos mapas de distribuição da despesa para imputação aos

respectivos centros de custo e/ ou projectos.

e) Registo das facturas e respectivos mapas de imputação e envio para o NEO


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de “Outsourcing”

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede

/ prazo

Como se

procede

Resultado/

registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem

aprova Recepcionado

de:

Expedido

para:

Colaboradores

do NGAC

2 a) Recepção

e verificação

da facturação,

em

conformidade

com cada um

dos contratos

Mensalmente Recepção e

confirmação

dos

documentos

Registo da

facturação

Entidade

adjudicatária


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

vigentes Colaboradores

do NGAC

2.b) Pedido de

confirmação

da facturação

por parte do

responsável

pela gestão do

respectivo

contrato

No final do

mês a que se

refere o serviço

Envio da

facturação

NGAC Responsável

pela gestão do

contrato

Responsá

vel pela

gestão do

contrato

Colaboradores

do NGAC

2

c).Recebiment

o das facturas

devidamente

confirmadas

Responsável

pela gestão do

contrato

NGAC


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Colaboradores

do NGAC

2 d). Execução

dos mapas de

distribuição da

despesa para

imputação aos

respectivos

centros de

custo e/ ou

projectos

Mapa de

execução/

Relatórios

Coordena

dor NGAC

Colaboradores

do NGAC

2 e). Registo

das facturas e

respectivos

mapas de

Mapa de

execução

NGAC NEO Coordena

dor NGAC


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

imputação e

envio para o

NE


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 3 – Cessão do direito de exploração de esp aços do IST

Ao nível da realização de serviço este Processo é suportado por diferentes

Procedimentos.

Os Procedimentos definem as responsabilidades e metodologia a adoptar para a

realização da cessão do direito de exploração de espaços do IST, nomeadamente nas

áreas da restauração, livraria e papelaria, telecomunicações, saúde e outros.

Em relação ao NGAC os procedimentos que suportam o Processo 3 – Cessão do direito

de exploração de Espaços do IST são:

a) Levantamento das necessidades de novas cessões de espaços em ordem a

novas contratações

b) Preparação das peças procedimentais

c) Pedido de autorização de lançamento do procedimento (concurso ou convite)

d) Lançamento do procedimento

e) Análise de propostas e execução de relatórios

f) Adjudicação do procedimento

g) Preparação do contrato

h) Execução do contrato


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Cessão do direito de exploração de espaços do IST

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede

/ prazo

Como se

procede

Resultado/

registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem

aprova Recepcionado

de:

Expedido

para:

Coordenador 3 a)

Levantamento

das

necessidades de

novas cessões

de espaços em

ordem a novas

Trimestralment

e

Análise dos

contratos

vigentes

Viabilidade /

Inviabilidade

de novo

contrato

Coordenador

NGAC

Coordenador

da AAG

Director

da DT

Conselho

de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

contratações

Coordenador 3. b) Preparação

das peças

procedimentais

Elaboração

do programa

de concurso

ou convite e

caderno de

encargos

Peças

concursais

NGAC

Responsável

pelas

especificações

técnicas

Coordenador

da AAG

Coordenador 3.c) Pedido de

autorização de

lançamento do

procedimento

(concurso ou

convite)

Sempre que se

lança um

procedimento

para uma

cessão de

espaços

Elaboração

de um

pedido de

cessão de

espaços e

autorização

das peças

procediment

Ofício Coordenador

NGAC

Coordenador

da AAG

Director

da DT

Conselho

de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

ais

Coordenador )3 d.

Lançamento do

procedimento

Após

autorização do

Conselho de

Gestão

Na

respectiva

plataforma

electrónica

Divulgação

ao exterior do

procedimento

NGAC Entidades

externas ao

IST

Coordena

dor NGAC

Conselho

Gestão

Coordenador 3 e) Análise de

propostas e

execução de

relatórios

Após data

limite para

entrega de

propostas

Análise das

propostas

apresentada

s

Relatório

preliminar;

registo na

plataforma;

audiência

prévia e

relatório final

NGAC

Júri

procedimento

Plataforma

Electrónica

Júri do

procedime

nto

Coordenador 3 f) Adjudicação

do procedimento

Após execução

do relatório

final

Preparação

da

adjudicação

Minuta do

contrato;

registo na

Conselho de

Gestão;

