Bahan Ajar Manajemen ran Moderen[1]

MANAJEMEN PERKANTORAN

MODEREN

DISUSUN OLEH:

TIM PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM

i MODUL PENGETAHUAN PERKANTORAN

PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009

KATA PENGANTAR

KEPALA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

Berdasarkan Surat Tugas Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, Departemen Keuangan Nomor ST-03/PP.2/2008 tanggal 27 Januari 2008 tentang Penyusunan Modul Prajabatan Golongan I dan II Tahun Anggaran 2008. Sdr. Dra. Subartini, M.M., ditunjuk sebagai penyusun modul MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN. Modul ini adalah penyempurnaan dari modul sebelumnya dengan judul yang sama yang disusun oleh yang bersangkutan.

Penunjukan ini sangat beralasan karena yang bersangkutan antara lain ditugaskan mengajar dan mengasuh mata pelajaran ini. Pengalaman mengajar yang cukup lama memungkinkan yang bersangkutan memilih materi yang diharapkan memenuhi kebutuhan belajar bagi peserta Prajabatan Golongan I dan II

Kami menyetujui modul ini digunakan digunakan sebagai bahan ajar bagi para peserta Diklat Prajabatan golongan I dan II, namun mengingat modul MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN sebagai bahan studi yang senantiasa berkembang, maka penyempurnaan modul perlu selalu diupayakan agar tetap memenuhi kriteria kemutakhiran dan kualitas.

Pada kesempatan ini, kami mengharapkan saran atau kritik dari seua pihak (termasuk peserta diklat) untuk penyempurnaan modul ini. Setiap saran dan kritik yang membangun akan sangat dihargai.

Atas perhatian dan peran semua pihak, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, Pebruari 2008 Kepala Pusat

Tony Rooswiyanto NIP 060064640

ii MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN


DAFTAR ISI

Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Pegawai ………………………………… i

Daftar Isi ………………………………………………………………………… ii

1. PENDAHULUAN ………………………………………………… 1

1.1. Deskripsi Singkat …………………………….…………………… 1

1.2. Tujuan Pembelajaran ……………………………… 1

1.2.1 Tujuan Pembelajaran Umum 1.2.2 Tujuan Pembelajaran Khusus

……………………………… …………………………………

1

1

2. Kegiatan Belajar 1

ADMINISTRASI, MANAJEMEN, DAN ORGANSASI …………..............

3

2.1 Uraian ………………………………………………………............... 3

A. Pengertian-pengertian ………………………………….. 3

B. Lingkup Pekerjaan dalam Suatu Organisasi/Instansi … 6

C. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor …………………… 7

D. Manajemen Perkantoran Modern ……………………… 9

2.2 Rangkuman ………………………………………………………… 10

2.3 Latihan 1 ……………………………………………………………… 11


PENANGANAN SURAT ……………………………..………………...........

12

3.1 Uraian ………………………………………………………............... 12

A. Pengolahan Surat Masuk ………………………………… 13

B. Pengolahan Surat Keluar ………………………………… 19

C. Beberapa Hal yang Perlu Diketahui Mengenai Surat ….. 23

D. Wewenang Penandatanganan Surat ……………… 31

E. Penunjukan Pejabat Pengganti ………………………. 33

F. Cap Dinas …………………………………………………… 35

3.2 Rangkuman ………………………………………………………… 42

3.3 Latihan 2 ……………………………………………………………… 43


PELAYANAN TELEPON …………………………….………………………

44

4.1 Uraian ………………………………………………………………… 44

A. Telepon dari Luar …………………………………….......… 45

B. Menelepon Keluar …………………………………….......… 47

4.2 Rangkuman ………………………………………………………… 49

4.3 Latihan 3 ……………………………………………………………… 49


PENERIMAAN TAMU KANTOR ………………………………….............

50

iii MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN


5.1 Uraian ………………………………………………………………… 50

A. Ruang Penerimaan Tamu ……………………….………… 50

B. Cara Penerimaan Tamu Kantor ……………………….… 51

5.2 Rangkuman ………………………………………………………… 56

5.3 Latihan 4 ……………………………………………………………… 56


TATA CARA MENGARSIP ….……………………..………….................

57

6.1 Uraian ………………………………………………………………… 57

A. Pengertian Arsip …………………………………….......…… 57

B. Pengertian Filing …………………………………….......…… 58

C. Sistem Filing …………………………………….......…… 59

D. Asas-asas Filing …………………………………….......…… 62

E. Syarat-syarat Seorang Juru Arsip ……………………… 66

6.2 Rangkuman ………………………………………………………… 67

6.3 Latihan 5 ……………………………………………………………… 68


PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR

69

7.1 Uraian ………………………………………………………………… 69

A. Pengertian Teknologi Informasi …………………………… 69

B. Peranan Teknologi Informasi ………………………………… 69

C. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran ………… 75

D. Manfaat Teknologi Berbasis Internet Bagi Pekerjaan Kantor 75

E. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran .......................... 75

7.2 Rangkuman ………………………………………………………… 77

7.3 Latihan 6 ……………………………………………………………… 77


TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT ..................................

78

8.1 Uraian .......................................................................................... 78 A. Pengertian Rapat ................................................................... 78 B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi .................................. 78 C. Rapat yang Bersifat Resmi .................................................... 79 8.2 Rangkuman ..................................................................................... 81 8.3 Latihan 7 ......................................................................................... 82 9. TES FORMATIF ……..……………………………………………………… 82

10. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT …….…………………………..… 86

11. KUNCI JAWABAN …….……………………………………………………. 87

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………. 88

12. LAMPIRAN …………………………………………………………………… 89

1 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN


1. PENDAHULUAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1.1. DESKRIPSI SINGKAT

Dalam sebagian hidup Anda, Anda menjadi anggota satu atau beberapa

organisasi. Salah satunya adalah organisasi di mana Anda bekerja saat ini.

Elemen yang sangat mendasar dalam organisasi adalah sasaran yang

merupakan tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi.

Kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan dalam organisasi ada dua jenis

yakni kegiatan pokok, yakni yang secara langsung berhubungan dengan

tujuan dan kegiatan penunjang yakni kegiatan-kegiatan yang bersifat

membantu, melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas pokok.

Kegiatan penunjang disebut dengan pekerjaan perkantoran Dalam bahasa

Inggris sering disebut office work atau paperwork.

Saat ini Anda sudah diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, dan telah

melaksanakan pekerjaan kantor. Tetapi apakah Anda menyadari bahwa

pekerjaan yang Anda lakukan di kantor sangat penting karena berkaitan

dengan data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan

organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, dan bagaimana

dampaknya apabila suatu organisasi pengolahan data/informasi tidak dikelola

dengan baik. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi

terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara

modern, oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran

pengetahuan manajemen perkantoran modern.

Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan

pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan

kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan

bukan tulis-menulis. Dalam modul ini Anda akan mempelajari bagaimana

merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan tulis-menulis

yang berkaitan dengan penanganan surat dan pekerjaan bukan tulis-menulis

antara lain pelayanan telepon dan penerimaan tamu dan tata cara

pengarsipan surat.

1.2.TUJUAN PEMBELAJARAN

1.2.1. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)

Setelah mempelajari modul mata diklat Manajemen Perkantoran Modern,

para peserta Diklat Prajabatan Golongan II diharapkan mampu

memahami dan menerapkan manajemen perkantoran modern di unit

kerjanya.



1.2.2. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta prajabatan Golongan II

diharapkan mampu :

a Menjelaskan pengertian Administrasi, manajemen, dan organisasi

kantor, pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor,

manajemen perkantoran, dan manajemen perkantoran modern;

b Memahami cara penanganan surat ;

c Memahami cara pelayanan telepon

d Memahami cara penerimaan tamu;

e Memahami tatacara mengarsip ;

f Menjelaskan peranan teknologi informasi perkantoran.

g Menjelaskan tata cara menyelenggarakan rapat

1.2.3. Pokok Bahasan

a. Administrasi, manajemen dan organisasi;

b. Penanganan Surat;

c. Pelayanan Telepon;

d. Penerimaan Tamu Kantor;

e. Tata Cara Mengarsip;

f. Peranan Teknologi Informasi bagi Pekerjaan Kantor.

g. Tata Cara Menyelenggarakan Rapat




ADMINISTRASI, MANAJEMEN, DAN ORGANISASI

2.1 URAIAN DAN CONTOH

A. PENGERTIAN-PENGERTIAN

1. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam

dua macam pengertian yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit.

Menurut The Liang Gie, administrasi dalam arti luas diterjemahkan

sebagai keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja

sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama.

Perumusan demikian didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap

instansi/kantor selalu ada dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan

pekerjaan penunjang. Dalam arti sempit, administrasi dirumuskan sebagai

pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis. Keterangan-

keterangan tersebut selain dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari,

tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa yang akan datang.

Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha.

Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan

menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Namun kadang-kadang istilah administrasi dengan manajemen sering

tidak dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan.

2. ORGANISASI

Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi baik

organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam

kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa

organisasi diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat

mengerjakan gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan

mutlak karena merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia

untuk mencapai tujuan. Secara sederhana organisasi dapat diartikan

sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja secara formal

berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah

disetujui bersama.

Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah :

kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan

hierarkhi.

3. KANTOR

Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar percakapan

seseorang yang menggunakan kata kantor, seakan-akan kita sudah

memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya

ada satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan



dengan cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti, tergantung kepada

kalimat yang diucapkan oleh sipembicara. Untuk lebih jelasnya kita

perhatikan kalimat-kalimat berikut yang semuanya menggunakan kata

kantor. Pemuda A mengatakan : “Kantor itu tidak baik, masa lamaran

sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab”.

Bapak B mengatakan : “Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia,

kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang

kantor”. Bapak C berkata kepada anaknya : “ Kantormu bagus, berdinding

kaca, tingkat 20 dan memakai tangga berjalan “.

Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : “ Sebaiknya Bapak datang

lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala PUSDIKLAT sedang

tidak ada di kantor “. Seorang pegawai E dari suatu perusahaan swasta

berkata kepada temannya : “ Agar kamu dapat mengetahui apakah usulan

cuti kamu disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada temanmu atau

langsung ke kantor Sekretariat “. Seorang pegawai F setelah ditanya oleh

teman sekerjanya menjawab : “ Saya tugas ke New York bersama Bapak

Dawam selama dua minggu, dibiayai kantor “.

Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada kalimat-kalimat di

atas mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor oleh

pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak

baik karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab

sampai saat ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi

yang dimaksud orang kantor adalah seorang pejabat. Lain halnya yang

dimaksudkan oleh pembicara C, kantor yang dimaksudkannya adalah

gedung tempat anaknya bekerja. Yang dimaksudkan oleh sekretaris D,

kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT, karena itu ia

menyarankan kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang yang

mungkin menurut jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3

tersebut Kepala PUSDIKLAT akan ada di ruangan kerjanya. Berbeda

dengan yang dimaksudkan sekretaris D, kantor yang dimaksudkan

pegawai E adalah salah satu unit kerja di perusahaan di mana ia bekerja;

jadi yang dimaksudkannya adalah bagian Sekretariat. Kantor yang

dimaksudkan pegawai F, bukan bagian Sekretariat, tapi instansi atau

perusahaan di mana ia dan Pak Dawam bekerja.

Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat mengetahui enam macam

pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung tempat bekerja,

ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha. Oleh

karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor

oleh seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata

kantor itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya.

Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena

para ahli di bidang administrasi perkantoranpun dalam perumusan yang

dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai

pengertian kantor.



Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor

adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan

administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan

administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang

penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.

Howard & Edward Masonbrink mengemukakan : Kantor adalah tempat

diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani

informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,

menyimpan sampai menyalurkan.

Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini adalah pengertian

yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan Edward

Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani

informasi dan proses penanganan informasi tersebut.

4. PEKERJAAN KANTOR

Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih memperluas

wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti

halnya pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat

merujuk kepada rumusan yang dikemukakan oleh para ahli.

William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, mengemukakan

pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari

badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan

pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian

hari. Warkat itu mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan

urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar

perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan,

daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwal-jadwal, laporan-

laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi

penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat

tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak

hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan

kontrol dari pimpinan.

Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang

persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan

kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan

penanganan informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu

berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif

yang dimaksud dengan keterangan adalah pengetahuan tentang

sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau

pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan

tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang

dibuat untuk keperluan membantu ingatan. Yang dimaksud dengan

keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua

keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian



juga warkat yang dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau

rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi tersebut.

Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat dari kegiatannya

dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulis-menulis

misalnya penanganan surat masuk, penanganan surat keluar

(korespondensi), penghitungan dan pembuatan laporan, sedangkan

pekerjaan yang bukan tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat,

penggandaan surat dinas, penyimpanan surat, pelayanan telepon,

penerimaan tamu, penataan ruang kantor, penataan lingkungan kantor.

5. MANAJEMEN PERKANTORAN

Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan,

diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau

dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar

organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry,

Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing of office

work, and actuating those performing is so as to achieve the

predetermined objective. It deals with the life cycle of business

information and retention if of permanent value, of destruction if

obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian,

dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan

mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah

ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup

data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui

pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai

tetap atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The Liang Gie

”Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,

mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan

arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol)

sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal”. Dengan demikian

maka pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan

semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.

B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI

Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis

pekerjaan/tugas yakni:

1. Tugas pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-

kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena

berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok

masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya

pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan

sebagian tugas Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak

negara dalam bentuk bea dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan

kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan berbeda

dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Departemen Keuangan.

Dengan demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan yang



menurut surat keputusan mengenai tugas pokok, fungsi harus

dilaksanakan.

2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu,

melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya

pekerjaan administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan,

perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran.

Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama.

C. PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas

dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh instansi-instansi Pemerintah

maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu asas sentralisasi, asas

desentralisasi, dan asas campuran.

1. Asas Sentralisasi

Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit

tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya

difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi.

Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan

pekerjaan kantor, diantaranya adalah :

a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan;

b. Pengawasan mudah dilakukan;

c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat;

d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih

merata;

e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih

luwes.

Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain

mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu

dalam hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan

tersebut perlu mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak

menimbulkan kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Kelemahan-kelemahan dimaksud antara lain adalah :

a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada

waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana

diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat

dari keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akan mengalami

kelambatan.

b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan

khusus unit lainnya yang justru merupakan kebutuhan yang

memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila

hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan

akan mengalami hambatan.

c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan

yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran

pekerjaan unit lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu



yang seharusnya unit ini melayani unit lain, berubah menjadi unit

yang minta dilayani.

Kegiatan perkantoran di lingkungan Departemen Keuangan yang

disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk,

penerimaan tamu, penataan lingkungan kantor, walaupun ada pula unit

yang menggunakan asas desentralisasi untuk kegiatan tersebut.

2. Asas Desentralisasi

Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap

unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola

pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat

mempunyai Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas

mengurus kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan,

penggandaan, dan sebagainya.

Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu :

a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi yang

mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.

b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang

bersangkutan.

c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi

pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan.

Seperti halnya asas sentralisasi, asas desentralisasipun mempunyai

beberapa kelemahan, antara lain adalah :

a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan

kantor yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi

yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan

mesin fotokopi lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya

kapasitas mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh;

b. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan

kantor;

c. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk

keperluan pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya

jenjang birokrasi juga akan menambah sulitnya pengawasan.

Kegiatan perkantoran yang didesentralisasikan misalnya penanganan

surat keluar mulai dari mengonsep surat sampai surat tersebut siap

dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di unit organisasi

yang pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi tersebut

masih belum luas.

3. Asas Campuran

Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan di atas, maka

dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan

perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang

sifatnya memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung

banyak kerawanan, dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi,



sedangkan pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan

menggunakan asas desentralisasi, hal ini biasanya dilakukan oleh

organisasi yang belum luas.

Kegiatan perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya :

a. Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar instansi (ekstern)

dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit

organisasi menggunakan pesawat intern.

b. Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang in aktif dipusatkan di unit

pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang aktif

dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut.

Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas pengorganisasian

pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya sebaik-

baiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan

kelemahan-kelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah

satu asas akan dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan

kebaikan-kebaikan asas yang lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas

pekerjaan, taraf perkembangan, dan tingkat kebutuhan suatu instansi.

Pada instansi yang sudah berkembang biasanya lebih tepat digunakan

asas campuran. Walapun demikian akhirnya penentuan asas yang akan

dipakai secara logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu

secara teknis dapat dilaksanakan dan secara ekonomis dapat

dipertanggungjawabkan.

D. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen perkantoran adalah

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur,

menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan

mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib

sesuatu hal. Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan

kantor sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang

berkembang, maka harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi

tersebut. Istilah moden dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah

”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai

dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian maka pengertian manajemen

perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian

dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern.

Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat penyelengaraan

kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut.

Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan

data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan :

1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah

pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan

cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.

2. Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap

pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang



harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus

bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus

dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan

perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam

pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).

4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis,

efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.

Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran

harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut

harus fungsi (outcome).

Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem

komputer, akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi

dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran.

Dengan demikian dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin

banyak informasi yang dapat diakses, sehingga semakin dapat dimanfaatkan

untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang menggunakan teknologi

modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat

mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi. Misalnya pada saat pemilu

tangga1 5 April 2004, adanya virus yang mengacaukan sistem informasi

pemilu, sehingga lambang-lambang partai berubah. Oleh karena itu perlu

diperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan.

Kerusakan atau kesalahan salah satu alat dapat mengganggu keseluruhan

sistem, dan akan mengganggu seluruh pekerjaan kantor.

2.2 RANGKUMAN

Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas administrasi diartikan

sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih, menurut

cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai ata usaha yakni rangkaian

kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang diperlukan

dalam usaha kerja sama. Dengan demikian maka Tata Usaha merupakan unsur

administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan bagian dari

administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi adalah

sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal berdasarkan

tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama.

Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan antara

lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat bekerja, ruangan

kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini adalah

tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses

penanganan informasi.

Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada kaitannya dengan

penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi

yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan tulis-menulis dan



bukan tulis-menulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas,

yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran.

Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan

proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan

tempat dan proses penanganan data /informasi yang modern, yang antara

lainnya dicirikan dengan adanya :

1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai

yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir

sesuai dengan tuntutan zaman;

2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap

pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus

dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab,

bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus dihasilkan oleh

pegawai.

3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan

perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam

pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).

4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif,

efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.

2.3 LATIHAN 1

Pilihan B apabila pernyataan di bawah ini Benar dan S apabila Salah.

1. B – S Pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis dalam suatu

organisasi merupakan arti administrasi dalam arti sempit

2. B – S Menurut George R. Terry, manajemen adalah rangkaian

kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan

yang telah ditentukan.

3. B – S Tugas pokok adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung

mengenai tujuan.

4. B - S Kantor adalah tempat orang bekerja.

5. B - S Salah satu ciri dari kantor yang modern adalah pegawai yang

melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai

yang mempunyai sikap disiplin, profesional, memiliki sikap dan

cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.




PENANGANAN SURAT


Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan yang sangat mendasar,

mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam arti cara-cara

penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya merupakan

pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan

mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul

karena yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati

pekerjaan kantor dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.

Sepintas lalu memang pekerjaan penangan surat sepertinya mudah dan

sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak

semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat

dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja,

tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di

dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah

misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi

tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari

tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan

kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya

mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan

surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga

akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu

tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu,

tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah.

Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain

enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada

yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat

tercapainya tugas-tugas instansi.

Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang lugu tetapi sangat

mendasar seperti tersebut di atas, telah terjawab. Dalam kaitan ini pula maka

penanganan surat perlu mendapat perhatian yang sewajarnya, baik dari

pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu instansi.

Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih

mendalam, bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi :

1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi);

2. Sebagai bahan pembukti;

3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu

masalah;

4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

5. Sebagai sarana memperpendek jarak.



Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan surat

adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen

berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat

masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat

sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa awal

proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan

surat.

Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan

proses yang lebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga

pelaksana yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang besar, seperti

instansi-instansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat dilakukan karena akan

mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat lebih jauh akan

mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena itu pada

instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri

yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang

ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Nama unit

demikian, di masing-masing instansi tidak sama, ada yang menamakannya

Bagian Ekspedisi, Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian Umum, Bagian

Penerimaan Surat atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat

keluar, di instansi-instansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh

seorang kepala, didukung oleh sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang

diperlukan. Seperti halnya dalam hal penerimaan surat, nama unit yang

menangani pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari instansi lain; ada

yang menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya.

Dengan pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam

penanganan dan pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau

arsip juga, terutama arsip pasif, ditangani oleh unit tersendiri.

Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan surat

jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang

menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-masing surat masuk.

Untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian ini

akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat itu

diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan

Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang bersangkutan.

Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat masuk

ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh

instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang

dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain.

A. PENGOLAHAN SURAT MASUK



Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk

memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk

sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada

sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya

surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat

adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada

pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel,

giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan

menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa.

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia,

surat sangat rahasia.

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram,

surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu

memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat

diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui

surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya

dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka

dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah

pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka

dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas

meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat

dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup

sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul

surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan

menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke

arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah

amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja.



Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan

menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat

dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara

elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan

dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak

surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat

tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing

sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya

harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau

robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke

sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah

bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat

dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa

semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul

dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.

Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di

bagian bawah, kemudian ambillah surat dari dalam sampul. Pastikan

bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan

sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan

diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak,

apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada

pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada

lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih

dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat

dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus

dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler.

Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang

menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada

lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya

dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa

lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu

lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang

satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat



Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat

dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing

surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda

KOLOM-KOLOM BUKU AGENDA Tgl.

Peneri-maan Surat

Masuk

Nomor Urut

Agenda

Tgl. & nomor Kode surat

masuk

Lampiran

Alamat

Pengirim

Hal

Isi

Disposisi

Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian

surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai

dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu

tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat

masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan

penyimpanan.

Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, seperti

Sekretariat Jenderal Dep. Keuangan sarana pencatatan untuk surat

penting berupa Kartu Kendali (KK); untuk surat biasa pada Lembar

Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu

kendali akan tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa

yang memproses.

Contoh Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini :

Masalah : Kode No. Urut M K

Perihal :

Isi ringkasan :

Lampiran :

Dari : Kepada :

Tanggal No. Urut

Hubungan --------------------------------- Arsip di

Paraf :

Tanggal :

6. Pembagian surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti

tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju

oleh surat-surat tersebut.

Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-

surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat,

disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.

Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku



pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima

surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Di lingkungan Departemen Keuangan surat masuk ada yang melalui Bagian

Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata

Usaha dan ada yang langsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya

langsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II

Departemen tidak melalui Bagian Penerimaan Surat.

Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris

pimpinan atau petugas/sekretaris pejabat, maka langkah-langkah yang perlu

dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unit-unit terkait, terutama

mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan, dan

penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan surat-surat biasa dan

pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun

apabila surat langsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor

tersebut harus mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran

surat dari sampulnya dilakukan oleh Sekretaris Pimpinan/Pejabat dengan

cara-cara seperti tersebut di atas.

