Foco Hse 043 -Gestion de Contratistas

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GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE

RESPONSABILIDAD INTEGRALDIRECCIÓN DE HSE

ECP-DHS-G-043 Elaborado

12/06/2012 Versión 1

Plantilla 012 _________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ...................................................................................................................... 2

2. GLOSARIO ..................................................................................................................... 2

3. DESARROLLO ................................................................................................................. 3 3.1 Fase de Planeación. ................................................................................................................................. .......5

3.2 Fase de Selección o Pre Contractual ........................................................................................................... 31

3.3 Fase de Ejecución ........................................................................................................................................ 32

3.4 Fase de Finalización o Post Contractual ...................................................................................................... 35

3.5 Roles y Responsabilidades ........................................................................ .................................................. 35

3.6 Otras Consideraciones. ........................................................................... .................................................... 43

3.7 Periodo de Transición ............................................................................................................................... ... 44






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1. OBJETIVOEstablecer los lineamientos y directrices que se deben aplicar para la Gestión HSE (Salud Ocupacional,Seguridad Industrial y de Procesos y Medio Ambiente) de Contratistas, en los procesos de selección quetramite y en los contratos que celebre ECOPETROL S.A. en calidad de contratante de bienes y servicios,de manera que se asegure una adecuada y consistente planeación, selección, ejecución y terminaciónde la relación contractual, implementando un sistema de control idóneo que elimine los incidentes enHSE asociados a las actividades encargadas a los Contratistas.

La presente guía, establece los requisitos de HSE a considerar en cada fase del proceso de contratación(planeación, selección de contratista, ejecución, terminación y liquidación del contrato), en función delos riesgos que se encuentren asociados a las actividades de ejecución del objeto y alcance delcontrato, con el fin de garantizar:

• Una planeación seria, oportuna y completa, que sea consciente de los riesgos en HSE a que estánexpuestos el personal, el medio ambiente, las comunidades del área de influencia y las

instalaciones, con ocasión de la ejecución del futuro contrato.• La inclusión, en las bases del proceso de selección de contratistas, de requerimientos en HSE

generales y específicos, según el calificativo de riesgos que aplique, direccionados a la excelenciaen las operaciones de la Empresa; así como la verificación de su cumplimiento íntegro durantetodas las actividades contractuales a ser desarrolladas.

• Evaluación y seguimiento al desempeño HSE de las empresas contratistas, estableciendo lasmedidas necesarias para la corrección de las desviaciones de la gestión en HSE encontradasdurante la ejecución del contrato.

• La implementación de medidas que busquen estimular la adopción de las mejores prácticas en HSEpor parte de las empresas contratistas de Ecopetrol S.A.

2. GLOSARIO

CEC: Condiciones Específicas de Contratación.

CGC: Condiciones Generales de Contratación.

Contratista: Persona Natural o Jurídica con la que ECOPETROL S.A. establece un vínculo o relacióncontractual; se reconoce como un colaborador, socio o aliado que por sus calidades técnicas,operativas, logísticas, legales y en especial en HSE, se constituye en un eje fundamental para alcanzarla excelencia operacional de la Empresa, sin incidente alguno.

Control Operacional: Para efectos de la presente Guía, se considera que existe Control Operacional,cuando teniendo la autoridad, Ecopetrol S.A. toma la decisión de introducir sus estándares HSE en elcontrato celebrado para la ejecución de la obra o servicio, y/o efectúa directamente o a través de untercero el seguimiento a su cumplimiento.

Disciplina Operativa (D.O.): Es la dedicación y el compromiso profundamente arraigado de cadamiembro de una organización para llevar a cabo cada tarea de forma correcta.

DPS: Documentos del Proceso de Selección

FCC: Formato de Compras y Contratación






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HSE: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos, y Medio Ambiente (Por sus siglas eningles Health, Safety, Environment).

Instalación: Se refiere e incluye instalaciones de refinerías, pozos, líneas de flujo, campos deproducción, baterías de recolección, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones, sistemas detransporte (tuberías de oleoductos, poliductos, gasoductos, entre otros), oficinas administrativas deECOPETROL S.A., o las de las UNIS de salud, Policlínica, casinos, áreas de llenado o despacho deproductos, talleres, derechos de vía, terminales fluviales y marítimos, plataformas marinas,monoboyas, localizaciones de pozos, bloques de exploración, y en general toda área o infraestructurafísica en donde la Empresa ostente un derecho o interés y desarrolle su actividad operacional.

Matriz para Evaluación de Riesgos RAM: Por sus siglas en inglés “Risk Assessment Matriz”;Herramienta para la evaluación de los riesgos y para su clasificaciónRiesgo: Producto de combinar la probabilidad de que un evento específico indeseado ocurra y la

severidad de las consecuencias.

RUC: Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional yAmbiente - SSOA- para Contratistas del Sector de Hidrocarburos y otros Sectores Contratantes,estructurado y administrado por el Consejo Colombiano de Seguridad.

Subcontratista: Persona natural o Jurídica a la que, previa autorización de Ecopetrol S.A., y medianteuna relación de naturaleza comercial, el Contratista encarga la realización de actividades que hacenparte del objeto y alcance del contrato celebrado con Ecopetrol S.A. Para los únicos efectos de lapresente Guía, el Subcontratista se considera parte de la fuerza laboral del Contratista, por lo que esresponsabilidad de éste, asegurar que aquel cumpla los compromisos contractuales adquiridos.

3. DESARROLLO

Esta Guía se constituye en el documento base que dispone una serie de parámetros, directrices ylineamientos en HSE, que aplican al proceso de gestión de contratistas de obras y servicios, y que, porlo mismo, se deben cumplir en todas sus fases, esto es, planeación, selección, ejecución y finalización,sin eximir al Contratista del cumplimiento de la legislación vigente que aplique a la actividadcontratada.

Su aplicación se extiende también a las compras y suministros en las cuales el proveedor incluyapruebas, garantías o servicios adicionales, que involucren la instalación y montaje, puesta en marcha ymantenimiento preventivo (de cualquier tipo), entre otras actividades inmersas en la misma, que seanrealizadas dentro de las instalaciones de Ecopetrol S.A., o en áreas en las que el Contratista este bajoel Control Operacional de Ecopetrol S.A. En este caso, el Funcionario Solicitante de la compra osuministro, revisa y adapta los requerimientos que obran en este documento, y una vez realizada la

compra o suministro, el Administrador y/ó Gestor asegurará el cumplimiento de todos los requisitosque en materia de HSE deba cumplir el proveedor.

Este documento no aplica a los contratos cuya ejecución se realice fuera de las instalaciones deEcopetrol S.A. y de su Control Operacional; en este evento, el Contratista debe cumplir con lanormatividad legal en HSE vigente. De otra parte, en el evento que se requiera ampliar el objeto y/o el






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alcance de un contrato en ejecución, o alterar el tiempo de ejecución pactado inicialmente, esresponsabilidad del Administrador del contrato, revisar, validar y de ser necesario ajustar a las nuevascondiciones, la definición del máximo nivel de Riesgo de las actividades del contrato y los requisitosHSE del mismo, e incluirlos en el respectivo adicional u otrosí.

Cuando se presenten dificultades para la aplicación de esta Guía, las consultas deben ser remitidas a laDirección de HSE, para su análisis y concepto.

Como normas complementarias, se encuentran:

ECP-VST-P-005 Procedimiento de Desempeño de Contratistas.ECP-UCN-G-001 Guía para la Administración y Gestión de Contratos.ECP-DHS-G-024 Guía para la evaluación, control y seguimiento de la gestión HSE de contratistas.

Utilizando como referencia el flujo-grama de la Figura 1, a continuación se describen los lineamientos

para la gestión de Contratistas con foco HSE, a desarrollar en cada una de las cuatro fases de lagestión de contratos de Ecopetrol S.A.:

• Planeación de la contratación para atender la necesidad.• Selección del Contratista o Precontractual.• Ejecución del contrato, compuesta por: (i) Validación de los requisitos HSE de ejecución; (ii)

desarrollo contractual del objeto y alcance del contrato; (iii) orientación, seguimiento, y evaluacióndurante la ejecución del contrato.

• Finalización o Evaluación post contrato: consistente en la calificación del desempeño del Contratistaen el foco HSE, a través de la asignación de un puntaje determinado.

Figura 1. Flujograma de la Gestión de Contratistas, foco HSE

S E L E C C I Ó N

O

P R E C O N T R A C T U A L

P L A N E A C I Ó N

NECESIDAD

DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE

CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO Y

DEFINICIÓN DE REQUISITOS DE HSE

DEFINICIÓN DE LOS FACTORES HSE

SOLICITUD DE INFORMACIÓN HSE

AUDIENCIA INFORMATIVA Y VISITA DE

EVALUACIÓN DE OFERTAS Y

E J E C U C I O N

F I N A L I Z A C I Ó N O

P O S T - C O N T R A C

T U A L

VALIDACIÓN DE LOS REQUISITOS

EVALUACIÓN POST CONTRATO

REALIMENTACIÓN DEL REGISTRO Y






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3.1 Fase de Planeación.

3.1.1 Definición del equipo de planeación del contrato: Una vez establecida la necesidad de lacontratación, cada negocio conforma el equipo de planeación del contrato, en el que: (1) Participarápor lo menos un funcionario con conocimiento de la actividad objeto de la contratación, quienasegurara que dentro del contrato se establezcan los requerimientos para que toda tarea se completecon seguridad, de acuerdo con procedimientos y/o prácticas seguras de trabajo, y consistentes con losprincipios y características esenciales de la Administración Segura de los Procesos (ASP); (2) uno desus integrantes asumirá la función de HSE. Dicha persona estará encargada de asesorar al equipo deplaneación en la definición del máximo nivel de riesgo de las actividades del contrato, elestablecimiento de los requisitos HSE específicos y los parámetros del presupuesto para la gestión HSEdel contrato.

3.1.2 Caracterización del servicio y valoración del Riesgo: El equipo de planeación del contrato,caracteriza el alcance y objeto del mismo, identificando para ello las actividades a ejecutar, lanaturaleza del contrato, el lugar de ejecución de las labores (incluyendo las instalaciones de apoyo),los métodos de trabajo a utilizar, y otros aspectos que se encuentran señalados en el Anexo No. 2 –Planeación Contractual- del Manual de Contratación de Ecopetrol S.A., de forma que, utilizando laMatriz RAM, se puedan identificar los riesgos HSE a que están expuestas las personas (trabajadoresdel Contratista, de ECOPETROL y de la comunidad), el medio ambiente, los activos, y la imagen deECOPETROL.

El equipo evaluará las actividades que se desarrollarán con el contrato, analizando el tipo de trabajoa realizar, de forma que se aplique la mejor tecnología de proceso y se seleccionen equipos quepermitan disminuir la exposición al Riesgo, a un nivel tan bajo como sea razonablemente factible.

La valoración del Riesgo máximo de las actividades del contrato, es el insumo básico para ladeterminación del esquema de contratación y la estructura de control de gestión, incluyendo el nivelde competencia de la Gestoría requerida para el contrato, así como para la definición del alcance en

la aplicación de la presente Guía; por lo tanto, siempre debe incluirse en el FCC.

3.1.3 Definición de requisitos de HSE:

NOTA: Tenga en cuenta que, cuando se adelante la planeación y se esté confeccionando lasbases de un proceso de selección de Contratistas, los siguientes son los requisitos mínimosde participación que deberán consignarse en los respectivos Pliegos de Condiciones oTérminos de Referencia, dependiendo de la calificación del Riesgo del contrato:

3.1.3.1 Requisitos mínimos HSE de participación: Para que la propuesta sea admisible o elegible,a la fecha de Cierre del Proceso de Selección (Cierre del PS ):

1) Si el Riesgo HSE máximo del contrato es N o L: Los PROPONENTES o integrantes de un

PROPONENTE (en el caso de Proponentes Conjuntos), deben contar con: I. Programa de Salud Ocupacional;II. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial;

III. Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios, simulacros yentrenamientos por Riesgo específico.






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Lo anterior se debe acreditar aportando copia de certificación emitida por la Administradora deRiesgos Profesionales a la que se encuentre(n) afiliado(s) o los documentos que hagan susveces para las empresas extranjeras, expedida dentro de los dos (2) meses anteriores a lafecha de Cierre del PS , en la que conste que cuenta(n) con todos los documentos antesrelacionados, a menos que, por la naturaleza del empleador, la normatividad vigente no le exijatener uno o varios de ellos.

2) Si el Riesgo HSE máximo del contrato es M, H o VH: Los PROPONENTES o integrantes de unPROPONENTE (en el caso de Proponentes Conjuntos), deben cumplir con los requisitos previstosen los literales a) y b) siguientes:

a. Contar con:I. Programa de Salud Ocupacional;

II. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial;III. Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios, simulacros y

entrenamientos por Riesgo específico.

Lo anterior se debe acreditar aportando copia de certificación emitida por la Administradora deRiesgos Profesionales a la que se encuentre(n) afiliado(s), o los documentos que hagan susveces para las empresas extranjeras, expedida dentro de los dos (2) meses anteriores a lafecha de Cierre del PS , en la que conste que cuenta(n) con todos los documentos antesrelacionados, a menos que, por la naturaleza del empleador, la normatividad vigente, no leexija tener uno o varios de ellos.

b. Las personas colombianas PROPONENTES o integrantes de un PROPONENTE (en el caso deProponentes Conjuntos) deben acreditar que a la fecha de Cierre del PS , cuentan con: i) RUC vigente asociado a la naturaleza del contrato1 con una calificación de mínimo 80puntos, expedido por el Consejo Colombiano de Seguridad, o ii) con certificación OHSAS

18001/2007 o similar asociada a la naturaleza del contrato, expedida por un entecertificador acreditado por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -http://www.onac.org.co). Para acreditar lo anterior, se debe aportar copia de la certificacióncorrespondiente. La verificación de la información se podrá realizar a través de los contactosdel ente certificador registrados en la página web de la ONAC, entre otros medios idóneosque permitan establecer la veracidad de la información.

Para los PROPONENTES colombianos serán validas también las certificaciones emitidas porlos entes certificadores con acreditación vigente expedida por la SIC (Superintendencia deIndustria y Comercio).

Las personas extranjeras deben acreditar que a la fecha de Cierre del PS , cuentan con: i) certificación OHSAS 18001 vigente, asociada a la naturaleza del contrato, expedida por un

ente certificador acreditado, o ii) certificación o evaluación de su Sistema de Gestión enSeguridad y Salud Ocupacional vigente, expedida por un ente certificador acreditado por elente de control del país de origen.

1Entiéndase la naturaleza del contrato, como el tipo y/o clasificación genérica bajo la cual se enmarca el objeto y alcance de

la actividad que se contrata; ejemplo de ello, puede ser: obras, compras, consultorías, prestación de servicios, transporte,entre otras.






