Modul ke:

Fakultas

Program Studi

13Ekonomi dan

Bisnis

S1 Manajemen

Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.

SALESMANSHIP

MANAJEMEN WILAYAH(TERITORY MANAGEMENT)

• Wilayah penjualan adalah wilayah yang menjadi tanggungjawab seorang wiraniaga untuk sejumlah pelanggan saat ini dan pelanggan potensial yang diberikan kepadanya.

• Manajemen wilayah adalah perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan aktivitas-aktivitas wiraniaga dengan tujuab merealisasikan penjualan dan laba potensial untuk wilayah mereka

• Territory Management atau gampangnya adalah pengaturan wilayah kekuasaan, adalah suatu metode penanganan wilayah dalam kaitannya dengan pemasaran dan distribusi produk. Untuk perusahaan yang bergerak di consumer goods atau telco, territory management menjadi penting karena menjadi panduan kerja di lapangan. Territory management yang baik akan memandu kerja team dari sisi strategi, taktik, hingga teknis.

Lingkup Manajemen Wilayah• • Menganalisis wilayah• • Merencanakan secara komprehensif dan

mempersiapkannya• • Pengambilan keputusan secara hati-hati• • Kemampuan menjalin hubungan• • Komunikasi yang efektif• • Efisiensi manajemen waktu

• Disain Wilayah Penjualan• Mendisain wilayah penjualan meliputi rincian yang didasarkan data

pelanggan sehingga mereka dapat dilayani secara individual dengan baik oleh wiraniaga.

• Pembagian wilayah penjualan biasanya kombinasi dalam suatu daerah, beberapa daerah dalam satu bagian dan beberapa bagian dalam satu zona dan sejumlah zona dalam wilayah nasional

• Menentukan batas coverage dan titik focus (Home Base) Berdasar :• • batasan-batasan Politis/administratif ( status, kota,

daerah/propinsi,Kab, Kec, dan Kelurahan )• wilayah perdagangan

• • batasan-batasan alam : pegunungan, sungai, jalan kereta api, dan lain lain

Prosedur Untuk Pengembangan Wilayah• Tujuan dan kriteria formasi wilayah• Dasar-dasar wilayah1. Geografi2. Potensi3. Permintaan pelayanan4. Beban kerjaMetode–metode mengembangkan wilayah1. Metode buildup 2. Metode breakdown 3. Metode incremental

• Penugasan wiraniaga ke wilayahKeterangan :• Kondisi Geografis• • Meminimumkan halangan/hambatan kondisi geografis• • Design pembagian wilayah harus memperhatikan sungai, pegunungan,

lintasan kereta api, dan lain lain agar pengcoveran territory dapat dilakukan secara optimum

• Model Manajemen Wilayah• Analisis : Jumlah pelanggan, pelanggan potensial,

permintaan pelayanan• Tujuan : Target penjualan, target laba, target

bisnis baru• Strategi : Frekwensi panggilan, penawaran

produk, harga• Taktik : Lingkup wilayah, rute, jadwal• Implementasi : Prospek yang ada, pelanggan

yang terlayani, pelaporan• Pengawasan : Kuota, prosedur pelaporan, review

dan revisi

Prosedur pemesanan oleh pelanggan dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu pelanggan dapat melakukan pemesenan ketika wiraniaga melakukan kunjungan, atau pelanggan dapat menelpon sendiri ke kantor untuk melakukan pemesanan barang, selain itu bisa juga dengan mengirim daftar pesanan melalui sms , setelah itu pesanan yang masuk diberi nomor faktur oleh fukturis dan dicetak dengan system komputer, setelah itu dicek apakah ada kesalahan cetak oleh checker, setelah itu ke supervisor penjualan untuk ditanda tangani, setelah itu dicatat dibuku ekspedisi, untuk dimasukkan kebagian logistic / gudang, lalu dari gudang pesanan diambilkan dan disiapkan oleh staf bagian logistic / gudang, kemudian ke bagian pengiriman untuk dikirim ke pelanggan dengan alat transportasi mobil atau sepeda motor.

