İŞLETME KAYNAKLARININ PLANLANMASI

ÖMÜR CANKURT TÜLİN ENGÜDAR 2002800099 2002800100

Gelişen teknoloji ile bilim; malzeme, makine, teçhizat, işçilik ve bunlar gibi üretim kaynaklarından oluşan ve sürekli olarak daha karmaşık hale gelen üretim sistemlerinin daha etkin ve verimli yönetilebilmesi için yeni yöntem ve ilkeler geliştirmeye çalışmıştır. Geliştirilen bu yeni ilke ve yöntemlerin amacı, üretim kaynaklarını verimli bir şekilde kullanarak işletmelere rekabet üstünlüğü avantajlarını kazandırabilmektir.

İşletmelerin rekabet üstünlüğü avantajını yakalayabilmesinin önde gelen üç noktası vardır. Bunlar yüksek kalite, düşük maliyet ve yüksek verimliliktir. İşletmelerde tedarik sürelerinin düşürülmesi, sürekli değişen müşteri taleplerine uygun üretimin gerçekleştirilmesi, tedarik zinciri içinde yer alan tedarikçi firma, üretici firma, satıcı firma ile müşteriler arasında istenen düzeyde iletişimin sağlanması faaliyetlerinin, etkinlik, verimlilik ve performans ilkelerine uygun olarak yapılabilmesi için İşletme Kaynakları Planlaması yaklaşımının kullanılması gerekmektedir.

İşletme kaynakları Planlamasının kaynağı 1960’lı yılların öncesinde kullanılan Malzeme Listesi(Bill of Material-BOM)-ürün ağaçları- kavramına kadar gitmektedir. 1960’lı yıllarda Malzeme İhtiyaç Planlama(Material Requirements Planning-MRP), 1970’li yıllarda Kapalı Çevrimli Malzeme İhtiyaç Planlama(Closed-loop MRPI), 1980’li yıllarda Üretim Kaynakları Planlaması(Manufacturing Resource Planning-MRPII) ve Dağıtım Kaynakları Planlaması(Distribution Resource Planning-DRP), 1990’lı yıllarda ise İşletme Kaynakları Planlaması(Enterprise Resource Planning-ERP) sistemleri geliştirilmiştir. İşletme kaynakları Planlaması tüm adı geçen sistemleri kapsayan bir yapıya sahiptir. Diğer taraftan İşletme Kaynakları Planlaması; Türkçe literatürde Kurumsal Kaynak Planlaması veya Teşebbüs Kaynak Planlaması adıyla da anılmaktadır.

İKP üç temel gelişmenin bir sonucu olarak

karşımıza çıkmaktadır. Bunlar pazar, bilgi işlem teknolojisi ve organizasyonel yapıdaki değişimlerdir.

Bu gelişmelerin sonucu olarak, küresel düşünme anlayışı, stratejik planlama anlayışı ve entegre planlama yaklaşımı zorunlu hale gelmektedir. Ana üretim planlama, pazarlama ve satış analizi, uzun vadeli ve büyük miktarlı satın alma anlaşmalarının yapılması merkezi planlama faaliyetleri olarak, yerel satın alma, stok kontrol, üretim programlama, kalite yönetimi, bakım yönetimi, satış ve yerel sevkıyat merkezin alt kademeleri tarafından yapılan faaliyetler olarak ele alınmaktadır.

İşletme Kaynakları Planlamasının Tanımı ve Kapsamı

Müşteri talebinin yapısının sürekli olarak değişmesi ve bu değişimin tahmin edilmesinin zor olmasından dolayı işletmenin faaliyetlerini bu değişime uygun olarak hareket edebilecek hale getirmesinin yolu İKP yaklaşımından geçmektedir. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere hem de üretim ve dağıtım kaynaklarının kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetleri değişime duyarlı hale getirebilmek ancak İKP yaklaşımı ile mümkün olmaktadır.

İşletmelerde kaynak kullanımının temel

yönlendiricisi Stratejik Planlama Sistemi (SPS)’dir. Üretim kaynakları planlamasında Üretim Kaynakları Planlaması (Manufacturing Resource Planning–MRPII), dağıtım kaynakları planlamasında Dağıtım Kaynakları Planlaması (Distribution Resource Planning–DRP), imalatın etkin ve verimli bir şekilde yönlendirilmesi ve yürütülmesinde Bilgisayarla Bütünleşik Üretim (Computer Integrated Manufacturing–CIM) sistemleri kullanılmaktadır. İşletme Kaynakları Planlaması (İKP) tüm bu sistemleri eş güdümlü olarak planlayan ve kontrol eden bir planlama sistemidir.

 

  İKP’nin diğer bir özelliği, müşteriye ait siparişin

en kısa sürede, istenen kalite ve maliyette karşılanabilmesi için tüm bağlı işletmelerin dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özelliklerinin aynı anda dikkate alınmasıdır. İKP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazında esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir.

