Guide til digital ansøgning

Selvbetjeningsportalen Byg og Miljø støtter dig i din ansøgningsproces og giver dig

overblik over din bygge- eller miljøansøgning.

Du kan bl.a. søge om tilladelse til eller anmelde byggeri, jordvarmeanlæg, spilde-

vandsanlæg, indvindingsanlæg til drikkevand og erhvervsmæssig vandindvinding,

olietank med mere.

I denne guide finder du dels en beskrivelse af, hvordan du anvender portalen, dels

svar på ofte stillede spørgsmål (FAQ).

Du finder portalen på vores hjemmeside www.aabenraa.dk under Selvbetjening

eller direkte på www.bygogmiljoe.dk

Har du yderligere spørgsmål er du velkommen til at henvende dig til Byg på

byg@aabenraa.dk eller telefon 73767347.

OBS: Det er nødvendigt at indsende tegninger og beskrivelse af byggeriet. Din an-

søgning kan først behandles når vi har modtaget alle oplysninger.

Rev. dato 07-07-2015

Byg og Miljø

http://www.aabenraa.dk/http://www.bygogmiljoe.dk/mailto:byg@aabenraa.dk

Side 2 af 12

Sådan indsender du en ansøgning:

A. Log ind med NemID via boksen til venstre ”begynd selvbetjening nu ” på forsiden af Byg & Miljø

Bemærk. Det er ikke muligt at indsende en ansøgning uden at være logget ind.

1. Du bliver herefter ledt til siden 'Mine steder', hvor din(e) ejendom(me) og relevant information

automatisk vises. Herfra kan du med det samme begynde din ansøgning ved at klikke på 'Start

dit projekt her'. Når du er logget ind, vil din ansøgning desuden løbende blive gemt.

2. Her bliver du ledt til Byg & Miljøs hjælpedel, hvor du bl.a. kan læse mere om hvad Byg & Miljø er,

og hvordan du ansøger

3. Skal du bygge på en ejendom, du ikke selv ejer – eksempelvis ansøge på vegne af grundejer, el-

ler søger du oplysninger om muligheder på en ejendom, du ikke ejer (endnu), kan du fremsøge

stedet ved at indtaste en adresse i boksen til højre og klikke ’søg’.

4. Her bliver til ledt til ’Myndighedsinformation’ hvor du fra en rulleliste kan vælge din lokale kom-

mune og finde kontaktoplysninger, sagsbehandlingstider og få oplyst andre kommunespecifikke

forhold.

Side 3 af 12

B. Klik på 'Start dit projekt her' og tilføj den eller de aktiviteter, der bedst beskriver dit projekt.

1. Her får du vist på et kort ’Mine steder’, hvor din(e) ejendom(me) er fremhævet.

2. Under ’Hvad gælder i området’ vises informationerne om det sted der er markeret. Hvis emnet er markeret med rød skrift og et udråbstegn, betyder det, at der er noget du skal være opmærksom

på. Bemærk, du kan kun se 1 emne ad gangen.

3. Du starter din ansøgning ved at klikke på ’start dit projekt’

4. Vil du i stedet foretage en søgning efter et andet sted eller læse mere om, hvordan du kommer godt i gang med Byg & Miljø, kan du gøre det ved hjælp af knapperne over kortet.

BEMÆRK: Har du allerede oprettet projekter med Byg & Miljø, vil du desuden få vist knappen 'Gå

til mine projekter', der leder til en oversigt over disse.

5. I kortets nederste hjørne kan du ved at klik på ’kort’ skifte til en anden kortvisning.

6. Ved klik på ’Hjælp’ får du mere information om hvordan du anvender kortet

7. Ejer du flere ejendomme, vil de blive vist under de andre.

Side 4 af 12

C. Definer projekt ved valg af aktiviteter.

1. Viser den adresse, der ansøges / anmeldes et projekt til.

2. Her oplistes en række kategorier, som hvis markeres gemmer på en række relaterede aktiviteter som passer til kategorien.

3. Vælges f.eks. ’Nybygning’ folder en liste med underkategorier / aktiviteter ud. enten

ved med det samme at vælge aktivteten, ved at klikke på 'Tilføj aktivitet'

eller

ved at klikke på ’forsæt’ for yderligere at præcisere typen af aktivitet

4. Hvis du ikke blandt de udvalgte aktiviteter kan finde den, der passer på dit projekt, kan du klikke på ’Vis alle aktiviteter’ og herefter fremsøge den rigtige.