Territory Penjualan adalah suatu daerah geografis tertentu yang dipercayakan pada seorang Sales atau Distributor dengan mempertimbangkan Jumlah customer atau calon customer di tiap daerah geografis (William J Stanton)

• Philosopy Territory Management :• Kalau anda mengenal musuh dan diri sendiri, anda tidak perlu

takut terhadap 100 pertempuran• Kalau anda mengenal diri sendiri tetapi tidak mengenal musuh,

untuk setiap kemenangan yang anda raih , anda juga akan menderita kekalahan

• Kalau anda tidak mengenal diri sendiri ataupun musuh, anda akan kalah dalam setiap pertempuran

• Pertimbangan Perlunya Membentuk Wilayah Penjualan• Pengcoveran yang lebih baik• Mengurangi biaya penjualan• Meningkatkan pelayanan terhadap customer• Penilaian prestasi dan kinerja yang lebih akurat

• Dasar Dalam Merancang Territory Penjualan1. Potensi Wilayah• Potensi wilayah sangat berpengaruh terhadap pembagian

territory terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan Sales :• Kapasitas suatu teritori yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan.• Parameter yang dijadikan patokan adalah Batasan Geografis, Jumlah Penduduk, Sumber daya ekonomi dan Sosial Budaya, Jumlah outlet (Customer dan Calon customer), Internal data (omzet per Customer, Per Sales, Per Area, District, effective Call).

2. Beban kerja Sales• Beban kerja sales adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan

Sales untuk mencapai potensi permintaan penjualan di daerah teritorial yang dipercayakannya

• Ukurannya adalah jumlah kunjungan yang harus dilakukan Sales dalam satu tahun, Siklus kunjungan yang dilakukan serta Jumlah kunjungan max yang dapat dilakukan Sales dalam 1 hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, Jarak tempuh , pembuatan laporan, menungu pelanggan dll.

• • Kemampuan Pengcoveran area (Jumlah customer yang dikunjungi) apakah sales mampu melayani semua customernya pada hari itu dan mampu mencari customer baru?

3. Jarak Tempuh• • Bagaimanakah Sales mengatur waktunya apakah waktu sales

hanya dihabiskan untuk perjalanan atau membuat sales call4. Kondisi Geografis• Meminimumkan halangan/hambatan kondisi geografis• Design pembagian wilayah harus memperhatikan sungai,

pegunungan, lintasan kereta api, dan lain lain agar pengcoveran territory dapat dilakukan secara optimum

• 5. Cara Monitoring dan Kontrol Territory• Kontrol teritori dilakukan secara berjenjang agar proses

kontrol dapat berjalan dengan baik dengan berdasar pada parameter Call, Effektif Call, Aktifitas transaksi, Langganan Transaksi , Omset dan Tagihan.

• Join visit secara rutin ke wilayah kerja Sales dengan acuan parameter diatas dan standar yang ditetapkan perusahaan

Design TerritoryMenentukan batas coverage dan titik focus (Home Base)Berdasar :

• batasan-batasan Politis/administratif ( status, kota, daerah/propinsi,Kab, Kec, dan Kelurahan )

• wilayah perdagangan• batasan-batasan alam : pegunungan, sungai, jalan kereta api, dan

lain lain• Menentukan bentuk territory agar Waktu dan Routing dapat

dilakukan secara efektif dan effisien• Wedge (Irisan dengan bentuk pastel)• Circle (lingkaran)

• Design Territory• Menentukan batas coverage dan titik focus (Home Base)

Berdasar :• batasan-batasan Politis/administratif ( status, kota,

daerah/propinsi,Kab, Kec, dan Kelurahan )• wilayah perdagangan• batasan-batasan alam : pegunungan, sungai, jalan kereta api, dan

lain lain• Menentukan bentuk territory agar Waktu dan Routing dapat

dilakukan secara efektif dan effisien• Wedge (Irisan dengan bentuk pastel)• Circle (lingkaran)

• Petunjuk Routing (Membuat Rute)• Hal-hal yang perlu dilakukan dalam Routing agar perjalanan

dalam mencover area menjadi lebih pendek dengan waktu sesingkat mungkin :

• Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar• Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross)• Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi ke dan dari

suatu pelanggan (Harus cari jalur yang berbeda yang lebih dekat untuk kembali ke home base)

• Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan

• Pola Routing• Rute yang efisien biasanya mengikuti salah satu pola dibawah ini :1. Hopscotch

2. Cloverleaf

• Metode untuk mendevelop rute yang efisien :• 1. Largest Angle Heuristic•

Contoh :• Sales telah menempuh perjalanan dari Titik A ke B. harusnya sales

melanjutkan ke titik C atau D?• Jika menggunakan metode Sudut heuristik yang paling besar, sales

harus memilih untuk menuju D. Karena Ketika memilih suatu rute yang menggunakan Sudut heuristik yang paling besar, sales harus selalu menuju ke suatu titik yang menghasilkan penjuru/sudut yang paling besar untuk titik akhir yang dikunjungi.

