EFEKTIVITAS DAN KENDALA IMPLEMENTASI
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
DI SMK NEGERI 3 SALATIGA
ARTIKEL JURNAL
Diajukan kepada
Program Pascasarjana Magister Manajemen Pendidikan
untuk Memperoleh Gelar Magister Pendidikan (M.Pd)
Oleh:
Marlen Angela Daik
NPM: 942013142
PROGRAM STUDI
MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2016
EFEKTIVITAS DAN KENDALA IMPLEMENTASI
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3
SALATIGA
Marlen Angela Daik
Magister Manajemen Pendidikan
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga 50711, Indonesia
Prof. Sutriyono, M.Sc., Ph.D
Magister Manajemen Pendidikan
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga 50711, Indonesia
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas serta kendala yang dihadapi sekolah dalam
implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga. Jenis penelitian ini
merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif, teknik pengumpulan data
dengan cara kuisoner, wawancara, studi dokumentasi dan observasi. Responden adalah tenaga pendidik
dan kependidikan SMK Negeri 3 Salatiga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga berdasarkan persyaratan klausul-klausul
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008/ IWA 2: 2007 yang terdiri dari sistem manajemen mutu,
tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya manusia, realisasi produk serta pengukuran,
analisis dan perbaikan telah berjalan efektif. Kendala yang terjadi antara lain kurangnya sumber daya
manusia, beban kerja, ketidaksempurnaan dalam penerapan sistem manajemen mutu (inkonsisten) serta
kurangnya pemahaman akan konsep sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
Kata Kunci: Sistem Manajemen, Mutu, ISO 9001:2008, IWA 2:2007
ABSTRACT
This study aims to analyze the effectiveness and constraints implementation of quality management
system (ISO 9001:2008) at SMK Negeri 3 Salatiga. The type of research is a descriptive study applying
a qualitative approach with the data collection techniques consist of questionnaires, interviews,
documentation studies and observation. Respondents are the teachers and the employers of SMK Negeri
3 Salatiga. The result of the study showed that the implementation of quality management system based
on the Quality Management System ISO 9001:2008/ IWA 2: 2007 which consist of education quality
management system, education management responsibility, education resource management, education
planning of product realization as well as Measurement, analysis and improvement at SMK Negeri 3
Salatiga are effective. Constraints that occur include the lack of human resources, work load,
inconsistency on the implementation and lack of understanding the concepts of quality management
system ISO 9001:2008.
Keywords: Quality, Management System, ISO 9001:2008, IWA 2: 2007
mailto:[email protected]
1
PENDAHULUAN
Pendidikan merupakan suatu hal yang penting bagi suatu bangsa. Salah satu indikator
bangsa yang maju dapat dilihat dari pendidikannya. Namun pada kenyataannya, mutu
pendidikan di Indonesia belum bisa dikatakan memuaskan. Salah satu upaya yang secepatnya
perlu dilakukan oleh pemerintah adalah dengan melakukan transformasi dan inovasi sistem
manajemen kelembagaan sekolah.
Dalam upaya peningkatan mutu pendidikan, pemerintah telah merubah manajemen
pengelolaan pendidikan dari sentralisasi menjadi desentralisasi. Pengelolaan pendidikan
secara desentralisasi yang dicanangkan oleh pemerintah adalah dengan penerapan
Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) yang ditegaskan dalam Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang SISDIKNAS, yakni pengelolaan satuan pendidikan
menengah dilaksanakan berdasarkan standar pelayanan minimal dengan prinsip manajemen
berbasis sekolah. Kebijakan pemerintah tersebut dimaksudkan untuk menciptakan
manajemen sekolah yang efektif, karena dengan manajemen sekolah yang efektif, sekolah
tersebut akan menjadi berkualitas (Usman, 2007 dalam Nugroho, 2013: 2).
Selain itu, pemerintah juga mengeluarkan permendiknas Republik Indonesia Nomor
63 tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) yang mengharuskan
terbangunnya budaya mutu pendidikan serta terpetakannya mutu pendidikan yang rinci pada
satuan pendidikan. Dengan adanya kebijakan mengenai SPMP serta MBS yang
memungkinkan sekolah untuk menentukan sendiri kebijakan peningkatan mutunya, banyak
lembaga pendidikan yang saat ini menerapkan sistem manajemen mutu yang berstandar
internasional, khususnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
Sebagai salah satu jenjang pendidikan di Indonesia, SMK merupakan salah satu
lembaga pendidikan yang berpotensi untuk mempersiapkan dan menghasilkan SDM yang
dapat terserap dalam dunia kerja. Namun faktanya dari tahun ke tahun kesempatan lulusan
SMK sebagai angkatan kerja tidak memperoleh kesempatan kerja. Hal ini dibuktikan dengan
data dari Badan Pusat Statistika tahun 2013, yakni tingkat pengangguran terbuka (TPT) untuk
pendidikan SMK menempati posisi tertinggi, yaitu sebesar 11,19 persen, disusul TPT SMA
sebesar 9,74 persen yang jika dibandingkan dengan data Agustus tahun 2012 jumlah TPT
SMK dan SMA tidak mengalami penurunan (BPS, 2013:5). Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa SMK sebagai salah satu jenjang pendidikan yang berusaha menyediakan
lulusan yang bermutu dan dapat bersaing masih perlu untuk mendapat perhatian, terutama
dalam pengelolaan SMK itu sendiri.
