EFEKTIVITAS DAN KENDALA IMPLEMENTASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

DI SMK NEGERI 3 SALATIGA

ARTIKEL JURNAL

Diajukan kepada

Program Pascasarjana Magister Manajemen Pendidikan

untuk Memperoleh Gelar Magister Pendidikan (M.Pd)

Oleh:

Marlen Angela Daik

NPM: 942013142

PROGRAM STUDI

MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2016

EFEKTIVITAS DAN KENDALA IMPLEMENTASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3

SALATIGA

Marlen Angela Daik

Magister Manajemen Pendidikan

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Kristen Satya Wacana

Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga 50711, Indonesia

marlendha@gmail.com

Prof. Sutriyono, M.Sc., Ph.D

Magister Manajemen Pendidikan

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Kristen Satya Wacana

Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga 50711, Indonesia

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas serta kendala yang dihadapi sekolah dalam

implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga. Jenis penelitian ini

merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif, teknik pengumpulan data

dengan cara kuisoner, wawancara, studi dokumentasi dan observasi. Responden adalah tenaga pendidik

dan kependidikan SMK Negeri 3 Salatiga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga berdasarkan persyaratan klausul-klausul

sistem manajemen mutu ISO 9001:2008/ IWA 2: 2007 yang terdiri dari sistem manajemen mutu,

tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya manusia, realisasi produk serta pengukuran,

analisis dan perbaikan telah berjalan efektif. Kendala yang terjadi antara lain kurangnya sumber daya

manusia, beban kerja, ketidaksempurnaan dalam penerapan sistem manajemen mutu (inkonsisten) serta

kurangnya pemahaman akan konsep sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

Kata Kunci: Sistem Manajemen, Mutu, ISO 9001:2008, IWA 2:2007

ABSTRACT

This study aims to analyze the effectiveness and constraints implementation of quality management

system (ISO 9001:2008) at SMK Negeri 3 Salatiga. The type of research is a descriptive study applying

a qualitative approach with the data collection techniques consist of questionnaires, interviews,

documentation studies and observation. Respondents are the teachers and the employers of SMK Negeri

3 Salatiga. The result of the study showed that the implementation of quality management system based

on the Quality Management System ISO 9001:2008/ IWA 2: 2007 which consist of education quality

management system, education management responsibility, education resource management, education

planning of product realization as well as Measurement, analysis and improvement at SMK Negeri 3

Salatiga are effective. Constraints that occur include the lack of human resources, work load,

inconsistency on the implementation and lack of understanding the concepts of quality management

system ISO 9001:2008.

Keywords: Quality, Management System, ISO 9001:2008, IWA 2: 2007

mailto:marlendha@gmail.com

1

PENDAHULUAN

Pendidikan merupakan suatu hal yang penting bagi suatu bangsa. Salah satu indikator

bangsa yang maju dapat dilihat dari pendidikannya. Namun pada kenyataannya, mutu

pendidikan di Indonesia belum bisa dikatakan memuaskan. Salah satu upaya yang secepatnya

perlu dilakukan oleh pemerintah adalah dengan melakukan transformasi dan inovasi sistem

manajemen kelembagaan sekolah.

Dalam upaya peningkatan mutu pendidikan, pemerintah telah merubah manajemen

pengelolaan pendidikan dari sentralisasi menjadi desentralisasi. Pengelolaan pendidikan

secara desentralisasi yang dicanangkan oleh pemerintah adalah dengan penerapan

Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) yang ditegaskan dalam Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang SISDIKNAS, yakni pengelolaan satuan pendidikan

menengah dilaksanakan berdasarkan standar pelayanan minimal dengan prinsip manajemen

berbasis sekolah. Kebijakan pemerintah tersebut dimaksudkan untuk menciptakan

manajemen sekolah yang efektif, karena dengan manajemen sekolah yang efektif, sekolah

tersebut akan menjadi berkualitas (Usman, 2007 dalam Nugroho, 2013: 2).

Selain itu, pemerintah juga mengeluarkan permendiknas Republik Indonesia Nomor

63 tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) yang mengharuskan

terbangunnya budaya mutu pendidikan serta terpetakannya mutu pendidikan yang rinci pada

satuan pendidikan. Dengan adanya kebijakan mengenai SPMP serta MBS yang

memungkinkan sekolah untuk menentukan sendiri kebijakan peningkatan mutunya, banyak

lembaga pendidikan yang saat ini menerapkan sistem manajemen mutu yang berstandar

internasional, khususnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Sebagai salah satu jenjang pendidikan di Indonesia, SMK merupakan salah satu

lembaga pendidikan yang berpotensi untuk mempersiapkan dan menghasilkan SDM yang

dapat terserap dalam dunia kerja. Namun faktanya dari tahun ke tahun kesempatan lulusan

