Upload
hamien
View
243
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
LAPORAN INOVASI KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
myBudget
Kementerian Pengajian Tinggi No.2, Menara 2, Jalan P5/6, Presint 5, 62200 Putrajaya
2
MAKLUMAT AGENSI:
NAMA AGENSI:
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
ALAMAT:
NO.2, MENARA 2, JALAN P5/6, PRESINT 5, 62200 PUTRAJAYA
URUS SETIA UNIT INOVASI, BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN KPT : PUAN ANANTHI A/P SANDRAKANTHAM
Emel : [email protected] Tel : 03- 8870 6075
Faks : 03- 8870 6823
TAJUK PROJEK : myBUDGET
KETUA PROJEK :
EN. REDMAN BIN SAFAR BAHAGIAN KEWANGAN, KPT Emel : [email protected]
Tel : 03- 8870 5339 Faks : 03- 8870 6816
3
LAPORAN INOVASI SISTEM MYBUDGET KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
LATAR BELAKANG KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah ditubuhkan pada
27 Mac 2004 dan bermatlamat membangun serta mewujudkan
persekitaran pengajian tinggi yang menggalakkan untuk menghasilkan
pusat ilmu yang unggul, melahirkan insan yang kompeten, berinovasi serta
berakhlak mulia dalam memenuhi keperluan negara dan antarabangsa.
KPT berperanan penting dalam melahirkan ekosistem pengajian
tinggi yang terbaik di institusi pengajian tinggi awam (IPTA), institusi
pengajian tinggi swasta (IPTS), politeknik dan kolej komuniti. Semua
institusi ini merupakan komponen utama ekosistem pendidikan dan latihan
negara yang akan melahirkan para pemikir, ilmuwan, sarjana, tenaga kerja
mahir dan separa mahir sesuai dengan peranan masing-masing.
Bersesuaian dengan matlamat ini, KPT mempunyai tiga (3) jabatan
bagi pengurusan institusi pengajian tinggi iaitu:
• Jabatan Pengajian Tinggi (JPT) - menguruskan IPTA dan IPTS
• Jabatan Pengajian Politeknik (JPP) - menguruskan Politeknik
• Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (JPKK) - menguruskan Kolej Komuniti
4
Usaha untuk mencapai matlamat ini turut disokong oleh agensi yang
berperanan penting dalam pengajian tinggi iaitu:
Malaysian Qualification Agency (MQA) - badan tunggal yang menyelia dan
menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi pendidikan tinggi negara
Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN) - badan yang
mengurus pembiayaan untuk tujuan pendidikan tinggi.
6
LATAR BELAKANG BAHAGIAN KEWANGAN KPT
Visi
Meneraju Kecemerlangan Pengurusan Kewangan KPT Menjelang 2015
Misi
Memantapkan Pengurusan Kewangan bagi Memperkasa sistem
Penyampaian Perkhidmatan KPT
Moto
Berintegriti Kewangan Berkualiti
OBJEKTIF BAHAGIAN KEWANGAN KPT
• Merancang dan menyediakan sumber kewangan yang mencukupi
untuk semua Bahagian dan Jabatan menjalankan fungsi masing-
maing dengan berkesan;
• Mengurus, menyelaras dan mengawal sumber kewangan dan
peralatan dengan cekap dan teratur mengikut undang-undang dan
peraturan yang ditetapkan;
• Memberi perkhidmatan pengurusan kewangan yang berkualiti
kepada pelanggan; dan
Memberi khidmat nasihat kepada Jabatan/ Bahagian dalam soal-soal yang
berkaitan dengan kewangan.
9
1.0 Ringkasan Eksekutif Projek myBudget
Pelaporan Prestasi Perbelanjaan adalah satu aspek yang penting di dalam
pengurusan kewangan. Pelaporan ini dapat digunakan bagi membantu
stakeholders membuat keputusan di dalam dasar dan program
Kementerian.
Pelaporan ini juga akan digunakan sebagai pemangkin untuk mencapai
Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara dan Bidang Keberhasilan Utama
Kementerian (MKRA).
Sehubungan itu, Bahagian Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi
(KPT) telah membangunkan satu sistem yang boleh memudahkan
Pelaporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus di semua agensi di bawah
seliaannya.
1.1 Tujuan Projek MyBudget
Sistem ini dibangunkan untuk memantau pelaporan Prestasi Perbelanjaan
Mengurus Kementerian Pengajian Tinggi.
10
Ia juga dibangunkan bagi memudahkan dan mempercepatkan agensi di
bawah seliaan kementerian membuat pelaporan kewangan kepada
kementerian dengan lebih tepat lagi.
