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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE
EL PERIODO DE PASANTIAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG) SEDE CIUDAD
BOLÍVAR, ESTADO BOLIVAR.
PASANTE
T.S.U. Lauris Cupares
C.I.:13.657.653
Ciudad Bolívar, Julio 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE
EL PERIODO DE PASANTIAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG) SEDE CIUDAD
BOLÍVAR, ESTADO BOLIVAR.
Informe de Pasantías presentado como requisito exigido para optar al Título
de Licenciada en Administración de Empresas
Tutor Académico Tutor Industrial
Econ. Milagros Hernández Msc. Kledys Ramos
Pasante
T.S.U. Lauris Cupares
C.I.:13.657. 653
Ciudad Bolívar, Julio 2011
Índice
DEDICATORIA………………………………………………………………...…i
AGRADECIMIENTO…………………………………………………………….ii
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………..iii
CAPÍTULO I: PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1.1. Identificación de la Organización
1.1.1. Nombre de la Empresa……..…………………………………….…..9
1.1.2. Ubicación…………..……………..………………………………….9
1.1.3. Reseña Histórica………………..….………………………………...9
1.1.4. Misión………………………………..…………….……………….14
1.1.5. Visión…………………………………..…………………………...15
1.1.6. Valores y Principios…………………..…..………………………...16
1.1.7. Objetivos Institucionales……………………..……...………….…..17
1.1.8. Políticas Institucionales……………………..………….……….…..18
1.1.9. Estructura Organizativa……………………...……………………...19
1.1.10. Identificación del Departamento donde se Realizó la Pasantía......25
1.2. Situación Contextual
1.2.1. Identificación del Departamento…………………………….……...30
1.3. Diagnostico Situacional
1.3.1. Evaluación de la Situación Actual del Departamento…………........31
1.3.2. Limitaciones…………………………...……………………............31
CAPITULO II: DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE PASANTÍAS
2.1. Objetivos Generales y Específicos
2.1.1. Objetivo General……………………………………………….32
2.1.2. Objetivos Específicos…………………………………….…….32
2.2. Descripción y Conceptualización de las Actividades Realizadas………..32
2.3. Justificación y Relevancia para el Desarrollo del Perfil Profesional.........35
2.4. Beneficios y Alcances………………………………………………..…..35
CAPITULO III: FUNDAMENTOS TEÓRICOS
3.1. Bases Teóricas…………………………………………………….......…37
3.2. Bases Legales
3.2.1. Ley Orgánica de Hacienda Municipal………………………….…...40
3.2.2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República………...…41
CAPITULO IV: PERSPECTIVA METODOLÓGICA
4.1. Descripción de los Métodos y Procedimientos para la realización de las
Actividades de Pasantía……………………………………………….….43
4.2. Fuentes de Información……………………………………………….…44
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones………………………………………………………….…45
5.2. Recomendaciones………………………………………………………..47
5.3. Matriz Foda……………………………………………………………...48
Referencias Bibliográficas………………………………………………….……49
Anexos
Formato de Registro de Bienes (Anexo 1)...…………………………………..…51
Inventario de Silla y Mesas (Anexo 2)…...………………………………………52
Formato de Orden de Desincorporación (Anexo 3)...………………………..…..53
Formato de Orden de Traslado de Bienes (Anexo 4)…...……………………..…54
Dedicatoria
Primeramente a Dios Todopoderoso por iluminarme en todo el trayecto de
la carrera para que mis metas las pudiera llevar a cabo, a mis hijas Francis y
Roselyn mis princesitas.
A mis padres y a mis suegros por estar siempre apoyándome en cada
momento que los necesite para hacer realidad este sueño anhelado, por guiarme y
apoyarme en todo momento. A mi esposo por ser un apoyo incondicional y por la
ayuda moral que siempre me dio, por aconsejarme en mis decisiones en todo
momento, a mis hermanos y cuñados por su ayuda incondicional, para ser mejor
persona cada día.
Y a todas esas personas que fueron participe de este logro. Se lo dedico de
corazón, con todo mi amor y respeto, sin su ayuda este logro no hubiese sido
posible.
i
Agradecimiento
A Dios Todopoderoso y a la Virgen Del Valle por guiarme por el buen
camino y siempre iluminarme para culminar con éxito mis estudios.
A mis padres Francisca y Leoncio por el apoyo que siempre me dieron y la
ayuda incondicional, siempre estuvieron para orientarme y aconsejarme; a mis
suegros Taide y Edmundo, personas maravillosas que me ayudaron en todo
momento de forma incondicional, a mi esposo Diego una gran persona que me
ayudo siempre con su apoyo, consejos y paciencia para llegar hasta el final.
A mis hermanos y cuñados porque siempre estuvieron allí de una u otra
forma ayudándome; dándome animo y aliento para que no desfalleciera en mi
propósito de alcanzar la meta propuesta.
A mi tutor Académico Econ. Milagros Hernández; a mi Tutor Industrial
MSc. Kledys Ramos, por el apoyo brindado en el lapso de las pasantías y por sus
conocimientos académicos; al Lcdo. Brenci Hernández, que por su intermedio
facilitó el acceso para dar inicio a las pasantías profesionales exigidas por la
Universidad como requisito para optar al Título de Lcda. en Administración de
Empresas.
ii
Introducción
La Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) está
conformado por un conjunto de unidades administrativas y académicas, entre las
cuales se encuentra la Oficina de Responsable de Sede; siendo esta la institución
seleccionada para la realización de pasantías, en la cual fui asignada,
específicamente en la Oficina de Responsable de Sede, donde aplicaría los
conocimientos adquiridos en la universidad y a su vez nutrirme de todas las
actividades que se realizan en dicho departamento. Cabe señalar que esta oficina
se encarga de velar por cualquier necesidad que presente la universidad;
igualmente se ubica entre otras el Departamento de Servicios Generales, el cual es
el encargado de registrar, codificar y hacer los inventarios correspondientes de
todos los Bienes que pertenecen a la Universidad y sus dependencias. Cabe
destacar que este Departamento tiene entre sus principales funciones, verificar y
conformar las actas respectivas de Control al momento de recibir un Bien o una
reparación.
El Departamento de Servicio Generales debe llevar un control interno, el
cual tiene como principal objetivo la organización y aplicación de un conjunto de
procedimientos para salvaguardar los bienes de la institución o empresa, y así
verificar que la adquisición de bienes y servicios cumplen con los requisitos y las
condiciones previamente establecidas.