Salah satu upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan guna mencapai kepuasan
pelanggan di sekolah adalah dengan menerapkan SMM ISO 9001:2008. Namun, dalam
merealisasikan program ini masih ditemui hambatan-hambatan di lapangan yang terutama
berkaitan dengan masalah dana, ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses
2
belajar mengajar serta masalah-masalah yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen
sekolah (Sumerta. N, Suhandana .A, dan Marhaeni. A, 2013).
PERMASALAHAN
Salah satu Sekolah Menengah Kejuruan di Salatiga yang telah mendapatkan
pengakuan dan memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 dari auditor SAI Global sejak tahun
2010 adalah SMK Negeri 3 Salatiga yang terletak di Kelurahan Kalibening Kecamatan
Tingkir. Walaupun program tersebut dapat dilaksanakan, tetapi masih banyak hambatan-
hambatan yang perlu mendapat perhatian. Diantaranya, keterbatasan guru yang memiliki
kompetensi. Dimana, sekolah memiliki 48 guru PNS pada tahun 2013. Selain itu pula, belum
adanya evaluasi mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mengingat sekolah telah
menerapkannya sejak tahun 2010.
Diharapkan dengan dilakukannya penelitian ini akan diperoleh gambaran mengenai
efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK negeri 3 Salatiga
serta kendala-kendala apa yang dihadapi oleh sekolah dalam mengimplementasikan SMM
ISO 9001:2008.
MANAJEMEN MUTU DI LEMBAGA PENDIDIKAN
Manajemen pendidikan dapat diartikan sebagai sebuah aktivitas dalam mengelola
sekelompok orang dengan tujuan untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan secara
efisien dan efektif melalui aktivitas memadukan sumber-sumber daya pendidikan yang
meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengendalian sehingga
visi lembaga pendidikan tersebut dapat tercapai. Hal ini sejalan dengan yang diungkapkan
oleh Ruble (2010:19), “Educational management can be looked at as the process …… It is
the process that aims at maintaining the educational institutions and making them function
effectively and efficiently.
Selanjutnya, manajemen mutu merupakan gabungan dari keseluruhan fungsi
manajemen yang dibangun berdasarkan konsep kualitas yang berorientasi pada upaya
peningkatan mutu guna memuaskan pelanggan.
Karakteristik manajemen mutu menurut Gasperz (2006, dalam Zubaidi, 2011:15),
yaitu komitmen total pada peningkatan nilai secara kontinyu terhadap customer, investor dan
tenaga (staf), lembaga memahami dorongan pasar yang mengartikan mutu bukan atas dasar
kepentingan organisasi tetapi kepentingan customer, dan berkomitmen untuk memimpin
orang dengan perbaikan dan komunikasi terus menerus.
Lebih lanjut, Gasperz (2006 dalam Zubaidi, 2011:15) menjelaskan bahwa prinsip dan
pokok dalam Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut: (1) kepuasan pelanggan
dimana mutu tidak hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi
kualitas itu ditentukan oleh customer (pelanggan internal maupun eksternal), (2) respek
terhadap setiap orang, (3) manajemen berdasarkan fakta yang dapat diartikan bahwa setiap
3
keputusan organisasi harus didasarkan pada data, bukan pada perasaan (feeling), (4)
perbaikan berkesinambungan sebagai sebuah hal yang penting bagi setiap lembaga.
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
Sistem Manajemen Mutu ISO merupakan standar yang digunakan untuk mengakses
kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai.
Menurut Sallis (2010 :121) ada banyak keuntungan yang bisa diraih oleh institusi dari status
ISO terutama lembaga-lembaga tersebut akan mengupayakan disiplin untuk menspesifikasi
dan mendokumentasikan sistem mutu mereka dengan mendapatkan akreditasi dari pihak
ketiga. Selain itu, manfaat ISO menurut Setiawan, (2009, dalam Wahyono, 2011: 37)
diantaranya yakni : 1) meningkatkan kepercayaan pelanggan, 2) jaminan kualitas produk dan
proses, 3). meningkatkan produktivitas perusahaan & “market gain”, 4) meningkatkan
motivasi, moral & kinerja karyawan, 5). Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan, 6)
meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok, 7) meningkatkan cost
efficiency & keamanan produk, 8) meningkatkan komunikasi internal, 9) meningkatkan
image positif perusahaan,10) sistem terdokumentasi, 11) media untuk pelatihan dan
pendidikan.