• Heuristik ini akan membantu memastikan bahwa rute berbentuk lingkar dan menuju ke untuk menghasilkan rute yang efisien

• Metode untuk mendevelop rute yang efisien :• 1. Largest Angle Heuristic•• Contoh :• Sales telah menempuh perjalanan dari Titik A ke B. harusnya sales

melanjutkan ke titik C atau D?• Jika menggunakan metode Sudut heuristik yang paling besar, sales

harus memilih untuk menuju D. Karena Ketika memilih suatu rute yang menggunakan Sudut heuristik yang paling besar, sales harus selalu menuju ke suatu titik yang menghasilkan penjuru/sudut yang paling besar untuk titik akhir yang dikunjungi.

• 2. Closest Next Heuristic• Contoh :

• Sales telah menempuh perjalanan dari Titik A ke B. harusnya sales melanjutkan ke titik C atau D?

• Jika menggunakan metode Closest Next Heuristic, Sales harus memilih untuk menuju D. Karena jika design route menggunakan metode Heuristik berikutnya yang terdekat, maka sales harus selalu menuju ke titik yang terdekat dari posisi sales terakhir.

• Lalu apakah hubungannya antara Territory Sales dan Fokus kerja Distributor company ?

Fokus kerja Distributor :• MENGEMBANGKAN OUTLET PARETO (20%)• DISTRIBUSI/SPREADING PRODUK/JAGA KERAPATAN DISTRIBUSI

• Fokus Territory Sales :• Pembuatan rute yang efektif dan efisien• Sehingga hubungannya adalah jika territory sales dibuat secara

efektif dan efisien maka akan berpengaruh dalam kecepatan operasional distributor tersebut dalam menyebarkan produk-produknya, dan akan mempermudah distributor tersebut dalam memanage atau mengelola customer-customernya baik itu dalam aspek penjualan, aspek penagihan, aspek pengiriman, penambahan customer, atau review terhadap efektifitas bisnis dengan customer tersebut.

• Ilustrasi Design Territory management :

Ilustrasi Sales Activity

Ilustrasi Rute Sales

• Sales territory adalah pengelompokan/grouping pelanggan dan prospek pelanggan untuk dikelola oleh seorang/team petugas penjualan (sales person). Dalam implementasinya, perusahaan akan lebih fokus pada pelanggan dan prospek, bukan fokus pada lokasi, dimana dalam mengelola sebuah kawasan/territory, seorang sales person atau tenaga penjualan diberikan penugasan berdasarkan karakteristik territory di suatu area.

• Pentingkah sebuah perusahaan mengimplementasikan pendekatan Sales Territory..??. Pengelolaan sales territory sekarang ini menjadi kebutuhan, khususnya untuk perusahaan-perusahaan yang menjual produk dan jasa, dan untuk perusahaan-perusahaan yang mengelola “Customer”, seperti operator telekomunikasi.

• Beberapa hal berikut ini bisa memberikan pertimbangan bahwa penerapan sales yang berbasis territory akan memberikan manfaat diantaranya :

• a) Coverage Market : yang dimaksud coverage market di sini adalah kemampuan perusahaan untuk meng-cover seluruh market, baik market yang memiliki potensi penjualan yang tinggi maupun market yang jenuh. Dengan mengelola territory, seorang tenaga penjualan tidak hanya diminta untuk menawarkan semua produk dan jasa bagi market, tetapi juga memberikan total solusi bagi permintaan-permintaan maupun keluhan-keluhan termasuk melakukan aktivitas retensi pelanggan eksisting.

• b) Memiliki pengetahuan yang mendalam tentang wilayah (Territory Knowledge) : Territory Knowledge adalah kemampuan perusahaan untuk mengenal lebih dalam tentang potensi dan karakteristik wilayah yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan cakupan sebuah wilayah.