Para la investigación del Informe se determinó de forma definida las
actividades realizadas en La Universidad Nacional Experimental de Guayana
(UNEG) como Pasantía de Grado, para optar al título: de Licenciado en
Administración de Empresas.
iii
Está investigación, está estructurada de la siguiente manera: Capítulo I:
Descripción de la Universidad; objetivos, políticas, misión, visión, estructura
organizativa, departamento donde se realizo la pasantía y la evaluación del
mismo. Capítulo II: Descripción y análisis de las actividades realizadas en la
organización. Capítulo III: Aspectos teóricos de la investigación propuesta.
Capítulo IV: Diseño de la perspectiva metodológica bajo la cual se desarrollo el
informe. Capítulo V: Conclusiones y recomendaciones, referencias bibliográficas
y anexos.
iv
CAPÍTULO I
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1.1. Identificación de la Organización
1.1.1 Nombre de la Empresa:
Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), Sede Ciudad Bolívar,
Estado Bolívar.
1.1.2 Ubicación:
Sector Mango Asao, Avenida 5 de Julio, Ciudad Bolívar.
1.1.3 Reseña Histórica:
En 1979 la Corporación Venezolana de Guayana promueve el proyecto de
creación de la Universidad de Guayana con la finalidad de consolidar el proceso
de desarrollo regional a la par que se equilibrara la actividad industrial
proporcionándole a la región profesionales formados en la región y nuevas
posibilidades de desarrollo en lo cultural y humanístico. En atención a la
"idiosincrasia" de la población de esta zona se pensó que la universidad tuviera su
asiento en Ciudad Bolívar, Ciudad Guayana y Upata.
A partir de estas ideas, se decreta una comisión presidencial que, dirigida por el
Dr. Aníbal La Riva, realiza los estudios de planificación, organización y
factibilidad de la nueva universidad.
9
La Universidad de Guayana funcionaría en las áreas de ingeniería, administración
y educación abarcando programas y especialidades en cada una de estas áreas.
Asimismo se pensó en desarrollar programas de post-grado para mejorar la
calidad docente. En un principio estos serían a nivel de Maestría y posteriormente
se pensaría en Doctorados. La Universidad de Guayana tendría como sede
principal a Ciudad Bolívar en donde ya se contaba con el edificio cedido por la
CVG (Silva Tirado, 1982:2).
La comisión terminó su informe demostrando la necesidad de viabilizar esta casa
de estudios y es así que durante 1982 se decreta la creación de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG) con fecha de 9 de marzo de 1982
mediante decreto presidencial N° 1.432 del Presidente Luis Herrera Campins, con
sede en Ciudad Bolívar. Esta Casa de Estudios fue concebida como un Centro de
Educación Superior de carácter regional que se fundamenta en tres principios
básicos: Experimentalidad, Democratización, y Regionalización. El proyecto
original hacía mención a la Universidad del Sur, nombre éste que fue cambiado
por el actual.
En junio de 1982 se nombran las primeras autoridades universitarias, las cuales
tomaron posesión el 4 de agosto del mismo año. Quedando integrada el Consejo
Directivo, por el Rector, Dr. Sócrates Medina.
La UNEG abrió sus puertas en Ciudad Guayana con un Curso de Pregrado
(PRONAFORDO: Programa Nacional de Formación Docente para la Educación
Básica) y con cuatro programas de postgrado: Gerencia, Educación, Psicología
Educativa y Docencia en Educación Superior, con la finalidad de formar su propio
10
recurso humano. Estos cursos contaron con la participación de 270 profesionales
de los Estados Bolívar, Monagas, Sucre y Delta Amacuro. De ellos se graduaron
25 Magíster en Gerencia, 10 en Educación, 11 en Psicología Educativa y 19 en
Docencia en Educación Superior.
En 1986, con la Dra. Aline Lampe Joubert al frente del Rectorado, el 7 de
diciembre se modifica la estructura organizativa bajo el decreto N° 1.397
transformándose los vicerrectorados en gerencias.
Las actividades de pregrado se inician en 1987 con el Curso Introductorio, en
1988 con los proyectos de carrera Administración y Contaduría, Ingeniería en
Informática e Ingeniería Industrial y posteriormente en 1989, Ingeniería en
Industrias Forestales y Educación Integral.
En 1987 empieza el curso de postgrado de la Maestría en Ciencias de los
Materiales; en 1989 la de Gerencia de Recursos Humanos y Ciencias
Ambientales. En 1990 se reestructura la Maestría en Gerencia y se oferta con tres
menciones: Finanzas, Operaciones y Producción, y Mercadeo y Ventas, y en 1992
se aprueba la Maestría de Medicina del trabajo mención Salud Ocupacional, que
son los programas de postgrado que se dictan actualmente.
En 1992 el Dr. Oswaldo del Castillo Saume sustituye a la Dra. Aline Lampe como
Rector de la Universidad. En 1993 nace la carrera de Licenciatura en Letras
mención Lengua Española y Portuguesa dictada en convenio de la UNEG
y la Universidad Federal Roraima en Santa Elena de Uairén. Se amplía la oferta
11
académica en 1995 en convenio con las Alcaldías en Guasipati y en 1996 la de El
Callao, con los proyectos de carreras a nivel de Técnico Superior en
Administración y Contaduría, y la Licenciatura en Educación Integral.
En 1996 se inicia el proyecto de carrera de Tecnología en Producción
Agropecuaria en Upata. Este mismo año se concentran los esfuerzos para
emprender lo que podría llamarse el Núcleo Ciudad Bolívar de la UNEG, y se
inician los proyectos de carrera de licenciatura en Educación, Tecnólogos y
Licenciados en Administración y Contaduría.
El 18 de abril de 1998 se puso en funcionamiento el primer edificio o Célula
Básica del Complejo Campus Universitario, ubicado en la Avenida Atlántico de
Puerto Ordaz, construido en su totalidad por la Corporación Venezolana de
Guayana. Esto permitió trasladar a ese recinto las actividades de pregrado
correspondientes a las carreras de Administración, Contaduría y Educación
Integral.
Para el año 2002, la UNEG confirma la futura apertura de las maestrías en
Gestión Educativa y Enseñanza de la Matemática, cuyo contenido se elaboró
tomando en cuenta los lineamientos del Consejo Nacional de Universidades.
Los niveles de investigación fueron reforzados durante los años 2001 y 2002,
cuando se oficializó la apertura del Programa de Estudios Avanzados en Gerencia
y la aprobación del Programa de Estudios Avanzados en Educación, con el
objetivo de ofrecer a los profesionales de la región la oportunidad de insertarse en
el cuarto nivel de educación formal, sin necesidad de permanecer en la
Universidad por períodos mayores a un año, tiempo mínimo requerido para una
12
especialización. Estos programas no solo han diversificado las oportunidades de
estudio en la UNEG, sino que también han servido como plataforma para la
actualización de conocimientos en áreas como Tecnología de la Información,
Mejoramiento Continuo y Gerencia Pública Local, Capacitación Docente
Universitaria y Formación de Asesores Académicos, que son los cursos que se
han aprobado hasta ahora.
