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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
IMPACTO DE LOS AVANCES TECNOLOGICOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE DE INVERSIONES PERNILUCHO STREET C.A
Trabajo de Grado
Tutor: Elaborado Por:
Moreno, Luis Bermúdez Guzmán, María Elizabeth Morillo Martínez, Dionela Del Valle
Diciembre, 2012
i
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a Dios, por darme la fortaleza y el ánimo necesario para
continuar en los momentos difíciles sin desmayar, dándome la inteligencia, el
optimismo, la fortaleza y la perseverancia para seguir adelante hasta alcanzar la
meta.
A mis padres Argenis Bermúdez y Teodora Guzmán, por ser mis guías, mi fuerza
y mi razón de seguir hasta el final, los Amo. A mis hermanos, Fernando, Eucaris,
Eugenis y Andrea por su cariño y apoyo en todo momento.
A Killiam Lárez, por apoyarme en todo momento de forma incondicional,
animándome y alentándome. A mi prima Cristina Brito, por su colaboración, ayuda y
apoyo en la elaboración de este proyecto.
A mi tutor, Luis Moreno, por dedicarme de su tiempo, correcciones y
acompañarme en la realización de este proyecto.
A la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A. por permitirme hacer la
investigación sobre sus sistemas de información, accediendo que su personal
proporcionara toda la información requerida.
A mis amigos y compañeros durante mi carrera Claudia Marcano, Dionela Morillo,
Daniela Rosado, Ernesto Rodriguez, Johanny Gil, Alejandra Marquez, Erimar Font,
Irene Viera por haberme acompañado durante mi vida académica.
A todas aquellas personas que contribuyeron con este logro, dándome su apoyo y
colaboración para la culminación de este trabajo.
A todos, muchas gracias
María Bermúdez
ii
AGRADECIMIENTO
A ti mi Dios, por no abandonarme, haberme permitido realizar y terminar mi
carrera con satisfacción y éxitos, llegar hasta este punto y haberme dado salud para
lograr mis objetivos, por estar en todo momento conmigo, además de tu infinita
bondad y amor.
A mi Madre, quien estuvo incondicionalmente conmigo en todo momento, le
agradezco por su perseverancia, por sus consejos, sus valores, por la
motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que
nada, por su amor te amo mami.
A mi padre, le agradezco todo su colaboración y apoyo, su tiempo, llamadas de
atención que me ayudaron a ser quien soy y por su gran amor y cariño te amo papi.
A mi Hermano, agradecida por las veces que me llevaba a la universidad y hacer
mis diligencias, por su cariño y bondad.
A mi esposo, por su paciencia, por estar conmigo en todo momento, por darme
aliento cuando lo necesitaba y por tu grandioso amor.
A mis amigos, los cuales me ayudaron en mi desenvolvimiento académico, por
su cariño, paciencia y por todos los momentos vividos especialmente a María
Bermúdez, Daniela Rosado, Ernesto Rodríguez, Márquez Alejandra, Erimar Font,
Johanny Gil, Irene Viera, Zulenny Salazar y todos aquellos que me colaboraron.
A mi tutor, Luis Moreno, quien ha tenido la paciencia, tiempo y conocimiento de
guiarme en este proyecto de investigación.
A todos, muchas gracias
Dionela Morillo
iii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a Dios Todopoderoso, por acompañarme en todo momento.
A mis padres, Teodora Guzmán y Argenis Bermúdez, por su apoyo, guía y
fortaleza.
A mis hermanos: Eucaris, Eugenis, Fernando y Andrea, con todo mi cariño.
A Killiam Lárez, por su ayuda incondicional.
A mis abuelos, tíos, primos y amigos.
A mi madrina, Edilene Freites, por siempre estar presente.
A todas aquellas personas que contribuyeron con este logro.
María Bermúdez
iv
DEDICATORIA
Primeramente a Dios, quien en todo momento ha estado acompañándome y
llevando por el buen camino a mí y mis familiares.
A mi Hija, Sophia Valentina, por ser ese pedacito de mi ser, quien me alegra
todos los días de mi vida, le dedico uno de mis triunfos.
A mis familiares, a mi madre, padre, hija, hermano y esposo por su apoyo
incondicional querida y linda familia los amos.
Dionela Morillo
v
ÍNDICE
Pág.
Agradecimientos i
Dedicatorias iii
Índice de Tablas viI
Índice de Figuras viiI
Índice de Cuadros ix
Índice de Gráficos x
Resumen xi
Introducción 12
Capítulo I: EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Objetivos de la Investigación
Justificación
Alcance y Limitaciones
14
17
18
19
Capítulo II: MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Identificación de la Empresa
Bases Teóricas
Hipótesis
Sistema de Variables
Glosario de términos
20
22
24
32
33
38
Capítulo III: Marco Metodológico
Tipo de Investigación
Población y muestra
Técnica e Instrumentos de Recolección de Información
Validez y confiabilidad
Procedimiento
Técnica y análisis de datos
41
42
44
46
47
47
Capítulo IV: RESULTADOS 48
LA PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORAS 68
vi
Conclusiones 74
Recomendaciones 75
Referencias 76
Anexos 77
vii
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla Nº 1 Operacionalización de las variables 34
Tabla Nº 1 Distribución de la muestra 43
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Tabla Nº 1 Estructura Organizativa de la empresa Inversiones
Pernilucho Street C.A.
23
ix
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro Nº-1 Impacto de la tecnología sobre el procesamiento y
almacenamiento de datos
32
Cuadro Nº 2 Impacto d ela tecnología sobre la posibilidad de manipulación,
recuperación y trasnmisión de datos
32
Cuadro Nº 3 Funcionamiento del sistema de información contable de la
Empresa.
48
Cuadro Nº 4 Forma de acceso, navegación y consulta de la información
financiera
50
Cuadro Nº 5 Orden de la información contenida en la empresa 51
Cuadro Nº 6 Seguimiento de los sistemas de información contable 53
Cuadro Nº 7 Utilidad de la información financiera para la tomas de
decisiones gerenciales
54
Cuadro Nº 8 Conocimiento de medidas correctivas en caso de fallas en el
sistema
55
Cuadro Nº 9 Conocimiento sobre quién puede brindar apoyo técnico 56
Cuadro Nº 10 Información sobre cursos de capacitación y mejoramiento
impartidos por la empresa
58
Cuadro Nº 11 Acceso a los sistemas es seguro 59
Cuadro Nº 12 Existencia sobre un respaldo de la información financiera y
datos importantes de la empresa
61
Cuadro Nº 13 Correcta utilización del software para el manejo de la
información contable
62
Cuadro Nº 14 Correcta utilización de equipos para el manejo de la
información contable
65
Cuadro Nº 15 Consideración del personal sobre la actualización de los
equipos y el software utilizado para el sistema de información contable
66
x
ÍNDICE DE GRAFICOS
Pág.
Gráfico Nº 1 Funcionamiento del sistema de información contable de la
Empresa.
50
Gráfico Nº 2 Forma de acceso, navegación y consulta de la información
financiera
51
Gráfico Nº 3 Orden de la información contenida en la empresa 53
Gráfico Nº 4 Seguimiento de los sistemas de información contable 54
Gráfico Nº 5 Utilidad de la información financiera para la tomas de
decisiones gerenciales
55
Gráfico Nº 6 Conocimiento de medidas correctivas en caso de fallas en el
sistema
57
Gráfico Nº 7 Conocimiento sobre quién puede brindar apoyo técnico 58
Gráfico Nº 8 Información sobre cursos de capacitación y mejoramiento
impartidos por la empresa
59
Gráfico Nº 9 Acceso a los sistemas es seguro 61
Gráfico Nº 10 Existencia sobre un respaldo de la información financiera y
datos importantes de la empresa
62
Gráfico Nº 11 Correcta utilización del software para el manejo de la
información contable
64
Gráfico Nº 12 Correcta utilización de equipos para el manejo de la
información contable
66
Gráfico Nº 13 Consideración del personal sobre la actualización de los
equipos y el software utilizado para el sistema de información contable
67
xi
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
COMITÉ TRABAJO DE GRADO
Autores: Bermúdez Guzmán, María Elizabeth
Morillo Martínez, Dionela Del Valle Tutor: Moreno, Luis
IMPACTO DE LOS AVANCES TECNOLOGICOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE DE INVERSIONES PERNILUCHO STREET C.A
Resumen: El objetivo de esta investigación consiste en analizar la ubicación de la tecnología en los sistemas de información contable de la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A. a los efectos de evaluar el impacto que representa para la información contable, la gestión eficiente de la organización y su desarrollo consecutivo al logro de los objetivos. Dentro de un abordaje amplio de los sistemas contables, los avances tecnológicos constituyen una herramienta facilitadora, aspecto clave para definir el porvenir, no solamente de las organizaciones sino también de la profesión contable. El cambio que deriva el avance tecnológico implica una revolución; por ello, es importante comprender que la única forma de combatir la vejez de nuestra ciencia es aprendiendo, evolucionando y dando respuestas actualizadas a los problemas que van surgiendo. La metodología consistió en una investigación de campo basada en hechos reales que acontecen en la empresa antes mencionada, con el objetivo de estudiar y analizar específicamente el efecto que causa las nuevas tecnologías basadas en la informática que han revolucionado el sector industrial, y descubrir sus aportes, beneficios, ventajas y desventajas para los sistemas de información contable. Descriptores: sistemas de información contable, avances tecnológicos, información financiera, informática.
12
INTRODUCCIÓN
Actualmente, vivimos en un mundo globalizado, dominado por la era tecnológica;
donde los avances en este ámbito determinan y cambian el rumbo de las cosas
dentro de la sociedad, determinando el comportamiento de los individuos y
marcando pautas para el desarrollo de múltiples actividades de la vida del hombre.
De allí priva la importancia de los avances tecnológicos.
Las empresas, no escapan a esta realidad del boom tecnológico; al contrario,
son las primeras que debe ponerse a la par de las últimas actualizaciones para ser
competitivas frente a sus principales rivales. Es así, como uno de los tantos ámbitos
que se ven influenciados por la tecnología, en una compañía, son sus sistemas de
información.
Dichos sistemas, constituyen un conjunto de elementos orientados al tratamiento
y administración de la información relativa a la compañía, organizados y listos para
su uso posterior. Todos estos elementos interactúan para procesar los datos y dan
lugar a información más elaborada, que se distribuye de forma adecuada, en función
de sus objetivos.
En tal sentido, el propósito de esta investigación es medir el impacto de los
avances tecnológicos en los sistemas de información contable de Inversiones
Pernilucho Street C.A., a fin de conocer de qué forma la empresa está haciendo uso
de la tecnología y determinar el impacto que ésta representa para la información
contable, la gestión eficiente de la organización y su desarrollo consecutivo al logro
de los objetivos.