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Nota: El ente de control o acreditador debe estar avalado por la IAF (INTERNATIONAL

ACCREDITATION FORUM, INC) o entidad que cumpla funciones de la mismanaturaleza, y debe permitir su corroboración, por ejemplo en la página web de la IAFhttp://www.iaf.nu/. Para confirmar lo anterior, se debe aportar copia de lacertificación correspondiente. La verificación de la información se podrá realizar através de los contactos del ente certificador registrados en la página web del enteacreditador o de control del país de origen.

La ausencia en la propuesta de la documentación soporte que acredite que al tiempo de presentaciónde la misma el PROPONENTE o sus integrantes (en caso de PROPONENTE conjunto) cumple(n) con loexigido en este numeral, será subsanable siempre y cuando el PROPONENTE haya manifestado encualquier acápite de la propuesta que cumple con el requisito mínimo exigido en materia de HSE, paralo cual deberá allegar la documentación que corrobore ésta información en el plazo que ECOPETROLindique; en caso contrario la propuesta será inadmisible o inelegible.

3.1.3.2 Requisitos generales HSE: Los siguientes son los requisitos generales que en materia deHSE debe cumplir el Contratista, sus Subcontratistas y proveedores, para contratos con actividades deriesgo máximo M, H o VH; para hacerlos más específicos pero no menos restrictivos, podrán seradaptados por el Funcionario Solicitante de la contratación o compra, durante la fase de planeación, eincluidos en los DPS.

Para los contratos con riesgos N y L, el Funcionario Solicitante de la contratación revisa y adapta losrequerimientos que obran –según planeación-, en la siguiente clausula contractual.

CLAUSULA CONTRACTUAL “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN MATERIA HSE”

EL CONTRATISTA es el único responsable ante ECOPETROL y ante las autoridades internacionales,

nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones en HSE que adquiere conocasión de este contrato. Los requisitos, roles y responsabilidades deben ser extendidos y deben ser cumplidos por sus Subcontratistas, por lo cual, cualquier subcontrato debe incluir y cumplir los mismosrequisitos del Contrato principal en materia HSE, sin lugar a excepción. EL CONTRATISTA es el responsable exclusivo por cualquier incumplimiento HSE en relación con sus trabajadores, comunidadesvecinas, autoridades gubernamentales, sus Subcontratistas y el medio ambiente.

El CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad vigente Nacional y de ECOPETROL en seguridad,salud ocupacional y ambiente, así como a desarrollar y asegurar para el Contrato los siguienteselementos mínimos de gestión:

1) Liderazgo y compromiso

La responsabilidad HSE recae en el Gerente de la empresa o representante legal, bajo la premisa que laseguridad no se delega. El Gerente deberá involucrarse personalmente en la gestión HSE. El compromiso se reflejará en todos los niveles de la empresa contratista, garantizando una actitud

positiva del personal con respecto a los temas HSE, alineados con las políticas generales de laCompañía, especialmente, el Compromiso con la Vida.






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El Gerente de la empresa contratista o quien haga sus veces, participara en la evaluación del cumplimiento de los aspectos HSE y proveerá los recursos necesarios para la implementación de los

planes de acción que resulten de esta evaluación. Es responsabilidad del Gerente o quien haga susveces, liderar la ejecución del plan HSE, y asistir a los comités y reuniones HSE que a nivel local,regional y/o nacional le sean convocados por ECOPETROL , quien definirá la frecuencia y perfil de losasistentes a las mismas. La empresa contratista deberá cumplir con las solicitudes de información a

presentar en dichos comités y reuniones, así como deberá acatar los compromisos que en el desarrollode las mismas se generen.

2) Política y objetivos estratégicos

El CONTRATISTA debe asegurar que su política HSE sea divulgada y aplicada por todos susempleados involucrados en el Contrato. La participación activa de todos los empleados debe ser evidente, buscando asegurar los objetivos y metas HSE del Contrato , a través de controles y seguimiento. La política, objetivos y metas deben estar alineados con los de ECOPETROL.

3) Organización y recursos

El CONTRATISTA debe realizar la planeación y seguimiento a los recursos económicos y físicos así como al talento humano requeridos para la ejecución del Contrato y el desarrollo del Plan HSE.

Las responsabilidades HSE deben estar definidas para todos los empleados del CONTRATISTA vinculados al Contrato como parte intrínseca de su gestión operativa, para lo cual se debe garantizar su formación, comunicación y competencia en el desarrollo de su función.

3.1 Recursos para la gestión HSE

El CONTRATISTA es responsable de disponer de los recursos necesarios para adelantar su gestión

HSE y dar cumplimiento al Plan HSE específico del Contrato , así como de garantizar la integridad delas personas, el medio ambiente y la infraestructura operativa, durante la ejecución del contrato. Sinembargo, ECOPETROL establece y requiere como mínimo el equipo de trabajo de HSE, descrito en laTabla 1:

En este aparte, el equipo de planeación, de acuerdo con el máximo nivel de riesgo de las actividadesdel contrato, establece los requerimientos mínimos de recurso para la gestión HSE que exigirá alcontratista, con base en la Tabla 1, sus notas complementarias y los perfiles de Coordinador HSE y HSEoperativo establecidos; pudiendo hacer más exigente pero nunca menos riguroso el mínimo delrequisito, si lo considera adecuado.

TABLA 1. RECURSO PARA LA GESTIÓN HSE

RIESGO MAXIMO DE LAS ACTIVIDADES DELCONTRATO

Nº de trabajadores simultáneos en un frentede trabajo

FUNCION HSE

M

≥20 - 200 1 Coordinador HSE 1 HSE Operativo y uno más por cada 200 trabajadoressimultáneos






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RIESGO MAXIMO DE LAS

ACTIVIDADES DELCONTRATO

Nº de trabajadores

simultáneos en un frentede trabajo FUNCION HSE

H, VH

≥20 - 150 1 Coordinador HSE 1 HSE Operativo y uno más por cada 150 trabajadoressimultáneos

VH <20 1 HSE Operativo

Notas: En el caso que por el tipo de contrato el CONTRATISTA requiera guardia externa de

seguridad, de control de emergencias, (por ejemplo: trabajos en espacios confinados), éste puede ser un miembro de la misma cuadrilla de labor, para lo cual el CONTRATISTA debeasegurar su competencia en el rol.

Si el CONTRATISTA tiene trabajadores dispersos sin completar frentes de 20 trabajadores,no se exige en primera instancia un HSE Operativo o Coordinador HSE, salvo que el riesgomáximo de las actividades del Contratosea VH. Sin embargo, cuando por las condicionesespecíficas del Contrato el equipo de planeación considere necesario contar con dichafunción HSE, deberá especificar dicho requerimiento en los DPS del Contrato.

Para contratos con riesgo N/L, la función HSE se desarrollara a través de la estructura HSE con que cuente la empresa contratista.

De requerirse funciones HSE adicionales a las aquí establecidos, se consultará previamentea DHS y VTH.

Cada Coordinador HSE, debe cumplir con uno de los siguientes requisitos:• Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de cuatro (4) años en HSE,

de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de parada de plantas en VRP, deberá tener cuatro (4) años de

experiencia mínima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos tres (3) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. En todos los casos,ejecutando actividades de planeación, asesoramiento, dirección y/o aseguramiento de planesHSE.

• Tecnólogo en higiene y seguridad industrial ó en salud ocupacional con experiencia laboral mínima de cinco (5) años en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser enactividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de parada de plantas en VRP deberá tener cinco (5) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso, y haber

participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/oPetroquímica. En todos los casos, ejecutando actividades de planeación, asesoramiento,dirección y aseguramiento de planes HSE.

• Tecnólogo en otra especialidad. Deberá acreditar una experiencia mínima de seis (6) años enHSE, de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del

contrato. En el caso específico de parada de plantas en VRP deberá tener seis (6) años deexperiencia mínima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos cinco(5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. En todos los casos,ejecutando actividades de planeación, asesoramiento, dirección y aseguramiento de planesHSE.






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Cada HSE Operativo debe cumplir con uno de los siguientes requisitos:• Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de dos (2) años en HSE

(Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Proceso y Medio Ambiente), de los cuales por lomenos un (1) año debe corresponder a experiencia especifica asociadas al objeto del contrato,ejerciendo el rol de HSE. En Paradas de Planta en VRP, deberá comprobar experiencia laboral mínima de un (1) año en HSE en plantas de proceso, ó haber participado en por lo menos tres(3) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica.

• Tecnólogo en higiene y seguridad industrial, u otras especialidades tecnológicas que tenganrelación con el objeto del contrato. Deberá acreditar una experiencia mínima de tres (3) añosen HSE, de los cuales por lo menos un (1) año debe ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de paradas de plantas en VRP, deberá comprobar experiencia de

por lo menos dos (2) años en HSE en plantas de proceso, ó cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica, ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE.

• Técnico en cualquier especialidad que tenga relación con el objeto del contrato. Deberá

acreditar una experiencia mínima de cuatro (4) años en HSE, de los cuales por lo menos dos (2)años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de paradasde plantas en VRP, deberá tener tres (3) años en HSE en plantas de proceso, ó cinco (5)contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica, ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE.

• Empírico. Deberá acreditar una experiencia mínima de (6) años ejerciendo el rol de HSE, de loscuales por lo menos cuatro (4) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato.En el caso específico de paradas de plantas en VRP, deberá tener mínimo tres (3) años deexperiencia como ejecutor de mantenimiento u operaciones en la industria de hidrocarburos y/oPetroquímica y seis (6) meses ejerciendo el rol de HSE en la industria de hidrocarburos y/oPetroquímica; o acreditar cuatro (4) años de experiencia en HSE y seis (6) contratos en paradasde planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica, ejerciendo el rol de inspector ógestor HSE.

Si el nivel de Riesgo del contrato es M, H, o VH, en las CEC, el equipo de planeación del contrato debeespecificar si es necesario contar con una ambulancia tipo TAB e incluirla en el presupuesto delcontrato; en caso contrario, se indicará la infraestructura existente para la atención médica en caso deemergencias. Para definir este requerimiento, el equipo de planeación analizará con Control deEmergencias o con quien haga las veces de líder del plan de emergencias del área en que sedesarrollaran las actividades, o con la Dirección de HSE, con el fin de verificar simultaneidad decontratos, dispersión, población, o existencia de atención centralizada, entre otros.

3.2 Definición de roles y funciones HSE

El CONTRATISTA deberá establecer claramente los roles y funciones HSE para los cargos del personal de su organización, haciendo parte de ellos el Decálogo de Compromisos con la Vida de ECOPETROL.

Deberá efectuar seguimiento a su cumplimiento mediante herramientas como el aseguramiento decomportamientos, reuniones sistemáticas y auditorías, entre otras, y tomar acciones cuando se presenten desviaciones.

En este sentido, ECOPETROL o quien obre en su nombre, se reserva el derecho de realizar laevaluación de las competencias y/o conocimiento del Coordinador HSE y del HSE Operativo, para su






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aceptación y/o una evaluación durante el desarrollo del Contrato; las funciones específicas de estosroles se encuentran descritas en la Tabla 2.

TABLA 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA LOS ROLES HSE

1. ALCANCE DE LA FUNCION HSE (Función Básica)

Asesorar a la Empresa en todos los aspectos HSE para el cabal desarrollo del Plan HSE específico, así como el aseguramiento de los requisitos HSE de ley aplicables a las laboresobjeto del Contrato , con dedicación exclusiva en este rol.

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Difundir entre los trabajadores de su compañía, las políticas, objetivos y metas HSE de laEmpresa, y los objetivos HSE y metas propios del Contrato.

• Asegurar el cumplimiento legal en salud ocupacional, medio ambiente y seguridad industrial,aplicable.

• Asegurar el cumplimiento y correcta ejecución de los estándares, normas, reglamentos, procedimientos e instructivos de ECOPETROL , incluyendo, Permisos de trabajo, Manejo y Gestión de Residuos Sólidos, Sistema de Aislamiento Seguro y demás normas establecidas;así como la divulgación de los mismos en caso de que se deroguen, modifiquen o emitannuevos documentos.

• Diseñar el Plan HSE del Contrato o proyecto y hacer seguimiento a la implementación deeste durante el tiempo de duración del mismo.

• Definir los mecanismos necesarios para la implementación de procedimientos, estándares y normas HSE.

• Coordinar actividades con la ARP de la Empresa como capacitaciones, visitas de campo, etc.• Asegurar la implementación del procedimiento de Gestión de Fallas de Control e Incidentes

ECP-DHS-P-031 y los documentos que lo modifiquen o deroguen. Asegurar la notificación delas fallas de control e incidentes ante la gestoría de ECOPETROL y la ARP.

• Participar en la investigación de los incidentes, y hacer seguimiento a la implementación delas acciones que se deriven de la investigación de las fallas de control e incidentes.• Coordinar programas preventivos de Salud e Higiene y estrategias HSE para el control de

ausentismo laboral.• Supervisar y/o participar en las actividades específicas de promoción y protección de la salud

laboral, en temas como diagnóstico de salud, programas de vigilancia epidemiológica, estilosde vida saludable, autocuidado de la salud, monitoreo y control de riesgos para la Salud (entre otros: ruido, iluminación, temperaturas extremas, material particulado, vibraciones).

• Elaborar los Informes HSE mensuales y finales, y cualquier otro requerido por ECOPETROL.• Participar en las reuniones programadas por los representantes HSE de ECOPETROL y la

reunión mensual HSE.• Asegurar el funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO.• Realizar para los trabajadores de su compañía, la inducción frente a los peligros y aspectos

específicos asociados a las actividades a ejecutar.• Coordinar la conformación y entrenamiento de las Brigadas de Emergencia de la firma

contratista, alineada a las de ECOPETROL; y la participación de los trabajadores en las prácticas contra incendio, control de emergencias y rescate; y garantizar la realización de lossimulacros, de acuerdo con la programación presentada en el plan HSE, así como suevaluación y planes de mejora.

• Realizar recorridos HSE durante el transcurso del servicio y de manera inmediata corregir las






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fallas de control evidenciadas, como actos o condiciones sub-estándar, o en su defecto,

suspender las actividades si lo anteriormente indicado no es posible.• Divulgar los incidentes y lecciones por aprender presentadas a la fecha, en especial las de lalínea o negocio atendido.

• Mantener actualizados los indicadores de gestión de accidentalidad y morbilidad, así como el estado de las acciones implementadas provenientes de su análisis.

• Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservación de la salud de lostrabajadores, la conservación del medio ambiente, el sostenimiento del negocio y la imagende la empresa, con base al análisis estadístico de las fallas de control, incidentes y las noconformidades del Sistema de Gestión HSE encontradas en los recorridos de seguridad,inspecciones y auditorias.

• Divulgar y asegurar el despliegue de las campañas corporativas en materia de HSE realizadas por ECOPETROL.

• Asegurar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del PMA del áreaoperativa donde se ejecute el contrato o proyecto.

• Mantener disponible la información requerida por ECOPETROL para el índice de cumplimientolegal ambiental ICLA y el indicador LTO, así como para la actualización de la herramientaCAMI.