La Universidad en el siglo XXI tiene el reto de reforzar la excelencia académica
en una sociedad cada vez más competitiva, y con mayor necesidad de adaptación
a los cambios que impone la revolución tecnológica e informática, sin olvidar el
propósito de formar profesionales con alto sentido ético, responsabilidad cívica y
social, con espíritu creativo y racional, capaces de proponer nuevas alternativas de
desarrollo y participar en la reactivación económica y social del país.
La integración institucional con otras universidades de la región se presenta como
una de las principales alternativas para lograr este reforzamiento académico entre
los jóvenes profesionales de Guayana, a través del establecimiento de metas
compartidas en el proceso de capacitación y mejoramiento de la capacidad de
respuesta ante las verdaderas necesidades de la colectividad guayanesa.
Para garantizar el cumplimiento de sus metas, la UNEG se preocupa por renovar y
optimizar los lineamientos de investigación, a través de sus programas de
postgrados, que buscan dar continuidad a los procesos educativos entre quienes ya
forman parte del mercado laboral y profesional de Guayana.
13
Las actividades de extensión, por su parte, se mantienen como estrategia de
integración y comunicación con la colectividad, bajo propuestas de formación
paralela a la educación formal y la promoción de manifestaciones culturales y
artísticas que apuestan a afirmar nuestra identidad como pueblo en el entorno
inmediato.
A través de su reciente historia, la UNEG ha cumplido con el compromiso
adquirido a partir de su fundación en la década de los 80, y seguirá fortaleciéndose
para afrontar los nuevos retos que se presenten en la inminente evolución del
sistema regional de universidades.
1.1.4. Misión
Es misión de la Universidad Nacional Experimental de Guayana, formar
ciudadanos, intelectuales y líderes para la transformación socio-cultural y técnico-
científica que aseguren el desarrollo social y económico sustentable, con respeto y
protección al ambiente y a la diversidad biológica y cultural de la región Guayana
para las generaciones futuras. La UNEG se constituye en un espacio de
construcción colectiva de conocimientos y compartir de saberes, fomentando el
arraigo cultural en el marco de la diversidad, fundamentada en la ética, la
solidaridad, la paz, la libertad académica, la autorreflexión crítica y comprometida
con la preservación y defensa de los valores que hacen posible la convivencia
ciudadana y el respeto a los derechos humanos como patrimonio fundamental de
la sociedad.
14
1.1.5. Visión
Se vislumbra una sociedad del conocimiento caracterizado por ser humanístico,
científico y tecnológico, multidisciplinario, transdisciplinario, orientado a la
transformación de la realidad, compartido y contextualizado a partir de la
construcción colectiva del conocimiento y el compartir de saberes. En este sentido
la Universidad debe prefigurar esa sociedad en activa interacción con su contexto
regional, nacional e internacional.
El conocimiento, así, se reconoce presente en todos los sectores sociales. La
UNEG valorará los saberes indígenas, campesinos, urbanos, en todas las edades y
géneros. La Universidad compartirá en variados contextos, tanto locales como
regionales, así como nacionales e internacionales, igualmente, se vinculará con
otras instituciones afines y con los sectores productivos, culturales y
gubernamentales de la sociedad enfatizando la función social en su quehacer
académico.
La UNEG liderizará a las instituciones y procesos orientados a la formación de los
profesionales necesarios para el desarrollo de la Región Guayana en el marco de
la sustentabilidad.
Se aspira una institución autocrítica, reflexiva, con referencia propia. Con
profundo respeto a la diversidad sujeto-sujeto. Se desechará cualquier tipo de
dogmatismo y pensamiento único y se propiciará la flexibilidad y la tolerancia a la
pluralidad de ideas.
15
Se propenderá a construir una universidad autónoma, autogestionaria, creativa en
la búsqueda de su financiamiento, austera y eficiente en el aprovechamiento de
sus recursos en función de optimizar la efectividad del esfuerzo institucional.
La UNEG está comprometida con la formación del ciudadano, que en el ejercicio
de su desempeño, sea coherente con la demanda de una sociedad más humana y
ambientalmente responsable. Está obligada, mediante las ejecutorias de sus
políticas a dar respuestas satisfactorias y oportunas, a una comunidad que reclama
mayor sensibilidad social y ambiental, espiritualidad, sentido de pertinencia, pro
actividad, responsabilidad institucional y probidad. La UNEG tiene el reto
circunstancial del entorno, para presentar resultados que la acrediten como una
universidad de alto valor y prestigio.
1.1.6. Valores y Principios
Los valores y principios están referidos a las relaciones que fundamentan los
vínculos sujeto-sujeto que se expresan en los valores y constituyen el referente
moral y sujeto-objeto respectivamente que se expresa a través de los principios y
constituyen el referente ético. Se constituyen en el soporte para el cumplimiento
de la Misión y Visión. Los Valores y Principios, son en última instancia,
simultáneamente, los medios y fin último de la Universidad. Se asumen los
siguientes:
Tolerancia
Respeto a la diversidad y la pluralidad
Justicia y cultura de paz
Honestidad
Libertad Académica
16
Solidaridad
Equidad
Responsabilidad social.
Responsabilidad ambiental.
Auto-reflexión crítica
Integralidad
Intelectualidad
Universalidad
1.1.7. Objetivos Institucionales
Los objetivos institucionales representan los propósitos específicos enmarcados en
la Misión. Los mismos son permanentes en el tiempo y orientan las acciones hacia
la situación deseada.
1.- Desarrollar el potencial humano en los campos socioculturales y
tecnocientífico y ambiental que requiere el desarrollo sostenible de la Región
Guayana.
2.- Afianzar los procesos culturales y sociopolíticos para la profundización de la
democracia directa y protagónica, en atención a la etnodiversidad en la región
Guayana.
3.- Asegurar los procesos de Investigación y Desarrollo orientados a la búsqueda
de respuestas innovadoras a los requerimientos del desarrollo sostenible de la
Región Guayana, fomentando la integración de las iniciativas interinstitucionales.
4.- Asegurar la vigencia permanente de la calidad en las estructuras y los procesos
académicos - administrativos para dar respuesta oportuna a las demandas de la
sociedad en atención a la diversidad biológica, cultural y geográfica de la Región
Guayana.
17
5.- Rectorar la integración de los recursos - humanos, tecnológicos y financieros -
que conforman el sub-sistema de Educación Superior en la Región Guayana y de
éstos con los demás niveles del sistema educativo regional.