SMK sebagai angkatan kerja tidak memperoleh kesempatan kerja. Hal ini dibuktikan dengan

data dari Badan Pusat Statistika tahun 2013, yakni tingkat pengangguran terbuka (TPT) untuk

pendidikan SMK menempati posisi tertinggi, yaitu sebesar 11,19 persen, disusul TPT SMA

sebesar 9,74 persen yang jika dibandingkan dengan data Agustus tahun 2012 jumlah TPT

SMK dan SMA tidak mengalami penurunan (BPS, 2013:5). Dengan demikian dapat

disimpulkan bahwa SMK sebagai salah satu jenjang pendidikan yang berusaha menyediakan

lulusan yang bermutu dan dapat bersaing masih perlu untuk mendapat perhatian, terutama

dalam pengelolaan SMK itu sendiri.

Salah satu upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan guna mencapai kepuasan

pelanggan di sekolah adalah dengan menerapkan SMM ISO 9001:2008. Namun, dalam

merealisasikan program ini masih ditemui hambatan-hambatan di lapangan yang terutama

berkaitan dengan masalah dana, ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses

2

belajar mengajar serta masalah-masalah yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen

sekolah (Sumerta. N, Suhandana .A, dan Marhaeni. A, 2013).

PERMASALAHAN

Salah satu Sekolah Menengah Kejuruan di Salatiga yang telah mendapatkan

pengakuan dan memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 dari auditor SAI Global sejak tahun

2010 adalah SMK Negeri 3 Salatiga yang terletak di Kelurahan Kalibening Kecamatan

Tingkir. Walaupun program tersebut dapat dilaksanakan, tetapi masih banyak hambatan-

hambatan yang perlu mendapat perhatian. Diantaranya, keterbatasan guru yang memiliki

kompetensi. Dimana, sekolah memiliki 48 guru PNS pada tahun 2013. Selain itu pula, belum

adanya evaluasi mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mengingat sekolah telah

menerapkannya sejak tahun 2010.

Diharapkan dengan dilakukannya penelitian ini akan diperoleh gambaran mengenai

efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK negeri 3 Salatiga

serta kendala-kendala apa yang dihadapi oleh sekolah dalam mengimplementasikan SMM

ISO 9001:2008.

MANAJEMEN MUTU DI LEMBAGA PENDIDIKAN

Manajemen pendidikan dapat diartikan sebagai sebuah aktivitas dalam mengelola

sekelompok orang dengan tujuan untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan secara

efisien dan efektif melalui aktivitas memadukan sumber-sumber daya pendidikan yang

meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengendalian sehingga

visi lembaga pendidikan tersebut dapat tercapai. Hal ini sejalan dengan yang diungkapkan

oleh Ruble (2010:19), “Educational management can be looked at as the process …… It is

the process that aims at maintaining the educational institutions and making them function

effectively and efficiently.

Selanjutnya, manajemen mutu merupakan gabungan dari keseluruhan fungsi

manajemen yang dibangun berdasarkan konsep kualitas yang berorientasi pada upaya

peningkatan mutu guna memuaskan pelanggan.

Karakteristik manajemen mutu menurut Gasperz (2006, dalam Zubaidi, 2011:15),

yaitu komitmen total pada peningkatan nilai secara kontinyu terhadap customer, investor dan

tenaga (staf), lembaga memahami dorongan pasar yang mengartikan mutu bukan atas dasar

kepentingan organisasi tetapi kepentingan customer, dan berkomitmen untuk memimpin

orang dengan perbaikan dan komunikasi terus menerus.

Lebih lanjut, Gasperz (2006 dalam Zubaidi, 2011:15) menjelaskan bahwa prinsip dan

pokok dalam Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut: (1) kepuasan pelanggan

dimana mutu tidak hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi

kualitas itu ditentukan oleh customer (pelanggan internal maupun eksternal), (2) respek

terhadap setiap orang, (3) manajemen berdasarkan fakta yang dapat diartikan bahwa setiap

3

keputusan organisasi harus didasarkan pada data, bukan pada perasaan (feeling), (4)

perbaikan berkesinambungan sebagai sebuah hal yang penting bagi setiap lembaga.

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

Sistem Manajemen Mutu ISO merupakan standar yang digunakan untuk mengakses

kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai.

Menurut Sallis (2010 :121) ada banyak keuntungan yang bisa diraih oleh institusi dari status

ISO terutama lembaga-lembaga tersebut akan mengupayakan disiplin untuk menspesifikasi

dan mendokumentasikan sistem mutu mereka dengan mendapatkan akreditasi dari pihak

ketiga. Selain itu, manfaat ISO menurut Setiawan, (2009, dalam Wahyono, 2011: 37)

diantaranya yakni : 1) meningkatkan kepercayaan pelanggan, 2) jaminan kualitas produk dan

proses, 3). meningkatkan produktivitas perusahaan & “market gain”, 4) meningkatkan

motivasi, moral & kinerja karyawan, 5). Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan, 6)

meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok, 7) meningkatkan cost

efficiency & keamanan produk, 8) meningkatkan komunikasi internal, 9) meningkatkan

image positif perusahaan,10) sistem terdokumentasi, 11) media untuk pelatihan dan

pendidikan.

