42015

tidsskrift om personaleledelse I udgivet af DANSK HR

TEMAAt kommunikere HR

Tal som kommunikations- middelside 18

Sådan kommunikerer vi visioner og mål – læs direktørernes svarside 40

Har du styr på social sikring, når medarbejderne rejser ud – også på korte ture? side 58

Kommunikation er nødvendig for forandringTine Skov Madsen Director HR & Organisation Development, SDC side 33

Fundamentet for værdiskabende HR

Med Epos får du alt, hvad du har brug for i dit HR-arbejde, herunder naturlige workflows, rekruttering, personaleadministra-tion, udvikling, lønbehandling, ledelsesrapportering og APV.

Epos er modulopbygget, så du kan få et system, der passer præcist til din virksomhed, uanset størrelsen på din organisation og komplek-si teten i dit HR-arbejde.

Epos er vejen til en nemmere hverdag med HR og løn.

Kom nemt og hurtigt i gangRing til os på tlf. 43 62 74 00eller besøg os på www.pbj.dk.

Epos er det optimale fundament for dit HR-arbejde og styrker din virksomhed med effektive processer, øget produktivitet og mere tilfredsstillende arbejds gange. Øg kvaliteten af din HR-indsats og skab værdi i hele organisationen.

AARHUSSindalsvej 308240 Risskov

BRØNDBYKornmarksvej 6

2605 Brøndby

PBJ A/Swww.pbj.dk

Telefon 43 62 74 00

Mød os på

Træfpunkt HR

30/9 - 1/10

HR chefen I AUGUST 2015 side 3

ER DET TILFÆLDIGT...? | LEDEREN

I har sikkert alle stødt på overskrif-ten, som jo antyder, at det er en formålstjenesteligt at lytte mere end at tale. Og det er en god ide, for når vi lytter, så får vi mange infor-mationer og megen viden, hvilket gavner os i vores arbejde og i vores relationer.

HR-folk er traditionelt gode til at lytte – vi lytter til ledernes ønsker og behov, vi lægger ører til medarbej-dernes krav, og vi er opmærksom-me på de strømninger og visioner, der udsendes fra topledelsen. Det er helt nødvendigt, at vi kan det, for kun ved at lytte får vi viden om for-retningen og bliver dermed i stand til at understøtte arbejdet heri.

Selv om man er god til at lytte, og det er godt, så skal man dog også huske at tale. HR skal fortælle

lederne, hvad de kan hjælpe dem med. De skal fortælle topledelsen, hvad de ved om HR, så de menneskelige ressourcer bruges mest optimalt for forretningen, og de skal lave klare aftaler og forventningsafstemning med medarbejderne.

I dette nummer af HR-chefen skal vi ”tale”. Temaet handler nemlig om at kommunikere HR. Et kæmpe emne for kommunikation har så mange vinkler. Du vil derfor finde artikler om intern og ekstern kommunika-tion. Der vil være gode cases om kommunikation i skrift og i tale, og der vil være relevante input til, hvordan man kan kommunikere i sprog, med tal, gennem værdier og andet.

Vi håber, at vi med temaet kan give brugbare råd til HR-kommunikation, for når vi er gode til at kommunikere, får vi lov til at formidle viden, og det er gennem det og ved at deltage i de afgørende samtaler i virksomheden, at vi er med at træffe de rette beslutninger til fordel for forretning.

Så fortsæt endelige med at lytte, men husk også at bruge mund

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA,DANSK HR

HR-folk er traditionelt gode til at lytte

og det er helt nødvendigt, at vi kan

det, for kun ved at lytte får vi viden

om forretningen og bliver dermed i

stand til at understøtte arbejdet heri

Kommende nummer af HR-chefen – se årets temaer på www.danskhr.dk

Er det tilfældigt, at vi har TO øjne og kun EN mund?