1.1.8. Políticas Institucionales
Las políticas Institucionales son orientaciones para discrecionar la toma de
decisiones, es decir, facilitan la delegación de autoridad hacia los niveles
funcionales y operativos.
18
1.1.9. Estructura Organizativa de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (UNEG)
Fuente: www.uneg.edu.ve
19
Descripción Organizacional
Estructura Organizativa
Descripción
La Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), establece un sistema
articulado, coherente y dinámico, estructurado en subsistemas flexibles e
integrados funcionalmente, cuya finalidad es el logro de los objetivos
institucionales, establecidas en el reglamento.
La Universidad, en razón de su filosofía de administración y gestión por
proyectos, tiene una organización estructural y funcional enmarcada dentro de una
concepción sistémica y matricial.
El sistema de la universidad está compuesto por el subsistema académico y el
subsistema administrativo, éste opera sobre la base de proyectos y está destinado a
las funciones de planificación, coordinación, supervisión y evaluación del sistema
institucional responsable de las normas y procedimiento que regulan el
funcionamiento de la universidad, en su área de competencia.
La presente información almacena todos los lineamientos estructurales y
funcionales expresados en el Reglamento General de la Universidad. El mismo
lleva por finalidad el orden organizacional de todos los procesos que se dan en el
ámbito operativo. Así como también contribuye a consolidar esfuerzos en las
actividades que realiza cada unidad organizativa, permitiendo así lograr los
objetivos establecidos por la institución de una manera más eficaz y eficiente.
20
Estructura
La UNEG presenta la siguiente estructura organizativa:
Consejo Universitario:
Es el máximo organismo colegiado de decisión universitaria y estará integrado
por el Rector, quien lo presidirá; los Vicerrectores; el Secretario; los
Coordinadores Generales de Programas de Pregrado, Postgrado e Investigación y
de Extensión y Difusión Cultural; la representación profesoral elegida de entre el
personal académico ordinario, activos y jubilados, dos representantes estudiantiles
elegidos entre los estudiantes regulares; un representante de los egresados, un
representante del personal administrativo y un representante del Ministerio de
Educación.
Vice-Rectorado Académico:
Consejo Académico
Consejo de Desarrollo Científico, Humanístico y Tecnológico
Coordinación de Currículo
Departamento de Ciencia y Tecnología
Departamento de Educación, Humanidades y Artes
Departamento de Organización y Gerencia
Departamento de Hombre y Ambiente
Coordinación General de Pregrado
Consejo de Pregrado
Coordinación de Pasantías
Coordinaciones de Carreras de Pregrado
21
Coordinación General de Investigación y Postgrado
Consejo de Investigación y Postgrado
Coordinación de Investigación y Desarrollo
Centros de Investigación
Coordinaciones de Carreras de Postgrado
Coordinación General de Extensión y Difusión Cultural
Consejo de Extensión y Difusión Cultural
Coordinación de Educación Permanente
Coordinación de Estudios Abiertos
Coordinación de Cultura
Coordinación de Deporte y Recreación
Coordinación de Desarrollo Humano
Vice-Rectorado Administrativo:
Atribuciones
a) Colaborar con el Rector en la dirección, coordinación, supervisión y
evaluación de las actividades administrativas de la Universidad y asesorar al
Consejo Universitario en materia administrativa.
b) Colaborar con el Rector en la orientación de la política financiera de la
Universidad.
c) Dictar y proponer, conjuntamente con el Rector, las políticas y normativas
tendentes a racionalizar, con criterios de austeridad, la ejecución del
presupuesto universitario.
22
d) Concebir y proponer, para su consideración ante el Consejo Universitario,
programas destinados al fomento de fuentes alternativas de financiamiento
institucional generado por la utilización de las capacidades y recursos propios.
e) Revisar, verificar y controlar todas las órdenes de pago emitidas por la
Universidad.
f) Supervisar, controlar e informar periódicamente a las autoridades
universitarias sobre la ejecución presupuestaria.
g) Mantener el control de los movimientos de caja y de las cuentas de la
Universidad.
h) Elaborar y presentar, por lo menos trimestralmente, al Consejo
Universitario los estados financieros y el Balance General de la Institución.
i) Llevar el inventario de bienes de la Universidad.
j) Establecer, conjuntamente con el Centro de Informática, mecanismos
modernos para el manejo administrativo eficiente de todos los recursos
humanos, físicos y financieros de la Institución.
k) Elaborar el plan de compras anual de la Universidad, para su aprobación
por el Consejo Universitario.
1) Registrar, almacenar y despachar los materiales y equipos que adquiera la
Universidad.
m) Ejecutar las acciones pertinentes para asegurar una eficiente prestación de
servicios básicos a la Universidad.
23
n) Tramitar el arrendamiento de los inmuebles requeridos por la Universidad
para su funcionamiento, previa aprobación del Consejo Universitario.
o) Establecer los mecanismos modernos más idóneos para agilizar la
tramitación y efectuar un control efectivo de las compras que realice la
Universidad.
p) Establecer los mecanismos necesarios para asegurar la satisfacción pronta y
adecuada de las solicitudes de compra de materiales y equipos así como de
prestación de servicios que hagan las diferentes unidades de la Universidad.
q) Diseñar y ejecutar un plan de mantenimiento preventivo de la
infraestructura física, instalaciones y equipos de la Universidad, que incorpore
a toda la comunidad universitaria.
r) Las demás que le fijen los Reglamentos Internos de la Universidad, el
Consejo Universitario y el Rector
Secretaría:
Secretaría de Actas
Fondo Editorial
Unidad de Informática y Estadística
Coordinación de Admisión y Control de Estudios
Coordinación de Información y Documentación
Unidad de Archivo General
Unidad de Procesos Técnicos
Unidad de Publicaciones Periódicas
Unidad de Servicios Bibliotecarios
24
1.1.10. Identificación del Departamento donde se realizó
las Pasantías
La oficina seleccionada para realizar el proceso de pasantitas fue la del
Responsable de Sede.
Estructura Organizativa de la Oficina del Responsable de Sede
Fuente: www.uneg.edu.ve
25
RESPONSABLE
DE
SEDE
SECRETARIA
COORDINACION
ADMINISTRATIVA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
UNIDAD DE
TRANSPORTE
SERVICIOS
GENERALES
UNIDAD
DE
VIGILANCIA
Personal adscrito y funciones:
Responsable de Sede
Secretaria
Coordinación Administrativa
Asistente Administrativo
Unidad de Transporte
Unidad de Vigilancia
Servicios Generales
Responsable de Sede:
Acude a los programas y actividades de la Sede para el correcto desarrollo
de la institución.