Sonuç olarak İKP; işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi yerlerde bulunan tedarik, üretim ve dağıtım kaynaklarının en etkin ve verimli şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım sistemidir.

1.İşletme Kaynakları Planlamasının Seçimi ve Uygulaması

1.1.İşletme Kaynakları Planlaması Sisteminin Gereksinimleri

    Parça numarasını, tedarik süresini, sipariş büyüklüğü kurallarını, stoklama politikasını ve güvenlik stoğunu içeren parça kimliği

        Miktarları, zamanlamayı ve riski içeren talep girdileri

        Bağımsız malzemeler        Miktarları ve zamanlamayı içeren arz girdileri 

Parça Kimliği Parça kimliği işletmenin ana dilini

tanımlamaktadır.Parça kimliği bir parçanın numarasını, ürün numarasını, stok kodunu ya da stok numarasını belirtmektedir.

Tedarik süresi, parçanın ihtiyacı duyulduğu zamanla, bu parçayla ilgili arzın karşılandığı zaman arasındaki tahmini süredir. Bu süre sipariş süresi, işlem süresi, kontrol süresi, satış süresi, nakliyat süresi ve stoklama süresi gibi kısımlara da ayrılabilir.

  Sipariş büyüklüğü kuralları sipariş verilecek miktarların belirlenmesi için kullanılmaktadır. En çok kullanılan sipariş büyüklüğü kuralları şunlardır:

Kesikli sipariş Sabit sipariş miktarı Dinamik sipariş miktarı 

  Kesikli siparişte işletme ihtiyacının büyüklüğü

kadar sipariş verir. Bu yöntemin en büyük faydası stok miktarının minimize edilmesidir.

Dinamik sipariş miktarı, sipariş büyüklüğü kurallarından en kullanışlı olanıdır. Bu metot planlamacının bir sene içerisinde bir siparişten kaç kez vereceğini ve sipariş miktarlarının taleplere göre dinamik bir şekilde hesaplanmasını sağlar. Bu yaklaşımın avantajı dönem sonlarına gelindiğinde stoğun da sonuna ulaşılmış olunmasıdır.

Talep İKP sisteminin gerekli hesaplamaları

yapabilmesi ve istenilen talebi karşılamak için yeterli arzın zamanlamasını yapabilmesi için talep, parça numarası ile tanımlanmalıdır.

Müşterinin müşterisinden tedarikçinin tedarikçisine kadar olan her bağlantıdan doğru ve güvenilir bilginin elde edilmesi, entegre tedarik zincirinin amacıdır. Satış ve operasyon planlama işlemi talebin tüm bu entegre tedarik zinciri üzerindeki etkisini gözlemlemektedir.

 

Bağımsız Malzemeler

Bir parçanın imal edilebilmesi için, o parçayı oluşturacak materyallerin listesine ihtiyaç duyulur. Bu materyal listesi malzeme listesi olarak bilinmektedir. Malzeme listesi, başka bir parçayı oluşturmak için gerekli olan tüm parçaların listesidir. İşletmede malzeme listeleri maliyetlendirme, çizelgeleme, ürün tanıtımı, iş emirleri ve bunun gibi bir çok fonksiyon için kullanılmaktadır.

Arz

İKP’nin ana fonksiyonlarından biri de eldeki mevcut arz miktarını ve zamanlamasını istenilen talep ile denkleştirmesidir. Entegre tedarik zincirinin en zor kısmı talep ve arz hakkındaki bilgilerin güvenirliğidir. Planlama işleminin etkili olabilmesi için şimdiki stok, beklenen satın alma siparişleri ve iş emirleri raporları hakkındaki bilgilerin doğru olması gerekmektedir.

Parça kimliği, talep, bağımsız materyaller ve

arz İKP sisteminin ana gereksinimleridir. Bunlardan birinin eksik olması İKP sisteminin uygulamasını imkansız hale getirir. İşletmenin bu sisteme yaptığı yatırımın geriye kârlı bir şekilde dönmesini sağlayacak etkili entegre sistemin oluşturulabilmesi için bu maddelerin çok iyi işlenmesi ve bu maddelerle ilgili bilgilerin doğru olması gerekmektedir.

1.2.Doğru İşletme Kaynakları Planlaması Sisteminin Seçimi

Teknolojinin gelişmesiyle yeni fonksiyonların ve özelliklerin ortaya çıkmasıyla işletmenin yeni sistem seçiminde en doğru kararı vermesi çok önemlidir. Bazı İKP sistemleri merkezden uzaklaştırılmış kontrollerle yapılan girişkenlik işleri için dizayn edilmişken, bazıları da birleşmiş standart işler için dizayn edilmiştir. İşletme için en doğru İKP seçiminin yapılabilmesi için bir çok sorunun cevaplanması gerekmektedir. Bunlar;

İşletme kendisinin doğru İKP sistemine sahip olduğundan nasıl emin olabilir?

