Dokumenthanteringsplan 2017 - kalmar.se · : IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar

Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare

Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning

Cecilia Frid 2016-11-25 SN 2016/0013.01.02 0480-450000

Socialnämnden

Dokumenthanteringsplan 2017

Förslag till beslut

Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2017 enligt bilaga.

Bakgrund

Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social-nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk-samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteman på kommunarkivet. Cecilia Frid Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan socialnämnden

SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01

1

Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan

Innehåll Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan ................................................................................................................................................................................................. 1

Läsanvisning........................................................................................................................................................................................................................................................ 3

Förklaring till dokumenthanteringsplan ............................................................................................................................................................................................................. 4

Förkortningar ...................................................................................................................................................................................................................................................... 5

Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) ............................................................................................................................................................................................. 7

Protokoll, samverkan .......................................................................................................................................................................................................................................... 8

Ekonomi .............................................................................................................................................................................................................................................................. 9

Logglistor .......................................................................................................................................................................................................................................................... 11

Mätning, analys och resultat ............................................................................................................................................................................................................................ 11

Ekonomiskt bistånd .......................................................................................................................................................................................................................................... 15

Dödsboanmälan ............................................................................................................................................................................................................................................... 18

Allmän administration inom individ och familjeomsorg .................................................................................................................................................................................. 21

Individ och familjeomsorg allmänt ................................................................................................................................................................................................................... 23

Placeringsärenden barn .................................................................................................................................................................................................................................... 26


2

Familjehem, Kontakt-person/-familj ................................................................................................................................................................................................................ 29

Missbruk ........................................................................................................................................................................................................................................................... 30

Medlingsverksamhet ........................................................................................................................................................................................................................................ 31

Familjerätt ........................................................................................................................................................................................................................................................ 32

Faderskap/föräldraskap .............................................................................................................................................................................................................................. 32

Vårdnad, boende och umgänge ....................................................................................................................................................................................................................... 36

Adoptioner ....................................................................................................................................................................................................................................................... 39

Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar ............................................................................................................................................................................................ 43

Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen .......................................................................................................................................................................................... 43

Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning och kontroll av försäljning av receptfria läkemedel ................................................................................................................. 46

Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet ................................................................................................................................................................................................. 47

Omsorg om funktionshindrade ........................................................................................................................................................................................................................ 48

Handläggning SoL ......................................................................................................................................................................................................................................... 48

Socialpsykiatri ............................................................................................................................................................................................................................................... 48

Insatser enligt LSS ........................................................................................................................................................................................................................................ 50

Handläggning LSS och SoL funktionshinder ...................................................................................................................................................................................................... 52

Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL ........................................................................................................................................................................................................... 55

Budgetrådgivning och skuldrådgivning ............................................................................................................................................................................................................ 56


3

Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. Diariekod/strukturenhet – anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats (”lilla arkivet”), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunarkivet. Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år 2016. GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering


4

Förklaring till dokumenthanteringsplan Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information. Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser


5

Förkortningar K-arkiv: Kommunarkiv, kommunens gemensamma arkiv F-arkiv: Förvaltningsarkiv N-arkiv: Närarkiv; kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen, arkivskåp. SoL: Socialtjänstlagen LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård SFB: Socialförsäkringsbalken MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd Lmv: Läkemedelsverket


6

Förkortningar AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare FIA: Förutsättningar inför arbete SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden SIP: Samordnad individuell plan Pnr: Personnummer VO 1: Verksamhetsområde 1 Boss: Budget och skuldrådgivningssystem


