Antagande av dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämnden · 2018. 3. 29. · Skolkatalog elevkatalog Bevaras Systematiskt Medgivande/avslag av vårdnadshavare att elevdokumentation

Dnr 2017-000275 004

Antagande av dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämnden

Beslut1. Barn- och skolnämnden antar barn- och utbildningskontorets förslag till dokumenthanteringsplan.

2. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från den 1 augusti 2017.

3. Dokumenthanteringsplanen ersätter befintlig diarie- och dossiéplan för enheten från 2005-01-01, samt dokumenthanteringsplan för ESU 2016-01-01.

Sammanfattning av ärendetBarn- och utbildningskontoret har upprättat förslag till ny dokument-hanteringsplan för barn- och skolnämn-den. Dokumenthanteringsplanen är en del i den övergripande informationsredovisningen, och beskriver hur de handlingar som skapas inom en myndighet ska hanteras, samt om och när de ska gallras.

BeslutsunderlagArbetsutskottets protokoll 2017-05-29 § 24 Tjänsteutlåtande 2017-05-22 inklusive förslag till dokumenthanteringsplan

Beslutande sammanträde

YrkandenOrdförande Olle Jansson (S) förslår att barn- och skolnämnden beslutar anta barn- och utbildningskontorets förslag till dokumenthanteringsplan att gälla från den 1 augusti 2017, samt att dokumenthanteringsplanen ersätter befintlig diarie- och dossiéplan för enheten från 2005-01-01 och dokumenthanteringsplan för ESU 2016-01-01.

BeslutsgångOrdförande frågar om barn- och skolnämnden kan besluta enligt förslaget, och finner att nämnden säger ja.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLLBarn- och skolnämnden 2017-06-19

BARNOMSORG SKOLA 1

2017-06-12

ProcessnamnDokumentnamn

Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet

Hantering/Sortering

LEDNING OCH STYRNING

Leda och styra

Rektors vidaredelegation till biträdande rektor Bevaras Diarieföring

Verksamhetsplanering Bevaras Diarieföring

Enhetens grovplanering inför läsåret GIA Systematiskt

ALLMÄN ADMINISTRATION/ARKIV

Allmän administration

Allmänna handlingar (inkomna, upprättade, utgående) Bevaras/Gallras Systematiskt

Sekretesshandlingar Bevaras/Gallras Diarieföring

Dokument av tillfällig eller ringa betydelse (reklam, felsänd post) GIA

Gallringsprotokoll, kvitton från bränning Bevaras Systematiskt

Reversal (följesedlar till arkivet) Bevaras Systematiskt

Inventarieförteckning Bevaras Systematiskt

Hantera överklagande

Överklagan av beslut/ärende Bevaras Diarieföring

Förelägganden, yttranden och övriga underlag gällande överklagat ärende Bevaras Diarieföring

Rättidsprövning Bevaras Diarieföring

Hantera klagomål

Klagomål mot utbildningen Bevaras Diarieföring

Mottagningsbekräftelse GIA

Svar på klagomål Bevaras Diarieföring

BARNOMSORG SKOLA 1

2017-06-12



Hantering/Sortering


Leda och styra

Rektors vidaredelegation till biträdande rektor Bevaras Diarieföring

Verksamhetsplanering Bevaras Diarieföring

Enhetens grovplanering inför läsåret GIA Systematiskt

ALLMÄN ADMINISTRATION/ARKIV




Dokument av tillfällig eller ringa betydelse (reklam, felsänd post) GIA

Gallringsprotokoll, kvitton från bränning Bevaras Systematiskt

Reversal (följesedlar till arkivet) Bevaras Systematiskt


Hantera överklagande


Förelägganden, yttranden och övriga underlag gällande överklagat ärende Bevaras Diarieföring


Hantera klagomål

Klagomål mot utbildningen Bevaras Diarieföring



BARNOMSORG SKOLA 2

2017-06-12



Hantering/Sortering

EKONOMI

Underlag för extern debitering 10 år Systematiskt

Underlag för intern debitering 2 år Systematiskt

Upphandling och inköpsärenden (som enheten gör) Bevaras/Gallras Diarieföring

Inköpskvitton 10 år Systematiskt

INFORMATION OCH UPPDRAGSBESKRIVNING

Beskriva uppdraget

Informationsmaterial om kurser, ämnen, tillval etc. Bevaras Systematiskt

Broschyrer/informationsblad om barn- och skolbarnomsorg, grund- och grundsärskola.