Participa en el estudio y análisis de nuevos métodos y procedimientos de
trabajo.
Elabora Informe de Gestión correspondiente al desarrollo de las
actividades de la Universidad Nacional Experimental de Guayana
(UNEG), Sede Ciudad Bolívar.
Garantiza la administración y fortalecimiento de la Sede UNEG Ciudad
Bolívar.
Organiza y promueve los cambios en la estructura organizativa.
Vela por el mantenimiento y acondicionamiento de la UNEG Sede Ciudad
Bolívar.
26
Secretaria:
Atiende e informa al público en general.
Redacta y transcribe correspondencias y documentos diversos operando un
microcomputador.
Recibe y realiza llamadas para las diferentes áreas de la Institución.
Recibe fax de cualquier departamento o Institución.
Envía por fax las nominas del personal obrero y conductores a las
unidades correspondientes y cualquier otro documento.
Envía por valija comunicaciones a las unidades correspondientes.
Mantiene informado al Responsable de Sede sobre las actividades
realizadas.
Archiva y lleva el control de los documentos de ésta área.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Mantiene relaciones continuas con el Personal Docente, Administrativo,
Obrero y Estudiantes, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal destreza para obtener cooperación.
Coordinación Administrativa:
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Elabora proyectos de compromiso por el concepto de: alquileres de los
servicios.
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Realiza seguimientos de los pagos para su cancelación oportuna.
Recibe y revisa facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los
avances a justificar.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por
la unidad.
Recibe y verifica las requisiciones de compras de unidades solicitadas.
Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
Supervisa de manera directa y constante las actividades realizadas por el
Asistente Administrativo.
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas,
órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
Es responsable directo de títulos y valores.
Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Realiza trámites de solicitud de transporte para el traslado del estudiantado
y personal de la Institución como a personas de otras Instituciones que lo
soliciten.
Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
Analiza información para los planes y programas.
Asistente Administrativo:
El objetivo general del asistente administrativo es, ejecutar los procesos
administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar
cumplimiento a cada uno de esos, lograr resultados oportunos y garantizar la
presentación efectiva del servicio.
28
Supervisor de Transporte y Mecánica Automotor:
Tienen objetivo general supervisar el mantenimiento preventivo / correctivo y los
programas de rutas de los vehículos de la Organización, coordinando y
controlando las tareas del personal a su cargo, para garantizar el traslado oportuno
del personal, alumnos y bienes de la misma.
Supervisor de Vigilancia
Tiene como responsabilidad supervisar la vigilancia y custodia de la
Organización, coordinando y distribuyendo las tareas del personal a su cargo, así
como aplicando los procedimientos necesarios, para garantizar la seguridad
interna en la misma.
Supervisor de Servicios Generales
Se encargada de supervisar los servicios de limpieza y conservación, de los bienes
de la institución, recepción, mensajería, jardinería y otros de la Organización;
coordinando y controlando las tareas del personal a su cargo, así como aplicando
los procedimientos establecidos para garantizar con el apoyo logístico requerido,
el funcionamiento de dichas áreas.
29
1.2 Situación Contextual
1.2.1. Identificación del Departamento
Las pasantías fueron realizadas en el Departamento del Responsable de Sede, el
cual es el encargado de elaborar el Informe de Gestión correspondiente al
desarrollo de las actividades de la UNEG Sede Ciudad Bolívar, garantiza la
administración y fortalecimiento de la institución, así mismo organiza y promueve
los cambios en la estructura organizativa velando por el mantenimiento y
acondicionamiento de la universidad.
Mantiene actualizado el registro de inventario de los Bienes Nacionales que se
encuentran en la universidad, en base a las incorporaciones y desincorporaciones
de vehículos, mobiliarios y equipos electrónicos, en conjunto con el Departamento
de Servicios Generales. Mantiene el control de las adquisiciones de bienes o
reparaciones mayores de vehículos, cada vez que así lo requiera el departamento
solicitante.
Elabora correspondencias para ser enviadas a las oficinas de Puerto Ordaz, para
solicitar o informar sobre cualquier caso.
30
1.3. Diagnostico Situacional
1.3.1. Evaluación de la Situación Actual del Departamento
El departamento del Responsable de Sede, se encarga de velar por el buen
funcionamiento de la Universidad, tanto administrativamente como académicas.
A pesar de contar con un buen equipo de trabajo no escapa a una serie de
problemas dentro de su área funcional.
Debido a que la Responsable de Sede tiene poco tiempo en el cargo que
actualmente ejerce se presentaron una serie de inconvenientes al inicio de su
gestión, para el desarrollo de las actividades de pasantías, las cuales se fueron
mejorando.
1.3.2. Limitaciones
La principal limitación que se presento durante el periodo del desarrollo de las
pasantías fue en el cambio del Responsable de Sede y el poco material
bibliográfico que se pudo encontrar referente al tema relacionado.
Cabe destacar que para el momento en que fueron iniciadas las pasantías, fue
admitida en dos oportunidades, por el Responsable de Sede en ese momento y
posteriormente por el nuevo Responsable de Sede, debido al cambio de esta
figura en la universidad el cual ocurrió en el trayecto de la realización de las
mismas se obstruyo un poco el desarrollo de estas.
31
CAPÍTULO II
DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA
2.1 Objetivos Generales y Específicos
2.1.1 Objetivo General:
Describir las actividades realizadas en el Departamento de Responsable de
Sede de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) Sede Ciudad
Bolívar, Estado Bolívar.
2.1.2 Objetivos Específicos:
Conocer y desarrollar las actividades que se llevan a cabo en el
Departamento de Responsable de Sede de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (UNEG) Sede Ciudad Bolívar, Estado Bolívar.
Proponer mejoras para el óptimo desarrollo de las actividades que se
ejecutan en el Departamento Responsable de Sede de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG) Sede Ciudad Bolívar, Estado
Bolívar.
2.2 Descripción y conceptualización de las Actividades Realizadas
En el periodo de la realización de las pasantías se llevaron a cabo distintas
actividades las cuales fueron necesarias e importantes, ya que a través de estas se
pudo alcanzar el objetivo general del trabajo. Las actividades realizadas fueron las
siguientes:
32
Inducción a las actividades de las pasantías la cual se inició con la visita a
las instalaciones de la Institución tanto la sede de Jardín Botánico como la
sede de Doce Ventana, donde el Responsable de Sede en esta oportunidad
me instruyó acerca de las actividades que se desarrollarían en dicha
Universidad, de igual manera en este momento se pidió hacer un
inventario de bienes en la UNEG, para el cual se facilitó un listado de
bienes en donde se debía verificar la existencia de los mismos, en dicho
inventario se conto con el apoyo de personal del Departamento de
Servicios Generales, para ubicación y revisión de los bienes adscritos a la
Universidad.
