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Manuali per Mercati Globali
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Malagoli Erio – Italy
Maneger dei Mercati Glocali
“RUSMARKET”
TECNOLOGIA DI LAVORO
DEL REPARTO MANAGER
PER GLI ACQUISTI
Erio Malagoli
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Mosca 2006
INDICE
ANALISI DEI PRODOTTI PRESENTI SUL MERCATO DEL SETTORE..……………3
CORSI SPECIALIZZATI…………………………………………………………………….3
RICERCA DEI FORNITORI…..…………………………………………………………….3
CREDITO IN MERCE.……………………………………………………………………….4
CONTRATTO CON IL FORNITORE..……………………………………………………..4
PROGRAMMA DELLE CONSEGNE.………………………………………………………5
GESTIONE DELL’ANAGRAFICA ELETTRONICA…………………………………….. 5
ALLOCAZIONE DELL’ARTICOLO...……………………………………………………...5
REGISTRAZIONE E AGGIORNAMENTO DEI DATI ANAGRAFICI...…………….….5
ISTRUZIONI AI CAPI COMMESSI………...………………………………………………6
CORSO DI FORMAZIONE PER LA REDAZIONE E L’INVIO
DEGLI ORDINI…………………………………………………………....……………….…6
CONTROLLO DELLA CORRETTEZZA DEGLI ORDINI…….………………………....7
APPLICAZIONE DELLE PENALITA’
AI FORNITORI…..….………………….……………………………………………………..7
REGISTRAZIONI DEGLI SCONTI MENSILI..…………………………………………....7
ATTIVITA’ ANALITICHE……………….…………………………………………………. 7
PREPARAZIONE DEL BUDGET ANNUALE……………………………………………. .8
“SEMAFORO”....……………………………………………………………………………... 8
MISURAZIONE DELLE METRATURE E VALUTAZIONE DELL’EFFICIENZA DI
UTILIZZO DELLO SPAZIO ASSEGNATO AGLI
ARTICOLI..…………………………………………………………………………………… 9
MONITORAGGIO REGOLARE DEI PREZZI…………………………………………… 9
ANALISI DI MARKETING DEI PRODOTTI…………………..….……………………… 10
VOLANTINO…………….……………………….……………….......………………………. 10
ANALISI DA ESEGUIRE AL TERMINE DI UNA
PROMOZIONE…..………………………………………………………………………….. ..13
FASI DI PREPARAZIONE DELLA CAMPAGNA “30 ARTICOLI TOP”…..………..….13
PROGRAMMA PROMOZIONALE DI DETERMINATI ARTICOLI……………………15
GESTIONE DEL DISPLAY NELLE TESTATE…………………………………………….16
CREAZIONE DELL’IMMAGINE POSITIVA
DEL PUNTO VENDITA: AZIONI D’IMMAGINE…………… ………………………….. 16
PREPARAZIONE E REALIZZAZIONE DELLE
DEGUSTAZIONI............................................................………….………………………….. 18
PREPARAZIONE DELLE FESTIVITA’……………………….………………………….. 19
MODALITA’ DI LAVORO E TRATTAMENTO DEI FORNITORI CON
FATTURATO MENSILE MENO DI 30.000 RUBLI…….………………………………….19
PROGRAMMA DI ARRIVO/SCARICO DEI CAMION ALLA RAMPA.........…………. 20
RIUNIONE COMMERCIALE: MODALITA’ PER LO SVOLGIMENTO
E ARGOMENTI DA DISCUTERE…………………………………………….……………. 20
APPROVAZIONE DI NUOVI ARTICOLI
ALLA RIUNIONE COMMERCIALE…………………………………………………….….20
PROCEDURE PER LA CONSEGNA DEGLI ARTICOLI FACENTI
PARTE DELLA CATEGORIA “OMAGGIO/PREMIO”.….……………………….…… 21
PARTECIPAZIONE ALL’INVENTARIO…………………………………………………. 21
ALLESTIMENTO DELLE VETRINE...……………………………………………………. 22
MONITORAGGIO DEL PROGRAMMA DEGLI ORDINI.…………………………….. 22
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PROGRAMMA DELLE VISITE AI PUNTI VENDITA.…………………………………...22
ANALISI DEI LISTINI PREZZI….......…………………………………………………….. 23
Tecnologia di lavoro del Reparto Manager per gli Acquisti.
La tecnologia di lavoro comprende i seguenti principali capitoli:
1. MANSIONARIO CON DESCRIZIONE DETTAGLIATA DELLE FUNZIONI.
2. DESCRIZIONE DETTAGLIATA DEL PIANO DELLE AZIONI DA
INTRAPRENDERE PER FARE LA VALUTAZIONE DEL LAVORO ESEGUITO,
NONCHE’ ANALIZZARE I SEGUENTI INDICATORI:
- ALGORITMO PER LO SVOLGIMENTO DI QUESTO TIPO DI ATTIVITA’;
- PERIODICITA’ E RIPETITIVITA’ (QUANTE VOLTE) DI QUESTO TIPO DI
ATTIVITA’;
- PERSONE RESPONSABILI PER OGNI TIPO DI ATTIVITA’ IN OGNI CASO SPECIFICO.
3. CRITERI DI VALUTAZIONE DI ANZIDETTE ATTIVITA’
DESCRIZIONE DETTAGLIATA DI OGNI PUNTO:
1. MANSIONARIO del Manager degli Acquisti:
- ANALISI DEI PRODOTTI PRESENTI SUL MERCATO DEL SETTORE DA EFFETTUARSI ATTRAVERSO LE VISITE ALLE AZIENDE DELLA CONCORRENZA,
LO STUDIO DELLE EDIZIONI SPECIALIZZATE (RIVISTE) E LE VISITE ALLE FIERE
SETTORIALI: Il Manager del Reparto Acquisti ha il compito di effettuare il costante
monitoraggio del mercato e tenersi sempre aggiornato sull’arrivo dei nuovi fornitori ed
assortimenti, fare sempre uno studio dettagliato delle edizioni dedicate al mercato settoriale; il
Manager redige inoltre ogni quadrimestre la relazione sulle proprie missioni d’affari. In ogni
relazione è indicata la lista delle missioni effettuate, la loro descrizione e segnalate le novità.
Queste relazioni sono da consegnare al Capo Reparto Acquisti, il quale le presenta al Direttore
dell’Azienda ed esegue, unitamente a quest’ultimo, le analisi delle missioni d’affari effettuate dal
Manager nel corso dell’anno.
- CORSI SPECIALIZZATI DI PERFEZIONAMENTO, SEMINARI E TRAINING DA
FREQUENTARE: Ciascun collaboratore del Reparto Acquisti deve frequentare corsi di
perfezionamento e seminari specializzati. Al fine di tenersi sempre aggiornato, egli deve reperire,
utilizzando anche le risorse dell’Internet e le riviste specializzate, le più complete informazioni
su luogo, ora, tipo dei corsi dedicati allo studio e alle analisi delle novità in arrivo sul mercato,
alla modernizzazione delle tecniche delle vendite, alle attività fieristiche ecc. Per poter ampliare
il campo delle proprie conoscenze, si consiglia al Manager di avvalersi, per la maggior parte di
queste sue iniziative, dei fornitori, nonché collaborare sempre con i merceologi della nostra
azienda che conoscono bene i prodotti dei fornitori e le materie prime di cui sono fatti. Il
Manager ha il compito di redigere la relazione annuale con descrizione dettagliata delle attività
da egli svolte da consegnare al Direttore dell’azienda. La valutazione quantitativa e qualitativa
del lavoro del Manager si esprime con i punti (voti) da segnare nella relazione stessa.
- RICERCA DEI FORNITORI, ANALISI DELLE LORO OFFERTE CON
DESCRIZIONE DEGLI ASSORTIMENTI Il Manager svolge le ricerche dei fornitori attraverso
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i canali indicati sopra, e poi, unitamente al fornitore stesso, studia e concorda tutte le condizioni
della futura collaborazione tra il fornitore e la nostra azienda, riguardo i seguenti aspetti:
- Sconto sul prezzo del listino riservato alla nostra azienda;
- Premio per la differenza tra il volume delle consegne reale e quello previsto;
- Premio per l’inserimento di un nuovo prodotto;
- Sconti sugli articoli in promozione;
- Sconto cumulativo mensile;
- Premio per il volume delle vendite superiore a quanto previsto;
- Sconto per il calo peso e eventuali danni all’aspetto esteriore dei prodotti che li rendono
invendibili;
- Sconto all’apertura di un nuovo p.v. per un periodo di 1-3 mesi dalla data dell’apertura; listino
scontato riservato esclusivamente a questo p.v.;
- Sconto sui quantitativi rimasti dopo la promozione (e non resi al fornitore);
- Resi dei quantitativi invenduti dopo la promozione;
- % dello sconto sui volumi delle consegne da prevedere in tutti i contratti, sia quelli con i nuovi
fornitori che quelli con i fornitori già esistenti;
- Disponibilità dei commessi con l’orario di lavoro dalle 11.00 alle 20.00;
- Termine minimo per il pagamento dei prodotti deperibili 10-15 gg. bancari;
- per tutti gli altri prodotti – non inferiore a 25-30 gg. bancari per i prezzi senza ricarico (nel
periodo promozionale) (l’eccezione ammessa non è superiore al 5-8% del numero totale di
fornitori);
- Budget pubblicitario minimo: il 2% sul totale fattura della merce in arrivo destinata alla
campagna pubblicitaria , da incassare una volta ogni quadrimestre;
- Partecipazione minima alle promozioni e degustazioni; articoli da esporre sui bancali - open
space (periodicità di esposizione х costo di affitto degli spazi – sconti);
- Penalità da applicare nel caso in cui le consegne risultino inferiori all’85% sul totale delle
consegne previste dal Contratto;
- Programma delle consegne;
- Programma degli ordini;
- Documenti che accompagnano la merce (secondo quanto richiesto dal Manager degli Acquisti);
- Tempestività di emissione delle fatture; in caso contrario andranno applicate le relative
penalità;
- Validità del listino prezzi; il termine di tolleranza che decorre dalla data di scadenza del listino
a quella dell’arrivo del listino aggiornato non deve essere superiore al 2% mensile a al 15%
annuo;
- Tariffa aggiuntiva da applicare al fornitore per l’organizzazione delle feste, lotterie e
premiazioni: per un fornitore del Gruppo А - USD 200, per un fornitore del Gruppo В – USD
100, per un fornitore del Gruppo С - USD 50;
- Validità del Contratto, indipendentemente dal fornitore, è di un anno;
- Credito in merce.
CREDITO IN MERCE: Il Manager concorda i quantitativi necessari per realizzare il
display degli scaffali nei reparti (ed interi p.v.), prevedendo nello stesso tempo una scorta di
riserva pari al +20-30%. Tutti i quantitativi stabiliti devono essere indicati nell’apposito
documento redatto nel formato EXCEL e sottoscritto da ambo le parti contraenti che costituisce
Allegato al Contratto e ne fa quindi parte integrante. Il pagamento dei prodotti specificati in
questo Allegato avverrà solo dopo l’entrata in vigore del Contratto.
