KPP BARLY Ok.compressed

8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed

1/46

i

SISTEM PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA

PT.PRIMASID ANDALAN UTAMA

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III

1. Subarli 12135963

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA

BINA SARANA INFORMATIKA

2015


2/46


3/46


4/46

iv

DAFTAR ISI

Lembar Judul ............................................................................................... i

Lembar Pengesahaan .................................................................................. ii

Kata pengatar .............................................................................................. iii

Daftar Isi ...................................................................................................... iv

Daftar Simbol ............................................................................................... vi

Daftar Gambar ............................................................................................. vii

Daftar Tabel ................................................................................................. viii

Daftar Lampiran ........................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................... 1

1.2 Maksud dan Tujuan ............................................................ 2

1.3 Metode Penulisan .............................................................. 2

1.4 Ruang Lingkup ................................................................... 3

1.5 Sistematika Penulisan ........................................................ 4

BAB II Landasan teori ......................................................................... 5

2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................................ 5

2.2 Peralatan Pendukung ......................................................... 5

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................. 15

3.1 Umum ................................................................................ 15

3.2 tinjauan Perusahaan ........................................................... 163.2.1 Sejarah Perusahaan ....................................................... 16

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .............................................18

3.3 Prosedur Sistem Berjalan ................................................................ 23

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ...................................24

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan ............................................................26

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ............................................................... 29

3.6.1 Bentuk Dokumen Masukun (input ) .......................................... 29


5/46

v

3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran (output ) ......................................... 30

3.7 Permasalahan .................................................................................... 31

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ....................................................... 31

BAB IV 4.1 Kesimpulan ...................................................................................... 32

4.2 Saran .................................................................................................. 32

Daftar Pustaka ............................................................................................................ 33

Daftar Riwayat Hidup ................................................................................................ 34

Surat Keterangan PKL ............................................................................................... 34

Lampiran .................................................................................................................... 35


6/46

vi

Daftar Simbol

http://2.bp.blogspot.com/-d5c3KNt75CA/VMxvo_uU3CI/AAAAAAAACas/oEHkDyznm70/s1600/meto.PNG


7/46

vii

Daftar Gambar

1. Gambar III .1 Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................ 18

2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................ 24

3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .................................................. 25


8/46

viii

Daftar Tabel

1. Tabel II.1. Notasi Tipe Data ......................................................................... 13

2. Tabel II.2. Notasi Struktur Data ................................................................... 14


9/46

ix

Daftar Lampiran

1. Lampiran A1 .............................................................................................. 15

2. Lampiran A2 .............................................................................................. 16


10/46

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk tujuan

menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara berarti.

Dalam kegiatan perusahaan dagang terdapat aktivitas persediaan barang

dagang atau yang sering disebut sebagai persediaan yang terdiri atas barang-

barang yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen. Perusahaan dagang

maupun perusahaan industri pada umumnya mempunyai persediaan yang jumlah

berbeda,jenis serta masalahnya tidaklah selalu sama antara perusahaan yang satu

dengan perusahaan yang lainnya. Pada umumnya dapatlah dikatakan bahwa

hampir pada semua perusahaan, Persediaan meliputi barang yang dibeli dan

disimpan untuk dijual kembali.

Modal yang tertanam dalam persediaan seringkali merupakan harta lancar yang

paling besar dalam perusahaan,namun prosedur pembelian,yang tidak efisien atau

upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani perusahaan karena

mengakibatkan barang tidak terjual dan persediaan barang yang berlebihan. Jadi

penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk

memperkecil atau membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Pencatatan

juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai

stock barang lebih dapat dipercaya.

Kerusakan barang,pemasukan yang tidak benar,kesalahan dalam

pencatatan, serta pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan pesanan dapatmengakibatkan perbedaan antara catatan persediaan dengan persediaan yang

sebenarnya di gudang. Untuk itu perlu diadakan pemeriksaan persediaan secara

periodik atas catatan persediaan dengan persediaan yang sebenarnya. Kebanyakan

perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali,namun ada juga yang

melakukannya sebulan sekali atau sehari sekali.

PT.Primasid Andalan Utama adalah perusahaan dagang yang bergerak

dibidang distributor benih untuk pertanian.Produk-produk ini yang nantinya akan


11/46

2

dijual kembali kepada para distibutor lalu ke petani-petani seluruh

indonesia.Karna banyaknya jenis benih serta bentuk benih yang hampir sama satu

dengan yang lain,maka diperlukan Pencatatan persediaan yang baik agar tidak

terjadi kesalahan dalam penyimpanan dan informasi stock barang.

Dari uraian yang dipaparkan diatas mengingat bahwa pencatatan

persediaan sangat penting,maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut

dalam sebuah karya tulis ilmiah yang berjudul “SISTEM PERSEDIAN

BARANG DAGANG PADA PT.PRIMASID ANDALAN UTAMA”

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam

perkuliahan.