La metodología implementada es una investigación de campo, se toman hechos
reales de la empresa, como lo son sus sistemas de información, con el fin de
estudiar y analizar el efecto que causan las nuevas tecnologías basadas en la
informática, que han revolucionado el sector industrial, y descubrir sus aportes,
beneficios, ventajas y desventajas para los sistemas de información contable.
13
El trabajo está estructurado de la siguiente forma:
Capítulo I: El Problema, contiene el planteamiento del problema; la justificación de
la investigación, los objetivos, el alcance y las limitaciones.
Capítulo II: Marco Teórico, presenta la información de las organizaciones,
antecedentes de la investigación y bases teóricas.
Capítulo III: Marco Metodológico, esboza el tipo de investigación, la población y
muestra, instrumento y técnicas de recolección de información, validez y
confiabilidad.
Capítulo IV: Análisis de los resultados, contiene el diagnóstico de la situación actual,
análisis e interpretación de resultados finales.
Conclusiones y Recomendaciones
14
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En un mundo globalizado y cada vez más competitivo, las empresas se han dado
cuenta que uno de los recursos más importantes es la información. Una
organización busca que la información sea confiable y oportuna para facilitar una
toma de decisiones precisa y reaccionar más rápido a los requerimientos del
mercado.
El impacto que ha tenido la tecnología a nivel mundial se ha notado
encarecidamente en el desarrollo eficiente de las empresas; específicamente, en el
área de la contabilidad. Las nuevas tecnologías de la información operan como
motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de
información.
Hoy en día, los líderes de las organizaciones deben procurar una adecuada
articulación entre los Sistemas de Información, las Tecnologías de Información
disponibles y las estrategias empresariales; ya que, al contar con sistemas
apoyados en Tecnología de la Información que suministren datos con sentido
veraz, pertinente y oportuna, estarán en mejores condiciones para responder los
desafíos de un mercado globalizado y tomar decisiones adecuadas, lo cual
proporcionaría a las empresas una ventaja sobre sus competidores.
En las últimas décadas, los sistemas de información se han convertido en una
herramienta funcional y crítica de una organización, casi todas las empresas
alrededor del mundo dependen de la tecnología digital para procesar información.
Su papel principal es apoyar la coordinación de las distintas unidades de una
organización. La manera en que la información está distribuida y es analizada
15
dentro de una empresa puede ser un factor muy importante para el éxito de la
misma.
Los sistemas de información desempeñan un rol esencial en una organización
(Mensching y Adams, 1991), partiendo de estos criterios, se puede abordar a la
situación actual de la empresa, puesto que la problemática tiene su génesis en el
retardo tecnológico causado por la falta de cultura informática, situación que viene
presentándose por la renuencia de los dueños de la empresa a actualizar tanto sus
equipos y programas, como instruir al personal de la misma de acuerdo a las
nuevas tecnologías en los sistemas de información contable, debido a que no
cuentan con personas que les informen acerca de estas nuevas tecnologías.
Este hecho genera que los dueños de Inversiones Pernilucho Street C.A.,
continúen creyendo que sus procesos son los más idóneos, cuando la realidad es
otra, acarreando consigo circunstancias poco favorables, decisiones inapropiadas,
informaciones escuetas y retraso en el desarrollo tecnológico de la organización.
El personal encargado de manejar los sistemas de información de la institución
tiene poco conocimiento sobre los sistemas de costos, volumen de producción,
eficiencia y rentabilidad, información financiera importante para poder tomar
decisiones correctas y oportunas.
También, es pertinente mencionar que la seguridad de los sistemas es muy baja;
debido a que cualquier persona, con acceso a la oficina, puede ejecutar los
programas y éste solo pide el nombre de usuario, que ya viene por defecto.
Asimismo, el extremo de la baja seguridad se evidencia cuando la contraseña no
está definida y basta con hacer clic en el botón de aceptar, dicho usuario tiene los
permisos y las condiciones propias de un administrador como adicionar, modificar y
eliminar información confidencial de la empresa tales como: clientes, proveedores,
costos, facturas e inventario.
Esto sucede porque los sistemas de información no previenen la introducción de
datos erróneos, debido a lo anticuado de los programas, no están actualizados los
componentes de los sistemas informáticos y poseen herramientas obsoletas que no
brindan la información oportuna requerida en la actualidad; situación que genera un
déficit en la seguridad de la información y en la eficacia de los sistemas, así como
una demora en los tiempos de respuesta y creación de desconfianza en la
información arrojada.
16
Asimismo, los equipos de cómputo, además de ser obsoletos, no cuentan con
U.P.S (Uninterruptible Power Supply) Sistema ininterrumpido de alimentación- por lo
que al existir un corte de energía el trabajo que se está desarrollando se pierde y los
equipos son sometidos a cargas eléctricas dañinas que afectan el hardware y el
rendimiento de estos.
De igual forma, la red sufre frecuentemente de caídas -por razones que no se
han definido aun- generando una pérdida de comunicación entre los equipos y el
servidor. Del mismo modo, el sistema que corre en red queda inhabilitado y los
equipos congelados, por lo cual hay un retraso de labores y la única forma que
vuelva a funcionar es reiniciando todos los equipos. Dichos equipos, como se ha
mencionado, son muy lentos en los procesos de carga del sistema operativo,
sistema de información y software complementario para el funcionamiento de la
empresa, situación que genera demora en el tiempo de respuesta.
Dentro de este marco de referencia, se puede mencionar que el hecho de estar
actualizándose constantemente supone una gran ventaja, tanto para el desarrollo de
la empresa como para la educación propia del individuo. El hecho de estudiar cómo
funciona la tecnología y cuáles son las ventajas y desventajas, es vital para el
desarrollo de la empresa frente a su competencia; es decir, a medida que salen
nuevos software y herramientas se hace necesario ir aprendiendo, poco a poco,
hasta hacerse un maestro en la tecnología.
En este sentido, la empresa muestra una serie de deficiencias entre ellas la
utilización limitada de la tecnología de punta. Es por esto, que se plantea una
actualización al sistema de información contable y la capacitación constante del
personal que maneja dicho sistema; ya que, el uso de herramientas tecnológicas
favorece y facilita los procedimientos integralmente.
Estas tecnologías están diseñadas para brindarle al usuario un correcto
funcionamiento en la información arrojada, ofreciendo credibilidad y seguridad en los
datos, de manera que se engloban muchos beneficios y se puede vislumbrar a la
empresa como una fuerte competencia en el mercado, por su avance tecnológico,
fundamentado en la construcción de las estrategias de los negocios y la vinculación
de las tareas, cuyo fin es alcanzar los resultados deseados.
17
En virtud de lo antes expuesto surgen las siguientes interrogantes:
1. ¿Cuál es la situación actual del sistema de información contable en la empresa
Inversiones Pernilucho Street C.A?
2. ¿Cómo es la estructura de dicho sistema?
3. ¿Cuál es el perfil del personal que maneja el sistema de información contable?
4. ¿Qué factores inciden en la eficacia y repuesta rápida de los sistemas de
información ante cualquier situación?
5. ¿De qué forma influyen los avances tecnológicos en los sistemas de información
contable?
6. ¿De qué manera se pudiera proponer un mejor sistema de información contable
que brinde ventajas estratégicas, eficaces, veraces y rápidas?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Analizar el impacto de los avances tecnológicos en los sistemas de información
contable de Inversiones Pernilucho Street C.A.
Objetivos Específicos
1. Identificar la situación actual de los sistemas de información contable en la
empresa
2. Determinar la eficacia de la estructura del sistema actual.
3. Precisar el perfil académico del personal que maneja el sistema de información
contable.
4. Establecer los factores que inciden en la eficacia y respuesta rápida de los
sistemas de información contable.
5. Determinar el impacto del avance tecnológico con respecto a los sistemas de
información contable.
6. Proponer un plan de mejoras para el sistema de información contable,
actualizado, basado en las nuevas tecnologías.
18
Justificación
Esta investigación nace con el fin de enfatizar sobre la importancia de la
implementación de avances tecnológicos para empleo efectivo de una información
veraz, oportuna y exacta; permitiendo a cualquier organización una toma de
decisiones más acertada y; por consiguiente, el éxito.
Asimismo, tomando en consideración que los sistemas de información contable
son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las organizaciones
modernas, con este proyecto se busca medir hasta qué punto esos avances
tecnológicos facilitan y mejoran el uso de esa información contable.
Los sistemas de información juegan un papel importante en las operaciones
eficientes, la gerencia efectiva y el éxito estratégico de las empresas que deben
operar en un entorno empresarial global. De esta forma, los sistemas de información
se han convertido en un área funcional importante en la administración de
empresas.
Partiendo de este contexto se hace pertinente proponer a la empresa Inversiones
Pernilucho Street C.A que adopte estos avances en los sistemas de información
contable; ya que, actualmente, se hace necesario estar a la vanguardia con la
tecnología, a fin de estar preparado ante un mercado tan grande y competitivo.
De igual forma, el uso e implementación de los avances tecnológicos permite
utilizar al máximo los recursos y las nuevas tendencias en cuanto a rendimiento
tecnológico empresarial se refiere.
Dentro de los instrumentos tecnológicos que se ofrecen, se puede mencionar los
programas o software, así como también la infraestructura física necesaria para
soportar los programas. Cada software, desarrolla funciones específicas dentro de
una diversa gama de aplicaciones, y sin duda alguna uno de los programas que
ofrece mayor utilidad para la empresa, son los denominados Sistemas de Soporte a
la Decisión (DSS, Decisión Support Systems).
19
Alcance y Limitaciones
Alcance
La presente investigación se realizó sobre la empresa Inversiones Pernilucho
Street C.A. dedicada a la venta de sándwich de pernil y otras carnes, ubicada en la
Avenida Atlántico, Centro Comercial Plaza Atlántico, piso1, nivel feria.
Asimismo, por medio del presente proyecto se realizará un análisis del impacto
de los avances tecnológicos en los sistemas de información contable de la
mencionada empresa, con el fin de conocer de qué manera es impactada los
sistema de información contable con la tecnología utilizada y conocer si
efectivamente dicha tecnología está a la par de las últimas actualizaciones
existentes en el mercado, pertinentes para ese tipo de empresas.
Limitaciones
A la hora de ejecutar la investigación surgieron situaciones que entorpecieron el
fácil desarrollo de la misma, entre los que se puede mencionar:
Restricciones por parte de la empresa a la hora de brindar información
contable, por carecer de un sistema apropiado.
Desconocimiento de la estructura y jerarquía de la empresa y sus
miembros, por carecer de un organigrama estructural, que fue realizado
para los fines de esta investigación con la información suministrada por el
personal.
Restricciones de tiempo por parte del personal a la hora de proporcionar
información.
20
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
Hoy en día, los procesos de información se hacen cada vez más dinámicos y
complejos, surgen como necesidad de mejorar los sistemas de comunicación para
la obtención de mayor y mejor información, de allí su importancia en los procesos
gerenciales.