CONTRATTO CON IL FORNITORE: Dopo aver individuato un potenziale fornitore,
il Manager degli Acquisti presenta campioni dei prodotti all’incontro commerciale; tale
presentazione può aver luogo solo nel caso in cui il Manager abbia già a disposizione una copia
del Contratto firmato dal fornitore senza però la firma della Dirigenza della nostra azienda: se i
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prodotti che offre il fornitore si approvano dai membri del Consiglio Commerciale dell’azienda,
il Contratto viene automaticamente firmato e sarà quindi da ritenersi valido. Il Contratto deve
essere anteriormente visionato e concordato dai commercialisti di entrambe le parti, così la copia
del Contratto che accompagna i campioni dei prodotti presentati alla riunione commerciale deve
essere già vistata dai commercialisti. Tutti i parametri e i termini contrattuali vanno trasmessi al
Responsabile del CED, il quale li inserisce nell’apposito tabulato dell’anagrafica in cui sono
indicati tutti i fornitori e le condizioni di lavoro. Il Direttore dell’azienda, nel valutare il lavoro
di ciascun Manager degli Acquisti, si basa sui dati dell’apposito documento relativo
all’andamento dei rapporti contrattuali per ogni singolo fornitore ed ogni singolo Manager. La
gestione dei Contratti deve costituire un elemento fondamentale per valutare il lavoro del
Manager degli Acquisti.
PROGRAMMA DELLE CONSEGNE: Il Manager, al momento di firma del Contratto,
stabilisce i giorni della settimana in cui avverranno le consegne e le relative fasce orarie per ogni
p.v. (reparto), nonché i giorni per l’invio degli ordini al fornitore. Queste informazioni si fanno
inoltre avere al Capo Commesso del reparto di competenza e al Gerente che avranno il compito
di effettuare il controllo dell’evasione degli ordini secondo quanto stabilito dal Contratto.
GESTIONE DELL’ANAGRAFICA ELETTRONICA DEI
FORNITORI/ARTICOLI: Una volta firmato il Contratto dalla Direzione della nostra azienda, il
Manager degli Acquisti inscrive il Contratto nel Registro e procede all’archiviazione elettronica
dei dati del fornitore (informazioni ausiliarie e di servizio, estremi bancari e pagamenti ecc..),
prende il listino prezzi relativo agli articoli selezionati ed inserisce nel data base i dati di ogni
articolo indicato nel Contratto con il nuovo fornitore, compilando l’apposita scheda articolo e i
relativi campi dell’Anagrafica Articoli e Fornitori. Una volta ogni trimestre il Responsabile del
CED esegue la stampa del tabulato riassuntivo da consegnare al Direttore dell’azienda in cui è
evidenziata la dinamica dei flussi dei fornitori nell’arco del mese, ossia fornitori inseriti e quelli
eliminati.
ALLOCAZIONE DELL’ARTICOLO (ALLOCAZIONE E RICERCA
DELL’ARTICOLO SULLO SCAFFALE) PER OGNI REPARTO (PUNTO VENDITA):
Si deve innanzitutto fare una bozza cartacea di come allocare i prodotti selezionati all’incontro
commerciale; poi, unitamente al Capo Operatore del CED responsabile per il lavoro con il
Reparto Acquisti, fissare la più efficiente allocazione degli articoli sugli scaffali in ogni reparto
facendo una simulazione elettronica. A tal fine l’operatore procede alla visualizzazione
dell’immagine elettronica del display di ciascun reparto (p.v.); poi l’operatore del CED esegue la
stampa della pianta elettronica del display del reparto per consegnarla al Manager degli Acquisti
e al Capo Commesso del relativo reparto, i quali realizzano tutte le modifiche еd aggiornamenti
nel display dello scaffale in sala vendite. I Gerenti devono essere sempre al corrente delle
modifiche fatte al display dei ripiani (banchi) dei rispettivi reparti per poter eseguire il controllo
necessario, dovendo sempre essere uguale l’allocazione reale dell’articolo sul ripiano (banco) a
quanto indicato nel data base; perciò, il Gerente può, se necessario, chiedere spiegazioni al
Responsabile del CED. La stampa del display con indicazione di allocazione degli articoli viene
sottoscritta dal Manager del reparto indicando la relativa data, e messa accanto allo scaffale cui
si riferisce. Per assicurare una migliore gestione e regolare controllo, il Manager degli Acquisti
ha facoltà di far partecipare alle verifiche della correttezza del display il Controllore e i Gerenti,
essendo comunque il Manager degli Acquisti responsabile di eventuali divergenze della reale
allocazione dell’articolo in sala e il suo indirizzo elettronico. Il controllo della correttezza del
display costituisce un elemento molto importante del lavoro del Manager degli Acquisti e va
preso in considerazione nel valutare le attività che egli svolge.
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REGISTRAZIONE E AGGIORNAMENTO DEI DATI ANAGRAFICI DA
EFFETTUARSI REGOLARMENTE DURANTE TUTTO L’ANNO: Eseguiti tutti gli
adempimenti necessari alla regolare registrazione del nuovo Contratto firmato con il fornitore, il
Manager degli Acquisti fa avere tutti i dati all’Operatore del CED addetto al lavoro con il
Reparto Acquisti, il quale inserisce tutte le modifiche ed integrazioni nel sempre attivo tabulato
dell’anagrafica dei fornitori da aggiornare costantemente, in cui sono evidenziati nuovi
inserimenti e eliminazioni dei fornitori nell’arco dell’anno di calendario. Sempre in questa
anagrafica vengono indicati le condizioni e i volumi degli acquisti e delle vendite relativi ad ogni
Contratto di acquisto (o fornitore). Il Capo Operatore responsabile per il lavoro con i Manager
degli Acquisti ogni semestre presenta questo tabulato con i dati completi ed aggiornati (v.
allegato).
ASSUNZIONE DEL NUOVO PERSONALE: I CAPI COMMESSI: I Capi Commessi
vengono selezionati tra i commessi d’ordine, però, in caso di assunzione diretta di un nuovo
candidato senza che questi faccia prima il lavoro di commesso ordinario, il Manager degli
Acquisti dovrà partecipare all’intervista con il candidato unitamente al Responsabile del
Personale.
ISTRUZIONI AI CAPI COMMESSI CIRCA LE MODALITA’ DI REDAZIONE ED
INVIO DEGLI ORDINI: Il Manager degli Acquisti partecipa alla formazione dei Capi
Commessi per quanto concerne le procedure da seguire per redigere ed inoltrare gli ordini della
merce. Nello svolgere questo lavoro il Manager deve operare in sinergia con l’Ufficio Personale
e il Training Manager. La bozza del programma di formazione, dopo essere redatta, deve essere
concordata con tutte le parti menzionate qui sopra. Nel redigere il programma di formazione, il
Training Manager tiene conto della componente psicologica del processo di formazione, mentre
il Manager degli Acquisti fa attenzione agli aspetti tecnici. Alla valutazione dei risultati della
formazione devono presenziare il Manager degli Acquisti, il Gerente e il Responsabile del
Personale.
CORSO DI FORMAZIONE PER LA REDAZIONE E L’INVIO DEGLI
ORDINI: Il Capo Commesso ha il compito di preparare alla stampa e stampare il modulo di
proposta d’ordine. Il Capo Commesso esegue personalmente il controllo visivo delle giacenze
sugli scaffali in sala vendite e nel magazzino confrontando le quantità reali con i dati del data
base elettronico; si procede periodicamente all’inventario totale. Nei casi discutibili il Manager
degli Acquisti chiama l’Operatore del CED. Nel data base viene simulato tutto il periodo di
copertura necessario, ovverosia il computer mette in evidenza i movimenti numerici degli articoli
dal momento dell’ordine fino all’esaurimento delle scorte a fine periodo. Il Capo Commesso dà
conferma ai dati elettronici, oppure, nel caso si dovessero riscontrare differenze nelle quantità
reali e quelle fornite dal computer (es. nei giorni di festività, promozioni di fine stagione ecc., di
cui computer non può tener conto in automatico), redige l’ordine inserendo le quantità rettificate,
stampa l’ordine e lo memorizza nel data base indicando la relativa data. Poi l’ordine viene
trasmesso per telefono, o via fax, al fornitore che a sua volta ne conferma il ricevimento. Dopo
aver ricevuto la conferma da parte del fornitore, il Capo Commesso procede alla stampa
dell’ordine confermato in due copie: una rimane al Capo Commesso, mentre l’altra sarà da
allegare, all’arrivo della merce ordinata, alla scheda di registrazione delle consegne giornaliere.
All’arrivo della merce ordinata, si procede al ricevimento della stessa, dopodiché la merce viene
messa sui banchi e scaffali, poi le quantità consegnate di fatto vengono inserite nell’apposita
scheda elettronica in cui si esegue il calcolo della percentuale di evasione dell’ordine. Una volta
alla settimana il Responsabile per gli ordini consegna al Gerente l’apposito tabulato che contiene
questi dati, ovvero tutti gli ordini settimanali suddivisi per fornitore con indicazione della
percentuale dell’evasione; il Gerente presente a sua volta queste informazioni alla riunione
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commerciale che si tiene ogni martedì, nonché al Manager degli Acquisti e all’Ufficio delle
Finanze. E’ compito del Manager degli Acquisti discutere queste informazioni con il fornitore,
dopodiché sarà l’Ufficio delle Finanze a fare reclami al fornitore per richiedergli il risarcimento
dei danni subiti in seguito alle mancate consegne che hanno quindi prodotto le mancate vendite.
Ogni mese l’Ufficio delle Finanze discute con il Manager competente se è opportuno fare
reclami al fornitore.
CONTROLLO DELLA CORRETTEZZA DEGLI ORDINI REDATTI DAI CAPI
COMMESSI: Ogni semestre il Manager degli Acquisti, conformemente alla procedura studiata
unitamente all’Ufficio Personale, organizza gli esami al fine di controllare la competenza e la
qualifica dei Capi Commessi responsabili degli ordini ai fornitori.
APPLICAZIONE DELLE PENALITA’ AI FORNITORI: DA EFFETTUARSI IN
COLLABORAZIONE CON L’UFFICIO FINANZE: Una volta al mese il Manager degli
Acquisti e l’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti fanno un incontro con
i Responsabili delle Finanze per fare tutti insieme una valutazione dei fornitori e un esame dei
reclami da fare ai fornitori per le mancate consegne o il mancato rispetto dei tempi di consegna
(ritardi nelle consegne); si discutono inoltre, nell’ambito dell’incontro, gli aspetti riguardo il
pagamento dei premi di ns. spettanza, fatture ecc. Alla consegna dei quantitativi premio il
Manager deve informare immediatamente sul loro arrivo l’Ufficio Finanze. Una volta al mese il
Responsabile del CED e i Responsabili delle Finanze redigono una tabella in cui sono
evidenziati tutti i flussi finanziari per ogni fornitore del mese in corso nonché i dati del mese
precedente. Viene quindi redatto un Verbale di movimenti finanziari mensili dei fornitori che
viene firmato dai Responsabili delle Finanze, dall’Operatore del CED responsabile per il lavoro
con il Reparto Acquisti e dal Manager competente. Il ritardo nei trasferimenti di denaro di
spettanza della ns. azienda è da ritenersi grave mancanza nel lavoro del Manager.