Dalam ISO, terdapat delapan prinsip dan beberapa persyaratan klausul-klausul yang

harus dilaksanakan oleh organisasi dalam upayanya dalam melakukan perbaikan secara

berkesinambungan. Prinsip-prinsip manajemen mutu ini terdiri dari: (1) fokus pada

pelanggan (Customer focus), (2) kepemimpinan, (3) pelibatan karyawan, (4) pendekatan

proses, (5) pendekatan sistem pada manajemen, (6) perbaikan berkesinambungan, dan (7)

pendekatan fakta untuk membuat keputusan, serta (8) hubungan pemasok yang saling

menguntungkan (Point Development International, 2008).

Selanjutnya, klausul-klausul yang harus diperhatikan dalam implementasi SMM ISO

9001:2008 menurut BSN (dalam Artha, P.G.B dkk: 2013:3) adalah sebagai berikut:

a. Klausul 1. Ruang Lingkup

Ruang lingkup ISO 9001: 2008 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini

persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan

melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk meningkatkan

terus-menerus kualitas dan jaminan kesesuaian pelayanan yang diberikan.

b. Klausul 2. Referensi Normatif

Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2008.

c.Klausul 3. Istilah dan Definisi

Klausul ini menyatakan istilah dan definisi-definisi yang diberikan dalam ISO

9000:2008 (Quality Management System Fundamental and Vocabulary).

d. Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu

4

Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus

(continual improvement). [Dimana], manajemen organisasi harus menetapkan langkah-

langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

Identifikasi dan pengelolaan proses juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan

yang sesuai telah terpenuhi. Persyaratan dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan

dokumen-dokumen dalam ISO 9001:2008, didefinisikan sebagai informasi dan medium

pendukungnya. Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: (a) persyaratan

tertulis tentang kebijakan kualitas dan tujuan kualitas, (b) manual kualitas, (c) prosedur-

prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008, (d) dokumen-

dokumen termasuk catatan-catatan yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektifitas

perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses di luar organisasi.

e. Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen dari manajemen puncak menuju perkembangan

dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Klausul ini juga memaksa

keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, menetapkan

kebijakan untuk mutu, menetapkan tujuan-tujuan mutu, perencanaan sistem manajemen

mutu, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, mengangkat secara formal

seorang yang mewakili manajemen dan menjamin proses komunikasi internal yang

tepat, serta harus melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu.

f. Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Manusia

Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan

sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat, personel yang bertanggung jawab dalam

melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta

memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan,

keterampilan dan pengalaman.

g. Klausul 7. Realisasi Produk

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk

berada di bawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk.

h. Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

Menurut klausul ini organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan

proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar

menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu dan

meningkatkan terus-menerus efektifitas dari sistem manajemen mutu.

Prinsip-prinsip manajemen mutu diatas, terintegrasi dengan klausul-klausul SMM ISO

9001: 2008, dimana antara prinsip yang satu dengan prinsip yang lain dan antara klausul yang

satu dengan klausul yang lain diterapkan saling berhubungan. Artinya, dijalankan secara

simultan guna perbaikan kinerja organisasi, dalam usaha mencapai sasaran atau tujuan

organisasi sehingga dapat memenuhi customer satisfaction.

5

SMM ISO pada mulanya diciptakan dan digunakan dalam dunia industri sehingga

persyaratan dan konsep-konsep yang mendasar dalam sistem manjemen mutu ISO 9001:2008

harus diterjemahkan agar sesuai dengan bidang pendidikan sehingga diterbitkanlah IWA 2

sebagai pedoman dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di bidang pendidikan. IWA 2

adalah panduan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 bagi lembaga pendidikan

dan bukanlah sebagai suatu persyaratan sebagaimana ISO 9001:2008.

Keberhasilan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO ini tergantung pada semua

orang dalam organisasi tersebut (Triyono, 2014:11). Namun sebaliknya, sekolah akan

mengalami kendala dalam mengimplementasikannya manakala tidak sesuai persyaratan-

persyaratan yang telah ditentukan dalam SMM ISO 9001:2008 dan kurangnya infrastruktur

yang mendukung serta faktor-faktor lainnya.