2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan

pengetahuan.

3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat

dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan

yang original.

4. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada pengusaha.

1.3 Metode Penulisan

Untuk memperoleh data maupun keterangan yang dibutuhkan dalam

penyusunan penelitian ini dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Desain Penelitian

a. Teknik Pengumpulan data1. Wawancara

Dalam pengumpulan data juga melakukan wawancara dengan cara

berkomunikasi langsung dengan pihak-pihak terkait dengan tujuan untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan.

2. Observasi

Dalam melakukan penelitian ini penggumpulan data secara langsung ke

lapangan dengan melihat objek yang di teliti dalam waktu yang


12/46

3

bersamaan.Metode ini bersifat umum dan menyeluruh sehingga manfaatnya dapat

dipakai sebagai dasar untuk penelitian yang lebih baik.

3. Studi Pustaka

Selain melakukan observasi dan wawancara,juga dilakukan pengumpulan data

dengan cara studi pustaka untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan

membaca dan mempelajari dari buku-buku yang terkait dengan penelitian ini.

b. Data-data yang dibutuhkan

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

1. Data Primer

Data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi

dilapangan yang diperoleh dari teknik wawancara,seperti :wawancari oleh staf

gudang dan bagian penjualan.

2. Data Sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah

jadi,seperti :kartu stock dan laporan persediaan barang.

c. Metode Analisa Data

Didalam penelitian ini metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif,

dimana hasil penelitian beserta analisanya di uraikan dalam suatu tulisan,

kemudian dari analisis yang telah dilakukan diambil suatu kesimpulan.

d. Lokasi Penelitian

Adapun lokasi penelitian ini dilakukan di PT.Primasid Andalan Utama.

Plaza Kelapa Gading (Rukan Inkopal) Blok C No.48

Jl.Boulevard Barat Raya

Jakarta Utara.

1.4 Ruang Lingkup

Didalam penulisan Riset ini, penulis membahas tentang sistem penjualan benih

pada Pt Primasid Andalan Utama. Mengingat pembahasan didalam penjualan

benih cukup luas dan agar laporan Riset ini mencapai sasaran maka ruang lingkup

pembahasan meliputi, proses benih masuk, dan proses benih keluar.


13/46

4

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk mengetahuai secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan kuliah

kerja praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk

mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan kuliah kerja praktek

ini.

Untuk memudahkan dalam penulisan Tugas Akhir, Kami membuat sistematika

dalam 4 Bab yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulisan Berisi tentang Umum/latar belakang, maksud dan

tujuan,metode penelitian,ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulisan menjelaskan tentang konsep dasar sistem,dan

peralatan pendukung(tools sistem)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulisan membahas menenai hal yang bersifat umum,tujuan

perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan strukur organisasi dan

prosedur system berjalan, diagram alir data (DAD) system berjalan,kamus data

system berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam

keluaraan,bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif

pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil

ditarik dari seluruh pembuatan laporan kuliah kerja praktek ini. Yang mungkin

bermanfaat bagi pembaca maupun bagi pengelola Pt primasid Andalan Utama.


14/46

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Definisi Sistem Menurut Jerry Fith Gerald “sistem adalah suatu jaringan

kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sistem tertentu”.

Menurut Raymond Mc. Leod (2001 : 11) “sistem adalah sekelompok elemen yang

teriintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”.

Sedangkan menurut Drs. KOMARUDIN “sistem adalah suatu susunan

yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-

prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksana

kegiatan dari satu organisasi”.

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi

meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-

bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus

mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen

dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai

tujuan yang akan dicapai.

Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai

seperangkat elemen yang digabungkan satu sama yang lainnya untuk suatu tujuan

bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin prosedur, dokumen, data

atau elemen lain yang teroganisir elemen-elemen tersebut. Elemen sistemdisamping terhubung satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya

untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

B. Pengertian Informasi

Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Jogiyanto

(2005:8) ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan berarti bagi yang menerimanya”. Sumber dari informasi adalah data.


15/46

6

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data

adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.

Kejadian (event) adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata

(fact and entity) adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang

betul-betul ada dan terjadi.

C. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Lertch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto

(2005:11) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi

organisasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Tujuan dari sistem informasi adalah menyajikan informasi untuk mengambil

keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, kegiatan operasi

subsistem suatu perusahaan, sehingga dapat diambil kesimpulan sistem informasi

memberi suatu cara untuk memandang suatu organisasi sebagai suatu keseluruhan

sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.

Pemanfaatan komputer bahwa bagi aplikasi manajerial yaitu sistem

informasi, meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih dari pada sekedar sebuah

alat untuk mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral

terpenting dalam suatu sistem informasi.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan ( Building Block ) yang terdiri dari:

1. Blok Masukan ( Input Block )Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode

dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke

dalam sistem. Masukan disini terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan,

perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan dan bentuk

tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan pengolahannya. Cara

untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan,


16/46

7

formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari, papan ketik

(keyboard ) dan lain-lain.