REGISTRAZIONE DEGLI SCONTI MENSILI: Il giorno 20 di ogni mese
l’Operatore del CED responsabile per il lavoro con il Reparto Acquisti redige una nota analitica
che indica i movimenti degli articoli consegnati da inviare al Manager degli Acquisti competente
e ai Capi Commessi. In questa nota sono indicati i fornitori che potrebbero fare uno sconto in
caso di un lieve aumento del volume degli acquisti. L’Operatore addetto al lavoro con il Reparto
Acquisti invia inoltre al Direttore dell’azienda un riassunto che si tiene sempre aggiornato, in cui
sono riportati gli sconti cumulativi mensili di ns. spettanza e il grado di loro copertura da parte
dei fornitori.
ATTIVITA’ ANALITICHE:
- Sono da analizzare: Promozione con il Volantino, Promozione «30 Top» e la manifestazione
atta a creare un’immagine positiva/Azione d’immagine come da Programma pubblicitario;
L’analisi della realizzazione del budget da eseguire specificatamente per reparto, sottoreparto,
clienti, scontrino medio. Sono inoltre da valutare interventi a termine atti ad aumentare le
vendite;
Evasione degli ordini inferiore all’ 85%;
Scarsità delle scorte (buchi presenti sugli scaffali);
Articoli non allocati o con più allocazioni;
“Semaforo”: valutazione della redditività dei banchi (scaffali, ripiani) secondo i parametri
studiati anteriormente;
Efficienza economica (Prodotto analitico: Finanze 2003);
Analisi N.1 - Totale : Reparti del Supermercato;
Analisi N.2 – report dettagliato sugli articoli in promozione relativo a 2 periodi (prima e dopo la
promozione);
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Analisi N.3 – report cumulativo (incidenza delle vendite degli articoli in promozione sulle
vendite mensili di questi articoli);
Articoli con il minimo di ricarico (da attribuire ai costi);
Analisi comparativa delle condizioni richieste dai vari fornitori e dei volumi delle vendite;
Analisi comparativa dei prezzi stabiliti nei Contratti dai vari fornitori.
PREPARAZIONE (REDAZIONE, PROGRAMMAZIONE) DEL BUDGET
ANNUALE DELLE VENDITE E DEL MARGINE OPERATIVO LORDO (MOL) PER
REPARTO/SOTTOREPARTO: Il Manager degli Acquisti ha il compito di apportare modifiche
ed integrazioni al progetto del Budget per il prossimo anno di calendario, da concordare con la
Direzione entro e non oltre il mese di novembre dell’anno in corso. Nel redigere il Budget si
devono valutare le prospettive per entrambi i semestri del prossimo anno, i fattori che possano
incidere in maniera positiva o negativa sull’andamento delle vendite e del MOL in ogni
semestre; si deve inoltre tener conto, nel pianificare il Budget, dei rischi inflazionistici previsti
per il prossimo anno, nonché degli indicatori reali relativi all’anno in corso. In base a questi dati,
si procede al calcolo dei volumi concreti delle vendite, del MOL e il numero di clienti atteso.
Dopo aver redatto il Budget Generale, questo va suddiviso in reparti e sottoreparti e poi si
devono indicare incassi calcolati, MOL e numero di clienti giornaliero, previsti per ogni singolo
reparto/sottoreparto. Una volta inseriti questi indicatori nel Budget, si procede alla
programmazione differenziata sui livelli inferiori: si devono inserire nel Budget volumi di
acquisto previsti per ogni singolo fornitore. Visto che la programmazione e redazione del Budget
per il prossimo anno avviene a novembre dell’anno in corso, in questo periodo l’azienda ha già a
disposizione potenziali quantitativi delle consegne per ogni fornitore. Questi dati si devono
utilizzare nel periodo novembre-dicembre, quando si svolgono le trattative con i fornitori ed
hanno luogo le firme dei contratti di acquisto per il prossimo anno, per poter ottenere condizioni
contrattuali più convenienti per la ns. azienda. Nel programmare le vendite si deve tener conto
della stagionalità e la curva delle vendite. Il Manager degli Acquisti risponde personalmente
delle previsioni numeriche fatte e indicate nel Budget Generale annuale. E’ compito del Manager
seguire tutte le settimane l’andamento del Budget e riferirlo alla riunione settimanale che verifica
se il saldo è positivo o negativo . La realizzazione del Budget e la gestione dei dati budgetari
costituiscono un indice molto importante per valutare il lavoro del Manager.
“SEMAFORO”:
Dicesi “Semaforo” o “NAVIGATORE/SPACEMAN” un apposito meccanismo che consente di
stabilire la percentuale di incidenza di ogni reparto sul totale delle vendite e l’incidenza di ogni
fornitore all’interno del reparto in base ai dati relativi ad ogni fornitore e ad un’analisi
comparativa dei fornitori all’interno del reparto.
In una fase successiva, si procede all’esame e all’analisi comparativa degli assortimenti di due
fornitori concreti, vale a dire si esegue una valutazione di confronto degli articoli similari, ma di
due fornitori diversi che appartengono a due categorie differenti, uno “verde” e l’altro “rosso”.
Nell’eseguire l’analisi di confronto, si tiene conto di: incidenza sulle vendite in %, % dello
spazio occupato (superficie), % del MOL. I valori avuti permettono di identificare tra i due
fornitori quello che assicura all’azienda il massimo del MOL.
Una volta al mese l’Esperto Analista convoca il Consiglio della Direzione al quale riferisce
l’andamento dell’analisi “Semaforo” e la lista dei fornitori da analizzare durante le prossime 4
settimane.
Una volta selezionati i fornitori da analizzare, il Manager degli Acquisti fornisce all’Esperto
Analista i dati relativi all’assortimento e allo spazio assegnatogli.
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L’Esperto Analista procede a tutte le analisi necessarie, i cui risultati vanno discussi con il
Manager degli Acquisti competente per prendere una decisione in merito ad ogni caso specifico.
Una volta al mese l’Esperto Analista, unitamente al Manager degli Acquisti competente,
presenta una relazione sull’andamento dei fornitori registratosi nel periodo dalla data della
precedente analisi.
La nota analitica viene redatta conformemente allo schema prestabilito denominato
SEMAFORO/NAVIGATORE – DUE FORNITORI – DATA BASE DEI FORNITORI
COMPLETO.
Per i fornitori segnati con il color rosso il Manager degli Acquisti redige un programma
promozionale da concordare con l’Ufficio di Marketing al fine di rendere più efficace la
cooperazione tra il Manager e il fornitore. Dopo aver effettuato un’analisi dei fornitori di
categoria segnata con il color rosso, il Manager degli Acquisti, una volta al mese, fa un incontro
con gli addetti all’Ufficio di Marketing per redigere il programma mensile atto a promuovere i
prodotti di uno o due fornitori. L’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti
crea un’apposita tabella in cui registra il n. di programmi promozionali di ciascun manager e
segna la data in cui un programma giunge al termine. I programmi devono essere Multilevel,
ovvero avere più livelli, il che significa:
- inserimento dei prodotti del fornitore nel gruppo TOP 30;
- svolgimento delle azioni d’immagine e degustazioni;
- inserimento dei prodotti del fornitore nelle grosse campagne promozionali;
- esposizione open space adiacente all’area di regali;
- esposizione dei prodotti in testata delle vetrine/scaffali.
Nel redigere il programma promozionale devono essere presi in considerazione diversi
parametri. Il programma va discusso due volte: una prima del suo inizio e la seconda quando il
programma è terminato con analisi, conclusioni e decisioni in merito ai risultati conseguiti. Ogni
mese l’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti redige una tabella in cui
indica sia i programmi ancora in corso che quelli già terminati alla fine del mese che si analizza;
così facendo si ha sempre un quadro di quanti programmi sono già realizzati e si stanno
realizzando, un dato da prendere in considerazione nel valutare il lavoro del Manager degli
Acquisti.
MISURAZIONE DELLE METRATURE E VALUTAZIONE
DELL’EFFICIENZA DI UTILIZZO DELLO SPAZIO ASSEGNATO AGLI
ARTICOLI: Si esegue il monitoraggio e la misurazione della totalità dei metri che occupano i
ripiani posizionati in verticale (o vetrine). La metratura totale si ricava facendo semplicemente la
somma delle lunghezze di tutti i ripiani posizionati uno sopra l’altro; quindi si deve procedere al
calcolo dello spazio espresso in centimetri assegnato ad ogni singolo articolo e ad ogni fornitore;
(per banchi frigo viene adoperato un sistema diverso per misurare gli spazi: lo spazio si misura
non già in orizzontale bensì in verticale, il n.ro di “ripiani” diventa quindi variabile).
MONITORAGGIO REGOLARE DEI PREZZI DA EFFETTUARSI MANAGER
COMPETENTI (UNITAMENTE ALL’UFFICIO DI MARKETING): Il Manager degli Acquisti
prepara un elenco, per ogni famiglia merceologica, in cui sono indicati gli articoli da monitorare;
tale elenco è da redigersi nei mesi di gennaio - maggio – settembre ed ha validità di 4 mesi. Per
individuare il n.ro articoli da monitorare si deve eseguire l’analisi della curva ABC. Poi si
devono indicare nell’elenco le referenze del segmento con il prezzo massimo. L’obiettivo è
quello di seguire la dinamica dei prezzi rispetto al segmento più alto (o, se necessario, anche a
quello più basso). Il monitoraggio viene effettuato dall’Ufficio di Marketing una o due volte al
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mese, i cui risultati vengono inviati al Manager di competenza che esegue a sua volta un’analisi
di ogni caso specifico. E’ da tener presente che nell’elenco selezionato vi sono indicati anche gli
articoli del segmento medio, per i quali si deve valutare il loro potenziale di mercato sia per
quanto riguarda la concorrenza, sia all’interno del ns. segmento. In base ai dati ottenuti viene
studiata e realizzata la politica di marketing verso i fornitori e valutata l’efficienza dei costi (del
ricarico commerciale). Nell’eseguire l’analisi dei dati si deve tener conto dei risultati dei
sondaggi realizzate attraverso le interviste alla clientela utilizzando i questionari studiati
dall’Ufficio di Marketing al fine di individuare il grado di conoscenza, da parte della clientela,
dei ns. prezzi di vendita e il suo atteggiamento verso questi prezzi. Il lavoro del Manager degli
Acquisti sarà da ritenersi positivo, se egli fornisca all’Ufficio di Marketing tutte le relazioni dei
relativi periodi secondo tutti i criteri stabiliti e se i prezzi per la maggior parte dei prodotti siano
inferiori rispetto alla concorrenza operante nello stesso segmento di mercato, mentre il valore del
ricarico commerciale necessario per recuperare i costi sia nei limiti previsti dal Budget.