7

Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) Procapita IFO Lena Nilsson Sesam 2 Eva Hildeblom-Darell Procapita VOO Jan Andersson Senior alert Eva Hildeblom-Darell Alk-T Margareta Ekeroth Svevac Eva Hildeblom-Darell Intraphone Christina Olsson Palliativa registret Eva Hildeblom-Darell Melker för återsökning Cai Brochmann FIA Marie Jogestål Journal Digital Henrik Schultz Boss Kjell Wikström Xpand boenderegister Roger Hessling Personec/Aditro ekonomi Kristina Appert Hypergene Kristina Appert TimeCare Planering o Pool Jens Jonsson Adato, hämtar från Aditro Kristina Appert ASI/ADAD net Elin Almheden Public 360 Anna Pedersen SUV Helene Torstensson Cosmic Link Eva Hildeblom-Darell One Mead Eva Hildeblom-Darell Pascal Eva Hildeblom-Darell Internethandel Jan Andersson


8

Myndighet Socialnämnden Diariekod/ strukturenhet

Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G)

Anmärkning

Protokoll, samverkan LSS-råd Papper Rådets sekr Kronologisk B=5 år Psykiatriråd Papper Rådets sekr Kronologisk B=5 år Lokal rekryteringsgrupp Papper Personal-

utvecklare Kronologisk B=5 år

Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande

Papper Ansvarig handläggare Kronologisk B=5 år

Samverkan – Samordnad vårdplan vid psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rätts- Psykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett

Papper Ansvarig handläggare

Kronologisk

B-5 år

Personal, organisation, förändring

Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet – blankett

G=2 år Sparas digitalt


9



Anmärkning

Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet - beslutsunderlag


Information till Bemanningsservice om nya ärenden/verksamheter blankett


Sekretessförbindelse för Socialförvaltningen-blankett

Personalakt

Pnr

Frånvaro-och avvikelserapport - blankett

Gäller schemalagd personal för funktionshindrade

Ledig befattning/övertalighet blankett Ansökan arbetsrotation inom vo1

Ekonomi

Tolkrekvisitioner Papper Respektive enhet F-arkiv

G=10 år

Sammandragslista av utbetalningar från Procapita, makulerade, debiterings- besked från plus- och bankgiro

Papper

Ekonomi.adm F-arkiv.

Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.


10



Anmärkning

Underlag till fakturor från privat assistansgivare

Papper Verksamhetssystem

Ekon. adm. F-arkiv


Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning


Ekon. adm. F-arkiv .

Kronologisk G=10 år Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskrift Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

SFB beslut från försäkringskassan

Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

Specifikation kontoinsättning assistansersättning

Papper Excel-fil G-katalog Personlig assistans

Ekon. adm. F-arkiv



11



Anmärkning

Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning

Papper Ekon. adm. F-arkiv


Underlag för Habiliteringsersättning


Ekon. adm. F-arkiv

Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år

Logglistor

Loggningslistor, Procapita Kronologisk ordning

Enhetschef G=2 år 2 år

Loggningslistor som lett till utredning Personalakt Till Kl-kontoret Personalenheten

Mätning, analys och resultat

Aktgranskning myndighetshandläggning – blankett

Verksamhetschef Kronologiskt G=5 år


12



Anmärkning

Aktgranskning myndighetshandläggning vid BBIC handläggning - blankett

Verksamhetschef Kronologiskt G=5 år

Journalgranskning vid införande av insats

Enhetschef Kronologiskt G=2 år

Lex Sarah rapporter Papper Verksamhetssystem

Registrator Verksamhetssystem

Diarienummer

B=5 år Överförs till K-arkiv efter 5 år Ingår i diarieförda handlingar

Lex Sarah utredningar Papper Verksamhetssystem


Diariennummer

B=5 år Överförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar

Lex Sarah anmälningar till IVO Papper Verksamhetssystem


Diariennummer

B=5 år Överförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar

Årlig sammanställning Lex Sarah Papper Verksamhetssystem


Kronologisk Diarienummer

Överförs till K-arkiv efter 5 år Ingår i diarieförda handlingar

Intern-och egenkontroll – blankett Enhetschef G=2 år

https://redigera.kalmar.se/vls/?docrecno=305291




13



Anmärkning

Riskanalys för kvalitetsarbete utifrån ett brukarperspektiv-blankett

Hos ansvarig chef

Kronologisk G=2 år

Rapportering hemlöshet

Papper Verksamhetssystem G-katalog, dator

Verksamhetsutvecklare Kronologisk G=2 år

Hemlöshet akut-blankett


Verksamhetsutvecklare Kronologisk GIA Ingår i samman- ställningsverktyg i H-katalog, dator