Sistem ini juga dapat merekod semua bentuk pelaporan kewangan kepada
Kementerian Pengajian Tinggi. Ia akan memudahkan pencarian maklumat
kewangan oleh agensi di bawah KPT dan KPT sendiri.
Antara tujuan lain sistem ini dibangunkan adalah untuk memudahkan
perancangan Anggaran Belanjawan Mengurus Agensi di peringkat Pusat
Tanggungjawab (PTJ), Ketua Program, Pengurusan Ibu Pejabat dan KPT
secara keseluruhannya.
1.2 Mengapa myBudget Dibangunkan oleh Bahagian Kewangan,
Kementerian Pengajian Tinggi
Bahagian Kewangan bertanggungjawab di dalam perancangan peruntukan
tahunan KPT dan bertanggungjawab dalam menyelaraskan peruntukan
belanja mengurus KPT.
11
KPT juga telah menetapkan pengagihan dan penyaluran peruntukan perlu
dibuat dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh Waran Am diterima.
Bahagian Kewangan KPT juga perlu memastikan supaya penyediaan
pelaporan prestasi dapat disediakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.
Bahagian Kewangan KPT juga ingin memastikan semua agensi di bawah
Kementerian Pengajian Tinggi membuat perbelanjaan dengan cara
berhemah.
1.3 Sebelum Sistem myBudget
Sebelum sistem myBudget dibangunkan, pemantauan perbelanjaan semua
agensi agak sukar dilaksanakan. Ini menyebabkan banyak teguran audit
yang diterima oleh Bahagian Kewangan KPT. Antaranya Laporan Prestasi
Perbelanjaan ke MOF tidak dapat dikemukakan ke MOF tepat pada
tempoh yang telah ditetapkan. Ini adalah kerana Bahagian Kewangan KPT
sukar mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan dari PTJ
terutamanya PTJ yang berada di kawasan pedalaman (Kolej Komuniti dan
Politeknik negeri).
12
Semua laporan yang diterima daripada agensi adalah secara manual iaitu
melalui surat dan emel. Ini menyebabkan penyeragaman tidak dapat dibuat
kerana format laporan yang dihantar oleh agensi adalah pelbagai.
Akibatnya, pegawai yang bertanggungjawab menyelaras laporan
(Bahagian Kewangan, KPT) ini terpaksa membazirkan lebih masa untuk
menyemak dan menyeragamkan semula format laporan yang sepatutnya
dihantar. Ini menyebabkan laporan yang dihantar ke MOF lewat dari
tempoh yang ditetapkan.
2.0 Penerangan Projek myBudget
Sistem myBudget merupakan sistem pelaporan kewangan, Bahagian
Kewangan, KPT. Ia dibangunkan oleh Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)
Bahagian Kewangan. Tempoh pembangunan sistem ini adalah selama
lima (5) bulan. Sistem myBudget ini meliputi semua PTJ /Ketua Program di
bawah seliaan KPT kecuali IPTA. Sistem ini mengandungi 5 modul utama
iaitu:
i. Modul Penetapan Sistem
ii. Modul Anggaran Belanja Mengurus (ABM)
iii. Modul Agihan Peruntukan
a) Modul Prestasi Perbelanjaan
13
b) Modul Viremen
2.1 Ciri-Ciri Sistem myBudget
Sistem dibangunkan secara web based dan dapat dicapai di mana-mana
melalui capaian internet. ABM disediakan disemua peringkat PTJ dan
penyelarasan ABM dilakukan diperingkat Ketua Program. Proses agihan
peruntukan dilakukan di peringkat KPT dan semua Ketua Program.
Seksyen Belanjawan dapat memantau prestasi perbelanjaan PTJ/KP dari
semasa ke semasa. PTJ melaporkan prestasi perbelanjaan pada setiap
bulan dan diselaras di peringkat Ketua Program. PTJ/KP dapat memantau
prestasi perbelanjaan masing-masing dari semasa ke semasa. Komunikasi
antara KPT, KP dan PTJ (pengguna sistem) dipermudah melalui Template
Surat, makluman Aktiviti Terkini serta emel. Pelaporan disediakan dalam
format Excel.
2.2 Modul 1: Penetapan Sistem
Modul Penetapan Sistem merupakan modul konfigurasi sistem yang terdiri
daripada konfigurasi:
14
i. Kod Program/Aktiviti
ii. Pendaftaran PTJ/Ketua Program (KP)
iii. Pendaftaran Pengguna
iv. Penyediaan Template Surat
v. Kemasukan Maklumat Terkini
vi. Pelaporan
Konfigurasi kod program/aktiviti akan dilakukan oleh pihak KPT dan boleh
dilakukan pada setiap tahun. Pelaporan disediakan mengikut PTJ/KP atau
keseluruhan KPT, mengikut Program.