Dalam ISO, terdapat delapan prinsip dan beberapa persyaratan klausul-klausul yang
harus dilaksanakan oleh organisasi dalam upayanya dalam melakukan perbaikan secara
berkesinambungan. Prinsip-prinsip manajemen mutu ini terdiri dari: (1) fokus pada
pelanggan (Customer focus), (2) kepemimpinan, (3) pelibatan karyawan, (4) pendekatan
proses, (5) pendekatan sistem pada manajemen, (6) perbaikan berkesinambungan, dan (7)
pendekatan fakta untuk membuat keputusan, serta (8) hubungan pemasok yang saling
menguntungkan (Point Development International, 2008).
Selanjutnya, klausul-klausul yang harus diperhatikan dalam implementasi SMM ISO
9001:2008 menurut BSN (dalam Artha, P.G.B dkk: 2013:3) adalah sebagai berikut:
a. Klausul 1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup ISO 9001: 2008 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini
persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan
melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk meningkatkan
terus-menerus kualitas dan jaminan kesesuaian pelayanan yang diberikan.
b. Klausul 2. Referensi Normatif
Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2008.
c.Klausul 3. Istilah dan Definisi
Klausul ini menyatakan istilah dan definisi-definisi yang diberikan dalam ISO
9000:2008 (Quality Management System Fundamental and Vocabulary).
d. Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu
4
Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus
(continual improvement). [Dimana], manajemen organisasi harus menetapkan langkah-
langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
Identifikasi dan pengelolaan proses juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan
yang sesuai telah terpenuhi. Persyaratan dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan
dokumen-dokumen dalam ISO 9001:2008, didefinisikan sebagai informasi dan medium
pendukungnya. Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: (a) persyaratan
tertulis tentang kebijakan kualitas dan tujuan kualitas, (b) manual kualitas, (c) prosedur-
prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008, (d) dokumen-
dokumen termasuk catatan-catatan yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektifitas
perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses di luar organisasi.
e. Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen
Klausul ini menekankan pada komitmen dari manajemen puncak menuju perkembangan
dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Klausul ini juga memaksa
keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, menetapkan
kebijakan untuk mutu, menetapkan tujuan-tujuan mutu, perencanaan sistem manajemen
mutu, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, mengangkat secara formal
seorang yang mewakili manajemen dan menjamin proses komunikasi internal yang
tepat, serta harus melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu.
f. Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Manusia
Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan
sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat, personel yang bertanggung jawab dalam
melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta
memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan,
keterampilan dan pengalaman.
g. Klausul 7. Realisasi Produk
Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk
berada di bawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk.
h. Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Menurut klausul ini organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan
proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar
menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu dan
meningkatkan terus-menerus efektifitas dari sistem manajemen mutu.
Prinsip-prinsip manajemen mutu diatas, terintegrasi dengan klausul-klausul SMM ISO
9001: 2008, dimana antara prinsip yang satu dengan prinsip yang lain dan antara klausul yang
satu dengan klausul yang lain diterapkan saling berhubungan. Artinya, dijalankan secara
simultan guna perbaikan kinerja organisasi, dalam usaha mencapai sasaran atau tujuan
organisasi sehingga dapat memenuhi customer satisfaction.
5
SMM ISO pada mulanya diciptakan dan digunakan dalam dunia industri sehingga
persyaratan dan konsep-konsep yang mendasar dalam sistem manjemen mutu ISO 9001:2008
harus diterjemahkan agar sesuai dengan bidang pendidikan sehingga diterbitkanlah IWA 2
sebagai pedoman dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di bidang pendidikan. IWA 2
adalah panduan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 bagi lembaga pendidikan
dan bukanlah sebagai suatu persyaratan sebagaimana ISO 9001:2008.
Keberhasilan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO ini tergantung pada semua
orang dalam organisasi tersebut (Triyono, 2014:11). Namun sebaliknya, sekolah akan
mengalami kendala dalam mengimplementasikannya manakala tidak sesuai persyaratan-
persyaratan yang telah ditentukan dalam SMM ISO 9001:2008 dan kurangnya infrastruktur
yang mendukung serta faktor-faktor lainnya.
