LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN - lab-pengairan.ub.ac.id

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Perencanaan Bangunan Air 2016

Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya i

Laporan Tinjauan Manajemen

Laboratorium Perencanaan Bangunan Air

Tahun 2016

LAPORAN

TINJAUAN

MANAJEMEN Laboratorium Perencanaan Bangunan Air

Dr.Eng. Riyanto Haribowo, ST., MT


ii Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

Visi

Menjadi sarana pembelajaran dan pengembangan ilmu pengairan di bidang

perencanaan bangunan air untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi.

To become a learning and development of water structures design to support three

pillars of higher education.

Misi

1. Memfasilitasi penggunaan komputer untuk perkuliahan, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat yang terkait dengan perencanaan bangunan air bagi

mahasiswa dan dosen.

2. Meningkatkan kualitas software, hardware serta kemampuan dan kualitas

sumberdaya manusia yang profesional.

3. Melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan dan teknologi di

bidang perencanaan bangunan air.

1. To facilitate computer usage for teaching, research, and community services which

related with water structure design for lecturers and students.

2. To improve software, hardware quality, and professional human resources ability

and quality.

3. To develop and disseminate science and technology in the field of water structure

design.


Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya iii

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Perencanaan Bangunan Air

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Dr.Eng. Riyanto Haribowo, ST., MT (Pimpinan Unit)

5. Koordinator Penyusun : Dr.Eng. Riyanto Haribowo, ST., MT (MR Unit)

6. Anggota Penyusun : 1) Dr. Ir. Widandi Soetopo, M.Eng.

2) Giat Pornomo, A.Md

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2016

Malang, 22 November 2016

Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Dr.Eng. Riyanto Haribowo, ST., MT

NIP. 19770424 200312 1 001


iv Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................ iii

I. PENDAHULUAN ................................................................................................................. 1

II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................................... 1

III. HASIL .................................................................................................................................. 1

1. Hasil Audit Internal ...................................................................................................... 2

2. Umpan Balik Pelanggan .............................................................................................. 4

3. Kinerja dan Evaluasi Proses ......................................................................................... 7

4. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................................. 7

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu .............................................................. 8

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM ....................................................................... 8

7. Rekomendasi untuk memperbaiki kinerja................................................................... 8

IV. PENUTUP ............................................................................................................................ 8


Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Perencanaan Bangunan Air (LPBA) didirikan untuk memfasilitasi

semua mata kuliah yang berkaitan dengan penggunaan komputer di Jurusan Teknik

Pengairan. Laboratorium Rancang Bangun ini secara resmi mulai dicantumkan dalam

Buku Pedoman Jurusan Teknik Pengairan periode 2011/2012 – 2015-2016.

Seiring dengan waktu, LPBA selalu berkomitmen untuk menjadi sarana

pembelajaran dan pengembangan ilmu pengairan di bidang perencanaan bangunan air

untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tinjauan manajemen LPBA disusun

dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung

terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini

menjadi dasar perlunya perubahan sistem, bahkan organisasi di LPBA.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka LPBA

melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan,

yaitu:

1. Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14

Tahun 2015.

2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan LPBA, hasil

indeks kepuasan masyarakat (IKM) dan kompilasi keluhan pelanggan LPBA.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi

lagi).

III. HASIL

Hasil evaluasi manajemen LPBA Tahun 2016 berikut ini disajikan sesuai urutan

lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).


2 Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

1. Hasil Audit Internal

Dari hasil temuan pada Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 Tahun 2015, terdapat

banyak temuan yang masih belum terklarifikasi. Oleh karena itu perlu dilakukan

evaluasi secara menyeluruh terhadap semua temuan tersebut. Evaluasi dengan

mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap

efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Adapun temuan-temuan pada AIM Siklus

sebelumnya dan rencana tindakan untuk penyelesaiannya dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Perbaikan atas Temuan AIM Siklus Sebelumnya

No.

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar

Penyebab Temuan

1 Sarana dan prasarana serta SDM kurang mendukung

Mengupdate penjelasan mengenai tupoksi untuk masing-masing jabatan dalam struktur organisasi sesuai dengan visi dan misi laboratorium

2 belum menjalankan tahapan proses PDCA Mengupdate penjelasan mengenai tupoksi untuk masing-masing jabatan dalam struktur organisasi sesuai dengan visi dan misi laboratorium

3 Rekaman setiap proses belum ada/belum terdokumentasikan

4 belum dilakukan secara maksimal komunikasi internalnya.

5 Penyediaan SDM belum sesuai job analisis dan gap analisisnya.

Pengajuan untuk meng-upgrade PC yang ada dan evaluasi SDM

6 evaluasi oleh jurusan, tapi rekaman di lab. tidak ada.

Akan dilakukan Dokumentasi PDCA per semester.

7 Belum lengkap sarana dan prasarananya termasuk metode pemeliharaannya.

Akan dilakukan dokumentasi setiap proses

8 belum nyaman,aman, bersh dan rapi. Akan dilakukan Dokumentasi Komunikasi Internal Lab per semester.