EFEKTIVITAS PENERAPAN PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO

9001:2008 DI LEMBAGA PENDIDIKAN

Efektivitas merupakan suatu ukuran yang menunjukkan seberapa jauh sasaran atau

target program yang telah ditetapkan dapat tercapai. Berkaitan dengan efektivitas dalam

program pendidikan pendidikan, efektivitas dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan

sasaran yang menunjukkan sejauhmana sasaran program yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 di lembaga pendidikan, semakin efektif

dan konsistennya sekolah dalam menerapkan dan melaksanakan klausul-klausul SMM ISO

9001:2008 maka akan berdampak pada pecapaian atau pemenuhan kepuasan pelanggan.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengang menggunakan pendekatan

kualitattif, dengan pengumpulan data memakai cara purposive random sampling dan

analisisnya dilakukan dengan mix method dengan metode yang lebih dominan adalah metode

kuantitatif dan metode kualitatif sebagai metode pelengkap.

Penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari

kuisioner, wawancara, studi dokumen dan obervasi. Kuisioner disebarkan kepada 50

responden tenaga pendidik dan kependidikan sebagai sampel dari keseluruhan total populasi

sekolah yang terdiri dari 1322 siswa, 89 tenaga pengajar dan 20 tenaga kependidikan.

Kuisioner yang disediakan berisi pernyataan-pernyataan berdasarkan klausul-klausul yang

terdapat dalam ISO 9001:2008/ IWA 2/2007 diantaranya yaitu: sistem manajemen mutu,

tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi pelayanan, serta pengukuran,

analisis, dan perbaikan.

Selanjutnya wawancara secara mendalam dilakukan terhadap Kepala Sekolah SMKN

3 Salatiga, Wakil kepala sekolah, dan WMM sebagai informan kunci. Wawancara terhadap

para informan menggunakan garis-garis besar pertanyaan yang meliputi implementasi

klausul-klausul dan kendala-kendala dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. Kemudian

6

untuk studi dokumentasi meliputi Buku pedoman penyelenggaraan Sekolah Menengah

Kejuruan, Dokumen WMM SMM ISO, Manual Prosedur SMM ISO, data guru, data

karyawan/ TU, data inventaris sarana dan prasarana sekolah, serta data terserapnya lulusan di

dunia kerja atau dunia industri (DI/DU). Sedangkan untuk observasi, peneliti menyiapkan

daftar pertanyaan atau kisi-kisi tentang unsur-unsur yang memuat faktor-faktor yang

diobservasi beserta kategori masalahnya.

ANALISA DAN PEMBAHASAN

Dari hasil 50 isian kuisioner implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di

SMKN 3 Salatiga, secara keseluruhan diperoleh hasil sebagai berikut:

1. Efektivitas Implementasi Klausul Sistem Manajemen Mutu

Pertanyaan kuisioner yang diberikan kepada para responden untuk klausul ini

mencakup beberapa pernyataan terkait dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK

Negeri 3 Salatiga. Pertanyaan-pertanyaan tersebut diantaranya:

1. Proses belajar mengajar digunakan untuk menentukan, mengkaji ulang dan

meningkatkan kepandaian peserta didik.

2. Kegiatan belajar mengajar memberi kemampuan peserta didik agar mencapai kinerja

yang tinggi/optimal.

3. Terdapat adanya asesmen untuk memverifikasi pengetahuan dan keterampilan yang

diperlukan peserta didik.

4. Keselarasan antara UU, peraturan, standar dan kurikulum, KBM, ujian dan

perencanaan.

5. Pengukuran motivasi peserta didik agar memenuhi persyaratan.

6. Dukungan pembelajaran yang terbukti efektif untuk setiap peserta didik.

7. Pemantauan yang sistematis terhadap segala bentuk proses belajar mengajar yang

berkaitan dengan kepandaian peserta didik.

8. Efektivitas pemanfaatan fasilitas dan sumber daya yang terdapat di dalam kelas.

9. Validasi kurikulum untuk memenuhi persyaratan pendidikan.

7

Tabel 1 Sistem Manajemen Mutu

Kode Pernyataan Skala Bobot

) Xi SD

1 2 3 4 5

1 0 0 3 35 1 209 4.18 0.55

2 0 1 9 29 1 200 4.00 0.70

3 0 1 6 35 8 200 4.00 0.61

4 0 0 10 34 6 196 3.92 0.57

5 0 0 10 32 8 198 3.96 0.60

6 0 0 6 36 8 202 4.04 0.53

7 0 1 5 37 7 200 4.00 0.59

8 0 1 4 42 3 197 3.94 0.47

9 0 1 8 38 3 193 3.86 0.53

199.44 3.99 0.57 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)

Berdasarkan tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa efektivitas penerapan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam sistem manajemen mutu berada dalam kategori

efektif (3,40 - 4,19) dengan diperolehnya rata-rata 3,99 dan standar devisiasi 0,57. Pada

kondisi ini terlihat bahwa sekolah telah berupaya untuk memelihara dan menerapkan sistem

manajemen mutu sekolah dan secara berkelanjutan meningkatkan efektivitasnya sesuai

dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2008.

