Embed Size (px)
Citation preview
FUNGSI PERENCANAAN
PENGERTIAN DAN FUNGSI PERENCANAAN
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :
“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
PERENCANAAN . merupakan salah satu fungsi pokok
manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
DEFINISI PERENCANAAN TERSEBUT DIATAS DAPAT DISIMPULKAN BAHWA PERENCANAAN MENGGUNAKAN BEBERAPA ASPEK YAKNI
Penentuan tujuan yang akan dicapai. Memilih dan menentukan cara yang akan
ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.
PERENCANAAN JUGA MEMPUNYAI MANFAAT BAGI PERUSAHAAN SEBAGAI BERIKUT: Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan
kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.
Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.
Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
FUNGSI PERENCANAAN adalah suatu proses pengambilan
keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.
BEISHLINE (1957) MENGUNGKAPKAN BAHWA; Perencanaan menentukan apa yang
harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab, mengapa hal itu harus dicapai.
PADA DASARNYA MEMBUAT PERENCANAAN ITU MENYANGKUT 5 W+H YANG SECARA SINGKATNYA AKAN DIJELASKAN SEBAGAI BERIKUT;
1. What : Apa yang harus dikerjakan2. Why : Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan3. Who : Siapa yang akan mengerjakan4. When : Kapan pekerjaan tersebut dikerjakan5. Where : Dimana pekerjaan itu dilakukan6. How : Bagaimana cara mengerjakannya
UNTUK MEMBUAT PERENCANAAN YANG BAIK HARUS MEMUAT BEBERAPA HAL SEBAGAI BERIKUT;
a. Penjelasan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan bisa dihasilkan. b. Penjelasan mengapa rencana itu harus dilakukan atau dikerjakan dan mengapa tujuan tertentu harus dicapai.
c. Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana dimana rencana tindakan harus dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan. d. Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan kapan selesainya tindakan itu di setiap unit organisasinya dengan menggunakan standar waktu yang telah ditetapkan dalam unitnya.
e
E. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu. f. Penjelasan secara rinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan yang telah ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan dengan benar.
DALAM PERENCANAAN KITA HARUS MEMPERHATIKAN BEBERAPA FAKTOR INTERN DAN EKSTERN:
kelebihan (Strength) yang dimiliki kelemahannya (Weaknesses), kemungkinan yang mungkin terjadi
(Opportunity), hambatan yang mungkin dihadapi (Treath).
ADAPUN KEGUNAAN DALAM SUATU PERENCANAAN ADALAH SEBAGAI BERIKUT;
a. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga hasil yang diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
b. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang sudah dilakukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga bisa dihindari lebih awal.
c. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin muncul sehingga sehingga lebih waspada dan dan dapat diselesaikan dengan cepat.
d. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tak terkendali.
FOCUS PERENCANAAN PEMASARAN yaitu apakah kesempatan pemasaran
tersebut dilakukan dengan mengembangkan produk baru atau mengembangkan produk yang sudah ada.
SINGKAT FOCUS PERENCANAAN PEMASARAN DI ARAHKAN PADA TIGA HAL:
I. Pengembangan produk baruII. Memperluas lini produk yang sudah adaIII. Revitalisasi meerek produk yang ada
Pondasi atau elemen dasar dari rencana strategi tersebut ada 5 (lima), yaitu: 1.Visi2.Misi3.Faktor-faktor Keberhasilan Penting4.Strategi dan Tindakan untuk Tujuan/Sasaran5.Rencana Prioritas Implementasi
Elemen perencanaanPerencanaan terdiri dari dua elemen penting,
yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
SASARAN Sasaran adalah hal yang ingin dicapai
oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil
SASARAN RIIL adalah sasaran yang benar-benar
dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari
tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
ADA DUA PENDEKATAN UTAMA YANG DAPAT DIGUNAKAN ORGANISASI UNTUK MENCAPAI SASARANNYA.
Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi subtujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah
PENDEKATAN KEDUA DISEBUT DENGAN MANAGEMENT BY OBJECTIVE ATAU MBO
pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO
A. Pentingnya PerencanaanPerencanaan Sekolah penting dilakukanuntuk memberi arah dan bimbingan parapelaku pendidikan dalam rangka menujuperubahan atau tujuan yang lebih baik(peningkatan, pengembangan) denganresiko yang kecil dan untuk mengurangiketidakpastian masa depan
ALASAN PENTINGNYA PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu
penting terhadap manajemen organisasi, berikut :1. Tujuan menjadi jelas dan terarah
Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan arah dan kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.
2. Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang samaKetika semua elemen atau bagian dalam organisasi mengetahui tujuan organisasinya dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah yang sama. Artinya mereka memahami prosedur apa saja yang akan dilakukan sebagaimana yang telah mereka sepakati dalam perencanaan.
3. Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluangDengan adanya perencanaan maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang yang ada di lingkungan luar organisasi. Adanya hambatan dan peluang yang datang akan menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan sehingga mereka tetap berada di lajur menuju tujuan awal.4. Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektifPerencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.5. Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasanKetika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur sebab perencanaan sebagai pengawasan.
6. Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastianDalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan ketidakpastian yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, adanya perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja sehingga ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.
PERMASALAHAN DALAM MENETAPKAN TUJUAN Saat menetapkan tujuan, kita juga harus
menetapkan prioritas. Sering kali dua tujuan yang ingin dicapai justru menyebabkan konflik. Misalnya, membeli rumah baru atau membiayai kuliah anak. Prioritaskan nilai kita untuk menentukan manakah yang lebih penting.
MANFAAT PENETAPAN TUJUAN1. Tujuan mempermudah proses pengambilan keputusan.
Bila keputusan yang dibuat mendukung tujuan yang dimiliki sang pemimpin, dia tidak akan punya waktu untuk melakukan kegiatan lain karena harus menentukan keputusan mana yang harus dijalankan sesuai dengan nilai dan prioritasnya. Dengan menetapkan tujuan, pemimpin bisa menghemat waktu karena hanya berorientasi pada tujuan yang dirancang dengan baik.
2. Tujuan meningkatkan kesehatan fisik dan mental.
Sering kali stres disebabkan oleh kebingungan dan ketakutan. Namun dengan memiliki tujuan,seorang pemimpin akan terhindar dari dua hal tersebut. Dalam buku "Getting Well Again", Dr.O. Carl Simonton dan istrinya, Dr. Stephanie Matthews Simonton, bersama James Creighton bahkan menyaksikan bahwa cara yang paling efektif untuk menyembuhkan pasien mereka adalah dengan meminta si pasien untuk menetapkan tujuan hidup mereka. Dengan begitu, pasien mendapatkan kembali tujuan dan semangat mereka untuk hidup.
3. Tujuan menimbulkan respek. Sudah umum diketahui, orang cenderung mengikuti pemimpin yang memiliki tujuan pasti.Dengan adanya tujuan jelas, orang lain akan tergerak untuk mendukung sang pemimpin.4. Tujuan bisa digunakan sebagai tolok ukur. Tujuan sangat diperlukan untuk kepuasan psikologis orang, yang muncul saat ada perasaan bahwa dirinya mampu dan berguna, yang munculjika sesuatu telah terpenuhi. Pencapaian tujuanbisa menjadi salah satu faktor pendorongnya.
5. Tujuan menghasilkan kegigihan.Bob Pierce, pendiri World Vision, bercerita bahwa di kala ia masih muda, seorang pastor berkata kepadanya, "Dalam banyak kasus, banyak organisasi yang dipimpin oleh seorang yang lebih memenuhi kualifikasi karena pendidikannya, kepopulerannya, talentanya, dan relasinya yang kuat, namun justru tenggelam. Sedangkan organisasi yang dipimpin oleh mereka yang terlihat memiliki sedikit kesempatan justru terus bertahan bahkan mendapatkan pencapaian yang luar biasa." Ini terjadi karena mereka menerapkan kekuasaan yang berkesinambungan. Saat berada di ujung tanduk dan hampir jatuh ke jurang yang dalam, orang yang menang adalah mereka yang tetap bertahan. Dengan cara bagaimanapun, Tuhan akan menolong karena Dia menghargai mereka yang tetap bertahan dan melepaskan mereka dari kesulitan.“ Tujuan orang-orang tersebut mendorong mereka untuk tetap bertahan.