• Suministrar la información requerida para la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y entes de Control; y para la elaboración de los ICA-Informes de Cumplimiento Ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental deProyectos, del Ministerio del Medio Ambiente

• Suministrar la información requerida para el reporte ambiental que se presenta anualmenteante la Contraloría General de la Nación; y aquella requerida para diligenciar el RUA (RegistroÚnico Ambiental del Sector de Hidrocarburos) del IDEAM.

• Suministrar trimestralmente la información requerida para el diligenciamiento del GRI (Global Reporting Initiative).

• Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su

cargo.

3. FORMACIÓN COMPLEMENTARIATécnicas: • Procesos productivos básicos de la industria de petróleo y gas y los peligros presentes en

esta.• Sistema de Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial OHSAS-18001, de Gestión

Ambiental ISO-14001 y de calidad ISO 9001.• Legislación en HSE vigente.• Metodología para Análisis e Investigación de Incidentes.• Elaboración y actualización de Panorama de Factores de Riesgos.• Conceptos relativos al comportamiento del fuego y características generales de los

hidrocarburos y sistema comando de incidentes• Metodologías de Análisis de Riesgos en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente• Metodología de Evaluación de Riesgos por Matriz RAM.• Metodología de Evaluación y Control de Riesgos en Operaciones Concurrentes o Simultáneas.• Conocer las normas, reglamentos, instructivos y procedimientos HSE de ECOPETROL.• Aspectos básicos para prestación de primeros auxilios.• Manejo de herramientas informáticas y metodología de control de documentos






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Administrativas:•

Liderazgo• Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión• Planeación y toma de decisiones• Manejo de Personal • Capacidad de enseñar a grupos y liderar reuniones

3.3 Capacitación y Entrenamiento

El CONTRATISTA es responsable de asegurar que el personal a su cargo esté calificado paradesarrollar con seguridad el trabajo contratado, incluyendo las metodologías utilizadas para analizar losriesgos inherentes a los trabajos a ejecutar y definir las medidas de seguridad que se deben observar en la ejecución de los mismos, y en cómo reaccionar frente a situaciones de emergencia. La formacióndebe incluir riesgos potenciales conocidos de incendio, explosión o emisiones tóxicas, relacionadas consu trabajo y proceso; reglas, normas, estándares y demás instrucciones de HSE establecidas por ECOPETROL , relacionadas con las actividades a cargo del CONTRATISTA; elementos aplicables del

plan de respuesta y control de emergencias, y prácticas de trabajo seguro aplicables.

Adicional a su plan de formación, el CONTRATISTA y sus Subcontratistas acataran lo dispuesto en el “INSTRUCTIVO PARA EL DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S.A. (Nivel Básico) – ECP-DHS-I-028 o los documentos que lo modifiquen, complementeno deroguen, para los trabajadores que deban ingresar a las instalaciones de ECOPETROL y/o seencuentren bajo su control y supervisión.

Las brigadas o equipos de atención de emergencias (contraincendios, rescate, primeros auxilios,evacuación y mitigación ambiental) deben recibir o haber recibido formación específica para la atenciónde diversas situaciones que pueden surgir durante el Contrato.El personal del CONTRATISTA y Subcontratista debe contar con la acreditación y certificación de

competencias para las especialidades que así lo requieran (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de equipos pesados, mecánicos, conductores, etc.); incluyendolas referidas con su participación en el sistema de control del trabajo, y contenidas en el Manual deControl del Trabajo ECP-DHS-M-OO1, o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen.

Las certificaciones deben ser expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, deconformidad con la legislación colombiana. El personal debe ser entrenado, competente, apto e idóneoen su tarea y debe realizar y aprobar las evaluaciones que eventualmente efectué ECOPETROL , quien

podrá solicitar sustitución de personal cuando el CONTRATISTA no acredite que tiene lascompetencias para ejecutar los trabajos que le fueron asignados o no cumpla con los procedimientos,dado que ello, además de implicar un incumplimiento del Contrato , conlleva riesgos para la vida

propia, de los demás, para el medio ambiente y/o infraestructura y bienes de la empresa. No se podráinvocar como justa causa de terminación de los contratos de trabajo del personal del CONTRATISTA ,

la solicitud de sustitución de personal realizada por ECOPETROL , al no ser ello, la causa raíz del reemplazo.

Cuando por razón del alcance del Contrato se deban realizar actividades tales como construcción,interventoria, recepción, operación, mantenimiento o inspección, que conlleven intervención de unainstalación eléctrica o de un sistema eléctrico, estas deben ser ejecutadas en su totalidad por

profesionales, llamados ingenieros electricistas o ingenieros electromecánicos o en su defecto por






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tecnólogos en electricidad, tecnólogos en electromecánica o técnicos electricistas, según las exigenciasnormativas del trabajo a realizar. Así mismo para las actividades a desarrollar en temas de electrónicade potencia, sistemas de control o compatibilidad electromagnética deben ser ejecutadas en sutotalidad por Ingenieros electrónicos. El CONTRATISTA , por lo menos cuatro (4) días hábiles antes deiniciar actividades que impliquen intervención de una instalación eléctrica o sistema eléctrico, deberáentregar al Gestor del Contrato un memorando en el que consigne los nombres de las personas que larealizarán, adjuntando en relación con cada uno, copia de su tarjeta profesional (para el caso deingenieros), o del documento que acredite la especialidad correspondiente, y la habilitación para el ejercicio de la misma (por ejemplo en el caso de técnicos electricistas: CONTE). Este plazo no aplicaráen caso de emergencias; en este último evento, el CONTRATISTA deberá entregar al Gestor del Contrato la documentación anterior máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la soluciónde la urgencia, indicando por qué se presentó la misma.

El CONTRATISTA debe entregar certificado de vigencia de la inscripción, expedido por el ConsejoProfesional competente dentro de los tres (3) meses anteriores, en relación con las personas para las

cuales el Gestor del Contrato lo solicite.

3.4 Conformidad Legal

El CONTRATISTA , durante toda la ejecución del Contrato , debe contar con una matriz deidentificación de los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del mismo, establecer losmecanismos para el cumplimiento de tales requisitos; y mantener la información actualizada. Debecomunicar la información pertinente sobre requisitos legales y de otra índole a todos sus empleados y demás partes interesadas.

3.5 Gestión de Subcontratistas

En caso de que este Contrato permitiese la subcontratación y ECOPETROL la autorice, el CONTRATISTA debe estipular con todos sus Sub-contratistas las mismas exigencias HSE pactadas enesta cláusula, y revisar regularmente el cumplimiento de las mismas por parte de sus Subcontratistas,so pena de ser responsable directo, único y exclusivo ante ECOPETROL por cualquier siniestro, daño o

perjuicio que se cause por la acción u omisión en el cumplimiento de dichas exigencias a cargo del Subcontratista.

3.6 Mecanismos de Comunicación

El CONTRATISTA debe contar con mecanismos idóneos y oportunos para la comunicación efectiva delos temas HSE a todo su personal; asegurando que las campañas en HSE a su cargo, sean previamenteavaladas por la Dirección de HSE o la Unidad de Comunicaciones Corporativas de ECOPETROL; así como, mantener un conducto regular con ECOPETROL, mediante el que se notificarán los temas de HSE

de su competencia.

3.7 Inducción y Reinducción

El CONTRATISTA debe contar con un procedimiento propio y/o programación de inducciones y reinducciones HSE a sus trabajadores y a sus visitantes. En él, se comunicaran temas HSE relevantes,






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entre los que se destacan: peligros y aspectos específicos del cargo y de las actividades a realizar,normas fundamentales de seguridad, salud, medio ambiente y respuesta ante emergencias, entreotros; efectuando refuerzos cuando sea requerido, con una frecuencia mínima anual, o cuando laactividad específica a realizar por sus trabajadores sea modificada substancialmente. El CONTRATISTA asegurará que sus visitantes conozcan los riesgos propios del área y los

procedimientos de emergencia del sitio.

4) Procedimientos y Prácticas Seguras

El CONTRATISTA debe contar con procedimientos y practicas seguras para las actividades críticasobjeto del Contrato , los cuales deben estar redactados de forma coherente y clara, y estar disponibles

para todo el personal. El CONTRATISTA debe asegurarse que sus trabajadores y Subcontratistas, losconozcan y ejecuten con rigurosidad, tomando acciones frente a las desviaciones.

El CONTRATISTA debe conocer y acatar los procedimientos y prácticas seguras establecidas por

ECOPETROL , cuando se realicen trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o cuandoestando bajo el control y/o supervisión de ECOPETROL , así se le solicite. Dentro de ellos se tienen:

• Si el Contrato contempla trabajos de alto riesgo (Entrada a Espacio Confinado con AtmósferaPeligrosa, Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases Tóxicos, Hot-tap en Líneas o Equipos, Hot-tap en Tanques, Entrada a Espacio Confinado con Atmósfera No Peligrosa, RadiografíasIndustriales, Trabajos en Altura, Excavaciones, Manejo de Cargas, Trabajo con ProductosQuímicos o Materiales Peligrosos, Trabajos Eléctricos, entre otros), como mínimo se debe:

a. Incluir en el plan HSE el listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos einstructivos de trabajo seguro para cada una de ellas; en los que se deberá cumplir con loslineamientos y procedimientos establecidos por ECOPETROL , y lo contenido en lanormatividad legal vigente. En caso de que ECOPETROL no cuente con el lineamiento

respectivo, o así lo considere, el CONTRATISTA podrá utilizar sus propios procedimientos, previa aprobación de ECOPETROL.

b. Implementar programas necesarios para la identificación, evaluación y control de los riesgosasociados a las actividades de alto riesgo; que incluya su revisión mínimo una vez al año.

c. Implementar medidas de control colectivas y particulares según el alcance de la actividad.d. Disponer de personal competente y calificado (adjuntar los certificados de competencias del

personal), para la ejecución de actividades de alto riesgo.e. Garantizar programas de capacitación y entrenamiento a todo trabajador que esté

involucrado en la ejecución de las actividades de alto riesgo.f. Garantizar la operación y solicitar pruebas que garanticen el buen funcionamiento de los

sistemas y equipos de protección y/o los certificados que lo avalen.g. Asegurar la compatibilidad de los elementos que componen los sistemas y equipos de

protección.

h. Incluir dentro del Plan de Emergencias, los procedimientos y planes de rescate, según el alcance de los trabajos a ejecutar, los cuales deben ser elaborados por personas calificadasy/o certificadas, y deben estar actualizados y disponibles en el lugar de la labor.

• Cumplir con:a. La normatividad legal en HSE y la normatividad interna de ECOPETROL sobre esta materia

(que hace parte integrante de este Contrato ).






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b. La elaboración de los análisis de riesgos, utilizando metodologías previamente aprobadas por el Interventor o el Gestor, si aplica, y según sea el caso.

c. La implementación de los controles identificados en los análisis de riesgos y de manejo decontingencias para los trabajos a desarrollar durante la ejecución del Contrato.

d. Avisar a ECOPETROL la presencia de riesgos propios del trabajo del CONTRATISTA noidentificados inicialmente, o riesgos encontrados durante el desarrollo del trabajo del CONTRATISTA.

• Mantener una interface continua con los representantes de HSE de ECOPETROL y de otroscontratistas en el área de trabajo, para minimizar/controlar oportunamente los riesgos de HSE y compartir lecciones por aprender.

• El CONTRATISTA debe contar con un programa escrito de mantenimiento de equipos y herramientas, incluyendo listas de chequeo; debiendo utilizar equipos y herramientas de loscuales, se asegure su estado técnico de diseño original y en condiciones de higiene y seguridad

adecuadas para la labor contratada, acorde con la clasificación de áreas donde se realizará el trabajo. Debido a que en las instalaciones se pueden presentar atmósferas potencialmenteexplosivas, los radios y demás equipos y herramientas a utilizar en las zonas industriales deECOPETROL , deben ser intrínsecamente seguros, listados por UL/FM para áreas clasificadascomo peligrosas: Clase I, II, III. División 1, Grupo DFG y Clase I, División 2 Grupo ABCD. Engeneral, de acuerdo con la clasificación del área donde se vayan a ejecutar las actividades.

Cuando se opera con instrumentos de medición en atmósfera que puedan ser inflamables, estosequipos deben ser "Intrínsecamente Seguros".

• Contar con un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspectoque puedan afectar el desempeño HSE (organizacionales, equipos, prácticas, productos, etc.),sean identificados y gestionados apropiadamente durante la ejecución del Contrato.

5) Gestión de Riesgos

Las actividades de salud ocupacional, seguridad industrial y de procesos, y medio ambiente, debenestar enfocadas en la prevención y protección de las personas, ambiente e instalaciones, contra losriesgos relacionados con agentes químicos, físicos, ergonómicos, biológicos, de seguridad (eléctricos,mecánicos, locativos, físico-químico, entre otros), sicosociales y otros derivados del vinculo laboral.

5.1 Identificación de peligros y riesgos-aspectos e impactos ambientales

El CONTRATISTA debe alimentar su matriz de identificación de peligros y riesgos / aspectos eimpactos ambientales propios de su actividad, con los riesgos específicos del lugar donde se realizará el trabajo, incluyendo los casos HSE del área, entregados por ECOPETROL. Dicha matriz deberá ser

actualizada como mínimo anualmente o cuando se requiera por ECOPETROL , además deberán ser implementadas las medidas de control requeridas para la administración de los riesgos; la matriz debeser entregada, según se indica en el numeral 7.

5.2 Equipo de protección personal-EPP

El CONTRATISTA debe suministrar a su personal ropa y equipo de protección personal acorde con la






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actividad a desarrollar, y contar con disponibilidad inmediata en el sitio de trabajo de aquellos que pueda llegar a necesitar con ocasión del mismo. Para ello, debe contar con una matriz de elementos de protección personal por cargo.

La ropa y los equipos de protección personal se deben mantener en buenas condiciones y se debenutilizar en las oportunidades en que se necesiten, según lo indiquen las notas, las instrucciones, losPermisos de Trabajo, y las reglamentaciones de seguridad. Las condiciones para el buen uso y mantenimiento de los equipos de protección personal formarán parte de la capacitación impartida a lostrabajadores.

En aquellos contratos que tengan como plazo un período superior a los ocho (8) días, sin importar el régimen salarial y prestacional del Contrato , así como el monto del salario del trabajador, se consideranecesario que el CONTRATISTA entregue a sus trabajadores, al inicio de labores y cada cuatro (4)meses, dos (2) mudas de ropa.

En relación con los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos legales mensualesvigentes (SMLMV), el CONTRATISTA , además de dar cumplimiento a lo anterior, en forma gratuitadebe suministrar un (1) par de zapatos de labor cada cuatro (4) meses. (Art. 230 del CódigoSustantivo del Trabajo); mientras que para el personal que devengue más de dos (2) SMLMV, el CONTRATISTA debe entregar un (1) par al inicio del contrato, que se repondrá dependiendo de si sulabor implica desgaste y uso permanente en desarrollo de la ejecución del Contrato con ECOPETROL.