1. Pembukaan sampul Surat Rahasia

Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia tidak dibuka oleh

petugas penerimaan surat, tetapi langsung diteruskan kepada pimpinan

atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit organisasi harus

menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka surat rahasia, dan

penunjukannya itu harus dikaitkan dengan rahasia jabatan. Maksudnya

tidak lain agar kerahasiaan surat-surat itu tetap terjamin. Yang ditunjuk

misalnya sekretaris pimpinan atau petugas lain.

Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh sekretaris

pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga agar tidak

tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh yang tidak

berhak.

Demikian juga surat rahasia yang disampaikan langsung kepada pejabat

unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan

dibuka dengan memperhatikan kerahasiaan surat tersebut.

Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya sama dengan

cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya.

2. Pembacaan surat

Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian Penerimaan Surat,

selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan (termasuk

surat-surat rahasia yang baru dibuka), Pembacaan surat oleh sekretaris

pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah lampiran surat-

surat yang telah disebutkan dalam surat asli tidak terlepas. Di samping itu

untuk mengecek apakah tidak ada lembar surat yang terlepas. Perlu

diketahui juga oleh sekretaris pimpinan, apakah surat tersebut bersifat

segera atau tidak. Apabila surat itu bersifat segera, maka ia harus

menempelkan/ membubuhkan tanda “Segera”. Selanjutnya ia harus



menempelkan lembar disposisi yaitu lembar yang dibuat secara khusus di

mana pimpinan dapat menuliskan petunjuk-petunjuk atau pengarahan-

pengarahan mengenai penyelesaian masalah yang tercantum dalam

surat.

Contoh lembar disposisi adalah seperti di bawah ini :

____________

LEMBAR DISPOSISI. P B R

____________

Kode :

Masalah :

Tanggal Penyelesaian :

Perihal :

Tgl./No.

Asal :

INSTRUKSI/INFORMASI

Diteruskan kepada :

1.

2.

3.

P = Penting B = Biasa R = Rahasia

3. Pencatatan surat

Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas, selanjutnya surat-

surat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern. Seperti halnya

pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus dicatat dalam

agenda tersendiri. Apabila telah digunakan Sistem Kearsipan Pola Baru,

surat-surat yang bersifat penting dicatat dalam Kartu Kendali (KK) dan

surat-surat biasa serta surat-surat rahasia dicatat dalam Lembar

Pengantar (LP).

4. Penyampaian surat

Setelah surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya disampaikan

kepada pimpinan untuk memperoleh disposisi, Setelah pimpinan

memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan menyampaikan

kepada pejabat yang terkait dengan menggunakan buku ekspedisi untuk

diproses lebih lanjut.

Apabila ada surat-surat yang langsung ditujukan secara pribadi, surat itu

langsung disampaikan kepada yang bersangkutan. Penyampaian surat

pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi atau lembar

pengantar.

B. PENGOLAHAN SURAT KELUAR

Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi

pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas

suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang

menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam

rangka pelaksanaan tugas pokok.



Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada

sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis

yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian

surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus

menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar

pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar

disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan

sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan

tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa

surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan

disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah

mengumpulkan bahan-bahan untuk menyusun konsep surat jawaban.

Langkah pertama yaitu menginventarisir masalah yang ada kaitannya

dengan hal yang tersebut dalam surat. Setelah semua bahan/data

terkumpul, kemudian diadakan pembahasan dalam kaitannya dengan

maksud surat. Setelah itu baru disusun konsep surat jawaban. Apabila

pejabat teknis tidak ingin menulis sendiri konsep surat, karena ia ingin

berkonsentrasi pada masalah yang akan dituangkan dalam surat, maka

hal ini dapat ditempuh melalui proses pendiktean yaitu ia mendiktekan

dan stafnya diminta untuk menulis pada kertas konsep. Namun saat ini

kegiatan pendiktean sangat jarang dilakukan, dengan meningkatnya

kemampuan SDM di lingkungan Departemen Keuangan. Setelah konsep

itu selesai, kemudian diserahkan kepada juru tik untuk diadakan

pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu ditik pada lembar konsep

verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk membuat konsep surat.

Contoh konsep verbal, seperti tertera di sebelah ini :

(Nama Instansi)

DITERIMA OLEH REDAKTUR : DITERIMA OLEH JURU TIK :

DISELESAIKAN OLEH : TANGGAL : JAM :

DIPERIKSA OLEH : DIKETIK OLEH :

DITERIMA OLEH BAG. ARSIP : DIBACA OLEH :

TGL. : JAM : DIPERIKSA OLEH :

DIKIRIM PADA TGL :

KEMUKAKAN LAGI PADA TGL :

PERIHAL : NO. AGENDA PRB :

KODE UNIT ORG :

KONSEPTOR :

NO. : JAKARTA, ......... 20.....

NOTA :

TERLEBIH DAHULU : KEPADA YTH.

................................

DITETAPKAN : ................................

DI



......................

JUMLAH LAMPIRAN :

PENJELASAN :

KODE PENUNJUK :

Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda (double folio)

yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh di atas dan

bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin

tik biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep

verbal.

Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya disampaikan kepada

pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh koreksi. Bila

semua ketikan sudah dinyatakan benar dan ia sudah setuju, maka

pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya

konsep surat yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik

(melalui sekretaris) untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini

merupakan konsep resmi dari surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila

diperlukan.

Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya konsep

pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi

dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi

dan dilekatkan kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler).

Surat yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep

verbal, dan setelah pada bagian Nota diisi dan ditandatangani oleh

pejabat teknis, kemudian surat itu disampaikan kepada pimpinan untuk

ditetapkan dan ditandatangani.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus

membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti

dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan

urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa

(atasan konseptor).

Net surat surat perlu diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pimpinan/

pejabat yang akan menandatangani surat (atasan konseptor) dan apabila

pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan.

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas

yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi

(stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses

pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk

diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang

dituju.

2. Pengiriman Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir

yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini berbeda-beda di Instansi

yang satu dibanding dengan instansi lainnya; ada yang menamakannya

Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian Umum, Subbagian

Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian tersebut kita

namakan Bagian Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang pejabat dan



dilengkapi dengan sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat (caraka)

dan dilengkapi dengan sarana yang memadai.

Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi, surat-surat

diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah sebagai

berikut :

a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,

tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah

lengkap.

b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.

c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu

ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila

dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain

misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan

sebagainya.

d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R

dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat

dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan

penyampaian, dan cap keamanan. Selanjutnya sampul dimasukkan

ke dalam sampul ke dua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap

tingkat keamanan. Dalam surat yang tingkat keamanannya SR atau

R, di lingkungan Departemen Keuangan umumnya untuk menjaga

kerahasiaan disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju oleh

pejabat yang bersangkutan tanpa menggunakan kurir.

e. Perlu diperhatikan bahwa di lingkungan Departemen Keuangan

semua arsip surat keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan

mengenai kearsipan.

Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan

pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan

melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.

Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat

dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan

sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak

memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia,

sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini.

3. Asas-asas Tata Persuratan

Surat dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas, agar

surat itu memenuhi syarat, yaitu :

a. Asas Dayaguna dan Hasilguna

Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara

berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang

atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam

penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

b. Asas Pembakuan

Di atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi

persyaratan baik bentuknya, penandatanganannya, penomorannya,



dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan

bentuk persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang

bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaan

pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga

akan membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja.

c. Asas Pertanggungjawaban

Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas merupakan

wakil organisasi/instansi pembuatan surat yang memberikan

informasi kepada pihak lain tentang pendapat atau peraturan atau

keputusan yang bertalian dengan materi yang tertera di dalam surat.

Oleh karena itu surat harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari

segi isinya, formatnya maupun prosedur pembuatannya, kearsipan,

kewenangan, dan keabsahannya.

Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya isinya harus

sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan peraturan

yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya,

kearsipan, kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata

cara yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan.

d. Asas Keterkaitan

Tata persuratan dalam suatu instansi berkaitan dengan administrasi

perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua kegiatan tata

persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari

tatalaksana perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana kearsipan.

Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus diperhatikan bahwa

surat itu harus ada arsipnya.

e. Asas Kecepatan dan Ketepatan

Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu pelaksanaan tugas

dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena itu

untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus

dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat

dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan

penyampaian, dan distribusi.

f. Asas Keamanan

Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut tidak boleh

dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para

petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan

memberitahukan isi surat tersebut kepada siapapun yang tidak

berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini biasa disebut rahasia

jabatan.

C. BEBERAPA HAL YANG PERLU DIKETAHUI MENGENAI SURAT

Di atas telah diuraikan tentang penanganan surat, yaitu mulai penanganan

surat masuk, pengolahan surat oleh pejabat teknis sampai surat jawaban itu

siap dikirim. Oleh karena surat merupakan salah satu sarana berkomunikasi,

baik komunikasi intern maupun komunikasi ekstern, maka beberapa hal yang



bertalian dengan surat perlu diketahui dengan baik, karena dengan

dimilikinya pengetahuan demikian akan menambah kemahiran kita dalam

membuat surat. Surat yang dimaksudkan di sini adalah surat-surat dinas.

Beberapa hal yang perlu diketahui adalah : langkah-langkah yang diperlukan

dalam menyusun surat, macam-macam surat, bahasa surat, bentuk-bentuk

surat, bagian-bagian surat, dan syarat-syarat isi surat yang baik.

1. Langkah-langkah dalam Menyusun Surat

Sebagai sarana komunikasi, dengan sendirinya surat harus disusun

dengan baik. Untuk tujuan itu, maka dalam hal membuat surat perlu

ditempuh langkah-langkah penting yaitu :

a. Tentukan tujuan pembuatan surat;

b. Inventarisir semua masalah yang akan dikemukakan dalam surat;

c. Susunlah masalah-masalah itu secara sistematis.

Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, selanjutnya dimulai

menguraikan masalah-masalah tersebut di atas dalam bentuk surat atau

konsep surat.

Dalam penyusunan naskah/konsep surat dinas harus merupakan

kebulatan pikiran yang jelas, padat, meyakinkan, dan disusun secara

sistematis.

2. Macam-macam Surat

Untuk menambah wawasan tentang persuratan, perlu juga diketahui

jenis-jenis surat yang biasa ditemukan dalam praktek surat-menyurat.

Jenis-jenis surat dapat dibedakan :

a. Menurut Jangkauannya

Menurut jangkauannya, surat dapat dibedakan :

1) Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-

unit di lingkungan instansi, atau surat yang dikirim oleh

unit/pejabat yang satu kepada unit/pejabat lainnya dalam instansi

yang sama.

2) Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi

kepada instansi lain (baik surat dari pimpinan instansi, maupun

surat dari pejabat lainnya).

b. Menurut Prosedur Pengurusannya

Menurut prosedur pengurusannya, surat terdiri dari :

1) Surat Masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain.

2) Surat Keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

c. Menurut Urgensi Pengirimannya

Dilihat dari urgensi pengirimannya, surat terdiri dari :

1) Surat Sangat Segera/Kilat, yaitu surat yang harus diselesaikan/

dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24

jam.



2) Surat Segera, yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/

disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.

3) Surat Biasa, yaitu surat dinas harus diselesaikan/ dikirim/

disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian

pengiriman, sesuai jadwal perjalanan caraka/kurir dengan batas

waktu 5 hari, atau disebut pula asas FIFO yaitu menurut urutan-

urutan diterimanya surat itu di bagian pengiriman surat (Bagian

Ekspedisi).

d. Menurut Keamanan Isinya

Menurut keamanan isinya, surat terdiri dari :

1) Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR), yaitu surat yang

tingkat keamanan isinya tertinggi, sangat erat hubungannya

dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan

secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan

membahayakan keamanan dan keselamatan negara, misalnya

pemprosesan surat kenaikan harga BBM.

