EKMA4116 Manajemen
Pertemuan IVModul IV PengorganisasianRengganis Banitya
Rachmat
EKMA4116 ManajemenAspek PengorganisasianDepartementalisasi:
Pengelompokan dari berbagai aktivitas kerja suatu organisasi supaya
aktivitas kegiatan yang sama bisa digabungkan dalam satu unit
kerja. Tujuannya agar setiap aktivitas bisa bekerja sama dan saling
berhubungan. Pembagian kerja: Rincian tugas atau pekerjaan yang
harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat dalam
suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakan aktivitas yang
menjadi beban tanggung jawabnya.Koordinasi: Proses pengintegrasian
berbagai tujuan dan aktivitas pada satuan-satuan yang terpisah
(dalam beberapa departemen dan bidang fungsional) supaya tujuan
organisasi dapat dicapat dengan efisien. Rentang manajemen dan
rentang kendali: Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi
secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan
yang melapor kepadanya.DefinisiPengorganisasian proses mewujudkan,
memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar
karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing yang
bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah
pencapaian tujuan.
Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)-
Terdiri dari orang-orang- Memiliki struktur
Hambatan Produktivitas dalam OrganisasiBirokrasiManajer
membatasi diri pada hubungan kerja formal dan menghidari hubungan
non-formalKurangnya Informasi dan KoordinasiDeskripsi
pekerjaan/jabatan menjadi kurang jelasDasar-dasar
PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan- Menterjemahkan visi-
Penentuan volume kerja dan beban kerja
Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal- Jejaring Kerja
External- Pembagian Kerja Secara tuntas - Kepentingan bersama -
Dinamika PekerjaanDasar-dasar PengorganisasianDasar Kesatuan
PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam
melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksanaan dan
pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.
Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk
menambah/mengurangi unit/satuan kerja dalam stukturnyaDasar-dasar
Pengorganisasian Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus
memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara
keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan efisien
Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi &
Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi
prediktifJenis-Jenis Organisasi (1)Proses PembentukannyaOrganisasi
Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan yang diatur secara
formalOrganisasi Informal, cth. Koperasi karyawan
Keterkaitan dengan Pemerintahdibentuk untuk menjalankan roda
pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth.
Organisasi resmi & tidak resmiBerdasarkan ukuran
organisasiBesar, kecil, sedang
Berdasarkan TujuanSosial/nirlaba: yayasan sosialLaba/mencari
keuntungan: PT (perseroan terbatas), BUMN, Koperasi dsb.
Berdasarkan Bagan OrganisasiSegitiga vertikal, horizontal,
kerucut vertikal-horizontal, lingkaran, dll.
Jenis-Jenis Organisasi (2)Langkah-Langkah
PengorganisasianRencanakan Organisasi berdasarkan TujuanPembagian
TugasAlokasi Sumber DayaEvaluasi Hasil & Strategi pembentukan
organisasiBentuk Struktur OrganisasiTerdiri dari sekumpulan orang
Bersepakat dalam satu kelompok Bersepakat untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu
Faktor yang menentukan Rancangan Struktur OrganisasiStrategi
OrganisasiPenggunaan TeknologiKualitas Karyawan yang terlibat
didalamnyaUkuran organisasiUnsur-Unsur Struktur
OrganisasiSpesialisasi AktivitasStandardisasi KegiatanSentralisasi
dan desentralisasiUkuran kesatuan KerjaCara untuk
melihat/memperjelas aktivitas
organisasiJenisKelebihanKelemahanBAGAN dapat dgn jelas melihat
pekerjaan dan tanggung jawab dapat dicari ketika saat kritis
menghilangkan / mengurangi masalah sebagai preventif terhadap
sumber konflik
kurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawab kurang
mampu menunjukan hubungan informal dan saluran
komunikasiDepartementalisasi Memanfaatkan spesialisasi dari
masing-masing manajer efisien karena bekerja sesuai dengan
kemampuan sulit untuk mengukur prestasi pontensi konflik terhadap
pimpinan puncakDasar Pembentukan DepartementalisasiFungsi-fungsi
perusahaanFungsi manajemenProses produksiHasil
produksiKonsumenKewilayahan atau teritorialBerdasarkan waktu;
Berdasarkan jumlahKombinasiTipe Struktur OrganisasiOrganisasi Lini
bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang
menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHANKELEMAHAN Adanya kejelasan masalah pendelegasian
kewenangan dan tanggung jawab untuk setiap bidang Bentuknya
Sederhana dan mudah dipahami Beban yang berat dipikul eksekutif
puncak karena harus menjalankan urusan administratif Tidak ada
spesialisasiTipe Struktur Oranisasi (2)Organisasi Lini dan Staf
Gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf untuk
memberikan saran dan masukan untuk departemen
liniKELEBIHANKELEMAHAN Para spesialis memberikan ide dan saran
kepada manajer puncak Seluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada
seorang penyelia (supervisor) Karena ketidakjelasan hubungan maka
sering terjadi konflik antara departemen lini dan staf Rekomendasi
para manajer staf terbatas hanya pada manajer liniTipe Struktur
Organisasi (3)Organisasi Fungsional Organisasi berdasarkan sifat
dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.KELEBIHANKELEMAHAN
Menciptakan effisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian
organisasi Pengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsi
Menciptakan konflik antar fungsi Lamban bereaksi bila terjadi
perubahan Hanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang
inovatifTipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan
Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta
fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan
kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta
fungsional .