En cuanto a los colores de cascos de seguridad y ropa de trabajo utilizados en zona industrial por trabajadores de empresas contratistas, debe cumplirse el instructivo ECP-DHS-E-003,ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA CASCOS DE SEGURIDAD, ROPA DE TRABAJO Y CALZADO DE SEGURIDAD o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen. ECOPETROL noaceptará que un trabajador utilice ropa marcada con un nombre diferente al de la compañía o personacon la que trabaja, quien la afilió al sistema de seguridad social integral; de evidenciarse tal situación,

ECOPETROL , podrá implementar los correctivos contractuales de apremio o sancionatorios pertinentesante el CONTRATISTA.

El CONTRATISTA , suministrará a sus trabajadores, antes de su ingreso a una zona industrial, comomínimo el siguiente equipo básico de protección personal:

TABLA 3. EQUIPO BÁSICO DE PROTECCIÓN PERSONAL

PARTE DELCUERPO ELEMENTO NORMA OBSERVACIONES

Cabeza Casco de seguridad (fecha defabricación no mayor a 8 añosy que presente buen estado al

momento de chequearlo). Tipo2 par trabajos en alturas

ANSI Z-89.1 y 89.2

Icontec.1523

Deben estar en buenas condiciones,tanto el casco como el tafilete. El sistema de graduación debe funcionar

correctamente; preferiblemente deajuste con perilla. Incluir barbuquejoen el caso de trabajos en alturas.

Ojos y cara Gafas de seguridad o cualquier otro elemento protector deojos y cara (monogafas,viseras, caretas para soldar,

ANSI Z-87.1 de2003

Deben estar en buen estado tanto loslentes como los demás elementos desujeción. Se debe suministrar uncordón sujetador con presilla para las






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PARTE DEL

CUERPO

ELEMENTO NORMA OBSERVACIONES

etc.,“Capuchones” en tela convisera en malla fina, enlugares donde se evidencie la

presencia de abejasafricanizadas y avispas).

gafas y así mejorar su ajuste sobre lacara.El tipo de protección seleccionadoestará acorde con la actividad que sedesarrolle; analizando si se requierentanto lentes claros como oscuros.

Sistemaauditivo

Protectores auditivos (decualquier tipo)

ANSI Z 3.19de 1974

Los elementos desechables se debensuministrar como mínimo diariamente.Todos deben estar en buen estado.Será válido guiarse por estudios deruido realizados en el área para definir la necesidad de utilizar simultáneamente protectores deinserción y de copa.

Sistemarespiratorio

Elementos de protecciónrespiratoria, según la tarea

para la que se vaya a utilizar,ejemplo protección contra

polvos molestos, contrahumos de soldadura, contragases o vapores.

EstándaresNIOSH y OSHA para

protecciónrespiratoria

Deben ser suministrados para usoindividual, de acuerdo a la talla decada usuario y según loscontaminantes a los que se estéexpuesto y deberá obedecer a un plande protección respiratoria local.

Manos Guantes de resistencia física(vaqueta, carnaza, guantes desoldador, etc.) y guantes deresistencia química (nitrilo,neopreno, caucho, PVC, PVA,

etc.), dieléctricos; según latarea para la que se vaya autilizar.

Estándaresde la CEE eISO 9002

Deben estar en buen estado, nuncarotos o remendados, ni impregnadosde cualquier sustancia; y de acuerdocon la actividad a desarrollar.

Pies Botas de seguridad (con puntera), dieléctricas, decaucho o de material sintético,dependiendo de lascondiciones y la actividad arealizar.

ANSI Z-41DE 1991

Las suelas deben tener buen labrado,el cuero no debe estar rajado, lalatina no podrá estar expuesta, los

demás elementos de las botas tambiéndeben estar en buen estado.

Todo el cuerpo*

Elementos de proteccióncontra caídas: arnés (el únicoelemento aceptable paradetección de caídas será el

arnés de cuerpo completo),cuerdas, conectores, líneas devida, entre otros.

ANSI Z359.1 de1992

Deben ser verificados por una personacompetente, que garantice que taleselementos se encuentran en buenascondiciones para ser usados.

Todo el cuerpo*

Trajes especiales (en tyvek,tichem QC, nómex, etc.) y dotación de invierno

NFPA 2112o EN 531

Deben estar en perfecto estado. Lostrajes que se sometan a contacto concontaminantes, deben ser desechados






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PARTE DEL

CUERPO

ELEMENTO NORMA OBSERVACIONES

y correctamente dispuestos. Ladotación de invierno debe cubrir todoel cuerpo sin restringir sudesplazamiento y/o movimiento.

* En caso de ser requerido por la labor a desarrollar.

5.3 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

El CONTRATISTA debe establecer el alcance de los exámenes de ingreso, periódicos, post incapacidad y de egreso, requeridos por todo el personal, de acuerdo con las funciones y el cargo a desempeñar.Debe contar con los certificados de aptitud de cada trabajador emitido por Médico Especialista en Salud Ocupacional, acorde a la normativa (Resolución 2346 de 2007 y 3673 de 2008), así como a la Guía ECP-DHS-G-017 - Examen médico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestanservicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A; o los documentos que las deroguen, modifiquen ocomplementen. Dicho examen debe incluir la práctica de exámenes de laboratorio y paraclínicos que

permitan identificar las patologías de riesgo que pueden incidir en la certificación de aptitud para cadatrabajador. El profesional que realice esta certificación debe conocer las matrices de riesgo de laempresa, el perfil de riesgos del cargo y contar con instalaciones, equipos y tiempo de la consulta quegaranticen la calidad del examen y certificado emitido.

Para trabajos de alto riesgo, se debe especificar en el certificado que es apto para el trabajo críticorespectivo, de conformidad con la normatividad legal vigente. El CONTRATISTA deberá disponer deesta información por cuanto ECOPETROL la podrá solicitar en cualquier momento, a través de laGestoría o del profesional HSE de ECOPETROL.

El CONTRATISTA establecerá un programa para asegurar que el personal que trabaja en instalacionesde proceso que manejan sustancias peligrosas sea apto para la labor y no se comprometa coninfluencias externas. Para ello, entre otras, dará cumplimiento a la normativa que esté vigente sobre la

prevención de adicciones en las empresas, incluyendo dentro de las actividades de su Programa deSalud Ocupacional, aplicables al Contrato , campañas específicas, tendientes a fomentar la prevencióny el control de la fármaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, dirigidas a sus trabajadores.El CONTRATISTA implementará las Actividades de Promoción y Protección de la Salud, requeridassegún el Diagnóstico en Salud y los Riesgos para la Salud propios de cada trabajo, ejecutando losProgramas de Vigilancia Epidemiológica, Inmunizaciones, Auto cuidado, Estilos de Vida Saludable,control del estrés laboral, control de enfermedades endémicas propias de la región, calistenia y ejercicios físicos, actividades de sano esparcimiento y uso del tiempo libre, etc.

El CONTRATISTA debe atender las visitas de inspección a la implementación de los procesos de Salud Ocupacional en la organización; en las que el médico industrial de ECOPETROL podrá verificar que secumplan las restricciones y recomendaciones dadas por la ARP o EPS a los trabajadores accidentados oreintegrados después de una incapacidad, con el fin de garantizar que no se vea obstaculizada larecuperación del trabajador lesionado o incapacitado. Se prohibirá el ingreso a laborar a trabajadoresque de acuerdo con el concepto de la ARP o EPS correspondiente, están incapacitados.






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5.4 Subprograma de higiene industrial

Se deben revisar los estudios de higiene industrial de las áreas donde se ejecutara el Contrato , con el fin de conocer los niveles de ruido, vibraciones, iluminación, los agentes químicos presentes en lasactividades y del medio en el cual se realizan los trabajos etc., según aplique; así como una posterior comparación contra los límites máximos permisibles o TLVs determinado por la ACGIH (AmericanConference of Governmental Industrial Hygienists); con el fin de incorporarlos en sus análisis y controles de riesgos. Para la medición de los agentes químicos presentes en el medio de trabajo y deinterés ocupacional, en caso de requerirse, se debe contar con equipos portátiles o personales,calibrados por una persona competente, o monitoreo realizado por Proveedor competente, con Licenciaen Salud Ocupacional vigente y certificaciones de calibración de equipos vigentes.

5.5 Subprograma de saneamiento básico

El CONTRATISTA debe proveer y mantener el medio ambiente ocupacional en adecuadas

condiciones de higiene y seguridad, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 2400 de 1979 y en lasque la modifiquen, complementen o deroguen; incluyendo alojamiento, servicios sanitarios y dealimentación, cuando los suministre.

5.6 Control del trabajo

El CONTRATISTA debe aplicar la reglamentación del sistema control del trabajo según lo establecidoen el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1, o los documentos que lo modifiquencomplementen o deroguen, y que forma parte integral de este Contrato.

5.7 Medio ambiente

El CONTRATISTA cumplirá con la normatividad ambiental aplicable a ECOPETROL, el Estudio de

Impacto Ambiental, el Plan de Manejo Ambiental, Medidas de Manejo Ambiental y permisos, segúnapliquen. Mantendrá sus instalaciones y equipos en óptimas condiciones de orden y aseo, asegurandodiariamente la gestión y evacuación de los residuos previamente separados y clasificados a los sitios dedisposición final autorizados debidamente por las Autoridades Ambientales. Para ello, contará con un

procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales, que refleje que la gestiónintegral de los residuos se realiza de acuerdo con la normatividad Nacional que aplique.

5.8 Plan de emergencias

El CONTRATISTA debe contar con un plan de evacuación que incluya entre los escenarios evaluados laevacuación de lesionados, alineado con el procedimiento ECP-DHS-P-004-Procedimiento para laatención médica y evacuación del personal afectado o lesionado en el sitio de trabajo. Para el caso detrabajos en altura, dicho plan debe contener el procedimiento de rescate específico para este escenario,

avalado por persona competente o calificada.

Adicionalmente, contará con un plan de emergencias que cubra los probables escenarios, incluyendo el análisis de los potenciales impactos ambientales generados por las emergencias, de forma separada ala atención de heridos y/o incendios. Se establecerá la composición de las brigadas y la capacitacióndada o a cubrir para dar respuesta ante emergencias que se presenten durante la ejecución del Contrato , así como la programación de simulacros, y la red hospitalaria y médica disponible en el área






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de influencia, bajo el escenario de la máxima exigencia de respuesta que pueda presentarse. Dicho personal debe ser suficiente, tener funciones asignadas para las etapas preventiva, reactiva y correctiva, para los diferentes grados de emergencia establecidos, de acuerdo con los lineamientos deECOPETROL.La operación de los equipos o brigadas de emergencia debe estar enmarcada dentro del Plan de

Atención de Emergencias elaborado para la ejecución específica del Contrato , y alineado con el del sitio de ejecución de las labores. Donde aplique y sea factible organizar, se establecerán Planes de

Ayuda Mutua para atender emergencias. El CONTRATISTA , proporcionará y utilizará equipos deseguridad (primeros auxilios, extintores de incendio, etc.), como mínimo del tipo y en la cantidad exigidos en los estándares legales e industriales de acuerdo a las actividades a desarrollar, y en losconsiderados en los análisis de riesgos, entre otros, manteniendo registros actualizados de todos ellos.Es responsabilidad del CONTRATISTA suministrar capacitación al personal sobre el uso correcto deéstos equipos.

En lo referente al Kit de emergencias, el CONTRATISTA deberá suministrar, como mínimo, lo

solicitado por ECOPETROL en el Instructivo ECP-DHS-J-005 CONTENIDO KIT DE PRIMEROS AUXILIOS o en los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen.

6) Evaluación y monitoreo

El CONTRATISTA debe planificar auditorías internas o de primera parte, e inspecciones de seguridad,que permitan verificar su gestión en HSE mediante la evaluación de indicadores. El resultado de dichasauditorías y ejercicios de revisión, debe comunicarse al Gestor Administrativo o Técnico deECOPETROL , con el fin de adoptar las medidas de corrección o aseguramiento que sean pertinentes.

De otra parte, el desempeño HSE del CONTRATISTA será evaluado a través de la Matriz paraEvaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas ECP-DHS-F-090; según loestipulado en la guía para la evaluación, control y seguimiento de la gestión HSE de contratistas-ECP-

DHS-G-024, o los documentos que la modifiquen, completen o deroguen; documento, éste, que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta íntegramente como medio para la evaluación de sudesempeño en HSE.

6.1 Indicadores de gestión HSE y análisis de tendencias

El CONTRATISTA podrá establecer indicadores proactivos y de resultado, que le permitan direccionar sus actividades al cumplimiento de los objetivos y metas en HSE del Contrato a través del análisis

periódico de tendencias, evidenciando los planes trazados y los resultados obtenidos.

Adicionalmente, deberá presentar mensualmente y/o al finalizar el contrato al Gestor contractual y/o profesional HSE de ECOPETROL , un informe de seguimiento al cumplimiento del Plan HSE y el Plan deManejo Ambiental – PMA; incluyendo las estadísticas presentadas en la Tabla 4. El total de horas

hombre registradas durante el mes, debe ser reportado al Gestor contractual, en los dos (2) primerosdías calendario del mes siguiente.






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TABLA 4. ESTADÍSTICAS HSE

DESCRIPCIÓN FORMULA IF (Índice de Frecuencia de Accidentalidad con Pérdida de Tiempo):Mide el número de accidentados por causa o con ocasión del trabajo, deersonal directo, contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales

con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día, por cada millón dehoras-hombre trabajadas. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S.A. (ECP-VEC-F-014 o documento que lomodifique, complemente o derogue).

(No. ACPT / H-H ) *

106

TRIF (Índice de Frecuencia Total de Casos Registrables): Mide el número de accidentados por causa o con ocasión del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales conincapacidad médica mayor o igual a un (1) día, y/o con trabajo restringido,y/o con tratamiento médico, por cada millón de horas-hombre trabajadas.Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S.A.(ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique, complemente o derogue).

(No. ACPT + trabajorestringido +

tratamiento médico) /

H-H) * 106

Severidad: Mide el total de días perdidos y/o cargados por accidentadosor causa o con ocasión del trabajo, de personal directo, contratista y

subcontratista que sufre lesiones personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día, por cada millón de horas-hombre trabajadas.

(Días ACPT / H-H ) *

106

Horas Hombre Trabajadas: Incluye el total de horas trabajadas (tiempoordinario y horas extras), de personal directo, y subcontratista vinculado alas labores contratadas; así como el tiempo proporcional que Personal Directivo/Administrativo dedique específicamente a las labores contratadas. Número de incidentes ocupacionales con primeros auxilios

Accidentes incapacitantes o con pérdida de tiempo, días perdidos o

cargados, descripción Accidentes con trabajo restringido, descripciónNúmero de accidentes con atención medica, descripciónRécord: Cantidad de días acumulados sin accidentes incapacitantes.Número de casos de enfermedad profesional diagnosticada

Horas Hombre de capacitación durante el mes% de cierre de recomendaciones de investigaciones de incidentes:Incluye las acciones a cargo del contratista, derivadas de investigaciones deincidentes ocurridos durante la ejecución del contrato.