NGAC

Plataforma

Electrónica


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

plataforma

electrónica

Coordenador/

Colaboradore

s do NGAC

3 g) Preparação

do contrato

30 dias após

autorização da

minuta do

contrato

Após entrega

dos

documentos

de

habilitação e

caução,

redige-se o

contrato

Contrato NGAC Adjudicatário e

adjudicante

NGAC

Conselho

de Gestão

Conselho

de Gestão

Coordenador/

Colaboradore

s do NGAC

3 h) Execução e

acompanhament

o do contrato

A partir da data

de vigência do

contrato

Acompanha

mento do

contrato

Registo

contrato

NGAC NCC


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 01-12




Aprovado

Processo 4 – Acompanhamento e Gestão dos contratos de Cessão de

Espaços

No âmbito de actuação do NGAC, este Processo permite assegurar um sistema

permanente e contínuo de acompanhamento e gestão de todos os contratos de cessão de

espaços celebrados pelo IST no âmbito das actividades de restauração, livrarias e outros.

Os procedimentos que suportam o Processo 4 – Acompanhamento e Gestão de

Contratos de cessão de espaços são:

a) Recepção e verificação das cópias das facturas, emitidas pelo IST através do

Núcleo de Contabilidade Central, em conformidade com cada um dos contratos

vigentes

b) Registo das cópias das facturas e execução dos respectivos mapas em ficheiro

excel. A informação registada contém o nº de contrato, data de emissão e data de

vencimento da fatura e respetivo valor.

c) Articulação com o NT sobre o controlo interno dos montantes a receber através

do pedido de listagens.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-01




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Acompanhamento e Gestão dos contratos de cessão de espaço

Responsável


subprocesso procedimento)


Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo Quem valida

Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Colaboradores do NGAC

4 a).e b) Recepção e verificação da facturação, em conformidade com cada um dos contratos vigentes

Mensalmente Recepção e confirmação dos documentos

Registo da cópia das facturas

NCC NGAC NCC NGAC

Colaboradores do NGAC

4 c) Controlo interno dos montantes a receber

Trimestralmente

Pedido de listagens

Registo de informação/ Mapas de execução

NT NGAC Coord. NGAC


Direcção Técnica


Capítulo: 4- Núcleo de Reprografia

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 4 – Núcleo de Reprografia

Processo 1 – Reprodução de testes e exames

Compete ao Núcleo de Reprografia (NR) a reprodução dos testes/exames de avaliação

dos discentes do IST de forma segura e confidencial.

Subprocesso 1.1 – Recepção de testes/Exames

Sempre que necessário o docente pertencente ao corpo docente da disciplina dirige-se

pessoalmente (ou por alguém que o represente) ao NR solicitando a respectiva

reprodução de documentos, para tal:

Entrega de documentos em envelope fechado e sujeito a identificação

Registo assinado de entrega assinado pelo docente respectivo (ou alguém que o

represente)

Recepção dos documentos assinada pelo Trabalhador do NR

Subprocesso 1.2 – Reprodução e entrega de testes/Exames

Reprodução efectuada por um Trabalhador do NR

Registo assinado do trabalhador que efectuou a reprodução

Colocação dos documentos em envelope lacrado

Registo assinado do trabalhador do NR que lacrou o envelope

Registo assinado do trabalhador do NR que entregou o envelope lacrado

Registo assinado pelo docente (ou alguém que o represente) que levantou o envelope

lacrado


Direcção Técnica


Capítulo: 4- Núcleo de Reprografia

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Reprodução de Testes e Exames

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NR

1.1 – Recepção de Testes/Exames

Sempre que necessário/ 1 dia ùtil

Preenchimento de folha de registo de entrega e de recepção

Material para reprodução/ registo dos intervenientes

Responsável da disciplina, Docente do IST

Assistente Operacional do NR


Coord NR/Assistente Operacional NR

Coordenador do NR

1.2 – Reprodução e entrega de Testes/Exames

Sempre que necessário/ 1 dia ùtil

Preenchimento de folha de registo de recepção e de entrega

Reprodução Material/registo dos intervenientes

Assistente Operacional do NR



Coord/Assistente Operacional NR


Direcção Técnica


Capítulo: 5 - Núcleo de Serviços Gerais

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 5 – Núcleo de Serviços Gerais

Processo 1 - Marcação de Serviços de Transporte IST

A marcação de serviços de transporte com a carrinha ou o autocarro é efectuada no

Núcleo de Serviços Gerais, podendo ser enviado para o E-mail: [email protected] .