Cth. Organisasi Besar dan KompleksTipe Struktur Organisasi
(5)Organisasi Komite memiliki pimpinan kolektif dan setiap
anggotanya memiliki wewenang yang sederajat.Ciri2:Pembagian
wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentuTugas pimpinan dan
tanggung jawab dilaksanakan secara kolektifPelaksanaan dibagi
berdasarkan bidang Keputusan hasil bersamaKelemahan:Ketidakjelasan
penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu
yang lama.Tipe Struktur Organisasi (6)Organisasi Proyek dan Matriks
tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya
yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional
serta menghilangkan kekurangannyaKELEBIHANKELEMAHAN Memiliki
Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggi Berfokus pada masalah
tertentu atau masalah teknis yang unik Memungkinkan melakukan
inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur reguler Masalah
akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasan Kendala
dalam membentuk tim yang kompak Berpotensi menimbulkan konflik
antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnyaOrganisasi
Formal vs InformalFORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja
yang teratur
Bertujuan: mencapai hubungan yang teratur diantar fungsi namun
hal itu juga memiliki nilai tambahan dengan memberikan perasaan
aman kepada merekaINFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan,
serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi
diciptakan/diatur oleh pihak manajemen
Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi nilai tambah
tersendiriPerubahan Struktur OrganisasiPekembangan bisnis,
teknologi, kompetisi, pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu
contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.
Langkah-langkah membuat Perubahan:Manajer harus
mengkomunikasikan secara terbukaManajer harus memberikan pemahaman
kepada seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang
samaManajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut
memberikan dampak positiveAdanya proses sosialisasi dalam jangka
waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.
PENGKOORDINASIANDefinisiPengkoordinasian: Salah satu fungsi pokok
manajemen untuk menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk
menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan
pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan
harmonis pada sasaran yang telah ditentukanTujuan
KoordniasiMengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan
aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya tujuanMengerahkan
keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada
tujuanMenghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih
pekerjaanMenghindari penyimpangan tugasAsas & Sifat
KoordinasiAsas koordinasi = asas hirarki
Sifat Koordinasi:DinamisPandangan secara holistis untuk mencapai
tujuanMelihat pekerjaan secara keseluruhan dan
terintegrasiSyarat-syarat KoordinasiPerasaan untuk bekerja sama,
koordinasi untuk memperlancar penyelesaian masalah
Saling menghargai, terutama saat pengarahan koordinasi
Semangat bersaing secara sehat, berlomba untuk mencapai tujuan
dengan lebih baik dan cepat Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Vertikal
Aktivitas penyatuan, pengarahan ang dilakukan oleh pimpinan
terhadap aktivitas berbagai unit kerja yang berada di bawah
wewenang dan tanggung jawabnya.
Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat memberi sanksi
langsung terhadap bawahan yang tidak patuhTipe-tipe
KoordinasiKoordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan
atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai
aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated. Koordinator sulit
untuk memberika sanksi sebab mereka mempunyai kedudukan yang
sejajar.Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:Suatu
koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus menyatukan
semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan
kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik internal
maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya
Interrelated: Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda
namun diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki
hubungan baik secara internal maupun eksternal pada jenjang yang
setarafPedoman Koordinasi yang baikDijelaskan dengan kalimat yang
sederhana dan mudah dipahamiKoordinasi sebagai tujuan bersamaBeri
kesempatan setiap orang untuk memberikan ide, saran, dan gagasan
untuk bertukar pikiranBinalah hubungan yang baik antara atasan dan
bawahanGunakan lebih banyak komunikasi informalPerkembangan
Kebutuhan Organisasi
Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiPorsi Dasar
KoordinasiDimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika
tuntutan organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi
Meningkatkan Daya Potensi KoordinasiJika porsi dasar koordinasi
tidak lagi mampu menampung berbagai dinamika yang muncul selama
organisasi tersebut beraktivitas tinggiPenyesuaian Kebutuhan
KoordinasiMengurangi Kebutuhan OrganisasiJika kebutuhan koordinasi
dari waktu ke waktu terus meningkat dan semakin besar maka
organisasi tersebut bisa memperlambat dan menghentikan kebutuhan
tersebut. cth. Mendirikan unit kerja yang independenPenyebab
Konflik dalam koordinasiKeterbatasan Sumber DayaKetidakjelasan
Tanggung Jawab dan WewenangGangguan KomunikasiMasalah
KepribadianMembanggakan Unit Kerjanya Secara BerlebihanPenyimpangan
TujuanGaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada
anggota sebagai sumber konflikKooperatifMemberikan kesempatan
kepada individu yang masih bersebrangan untuk diajak
kompromiKolaborasi Pemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk
negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadiRentang Kendali
(Span of Control)Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada dalam
pengawasan seorang manajer.
Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan yang mungkin
masih bisa di bawah kendali atasan secara efektif dan
efisienReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial
Manajemen Widita RarasatiFadia Dewanda
