Instrukcja obs‚ugi EZD - ps .Podlaski Urz…d Wojew³dzki w Bia‚ymstoku Instrukcja obs‚ugi systemu

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Podlaski Urzd Wojewdzki w Biaymstoku

Instrukcja obsugi

systemu EZD

Biaystok, 01lipca 2013 r.

1. Wstp .............................................................................................................................................. 7

Cel powstania instrukcji obsugi .................................................................................................. 7

Okrelenie waciciela programu ................................................................................................ 7

Przeznaczenia systemu EZD ......................................................................................................... 7

2. Sposb postpowania przyjty w Podlaskim Urzdzie Wojewdzkim przed rozpoczciem pracy w systemie EZD ........................................................................................................................................ 7

Wymogi stawiane uytkownikowi ............................................................................................... 7

Kiedy co nie dziaa (kontakt do wsparcia systemu) ................................................................... 9

3. Opis poj uywanych w systemie EZD ......................................................................................... 10

Sownik poj ............................................................................................................................. 10

Opis funkcji i zastosowania ikonek ............................................................................................ 11

4. Interfejs uytkownika programu ................................................................................................... 15

Panel pracy uytkownika ........................................................................................................... 15

Pisma ......................................................................................................................................... 17

Rejestry ...................................................................................................................................... 18

Spis spraw .................................................................................................................................. 18

Generowanie wydrukw ze spisu spraw ................................................................................... 19

Wyszukiwanie ............................................................................................................................ 20

Struktura organizacji. ................................................................................................................ 22

Kreator koszulki ......................................................................................................................... 22

Kod kreskowy ............................................................................................................................ 24

Rejestrowanie kopert ................................................................................................................ 25

Podgld korespondencji ............................................................................................................ 25

Uzupenianie metadanych ......................................................................................................... 26

Wydruk Pocztowej Ksiki Nadawczej (PKN)............................................................................. 27

Wiadomoci ............................................................................................................................... 30

5. Opis funkcjonalnoci EZD .............................................................................................................. 31

Tworzenie nowej koszulki, do ktrej doczymy pismo umoliwiajce zaoenie sprawy ........ 31

Uzupenianie metadanych ......................................................................................................... 32

Przekazywanie pism .................................................................................................................. 33

Przekazywanie pism wedug szablonu obiegu .......................................................................... 33

Hurtowe przekazywanie pism ................................................................................................... 34

str. 2

Hurtowe pobieranie zawartoci koszulek ................................................................................. 35

Dekretacja pism ......................................................................................................................... 36

Grupowe przekazywanie pism z moliwoci jednoczesnego udostpniania dokumentw .... 39

Rejestracja spraw ...................................................................................................................... 42

Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA ....................................................................... 44

Hurtowe przerejestrowanie spraw ............................................................................................ 45

Wizanie pism ze spraw .......................................................................................................... 45

Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Modu papierowy ............................................................................................................. 46

Metryka sprawy ......................................................................................................................... 49

Udostpnianie akt w sprawie .................................................................................................... 53

Dodatkowe udostpnianie ........................................................................................................ 57

Kopia Wewntrzna pisma .......................................................................................................... 58

Kopiowanie hurtowe pisma ....................................................................................................... 59

Cofnicie udostpnienia ............................................................................................................ 60

Powiadomienia o zmianach w koszulce .................................................................................... 60

Powiadomienia globalne ........................................................................................................... 62

Akceptacja dokumentw ........................................................................................................... 63

Obsuga dokumentu wraliwego ............................................................................................... 66

Podpisywanie dokumentw ...................................................................................................... 66

Weryfikacja skadanych podpisw ............................................................................................ 67

Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego .................................................................. 67

Umieszczenie formuy uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treci dokumentu stworzonego za pomoc Add-ina. ..................................................................................................... 68

Automatyczne uzupenianie zakadek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu ............. 68

Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu ............................................... 69

Przygotowanie wysyki (list tradycyjny) .................................................................................... 70

Wygenerowanie rozdzielnika .................................................................................................... 74

Korespondencja Zbiorcza .......................................................................................................... 75

Korespondencja Osobista .......................................................................................................... 79

Rejestrowanie wychodzcych maili/faxw ............................................................................... 86

Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji ....................................................................... 87

Wydruk korespondencji na innym stanowisku ......................................................................... 88

str. 3

Tworzenie list adresatw .......................................................................................................... 90

Import adresatw ...................................................................................................................... 92

Prowadzenie rejestrw.............................................................................................................. 94

Koczenie /wznawianie spraw .................................................................................................. 95

Zawieszanie spraw ..................................................................................................................... 96

Wznawianie sprawy ................................................................................................................... 97

Przerejestrowanie sprawy ..................