2. Efektivitas Implementasi Klausul Tanggung Jawab Manajemen

Didalam pertanyaan kuisioner yang diberikan kepada para responden, klausul

tanggung jawab manajemen ini mencakup beberapa pernyataan berkaitan dengan proses

penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga, yaitu sebagai berikut:

1. Terdapat pemilihan dan penggunaan informasi untuk mendukung sistem manajemen.

2. Menggunakan data yang cepat dan efektif dalam meningkatkan proses belajar

mengajar.

3. Terdapatnya suatu kriteria dan metode untuk membandingkan data dalam

meningkatkan proses.

4. Menganalisis data dari luar sekolah.

5. Integrasi informasi dari seluruh bagian sekolah.

6. Menuangkan hasil temuan kaji ulang manajemen pada efektivitas sistem manajemen.

7. Mendokumentasikan perubahan yang efektif, yang telah dibuat untuk sistem

manajemen institusi pendidikan.

8. Bukti perubahan sistem manajemen telah meningkatkan hasil

8

Tabel 2 Tanggung Jawab Manajemen

Kode

Pernyataan

Skala Bobot

)

Xi SD 1 2 3 4 5

1 0 1 11 35 3 190 3.8 0.57

2 0 2 8 36 4 192 3.84 0.62

3 0 0 5 40 5 200 4 0.45

4 0 1 4 40 5 199 3.98 0.51

5 0 2 2 44 2 196 3.92 0.49

6 0 2 9 37 2 189 3.78 0.58

7 0 1 10 38 1 189 3.78 0.51

8 0 0 3 46 1 198 3.96 0.25

194.13 3.88 0.50 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)

Berdasarkan tabel diatas, maka dapat disimpulkan efektivitas penerapan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 khususnya dalam klausul tanggung jawab manajemen

dapat dikategorikan efektif (3,88) dengan standar defiasi 0,50. Hal ini mengindikasikan

bahwa sekolah menekankan pada komitmen dan memaksa keterlibatan manajemen puncak

berkaitan dengan upaya pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, perencanaan

manajemen, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, menjamin proses

komunikasi internal yang tepat serta melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu.

3. Efektivitas Implemetasi Klausul Manajemen Sumber Manusia

Dalam penerapan klausul manajemen sumber manusia, peneliti menetapkan beberapa

pernyataan yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3

salatiga, yaitu sebagai berikut:

1. Proses administrasi yang efektif untuk proses pembelajaran peserta didik.

2. Desain kurikulum yang sesuai untuk setiap peserta didik.

3. Layanan pendukung untuk memberi kesempatan peserta didik dalam memenuhi

kebutuhan dalam pembelajaran.

4. Proses belajar mengajar dimonitor setiap hari.

5. Penilaian atas setiap proses belajar mengajar yang ada, dan menerapkan perubahan

saat diperlukan.

6. Proses belajar mengajar untuk meningkatkan kepandaian dan kemampuan peserta

didik.

7. Mengurangi kegiatan yang tidak bermanfaat.

9

Tabel 3 Manajemen Sumber Daya Manusia

Kode

Pernyataan

Skala Bobot

)

Xi SD 1 2 3 4 5

1 0 1 6 41 2 194 3.88 0.48

2 0 0 8 34 8 200 4.00 0.53

3 0 0 7 35 8 201 4.02 0.62

4 0 2 7 35 6 195 3.90 0.65

5 0 1 4 43 2 196 3.92 0.44

6 0 1 7 40 2 193 3.86 0.50

7 0 1 5 42 3 200 4.00 0.49

196.13 3.94 0.53 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)

Berdasarkan pendapat para responden pada tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa

dalam upaya penerapan klausul manajemen sumber daya manusia SMK Negeri 3 Salatiga

telah memastikan bahwa sumber dayanya telah terpenuhi dan fungsi dari manajemen yang

dijalankan telah efektif dalam rangka penyelenggaraan pendidikan yang efektif. Hal ini

dibuktikan dengan hasil analisa data untuk klausul ini yakni nilai rata-rata 3,94 dengan

standar deviasi 0,53. Walaupun hal ini tidak sejalan dengan hasil wawancara dengan Wakil

Manajemen Mutu, yakni sekolah masih kekurangan tenaga guru dan tidak semuanya

ditempatkan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

4. Efektivitas Implementasi Klausul Realisasi Produk

Dalam klausul realisasi produk ini, ditetapkan 14 item pernyataan yang terkait dengan

proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga, yaitu sebagai berikut:

1. Bukti adanya peningkatan kinerja secara substansial dan berkelanjutan.

2. Peningkatan secara small-steps yang telah dibuat di dalam proses belajar mengajar

yang sudah ada.

3. Peningkatan proses belajar mengajar yang sedang berlangsung selaras dengan

persyaratan pembelajaran.

4. Sumber daya dan perencanaan selaras dengan peningkatan pembelajaran peserta

didiknya.