ANALISI DI MARKETING DEI PRODOTTI, INDIVIDUAZIONE DELLA
CONOSCENZA DA PARTE DELLA CLIENTELA DEI PREZZI E L’ASSORTIMENTO. IL
MANAGER DEGLI ACQUISTI DEVE CONOSCERE A MEMORIA I PREZZI DI
ACQUISTO E DI VENDITA DI TUTTO L’ASSORTIMENTO DI PRODOTTI DI SUA
COMPETENZA INDICATOGLI: Una volta ogni due mesi l’Ufficio di Marketing invia al
Manager degli Acquisti una nota analitica sui risultati del sondaggio dei clienti, dalla quale si
evince fino a che punto i clienti sono informati sulle fluttuazioni dei prezzi di determinati
articoli, il che consente di individuare eventuali alternative da offrire alla clientela nella stessa
gamma di prezzi che essa conosce.
VOLANTINO:
L’obiettivo di questa campagna promozionale consiste nell’incrementare il numero di ns. clienti
ed aumentare il fatturato dell’azienda facendo venire nuovi clienti ed aumentare il margine
operativo lordo (MOL) e il n. acquisti x un cliente, ovvero creare l’atteggiamento preferenziale
da parte della clientela nei confronti della politica dei prezzi che attua la “Rusmarket” srl.
Ci sono due tipi di questa campagna promozionale: PROMOZIONE AGGRESSIVA E
PROMOZIONE TIPO.
Valutazione dei risultati di una Promozione Aggressiva: meno del 50% - pessimo, 50-100% -
medio, più del 100% - buono. Nel programmare le campagne promozionali aggressive si devono
valutare fattori di mercato e obbiettivi da conseguire secondo il nuovo piano di marketing e
prevedere promozioni massicce 6 volte all’anno.
Valutazione dei risultati di una Promozione Tipo: meno del 25% - pessimo, 25-45% -
medio,oltre il 45% - buono. Nello svolgere una promozione tipo ci si attiene alle procedure
standard.
Il programma promozionale viene redatto ogni anno e poi confrontato ogni tre mesi con il piano
di marketing trimestrale.
Trenta giorni prima della data dell’inizio della promozione gli addetti all’Ufficio di Marketing,
unitamente al Manager degli Acquisti e l’Esperto Analista, preparano un elenco degli articoli da
mettere in promozione.
L’Ufficio di Marketing propone gli articoli da discutere selezionati in base all’analisi della curva
АВС х n. vendite, vengono inoltre inseriti nell’elenco gli articoli scelti in seguito alle analisi dei
sondaggi della clientela e degli scontrini.
11
Il Manager degli Acquisti anch’esso fa le sue proposte riguardo l’assortimento dei prodotti e la
lista dei fornitori da mettere in promozione. E’ compito del Manager concordare con i fornitori le
quantità delle rimanenze dopo la promozione. Il Manager propone anche di promuovere i
fornitori si posizionano nella zona rossa della curva АВС, i prodotti che il fornitore stesso è
interessato a promuovere, nonché nuovi prodotti. Nel selezionare l’assortimento da mettere in
promozione, il Manager deve tener conto della stagionalità dei prodotti, mentre per i prodotti non
food egli si basa sulla politica di AGGRESSIVITA’ FRONTALE: a questo scopo il Manager
svolge la ricerca con conseguente selezione degli articoli di stagione presenti sul mercato ai
prezzi molto bassi per poi esporli in open space (se trattasi di prodotti di piccole dimensioni
vanno esposti nelle grosse quantità) facendo una lieve riduzione del prezzo. Il Manager degli
Acquisti presenta inoltre una lista dei fornitori i cui contratti prevedono la partecipazione alle
campagne promozionali. L’Ufficio Analisti fa a sua volta le proprie proposte circa l’assortimento
da inserire nell’elenco in base ai risultati delle precedenti campagne promozionali.
Questa equipe formula, entro due giorni successivi, l’assortimento definitivo che verrà messo in
promozione che deve essere redatto nel formato EXCEL e siglato dal Gerente e dal
Responsabile dell’Ufficio di Marketing.
In caso di mancata consegna di suddetto elenco all’Ufficio di Marketing, o di consegna solo di
una parte dello stesso, l’Ufficio di Marketing dovrà segnalarlo facendo una nota scritta con
indicazione della multa pari a rubli 1500.
Dopo aver ricevuto l’elenco, l’Ufficio di Marketing ha il compito di verificare i prezzi di tutte le
referenze e restituire l’elenco verificato al Manager entro 7 giorni (la verifica dei prezzi può
avvenire in più fasi), così si avrà l’elenco definitivo con indicazione dei prezzi esatti. Nel caso in
cui si dovesse rendere impossibile al Manager indicare il prezzo esatto di alcuni articoli, si
preferisce comunque lasciarli inclusi nell’elenco promozionale senza indicare il prezzo ma con
un appunto PREZZO SPECIALE, altrimenti questi prodotti si potrebbero anche eliminare. Le
immagini fotografiche di questi prodotti non devono però essere pubblicati sulla prima pagina
del volantino e il loro numero non deve essere superiore a 10.
L’Ufficio di Marketing consegna al Gerente una copia di due elenchi da concordare (di articoli
inseriti nella campagna promozionale e di quelli eliminati); il contenuto di questi documenti
serve per fare la valutazione del lavoro dei Manager degli Acquisti in quanto nel valutare il loro
lavoro si tiene conto sia del n. di articoli inseriti nell’elenco promozionale che di quelli eliminati
dall’elenco.
ESATTAMENTE 22 GG. prima della data dell’inizio della promozione l’Ufficio di Marketing
deve terminare di fare modifiche ed integrazioni all’elenco; se si dovesse rendere necessario
completare il Volantino dopo la data di chiusura, questo fatto sarà da ritenersi GRAVE
MANCANZA nel lavoro del Manager degli Acquisti e comporterà una multa di rubli 5000.
Sempre 22 gg. prima dell’inizio della promozione il Manager degli Acquisti invia all’Ufficio di
Marketing una nota sulle somme di denaro che l’azienda deve ricevere dai fornitori per
recuperare i costi della compagna promozionale, mentre l’Ufficio di Marketing deve a sua volta
trasmettere queste informazioni ai Responsabili delle Finanze con indicazione degli importi da
fatturare. Si dovrà fare ogni sforzo per assicurare l’ottimale differenza del prezzo sugli articoli in
promozione: presso i p.v. della ns. catena la “forcella” tra il prezzo di vendita standard e quello
promozionale oscilla dal 15 al 20% e questa differenza del 15-20% deve essere valida anche in
confronto ai prezzi della concorrenza. LE CAPACITA’ DI MANTENERE TALE
“FORCELLA” SI PRENDONO IN CONSIDERAZIONE NEL VALUTARE IL LAVORO DEL
MANAGER DEGLI ACQUISTI.
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21 gg. prima dell’inizio della promozione: l’Ufficio di Marketing redige il budget promozionale,
esegue un’analisi con previsioni delle vendite e fornisce le immagini fotografiche degli articoli in
promozione.
20 gg. prima dell’inizio della promozione: preparazione del Volantino (che non è da concordare
con i Manager dell’Ufficio Acquisti).
19 gg. prima dell’inizio della promozione: si procede all’approvazione della bozza del
Volantino, si fa l’ordine ai disegnatori di preparare cartelloni con nomi e prezzi dei prodotti ed
indicazione del periodo in cui la promozione si svolge.
8 gg. prima dell’inizio della promozione: pronti i volantini.
7 gg. prima dell’inizio della promozione: distribuzione dei volantini, esposizione di cartelloni,
stand, espositori, allestimento e decorazione delle vetrine.
3-4 prima dell’inizio della promozione: i prodotti in promozione arrivano presso il Magazzino; i
Manager degli Acquisti hanno il compito di registrare gli arrivi secondo il programma delle
consegne concordato con i fornitori per ogni reparto (p.v.).
4 gg. prima dell’inizio della promozione: i dati relativi al ricevimento degli articoli in
promozione arrivano all’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti.
4 prima dell’inizio della promozione: L’Ufficio di Marketing inserisce i prezzi che consegna al
Gerente unitamente alla pianta di posizionamento dei bancali e delle capanne per degustazioni in
sala vendite di ogni p.v. secondo il piano promozionale.
1 giorno prima dell’inizio della promozione: L’Ufficio di Marketing controlla le decorazioni in
sala e se si è completamente pronti per iniziare la promozione.
L’Ufficio di Marketingо ha il compito di fare, durante la promozione, fotografie di come si
svolge la promozione ed intervistare i clienti, seguire e registrare l’andamento delle vendite.
Fine promozione: la sera si procede, sotto la guida del Gerente, alla pulizia totale della sala
vendite.
Terminata la promozione, si deve effettuare entro il termine di 4 gg. l’analisi delle vendite
redigendo la rispettiva relazione da presentare alla riunione dell’Ufficio di Marketing che si
tiene in presenza di un addetto all’Ufficio Analisti.
Nel caso dovessero rimanere delle scorte invendute, sarà l’Ufficio di Marketing insieme ai
Manager degli Acquisti a studiare le vie per il loro smaltimento tenendo conto se le quantità
rimaste sono da rendere al fornitore o meno.
Nel analizzare le scorte invendute, si deve tener conto delle quantità rimaste e la media delle
regolarivendite giornaliere nei giorni normali di ogni articolo. Questo indice viene moltiplicato
per il n. giorni di stoccaggio (v. elenco qui sotto); poi si ricava la sommatoria da applicare alla
totalità delle scorte invendute rimaste dopo la promozione, ovverosia si calcola la differenza tra
la sommatoria ricavata e la giacenza reale presente nel magazzino che rappresenta la quantità
teorica da rendere al fornitore.
Questi dati vengono inviati agli operatori del CED che li consegnano al Capo Magazzino il
quale prende la decisione definitiva se le scorte invendute devono essere rese al fornitore o
rimangono in vendita. Se si decide di renderle al fornitore, il Capo Magazzino e il Capo
Commesso procedono immediatamente al reso e, nel caso dovessero incontrare difficoltà,
informare subito il Manager degli Acquisti: il reso è da effettuarsi entro 10 gg. lavorativi dalla
data del ricevimento del relativo elenco degli articoli da rendere.
ELENCO FAMIGLIE MERCEOLOGICHE E TEMPI DI STOCCAGGIO
N. giorni
13
1 superalcolici 7
2 vini 7
3 birra 7
4 frutta secca 7
5 acqua e bibite 7
6 alimenti x bambini 7
7 non food x bambini 7
8 yogurt 3; 4
9 latticini 2
10 carne fresca 7
11 ortofrutta 0
12 pesce fresco 0
13 pesce in scatola 7
14 salumi 3
15 formaggi 7
16 gastronomia 2
17 torte, paste dolci 3
18 pane fresco 1
19 sottaceti e salati 7
20 surgelati 7
21 pasticceria 7
22 chimica x la casa 7
23 articoli x igiene persona e profumi 7
24 PET Food 7
25 articoli stagionali 0
26 sigarette 0
27 altri 0
E’ compito dell’addetto all’Ufficio Analisti (Esperto Analista) eseguire indagini analitiche degli
esiti della promozione con conseguente discussione dei risultati con l’Ufficio di Marketing e i
Manager degli Acquisti.
ANALISI DA ESEGUIRE AL TERMINE DI UNA PROMOZIONE. Terminata
la promozione, l’Esperto Analista presenta a ciascun Manager degli Acquisti una relazione
sull’andamento delle vendite degli articoli in promozione nei reparti di competenza di ogni
Manager. La valutazione dei risultati avviene in base a tre tipi di relazioni concordati con il Capo
Analista, così l’analisi eseguita consente al Manager degli Acquisti di fare una selezione più
accurata ed efficiente dei prodotti e fornitori da inserire nelle prossime promozioni.