N° derecomendaciones o

accionesimplementadas/N°

total derecomendaciones o

acciones x 100%

% de cierre de recomendaciones de Fallas de Control: Incluye lasacciones a cargo del CONTRATISTA , derivadas de Fallas de Control % de cierre del plan de acción resultante de la evaluación de gestiónen HSE: Incluye las acciones derivadas de la evaluación de desempeño HSE (ECP-DHS-F-090). N° de Incidentes Ambientales por causa operacional . Calcular deacuerdo con la Hoja de vida del indicador de (ECP-VEC-F-014 o documentoque lo modifique, complemente o derogue). Volumen derramado por incidentes ambientalesNúmero de accidentes operacionales y eléctricos






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DESCRIPCIÓN FORMULA

Índice de Frecuencia de accidentes vehiculares. Mide el número deaccidentes vehiculares terrestres que implican consecuencias en personasy/o daño material, por cada millón de kilómetros recorridos

(N° de Accidentes detránsito x 1’000.000Km)/Total Km

recorridos)NOTAS: ACPT: Accidentes con pérdida de tiempo mayor o igual a un día (incapacitantes)

H.H.: Horas Hombre trabajadas.

6.2 Auditorias

El programa de auditorías internas e inspecciones del CONTRATISTA , deberá estar ajustado al desarrollo del Plan HSE y al Plan de Trabajo (PDT), buscando asegurar las tareas críticas durante laejecución del Contrato; y deberá contemplar la evaluación periódica de la eficacia de las acciones

propuestas para el cierre de brechas, a la mayor brevedad posible. El CONTRATISTA debe desarrollar

por lo menos una auditoría interna durante la ejecución del Contrato o por lo menos una al año,dependiendo de la duración del mismo.

El CONTRATISTA deberá informar a ECOPETROL los resultados de las auditorías internas, junto conlas acciones correctivas y preventivas que controlen y mitiguen los riesgos HSE; así como, suministrar la información necesaria para la evaluación del desempeño en HSE y el cumplimiento de los requisitosHSE, en los plazos que señale ECOPETROL.

De acuerdo con los procedimientos establecidos por ECOPETROL. para auditar los trabajoscontratados, el CONTRATISTA debe:

• Permitir que ECOPETROL. tenga acceso al personal, equipos y registros cuando lo solicite, paraefectuar la inspección o auditoria a cualquier aspecto de las operaciones del CONTRATISTA ,relacionadas con temas HSE.

• Ejecutar el 100% de las recomendaciones emitidas por ECOPETROL en las auditorias y visitasde seguridad.

• Mantener durante la vigencia del Contrato y cinco años más, toda la información relacionadacon temas de HSE, disponible y accesible, en medios idóneos que permitan su fácil y oportunaconsulta.

6.3 Seguimiento de la gestión de fallas de control e incidentes HSE

El CONTRATISTA deberá cumplir con el Procedimiento de Gestión de Fallas de Control e IncidentesHSE de ECOPETROL (ECP-DHS-P-031) o los documentos que lo modifiquen, complementen oderoguen: registrar, valorar, notificar e investigar las fallas de control e incidentes, con pérdidas realeso potenciales, que con ocasión de sus actividades afecten o puedan afectar personas, bienes, ambientey/o la imagen de ECOPETROL.

Plan HSE para el desarrollo de la labor

Con la suscripción del Acta de Inicio, se debe entregar para validación del Gestor del Contrato deECOPETROL , el Plan HSE. El documento, como mínimo, debe contener lo previsto en la Tabla 5.






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TABLA 5. CONTENIDO MÍNIMO Y ESTRUCTURA DEL PLAN HSE

Deberá establecerse el alcance y cronograma de ejecución de las actividades relacionadas conlos siguientes seis elementos:1. Liderazgo y compromiso: Demostración del compromiso visible de los líderes de la

organización, a través de actividades tales como visitas, participación en inspecciones planeadas y auditorias, etc.

2. Política y objetivos estratégicos: Incluye la política, así como los objetivos y metas enHSE del Contrato.

3. Organización y recursos Contiene como mínimo: Organigrama del Contrato Roles y responsabilidades HSE por cargo, del personal asignado al Contrato Plan de capacitación y matriz de capacitación por cargo Presupuesto / recursos requeridos Matriz de requisitos legales aplicables al Contrato Gestión de Subcontratistas (Cuando aplique):Procedimiento para asegurar el

cumplimiento de los requisitos HSE, en las labores desarrolladas por Subcontratistas Mecanismos de comunicación de temas HSE Programación de inducciones y reinducciones

4. Procedimientos y prácticas seguras: Procedimientos críticos de trabajo, requeridos para las labores objeto del Contrato. Elaboración de un listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e

instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas, incluyendo la Evaluación deRiesgos y su Clasificación – Matriz RAM, y Análisis de Riesgo. Dentro de los trabajoscríticos se considera entre otros: trabajo en alturas, en espacios confinados (tanquesde almacenamiento, silos, ductos de ventilación, túneles, tuberías, u otros), con llamaabierta o chispa (corte y soldadura con oxi-acetileno, soldadura eléctrica, esmerilado,

pulido, lijado, trabajo con chorro de abrasivos, rotura de concreto en seco, operaciónde equipos eléctricos, u otros), o trabajos mecánicos y/o eléctricos, excavaciones, etc.

Programa de seguridad vial y conducción defensiva, cuando aplique. Procedimiento de control de cambios (organizacionales, equipos, prácticas y productos) Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos

5. Gestión de riesgos: Incluye: Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten la salud e

integridad de los trabajadores en el Contrato , y/o infraestructura. Incluyendo, si aplica, los riesgos viales o “Rutograma”, para las vías y/o carreteables normalmenteutilizados en los desplazamientos terrestres, haciendo amplia difusión a losconductores y de ser necesario, a los usuarios de la vía.

Matriz de aspectos e impactos ambientales Matriz de EPP por oficio Programación de exámenes médicos ocupacionales de ingreso / egreso/periódicos Desarrollo de programas de promoción y prevención orientados a fomentar la cultura

participativa y auto-cuidado que permita estilos de vida saludables como mejoramientode la calidad de vida Protocolos de Vigilancia Epidemiológica a implementar durante la vigencia del

Contrato Revisión, y si es el caso ejecución, de estudios de higiene periódicos de los agentes y

factores de riesgos de acuerdo al panorama. Actividades para suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baños, duchas,






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lavamanos, etc.) / alimentación etc., y otras que apliquen de acuerdo a las fichas del

plan de manejo ambiental del sitio Plan de Cumplimiento Ambiental, que incluya el plan integral de manejo y disposiciónde residuos (industriales y domésticos), y de químicos

El plan de evacuación, emergencias, cronograma de simulacros y un documento dondeconste la composición de la brigada actualizada y capacidad de respuesta anteemergencia del Contrato

6. Evaluación y monitoreo: Especificar: Indicadores de la gestión HSE a utilizar en el Contrato Actividades para la gestión de fallas de control e incidentes Plan de auditorías internas e inspecciones planeadas a ejecutar durante el Contrato

Nota: Servicios de corto plazo: Para la contratación de servicios de duración menor a siete díascalendario al año, y valoración de riesgo N, L y M (servicios de corto plazo), o en caso de que laformalización por escrito del instrumento contractual esté imposibilitada (por ejemplo, en caso deEmergencia o Apremio), el Funcionario Solicitante del servicio, la compra o suministro, deberá:

• Evaluar y documentar el grado de riesgo del Contrato • Contratar un prestador de servicios calificado.• Acompañar la ejecución del servicio, a través de un representante de ECOPETROL, establecido

formalmente en la reunión de inicio.• Entregar al CONTRATISTA un resumen que contenga, la información HSE básica del área o las

instalaciones donde trabajará, y los procedimientos de emergencia vigentes y aplicables,panorama de factores de riesgo del sitio; así como el sistema de control de trabajo.

• Con base en la información suministrada al CONTRATISTA, éste diligenciará un Plan HSEajustado al alcance del Contrato, con la siguiente estructura mínima:

TABLA 6. CONTENIDO MÍNIMO Y ESTRUCTURA DEL PLAN HSE-SERVICIOS DE CORTO PLAZO

1. Organigrama del Contrato2. Roles y responsabilidades HSE por cargo, del personal asignado al Contrato

3. Indicadores de la gestión HSE del Contrato

4. Certificados de exámenes ocupacionales de ingreso y aptitud para el cargo

5. Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten a la salud de lostrabajadores en el Contrato a realizar, el ambiente y/o infraestructura y medidas de control aimplementar

6. El plan de evacuación, emergencias, y un documento donde conste la capacidad de respuestaante emergencias durante la ejecución del Contrato

7. Listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro paracada una de ellas, incluyendo la Evaluación de Riesgos y su Clasificación – Matriz RAM, y Análisisde Riesgo; y certificados de competencias para las especialidades que lo requieran.

8. Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos

9. Procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales

10. Suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baños, duchas, lavamanos, etc.) / alimentación etc., si aplica.






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NOTA: Independientemente de los puntos anteriores, se deberá considerar el cumplimiento de todoslos requisitos legales – o de otra índole – que sean aplicables.

7) Entrega de documentos HSE para el inicio de la ejecución del Contrato.

Para la suscripción del Acta de Inicio del Contrato , adicional a lo indicado en la cláusulacorrespondiente a Requisitos de Ejecución, el CONTRATISTA debe entregar los siguientes documentos:

i. Plan HSE acorde a la clausula contractual “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA en materia deHSE”.

ii. Matriz de identificación de peligros y riesgos/aspectos e impactos ambientales y medidas demitigación que se adoptaran;

iii. Certificado de exámenes ocupacionales de ingreso y de aptitud de los trabajadores a su cargo.iv. Certificación de competencia para las especialidades que así lo requieran (soldadores,

electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de equipos pesados,

mecánicos, etc.); expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, deconformidad con la legislación colombiana.v. Certificación de aprobación del Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en

Ecopetrol S.A. El operador del curso mantendrá una base de datos con la relación de las personas que aprobaron el curso y la información de la vigencia de la certificación. Esta base dedatos podrá ser consultada por las áreas operativas de ECOPETROL y las gestorías decontratación con el fin de verificar quienes cumplen el requisito para ingresar a las instalacionesde ECOPETROL.

vi. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra, cuando estén bajo laresponsabilidad expresa del CONTRATISTA.

vii. La constancia de la clasificación del Nivel de Riesgo de la empresa de acuerdo con el Contratoa ejecutar (Certificación de la ARP, de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1607 de 2002),cuando aplique.

Paralelamente el Gestor del Contrato gestionará los pases de ingreso del personal a las instalacionesde ECOPETROL , los cuales solo se entregaran al CONTRATISTA una vez estén aceptados asatisfacción los documentos anteriores.

PARAGRAFO PRIMERO. Cada vez que en la cláusula anterior se mencione a personal o trabajadoresdel CONTRATISTA , la obligación en cuestión también aplicará en relación con el personal otrabajadores de su(s) Subcontratista(s) (en caso que ECOPETROL hubiere aprobado previamente lasubcontratación).

PARAGRAFO SEGUNDO. El CONTRATISTA se obliga a suspender los trabajos, asumiendo los costos,cuando cualquier funcionario de ECOPETROL o Gestor así lo direccione y/o determine, por observar una violación de las normas HSE que pongan en peligro la vida o amenacen la integridad física de

personal de ECOPETROL , del CONTRATISTA o de terceros, el medio ambiente, las instalaciones y losequipos.

El funcionario de ECOPETROL o Gestor que direccione y/o determine la suspensión, deberá plasmarloen la bitácora, consignando la fecha, hora y las razones por las cuales tomó la decisión en cuestión,asumiendo la responsabilidad del asunto, e informar inmediatamente al Administrador y Gestor del Contrato.






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EL CONTRATISTA se obliga a subsanar las razones que motivaron la suspensión en el menor plazo posible, sin perjuicio que ECOPETROL pueda imponerle las sanciones pactadas en el Contrato por incumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo.

PARAGRAFO TERCERO. En caso de infracción de las obligaciones HSE estipuladas en esta clausula,ECOPETROL podrá aplicar las sanciones pecuniarias pactadas en el Contrato , sin perjuicio de que

pueda darlo por terminado de manera anticipada, de conformidad con el procedimiento de Gestión deContratistas vigente; facultad ésta, que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta íntegramentecon la asignación y firma del Contrato , sin salvedad o condición alguna.

PARAGRAFO CUARTO. Adicional a sus funciones consagradas en este u otros documentos, el Gestor de Contrato tendrá la función de velar por el cumplimiento de las obligaciones HSE del CONTRATISTA; notificando oportunamente al Administrador del Contrato , cuando se presente oevidencie un incumplimiento expreso a las obligaciones en HSE a cargo del CONTRATISTA , quiénadoptará las medidas o sanciones contractuales pactadas en el Contrato.

Los documentos internos de ECOPETROL , que se deben acatar al desarrollar contratos cuya ejecución pueda presentar riesgos potenciales para personas, daño a los bienes, al medio ambiente, a la imagende la Empresa y/o a la satisfacción del cliente, se encuentran actualizados en la intranet de la Empresaen el espacio de Normativa Corporativa, cargados en P8.

3.1.3.3 Requisitos Específicos de HSE. Cuando el equipo de planeación del contrato lo juzguepertinente, además de la clausula contractual “Obligaciones del Contratista en materia HSE” y de laprocedencia obligatoria de los requisitos mínimos de participación señalados en el numeral 3.1.3.1 deeste documento, podrá incluirse otros requisitos HSE y requerimientos de seguridad de procesospropios de las actividades a contratar que deben ser aplicados por contratistas de operación ymantenimiento y otros que estén expuestos a los riesgos de proceso, los cuales harán parte integral delas CEC , para lo anterior se debe utilizar la guía de Administración de Seguridad de Procesos ECP-DHS-

G-019 o los documentos que lo modifiquen o deroguen .

La definición de los requisitos específicos para el contrato estará a cargo del equipo de planeación ydebe basarse en detalles técnicos de las actividades, y contará con la asesoría de un Funcionario concompetencias HSE/ASP del negocio, del Profesional HSE del negocio y/o el Profesional de la Direcciónde HSE, según se requiera. En cualquier caso, la procedibilidad de dichos requisitos estará sujeta a laaprobación por parte del Funcionario Autorizado, quién podrá apoyarse en el respectivo Comité deCompras y Contratación.