Hangi yazılımın satın alındığı gerçekten önemli midir? Neden herkesin kullandığı yazılım satın alınmamaktadır?

Bir yazılımın pazarın çoğuna hakim olmasının nedeni nedir?

Sistemin iyi bir şekilde oluşturulabilmesi için işletmelerin bireysel bakış açılarından tüm bu soruları cevaplaması gerekmektedir.

1.2.1.İşin Çeşidi Başarılı bir sistem seçiminin ilk adımı işin ne

olduğunun ya da ne tür bir işin yapılmak istendiğinin belirlenmesidir. İşin çeşidi seçilirken sipariş üzerine çalışan çok çeşitli ve az sayıda mal üreten bir işletme mi, taleplerin tahmin edilmesinin tüm zorluğuna rağmen stoklama ile çalışan bir işletme mi, yoksa ticari mal üretip pazarda fiyat ile rekabet eden bir işletme mi olduğunun kararı verilmelidir.

Seçim işlemi sırasında, hatırlanması gereken en önemli şey; sistemin seçiminin ve uygulamasının işletmenin genel performansını arttırması gerektiğidir.

1.2.2. Seçim Stratejisi Seçim sistemi için iki ayrı metot kullanılabilir.

Bunlardan birincisi bilgi teknolojisine odaklanarak genel iş stratejisinin uygulanmasıdır. İkinci metot ise işin yürütülebilmesi için gereken özelliklerin ve fonksiyonların belirlenmesidir.

İKP sisteminin orta ve küçük ölçekli işletmelere uygulanmasındaki en büyük yarar işlerin nasıl daha kolay yönetilebileceğini göstermesidir. Buna ek olarak her hangi büyüklükteki bir işletme sistemden yarar olarak müşterilerin ve tedarikçilerin taleplerinin otomatik olarak sisteme girilmesini bekleyebilir. Küçük bir işletme daha çok özelliklerin ve fonksiyonların analizine odaklanması gerekirken, büyük işletmelerin daha çok bilgi teknolojisi stratejilerine odaklanması gerekmektedir.

1.2.2.1. Bilgi Teknolojisi Altyapısının Seçim Stratejisi

Bir işletme, bilgi teknolojisi stratejisi için şunları

göz önünde bulundurmalıdır: Kontrol Yapı Veritabanı Kişiselleştirme 

Yöneticilerin işletmenin kültürünü ve yönetimin kontrol seviyesini iyi bir şeklide belirlemesi gerekmektedir. İşletme kontrolünün başka bir parçası da verilerin sahipliğidir. Veriler birbirinden ayrılmış her bir operasyonel bölümde tutulabilir ya da sistem birleştirilmiş bir yerde merkezileşmiş bir veritabanından çalıştırılabilir. İstenilen kontrol için en önemli karar noktalarından biri de işletmenin organizasyon yapısıdır.

Ayrıca işletmenin bulunduğu coğrafi bölgeye veya ülkeye göre gerekli olan kanuni ve mali raporlar sistem seçiminde önemli bir karar noktasıdır. İKP yazılımı seçiminde yerel kanunlar ve istenen özel bilgiler de dikkate alınmalıdır.

 

Modern İKP sistemlerindeki standart, ilişkisel

veritabanın bulunmasıdır. Bu veritabanında birbiri ile bağlantılı olan bir çok tablo bulunmaktadır. Bu veritabanı sisteme giriş yapılırken aynı zamanda bilgilere hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlamaktadır. Bu veritabanı sistemi ayrıca çoklu tablolar sayesinde başlangıçta yapılan ayarların kolaylıkla değiştirilmesine olanak tanımaktadır.

İşletme yazılımın kişiselleştirilmesi için bir strateji geliştirmek zorundadır. İşletme yazılımın kişiselleştirilmesine karar verdikten sonra yapılacak olan modifikasyonların iç kaynaklarla mı yapılacağına yoksa yazılımın tedarikçisi tarafından mı yapılacağına karar vermelidir.

1.2.2.2. Özellik/Fonksiyon Seçim Stratejisi Sistem seçiminin başka bir yaklaşımı da yazılım

paketinden sahip olması beklenen özelliklerin ve fonksiyonların belirlenmesidir. İstenilen bu özellikler ve fonksiyonlar genel olarak şu başlıklar altında toplanmıştır:

        Tahminleme        Ana üretim çizelgeleme        Planlama        Stok

        Rotalar        Malzeme istek planlama        Satın alma ve teslim alma        Kapasite istek planlama        Kontrol        Ürün maliyetlendirme        Sipariş girişi ve satış yönetimi        Dağıtım        Alacak hesapları        Personel        Sabit varlıklar        Genel ana defter        Servis raporları        Bilgisayarla bütünleşik üretim        Tele–pazarlama ve katalog yönetimi        Kullanıcı ara yüzleri        Bilgi sistemleri stratejisi ve genel çevresel sorular 

1.2.3. Yazılımın Seçimi Belirlenmiş olan bu isteklerin ve ihtiyaçların

dokümantasyonu yapılıp, bunlar yazılımın satın alınacağı muhtemel tedarikçi firmalara gönderilir. Böylelikle “Teklif İçin İstek (Request For Proposal – RFP)” yapılmış olunur.