2) Surat rahasia (biasa diberi kode R), yaitu surat yang isinya harus

dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila isi

surat itu dibocorkan secara tidak sah, maka akan dapat

menurunkan martabat dan kewibawaan negara, dapat

mengakibatkan kerugian besar bagi negara, misalnya surat

mutasi pegawai/pejabat.

3) Surat terbatas/konfidensial (biasa diberi kode K), yaitu surat

yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu

sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan secara

tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah

atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.

4) Surat biasa, (biasa diberi kode B), yaitu surat yang isinya tidak

termasuk dalam butir a, b, c, namun tidak berarti surat tersebut

dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

e. Menurut Jumlah Penerimanya

Dilihat dari segi jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan :

1) Surat biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang

pejabat atau suatu organisasi).

2) Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa

orang/ pejabat/instansi.

3) Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada

sekelompok masyarakat.

f. Menurut Tujuannya

Menurut tujuannya, surat terdiri dari :

1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi

yang perlu diketahui oleh orang banyak.



2) Surat perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak

seorang (misalnya seorang atasan) kepada pihak lain (misalnya

seorang bawahannya) untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan/

tugas tertentu.

3) Surat peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang

(misalnya dari seorang atasan) kepada orang lain (misalnya

seorang bawahannya), karena yang bersangkutan melakukan

sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

4) Surat permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang

lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk

keperluan sipembuat surat.

5) Surat panggilan, yaitu surat dari seseorang (misalnya seorang

atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya), agar

yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim

surat.

6) Surat susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang

telah dikirim terdahulu.

7) Surat keputusan, yaitu surat yang memuat sesuatu

kebijaksanaan. Surat semacam ini bisanya dikeluarkan oleh

pimpinan.

8) Surat perjanjian, yaitu surat yang bersisi kesepakatan antara

pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan

sesuatu pekerjaan.

9) Surat izin, yaitu surat keterangan yang diberikan kepada

seseorang untuk memperoleh suatu hak atau fasilitas atau

dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya untuk

suatu periode tertentu.

10) Surat laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang

disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

g. Menurut Wujudnya

Menurut wujudnya, surat antara lain terdiri dari :

1) Kartu pos;

2) Warkat pos;

3) Surat bersampul;

4) Nota;

5) Memorandum;

6) Telegram;

7) Teleks;

8) Surat pengantar.

3. Bentuk Surat

Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal yaitu :

a. Bentuk Resmi,

b. Bentuk Full Block,

c. Bentuk Indent,



d. Bentuk Modified Block,

e. Bentuk Semi Block,

f. Bentuk Simplified, dan

g. Bentuk Hanging Paragraph.

Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek

surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi

sampai dengan Bentuk Semi Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu

Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang kita temukan.

Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas

keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka

dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk

setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua

surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah.

Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan

dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini.

Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru tik

dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila ditik dengan

komputer. Hal ini akan sangat dirasakan apabila surat yang perlu ditik itu

banyak. Dengan demikian akan menghemat waktu penyelesaian surat.

Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang bentuk-bentuk surat, di

sebelah ini diberikan skema mengenai masing-masing bentuk yang ada

dalam praktek.

BENTUK SURAT RESMI BENTUK FULL BLOCK

__________

_________

________

_____ ______

_____ ______

_____ ______

______

_____________________

_____________________

_____________________

_____________________

_____________________

_____________________

_________

__________

_________

________

______

______

______

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_______



_____

_____

_______

BENTUK INDENT BENTUK MODIFIED BLOCK

_________

________

_______

______ ______

______

______

______

______

_______________________

________________________

________________________

_______________________

________________________

________________________

________

_______

__________

_________

________

_____ _____

_____

_____

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_______

4. Bagian-bagian Surat

Setelah kita lihat bentuk-bentuk surat, apabila kita amati lebih seksama

mulai dari bagian paling atas sampai bagian paling bawah, maka akan

tampak bagian-bagian yang ada pada surat. Bagian-bagian dimaksud

adalah :

a. Kop Surat

Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Cope

surat, dan mempunyai fungsi :



1) Sebagai alat pengenal atau identitas instansi;

2) Sebagai alat pemberian informasi.

3) untuk kantor tertentu kop surat dapat digunakan sebagai iklan.

b. Tanggal Surat

Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang, dan mempunyai fungsi :

1) Sebagai referensi;

2) Sebagai alat pemberi informasi.

c. Nomor Surat.

Nomor surat menunjukkan urutan dari surat, dan mempunyai fungsi :

1) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;

2) Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan

kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;

3) Menunjukkan unit asal surat;

4) Sebagai referensi.

d. Lampiran Surat

Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain

yang harus disertakan kepada surat asli.

e. Hal

Hal surat menunjukkan mengenai intisari surat secara keseluruhan,

dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah :

1) Sebagai referensi;

2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

f. Alamat Dalam

Yang dimaksud alamat dalam yaitu bagian surat yang menunjukkan

kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini juga mempunyai fungsi :

1) Sebagai petunjuk bagi petugas filing;

2) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

g. Salam Pembuka

Bagian ini menunjukkan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian ini

tidak digunakan dalam surat dinas.

h. Isi Surat

Pada bagian ini diuraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis

surat kepada pihak yang dituju.

i. Salam Penutup

Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti

halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam

surat dinas.

j. Penutup Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor

induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada

bagian ini diterakan juga cap jabatan. Bagian ini juga mempunyai

fungsi :

1) Sebagai identitas penanggung jawab;

2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

k. Tembusan



Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu

mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan

dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan

seperlunya.

l. I n i s i a l

Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat

konsep dan pengetikan, dan digunakan untuk mempermudah

pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan

di kelompok bagian penutup surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah

kanan nama jabatan.

Uraian bagian-bagian surat seperti di atas adalah uraian dengan cara

yang lebih rinci, karena ada juga yang menggunakan uraian yang lebih

singkat (cara personifikasi) yaitu bagian-bagian surat hanya

dikelompokkan ke dalam tiga macam ialah Kepala Surat yang terdiri dari

kop surat, tanggal surat, nomor, sifat, lampiran, hal, dan alamat yang

dituju. Tubuh Surat terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi dan

paragraf penutup, dan Kaki Surat yang terdiri dari nama pejabat, tanda

tangan, nama lengkap, NIP, cap dinas, tembusan. Apabila kita membuat

surat, kop surat hanya pada halaman pertama.

5. Bahasa Surat

Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh

penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus

mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus

menggunakan bahasa praktis yaitu :

a. Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya

dan ia mampu menggunakan kata-kata itu;

b. Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan

bukan kata-kata daerah/asing. Ejaan yang digunakan didalam surat

dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD)

yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

Dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan bahwa tidak perlu

menggunakan gaya bahasa yang berlebihan. Penggunaan gaya bahasa

dalam penulisan suatu surat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu :

a. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat;

b. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya

surat instruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan lain-lain.

6. Syarat-syarat Isi Surat yang Baik

Surat dinas adalah segala tulisan yang memenuhi persyaratan tertentu

dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada suatu instansi

Pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan/atau kegiatan dalam

bidangnya masing-masing.



Surat dinas yang ditulis oleh seorang pejabat tidak dapat dilepaskan

kaitannya dengan nama baik instansi yang diwakilinya, oleh karena itu

dalam tata penulisannya harus memenuhi beberapa persyaratan, antara

lain:

Jelas

Yang dimaksud di sini yaitu bahwa dalam surat tidak ada kata-kata

terselubung atau kata-kata kiasan mengenai apa yang hendak dikatakan;

Tepat

Artinya setiap yang dikemukakan adalah fakta-fakta yang benar dan

dilukiskan dengan kata-kata yang jelas, tidak berbelit-belit;

Tuntas

Yang dimaksud tuntas yaitu penyampaian permasalahan harus lengkap

dan selesai seluruhnya;

Sopan

Karena surat adalah penyampaian informasi kepada pihak lain, maka isi

surat harus sopan, artinya penyajian kata-kata, bentuk, dan bahasa surat

dipilih sehingga menimbulkan kesan bahwa penulis adalah orang yang

beradab dan menghormati penerima surat;

Singkat dan sederhana

Artinya tidak berliku-liku dengan menggunakan ungkapan-ungkapan yang

tidak perlu sehingga mengaburkan permasalahannya dan tidak boleh

menggunakan peribahasa;

Lancar

Yang dimaksud di sini yaitu cara mengemukakan persoalan secara

wajar dan dihayati seolah-olah sedang berbicara langsung dengan

penerima surat dalam semangat persahabatan dan saling menghormati;

Baku

Dalam surat dinas harus mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai

dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut formal maupun segi

penggunaan bahasanya.

Penuh pertimbangan

Dalam menulis surat, pengutaraan jalan pikiran harus dipertimbangkan

sematang-matangnya sehingga dapat menimbulkan kepercayaan dan

kebaikan.

D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari suatu

organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi tersebut.

Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi kepada

orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan

sebagian beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya).

Di lingkungan Departemen Keuangan wewenang dan tanggung jawab

tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3, ada di

tangan Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya

dilimpahkan kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II.



Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada hakekatnya setiap

surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani oleh

pimpinan tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Departemen Keuangan

harus ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi dalam prakteknya

perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya

Departemen Keuangan), hal ini tidak mungkin dilakukan karena jumlah

pekerjaan yang begitu besar.

Untuk menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya

pelimpahan wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian

dari kekuasaan pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat

membantu dalam penandatanganan surat.

Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di

lingkungan Departemen Keuangan sebagai berikut :

1. Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala/Ketua Badan dapat

memperoleh pelimpahan wewenangan penandatanganan surat-menyurat

tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masing-masing ;

2. Pimpinan unit eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/

Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala Pusat, Kepala Kanwil dapat

memperoleh kewenangan penandatangan surat-menyurat tentang

pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.

3. Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena

tugasnya otonom dapat memperoleh pelimpahan kewenangan

penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi

sesuai dengan bidang masing-masing.

Tindakan bawahan dengan menggunakan kekuasaan atas dasar pelimpahan

wewenang biasa dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan dalam hal

penandatanganan surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan untuk

beliau (u.b.).

1. Atas nama (a.n.)

Penggunaan sebutan atas nama, dipakai apabila pimpinan melimpahkan

wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat.

Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

* Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis;

* Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan

tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;

* Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat tetap ada di

tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang;

* Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua tahap

dihitung dari pelimpahan jenjang pertama;

Penggunaan atas nama (a.n) dapat dilihat pada contoh di bawah ini :

a.n Menteri Keuangan a.n. Sekretaris Jenderal

Sekretaris Jenderal Kepala Biro........



Nama pejabat Nama Pejabat

NIP ………. NIP………….

2. Untuk beliau (u.b.)

Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu

melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya.

Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

* Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua tingkat

struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;

* Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;

* Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai

pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili;

* Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Penggunaan untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini :

a.n. Menteri Keuangan

Direktur Jenderal Pajak

u.b

Direktur ......………

Nama pejabat

NIP ………..

E. PENUNJUKAN PEJABAT PENGGANTI

Untuk menjaga kelancaran tugas dan kelangsungan tanggung jawab dalam

menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan Departemen Keuangan,

apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal pejabat yang bersangkutan

karena sesuatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya,

dilakukan penunjukan pejabat pengganti dengan memperhatikan kedekatan

dan kesesuaian tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan

jabatan kosong yang akan dirangkapnya.