Bevaras Systematiskt

Veckobrev, intern information o liknande Bevaras Systematiskt

Statistik Bevaras Systematiskt

Fotografier som belyser den egna verksamheten Bevaras Systematiskt

Skolfoton/skolkatalog Bevaras Systematiskt

Statistik till andra myndigheter (SCB, Skolverket) GIA Systematiskt

Information om förskolor och skolor på kommunens hemsida Bevaras Systematiskt

SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE (ENHETENS)

Bedömningsunderlag läsa, skriva, taluppfattning årskurs 1-3 Bevaras Systematiskt

Underlag för kvalitetsdag GIA Systematiskt

Rapport över uppföljning av "Våga visa-enkät" Bevaras Systematiskt

Protokoll från dialogmöte Bevaras Systematiskt

Arbetsplan för enheten Bevaras Diarieföring

Arbetslagets handlingsplan Bevaras Systematiskt

Hantera skolverksamhetens ekonomiska transaktioner

Utöva systematiskt kvalitetsarbete (SKA) inom förskola och skola

BARNOMSORG SKOLA 3

2017-06-12



Hantering/Sortering

Pedagogiskt bokslut för enheten Bevaras Systematiskt

Underlag för bedömning i förskola (UFB) Bevaras Diarieföring

Övergripande målbeskrivning GIA

Utvecklingsarbete på enheterna: protokoll, resultat, viktiga underlag Bevaras Diarieföring

SAMVERKAN/ARBETSMILJÖ/LOKALFRÅGOR

Samverka med personal

Minnesanteckningar från personalmöten 2 år/Bevaras Systematiskt

Protokoll från lokala samverkansmöten (ENSAM) eller arbetsplatsträffar 2 år/Bevaras Systematiskt

Sekretessförsäkran för personal GIA Systematiskt

Anmälan av arbetsolycka eller tillbud (personal) Bevaras Diarieföring

Anmälan om kränkande behandling (personal) Bevaras Diarieföring

Ansökan om högre sysselsättningsgrad GIA Systematiskt

Läkarintyg gällande personal

MBL-protokoll med varning misskötsamhet eller polisanmälan som följd GIA Diarieföring

Medarbetar- och lönedialog GIA Systematiskt

Rehabiliteringsutredning - personal Bevaras Systematiskt

Registerkontroll av nyanställda (utdrag ur belastningsreg) GIA Systematiskt

Varsel om uppsägning inklusive förhandlingsprotokoll. (Uppsägning på grund av arbetsbrist)

2 år Systematiskt

Polisanmälan mot personal Bevaras Systematiskt

BARNOMSORG SKOLA 4

2017-06-12



Hantering/Sortering

Utöva systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetslagets handlingsplan Bevaras Systematiskt

Arbetslagsutbildning Bevaras Diarieföring

Arbetsmiljöplan Bevaras Diarieföring

Protokoll från skyddsrond Bevaras Diarieföring

Dokument gällande brandskydd Bevaras Systematiskt

Krisplan - beredskapsplan Bevaras Diarieföring

Hantera fastighetsfrågor

Ritningar på fastigheten Bevaras Systematiskt

Avtal gällande uthyrningar GIA Systematiskt

Avtal om lokalvård o.dyl. GIA Systematiskt

Besiktningsprotokoll (värme, fläkt, OVK etc) GIA Systematiskt

Handlingar rörande byggnadsprojekt och lokaler Bevaras Systematiskt

Polisanmälan gällande inbrott, skadegörelse o.dyl. GIA Systematiskt

BARN- OCH ELEVADMINISTRATION

Registrera elever

Elevhistorik (elevkort) Bevaras Systematiskt

Elevhistorik (elevkort för samtliga elever i åk 9) Bevaras Systematiskt

Grupplistor GIA Systematiskt

Ansökan och beslut om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs GIA Systematiskt

Handlingar gällande elevens val GIA Systematiskt

Handlingar rörande samtycken enligt PuL GIA Systematiskt

Elevregister, förteckningar och sammanställningar GIA Systematiskt

Klasslistor Bevaras Systematiskt

BARNOMSORG SKOLA 5

2017-06-12



Hantering/Sortering

Övriga listor över elever för kontroll och redovisningar 2 år Systematiskt

Handlingar av rutinkaraktär rörande elever GIA Systematiskt

Uppgift om skydd av personuppgift i verksamhetssystem GIA Diarieföring

Skolkatalog elevkatalog Bevaras Systematiskt

Medgivande/avslag av vårdnadshavare att elevdokumentation lämnas vidare till: förskoleklass, skola eller annan skola. Även vid byte till skola utanför kommunen eller från grundskola till gymnasium.