Estão actualmente disponíveis:

A) Uma carrinha de 8+1 lugares (excluído o lugar do motorista), em regime de

aluguer externo

B) Um autocarro de 35 lugares (excluindo o lugar do motorista).

Nesse sentido, enunciam-se os passos do procedimento a adoptar em cada caso:

• Os pedidos de marcação de A) e B) devem ser submetidos por escrito ou

por e-mail, com indicação do período requerido, local do serviço e tipo de

viatura. No pedido deve ser indicado o e-mail de contacto do responsável

pelo pedido.

• Nos pedidos de marcação A) deverá ser indicado se o serviço é com ou sem

condutor (motorista IST), no caso de ser sem condutor haverá lugar ao

preenchimento de impresso.

• Quando houver disponibilidade e o pedido de marcação for aceite, a reserva

será confirmada por e-mail.

• Uma reserva confirmada poderá ser desmarcada pelo responsável pelo

pedido, sem custos, até cinco dias úteis antes da data prevista para a

realização do serviço.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Se uma reserva confirmada for desmarcada com uma antecedência inferior a

cinco dias úteis, haverá lugar ao pagamento de 25% dos custos previstos

para o serviço marcado, no caso de A) haverá lugar ao pagamento da

totalidade do serviço.

• A requisição para o pagamento do serviço deve ser entregue no Núcleo de

Serviços Gerais até 5 dias úteis antes da sua realização, sob pena de

cancelamento da reserva.

• O acerto dos valores finais1, em face da quilometragem e duração da

viagem, será efectuado após a realização do serviço.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Marcação de Serviços de Transporte IST

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova Recepcionado

de: Expedido

para:

A) Coordenador do NSG B) Secretariado do NSG

1. Marcação de Serviços de Transporte IST

Após o contacto e entrega dos respectivos impressos a efectivar o pedido

Marcação na Agenda online em simultâneo com a resposta via correio electrónico ao pedido

Possibilidade de marcação ou não

IST IST Coordenadordo NSG

CG


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 2 - Marcação de Espaços IST

Compete ao Coordenador do Núcleo de Serviços Gerais centralizar o registo de

marcação e utilização do Salão Nobre e do Átrio Central.

Estes espaços destinam-se a satisfazer algumas necessidades de eventos

promovidos pela Escola e desta, em colaboração com entidades que lhe são externas

(públicas ou privadas), podendo ainda satisfazer algumas solicitações externas dentro do

âmbito científico, técnico, cultural ou social.

Nesse sentido, enunciam-se os passos do procedimento a adoptar em cada caso:

• Os pedidos de reserva dos referidos espaços deverão dar entrada no Núcleo de

Serviços Gerais, NSG, de preferência com antecedência mínima de 4 dias úteis,

em impresso próprio devidamente preenchido e assinado pelo responsável da

mesma (impresso disponível para download no website da Direcção Técnica em

http://dtecnica.ist.utl.pt/html/documentos). As marcações são atendidas por

ordem de entrada.

• Ao impresso de reserva deverá ser associada a planta da disposição desejada, e

tratando-se de uma exposição ou similar, uma descrição do material a expor.

• A entrega dos pedidos de reserva deve ser realizada no NSG, localizado no

Pavilhão Central, r/c, porta 0.58 (junto ao serviço de Recepção e Expedição de

Correio), no horário das 9h00 às 12h30 e das 14h00 às 16h30.

• A logística associada aos pedidos de reserva deverão ser do conhecimento

prévio do NSG, nomeadamente:

• Montagem e desmontagem, electricidade, segurança, rede internet, delimitação

do Átrio com placards próprios existentes para o efeito, entre eventuais outros;

• Meios audiovisuais de apoio (a submeter directamente ao Gabinete de

Organização Pedagógica, GOP).