Por esta razón, se debe priorizar dentro de la estructura organizacional la
existencia de un sistema de información eficaz, exacto y real. El hecho de no
mantener un sistema de información confiable dentro de la organización, la falta de
capacidad y conocimiento de los procesos por parte del personal representa un
riesgo en la seguridad, credibilidad y confiabilidad de la información contable.
Entendiendo lo antes descrito se hace indispensable para la elaboración de esta
investigación, considerar los siguientes antecedentes teóricos que sirven como
herramienta básica para afianzarlo, estos son:
Romero (2005), “Evaluación del Sistema de Información Contable del
Departamento de Crédito en Sofioccidente Banco de Inversión C.A.”,
Universidad del Zulia. El propósito de la investigación se centra en el análisis de
dicho sistema de información, basado en una investigación descriptiva y aplicada
con diseño experimental, obteniendo como resultados la falta de una plataforma
tecnológica que permita el desarrollo de los sistemas en conjunto y falta de
capacitación y actualización del personal que labora en el área.
Este antecedente sirvió de recurso teórico para la investigación, dado que resaltó
la importancia que tienen los Sistemas de Información Computarizados para
cualquier tipo de empresa bien sea pública o privada. También, destaca la
necesidad de recurrir a manuales de normas, procedimientos y políticas, que
21
cumplan con los requerimientos internos y externos de las organizaciones para el
adecuado funcionamiento de los sistemas de información y hace énfasis en los
beneficios que trae la aplicación de sistemas de información y la adecuada
adaptación de estos a la organización.
Asimismo, de la conclusión a la que llegó el autor, se desprende la idea principal
de esta investigación y da luces a lo que puede generar la falta de una plataforma
tecnológica integral que permita el desarrollo de los sistemas en conjunto, la falta de
capacitación al personal que maneja el sistema y los controles de acceso, que
garantizan el resguardo de la información de la empresa.
Marcano (2009), “Análisis de los Sistemas de Información Contable en la
Eficiencia de la Toma de Decisiones Enfoque de Suramericana de Licores
Centro. C.A.”, realizado en la Universidad de los Andes. La finalidad de la
investigación fue analizar la contribución de los sistemas de información contable
para la toma de decisiones, se basó en un tipo de investigación de campo, los datos
representativos fueron obtenidos a través de la observación documental,
observación participante y la entrevista.
Dentro del marco de esta investigación es importante señalar la conclusión a la
que llegó dicha autora en su investigación referente a que el sistema contable es útil
sólo algunas veces, puesto que en ocasiones se hace difícil unificar la información
que se encuentra por partes. Por lo antes expuesto, puede inferirse que la
información no resulta completamente confiable si no se recopila de forma
adecuada; de lo contrario, pudiera no ser oportuna y certera para la toma de
decisiones.
En tal sentido, este estudio se relaciona con el presente trabajo, dado que,
instruye a las investigadoras sobre cómo la información contable puede contribuir
con la eficacia de la toma de decisiones a nivel gerencial si es obtenida de forma
adecuada y fidedigna, situación que muchas veces se ve interferida por el uso de la
tecnología de forma errónea. En tal sentido, la adecuada implementación de
tecnología aumenta la eficacia en la toma de decisiones, hecho que representa el
corazón de esta investigación.
Llodrá (2002), “Desarrollo e Integración de un Sistema de Información
Contable en la Gestión Medio Ambiental de la Empresa”, tesis a optar por el
título de Doctora en contabilidad y Finanzas, en la Universidad Jaume I de España
22
específicamente en la provincia Castellón, cuya finalidad fue estudiar la necesidad
de la implementación de un sistema de gestión medioambiental en la empresa como
requisito previo para la consecución del desarrollo sostenible, y conocer el papel
que juega la contabilidad en este entorno.
Dicha investigación fue documental y de campo, ya que, se estudiaron sistemas
empíricos de gestión medioambiental y se revisaron fuentes bibliográficas
pertinentes al caso, también se realizó un estudio real a una empresa elegida para
extraer datos de información relevante el cual sirviera como muestra para analizar
sus aspectos y funcionamiento y poder satisfacer la necesidad de la investigación.
Analizando las conclusiones de esta investigación se puede mencionar que la
estrategia general de la empresa estudiada se basa en un proceso de reconversión
tecnológica permanente, adoptando las tecnologías más innovadoras del mercado.
También, es importante señalar que la contabilidad como sistema de información
interno se considera de gran utilidad y reconocen que el desarrollo de indicadores
económicos, tanto físicos como monetarios, y el establecimiento de cuadros de
mando operativos mejoraría de manera notable la gestión medioambiental de la
empresa.
La investigación referida arroja una similitud con el presente trabajo de grado,
puesto que para el desarrollo de un sistema de información contable, se toma en
cuenta la reconversión tecnológica y la implementación de nuevas tecnologías, lo
que evidencia la importancia de esta para un buen uso y desarrollo de la
información; situación que se quiere analizar con esta investigación, conociendo el
impacto de la tecnología en la empresa mencionada.
Identificación de la empresa:
Información General
Nombre/Denominación Social: Inversiones Pernilucho Street C.A
Rif: J 31350380-0
Dirección: Avenida Atlántico, Centro Comercial Plaza Atlántico, piso1, nivel feria.
Nº Telf.: 0424-9671864, 0286-9529530.
23
Departamentos: Contable, administrativo y de operaciones.
Presidente
Vicepresidente
2 cajeros
2 plancheros
3 contadores
2 administradores
1 Auxiliar contable
1 abogado
Capital Suscrito: 50.000.
Ramo que provee: Comida rápida.
Figura Nº1 Estructura Organizativa Inversiones Pernilucho Street C.A.
Fuente: Bermúdez y Morillo 2012, con información obtenida de la empresa Inversiones
Pernilucho Street C.A.
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
Departamento de contabilidad
Departamento de Operaciones
Abogado
Contador
Cajero Planchero
Contador Contador
Departamento de administración
Auxiliar contable
Administrador Administrador
Cajero Planchero
24
Misión de la empresa:
Ofrecer a nuestra distinguida clientela el sabor inolvidable de los mejores
sándwiches de pernil con la receta original y acompañados de nuestra exclusiva
salsa secreta.
Objetivos de la empresa:
La venta de sándwich de pernil, de carne, pollo, de chuleta ahumada y parrillas,
siendo el atractivo principal los sándwich de pernil al estilo de Galipán (El Ávila),
servido bajo el concepto de absoluta higiene y atención esmerada al cliente.
Los productos utilizados son exclusivos y seleccionados con criterio de calidad;
nuestros panes son frescos y enriquecidos, pernil finamente rebanado sin grasa, los
vegetales como tomate, cebolla, alfalfa son tratados estrictamente, razón por la cual
hoy somos una opción preferida en la ciudad.
Bases Teóricas
Todo estudio debe estar enmarcado en el aporte de autores que van a servir de
soportes a la investigación, a fin de establecer una correlación directa con cada uno
de los aspectos desarrollados en el trabajo de grado.
El impacto que ha tenido la tecnología en el área de la contabilidad, está fuera de
toda duda. Las tecnologías de información operan como motor de cambio que
permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información.
En la actualidad, la tecnología de información ha creado movimientos importantes
dentro de las empresas, gracias a los avances que se tienen, a la implementación
de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las
personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del
área de información.
Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de estar
preparada para enfrentar éstos conforme se vayan presentando, e incluso,
adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y seguir siendo competitivos en la
industria en la cual se desempeña.
En este sentido, se hace referencia en las bases teóricas de los avances
tecnológicos en los sistemas de información contable como variable de estudio, la
25
evolución de la tecnología y su influencia para las empresas, los beneficios que
aportan a los sistemas de información, los tipos de sistemas y la relación existente
entre estos, enmarcados en el desarrollo tecnológico. A continuación, se describen
los avances tecnológicos y los sistemas de información partiendo de los conceptos
básicos.
Sistema
Según Stoner y Freeman (1996) definen a un sistema como “una serie de
funciones y actividades que operan juntos para alcanzar los propósitos de la
organización” (p.24); por lo tanto, todas las partes del sistema deben ser
coordinadas para apoyar a las otras, de esta manera la interdependencia entre las
diferentes unidades del sistema es prioritaria pues busca optimizar los procesos de
la organización
Información
Según Idalberto Chiavenato (2006) “la información es un mensaje con significado
en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona
orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con
respecto a nuestras decisiones” (p.110). De acuerdo a lo planteado por el autor, se
puede decir que el mensaje es una representación de hechos u objetos abstractos,
que al ordenarlos en un contexto adecuado a través de un procesamiento,
adquieren un significado, proporcionando entonces un conocimiento sobre esos
hechos u objetos transformándolos en una información.
Sistemas de información
De acuerdo a Medina, Manuel. (2008):
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema (p.8).
26
Según lo planteado por este autor es trascendental señalar la importancia de la
capacitación de las personas que utilizan el sistema.
Características de los sistemas de información
En relación a las características el autor O´Brien (2001), menciona que los
sistemas de información se caracterizan por poseer: entrada, procesamiento, salida,
retroalimentación y control descritos a continuación:
Entrada: Comprende la captura y ordenamiento de los elementos que entran al
sistema para ser procesados, las cuales pueden ser: materia prima, datos sobre las
actuaciones del personal, datos de carácter económico; así como, información
general de la organización, que es organizada por el esfuerzo humano.
Para Catácora (2000):
Son diversos los criterios acerca de cuál es la persona que debe manejar la seguridad para el acceso a la información contable; considerando que la alta gerencia es la que determina quién debe tener acceso y hasta que nivel dentro de la estructura organizativa, al igual que cual debe ser el perfil de los empleados (p. 56).
Procesamiento: En esta etapa los datos se convierten en información, es decir, se
desarrollan los pasos a seguir para el logro del resultado esperado.
Con relación al procesamiento Pinilla (2001) advierte que en el procesamiento de
los datos:
Se deben diseñar procedimientos técnicamente confiables para asegurar la oportuna corrección de las inconsistencias ocurridas en el procesamiento de los datos, pues este es un punto crítico de control, por su complejidad técnica pues se debe contar con un sistema de control que garantice la seguridad y reduzca el riesgo potencial de errores o fraudes electrónicos (p. 166).
Salida: Esta fase ocurre cuando la información es procesada, es decir, se obtiene de
los elementos que han sido generados por un proceso de transformación hasta el
destino final, el cual puede presentarse como informes, en los casos de
27
manufacturas, la cual es proporcionada a usuarios finales, bien sea gerencial o
comercial.
Retroalimentación: Una vez cumplida la fase de salida, se debe evaluar el
desempeño del sistema, monitoreando el proceso para así determinar las posibles
fallas, y en caso de que existan pueden ser corregidas o evaluar los procesos
inmersos dentro del mismo.
Control: Está representado por el seguimiento y evaluación de la retroalimentación,
consiste en determinar si el sistema va cumpliendo los pasos para llegar a la meta
trazada, se realizan los ajustes necesarios de los componentes de la entrada,
procesamiento de un sistema y así garantizar que éste genere la salida apropiada.