Tİİ’ler yazılımın seçimi için önemli noktalara değinmeli ve standart olmayan özel sorular içermelidir. Tİİ’lere cevaplar alındıktan sonra bu cevaplar üzerinde dikkatli bir şekilde çalışılmalıdır. Bu çalışmalar sırasında kritik elemanların ağırlıklandırılması geliştirilmelidir. Bu işlem potansiyel yazılım şirketlerinin daha iyi bir şekilde karşılaştırılmasına olanak sağlayacaktır.

Yazılımın seçiminde düşünülmesi gereken başka bir nokta da, daha önceden denenmiş ve doğru olan bir yazılım paketi alınmasıdır. En doğru karar, seçim sırasında işletmeye en iyi şekilde uyan yazılımın satın alınmasıdır.

Sistem seçimi bir İKP projesinin en kritik kilometre taşlarından biridir. Özellikler, fonksiyonlar ve teknolojik yaklaşımlar işletme için doğru olmalıdır. Bu yüzden iyi bir yazılım seçimi ile başlanması bir İKP projesi için çok önemlidir.

1.3. Veri Kayıtlarının Doğruluğu Veri kayıtları doğruluğunun yetersizliği bir İKP

uygulamasının başarısız olmasının ya ana etkenidir ya da ara etkenidir.

Kritik işletme yönetimi bilgilerini sağlayan raporların geliştirilmesinde doğru ortak veritabanı kullanıldığı taktirde, İKP sistemine yapılan yatırım işletmeye büyük faydalar sağlayacak bir şekilde geri dönebilir.

Etkili bir İKP uygulaması için envanter kayıtlarının, malzeme listelerinin, rotasyonların, satış emirlerinin, iş emirlerinin ve satın alma emirlerinin verileri doğru olmalıdır. İKP sistemi merkezi bir veritabanından tüm bilgilerin erişimini ve kullanımını sağlayan bir iletişim sistemidir. Bu bilgilerin kalitesi de sisteme girilen verilerin doğruluğuna bağlıdır.

 

1.3.1. Envanter Kayıtlarının Doğruluğu

Envanter kayıtlarının doğruluğunun temini için genel üç metot kullanılmaktadır. Bunlar; yığın dengesi, yıllık fiziksel envanter ve devir sayımıdır. Envanter kayıtlarının doğruluğu işletmenin gereksiz mal almamasını, yüksek envanter miktarlarının oluşmamasını ve dolayısıyla envanter bulundurma maliyetinin artmamasını sağlar.

1.3.2. Malzeme Listelerinin Doğruluğu

Malzeme listesi bir malın üretimi için gerekli olan tüm parçaları gösterir. Malzeme listesi hazırlanırken ana ürüne ait bir montaj parçasının yazımı unutulursa, gerek duyulan planlama sisteminin hiç bir doğruluğu kalmayacaktır ve o ana ürünün imalatı tamamlanamayacaktır.

Sistemler daha karmaşık, bütünleşik ve otomatik hale geldikçe, malzeme listesinde bulunan bir yanlışlığın işletmeye vereceği zarar artacaktır. Bu yüzden malzeme listelerinin doğruluğuna dikkat edilmelidir.

1.3.3. Rotaların Doğruluğu

Rota, üretilecek olan kalemin imalat metodu hakkındaki bilgilerdir. Rota yapılması gereken operasyonları, bu operasyonların sırasını, hangi iş merkezlerinde yapılacağını ve bu operasyonların ön hazırlıklarını ve çalışma standartlarını belirtir. Kısacası rota, malzeme listesinde parçaların ana ürünü elde etmek için nasıl kullanılacağını belirtir.

Rotalarda bulunan yanlış bir bilgi, işletmenin gelen siparişlerin kabulünde veya reddinde yanlış bir karar vermesine neden olabilir. Bu da doğrudan doğruya işletmenin kârlılığını etkileyecektir.

1.3.4. Satış Emirlerinin Doğruluğu

Satış emirlerinin doğruluğu her İKP uygulamasında dikkat edilmesi gereken önemli bir alandır. Sistemin genel başarısı için taleplerin doğruluğu önemlidir. Taleplerin yanlış olduğunu düşünürsek, bu talepler ile yapılan tüm planlar yanlış ve kullanım dışı olacaktır.