side 4 HR chefen l AUGUST 2015

HR CHEFEN | INDHOLD

03 Leder

04 Indhold

36 Artikel: Giv os brugbare trivsels- målinger – NU!

40 Artikel: Fem gode råd: HR: Sådan leder vi det ud...

44 Klumme: Tre guldkorn til at blive talenternes førstevalg

48 HR-portræt: Thomas Thorsøe Når dagen er omme handler det om, hvad vi har præsteret

52 EAPM: Godt nok! / Sæt medarbejderne i første række / Lederen skal få kulturen til at vokse

55 Artikel: Indsigtsfuld ledelse skaber bedre medarbejdere

58 PWC: Skat & HR

60 Advokaterne Aktuelt

62 Survey & Support: Danskernes arbejdslyst er kortlagt

66 DANSK HR – Medlemsservice

ØVRIGT INDHOLD

Foto: BB Studio

CoordinatorMarianne Jensenmmj@danskhr.dk

Editor Chief of Staff Mette NørlemCand.jur.mn@danskhr.dk

Marketing ManagerMona TjørnelundHansenCand.ling.merc.mth@danskhr.dk

Sales ManagerAnne KjeldgaardHD (A)akk@danskhr.dk

Graphic DesignerDorethe NielsenGrafikerdn@danskhr.dk

PsychologistKirsten ØrbækCand.psych.

ChairmanKim Staack Nielsen, MBA, BAksn@danskhr.dk

Financial ControllerIrene Knudsenik@danskhr.dk

MedlemskabKr. 3420,- plus moms om året. Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11HR-chefenudkommer seks gange årligt

UdgiverDANSK HRBrunbjergvej 10A8240 RisskovTlf.: 86 21 61 11Fax: 86 21 61 22E-mail: info@danskhr.dkwww.danskhr.dk

Ansvarshavende redaktør:Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BARedaktør: Mette Nørlem

Danish Representative of EAPM(European Association for people Management) www.eapm.org

Communication ManagerMarie KorsgaardMA corp.commmko@danskhr.dk

42015

tidsskrift om personaleledelse I udgivet af DANSK HR

TEMAAt kommunikere HR

Tal som kommunikations- middelside 18

Sådan kommunikerer vi visioner og mål – læs direktørernes svarside 40

Har du styr på social sikring, når medarbejderne rejser ud – også på korte ture? side 58

Kommunikation er nødvendig for forandringTine Skov Madsen Director HR & Organisation Development, SDC side 33

42015

TEMA ARTIKLER

HR’S EVNE TIL AT SKABE FORSTÅELSE, INDSIGT OG LÆRING ER TÆT FORBUNDET MED KOMMUNIKATION Læs om hvordan to virksomheder bevidst bruger kommuni-kation som et vigtigt værktøj i deres arbejde med HR.

INTERNE SLÅSKAMPE OM AT FÅ ANSVARET FOR EMPLOYER BRANDING Hvem skal kommunikere virksomhedens værdier og holdnin-ger til potentielle kandidater. Se resultaterne af Universums internationale 2020 outlook-undersøgelse og undgå de værste faldgruber.

SYV VIGTIGE BØGER SOM FREMMER DIN KOMMUNIKATION MED HR DATA Data, statistik og analyse i HR er nødvendigt, hvis HR skal tages alvorligt, og hvis kommunikationen omkring HR skal forbedres. Få inspiration til hvordan du kan læse dig klogere på datadrevet HR.

FORREST PÅ DEN DIGITALE BØLGE – OG DET VIRKER Hvem havde lige troet, at en af de arbejdspladser, der er længst fremme inden for digitalisering, hedder Center for Sundheds-fremme og ligger i Varde Kommune? Læs hvad de gør.

HR ORGANISERING – TÆT PÅ KUNDERNE Hos PBJ er HR, branding, markedsføring og kommunikation samlet i én afdeling, som også er ansvarlig for kundenetværket samt måling af kundetilfredshed.

KOMMUNIKATION ER NØDVENDIG FOR FORANDRINGEn forandringsrejse gjorde det nødvendigt at ændre overens-komst og dermed indføre andre processer. Et nyt it-system blev et væsentligt kommunikationsmiddel på vejen.

06

12

18

22

28

33

NetværkschefVivi Bayvb@danskhr.dk

Tryk VIBLA Tlf.: 70 26 63 00ISSN: 2245-9405

Jobindex A/S Holger Danskes Vej 91 2TV 2000 Frederiksberg Tlf. 3832 3355 info@jobindex.dk www.jobindex.dk

Nogle job er notorisk svære at besætte. Men sådan behøver det ikke at være. Med en Reportageannonce

hos Jobindex kan du få de helt rette kandidater til at identificere sig med jobbet, jeres medarbejdere og jeres

kultur. Så er du på rette vej mod din næste gode medarbejder.

Ring til os på 38 32 33 55, og hør nærmere om Reportageannoncen, og hvad du kan bruge os til.