3.1.4 Definición de los Factores HSE de Evaluación (asignación de puntaje): De acuerdo con lamáxima evaluación o calificación de Riesgos de las actividades del contrato, los factores HSE deevaluación corresponderán a:

a. Si el riesgo HSE máximo del contrato es N o L, cuando el Funcionario Solicitante de lacontratación lo considere pertinente, y así se consigne en los DPS, el puntaje atribuido a estefactor será de 100 puntos que se asignarán de acuerdo con las siguientes reglas:

a.1. Si a la fecha de Cierre del PS :i. El PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), tiene(n)

Certificación OHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y






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Salud Ocupacional expedida por un ente certificador acreditado a nivel internacionalvigente: se otorgarán 80 puntos; o

ii. El PROPONENTE o alguno de los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tieneCertificación OHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad ySalud Ocupacional expedida por un ente certificador acreditado a nivel internacionalvigente, se otorgarán:• 60 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de

sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 80 y 90 puntos decalificación.

• 80 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno desus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 91 y 100 puntos decalificación.

Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí; solo se asignará puntaje porconcepto de uno u otro.

a.2. Si a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o uno de los integrantes (en caso dePROPONENTE conjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior vigente: se otorgarán 20puntos.

b. Si el riesgo HSE máximo del contrato es M, el puntaje atribuido a este factor será de 200puntos que se asignarán de acuerdo con las siguientes reglas:

b.1. Si a la fecha de Cierre del PS :i. El PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), tiene(n)

Certificación OHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad ySalud Ocupacional expedida por un ente certificador acreditado a nivel internacionalvigente: se otorgarán 100 puntos; o

ii. El PROPONENTE o alguno de los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tieneCertificación OHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y

Salud Ocupacional expedida por un ente certificador acreditado a nivel internacionalvigente, se otorgarán:• 80 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de

sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 80 y 90 puntos decalificación.

• 100 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada unode sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 91 y 100 puntosde calificación.


b.2 Si a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o uno de los integrantes (en caso dePROPONENTE conjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior vigente: se otorgarán 50

puntos.

b.3 Se otorgará un máximo de 50 puntos en la evaluación de ofertas, de acuerdo con losresultados de accidentalidad de los tres últimos años del PROPONENTE o todos susintegrantes (tratándose de PROPONENTE Conjunto), bajo la siguiente regla:

• No haya tenido ninguna fatalidad en estos 3 años.• Una disminución sostenida de la accidentalidad incapacitante en los últimos tres años






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(IF) y con IF del tercer año menor o igual a la meta del IF de ECOPETROL en elmomento de Cierre del PS ; se otorgará 30 puntos, Una disminución sostenida de laaccidentalidad de casos registrables en los últimos tres años (TRIF) y con TRIF deltercer año menor o igual a la meta del TRIF de ECOPETROL en el momento de Cierre del PS ; se otorgará 20 puntos,

Si Fatalidades en año 1, 2 y 3 = 0 (entregar constancia), registre:

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

PUNTAJE

1. Número de Fatalidades2. Número de Incapacidades médicas mayor o igual a un

(1) día3. Número de Incapacidades médicas mayor o igual a

un (1) día + No. De accidentes con trabajo

restringido + No. De accidentes con tratamientomédico.4. Horas Hombre Trabajadas5. IF 30

6. TRIF 20

Notas: Las definiciones de los indicadores corresponden a las establecidas en la Tabla 4 de la

clausula contractual. Para la asignación de la puntuación, a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o sus

integrantes (tratándose de PROPONENTE Conjunto), debe(n) acreditar los resultados de susindicadores, mediante certificación emitida por la Administradora de Riesgos Profesionales ala que se encuentre(n) afiliado(s), o los documentos que hagan sus veces para las empresasextranjeras, expedida dentro de los dos (2) meses anteriores a la fecha de Cierre del PS .

En caso de PROPONENTES Conjuntos, la asignación del puntaje para el criterio b3,corresponderá al promedio aritmético de los puntajes de sus integrantes, siempre y cuandotodos y cada uno de ellos no haya tenido ninguna fatalidad en estos 3 años en el momentode Cierre del PS .

La omisión en la propuesta de documentación soporte que asigne puntaje según lo dispuestoen el presente numeral, será subsanable, siempre que se haga referencia a la misma enalgún acápite de la propuesta y cuando se aporte, se acredite su existencia antes del Cierredel PS.

c. Si el riesgo HSE máximo del contrato es H o VH el puntaje atribuido a este factor será de300 puntos que se asignarán de acuerdo con las siguientes reglas:

c.1. Si a la fecha de Cierre del PS :i. El PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), tiene(n)

certificación OHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad ySalud Ocupacional expedida por un ente certificador acreditado a nivel internacionalvigente: se otorgarán 150 puntos; o

ii. El PROPONENTE o alguno de los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tieneOHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud






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Ocupacional expedida por un ente certificador acreditado a nivel internacional vigente, seotorgarán:• 100 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno

de sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 80 y 90 puntos decalificación.

• 150 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada unode sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 91 y 100 decalificación.


iii. Si a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o todos los integrantes (en caso dePROPONENTE Conjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior vigente: se otorgarán 50puntos.

iv. Para contratos de cuantía superior a US$10.000.000, y en el caso que el FuncionarioSolicitante así lo considere, los 200 puntos correspondientes a los numerales i), ii) y iii),

podrán sustituirse y ser asignados al resultado de evaluación del Sistema de Gestión HSEdel PROPONENTE o de todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), através de la aplicación de la Matriz para Evaluación, Control y Seguimiento de la GestiónHSE de contratistas ECP-DHS-F-090, en el sitio donde el PROPONENTE o sus integrantes(en caso de PROPONENTE Conjunto) se encuentre(n) ejecutando actividades. Para estosefectos, se deberá consignar en las CEC dicho requerimiento y las condiciones en las quese aplicará.

La evaluación podrá realizarla ECOPETROL con personal propio o a través de un tercerocompetente, o solicitarla al interesado como parte de los requisitos mínimos HSE departicipación; evento último en el cual ECOPETROL designará en el pliego de condicioneso términos de referencia de la contratación, el(los) tercero(s) competente(s). En todos loscasos dicha evaluación tendrá una vigencia de dos años.

Al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje en dicha evaluación, se le otorgará elpuntaje máximo de 200 puntos y de manera proporcional a los demás PROPONENTES;siempre y cuando el resultado de sus evaluaciones sea ≥80 puntos. La formula a aplicares la siguiente:

Nota: Para PROPONENTES con puntaje de evaluación < 80 puntos, se asignara ceropuntos.

c.2 Se otorgará un máximo de 100 puntos en la evaluación de ofertas, de acuerdo con los

resultados de accidentalidad de los tres últimos años del PROPONENTE o sus integrantes(tratándose de PROPONENTE Conjunto), bajo la siguiente regla:

• No haya tenido ninguna fatalidad en estos 3 años.• Una disminución sostenida de la accidentalidad incapacitante en los últimos tres años (IF)

y con IF del tercer año menor o igual a la meta del IF de ECOPETROL en el momento deCierre del PS; se otorgará 60 puntos,






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• Una disminución sostenida de la accidentalidad de casos registrables en los últimos tresaños (TRIF) y con TRIF del tercer año menor o igual a la meta del TRIF de ECOPETROL enel momento de Cierre del PS ; se otorgarán 40 puntos.

Si Fatalidades en año 1, 2 y 3 = 0 (entregar constancia), registre:

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

PUNTAJE

1. Número de Fatalidades2. Número de Incapacidades médicas mayor o igual a un

(1) día 3. Número de Incapacidades médicas mayor o igual a un

(1) día + No. De accidentes con trabajo restringido +No. De accidentes con tratamiento médico.

4. Horas Hombre Trabajadas

5. IF 606. TRIF 40

Notas: Las definiciones de los indicadores corresponden a las establecidas en la Tabla 4 de la

clausula contractual. Para la asignación de la puntuación, a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o sus

integrantes (tratándose de PROPONENTE Conjunto), debe(n) acreditar los resultados de susindicadores, mediante Certificación emitida por la Administradora de Riesgos Profesionales ala que se encuentre(n) afiliado(s), o los documentos que hagan sus veces para las empresasextranjeras, expedida dentro de los dos (2) meses anteriores a la fecha de Cierre del PS .

En caso de PROPONENTES Conjuntos, la asignación del puntaje para el criterio c2,corresponderá al promedio aritmético de los puntajes de sus integrantes, siempre y cuandotodos y cada uno de ellos no haya tenido ninguna fatalidad en estos 3 años en el momentode Cierre del PS .

La omisión en la propuesta de documentación soporte que asigne puntaje según lo dispuestoen el presente numeral, será subsanable, siempre que se haga referencia a la misma enalgún acápite de la propuesta y cuando se aporte, se acredite su existencia antes del Cierredel PS.

3.1.5 Establecimiento de objetivos y metas de HSE para el contrato: Teniendo en cuenta losobjetivos del negocio, proyecto o planta implicados en el alcance del contrato, se establecerán yregistraran en las CEC , los objetivos, metas e indicadores de la gestión de HSE para el contrato, así como su correlación con los eventuales apremios y reconocimientos que serán aplicados al contratistadurante la vigencia del mismo; los cuales solamente podrán ser excepcionales frente a determinadassituaciones que así lo ameriten y justifiquen.

3.2 Fase de Selección o Pre Contractual

3.2.1 FCC y DPS preliminar: Los Documentos de Proceso de Selección (DPS ) preliminares y elFormato de Compras y Contratación (FCC), deben redactarse incorporando en forma visible losrequisitos HSE establecidos en la fase de planeación. Para ello, el Funcionario Solicitante del servicio o






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compra, debe anexar en el FCC el concepto y demás consideraciones HSE para el contrato, incluyendocomo mínimo los siguientes incisos:

• Riesgo máximo de las actividades del contrato• Requisitos generales y específicos HSE• Objetivos y metas HSE para el contrato• Información HSE a solicitar a los proponentes, si aplica

3.2.2 Preparación de los documentos para el proceso de selección- DPS: Durante esta etapa sedebe garantizar la inclusión de los requerimientos HSE que en la fase de planeación seidentificaron, asegurando que éstos sean definidos claramente en las especificaciones técnicas delcontrato.

La minuta del contrato debe indicar las actividades que no podrán ser subcontratadas, y/o que en casode subcontratarse sin la autorización de ECOPETROL ocasionarán la terminación anticipada del

contrato, en función del grado de riesgo de su alcance.

3.2.3 Solicitud de información HSE a los proponentes: Se debe establecer en los DPS , las fechasy condiciones de entrega de documentación que soporte la verificación de la información para laevaluación HSE de las ofertas, para contratos de riesgo H y VH, y monto de contrato mayor aUS$10.000.000, si el Funcionario Solicitante así lo considera, conforme lo especificado en el ítem 3.1.4.

3.2.4 Audiencia informativa y visita de campo: Se ejecutan de acuerdo con lo establecido en laetapa de planeación. Su objetivo consiste en aclarar dudas sobre el alcance del contrato y susrequisitos, incluyendo los requisitos HSE/ASP específicos.

Se debe comunicar a los interesados, las fechas para la reunión de aclaración de dudas sobre elcontenido del contrato, y de la visita de reconocimiento a las instalaciones de ECOPETROL, donde se

van a ejecutar los servicios en cuestión. Es responsabilidad del Funcionario Solicitante participar en laaudiencia informativa y acompañar la visita de campo; las cuales serán obligatorias para contratos deRiesgo H y VH y optativas para los demás niveles de Riesgo.

La visita de los PROPONENTES a las instalaciones que serán utilizadas en la ejecución del objeto delcontrato, debe ser monitoreada por un representante del negocio en el sitio, que conozca y entienda elalcance del contrato; de forma que el Contratista visualice a priori elementos críticos para la ejecucióndel contrato, incluyendo potencial conocido de incendio, explosión, o riesgos de emisión tóxicarelacionados con el trabajo del Contratista y el proceso (para contratistas trabajando en o cerca de unproceso que contenga sustancias peligrosas); reglas y procedimientos de seguridad de la instalaciónaplicables, incluyendo prácticas seguras de trabajo para el control de riesgos y entrada a áreas deproceso; elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias de la instalación.

3.2.5 Evaluación de ofertas y asignación del contrato: Se realizará la evaluación de las ofertasconforme a lo establecido en los DPS del proceso.

3.3 Fase de Ejecución

Una vez asignado el contrato, y para asegurar el compromiso del Contratista con todos los términoscontractuales, incluyendo los compromisos HSE, se realizaran acciones de alineamiento antes de dar






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inicio a la ejecución del contrato; así como el seguimiento, monitoreo y evaluación a la implementacióndel plan HSE durante la ejecución de las labores, dando énfasis a la comunicación directa y clara entreECOPETROL y el Contratista.

3.3.1 Actividades Pre-ejecución: Con el fin de clarificar expectativas, responsabilidades y el alcanceesperado del plan HSE, se ejecutaran de acuerdo con lo establecido en la planeación del contrato:Reuniones pre trabajo, revisiones pre-movilización, hojas de ruta, documentos puente, etc.

Adicionalmente, la Gestoría debe asegurar la ejecución por parte del Contratista, del Programa deFomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable, en todas sus fases.

3.3.1.1 Validación de requisitos de ejecución: Después de la firma del contrato se realizará unareunión o varias, entre los líderes del Contratista (gerentes y supervisores del contrato), y elAdministrador del contrato y la Gestoría Administrativa y Técnica de ECOPETROL y sus delegados,enfocada a aspectos HSE; será liderada por el representante de ECOPETROL y en ella, como mínimo y

en función del alcance del contrato, se deberán tratar los siguientes aspectos HSE:

• Política HSE de ECOPETROL y del Contratista.• Objetivos y metas HSE del contrato.• Plan HSE de la empresa contratada, específico para el contrato y conforme a esta Guía, como

respuesta a los requisitos generales y específicos HSE del mismo.• Responsabilidades de cada una de las partes, y líneas de comunicación.• Indicadores de desempeño en HSE a monitorear durante el desarrollo del contrato.• Reconocimientos y clausulas sancionatorias relacionadas con HSE, y modo de aplicación.• Procedimiento y frecuencia de las verificaciones, inspecciones y evaluaciones HSE.• Frecuencias y alcance de las reuniones HSE a desarrollar durante el contrato.• Programa de capacitación (matriz y plan de capacitación, reinducciones y actualizaciones) del

Contratista.• Certificación de personal y equipos.• Reportes HSE y frecuencia de elaboración.• Elementos para el seguimiento del programa de aseguramiento de comportamientos del

Contratista, si aplica: realización de las observaciones / realimentaciones; indicador a utilizar;personal formado y por formar en la práctica durante el contrato.

• Requisitos legales y normas HSE internas de ECOPETROL; así como datos y orientación sobrelos riesgos, características, exigencias y dificultades en HSE, inherentes al alcance del contrato.

• Verificación de la compatibilidad de los procedimientos y programa de respuesta a emergenciasdel Contratista con los de ECOPETROL.

• Alcance del procedimiento para el control del trabajo a implementar.• Comunicación, registros y tratamiento de incidentes y fallas de control.• Ubicación y condiciones de instalaciones provisionales, si aplica.• Verificación de la ejecución del Curso de Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.• Revisión de la licencia ambiental, los actos administrativos y compromisos, incluyendo lasocialización del proyecto con comunidades, en el caso que aplique.

