Embed Size (px)
Citation preview
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
WAKIL PENGURUSAN
..........................................
MOHAMAD ZAKIAN BIN DIO
Ketua Pendaftar
Mahkamah Syariah Wilayah-
Persekutuan
Tarikh :
NO SALINAN TERKAWAL:
JAWATAN:
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
AUDIT DALAM
WAKIL PENGURUSAN
..........................................
MOHAMAD ZAKIAN BIN DIO
-Wilayah
KETUA HAKIM SYARIE
………………………………………………….
HJ. MOHAMAD BIN HJ ABDULLAH
Ketua Hakim Syarie
Mahkamah Syariah Wilayah
Persekutuan
Tarikh :
NO SALINAN TERKAWAL:
Tarikh Pindaan
1
HAKIM SYARIE
………………………………………………….
HJ. MOHAMAD BIN HJ ABDULLAH
Ketua Hakim Syarie
Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang
Pengurusan Kualiti diaudit sebagaimana yang dirancang bagi mengesahkan sistem kualiti
tersebut berfungsi dengan berkesan serta tindakan pencegahan, penambahbaikan dan
peningkatan kualiti yang berterusan dapat dibuat.
2. SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Wakil Pengurusan dan Pasukan Audit Dalaman dalam
merancang dan menjalankan Audit Dalaman di Bahagian Khidmat Pengurusan dan
Sumber Manusia, Pendaftaran dan Mahkamah Syariah Kuala Lumpur, Labuan dan
Putrajaya
3. DEFINISI
BIL ISTILAH
3.1 Audit Dalaman
3.2 Laporan
Ketakakuran
3.3 Tindakan
Pembetulan
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem
Pengurusan Kualiti diaudit sebagaimana yang dirancang bagi mengesahkan sistem kualiti
tersebut berfungsi dengan berkesan serta tindakan pencegahan, penambahbaikan dan
peningkatan kualiti yang berterusan dapat dibuat.
Prosedur ini digunakan oleh Wakil Pengurusan dan Pasukan Audit Dalaman dalam
merancang dan menjalankan Audit Dalaman di Bahagian Khidmat Pengurusan dan
Sumber Manusia, Pendaftaran dan Mahkamah Syariah Kuala Lumpur, Labuan dan
PENGERTIAN
Satu proses verifikasi atau penyemakan bagi
menentukan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan
dengan baik.
Menyenaraikan ketakakuran yang ditemui semasa
audit dijalankan. Ia hendaklah direkodkan dalam
format seperti di lampiran 3
Tindakan yang perlu diambil dengan segera bagi
mengatasi masalah yang dikenalpasti.
Tarikh Pindaan
2
terlibat dalam Sistem
Pengurusan Kualiti diaudit sebagaimana yang dirancang bagi mengesahkan sistem kualiti
tersebut berfungsi dengan berkesan serta tindakan pencegahan, penambahbaikan dan
Prosedur ini digunakan oleh Wakil Pengurusan dan Pasukan Audit Dalaman dalam
merancang dan menjalankan Audit Dalaman di Bahagian Khidmat Pengurusan dan
Sumber Manusia, Pendaftaran dan Mahkamah Syariah Kuala Lumpur, Labuan dan
Satu proses verifikasi atau penyemakan bagi
menentukan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan
Menyenaraikan ketakakuran yang ditemui semasa
direkodkan dalam
Tindakan yang perlu diambil dengan segera bagi
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
3.4 Tindakan
Pencegahan
3.5 Audit Susulan
3.6 Pasukan Audit
Dalaman
4. SINGKATAN
BIL SINGKATAN
4.1 KHS
4.2 WP
4.3 Pen.Pendaftar
4.4 KAD
4.5 MKSP
4.6 PAD
5. RUJUKAN
5.1 MK-MSWP-01
5.2 AK - MSWP-PKPS06
Menjalankan Audit Kualiti Dalaman
5.3 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 2/96.
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
Tindakan pembetulan jangkamasa panjang yang
perlu diambil setelah punca masalah disiasat, diteliti
dan dikenalpasti.
Audit susulan yang dilaksanakan bagi mengesahkan
tindakan yang dipersetujui telah diambil.
Pasukan Audit Pegawai-Pegawai MSWWP yang dilantik oleh WP
bagi menjalankan tugas-tugas
melaksanakan auditan dan melaporkan semua
penemuan auditan dan pasukan ini bebas daripada
aktiviti yang diaudit.
PENGERTIAN
Ketua Hakim Syarie
Wakil Pengurusan
Penolong Pendaftar
Ketua Audit Dalaman
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Pasukan Audit Dalaman
PKPS06-01 :
Menjalankan Audit Kualiti Dalaman
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 2/96.
Tarikh Pindaan
3
Tindakan pembetulan jangkamasa panjang yang
masalah disiasat, diteliti
Audit susulan yang dilaksanakan bagi mengesahkan
tindakan yang dipersetujui telah diambil.