Bevaras/GIA Diarieföring

Kontaktuppgifter GIA Systematiskt

Inloggningsuppgifter GIA Systematiskt

Arbetsskada vid PRAO Bevaras Diarieföring

Handlingsplan för barn i förskola Bevaras

Handlingar rörande sekretesskyddade barn 3 år Diarieföring

Hantera elevers byte av skola GIA

Anmälan om ändring av skolplacering/klassbyte, in- och utflyttning GIA Systematiskt

Ansökan om byte av skola 1 år Systematiskt

Hantera elevers frånvaro

Hantera hög ogiltig frånvaro

Anmälan om omfattande ogiltig frånvaro Bevaras Diarieföring

Rapport - skolpliktsbevakning Bevaras Diarieföring

Godkänna elevers ledighet

Ansökan om ledighet för elev (kortare än 10 dagar) GIA Diarieföring

Rektors beslut gällande elevs ledighet Bevaras Diarieföring

Rektors bedömning gällande elevs ledighet Bevaras Diarieföring

Ansökan om längre ledighet över 10 dagar Bevaras Diarieföring

Underlag för beslut om längre ledighet Bevaras Diarieföring

Hantera begäran längre ledighet

BARNOMSORG SKOLA 6

2017-06-12



Hantering/Sortering

PLANERA OCH FÖLJA UPP UNDERVISNING

Planera läsår

Bemanningsplan GIA Systematiskt

Kalendarium GIA Systematiskt

Klasschema GIA/Bevaras Systematiskt

Lokal kursplan Bevaras Diarieföring

Läsårsdata GIA Systematiskt

Läsårsplan Bevaras Diarieföring

Protokoll - övergripande planering Bevaras Diarieföring

Trivsel- och ordningsregler Bevaras Diarieföring

Planera undervisning

Arbetsplanering/LPP Bevaras Diarieföring

Egenproducerade läromedel Bevaras Systematiskt

Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter GIA Systematiskt

Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Bevaras Systematiskt

Informationsmaterial om utbud av elevens val/skolans val Bevaras Systematiskt

Kursschema, lärarschema 3 år Systematiskt

Lokala timplaner Bevaras Systematiskt

Läromedelsförteckning Bevaras Systematiskt

Protokoll från klass- eller ämneskonferens etc. Bevaras Systematiskt

Elevens språkval Bevaras Systematiskt

Slutgiltigt klasschema Bevaras Systematiskt

Undervisningsprojekt av särskild eller lokal betydelse Bevaras Systematiskt

Planera och tillhandahålla barnomsorg och undervisning

BARNOMSORG SKOLA 7

2017-06-12



Hantering/Sortering

Information till hemmet GIA/Bevaras Systematiskt

Lista över inskrivna barn avd/grupp Bevaras Systematiskt

Närvarolista (dagjournal) 3 år Systematiskt

Handlingar gällande rätt att slutföra skolgången Bevaras Diarieföring

Följa upp undervisning

Beslut om omprövning av betyg Bevaras Systematiskt

Beslut om befrielse från visst utbildnings- eller undervisningsinslag Bevaras Diarieföring

Diagnostiska prov GIA Systematiskt

Elevsvar - skriftliga tester och prov GIA Systematiskt

Elevsvar på nationella prov i svenska Bevaras Systematiskt

Klasslista: bilaga till elevsvar - nationella prov i svenska Bevaras Systematiskt

Elevsvar på nationella prov i övriga ämnen 5 år Systematiskt

Elevsvar på övriga prov GIA Systematiskt

Frånvarorapporter GIA Systematiskt

Handlingar rörande särskilda utbildningsinsatser Bevaras Diarieföring

Individuell utvecklingsplan (IUP) Bevaras Systematiskt

Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Bevaras Systematiskt

Resultat från lokala, individuella kurser och projektarbeten Bevaras Systematiskt

Sammanställning - resultat - nationella prov Bevaras Systematiskt

Sammanställning - resultat - övriga prov GIA Systematiskt

Skriftliga bedömningar / intyg Bevaras Systematiskt

Tillhandahålla undervisning

BARNOMSORG SKOLA 8

2017-06-12



Hantering/Sortering

Hantera betyg och omdömen

Betyg Bevaras Systematiskt

Betygskatalog BevarasVerksamhetssystem

Inlämningsuppgift/ specialarbete GIA Systematiskt

Intyg om anpassad studiegång Bevaras Systematiskt

Betyg efter prövning, resultat med anteckning om givet betyg Bevaras Systematiskt