• O horário para a realização de eventos, salvo casos excepcionais autorizados

pelo Conselho Directivo, está limitado ao período entre as 9h00 e as 18h00, dias

úteis.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Não é autorizada a realização de eventos aos sábados, domingos e feriados.

Poderão, no entanto, ser feitas montagens e desmontagens, bem como a colocação de

stands e de placards nestes dias, mediante autorização prévia do Conselho Gestão, após

pedido por escrito do responsável, e com o conhecimento do Gestor do Pavilhão Central.

Em caso de autorização, será dado.

Conhecimento ao Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde, NSHS, com a indicação

do nome completo dos intervenientes com acesso autorizado.

Em casos muito excepcionais, poderão ser autorizados eventos a realizar durante

sábados, domingos e feriados, ou em dias úteis depois das 18h00, desde que o

responsável suporte os custos inerentes aos serviços extraordinários de segurança e

limpeza, entre outros (conforme o apoio logístico também solicitado p.e. ao GOP ou, para

cerimónias protocolares, p.e. ao Gabinete de Comunicação e Relações Públicas, GCRP.

A publicitação dos eventos poderá ser feita através de:

• Afixação de posters nos placards interiores e/ou exteriores (não será autorizada

a colagem nas paredes, muros exteriores e/ou portões);

• Colocação de faixas: A colocação de faixas, apenas do tipo vertical, no Pavilhão

Central carece de autorização explícita, só podendo ser colocadas nos locais

preparados para essa utilização (estando interditas faixas nas janelas do Salão

Nobre). A colocação de faixas nos restantes edifícios deverá ser acordada

directamente com os respectivos gestores.

• Não serão autorizados pedidos de utilização destes espaços para fins

essencialmente de cariz publicitário ou comercial.

• À excepção de beberetes (tipo porto de honra), o serviço de refeições está

interdito.

• Após confirmação de reserva, deverá ser efectuado o pagamento de utilização

do espaço respectivo através do envio de uma requisição interna ao NSG em

período anterior à realização. Só serão consideradas as desistências, com um

pré-aviso de 10 dias úteis, sob pena de não haver lugar a qualquer reembolso.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Marcação de Espaços IST

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo

Quem valida

Quem aprova Recepcionado

de: Expedido

para:

Coordenador do NSG e Secretariado do NSG

1. Marcação de Espaços do IST


Marcação na Agenda online em simultâneo com a resposta via correio electrónico ao pedido


IST IST Coordenador do NSG

Conselho de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 3 – Recepção e Expedição de Correio

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais recepcionar e registar toda a

correspondência, distribui-la internamente pelas várias entidades e Núcleos

departamentais (através da colocação da mesma no seu cacifo de correio existente para

o efeito, cabendo aos mesmos a tarefa de recolha respectiva), assim como expedir a

correspondência dos serviços do IST (cuja aceitação é feita exclusivamente contra a

entrega de requisição interna assinada pelo responsável da entidade e apresentação do

cartão do centro de custo respectivo, devolvido após conferência).

Estão disponíveis vários tipos de expedição, com diferentes prazos de entrega e

preços dos portes respectivos, mediante requisição própria para o efeito.

Com os objectivos de agilizar a distribuição de correio e de eliminar a fonte de

algumas reclamações, relacionadas com a efectiva recepção de correspondência pelo

destinatário, enunciam-se a seguir os horários e regras de tratamento de

correspondência.

• Recepção de Correio:

o Correio Normal: via Ctt e via correio interno

• Recolha:

o Departamentos, Centros e Órgãos Centrais das 9h00 - 12h00 e depois das

14h30

• Correio Expresso (correio urgente nacional ou internacional)

O destinatário, desde que devidamente identificado (nome completo), será

notificado por telefone interno ou e- mail (caso este conste da base de dados do Fénix),

logo após a recepção do correio, a fim de o poder recolher neste serviço que encerra às

16h30.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

A generalidade das empresas de correio expresso exime-se à entrega ao

destinatário indicado pelo expedidor quando, como é o caso do IST, o envio é feito para

moradas com uma área central de recepção.

• Destino: Nacional

o Fora de Lisboa – Os documentos e/ou mercadorias deverão ser depositados

até às 12h00, acompanhados da respectiva requisição e, no caso de

mercadorias, a declaração do respectivo conteúdo e valor comercial.