5. Target kinerja yang terukur untuk proses pembelajaran.

6. Tugas dan pekerjaan para guru serta tenaga kependidikan mendukung sistem

manajemen mutu yang diterapkan sekolah.

7. Persyaratan yang telah ditetapkan mengenai keterampilan dan kinerja yang diperlukan

bagi para guru dan tenaga kependidikan.

8. Pemahaman para guru dan tenaga kependidikan yang telah diverifikasi tentang

tanggungjawab yang dibebankan.

10

9. Pemahaman orang tua yang telah diverifikasi tentang harapan mengenai pendidikan

yang diterima oleh anak mereka di sekolah.

10. Kepemimpinan yang menselaraskan prioritas sistem dengan setiap persyaratan peserta

didik.

11. Tujuan pendidikan ditetapkan untuk kesempatan dimasa mendatang dalam

mempertahankan lingkungan pembelajaran yang baik

12. Tanggungjawab dan akuntabilitas pengambilan keputusan yang telah ditetapkan.

13. Rekaman/arsip hasil kinerja mendokumentasikan efektivitas kepemimpinan.

14. Kemampuan pemimpin dalam mengembangkan para tenaga pendidik dan

kependidikan di sekolah.

Tabel 4 Realisasi Produk

Kode Pernyataan Skala Bobot

) Xi SD

1 2 3 4 5

1 0 1 15 34 0 183 3.66 0.52

2 0 0 4 43 3 184 3.68 0.38

3 1 0 9 38 2 180 3.60 0.61

4 1 1 2 45 1 189 3.78 0.56

5 0 2 16 30 2 172 3.44 0.63

6 1 0 7 38 4 174 3.48 0.63

7 0 1 0 46 3 186 3.72 0.38

8 0 2 7 33 4 157 3.14 0.61

9 1 0 5 41 3 180 3.60 0.58

10 1 0 1 43 5 176 3.52 0.55

11 0 1 2 45 2 188 3.76 0.40

12 0 1 1 43 5 177 3.54 0.45

13 0 0 5 45 0 195 3.90 0.30

14 0 0 5 38 7 167 3.34 0.49

178.47 3.57 0.51 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)

Berdasarkan tabel diatas, hasil kuisioner para responden mendapatkan nilai total rata-

rata 3,57 dengan standar deviasi 0,51. Dengan demikian dapat diketahui bahwa dalam

penerapan klausul ini, sekolah mampu dan menjamin bahwa proses realisasi produk berada

dibawah pengendalian sehingga telah memenuhi persyaratan produk. Dimana, sekolah telah

merencanakan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam menyelengarakan pendidikan,

termasuk dalam penyusunan dan pengembangan metode belajar mengajar, desain,

pengembangan dan pembaharuan kalender akademik serta kurikulum yang digunakan.

5. Efektivitas Implementasi Klausul Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas penerapan sistem manajemen mutu ISO

9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga khususnya dalam klausul ini, peneliti telah menetapkan

beberapa pernyataan diantaranya:

1. Pengukuran persepsi masyarakat tentang sekolah yang memuaskan.

11

2. Meningkatnya kepuasan masyarakat dengan efektivitas sekolah.

3. Tindakan perbaikan yang efektif dalam menanggapi keluhan masyarakat.

4. Perencanaan tindakan berdasarkan pada kebutuhan masyarakat.

5. Hubungan yang efektif dengan Dinas Pendidikan atau institusi lain yang terkait

dengan pembelajaran.

6. Kenaikan tingkat yang efektif bagi peserta didiknya.

7. Ujian Tengah Semester yang efektif bagi peserta didiknya.

8. Ujian Akhir Semester yang efektif bagi peserta didiknya.

Tabel 5 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

Kode Pernyataan Skala Bobot

) Xi SD

1 2 3 4 5

1 0 1 3 43 3 198 3.96 0.45

2 0 1 4 43 2 196 3.92 0.44

3 0 1 10 38 1 189 3.78 0.51

4 0 1 2 45 2 198 3.96 0.40

5 0 3 6 41 0 188 3.76 0.56

6 0 1 4 41 4 198 3.96 0.49

7 0 1 7 39 3 194 3.88 0.52

8 0 1 6 40 3 195 3.90 0.51

194.50 3.89 0.48 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)

Berdasarkan tabel diatas, maka dapat disimpulkan bahwa SMK Negeri 3 Salatiga

telah efektif dalam upaya penerapan klausul ini. Hal ini dibuktikan dengan hasil kuisioner

yakni 3,89 untuk nilai rata-rata dengan standar deviasinya yaitu 0,48. Dengan demikian, hal

ini mengindikasikan bahwa SMKN 3 Salatiga telah memantau informasi yang berkaitan

dengan persepsi pelanggan, menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses

pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin

kesesuaian produk dan meningkatkan efektivitas SMM secara terus menerus.

KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 DI SMK

NEGERI 3 SALATIGA

Meskipun berbagai upaya telah dilakukan oleh SMK Negeri 3 Salatiga, namun masih

terdapat kendala-kendala dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. Kendala-kendala yang

diperoleh dari wawancara dapat dilihat dalam tabel berikut:

12

Tabel 6 Kendala Penerapan SMM ISO 9001:2008 di SMK 3 Salatiga

No Faktor Penghambat Keterangan

1 Sumber daya manusia 1.Kurangnya tenaga admisnistrasi yang

menangani dokumen-dokumen ISO

2. Jumlah tenaga guru PNS yang masih kurang

serta tidak semuanya ditempatkan sesuai

dengan kompetensi dan kapasitasnya.

2 Beban kerja Karena waktu guru yang relatif banyak

digunakan didalam kelas, sehingga tidak sempat

mengerjakan dokumen-dokumen ISO.

3 Ketidaksempurnaan dalam

penerapan sistem manajemen mutu

(Inkonsisten)

Berdasarkan hasil temuan audit, masih terdapat

kesalahan minor

4 Pemahaman akan konsep SMM ISO

9001:2008

Eksistensi SMM belum dipahami semua warga

sekolah. (Sumber: Hasil wawancara dan observasi, Maret 2016)

a. Kurangnya Sumber Daya Manusia

Kurangnya sumber daya manusia di SMKN 3 Salatiga ditunjukkan dengan belum

maksimalnya masing-masing personal yang menangani ISO dalam menjalankan tugasnya

yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh karena kurangnya tenaga administrasi yang

menangani dokumen-dokumen ISO serta jumlah tenaga guru terutama tenaga guru PNS yang

masih kurang serta tidak semuanya ditempatkan sesuai dengan kompetensi dan kapasitasnya.

Hasil wawancara dengan Wakil Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Salatiga: “… tenaga kami juga kurang karena sebetulnya tenaga guru PNS kami baru 48

orang, kalo jumlah guru kita hampir 78 tetapi hanya 48 saja yang PNS itu pun

tidak semuanya per bidangnya masing-masing”. (Hasil wawancara, Maret

2016)

b. Beban Kerja

Masih terdapat beberapa anggapan bahwa penerapan ISO hanya menambah beban

kerja guru sehingga berdampak pada terlambatnya jadwal kegiatan sekolah terkait dengan

pelaksanaan SMM ISO, seperti contohnya audit internal yang dilaksanakan tidak sesuai

dengan jadwal yang telah ditentukan. Hasil wawancara yang dilakukan dengan Wakil

Manajemen Mutu sekolah adalah, “…Karena waktu guru yang relatif banyak digunakan di dalam kelas, sehingga

tidak sempat mengerjakan dokumen-dokumen ISO. Belum maksimalnya

masing-masing personal yang menangani ISO dalam menjalankan tugasnya

yang telah ditetapkan” (Hasil wawancara, Maret 2016)

13

c. Ketidaksempurnaan dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Inkonsisten)

Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem mengarah pada ketidakpuasan pelanggan,

salah satu contoh ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO di SMK Negeri 3 Salatiga,

terlihat dari hasil wawancara dengan salah satu manajemen puncak sekolah, yakni: “….dari hasil audit, ……dari 4 kriteria ini biasanya kita temui yang minor,

kesalahan minor itu ya yang setiap audit mungkin ada ya kesalahan minor,

karna mungkin ya, inkonsist, bukan inkonsist. apa ya, maksudnya belum

maksimal dalam menjalankan sebuah sistem kerja. Tetapi yang mayor, kita

belum pernah, kesalahan mayor itu belum ada.” (Hasil wawancara, Maret

2016)

Ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO 9001:2008 ini juga didukung dengan hasil

wawancara dengan kepala sekolah, yakni: “..Penerapan atau penggunaan SMM ISO ini bertujuan untuk salah satunya

mengatur kendali dokumentasi yang mana terdapat banyak format-format

pengarsipan dokumen sehingga dalam pengarsipan dokumen terkadang butuh

waktu, konsistensi, teliti dan telaten. Hal ini juga disebabkan mungkin oleh

habbit setiap karyawan sehingga dalam merubah habbit tersebutlah yang masih

menjadi kendala” (Hasil wawancara, Maret 2016)

d. Kurangnya Pemahaman akan Konsep SMM ISO 9001:2008

Kurangnya pengetahuan tentang konsep dan eksistensi sistem manajemen ISO 9001:2008

akan mempersulit staf sekolah dalam menerima dan menerapkan SMM, sehingga arah dan

tujuan penerapan SMM menjadi tidak efektif. Hasil wawancara dengan Kepala Sekolah SMK

