Herramientas toma de decisiones

INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PÚBLICO“CIRO ALEGRÍA BAZÁN”

ASIGNATURA: TOMA DE DECISIONES

DOCENTE: LIC Luis Usquil Valderrama

Administración de Hoteles, Restaurantes y Afines

“NOSOTROS NO VEMOS LAS COSAS COMO SON; VEMOS LAS COSAS COMO SOMOS NOSOTROS”

ASPECTOS TEÓRICOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

DEFINICIONES IMPORTANTES Decisiones: Son combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en términos de

tres componentes esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos inciertos.

Resultado: Son situaciones describibles públicamente que ocurrirían cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado.

Consecuencias: Son las reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo, ganancias o pérdidas, asociadas con cada resultado.

Incertidumbre: Se refiere a los juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir. Se describe con medidas que incluyen probabilidad, confianza y posibilidad.

Preferencias: Son conductas expresivas de elegir, o intenciones de elegir un curso de acción sobre otros.

Toma una Decisión: Se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.

Juicio: Son componentes del proceso de decisión que se refieren a valorar, estimar, inferir que sucesos ocurrirán y cuales serán las reacciones evaluativos.

IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES

1. Tamaño o duración del compromiso. Si la decisión implica el compromiso de un capital considerable o tendrá un impacto a largo plazo sobre la organización.

2. Flexibilidad de los Planes. Si la decisión implica que el plan siga un curso de acción que no es reversible fácilmente.

3. Certeza de los Objetivos y las Políticas. Si una compañía ha atenido una política que indica cómo actuar frente a cierta situación entonces es fácil tomar una decisión que sea consistente con la historia pasada.

4. Cuantificación de las variables. Cuando los costos asociados con una decisión pueden definirse en forma precisa.

5. Impacto Humano. Cuando el impacto humano de una decisión es grande, su importancia también es grande.

ELEMENTOS O ETAPAS FUNDAMENTALESsegún: Peter Drucker

1. Clasificación del Problema. Identificar el tipo de problema que se enfrenta ya sea éste de tipo genérico o excepcional.

2. Definición del Problema. Una vez que el problema ha sido clasificado, se debe definir.

3. Definir las Especificaciones. El siguiente elemento importante del proceso de decisión es definir con claridad las especificaciones referentes a lo que la decisión tiene que efectuar.

4. La Decisión. Implica la obtención de una solución “correcta”.

5. La Acción. Convertir la decisión en acción.

6. Control de los Resultados.- Hay que integrar, finalmente, la supervisión y transmisión de la información en el serio de la decisión.

CARACTERÍSTICAS

1. Efectos Futuros.- Tiene que ver con la medida con la que la decisión afectará el futuro.

2. Reversibilidad.- Este factor se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio.

3. Impacto.- Se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas.

4. Calidad.- Este elemento se refiere a las relaciones laborales, valores éticos.

5. Periodicidad.- Este electos responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuentemente o excepcionalmente.

INGREDIENTES DE LA DECISIÓN

1. Información.- Esta se recoge tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones.

2. Conocimientos.- Quien toma la decisión debe tener conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar.

3. Experiencia.- Si una persona tiene experiencia en la solución de un problema.

4. Análisis.- Se debe realizar a través de una serie de métodos que complementan a los otros ingredientes.

5. Juicio.- El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado.

PROBLEMAS EN LA TOMA DE DECISIONES

1. Información errónea.- Cuando la información recopilada no es correcta.

2. Selección de la muestra.- Este problema comprende la dificultad para asegurar que la muestra sea adecuada y representativa.

3. Sesgo.- Este factor es el grado en el cual un prejuicio afecta las respuestas.

4. Ubicuidad del promedio.- El promedio hace desaparecer los extremos.

5. Interpretación.- Existe el peligro de utilizar una información y llegar a una distorsión de su significado.

6. Conclusión apresurada.- Uno mismo la construye.

7. Connotación.- Este problema se refiere al contenido emocional o la implicación que se adiciona a un significado literal explícito.

Este punto se refiere a las mayores áreas de problema relacionadas con la toma de decisiones.

CUALIDADES PERSONALES PARA LA TOMA DE DECISIONES

1. Experiencia.- Es lógico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia.

2. Buen Juicio.- Se utiliza el término para referimos a la habilidad de valuar información de forma inteligente.

3. Creatividad.- La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil.

4. Habilidades Cuantitativas.- Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones.

Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones:

PROCESO CREATIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES

1. Exploración Inconsciente.- La primera fase, exploración inconsciente, es difícil de explicar la razón de que ocurre fuera de los límites de la conciencia.

2. Intuición.- La segunda fase, intuición sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia.

3. Discernimiento.- El discernimiento, tercera fase del proceso creativo, es resultado sobre todo del trabajo intenso.

4. Formulación Lógica.- La última fase del proceso creativo es la formulación o verificación lógica.

5. Lluvia de Ideas.- Una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad.

6. Sinéctica.- Originalmente conocido como “técnica de Gordon” (dado que su creador fue William J. Gordon). Consiste en seleccionar cuidadosamente un equipo sinético para la resolución de un problema, el cual puede involucrar toda la empresa

La toma de una decisión implica también creatividad.

HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL - SIG.

El Sistema de Información Gerencial, es uno de los cinco subsistemas principales del Sistema de Información Basado en Computadora (CBIS), su propósito es satisfacer las necesidades de información de los Gerentes (Directores) de las empresas o instituciones o dependencias principales de la organización de niveles gerenciales o similares.

Concepto de Sistema de Información Gerencial Se define como un sistema basado en computadoras, que proporciona

información a usuarios que tienen necesidades similares-Gerentes de empresas, Directores/Sub Directores de Instituciones educativas, etc.

También en un sentido general un SIG se puede definir como un conjunto de elementos o procedimientos que al ser ejecutados producen información oportuna, confiable, como apoyo al proceso de toma de decisiones.

FUENTES DE INFORMACIÓN EN UN “ISE”GRÁFICO Nº1

Los Componentes de un Sistema de Información Gerencial.Tal vez el más importante sea el recurso humano.Un segundo elemento constitutivo de los SIG está determinado por los procedimientos. Los otros componentes de un SIG son los modelos de información y los equipos.

I N T E R N A

Ø AsesoresØ EspecialistasØ Jefes de

Dptos.Ø Jefes de

Talleres y Laboratorio

Ø DocentesØ Alumnos

E X T E R N A

Ø Clientes/UsuariosØ Padres de

Familia.Ø Ex alumnosØ Consultores

Representantes de empresas e instituciones

SISTEMADE

INFOR-MACIÓN

GERENCIAL(SIG)

DIRECTORES

Toma de decisiones

LOS SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES S.A.D.

Los Sistemas de Apoyo a Decisiones se concibieron como una necesidad de tomar decisiones específicas en las empresas o instituciones.

El SAD proporciona tanto información para resolver problemas como capacidad de comunicación que permite resolver problemas semiestructurados.

Concepto de Sistemas de Apoyo a Decisiones Son sistemas para el soporte de decisiones, donde la información

es producida por los mandos medios, que van a permitir a los gerentes, directores y administradores resolver problemas semiestructurados.

Objetivos de un Sistema de Apoyo a Decisiones. Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver

problemas semiestructurados. Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de reemplazarlo. Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, más que

su eficiencia.

DIAGRAMA ISHIKAWA O DE CAUSA-EFECTO

Kaouro Ishikawa de la Universidad de Tokio utilizó esta técnica en los años cincuenta y desde entonces su aplicación se ha difundido a nivel mundial. Se le conoce también como Diagrama de Espina de Pescado y de Causa – Efecto.

Es una herramienta útil para analizar de una manera integral, las diferentes causas que se relacionan con un problema determinado, facilitando el proceso de búsqueda de causa al sugerir ramas y agrupaciones de las mismas.

Este diagrama ayuda a clasificar las causas de un problema o situación y a organizar las relaciones entre ellas.

Los elementos que estructuran el diagrama son: Problema. Causas Mayores: Variables críticas. Causas Menores: Las que inciden en las variables críticas. Sub – Causas: Las que inciden en las causas menores.

Comprende las siguientes fases:

1. Diagramación del Problema: Consiste en la clasificación para todos los miembros del grupo de la situación que se desea analizar o efecto que se desee solucionar.

2. Registrar la frase que resume el problema: Escribir el problema identificado en la parte externa derecha del papel y dejar espacio para el resto del diagrama hacia la izquierda. Dibujar una caja alrededor de la frase que identifica el problema.

3. Dibujar y marcar las espinas principales: Las espinas principales constituyen el imput principal/categorías de recursos o factores causales.

4. Realizar una lluvia de datos de las causas del problema: Este es el paso más importante en el diagrama de causa-efecto. Las ideas generales en este paso guiarán la selección de las causas de raíz. Es importante sólo causas y no soluciones sean identificadas.

5. Determinación de las Causas Mayores: Consiste en registrar las variables críticas que afectan la situación o problema que se analiza. Es recomendable agrupar los factores causales en grupos de carácter general, cada uno de los cuales representa una causa mayor.

6. Determinación de las Causas menores y Sub Causas: Consiste en desglosar cada causa mayor en sus posibles causas menores. Usualmente cada causa mayor es producida por otras causas menores que es necesario precisar.

7. Evaluación: Consiste en verificar que todos los factores que son causa del efecto analizado estén incluidos en el diagrama, y si sus relaciones están adecuadamente ilustradas en el diagrama.

EJEMPLO DEL DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO

El Análisis Costo/Beneficio es el proceso de colocar cifras en los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al utilizarlo, podemos estimar el impacto financiero acumulado de lo que se quiere lograr.

Se debe utilizar el Análisis Costo/Beneficio para comparar los costos y beneficios de las diferente decisiones. Este análisis involucra los siguientes pasos:

Llevar a cabo una lluvia de ideas o reunir datos provenientes de factores importantes relacionados con cada una de sus decisiones.