Sistemas Integrados
Según menciona el autor Catácora (2000), los Sistemas Integrados son aquellos
que de alguna manera comparten la información entre dos o más sistemas, lo cual
trae como ventajas la eliminación de la redundancia de la información entre uno o
varios sistemas, evitando así la duplicidad en la información, de esta manera se
reduce el trabajo de registrar la misma información, facilita el acceso a la
información, así como también facilita la elaboración y presentación de los informes
requeridos.
Etapas del sistema integrado
En relación a las etapas del sistema el autor O´Brien (2001), menciona que las
etapas del sistema integrado están compuestas por: Los parámetros de integración,
captura de información, transferencia de información y los controles sobre la
transferencia a continuación descritos:
Los parámetros de integración: Se refieren a la forma cómo la información de los
registros se introduce al sistema contable, la definición de los parámetros debe
28
especificar en forma clara las operaciones que serán tratadas de manera integral así
como los códigos contables en los cuales se registra las operaciones .
Captura de Información: Consiste en el momento de la transferencia de la
información de un sistema a otro.
Transferencia de la Información: Esta etapa dentro del sistema se puede llevar a
cabo de dos formas: (a) cuando la transferencia de la información es realizada en
forma automática, previamente deben ser transferidos los parámetros identificados
en la primera fase, (b) esta otra forma de transferencia de la información es cuando
la realiza un usuario, quien la transfiere en un periodo de tiempo determinado; bien
sea al finalizar la jornada, de forma semanal, quincenal o mensual.
Controles sobre la Transferencia: Estos controles se clasifican de acuerdo al
momento de realizar la transferencia, bien sea inmediatamente de ocurrir la
operación; los controles de ingreso de datos deben ser lo suficientemente fuertes,
de tal forma que no se permita el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no
validos.
Sistemas de información contable
Las organizaciones de carácter financiero requieren de sistemas de información
confiables, seguros, que contengan información acerca de las cifras de acuerdo con
los principios contables de la organización, en base a ello, es importante el análisis
de los sistemas de información contable con el cual cuentan las organizaciones en
el campo financiero, dicho análisis pretende según Catácora (2000):
Asegurar la integridad de los datos; es decir, que debe existir la seguridad de que todos los datos contables sean introducidos en el sistema. También, debe brindar un adecuado registro y procesamiento de las operaciones, dichos registros deben estar ajustados a la normativa y los procedimientos establecidos por la organización. De igual forma, deben presentar la información financiera en forma, en este sentido, debe existir confiabilidad en la información financiera un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, debiéndose presentar de acuerdo a los parámetros contables de la organización. Finalmente, tiene que garantizar la oportunidad en
29
la presentación de la información; pues la misma, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones, debe ser efectiva y eficaz, siendo soportada necesariamente por información que llegue en la forma oportuna. (p.26)
Componentes de un sistema de información
De acuerdo con O`Brien (2001) “los componentes de un sistema de información
son: el factor humano, el hardware, el software, datos y redes.” (p.38).
Factor Humano: está integrado por las personas que se requieren para operar los
sistemas conocidos, como usuarios finales y especialistas en sistemas de
información, es importante aclarar que los usuarios finales son los que utilizan un
sistema de información y los especialistas son aquellos sujetos que crean
desarrollan y operan los sistemas de información.
Hardware: está conformado por los elementos físicos y materiales con que se
cuenta para procesar la información, estos recursos abarcan desde máquinas
computadoras, hasta los medios de datos, entendidos éstos como los dispositivos
tangibles en los cuales se graban los datos.
Software: estos incluyen todas las series de instrucciones de procesamiento de la
información, son una serie de disposiciones operacionales llamados programas, los
cuales dirigen y controlan el hardware así como las instrucciones de procesamiento
de información necesaria para los usuarios.
Datos: representan la materia prima de los sistemas de información, constituyen
todo tipo de información que se desee procesar y almacenar de manera
automatizada, los cuales pueden presentarse como datos alfanuméricos hasta datos
de imágenes.
Redes: es un componente importante para el éxito en las operaciones de una
organización este tipo de componente incluyen a los medios comunicacionales
30
como la fibra óptica, los microondas, el soporte de redes considera de manera
genérica todos los recursos que componen un sistema de información.
La tecnología en los sistemas de información contable
Hoy en día, la competitividad entre las organizaciones se ven obligadas a la
automatización de sus procesos, sin embargo, estos requieren del análisis y la
evaluación. En el caso de los sistemas de información contable, el análisis de la
tecnología se enmarca hacia la evaluación y determinación de la plataforma
electrónica, la cual debe estar soportada de manera adecuada con los objetivos del
procesamiento de la información financiera.
Atendiendo a estas consideraciones, Catácora (2000) plantea que al hacerse un
análisis de los ambientes de hardware, se debe cubrir los siguientes objetivos:
Acceso a la información: dentro de las organizaciones, la alta gerencia debe determinar cuál es el personal con acceso a los datos y seguridad de los registros financieros. El uso de las computadoras no siempre restringe la información, pues no traen incorporados software que permiten el control y seguridad de la información por los usuarios. En el caso de los equipos manejados por una sola persona; se puede establecer un ambiente de seguridad mediante la instalación de programas de seguridad. En cambio, en el caso de computadoras en la modalidad de red; es imperante la implementación de dispositivos de seguridad. Procesamiento de los datos: Este proceso en equipos automatizados esta manejado bajo la responsabilidad del usuario del computador. Para el análisis del procesamiento de la información la organización debe establecer si el objetivo del procesamiento es llevado por el usuario principal, o este es compartido entre varias personas con acceso a la información. En el caso de los equipos en red; el procesamiento está centralizado en el servidor de la red de micros o computadoras individuales y compartidas, en este caso el análisis de la seguridad de los registros financieros debe estar fundamentado en la verificación, el nivel de seguridad del servidor, tanto desde el punto de vista lógico como físico. Emisión de Informes: en todo sistema contable se capturan los datos, se procesan y posteriormente en base a estos pueden emitirse los respectivos informes; sin embargo, es necesario contar con la seguridad necesaria para evitar la producción de informes a personas no autorizadas. (p.35).
31
Tecnología de información en el área Fiscal
La importancia real que aportan las tecnologías de la información es la eficacia.
El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al
desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es
decir, cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar
en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la
minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos.
Por tanto, la manera cómo dicha eficacia se despliega en las empresas que
cuentan con soluciones de Tecnología de la Información es ascendente a la
capacidad que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan
sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades
básicas y a la medida de éstas.
El control para la estructura, el diseño, la administración y el funcionamiento de
los sistemas continúa siendo un factor indispensable pero se hace necesario tomar
en cuenta las obvias modificaciones que implica la tecnología, lo que
necesariamente requiere una readecuación de los procedimientos para evaluar su
confiabilidad.
El desarrollo de sistemas de información contable, adecuados para los distintos
tipos de entes, pueden considerarse como una fuente esencial de “ventajas
competitivas” para las organizaciones, abarca en lo que se refiere a las tecnologías
un análisis del tipo de ente, de sus objetivos y de los individuos que lo componen y
la identificación de las necesidades organizacionales a los efectos de seleccionar el
hardware y el software apropiados dentro de la amplia gama de posibilidades
existentes de sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones específicas y
sistemas para la comunicación. En este sentido, no está de más señalar que existen
diferentes tipos de productos para diferentes tipos de dimensiones organizacionales,
y no resultan aplicables a las pequeñas y medianas empresas los productos
desarrollados para las grandes organizaciones. En los siguientes cuadros se
muestra el impacto tecnológico sobre los sistemas de información de los entes:
32
Cuadro Nº-1 Impacto de la tecnología sobre el procesamiento y almacenamiento
de datos
Fuente: Rodríguez, (2003) Cuadro Nº-2 Impacto de la tecnología sobre la posibilidad de manipulación, recuperación y trasnmisión de datos
Fuente: Rodríguez, (2003)
Hipótesis
Según Hernández Fernández y Baptista (2003), “La hipótesis es una guía que
sirve para la investigación “las hipótesis indica lo que estamos buscando o tratando
de probar se define como una explicación tentativa del fenómeno investigado
formulada a manera de proposición” (p.140)
Por su parte, McMillan y Shumacher (2005) consideran que la hipótesis de
investigación “es un enunciado provisional de la relación esperada entre dos o más
variables. El enunciado describe en otras palabras los resultados previstos” (p.103).
De acuerdo a lo antes citado, podemos enunciar las siguientes hipótesis:
33
“La implementación de nuevas tecnologías en los sistemas de información
contable, mejorarían la seguridad de la información, la eficacia, la repuesta rápida y
la confiabilidad de la información”.
“La adecuada implementación de nuevas tecnologías en los sistemas de
información contable promovería un proceso de toma de decisiones sistemático y
correcto”.
Sistema de Variables
Definición Nominal:
La tecnología en los sistemas de información contable.
Definición Conceptual:
Todas las organizaciones requieren de sistemas de información confiables,
seguros, que contengan información acerca de las cifras de acuerdo con los
principios contables de la organización, en base a ello, es importante el análisis de
los sistemas de información contable con el cual cuenta dicha organización,
Catácora (2000).
Definición Operacional:
El sistema que contiene la información contable, con el cual cuenta Inversiones
Pernilucho Street C.A. en el campo financiero, será medido a través de un
cuestionario, desarrollando las dimensiones e indicadores. (Ver tabla 1)
34
OBJETIVO GENERAL
Analizar el impacto de los avances tecnológicos en los sistemas de información contable de Inversiones Pernilucho
Street C.A
Objetivos
Específicos
Variables Definición
Conceptual
Dimensiones Indicadores Instrumento/
Ítems
1. Identificar la
situación actual
de los sistemas
de información
contable en la
empresa
Estado del sistema
de información
contable actual
Todas Las
organizaciones
requieren de
sistemas de
información
confiables seguros,
que contengan
información acerca
de las cifras de
acuerdo con los
principios contables
de la organización.
Situación
Actual
Funcionamiento
Cuestionario
1,2
35
2. Determinar la
eficacia de la
estructura del
sistema actual.
3. Analizar el perfil
académico del
personal que
maneja el
sistema de
información
contable.
4. Establecer los
factores que
inciden en la
eficacia y
Estructura del
sistema de
información
contable
Manejo del
sistema de
información
contable
Eficacia del
sistema de
información
constituyen los
medios que se
utilizan para crear
la información
contable
Quien interactúa
con el sistema, el
cual está formado
por las personas
que lo utilizan,
alimentándolo
con datos o
utilizando los
resultados que
genere.
Herramientas
tecnológicas
utilizadas en las
empresas la cual
Características
del Sistema
Componentes
del departamento
de Informática
y/o personal
encargado
Análisis del
Sistema
Entrada
Procesamiento
Salida
Monitoreo
Desarrollo de
sistema
Consultoría Técnica
Control
Software
Hardware
Cuestionario
3,4,5
Cuestionario
6,7,8
Cuestionario
9,10,11
36
repuesta rápida
de los sistemas
de información
contable.