Planificación del inventario, el cual consistió en planear la realización del
inventario físico de bienes, en el cual se facilitó una lista con códigos y
descripción de algunos bienes.
Elaboración de formato de registro de bienes, se realizó un formato para el
registro de los bienes que se encuentran en la Universidad, con el uso de
este formato se busca facilitar la ubicación y características de los bienes.
(Ver Anexo 1)
Elaboración del inventario físico de bienes nacionales en la Universidad
Nacional Experimental de Guayana UNEG – Sede Ciudad Bolívar:
Consistió en verificar y constatar que bienes se encontraban adscritos a la
Universidad, igualmente si estos pertenecían a cada coordinación tal y
como se pudo verificar en el sistema de registro de bienes que maneja el
Departamento de Servicios Generales el cual está dirigido por el señor
Arsenio Valdez, y si los mismos estaban en buenas condiciones de uso,
así mismo se conto con la ayuda del señor Zoilo y el Señor Castro personal
adscrito al referido departamento, para poder constatar en los depósitos de
la Universidad, la ubicación de algunos bienes los cuales no se
encontraban físicamente en las coordinaciones, oficinas y otras áreas de la
Institución.
33
De igual manera dicho inventario también se realizó en la Casa de las
Doce Ventanas la cual también funciona como sede administrativa de la
UNEG, en esta visita se pudo constatar que existen bienes, los cuales
pertenecen a la Coordinación de Turismo de la Sede Jardín Botánico.
Por solicitud de la Responsable de Sede Msc. Kledys Ramos, se solicito
nuevamente otro inventario, en esta oportunidad se requirió constatar por
cada aula, las sillas y mesas que se encontraban dañadas e igualmente
verificar que existieran cuarenta (40) Sillas y cuarenta (40) mesas por
salón, el cual se realizó de manera satisfactoria. (Ver Anexo 2)
Igualmente se realizó un inventario de las necesidades que presentaba cada
coordinación, oficina y aulas de la Institución el cual también se realizó
satisfactoriamente.
Cotejo de bienes en registro, existentes y desincorporados; esta actividad
se procedió a cotejar por medio del sistema de registro de bienes y los
inventarios realizados anteriormente la existencia real, la ubicación y las
condiciones de los bienes, tomando especial atención en la ubicación ya
que se pudo notar que existen bienes que no se encuentran en el sitio o
lugar donde se tienen registrados en el sistema de registro de bienes.
Archivo de documentos y correspondencias: Consistió en archivar
correctamente y llevar una relación de las Correspondencias Internas
Recibidas, Internas Enviadas y Externas Recibidas y archivar otros
documentos de interés a la Oficina de Responsable de Sede y a la UNEG
en general para su posterior y fácil manejo.
Elaboración de formatos modelos para desincorporación y traslado de
bienes; se realizó un formato de inventario de bienes, formato de una
34
orden de desincorporación, formato de orden de traslado de bienes, los
cuales servirán como instrumento para el control a la hora de movilizar o
desincorporar bienes; en cuanto al formato para inventario de bienes este
permitirá llevar un control de los bienes existentes tomando en cuenta su
código, serial, descripción, ubicación. (Ver Anexo 3 – 4)
2.3. Justificación y relevancia para el desarrollo del perfil profesional.
Durante el trabajo ejecutado en el Departamento del Responsable de Sede se
logró determinar la importancia de un Administrador de Empresas dentro de esta
área, ya que en este departamento en conjunto con el Departamento de Servicio
Generales se basan en registrar, identificar y controlar los bienes adquiridos por
la universidad, velando por su guarda, custodia y mantenimiento, si no se lleva
una adecuada Administración de los Bienes, el propósito principal se estará
desaprovechando.
Es por esto que el objetivo general que se pretende lograr a través de este informe
es el de estudiar el proceso del Control Administrativo en el Departamento del
Responsable de Sede, así como las actividades que se desarrollan en el
Departamento de Servicios Generales.
2.4 Beneficios y Alcances.
Entre los conocimientos obtenidos en las pasantías, se puede mencionar el de
determinar el grado de importancia que tiene un Administrador de Empresa, y que
todo organismo sin importar que este sea público o privado igualmente debe
35
llevar un control administrativo dentro de cada uno de los departamentos que lo
conforman ya que esto es lo que va asegurar y garantizar, la eficacia de todas las
actividades que se realicen.
La importancia principal de este tema es abarcar y conocer todo lo concerniente al
proceso del Control Administrativo en el Departamento del Responsable de Sede.
36
CAPITULO III
FUNDAMENTOS TEORICOS
3.1. Bases Teóricas
Concepto de Bienes: Son todas aquellas cosas susceptibles de satisfacer
necesidades humanas, de las cuales se generan derechos que forman parte de un
patrimonio, incluyendo a los objetivos inmateriales o cosas susceptibles de valor.
Clasificación de los Bienes Una correcta administración de los Bienes exige a su
vez adoptar un criterio de clasificación que puede estar dado por los siguientes
aspectos (SIGECOF 1999):
Bienes del Dominio Público: Son aquellos Bienes de Uso Público o de Uso
Privado por parte de la Nación, de los Estados y de las Municipalidades, tales
como: caminos, lagos, ríos murallas, fosos, puentes, plazas y demás bienes
semejantes.
Bienes del Dominio Privado: Están sujetos a las disposiciones del Código Civil
en cuanto no se opongan a las leyes especiales.
Bienes Privados: Son los Bienes que pertenecen a los particulares.
Bienes Nacionales: Considerados Bienes Patrimoniales del Estado, están regidos
por las normas ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier
negociación de índole privada y patrimonial y están sometidos a las reglas sobre
enajenación, prescripción, etc.
37
Los Bienes Nacionales son los inmuebles, muebles, derechos y acciones, que por
cualquier título entraron a formar parte del patrimonio de la Nación, al
constituirse ésta en estado soberano. También son Bienes Nacionales, aquellos
que por cualquier título adquiera o haya adquirido la Nación o se haya destinado o
se destinare a algún establecimiento público nacional. Los bienes muebles e
inmuebles que se encuentren en el territorio nacional y no tengan dueño.
Bienes de Consumo: Son aquellos Bienes que se adquieren con la finalidad de
ser utilizados en las actividades normales del organismo. Son de corta duración y
en general no tienen una duración superior a un año. Dentro de esta clasificación
se incluyen los semovientes no utilizados para reproducción. No son reparables o
su reparación demanda un costo igual o mayor que el de reposición. Son bienes
muebles que no aumentan el activo.