Determinar los costos relacionados con cada factor. Algunos costos, como la mano de obra, serán exactos mientras los otros deberán ser estimados.

Sumar los costos totales para cada decisión propuesta. Determinar los beneficios para cada decisión.

Poner las cifras de los costos y beneficios totales en la forma de una relación donde los beneficios son el numerador y los costos son el denominador.

BENEFICIOSCOSTOS

Comparar las relaciones beneficios a costos para las diferentes decisiones propuestas. La mejor solución, en términos financieros es aquella con la relación más alta beneficios a costos.

CASO PRÁCTICO; RESTAURANT NAYLAM E.I.R.L.ANÁLISIS COSTO/BENEFICO AÑOS 2009, 2010, 2011. Un equipo de trabajadores de un restaurante decidió

aumentar las ventas agregando una nueva línea de comida en el menú. La nueva línea consistía en cocina gourmet italiana y requería que se contratara un chef adicional. El Análisis de Costo / Beneficio del equipo para el primer año es el siguiente:

ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO AÑO 2009

COSTOS BENEFICIOS

Chef italiano Mayor Negocio Salario anual $ 40,000 De nuevos clientes

italianos $200,000

Comisión del intermediario

5,000

Transporte desde Italia al Perú

5,000 De nuevos clientes no italianos

100,000

Asistente del Chef 25,000 De clientes actuales quienes vendrán más a menudo.

100,000

Nuevos libros de cocina 25,000

Clases de italiano para el resto del personal.

5,000

Publicidad para el nuevo menú

10,000

Pérdida de clientes a quienes no les gusta el nuevo menú.

200,000

Costo Totales $291,000 Beneficios Totales $400,000

Este análisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar. Estaban muy entusiasmados con la idea de tener comida italiana en el restaurante, y los cálculos demostraban un beneficio sustancial para el primer año ( $109,000). Sin embargo, la relación de beneficios a costo era de $ 1.37 de retorno por cada dólar gastado ($400,000 / $291,000). Este sería un retorno positivo, pero ¿valía la pena el esfuerzo que este gran cambio implicara para el restaurante?

¿Qué haría usted si fuera parte del equipo?Buscando disminuir la pérdida de clientes en 30% y aumentar nuevos clientes en un 20%.

ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO AÑO 2010Yo como parte del equipo buscaría disminuir la pérdida de clientes en un 30% y con ello aumentar nuevos clientes en un 20% más.

COSTOS BENEFICIOS


italianos $200,000


5,000



*120,000


100,000



5,000


10,000


*140,000


Este análisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar. Estaban muy entusiasmados con la idea de tener comida italiana en el restaurante, y los cálculos demostraban un beneficio sustancial para el segundo año ( $189,000). Sin embargo, la relación de beneficios a costo era de $ 1.82 de retorno por cada dólar gastado ($420,000 / $231,000). Este sería un retorno positivo, pero ¿valía la pena el esfuerzo que este gran cambio implicara para el restaurante? El análisis se puede observar en el indicador Costo/Beneficio = 1.82

ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO: AÑO 2011.Incrementar nuevos clientes siguiendo la tendencia en un 50% más que el año 2010 y disminuir la pérdida de los clientes en 40% con respecto al año pasado.

COSTOS BENEFICIOS


italianos $200,000


5,000



*180,000


100,000



5,000


10,000


*84,000


Este análisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar. Estaban muy entusiasmados con la idea de tener comida italiana en el restaurante.

CUADRO RESUMEN COSTO/BENEFICIO 3 AÑOS CONSECUTIVOS

Este análisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar. Estaban muy entusiasmados con la idea de tener comida italiana en el restaurante, y los cálculos demostraban un beneficio sustancial para el tercer año ($281,000). Sin embargo, la relación de beneficios a costo era de $ 2.41 de retorno por cada dólar gastado ($480,000 / $199,000). Este sería un retorno positivo, pero ¿valía la pena el esfuerzo que este gran cambio implicara para el restaurante? De acuerdo a los indicadores relación Costo / Beneficio si se justifica: por cuanto el Costo / Beneficio = 2.41.

2009 2010 2011

1.37 1.82 2.41

CONCLUSIONES1. La toma de decisiones requiere de mayor

experiencia y hacer participe el equipo de trabajo para que este sea mejor.

2. Todas las decisiones que se toman en las empresas tienen un costo económico social y ambiental.

3. Para tomar mejor las decisiones se requiere tener buenas conclusiones de la problemática de la empresa.

4. Existen herramientas para la toma de decisiones como son: Diagrama de Ishikawa el SIG,SAD, Costo / Beneficio entre otros.

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda ganarse el apoyo de todo el grupo y/o equipo, señalándose el valor de sus aportes en la solución del problema.

2. Generar un ambiente en que las personas puedan hablar, expresarse abierta y francamente y que estimule todos los aportes creativos del equipo.

3. Utilizar la técnica para las decisiones económicas el costo / Beneficio, para recuperar la Inversión en menor tiempo.

GRACIAS

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