5. Determinar el
impacto del
avance
tecnológico con
respecto a los
sistemas de
información
contable.
6. Proponer un
plan de mejoras
para el sistema
de información
contable,
actualizado,
contable
Tecnología en el
sistema de
información
contable
Plan de mejoras
para el sistema de
información
contable
se refiere al
software contable
principalmente en
forma
automatizada
Conjunto de
tecnologías de
punta adaptadas a
las necesidades de
la empresa, en
cuanto a la
generación de la
información
contable
Se refiere a un plan
que optimice y
gestione de manera
eficiente las
actividades
Análisis de la
tecnología en los
sistemas de
información
contable
Propuesta para
mejoras del sistema
de información
contable
Parámetros
Estructura
Funcionamiento
Procesamiento de
los datos
Emisión de
informes
aceptabilidad
Cuestionario
10, 11
Cuestionario
12,13
37
basado en las
nuevas
tecnologías.
contables en la
organización
Tabla Nº 1 Operacionalización de variables. Fuente: Autores Bermúdez y Morillo (2012)
38
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acceso: es el resultado positivo de una identificación para ingresar a un sistema.
Actualización: aquella tarea o actividad que supone la puesta al día de algo que
por alguna razón se atrasó.
Avance: adelanto o mejora de una situación específica.
Confianza: es la opinión favorable en que una persona o grupo será capaz y
deseará actuar de manera adecuada en una determinada situación y pensamientos.
Contabilidad: es la ciencia social, que se encarga de estudiar, medir y analizar el
patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la
toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada,
de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Empresa: es una organización, institución o industria dedicada a actividades o
persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de
bienes y servicios de los demandantes.
Datos: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, entre
otros.), un atributo o característica de una entidad. Los datos describen hechos
empíricos, sucesos y entidades.
Desarrollo: procedimiento realizado para la transformación de una expresión
asociado a un cambio o mejora.
Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático.
Información: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un
mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe
dicho mensaje.
39
Información financiera: Conjunto de datos que se emiten en relación con las
actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una
institución. Es aquella información que muestra la relación entre los derechos y
obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y variación de
su patrimonio en un periodo o momento determinado.
Informática: aplicación de las computadoras para almacenar y procesar la
información.
Impacto: impresión o efecto muy intensos dejados en alguien o en algo por
cualquier acción o suceso
Oportuno: que se realiza en el momento apropiado.
Plataforma: es un sistema que sirve como base para hacer funcionar determinados
módulos de hardware o de software con los que es compatible
Procesamiento: Es la técnica que consiste en la recolección de los datos primarios
de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que
luego serán analizados por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o
realizar las acciones que estime conveniente.
Rapidez: es la velocidad tomada como magnitud del acontecimiento de un suceso.
Red: es un conjunto de equipos informáticos y software conectados entre sí por
medio de dispositivos físicos que envían y reciben impulsos eléctricos, ondas
electromagnéticas o cualquier otro medio para el transporte de datos, con la
finalidad de compartir información, recursos y ofrecer servicios
Sistema: es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos
algún otro componente; puede ser material o conceptual.
Sistema de información contable: comprende los métodos, procedimientos y
recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades
financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.
40
Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático,
comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la
realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que
son llamados hardware.
Tecnología: es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente,
que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio
ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de las
personas.
Veracidad: equivale a sinceridad.
41
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Durante el desarrollo de la presente investigación se realizó un estudio sobre la
tecnología en el sistema de información contable, a fin de evaluar la variable objeto
de estudio. En este capítulo se presentan los lineamientos metodológicos que la
respaldan, tales como: tipo de investigación, población, validez y confiabilidad,
técnicas e instrumentos de recolección de datos y análisis de la información
recabada.
Tipo de investigación
El estudio se apoyó en una investigación descriptiva, ya que, el interés del
investigador es, precisamente, describir el fenómeno mediante su estudio en
circunstancias temporales y espaciales, al determinar esta perspectiva permite la
medición de la variable, objeto de investigación. Así mismo, el problema planteado y
sus manifestaciones se observaron en la realidad, sin que ello implique la
manipulación de la variable en consideración, puesto que se recopilaron los datos
en el lugar donde ocurren los hechos y describe el evento de estudio.
Este tipo de investigación es definida por Barrera (1999) como “aquella que tiene
por finalidad buscar, encontrar y capturar un fenómeno, tal como se da en la
realidad, con todas sus características y rasgos, seguido de una interpretación
(p.16).
Por su parte, Arias (2006), indica que la investigación descriptiva consiste en la
caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer
su estructura o comportamiento”(p. 24).
42
En tal sentido, para el desarrollo de este proyecto, se tomó la realidad, tal como
ocurre, en el manejo de los sistemas de información contable por medio de la
implementación de los recursos tecnológicos existentes en la empresa. Y se
observó este proceso de fuera, sin intervenir, con el fin de caracterizar el hecho para
posteriormente emitir conclusiones.
Asimismo, para caracterizar la realidad, hay que estar presente en el lugar donde
se desarrollan los hechos, por ello en este proyecto se aplica un tipo de
investigación de campo. Según Tamayo y Tamayo (2000) “...la investigación de
campo es la que se realiza con la presencia del investigador en el lugar de
ocurrencia del fenómeno” (p. 26).
Para Arias (2006), la investigación de campo “es aquella que consiste en
recolectar datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde
ocurren los hechos, sin manipular o controlar variables (p.31).
De igual forma, hay que destacar que la investigación se apoya en la técnica de
revisión documental, dado que, para la construcción del capítulo teórico de este
proyecto, que brinda la orientación y guía, es necesario realizar un proceso basado
en la búsqueda, recopilación, análisis e interpretación de información obtenida de
diversas fuentes y/o documentos (tesis, libros, sitios web, entre otros).
Población y muestra
La población está definida por Balestrini (2001) como un “conjunto de elementos
de los cuales se pretende indagar y conocer sus características o una de ellas, para
lo cual son claras las conclusiones obtenidas en la investigación” (p.38).
Por su parte, Arias (2006), conceptualiza la población como “un conjunto finito e
infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas
las conclusiones de la investigación” (p.81).
Para este estudio que se realiza en la empresa Inversiones Pernilucho Street
C.A., la población finita, ya que, como señala Arias (2006), “es la agrupación en la
que se conocen la cantidad de unidades que lo integran” (p.82). En este caso, por
43
tratarse de una empresa pequeña y tomando en cuenta el tipo de servicio que
brindan, la población está conformada por trece (13) personas.
La muestra, según la define Arias (2006) “es un conjunto representativo y finito
que se extrae de la población (p.83), en el caso de esta investigación, la muestra es
de tipo no probabilístico porque, como explica el autor “en el proceso se desconoce
la probabilidad que tienen los elementos de la población de integrar la muestra” (p.
85).
De igual forma, la muestra responde a un muestreo intencional u opinático, dado
que, como puntualiza Arias (2006) “en este caso los elementos son escogidos en
base en criterios o juicios establecidos por el investigador” (p.85). En este caso, las
investigadores decidieron seleccionar ocho (8) personas de la muestra,
pertenecientes a la alta gerencia (presidente y vicepresidente) e integrantes del
departamento de contabilidad y administración de la empresa, dado que están más
relacionados con los sistemas de información contable y el uso de tecnologías para
su manejo”. En tal sentido, quedan excluidos de esta investigación los miembros del
departamento de operaciones y el abogado de la empresa.
Tabla N° 2. Distribución de la muestra
Descripción de la población
Cantidad
Presidente 1
Vicepresidente 1
Contador 3
Administrador 2
Auxiliar Contable 1
Total muestra 8
Fuente: Inversiones Pernilucho Street C.A.
44
Técnicas e instrumentos de recolección de Datos
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos, son recursos
implementados por el investigador que le permiten conocer con exactitud y precisión
las particularidades del objeto de estudio.
En tal sentido, Arias (2006) define la técnica como “el procedimiento o forma
particular de obtener datos o información” (p. 67). Por su parte, el instrumento es
definido por el autor como “como el recurso, dispositivo o formato, que se utilizará
para obtener, registrar o almacenar información” (p. 69).
Para tal efecto, en esta investigación se aplicó la técnica de la encuesta escrita y
su instrumento: el cuestionario.
Encuesta
Según afirma Avila Baray (2006), la encuesta “se utiliza para estudiar
poblaciones mediante el análisis de muestras representativas a fin de explicar las
variables de estudio y su frecuencia” (p.42).
Arias (2006), la define como “una técnica que pretende obtener información que
suministra un grupo o muestra acerca de sí mismo, o en relación con un tema en
particular” (p. 72).
Cuestionario
Es definido por Arias (2006), como “la modalidad de la encuesta que se realiza en
forma escrita, contentivo de una serie de preguntas” (p. 74). Este cuestionario fue
realizado con 13 preguntas cerradas, bajo la modalidad de dicotómicas, formuladas
a las 8 personas seleccionadas en la muestra sobre la base de los aspectos
técnicos a investigar (ver anexo Nº 1).
45
Validez y confiabilidad
Validez
Todo instrumento de recolección de datos debe asumir requisitos esenciales:
validez y confiabilidad. Con la validez se determina la revisión de la presentación del
contenido, el contraste de los indicadores con los ítems que miden las variables
correspondientes. En tal sentido, se estima la validez como el hecho que una
prueba sea de tal manera concebida, elaborada y aplicada que mida lo que le
corresponde medir.
También la define Kerlinger (2000), como la carencia relativa de errores de
medición de un instrumento, en la exactitud o precisión de un instrumento de
medición” (p.213).
En lo que respecta a la validación del instrumento diseñado para este estudio, se
efectuó el criterio de juicio de expertos, habiéndose seleccionado para ello a un
licenciado en comunicación social y un licenciado en contaduría, con conocimientos
en metodología, quienes revisaron y evaluaron cada ítem, en cuanto a su
pertinencia, relación con los objetivos estudiados, coherencia, claridad y redacción.
Confiabilidad
Se refiere al hecho de indicar seguridad, estabilidad, congruencia y exactitud. De
acuerdo a Ruiz (2002), “es la exactitud con que un instrumento mide lo que se
pretende estudiar, independientemente de lo que esté midiendo (p.25).
Procedimiento
El procedimiento a seguir fue el siguiente para la aplicación del instrumento a la
muestra seleccionada:
Se obtuvo el listado de los trabajadores y se les informó sobre los objetivos
del estudio para motivar su participación en el mismo.
Se solicitó validar el instrumento de estudio presentándolo a los jueces
expertos para su consideración. (Ver anexo Nº 2)
46
Se ejecutó la prueba piloto para el cálculo de la confiabilidad del
cuestionario.
Se aplicó el instrumento a la población de estudio y se realizó la tabulación y
tratamiento estadístico de los datos.
Se llevó a cabo la interpretación de los resultados, procediendo y
posteriormente se emitieron las conclusiones y recomendaciones del
estudio.