Bienes de Uso: Son bienes materiales que aumentan el activo de las entidades del
sector público en un periodo determinado, tienen una duración superior a un año y
están sujetos a depreciación.
Inventario: Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y o la fabricación primero antes de
venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados.
En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande.
En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas durante un periodo determinado.
38
Objetivo del Inventario: Tiene como objetivo proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a
disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas
de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la
gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
Control Interno: Es un plan de organización y conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas de una institución, tendentes a ofrecer una
garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:
Promover planes de operaciones metódicas, económicas, eficientes y
eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar el patrimonio frente a pérdidas por despilfarro, abuso, mala
gestión, errores, fraudes o irregularidades.
Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas; estimular la adhesión de
los integrantes de la organización a sus políticas y objetivos.
Elaborar y obtener datos financieros y de gestión completos, confiables y
presentados correctamente en informes oportunos.
Componentes del Control Interno
El ambiente de control interno: Se refiere a la “cultura” o “actitud”
generalizada de la organización con respecto al control.
Publicación Nº 20 de la Contraloría General de la República
Son Normas de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la
República, por la cual se rigen los institutos públicos al realizar alguna de sus
funciones.
39
3.2 Bases Legales
3.2.1 Ley Orgánica de Hacienda Pública
Artículo 19: Son bienes nacionales: 1) Los bienes muebles o
inmuebles, derechos y acciones que por cualquier título entraron a
formar el patrimonio de la Nación al constituirse Ésta en Estado
soberano, y los que por cualquier título haya adquirido o adquiera La
Nación o se hayan destinado o se destinaren a algún establecimiento
público Nacional o a algún ramo de la Administración Nacional. 2)
Los bienes muebles o Inmuebles que se encuentren en el territorio de
la República y que no tengan Dueño.
Según el artículo 19 de la ley orgánica de Hacienda Pública Nacional en el
parágrafo 1 son bienes del estado los que el mismo pueda ser adquirido por la
Nación bajo una transacción bien sea una compra, un traspaso, una donación etc.
y el cual será asignado al cualquier institución del estado. En el parágrafo 2 del
mismo artículo serán propiedad del Estado los bienes que se adquieran y que no
posean dueños para poder ser incorporados al patrimonio de la administración
pública.
Artículo 22: La administración, conservación y mejora de los bienes
nacionales corresponde al Ejecutivo Nacional. Por disposiciones
especiales se asignará a los diversos Departamentos del Ejecutivo
Nacional la administración de los bienes nacionales, según las
necesidades de cada ramo y la naturaleza de los bienes, de modo que
cada uno de ellos quede expresamente adscrito para su administración
a alguno de los Departamentos del Ejecutivo. La administración de los
bienes nacionales que no se hayan adscrito especialmente a
determinado Departamento del Ejecutivo Nacional, corresponderá al
Ministerio de Hacienda.
El Gobierno central es el encargado de la custodia de los bienes que
forman parte de su patrimonio, es por ello que la administración central tiene la
potestad de asignar a cada departamento la responsabilidad de conservar y
preservar los bienes que se le han asignado a su unidad de trabajo.
40
3.2.2 Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República
Artículo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan
de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta
Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia,
economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y
metas.
El control interno es el método de administrar cada uno de los recursos
pertenecientes al patrimonio del estado, con la finalidad de promover la eficiencia
y eficacia dentro de la administración pública.
Artículo 36: Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de
cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y
evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y fines del ente.
Son las personas del alto nivel jerárquico las responsables de realizar un
proceso de monitoreo del proceso administrativo en lo que respecta al control
interno no solo de los bienes si no de igual forma de las necesidades de cada
unidad de trabajo.
Artículo 37: Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de
las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la
República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de
gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos
específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
41
Cada institución de capital público tendrá la potestad de crear un manual
de normas y procedimientos de control administrativo con la finalidad de crear un
mecanismo de control interno y así poder adoptar posturas en lo que respectas a l
proceso de control administrativo.
En cuanto a la Administración y Custodia de los Bienes Nacionales, la Ley
contra la Corrupción (GO No. 37.347 del 17 de Diciembre de 2001), señala lo
siguiente:
Artículo 7: Los funcionarios y empleados públicos deben administrar
y custodiar el patrimonio público con decencia, decoro, probidad y
honradez, de forma que la utilización de los bienes y el gasto de los
recursos que lo integran, se haga de la manera prevista en la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y las leyes, y
se alcancen las finalidades establecidas en las mismas con la mayor
economía, eficacia y eficiencia.
La definición, naturaleza y objetivo de los Bienes Muebles, se establece en
los Artículos 531 al 537 del Código Civil de Venezuela.
Artículo 532: Son muebles por su naturaleza los bienes que pueden
cambiar de lugar, bien por sí mismos o movidos por una fuerza
exterior.
El Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
Administración Central y Descentralizada Funcionalmente No. (38.282 de fecha
28 de Septiembre de 2005), establece en cuanto al respaldo del personal hacia el
Control Interno, lo siguiente:
4.2.1.2. Respaldo del Personal: Todos los funcionarios públicos
deben mantener y demostrar permanentemente una actitud positiva y
de respaldo hacia los controles internos.
42
CAPITULO IV
PERSPECTIVA METODOLÓGICA
4.1 Descripción de los métodos y procedimientos para la
realización de las actividades de pasantía
En el desarrollo de las pasantías se utilizo un tipo de investigación
Documental, de Campo y Mixta definido por Zorrilla (1993) como:
"La investigación documental es aquella que se realiza a través de la
consulta de documentos (libros, revistas, periódicos, memorias,
anuarios, registros, códices, constituciones, etc.). La de campo o
investigación directa es la que se efectúa en el lugar y tiempo en que
ocurren los fenómenos objeto de estudio. La investigación mixta es
aquella que participa de la naturaleza de la investigación documental y
de la investigación de campo.”
Para poder lograr los objetivos planteados se utilizó el tipo de
investigación señalado en el párrafo anterior debido a que se uso de material
bibliográfico para el soporte teórico de las pasantías, de campo por que las
pasantías se realizo en el Departamento de Responsable de Sede lograr un estudio
más correcto y sincero y a la vez fue mixto por que se utilizaron estos dos
métodos investigativos para el evalúo y alcance de los objetivos tanto generales
como específicos.
43
4.2 Fuentes de Información
Son todos aquellos recursos de los que disponemos para buscar, localizar e
identificar información, pueden desglosarse en:
Fuentes del conocimiento: Los logrados a través de lo aprendido en el
transcurso de la realización de las pasantías.
Las fuentes documentales: libros, leyes y manual de normas de control
interno.
Fuentes electrónicas: Internet.