FASI DI PREPARAZIONE DELLA CAMPAGNA “30 ARTICOLI TOP” (TOP 30) DA FARE UNA VOLTA AL MESE: L’obiettivo di questa campagna promozionale
consiste nell’incrementare le vendite di tutti gli articoli e rendere inoltre più attiva la clientela nei
confronti d questi articoli top (aumentare il n. scontrini ); ciò acquisisce una particolare
importanza soprattutto a fine mese quando i fornitori devono valutare se applicare uno sconto
all’azienda sui grossi volumi degli acquisti. Un altro obiettivo da perseguire è quello di
soddisfare le esigenze dei ns. clienti fissi creando un’immagine positiva dei ns. p.v. e facendo
capire quanto è conveniente fare la spesa proprio nei ns. negozi; questa campagna promozionale
serve anche per mantenere la vitalità de p.v.. Nel Programma di Marketing annuale la campagna
«ТОР 30» è prevista 12 volte, cioè una volta ogni mese, con la durata di gg. 7, da lunedì a
domenica. Il programma di marketing specifico per ogni campagna di questo tipo va redatto 3
mesi prima della data dell’inizio prevista, mentre 3 settimane prima del suo inizio il Manager
degli Acquisti e l’Ufficio di Marketing discutono e fanno selezione degli articoli da inserire nella
14
campagna promozionale “TOP 30”; ciascun Manager degli Acquisti propone 4-5 referenze
dell’assortimento di sua competenza. Nello scegliere questi articoli si dà la priorità ai prodotti
più convenienti dal punto di vista economico e che sono maggiormente richiesti da parte della
clientela, nonché agli articoli posizionati nella zona rossa della curva АВС; anche l’addetto
all’Ufficio Analisti formula le proprie proposte riguardo gli articoli da mettere in promozione
conformemente all’analisi delle promozioni precedenti (classifica delle vendite + report generale
per reparti relativo a 3 periodi differenti). L’Ufficio di Marketing ha il compito di effettuare,
entro il termine di 3 settimane, un’analisi delle previsioni: le referenze selezionate si devono
inserire nell’apposito elenco nel formato excel, in cui vengono indicati, per ogni articolo, codice
EAN, descrizione, prezzo di vendita (acquisto) prima dell’inizio della promozione, prezzo di
vendita (acquisto) promozionale (le ultime due colonne rimangono vuote fino a che i manager
degli acquisti forniscano i relativi dati). In questo elenco vi è la colonna “previsione delle
vendite”. Il calcolo di questo indicatore viene eseguito dall’Esperto Analista utilizzando diverse
fonti ivi compreso lo studio dei fornitori. L’analisi dei prezzi della concorrenza si esegue entro
una settimana, poi il Manager degli Acquisti riceve i prezzi dal fornitore e quindi procede
all’analisi di confronto con i prezzi della concorrenza; se i prezzi proposti dal fornitore dovessero
risultare sconvenienti, gli articoli andranno eliminati dall’elenco promozionale: questa procedura
è da eseguirsi sempre nel corso della stessa settimana. 2 settimane prima dell’inizio della
promozione tutti i dati necessari vengono consegnati al disegnatore che prepara cartelloni
pubblicitari per decorare le vetrine e gli stand, non più di 3 prodotti per cartellone. Una settimana
prima dell’inizio della promozione l’Ufficio di Marketing invia al Gerente, all’operatore del
CED e al Magazziniere addetto al ricevimento della merce l’elenco riassuntivo che indica:
codice EAN – descrizione articolo – prezzo di acquisto – prezzo di vendita – ricarico
commerciale – fornitore. Sempre una settimana prima dell’inizio della campagna promozionale
avviene l’approvazione delle decorazioni e degli allestimenti delle vetrine e gli stand (cartelloni
pubblicitari). Entro gg. 4 l’Ufficio di Marketing invia al Gerente la pianta di posizionamento dei
bancali in sala unitamente ai cartellini portaprezzo di color giallo. Il Gerente ha il compito di
controllare l’arrivo della merce. Il ricarico massimo non deve essere superiore all’8-10%, mentre
lo sconto minimo del fornitore deve essere pari al 10-15%. Il Direttore del p.v. ha il compito,
durante la promozione, di valutare come questa è stata preparata. Nella data in cui la promozione
è giunta al termine, il Gerente deve assicurare la pulizia della sala vendite. Nel caso dovessero
rimanere delle scorte invendute, sarà l’Ufficio di Marketing insieme ai Manager degli Acquisti a
studiare le vie per il loro smaltimento tenendo conto se le quantità rimaste sono da rendere al
fornitore o meno.
Nel analizzare le scorte invendute, si deve tener conto delle quantità rimaste e la media delle
regolari vendite giornaliere nei giorni normali di ogni articolo. Questo indice viene moltiplicato
per il n. giorni di stoccaggio (v. elenco qui sotto); poi si ricava la sommatoria da applicare alla
totalità delle scorte invendute rimaste dopo la promozione, ovverosia si calcola la differenza tra
la sommatoria ricavata e la giacenza reale presente nel magazzino che rappresenta la quantità
teorica da rendere al fornitore.
Questi dati vengono inviati agli operatori del CED che li consegnano al Capo Magazzino il
quale prende la decisione definitiva se le scorte invendute devono essere rese al fornitore o
rimangono in vendita. Se si decide di renderle al fornitore, il Capo Magazzino e il Capo
Commesso procedono immediatamente al reso e, nel caso dovessero incontrare difficoltà,
informare subito il Manager degli Acquisti: il reso è da effettuarsi entro 10 gg. lavorativi dalla
data del ricevimento del relativo elenco degli articoli da rendere.
ELENCO FAMIGLIE MERCEOLOGICHE E TEMPI DI STOCCAGGIO
N. giorni
15
1 superalcolici 7
2 vini 7
3 birra 7
4 frutta secca 7
5 acqua e bibite 7
6 alimenti x bambini 7
7 non food x bambini 7
8 yogurt 3; 4
9 latticini 2
10 carne fresca 7
11 ortofrutta 0
12 pesce fresco 0
13 pesce in scatola 7
14 salumi 3
15 formaggi 7
16 gastronomia 2
17 torte, paste dolci 3
18 pane fresco 1
19 sottaceti e salati 7
20 surgelati 7
21 pasticceria 7
22 chimica x la casa 7
23 articoli x igiene persona e profumi 7
24 PET Food 7
25 articoli stagionali 0
26 sigarette 0
27 altri 0
Terminata la promozione, il Manager Analista procede alle analisi del gruppo “TOP 30”: Report
analitico 1: - 30 articoli top di questa campagna promozionale. Report analitico 2 : - 30 top per
ogni reparto. In questi report vanno evidenziati con colori diversi gli articoli di successo e i
prodotti di scarsa vendibilità: < 10 da segnare con il color rosso, 11-30 – giallo, > 31 – verde.
PROGRAMMA PROMOZIONALE DI DETERMINATI ARTICOLI
(ESPOSIZIONE A BANCALI – OPEN SPACE). L’obiettivo di questa azione promozionale sta
nell’aumentare le vendite, far venire più clienti, creare un’immagine favorevole di un negozio
con prezzi convenienti e un miglior posizionamento sul mercato estendendosi sul segmento di
mercato con il migliore, anche più caro, assortimento ma con la migliore offerta di prezzo. Si
deve studiare un programma annuale di esposizioni open space da aggiornare e completare ogni
trimestre conformemente agli aggiornamenti degli assortimenti disponibili presso i fornitori. Per
l’esposizione open space vale la regola dello sconto sul prezzo. Gli articoli da mettere sui bancali
devono rispondere alle seguenti esigenze: fattore di stagionalità – novità – prodotto caro ma con
uno sconto interessante – prodotto molto popolare (АВС delle quantità vendute, segmento di
prodotti cari, articoli con omaggio – i fornitori il cui volume dei nostri acquisti si accosta alla
soglia dalla quale entra in vigore lo sconto). Una volta al mese il Manager presenta il
programma delle vendite open space da realizzarsi in 21 giorni. Decorso il termine del
programma, il Manager Analista valuta i risultati delle vendite inserendo i dati nei tabulati delle
relazioni mensili ed annuali, in cui sono evidenziate le azioni intraprese da ciascun manager
durante la promozione di questo tipo. Il lavoro si valuta mettendo un + o un -; in altri termini,
questo tabulato permette di fare un giudizio sull’efficienza del lavoro di ciascun Manager degli
Acquisti. L’addetto all’Ufficio Analisti redige una nota analitica e compila il tabulato riassuntivo
entro gg. 15 dalla data in cui la promozione è terminata. Il compito è quello di assicurare, per
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ogni fornitore, la redditività giornaliera cash pari a USD 150 per bancale nel periodo di 21 gg.
Ogni mese i Responsabili delle Finanze redigono una relazione sulle entrate cash per ogni
bancale. L’esposizione open space viene realizzata secondo la pianta studiata per ogni p.v.
(reparto) a parte. Se l’open space non dovesse aiutare per promuovere i prodotti esposti sui
bancali, o gli stessi articoli dovessero essere esposti in due p.v. diversi, la pianta potrà subire
modifiche o integrazioni. Nel p.v. ubicato in via Sormovskaia il n. di bancali open space è pari a
8, mentre nel p.v. in via Veshniakovskaya ce ne sono 16 (in questo ultimo caso ci si basa sul
calcolo di redditività pari a USD 12000 x due pallet), per cca 25 articoli da esporre. Le
rimanenze invendute sono da rendere al fornitore a fine promozione, se il Gerente e il Capo
Magazzino non hanno disposto diversamente. I prodotti sui bancali si devono vendere al prezzo
scontato e lo sconto minimo deve essere pari al 10%, mentre il ricarico non deve essere superiore
all’8-10%. Il Manager degli Acquisti invia al Disegnatore addetto all’Ufficio di Marketing, 7 gg.
prima dell’inizio della promozione, tutte le informazioni necessarie alla preparazione dei
frontalini e cartellini promozionali. L’Ufficio di Marketing, a parte qualche rara eccezione, non
partecipa personalmente in questa campagna promozionale né analizza i prezzi proposti.