2. Blok Model ( Model Block )

Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan

dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil

yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat

mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu

pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu

laporan ringkas. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis

data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block )

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua

pemakai sistem. Keluaran sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-

blok lain suatu sistem informasi. Jika suatu sistem informasi tidak sesuai dengan

kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis

data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Keluaran sistem informasi dapat

berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan dan lain

sebagainya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi

dapat berupa layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau

microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa hasil cetak mesin cetak

dan tayangan pada monitor komputer.

4. Blok Teknologi (Technology Block )Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi

merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk

menerima input , menjalankan model, menyimpan dan mengakses data

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri system

secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware, software

dan hardware.


17/46

8

5. Blok Basis ( Database Block )

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk

melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media

untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, dll. Basis

data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan

bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian,

dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Basis

data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu lainnya,

tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control Block )

Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakini bahwa hal-hal

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila telanjur kesalahan-

kesalahan dapat langsung diatasi.

Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika memiliki beberapa unsur-

unsur, antara lain seperti dibawah ini:

a. Akurat

Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan – kesalahan tidak bisa

atau menyesatkan.

b. Tepat waktu

Yang dimaksud dengan tepat waktu disini adalah informasi yang datang pada

penerimanya tidak boleh terlambat.c.

Relevan

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

D. Karateristik Sistem

Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Itu

merupakan sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai


18/46

9

masukan dan keluaran. Sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu

seperti :

1. Komponen (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk

satu kesatuan.

2. Batasan Sistem ( Bundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainya

dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar ( Enviroment )

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

mennguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut

4. Penghubung Sistem (interface)

Pengubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sistem ke

sistem lainya.

5. Masukan Sistem ( Input )

Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal

(signal input ).

6. Keluaran (Output )

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubahmasukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem

tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.


19/46

10

E. Klasifikasi Sistem

1. Sistem abstrak

Merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara

fisik (sistem teologia), Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik

contohnya seperti sistem komputer, sistem kuntansi dan lain sebagainya.

2. Sistem Alamiah

Merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya seperti sistem

matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya.

3. Sistem buatan manusia

Merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang

melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut Humanmachine

System contohnya seperti sistem informasi.

4. Sistem Tertentu ( Deterministic System)

Merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga

keluaran dari sistem dapat diramalkan contohnya seperti Sistem Komputer.

5. Sistem tak tentu (Probabilistic System)

6. Sistem tertutup (Close System)7. Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem

luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari

pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada

sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah (relatively closed

system) secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup. Sistem terbuka (open

system) merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan

luarnya.

2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)

Dalam penulisan kuliah kerja praktek ini penulis menggunakan peralatan

(tool system) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktek ini,

adapun peralatan yang di gunakan:


20/46

11

1. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir misalnya

lewat telepon, surat dan sebagainya, atau lingkungan fisik dimana data tersebut

akan disimpan misalnya file card , microfile, hard disk, tape, diskette dan lain

sebagainya.

DFD merupakan alat yang akan digunakan pada metodologi

pengembangan sistem yang terstruktur (struktured analisys and design). DFD

merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan

arus data di dalam sistem dengan struktur.

DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol)

yang berfungsi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu

didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram Arus Data

sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang

akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan.

DFD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara

umum dari DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem

(autoformat) atau komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang

penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling

berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan menggunakan DFD

adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk

mengerti sistem yang akan dikerjakan dan atau dikembangkan danmemungkinkan untuk menggambarkan sistem dari levelyang paling tinggi

kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah. Kekurangan dari

DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan

perhitungan. Pada DFD terdapat beberapa tingkatan, yaitu :


21/46

12

2. Kamus Data

Model berikutnya yang akan dibahas adalah Kamus Data (Data

Dictionary). Kamus Data tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya

DFD, tetapi porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan lagi,

sebuah model tidak lengkap tanpa Kamus Data. Kamus Data adalah katalog fakta

tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat

hal-hal berikut:

a. Nama arus data

Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari

arus data juga harus dicatat di Kamus Data.

b. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu

ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan

langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang

menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan

permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai

struktur yang berbeda.

c. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses

yang lainya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk lapran serta dokumen

hasil cetakan komputer.

d. PeriodePeriode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data

harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan

kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

e. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di Kamus

Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang


22/46

13

arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan

Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan

untuk meminta barang dari gudang.

f. Struktur data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri dari item-

item data apa saja.

