Contoh Pedoman Sim

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANGDalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting bahkan bisa dikatakan mutlak untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.

B. TUJUANTersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di Rumah Sakit Universitas Hasanuddin.

C. RUANG LINGKUPPedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem informasi secara keseluruhan.1. Planninga. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.c. Penyusunan berbagai program kerja SIM.d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.2. Actiona. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RS Unhas.b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang menggunakan aplikasi tersebut.3. Monitoring dan EvaluationSIM-RS Unhas me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, me-maintenance aplikasi SIM, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM.4. Analysis and RecommendationPada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan.5. Continuous Improvement PlanAdalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah padakemajuan yang lebih baik atauunggul.D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL)1. SistemSistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.2. InformasiInformasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.3. Sistem InformasiSistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.4. Sistem Informasi ManajemenSistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian daripengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.5. WebsiteWebsite adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di dalam internet.6. FingerprintFingerprint adalah alat absensi digital, alat untuk memindai atau mengenali sidik jari seseorang.7. JaringanJaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses informasi.

E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI)1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat.4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

BAB IIPENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJASIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit.Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu.Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Unhas bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM RS, MyHospital, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait.2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Unhas bertanggung jawab dalam pengelolaan SMS Gateway, sebuah fasilitas yang diberikan oleh Rumah Sakit Universitas Hasanuddin kepada seluruh karyawan, pasien, dan masyarakat sebagai salah satu interaksi penyampaian informasi melalui SMS. Adapun tujuan pelaksanaannya adalah sebagai menyampaikan informasi terkait pelayanan di RS Unhas melalui SMS dan sebagai sarana informasi dalam lingkup internal RS Unhas.3. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Unhas bertanggung jawab dalam pengelolaan mesin absensi fingerprint dan pendaftaran sidik jari pegawai serta pelaporan data kehadiran pegawai RS Unhas setiap bulannya. 4. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Unhas bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan website RS Unhas. Website merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis.

B. VISIMenjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam mendukung pelayanan rumah sakit.

C. MISI1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.3. Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.

D. FALSAFAH UNITFalsafah SIM RS:Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, gunamendukung dan menunjang pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayananmedis dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektifdan efisien.

E. NILAI UNITUntuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIM RS mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.

F. BUDAYA UNITTulus Melayani sebagai tagline dari RS UNHAS mendasari budaya unit yang berlaku di SIM RS. Meskipun posisi SIM RS berada di belakang layar, SIM RS harus memahami bahwa keberadaannya merupakan salah satu penegak tiang keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, SIM RS sebagai pusat informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu keberhasilan manajemen rumah sakit dalam mengelola tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

G. TUJUANMenciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat waktu, serta terintegrasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan di Rumah Sakit Unhas.

H. STRUKTUR ORGANISASI UNIT

I. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS1. Kepala Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Unhasa. TupoksiMengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RSb. Uraian Tugas1. Membuat perencanaan kegiatan SIM RS Unhas2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS Unhas.3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit kerja SIM RS Unhas.2. Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Unhas Gedung Aa. Tupoksi1. Mengelola aplikasi SIM RS2. Mengelola SMS Gateway3. Mengelola mesin absensi fingerprint, mendaftarkan sidik jari pegawai, dan mengambil data kehadiran dari mesin absensi fingerprint4. Mengelola dan mengembangkan website RS Unhasb. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Unhas Gedung A1. Melakukan penginputan tindakan pasien pada Poli Mata dan OK Mata2. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan (pada Gedung Eye Center)3. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS (pada gedung Eye Center)4. Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia pada aplikasi SIM RS5. Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan di gedung Eye Center6. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan di gedung Eye Center7. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan di gedung Eye Center8. Update defenition Anti Virus Microsoft Security Essential pada komputer/PC pada tiap-tiap unit pelayanan di Gedung Eye Center9. Mengikuti rapat10. Melakukan registrasi sidik jari pada mesin absensi untuk karyawan di gedung Eye Centerc. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Unhas Gedung EF1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan2. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan3. Melakukan void obat pada aplikasi SIM RS jika diperlukan4. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan5. Mengikuti rapatAndi Wahyudi Abdi Putra1. Melakukan Service dan Maintenance Program Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit berupa Penginstalan dan Upgrade SIM RSUH2. Perancangan dan Development Website RS Unhas3. Maintenance dan Update Data Website RS Unhas4. Maintenance dan Service Upgrade untuk Sistem Informasi Antrian Poli pada RSUH5. Registrasi Staf Fingger Print, Input, Edit, Delete data staf RSUH6. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition Anti Virus Microsoft Security pada Komputer Unit RSUH7. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSUHFitriyah Azis1. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS2. Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan di gedung EF3. Update defenition Anti Virus Microsoft Security Essential pada komputer/PC pada tiap-tiap unit pelayanan di Gedung EF4. ChampionMirna Andriani1. Membuat laporan triwulan2. Membuat ID Card Pegawai RS UH3. Mendesain (sertifikat, leaflet)Arief Rivai1. Menginput daftar absesi pegawai pada aplikasi fingerprint2. Desain laporan absensi pegawai pada aplikasi fingerprint3. Menginput data izin, sakit, dinas luar, dan lupa scan pada aplikasi fingerprint4. Penyediaan data laporan fingerprint pada aplikasi fingerprint