Setiap pengguna sistem dibekalkan dengan ID Pengguna dan Katalaluan
yang dibekalkan melalui emel individu. Permohonan ID Pengguna adalah
melalui Bahagian Kewangan, KPT. Pengguna bertanggungjawab untuk
memastikan ID Pengguna dan Katalaluan yang dibekalkan disimpan
dengan baik dan diubah dengan kadar segera sebaik menerima emel
makluman pendaftaran pengguna. Pengguna perlu membuat pengesahan
maklumat pendaftaran pengguna melalui URL yang diterima melalui emel
masing-masing.
15
2.2.1 Peranan Pengguna
Kementerian:
i. Bertanggungjawab dalam peringkat kompilasi dan
pengesahan transaksi di peringkat KPT;
ii. Bertanggungjawab memastikan pelaporan kewangan
lengkap pada setiap bulan;
iii. Bertanggungjawab memantau keseluruhan aktiviti
pengguna Sistem myBudget;
iv. Bertanggungjawab memastikan sebarang transaksi yang
disediakan oleh Seksyen Belanjawan tepat dan muktamat
untuk kegunaan pengguna sistem.
Bahagian Kewangan:
i. Bertanggungjawab memastikan Kod-kod PTJ, Kod
Program/Aktiviti dan ID pengguna sentiasa dikemaskini
dan sedia untuk digunakan;
ii. Bertanggungjawab merekodkan sebarang transaksi
agihan peruntukan kepada semua Ketua Program
sebagaimana e-SPKB.
16
Ketua Program:
i. Bertanggungjawab dalam peringkat kompilasi dan
pengesahan transaksi di peringkat Ketua Program;
ii. Bertanggungjawab memastikan pelaporan kewangan
lengkap di peringkat Ketua Program pada setiap bulan;
iii. Bertanggungjawab merekodkan sebarang transaksi
agihan peruntukan kepada semua PTJ sebagaimana
e-SPKB.
Pusat Tanggungjawab (PTJ):
i. Bertanggungjawab memohon dan mengemaskini ABM 7
bagi setiap tempoh yang ditetapkan;
ii. Bertanggungjawab merekodkan dan memantau prestasi
perbelanjaan PTJ pada setiap bulan sebagaimana yang
ditetapkan.
2.2.2 Pengenalan Daftar Kod Program
Kod Program/Aktiviti bagi setiap PTJ akan dikemaskini oleh Bahagian
Kewangan pada setiap tahun. Kod Program/Aktiviti tidak boleh diubah
selepas sebarang transaksi dilakukan di dalam Sistem myBudget.
17
2.3 Modul 2: Anggaran Belanja Mengurus (ABM)
Setiap PTJ di bawah seliaan KPT perlu memasukkan butiran Anggaran
Belanja Mengurus (ABM) sebagaimana format ABM7 bagi setiap 2 tahun.
ABM PTJ akan diselaras di peringkat Ketua Program mengikut syiling yang
telah ditetapkan sebelum diselaras di peringkat KPT. Setiap PTJ perlu
mengemaskini keseluruhan butiran ABM 7 sebagaimana peruntukan yang
telah disemak, diperaku, disyor, dan diluluskan.
18
PermohonanPTJ mengikut
syiling?
Hantar permohonan kepada
Ketua Program (KP)
Mula
Tamat
PTJ mohon ABM Bagi
Tahun 1 dan Tahun 2
KP kemaskini bajet
mengikut syiling bagi setiap PTJ
KP hantar permohonan kepada KPT untuk
perakuan
PermohonanABM diperaku?
Permohonan ABM
Proses Kerja Modul Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM)
KPT hantar permohonan
kepada MOF (manual)
KPT kemaskini bajet disyor
PTJ/KP kemaskini ABM
mengikut bajet yang
diperaku/disyor/lulus
KPT kemaskini bajet
diluluskan
JumlahpermohonanABM sama
jumlah syor?
JumlahpermohonanABM sama
jumlah lulus?
