Project Management UPSM Semana 14 - Gestión de Interesados

8/20/2019 Project Management UPSM Semana 14 - Gestión de Interesados

1/24

Asignatura

Project Management

Profesores:

ARTURO REYES LECCA

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS

Semana: 16

09 al 13 de Noviembre de 2015

Sesión: 16


2/24

Asignatura Project Management

Profesores:

ARTURO REYES LECCA


Gestión de los Interesados

Semana: 16

09 al 13 de Noviembre de 2015

Sesión: 16


3/24


4/24

G e s t i ó n d e l o s I n t e r e s a d

o s


5/24


5 GRUPO DE PROCESOS

1 0 A R E A S D E C O N O C

I M I E N T O


6/24


Comunicacióncontínua con los

Interesados

Identificar

PlanificarGestión

GestionarParticipación

ControlarParticipación


7/24

Gestión delos Interesados

P r o c e s o s d

e

l a

G e s t i ó n

d e

l o

s I n t e r e s a d o s

• El proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectadospor una decisión, actividad o resultado del proyecto, así como de analizar y documentarinformación relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia yposible impacto en el éxito del proyecto.

1.- Identificar a los Interesados:

• El proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de losinteresados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades,intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

2.-Planificar la Gestión de los Interesados:

• El proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades /expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación

adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.

3.- Gestionar la Participación de los Interesados:

• El proceso de monitorear globalmente las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las

estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

4.- Controlar la Participación de los Interesados:


8/24



EntradasHerramientas y

TécnicasSalidas

1) Acta de constitución del proyecto

2) Documentos de las adquisiciones

3) Factores ambientales de la empresa

4) Activos de los procesos de la

organización

A. Análisis de interesados

B. Juicio de expertos

C. Reuniones

I. Registro de interesados

(1) Identificar a los Interesados

Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas


9/24



EntradasHerramientas

y TécnicasSalidas

1.- Acta de Constitución del Proyecto Puede suministrar información sobre las partes internas y externas relacionadas con el

proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la ejecución de éste

2.- Documentos de las Adquisiciones

Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en

un contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave

del proyecto. Otras partes relevantes, como los proveedores, también deben

ser consideradas parte de la lista de interesados del proyecto.

(1) Identificar a los Interesados :



10/24




y TécnicasSalidas

A.- Análisis de Interesados Es una técnica que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática información

cuantitativa y cualitativa que permita determinar qué intereses particulares deben tenerse

en cuenta a lo largo del proyecto.

Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados yrelacionarlos con el propósito del proyecto.

También ayuda a identificar las relaciones de los interesados (con el proyecto y con otros

interesados) que se pueden aprovechar para crear alianzas y posibles asociaciones para

mejorar las probabilidades de éxito del proyecto, así como las relaciones de los interesados

sobre las que habría que influir de manera diferente en diversas etapas del proyecto o fase.

(1) Identificar a los Interesados :



11/24



Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la información relevante,

como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles

de influencia. Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar y clasificarlos para

definir una estrategia de aproximación.

Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes

situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los

impactos negativos potenciales.

Modelo de clasificación de Interesados:

• Matriz de poder/interés: en función a su nivel de autoridad (“poder”) y su nivel de

preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del proyecto.

• Matriz de poder/influencia, en función a su nivel de autoridad (“poder”) y su

participación activa (“influencia”) en el proyecto.

• Matriz de influencia/impacto, en función a su participación activa (“influencia”) y su

capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto (“impacto”).

• Modelo de prominencia, que describe clases de interesados basándose en su poder(capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y

legitimidad (su participación es adecuada).


12/24



Matriz Poder/Ineteres


13/24


Gestión de Los Interesados


y TécnicasSalidas

I.- Registro de Interesados

Información de identificación. Nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto,

información de contacto.

Información de evaluación. Requisitos principales, expectativas principales, influencia potencial en

el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor interés Clasificación de los interesados. Interno/externo, partidario/neutral/reticente, etc

El registro de interesados se debe consultar y actualizar de manera regular, ya que los interesados

podrían cambiar o se podrían identificar nuevos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

(1) Identificar a los Interesados



14/24




TécnicasSalidas

1) Plan para la dirección del proyecto

2) Registro de interesados

3) Factores ambientales de la empresa


organización

A. Juicio de expertos

B. Reuniones

C. Técnicas analíticas

I. Plan de gestión de los

interesados

II. Actualizaciones a los

documentos del proyecto

(2) Planificar la Gestión de los Interesados



15/24

G e

s t i ó n d e l o

s I n t e r e s a d

o s


16/24




y TécnicasSalidas

C.- Técnica Analítica El nivel de participación actual de todos los interesados se debe comparar con los niveles de participación

planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. La participación de los interesados a lo

largo del ciclo de vida del proyecto es crítica para el éxito del mismo.

Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio. Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.

Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar

el éxito del mismo.

(1) Planificar la Gestión de los Interesados :



17/24




y TécnicasSalidas

I.-Plan de Gestión de los Interesados

Identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera

eficaz

Debe incluir , además de los datos de registro de interesado:

Los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave.

El alcance e impacto del cambio para los interesados.

Las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan identificado.

Los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto.

La información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato,

contenido y nivel de detalle.

El motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la

participación de los interesados. El plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria a los interesados.

El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que

avanza y se desarrolla el proyecto.

(2) Planificar la Gestión de los Interesados



18/24




TécnicasSalidas

1) Plan de gestión de los interesados

2) Plan de gestión de las

comunicaciones

3) Registro de cambios


organización

A. Métodos de comunicaciónB. Habilidades interpersonales

C. Habilidades de gestión

I. Registro de incidentesII. Solicitudes de cambio

III. Actualizaciones al plan para

la dirección del proyecto

IV. Actualizaciones a los


V. Actualizaciones a los

activos de los procesos dela organización

(3) Gestionar la Participación de los Interesados



19/24

G e

s t i ó n d e l o

s I n t e r e s a d

o s


20/24




y TécnicasSalidas

B.- Habilidades Interpersonales

Generar confianza,

Resolver conflictos,

Escuchar de forma activa.

Superar la resistencia al cambio.

C.- Habilidades de Gestión

Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto,

Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,

Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto

(1) Gestionar la Participación de los Interesados :



21/24




y TécnicasSalidas

I.- Registro de Incidentes

La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un registro de

incidentes. Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se

resuelven los incidentes actuales.

V.- Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre

incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Informes del proyecto.

Presentaciones del proyecto.

Registros del proyecto. Retroalimentación de los interesados.

Documentación sobre lecciones aprendidas.

(2) Gestionar la Participación de los Interesados



22/24




TécnicasSalidas

1) Plan para la dirección del proyecto

2) Registro de incidentes

3) Datos de desempeño del trabajo

4) Documentos del proyecto

A. Sistemas de gestión de lainformación

B. Juicio de expertos

C. Reuniones

I. Información de desempeñodel trabajo

II. Solicitudes de cambio

III. Actualizaciones al plan para la

dirección del proyecto

IV. Actualizaciones a los


V. Actualizaciones a los activosde los procesos de la

organización

(3) Controlar la Participación de los Interesados



23/24

G e

s t i ó n d e l o

s I n t e r e s a d

o s


24/24




y TécnicasSalidas

I.- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los interesados cambia,

cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya

no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otrasactualizaciones para interesados específicos.

Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se

resuelven los actuales.

(2) Controlar la Participación de los Interesados


Documents

Project Management UPSM Semana 14 - Gestión de Interesados