44
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Las actividades realizadas en el Departamento del Responsable de Sede se
realzan bajo la supervisión del personal que allí labora entre estas se pueden
destacar: Supervisión y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles adquiridos
por la institución, actualizar el registro de inventario de los bienes (proceso de
desincorporación), rendición de cuentas sobre el movimiento de incorporaciones
y desincorporaciones, y la toma del inventario físico de bienes muebles adscrito a
la universidad.
La pasantía consistió básicamente en aportar un análisis del proceso de
control sobre los bienes muebles o inmuebles adquiridos en la Universidad, con
el propósito de mantener un seguimiento y supervisión de los bienes y de esta
manera garantizar una operatividad adecuada y una administración efectiva de las
partidas destinadas a la adquisición de bienes y servicios.
El Departamento Servicios Generales adscrito al Departamento de
Responsable de Sede, cuenta con los recursos materiales, humanos, tecnológicos,
necesarios para emprender acciones que le permitan satisfacer y proyectar un
proceso operativo efectivo propiciando el cumplimiento de los objetivos
planeados o planificados por la Institución.
El proceso de incorporación de los bienes muebles e inmuebles se realiza
mediante el registro, identificación, codificación y control de los mismos con el
45
propósito de establecer una adecuada sistematización que permita visualizar la
cuantía de bienes y/o servicios efectuados por la Universidad, y así llevar un
control permanente de todos aquellos bienes o servicios adquiridos por la
Institución.
La desincorporación de los bienes establece que se debe presentar ante el
Departamento de Servicios Generales un informe de desincorporación, ya sean
mobiliarios y/o equipos el cual en algunos casos no es presentado, incumpliendo
con las normativas establecidas, y los registros de desincorporación no se
implementan de manera efectiva; se pudo notar que en los registros de
desincorporación presentan fallas debido a que no se implementan los debidos
formatos existentes para dicho fin, ocasionando con esto problemas y retardo en
las actividades de inventario al momentos de ubicar cualquier bien.
La toma del inventario no se cumple continuamente de acuerdo a las reglas
establecidas en el manual y normas de procedimiento administrativo, lo que trae
consigo que se carezca de un proceso de control de inventario efectivo que
permite mantener un seguimiento positivo de los bienes en existencia.
Es importante destacar que la universidad requiere de personal capacitado
que asuma la figura de Responsable de Bienes para así llevar de forma eficiente y
eficaz el control de todos los bienes muebles e inmuebles de la universidad
Con el fin de mejorar e implementar un óptimo funcionamiento en el
Departamento de Servicios Generales en cuanto a la incorporación,
desincorporación y traslado de bienes se crearon formatos para tal fin los cuales
fueron puestos a la orden de la Institución para su análisis y aplicación.
46
5.2. RECOMENDACIONES
Luego de haber señalado las conclusiones que engloban el informe de
pasantía de grado se procede a enunciar un conjunto de recomendaciones que se
señalan a continuación:
Mantener una supervisión y evaluación constante con el fin de mejorar el
proceso de inventarios que se genera por parte del Departamento Servicios
Generales.
Realizar talleres de capacitación a todo el personal que labora en la
Universidad, con la finalidad de instruirlos sobre el mantenimiento y cuidado de
los bienes conforme a las normas establecidas por la Institución.
Sistematizar el proceso Administrativo en el Departamento de Servicios
Generales, mediante una automatización tecnológica que permita desarrollar las
actividades de forma efectiva de acuerdo a las normativas y objetivos planificados
por la Institución.
Se recomienda nombrar a personal capacitado para cumplir las funciones
de Responsable de Bienes y así llevar un mejor control de forma eficiente y eficaz
en el registro de los mismos.
Implantar el trabajo en equipo, conservar la excelencia y mística en el
trabajo, la cual forma el crecimiento tanto en lo personal como en lo profesional.
47
5.3. Matriz Diagnóstica FODA
Fortalezas:
Personal competente para ejecutar las actividades pertinentes.
Clima laboral adecuado.
Relaciones interpersonales óptimas entre el personal.
Oportunidades:
Implementación de sistemas computarizados.
Existencia de personal capacitado.
Relaciones Institucionales.
Debilidades:
Espacio físico poco adecuado en algunas áreas.
Falta de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativo
actualizado.
Escasez de recursos materiales que permitan una actividad positiva del
proceso administrativo que se genera en el departamento.
Amenazas:
Cambios del Responsable de Sede.
No existe manuales de normas y procedimientos para toda la institución.
48
REFERENCIAS
Código Civil de Venezuela
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
HANS, J. (1998). El éxito de la Administración y Empresas. México McGraw
Hill. Segunda Edición
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%2011/pnbasica.htm
http://www.mitecnologico.com/Main/TiposDeInventarios
http://www.monografias.com/trabajos14/inventario/inventario.shtml
http://www.uneg.edu.ve
Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
49
Anexo 1
FORMATO DE REGISTRO DE BIENES
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADEMICO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
CODIGO DEL
BIEN
SERIAL DEL
BIEN
DESCRIPCIÓN DEL BIEN UBICACIÓN
Por: Dpto. de Servicios Generales
51
Anexo 2
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERECTORADO ACADEMICO RESPONSABLE DE SEDE
INVENTARIO DE SILLA Y MESAS (NUEVAS Y DAÑAS)
SILLAS MESAS TOTAL
SILLAS/MESAS
NUEVAS
251
167
418
DAÑADAS/RECUPERABLES
46
85
131
NOTA: EN EL AULA 09 LAS PIZARRAS ACRÍLICAS SE ENCUENTRAN DAÑADAS COMPLETAMENTE.
52
Anexo 3
ORDEN DE DESINCORPORACIÓN
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADEMICO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ORDEN N°
FECHA:
CODIGO DEL
BIEN
DESCRIPCIÓN UBICACIÓN DEL
BIEN
MOTIVO DE
DESINCORPORACIÓN
ELABORADO POR: RECIBIDO POR:
53
Anexo 4
ORDEN DE TRASLADO DE BIENES
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADEMICO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ORDEN N°
FECHA:
CODIGO DEL
BIEN
DESCRIPCIÓN UBICACIÓN
ORIGINAL
UBICACIÓN DE
DESTINO
MOTIVO DE
TRASLADO
ELABORADO POR: RECIBIDO POR:
54
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PRE GRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Fecha de Incio: 14-02-2011
Fecha de Culminación: 06-06-2011
PLAN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Inducción a las actividades
Planificación del inventario
Elaboración de formato de registro de bienes
Inventarios de Bienes Nacionales
Cotejo de bienes en registros, existentes y desincorporados
Archivo de documentos y correspondencias
Elaboración de formato modelo para desincorporación y traslado de bienes