Hemlöshet avvisade-blankett


Verksamhetsutvecklare Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator

Hemlöshet institutionsvistelse och kategoriboende-blankett


Verksamhetsutvecklare Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator

Hemlöshet långsiktiga boendelösning-blankett


Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator


14



Anmärkning

Intern ansökan för långsiktig boendelösning

Papper Bostadshandläggare N-arkiv

Personummer GIA Samtycke av den enskilde krävs. Blanketten ingår i VHB

Våld i nära relationer, rapportering internt- blankett

Papper, G-katalog, dator

Verksamhets utvecklare

Kronologisk Årsvis

G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator

Rapportering våld i nära relationer G-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologisk Årsvis

G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator


15



Anmärkning

Ekonomiskt bistånd Personakt

Verksamhetssystem F-arkiv

Personnummer- ordning

B/G=5 år

Personakterna sorteras i personnummerordning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.

Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader

Papper/digital (xml)

Verksam-hetssystem/ F-arkiv

Pnr B/G=5 år


16



Anmärkning

Bilagor till enskilds ansökan om bistånd

Papper N-arkiv Pnr-ordning G=2 år Gäller kopior på kvitton, fakturor. Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan

Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten

Papper, Verksam- hetssystem

F-arkiv Pnr-ordning G=5 år Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 § samt social- tjänstförordning 7 kap 2 §

Journalblad Papper/digital (xml)


Pnr B/G=5 år

Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning



Pnr B/G=5 år Bilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas.


17



Anmärkning

Beslut i enskilt ärende om bistånd



Pnr B/G=5 år

Överklaganden, med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Återkravshandlingar Papper/digital

(xml) Verksam-hetssystem/ F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. överenskommelser, genomförandeplan, SIP



Pnr B/G=5 år

Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter

Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning

Papper N-arkiv Pnr GIA efter 3 månader Kännedomspärm


18



Anmärkning

Kallelser till möte med handläggare mm

Papper N-arkiv Pnr GIA

Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär


Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse


Dödsboanmälan

Dödsfallsintyg/släktutredning Papper F-arkiv Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år Alla handlingar förvaras i pärm, årsvis

Boutredningar Papper F-arkiv Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år

Ekonomiska redovisningar Papper F-arkiv

Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år


19



Anmärkning

Protokoll/journalanteckning över hembesök

Verksamhetssystem Förvaltningssystem F-arkiv


B/G 5 år

Fullmakter Papper F-arkiv Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år

Korrespondens Papper F-arkiv Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år

Kopior på fakturor Papper F-arkiv Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år

Kopior på dödsboanmälan Papper Verksamhetssystem F-arkiv


B/G 5 år Dödsboanmälan som görs enligt Ärvdabalken kan enligt 20 kap 8 a § gallras efter 5 år.


20



Anmärkning

Kopior på boutredning, bouppteckning

Papper F-arkiv Bokstavs Ordning Årsvis

B/G 5 år

Förvaltning av dödsbo

Anmälan Papper Verksamhetssystem


Bokstavs Ordning, Årsvis

B/G 5 år Enligt 18 kap 2 § Ärvdabalken. Från sjukhus, polis, omsorgsförvaltning osv, då ingen uppgift om anhörig finns

Begäran om släktutredning

Papper/digitalt

F-arkiv

Bokstavs- ordning Årsvis

B/G 5 år

Till Landsarkivet om uppgift om personen inte finns i Skatteverkets folkbokföring.