Técnica y Análisis de los Datos
Una vez obtenida y recopilada la información se procedió de inmediato a su
procesamiento, esto implica el cómo ordenar y presentar de la forma más lógica e
inteligible los resultados obtenidos con los instrumentos aplicados. De tal forma, que
la variable refleje el peso específico de su magnitud, por cuanto el objetivo final
según Sabino (2002) “es construir con ellos cuadros estadísticos, promedios
generales y gráficos ilustrativos de tal modo que se sinteticen sus valores y puedan,
a partir de ellos, extraer enunciados teóricos” (p. 178),
La información fue analizada de forma cualitativa y cuantitativa. En el análisis
cuantitativo según señala Sabino (2002) se emplea “como toda información
numérica resultante de la investigación. Esto luego del procedimiento se presentará
como un conjunto de cuadros, tablas y medidas a los cuales se les ha calculado los
porcentajes y presentado convenientemente” (p.135).
Para el análisis cuantitativo se utilizó como herramienta la estadística,
expresando los valores en frecuencias y porcentajes, presentando cuados y gráficos
para permitir su comprensión.
Por su parte, el análisis cualitativo según Sabino (2002) se refiere al que procede
con la información de tipo verbal que de un modo general, se ha recogido mediante
fichas de uno u otro tipo. Una vez clasificadas éstas, se precisó tomar cada uno de
los grupos que hemos formado para así proceder a examinarlos. El análisis se
realiza cotejando los datos que se refiere a un mismo aspecto y tratando de evaluar
la fiabilidad de cada información (p. 135)
47
CAPÍTULO IV
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
En esta sección se reflejan los resultados obtenidos a partir de los
procedimientos que fueron aplicados durante el desarrollo de la investigación. Esta
información fue analizada de tal forma que guían hacia la consecución de los
objetivos planteados previamente; por cuanto, la información obtenida será la
indique las conclusiones a las cuales llegarán las autoras en la presente
investigación.
Los análisis realizados son sucesivos a los cuadros y gráficos que se presentan,
muestran los aspectos más resaltantes de los resultados de las encuestas, tal como
se muestra a continuación:
Cuadro Nº 3 Funcionamiento del sistema de información contable de la Empresa.
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A.
Pregunta ¿En la actualidad, funciona correctamente el sistema de
información contable que tiene la empresa?
1
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
48
Gráfico Nº 1 Funcionamiento del sistema de información contable de la Empresa.
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Los aspectos fueron evaluados a través de la pregunta Nº 1 de la encuesta, de
los resultados obtenidos se observa a través de la tabla 2 que el 25% de la
población encuestada menciona que SI funciona perfectamente el sistema de
información contable, mientras que el 75% de los encuestados respondieron que
NO, haciendo inferencia en sus repuestas a que los sistemas han venido
deteriorándose progresivamente con el pasar del tiempo y el descuido por parte de
los dueños.
49
Cuadro Nº 4 Forma de acceso, navegación y consulta de la información financiera
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Gráfico Nº 2 Forma de acceso, navegación y consulta de la información financiera
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta ¿El acceso, navegación y consulta de la información financiera
se realizan de manera rápida y sencilla?
2
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
50
A través del análisis la pregunta Nº 2, se observa que 2 de los 8 encuestados
respondieron que el acceso navegación y consulta de la información contable SI es
rápida y sencilla, configurando así un 25%, mientras que el restante grupo de 6
encuestados que completa el 75%, respondieron que el acceso navegación y
consulta de la información financiera, NO se realiza de manera rápida y fácil, incluso
hacen referencia que cuando el programa se inicia tiende a colgarse el sistema
provocando colapsos y lentitud en el proceso.
Una vez analizados estos ítems, se puede dar respuesta al objetivo específico 1:
identificar la situación actual de los sistemas de información contable de la empresa,
concluyendo que los equipos y los programas se encuentran en un estado
deplorable, por el tiempo que tienen sin renovarlos, situación que ocasiona lentitud y
retardo en la obtención de la información. Asimismo, esta situación de lentitud en
los sistemas de información contable de la empresa genera ineficiencia en las
labores realizadas, disminuyendo así el cumplimiento de las metas y los objetivos
planteados.
Cuadro Nº 5 Orden de la información contenida en la empresa
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta ¿La información contenida se encuentra ordenada y segura de
manera tal que facilita su búsqueda e identificación inmediata?
3
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
51
Gráfico Nº 3 Orden de la información contenida en la empresa
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Los resultados obtenidos a través de la tabla Nº 4, sobre el análisis de la
pregunta N°3, muestran que 2 encuestados consideran que la información está
ordenada y segura, mientras que el resto de 6 encuestados manifestaron en sus
respuestas que la información contable no está lógicamente ordenada debido a que
utilizan los equipos para labores distintas del objeto de la entidad, muchas veces
son utilizados por niños para jugar, navegar, entre otros, y éstos como no tienen
conocimientos amplios del mundo informático, tienden a mover archivos e incluso
borrarlos. Esta situación, que la información no se encuentre ordenada en un
cúmulo de información recopilada o generada en el proceso de registración
contable, de manera tal, que su acceso y recuperación no es ágil y eficiente.
52
Cuadro Nº 6 Seguimiento de los sistemas de información contable
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Gráfico Nº 4 Seguimiento de los sistemas de información contable
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 4 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 5, se observa que 2 encuestados
afirmaron en sus respuestas que SI existe un seguimiento de los sistemas de
información contable (SIC) mientras que los otros 6 encuestados respondieron que
Pregunta ¿Existe un seguimiento de los sistemas de información contable
que evalúen y garanticen su óptimo funcionamiento?
4
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
53
NO existe un seguimiento real a los sistemas, puesto que no se ha contratado el
personal adecuado para evaluar el mismo y por ende no hay quien supervise y
monitoree el correcto funcionamiento, situación que pone en riesgo el avance
tecnológico de la empresa en cuanto a su credibilidad y a la veracidad de la
información contable.
Cuadro Nº 7 Utilidad de la información financiera para la tomas de decisiones
gerenciales
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Gráfico Nº 5 Utilidad de la información financiera para la tomas de decisiones
gerenciales
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta ¿La información arrojada por el sistema es útil para la tomas de
decisiones gerenciales?
5
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
54
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 5 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 6, se observa que un 25% de los
encuestados afirmaron en sus respuestas que SI es útil la información que arroja el
sistema, mientras que el restante 75% opinó que NO es útil, puesto que ellos no
confían en la información de salida que arroja el sistema por tratarse de un
programa muy obsoleto que no procesa los cálculos correctos; por ende, no pueden
tomar con confianza la información porque corren el riesgo que los datos estén
equivocados.
Una vez analizados los ítems 3, 4 y 5, se le puede dar respuesta al objetivo
específico N°2: determinar la eficacia de la estructura del sistema actual,
concluyendo que el sistema no es muy eficaz, como se ha expresado en el análisis
cualitativo de los ítems en estudio. En primer lugar, porque los equipos son
obsoletos y carecen de herramientas modernas que permitan la fidelidad en la
obtención de datos, por lo que pudieran obtenerse referencias erróneas, poco
confiables para tomar decisiones gerenciales; en segundo lugar, la información no
se encuentra ordenada de forma que facilite la búsqueda y, finalmente, tampoco se
hace un seguimiento de los sistemas por carecer de personal especializado que se
encarga de ello para verificar su óptimo funcionamiento.
Cuadro Nº 8 Conocimiento de medidas correctivas en caso de fallas en el sistema
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta ¿Conoce Ud. medidas correctivas en caso que el sistema falle?
6
Respuestas %
SI - %
NO 8 100%
TOTAL 100%
55
Gráfico Nº 6 Conocimiento de medidas correctivas en caso de fallas en el sistema SI
0%
NO
100%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 6 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 7, se observa que todos los
encuestados informaron en sus repuestas que NO conocen de medidas correctivas
para arreglar el sistema en caso que fallen, puesto que el perfil del personal en su
mayoría está centrada en una área específica y se limitan a ella.
Cuadro Nº 9 Conocimiento sobre quién puede brindar apoyo técnico
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta 7.- ¿Sabe usted a quien recurrir para solicitar apoyo técnico en
caso de fallas del sistema del software contable?
7
Respuestas %
SI 1 13%
NO 7 87%
TOTAL 100%
56
Gráfico Nº 7 Conocimiento sobre quién puede brindar apoyo técnico
NO
87%
SI
13%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 7 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 8, se observa que un solo encuestado
respondió que SI sabe a quién recurrir en caso que el sistema falle, mientras que el
restante grupo de 7 encuestados manifestaron en sus respuestas que NO saben a
quién recurrir. De igual forma, los encuestados manifestaron que el único técnico de
confianza que conocen referido a los programas contables de la empresa, se
encuentra en Ciudad Bolívar y se le imposibilita el traslado por cuestiones laborales.
Este hecho genera que personal que maneja la información financiera se vea de
brazos cruzados al momento de producirse una falla en el sistema.
A la falta de disponibilidad de un técnico, se le suma el hecho que la empresa
tampoco cuenta con un manual de uso o fuentes de información que faciliten las
reparaciones de dichas fallas.
57
Cuadro Nº 10 Información sobre cursos de capacitación y mejoramiento impartidos
por la empresa
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Gráfico Nº 8 Información sobre cursos de capacitación y mejoramiento impartidos
por la empresa SI
0%
NO
100%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 8 de la encuesta,
esbozados a través de la tabla Nº 9, se observa que el 100% de los encuestados
manifestaron que la empresa NO les ha ofrecido cursos de capacitación ni
mejoramiento en el área de los sistemas de información contable, alegando que no
Pregunta ¿La empresa le ha ofrecido cursos de mejoramiento y
capacitación de los sistemas de información contable?
8
Respuestas %
SI - 0%
NO 8 100%
TOTAL 100%
58
conocen centros de enseñanza en esa área que les puedan brindar asesoría y
adiestramiento.
De igual forma, los encuestados informan que conocen una empresa que se
dedica al adiestramiento pero queda muy retirada de la ciudad, hecho por el cual se
le imposibilita el aprendizaje.
Una vez analizados los ítems 6, 7 y 8, se puede dar respuesta al objetivo
específico 3: Precisar el perfil académico del personal que maneja el sistema de
información contable, concluyendo que la mayoría de los encuestados son
contadores y administradores, y no cuentan con la experiencia técnica para arreglar
equipos o programas que resulten dañados en cierto momento. Por ende, al no
contar con un técnico cercano que pueda auxiliarlos en momentos de fallas es difícil
realizar el trabajo de forma eficiente. A eso se le suma el hecho que no reciban
manuales que le indique la forma de reparar las fallas y la falta de cursos de
mejoramiento y capacitación que los deja al margen de buscar soluciones rápidas y
eficaces para resolver las fallas técnicas.