Imung Yulistina1. Membuat laporan triwulan2. Mengikuti rapat internal3. Menginput daftar absesi pegawai pada aplikasi fingerprint4. Menangani surat masuk dan surat keluar instalasi SIM RS Unhas5. Menangani kuitansi pembayaran yang salah dari kasir

J. TATA HUBUNGAN KERJAa. Tata Hubungan Kerja InternalPengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja.Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah :1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-benar memerlukan pengaturan kerja sama.2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-masing unit.b. Tata Hubungan Kerja EksternalTata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor.Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk:1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama.2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.

K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)a. KPI UNIT A. INDIKATOR INPUT

1. Ketersedian SOP Unit SIM

JudulKetersediaan SOP Unit Kerja SIM

Dimensi mutuEfektivitas, Efisiensi Pelayanan

TujuanTersedianya Standard Operational Prosedure (SOP) unit SIM

Definisi operasionalStandard Operational Prosedure (SOP) adalah Standar prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi pelayanan rumah sakit

Frekuensi pengumpulan data1 Tahun

Periode analisis1 Tahun

NumeratorJumlah SOP unit SIM yang tersedia

DenominatorJumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar

Sumber dataSub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety

Standar100%

Penanggung jawabKepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

JudulKetersediaan Laporan Operasional SIM

Dimensi mutuAkuntabilitas

TujuanMengetahui kinerja dari unit kerja SIM

Definisi operasionalLaporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya.

Frekuensi pengumpulan data3 Bulan

Periode analisis2 Minggu

Numerator1

Denominator1

Sumber dataUnit Kerja SIM

StandarTersedianya Laporan Triwulan


B. INDIKATOR PROSES

3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM

JudulPersentase pengumpulan laporan

Dimensi mutuKetepatan

TujuanMengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit kerja secara tepat waktu.

Definisi operasionalLaporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun

Frekuensi pengumpulan data1 Tahun


NumeratorJumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 tahun pertriwulannya

DenominatorJumlah laporan keseluruhan yang seharusnya terkumpul (4 buah)


Standar100%


4. Persentase Ketidakpatuhan Staf RS Unhas Dalam Mengoperasikan Absensi Fingerprint

JudulKetidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprint

Dimensi mutuEfektivitas

TujuanMengoptimalkan data absensi pegawai RS Unhas baik dari segi informasi kehadiran maupun penggunaannya

Definisi operasionalKetidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturan

Frekuensi pengumpulan dataSetiap Bulan

Periode analisisSetiap Bulan

NumeratorJumlah staf RS Unhas yang tidak patuh dalam absensi fingerprint yang tidak melakukan scan-in dan/atau scan-out pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan

DenominatorJumlah seluruh staf RS Unhas


Target 10%

Penanggung jawabKepala Instalasi SDM

5. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM RS Unhas

JudulPenanganan Keluhan penginputan SIM

Dimensi mutuKenyamanan

TujuanTerselenggaranya penanganan keluhan dalam penginputan SIM yang tepat waktu.

Definisi operasionalWaktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada penginputan SIM RS Unhas sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan

Frekuensi pengumpulan dataSetiap Bulan


NumeratorJumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan

DenominatorJumlah seluruh keluhan yang masuk

Sumber dataSIM

Standar

Documents

Contoh Pedoman Sim