9 belum dilakukan secara maksimal Evaluasi SDM

10 belum dibuatkan secara optimal krn bisnis prosesnya belum maksimal diterapkan.

11 hanya lesan ke jurusan, dibuat MP pengusulan barang.

Pengajuan untuk meng-upgrade PC yang ada dan evaluasi SDM

12 belum maksimal dilakukan Perbaikan ruang sudah dilakukan antara lain dgn penataan kabel dan penambahan kipas angin.

13 belum maksimal dijalankan atau disimpan rekaman milik pelanggan



No.



Penyebab Temuan

14 sementara pelanggan hanya mahasiswa. Kedepan dengan bertambahnya jumlah PC yang disertai dengan peningkatan spesifikasnya, akan diadakan pelatihan-pelatihan software SDA tidak hanya untuk kalangan internal saja, tetapi juga untuk eksternal (dinas, konsultan, dll)

15 idem

16 audit terakhir pada thn 2013, sdh ada tindakan perbaikan, namun belum diverifikasi. Dan beberapa masih open.

17 Prosedur yang ada belum mencakup semua layanan yang diberikan. Perlu ada tambahan MP penggunaan alat untuk pelanggan Internal dan eksternal.

18 Sumberdaya yang ada masih belum memadai untuk mendukung layanan, terutama praktikum. Perlu ada upgrade dan penambahan UPS untuk komputer lab. Untuk praktikum, masih ada yang dua mahasiswa per komputer. Perlu adanya form pelaporan untuk alat yg rusak dan penambahan alat. Belum ada rekaman proses ketercukupan ketersediaan alat

Untuk sementara pelanggan adalah dosen dan mahasiswa.

19 Proses evaluasi layanan belum ada sistem untuk menerima masukan dari pengguna, mis. untuk suasana lab, kecukupan sumberdaya, dsb.

20 Belum ada rekaman proses yang menunjukkan adanya tahapan PDCA.

21 Dokumentasi komunikasi internal belum lengkap (metode dan periodisasi), sudah ada rekaman penggunaan dan daftar hadir, karena tergabung dengan mata kuliah, maka ada di bagian akademik. Lab sebaiknya memiliki copy (softcoppy) pengguna lab, walaupun terhubung dengan mata kuliah.

MP yang ada sementara adalah petunjuk penggunaan komputer.

22 Belum ada evaluasi kinerja pranata lab. Masing-masing komputer sudah memlki UPS sendiri. Sedang diajukan pengadaan PC baru dengan spek yang sesuai dengan kebutuhan program terkini terkait dengan bidang keairan yang dapat menunjang kearah pengembangan kerjasama dengan institusi luar

23 Data kecukupan dan metode pemeliharaan belum terdokumentasi. Laboratorium memerlukan regenerasi alat dan penambahan peralatan lab, karena dibutuhkan dalam proses pengajaran. Namun karena tidak dilakukan dokumentasi yang baik, maka bukti evaluasi kekurangan alat tidak dapat ditemukan. Peralatan tertua th 1975 dan terbaru th 2011.

Dibuatkan kuisiner untuk mengevaluasi layanan

24 Ruangan kurang kondusif untuk kegiatan pelayanan, karena ac kurang berfungsi ditambah dengan masih ada proses pembangunan gedung, sehingga mengganggu aktivitas di lab (khususnya suara bising).

Proses pembangunan gedung direncanakan akan selesai pada akhir tahun 2016.



No.



Penyebab Temuan

25 belum ada evaluasi produk yang diberikan pada pelanggan. Sebenarnya sudah ada complain box, namun jarang digunakan. Sebaiknya ada angket bagi pengguna lab.

telah dibuatkan lapran penggunaan laboratorium untuk tiap semester

26 Belum ada arah pengembangan jasa, misalnya kerjasama dengan institusi di luar fakultas atau di luar UB (pemda).

27 Belum ada sistem untuk melakukan pengukuran kepuasan pelanggan.

spesifikasi untuk tiap-tiap PC sudah terdokumentasikan

28 Website belum bilingual. sedang diajukan penambahan ac baru. Proses pembangunan gedung baru direncanakan akan selesai akhir tahun 2015

29 Belum ada content pada menu struktur organisasi

Dibuatkan angket untuk mengukur kepuasan pelanggan

30 Belum ada content pada menu program kerja

sedang diajukan pengadaan PC baru dengan spek yang sesuai dengan kebutuhan program terkini terkait dengan bidang keairan yang dapat menunjang kearah pengembangan kerjasama dengan institusi luar

31 Belum ada content pada menu SDM Dibuatkan angket untuk mengukur kepuasan pelanggan

32 Belum ada content pada menu prestasi http://lab-pengairan.ub.ac.id/wp-ub/new2012/perencanaan-bangunan-air/visi-misi/

33 Manual Prosedur yang ada di web belum lengkap sesuai layanan yang ditetapkan. MP penggunaan alat - apakah ada yg utk pengguna diluar jurusan/mahasiswa. Borang masih kosong

http://lab-pengairan.ub.ac.id/wp-ub/new2012/id/perencanaan-bangunan-air/struktur-organisasi/

34 Belum ada content pada menu tinjauan manajemen

http://lab-pengairan.ub.ac.id/wp-ub/new2012/id/perencanaan-bangunan-air/program-kerja/

35 Belum ada content pada menu Jenis Layanan

http://lab-pengairan.ub.ac.id/wp-ub/new2012/id/perencanaan-bangunan-air/sumber-daya-manusia/

36 Belum ada content pada menu IKM http://lab-pengairan.ub.ac.id/wp-ub/new2012/id/perencanaan-bangunan-air/prestasi/

2. Umpan Balik Pelanggan

Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari pihak internal UB Umpan

balik pelanggan pihak internal UB diperoleh dari aktivitas yang dilakukan di LPBA.