Cuadro Nº 11 Acceso a los sistemas es seguro
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta
¿El acceso a los sistemas es seguro, de manera que se bloquee
con claves para evitar que cualquier usuario entre
indebidamente al sistema?
9
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
59
Gráfico Nº 9 Acceso a los sistemas es seguro
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 9 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 10, se observa que el 25% de los
encuestados, respondieron que SI existen claves en los archivos privados, mientras
que el otro grupo que conforman el 75% restante respondieron que NO,
manifestando en sus respuestas que hay inexistencia de claves de acceso sobre
archivos privados de la organización. Igualmente, hicieron referencia que han
tratado de configurar las claves, pero el sistema está afectado por virus y malwares
que impiden ponerle claves a los archivos y al Windows como tal. Esta situación
genera que cualquier persona que los utilice, tenga acceso a la información
financiera; de modo tal, que si es su deseo puede alterar los valores, registrar y/o
modificar partidas o cuentas sin restricción alguna, causando serios problemas y
atentando contra los principios de la confidencialidad.
60
Cuadro Nº 12 Existencia sobre un respaldo de la información financiera y datos
importantes de la empresa
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Gráfico Nº 10 Existencia sobre un respaldo de la información financiera y datos
importantes de la empresa
SI
38%NO
62%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 10 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 11, se observa que 3 encuestados que
Pregunta 10.- ¿Existe un control de respaldo de la información financiera y
datos importantes de la empresa?
10
Respuestas %
SI 3 38%
NO 5 62%
TOTAL 100%
61
configuran el 38% manifestaron en sus respuestas que SI existen respaldos de la
información contable, mientras que 62% de los entrevistados respondieron que NO
existe un control de respaldo de la información financiera; ya que, la empresa no
cuenta con un software capaz de respaldar automáticamente toda la información.
Asimismo, refieren que la empresa no cuenta con dispositivos adecuados para
almacenar los datos, por lo que se puede inferir que la empresa cuenta con elevado
riesgo de pérdida de información valiosa y alto porcentaje de ineficacia en el registro
de la información para toma de decisiones.
Cuadro Nº 13 Correcta utilización del software para el manejo de la información
contable
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta 11. ¿El software utilizado para el manejo de la información
contable es el correcto?
11
Respuestas %
SI 1 13%
NO 7 87%
TOTAL 100%
62
Gráfico Nº 11 Correcta utilización del software para el manejo de la información
contable
SI
13%
NO
87%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 11 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 12, se observa que un encuestado
respondió que SI es correcto y adecuado el software que utiliza la empresa,
mientras que el restante opinó que NO es el más adecuado. Se pudo conocer que
dicho software se llama Saint y lo utilizan para todos los procesos contables, siendo
este instalado en su versión más antigua, por lo que no cumple con los
requerimientos suficientes para manejar el gran mundo de la información contable
de una manera eficaz y confiable.
Una vez analizados los ítems 9, 10 y 11, se puede dar respuesta al objetivo
específico 4: Establecer los factores que inciden en la eficacia y respuesta rápida de
los sistemas de información contable, concluyendo que la eficacia de los sistemas
de información se ve afectado por los siguientes factores: inexistencia de claves de
acceso a la archivos privados, imposibilidad de configurar claves de acceso por la
presencia de virus en las computadoras, falta de control de respaldo de la
información financiera y carencia de dispositivos adecuados para almacenar la
información financiera.
63
Asimismo, luego de analizar las respuestas de los ítems 10 y 11, se puede dar
respuesta al objetivo específico 5: Determinar el impacto del avance tecnológico con
respecto a los sistemas de información contable, concluyendo que el uso e
implementación de los avances tecnológicos es vital para obtener información
contable de forma fidedigna y darle un uso eficaz y eficiente, que a su vez permita a
la gerencia tomar información financiera acertada. De igual forma, se concluye que
mientras más novedoso sean los programas y equipos más rápido es el proceso de
ejecución del trabajo y se aminora los retrasos por fallas técnicas.
Cuadro Nº 14 Correcta utilización de equipos para el manejo de la información
contable
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Pregunta
¿Los equipos (hardware) que utiliza la empresa son los más
adecuados para manejar correctamente los sistemas de
información contable?
12
Respuestas %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 100%
64
Gráfico Nº 12 Correcta utilización de equipos para el manejo de la información
contable
SI
25%
NO
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 12 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 13, se observa que dos encuestados
(25%) respondieron que los equipos que ellos utilizan para manejar la información
contable SI son los más adecuados actualmente, mientras que el restante grupo de
6 encuestados (75%) respondieron que NO son los más adecuados, puesto que en
la actualidad existen equipos avanzados que permiten descifrar y calcular datos
exactos y precisos en el menor tiempo posible que son más rápidos para procesar la
información contable.
65
Cuadro Nº 15 Consideración del personal sobre la actualización de los equipos y el
software utilizado para el sistema de información contable
Fuente: Distribución absoluta y porcentual de los datos obtenidos del cuestionario
aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A
Gráfico Nº 13 Consideración del personal sobre la actualización de los equipos y el
software utilizado para el sistema de información contable
NO
25%
SI
75%
SI
NO
Fuente: Representación del promedio porcentual de los datos obtenidos del
cuestionario, aplicado al personal en la empresa Inversiones Pernilucho Street C.A.
Pregunta
¿Considera Ud. que es necesario actualizar tanto los equipos
como el software utilizado para el sistema de información
contable?
13
Respuestas %
SI 6 75%
NO 2 25%
TOTAL 100%
66
En los aspectos evaluados a través de la pregunta Nº 13 de la encuesta, de los
resultados obtenidos a través de la tabla Nº 14, se observa que dos encuestados
(25%) respondieron NO es necesario actualizar los equipos porque consideran que
funciona bien, mientras que el restante (75%) respondieron que SI es necesario
actualizar los equipos, es decir, modernizarlos según las exigencias del mercado
actual, así como también instalar nuevos software capaz de calcular con precisión
toda la información contable, en tiempo rápido y sin margen de errores.
Una vez analizados los ítems 12 y 13, se puede dar respuesta al objetivo
específico 6: proponer un plan de mejoras para el sistema de información contable,
actualizado, basado en las nuevas tecnologías, concluyendo que la mayoría de los
empleados de la empresa consideran que los equipos no son adecuados para
manejar los sistemas de información y que es necesario actualizar los equipos y los
software utilizados para el sistema de información contable.
67
LA PROPUESTA
PLAN DE MEJORAS PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Una vez analizados todos los datos obtenidos del instrumento de recolección de
información aplicado con el fin de dar cumplimiento al 6 objetivo específico
presentado en la investigación: proponer un plan de mejoras para el sistema de
información contable, actualizado, basado en las nuevas tecnologías, se presenta la
siguiente plan de mejoras para el sistema de información de la empresa Inversiones
Pernilucho Street C.A.
Introducción
En el presente plan se propone concluir la anterior investigación con la
presentación de aportes desde la teoría contable que contribuyan a que los
sistemas de información de la organización, pueda cumplir con su papel de apoyo a
la toma de decisiones, el seguimiento continuo de sus actividades, el control del
cumplimiento de los objetivos planteados, el funcionamiento correcto y el adecuado
tratamiento a la información contable.
Dentro de las posibilidades tecnológicas de procesamiento de los datos que se
generan en la actividad diaria de las empresas, han ido evolucionando
progresivamente a pasos agigantados si se compara con la evolución que ha tenido
la normativa que le es aplicable en las distintas circunstancias. Ello ha traído como
consecuencia que no haya sido posible hacer una utilización adecuada de esa
disponibilidad tecnológica al servicio de una mejora en la información suministrada
para todos los interesados en ella.
68
Es por esto que se desarrolló este plan, el cual pretende describir como debería
estar estructurado un sistema ideal el cual pueda responder cada vez con mayor
celeridad a las demandas de información, haciendo un mejor uso de las
posibilidades tecnológicas y enriqueciendo sus aportes para las decisiones de la
empresa.
Justificación
La utilización de nuevas tecnologías para la generación de información contable
permitirá satisfacer, en mayor medida, los requisitos de oportunidad, confianza,
veracidad, integridad y verificabilidad de la misma, con los cuales se impondrá una
reformulación mediante alternativas tecnológicas que día a día se integran en la vida
de las organizaciones modernas.
Descripción
El diseño del plan de mejoras del sistema de información contable se llevará
a cabo en dos fases: diagnóstico y acciones
Diagnóstico. En esta fase se realizan diferentes actividades encaminadas a
ofrecer un diagnóstico del sistema de información actual, identificando los
problemas.
a. Se revisa los objetivos enfocados a las necesidades de la información contable
(informaciones clave).
b. Posteriormente se hace un análisis de diferentes aspectos relacionados con estas
informaciones clave con objeto de identificar problemas de exceso o falta de
información, o partidas que puedan contener datos para ser analizada
Acciones: una vez identificadas las deficiencias, se establecen unos objetivos y
acciones correctoras, junto con una definición del nuevo sistema de información:
finalidad, principios que lo rigen, responsabilidades, procedimientos, recursos, etc.
69
Problemas encontrados
Dentro de este orden de ideas cabe señalar que la empresa cuenta con equipos
inadecuados por la falta de innovación y modernización, asumiendo que el coste por
modernizar el sistema completo es algo elevado, de esta manera se hace mención a
los equipos detectados los cuales no cumplen los requisitos para el correcto
funcionamiento.
Equipos de Computación
Los cuales presentan características obsoletas, siendo inadecuados para el
óptimo funcionamiento del sistema, mencionadas a continuación:
- Componentes del cpu
- Procesador Pentium III 800 mhz
- Memoria ram 256 mb
- Disco duro 20 gb
- Windows xp
- Software saint 4
Aportaciones
Software original GÁLAC
Misión del sistema de información contable GÁLAC
Brindar soluciones oportunas a las necesidades de Contadores, Administradores,
de la empresa, creando software financiero y tributario, manteniendo contacto
permanente con los clientes, en un ambiente de trabajo de interrelación y fluidez,
buscando crecimiento y bienestar de socios, empleados y asociados.
70
Beneficios:
Facilita las tareas
Es muy fácil de comenzar a usar: porque permite incorporar los movimientos
históricos de las cuentas por cobrar y por pagar.
Facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales: porque genera los libros de
Compras y Ventas. Además, la factura puede indicarle a los clientes el monto a
retener en el cumplimiento de la legislación vigente.
Rapidez y facilidad de uso: porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y
eficiencia en el procesamiento de sus datos contables.
Las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los
usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
Seguridad del sistema de información contable Gálac
El sistema contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir
que cada uno de los usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de
acceso definido según sus funciones.
Equipos de computación actualizados.
Ventajas de un equipo actualizado
Facilidad de almacenamiento de datos.
Mejor manera de encontrar datos de archivo.
Comunicación rápida a cualquier parte del mundo.
Fácil manera de corregir errores de un escrito.
Puedes supervisar mas partes en menos tiempo.
