2/27/2020

1

Diagnosa Organisasi

Ahmadriswan Nasution ahmadriswan@bps.go.id; 0812-8876-6444

Disampaikan pada PKP III BPS Tahun 2020

Pusdiklat BPS, 21 dan 22 Februari 2020

Motivasi

Jika diberi waktu 1 jam: - 55 menit membahas masalah, - 5 menit menentukan solusi

“Don’t be Repetitive. “Insanity: doing the same thing over and over again and expecting

different results”.

2/27/2020

2

HARI PERTAMA

Isu strategis

• berita atau informasi yang belum “jelas”, yang

relevan dengan organisasi/unit organisasi

terkait dan sering dibicarakan

• Isu menjadi jelas dan dapat disebut masalah,

jika didukung bukti data/ informasi yang relevan

2/27/2020

3

Isu Terkini BPS

Kualitas data dan Pelayanan Publik

Tingkatan Isu Strategis

• Nasional/Daerah

• Organisasi/Instansi

• Unit organisasi peserta PKP

2/27/2020

4

Isu strategis dan Aksi Perubahan Isu Strategis Nasional-Daerah:

Ekonomi/Sosial-Budaya/Politik dan Hukum

Isu Strategis Instansi

Isu Strategis Unit Kerja

Ruang lingkup Aksi Perubahan Peserta sesuai unit kerja/ jabatannya Ruang lingkup Aksi Perubahan

Peserta sesuai unit kerja/ jabatannya Ruang lingkup Aksi Perubahan

Peserta sesuai unit kerja/ jabatannya

PKA = Program PKP = Kegiatan

slide pokok-DO-LAN 7

Memilih isu strategis

2/27/2020

5

Memilih isu strategis dgn ASTR

Memilih Isu Strategis/Masalah Dengan Kriteria ASTR

No. Kriteria Bobot

Kriteria

Isu-isu Keterangan

A B C D E

1 Aktual 30 30 25 15 25 10

2 Spesifik 20 20 20 15 20 10

3 Transformasi 20 20 20 20 20 15

4 Relevan 30 25 25 25 25 10

100 95 90 75 90 65

Isu Strategis sbg Gagasan AP

2/27/2020

6

Memilih isu strategis dgn ASTRID Memilih Isu Strategis/Masalah Menjadi Gagasan Perubahan dengan Kriteria ASTRID

No. Kriteria Bobot

Kriteria

Isu Strategis Keterangan

A B D

1 Aktual 15 15 15 15

2 Spesifik 10 10 10 10

3 Transformasi 10 10 10 10

4 Relevan 15 15 15 15

5 Inovatif 20 10 15 15

6 Dapat dilaksana-kan sesuai masa pelatihan

30 15 20 30

100 75 85 95

Alternatif dgn USG Memilih Isu Strategis/Masalah dengan Kriteria USG

NO

ISU STRATEGIS/MASALAH

NILAI

TOTAL

RANKING

U S G

1. Pengelolaan barang dan aset belum optimal

4

3

3

10

III

2.

Ukuran kinerja pegawai (ASN dan PPPK) masih berdasarkan kehadiran

4

4

4

12

I

3.

Penataan arsip belum optimal

4

3

4

11

II

2/27/2020

7

Alternatif dgn USG

Memilih Isu Strategis/Masalah dengan Kriteria APKL

NO

ISU STRATEGIS/MASALAH

NILAI

TOTAL

RANKING

A P K L

1. Pengelolaan barang dan aset belum optimal

4 4 3 3 15 III

2.

Ukuran kinerja pegawai (ASN dan PPPK) masih berdasarkan kehadiran

4 4 4 4 16 I

3.

Penataan arsip belum optimal

4 4 3 4 14 II

VIDEO SATU

2/27/2020

8

Lesson Learnt

- Salah Diagnosa, tidak punya pengalaman sehigga ragu.

- instrumen/teknik analisis yang tidak tepat (ranting, kerikil dan air), shg salah identifiikasi

- Salah identifikasi akibatnya fatal

- Ini menjadi pengalaman rekannya yang selamat

Diagnosa Organisasi

Pengertian:

• mendiagnosis atau menilai tingkat fungsi

organisasi saat ini untuk merancang intervensi

perubahan yang tepat

Tujuan:

• Menemukan permasalahan organisasi/unit

organisasi termasuk mengetahui faktor-faktor

penyebab terjadinya permasalahan tersebut dan

merumuskan solusinya

2/27/2020

9

Proses Diagnosa Organisasi

Pemimpin melayani

Kinerja Layanan saat ini

Menemukan faktor/unsur/elemen/fungsi2

yang bermasalah

GAP

Kinerja Layanan

diharapkan

Solusi

Implementasi

asa

Hasil (harapan): Pelayanan organisasi

yang diharapkan (kinerja

meningkat)

Diagnosa Organisasi

Implemen tasi solusi

Kinerja Organisasi meningkat

HPO

Rencana Aksi/Perubahan

2/27/2020

10

Menganalisis Unsur2 Organisasi

Manfaat Mendiagnosa

memahami permasalahan organisasi/unit organisasinya

sehingga lebih percaya diri untuk melakukan perubahan

ke arah yang lebih baik (continous improvement, better

performance)

mempunyai argumentasi yang kuat untuk menyakinkan

para pemangku kepentingan (stake holders) termasuk

pimpinan di atasnya tentang rencana perubahannya.

