GESTIÓN DE LAS PARTES DE INTERES (I Unidad)

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® 5ta edición

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNADEspecialización en Gestión de Proyectos

ELVA NELLY ROJAS ARAQUE

Gestión de los Stakeholders

Gung Ho!

Gung Ho!

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Descripción General de la Gestión de los Interesados del Proyecto

1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

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SALIDASHERRAMIENTAS Y TECNICAS

1. Acta de constitución del proyecto2. Documento de adquisiciones 3. Factores ambientales de la empresa4. Activos de los procesos de la organización

1. Análisis de Interesados 2. Juicio de expertos3. Reuniones

1. Registro de interesados

ENTRADAS

1. Acta de constitución del proyecto

2. Documento de adquisiciones

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Certifica la existencia del proyecto. Documenta las necesidades de negocio, supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar

Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en un contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del proyecto

La cultura y la estructura de la organización; • Los estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., regulaciones, estándares de productos); y • Las tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos.

Las plantillas del registro de interesados, • Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y • Los registros de interesados de proyectos anteriores.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

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1. Identificar todos los

interesados potenciales.

2, Analizar el impacto o apoyo

potencial de cada interesado

3. Evaluar a los interesados

1. Análisis de Interesados información cuantitativa y

cualitativa, para determinar

intereses del proyecto

Modelos de clasificación

para el análisis de

interesados

Matriz de poder/interés

Matriz de influencia/impacto

Modelo de prominencia

Matriz de poder/influencia

Matriz de poder/interés

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HERRAMIENTAS Y TECNICAS

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3. Reuniones2. Juicio de Expertos

Asegura la identificación y el listado de los interesados, se debe procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia.

La alta dirección; Otras unidades dentro de la organización; Directores de proyecto, expertos, grupos de industria y consultores, asociaciones profesionales y técnicas.

Se obtiene mediante consultas individuales (reuniones uno a uno, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.).

Se analizan perfiles para desarrollar entendimiento sobre los principales interesados del proyecto, para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados

Salidas - ¿Qué obtengo al final del proceso?

Registro de los interesados: Documento donde se recopila toda la información de los interesados. Por ejemplo: nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, intereses, expectativas, poder de influencia, categorización, etc

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2. GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

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Planificar la Gestión de los Interesados, identificar el modo en que el proyecto afectará a los interesados,

desarrolla formas de lograr la participación interesados, gestionar expectativas, alcanzar los objetivos.

ENTRADAS

4. Activos de los procesos de la organización

3. Factores Ambientales

de la Empresa

2, Registro de los Interesados

1. Plan para la Dirección del

Proyecto

• Ciclo de vida y procesos• Descripción de la

ejecución• Plan de gestión de

cambios (monitorear y controlar)

• Necesidades y la técnicas de comunicación

El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.

Todos los factores ambientales de la empresa son entradas, la gestión de los interesados debe adaptarse al entorno del proyecto. La cultura, la estructura y el clima político de la organización .

El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.

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HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1. Juicio de expertos: Inicio de un proyecto puede ser necesario que los interesados más experimentados estén altamente involucrados de modo que se elimine cualquier posible obstáculo para el éxito

2. Reuniones : Expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participación requeridos de todos los interesados.

3. Técnicas analíticas : El nivel de participación de los interesados se debe comparar con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. El nivel de participación se puede clasificar:

Reticente

Neutral

LíderPartidario

Desconocedor

Interesado

Desconocedor

Reticente

Neutral

Partidario

Líder

Interesado 1

C D

Interesad 2

C D

Interesado 3

DC

Matriz de Evaluación de la Participación de los InteresadosC= Participación actual - D= Participación deseado

proceso analítico = brechas entre los niveles de participación actual + deseado , identificar las acciones y comunicaciones y cerrar estas brechas a través del juicio de expertos.

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SALIDAS

Componente del plan para la dirección del proyecto. Identifica estrategias de gestión para involucrar interesados de manera eficaz.

1. Plan para la gestión de Proyectos

Plan de Gestión de los Interesados

niveles de participación

alcance e impacto

Las interrelaciones y superposic

Los requisitos de comunicación

información a distribuir entre los interesados

2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

El método para actualizar y definir PG cronogram

a del proyecto

registro de interesados

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3. Gestionar la Participación de los Interesados

Describe los métodos y tecnologías utilizados para la comunicación con los interesados.

ENTRADAS

2. Plan de Gestión de las Comunicaciones

3. Registro de Cambios

4. Activos de los Procesos de la Organización

información sobre la gestión de las expectativas de los interesados (requisitos, información, motivo de distribución de la información, personas que reciben la información)

documentar los cambios del proyecto, así como su impacto en términos de tiempo, costos y riesgos.

Los requisitos de comunicación, Los procedimientos para la gestión de incidentes, Los procedimientos de control de cambios, y La información histórica relativa a proyectos anteriores

1. Plan de Gestión de los Interesados

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HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1. Métodos de Comunicación 2. Habilidades Interpersonales 3. Habilidades de Gestión

requisitos de comunicación de los interesados, el PM decide cómo, cuándo y cuáles métodos de comunicación se utilizarán en el proyecto.

PM aplica habilidades interpersonales, gestionar las expectativas de los interesados. (confianza, Resolver conflictos, Escuchar y Superar la resistencia al cambio.

Coordina y armonizar al grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto. Por ejemplo: Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto, Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto, Negociar acuerdos

SALIDAS

1.Registro de Incidentes: Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales

2. Solicitudes de Cambio: Incluye acciones correctivas o preventivas aplicables al proyecto o a la interacción con los interesados afectados,

3.Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto: Se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados.

4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o cuando originalmente registrados no participen en el proyecto o no reciban su impacto.

5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización (Notificaciones a los interesados, Informes del proyecto, Retroalimentación de los interesados, presentaciones, registros, Documentación sobre lecciones aprendidas)

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4. CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

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ENTRADAS

1. Plan para la Dirección del

Proyecto

2. Registro de Incidentes

3. Datos de desempeño del trabajo

4. Documentos del Proyecto

El ciclo de vida seleccionado , El modo en que se ejecutará , Como cumplir los requisitos de RR.HHplan de gestión de cambios , Necesidades técnicas de comunicación.

observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas

El registro de incidentes se

actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los

actuales

El cronograma del proyecto, • El registro de interesados, • El registro de incidentes, • El registro de cambios, y • Las comunicaciones del proyecto

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Herramientas y Técnicas

capture, almacene y distribuya a los interesados la

información relativa a los costos, al avancedel cronograma y al

desempeño del proyecto

1, Sistemas de Gestión de la Información

2,Juicio de Expertos

asegurar identificación y

de nuevos interesados,

realizando unarevaluación de los interesados

actuales.

se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de

laparticipación de los

interesados.

3,Reuniones

CONTROL

CONTROL

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SALIDAS

2.Solicitudes de

Cambio

3,Actualizaciones al Plan

para la Dirección del

Proyecto

4,Actualizaciones a los

Documentos del Proyecto

5, Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

1,Información de Desempeño

del Trabajo

A medida que se identifican cambios en la estrategia se actualizan las secciones

Acciones correctivas Acciones preventivas

Registro de interesadosRegistro de incidentes

Notificaciones a los interesados, Informes, presentaciones, registros del proyecto,Documentación sobre lecciones aprendidas

datos de desempeño en contexto e integrados sobre la base de relaciones entre áreas

Gracias

Gung Ho!