En el acta de la reunión se debe identificar y registrar cual(es) representante(s) de ECOPETROL y delContratista, serán los facilitadores para asuntos HSE durante la vigencia del contrato.






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3.3.1.2 Reunión y acta de inicio: Debe realizarse una reunión formal de inicio de las actividades enel sitio, en la cual participaran el Administrador, las Gestorías, los representantes de la empresaContratista y el representante del negocio en el sitio, si aplica. En esta reunión se debe asegurar lapresentación del equipo de trabajo, términos de referencia, PDT y acta de compromisos de ajuste alplan de HSE, estrategias de ejecución y relacionamiento entre el negocio, Gestoría Administrativa yTécnica, y contratista.

3.3.1.3 Movilización: Previa movilización de equipos, todo el personal involucrado debe cumplir lasetapas del plan de inducción y capacitaciones básicas, incluyendo inducciones específicas en el(los)sitio(s) de las labores. De otra parte, las áreas y/o instalaciones de ECOPETROL a ser utilizadas por elcontratista, si aplica, deben quedar delimitadas, para efectos de asegurar la administración ysupervisión.

Previa movilización, en el evento que ésta actividad se encuentre bajo el control operacional deECOPETROL, el Contratista debe entregar un plan de movilización incluyendo, como mínimo:

• Cronograma de movilización de personal, cargas y/o plan de movilización, incluyendo laidentificación y gestión de riesgos durante la actividad, según aplique.

• Plan de administración HSE del subcontratista, si aplica.• Procedimiento de izaje y movilización de cargas.• Certificación de equipos y personal para las actividades de cargue y descargue.

3.3.2.1 Reuniones y comités HSE: Con el fin de comunicar al Contratista los resultados de sudesempeño, y esclarecer sus dudas respecto a la gestión HSE esperada, es necesario implementarsiempre una estrategia o plan de comunicación continuo para el contrato; en el que se incluyan ademásde los informes y reuniones y charlas diarias, la participación del Contratista en los espacios creadospor ECOPETROL para compartir las experiencias y los aprendizajes de otros contratistas con intereses

similares.

Adicionalmente y en forma sistemática, el contratista, el Administrador del contrato y sus Gestores,deben analizar los reportes de investigaciones de incidentes y accidentes que abarquen lesiones, dañosal ambiente, a los bienes, y/o a la imagen, e incidentes potenciales ocurridos al Contratista, de maneraque se realimente con recomendaciones y posibles mejoras del Sistema HSE.

3.3.3 Monitoreo y verificación: Las actividades de monitoreo y verificación del desempeño delContratista incluyen auditorias HSE, evaluaciones HSE con base en la Guía para la Evaluación, Control ySeguimiento de la Gestión HSE de Contratistas (ECP-DHS-G-024), inspecciones planeadas y noplaneadas, procedimiento de aseguramiento del comportamiento, seguimiento a los indicadores deresultado HSE, y otros.

Las evaluaciones y monitoreo, deben asegurar la existencia de disciplina operativa en el cumplimientode los siguientes puntos:

• Objetivos y metas HSE• Programa de auditorías en HSE • Procedimientos operativos y de atención a emergencias, y simulacros• Procedimiento de control del trabajo






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• Legislación aplicable y de los requisitos contractuales HSE• Sanciones o reconocimientos previstos en el contrato• Planes de acción asociados con los reconocimientos y sanciones• Reuniones específicas de HSE

Durante la ejecución del contrato, se realizará la evaluación periódica del desempeño del Contratista,de acuerdo con lo establecido en la Guía para la Evaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSEde Contratistas, ECP-DHS-G-024, y el Procedimiento de Gestión de Contratistas, ECP-VST-P-005; y susresultados deben ser revisados en las reuniones de seguimiento que el Administrador del contrato debeestablecer como parte de la estructura de control de gestión, con el objetivo de hacer un análisiscrítico, comparando los resultados obtenidos con los objetivos y metas contractuales. Los resultadosdel análisis crítico deben registrarse y comunicarse formalmente al Contratista, para que éste elaboreun plan de acción de ajuste, objeto de seguimiento por parte de la Gestoría del contrato.

3.4 Fase de Finalización o Post Contractual

3.4.1 Evaluación Post Contrato: La consolidación de la evaluación del desempeño del Contratista, serealizará después de haber concluido la prestación de servicios o entrega de obra, y deberá considerarlos registros de los resultados de las inspecciones, verificaciones, auditorias, reuniones y análisiscríticos realizados en el transcurso del contrato, de acuerdo con con lo establecido en la Guía para laEvaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas, ECP-DHS-G-024, y elprocedimiento ECP-VST-P-005 (Procedimiento de Gestión de Contratistas).

Dichos resultados, se comunicaran al Contratista en una reunión de realimentación, que serápromovida por el Administrador del contrato y que contará con la participación de los Gestores(Administrativo y Técnico), el representante de HSE del negocio, y los representantes de las áreas deECOPETROL involucradas; en conjunto con representantes del Contratista (legal, de operaciones yHSE).

Esta reunión debe quedar registrada en un acta que documente todos los puntos discutidos, y seráenviada a los representantes del Contratista para formalizar la conclusión del contrato, difundir lainformación a los interesados y hacer la realimentación del registro en SAP.

Es importante registrar oportunidades de mejora del proceso de gestión de contratistas con foco enHSE de ECOPETROL, así como aquellas relacionadas con la gestión HSE propia del Contratista.

3.5 Roles y Responsabilidades

Los siguientes son los roles y responsabilidades críticos de ECOPETROL o quien haga sus veces,asociados a la Gestión de Contratistas-foco HSE de ECOPETROL; así como las competencias mínimasrequeridas.

TABLA 7. ROLES Y RESPONSABILIDADES CRÍTICOS, ASOCIADOS A LAGESTIÓN DE CONTRATISTAS-FOCO HSE

ROL RESPONSABILIDADES COMPETENCIASParticipantes de losSubcomités de

Conocer los avances en la aplicación de laGuía de Gestión de Contratistas foco HSE y

Entendimiento básico delos lineamientos






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ROL RESPONSABILIDADES COMPETENCIAS

Gestión deContratistas de laEstructura de Controlde Gestión en HSEde ECOPETROL

sus resultados, apoyando a los responsablesdirectos de su implementación. Garantizar que exista comunicación entre los

miembros de los diferentes negocios, con elobjetivo de optimizar la implementación delpresente documento.

Ejercer un liderazgo proactivo en el procesode mejora continua de la gestión decontratistas-foco HSE.

Participar de los comités HSE de Contratistas,en el nivel que les corresponda.

contenidos en la presenteGuía, y del Proceso decontratación deECOPETROL y susdirectrices.

Jefe de Unidad deServiciosCompartidos deCompras yContratación

Ejercer un liderazgo proactivo en el procesode mejora continua de la Gestión deContratistas-foco HSE.

Trabajar en la estrategia para que losAdministradores de contratos aseguren losrequerimientos HSE en los contratosvigentes, de la forma como se especifica en elpresente documento, y para que losContratistas cumplan los acuerdos de HSE.

Asegurar el mantenimiento al día de la basede datos de las evaluaciones de desempeñode los Contratistas.

Entendimiento de loslineamientos contenidos enla presente Guía y delmodelo de Gestión de HSEde ECOPETROL.

Líderes de la línea:Gerentes/Superintendentes/Líder in situ

Participar en la inducción de los riesgos de lainstalación (Fase 3 del Curso de FomentoSeguro, Limpio y Saludable), y en lasreuniones pre arranque del contrato.

Asegurar que en su área de responsabilidadse audite la Gestión de Contratistas-foco HSE,para garantizar el cumplimiento del presentedocumento.

Identificar y corregir a través de sus equiposde trabajo, la problemática de la Gestión deContratistas-foco HSE.

Propiciar la realización periódica y liderarreuniones HSE con los Contratistas

Entender los lineamientoscontenidos en la presenteGuía y del modelo deGestión de HSE de

ECOPETROL.

Persona a cargo dela función HSE delNegocio/ proyecto,en el equipo de

planeación delcontrato

Asesorar el establecimiento del Riesgomáximo de las actividades del contrato.

Participar en la definición de los requisitosespecíficos de HSE de los contratos, y el

presupuesto HSE. Participar en la auditoria HSE a los

contratistas, cuando aplique. Evaluar cuando se le solicite, las ofertas de

acuerdo con los DPS aprobados para elproceso de selección respectivo.

Ser competente en loslineamientos contenidos enla presente Guía.Completar los módulos de

Gestión de Incidentes yFallas de Control; Análisisde Riesgos; Conceptosbásicos de saludocupacional y LegislaciónHSE.

Administrador del Asegurar la implementación rigurosa de la Entender los lineamientos






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contrato presente Guía, en los contratos a su cargo. Establecer la estructura de control de gestióndel contrato, asegurando la existencia demecanismos para que todas lascomunicaciones HSE (necesarias yobligatorias), se realicen en forma oportuna ycorrecta.

Asegurar el cumplimiento de losrequerimientos HSE contractuales, durantetodas las etapas de las actividades adesarrollar.

Fomentar en el Contratista la ayuda y laprotección mutua, el trabajo en equipo y elempoderamiento organizacional, de formaque se desarrolle una cultura positiva enseguridad.

Administrar el proceso de evaluación deldesempeño HSE de las empresas contratistasy dar seguimiento al mismo, garantizando laimplementación de planes de acciónpreventivos y correctivos para los accidentes,incidentes, desviaciones y no conformidadespotenciales

Participar en auditorias e inspecciones HSE alContratista

Aplicar las cláusulas de reconocimiento,sanciones o apremios, en función del análisis

del desempeño del Contratista Liderar las reuniones HSE con las empresas

Contratistas a su cargo. Asegurar que se efectúe la realimentación

formal de los resultados de la evaluación dedesempeño al Contratista, recopilando laslecciones por aprender, producto deldesarrollo del contrato.

contenidos en la presenteGuía, y del Proceso decontratación deECOPETROL. Completar elmódulo de Análisis deriesgos.

GestoríaAdministrativa

(Para más detalle,consultar la Tabla 8.

Matriz RACI de laGestión HSE paraActividadesContratadas enEcopetrol S.A.; así como la Tabla 9,para establecer el

Revisar el plan HSE y su correspondencia conel alcance del contrato, evaluando suplaneación en el formato ECP-DHS-F-090; así como la documentación HSE requerida para lasuscripción del acta de inicio.

Asegurar el cumplimiento de las necesidadesde capacitación HSE del Contratista;incluyendo la verificación de los resultadosdel curso de Fomento de Trabajo SeguroLimpio y Saludable.

Llevar los registros de desempeño deContratistas HSE, emitiendo reportes y

Ser competente en loslineamientos contenidos enla presente Guía, laevaluación de desempeñoHSE de Contratistas a

través de la ECP-DHS-F-090 y en el Proceso decontratación deECOPETROL. Completar losmódulos de Control deTrabajo; Gestión deIncidentes y Fallas de






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perfil decompetenciasmínimas para lacontratación degestores, según eltipo de contrato.)

tendencias de indicadores mensualmente alAdministrador del contrato. Solicitar a los Contratistas y hacer

seguimiento a los planes de mejoramientoderivados de la aplicación de la presenteGuía.

Control; Análisis deRiesgos; Conceptos básicode salud ocupacional,Legislación HSE yaseguramiento decomportamientos.

Gestoría TécnicaHSE, profesional HSEde ECOPETROL, oquien haga susveces.

(Para más detalle,consultar la Tabla 8.Matriz RACI de laGestión HSE paraActividadesContratadas enEcopetrol S.A.; así como la Tabla 9,para establecer elperfil decompetenciasmínimas para lacontratación degestores, según eltipo de contrato.)

Ejecutar, un programa de inspecciones,auditorías a procedimientos, revisiones deaseguramiento de comportamientos, etc.,para el seguimiento del control operativo dela gestión HSE del Contratista.

Efectuar la evaluación, control y seguimientode la gestión HSE de los Contratistas encampo, verificando el cumplimiento de lalegislación vigente, los estándares deECOPETROL, los Planes de Manejo y actosadministrativos de las AutoridadesAmbientales, y demás requerimientos en HSEespecíficos del contrato.

Verificación en campo de los avances y laefectividad de los planes de acción y mejorade los hallazgos, producto de evaluaciones dedesempeño, inspecciones, visitas deseguridad, investigación de incidentes, entreotros.

Ser competente en loslineamientos contenidos enla presente Guía, laevaluación de desempeñoHSE de Contratistas através de la ECP-DHS-F-090 y en el Proceso decontratación deECOPETROL. Completar losmódulos de Control deTrabajo; Gestión deIncidentes y Fallas deControl; Análisis deRiesgos; Conceptos básicode salud ocupacional,Legislación HSE yaseguramiento decomportamientos.

Representante deHSE de la DirecciónHSE

Asesorar a la línea de mando en laobservancia y aplicación correcta de la Guíade Gestión de Contratistas foco HSE.

Auditar la adherencia de las unidades denegocio a la Guía, identificando desviacionesen su ejecución y/o documentación. Lasbrechas identificadas, alimentan los planesanuales del negocio; así como los demejoramiento del proceso mismo, lideradopor DHS desde el Corporativo.

Ser competente en loslineamientos contenidos enla presente Guía, laevaluación de desempeñoHSE de Contratistas através de la ECP-DHS-F-090 y en el Proceso decontratación deECOPETROL. Completar losmódulos de Control deTrabajo; Gestión deIncidentes y Fallas deControl; Análisis de

Riesgos; Conceptos básicode salud ocupacional,Legislación HSE yaseguramiento decomportamientos.






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La Tabla 8 detalla los roles y responsabilidades de las Gestorías Administrativas y Técnicas en HSE oquien haga sus veces, ya sea que éstas sean contratadas o de ejecución directa de ECOPETROL;mientras que en la Tabla 9 se establecen los perfiles mínimos para la contratación de externos en el rolde Gestores HSE Administrativos y Técnicos, con funciones exclusivas en HSE.

Para aquellos funcionarios que efectúan labores de Gestoría HSE como parte de su rol, su programa deformación deberá incluir el aseguramiento de las competencias mínimas en HSE establecidas en latabla 7.

TABLA 8. Matriz RACI de la Gestión HSE para actividades contratadas en Ecopetrol S.A.

ROLES Y FUNCIONES

GESTORIAADMINISTRATI

VA o QUIENHAGA SUS

VECES

GESTORIATECNICA O

QUIEN HAGASUS VECES

DHS

Revisar la documentación HSE requerida para la suscripcióndel acta de inicio, incluyendo el plan HSE y sucorrespondencia con el alcance del contrato, evaluando suplaneación en el formato ECP-DHS-F-090, de acuerdo con laGuía de Gestión de Contratistas y los documentosespecíficos en HSE que tenga definido cada negocio.