1. Keadaan berhalangan dibedakan sebagai berikut :

a. Berhalangan Sementara, artinya jabatan masih terisi akan tetapi

karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya,

misalnya berhalangan karena cuti tahunan, tugas keluar negeri, dan

sebagainya.

b. Berhalangan Tetap, artinya jabatannya tidak terisi dan menimbulkan

lowongan jabatan, misalnya karena pejabat pensiun, meinggal dunia,

tugas ke luar negeri lebih dari 6 bulan, dan sebagainya.

2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut :

a. Dirangkap oleh pejabat atasannya;



b. Ditunjuk pengganti dari pejabat yang setingkat;

c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya.

3. Penggunaan sebutan penggantian pejabat sebagai berikut :

a. Pejabat Sementara (Pjs.)

Penggunaan Pjs. ini hanya berlaku untuk pejabat eselon II ke

bawah.

Dalam hal seorang pejabat ditunjuk menggantikan pejabat yang

berhalangan sementara, maka pejabat tersebut menggunakan

sebutan “Pejabat Sementara” (disingkat Pjs.) untuk jabatan yang

digantikan itu. Penunjukan Pjs. dimaksud dilaksanakan dengan

menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan yang dikeluarkan oleh

pejabat yang berhalangan. Pjs. mempunyai hak dan kewajiban untuk

melaksanakan tugas rutin dalam batas-batas yang ditentukan dalam

surat tersebut.

b. Penunjukan Pemangku Jabatan (Pj.)

Penggunaan Pj. berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. Dalam hal

seorang pejabat disamping jabatannya ditunjuk menggantikan pejabat

yang berhalangan tetap, maka pejabat dimaksud disebut “Pemangku

Jabatan” (disingkat Pj.) untuk jabatan yang digantikannya tersebut.

Penunjukan/ pengangkatan Pemangku Jabatan dimaksud

dilaksanakan dengan cara menerbitkan surat tugas, surat keputusan

dari pejabat atasanya atau pejabat atasannya yang berwenang

mengangkat dalam jabatan.

Kecuali ditentukan lain Pemangku Jabatan mempunyai hak dan

kewajiban penuh yang sama seperti pejabat yang digantikannya.

Penggunaan istilah Pj. disini tidak terkait dengan sebutan Pj yang

digunakan dalam bidang kepegawaian.

c. Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara (Pgs.)

Khusus untuk pejabat eselon I di lingkungan Departemen Keuangan

yang berhalangan sementara ditunjuk pejabat pengganti sementara

dari pejabat eselon I lainnya dengan menggunakan sebutan

“Pengganti Sementara” disingkat Pgs. Penunjukan Pgs dimaksud

dilaksanakan dengan menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan

dari Menteri Keuangan.

Berikut ini contoh penulisan Pjs, Pj, Pgs.

Pjs. Kepala Biro ...

Nama Pejabat

NIP.........

Pj. Kepala Biro...



Nama Pejabat

NIP.........

Pgs. Sekretaris Jenderal

Nama Pejabat

NIP...............

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

a. Ketentuan mengenai penggantian pejabat dengan bentuk Plh, Plt

tidak digunakan di Departemen Keuangan

b. Pelimpahan wewenang kepada koordinator pelaksana sebagai

pejabat pengganti sementara untuk penandatanganan surat dapat

dilaksanakan pada tipe kantor operasional eselon IV.

c. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang.

F. CAP DINAS

Di dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005

tanggal

6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen

Keuangan dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan Cap Dinas adalah

tanda pengenal yang sah yang berlaku di lingkungan Departemen Keuangan.

Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan yang digunakan sebagai

lambang jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah pengukuhan

keresmian tanda tangan pejabat yang secara formil mengeluarkan atau

mengesahkan/menandatangani surat/dokumen atau untuk mengukuhkan

keresmian kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap

Dinas ada dua macam yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi.

Di lingkungan Departemen Keuangan ditetapkan pejabat-pejabat yang boleh

menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para pejabat eselon I, para

pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II yang karena sifat,

tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom serta diberi

hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar.

Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap

pimpinan unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di

lingkungan unit kerjanya masing-masing.

Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari

pejabat yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan

pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan

(Pj).

Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi atau

unit organisasi yang bersangkutan.

Cap instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan :



1. Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.)

2. Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.)

3. Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani

naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan

yang berlaku ;

4. Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap dinas dalam

rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya.

5. Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat

tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat-menyurat

keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan

ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya

masing-masing.

Contoh Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan :

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

SEKRETARIAT BADAN

Jalan Purnawarman Nomor 99 Telepon : 021-7394666

Kebayoran Baru Jakarta 12110 021- 7204131

Faksimile : 021-7261775

Nomor : Und-567/BP.1/2005 10 Juli 2005 Sifat : Biasa Lampiran : Satu bendel Hal : Undangan Rapat Yth. Kepala Biro Organisasi Ketatalaksanaan

Jalan Lapangan Banteng Timur 2-4 Jakarta Sehubungan dengan diadakannya pembahasan konsep Tata Persuratan Dinas BPPK (TPD BPPK), dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk hadir pada pertemuan yang diselenggarakan :

hari/tanggal : Rabu, 14 Juli 2005 pukul : Pukul 09.00 WIB tempat : Ruang Rapat E-206 Sekretariat BPPK

Jl. Purnawarman No. 99 Jakarta – Selatan.

Untuk kelancaran pembahasan konsep TPD BPPK dimaksud, bersama ini kami sampaikan konsep TPD BPPK untuk kiranya dapat Saudara pelajari terlebih dahulu. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Sekretaris Badan F.X. Yuwono NIP 060023983 Tembusan : 1. Sekretaris Jenderal Dep. Keuangan; 2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.

Cap Jabatan



Keterangan :

1. Bentuk surat setengah lurus (semi block).

2. Kop surat, berisi logo Departemen Keuangan, nama, kedudukan, dan alamat

instansi yang diatur dalam peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005

tanggal 6 September 2005. Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia

menggunakan huruf arial 13, nama eselon I dan II menggunakan huruf arial 11,

alamat instansi menggunakan huruf arial 7.

3. Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului oleh kota, karena sudah

tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama bulan tidak boleh

menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap.

4. Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Garis miring dan kode surat tidak

didahului dan tidak diikuti spasi.

Naskah surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan menggunakan kode S

dalam penomorannya.

Contoh penomoran surat : S- …./SJ.2/ …..

Kode Jenis Naskah Dinas (S)

Nomor Urut Agenda

Kode Unit Konseptor

(Biro Kepegawaian)

Tahun berjalan

Contoh kode naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan, sebagaimana

lampiran 1 dan 2 modul ini.

5. Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya Sangat Rahasia, Rahasia,

Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan klasifikasi surat menurut

pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau Biasa.

6. Lampiran, ditulis lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan

nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan

jumlah dengan huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.

Contoh : Lampiran : 17 berkas

7. Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat, ditulis sesingkat mungkin ,

menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tidak diakhiri dengan tanda

baca titik serta tidak perlu garis bawah.

Untuk nomor, sifat dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran

Lampiran hanya ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran tidak perlu ditulis.

8. Alamat Surat

a. Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kiri surat, di bawah hal.

b. Alamat yang dituju cukup dengan kata “Yth” diikuti nama jabatan yang

dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama

orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar langsung nama yang

dituju.

Contoh : Yth. Menteri Keuangan



Yth. Bapak Noor Fuad

Yth. Drs. Tony Rooswiyanto, M.Sc.

Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan, kota ditulis

dengan huruf kapital pada awal setiap kata. Sebelum nama kota tidak

diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan tanpa tanda baca

apapun.

Contoh :

Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan

Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4

Jakarta

9. Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea

pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.

a. Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat;

b. Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan surat;

c. Alinea penutup, berisi uraian penutup surat.

10. Kaki Surat

a. Nama Jabatan

Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap

awal kata tanpa diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis

lengkap karena unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kop surat;

b. Tanda tangan pejabat;

c. Nama lengkap penandatanganan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf

kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak

perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa

tanda titik.

Contoh : Kepala Badan Noor Fuad NIP 060035183

11. Tembusan

Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu

menggunakan kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu

menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr hanya

digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila menggunakan gelar langsung

diikuti nama orang.

Contoh :

Tembusan :

1. Menteri Keuangan;

2. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan.

atau

Tembusan : Bapak Jusuf Anwar.



atau

Tembusan : Dra. Puji Handayani, M.M.



Contoh Bentuk Nota Dinas di lingkungan Departemen Keuangan:

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

Jalan Purnawarman Nomor 99 Telepon : 021-7244846 Kebayoran Baru Jakarta 12110 Faksimile : 021-7244846

NOTA DINAS

Nomor : ND- 10/PP.1/2005

Kepada : Yth. 1. Para Kepala Bidang 2 Januari 2005 2. Para Widyaiswara 3. Para Kepala

Subbidang

4. Para Pelaksana 1. s.d. 4. di lingkungan Pusdiklat Pegawai Dari : Kepala Pusdiklat Pegawai Hal : Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil

Departemen Keuangan

Sehubungan dengan Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE-108/MK.1/2004 tanggal 1 Desember 2004 dan Surat Sekretaris BPPK nomor S-492/PP.1/2004 tanggal 5 Desember 2004 hal sebagaimana tersebut di atas, bersama ini kami sampaikan Formulir Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Tahun 2004 beserta petunjuk pengisiannya.

Untuk mendukung kelancaran proses ini kami harapkan formulir PUPNS

yang telah diisi dapat disampaikan kembali kepada kami paling lambat tanggal 31 Januari 2005.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Pusat Tony Rooswiyanto

NIP 060064640 Tembusan: Sekretaris Badan Diklat Keuangan. Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat

oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk,



pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang

bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang

panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

Nota Dinas tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai.

Contoh :

- nota dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I; - nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah; - nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Departemen

Keuangan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/

2005 Tanggal 6 September 2005, sebagai berikut :

Media/Sarana Surat-Menyurat

Kertas yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Departemen

Keuangan adalah :

a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram,

antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen

pelaporan.

b. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat dinas, pengumuman,

pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya menggunakan

kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69

inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran A3

(297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x

330 mm).

c. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :

• Nota Dinas

Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.

• Memo

Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,02 inci.

d. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :

• Laporan, baik dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4

(210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.

• Produk Hukum, misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat

Perjanjian dengan menggunakan kertas ukuran folio.

• Warna kertas putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk

surat dinas asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi

surat dinas, apabila dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan

kertas karbon pada kertas doorslag, apabila dengan mesin komputer

tembusan dibuat dengan kertas biasa menggunakan mesin fotokopi.

Tipe Huruf



Tipe huruf yang digunakan adalah:

a. Untuk yang menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah

menggunakan huruf pica;

b. Untuk komputer menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan

13 sesuai dengan ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda.

Penggandaan

a. Penggandaan surat dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia

sesuai dan jumlah yang digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju

dan untuk arsip.

b. Penggandaan surat hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani

oleh pejabat yang berwenang.

c. Cap dinas dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi).

d. Penggandaan surat keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan

sangat segera harus didahulukan.

e. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus

diawasi dengan ketat.

f. Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan

menurut ketentuan yang berlaku.

3.2 RANGKUMAN

Penanganan surat merupakan awal dari proses penanganan informasi yang

berupa kegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar

sampai dengan penyimpanan warkat-warkat.

Pengolahan surat masuk dalam suatu organisasi tergantung dari besar-kecilnya

atau tahap perkembangan organisasi itu. Dalam modul ini yang diuraikan

adalah pengolahan surat masuk pada organisasi besar. Langkah pertama

pengolahan surat masuk adalah penyortiran atau pemilahan surat-surat dapat

dilakukan berdasarkan organisasi atau bagian-bagian dari unit itu, macamnya,

klasifikasinya atau kualifikasinya. Setelah surat tersebut disortir kemudian

dibuka sampulnya, dibaca dan diteliti apakah ada alamat dalamnya,

lampirannya dan lain-lain yang berkaitan dengan surat tersebut. Setelah dibaca

dicatat dalam buku pencatat surat misalnya buku agenda, kartu kendali, setelah

dicatat surat tersebut dibagikan kepada pihak yang dituju.