Svar på släktutredning från Landsarkivet

Papper F-arkiv Bokstavs- ordning Årsvis

B/G 5 år Förmedlas vidare till anhörig eller Kammarkollegiet


21



Anmärkning

Bekräftelse på beställning av begravning

Papper F-arkiv Bokstavs- ordning Årsvis

B/G 5 år Enligt 5 kap 2 § Begravningslagen, innan svar från Landsarkivet har inkommit

Allmän administration inom individ och familjeomsorg

Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

Pärm/papper Ansvarig handläggare Kännedoms- Pärm F-arkiv

Omvänd Kronologisk ordning

G=5 år Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis ex. polisrapport, LOB:ar,

Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende


Omvänd Kronologisk ordning

G=2 år Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enl sekretesslagens regler


22



Anmärkning

Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende


Kronologisk G=2 år Kontakförbud från TR. Åtalsunderlåtelse från åkl. Ej förekomst i soc.reg.

Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten

Pärm/papper Ansvarig handläggare Kronologisk G=2 år Efter att kontraktet upphört att gälla

Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun

Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kronologisk ordning

GIA När placeringen upphört att gälla

Räkenskaper enskildas medel

Pärm/papper Ansvarig handläggare

G=10 år


23



Anmärkning

Individ och familjeomsorg allmänt Personakt

Verksamhetssystem

Pnr

B/G= 5 år

Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.

Anmälningar, ansökningar med bilagor


Ansökningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Journalblad Papper/digital

(xml) Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Utredningar i enskilt ärende Papper/digital (xml)


Pnr B/G=5 år

Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats


F-arkiv Pnr B/G=5 år


24



Anmärkning

Överklaganden med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Dokumentation av planering som rör

den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan


Ansökningar till institutioner om vård Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Överenskommelser Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Handlingar av betydelse för ärendet

Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år T.ex. registerkontroller

som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden

Avtal om handhav. av annans medel Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Fullmakter Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år


25



Anmärkning


Papper N-arkiv Pnr GIA T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse

Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl.


Remisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl.


Kopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten

Papper N-arkiv Pnr G=2 år

Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande


Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc.


Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc)


Underrättelser från kronofogde myndighet om avhysning

Papper

N-arkiv Pnr GIA Aktualisering görs när det finns barn med.


26



Anmärkning

Placeringsärenden barn

Personakterna sorteras i personnummerordning. Levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning.

Journalblad Papper/digital (xml)

F-arkiv Pnr B=5 år

Dokumentation av planering, vårdplan, SIP, genomförandeplan

Papper Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Anmälningar från polis, skola etc Papper N-arkiv Pnr B=5 år Beslut och beslutsunderlag Papper Verksamhetssystem

F-arkiv Pnr B=5 år

Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt

Papper Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år Ansökn blankett finns endast i pappersform

Avtal med föräldrar Papper F-arkiv Pnr B=5 år


27



Anmärkning

11.03 Överflyttning av vårdnad till familjehem Endast tjänsteskrivelsen

Papper verksamhetssystem

Verksamhetssystem Registrator, F-arkiv

Pnr

B=5 år Ingår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till F-arkiv

Ansökningar om behov av vård (till institutioner)

Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Eftergift av förälders ersättnings- skyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna


Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna


Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna


Vårdnadsutredningar Papper Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Sammanfattande utredningar om lämpligt familjehem för den placerade s.k. matchningsutredning

Papper F-arkiv Pnr B=5 år Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt


28



Anmärkning

Yttranden till åklagare, polis, tingsrätt,

förvaltningsrätt, kammarrätt Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Domar Papper F-arkiv Pnr B=5 år Meddelande från institution om

utskrivning Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Ansvarsförbindelse Papper F-arkiv Pnr B=5 år Vårdnadsöverflytt till familjehem Papper F-arkiv Pnr B=5 år Handlingar i

socialnämndsärende Handlingar av betydelse för ärendet Papper F-arkiv Pnr B=5 år Upprättade, inkomna,

skickade Placeringsmeddelanden från statens

institutionsstyrelse Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Journaler med bilagor från hem för vård eller boende

Papper F-arkiv Pnr B=5 år Vid enskilt bedriven verksamhet efter över- lämnande enligt avtal

Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut





29



Anmärkning

Familjehem, Kontakt-person/-familj

Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.