Rektors intyg om betyg från lovskola Bevaras Systematiskt

Samlat betygsdokument Bevaras Systematiskt

Skriftlig bedömning av elev i år 9 Bevaras Systematiskt

Skriftligt omdöme 3 år Systematiskt

Intyg om avgång från grundskola Bevaras Systematiskt

Ge barn och elev särskilt stöd

Samverka kring barn och elev

Anmälan om kontakt med resursteamet Bevaras Diarieföring

Avtal med annan kommun om särskilda stödinsatser Bevaras Diarieföring

Beslut om åtgärdsprogram Bevaras Diarieföring

Övriga beslutsunderlag och handlingar gällande åtgärdsprogram Bevaras Diarieföring

Beslut om integrerad/omvänt integrerad undervisning Bevaras Diarieföring

Protokoll från Elevhälsokonferens (EHK) Bevaras Diarieföring

Korrespondens mellan skola och vårdnadshavare GIA

Minnesanteckningar från föräldrasamtal i förskolan GIA Systematiskt

Protokoll från SIP-möte - samordnad individuell plan Bevaras Diarieföring

Protokoll från nätverksmöte (bup, bvc, rektor m.fl.) Bevaras

Elevvårdsjournal med BVC-kort. Bevaras

BARNOMSORG SKOLA 10

2017-06-12



Hantering/Sortering

Hantera ordnings- och disciplinärenden

Rektors beslut om skolans ordningsregler Bevaras Diarieföring

Beslut och annan dokumentation gällande disciplinära åtgärder Bevaras Diarieföring

Polisanmälan mot elev Bevaras Diarieföring

Göra orosanmälan till socialtjänsten

Orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring

Underlag för beslut om orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring

Hantera uppdrag för förskolans specialpedagog

Beställning av uppdrag för förskolans specialpedagoger 2 år Systematiskt

Slutrapport från förskolans specialpedagoger Bevaras Diarieföring

Sammanställning Redovisning och statistik Bevaras Diarieföring

Genomföra kartläggning och pedagogisk bedömning av elev

Anmälan av ärende till elevhälsoteam (EHT) Bevaras Diarieföring

Handlingar gällande extra anpassningar för elev Bevaras Diarieföring

Pedagogisk kartläggning och bedömning Bevaras Diarieföring

Handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring

Kartläggning och pedagogisk bedömning av barn i förskola Bevaras Diarieföring

Pedagogisk kartläggning barngrupp Bevaras Diarieföring

Uppföljning av handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring

Upprätta och följa upp handlingsprogram för barn i förskola

BARNOMSORG SKOLA 9

2017-06-12



Hantering/Sortering

Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras Diarieföring

Skolkurators handlingar Bevaras Diarieföring

Uppdragsblankett från Socialkontor att inhämta information om elevs skolgång Bevaras Diarieföring

Inskolningsplan Bevaras Systematiskt

Tillhandahålla utökad tid i förskola eller fritidshem

Information om att 6-åring går kvar i förskola Bevaras Systematiskt

Ansökan och beslut om utökad tid i förskolan/fritidshem Bevaras Diarieföring

Utredning gällande utökad tid i förskola eller fritidshem Bevaras Diarieföring

Information till förskola/fritidshem om utökad tid GIA Systematiskt

Tillhandahålla undervisning vid långvarig frånvaro

Handlingar rörande särskild undervisning på sjukhus eller motsvarande Bevaras Diarieföring

Medicinsk bedömning Bevaras Systematiskt

Hantera egenvård och hjälpmedel

Ansökan om hjälpmedel till barn/elev i förskola/skola Bevaras Diarieföring

Intyg från behandlande läkare Bevaras Diarieföring

Överenskommelse - Medicinering som egenvård inom förskola/skola Bevaras Diarieföring

Hantera tillbud, olycksfall, hot och våld

Rapportering och utredning av tillbud och olyckor Bevaras Diarieföring

Skadeblankett barn/elev Bevaras Diarieföring

Handlingsplan mot kränkande behandling, trakasserier och sexuella trakasserier Bevaras Diarieföring

Anmälan om kränkande behandling Bevaras Diarieföring

Anmälan/Rapport till huvudman om kränkande behandling Bevaras Systematiskt

Polisanmälan om trakasserier etc. Bevaras Diarieföring

Utredning av kränkande behandling Bevaras Diarieföring

Hantera kränkande behandling, trakasserier och sexuella trakasserier

BARNOMSORG SKOLA 10

2017-06-12



Hantering/Sortering

Hantera ordnings- och disciplinärenden

Rektors beslut om skolans ordningsregler Bevaras Diarieföring

Beslut och annan dokumentation gällande disciplinära åtgärder Bevaras Diarieföring

