EKMA4116 Manajemen Pertemuan IV.pdf

Pertemuan IV

Modul V Pendelegasian dan Pemberdayaan

Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen

PENDELEGASIAN

Apa itu pendelegasian?

Memercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)

Manfaat Pendelegasian

Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas

lainnya

Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan

Pemberian pelatihan dan pengalaman

Terampil memecahkan masalah

Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara

dsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)

Cara Efektif Pendelagasian Tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukai

Delegasikan tugas secara bertanggung jawab

Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada

karyawan yang paling mampu

Percayalah kepada karyawan

Tekankan pada sasaran bukan prosedur

Alasan Atasan Tidak Melakukan

Pendelegasian (1)

Sisi Atasan:

• Belum ada waktu untuk melatih

• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan

• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan

orang lain

• Meragukan Kemampuan Karyawan

• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka sama

tidak punya pekerjaan

• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14 )

Alasan Atasan Tidak Melakukan

Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan:

Karyawan takut memikul tanggung jawab

memutuskan sesuatu

Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan

Ketidaktersedian waktu

Kurangnya motivasi

Kurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan

pendelegasian

Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang

akan didelegasikan

Menentukan karyawan yang akan menerima

delegasi

Mempersiapkan & memberi motivasi kepada

karyawan yang menerima delegasi

Membuat persetujauan dan mendelegasikan

Memantau pekerjaan yang didelegasikan

Langkah-Langkah Mendelegasikan

Tugas dan Wewenang

Adanya persetujuan antara kedua belah pihak tentang

hasil penyelesaian tugas

Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan

Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikan harus

ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan

dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam

tugas

Kapan atasan harus mendelegasikan

sebagian pekerjaannya?

• Ketika waktunya banyak digunakan untuk

menyelesaikan masalah jangka panjang

• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting

dari pekerjaan

• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal

mendesak dan sering kali muncul

• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target

• Persolaan sepele menghambatnya untuk

memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur

durasi setiap pekerjaa tersebut

2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan

3. Pembinaan dan pelatihan

4. Monitoring dan evaluasi

Peranan Pendelegasiaan (1)

1. Pendukung Karier Atasan

Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.

Lima Peranan Karyawan

(Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif

Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu

mengukur tingkat kemampuan seseorang.

- Pelatihan yang unik

- Memperluas keterampilan karyawan

- Kekuatan pendorong partisipasi

- Pencetus tumbuhnya inisiatif

- Meningkatan kepuasan kerja

- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan

- Sebagai Reward

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)

Otoriter

Wewenang karyawan dibatasi hanya pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan

Tipe Penguji

Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2)

Bebas

Memberikan kebebasan yang besar kepada karyawan

untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya,

biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh.

Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan

masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit

menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan

Pendelegasian

Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan

lengkap

Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang

karyawan

Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan

dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)

Pemberdayaan

Definisi

Memaksimalkan pemberian wewenang kepada

karyawan untuk merencanakan, mengendalikan,

dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang

menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara

eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan

Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan

Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya

badan/unit yang lebih tinggi mengambil

tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah

Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu

keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya

baik walaupun kadang melakukan kesalahan.

Trust-based relationship. Menekankan aspek

kepercayaan manajemen kepada karyawan

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan

Karyawan yang “berdaya” adalah mereka yang berbagai kebutuhan

dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan

motivasi yang tinggi.

Nilai tambah:

Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan

Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang

dibekali untuk melaksanakan tugas

Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan

manajemen

Kiat mewujudkan Pemberdayaan

Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari

pengembangan kompetensi dari dalam diri

karyawan itu sendiri

Kompetensi karyawan akan menghasilkan

produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan

kerya yang berkualitas.

Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan

kepercayaan dan manajemen.

Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang

kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)

Lingkungan kerja yang kondusif:

Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan karyawan

Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core belief, dan core

value suatu perusahaan

Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan wewenang

kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan

yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb

Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada

karyawan untuk akses ke pusat informasi

Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-based

reward)

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap

Struktur organisasi

Organisasi lebih datar

Arus informasi bergerak dari arah vertikal ke arah

horizontal

Tingkat kecepatan pemgambiln keputusan

Meminimalisasi distorsi Informasi

Meningkatnya komitment karyawan untuk

melakukan perbaikan kinerja

dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)

Proses Pemberdayaan

Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan

Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan

Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:

- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan

Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan

Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk

mencapai kinerja yang terbaik

Dengarkanlah mereka

Ubah tindakan mereka, bukan orangnya

Tunjukan keteladanan kepada Karyawan

Perlakukan setiap orang berbeda

dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)

Pertemuan IV

Modul VI Pengawasan

Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen

PENGAWASAN

Definisi

Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko (1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN

Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas

karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan

dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang

diperlukan. Daft (2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu

dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik

informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya

dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi &

mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk

memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara

efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi.