EFEKTIVITAS PENERAPAN PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO
9001:2008 DI LEMBAGA PENDIDIKAN
Efektivitas merupakan suatu ukuran yang menunjukkan seberapa jauh sasaran atau
target program yang telah ditetapkan dapat tercapai. Berkaitan dengan efektivitas dalam
program pendidikan pendidikan, efektivitas dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan
sasaran yang menunjukkan sejauhmana sasaran program yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 di lembaga pendidikan, semakin efektif
dan konsistennya sekolah dalam menerapkan dan melaksanakan klausul-klausul SMM ISO
9001:2008 maka akan berdampak pada pecapaian atau pemenuhan kepuasan pelanggan.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengang menggunakan pendekatan
kualitattif, dengan pengumpulan data memakai cara purposive random sampling dan
analisisnya dilakukan dengan mix method dengan metode yang lebih dominan adalah metode
kuantitatif dan metode kualitatif sebagai metode pelengkap.
Penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari
kuisioner, wawancara, studi dokumen dan obervasi. Kuisioner disebarkan kepada 50
responden tenaga pendidik dan kependidikan sebagai sampel dari keseluruhan total populasi
sekolah yang terdiri dari 1322 siswa, 89 tenaga pengajar dan 20 tenaga kependidikan.
Kuisioner yang disediakan berisi pernyataan-pernyataan berdasarkan klausul-klausul yang
terdapat dalam ISO 9001:2008/ IWA 2/2007 diantaranya yaitu: sistem manajemen mutu,
tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi pelayanan, serta pengukuran,
analisis, dan perbaikan.
Selanjutnya wawancara secara mendalam dilakukan terhadap Kepala Sekolah SMKN
3 Salatiga, Wakil kepala sekolah, dan WMM sebagai informan kunci. Wawancara terhadap
para informan menggunakan garis-garis besar pertanyaan yang meliputi implementasi
klausul-klausul dan kendala-kendala dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. Kemudian
6
untuk studi dokumentasi meliputi Buku pedoman penyelenggaraan Sekolah Menengah
Kejuruan, Dokumen WMM SMM ISO, Manual Prosedur SMM ISO, data guru, data
karyawan/ TU, data inventaris sarana dan prasarana sekolah, serta data terserapnya lulusan di
dunia kerja atau dunia industri (DI/DU). Sedangkan untuk observasi, peneliti menyiapkan
daftar pertanyaan atau kisi-kisi tentang unsur-unsur yang memuat faktor-faktor yang
diobservasi beserta kategori masalahnya.
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Dari hasil 50 isian kuisioner implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di
SMKN 3 Salatiga, secara keseluruhan diperoleh hasil sebagai berikut:
1. Efektivitas Implementasi Klausul Sistem Manajemen Mutu
Pertanyaan kuisioner yang diberikan kepada para responden untuk klausul ini
mencakup beberapa pernyataan terkait dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK
Negeri 3 Salatiga. Pertanyaan-pertanyaan tersebut diantaranya:
1. Proses belajar mengajar digunakan untuk menentukan, mengkaji ulang dan
meningkatkan kepandaian peserta didik.
2. Kegiatan belajar mengajar memberi kemampuan peserta didik agar mencapai kinerja
yang tinggi/optimal.
3. Terdapat adanya asesmen untuk memverifikasi pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan peserta didik.
4. Keselarasan antara UU, peraturan, standar dan kurikulum, KBM, ujian dan
perencanaan.
5. Pengukuran motivasi peserta didik agar memenuhi persyaratan.
6. Dukungan pembelajaran yang terbukti efektif untuk setiap peserta didik.
7. Pemantauan yang sistematis terhadap segala bentuk proses belajar mengajar yang
berkaitan dengan kepandaian peserta didik.
8. Efektivitas pemanfaatan fasilitas dan sumber daya yang terdapat di dalam kelas.
9. Validasi kurikulum untuk memenuhi persyaratan pendidikan.
7
Tabel 1 Sistem Manajemen Mutu
Kode Pernyataan Skala Bobot
) Xi SD
1 2 3 4 5
1 0 0 3 35 1 209 4.18 0.55
2 0 1 9 29 1 200 4.00 0.70
3 0 1 6 35 8 200 4.00 0.61
4 0 0 10 34 6 196 3.92 0.57
5 0 0 10 32 8 198 3.96 0.60
6 0 0 6 36 8 202 4.04 0.53
7 0 1 5 37 7 200 4.00 0.59
8 0 1 4 42 3 197 3.94 0.47
9 0 1 8 38 3 193 3.86 0.53
199.44 3.99 0.57 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa efektivitas penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam sistem manajemen mutu berada dalam kategori
efektif (3,40 - 4,19) dengan diperolehnya rata-rata 3,99 dan standar devisiasi 0,57. Pada
kondisi ini terlihat bahwa sekolah telah berupaya untuk memelihara dan menerapkan sistem
manajemen mutu sekolah dan secara berkelanjutan meningkatkan efektivitasnya sesuai
dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2008.
2. Efektivitas Implementasi Klausul Tanggung Jawab Manajemen
Didalam pertanyaan kuisioner yang diberikan kepada para responden, klausul
tanggung jawab manajemen ini mencakup beberapa pernyataan berkaitan dengan proses
penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga, yaitu sebagai berikut:
1. Terdapat pemilihan dan penggunaan informasi untuk mendukung sistem manajemen.
2. Menggunakan data yang cepat dan efektif dalam meningkatkan proses belajar
mengajar.
3. Terdapatnya suatu kriteria dan metode untuk membandingkan data dalam
meningkatkan proses.
4. Menganalisis data dari luar sekolah.
5. Integrasi informasi dari seluruh bagian sekolah.
6. Menuangkan hasil temuan kaji ulang manajemen pada efektivitas sistem manajemen.
7. Mendokumentasikan perubahan yang efektif, yang telah dibuat untuk sistem
manajemen institusi pendidikan.
8. Bukti perubahan sistem manajemen telah meningkatkan hasil
8
Tabel 2 Tanggung Jawab Manajemen
Kode
Pernyataan
Skala Bobot
)
Xi SD 1 2 3 4 5
1 0 1 11 35 3 190 3.8 0.57
2 0 2 8 36 4 192 3.84 0.62
3 0 0 5 40 5 200 4 0.45
4 0 1 4 40 5 199 3.98 0.51
5 0 2 2 44 2 196 3.92 0.49
6 0 2 9 37 2 189 3.78 0.58
7 0 1 10 38 1 189 3.78 0.51
8 0 0 3 46 1 198 3.96 0.25
194.13 3.88 0.50 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, maka dapat disimpulkan efektivitas penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 khususnya dalam klausul tanggung jawab manajemen
dapat dikategorikan efektif (3,88) dengan standar defiasi 0,50. Hal ini mengindikasikan
bahwa sekolah menekankan pada komitmen dan memaksa keterlibatan manajemen puncak
berkaitan dengan upaya pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, perencanaan
manajemen, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, menjamin proses
komunikasi internal yang tepat serta melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu.
3. Efektivitas Implemetasi Klausul Manajemen Sumber Manusia
Dalam penerapan klausul manajemen sumber manusia, peneliti menetapkan beberapa
pernyataan yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3
salatiga, yaitu sebagai berikut:
1. Proses administrasi yang efektif untuk proses pembelajaran peserta didik.
2. Desain kurikulum yang sesuai untuk setiap peserta didik.
3. Layanan pendukung untuk memberi kesempatan peserta didik dalam memenuhi
kebutuhan dalam pembelajaran.
4. Proses belajar mengajar dimonitor setiap hari.
5. Penilaian atas setiap proses belajar mengajar yang ada, dan menerapkan perubahan
saat diperlukan.
6. Proses belajar mengajar untuk meningkatkan kepandaian dan kemampuan peserta
didik.
7. Mengurangi kegiatan yang tidak bermanfaat.
9
Tabel 3 Manajemen Sumber Daya Manusia
Kode
Pernyataan
Skala Bobot
)
Xi SD 1 2 3 4 5
1 0 1 6 41 2 194 3.88 0.48
2 0 0 8 34 8 200 4.00 0.53
3 0 0 7 35 8 201 4.02 0.62
4 0 2 7 35 6 195 3.90 0.65
5 0 1 4 43 2 196 3.92 0.44
6 0 1 7 40 2 193 3.86 0.50
7 0 1 5 42 3 200 4.00 0.49
196.13 3.94 0.53 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan pendapat para responden pada tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa
dalam upaya penerapan klausul manajemen sumber daya manusia SMK Negeri 3 Salatiga
telah memastikan bahwa sumber dayanya telah terpenuhi dan fungsi dari manajemen yang
dijalankan telah efektif dalam rangka penyelenggaraan pendidikan yang efektif. Hal ini
dibuktikan dengan hasil analisa data untuk klausul ini yakni nilai rata-rata 3,94 dengan
standar deviasi 0,53. Walaupun hal ini tidak sejalan dengan hasil wawancara dengan Wakil
Manajemen Mutu, yakni sekolah masih kekurangan tenaga guru dan tidak semuanya
ditempatkan sesuai dengan bidangnya masing-masing.
4. Efektivitas Implementasi Klausul Realisasi Produk
Dalam klausul realisasi produk ini, ditetapkan 14 item pernyataan yang terkait dengan
proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga, yaitu sebagai berikut:
1. Bukti adanya peningkatan kinerja secara substansial dan berkelanjutan.
2. Peningkatan secara small-steps yang telah dibuat di dalam proses belajar mengajar
yang sudah ada.
3. Peningkatan proses belajar mengajar yang sedang berlangsung selaras dengan
persyaratan pembelajaran.
4. Sumber daya dan perencanaan selaras dengan peningkatan pembelajaran peserta
didiknya.
5. Target kinerja yang terukur untuk proses pembelajaran.
6. Tugas dan pekerjaan para guru serta tenaga kependidikan mendukung sistem
manajemen mutu yang diterapkan sekolah.
7. Persyaratan yang telah ditetapkan mengenai keterampilan dan kinerja yang diperlukan
bagi para guru dan tenaga kependidikan.
8. Pemahaman para guru dan tenaga kependidikan yang telah diverifikasi tentang
tanggungjawab yang dibebankan.
10
9. Pemahaman orang tua yang telah diverifikasi tentang harapan mengenai pendidikan
yang diterima oleh anak mereka di sekolah.
10. Kepemimpinan yang menselaraskan prioritas sistem dengan setiap persyaratan peserta
didik.
11. Tujuan pendidikan ditetapkan untuk kesempatan dimasa mendatang dalam
mempertahankan lingkungan pembelajaran yang baik
12. Tanggungjawab dan akuntabilitas pengambilan keputusan yang telah ditetapkan.
13. Rekaman/arsip hasil kinerja mendokumentasikan efektivitas kepemimpinan.
14. Kemampuan pemimpin dalam mengembangkan para tenaga pendidik dan
kependidikan di sekolah.
Tabel 4 Realisasi Produk
Kode Pernyataan Skala Bobot
) Xi SD
1 2 3 4 5
1 0 1 15 34 0 183 3.66 0.52
2 0 0 4 43 3 184 3.68 0.38
3 1 0 9 38 2 180 3.60 0.61
4 1 1 2 45 1 189 3.78 0.56
5 0 2 16 30 2 172 3.44 0.63
6 1 0 7 38 4 174 3.48 0.63
7 0 1 0 46 3 186 3.72 0.38
8 0 2 7 33 4 157 3.14 0.61
9 1 0 5 41 3 180 3.60 0.58
10 1 0 1 43 5 176 3.52 0.55
11 0 1 2 45 2 188 3.76 0.40
12 0 1 1 43 5 177 3.54 0.45
13 0 0 5 45 0 195 3.90 0.30
14 0 0 5 38 7 167 3.34 0.49
178.47 3.57 0.51 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, hasil kuisioner para responden mendapatkan nilai total rata-
rata 3,57 dengan standar deviasi 0,51. Dengan demikian dapat diketahui bahwa dalam
penerapan klausul ini, sekolah mampu dan menjamin bahwa proses realisasi produk berada
dibawah pengendalian sehingga telah memenuhi persyaratan produk. Dimana, sekolah telah
merencanakan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam menyelengarakan pendidikan,
termasuk dalam penyusunan dan pengembangan metode belajar mengajar, desain,
pengembangan dan pembaharuan kalender akademik serta kurikulum yang digunakan.
5. Efektivitas Implementasi Klausul Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas penerapan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga khususnya dalam klausul ini, peneliti telah menetapkan
beberapa pernyataan diantaranya:
1. Pengukuran persepsi masyarakat tentang sekolah yang memuaskan.
11
2. Meningkatnya kepuasan masyarakat dengan efektivitas sekolah.
3. Tindakan perbaikan yang efektif dalam menanggapi keluhan masyarakat.
4. Perencanaan tindakan berdasarkan pada kebutuhan masyarakat.
5. Hubungan yang efektif dengan Dinas Pendidikan atau institusi lain yang terkait
dengan pembelajaran.
6. Kenaikan tingkat yang efektif bagi peserta didiknya.
7. Ujian Tengah Semester yang efektif bagi peserta didiknya.
8. Ujian Akhir Semester yang efektif bagi peserta didiknya.
Tabel 5 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
Kode Pernyataan Skala Bobot
) Xi SD
1 2 3 4 5
1 0 1 3 43 3 198 3.96 0.45
2 0 1 4 43 2 196 3.92 0.44
3 0 1 10 38 1 189 3.78 0.51
4 0 1 2 45 2 198 3.96 0.40
5 0 3 6 41 0 188 3.76 0.56
6 0 1 4 41 4 198 3.96 0.49
7 0 1 7 39 3 194 3.88 0.52
8 0 1 6 40 3 195 3.90 0.51
194.50 3.89 0.48 (Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, maka dapat disimpulkan bahwa SMK Negeri 3 Salatiga
telah efektif dalam upaya penerapan klausul ini. Hal ini dibuktikan dengan hasil kuisioner
yakni 3,89 untuk nilai rata-rata dengan standar deviasinya yaitu 0,48. Dengan demikian, hal
ini mengindikasikan bahwa SMKN 3 Salatiga telah memantau informasi yang berkaitan
dengan persepsi pelanggan, menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses
pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin
kesesuaian produk dan meningkatkan efektivitas SMM secara terus menerus.
KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 DI SMK
NEGERI 3 SALATIGA
Meskipun berbagai upaya telah dilakukan oleh SMK Negeri 3 Salatiga, namun masih
terdapat kendala-kendala dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. Kendala-kendala yang
diperoleh dari wawancara dapat dilihat dalam tabel berikut:
12
Tabel 6 Kendala Penerapan SMM ISO 9001:2008 di SMK 3 Salatiga
No Faktor Penghambat Keterangan
1 Sumber daya manusia 1.Kurangnya tenaga admisnistrasi yang
menangani dokumen-dokumen ISO
2. Jumlah tenaga guru PNS yang masih kurang
serta tidak semuanya ditempatkan sesuai
dengan kompetensi dan kapasitasnya.
2 Beban kerja Karena waktu guru yang relatif banyak
digunakan didalam kelas, sehingga tidak sempat
mengerjakan dokumen-dokumen ISO.
3 Ketidaksempurnaan dalam
penerapan sistem manajemen mutu
(Inkonsisten)
Berdasarkan hasil temuan audit, masih terdapat
kesalahan minor
4 Pemahaman akan konsep SMM ISO
9001:2008
Eksistensi SMM belum dipahami semua warga
sekolah. (Sumber: Hasil wawancara dan observasi, Maret 2016)
a. Kurangnya Sumber Daya Manusia
Kurangnya sumber daya manusia di SMKN 3 Salatiga ditunjukkan dengan belum
maksimalnya masing-masing personal yang menangani ISO dalam menjalankan tugasnya
yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh karena kurangnya tenaga administrasi yang
menangani dokumen-dokumen ISO serta jumlah tenaga guru terutama tenaga guru PNS yang
masih kurang serta tidak semuanya ditempatkan sesuai dengan kompetensi dan kapasitasnya.
Hasil wawancara dengan Wakil Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Salatiga: “… tenaga kami juga kurang karena sebetulnya tenaga guru PNS kami baru 48
orang, kalo jumlah guru kita hampir 78 tetapi hanya 48 saja yang PNS itu pun
tidak semuanya per bidangnya masing-masing”. (Hasil wawancara, Maret
2016)
b. Beban Kerja
Masih terdapat beberapa anggapan bahwa penerapan ISO hanya menambah beban
kerja guru sehingga berdampak pada terlambatnya jadwal kegiatan sekolah terkait dengan
pelaksanaan SMM ISO, seperti contohnya audit internal yang dilaksanakan tidak sesuai
dengan jadwal yang telah ditentukan. Hasil wawancara yang dilakukan dengan Wakil
Manajemen Mutu sekolah adalah, “…Karena waktu guru yang relatif banyak digunakan di dalam kelas, sehingga
tidak sempat mengerjakan dokumen-dokumen ISO. Belum maksimalnya
masing-masing personal yang menangani ISO dalam menjalankan tugasnya
yang telah ditetapkan” (Hasil wawancara, Maret 2016)
13
c. Ketidaksempurnaan dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Inkonsisten)
Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem mengarah pada ketidakpuasan pelanggan,
salah satu contoh ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO di SMK Negeri 3 Salatiga,
terlihat dari hasil wawancara dengan salah satu manajemen puncak sekolah, yakni: “….dari hasil audit, ……dari 4 kriteria ini biasanya kita temui yang minor,
kesalahan minor itu ya yang setiap audit mungkin ada ya kesalahan minor,
karna mungkin ya, inkonsist, bukan inkonsist. apa ya, maksudnya belum
maksimal dalam menjalankan sebuah sistem kerja. Tetapi yang mayor, kita
belum pernah, kesalahan mayor itu belum ada.” (Hasil wawancara, Maret
2016)
Ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO 9001:2008 ini juga didukung dengan hasil
wawancara dengan kepala sekolah, yakni: “..Penerapan atau penggunaan SMM ISO ini bertujuan untuk salah satunya
mengatur kendali dokumentasi yang mana terdapat banyak format-format
pengarsipan dokumen sehingga dalam pengarsipan dokumen terkadang butuh
waktu, konsistensi, teliti dan telaten. Hal ini juga disebabkan mungkin oleh
habbit setiap karyawan sehingga dalam merubah habbit tersebutlah yang masih
menjadi kendala” (Hasil wawancara, Maret 2016)
d. Kurangnya Pemahaman akan Konsep SMM ISO 9001:2008
Kurangnya pengetahuan tentang konsep dan eksistensi sistem manajemen ISO 9001:2008
akan mempersulit staf sekolah dalam menerima dan menerapkan SMM, sehingga arah dan
tujuan penerapan SMM menjadi tidak efektif. Hasil wawancara dengan Kepala Sekolah SMK
Negeri 3 Salatiga mengenai kurangnya pemahaman tentang konsep SMM adalah: “Konsep SMM belum dipahami sepenuhnya oleh semua warga sekolah, hal ini
disebabkan oleh karena beberapa faktor, antara lain kurangnya sosialisasi,
belum tersedianya sarana untuk berbagi pengetahuan, selain itu ada juga
pendapat yang menganggap bahwa penerapan SMM ISO menambah pekerjaan,
karena setiap kegiatan harus didokumentasikan” (Hasil wawancara, Maret
2016)
Pernyataan tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh wakil kepala sekolah
bidang Humas, yakni: “….. Hanya masalah teknis-masalah.. Contohnya, Kalo di tempat kita ya
istilahnya itu hanya masalah mungkin apa karna perubahan kurikulum juga,
dan pemahaman guru tentang kurikulum juga bervariasi, nah itu juga menjadi
celah tersendiri bagi kita semua untuk bisa,, istilahnya punya suatu
keseragaman begitu. Nah itu kan kalo tidak seragam kan juga.. Iya, menjadi
hambatan, masalah.” (Hasil wawancara, Maret 2016)
14
PENUTUP
a. Kesimpulan
Berdasarkan hasil data penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Berdasarkan lima persyaratan klausul SMM ISO 9001:2008/IWA2:2007 yang menjadi
indikator dalam penelitian ini, SMK Negeri 3 Salatiga telah menunjukkan hasil yang
efektif dalam implementasi SMM ISO 9001:2008.