1.3.5. Ana Üretim Çizelgesinin Doğruluğu Ana çizelge nelerin yapılabileceğini ve nelerin

yapılacağını gerçekçi bir şekilde göstermelidir. Ana üretim çizelgesi işletme kapasitesi ile gerçekleştirilmek istenen üretim hacmi arasındaki dengeyi gösterir.

1.3.6.Satın Alma Emirlerinin Doğruluğu

Satın alma emirlerinin doğruluğu, üretim planını hazırlayan kişilerin gerekli üretim emirlerini verebilmesi için gereklidir. Çünkü planlamacıların bu emirleri verebilmesi için gerekli hammaddelerin ne zaman ele geçeceğini bilmeleri gerekmektedir. Satın alma emirlerinin doğruluğu müşteri siparişlerinin zamanında ve doğru bir şeklide verilmesinde de önemli bir etkendir.

 

İKP sisteminin doğru verileri kullanması sağlandığında, sistemin çıktı olarak vereceği bilgilerinde doğruluğu sağlanmış olunacaktır. İKP sisteminin çıktıları doğru olduğunda ve zamanında verildiğinde, işletme için daha çabuk ve daha doğru kararlar alınacaktır. Böylelikle işletme amaçlarına daha hızlı ve kolay bir şekilde ulaşacaktır.

 

 

İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte, uluslararası piyasalara girmekte ve hatta farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme, olası tehlikeleri görme yolu ile rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlama amacına yöneliktirler. Stratejileri taktik ve operasyonel düzeyde uygulama araçları ise işletme kaynaklarının kullanım planlarıdır. İKP sistemi, söz konusu kaynakların işletmenin stratejileri doğrultusunda etkin ve verimli kullanımını sağlayan bir yazılım sistemidir.

İşletme Kaynakları Planlaması Sisteminin Faydaları

 

Bu sistemin amacına uygun bir şekilde kullanımı ile;

-Stratejilere uygun bir işletme yönetimi, -Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı, -İşletme kaynaklarının etkin ve verimli kullanımı, -İşletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik,

makine-teçhizat, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması,

-Müşteri dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbirliği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması,

-Tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkanı olası hale gelmektedir.

 

2.Genelleştirilmiş Endüstri Uygulaması 2.1.Endüstri Tipinin Belirlenmesi Etkili bir seçimin ilk adımı işletmenin bulunduğu endüstri

tipinin belirlenmesidir. Ayrıca işletmenin tipinin ne olduğu, hangi pazarlarda

bulunacağı, üretim hacminin ne olacağı ve ürün çeşitlerinin ne olacağı gibi soruların yanıtlanması doğru ve gerekli sistemin seçimi için önem taşımaktadır.

  Genel olarak İKP sisteminin uygulaması işlemi 3 ana adıma bölünebilir. Bunlar aşağıdaki gibidir: (10)1.      Hazırlanma2.      Kuruluş

3. Hayata Geçirme

2.2.Hazırlanma Her hangi bir proje için ilk adım daima amaçların ya da

projeden beklenen sonuçların belirlenmesidir. Sistem uygulamasının amaçları özel, açık, ölçülebilir, ulaşılabilir ve birbiri ile bağlantılı olmalıdır.

İşletmenin belirlediği bu amaçlar iki ana gruba ayrılmaktadır:1.      Stratejik Amaçlara.    İşlemlerin entegrasyonub.    Müşteri esnekliğic.    Müşteri sorumluluğud.    Gelişmiş bilgie.    Maliyetf.      Üretkenlikg.    Yeni uygulama analizleri2.      Ekonomik amaçlara.    Envanter yatırımıb.    Finansal yönetimc.    Personel maliyetid.    Bilgi teknolojisi maliyetie.    Tedarikçi yönetimif.      Sipariş yönetimi

2.3. Kuruluş Bu aşamada seçilen yazılımın belirlenen işlemlere

uygulaması gerçekleştirilir. İlk önce işlem iyi bir şeklide tanımlanır ve anlaşılması sağlanır. Daha sonra işlem mümkün olduğunca basitleştirilmeye çalışılır. En son olarak da işleme otomasyon uygulanır.

2.4.Hayata Geçirme Normal bir uygulama zamanı 4 ile 18 ay arasıdır.

Eğer uygulama bundan daha uzun sürer ise takımın motivasyonu azalabilir ve işletme yapılması gereken değişikliklere olan inancını kaybedebilir. İşletmeler, kendi ve diğer işletmelerin daha önceki tecrübelerini, başarılarını ve başarısızlıklarını dikkate alarak ve inceleyerek uygulama zamanını ve uygulama maliyetini azaltabilirler.