Polisanmälan mot elev Bevaras Diarieföring

Göra orosanmälan till socialtjänsten

Orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring

Underlag för beslut om orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring

Hantera uppdrag för förskolans specialpedagog

Beställning av uppdrag för förskolans specialpedagoger 2 år Systematiskt

Slutrapport från förskolans specialpedagoger Bevaras Diarieföring

Sammanställning Redovisning och statistik Bevaras Diarieföring

Genomföra kartläggning och pedagogisk bedömning av elev

Anmälan av ärende till elevhälsoteam (EHT) Bevaras Diarieföring

Handlingar gällande extra anpassningar för elev Bevaras Diarieföring

Pedagogisk kartläggning och bedömning Bevaras Diarieföring

Handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring

Kartläggning och pedagogisk bedömning av barn i förskola Bevaras Diarieföring

Pedagogisk kartläggning barngrupp Bevaras Diarieföring

Uppföljning av handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring

Upprätta och följa upp handlingsprogram för barn i förskola

BARNOMSORG SKOLA 11

2017-06-12



Hantering/Sortering

SAMVERKAN MED ELEVER OCH VÅRDNADSHAVARE

Samverka med elever och vårdnadshavare

Protokoll från forum för samråd Bevaras Systematiskt

Minnesanteckningar från föräldramöte i skolan GIA Systematiskt

Anteckningar från utvecklingssamtal GIA Systematiskt

Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter som är väsentliga för elev eller skolan

BevarasSystematiskt/ diarieföring

Handlingar rörande samtycken enligt PuL GIA Systematiskt

Avtal/kvittens gällande elevdator GIA Systematiskt

Anhörigblankett GIA Systematiskt

Tillhandahålla pedagogiska hjälpmedel

Tillhandahålla skolbibliotek

Avtal om lånekort GIA Systematiskt

Uppgift om lån per elev GIA Systematiskt

Skolbibliotekets statistik över låntagare, utlån m.m. Bevaras Systematiskt

Skolbibliotekets beståndsregister Bevaras Systematiskt

Inköp/förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. Bevaras Systematiskt

MODERSMÅLSUNDERVISNING/SV2/STUDIEHANDLEDNING

Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Bevaras Systematiskt

Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning GIA Systematiskt

Anmälan och beslut om svenska som andraspråk GIA

Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmålet GIA Systematiskt

Tillhandahålla modersmålsundervisning, handledning på modersmål samt undervisning på nationellt minoritetsspråk

Hantera avtal om personuppgiftsbehandling, dator samt annan utrustning

BARNOMSORG SKOLA 12

2017-06-12



Hantering/Sortering

PRAKTISK ARBETSLIVSORIENTERING (PRAO)

Handlingar rörande praktik och praktikplatser GIA Systematiskt

Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Bevaras Systematiskt

Kontrakt med företag gällande praktikplatser Bevaras Systematiskt

Tillhandahålla praktisk arbetslivsorientering (PRAO) samt studie- och yrkesvägledning

BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 13

2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering


Leda och styra

Verksamhetsplaner och uppföljning samt underlag till mål och budget

Bevaras Diarieföring

Arbetsplaner för förvaltningskontoret och verksamhetsspecifika


Policydokument, planer, riktlinjer och liknande styrande dokument


Delegationsordning Bevaras Diarieföring

Anmälan av delegationsbeslut Bevaras diarieföring

Organisationsplaner och organisationsscheman inklusive förskole- och skolorganisation samt lokalförsörjning.


Beslut om upptagningsområden för skolskjuts Bevaras Diarieföring

Kallelser till arbetsutskott och nämnd 2 år Systematiskt

Protokoll från arbetsutskott och nämnd samt andra instanser där förtroendevalda ledamöter ingår


Skrivelser till nämnd/Tjänsteutlåtanden Bevaras Diarieföring

Enkäter och enkätsvar Bevaras Diarieföring

Underlag till utvärderingar och enkäter GIA

Protokoll/anteckningar från ledningsgruppsmöten Bevaras Systematiskt

Handlingar som rör projekt och liknande Bevaras/GIA Diarieföring

ALLMÄNT/ARKIV/ÖVERKLAGANDE M.M



Dokument av tillfällig eller ringa betydelse (reklam, felsänd post m.m.)

GIA

Kopia av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen.

GIA



2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

Gallringsprotokoll, kvitton från bränning, reversaler (följesedlar till arkivet)


Handlingar rörande förtroendemän och sammanträden. Avser underlag för registrering och arvodeshantering.