Dalam pengolahan surat-surat keluar dapat berasal dari dua sumber yakni

disposisi pimpinan dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam

rangka pelaksanaan tugas pokok. Dalam penyusunan surat keluar terdapat 5

asas dalam pembuatan surat yakni asas keamanan, asas kecepatan, asas

pertanggung-jawaban, asas keterkaitan, dan asas pembakuan. Dalam

penyusunan surat dinas perlu diperhatikan syarat-syarat penyusunan surat yang



baik dari segi bentuk, isi surat, wewenang penandatanganan surat, dan cap

surat dinas.

3.3 LATIHAN 2

Pilihlah salah satu jawaban yang Anda anggap benar.

1. Menurut urgensi pengiriman surat, surat yang harus dikirim secepat mungkin pada hari itu juga disebut …. a. surat biasa b. surat segera c. surat sangat segera/kilat d. surat konfidensial

2. Berdasarkan keamanan isinya, surat yang isinya harus dirahasiakan oleh

pihak- pihak yang bersangkutan, apabila dibocorkan secara tidak sah dapat menurunkan martabat kewibawaan negara dan menimbulkan kerugian besar bagi negara disebut …. a. surat terbatas b. surat rahasia c. surat sangat rahasia d. surat konfidensial

3. Bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi pemerintah adalah

bentuk …. a. resmi b. semi block c. full block d. indent

4. Cap dinas yang digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama adalah .… a. cap jabatan b. cap instansi c. cap dinas d. cap departemen

5. Surat yang memuat sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang

banyak disebut surat …. a. perintah b. pemberitahuan c. panggilan d. undangan




PELAYANAN TELEPON


Salah satu pekerjaan kantor yang perlu mendapat perhatian yang semestinya

dari semua pihak, terutama dari pimpinan adalah pelayanan telepon. Hubungan

telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang efektif dalam

menyelesaikan tugas-tugas kantor. Melalui telepon semua permasalahan dapat

dibicarakan dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan biasanya beberapa

masalah dapat diselesaikan melalui hubungan telepon tanpa masing-masing

yang bersangkutan harus bertemu terlebih dahulu. Agar penyelesaian masalah

melalui telepon dapat berhasil, tentu harus didukung oleh cara-cara menelepon

yang baik, sehingga pihak yang diajak bicara bersedia untuk menyelesaikan

masalah tersebut melalui telepon.

Mengapa kita perlu menggunakan pesawat telepon :

a. Kecepatan, pesan yang akan disampaikan dapat diterima dalam waktu

sangat cepat.

b. Biaya, biaya yang dikeluarkan akan lebih efisien dibandingkan dengan

menyampaikan pesan melalui pengirim surat.

c. Tanggapan, tidak seperti komunikasi tertulis, tanggapan melalui telepon

dapat segera diperoleh.

Ada beberapa hal di mana kita lebih baik menggunakan telepon misalnya :

a. Apabila membicarakan hal-hal yang benar-benar sulit, maka perlu dengan

bertatap muka karena kita akan dapat menilai reaksi-reaksi dan perasaan

bicara dengan lebih baik.

b. Apabila informasi yang akan disampaikan merupakan hal yang sangat

rahasia.

c. Apabila diperlukan arsip atau tanda bukti.

Pengetahuan pelayanan telepon diperlukan juga bagi seorang pimpinan agar ia

dapat memberitahukan kepada bawahannya tentang tata cara menelepon yang

baik, sehingga pihak luar yang dilayani merasa dihargai. Bagi para pegawai

pengetahuan tersebut sangat diperlukan agar ia dapat melaksanakan tugas-

tugas pelayanan telepon sebagaimana mestinya dan untuk memelihara citra

instansi yang baik.

Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitu menjawab telepon dari luar dan

menelpon keluar. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, akan kita

bicarakan bagaimana seharusnya seorang petugas/seorang sekretaris pimpinan

melayani telepon yang ditujukan kepada pimpinan.

A. TELEPON DARI LUAR



Bagi seorang pimpinan, waktu adalah sangat berharga, oleh karena itu

hubungan dengan pejabat lain baik dalam instansi sendiri, maupun dengan

pejabat-pejabat di luar instansi, biasanya dilakukan melalui telepon.

Oleh karena seorang sekretaris pimpinan belum mengetahui apakah orang

yang menelepon itu orang penting atau orang biasa, maka harus dipegang

prinsip bahwa yang menelepon itu adalah orang penting, karena itu perlu

digunakan cara-cara dan kalimat yang sopan.

1. Cara menerima telepon

Apabila telepon berbunyi, telepon itu harus segera dijawab. Cara

menjawab yang paling baik yaitu angkatlah gagang telepon dengan

hati-hati, kemudian sebutkan nama instansi atau nama unit

organisasi, selanjutnya sebutkan nama sendiri dan disusul dengan

ucapan selamat (selamat pagi, atau selamat siang, atau selamat sore),

misalnya :

Sekretaris pimpinan : Biro HKLN, di sini Kiki, selamat pagi!

Yang menelpon : Di sini Sarwono dari Departemen Luar Negeri,

saya minta bicara dengan Pak Darsono.

Sekretaris pimpinan : Baik Pak Sarwono, dapatkah Bapak menunggu

sebentar?

(pesawat telepon dihubungkan kepada

pesawat telepon pimpinan dan dijelaskan

kepadanya bahwa Bapak Sarwono dari

Departemen Luar Negeri ingin berbicara).

Pimpinan (Darsono) : Selamat pagi Pak Sarwono (diteruskan dengan

pembicaraan).

Dengan demikian di dalam kantor kita tidak lagi mengucapkan kata

”Halo” ketika menerima namun diganti dengan ”Biro Kepegawaian,

Niken disini, Selamat pagi”, demikian pula ketika kita memanggil kata

”Halo” diganti dengan ”Selamat pagi/siang, Biro Keuangan disini. Boleh

saya bicara dengan Bapak Taufik?”

2. Telepon yang tidak dapat diterima Pimpinan

Adakalanya telepon dari luar tidak dapat diterima oleh pimpinan karena

sesuatu hal, misalnya pimpinan sedang dipanggil oleh atasannya atau

sedang tidak ada di kantor karena sedang mengadakan dinas keluar

kantor/keluar kota. Apabila pimpinan tidak dapat menerima telepon,

sekretaris harus bisa menjelaskan kepada penelepon secara sopan,

misalnya :

Sekretaris pimpinan : Maaf Pak, Bapak Tony sedang dipanggil Kepala

Badan, apakah ada pesan yang dapat saya

sampaikan kepada beliau?

Perlu diperhatikan apabila pimpinan tidak ada di tempat, kepada

penelepon perlu kita beri tahukan sebenarnya, tetapi sejauh tidak



melanggar ketentuan-ketentuan rahasia jabatan, atau yang

menyangkut masalah-masalah pribadi. Misalnya pimpinan sedang

mengadakan perjalanan dinas keluar kota untuk mengadakan inspeksi

mendadak kepada suatu kantor, atau pimpinan sedang keluar ruangan

untuk keperluan yang sifatnya pribadi misalnya sedang tenis atau

mengantar istrinya belanja ke supermarket. Hal-hal semacam ini tidak

perlu diberitahukan kepada penelepon, tapi sekretaris pimpinan harus

pandai-pandai mencari alasan yang wajar, misalnya dengan

mengatakan bahwa pimpinan belum sampai di kantor.

3. Cara untuk memperoleh keterangan dari Penelepon

Seperti disebutkan di atas, sebelum menjawab telepon, pimpinan ingin

mengetahui nama, jabatan, dan instansi dari penelepon. Oleh karena

itu sekretaris pimpinan harus terampil untuk mendapatkan keterangan-

keterangan mengenai penelepon. Untuk memudahkan cara

mendapatkan keterangan dengan teliti, hendaknya selalu tersedia buku

catatan dan ballpoint dekat dengan pesawat telepon. Menyediakan

formulir seperti contoh di bawah ini adalah sangat dianjurkan, karena

akan sangat membantu dalam memperoleh keterangan.

CATATAN PENERIMA TELEPON

Untuk ..........................................................................

D a r i ..........................................................................

Kantor ........................................Jabatan ...................

Telepon No. ......................

_____ minta waktu ____ menjawab

ingin bertemu telepon

_____ akan datang ____ mohon ditelpon

kembali

_____ ingin bertemu ____ akan menelpon

kembali

____________________________________________

Diterima oleh : Tanggal : Jam :

Dalam beberapa hal, kadang-kadang penelepon enggan untuk

memberikan keterangan yang diperlukan. Menghadapi keadaan

demikian, sekretaris pimpinan harus mempunyai cara/taktik agar

keterangan itu bisa diperoleh, misalnya dicoba dengan menggunakan

cara tidak langsung.

4. Cara mengakhiri pembicaraan telepon dari luar

Setelah pembicaraan selesai, cara yang paling sopan untuk mengakhiri

pembicaraan yaitu setelah yang bersangkutan mengucapkan “terima

kasih” dan kita jawab juga “terima kasih”, kita jangan meletakkan



gagang telepon lebih dahulu sebelum kita mendengar bahwa

penelepon telah meletakkan gagang teleponnya.

B. MENELEPON KELUAR

Penilaian baik terhadap instansi kita, bukan saja dapat dipengaruhi oleh cara

kita menerima telepon, tapi dapat juga dipengaruhi oleh caranya kita

menelepon keluar.

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris pimpinan agar berhasil

dengan baik dalam melaksanakan tugas menghubungi pimpinan di instansi

lain, adalah :

1. Teliti sekali lagi nomor telepon yang akan dihubungi. Langkah ini

dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa nomor telepon itu benar dan

tidak ada perubahan.

2. Buku petunjuk telepon hendaknya selalu tersedia, maksudnya untuk

mem-permudah mencari nomor telepon yang setiap saat diperlukan.

3. Nomor telepon yang sering digunakan harus dicatat dalam catatan

tersendiri dan disusun menurut nomor yang menunjukkan kode wilayah

telkom. Cara demikian akan membantu apabila ada perubahan nomor

telepon. Apabila dikehendaki dapat juga dibuat catatan nama instansi

atau nama pejabat yang sering dihubungi dan disusun menurut abjad.

1. Cara menelepon keluar

Apabila sekretaris pimpinan melakukan suatu sambungan telepon

keluar untuk menghubungi pimpinan di instansi/unit lain, pertama-tama

harus dicek sekali lagi apakah pimpinan yang memerintahkan

menelepon benar-benar sudah siap untuk menelepon. Hal ini

dimaksudkan agar penerima telepon tidak menunggu terlalu lama.

Menunggu terlalu lama akan menimbulkan rasa tidak senang bagi pihak

lain dan hal ini dikhawatirkan akan mengganggu jalannya pembicaraan

dan lebih jauh dikhawatirkan akan menimbulkan penilaian kurang baik

terhadap instansi, yaitu instansi kita dianggap belum maju dan tidak

tahu tata krama menelepon. Akibat yang lebih jauh lagi dikhawatirkan

hal ini akan mengganggu jalannya penyelesaian tugas-tugas instansi.

Apabila telepon sudah menyambung, dan pimpinan di pihak yang

ditelepon sudah siap untuk menerima, maka beri tahukanlah

kepadanya bahwa pimpinan akan berbicara, misalnya :

Sekretaris pimpinan : Selamat pagi Pak Dawam, Kepala Biro

Hubungan Kerjasama Luar Negeri,

Departemen Keuangan ingin bicara dengan

Bapak.