 

2.5.Başarısızlık Stratejileri  İKP sisteminin uygulaması karmaşık, pahalı ve

işletmenin kaynaklarını zorlayan bir işlemdir. Bu yüzden sistem uygulamasının başarılı olabilmesi için başarıyı engelleyecek olan tuzakların iyi bilinmesi gerekmektedir. Bu tuzaklar aşağıdaki gibidir:

Eğitim yetersizliği Üst yönetimin görüşünün ve aktif katılımının

yetersizliği Veri doğruluğunun yetersizliği Garantisiz ve yanlış yazılımın satın alınması Doğru sistemin alınması, yanlış olanın kurulması Danışmanların yardımını almak Maliyetlere dikkat etme

Mevcut durumun tartışılması Yazılımdan her şeyi yapmasını beklemek Uygulamanın acele bir şekilde yapılması İletişim yetersizliği Her şeyin yalnız yapılması

3. İKP Yazılım Paketleri Dünya piyasasına İKP yazılımı sunan belli başlı

şirketler; SAP, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Baan, SSA, JBA, Marcam, Intenia ve QAD’dır.

3.1. MFG/PRO

MFG/PRO yazılımı uluslararası işletmelere dünya çapında tedarik zinciri entegrasyonu ile imalat, dağıtım, finans ve hizmet alanlarında çözüm sunmaktadır. Windows destekli grafiksel kullanıcı ara yüzleri, yazılımın öğrenimini oldukça kolaylaştırmaktadır.

3.2. Avalon Yazılımın bileşen esaslı yapısı tamamıyla esnektir ve yazılım

şu andaki imalat operasyonlarının tümünü desteklemektedir. Yazılım finans, dağıtım, imalat, kaynak yönetimi, bakım ve mühendislik modüllerini içermektedir.

3.3. R/2 ve R/3 R/2 yazılımı ana yapı çevre sistem uygulamaları ve R/3’de

açık client/server (müşteri/hizmet veren) sistem uygulamaları için uygundur. Bilindiği gibi, müşteri/hizmet veren (client/server) tasarımı, bilgiyi bir ağ üzerinde fiziki noktalara dağıtmakta, değişik bilgisayarlarda saklamakta, oluşan bu dağınık veri tabanı sistemi içinde elektronik işletim teknolojisi ve grafik kullanıcı arayüzler ile bağlantı sağlanmaktadır. Böylece üzerindeki herhangi bir kullanıcı program ve veri tabanlarının fiziki konumuna bakmaksızın, küresel verilere ulaşabilmekte dağınık veri sistemini tek bir birim gibi kullanabilmektedir. R/3 yazılımı artık dünyada yağ, gaz, kimyasallar, tüketici malları ve yüksek teknoloji sektörlerinde bir standart olarak kabul edilmektedir.

3.4. Bann IV Baan IV imalat, dağıtım, finans, hizmet, nakliyat

ve proje modüllerinin birleşiminden oluşmaktadır. Bu yazılım işletmelerin belirli ve özel iş süreçlerine ve organizasyon modellerine uyum göstermektedir. Baan IV client/server yapısına sahiptir. Yazılım, çoğu popüler işletim sistemlerine uyum göstermektedir.

3.5. J.D. Edwards ActivEra Bu yazılım profesyonel çalışanlara yeni fikirlerini

hayata geçirme imkanı vermektedir. Yazılım bu benzersiz özgürlüğü, içindeki iş ve teknolojik aktifleyiciler sayesinde sağlamaktadır. Bu aktifleyiciler iş kurallarını teknolojiden ayıran bileşenli yapıya dayanmaktadır.

3.6. SCOREX  Bu yazılım işletmelerin iş yönetimleri ve işletme

verileri için dinamik ve geniş kapsamlı bir yapı oluşturmaktadır. İşletmeye esnek ve zaman tasarrufu sağlayan bir yönetim yapısı kazandırır. İmalat, dağıtım ve finans modüllerinden oluşmaktadır. Bu modüller ile işletme gelişmiş planlama ve çizelgeleme, fiyat ve promosyon yönetimi, sipariş yönetimi, ambar yönetimi, nakliyat yönetimi, müşteri hizmetleri yönetimi ve satış servisi yapabilmektedir.

3.7. Marshal Marshal, çeşitli iş uygulamalarına uyumlu olan

entegre client/server yapısına sahiptir. Yazılım, Windows NT ve Microsoft SQL için dizayn edilmiştir. Yazılımın uygulama alanları satış, lojistik, tesis bakımı, finans, hazine, kalite kontrol ve insan kaynakları yönetimidir.