Pegawai MSWWP yang dilantik oleh WP
merancang,
melaksanakan auditan dan melaporkan semua
penemuan auditan dan pasukan ini bebas daripada
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
1. PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB
WP
KAD
WP
KHS
KAD
PAD
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
TINDAKAN
1. Melantik Pasukan Audit Dalaman dan Ketua
Audit Dalaman dari kalangan pegawai yang telah
dilatih secara khusus didalam Audit Dalaman.
2. Mengarahkan KAD untuk menyediakan draf
Jadual Audit Dalaman bagi tempoh setahun
3. Menyediakan draf Jadual Audit Dalaman setiap
enam bulan sekali yang mengandungi perkara
berikut :-
a) Bilangan Audit yang perlu dijalankan;
b) Pasukan Audit; dan
c) Aktiviti yang akan diaudit
4. Membincangkan draf jadual dengan WP dan buat
pindaan jika ada.
5. Mendapat kelulusan daripada Ketua Hakim
Syarie
6. Membuat keputusan, jika setuju minta WP/KAD
adakan pemeriksaan mengikut jadual yang
ditetapkan. Jika tidak setuju, minta KAD pinda
jadual
7. Mengadakan perbincangan dengan Pasukan
Audit untuk berbincang berkaitan pemeriksaan
audit.
8. Menjalankan Audit (Rujuk Arahan Kerja AK
MSWP-PKPS-06 -01: Panduan Menjalankan Audit
Dalaman)
Tarikh Pindaan
4
Melantik Pasukan Audit Dalaman dan Ketua
Audit Dalaman dari kalangan pegawai yang telah
dilatih secara khusus didalam Audit Dalaman.
Mengarahkan KAD untuk menyediakan draf
Jadual Audit Dalaman bagi tempoh setahun
Menyediakan draf Jadual Audit Dalaman setiap
enam bulan sekali yang mengandungi perkara
Bilangan Audit yang perlu dijalankan;
gkan draf jadual dengan WP dan buat
Mendapat kelulusan daripada Ketua Hakim
Membuat keputusan, jika setuju minta WP/KAD
adakan pemeriksaan mengikut jadual yang
ditetapkan. Jika tidak setuju, minta KAD pinda
perbincangan dengan Pasukan
Audit untuk berbincang berkaitan pemeriksaan
Menjalankan Audit (Rujuk Arahan Kerja AK
01: Panduan Menjalankan Audit
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
TANGGUNGJAWAB
Tim. Pendaftar/P.Pendaftar
PAD
KAD
WP/KAD
MKSP
WP
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
TINDAKAN
9. Mengambil tindakan pembetulan dan
pencegahan dalam tempoh 14 hari dari tarikh
auditan.
10. Menjalankan audit susulan (Rujuk Arahan Kerja
AK-MSWP-PKPS-06 -01 : Panduan Menjalankan
Audit Dalaman) untuk pengesahan tindakan
telah diambil ke atas penemuan audit.
11. Menyediakan laporan untuk di bawa ke MKSP.
12. Membentangkan laporan Audit Dalaman
dalam MKSP
13. Membincang dan memutuskan tindakan
pembetulan dan pencegahan yang perlu
diambil.
14. Melaksanakan keputusan MKSP dengan
mengarahkan Pendaftar/Pen.Pendaftar
berkaitan mengambil tindakan pembetulan dan
pencegahan.
15. Menyimpan rekod-rekod Audit dalaman
dalam fail Audit Dalaman.
Tarikh Pindaan
5
Mengambil tindakan pembetulan dan
pencegahan dalam tempoh 14 hari dari tarikh
Menjalankan audit susulan (Rujuk Arahan Kerja
01 : Panduan Menjalankan
Audit Dalaman) untuk pengesahan tindakan
penemuan audit.
Menyediakan laporan untuk di bawa ke MKSP.
Membentangkan laporan Audit Dalaman
Membincang dan memutuskan tindakan
pembetulan dan pencegahan yang perlu
Melaksanakan keputusan MKSP dengan
Pendaftar/Pen.Pendaftar
berkaitan mengambil tindakan pembetulan dan
rekod Audit dalaman
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
7. CARTA ALIRAN
Buat Pindaan Tidak
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
Lantik KAD dan PAD
Mengarahkan Penyediaan
Draf Jadual
Menyediakan Draf Jadual
Membincangkan Draf Jadual
Mendapat Kelulusan KHS
Tidak Bersetuju ?