2 år Systematiskt


Anslagsbevis över justerat protokoll Bevaras Systematiskt

Hantera överklaganden


Förelägganden, yttranden och övriga underlag gällande överklagat ärende



Hantera klagomål och anmälningsärenden

Klagomål på utbildningen m.m. Bevaras Diarieföring



Redovisning av klagomål till nämnd Bevaras Diarieföring

Begäran om yttrande efter anmälan till Skolinspektionen Bevaras Diarieföring

Yttrande till Skolinspektionen Bevaras Diarieföring

Redovisning av åtgärder till Skolinspektionen Bevaras Diarieföring

Beslut och förelägganden från Skolinspektionen Bevaras Diarieföring

Övriga handlingar gällande anmälningsärenden till Skolinspektionen


Hanterna klagomål från elever och vårdnadshavare m.fl.

Hantera anmälnigsärenden till Skolinspektionen (inkl. Barn- och elevombudet) elevärenden


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

BESKRIVNING AV ÖVERGRIPANDE UPPDRAG/ STATISITK M.M.

Beskriva uppdraget/statistik

Broschyrer/informationsblad om förskoleverksamhet, grundskola, grundsärskola, fritidshem och övriga verksamheter


Fotografier som belyser den egna verksamheten Bevaras Systematiskt

Information om förskolor och skolor på kommunens hemsida


Veckobrev och liknande information Bevaras Systematiskt

Statistik Bevaras Systematiskt

Statistik till andra myndigheter (SCB, Skolverket) GIA Systematiskt

SAMVERKAN/ARBETSMILJÖ

Utöva systematiskt arbetsmiljöarbete

Organisation av arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ansvar


Riskbedömning av arbetsmiljön vid t. ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan


Arbetsmiljöplan Bevaras Diarieföring

Protokoll från skyddsrond eller liknande Bevaras Diarieföring

Arbetsmiljöutredningar Bevaras Diarieföring

Dokument gällande brandskydd och liknande Bevaras Systematiskt

Anmälan av arbetsolycka eller tillbud (personal) Bevaras Systematiskt

Sammanställning över arbetsskador och tillbud Bevaras Diarieföring

Anmälan om kränkande behandling (personal) Bevaras Diarieföring


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

Samverka med personal

Protokoll från lokal samverkansmöten (LOSAM) Bevaras Diarieföring

Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträff (APT) eller motsvarande på arbetsplatsnivå

2 år Systematisk

Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL)


Sekretessförbindelse för personal GIA Systematiskt

Ansökan om ändrad sysselsättningsgrad GIA Systematiskt

Läkarintyg gällande personal

Underlag för medarbetar- och lönedialog 2 år Systematisk

Rehabiliteringsutredning - personal Bevaras Systematisk

Registerkontroll av nyanställda (utdrag ur belastningsreg) GIA Systematiskt

Varsel om uppsägning inklusive förhandlingsprotokoll. (Uppsägning på grund av arbetsbrist)

2 år

Polisanmälan mot personal Bevaras Systematiskt

SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE (HUVUDMANNENS)

Pedagogiskt bokslut för huvudmannen per verksamhet Bevaras Diarieföring

Pedagogiskt bokslut för enheten Bevaras Systematiskt

Huvudmannens arbetsplan per verksamhet Bevaras Diarieföring

Sammanställning av brukarenkät "Våga visa" Bevaras Diarieföring

Övriga viktiga underlag gällande systematiskt kvalitetsarbete på huvudmannanivå

BevarasDiarieföring/ Systematiskt

Utöva systematiskt kvalitetsarbete


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

GODKÄNNANDE AV HUVUDMÄN FÖR FRISTÅENDE VERKSAMHET/TILLSYN

Ansökan om godkännande som huvudman för fristående förskola, fritidshem samt ansökan om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg


Beslut om godkännande/Rätt till bidrag för fristående verksamhet


Bekräftelse av beslut om godkännande/rätt till bidrag för fristående förskola, fritidshem/pedagogisk omsorg


Beslutsunderlag och övriga handlingar gällande godkännande/rätt till bidrag för fristående verksamhet


Tjänsteutlåtande i ärende om fristående verksamhet Bevaras Diarieföring

Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet. Bevaras Diarieföring

Remiss från Skolinspektionen efter ansökan om godkännande som huvudman för nyetablering eller utökning av befintlig fristående verksamhet


Tjänsteutlåtande/Yttrande över remiss från Skolinspektionen i ärenden om fristående skola


Plan över tillsyn i fristående verksamhet Bevaras Diarieföring

Tjänsteutlåtande och övriga handlingar gällande tillsynsplan i fristående verksamhet