R I C

Programar la reunión de inicio de contrato conrepresentantes del Contratista, la cual debe liderar elnegocio. En esta reunión se debe asegurar la presentacióndel equipo de trabajo, términos de referencia, tiempos yacta de compromisos de requisitos faltantes, estrategias deejecución y relacionamiento entre el negocio, Gestorías yContratista.

R I I

Revisar la certificación de competencias del personal técnicorequerido en el contrato.

R R C

Realizar el despliegue del modelo de gestión HSE deECOPETROL a los Contratistas. I R C

Divulgar y asegurar el despliegue de las campañascorporativas en materia de HSE. I R C

Inscribir al personal del Contratista en el curso de"DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO,LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S.A (Nivel Básico)"ante el operador, verificar su inscripción y notificar alContratista de la programación, así como de los resultados.

R I C

Verificación y seguimiento de la vigencia del curso "Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable" al

personal del Contratista.

R A,I C

Inscripción del personal para inducciones especificas enHSE del área donde se ejecutara el contrato. I A , R C

Realizar el trámite de licencias de conducción interna(liviano y/o pesado), incluye revisión de requisitos deacuerdo a los procedimientos de ECOPETROL y normatividad

R A, I C






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ROLES Y FUNCIONES

GESTORIA

ADMINISTRATIVA o QUIENHAGA SUS

VECES

GESTORIA

TECNICA OQUIEN HAGASUS VECES

DHS

legal vigente.

Tramitar autorización de ingreso de vehículos y equipos alas instalaciones I R C

Elaborar y enviar a quien corresponda, el informe mensual yacumulado de la gestión HSE de los contratos a cargo, anivel regional.

R I

Realizar la evaluación de desempeño HSE de acuerdo con laECP-DHS-G-024

I R C, I

Revisar documentalmente los informes de cumplimientoHSE entregados por el Contratista, así como los soportes deejecución y cierre de los planes de acción y mejora de loshallazgos producto de auditorías, inspecciones, investigaciónde incidentes, entre otros. Esta información debe sercomunicada al negocio atendido, para verificación encampo.

R A,I C

Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, elcontrol de los documentos que evidencian el cumplimientode la gestión HSE mensual de acuerdo con la Guía deGestión de Contratistas y sus actualizaciones omodificaciones.

R I C

Verificación en campo de los avances de los programas HSEpresentados por el Contratista, así como la efectividad delos planes de acción y mejora a los hallazgos producto deauditorías, inspecciones, visitas de seguridad, investigaciónde incidentes, entre otros.

I A , R C

Verificar la divulgación de los incidentes y leccionesaprendidas presentadas a la fecha, en especial las de lalínea o negocio atendido.

I A R C

Verificar el cumplimiento legal vigente en salud ocupacionaly seguridad industrial aplicable. I A , R C

Asegurar el cumplimiento de los estándares de ECOPETROL,así como la divulgación de los mismos en caso de que sederoguen, modifiquen o emitan nuevos documentos.

I R C

Asegurar la aplicación del Procedimiento de Gestión deFallas de Control e Incidentes ECP-DHS-P-031 y / o susmodificaciones.

R A , R C, I

Solicitar la información al Contratista para el aseguramientode la gestión de incidentes y fallas de control R A,R C






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ROLES Y FUNCIONES

GESTORIA


VECES

GESTORIA


DHS

Realizar seguimiento al estado de los incidentes y fallas decontrol reportados en la herramienta para la Gestión deRiesgos e Incidentes (GRI).

I R C

Mantener actualizada la información en la herramienta parala Gestión de Riesgos e Incidentes (GRI) con la informaciónsuministrada por la Gestoría Administrativa HSE.

I A , R C

Evaluar la eficacia de las acciones correctivas resultantes delas investigaciones de fallas de control e incidentes. I A , R C

Consolidar y notificar al negocio la información

correspondiente al IF, TRIF e Índice de IncidentesAmbientales. R A,I CDefinir y ejecutar un programa de visitas e inspecciones encampo, para el seguimiento del control operativo de lagestión HSE de los Contratistas.

I A, R C

Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a lapreservación de la salud de los trabajadores, laconservación del medio ambiente, el sostenimiento delnegocio y la imagen de la Empresa, con base al análisisestadístico de las fallas de control, incidentes y las noconformidades del sistema de Gestión HSE encontradas enlas visitas de seguridad, inspecciones y auditorias.

I A , R C

Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas en

las Fichas del Plan de Manejo Ambiental.

I A,R, C

Solicitar a los Contratistas la información requerida para larealización de los Informes de Cumplimiento Ambiental(ICA).

I A , R C

Asegurar el cumplimiento de los Actos Administrativosemitidos por las Autoridades Ambientales.

A , R C

Mantener actualizado el índice de cumplimiento legalambiental ICLA y el indicador LTO.

A , R C , I

Realizar seguimiento y mantener actualizada la herramientaCAMI frente a las licencias, permisos y actosadministrativos.

A , R C , I

Participar en la respuesta de los actos administrativosemitidos por las Autoridades Ambientales y Entes de

Control.

A , R C , I

Atender las visitas de las Autoridades Ambientales y Entesde Control. A , R C , I

Realizar el informe de cumplimiento ambiental de acuerdo alManual de Seguimiento Ambiental de Proyectos. A , R C






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ROLES Y FUNCIONES

GESTORIA


VECES

GESTORIA


DHS

Recopilar la información requerida para el reporte ambientalque se presenta ante la Contraloría General de la República,establecida en los formatos destinados para tal fin.

I A , R C, I

Mantener actualizada la información requerida paradiligenciar el RUA (Registro Único Ambiental del Sector deHidrocarburos del IDEAM).

A , R C, I

Mantener actualizada la información requerida para el GRI(Global Reporting Iniciative).

A , R C, I

Registrar en SAP la evaluación de desempeño HSE. R I C

Efectuar la realimentación formal de los resultados de laevaluación de desempeño HSE a los Contratistas R I

Presentar los incumplimientos graves del Contratistalistados en el numeral 4,5 del Procedimiento de Gestión deContratistas en el Comité respectivo.

C A,R I

Recopilar las lecciones por aprender en HSE, producto deldesarrollo del contrato R R I

Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, elcontrol de los documentos que evidencian el cumplimientode la gestión HSE mensual de acuerdo con la cláusulacontractual.

R R

R: Responsable A: Garante: Garantiza y rinde cuentas C: Consultado I: Informado

TABLA 9. Perfiles mínimos para la contratación de Gestores HSE Administrativos y Técnicos TIPO DEGESTORIA

PERFIL MINIMO OBSERVACIONES

ADMINIS-TRATIVA

Profesionales nivel 9:Experiencia mínima especifica de3 años con especialización o 4años sin especialización.Técnico operativo I nivel 7

La especialización o maestría debe estar relacionadacon Gestión Ambiental o Salud Ocupacional oSeguridad industrial.De igual forma, la experiencia específica debecorresponder a gestión, seguimiento y/o controlHSE en el sector de hidrocarburos.De acuerdo a la línea en la cual se presta elservicio, la formación del profesional deberá estarrelacionada como se indica a continuación:Exploración Sísmica: Ingenieros de cualquier

especialidad, Geólogos, Biólogos y Arqueólogos.Perforación/Completamiento/Mantenimiento dePozos: Ingenieros de Petróleos, Industriales,Ambientales, Civiles, Forestales, Mecánicos yProfesionales en Salud Ocupacional; conCertificación Rig Pass de la IADC expedida en lostres últimos años.

TECNICA De acuerdo con el nivel de riesgodel contrato:VH: Profesional nivel 11:Experiencia mínima especifica de10 años con especialización o 12

años sin especialización.H: Profesional nivel 10:Experiencia mínima especifica de6 años con especialización o 7años sin especialización.M: Profesionales nivel 9:Experiencia mínima especifica de






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TIPO DE

GESTORIA

PERFIL MINIMO OBSERVACIONES

3 años con especialización o 4años sin especializaciónTécnico operativo I nivel 7

Construcción de plataformas, vías de acceso ylíneas de conducción: Ingenieros de cualquierespecialidad, Geólogos, Biólogos y Arqueólogos.Programas de abandono, recuperación yrestauración: Ingenieros de cualquier especialidad,Geólogos, Biólogos y Arqueólogos.Mantenimiento y operación de Estaciones, Plantas yLíneas de Conducción: Ingenieros de cualquierespecialidad.Servicios de Operación contra Incendios: IngenierosMecánicos, Industriales u otra rama de la ingenieríacon CEPI de la NFPA.Mantenimiento de Líneas y sistemas eléctricos:Ingeniero Electricista o eléctrico con CertificaciónCONTE.Todos los profesionales y/o técnicos que conduzcanvehículos deben cumplir con lo estipulado en elReglamento de Uso y Manejo de Vehículos enEcopetrol S.A. ECP- DHS- R-001; y los GestoresTécnicos deberán tener formación en auditorías.

3.6 Otras Consideraciones.

Con el fin de prevenir la ocurrencia de situaciones que puedan ser calificadas como incidentes deafectación social en la comunidad en la que opera ECOPETROL S.A., y propiciar a su vez, la aplicaciónde la presente Guía en armonía con las Políticas de Responsabilidad Social de la Empresa, se exceptúade la aplicación de lo dispuesto en el numeral 3.1.3.1, sub numeral 2, literal b, la contratación deLíneas de Contratación Local definidas por ECOPETROL S.A., de conformidad con la Guía para laImplementación de la Contratación Local como Estrategia de Abastecimiento ECP-DEA-G-001 o lanorma que la modifique o sustituya.

No obstante, la Dirección de Centro de Servicios Compartidos, a través de su Unidad de ServiciosCompartidos de Compras y Contratación, los Administradores y Gestores de Contratos (cada quien enlo de su competencia), asegurarán lo siguiente:

• Si el plazo de ejecución del contrato es mayor a seis (6) meses, el Contratista se obligará aacreditar el cumplimiento de los requisitos y exigencias objeto de excepción, a su costo y bajosu propia responsabilidad, durante dicho plazo.

• Si el plazo de ejecución del contrato fuere menor o igual a seis (6) meses, el Contratista seobligará a cumplir, antes de dar inicio a dicha ejecución, los requisitos que para asegurar unadebida gestión de riesgos se hubieren establecido durante la planeación contractual yconsignado en los respectivos Documentos del Proceso de Selección.

Independientemente de la duración del plazo de ejecución del contrato, el Contratista estará en laobligación de cumplir con la legislación nacional relacionada con el objeto y alcance del mismo,






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especialmente la que aplique en materia de HSE, así como completar, previa ejecución del contrato,las tres fases del Curso de Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable que tiene dispuestoECOPETROL S.A.

3.7 Periodo de Transición

La implementación de la presente guía dará inicio con la aprobación y publicación del documento en P8,bajo la siguiente estrategia:

Elemento ACTIVIDAD RESP2012 2013

2TRI

3TRI

4TRI

1TRI

2TRI

PLANEACION

Equipo deplaneación delcontrato

Asegurar competencias en HSE de lafunción de HSE en los equipos deplaneación de los contratos, y suparticipación en la planeación de losmismos. (Competente en la guía;gestión de incidentes y fallas de control;análisis de riesgos; conceptos básicosde salud ocupacional y legislación HSE).

METAS: Diciembre de 2012:50%Junio de 2013: 100%

Negocio/Usuario/DHS

Caracterizacióndel servicio yvaloración delriesgo

Asegurar la valoración del riesgomáximo en HSE de las actividades delcontrato a través de la matriz RAM, y suinclusión en todos los FCC, inteligenciasde mercado, etc

Negocio/Usuario

Requisitosgenerales enHSE

Inclusión de la nueva cláusulacontractual “obligaciones del contratistaen materia HSE”; en los nuevoscontratos- Ajuste de Minutas

VIJ

Requisitosespecíficos enHSE

Establecer requisitos específicos enHSE, en caso de requerirse , validarloscon HSE del negocio o profesional DHSprevia inclusión en el contrato

Negocio/Usuario/DHS

Objetivos ymetas HSE

Asegurar la inclusión de objetivos ymetas HSE para el contrato, en las CEC,alineadas con el negocio, proyecto o

planta.

Negocio/Usuario

PRE-CONTRACTUAL

Garantizar la inclusión de los requerimientos HSE/ASP enlos DPS y FCC

Negocio






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Elemento ACTIVIDAD RESP

2012 2013

2TRI 3TRI 4TRI 1TRI 2TRIEfectuar Audiencias informativas y visitas a campo(obligatorias para contratos de riego H y VH y optativaspara los demás niveles de riesgo

Negocio

Asegurar la evaluación de ofertas de contratos, con lanueva estructura propuesta en la guía

Negocio/DSC/VIJ/DHS

EJECUCION

Contratos con vigencia hasta el 31 de Enero de 2013,continúan midiéndose de frente a la cláusula contractualestablecida en el contrato. Evaluación de desempeño HSE

con la ECP-DHS-F-090 para aquellos estructurados bajola ECP-VST-P- 005; restantes continúan con la evaluaciónHSE por resultado

Negocio/DSC

Contratos con vigencia mayor a 31 de Enero de 2013,negociar Otro sí para incluir la nueva cláusula contractual.En todos los casos, la evaluación de desempeño HSE conla ECP-DHS-F-090

VIJ/DAB

Asegurar que Contratos firmados a partir del 15 de Abrilde 2012, y Otro sí y contratos adicionales con vigenciasuperior a Enero de 2013, apliquen en su totalidad la guía

Negocio/DSC

Asegurar competencias HSE de las gestorías (Competenteen la guía, la evaluación de desempeño HSE deContratistas a través de la ECP-DHS-F-090; control deltrabajo; gestión de incidentes y fallas de control; análisisde riesgos; conceptos básicos de salud ocupacional ylegislación HSE; Aseguramiento de Comportamientos);así como perfiles mínimos para gestorías contratadas.

METAS EN COMPETENCIAS: Diciembre de 2012:50%Junio de 2013: 100%

Negocio/DSC

POST- CONTRACTUAL

Asegurar la realimentación del contratista en cuanto a sudesempeño HSE durante la ejecución del contrato y suevaluación final

Negocio/DSC

Asegurar la inclusión en SAP, en línea y tiempo real laEvaluación de desempeño HSE del contratista

DSC/DHS






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RELACIÓN DE VERSIONES

Versión Fecha Cambios1 21/07/2006 Elaboración del documento

2 25/05/2010 Actualización del documento por la directriz, el cual deroga ECP-DRI-N003

1 26/03/2012 Actualización del documento, el cual deroga la directriz ECP-DHS-J-001por el PDO-G-003.

1 12/06/2012Actualización del código de acuerdo a lineamientos Normativos el cualderoga la Guía PDO-G-003 e inclusión del numeral 3.6. Otrasconsideraciones

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la

dependencia responsable:Elaboró: Jennie Carrillo con el apoyo del Comité Técnico Gestión de contratistas Foco HSE.Teléfono: 54284 Buzón: Jennie.carrillo @ecopetrol.com.co Dependencia: Dirección de HSE

Documents

Foco Hse 043 -Gestion de Contratistas