Negeri 3 Salatiga mengenai kurangnya pemahaman tentang konsep SMM adalah: “Konsep SMM belum dipahami sepenuhnya oleh semua warga sekolah, hal ini

disebabkan oleh karena beberapa faktor, antara lain kurangnya sosialisasi,

belum tersedianya sarana untuk berbagi pengetahuan, selain itu ada juga

pendapat yang menganggap bahwa penerapan SMM ISO menambah pekerjaan,

karena setiap kegiatan harus didokumentasikan” (Hasil wawancara, Maret

2016)

Pernyataan tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh wakil kepala sekolah

bidang Humas, yakni: “….. Hanya masalah teknis-masalah.. Contohnya, Kalo di tempat kita ya

istilahnya itu hanya masalah mungkin apa karna perubahan kurikulum juga,

dan pemahaman guru tentang kurikulum juga bervariasi, nah itu juga menjadi

celah tersendiri bagi kita semua untuk bisa,, istilahnya punya suatu

keseragaman begitu. Nah itu kan kalo tidak seragam kan juga.. Iya, menjadi

hambatan, masalah.” (Hasil wawancara, Maret 2016)

14

PENUTUP

a. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Berdasarkan lima persyaratan klausul SMM ISO 9001:2008/IWA2:2007 yang menjadi

indikator dalam penelitian ini, SMK Negeri 3 Salatiga telah menunjukkan hasil yang

efektif dalam implementasi SMM ISO 9001:2008.

2. Kendala-kendala yang dihadapi oleh SMKN 3 Salatiga dalam implementasi SMM ISO

9001:2008 yakni kurangnya sumber daya manusia dan beban kerja guru dalam

pelaksanaan penerapan SMM sehingga mengakibatkan keterlambatan sehubungan dengan

pendokumentasian. Selain itu, terdapat ketidaksempurnaan dalam penerapan sistem

manajemen mutu (inkonsistensi), dan kurangnya pemahaman akan konsep SMM ISO

90001:2008.

b. Rekomendasi

1. Sekolah dapat lebih meningkat efektivitas penerapan sistem manajemen dengan

memperhatikan kendala-kendala yang ada diantaranya dengan menyediakan tenaga

adiministrasi yang khusus mendokumentasikan dokumen-dokumen ISO 9001:2008 serta

mengadakan sosialisasi-sosialisasi atau pelatihan terhadap warga sekolah terkait dengan

SMM ISO 9001:2008.

2. Diharapkan setiap guru serta tenaga kependidikan dapat meningkatkan kembali rasa

kepedulian terhadap pentingnya melaksanakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO

9001:2008 serta dapat meningkatkan rasa ingin tahu terhadap SMM ISO 9001:2008.

3. Pihak Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Salatiga agar dapat mengadakan sosialisasi kepada

guru ataupun warga sekolah yang belum mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 mengingat masih terdapat warga sekolah yang belum memahami SMM ISO

9001:2008 dengan baik. Sehingga kedepannya sekolah dapat lebih merealisasikan

administrasi sekolah yang lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Artha, P.G. B, dkk. 2013. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 pada

Proyek Alaya Resort Ubud. Jurnal Ilmiah Elektronik Infrastruktur Teknik Sipil, Volume

2, No. 1, Pebruari 2013.

Badan Pusat Statistik. 2013. “Berita Resmi Statistik”. No. 78/11/Th. XVI, 6 November 2013

Nugroho. A. 2013. Analisis Kendala-Kendala dalam Penerapan SMM ISO 9001:2008 di

SMKN 3 Wonosari Kabupaten Gunungkidul. Universitas Gadjah Mada. Tesis

Ruble, R. 2003. Politics of Educational Management: A Case Study of the Christian Minority

in Kerela. Published Thesis. Mahatma Gandhi University.

15

Sallis, Edward. 2010 . Total quality Management in Education (Manajemen Mutu terpadu

Pendidikan). Penerjemah: Riyadi, Ahmad Ali. Yogyakarta: Irciso.

Sumerta N, Suhandana A, Marhaeni AAIN. 2013. “Efektivitas Penerapan Sistem Manajemen

Mutu (SMM) ISO 9001:2008 SMK Negeri 3 Sukawati”. e-Journal

Triyono. 2014. Efektivitas dan Kendala Penerapan Sistem Manajemen Mutu (ISO

9001:2008) di Perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Thesis

Wahyono. B. 2011. Pengaruh Implementasi Realisasi Produk dalam Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 terhadap Prestasi Belajar Siswa SMK Negeri 6 Surakarta Tahun Ajaran

2010/2011. Universitas Sebelas Maret Surakarta. Skripsi

Zubaidi. 2011. Evaluasi Pelaksanaan SMM ISO 9001:2000 dan SMM ISO 9001: 2008 di

SMK Rintisan Bertaraf Internasional di Kabupaten Temanggung (Studi Kasus di SMKN

1 Temanggung Periode Tahun 2006-2010). Universitas Kristen Satya Wacana. Thesis