GESTIONE DEL DISPLAY NELLE TESTATE: ESPOSIZIONE IN TESTATA
CON DURATA DI 15 GIORNI. L’obiettivo consiste nel posizionarsi in un segmento di rilievo
grazie all’offerta di prezzo speciale sui prodotti che la clientela conosce molto bene, alle novità
in assortimento, ai prezzi speciali, agli articoli di stagione e articoli di caro segmento al prezzo
speciale. Questi articoli devono avere un packaging vivo ed attraente (caratteristiche di
marketing). Il risultato dell’esposizione in testata deve essere il posizionamento degli articoli nel
segmento verde del Semaforo/Navigatore, condizione da rispettare rigorosamente da tutto lo
staff manageriale degli acquisti. L’addetto all’Ufficio Analisti, 2 volte al mese, deve redigere una
relazione sui risultati entro 3 giorni dalla data del termine dell’esposizione facendo un’analisi di
confronto dei dati sugli articoli esposti nelle testate della scaffalatura e i migliori indicatori dei
relativi reparti. Il ripiano dove sono esposti questi articoli deve essere appositamente decorato ed
addobbato (Novità - “Prezzo Speciale”) per un periodo non superiore a 15 gg. Il numero
massimo degli articoli da mettere in testata non deve essere superiore a 3 referenze che devono
appartenere alle famiglie merceologiche completamente diverse e non essere in nessun modo
correlate. Il Manager Analista è responsabile della redazione del report sull’andamento delle
vendite degli articoli esposti nelle testate con relativa valutazione dell’efficienza da presentare
ogni 15 gg; questi dati saranno da prendere in considerazione nel valutare il lavoro del Manager
degli Acquisti. Una settimana prima della data dell’inizio della campagna promozionale il
Manager degli Acquisti invia all’Ufficio di Marketing la lista degli articoli da mettere in testata e
gli addetti al marketing eseguono entro 2 gg. un’analisi dei prezzi sugli articoli indicati nella lista
ricevuta, dopodiché la restituiscono al Manager con le proprie note ed osservazioni. Dopo aver
ricevuto la lista verificata, il Manager degli Acquisti procede alla selezione definitiva degli
articoli da esporre in testata che comunica al Gerente e al Capo Commesso che dovranno a loro
volta assicurarne le scorte necessarie, mentre l’Ufficio di Marketing consegna la lista con
indicazione dei prezzi promozionali al Disegnatore, al Magazziniere addetto al ricevimento
merci e all’operatore del CED. Terminata la promozione, il Gerente fa il report delle rimanenze.
CREAZIONE DELL’IMMAGINE POSITIVA DEL PUNTO VENDITA:
AZIONE D’IMMAGINE (Responsabili: Ufficio di Marketing – Manager degli Acquisti).
L’obiettivo consiste nel creare alla clientela un’atmosfera di festa, cordialità, ospitalità,
accoglienza e allegria, in tutti i p.v. (davanti a tutti i banchi). A questo scopo occorre realizzare
regolari degustazioni promozionali dei prodotti facendo le offerte dei prezzi ridotti; il ns. ricarico
commerciale è pari al 15%, ed è compito del Manager degli Acquisti concordare con il fornitore
la percentuale dello sconto che deve essere almeno il 10%. I costi relativi alle azioni d’immagine
vengono recuperati utilizzando il Fondo Spese di Marketing, ad eccezione dei reparti
“Ortofrutta”, “Pasticceria” e “Gastronomia” di produzione propria della “Rusmarket” srl.
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Un’azione atta a creare l’immagine positiva ha quindi due aspetti diversi, di cui l’uno riguarda il
produttore (distributore, grossista), e l’altro si riferisce al venditore al dettaglio: al primo questa
serve per far conoscere alla clientela il proprio nome e nuovi prodotti e aiuta inoltre a
promuovere prodotti con scarsa rotazione, mentre per il secondo riveste grande importanza la
festa che egli organizza per i propri clienti, e in questo caso il prodotto oggetto della promozione
assume un ruolo assai modesto. Un’azione d’immagine permette al Supermercato di creare alla
clientela un’atmosfera di cordialità e accoglienza. Le azioni di questo tipo, nella loro
maggioranza, non producono elevati effetti economici all’azienda, il che spiega il fatto che si
punta, durante il periodo di tali azioni, sui prodotti in promozione (la cosiddetta categoria
“Killer”) con basso ricarico commerciale, e nessun altro prodotto similare della stessa famiglia
con ricarico commerciale più alto non attira di conseguenza la clientela, cosa che importa un
sensibile abbattimento del MOL; così, un’azione atta principalmente a creare l’atmosfera di festa
produce effetti positivi al fornitore, mentre alla ns. azienda non porta nessun vantaggio
economico; l’unico vantaggio che l’azienda potrebbe trarne, sarebbe quindi quello di creare
un’immagine positiva del p.v. dove regna sempre l’atmosfera familiare di allegria, calore e
accoglienza facendo buona impressione alla clientela. Per valutare l’effetto di un’azione
d’immagine si procede alle interviste ai clienti (questionario “Е”). Un altro criterio da valutare è
l’aumento del n. di clienti giornaliero: se l’incremento è del 15% - zona verde, se è dal 5 al 15%
- zona gialla, meno del 5% - zona rossa. Il programma dell’azione d’immagine va redatto un
anno prima del suo svolgimento. Nella stagione invernale si pone l’accento sui prodotti “caldi”,
mentre in estate si deve puntare sui prodotti rinfrescanti. Entro un trimestre l’Ufficio di
Marketing, unitamente allo staff manageriale degli acquisti, redige un piano di marketing da
concordare con distributori e/o produttori. Trenta giorni prima dell’inizio i fornitori inviano al
Manager competente il loro accordo scritto. 23 gg. prima dell’inizio della campagna
promozionale i manager degli acquisti e il Manager Analista fanno un incontro per discutere
l’elenco degli articoli proposti per l’azione d’immagine. 22 gg. prima dell’inizio della campagna
promozionale si emette, unitamente ai Responsabili delle Finanze, la fattura da inviare al
fornitore. 20 gg. prima dell’inizio della campagna promozionale si fanno le foto dei prodotti
selezionati, si studia il volantino da far stampare presso la Tipografia e si esegue il monitoraggio
dei prezzi. 14 gg. prima dell’inizio della campagna promozionale viene approvata la bozza del
volantino. Sempre 14 gg. prima vengono inoltre spediti ai disegnatori le informazioni relative ai
contenuti e alle modalità di realizzo dei cartelloni da collocare nelle aree dove sono esposti gli
articoli in promozione, nonché le informazioni sui cartelli gialli con indicazione dei prezzi
promozionali anch’essi da mettere nelle aree dove si venderanno i prodotti ai prezzi scontati. 7
gg. prima dell’inizio della campagna promozionale si devono esporre striscioni e cartelloni sulla
facciata dello stabile. Sempre 7 gg. prima l’Ufficio di Marketing trasmette tutti i dati
all’Operatore del CED, al Gerente e al Capo Magazzino. 5 gg. prima dell’inizio della campagna
promozionale l’Ufficio di Marketing controlla la consegna dei volantini e procede alla loro
distribuzione. 3 gg. prima dell’inizio della campagna promozionale il Gerente riceve la pianta di
come posizionare i bancali in sala, mentre il Direttore del p.v. ne controlla l’esecuzione (che i
bancali siano posizionati come indicato nella pianta). Sempre 3 gg. prima dell’inizio i
disegnatori preparano cartelli gialli con prezzi per ogni prodotto in promozione. 1 giorno prima
dell’inizio della promozione il disegnatore procede alla decorazione della sala. Sempre 1 giorno
prima il Direttore del p.v. fa un giro in sala per verificare che tutto sia pronto per l’inizio della
promozione. Poco prima dell’inizio si esegue l’ultimo controllo totale, mentre nel periodo della
promozione si fanno le foto dell’andamento della promozione da mettere poi nella cartella con il
piano di marketing che si trova sempre nell’Ufficio di Marketing. Si fanno inoltre, durante la
promozione, interviste a campione (questionario Е1, tutti campi obbligatori da compilare);
devono essere compilati, a fine promozione, 100 questionari dei clienti che hanno comperato i
prodotti al prezzo scontato o si sono rifiutati di comprarli, di cui il 50% di chi li ha comperati e il
50%, di chi non l’ha fatto. Decorsi 7 gg. dal termine della promozione, il Manager Analista
redige la relazione sui risultati; nel prepararla partecipano anche il Responsabile e gli addetti
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all’Ufficio di Marketing. La relazione contiene l’analisi dei risultati e le proposte circa le future
promozioni di questo tipo. Tutte le relazioni ed altri documenti si devono archiviare nella cartella
con il piano di marketing per essere sempre disponibili nell’Ufficio di Marketing per ulteriori
analisi da eseguire.
PREPARAZIONE E REALIZZAZIONE DELLE DEGUSTAZIONI
(Responsabile Ufficio di Marketing – addetti all’Ufficio di Marketing)
L’obiettivo di una degustazione consiste nel creare nel p.v. un’atmosfera di festa, un
ambiente cordiale, ospitale, allegro e gioioso. La degustazione offre inoltre al cliente la
possibilità di assaggiare gratis nuovi prodotti inducendolo così a comprarli ai prezzi speciali. La
degustazione ha quindi due aspetti diversi, di cui l’uno riguarda il produttore (distributore,
grossista), e l’altro si riferisce al venditore al dettaglio; per il primo questa costituisce uno
strumento che gli consente di far conoscere alla clientela il proprio nome e nuovi prodotti,
nonché aiuta inoltre a promuovere prodotti a bassa rotazione, mentre per il secondo riveste
grande importanza la festa la cui atmosfera egli trasmette ai propri clienti e in questo caso il
prodotto oggetto della degustazione rimane sul piano secondario. Le degustazioni permettono al
Supermercato di creare per i suoi clienti un ambiente di ospitalità e calore.
Le degustazioni promozionali incidono in maniera positiva sulla pubblicità del p.v. e dei relativi
prodotti creando un’immagine positiva del negozio e facendo venire la clientela.
1. PROGRAMMA DI PREPARAZIONE CON RELATIVE TEMPISTICHE: Un anno
prima dello svolgimento della degustazione viene redatto il programma delle
degustazioni da realizzare: per la stagione invernale si propongono articoli “riscaldanti”
mentre per l’estate si devono inserire quelli rinfrescanti ecc. Nel corso di un trimestre
l’Ufficio di Marketing, unitamente allo staff manageriale degli acquisti, redige un piano
di marketing da concordare con distributori e/o produttori e da inserire nel programma
generale. Entro due settimane si devono fare tutte le modifiche ed integrazioni ed
eliminare tutti gli aspetti discutibili per poi trasmettere tutte le informazioni necessarie ai
Disegnatori. L’Ufficio di Marketing deve inviare al Gerente, alla Guardia e ai
Magazzinieri, entro il termine di una settimana, tutti i dati relativi alla degustazione: data
ed orario, lista prodotti da degustare, nome del p.v. e spazio dove questa si terrà, omaggi
e regali ecc. Entro 7 gg. si devono realizzare cartelloni per decorare le vetrine e gli stand.
Un giorno prima dell’inizio della degustazione l’Ufficio di Marketing esegue un controllo
presso il p.v. (reparto) se sono pronti tavole, regali, annunci ecc. Nel giorno in cui inizia
la degustazione lo spazio adibito alla degustazione viene addobbato, poi si procede
all’esposizione dei prodotti da degustare, mentre nell’area adiacente vengono esposte le
quantità destinate alla vendita. La regola da seguire sempre è che il prodotto prima si
assaggia poi si compra. Gli articoli che si devono vendere durante la degustazione con
uno sconto si devono comunicare con relativi prezzi agli operatori del CED; vengono
inoltre fatti i cartellini gialli da mettere sui prodotti con indicazione del prezzo scontato.