Selain hal di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat

arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data, notasi

atau simbol yang digunakan di bagi menjadi dua macam yaitu :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini di gunakan untuk membuat spesifikasi

format input maupun output suatu data. Notasi umum digunakan antara lain :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

= Terdiri

+ Dan (and)

0 Pilih (boleh ya atau tidak)

{} Pengulangan Proses (iterasi)

[ ] Pemisah salah satu pilihan

I Pemisah plihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal : 172)


23/46

14

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang

umum digunakan adalah sebagai berikut :

Table II.2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri

+ Dan (and)

0 Pilih (boleh ya atau tidak)

{} Pengulangan Proses (iterasi)

[ ] Pemisah salah satu pilihan

I Pemisah plihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal:172)


24/46

15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk tujuan

menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara berarti.

Dalam kegiatan perusahaan dagang terdapat aktivitas persediaan barang

dagang atau yang sering disebut sebagai persediaan yang terdiri atas barang-

barang yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen. Perusahaan dagang

maupun perusahaan industri pada umumnya mempunyai persediaan yang jumlah

berbeda,jenis serta masalahnya tidaklah selalu sama antara perusahaan yang satu

dengan perusahaan yang lainnya. Pada umumnya dapatlah dikatakan bahwa

hampir pada semua perusahaan, Persediaan meliputi barang yang dibeli dan

disimpan untuk dijual kembali.

Modal yang tertanam dalam persediaan seringkali merupakan harta lancar yang

paling besar dalam perusahaan,namun prosedur pembelian,yang tidak efisien atau

upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani perusahaan karena

mengakibatkan barang tidak terjual dan persediaan barang yang berlebihan. Jadi

penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk

memperkecil atau membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Pengendalian

intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi

mengenai stock barang lebih dapat dipercaya.

Kerusakan barang,pemasukan yang tidak benar,kesalahan dalam

pencatatan, serta pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan pesanan dapat

mengakibatkan perbedaan antara catatan persediaan dengan persediaan yangsebenarnya di gudang. Untuk itu perlu diadakan pemeriksaan persediaan secara

periodik atas catatan persediaan dengan persediaan yang sebenarnya. Kebanyakan

perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali,namun ada juga yang

melakukannya sebulan sekali atau sehari sekali.

PT.Primasid Andalan Utama adalah perusahaan dagang yang bergerak

dibidang importir dan distributor benih untuk pertanian.Produk-produk ini yang

nantinya akan dijual kembali kepada para distibutor lalu ke petani-petani seluruh


25/46

16

indonesia.Karna banyaknya jenis benih serta bentuk benih yang hampir sama satu

dengan yang lain,maka diperlukan sistem pengendalian intern persediaan yang

baik agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan dan informasi stock barang.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur

organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan

tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Industri benih di indonesia mengalami kemajuan yang sangat pesat dari tahun

ke tahun, perubahan pola tanaman petani dari pengunanan benih lokal mulai

beralih mengunakan benih – benih hibrida seperti ; Bermacam-macam semangka

baik yang berbiji baik yang buahnya bulat atau lonjong, tomat hibrida,cabai

hibrida yang kemudian dikuti dengan pengunaan mentimun hibrida dan terong

hibrida. Juga dengan berkembangnya secara pesat jenis-jenis baru yaitu semangka

tanpa biji dan melon.

Keseriusan dari berbagai rekan dari luar negeri untuk berusaha

mengembangkan berbagai jenis produk hibridanya yang diperkirakan dapet

dikembangkan secara luas di indonesia. Mereka berani menanamkan modal untuk

sering berkunjung ke Indonesia hanya untuk mencaritau mengenai pengembangan

produk hibrida hasil kombinasi mereka yang ditanam di indonesia.

Kondisi iklim di Indonesia yang dapat digunakan untuk menanam berbagai

jenis tanaman sepanjang tahun akan sangat membantu kecepatan permunian suatu

jenis tanaman dibandingkan dengan Negara-negara mempunyai 4 musim yangberbeda.

Banyak tenaga kerja yang bersedia walaupun perlu pelatihan yang cukup

lama mengingat belum terbiasa untuk bekerja di bidang perbenihan, dimana

dituntut suatu ketelitian, kejujuran dan berkualitas yang baik, upah buruh tani

yang cukup rendah merupakan modal utama dalam berproduksi secara masal yang

membutuhkan jumlah tenaga kerja yang cukup banyak.


26/46

17

Beberapa hal tersebut diatas menjadi latar belakang bagi kami untuk memulai

mencoba merintis Industry Benih Hortikultural di Indonesia dengan nama

PT.PRIMASID ANDALAN UTAMA.

PT. Primasid Andalan Utama didirikan di jakarta, pada tanggal 18 Oktober

1996, yang mempunyai aktifitas kerja kersus di bidang penyediaan sarana

pertanian meliputi Benih, Pupuk Daun, Pestisida, Zat Pengatur Tumbuh, dan

bahan-bahan lain untuk mendukung kemajuan dibidang pertanian.