71
Componentes ideales para el correcto funcionamiento del software Gálac
Cpu
Procesador Core 2 Duo o superior
Memoria Ram 4 gb o superior
Disco duro 250 gb o superior
Beneficios de optimización del sistema completo
El software, en conjunto con el hardware, brinda una mayor rapidez y seguridad,
implementando un perfecto funcionamiento y respuesta a las necesidades de la
empresa, sin provocar problemas en el sistema, ni pérdidas de tiempo de los
usuarios, incluyendo la totalidad de los archivos (drivers) que permiten conectar
nuevos periféricos a su computadora.
Una implicación práctica de fundamental importancia en el ámbito corporativo es
el de la seguridad en el manejo y almacenamiento de la información traducido en
dos sentidos:
En el cuidado de la información de la empresa, que al día de hoy es considerada
uno de los activos intangibles más importantes.
En el respeto por la confidencialidad de la información que involucra a terceros.
Existe una obligación por parte de quienes tengan información almacenada en
sus sistemas de resguardarla a través de la adopción de las medidas técnicas y
organizativas necesarias a tal fin.
Conclusión
Se considera que una vez desarrolladas las acciones del plan, el sistema de
información contable contribuirá a mejorar la comunicación interna y externa de la
organización y la relación con los usuarios, proveerá de un conocimiento más
72
preciso del entorno contable y mejorará el clima y la cohesión de la información, a
fin de que pueda ser útil para las tomas de decisiones gerenciales.
Por último, se destaca que el sistema de información es una herramienta valiosa
para desarrollar los establecidos en los planes de gestión.
73
CONCLUSIONES
Después de haber analizado los resultados de la presente investigación, y
guiados por las respuestas del instrumento aplicado, se elaboraron las siguientes
conclusiones, las cuales resaltan los puntos más significativos en función de los
objetivos planteados la cuales se mencionan a continuación:
1.- Se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros en
Inversiones Pernilucho Street C.A, se desarrolla de una manera más simple y
sencilla prácticamente manual, con el apoyo de los administradores y el auxiliar
contable, debido a que los sistemas contables basados en software no están
disponibles, por la inutilidad de los equipos con que cuenta la empresa, además, del
desactualizado software que poco utilizan llamado Saint, en su versión más antigua.
2.- El área contable no cuenta con una plataforma tecnológica que le permita el
desarrollo de los sistemas en conjunto, considerando esas áreas administrativas
como ineficientes.
3.- El personal que maneja el sistema de información contable, carece de la
capacitación sobre herramientas y nuevas tecnologías que se introducen en las
aplicaciones, ya que, desconocen como reparar los sistemas en caso de fallas.
4.- No existe una unidad que concentre los requerimientos de los usuarios, quejas y
reclamos del sistema y así canalizar sus necesidades en función de solventarlas.
5.- No existe un personal adecuado que evalúe y monitoree los procesos en los
S.I.C, por lo que la información no es controlada y a su vez se vuelve poco creíble
para las tomas de decisiones.
74
RECOMENDACIONES
Tomando en cuenta los resultados y las conclusiones de la presente
investigación, se cree pertinente tanto para Inversiones Pernilucho Street C.A. como
para posteriores investigaciones las siguientes recomendaciones:
1.- Proponer una actualización tecnológica donde comprenda la sustitución de los
equipos obsoletos por equipos avanzados y modernizados los cuales estén de la
mano con las exigencias de la sociedad y de las organizaciones actuales para
arrojar información real y objetiva.
2.- Realizar auditorías y evaluaciones al sistema, pues así se determinará la
situación del sistema, las posibles nuevas aplicaciones y los controles de seguridad
requeridos.
3.- Evaluar la seguridad de los sistemas, como las claves de acceso, y realizar los
cambios de claves en cortos periodos de tiempo de manera que se eleve la
seguridad de la información contable.
4.-. Entrenamiento y capacitación continua a los profesionales que laboran en el
área contable que manejan los sistemas de manera que ellos mismos puedan
solventar los problemas que se susciten sin necesidad de recurrir a alguien en
específico.
5.- Respaldo y custodia de la información en dispositivos portátiles destinados para
ello, de manera que se pueda guardar ese dispositivo en cofres o cajas de
seguridad para evitar que sea manipulada la información por agentes externos.
75
REFERENCIAS
Referencias Bibliográficas
Arias Fidias G. (2006). El proyecto de investigación. Guía para su elaboración.
Editorial Episteme, Caracas.
Ávila Baray (2006). Introducción a la metodología de la investigación. Edición
Electrónica.
Catácora Fernando (2000). Reexpresión de Estados Financieros. Mc Graw-Hill
Interamericana de Venezuela, S.A.
Chiavenato Idalberto (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración»,
(7º ed), de, Mc Graw-Hill Interamericana
Dessler Gary (1999). Gestión de Recursos Humanos. Prentice Hall (8º edición)
Hernández Roberto, Fernández Carlos y Baptista Pilar (2006). Metodología de la
Investigación. (4º edición) Mc Graw-Hill.
Medina Peralta, Manuel. (2008) Sistema de Información de los Servicios de
Atención Primaria. La experiencia del Institut Català de la Salut. RISAI 2008; vol 1.
Mensching Jim, Dennis Adams, (1991). La gestión de un sistema de información,
Prentice Hall,
Obrien James 2001. Sistemas de Información Gerencial. Ed. Mc Graw – Hill.
Colombia
Rodríguez María del Carmen (2003). Ponencia “La Contabilidad y El Impacto de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”. Huamcayo, Perú.
Sherman Arthur, Bohlander George, (1999) Administración de recursos humanos.
(12º edición). Editorial International Thomson, México D.F.
Stoner James, Freeman Edward, Gilbert Daniel (1996). Editorial Pearson, 6ta
Edición Editorial: Prentice Hall, México.
76
Tamayo y Tamayo Mario (2000). El Proceso De La Investigación Científica, (4º
edición) Editorial Limusa.
Wether William y KEITH Davis (2000). Administración de personal y recursos
humanos, (5º ed) Mc Graw-Hill, México D.F.
Trabajos de Investigación
Llodrá María (2002), Tesis presentada en España, Universidad Jaume I. titulada:
Desarrollo e integración de un Sistema de Información Contable en la gestión Medio
Ambiental de la empresa.
Marcano Lorena (2009), Tesis de grado presentada en la Universidad de los Andes
titulado: Análisis de los Sistemas de Información Contable en la Eficiencia de la
Toma de Decisiones enfoque de Suramericana de Licores Centro. C.A.
Romero Villasmil Francisco (2005) Tesis de grado presentado en la Universidad del
Zulia titulado: Evaluación del sistema de información Contable del departamento de
crédito en Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
77
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE CONTADURIA Y CIENCIAS FISCALES
CUESTIONARIO
Elaborado Por:
Bermúdez Guzmán, María Elizabeth Morillo Martínez, Dionela Del Valle
Diciembre, 2012
78
ANEXO 1
CUESTIONARIO
1. ¿En la actualidad, funciona correctamente el sistema de información contable
que tiene la empresa?
Sí No
2. ¿El acceso, navegación y consulta de la información financiera se realizan de
manera rápida y sencilla?,
Si No
3. ¿La información contenida se encuentra ordenada y segura de manera tal que
facilita su búsqueda e identificación inmediata?
Si No
4. ¿Existe un seguimiento de los sistemas de información contable que evalúen y
garanticen su óptimo funcionamiento?
Si No
5. ¿La información arrojada por el sistema es útil para la tomas de decisiones
gerenciales?
6. ¿está Ud. Capacitado para adoptar medidas correctivas en caso que el sistema
falle?
Si No
7. ¿Sabe usted a quien recurrir para solicitar apoyo técnico en caso de fallas del
sistema del software contable?
Si No
79
8. ¿La empresa le ha brindado cursos de mejoramiento y capacitación de los
sistemas de información contable?
Si No
9. ¿El acceso a los sistemas es seguro?, de manera que se bloquee con claves
para evitar que cualquier usuario entre indebidamente al sistema?
Si No
10. ¿Existe un control de respaldo de la información financiera y datos importantes
de la empresa?
Si No
11. ¿El software utilizado para el manejo de la información contable es el correcto?
Si No
12. ¿los equipos (hardware) que utiliza la empresa son los más adecuados en la
actualidad para manejar correctamente los sistemas de información contable?
Si No
13. ¿Considera Ud. Que es necesario actualizar tanto los equipos como el software utilizado para el sistema de información contable?
Si No
80
ANEXO 2
SOLICITUD DE EXPERTICIA
(MODELO)
Estimado Experto:
A continuación se le presenta un instrumento para validar el cuestionario que
se aplicará durante el desarrollo de una investigación titulada: Impacto De Los
Avances Tecnológicos En Los Sistemas De Información Contable De Inversiones
Pernilucho Street C.A
Lea la información que se le anexa (objetivos y el cuestionario) y marque con
una (X) su criterio en cuanto a los aspectos que a continuación se señalan:
-Pertinencia: Relación estrecha entre la pregunta, los objetivos a lograr y el
aspectos o parte del instrumento que se encuentra desarrollado.
- Redacción: Claridad y precisión en el uso de vocabulario técnico al formular la
pregunta.
- Adecuación: El contenido de cada pregunta se corresponde con el nivel de
preparación y desempeño del encuestado.
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Puerto Ordaz, Noviembre 2012
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Quien suscribe, Marielys Quiles, titular de la cédula de identidad 15.572.096 de
profesión Lcda. en Contaduría Pública, hago constar por medio de la presente que
las técnicas e instrumentos de recolección de datos del trabajo titulado: IMPACTO
DE LOS AVANCES TECNOLOGICOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION
CONTABLE DE INVERSIONES PERNILUCHO STREET C.A., cuyos autores son
las bachilleres María Bermúdez y Dionela Morillo, reúne los requisitos para ser
considerados como válidos, por lo tanto aptos para ser aplicados en el logro de los
objetivos planteados en la investigación.
Por ende, certifico que el instrumento ha sido evaluado por mí y emito mi opinión
favorable en cuanto a su validez.
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Marielys Quiles
C.I. 15.572.096
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Puerto Ordaz, Noviembre 2012
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Quien suscribe, Cristina Brito Guzmán, titular de la cédula de identidad 16.945.234
de profesión Lcda. En Comunicación Social, hago constar por medio de la presente
que las técnicas e instrumentos de recolección de datos del trabajo titulado:
IMPACTO DE LOS AVANCES TECNOLOGICOS EN LOS SISTEMAS DE
INFORMACION CONTABLE DE INVERSIONES PERNILUCHO STREET C.A.,
cuyos autores son las bachilleres María Bermúdez y Dionela Morillo, reúne los
requisitos para ser considerados como válidos, por lo tanto aptos para ser aplicados
en el logro de los objetivos planteados en la investigación.
Por ende, certifico que el instrumento ha sido evaluado por mí y emito mi opinión
favorable en cuanto a su validez.
__________________________________________
Cristina Brito Guzmán
C.I. 16.945.234
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