4. UYGULAMA4.1. Vestel Şirketler Grubu

Vestel Şirketler Grubu, Ocak 1998’den İKP sistemine geçiş yapmıştır. İşletme İKP sisteminde SAP yazılım paketini kullanmaktadır. Vestel’in uygulamaya geçirdiği İKP projesinin en önemli başarı faktörü, bunun sadece bir bilgi teknolojisi uygulaması olarak görmemesidir. Projenin hayata geçirilmesi aşamasında bilgi işlem merkezinin koordinasyonuyla, üst yönetimden en alt kademeye kadar herkes bu projeye katılım göstermiştir. Vestel bu projeyi yaklaşık olarak 5 ay içersinde 3 şirkette hayata geçirmeyi başarmışlardır. Vestel başarı sağlayabilmek için işleri takip edebilecek, organizasyonu ona uydurabilecek ve sürekliliği sağlayabilecek bir sistem kurmuştur.

Vestel’de projenin uygulamaya geçirilmesinden sonraki ilk 3 ayda sorunların %90’ını ve 6 ayın sonunda sorunların tamamı çözüme kavuşturulmuştur. Şu anda işletmede sıfır sorunlu bir yapı kurulmuştur. Projenin başarı faktörlerinden biri de dokümantasyondur. Bugünün analizi, gelecekte kurulacak sistemin analizi, yapılan uyarlamaların dokümantasyonu, kullanıcı dokümantasyonu ve destek fonksiyonuna yönelik yapılan dokümantasyonlarla projenin devamlılığı ve başarısı sağlanmıştır.

Vestel Grubu İKP projesi ile tüm şirketlerinde

belli bir disiplin ve standart oluşturmak istiyordu. Uygulamaya geçildikten sonra çok ciddi parasal kazançların olduğu fark edilmiştir. Vestel proje için yaptığı harcamaları, 4 ay gibi kısa bir çalışma süresi içersinde geri kazanmıştır. Bunun en büyük etkeni; daha önceden işletme içinde kontrol edilemeyen noktaların kontrol edilmesidir. Bunun yanı sıra Vestel, farklı para birimi ile bilanço takibi, anlık kar-zarar takibi, stok maliyeti ve üretimde oluşan firelerin takibi gibi noktalarda milyonlarca dolarlık bir kazanç elde etmiştir.

Vestel Şirketler Grubu başarılı bir şekilde İKP

sistemine geçiş yapmıştır.Bu projede, en üst yönetimden en alt kademeye kadar tüm çalışanların katılımını sağlanarak, herkesin projede bir emeğinin olmasını sağlanmıştır. Projenin hazırlık ve kuruluş aşamalarında yapılan dokümantasyon, projenin başarılı olmasında büyük bir rol oynamıştır. Proje hayata geçirildikten sonra ortaya çıkan sorunlar kademe kademe çözülmüştür.

4.2. Borusan Şirketler Grubu Borusan bir şirketler topluluğudur ve ana

faaliyet alanı, çelik, dağıtıcılık ve yatırım olarak ayrılmaktadır.

Performans 2000 olarak adlandırılan projeleri kapsamında bilgi teknolojilerine yapılan yatırımları içinde İKP sistemine de kademeli olarak geçiş yapılmıştır. Böyle bir geçişin en temel gerekçeleri arasında, stokların daha iyi takip edilebilmesi, müşteri hizmetlerindeki kaliteyi arttırmak en temel noktaları oluşturmaktadır. Ancak bunun yanında daha ölçülebilir gerekçeler de projenin ortaya çıkmasında etkin olmuştur.

Borusan için, yönetime doğru bilgiyi veren ve

karar aşamasında onu yönlendiren bir yapının sağlanıyor olması en temel stratejik hedef olmuştur. Bunun yanında şirket kaynaklarının en iyi biçimde kullanılabilmesini sağlayacak yapıların da uygulamaya koyulması ana hedefler arasında yer almaktadır. Bu sistemin şirket ortaklarına ve müşterilere de bilgileri zamanında ve doğru bir şekilde sağlaması hedeflenmiştir.

Sistem Seçimi Finansal ve insan kaynakları açısından durum

incelenerek, SAP’nin sağladığı sistemler ihtiyaca uygun olarak görünmüştür.

Borusan Holding, incelemeler için şirket içinde görev yapan yöneticilerden meydana gelen 17 kişilik bir seçim grubu oluşturmuştur. Bu grup içinde mali sistemler ve bilgi teknolojileri grubunda çalışan uzmanlar görev almıştır. Bu grup müşteri ziyaretleri yaparak ve teknolojileri inceleyerek şirketleri için uygun olan en uygun çözümün SAP sistemi olduğuna karar vermiştir. Ancak bundan sonra seçilen sistemi sadece finansal sistemler olarak mı değerlendirmek gerekiyor, yoksa tam bir İKP sistemine doğru mu gidilmeli şeklinde bir sorunun cevabı aranmıştır. Buna bağlı olarak verilen karar şöyle olmuştur; Borusan Holding grup şirketlerinde 2002 yılı sonuna kadar finansal sistemler ve insan kaynakları sistemlerini uygulamaya koymak birincil hedef olarak belirlenmiştir.