Selain itu perusahaan juga melakukan kegiatan dalam memproduksi benih

Semangka non-biji, semangka berbiji hibrida, Mentimun hibrida, Tomat hibrida

untuk dataran menengah dan pengembangkan Cabe hibrida mandul jantan.

Kerja sama dengan penangkar benih untuk produksi benih-benih Open

pollinated sperti Kacang Panjang, Buncis, kangkung,dll. Uji coba sinkronisasi

pembuangan padi hibrida dan persiapan produksi padi hibrida. Pengembangan

padi hibrida jenis introduksi.

Bidang kerja pada PT. Primasid Andalan Utama meliputi :

1. Penelitian dan pengembanga benih-benih unggul seperti seperti mentimun

hibrida, padi hibrida dan lain-lain.

2. membina hubungan dengan para pemasok lokal dalam pengembangan dan

pemasaran Pupuk Daun, Pupuk kalium, ZPT, Wetting, BIOPESTISIDA dan lain-

lain.

3. Membina hubungan dengan pemasok dari luar negeri antara lain Malaysia,

Filipina, jepang, Thailand dan India dalam rangka pegembangan jenis-jenis

hibrida unggul di Indonesia.

4. Kerjasama dengan para peneliti swasta dalam rangka penemuan dan

pengembangan produk-produk baru.5. Distrubusi sarana pertanian ke wilayah Sumatera, Jawa, Bali, lombok,

Kalimatan, Sulawesi dan NTT.

6. Kerjasama dengan aparat pertanian dalam rangka membantu peningkatan

produksi pertanian.

7. Pengembangan produksi padi hibrida.


27/46

18

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang

menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub

bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian

mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan

tanggung jawabnya.

Berikut adalah struktur organisasi yang ada di PT. Primasid Andalan Utama yaitu

:

Gambar III.1 Struktur Organisasi dan Fungsi

KOMISARIS

DIREKSI

PEMBELIAN PENGAWASAN

PENGIRIMAN

PENGEMBANGA

N PEMASARAN

KEUANGAN

&AKUNTINGR & D PRODUKSI

BENIH

SUMUT

JABAR

JATENG

JABAR

JATENG

JATIM

LUAR NEGERI

DALAM NEGERI

SUMATERA

SULAWESI

KALIMATAN

NTT

NTB

BALI

JAWA

H R D


28/46

19

Penjelasan Gambar :

1. Komisaris

(dalam jumlah jamak disebut dewan komisaris) adalah sekelompok orang yang di

pilih atau ditunjuk untuk mengawasi kegiatan suatu perusahaan.

Komisaris sebuah organisasi adalah anggota dewan pengawasnya. Beberapa

istilah spesifik digunkan untuk menjelaskan keberatdaan atau ketiadaan

hubungannya terhadap organisasi tersebut.

Komisaris (atau komisaris dalam, inside director ) adalah seorang komisaris yang

juga merupakan seorang pegawai, petugas pemengang saham utama, atau

seseorang yang hubungan dengan organisasi (perusahaan) tersebut.

Komisaris adalah mewakili kepentingan dari para pemengang saham, keuangan,

penguasaan pangsa pasar dari organisasi tersebut.

2. Direksi

Direksi Perseroan terbatas bisa terdiri dari satu orang atau bisa juga lebih dari satu

orang, hal itu tergantung dari kebutuhan opersional perseroan.

Tugas tanggung jawab Direksi adalah menjalankan pengurusan perseroan.

Meski pengurusan itu dijalankan Direksi sesuai dengan kebijkannya sendiri

dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab.

Sebagai pengurus perseroan,

Kewajiban direksi didalam menjalankan tugasnya yaitu melakukan pengurusan

perseroan, Direksi wajib membuat Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus,

Risalah RUPS dan Risalah Rapat Direksi. Selain dokumen-dokumen tersebut,

Direksi juga berkewajiban membuat Laporan Tahunan Perseroan dan Dokumen

Perseroan.

3. Bagian R & D (Research and Development)

Metode penelitian dan pegembangan atau dalam bahasa inggrisnya Research and

Development adalah metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan

produksi tertentu, dan menguji keefektifan produk tersebut.

Penelitian dan pengembangan (Research and Development) pada industri

merupakan ujung tombak ndari suatu industri dalam menghasilkan produk-produk


29/46

20

baru yang dibutuhkan oleh pasar, contoh penelitian dan pengembangan untuk

varietas benih tomat.

4. Bagian Produksi Benih

Adalah orang-orang yang dipercaya oleh perusahaan unuk mengembangkan dan

varietas tanaman baru sebelum dipasarkan.

Fungsinya meliputi :

1. Penyusunan konsep program kerja bidang produksi tanaman pangan untuk

acuan pelaksanaan tugas.

2. Pelaksanaan penyusunan pedoman dan bimbingan bahan pembinaan

operasional demonstrasi dan uji terap.

3. Pelaksanaan pementaan potensi sentra komoditas dan penetapan sasaran areal

tanam.