Occorre inoltre seguire il lavoro delle hostess addette alla pubblicità dei prodotti da
degustare che si devono attenere nel loro lavoro alle nostre istruzioni ed essere sempre
disponibili a ricevere ulteriori indicazioni durante la degustazione: fare pubblicità ad alta
voce, parlare, dare consigli alla clientela iniziare il lavoro secondo l’orario stabilito, non
usare il cellulare, non chiacchierare con i colleghi, non masticare, non girare inutilmente
per la sala, non prendere la merce esposta sugli scaffali. Se un’hostess dovesse venir a
mancare alle proprie mansioni, l’addetto all’Ufficio di Marketing ha l’obbligo di inviare
all’agenzia o al fornitore un reclamo scritto; se invece le hostess si dovessero dimostrare
brave nel fare il proprio lavoro, spedire una lettera di ringraziamento. 7 gg. dopo la
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degustazione viene redatta la relazione con un’analisi comparativa di 3 periodi differenti
per mettere in evidenza la dinamica delle vendite; viene contemporaneamente eseguita
un’analisi comparativa del posizionamento di una famiglia di merce simile ma di diversi
fornitori che non hanno partecipato alla degustazione, rispetto ai prodotti inseriti nella
degustazione; secondo i risultati avuti, si deve valutare l’efficienza della degustazione. Si
esegue inoltre un’analisi all’interno della famiglia al fine di individuare articoli di
categori “killer” durante il periodo della degustazione o, al contrario, segnalare un
aumento delle vendite all’interno della famiglia di riferimento. Infine, un altro tipo di
analisi di confronto si riferisce allo studio di diverse degustazioni relative alla stessa
famiglia.
2. RICEZIONE ED ESAME DELLA DOMANDA DEL FORNITORE: Tempo di
realizzazione: 2 settimane prima dell’inizio della degustazione; Responsabili: Fornitore,
Manager degli Acquisti. Il Fornitore invia all’Ufficio di Marketing una domanda scritta
in cui chiede di fare una degustazione dei propri prodotti presso il ns. negozio, che, una
volta ricevuta, l’Ufficio di Marketing gira al Manager degli Acquisti per accordarsi sullo
svolgimento della degustazione. In caso di decisione positiva si dovrà procedere come
indicato nel p.1.
3. PROPOSTE DEL MANAGER DEGLI ACQUISTI: Tempo di realizzazione: un mese
prima della data prevista per la degustazione; responsabili: Manager degli Acquisti e
l’Ufficio di Marketing. Il Manager ha il compito di inviare all’Ufficio di Marketing le
informazioni sui fornitori posizionati nella zona rossa, in basse alle quali viene redatto un
piano di promozione dei prodotti di un fornitore “rosso” che non dà risultati economici
attesi (incassi, redditività). Un mese prima della data del inizio della degustazione
l’Ufficio di Marketing prepara le proprie proposte al fornitore e decide con il fornitore se
quest’ultimo è pronto a fare la degustazione o se la degustazione è da annullare. In caso
di decisione positiva si dovrà procedere come indicato nel p.1.
4. DEGUSTAZIONI DA REALIZZARSI PERCHE’ NECESSARI ALLA NS. AZIENDA:
Nel caso si dovesse rendere impossibile al Fornitore reperire un’hostess per promuovere i
propri prodotti, sarà ns. premura metterla a disposizione. In questo caso l’Ufficio di
Marketing, entro il termine di 2 settimane, decide con il Fornitore l’assortimento, le
rispettive quantità, sconti, regali ai clienti ed altre condizioni per lo svolgimento della
degustazione. L’Ufficio di Marketing invia ai Responsabili delle Finanze i dati necessari
all’emissione della fattura che il Fornitore deve pagare o rimborsare con la merce
mettendosi in contatto con il Manager degli Acquisti. Per la ricerca dell’hostess è
previsto il tempo di 1 settimana; il suo lavoro va pagato dopo la fine della
degustazione.L’hostess deve conoscere i prodotti da promuovere, i relativi prezzi di
vendita e lo spazio dove i prodotti sono esposti in vendita.
PREPARAZIONE DELLE FESTIVITA’: All’atto di firma del contratto il Manager
degli Acquisti ha l’obbligo di concordare con tutti i fornitori, sia già esistenti che quelli nuovi, i
seguenti pagamenti da effettuarsi alla ns. azienda entro il mese di gennaio dell’anno successivo:
PER UN FORNITORE DEL GRUPPO A - USD 200, PER UN FORNITORE DEL GRUPPO В
– USD 100, PER UN FORNITORE DEL GRUPPO С – USD 50. Queste somme destinate alle
diverse festività da organizzare nel corso dell’anno presso i p.v. della ns. catena che vendono i
prodotti di questi fornitori, saranno automaticamente messe a disposizione dell’Ufficio di
Marketing. Per poter realizzare le feste presso i p.v., il Manager degli Acquisti deve avere
sempre pronto un elenco dei fornitori disposti a dare regali e campioni di prodotti da degustare.
MODALITA’ DI LAVORO E TRATTAMENTO DEI FORNITORI CON
FATTURATO MENSILE MENO DI 30.000 RUBLI: (Responsabile: Addetto
all’Ufficio Finanze). Una volta al mese il Manager deve individuare i fornitori con il fatturato
mensile inferiore a rubli 30.000 al fine di valutare se sarà opportuno continuare il contratto,
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ovvero studiare le vie per aumentare le vendite o decidere di eliminare il fornitore. L’Ufficio
Finanze aggiorna tutti i mesi l’apposita tabella dei fornitori che richiedono un intervento da parte
dei Manager di competenza. Se la situazione di tale fornitore non dovesse migliorare entro i
prossimi tre mesi, l’Ufficio Finanze blocca i pagamenti al fornitore, mentre il rispettivo Manager
degli Acquisti sarà soggetto ad una multa di 6000 rubli.
PROGRAMMA DI ARRIVO/SCARICO DEI CAMION ALLA RAMPA:
L’addetto alla Guardia che si trova alla rampa, deve segnare nell’apposito Registro il numero di
camion e il numero di colli arrivati indicando inoltre la data e l’ora dell’arrivo di ogni camion,
mentre il Manager degli Acquisti ha il compito di verificare tutti i mesi la correttezza dei dati
iscritti nel Registro. Due volte all’anno il Manager degli Acquisti riceve e analizza l’apposito
Verbale in cui sono indicati vari consigli di cosa fare per facilitare operazioni di scarico e
ricevimento della merce in arrivo: si devono studiare le procedure in modo da assicurare
l’uniformità del numero di camion in arrivo nei vari giorni ed orari evitando l’eccessivo
accumulo di camion in certi giorni e la totale mancanza delle consegne in altri giorni; si devono
inoltre studiare possibilità di eseguire operazioni di scarico nelle ore serali (es. presso il p.v.
“Tagansky” l’80% delle consegne può avvenire la sera). Il Manager degli Acquisti deve
prendere una posizione attiva nei confronti dei fornitori discutendo e valutando bene le loro
possibilità e disponibilità di consegnare la merce non solo durante la giornata ma anche nelle ore
serali e notturne. Si deve fare ogni sforzo per assicurare un continuo flusso delle merci negli
orari dalle 8.00 alle 17.00 e dalle 21.00 alle 02.00 senza creare file e tenere fermi per troppo
tempo i veicoli arrivati.
RIUNIONE COMMERCIALE: MODALITA’ PER LO SVOLGIMENTO E
ARGOMENTI DA DISCUTERE: La riunione commerciale si tiene una volta alla
settimana. Si devono affrontare, nell’ambito della riunione, i seguenti argomenti:
1. Semaforo - 1 volta al mese;
2. Display – una volta alla settimana;
3. Nuovi articoli - 2 volte al mese;
4. Utilizzo degli spazi liberi all’interno della sala di vendita - 1 volta alla settimana;
5. Incontro con i Capi Commessi per discutere le loro relazioni - 1 volta al mese (presenti
anche un addetto dell’Ufficio Personale e il Gerente);
6. Percentuale degli ordini inevasi - 1 volta alla settimana (con partecipazione degli addetti
all’Ufficio Finanze);
7. Resi da fare al fornitore dopo la promozione – da discutere in caso di eventuali
controversie (con partecipazione del Capo Magazzino);
8. Analisi dei risultati delle promozioni - da discutere al termine di ogni promozione (con
partecipazione dell’Esperto Analista);
9. Budget con valutazione dei parametri – 1 volta alla settimana;
10. Relazione del Gerente con discussione;
11. Relazione dell’Ufficio di Marketing sulla programmazione delle attività e preparazione di
documenti.
APPROVAZIONE DI NUOVI ARTICOLI ALLA RIUNIONE
COMMERCIALE La presenza di un nuovo prodotto in vendita sul banco diventa possibile solo dopo la relativa
discussione e l’approvazione, nell’ambito dell’incontro commerciale, dell’inserimento del
prodotto nell’assortimento.
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Per ogni nuova referenza da discutere viene creata l’apposita scheda (v. qui sotto) che deve
compilare e presentare alla riunione il Manager degli Acquisti competente. La scheda viene poi
archiviata nell’apposita cartella con il seguente titolo : Manager-Mese-Anno.
Ciascun Manager degli Acquisti deve gestire due cartelle: una per articoli approvati e l’altra per
quelli negati.
Tutte le schede vengono sottoscritte dal Manager degli Acquisti e dal Capo Reparto Acquisti (o
dal Capo Reparto Acquisti ad interim).
SCHEDA NUOVO ARTICOLO
FORNITORE: ___________________
CONTRATTO N.: __________________________
CODICE: ____________________________
DESCRIZIONE: ____________________________
PESO: _______________________
PREZZO: ________________________
MOL:________________________
PACKAGING:__________________________
QUALITA’: ______________________________
PRODOTTO SIMILARE: SI/NO
CONDIZIONI DI CONSEGNA: ________________
ROTAZIONE ________
GRUPPO А – В – С
DECISIONE: ____________________________
NOTE: ___________________
Valutazione del lavoro del Manager degli Acquisti:
Ogni mese l’Operatore del CED addetto al lavoro con lo staff manageriale fornisce al Dirigente
dell’azienda una relazione in cui sono riportati i seguenti dati:
1. Numero di schede nuovo articolo;
2. Analisi delle schede articolo approvate e di quelle negate.
PROCEDURE PER LA CONSEGNA DEGLI ARTICOLI FACENTI
PARTE DELLA CATEGORIA “OMAGGIO/PREMIO” Durante la campagna
contrattuale con i fornitori lo staff manageriale addetto agli acquisti decide con i fornitori
l’assortimento di articoli con relative quantità che l’azienda riceverà gratis come premio per un
grosso volume degli ordini e un buon andamento delle vendite. Il fornitore potrebbe inoltre
consegnare gratis la merce destinata alle degustazioni, oppure a rimborso delle ns. spese
sostenute in relazione agli acquisti fatti a nome e per conto del fornitore. Prima che i prodotti di
questa categoria arrivano presso i p.v., deve essere inviata una comunicazione ai Capi
Magazzini dei rispettivi p.v.(reparti) in modo che questi ne prendano conoscenza e si organizzino
per il ricevimento di questo tipo di merce. Se trattasi di prodotti destinati alle degustazioni per
poi essere messi gratis a disposizione dell’azienda, la relativa informazione deve essere inoltre
spedita al Capo Guardia che deve seguirne la registrazione e controllare la movimentazione,
dopodiché i dati dei prodotti si devono inserire o no nel data base secondo quanto concordato
con il Capo Magazzino.