6. Di bawah pimpinan Tuhan, sebuah tujuan akan menghindarkan seorang pemimpin dari jerat pujian orang lain.Tidak ada risiko lebih besar yang mengancam keefektifan suatu kepemimpinan selain pujian dari banyak orang.
KEKHAWATIRAN DALAM MENETAPKAN TUJUAN1. Khawatir tujuan yang ditetapkan tidak
sempurna.2. Khawatir akan dikalahkan.3. Khawatir akan diremehkan.4. Khawatir akan dianggap sombong bila
menetapkan tujuan
STRATEGI PERTUMBUHAN
Strategi pertumbuhan ekonomi adalah proses dimana terjadi kenaikan produk nasional bruto riil atau pendapatan nasional riil. Jadi perekonomian dikatakan tumbuh atau berkembang bila terjadi pertumbuhan outputriil
PERENCANAAN STRATEGIK Proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi, penentuan strategi, program-program strategi,dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan diimplementasikan.
Merupakan proses perencanaan jangka panjang disusun untuk mencapai tujuan organisasi
ADA TIGA ALASAN PENTING PERENCANAAN STRATEGIK1. Memberikan kerangka dasar bagi
perencanaan – perencanaan lainnya2. Pemahaman terhadap perencanaan
strategis akan mempermudah bentuk perencanaan lainnya
3. Merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi
PROSES PERENCANAAN STRATEGIS Langkah pertama untuk perencanaan
strategis adalah Perumusan sasaran Langkah kedua adalah pengenalan pada
tujuan dan strategi yang ada saat ini. Langkah ketiga dari proses perencanaan
strategi adalah analisis lingkungan. Langkah kelima adalah mengenali
kesempatan dan ancaman strategis Langkah keenam yaitu menetukan
sejauh mana perubahan strategi dibutuhkan.
KESALAHAN STRATEGIK Menurut Campbell dan Alexander
(1998), ada 3 hal yang salah kaprah dalam manajemen strategi selama ini, diantaranya hal tersebut adalah kesalahan proses, kesalahan sasaran/objective, dan pendekatan bukan dari operasional
STRATEGIC FALLACY TERSEBUT MELIPUTI 3 HAL Fallacy of prediction berakar dari
kesalahan manajemen melakukan prediksi. Mereka dibayangi pemikiran seolah-olah bumi ini diam, sehingga proses formulasi strategi –mulai perencanaan hingga implementasi – diasumsikan berada pada situasi yang tidak berubah (lockstep).
Kesalahan yang kedua, fallacy of detachment, bersumber dari pemikiran para pembuat strategi bahwa formulasi strategi tidak memiliki kaitan dengan operation. Manajemen puncak memiliki asumsi bahwa mereka bisa saja merumuskan strategi bersaing perusahaan tanpa harus meminta masukan dari karyawan-karyawan yang ada di level bawah atau yang terkait dengan operation perusahaan.
Mengenai kesalahan yang ketiga,fallacy of formalization, terjadi karena kebijakan perusahaan untuk menentukan dan membatasi kewenangan formulasi strategi hanya pada jabatan atau orang tertentu saja. Dengan demikian, proses pembuatan strategi juga berlangsung sangat formal dan resmi. Formulasi seolah menjadi suatu proses yang terjadi di ruang steril dan tertutup, tidak bersentuhan dengan lingkungan dinamis yang ada di perusahaan.
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN Perencanaan adalah fungsi yang paling
dasar dari fungsi manajemen lainnya, fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian ( Organizing) . Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektifitas yang paling tinggi
PENGARAHAN Perencanaan menentukan kombinasi
paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan
PENGAWASAN Perencanaan dan pengawasan saling
berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana
RENCANA OPERASIONAL Rencana strategi merupakan rencana
yang dirancang untuk menmcapai tujuan yang luas dari perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan.
Rencana operasional merupakan rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan
RENCANA OPERASIONAL TERDIRI DARI: Rencana sekali pakai ( singles use
plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan di bubarkan bila rencana ini sudah selesai dilaksanakan
Rencana tetap (standing plans),merupakan pendekatan yang telah dibakukan untuk menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah diantisipasi