Skil dig ud fra mængden– Brug en Jobindex Reportageannonce, når du skal rekruttere

Medarbejder eller leder, der repræsenterer virksomheden og jobbet

Interview af medarbejder eller leder

Billeder fra en typisk arbejdsdag

Citater, der understøtter jobbet

HR-chefen 210x297 201506.indd 1 17/06/15 13.05

side 6 HR chefen l AUGUST 2015

TEMA | AT KOMMUNIKERE HR

I TINE er HR og Kommunikation tæt forbund-ne gennem fælles projekter som lancering af nyt intranet, employer branding og i forhold til forankringen af store forandringer.

”Kommunikation tilfører HR meget, når det gælder formidling af budskaber. Begge afdelinger er optagede af, hvordan vi arbejder helhedsorienteret. Vi får sammen bedre greb om formidlingen af TINE som arbejdsgiver – hvad enten det gælder ekstern profilering eller opbygning af stolthed og loyalitet internt i virksomheden,” siger Sikke Næsheim.

TINE definerer sig selv som en kompetence-virksomhed og har valgt at bruge en løsning fra Dossier til at styre kompetenceudviklingen blandt medarbejderne.

Hos Dossier er vi involveret i mange forskel-lige virksomheders arbejde med kompetence-udvikling og medarbejderopfølgning.

Vi ser, at mange organisationer har flere kompetencer til rådighed, end de er klar over. De oplever et kompetenceun-derskud, som de investerer mange ressourcer i at kompensere for. Denne modsætning har (mindst) tre årsager:

1) Medarbejderne har ikke de RIGTIGE kompetencer.

2) Medarbejderne har de rigtige kompetencer, men ledel-sen ved ikke, hvor de ER.

3) Medarbejderne har den rigtige viden, men kan ikke komme til at mobilisere deres viden i PRAKSIS.

I alle tre tilfælde er der mere tale om et styringsproblem end om et kompetenceproblem1.

Når vi hævder styring er et problem mere end mangel på kompetence, så handler det både om den direkte styring som planlægning af arbejdsopgaver og vidensdeling, men også om styring i forhold til kultur og italesættelse af, hvordan medarbejderne tænker om og oplever sammenhængen mellem det, de forventes at gøre, og de kompetencer, de besidder.

“HR’s evne til at skabe for-ståelse, indsigt og læring er tæt forbundet med kommunikation”

Ordene kommer fra Sikke Næsheim, Vice President for HR i TINE, der med sine 4.700 ansatte er en af

Norges største virksomheder.

Af Janne Lejbølle Sonnenborg, Country manager Denmark, Dossier Solutions

AT KOMMUNIKERE HR | TEMA

HR chefen I AUGUST 2015 side 7

Har medarbejdere dårligere forandringsevne?

I en analyse fra Center for Ledelse2 vurderer de adspurgte ledere, at selvom forandringsvil-ligheden blandt medarbejderne er steget de seneste år, så er evnerne til ændret adfærd på retur.

• 60 % af lederne mener, at forandrings-villigheden er blevet større.

• 12 % af lederne har en høj grad af tiltro til medarbejdernes evner på om-rådet mod i gennemsnit 27 % for tre år siden.

I samme analyse peger 91 % af lederne på, at vejen til mere forandringsevne er involvering.

1) Se også: ”Mastersyken” (Linda Lai, 2013) og ”Kompetence er der masser af” (Pia Bramming, 2003) 2) CfL’s INDIKATOR™ om Mobilisering af forandringer (2014)

Helt afgørende for graden af involvering er muligheden for at se sin egen rolle og muligheden for at bidrage. For at kunne det som medarbejder skal du have adgang til eller præsente-res for relevant og forståelig kommunikation om forandringen og dens formål.

På den baggrund giver det mening at hævde, at det snarere er ledernes evne til at kommunikere end medarbejdernes evne til forandring, som er problemet.

Forandringskommunikation er afgørende for HR

I Stavanger Kommune, som har 10.000 ansatte, siger HR-rådgiver Torbjørg Skaustein:

God kommunikation er helt afgørende i alle HR-processer. Både når det gælder planlægning, gennemførelse og evalu-ering”.