Ansökan Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år

Ansökan som inte leder till utredning Papper N-arkiv Särskild pärm

Kronologisk ordning

GIA Gallras efter 1 år

Journalblad Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Utredningar Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år

Avtal Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år

Ansvarsförbindelse för kostnader Papper N-arkiv alfabetisk/pnr

B/G=5 år


30



Anmärkning

Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut

Papper N-arkiv Alfabe-tisk/pnr B/G=5 år

Missbruk

Personakt sorteras i personnrordning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.

Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor

Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Ansökan, utredning, anmälningar, Läkarintyg, vårdplan, SIS-platsanvisning su-protokoll

Anmälningar från polis om behov av LVM etc.


Beslut och beslutsunderlag Papper Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt



31



Anmärkning

Journaler med bilagor från hem för vård eller boende



Pnr B/G=5 år

Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju

Papper, verksamhetssystem

F-arkiv Pnr B/G=5 år

ASI 2 - Bortfallsblankett Papper, verksamhetssystem

F-arkiv Pnr G=2år

Medlingsverksamhet

Årsberättelse/verksamhetsberättelse Papper F-arkiv Kronologisk B=5 år Statistik Papper F-arkiv Kronologisk B=5 år Anteckningar i ärendet Papper N-arkiv GIA Polisrapport, kopia Papper N-arkiv GIA


32



Anmärkning

Familjerätt

Faderskap/föräldraskap

Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor

Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn


Journalblad Papper/ Verksamhetssystem

Verksam-hetssystem/ N-arkiv

Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

S-protokoll Papper/ Verksamhetssystem



MF-protokoll Papper/ Verksamhetssystem



Faderskaps-, föräldraskaps- erkännande/ - bekräftelse


Verksamhetssystem N-arkiv



33



Anmärkning

Anmälningar om faderskap, föräldraskap


Identitetsstyrkande handlingar Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Handlingar om vårdnaden av barn Papper

N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.)


Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor



34



Anmärkning

Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden


N-arkiv Verksamhetssystem


Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap


Verksamhetssystem N-arkiv


Anmälan om gemensam vårdnad Papper Verksamhetssystem



Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm


Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Verksamhetssystem



Papper N-arkiv Barnets pnr GIA

Begäran om hjälp från utrikesdepartementet



Barnets pnr GIA


35



Anmärkning

Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet




Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap




Medverkan i utredning för annan kommun

Papper N-arkiv Verksamhetssystem

Barnets pnr G=1 år Efter avslut

Arbetsblad = aktualiseringsblad Papper

N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv


36



Anmärkning

Vårdnad, boende och umgänge


Tingsrättens begäran om utredning Papper N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

Journalblad Papper Verksamhetssystem


Alfabetisk ordning i N-arkiv


Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år

Personbevis Papper N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år


37



Anmärkning

Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor)

Papper N-arkiv Alfabe-tisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år

Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Alfabe-tisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade

Avtal som inte blivit godkända



Alfabe- tisk ordning


Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal

Papper N-arkiv Barnets pnr


Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal

Papper N-arkiv Alfabe- tisk ordning


Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge


N-arkiv Barnets pnr

B/G=5 år Se anmärkning

Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.


38



Anmärkning

Domar från tingsrätt Papper N-arkiv Alfabe- tisk ordning


Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal

Papper N-arkiv Barnets pnr

B/G=5 år Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.

Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm

Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning

GIA



GIA


39



Anmärkning

Adoptioner

Personakt läggs upp när barnet anlänt

Handlingar i ej genomförda adoptioner Papper Verksamhetssystem

N-arkiv Verksam- hetssystem

Alfabe- tisk ordning

B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern

Intyg om adoptionsutbildning Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning

B=5 år Faderns personnummer

Ansökningar om medgivande med bilagor



Journalblad Papper Verksamhetssystem

N-arkiv Verksam- hetssystem

Alfa- betisk ordning



40



Anmärkning

Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning

B=5 år Efter faderns namn i pappersakt.

Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register sekretesseftergift


B=5 år Efter faderns namn

Anmälan om förslag på barn Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning


Samtycken med bilagor Papper N-arkiv Alfa- B=5 år Efter faderns namn Utredningar Papper

Verksamhetssystem N-arkiv verksam hetssystem

Alfa- betisk ordning


Handlingar rörande barnets ursprung Papper N-arkiv Barnets pnr

B=5 år Barnets personnummer

Handlingar i genomförda adoptioner Papper N-arkiv Barnets pnr

B=5 år

Referenser

Papper N-arkiv Alfabetisk ordning



41



Anmärkning

Yttrande från socialnämnd till tingsrätt



Barnets pnr

B=5 år

Myndigheten Familjerätt och Familjestöd (MFoF)



Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd



Yttranden från behandlande läkare Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning


Handlingar av betydelse i ärendet Papper N-arkiv Verksamhetssystem

Alfa- B=5 år Efter faderns namn. Upprättade, inkomna, skickade

Beslut, medgivanden Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning



42



Anmärkning

Aktualiseringsintyg Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning


Ansökan till tingsrätt om adoption Papper N-arkiv Barnets pnr


Tingsrättens dom Papper N-arkiv Barnets pnr


Återkallelse av medgivande Papper Verksamhetssystem

N-arkiv Alfa- betisk ordning

B/G=5 år

Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn

Överklaganden, med bilagor Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn Uppföljningsrapporter Papper

Verksamhetssystem N-arkiv Verksam- hetssystem

Barnets pnr



43



Anmärkning

Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc

Papper N-arkiv Alfabe- tisk

GIA Efter faderns namn


Papper N-arkiv Pnr GIA Efter faderns namn

Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar

Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen

Diariet AlkT Papper/digital AlkT Alfabe- tisk

B=5 år

Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd

Papper/digital AlkT Alfabe- tisk

B=5 år

Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning)


B=5 år


44

Myndighet

Socialnämnden

Diariekod/ strukturenhet


Anmärkning

Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden


B=5 år

Överklaganden Papper/digital AlkT Alfabe- tisk

B=5 år

Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd


B=5 år

Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Papper/digital AlkT Alfabe- tisk

B=5 år

Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner


B=5 år

Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner


B=5 år

Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd

N-arkiv Alfabe- tisk

G=3 år

Efter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen


45



Anmärkning

Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer


GIA

Restaurangrapporter Papper N-arkiv Alfabe- tisk

G=10 år

Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten


G=5 år Samtliga handlingar i ärendet

Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap och godkännande av lokal


G=5 år Samtliga handlingar i ärendet

Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner



Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning

Korrespondens rörande alkoholärende Papper N-arkiv Alfabe- tisk



Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl





46



Anmärkning

Anmälningar om ölförsäljning Papper/digital Narkiv/ AlkT

Alfabe- tisk

B=5 år När verksamheten upphört

Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning och kontroll av försäljning av receptfria läkemedel