(Mockler)

Key Point:

- Adanya standar kinerja

- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana

- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak

- Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan

Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan

karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?

Perubahan

Kompleksitas

Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan

wewenang

Kesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)

didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar

tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum

seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat &

tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.


2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)

dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak

apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus

dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik

mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu

kegiatan selesai dilakukan

memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan

dengan kualitas dan kuantitas


4. Pengawasan Multiple

Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik

strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul

pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan

pengawasan umpan balik.

Proses Pengawasan

Menetapkan standard prestasi

& Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi

Apakah prestasi

sesuai dengan standar

Tidak ada Perubahan

Melakukan perbaikan-

perbaikan atau

mengevaluasi kembali

standard prestasi dan

pengukurannya

TIDAK

YA

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus Pengawasan FOKUS PENGAWASAN DESKRIPSI CONTOH

1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang

dihasilkan

Memproduksi lima belas

unit dalam satu hari kerja

2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang

dapat diterima oleh

konsumen atau lolos uji

kualitas

Menghasilkan 99.5%

produk yang memenuhi

standard

3. Ketepatan waktu

(Timeliness)

Kecepatan atau ketepatan

dalam memberikan

layanan atau jasa

Semua sales

representatives (tenaga

penjualan) menyerahkan

laporan penjualan tepat

waktu

4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau

penyimpangan anggaran

Menggunakan anggaran

tidak melebihi jumlah

yang ditetapkan

Faktor yang mempengaruhi efektivitas

pengawasan

Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Lingkungan

Organisasi

Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi

Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan

laporan dan peraturan

Posisi dan

Tingkat

Tinggi Banyak Kriteria

Rendah Sedikit Kriteria

Tingkat

Desentralisasi

Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali

Rendah Pengurangan jumlah kendali

Budaya

Organisasi

Terbuka dan

mendukung

Informal, pengendalian mandiri

Mengancam Pengendalian formal yang dipaksakan

Pentingnya

suatu kegiatan

Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas

Rendah Pengendalian yang longgar dan informal

Standar

Definisi

Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan untuk

menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)

cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll

2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard)

cth. Sikap, Moral, Etika

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area)

aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar

unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses

seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik

manajemen harus memperhatikan titik-titik penting

dalam suatu operasi tertentu.

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-Kuantitatif

Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala, melakukan evaluasi

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

1. Management by Objective (MBO)

Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan


2. Management by Exception (MBE)

fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS)

sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif


Audit Kualitas (Audit Mutu)

Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi faktual dan

relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan

terdokumentasi pada asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu

Contoh Audit Kualitas/Mutu;

Manajemen Kualitas secara Total (TQM)

Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil

(modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan

metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga

dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio


Anggaran:

Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan:

- Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi

verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi

- Internal: anggota organisasi itu sendiri

menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik


Analisa Break-Even:

Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)

Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan

Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan Profitabilitas


Balance Scorecard

Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga

memasukan kinerja2 non-keuangan.

No DIMENSI UKURAN KINERJA

1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue

Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover

(pemanfaatan Aktiva); dll

2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru;

Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll

3 Proses Bisnis Intern - Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan

Purna Jual; dll

4 Pembelajaran dan

Pertumbuhan

- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja;

Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif

1. Akurat

2. Tepat waktu

3. Ekonomis

4. Fleksibel

5. Objektif dan bisa dipahami

6. Kriteria yang masuk akal

7. Penempatan yang Strategis

8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi

9. Disesuaikan dengan Manajer

10. Tindakan perbaikan

Referensi

Modul Manajemen Universitas Terbuka

Slide Tutorial Manajemen

Widita Rarasati

Fadia Dewanda

Documents

EKMA4116 Manajemen Pertemuan IV.pdf