2/27/2020

11

Prinsip-prinsip diagnosa organisasi

Berdasarkan analisa yang logis

Menggunakan kemampuan berpikir kreatif

Belajar dari berbagai pengalaman

Analisa dalam batas ruang lingkup aktivitas

organisasi/unit organisasi

Memudahkan penyusunan rencana perubahan

Refleksi Diri

meluruskan dan meneguhkan niat melakukan diagnosa organisasi untuk kepentingan

organisasi, dan memberikan kontribusi yang terbaik bagi kemajuan instansi, bangsa dan

Negara Indonesia

2/27/2020

12

Resiko salah mendiagnosa

Bukan hanya masalah tidak dapat diselesaikan, tetapi dapat memperumit masalah

organisasi/unit organisasi bahkan menimbulkan masalah baru.

Alur Pikir Diagnosa Organisasi

2/27/2020

13

Teknik Analisis Manajemen • Weisbord’s Six-Box Model (1976)

• Congruence Model for Organization Analysis (1977) • McKinsey 7S Framework (1981-82) • Tichy’s Technical Political Cultural (TPC) Framework (1983) • High-Performance Programming (1984) • Leavitt’s Model (196 • Burke-Litwin Model of Organizational Performance dan Change (1992) • Force Field Analysis (1951) Malcom Baldrige National Quality Award (MBNQA) • Pedoman Mandiri Penilaian Reformasi Birokrasi (PMPRB) - Pemerpan, 2012, • Common Asessmen Framework (CAF-Eropa) • Soft Systems Methodology (SSM, Chekland and Scholes, 1990) • Likert System Analysis (1967) • Open Systems Theory (1966) • Diagnosing Individual and Group Behavior (1987) • Falletta’s Organizational Intelligence Model (2008), • Analisa Pohon Masalah • Diagram tulang ikan atau fishbone diagram (Dr. Kaoru Ishikawa, 1960an) • Analisa SWOT (strengths, weaknesses, opportunity and Threats) • Analisa SOAR (strengths, opportunity,aspirations and results)

slide pokok-DO-LAN

Mc Kinsey 7S Framework

Sumber: https://mustamu.wordpress.com

2/27/2020

14

slide pokok-DO-LAN

Weisboard’s Six Box Model

slide pokok-DO-LAN

The Burke-Litwin Causal Model

2/27/2020

15

slide pokok-DO-LAN

slide pokok-DO-LAN

Sumber: https://joe.org/joe/2015april/a2.php

The Burke-Litwin Causal Model

2/27/2020

16

slide pokok-DO-LAN

Tree Diagram

Sumber: https://vdocuments.net/pohon-masalah-dm.html

slide pokok-DO-LAN

Fish Bone Diagram Model

http://templatelab.com/fishbone-diagram-templates/

2/27/2020

17

Wacana– Vol. 19, No. 3 (2016), Universitas Brawijaya

slide pokok-DO-LAN

Analisis SWOT

2/27/2020

18

slide pokok-DO-LAN

Tacit knowledge

adalah pengetahuan yang diperoleh

berdasarkan pengalaman individu

(individual context ) diri sendiri atau dari

orang lain dan tempatnya bekerja, yang

kemudian diadopsi menjadi

pengetahuannya, dan diberikan kembali

ke lingkungan (shared context).

Ba = tempas kerja slide pokok-DO-LAN

2/27/2020

19

slide pokok-DO-LAN

I = individual, O= organisation, G= group Sumber: http://www.priscilliacharista.com/

HARI KEDUA

2/27/2020

20

DISKUSI KELOMPOK DISKUSI I DAN DISKUSI II

VIDEO DUA

2/27/2020

21

DISKUSI KELOMPOK I 1. Apa isu strategisnya. 2. Gagasan perubahannya 3. Kondisi saat ini 4. Penyebab kondisi saat ini terjadi (fungsi2, atau

aspek2/faktor2 apa saja yang jadi penyebabnya 5. Apa akibatnya jika kondisi saat ini tidak diselesaikan 6. Kondisi yang diharapkan 7. Apa yang manfaat jika kondisi yang diharapkan

tercapai 8. Gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang

diinginkan 9. Langkah2 solusi/intervensi yang harus dilakukan

dengan memperhatikan faktor-faktor penyebabnya, 10. Apa Inovasinya?Aksi-aksi Perubahan

Presentasi dan Tanya Jawab Diskusi Kelompok I

2/27/2020

22

DISKUSI KELOMPOK II

Tentukan salah satu unit organisasi dari peserta pada setiap kelompok, untuk dibahas-sesuai

TUSI-nya.

DISKUSI KELOMPOK II

1. Apa isu strategisnya. 2. Gagasan perubahannya 3. Kondisi saat ini 4. Penyebab kondisi saat ini terjadi (fungsi2, atau

aspek2/faktor2 apa saja yang jadi penyebabnya 5. Apa akibatnya jika kondisi saat ini tidak diselesaikan 6. Kondisi yang diharapkan 7. Apa yang manfaat jika kondisi yang diharapkan

tercapai 8. Gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang

diinginkan 9. Langkah2 solusi/intervensi yang harus dilakukan

dengan memperhatikan faktor-faktor penyebabnya, 10. Apa Inovasinya?Aksi-aksi Perubahan

2/27/2020

23

Presentasi dan Tanya Jawab Diskusi Kelompok II

TERIMAKASIH