4. Penyelenggaraan pemberian rekomndasi dan bimbingan penerapan paket

teknologi anjuran.

5. Penyelengaraan bimbingan, penerapan pedoman, standar mutu benih dan

pengaturan penggunaan benih serta pemantauan dari luar negeri.

5. Bagian Pembelian

Pembelian adalah serangkain tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa

melalui pertukaran, dengan maksud digunakan sendiri atau dijual kembali.

Tahapan-tahapan prosedur pembelian adalah berikut :

1. prosedur permintaan pembelian.2. Prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok.

3. Prosedur order pembelian.

4. Prosedur Penawaran harga.

5. Prosedur pemcatatan utang.

6. Prosedur distribusi pembelian.


30/46

21

6. Bagian Pengemasan dan pengiriman

Pengemasan merupakan sistem terkoordinasi untuk menyiapkan barang menjadi

siap untuk ditransportasikan, didistribusikan, disimpan, dijual, dan dipakai.

Adanya wadah atau pembungkusan dapat membantu mencegah atau mengurangi

kerusakan, melindungi produk yang ada didalamnya, melindungi dari bahaya

pencemaran serta ganguan fisik (gesekan, benturan, getaran). Di samping itu

pengemasan berfungsi untuk menempatkan suatu hasil pengelohan atau produk

industri agar mempunyai bentuk-bentuk yang memudahkan dalam penyimpanan,

pengangkutan dan distribusi.

Setelah proses pengemasan selesai maka barang dikirim atau didistribusikan

kepada para pelanggan sesuai dengan permintaan dan surat jalan atau faktur yang

telah dibuat.

7. Bagian Pengembangan dan Pemasaran

Pengembangan produk merupakan serangkaian aktivitas yang dimulai dengan

analisa persepsi dan peluang.

Dalam suatu perusahaan umumnya melalui 6 tahapan proses, antara lain adalah :

1. Fase 0 : Perancanaan produk

Kegiatan perencanaan sering dirujuk sebagai “zero fase” karena kegiatan ini

mendahului persetujuan pryek dan proses peluncuran pengembangan produk

aktual.

2. Fase 1 : Pengembangan Konsep

Pada fase pengembangan konsep, kebutuhan pasar target didetifikasi, alternatif

konsep-konsep produksi dibangkitkan dan dievaluasi, dan satu atau lebih konsep

dipilih untuk pengembangan dan percobaan lebih lanjut.3. Fase 2 : Perancangan Tingkat Sistem

Fase Perancangan tingkat sistem mencakup definisi arsitektur produk dan uraian

produk menjadi subsistem-susistem serta komponen-komponen.

4. Fase 3 : Perancangan Detail

Fase perancangan detail mencakup spesifikasi dari bentuk, material, dan toleransi

dari seluruh komponen unik pada produk dan identifikasi seluruh komponen

standar yang dibeli dari pemasok.


31/46

22

5. Fase 4 : Pengujian dan Perbaikan

Fase pengujian dan perbaikan melibatkan konstruksi dan evaluasi dari bermacam-

macam versi produksi awal produksi.

6. Fase 5 : Produksi Awal

Pada fase produksi awal, produksi dibuat dengan mengunakan sistem produksi

yang sesungguhnya. Tujuan dari produksi awal ini adalah untuk melatih tenaga

kerja dalam memencahkan permasalahan yang timbul pada proses produksi

sesunguhnya. Peralihan dari produksi awal menjadi produksi sesungguhnya

biasanya tahap demi tahap. Pada beberapa titik pada masa peralihan ini, produk

diluncurkan dan mulai disediakan untuk didistribukan.

Sedangkan untuk pemasaran, pemasaran adalah kegiatan pemasar untuk

menjalankan bisnis guna memenuhi kebutuhan pasar dengan barang atau jasa,

menetapkan harga, mendistribukan, serta mempromosikannya melalui proses

pertukaran agar memuaskan konsumen dan mencapai tujuan perusahaan.

Dalam pemasaran ada yang dikenal dengan konsep pemasaran, yaitu konsep-

konsep inti pemasaran meliputi : kebutuhan, keinginan, permintaan, produksi,

utilitas, nilai dan kepuasaan, pertukaran transaksi dan hubungan pasar, pemasaran

dan pasar. Kita dapat memedakan antara kebutuhan, keinginan dan permintaan.

Kebutuhan adalah suatu keadaan dirasakannya ketiadaan kepuasan dasar tertentu,

keinginan adalah kehendak yang kuat akan pemuas yang spesifik terhadap

kebutuhan-kebutuhan yang lebih mendalam, sedangkan permintaan adalah

keinginan akan produk yang spesifik yang didukung dengan kemampuan dan

kesedian untuk membelinya.

8 Bagian Keuangan dan Akunting Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah

dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan

sehingga dapet digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah

dimengerti untuk pengembalian suatu keputusan serta tujuan lainya.