Ya
Mengadakan Perbincangan
Menjalankan Audit
Mengambil Tindakan
Pembetulan
Menjalankan Audit Susulan
Menyediakan Laporan Audit
Dalaman untuk dibentang
dalam MKSP
Mula
Tamat
Tarikh Pindaan
6
Membincangkan Draf Jadual
Menyediakan Laporan Audit
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH
PKPS 06
No. Keluaran 3
Tarikh Keluaran29.1
8. REKOD KUALITI
Bil Tajuk
1. Senarai Semakan Audit
2. Jadual Audit Dalaman
3. Laporan Audit Dalaman
4. Minit Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan
5. Laporan Ketakakuran/
Tindakan Susulan
6. Surat Perlantikan Pasukan
Audit Dalaman
9. LAMPIRAN
1. Jadual Kerja Audit
2. Senarai Semak Audit Dalaman
3. Laporan Ketakakuran
4. Laporan Audit Dalaman
5. Laporan Susulan Audit Dalaman
MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH
PERSEKUTUAN
MS 9001:2008
Tarikh Keluaran .12.2009
No. Pindaan
Tarikh Pindaan
Lokasi Tempoh Simpan
Pejabat Pendaftar 3 Tahun
Pejabat Pendaftar 3 Tahun
Pejabat Pendaftar 3 Tahun
Pejabat Pendaftar
3 Tahun
Pejabat Pendaftar
3 Tahun
Surat Perlantikan Pasukan Pejabat Pendaftar
3 tahun
Jadual Kerja Audit – Lampiran I
Semak Audit Dalaman – Lampiran 2
Laporan Ketakakuran – Lampiran 3
Laporan Audit Dalaman – Lampiran 4
Laporan Susulan Audit Dalaman – Lampiran 5
Tarikh Pindaan
7
Tempoh Simpan
3 Tahun
3 Tahun
3 Tahun
3 Tahun
3 Tahun
3 tahun
8
Lampiran 1
BK-MSWP-PKPS-06-01
PELAN AUDIT
Bil Proses / Aktiviti Yang Diaudit
Tarikh Masa Audit
Lokasi Juruaudit
Disediakan oleh :
……………………………………………..
(KETUA AUDIT DALAMAN )
9
Lampiran 2
BK-MSWP-PKPS-06-02
BORANG SENARAI SEMAKAN AUDIT DALAMAN
Pasukan :
JURUAUDIT : MTS/MRSD/BAHAGIAN :
TARIKH AUDIT :
MUKA SURAT: NO. PROSEDUR /SEKSYEN:
PERKARA DIAUDIT MAKLUMAT MENGENAI SIAPA, APA, DI MANA DOKUMEN, BUKTI DLL.
NO. LAPORAN KETAKAKURAN/ BERULANG
Lampiran 3
10
PASUKAN AUDIT DALAM
MAHKAMAH SYARIAH
WILAYAH-WILAYAH PERSEKUTUAN
BK-MSWP-PKPS-06-03 NO. KELUARAN: 02
LAPORAN KETAKAKURAN AUDIT No. NCR: 01/03
No. Audit:
DIISI OLEH JURU AUDIT AUDITEE:
(Sektor/Unit) Tarikh Audit:
PR0SEDUR DIRUJUK: (jika Berkenaan)
MS ISO 9001:2008 – KLAUSA: (Jika Berkenaan)
JURUAUDIT: WAKIL AUDITEE:
KETAKAKURAN: BUKTI OBJEKTIF :
JURUAUDIT (Tanda tangan dan Nama)
DITERIMA OLEH (Tanda tangan dan Nama wakil Auditee)
TARIKH : JAWATAN : TARIKH:
DIISI OLEH AUDITEE
ANALISIS KETAKAKURAN (Nyatakan punca ketidakpatuhan berlaku) : TARIKH:
TINDAKAN PEMBETULAN (Nyatakan cadangan tindakan pembetulan yang akan dilaksanakan dan tempoh diperlukan untuk disiapkan) TINDAKAN SEGERA (correction) TINDAKAN PEMBETULAN (corrective action)
TEMPOH TINDAKAN PEMBETULAN SELESAI:
WAKIL AUDITEE: (Tandatangan dan nama)
DISAHKAN OLEH: (Tandatangan dan nama)
JAWATAN Tarikh:
JAWATAN Tarikh:
DIISI OLEH
JURUAUDIT
TINDAKAN SUSULAN TARIKH SUSULAN: BUTIRAN TINDAKAN SUSULAN:
TARIKH NCR DITUTUP
TANDA TANGAN DAN NAMA JURU AUDIT
Nota: Laporan Ketidakpatuhan ini perlu dijawab dalam tempoh 14 hari dari tarikh NCR diterima oleh Pihak Auditee
Lampiran 4
11
BK-MSWP-PKPS-06-04
BORANG LAPORAN AUDIT DALAMAN
No. Laporan: ____________ (bil. ______ tahun______ ) Tarikh :_____________ Unit / Bahagian Yang Di Audit : Perkara Di Audit : Pasukan Audit : Ringkasan Audit : Disediakan oleh : Tarikh : Ketua Pasukan Audit :
Lampiran 5
12
BK-MSWP-PKPS-06-05
BORANG LAPORAN SUSULAN AUDIT DALAMAN
No. Laporan : ___________
(bil. ______ tahun _________)
Tarikh :_____________
Unit / Bahagian Yang Di Audit :
Perkara Di Audit :
Pasukan Audit :
Ringkasan Audit :
Disediakan oleh :
Tarikh :