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PARTECIPAZIONE ALL’INVENTARIO: I Manager degli Acquisti hanno l’obbligo
di partecipare, senza eccezione alcuna, a tutti gli inventari che si svolgono presso i supermercati
al fine di intensificare il monitoraggio dell’andamento delle vendite di vari articoli, del lavoro dei
commessi, dello stato in cui si trova la scaffalatura e, infine, rendere più efficace l’inventario
stesso e le procedure atte alla realizzazione dei suoi risultati. Lo staff manageriale si deve
dimostrare attivo nel fare l’inventario che si svolge con l’aiuto del Reparto Revisione e Controllo
Interno. I Manager degli Acquisti che partecipano agli inventari devono periodicamente
discuterli con i Responsabili delle Finanze al fine di studiare la situazione nei reparti di
competenza dove si svolge l’inventario e di trarne conclusioni per fissare i punti e compiti da
fare.
ALLESTIMENTO DELLE VETRINE: All’interno del supermercato ci sono alcuni
reparti quali ORTOFRUTTA, PESCE FRESCO, FORMAGGI, TESTATE DELLA
SCAFFALATURA che si dicono “MOBILI”, in cui sono sempre presenti cartelloni pubblicitari
ed espositori adatti ai vari tipi di presentazione di prodotti. Per tenere costantemente aggiornate e
allestite in maniera attraente le vetrine, il Manager degli Acquisti deve essere sempre in contatto
con l’Ufficio di Marketing. L’aggiornamento delle vetrine si deve eseguire almeno due volte alla
settimana e lo stesso allestimento e design non può essere riproposto nell’arco dello stesso mese.
E’ importante far partecipare i fornitori all’allestimento delle vetrine che normalmente
dispongono di vari materiali decorativi colorati. Per poter gestire bene l’allestimento di questi
reparti, si devono anteriormente studiare i planogrammi da consegnare ai Capi Commessi che a
loro volta potranno gestirli da soli aggiornando le vetrine, quando sarà necessario, secondo gli
schemi e programmi approvati anteriormente. Questi planogrammi possono essere modificati o
integrati dal Manager degli Acquisti che li potrebbe anche sostituire completamente ma non più
di una volta all’anno.
PREPARAZIONE DEI DOCUMENTI DI ACCOMPAGNAMENTO
NECESSARI AL RICEVIMENTO DELLA MERCE. All’inizio di ogni anno di
calendario il Manager degli Acquisti deve presentare un elenco dettagliato dei documenti che
devono accompagnare la merce che il fornitore consegnerà conformemente al contratto. Questo
elenco deve essere firmato dal Capo Magazzino, il quale a sua volta deve distribuire i compiti ai
magazzinieri addetti al ricevimento della merce mettendo in rilievo che questi ultimi hanno
l’obbligo di controllare sempre che siano presenti, alla consegna della merce, tutti i documenti di
accompagnamento previsti dalla Legge. E’ da tener inoltre presente che ad ogni consegna deve
assistere un rappresentante del fornitore autorizzato ad agire a nome e per conto dell’azienda che
egli rappresenta.
MONITORAGGIO DEL PROGRAMMA DEGLI ORDINI, DA EFFETTUARSI
DA CAPI COMMESSI DEI VARI REPARTI: Il Capo Reparto Acquisti ha il compito di
partecipare alle riunioni con i Capi Commessi che si tengono una volta al mese. Al termine di
ogni riunione gli viene consegnata una copia del Verbale della riunione in modo che egli possa
studiare in maniera più dettagliata la situazione al p.v., la dinamica degli ordini ai fornitori e
delle relative consegne, il lavoro dei commessi, comportamento dei fornitori nei confronti
dell’azienda ed altri aspetti.
PROGRAMMA DELLE VISITE AI PUNTI VENDITA (REPARTI), ATTIVITA’
DA SVOLGERE DURANTE LA VISITA AI P.V.: Il Manager degli Acquisti ha il compito di
effettuare regolari visite settimanali al p.v. (in caso di più p.v. una volta al mese). Vista la
mancanza di tempo e l’impossibilità di effettuare lunghe ispezioni, è importante per il Manager
degli Acquisti redigere un programma di lavoro per poter valutare lo stato dei banchi e scaffali,
magazzino, allocazione e esposizione degli articoli, lavoro dei Capi Commessi. Il Manager,
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nell’ambito della visita, deve parlare con i Capi Commessi ed altri commessi, il Gerente del p.v.,
il Capo Magazzino, operatori del CED, cassiere, per fare la più completa valutazione
dell’efficienza dei banchi e scaffali, reparti, fornitori e del personale addetto. Il Manager degli
Acquisti risponde personalmente del lavoro dei Capi Commessi ed altri commessi, dello stato dei
banchi scaffali, vetrine e magazzini, dell’evasione degli ordini da parte dei fornitori. Dopo aver
effettuato la visita al p.v., il Manager degli Acquisti compila l’apposito modulo di relazione da
consegnare al Gerente del p.v..
PROGRAMMA DELLA VISITE DEI FORNITORI PRESSO GLI UFFICI
DELL’AZIENDA ALLE RIUNIONI COMMERCIALI: I fornitori che sono invitati dai Manager
degli Acquisti ad assistere alla riunione commerciale devono arrivare nella data/ora stabilite.La
presenza di un fornitore deve essere prevista nell’Ordine del giorno, quando questo viene redatto
e comunque al più tardi una settimana prima della data stabilita per la riunione; il Manager deve
inoltre consegnare anticipatamente al Servizio di Guardia la lista delle persone da egli
invitate.L’arrivo dei fornitori fuori orario stabilito è ammesso solo nei casi eccezionali previo
consenso scritto del Capo Reparto Acquisti.
ANALISI DEI LISTINI PREZZI: Avendo operativi n. 2 p.v., il Responsabile del CED
inserisce nel data base generale i listini nel formato Excel che arrivano ai data base di ciascun
p.v. Una volta inseriti i listini, il Responsabile del CED utilizzando i dati degli stessi redige,
sempre nel formato Excel, un modulo riassuntivo che l’Operatore del CED addetto al lavoro con
il Reparto Acquisti manda via e-mail ai fornitori, ad eccezione di quei fornitori che ricevono i
dati dall’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti su un discetto tramite i
loro agenti commerciali. Se l’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti non
dovesse ricevere il listino aggiornato entro i tempi stabiliti, egli dovrà contattare il fornitore per
chiedergli di fornire in maniera più celere il documento richiesto, e, in caso di mancata risposta,
far intervenire il Manager degli Acquisti. Il fornitore, dopo aver compilato il listino specificando
i prezzi validi nel periodo della durata del listino, lo invia via e-mail con il file attaccato
all’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti, il quale lo stampa verificando
se ci siano stati aumenti dei prezzi e evidenziando i prezzi che hanno subito variazioni rispetto al
listino precedente, e trasmette queste informazioni al Manager degli Acquisti. Entro e non oltre 4
giorni dall’invio del documento al Manager degli Acquisti, l’Operatore del CED deve avere una
risposta da parte del Manager degli Acquisti con le sue proposte su come procedere riguardo il
listino arrivato dal fornitore. L’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti ha il
compito di gestire una tabella in cui segnare la data dell’arrivo delle risposte da parte dello staff
manageriale segnando inoltre quelli che ritardano l’invio delle informazioni necessarie.
L’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti invia ogni mese questa tabella ai
sig.ri Fuflyghin e Malagoli. Ricevute le risposte dei Manager degli Acquisti, l’Operatore del
CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti inserisce nel data base o annulla il listino con i
prezzi aggiornati, rimanendo in quest’ultimo caso in attesa di un altro, rivisto ancora una volta,
listino del fornitore. L’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti ha il compito
di redigere una relazione che manda tutte le settimane ai sig.ri Fuflyghi e Malagoli, in cui sono
indicati: il cognome del Manager degli Acquisti; n. listino riassuntivo, n. di listini con prezzi
modificati, n. di listini con prezzi invariati, n. di listini arrivati dal fornitore con prezzi aumentati
ma rimasti invariati in seguito all’intervento del Manager degli Acquisti, n. di listini arrivati dal
fornitore con prezzi aumentati ma poi abbassati in seguito all’intervento del Manager degli
Acquisti. L’Operatore del CED deve inoltre inviare le informazioni relativamente ai ritardi dei
Manager (indicando i tempi di ritardo) nell’inviare i listini. Dopo aver inserito il listino, il
Manager lo invia come file elettronico ( utilizzando l’opzione “accesso remoto”) al p.v. in Via
Sormovskaya e a quello in Via Veshniakovskaya, segnando tutti gli articoli che hanno subito
variazioni del prezzo; ciò consente al Manager degli Acquisti di tenersi sempre aggiornato
sull’andamento dei prezzi nei listini di sua competenza. Per tenersi sempre aggiornati sul periodo
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di validità dei vari listini, l’Operatore del CED addetto al lavoro con il Reparto Acquisti segue le
date di scadenza dei listini suddivisi in gruppi a seconda del Manager di competenza. Lo staff
manageriale del Reparto Acquisti deve aggiornare sempre questi dati, nel caso in cui un fornitore
viene eliminato o inserito. Si devono inoltre gestire i seguenti report analitici:
Report sulla dinamica del prezzo che consente di seguire variazioni del prezzo di ogni
singolo articolo e capire qual è stato l’aumento/calo (la delta) del prezzo in un
determinato lasso di tempo;
Report che permette di seguire la storia di un determinato articolo e controllare se il
prezzo di acquisto reale corrisponde a quanto indicato nel listino o se ci sono differenze;
Report sull’andamento di tutti i fornitori o di un determinato fornitore/articolo in cui sono
evidenziati le consegne e le vendite delle varie referenze, nonché la dinamica dei loro
prezzi in un certo periodo di tempo: La Tabella Variazioni Prezzo. L’Operatore del
CED responsabile per il lavoro con il Reparto Acquisti ci indica il prezzo vecchio e
quello nuovo e la differenza (delta), espressi in denaro; i dati di questo tipo di report
permettono di fare reclami ai fornitori.
Report che segnala l’aumento del prezzo da parte di un fornitore non concordato
anteriormente, in base al quale si procede all’analisi delle previsioni degli acquisti da fare
da questo fornitore prima della scadenza del suo listino e alla valutazione se vale la pena
continuare il rapporto con il fornitore con i nuovi prezzi non concordati; in base
all’istogramma relativo alla dinamica dei prezzi si decide inoltre se sarà opportuno fare
un reclamo al fornitore.
Sono inoltre da analizzare:
Degustazioni;
Gruppo TOP 30;
Promozioni d’immagine;
Grosse campagne promozionali;
Esposizioni open space sui bancali (studiando criteri di valutazione)
Testate degli scaffali: report da fare ogni 15 gg.; le testate si devono inoltre segnare tutti i mesi
con il color verde con allegata una breve relazione da inviare al Manager degli Acquisti in cui
sono specificate le azioni intraprese.