Stavanger Kommune har fornylig gennemført et stort projekt med fokus på effektivisering, forenkling og målrettet kom-petencestyring i omsorgssektoren. Projektets formål er at digitalisere alle rutiner i forbindelse med oplæring i lægemid-delhåndtering,

Dossier har leveret en løsning til kompetence- og medarbej-deropfølgning, hvori Stavanger Kommune kan styre oplæ-ringsforløb, der indeholder både e-learning, opfølgning på praktisk øvelse, kurser samt dokumentation og certifikater.

side 8 HR chefen l AUGUST 2015

TEMA | AT KOMMUNIKERE HR

7,5 times fleksibelt og modulbaseret e-lear-ning har erstattet to dages kursus-undervis-ning for 400 medarbejdere om året. Desuden spares betydelig tid ved at f.eks. dokumenta-tion og tilladelser, som tidligere var papirbase-rede, nu findes elektronisk.

Kommunikation har været en vigtig faktor i hele implementeringsprocessen.

”Vi brugte mange forskellige kanaler til at kommunikere og motivere. Vi har haft en ”what’s in it for me”-tilgang til kommunika-tionen og lagt vægt på, hvilke gevinster det nye system ville give med hensyn til bespa-relser i tid og på ressourcer samtidig med en forbedring af kvalitet og dokumentation,” fortæller Torbjørg.

Hun fortæller videre, at det har været meget vigtigt, at alle i HR tog ansvar for at kom-munikere løsningens nytteværdi, og at løsningen kunne bygges op, så de enkelte kunne genkende sig selv. Fremadrettet mener Torbjørg, at kompetenceløsningen fra Dossier vil styrke kommunikationen mellem leder og medarbejder, fordi relevant information af både generel og individuel betydning er nemt tilgængeligt. Hun siger:

”Digital kommunikation gør det enklere at være proaktiv i sin egen udvikling, blandt andet fordi man hele tiden har arbejdsmål og aftaler umiddelbart tilgængelige. Det giver tydeligere rammer for medarbejderne, hvilket skaber positive synergier.”

Høj grad af involvering og kommunikation gør strategi til handling

TINE indledte i 2014 et forbedringsprogram kaldet STYRK TINE, som skal sikre virksomhedens konkurrencekraft i årene fremover. STYRK har to formål:

1. At realisere resultatforbedrende tiltag på 600 mio. dkr. inden udgangen af 2015

2. At udvikle en mere markeds- og ændringsorienteret kultur

Om at komme fra beslutningen om så stort et projekt til kon-kret ændret adfærd hos medarbejderne siger Sikke Næsheim:

”Jeg vil påstå, at vi ikke har nogle medarbejdere i vores orga-nisation, som ikke kender til STYRK som forbedringsprojekt.

Vi brugte mange forskellige kanaler til

at kommunikere og motivere. Vi har

haft en ”what’s in it for me”-tilgang

til kommunikationen og lagt vægt på,

hvilke gevinster det nye system ville

give med hensyn til besparelser i tid og

på ressourcer samtidig med en forbed-

ring af kvalitet og dokumentation

Janne Lejbølle Sonnenborg, Country manager Denmark, Dossier Solutions

side 10 HR chefen l AUGUST 2015

Vi har gennemført en række delprojekter i produktionen, i logistik og i vores støtte-funktioner, netop for at sikre at vi når de to hovedmål. Høj grad af involvering, kontinuer-lig information om succeser og udfordringer på vejen har været vigtigt for at nå ud til TINEs medarbejdere og skabe engagement ift. Ændringen.”

TINE har brugt en kompetence-løsning fra Dossier kaldet TINE Kompetence til at un-derstøtte STYRK. Alle medarbejdere har fået registreret deres CV, hvilket var afgørende for mobiliteten i forhold til medarbejdernes nye roller, der hvor organisationen blev ændret. Samtidig indførte TINE et nyt medarbejder-samtale-system – også fra Dossier – samt gennemførte en medarbejderanalyse via Dos-siers Undersøgelsesmodul.

Har det haft betydning for HR’s og ledernes kommunikation med medarbejderne? Ja, siger Sikke:

”For det første tror jeg, at lederne synes, det er praktisk at have mest muligt knyttet til medarbejderopfølgning ét sted. For det andet håber jeg, at det vil bidrage til at udvikle organisationskulturen i den retning, vi ønsker, eksempelvis ved at ledelsespraksis er integre-ret i konceptet for medarbejderundersøgelse. For medarbejderne håber jeg, at f.eks. medar-bejdersamtaler opleves som enklere og mere gennemsigtigt, fordi de via TINE Kompetence kan se f.eks. temaet for samtalerne, finde re-ferater og på en nem måde følge op på egne udviklingsplaner.”