Side 5 af 12

D. Udfylde, uploade og sende dokumentation

1. Viser status på projekt, samt hvem der står for næste reaktion vedrørende sagen.

2. Her vises dokumentationsoversigten.

3. ’Vis sag og udfyld dokumentation’ vælges, for at få vist dokumentationsoversigten, hvor alt do-

kumentation uploades.

4. Når dokumentationen på projektet er uploadet vælges ’indsend ansøgning’

E. Hvis dokumentationskrav ikke er relevant

1. Hvis dokumentation ikke er relevant, skal der sættes et flueben i kassen

F. Vedhæft bilag

Gem bilagene til ansøgningen på din pc før du går i gang med at udfylde ansøgningen. Når du

kommer til det aktuelle dokumentationspunkt – f.eks. Plantegninger – klikkes på ’vedhæft bilag’

hvorved et nyt vindue åbnes

Klik på ’Vælg fil’ – find bilaget på din pc – navngiv dokumentet og klik på ’Upload’

1. OBS: I forbindelse med at vedhæfte et bilag, så skal du sætte flueben i ’klar til indsendelse’, og

’Gem og luk’

Side 6 af 12

G. Giv andre adgang til dit projekt

Gå til det aktuelle projekt og vælg ’Tilknyttede ansøgere’

Vælg

Udfyld oplysninger om personen, vælg rettigheder

og send invitationen

Den du inviterer modtager en mail med et link som skal benyttes første gang hun/han skal have

adgang til projektet. Herefter skal der logges direkte på Byg og Miljø med NemId eller via mail-

advi om nyt i sagen.

Side 7 af 12

H. Bekræftelse på 'Indsend ansøgning'

1. Her på bekræftelses-siden vil du blive gjort opmærksom på, hvis du mangler at udfylde kontakt-oplysninger.

2. Menupunktet 'Min profil'

3. Hvis du ikke har udfyldt alle de obligatoriske dokumentationskrav og sat flueben i `Klar til ind-sendelse` gøres du under ’Advarsel!’ opmærksom på det.

BEMÆRK Det er i princippet muligt at indsende en ansøgning uden at have udfyldt selv obligato-

riske dokumentationskrav. Er du i tvivl om hvorvidt et dokumentationskrav er relevant, og hvor-

dan du udfylder det, bør du som udgangspunkt altid skrive dette i det fritekstfelt, der findes un-

der de fleste dokumentationskrav, inden du sender ansøgningen. Den medarbejder i kommunen,

der skal behandle din sag, vil så -- som det også er beskrevet under 'Advarsel' - efterfølgen-

de kunne kontakte dig, og evt. præcisere hvordan du besvarer dokumentationskravet korrekt.

Som det ligeledes er oplyst under 'Advarsel', kan det forsinke den samlede sagsbehandling, hvis

ikke alle dokumentationskrav er udfyldt inden indsendelse.

4. Her kan du åbne en Pdf-version af din ansøgning.

5. Her står dine kontaktoplysninger, som du gerne skulle have udfyldt dem under 'Min pro-fil'. Da både din kvittering og evt. også efterfølgende beskeder om nyt i din sag sendes som

mail/SMS til den e-mailadresse og evt. det mobilnummer, du har oplyst, bør du tjekke, at disse

er korrekte.

6. Nederst skal du sætte flueben i boksen og dermed bekræfte, at de oplysninger, du har afgivet, er fyldestgørende ud fra din viden, og du er klar til at indsende.

7. Først, når du har sat flueben i boksen omtalt ovenfor (og udfyldt evt. manglende kontaktoplys-ninger), bliver knappen 'Indsend ansøgning' grøn og mulig at klikke på.

Side 8 af 12

I. Du får afslutningsvis en kvittering, der også sendes til dig pr. mail og evt. sms.

1. Du får afslutningsvis en kvittering, der bl.a. informerer dig om, at du vil blive kontaktet, hvis der er spørgsmål til din sag, eller yderligere handlinger du skal foretage dig.

2. Nederst kan du printe en kopi af din kvittering.

3. Du kan også få vist en kopi af hele din ansøgning.

4. Du kan desuden klikke på 'Se sagen' og se status, kommunikation ('Korrespondance') og hændel-ser i sagens forløb ('Historik').

Side 9 af 12

J. Du modtager efterfølgende en mail og/eller sms, når der er nyt i din sag, og kan til hver en

tid logge ind, se status på sagen, kontakte den ansvarlige myndighed og evt. eftersende yderlige-

re information.

1. På statuslinjen, kan du se status på hele dit byggeprojekt, som i eksemplet foreløbig befinder sig i den første fase 'Ansøgning'.