Anmälan om försäljning av tobak

Papper/digital Arkivskåp/AlkT Alfabe- tisk

B=5 år

Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak


B=5 år

Anmälan från lmv om försäljning av receptfria läkemedel

Papper/digital N-arkiv /AlkT Alfabe- tisk

B=5 år

Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel


B=5 år


47



Anmärkning

Tillsynsrapporter, försäljning av tobak Papper N-arkiv Alfabe- tisk


Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite

Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel

Papper/digital N-arkiv /AlkT Alfabe- tisk


Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite

Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet

Ärenden om lotteritillstånd Papper/digital Diariet Diarie-kod

B=5 år Ansökan - delegationsbeslut

Yttranden till lotteriinspektionen Papper N-arkiv

Alfabe- tisk

G=3 år


48



Anmärkning

Omsorg om funktionshindrade

Handläggning SoL

Socialpsykiatri


Anmälningar Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år Ansökningar från enskild om bistånd

eller service, med ev bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Journalblad Papper/digital N-arkiv/ verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Utredningar i enskilt ärende Papper N-arkiv/ Pnr B/G=5 år Beslut i enskilt ärende om bistånd

och/eller insats Papper verksamhetssystem Pnr B/G=5 år

Överklaganden med bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år


49



Anmärkning

Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år Kallelser (till möte med handläggare) Papper N-arkiv Pnr GIA Dokumentation av planering som rör

den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan

Papper N-arkiv Pnr

Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård


Ansökningar till institutioner om vård Papper N-arkiv Pnr Kopior av räkningar för

undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten


Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård


Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade



T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse


50



Anmärkning

Fullmakter Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år Kopior av hyreskontrakt etc Papper N-arkiv Pnr GIA Genomförandeplaner Papper N-arkiv/

Verksamhetssystem Pnr B/G=5 år

Löpande arbetsanteckningar Digitalt N-arkiv/ Verksamhetssystem

Pnr GIA

Social journal Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej enhet 107, 113)


Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet

Papper N-arkiv Pnr B=5 år Se anmärkning

Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.


51



Anmärkning

Genomförandeplanering, SIP Papper/digital (xml)

N-arkiv /verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar)



Pnr B/G=5 år

Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem Pnr GIA När dokumentationen sammanfattats i social journal

Social journal Papper/digital (xml)


Pnr B/G=5 år

Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande


Aktivitetscheman Papper N-arkiv Pnr GIA Observationslistor Papper N-arkiv Pnr GIA När notering gjorts i social journal Kopior av anteckningar från annan

kommun eller landsting Papper N-arkiv Pnr GIA

Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud

Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Avtal om handhavande av annans medel



52



Anmärkning

Handläggning LSS och SoL funktionshinder (gäller enhet 104,113)


Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet

Papper N-arkiv Pnr B=5 år Se anmärkning

Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.

Ansökningar om insatser med eventuella bilagor


Daganteckningar Papper/digital (xml)

N-arkiv verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Utredningar, utlåtanden Papper/digital (xml)

N-arkiv verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år Utredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt.


53



Anmärkning

Beslut om insats Papper/digital (xml)

N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år

Överklaganden med bilagor Papper N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Kallelser Papper N-arkiv Pnr GIA Dokumentation av planering som rör

den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS


N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år

Social dokumentation gällande personer med funktionsnedsättning, Social journal - SoL

Papper/digital N-arkiv/verksamhetssystem Pnr

Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm



54



Anmärkning

Anmälan och beslut om ställföreträdare


Handlingar av betydelse i ärendet Papper/digital (xml)

N-arkiv/verksam-hetssystem Pnr B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade

Fullmakter

Papper N-arkiv

Pnr B/G=5 år

Inkommen handling utan ansökan Papper Kännedomspärm i mottagning barn/vuxen

Pnr GIA Gallras efter 3 månader


55


Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning

Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL

Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering

Papper Pärm hos ansvarig personalgrupp

Pnr B=5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Signaturförtydligande som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen


56



Anmärkning

Budgetrådgivning och skuldrådgivning

Ärenden rörande budgetrådgivning Papper och verksamhetssystem

F-arkiv Kron- logisk Årsvis

G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare

Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen

Papper och verksamhetssystem


G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare

Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen

Papper och verksamhetssystem


G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut

Documents

Dokumenthanteringsplan 2017 - kalmar.se · : IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar