PEDOMAN PENERAPAN ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 spm.unpas.ac.id/wp-content/uploads/2018/11/7.-Klausul-7.5... ·…

  • Published on
    03-Mar-2019

  • View
    231

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

1 dari 20

PEDOMAN

PENERAPAN ISO 9001:2015

KLAUSUL 7.5

PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengesahan

Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

Dr. H. Jaja Suteja, SE., M.Si H. Rasman Sonjaya, S.Sos. M.Si. Prof. Dr. Ir. H. Eddy Jusuf Sp., M.Si, M.Kom

Wakil Rektor I Ketua SPI Rektor

Dokumen Sistem Mutu ini milik UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG dan TIDAK DIPERBOLEHKAN

dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Ketua Satuan Penjaminan Mutu

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

2 dari 20

7.5 PENGENDALIAN DOKUMEN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Tujuan Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan,

pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali.

Titik Kritis dari pengendalian dokumen adalah revisi versi.

1.2. Ruang Lingkup 1.2.1 Berlaku terhadap seluruh dokumen sistem mutu yang ada serta digunakan oleh

Universitas Pasundan Bandung.

1.2.2 Proses yang dikelolal meliputi : a) Penyimpanan Dokumen Mutu yang Baru b) Pencatatan Dokumen Kadaluwarsa c) Pencatatan Revisi Dokumen Mutu (Yang Lama Kadaluwarsa dan

Diganti dengan yang baru).

d) Pendistribusian Dokumen Baru/Revisi kepada unit kerja terkait e) Pengaksesan Dokumen Mutu yang Terkendali oleh unit kerja.

1.3. Referensi - ISO 9001:2015 Klausul 7.5 - Manual Mutu Universitas Pasundan Bandung

1.4. Definisi. - Dokumen Internal : Segala dokumen terkait SPMI yang diterbitkan dari internal

Universitas Pasundan.

- Dokumen Eksternal : Segala dokumen dari luar Universitas Pasundan yang dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau dalam

melaksanakan proses bisnis.

- Dokumen Induk : Segala dokumen sistem mutu yang diterbitkan dari Universitas Pasundan dan dipakai dalam melaksanakan pekerjaan.

- Dokumen Terkendali : Segala salinan dokumen induk yang distribusinya dikendalikan oleh Sekretariat SPM; artinya dokumen tersebut harus update jika ada

perubahan / revisi.

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

3 dari 20

- Dokumen Tak Terkendali : Segala salinan dokumen induk yang distribusinya tidak dikendalikan oleh Sekretariat SPM; artinya jika ada perubahan / revisi atas dokumen tersebut, Sekretariat SPM tidak mengeluarkan salinan terbaru.

- Dokumen Kadaluarsa : Segala dokumen yang pernah diterbitkan dan kemudian tidak dipakai lagi dalam melaksanakan pekerjaan.

- Aplikasi Monev SPI : adalah perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk pelaksanaan SPMI di UNPAS.

1.5. Penanggung Jawab 1.5.1 Ketua lembaga/Unit Kerja bertanggung jawab dalam :

a) Mengakses dokumen internal selalu dari aplikasi Monev SPI b) Mensosialisasikan perubahan dokumen internal kepada staf akademik maupun non

akademik terkait perubahan dokumen internal yang berdampak pada pelaksanaan

proses bisnis.

1.5.2 Sekretariat SPM bertanggung jawab dalam : a. Menyimpan & mendistribusikan dokumen induk internal yang baru.

i. Dokumen master soft copy ii. Dokumen master hard copy

iii. Dokumen yang didistribusikan secara hard copy iv. Dokumen yang didistribusikan secara soft copy

b. Menarik dokumen internal yang kadaluarsa c. Menyimpan & mengendalikan dokumen eksternal

1.6. Ketentuan Umum 1. Pengelolaan dokumen mutu dilakukan secara fisik (hard copy) dan soft

copy. Dokumen fisik adalah tidak terkendali sedangkan soft copy

merupakan dokumen terkendali setiap saat.

2. Dokumen fisik akan diperbarui edisinya dan didisgtribusikan kembali setiap 5 tahun sekali sedangkan dokumen dalam bentuk soft copy

didistribusikan secara online melalui aplikasi Monev SPI dan diupdate

secara real time.

3. Identitas kendali dokumen tertera pada watermark dari dokumen tersebut. Ada dua jenis watermark :

a. Untuk dokumen yang masih aktif : dokumen online ini terkendali, namun versi cetaknya kategori tidak terkendali

b. Untuk dokumen yang kadaluwarsa : dokumen online ini sudah kadaluwarsa.

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

4 dari 20

4. Dokumen Sistem Mutu yang diterapkan adalah sebagai berikut : a. Kebijakan Mutu b. Sasaran Mutu c. Rencana Mutu d. Manual Mutu e. Prosedur Mutu f. Instruksi Kerja g. Dokumen pendukung yang terdiri dari: Formulir, Lembar kerja, dokumen

eksternal dan arsip

5. Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan di atas, dikenal pula beberapa dokumen formal yang berlaku & diterapkan di Universitas Pasundan

sebagai acuan pelaksanaan proses akademik, beberapa dokumen tersebut antara

lain :

a. Statuta b. Visi dan Misi c. Rencana Strategis d. Kebijakan Akademik e. Standar Akademik

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

5 dari 20

BAB II

PROSEDUR PENGENDALIAN RECORD CATATAN MUTU

2.1. Prosedur Pengendalian dan Distribusi Dokumen Softcopy Baru

Penyiapan

Dokumen Softcopy

1. Setelah sebuah dokumen mutu secara substansi disetujui dan disahkan, maka Sekretariat SPM membuat dokumen mutu

dengan watermark Aktif, Terkendali ketika didownload dan

tidak terkendali ketika dicetak dalam bentuk Word dan Pdf.

Pengelolaan

Master Soft copy

Dokumen Mutu

Internal

2. Sekretariat SPM menyimpan softcopy dokumen mutu dalam bentuk Word dan Pdf pada hard disk dan selalu mengupdate

penyimpanan tersebut setiap ada perubahan dokumen mutu pada

aplikasi monev.

Entry Dokumen

Baru ke Aplikasi

Monev SPI

3. Sekretariat SPM mengentry identitas dari dokumen mutu yang baru ke dalam aplikasi Monev. Selanjutnya file PDF dari

dokumen mutu tersebut di upload dan diatur distribusi hak

aksesnya ke unit kerja terkait.

Sosialisai dokumen

baru kepada unit

kerja terkait

melalui surat

4. Sekretariat SPM membuat surat fisik kepada unit kerja terkait tentang dokumen mutu yang baru tersebut dengan melampirkan

identitas dokumen yang baru dalam surat tersebut. Selanjutnya

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

6 dari 20

2.2. Alur Proses Pendistribusian Dokumen FISIK (TIDAK TERKENDALI)

Penggandaan Fisik

Dokumen Master

dan Cap

Terkendali

1. Dokumen Sistem Mutu yang akan didistribusikan secara fisik adalah Dokumen Master yang di gandakan, diberi stempel

TIDAK TERKENDALI dan nomor distribusi pada lembar

pengesahannya.

Distribusi

Dokumen Fisik

2. Dokumen sistem mutu didistribusikan oleh Sekretariat SPM pada Lembaga yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut sesuai

dengan Matriks Distribusi Dokumen.

Serah Terima

Dokumen dengan

Form Distribusi

3. Pendistribusian dokumen fisik sistem mutu dilakukan dengan menggunakan form Distribusi Dokumen sebagai bukti

penerimaan atau penarikan dokumen.

Distribusi

Dokumen

Eksternal

4. Untuk dokumen eksternal yang berupa Peraturan atau Perundang-undangan, didistribusikan dalam status TIDAK

TERKENDALI dan tidak perlu ditarik kembali jika ada

peraturan baru yang terbit.

2.3. Alur Proses Revisi Dokumen

Usulan Perubahan

Dokumen

1. Setiap karyawan boleh mengajukan usulan perubahan Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Dokumen lain dengan tujuan untuk

meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

7 dari 20

Koordinasi dengan

bagian lain

2. Usulan perubahan Prosedur Mutu yang mempengaruhi bagian lain harus dikoordinasikan dengan bagian-bagian yang terkait dengan dokumen tersebut.

Peninjauan Usulan

Perubahan

Doku

Recommended

View more >