(Formulário próprio disponível no NSG – Serviço de Recepção e Expedição

de Correio)

o Cidade de Lisboa – Os documentos e/ou mercadorias deverão ser

depositados até às 15h00, acompanhados da respectiva requisição e, no

caso de mercadorias, a declaração do respectivo conteúdo e valor

comercial. (Formulário próprio disponível no NSG – Serviço de Recepção e

Expedição de Correio).

• Destino: Internacional

o Os documentos e/ou mercadorias deverão ser depositados até às 15h00,

acompanhados da respectiva requisição e, no caso de mercadorias, a

declaração do respectivo conteúdo e valor comercial. (Formulário próprio

disponível no NSG – Serviço de Recepção e Expedição de Correio).

o Chama-se particular atenção para o facto de haver produtos que as

empresas de serviços postais não transportam, conforme o Decreto-Lei n.º

290/2001 de 16 de Novembro.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Recepção e Expedição de Correio

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem

aprova Recepcionado

de: Expedido

para:

Coordenador do NSG e Assistente Operacional Expedição e Correio

3. Recepção e Expedição de Correio

Após recepção do correio interno e externo

Distribuição pelos diversos departamentos e órgãos centrais

Entrega e recolha de correspondência e encomendas

Exterior IST e de todos os departamentos e órgãos internos do IST

Exterior IST e para todos os departamentos e órgãos internos do IST

Coordenador de Núcleo

Conselho

de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 4 - Distribuição de Correio no Pavilhão Ce ntral

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais assegurar a distribuição do correio no

Pavilhão Central, esta é efectuada de acordo com os seguintes passos procedimentais:

• Todos os auxiliares do Pavilhão Central asseguram a distribuição do correio, o

apoio às aulas, o apoio ás provas realizadas pelo NPGFC e o apoio à sala de

reuniões.

• A distribuição do correio é assegurada da seguinte forma: às 10h os auxiliares

deslocam-se à secção de Expedição e Correio para recepcionar o correio,

distribuem-no pelos órgãos centrais, das 11 ás 12h distribuem e recolhem o

correio que já existir das secções, tudo o que for correio para o exterior

(encomendas, ctt etc) são encaminhadas para a expedição e correio no Pavilhão

do Jardim Norte.

• Das 14h ás 14.45h inicia-se a recolha pelos serviços do Pavilhão Central por

todos os auxiliares pois todo o correio inclusivamente correio expresso tem de

dar entrada na secção de Expedição e Correio impreterivelmente até ás 15.00h,

caso contrário terão de ser os próprios (serviços) a deslocar-se á secção de

Expedição e Correio, fora dos horários de recolha todo e qualquer correio deve

ser entregue/recepcionado na secção de Expedição no Pavilhão do Jardim Norte

pelos próprios serviços.

• Os auxiliares recolhem/entregam o correio apenas 2 vezes por dia, logo as

entregas entre serviços do Pavilhão Central cumprem os horários das

recolhas/entregas ou terão de ser asseguradas pelos próprios, a única excepção

é o correio do CG, nos casos do correio ser registado, encomendas ou

protocolos é obrigatória a assinatura do próprio ou alguém do serviço que se

responsabilize pela entrega, sob a pena do mesmo ser devolvido á procedência.

• Depois das 15.00h tudo o que existir de correio registado/ encomendas para o

Pavilhão Central é trazido e distribuído até às 16h.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Caso os destinatários não se encontrem os registos/encomendas ficarão

depositadas na sala de correio do Pavilhão Central e será enviada via email uma

informação para o próprio se deslocar a esta sala e recepcionar a referida

encomenda/registo, caso não seja possível a entrega nesse dia, no dia seguinte

será feita uma nova tentativa, ao fim de 48h se estes artigos não forem

levantados serão devolvidos à procedência.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Distribuição de Correio no Pavilhão Central

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NSG e Assistentes Operacionais do Pavilhão Central

Processo 4 - Distribuição de Correio no Pavilhão Central

Após recepção de correio interno e externo ao IST

Recolha e entrega de correio dos órgãos centrais

Distribuição de correio no Pavilhão Central

Exterior IST e de todos os departamentos e órgãos internos do IST

Exterior IST e para todos os departamentos e órgãos internos do IST


Conselho de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 5 – Serviço de Mudanças Do IST

Compete ao Coordenador do Núcleo de Serviços Gerais centralizar o registo de

marcação do serviço de mudanças do IST.