Maka bagian akunting berfungsi untuk mencatat seluruh aktifitas pemasukan dan

pengeluaran dana diperusahaan dari membuatkan laporan keuangan perusahaan.

9. Human Resource Departement (HRD)


32/46

23

Manajemen sember daya manusia, yaitu suatu proses menagani berbagai masalah

pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainya

untuk untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai

tujuan yang telah ditentukan bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm

adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut

human resource departement (HRD).

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Kegiatan sistem Persedian Barang dagang yang dilakukan oleh PT Primasid

Andalan Utama ini semuanya berdasarkan proses kegiatannya.

Adapun tahapan proses penjualannya sebagai berikut :

1. Pemesanan Barang Dagang

2. Penerimaan Barang Dagang

3. Penjualan

4. Stock Opname

5. Persedian Akhir


33/46

24

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, saya mencoba

menggunakan diagram arus data yang berfungsi untuk mempermudah pemahaman

sistem yang sedang berjalan.

a. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan:

DKP :Daftar kebutuhan part

PPB :Permohonan pembelian barang

PO :Purchase Order

STG :Sudah terima gudang

PPUB :Permohonan pembelian unit baru

PKB :Pemberitahuan barang baru

LSO :Laporan stok opnamePPC : Production Planning Control

PPIC : Production Planning Inventory Control


34/46

25

a. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan


35/46

26

a. Diagram Detail Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara lebih

rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang

data yang di cari. Yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan

keluaran yang berhubungan dengan pembelian alat berat pada PT. Primasid

Andalan Utama.


36/46

27

1. Kamus data Dokumen Masukan

a. Surat Pemesanan

Nama Arus Data : Surat Pemesanan

Alias :PO

Bentuk Data :Manual/Cetakan komputer

Arus Data :Customer – Marketing – Proses – Arsip

Penjelasan :Sebagai salah satu syarat pemesanan Benih

Periode :setiap melakukan pemesanan Benih

Volume :1-25 Surat

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-. Header = judul + tahun + no_PO + tanggal + Suplaer +

telp_fax + contact_person +

-.Isi = jumlah + nama_barang + harga(satuan + total ) +

terbilang

-. Footer = dipesan oleh + nama_pembayaran +

waktu_penyerahaan + kota_pemesanan + tanggal + ttd +

ttd_pemesan.

b. Rekap Terima Barang

Nama Arus Data : Rekap Terima Barang

Alias : Rekap Terima Barang

Bentuk Data : Manual/Cetakan komputer

Arus Data : supplier – Marketing – bagian_persedian – Arsip

Penjelasan :Sebagai salah satu bukti penerimaan Benih

Periode :setiap melakukan penerimaan BenihVolume :1-25 Surat


-. Header = judul + tahun

-.Isi = tanggal_terima + supplier + no_packing list +

nama_barang + Berat_kotor + Berat_packing +

Berat_bersih + keterangan

-. Footer = tgl_penerima + penangung_jawab + mengetahui


37/46

28

2. Kamus Data Dokumen Keluaran

c. Bukti invoice

Nama Arus Data :Bukti invoice

Alias :Bukti invoice

Bentuk Data :Cetakan komputer

Arus Data : Marketing – proses – custamer - Arsip Bukti invoice

Penjelasan :Berisi keterangan penagihan

Periode :setiap melakaukan transaksi

Volume :1-25 Surat


-. Header = + tgl +dipesan oleh + alamat_kirim barang +

no_tlfn + no_nota + no_po customer + dikirim_lewat +

jatuh_tempo +

- isi = jumlah_barang + unit + nama_barang + harga/unit +

discount + jumlah

- Footer = tebilang + subtotal + angkutan + bayar_hari +

total_tagihan + ttd_direktur

d. Surat Jalan

Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : Surat Jalan

Bentuk Data :Cetakan komputerArus Data :Marketing – proses – Bagian_persedian - custamer -

Arsip Surat Jalan

Penjelasan :Berisi keterangan penagihan

Periode :setiap melakaukan transaksi

Volume :1-25 Surat



38/46

29

-. Header = + tgl +dipesan oleh + alamat_kirim barang +

no_tlfn + no_surat jalan + no_po customer + dikirim_lewat

- isi = jumlah_barang + unit + nama_barang + keterangan

- Footer = admin_gudang + Diperiksa Oleh + tanda_tangan

penerima + ttd_direktur

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang di maksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian

dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses persedian barang

dagang bentuk dokumen ini sendiri di golongkan dalam dua bagian, yaitu

dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1 Bentuk Dokumen Masukun (input)

Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar

untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan

suatu keluaran yang disebut dengan output . Dokumen masukan yang digunakan

adalah sebagai berikut :

a. Nama dokumen : Surat PemesananFungsi : Sebagai salah satu bukti penerimaan Benih

Sumber masukan : Pemesanan

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap melakukan penerimaan benih

Media : Kertas

Jumlah : Tiga Lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.1b. Nama dokumen : Rekap terima barang

Fungsi : Sebagai salah satu bukti penerimaan Benih

Sumber masukan : Rekap terima barang

Tujuan : Supplier

Frekuensi : setiap melakukan penerimaan Benih

Media : Kertas


39/46

30


Bentuk dokumen : Lampiran A.2

3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran ( output)

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung

kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan.