• Potensi dan karakteristik wilayah meliputi :• - Karakteristik geografis dan lingkungan yang perlu

dipertimbangkan termasuk hambatan• hambatan karena faktor alam, misalnya : daerah perbukitan,

sungai, kondisi lalu lintas, dll.• - Potensi penjualan, baik potensi penjualan untuk single product

maupun bundling product.• - Pelanggan yang sudah ada di wilayah tersebut untuk kepentingan

retensi dan farming• - Situasi kompetisi/banyaknya kompetitor• - Sistem distribusi yang diselenggarakan (termasuk pengelolaan

outlet penjualan)• c) Optimalisasi biaya sales : pada pengelolaan tenaga penjualan

tradisional, biaya-biaya yang timbul adalah biaya yang dihitung dari aktivitas penjualan.

• d) Evaluasi tenaga penjualan : Evaluasi tenaga penjualan akan lebih komprehensif dan bisa digunakan untuk mengukur kualitas perusahaan dalam mengelola market dan pelanggan, tidak hanya mengevaluasi keberhasilan sales.

• e) Tenaga penjualan berbasis territory : pada pengelolaan tenaga penjualan konvensional yang berbasis hanya sales, maka secara alamiah tenaga penjualan akan lebih menyukai melakukan aktivitas sales di lokasi-lokasi yang potensinya besar. Dengan pendekatan territory, maka tenaga penjualan tidak hanya bertanggung jawab terhadap sales, tetapi juga bertanggung jawab atas territory yang menjadi daerah kewenangannya. Penggajian/reward juga diberikan untuk semua aktivitas pengelolaan territory yang dilakukan.

• f) Melalui pengelolaan sales berbasis territory, maka perusahaan akan bisa mengukur beban kerja/work load Tenaga penjualan dan memaksimalkan distribusi Tenaga penjualan

• Kunci keberhasilan perusahaan untuk bisa memaksimalkan pengelolaan tenaga penjualan berdasar territory adalah :

• 1. Territory Mapping : • 2. Perencanaan pengelolaan wilayah • 3. Manajemen Kinerja • 4. Team Set Up • 5. Sistem Rekrutasi • Proses rekrutasi sebaiknya tidak hanya melihat pada pemenuhan jumlah,

tetapi juga mempertimbangkan :• - Kemampuan seseorang untuk dilatih menjadi seorang tenaga penjualan yang

berbasis territory.• - Jumlah dan kualifikasi tenaga penjual disesuaikan dengan cakupan wilayah

yang dikelola.• - Tingkat kemandirian tenaga penjual untuk bisa menjalankan peran sebagai

pengelola wilayah.• - Kemampuan tenaga penjual untuk memberikan solusi total bagi pelanggan

maupun calon pelanggan di wilayah yang dikelolanya.• 6. Route Management

Pengelolaan tenaga penjualan berbasis territory akan meningkatkan produktivitas perusahaan karena :

1 . Meningkatkan efektifitas Coverage wilayah penjualan : melalui pemetaan wilayah, desain rute, setting canvasing maupun aktivitas retensi pelanggan, perusahaan akan bisa menggarap seluruh potensi pasar dan pelanggan di sebuah kawasan.

2 Cost Management menjadi lebih baik karena perusahaan memiliki standard aktivitas yang jelas untuk pengelolaan territory, baik aktivitas sales, canvasing, customer visit ataupun survey pelanggan dan market.

3 Marketing Intelligence : marketing intelligence bisa dilakukan oleh seluruh tenaga penjualan, baik aktivitas competitor yang dilakukan di territory, maupun persepsi pelanggan tentang kompetitor yang diperoleh melalui canvasing dan survey.

• 4 Product management : Pemahaman product dan bagaimana memaksimalkan value product menjadi penting dalam mengelola Territory.

DAFTAR PUSTAKACron, W.L.& Decarlo, T.E. (2010), Sales Management, 10th

Edition, John Wiley & Sons, Inc.NewYork.Johnston, M. W., & Marshall, G. W. (2006). Sales force

management. New York: McGraw-HillSiswanto Sutojo (2003), Salesmanship Damar Mulia Pustaka,

JakartaTracy Brian, (2007), The Psychology of Selling, Bhuana Ilmu

Populer, Jakarta

Terima KasihDosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.