Este serviço destina-se a satisfazer algumas necessidades de mudanças dentro da

Escola.

Nesse sentido, enunciam-se os passos do procedimento a adoptar:

• Os pedidos de reserva da equipa de mudanças deverão dar entrada no Núcleo

de Serviços Gerais em impresso próprio devidamente preenchido e assinado

pelo responsável (impresso disponível para download no website da Direcção

Técnica em http://dtecnica.ist.utl.pt/html/documentos). As marcações são

atendidas por ordem de entrada.

• Ao impresso do pedido de mudança deverá fazer-se acompanhar pela descrição

do material a transportar

• A entrega dos pedidos da equipa de mudanças deve ser realizada no NSG,

localizado no Pavilhão Central, r/c, porta 0.58 no horário das 9h00 às 12h30 e

das 14h00 às 16h30.


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Serviço de Mudanças do IST

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:

Coordenador do NSG e Assistentes Operacionais do NO

Processo 5 – Serviço de Mudanças do IST


Marcação na Agenda online em simultâneo com a resposta via email ao pedido


IST IST Coordenador de Núcleo

Conselho de Gestão


Direcção Técnica



Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 6 – Monitorização de Bens

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais garantir a monitorização de bens

mobiliários em colaboração com o Núcleo de Património solicita a no sentido de

verificarmos todo o material para abate, o que fazemos sempre que nos foi solicitado.

Depois de verificado,

Ou confirmámos o auto de abate com o Núcleo de Património ou se o material

ainda estava em bom estado foi pelo Núcleo de Serviços Gerais acondicionado num

armazém para o efeito e posteriormente distribuído a quem nos solicitou. De qualquer

forma o Núcleo Património é sempre informado de qual é o destino do material em

questão.


Direcção Técnica



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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Monitorização de Bens

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:


Processo 6 – Monitorização de Bens

Após o contacto dos serviços

Verificação in loco do material disponibilizado

Possibilidade de reaproveitamento e armazenagem de bens mobiliários

Todos os serviços do IST

Núcleo de Património


Conselho de Gestão


Direcção Técnica



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Data:

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Aprovado

Processo 7 – Monitorização de Contratos de OutSourc ing

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais garantir a monitorização dos contratos de

Outsourcing inerentes aos Espaços Exteriores, Pavilhão Central, Pavilhão do Jardim

Norte, Pavilhão do Sul e Infantário. Este processo segue os seguintes passos:

Subprocesso 7.1 - Serviços de Higienização e Limpeza Pavilhão Central / Pavilhão

Jardim Norte / Pavilhão do Jardim sul e Infantário

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar uma série de

actividades que as empresas de Outsourcing têm de realizar de acordo com o contratado,

como por exemplo a lavagem dos vidros interiores e exteriores do pavilhão do jardim

norte, sul, infantário e pavilhão central, sobretudo neste último onde os vidros do primeiro

andar que requerem a presença de uma grua e cortes de alguns lugares de

estacionamento.

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a vitrificação e lavagem

de mármores, interiores e exteriores do pavilhão central bem como a limpeza de

candeeiros em todos os pavilhões supra citados, que implica o corte momentâneo de

corredores. Nos meses de interrupção de actividade académica e período de férias dos

funcionários, é realizada uma limpeza “ mais profunda” quer nos espaços comuns quer

nos gabinetes e salas de aula.

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar o cumprimento dos

turnos de limpeza da empresa de Out Sourcing.

Os enceramentos, lavagem de escadarias, lavagem de pavimento à pressão, lavagem de

paredes, lavagem de candeeiros ou a lavagem de vidros são actividades realizadas ao fim


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Data:

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Aprovado

de semana e ao final do dia devido ao transtorno que causam na actividade normal dos

pavilhões, o que é assegurado pela supervisão do Núcleo de Serviços Gerais.

A lavagem de escadarias, pavimento e zonas circundantes aos ecopontos e

compactadora é realizada ao fim de semana e à semana sempre que se justifique.