T
Y
Y
T
KPT kemaskini bajet
diperaku
Y
T
Y
T
19
2.4 Modul 3: Agihan Peruntukan
Proses agihan peruntukan adalah berdasarkan 7 jenis transaksi peruntukan:
Bil Jenis
Transaksi
Peringkat
1. Peruntukan
Diagih
Bahagian Kewangan ���� Semua Ketua Program
2. Peruntukan
Sub Waran
Ketua Program ���� Semua PTJ di bawah seliaan
3. Peruntukan
Tambahan
Bahagian Kewangan ���� Ketua Program ���� PTJ di
bawah seliaan
4. Peruntukan
Ditarik
Ketua Program ���� Bahagian Kewangan
5. Peruntukan
Sub Waran
Ditarik
PTJ ���� Ketua Program
6. Peruntukan
Khas
Bahagian Kewangan ���� Ketua Program/ PTJ
Khas
7. Peruntukan
Khas Ditarik
Ketua Program/ PTJ Khas ���� Bahagian
Kewangan
20
Perekodan agihan peruntukan adalah berdasarkan dokumen waran
e-SPKB. Seksyen Belanjawan dapat memantau agihan peruntukan
sebenar di peringkat Ketua Program.
Mula
Tamat
Rekod agihan bajet olehKPT kepada semua KP
mengikut jenis transaksi
Proses Kerja Modul Agihan Peruntukan
Rekod agihan bajet olehKP kepada semua PTJmengikut jenis transaksi
21
2.5 Modul 4: Prestasi Perbelanjaan
Setiap PTJ perlu melaporkan keseluruhan prestasi perbelanjaan bagi
setiap bulan berdasarkan peruntukan yang telah diagihkan pada setiap
awal bulan berikutnya. Melalui aktiviti ini, PTJ dapat mengetahui baki
semasa peruntukan yang telah diagihkan berdasarkan perbelanjaan
sebenar (perbelanjaan + tanggungan). Pelaporan prestasi PTJ akan
diselaraskan di peringkat Ketua Program sebelum dihantar ke KPT. Ketua
Program dapat memantau PTJ di bawah seliaan yang membuat
perbelanjaan tanpa peruntukan dan perbelanjaan melebihi peruntukan.Bagi
peruntukan khas, pelaporan prestasi perbelanjaan juga dilaporkan melalui
modul ini dan dilaporkan di dalam laporan berasingan.
Jadual Penghantaran Prestasi Perbelanjaan
Peringkat Dateline Catatan
PTJ � KP 7 hb setiap
bulan
KP membuat
kompilasi pada 8 -
10 hb
KP � KPT 10hb setiap
bulan
22
Mula
Tamat
PTJ melaporkanprestasi perbelanjaanpada setiap awal bulan
Proses Kerja Modul Prestasi Perbelanjaan
KP terima laporanprestasi perbelanjaandaripada semua PTJ
KP hantar prestasiperbelanjaan kepada
KPT
KPT terima laporanprestasi perbelanjaandaripada semua KP
23
2.6 Modul 5: Viremen
Permohonan viremen dari semua PTJ/KP dilakukan secara manual.
Proses merekod viremen bagi semua PTJ/KP dilakukan oleh Seksyen
Belanjawan di dalam sistem.
3.0 Pencapaian Hasil Projek
3.1 Penjimatan Kos
Melalui sistem myBudget ini, Bahagian Kewangan berjaya
menjimatkan kos yang besar jika dilakukan secara manual.
Antara kos-kos yang Berjaya dijimatkan adalah seperti kos
kertas bagi laporan prestasi, kos bagi penghantaran surat
makluman dan juga kos bagi percetakan laporan.
3.2 Kepuasan Pelanggan
Melalui soal selidik yang dilakukan terhadap pengguna yang
mengunakan sistem myBudget ini, rata-rata di antara mereka
berpuas hati kerana masa, kos dan tenaga mereka dapat
dijimatkan berbanding dilakukan secara manual.
24
3.3 Penjimatan Masa dan Kewangan
Dengan adanya sistem myBudget ini semua proses
perancangan, pengagihan, perbelanjaan dan pemantauan
peruntukan dapat dilaksanakan dalam tempoh masa yang
minima (laporan boleh dicapai atas talian) untuk dikemukakan
kepada Ibu Pejabat. Kos penghantaran dokumen (pos/faks)
dapat dikurangkan kerana semua laporan dapat dicapai melalui
sistem yang telah dibangunkan.
3.4 Penjimatan Masa
Sistem myBudget dapat menjimatkan masa pelaporan dari
masa 7 hari sekiranya dilakukan secara manual kepada 2 hari
sahaja jika dilakukan melalui sistem ini.
3.5 Peningkatan Sumber Manusia
Pegawai yang terlibat dalam penyediaan pelaporan ini boleh
fokus kepada tugas-tugas lain. Produktiviti dapat
ditingkatkan.Mewujudkan suasana kerja yang lebih kondusif
dan pelaporan boleh dilakukan dihujung jari.