Utöva tillsyn i fristående verksamhet

Protokoll över genomförd regelbunden tillsyn Bevaras Diarieföring

Protokoll efter riktad kvalitetsgranskning Bevaras Diarieföring

Beslut om ingripande efter tillsyn i fristående verksamhet Bevaras Diarieföring

Anmälan om missförhållanden i fristående verksamhet Bevaras Diarieföring

Rapport över årets tillsyn Bevaras Diarieföring

Enkätsvar brukarenkät avseende fristående verksamhet GIASystematisk förvaring

Godkänna fristående verksamhet - förskola och pedagogisk omsorg och fritidshem i vissa fall

Godkänna fristående verksamhet inom grundskola (inkl. fritidshem) och grundsärskola

Upprätta tillsynsplan för fristående förskolor, (fritidshem) och pedagogisk omsorg


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

EKONOMI

Ansöka om medel/statsbidrag

Ansökan om statsbidrag 10 år Diarieföring

Ansökan om EU-medel Bevaras Diarieföring

Övriga handlingar gällande EU-medel Bevaras/GallrasDiarieföring/ Systematiskt

Redovisning/rekvisition av statsbidrag 10 år Diarieföring

Ansökan om plats i kommunal förskola Norrtälje kommun GIA Systematiskt

Ansökan om plats i kommunal verksamhet i Norrtälje kommun: förskoleklass/grundskola/fritidshem

GIA Systematiskt

Ansökan och beslut om plats i grundsärskola Bevaras Systematiskt

Begäran om yttrande från barnets/elevens hemkommun Bevaras Diarieföring

Yttrande från elevens hemkommun Bevaras Diarieföring

Beslut om plats i förskola Bevaras Diarieföring

Beslut om plats i förskoleklass, grundskola, fritidshem GIA Systematiskt

Beslut om plats i grundsärskola Bevaras Diarieföring

Lista över barn som ej är folkbokförda i kommunen, men går i skola i Norrtälje kommun.


Underlag för extern debitering av interkommunal ersättning 10 år Systematiskt

Underlag för intern debitering 2 år Systematiskt

Övriga handlingar rörande debitering och kontroll gällande interkommunala avtal

5 år Systematiskt

Hantera interkommunal ersättning för elev som inte är folkbokförd i Norrtälje kommun

Hantera interkommunala avtal och ersättningar


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

Ansökan om skolplacering i annan kommun GIA Systematiskt

Yttrande över skolplacering i annan kommun Bevaras Diarieföring

Beslut om skolplacering i annan kommun Bevaras Systematiskt

Överenskommelse om interkommunal ersättning Bevaras Diarieföring

Faktura gällande interkommunal ersättning 10 år Systematiskt

Förteckning över elever som går i skola i annan kommun Bevaras Diarieföring

Hantera tilläggsbelopp till fristående verksamheter

Ansökan och beslut om tilläggsbelopp Bevaras Diarieföring

Utredning gällande tilläggsbelopp 3 år Diarieföring

PLACERA OCH ADMINISTRERA BARN OCH ELEVER

Placera och administrera barn i förskola

Ansökan och beslut om reducerad avgift Bevaras Diarieföring

Ansökan till förskola / familjedaghem GIA Systematiskt

Bekräftelse på uppsagd plats i förskola GIA Systematiskt

Handlingar rörande förtursärenden etc. Bevaras Diarieföring

Placeringsmeddelande GIA Systematiskt

Placeringslistor GIA Systematiskt

Svar på placeringsmeddelande GIA Systematiskt

Uppgifter om planerat schema 3 år Systematiskt

Uppsägning av plats inom förskola/ pedagogisk omsorg 2 år Systematiskt

Hantera interkommunal ersättning för elev folkbokförd i Norrtälje kommun

Hantera tilläggsbelopp till fristående verksamheter


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

Vårdnadshavares inkomstuppgifter 3 år Systematiskt

Ansökan och beslut om reducerad avgift Bevaras Diarieföring

Handlingar och beslut gällande avsteg från regelverk Bevaras Diarieföring

Förteckning över inskrivna barn i respektive förskola Bevaras Systematiskt

Ansökan och beslut om plats i skola och fritidshem GIA Systematiskt

Underlag för registrering GIA Systematiskt

Övriga handlingar gällande val av skola GIA Systematiskt

Placera asylsökande barn och elever

Övriga underlag gällande asylsökande barn och elever GIA Systematiskt

Ansökan, beslut och övriga handlingar gällande kommunövergripande särskild undervisningsgrupp