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a limpeza e

manutenção dos espaços exteriores. Nos arruamentos é necessário verificar que a

varredura mecânica se faz durante a noite e a varredura manual durante a hora de

expediente. É também necessário verificar que a limpeza dos cinzeiros dispersos pelo IST

é efectuada diariamente e os trabalhos de desentupimento e limpeza de caleiras e

sarjetas são efectuados, sobretudo aos fins-de-semana.

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais reportar junto do Núcleo de Segurança e

Higiene a necessidade de desratizações e desbaratizações no campus do IST bem como

acompanhar o Núcleo de Segurança e Higiene na avaliação de riscos aos edifícios supra

citados.

Subprocesso 7.2 - Serviços de Higienização, Limpeza e Embelezamento,

Arruamentos e Espaços Verdes

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a limpeza da caruma

existente nos telhados do pavilhão do jardim sul, infantário e pavilhão do jardim norte pois

esta entope as caleiras dos respectivos pavilhões. As caleiras também têm de ser limpas

por várias vezes durante o ano.

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar os cortes necessários a

ramos de árvores em todo o Campus Alameda.

O Núcleo de Serviços Gerais tem de monitorizar e verificar a aplicação de produtos

químicos para a remoção de ervas daninhas bem como a remoção física das mesmas em

todo Campus Alameda.

Cabe ao Núcleo de Serviços Gerais verificar o trabalho de interiores realizado pela

empresa de Out Sourcing como a manutenção das plantas existentes bem como a


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Data:

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Aprovado

substituição de algumas que apresentam um aspecto menos bonito. No exterior há uma

continuação dos habituais trabalhos de manutenção dos espaços verdes, como a rega, a

remoção de ervas daninhas e o corte de alguns extractos velhos ou danificados de

árvores que têm de ser monitorizados e verificados diariamente.

É da responsabilidade diária do Núcleo de Serviços Gerais garantir que a recolha

de lixos verdes pela empresa de Outsourcing é efectuada.


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Aprovado

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Descrição do Processo: Monitorização de Contratos de OutSourcing

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:


Subprocesso 71 e 7.2

Diariamente Verificação in loco do serviço contratado

Confirmação ou não do serviço contratado

Empresas de OutSourcing

NGAC Coordenador de Núcleo

Conselho de Gestão


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Aprovado

Processo 8 – Procedimentos Administrativos transver sais ao Núcleo

Compete ao Núcleo de Serviços Gerais garantir todo o suporte administrativo

inerente aos restantes procedimentos do núcleo, assim procede-se da seguinte forma:

• Mensalmente são verificadas e actualizadas, se for caso disso, as Tabelas de

Preço de todos os serviços existentes.

• Mensalmente é elaborado um ficheiro com todo o correio expedido de forma a

realizar estatísticas mais concretas sobre os gastos mensais de todo o tipo de

correio do IST, nacional, internacional, azul, registado e expresso.

• Mensalmente são elaborados ficheiros acerca de custos / benefícios de todo o

tipo aluguer de viaturas do IST de acordo com os serviços realizados.

• Mensalmente são elaborados ficheiros acerca de custos / benefícios de todo o

tipo aluguer de viaturas do IST de acordo com os serviços realizados.

• Mensalmente são enviadas à contabilidade todas as requisições internas

provenientes dos serviços prestados pelo Núcleo de Serviços Gerais

(Motoristas; Expedição e Correio, Mudanças, Aluguer de Espaços e Material),

posteriormente procede-se ao arquivo.


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Aprovado

Mapa do Processo

Descrição do Processo: Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova

Recepcionado de:

Expedido para:


Processo 8 – Procedimentos Administrativos transversais ao Núcleo

Mensalmente

Com os dados recolhidos no final de cada mês são elaborados ficheiros; dados enviados para Contabilidade

Informação mensal disponível acerca de custos / benefícios dos serviços prestados

NSG Contabilidade


Conselho de Gestão

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Manual de Procedimentos - AQAIaqai.tecnico.ulisboa.pt/files/sites/27/Volume-4.1-Area-de-Apoio... · Subprocesso 2.1 – Condições de Admissão e contrato ..... 28 Subprocesso 2.2