Setelah dari pihak penerima telepon menyatakan siap, segera beri

tahukan kepada pimpinan bahwa pihak yang dituju telah siap untuk

menerima pembicaraan.



Dalam hal seorang pimpinan melakukan pembicaraan dengan pihak

luar, adalah bijaksana apabila pimpinan mencatat lebih dahulu hal-hal

yang akan dibicarakan dalam secarik kertas. Hal ini dianggap perlu

untuk menghindarkan jangan sampai hal-hal yang penting terlewat atau

lupa dibicarakan.

2. Sikap pada waktu menelepon

Pada waktu menelepon keluar, ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan agar pembicaraan melalui telepon berjalan lancar dan

tidak menyinggung perasaan pihak yang diajak bicara. Hal-hal

dimaksud ialah :

a. Pusatkan perhatian kepada orang yang sedang diajak bicara

dalam telepon (seakan-akan berhadapan langsung dengan pihak

yang diajak bicara). Janganlah berbicara dengan orang lain yang

ada di sekitar kita. Tindakan demikian akan menyinggung perasaan

orang yang diajak bicara dalam telepon.

b. Gunakanlah bahasa yang sopan dan nada suara yang baik, karena

nada suara yang baik ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik

pula.

c. Pembicaraan melalui telepon adalah pembicaraan jarak jauh

melalui udara, karena itu penjelasan melalui mimik, melalui bahasa

isyarat badan dan gambar tidak dapat digunakan. Karena itu

gunakan bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas yang dapat

dipahami oleh pihak yang diajak bicara.

3. Cara mengakhiri telepon keluar

Seperti halnya mengakhiri telepon dari luar, mengakhiri telepon

keluarpun harus dilakukan secara sopan. Apabila pembicaraan sudah

selesai, jangan lupa kita mengucapkan terima kasih, misalnya “Terima

kasih Pak Kosim, selamat pagi”. Setelah mengucapkan terima kasih

dan telah mendengar ucapan balasan terima kasih dari pihak lawan

bicara, segera gagang telepon diletakkan dengan baik.

4. Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dan perlu dihindarkan

Setelah diuraikan secara singkat mengenai pelayanan telepon, masih

ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian pada waktu

menelepon yaitu:

a. Pada waktu menelepon keluar, gunakanlah jari telunjuk untuk

menyambungkan kepada nomor yang dituju (baik menggunakan

pesawat telepon dengan sistem putar, atau menggunakan pesawat

telepon dengan sistem digital), dan jangan menggunakan pensil

atau benda lainnya, karena hal itu akan merusak pesawat telepon

dan kemungkinan salah pilih nomor lebih besar.



b. Buanglah kebiasaan mengangkat gagang telepon dahulu baru

mencari nomor telepon, karena begitu gagang telepon diangkat

akan menganggu telepon yang akan masuk ke kantor kita.

c. Buanglah kebiasaan menyimpan gagang telepon secara kasar

sesudah menerima telepon, karena bila orang yang telah

mengadakan hubungan telepon belum menyimpan gagang

teleponnya, hal ini akan mengganggu perasaan yang bersangkutan.

d. Hindarkanlah kebiasaan menggunakan telepon kantor untuk

keperluan pribadi. Apabila karena sesuatu hal yang sangat

mendesak, Anda terpaksa harus menggunakan telepon kantor

untuk keperluan pribadi, bicaralah seperlunya. Perlu diingat bahwa

telepon kantor adalah untuk keperluan dinas bukan untuk

kepentingan pribadi atau untuk kepentingan pergaulan santai.

4.2. RANGKUMAN

Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan

menyampaikan informasi. Pelayanan telepon di kantor dapat dikatakan berhasil

apabila pegawai kantor mengetahui cara-cara bertelepon yang tepat. Pelayanan

telepon mencakup menerima telepon dan menelepon keluar. Hal yang perlu

diperhatikan dalam menelepon adalah sikap pada waktu menelepon.

4.3. LATIHAN 3

Lingkarilah huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara Benar dan lingkarilah huruf S apabila pernyataan Salah. 1. B – S Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitu menjawab telepon

dari luar dan menelepon keluar. 2. B – S Pada saat telepon berdering dan Sekretaris Pimpinan sedang

sibuk, ia harus tetap menerima telepon dengan ramah dan sopan.

3. B – S Apabila pimpinan sedang rapat mengenai mutasi pegawai,

maka Sekretaris tidak boleh memberitahukan kepada penelepon

keberadaan pimpinan.

4. B - S Apabila telepon berdering di kantor Anda, maka setelah mengangkat telepon Anda menjawab “ Halo” .

5. B - S Dalam bertelepon kita dapat menggunakan bahasa isyarat badan.


PENERIMAAN TAMU KANTOR


Dalam pelayanan tamu kantor diperlukan peraturan protokoler dan cara-cara

yang perlu diperhatikan oleh para pegawai, oleh karena itu perlu mendapat

perhatian sewajarnya adalah penerimaan tamu. Seperti halnya pelayanan

telepon, penerimaan tamu harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena hal ini

akan menyebabkan penilaian baik atau penilaian tidak baik terhadap instansi

kita. Dengan penerimaan tamu yang baik, pihak luar akan menilai bahwa kantor



kita sudah maju di dalam pergaulan perkantoran, sebaliknya bila penerimaan

tamu kurang baik, maka pihak luar akan memberikan penilaian bahwa kantor

kita masih terbelakang.

Tamu yang datang ke kantor umumnya mengharapkan pelayanan yang baik dari

pegawai atau Sekretaris di kantor tersebut. sehingga tamu tidak merasa

dipersulit untuk menemui salah seorang pejabat.

Hal-hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam hal penerimaan tamu yaitu

lokasi dan penataan ruang tamu, cara penerimaan tamu, perlakuan terhadap

tamu yang datang tetapi belum mengadakan perjanjian, perlakuan terhadap

tamu yang harus menunggu, merencanakan perjanjian dengan tamu, syarat-

syarat seorang penerima tamu, dan catatan tamu

A. RUANG PENERIMAAN TAMU

Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi

tidak saja ditentukan oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat

penerimaan tamu. Oleh karena itu letak dan penataan ruang penerimaan

tamu harus mendapat perhatian yang layak dari pimpinan instansi.

Bagi instansi yang frekuensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya

banyak, seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang

tunggu tamu tersendiri. Ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat

yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk-pikuknya pegawai/kegiatan kerja

yang ada. Hal ini untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak

merasa terganggu.

Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian

rupa hingga tamu mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di

atasnya ditempatkan hiasan bunga yang cukup indah, walaupun tidak berarti

harus bunga yang mahal. Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan oleh

instansi di meja tamu (bila ada), dan koran atau majalah, juga merupakan

langkah yang tepat. Rak-rak buku di ruang tamu (bila ada) harus ditata

menurut pengaturan interior yang sudah maju. Tanda-tanda penghargaan

dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat juga disimpan di

ruang tamu. Hiasan-hiasan dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang

ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar demikian tidak ada,

sebaiknya dipasang gambar-gambar yang bersifat netral tapi menimbulkan

kesan asri, misalnya gambar pemandangan alam.

Untuk menimbulkan rasa nyaman bagi para tamu, sebaiknya di sudut-sudut

ruangan ditempatkan tanaman hias. Di meja tamu ditempatkan bunga hiasan

(baik bunga asli atau bunga buatan) dengan penataan yang indah, baik

dalam vas bunga atau tempat bunga lainnya.

B. CARA PENERIMAAN TAMU KANTOR



Kegiatan penerimaan tamu disebut reception. Orang yang diberi tugas

menerima tamu disebut penerima tamu atau receptionist. Untuk mendapat

gambaran yang lebih nyata, pembicaraan kita dalam uraian ini kita fokuskan

kepada tugas-tugas seorang penerima tamu yang melayani seorang

pimpinan/pejabat (misalnya seorang sekretaris pimpinan).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu :

1. Menghormati dan menyapa tamu

Pegawai/Sekretaris harus menyapa dengan memberi hormat kepada

tamu yang datang dengan ucapan : “Selamat pagi atau selamat siang”.

Apabila tamu tidak segera memberitahukan dengan siapa ia akan

bertemu dan keperluannya apa, maka Pegawai/Sekretaris dapat

menyapa dengan : “Dapatkan saya membantu Bapak?”

2. Mengetahui maksud kunjungan tamu.

Biasanya tamu yang bermaksud baik tentu memberitahukan maksud

kedatangannya. Namun Sekretaris dapat pula meminta tamu untuk

mengisi buku tamu.

3. Menyenangkan tamu

Apabila tamu harus menunggu persilahkan tamu duduk di kursi tamu,

dan bila waktu menunggu agak lama, tawarkan bacaan-bacaan misalnya

surat kabar, buletin kantor agar tamu tidak bosan menunggu.

4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu

Pegawai/sekretaris hendaknya menyebutkan nama tamu apabila

mengantar ke ruang pimpinan, misalnya :

“Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Pak Tony”.

atau

“ Pak Tony, Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Bapak”.

Seperti halnya dalam pelayanan telepon, karena kita belum mengetahui

apakah tamu yang datang itu tamu penting atau tamu tidak penting, maka

kita harus menggunakan prinsip bahwa semua tamu yang datang itu adalah

tamu penting. Bila tamu datang, pekerjaan apapun yang sedang dilakukan

oleh penerima tamu harus ditunda dahulu, dan layanilah tamu dengan muka

yang cerah dan bahasa yang sopan serta ramah.

Untuk menunjang kelancaran tugas, seorang penerima tamu harus banyak

bekerja sama dengan para sekretaris pejabat lain, terutama untuk

memperoleh informasi jadwal acara penerimaan tamu pejabat yang

bersangkutan. Dengan mengetahuinya jadwal acara tersebut, ia akan bisa

membantu pimpinan dan tamu apabila diperlukan. Misalnya datang seorang

tamu untuk menghadap pimpinan, tapi pimpinan tidak dapat menerimanya

karena permasalahan yang akan dibicarakan oleh tamu bukan lingkup

tugasnya, dan ia menyarankan untuk menghadap pejabat lain yang

membidangi masalah yang mau dibicarakan oleh tamu. Dalam hal semacam

ini, penerima tamu dapat memberikan penjelasan kepada tamu kiranya ia

akan dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, karena jadwal acara pejabat

tersebut memungkinkan.

Kasus lain yang mungkin terjadi yaitu tamu harus menunggu. Kasus

semacam ini dapat saja sering terjadi yaitu sekalipun tamu yang sudah



mengadakan perjanjian, tapi terpaksa harus menunggu karena sesuatu hal,

misalnya karena pejabat yang bersangkutan dipanggil oleh pimpinan yang

lebih tinggi, atau ia sedang menyelesaikan masalah yang sangat penting

dan mendadak dan harus segera selesai. Dalam keadaan demikian,

penerima tamu harus dapat menjelaskan secara jujur dan bijaksana kepada

para tamu mengapa pejabat tidak dapat menerima mereka padahal sudah

ada perjanjian. Penerima tamu dapat juga menawarkan

kepada para tamu apakah mereka bersedia menunggu sampai pejabat dapat

menerima mereka atau datang lagi pada kesempatan lain.

Selama tamu menunggu, penerima tamu harus dapat bertindak bijaksana

hingga tamu merasa senang, misalnya bila keadaan memungkinkan

penerima tamu mengadakan pembicaraan tidak formal dengan tamu, tetapi

harus diingat bahwa yang dibicarakan bukan masalah kedinasan, dan

penerima tamu jangan memulai pembicaraan tetapi harus bersifat

melayani/menanggapi percakapan tamu.