Bunun dışında özellikle üretim yapan grup şirketlerinin ihtiyaç duyacakları lojistik ve malzeme yönetimi çözümlerini de bu kapsamda sunulan modüller ile çözme kararı verilmiştir.

Sistemin uyarlanması sırasında İKP uyarlama metodolojisi temel alınarak, bunun üzerinde kendi ihtiyaçlarına uygun olarak düzenlemeler yapmışlardır.

Sistem desteği şirket içinde sağlanmıştır Borusan holding bünyesinde kurulan sisteme

destek vermek üzere görevlendirilmiş hem mali işler, hem de iş teknolojileri konusunda ortaya çıkan sorunları çözüme kavuşturacak eğitimleri almış kişilerden oluşan 10 kişilik bir destek ekibi kurmuştur.

Dış kaynak konusu güvenceye alınmıştır: Borusan Holding projenin başlangıcında

sistemin dış kaynak kullanımı ile kurulması konusunda da araştırmalar yapmıştır. Özellikle donanım altyapısının kurulması, işletilmesi ve bakımının bu yolla sağlanması konusu kapsamlı bir şekilde araştırılmıştır. Ancak henüz bu kadar kapsamlı bir projeye dış kaynak desteği verebilecek şirketin sayılarının az olmasının yanı sıra, projenin daha pahalıya çıkacağı, güvenlikte olması gereken şirket sırlarının korunması yolunda yeterli güvenceler sağlanmamış olması gibi sonuçlarla karşılaşılmıştır ve bu sebeple böyle bir çözüme gidilmemiştir.

Borusan Holding bünyesinde üretim yapan şirketlerde daha önceden altyapısı belirlenen bir proje ile, üretim ve malzeme planlaması ile tamamen barkod ve benzer kontrol sistemlerine dayalı olarak yürütülmektedir. Bu şekilde sıcak halde haddelenmiş çelik ruloların tüm teknik bilgileri barkod üzerinde kodlanarak çeliğe damgalanmaktadır. Böylece tüm dünyada çelik endüstrisinde kullanılan döküm numaralama sistemi bu şekilde yürütülmektedir. Borusan Holding’in, bayi kanalları ve gerek gruba bağlı şirketlerin iç faaliyetlerinde EDI (Electronic Data Interchange-Elektronik Veri Aktarımı) teknolojisinden yararlanılması düşünülmektedir. Bunun yanında müşteriler uzak bağlantı sunucusu olarak adlandırılan bir sunucu üzerinden siparişlerini ve bununla ilgili işlemleri takip edebilmektedir.

Karar destek alt yapısı gelişmektedir Karar desteğini etkileyen en temel sorun

verinin nerede ve ne kalitede olduğu noktasında ne çeşit veri kullanılarak ne çeşit bilgiler alınacağı ve bu bilgilere hangi sebeplerle ihtiyaç duyulduğu çok açık bir şekilde ortaya koyulmasıdır. İşte bu noktada bazı sorunlar yaşanmaktadır. Çünkü dağınık halde duran verinin bu iş için uygun biçime dönüştürülmesi sırasında çok kapsamlı incelemeler gerekmektedir ve bu günlük uygulamalar içinde her zaman mümkün olmamaktadır. Borusan Holding de bu konuyu aşmak üzere çalışmalarını sürdürmektedir.

Sonuç olarak; işletme yıllardan beri AS/400

sistemi üzerinde çalışan uygulamalar kullandığı için ve bu sistemden de memnun olduklarından dolayı İKP uygulamasını var olan bu sistem üzerinde gerçekleştirmeyi planlamaktadırlar.

SONUÇ

Günümüzde rekabet, yerel bazdan ulusal ve uluslar arası baza tırmanmaktadır. Bu koşullar altında rekabet gücünü korumak ve geliştirmek isteyen işletmelerin vizyon ve stratejilerini gözden geçirmeleri gerekmektedir. Değişimlere hızlı ve ekonomik tepki verebilmek için, işletmenin tüm fonksiyon, süreç ve kaynaklarının entegre bir şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekmektedir.

Bir işletmenin çok sayıdaki fonksiyon ve

sürecini standart yazılımlar ile entegre etmesi olası değildir. Belirli bir tipteki imalatı standart bir MRPII yazılımı ile planlamak ve kontrol etmek olasıdır. Ancak, farklı sektörlerde, farklı bölgelerde ve farklı üretim tiplerinde gerçekleştirilen üretimin tüm destek fonksiyonları ile birlikte entegre bir şekilde planlanması, standart bir MRPII yazılımıyla başarılamaz. Gerek birden fazla noktada, gerekse birden fazla tipte üretim yapan işletmelerin tüm fonksiyonları ile birlikte entegre bir şekilde planlanması ve kontrol edilmesinin çözümü, İşletme Kaynakları Planlaması yazılımlarıdır.

 

TEŞEKKÜRLER