Protokoll från elevhälsoteam eller -konferens gällande elev Bevaras Diarieföring

Ansökan och beslut om mottagande i grundsärskola

Utredningar om mottagande i grundsärskola Bevaras Diarieföring

Medicinsk bedömning Bevaras Diarieföring

Pedagogisk utredning Bevaras Diarieföring

Social bedömning Bevaras Diarieföring

Psykologutredning Bevaras/GIA Diarieföring

Ansökan om ny nivå (behovsgrupp) Bevaras Diarieföring

Placera och administrera barn/elev i skola och fritidshem

Placera i kommunövergripande särskild undervisningsgrupp

Ta emot och placera elev i grundsärskola


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

SKOLPLIKTSBEVAKNING

Ansökan om att fullgöra skolplikten på annat sätt

Ansökan om att genomföra skolplikten på annat sätt Bevaras Diarieföring

Utredning gällande medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt


Medgivande/avslag att fullgöra skolplikten på annat sätt Bevaras Diarieföring

Plan för insyn över skolgången vid medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt.


Beslut om återkallelse av medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt.


Uppskjuten/förlängd skolplikt

Ansökan och beslut om uppskjuten skolplikt Bevaras Diarieföring

Utredning/beslutsunderlag gällande uppskjuten skolplikt Bevaras Diarieföring

Beslut om förlängd skolplikt Bevaras Diarieföring

Utredning/beslutsunderlag gällande uppskjuten skolplikt Bevaras Diarieföring

Lista över skolpliktiga barn som saknar skolplacering/medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt

GIA Systematiskt

Skolpliktsbrev till vårdnadshavare GIA Systematiskt

ELEVHÄLSANS MEDICINSKA INSATS (SKOLHÄLSOVÅRD)

Patientsäkerhetsberättelse (EMI) Bevaras Diarieföring

Intyg om specialkost Bevaras Systematiskt

Hälsoprofil förskoleklass förälder Bevaras

Hälsoprofil årskurs 4 elev Bevaras

Hälsoprofil årskurs 4 förälder Bevaras

Hantera skolhälsovård

Hantera och bevaka skolplikt


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

Hälsoprofil årskurs 7 elev Bevaras

Planer - hälsobesök Bevaras

Uppgift om vaccinationer Bevaras

Vaccinationsprogram Bevaras

SKOLSKJUTS

Ansökan och beslut om skolskjuts 3 år/Bevaras Diarieföring

Ansökan och beslut om skolskjuts av särskilda skäl Bevaras Diarieföring

Beslutsunderlag och övriga handlingar gällande skolskjuts av särskilda skäl


Skolskjuts- och elevförteckning Bevaras diarieföring

Skolskjutsplanering med uppgift om min/max avstånd Bevaras diarieföring

Utbetalningsorder/kvitto/underlag för utbetalning av självskjutsersättning

10 år Systematiskt

Beslut om skolskjutsens färdväg och de platser där på- och avstigning bör ske


VFU

Anmodan om placering av VFU-student Bevaras Diarieföring

Beställning av VFU-placering GIA Systematiskt

Tillhandahålla skolskjuts

Tillhandahålla verksamhetsförlagd undervisning (VFU)


2017-06-12

Processnamn

Dokumentnamn


Hantering/sortering

SKOLMÅLTIDER

Ansökan om registrering av livsmedelsanläggning Bevaras Diarieföring

Avtal om matleveranser Bevaras Diarieföring

Beslut om riskklassificering och avgift för livsmedelskontroll Bevaras Diarieföring

Beslut/intyg om specialkostGIA/Vid läsårets slut

Systematiskt

Beställning av skolmat GIA Systematiskt

Egenkontroll livsmedel (HACCP) Bevaras Systematiskt

Handlingar gällande EU mjölkstöd GIA Systematiskt

Faecesprov GIA Systematiskt

Följesedlar GIA Systematiskt

Föreläggande angående livsmedelsanläggning Bevaras Diarieföring

Inspektionsrapporter Bevaras Diarieföring

Klagomål och synpunkter på skolmåltider Bevaras Diarieföring

Korrespondens av betydelse för verksamheten Bevaras Diarieföring

Kupongredovisning 2 år Systematiskt

Leverantörsfakturor 10 år Systematiskt

Matsedlar 2 år/Bevaras Systematiskt

Protokoll från miljö- och livsmedelskontroll 5 år Systematiskt

Skolmåltidsstatistik 10 år Systematiskt

Årsplanering arbetsår GIA Systematiskt

Tillhandahålla skolmåltider

Documents

Antagande av dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämnden · 2018. 3. 29. · Skolkatalog elevkatalog Bevaras Systematiskt Medgivande/avslag av vårdnadshavare att elevdokumentation