Topledelsen skal gå forrest!

Selvom HR og Kommunikation selvfølgelig er et HR-ansvar, så er topledelsen en afgørende interessant, når det kommer til succesfuld forandring.

Topledelsen er ofte ikke interesseret i detaljer eller projektbe-skrivelser og har tit også en ganske anden faglighed en HR. De har brug for overordnede relevante data og sikkerhed for, at en given investering bidrager til forretningen. Det skal man have øje for i kommunikationen med dem.

”Successen blandt lederne afhænger af involvering, bruger-venlighed, og at de hurtigt ser nytte af det nye system. Og så hjælper det selvsagt, når man har topledelsens tydelighed på implementeringen,” siger Sikke.

Både hos TINE og i Stavanger Kommune bidrager HR-løsningen til den løbende kommunikation med topledelsen i form af rapporter på f.eks. gennemførte kurser og oplæ-ringsforløb eller oversigter over kompetence-beholdningen i virksomheden.

”Topledelsen bliver forsikret om, at implementering af nye tiltag sker i organisationen, og at HR rutiner og processer har et helhedsorienteret perspektiv,” siger Torbjørg.

Et afhængighedsforhold

”Jeg er afhængig af kommunikationsafdelingen,” siger Sikke, ”og så har man som leder et stort ansvar for, hvordan man kommunikerer med sine medarbejdere. Også her kan Kom-munikation være en god rådgiver.”

HR og Kommunikation er tæt forbundne i et afhængigheds-forhold, siger Torbjørg med den begrundelse, at god og over-bevisende kommunikation er afgørende for at implementere nye HR-processer og -planer ude i virksomheden.

Det vigtig at have for øje at modtagerne af HR’s kommu-nikation er forskellige. Derfor skal valget af både sprog og kommunikationskanaler tage udgangspunkt i at opnå tillid og forståelse.

Torbjørg beskriver det som to-vejs relation:

”Medarbejderne er eksperter på det operationelle, ved hvor-dan situationen er, og hvilke behov, de har. Det skal man være ydmyg overfor!”

ØKSNEHALLEN I KØBENHAVN DEN 30. SEPTEMBER OG 1. OKTOBER 2015

– Danmarks og Nordens største HR-messe

ALLEREDE TILMELDTE UDSTILLERE PÅ TRÆFPUNKT 2015:

ARRANGØR AF MESSEN MEDIEPARTNERE GULDSPONSORER

BEHANDLINGSCENTER TJELE - Dare to Care

S O F T W A R E T I L H R

– Tilmeld dig GRATIS på

www.traefpunkt-hr.dk

BESØGTRÆFPUNKT HUMAN RESOURCES®

ÅRETS TEMAER: Morgendagens medarbejdere og HR & Big data

Stort konferenceprogram – oplev følgende talere:

Bliv udstiller – find flere informationer på www.traefpunkt-hr.dk

SØLVSPONSOR

OrdstyrerJens Gaardbo

journalist og studievært, TV2

Oplev disse talere onsdag (øverst)

• Niels Lunde Chefredaktør, Børsen• Michael Holm HR Manager, Lego• Pia Søltoft Lektor, ph.d., Københavns Universitet, Søren Kierkegaard Forskningscenteret• Dorthe Dinesen HR Chef, Tivoli A/S• Søren Schultz Hansen Selvstændig erhvervsforsker, ekstern lektor på CBS• Kim Kristensen Årets Leder i Danmark 2009• Emilia van Hauen Kultursociolog og forfatter

Oplev disse talere torsdag (nederst)

• Flemming Poulfelt Professor & Vice Dean, CBS• Thomas Rasmussen Vice President, HR Data & Analytics, Royal Dutch Shell• Nick Holley Visiting professor and director of the Centre for HR Excellence, Henley Business School • Birgitte Brix Lead HR Business Partner, Wind Power Operations, DONG Energy • Sarah Zobel Psykolog og forfatter• David Owe Skuespiller / foredragsholder med BA i psykologi

“Besøg Træfpunkt 2015 – og få masser af

inspiration og netværk”

Kim Staack NielsenChairman, MBA, BA

DANSK HR