2. Kendala-kendala yang dihadapi oleh SMKN 3 Salatiga dalam implementasi SMM ISO
9001:2008 yakni kurangnya sumber daya manusia dan beban kerja guru dalam
pelaksanaan penerapan SMM sehingga mengakibatkan keterlambatan sehubungan dengan
pendokumentasian. Selain itu, terdapat ketidaksempurnaan dalam penerapan sistem
manajemen mutu (inkonsistensi), dan kurangnya pemahaman akan konsep SMM ISO
90001:2008.
b. Rekomendasi
1. Sekolah dapat lebih meningkat efektivitas penerapan sistem manajemen dengan
memperhatikan kendala-kendala yang ada diantaranya dengan menyediakan tenaga
adiministrasi yang khusus mendokumentasikan dokumen-dokumen ISO 9001:2008 serta
mengadakan sosialisasi-sosialisasi atau pelatihan terhadap warga sekolah terkait dengan
SMM ISO 9001:2008.
2. Diharapkan setiap guru serta tenaga kependidikan dapat meningkatkan kembali rasa
kepedulian terhadap pentingnya melaksanakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO
9001:2008 serta dapat meningkatkan rasa ingin tahu terhadap SMM ISO 9001:2008.
3. Pihak Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Salatiga agar dapat mengadakan sosialisasi kepada
guru ataupun warga sekolah yang belum mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 mengingat masih terdapat warga sekolah yang belum memahami SMM ISO
9001:2008 dengan baik. Sehingga kedepannya sekolah dapat lebih merealisasikan
administrasi sekolah yang lebih efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Artha, P.G. B, dkk. 2013. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 pada
Proyek Alaya Resort Ubud. Jurnal Ilmiah Elektronik Infrastruktur Teknik Sipil, Volume
2, No. 1, Pebruari 2013.
Badan Pusat Statistik. 2013. “Berita Resmi Statistik”. No. 78/11/Th. XVI, 6 November 2013
Nugroho. A. 2013. Analisis Kendala-Kendala dalam Penerapan SMM ISO 9001:2008 di
SMKN 3 Wonosari Kabupaten Gunungkidul. Universitas Gadjah Mada. Tesis
Ruble, R. 2003. Politics of Educational Management: A Case Study of the Christian Minority
in Kerela. Published Thesis. Mahatma Gandhi University.
15
Sallis, Edward. 2010 . Total quality Management in Education (Manajemen Mutu terpadu
Pendidikan). Penerjemah: Riyadi, Ahmad Ali. Yogyakarta: Irciso.
Sumerta N, Suhandana A, Marhaeni AAIN. 2013. “Efektivitas Penerapan Sistem Manajemen
Mutu (SMM) ISO 9001:2008 SMK Negeri 3 Sukawati”. e-Journal
Triyono. 2014. Efektivitas dan Kendala Penerapan Sistem Manajemen Mutu (ISO
9001:2008) di Perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Thesis
Wahyono. B. 2011. Pengaruh Implementasi Realisasi Produk dalam Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008 terhadap Prestasi Belajar Siswa SMK Negeri 6 Surakarta Tahun Ajaran
2010/2011. Universitas Sebelas Maret Surakarta. Skripsi
Zubaidi. 2011. Evaluasi Pelaksanaan SMM ISO 9001:2000 dan SMM ISO 9001: 2008 di
SMK Rintisan Bertaraf Internasional di Kabupaten Temanggung (Studi Kasus di SMKN
1 Temanggung Periode Tahun 2006-2010). Universitas Kristen Satya Wacana. Thesis