Dokumen keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut :

c. Nama dokumen : Bukti invoice

Fungsi : Berisi keterangan penagihan

Sumber masukan : invoice

Tujuan : Supplier

Frekuensi : setiap melakaukan transaksi

Media : Kertas


Bentuk dokumen : Lampiran B.1

d. Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Berisi keterangan penagihan

Sumber masukan : Surat Jalan

Tujuan : Supplier

Frekuensi : setiap melakaukan transaksiMedia : Kertas


Bentuk dokumen : Lampiran B.2


40/46

31

3.7 Permasalahan

Masalah Yang Dihadapi Oleh PT. Primasid Andalan Utama

1. terjadi selisih jumlah persedian barang dagang antara pencatatan manual

dengan fisik barang yang disebabkan :

a. tidak adanya pencatatan secara komputerasasi saat barang masuk dan keluar.

b. Kurang Kordinasinya bagian pencatatan dengan bagian penyimpanan fisik

barang.

2. tempat penyimpanan yang kurang tertata dengan baik.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:

1. Dengan adanya link yang menghubungkan data-data antar bagian maka dapat

mempercepat arus informasi pada perusahaan dan memudahkan dalam pencarian

data dan dapat melihat sesuai dengan hak akses masing-masing bagian.

2 Mengurangi keterlibatan banyak pihak, dengan hanya melibatkan pihak-pihak

yang penting dan terpercaya dalam melakukan pengecekan dan penandatanganan

dokumen-dokumen perusahaan


41/46

32

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan.

Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT. Primasid Andalan

Utama maka dapat disimpulkan bahwa:

1. PT. Primasid Andalan Utama dalam pencatatan persedian barang dagang

mengunakan sistem perpetual dengan metode fifo, sistem dan metode ini sudah

baik digunakan, karena setiap transaksi pembelian maupun penjualan, PT.

Primasid Andalan Utama selalu mencatat transaksi tersebut pada kartu stock,

sehingga jumlah persedian barang dagang selalu dapat diketahui setiap saat. Dan

setiap persedian barang dagang yang masuk terlebih dahulu maka dikeluarkan

terlebih dahulu juga oleh pihak gudang dikarenakan barang yang dijual memiliki

masa kadarluasa, dan apabila disimpan terlalu lama maka kelembaban pada benih

akan menurunkan tingkat persentase daya kecambah, serta kwalitas barang

menjadi menurun.

2. metode pencatatan perpetual yang digunakan pada PT. Primasid Andalan

Utama, dapat dikatakan sudah sesuai dengan metode pencatatan akuntansi,

dimana setiap terjadi transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang

dagang langsung dicatat pada kartu stock, dan setiap pengeluaran barang

menggunakan surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang dagang dari gudang.

4.2 Saran

1. Untuk bagian pencatatan persediaan digudang diharapkan agar dapat lebih teliti

pada saat melakukan pencatatan persedian barang dagang agar meminimalisir

kesalahan informasi jumlah stock barang yang tersedia.2. Adanya pencatatan secara komputersasi selain dengan menggunakan pencatatan

manual.

3. Untuk Koordinasi bagian pencatatan dengan bagian penyimpanan fisik barang

diharapkan agar lebih ditingkatkan.

4. Pembenahan tempat penyimpanan persedian barang dagang agar barang –

barang yang disimpan tertata dan tersimpan dengan benar.


42/46

33

Daftar Pustaka

Jerry Fith Gerald 2000, http://elib.unikom.ac.id

Mc. Leod Raymond 2001, sistem informasi manajemen, jakarta, PT.

Prenhallindo

Drs. Komaruddin, http://darwana70.files.wordpress.com

Robert N. Anthony dan John Dearden, robymaulana.blogspot.com

Robert A. Lertch dan Roscoe, http://ilmumanajemen.com

http://elib.unikom.ac.id/http://elib.unikom.ac.id/http://elib.unikom.ac.id/http://darwana70.files.wordpress.com/http://darwana70.files.wordpress.com/http://darwana70.files.wordpress.com/http://ilmumanajemen.com/http://ilmumanajemen.com/http://ilmumanajemen.com/http://ilmumanajemen.com/http://darwana70.files.wordpress.com/http://elib.unikom.ac.id/


43/46


44/46


45/46

35

LAMPIRAN A.1


46/46

LAMPIRAN A.2

Documents

KPP BARLY Ok.compressed