2. Her vil det kort efter indsendelsen fremgå, hvem der er ansvarlig for behandlingen af din ansøg-ning. BEMÆRK. Du har indsendt din ansøgning til 'Byg & Miljø', men 'Byg & Miljø' er ikke myndig-

hed i sig selv. Byg & Miljø sørger til gengæld for, at din ansøgning hurtigst muligt ender hos den

rette ansvarlige myndighed, der - I forhold til almindelige byggesager - vil være en enhed i

den kommune, hvor du ønsker at gennemføre dit byggeprojekt.

3. Under 'Korrespondance' vil du efterfølgende kunne læse beskeder fra den enhed i kommunen, der behandler din sag, samt svare tilbage.

4. Under 'Historik' kan du se (en log over) de hændelser, som har fundet sted i forbindelse med be-handlingen af din sag.

5. Så længe sagen befinder sig i fasen 'Ansøgning', kan du til enhver tid tilføje yderligere oplysnin-ger under hvert af dokumentationskravene, ved at klikke på 'Rediger' ud for det pågældende krav

og tilføje de ønskede oplysninger.

6. Hvis du har tilføjet yderligere oplysninger, klikker du på 'Indsend ansøgning', for at indsende en opdateret version af din ansøgning.

Side 10 af 12

Sådan følger du op på sagen når du har fået tilladelsen:

Når der er meddelt tilladelse til det der er ansøgt om, skal du ofte følge op på sagen. Det kan dreje

sig om indsendelse af anmeldelse om påbegyndelse, dokumentation ifølge vilkår i tilladelsen, fær-

digmelding med mere. Oplysninger om nødvendig opfølgning fremgår på dit projekt i Byg og Miljø når

sagen er afgjort. Du bliver adviseret via mail og/eller sms når der er nyt i din sag.

Åben sagen via linket i infomailen og log på med NemId, så åbnes sagen direkte på de aktuelle op-

lysninger. Udfyld og indsend dokumentationen på samme måde som ved indsendelse af ansøgning

OBS: Personer som er tilknyttet projektet (se under pkt. G) har også mulighed for at modtage advi-

sering.

Side 11 af 12

Ofte stillede spørgsmål / FAQ:

o Hvordan sletter jeg en aktivitet?

Aktiviteter i Byg og Miljø som endnu ikke er indsendt til kommunen kan fjernes på følgende

måde:

På siden Mine projekter klikker du på Vis projekt og vælger Redigér aktivitet

Her er der mulighed for at vælge Fjern aktivitet så længe aktiviteten ikke er indsendt til kom-

munen. (ved aktiviteter som er indsendt er feltet grå-tonet)

o Kan jeg redigere i dokumenter når byggesagen er overgået til 'Myndighedens behand-

ling'?

Når sagen overgået til fasen 'Myndighedens behandling' og myndigheden herefter efterspørger

yderligere oplysninger, vil myndigheden skulle låse det pågældende dokumentationskrav op, før

du kan tilføje oplysninger.

o Hvordan registrerer jeg ’udnyttelse af eksisterende tagetage’, som ændrer bebyggel-

sesprocenten?

Her vælges kategorien ’Tilbygning’ og underkategorien ’Tilbygning til fritliggende enfamiliehus’ -

Tilføj aktivitet, hvis du vil lave en Tilbygning til et fritliggende enfamiliehus, herunder tagetager,

kviste, karnapper, hævede terrasser m.v.

o Hvad gør jeg, hvis en bygning er opført uden tilladelse?

En bygning eller et byggearbejde der er udført uden tilladelse fra byggemyndigheden er som ud-

gangspunkt ulovligt.

Hvis du skal have et byggeri lovliggjort, skal du søge byggetilladelse på samme måde, som hvis

der er tale om opførelse af nyt byggeri. Under ’Planlagt arbejde’ er det vigtigt at du gør opmærk-

som på, at det drejer sig om lovliggørelse af eksisterende byggeri.

Side 12 af 12

o Kan jeg overdrage et projekt til en anden person?

Et projekt kan kun overdrages til en person som i forvejen er tilknyttet til projektet, se beskrivel-

sen heraf under punkt G.

På fanen tilknyttede ansøgere vælger du ’Rediger’ for den person projektet skal overdrages til.

Vælg ’Ejerskab over projektet’ og gem

Der er nu angivet 2 personer under Nuværende ansøgere – begge ansøgere har fuld adgang til

projektet og kan frit redigere eller slette modpartens rettigheder.