Secara umum, hasil umpan balik pelanggan berupa kuesioner yang dilakukan pada

bulan Oktober 2015 akan disajikan pada gambar berikut.



0

10

20

30

40

50

60

Sangat cepat Cepat Biasa Lambat Sangat lambat

%

Apakah peralatan komputer yang ada sekarang ini berjalan dengan cepat dan lancar?

0

10

20

30

40

50

60

Semua Kebanyakan Sebagian Sebagian kecil Tidak ada

%

Apakah program-program yang ada di komputer sekarang ini sudah up-to-date?

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Sangat lancar Lancar Cukup lancar Terkadangmati

Sering mati

%

Apakah pasokan listrik untuk perlatan komputer berlangsung dengan lancar?



0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Sangat leluasa Leluasa Cukup leluasa Agak sempit Sangat sempit

%

Apakah ruang komputer yang digunakan membuat anda dapat leluasa bergerak?

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Sangatnyaman

Nyaman Cukupnyaman

Agak pengap Pengap

%

Apakah udara yang ada di ruang komputer membuat anda merasa nyaman ?

0

5

10

15

20

25

30

35

Tidak pernah Terkadang Berkala Sering Sangat sering

%

Apakah ada gangguan virus di program komputer selama anda gunakan?



3. Kinerja dan Evaluasi Proses

Secara spesifik, selain dari temuan audit dan evaluasi umpan balik pelanggan,

kinerja LPBA juga dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian indikator

kinerja. Setiap tahun, LPBA melakukan perumusan program kerja terukur berdasarkan

hasil tinjauan manajemen tahun sebelumnya. Ukuran capaian program kerja di LPBA

ditentukan dengan memberikan skor sesuai tahapan pelaksanaan programnya (Tabel

2).

Tabel 2. Bobot Pelaksanaan Program kerja

Tahapan Program Bobot

P Perencanaan (persiapan, koordinasi, surat tugas, dll) 10 %

D Pelaksanaan 50%

C Laporan (kompilasi hasil dan analisis) 30%

A Tindak Lanjut (rencana perbaikan, rekomendasi, hasilnya bila ada) 10%

Total 100%

Berdasarkan skor tersebut, maka setiap program dapat diukur capaiannya untuk

bahan evaluasi penyusunan program selanjutnya.

Tabel 3. Capaian Program Kerja LPBA 2015

No.

Uraian Skor

Capaian

1 Pelaksanaan praktek M.K. Pemrograman Komputer Dasar dan M.K. Aplikasi Komputer untuk semua kelas.

80

2 Penggunaan sarana komputer untuk penelitian para dosen di Jurusan Pengairan.

20

3 Perawatan rutin peralatan komputer yang ada sekarang, baik hardware maupun software.

90

4 Penggantian perangkat hardware yang sudah kadaluwarsa dengan peralatan yang baru

10

5 Update perangkat software. 50

4. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Secara umum, masukan untuk tindakan koreksi di LPBA diperoleh dari evaluasi

keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi



sasaran mutu. Rincian tindakan koreksi dan tindakan pencegahan tersebut disajikan

pada Tabel 1.

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu

Rincian tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu disajikan pada Tabel 1.

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM

Pada prinsipnya, ada dua hal yang mempengaruhi SMM di LPBA, yaitu adanya

penambahan dan peningkatan spesifikasi alat disertai dan disertai dengan peningkatan

pelayanan baik internal maupun eksternal.

7. Rekomendasi untuk memperbaiki kinerja

Secara umum, masukan-masukan dari hasil kajian LPBA untuk peningkatan

SMM di LPBA adalah sebagai berikut:

a. Perlunya adanya penambahan dan peningkatan spesifikasi alat di LPBA.

b. Perlunya peningkatan pelayanan baik internal maupun eksternal.

c. Evaluasi capaian program dan capaian indikator kinerja harus dipantau

secara periodik.

d. Perlu segera mengevaluasi dan memperbaiki prosedur yang ada dengan

relevansi pelaksanaan program yang ada saat ini.

IV. PENUTUP

Berdasarkan kajian sistem manajemen LPBA seperti tertuang tersebut di atas,

dapat disimpulkan bahwa sistem di LPBA masih perlu dilakukan evaluasi secara

menyeluruh, dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak

langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen.

Documents

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN - lab-pengairan.ub.ac.id