1. Jenis-jenis Tamu Kantor

a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian

Bagi tamu yang sudah mengadakan perjanjian, harus

memperoleh prioritas untuk dapat menemui pimpinan. Untuk

keperluan tersebut penerima tamu harus mengetahu benar jam

berapa tamu itu bisa diterima. Bila tamu yang sudah mengadakan

perjanjian itu datang, tugas utama penerima yaitu segera

memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa

tamunya sudah datang, serta menanyakan kepadanya apakah ia

sudah dapat menerimanya, misalnya “ Bapak Tony telah datang

untuk menemui Bapak sekarang. Bolehkah saya

mengantarkannya untuk menghadap Bapak”.

Bila terdapat beberapa tamu yang sudah mengadakan perjanjian,

urutan waktu menghadap pimpinan harus jadi perhatian penerima

tamu. Dengan mengetahui urutan waktu tersebut, penerima tamu

dapat memberitahukan pejabat bila giliran tamu berikutnya telah

tiba.

b. Tamu yang tidak ada perjanjian

Adakalanya tamu yang datang itu tanpa mempunyai perjanjian

dengan pejabat yang dituju. Dalam keadaan demikian, penerima

tamu harus lincah dan segera menanyakan dengan sopan data

tamu dimaksud, misalnya namanya, dari instansi mana, tujuan

kedatangannya, mau bertemu dengan siapa. Berdasarkan data-

data itu, penerima tamu segera memberitahukan kepada

pimpinan yang bersangkutan, dan sekaligus menanyakan

kepadanya apakah ia dapat menerima tamu tersebut dan kapan

dapat menerimanya. Apabila pejabat yang dimaksud dapat

menerimanya, walaupun tidak pada waktu itu, bagi penerima tamu



tidak banyak permasalahan. Tetapi bila pimpinan itu tidak dapat

menerimanya, karena misalnya tujuan kedatangan tamu itu tidak

ada hubungan dengan bidang tugas pimpinan, maka dalam

keadaan demikian penerima tamu harus mempunyai kemampuan

untuk menjelaskan kepada tamu, agar di satu pihak tamu itu

dapat memaklumi mengapa ia tidak dapat diterima dan di pihak

lain agar tidak ada penilaian negatif kepada pimpinan yang tidak

bisa menerima tamu itu.

Salah satu cara untuk tidak mengecewakan tamu karena ia tidak

dapat diterima oleh seorang pimpinan karena alasan seperti

tersebut di atas, misalnya dengan menawarkan kepada tamu

untuk menghadap pejabat lain yang kiranya lebih tepat untuk

menerimanya karena bidang tugas yang ditanganinya sesuai

dengan bidang tugas yang ingin dibicarakan oleh tamu. Untuk

dapat berbuat seperti itu penerima tamu selain harus mempunyai

pengetahuan tentang struktur organisasi instansi tetapi juga harus

mengetahui bidang tugas yang ditangani oleh masing-masing unit

organisasi dari instansi, walaupun hanya secara garis besarnya

saja.

Jenis tamu yang lain yang datang tanpa perjanjian, misalnya

keluarga atau istri pimpinan, atau kawan karib pimpinan.

Menghadapi tamu semacam ini penerima tamu harus bersifat

luwes, artinya dapat mempersilahkan tamu itu masuk ke ruangan

pejabat tanpa melalui prosedur yang ada. Bila keadaan

memungkinkan dapat saja kepada tamu semacam itu

diberitahukan, dengan cara yang tidak formal dan penuh kearifan,

mengenai jadwal acara penerimaan tamu berikutnya (bila ada)

oleh pimpinan. Maksudnya agar mereka memaklumi bahwa

pimpinan (suaminya, atau bapaknya, atau temannya) itu masih

harus menerima tamu yang lainnya yang mungkin sekarang

sudah menunggu, sehingga pertemuan mereka tidak

mengganggu jadwal pertemuan dengan yang lain yang sudah

disepakati.

c. Tamu teman Pimpinan

Apabila tamu teman pimpinan, maka harus segera diberitahukan

kepada pimpinan. Bila pimpinan siap menerimanya, sekretaris

mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui

pimpinan.

d. Tamu Rutin

Tamu Rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan.

Apabila yang datang adalah pegawai/pejabat kantor itu sendiri,

maka tidak perlu ditanyakan keperluannya. Sekretaris dapat

langsung mempersilahkan tamu apabila tidak ada tamu lainnya.



2. Catatan Tamu

Catatan tamu adalah sangat penting, baik untuk instansi besar maupun

instansi yang kecil, karena selain berguna pada waktu tamu itu

menghadap pimpinan, tetapi mungkin catatan semacam itu diperlukan

di kemudian hari. Bentuk dan model catatan tamu berbeda-beda,

tergantung kepada kebijaksanaan instansi yang bersangkutan. Akan

tetap hal-hal yang ada dalam catatan tamu itu pada prinsipnya sama

yaitu mencatat mengenai tanggal, waktu, nama, jabatan, nama instansi

tamu, ingin bertemu dengan siapa, jabatan pejabat yang akan ditemui,

tujuan kedatangan, sudah ada perjanjian atau belum.

Berdasarkan kepada kebutuhan data di atas, suatu formulir khusus

mengenai catatan tamu dapat disiapkan/dicetak dan minta diisi oleh

tamu pada waktu yang bersangkutan ingin menghadap pimpinan.

Catatan tamu misalnya dapat dibuat sebagai berikut :

Hari/Tanggal : ....................................... Waktu : ....................................... Nama Tamu : ....................................... Jabatan : ....................................... Nama Instansi : ....................................... Ingin bertemu dengan : ....................................... Jabatan : ....................................... Dari Unit/Instansi : ....................................... Tujuan Kedatangan : ....................................... Sudah ada perjanjian atau belum : .......................................

............................... 2008 Tanda Tangan Tamu

.......................... 3. Merencanakan Perjanjian

Sesuai dengan tugas dan jabatannya, seorang pejabat/pimpinan

senantiasa harus menerima tamu yang akan menyelesaikan segala

urusannya. Karena itu pejabat yang bersangkutan selalu mempunyai

buku catatan tentang rencana penerimaan tamu. Rencana ini dijadikan

bahan informasi apabila ada tamu yang lain yang mau bertemu dengan

pimpinan.

Untuk keperluan pembuatan perjanjian, penerima tamu harus membuat

catatan atau agenda di mana dicantumkan tanggal, nama dan jabatan

tamu, pejabat yang ingin ditemui, waktu, tempat, perihal yang mau

dibicarakan. Bentuk buku agenda perjanjian tamu misalnya seperti

contoh berikut :

Tgl.

Bertemu

dengan

siapa

Jabatan

Kantor

Waktu

Tempat

Tentang



Penerima tamu atau sekretaris setiap pagi harus membicarakan

agenda perjanjian dengan pejabat yang bersangkutan untuk mengecek

apakah perjanjian itu ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan

harus ditentukan tanggal dan waktu yang baru di mana pejabat dapat

menrima tamu. Perubahan semacam ini harus diberitahukan kepada

tamu dengan segera, agar tamu dapat menyesuaikan dengan tanggal

dan waktu yang baru.

4. Persyaratan Penerima Tamu

Seperti disebutkan terdahulu bahwa salah satu tugas penerima tamu

adalah untuk memberikan pelayanan kepada tamu sebaik-baiknya

hingga dapat menimbulkan penilaian yang baik oleh pihak luar terhadap

instansi. Ini berarti bahwa penerima tamu harus ditunjuk orang-orang

yang memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Pada umumnya seorang

penerima tamu harus mempunyai pendidikan yang memadai,

penampilan yang baik, cepat tanggap, dan mempunyai pengetahuan

struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing organisasi, nama-

nama pejabat di setiap unit, dan hal-hal lain yang ada kaitan dengan

tugasnya.

Karena cara penerimaan tamu dapat menentukan kesan baik atau

kesan tidak baik dari pihak luar kepada instansi kita, maka untuk dapat

menciptakan kesan baik, penerima tamu haruslah orang yang sabar,

sopan, ramah, bijaksana, mempunyai minat melayani, dan mempunyai

penampilan yang memadai. Pengetahuan mengenai struktur

organisasi, nama pejabat penting, nomor-nomor telepon penting, lokasi

ruangan pejabat penting, dan hal-hal penting yang lain yang bertalian

dengan instansi, perlu dimiliki oleh seorang penerima tamu.

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, terutama untuk instansi-

instansi Pemerintah, selain pengetahuan seperti disebutkan di atas,

adalah suatu keharusan bagi seorang penerima tamu dapat berbicara

bahasa asing, terutama bahasa Inggris. Hal ini sangat diperlukan

karena selain tamu yang datang itu berasal dari instansi-instansi dalam

negeri, tetapi juga tamu-tamu asing untuk membicarakan masalah-

masalah kedinasan yang ada kaitannya dengan tugas instansi yang

bersangkutan.

5.2. RANGKUMAN

Penerimaan tamu kantor harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya karena

dapat menyebabkan penilaian baik atau tidak baik terhadap instansi kita. Hal-

hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan tamu adalah lokasi, penataan

ruang penerimaan tamu, cara penerimaan tamu, jenis-jenis tamu kantor,

merencanakan perjanjian, syarat- syarat penerima tamu.



5.3. LATIHAN 4

Lingkarilah huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara Benar

dan lingkarilah huruf S apabila pernyataan Salah.

1. B - S Cara penerimaan tamu kantor dapat menimbulkan citra yang

baik atau kurang baiknnya suatu kantor.

2. B - S Lokasi penerimaan tamu kantor harus di dalam tempat

pegawai bekerja agar mudahkan memberikan pelayanan

kepada tamu.

3. B - S Semua tamu kantor yang datang, selalu harus dipenuhi

keinginannya untuk bertemu dengan pimpinan.

4. B - S Penerima tamu boleh membicarakan hal-hal yang berkaitan

dengan kedinasan.

5. B - S Tamu perlu mengisi buku tamu untuk menghindarkan

adanya keingginan yang terselubung dari seorang tamu.




TATA CARA MENGARSIP


A. PENGERTIAN ARSIP

Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali

menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertas-

kertas dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Oleh

karena itu sebagian para ahli ada yang mengatakan bahwa pekerjaan kantor

adalah pekerjaan tulis-menulis, walaupun dalam kenyataannya pekerjaan

kantor tidak hanya tulis-menulis tetapi termasuk pekerjaan lainnya misalnya

pekerjaan menerima tamu, pelayanan telepon, mengatur ruangan kantor,

dan lain-lain.

Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis, maka terciptalah surat-surat

atau catatan-catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa

dinamakan warkat yang dalam bahasa Inggrisnya biasa dinamakan record.

Secara definitif, yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau

bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan

instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. Atas dasar tersebut, maka

yang termasuk arsip (record) misalnya surat-surat, kuitansi, faktur,

pembukuan, daftar gaji, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.

Kegiatan penyimpanan informasi dalam bentuk arsip (filing) sering kurang

diperhatikan, padahal sangat penting dalam melaksanakan fungsi

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam

organisasi. Dapat dibayangkan bagaimana apabila surat penting tidak

diketemukan.

Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai

wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat.

Yang dimaksudkan arsip sebagai wadah, yaitu gedung Pemerintah atau

tempat untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-undangan,

dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung

informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan

administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dan dikelola

berdasarkan suatu sistem tertentu.

Arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk

mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-

dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi

atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi

pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem

tertentu.

Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah, dapat dipahami dari

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip

adalah :



1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara

dan badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

B. PENGERTIAN FILING

Di atas sudah disebutkan bahwa arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-

langkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan

perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah

lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya

penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan

berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan, biasa juga

dinamakan filing.

Dengan dilaksanakan penyimpanan warkat, maka akan terdapat suatu pusat

ingatan dan sumber informasi bagi instansi yang akan dapat membantu

melancarkan tugas-tugas dan perkembangan instansi tersebut.

Mengingat pentingnya warkat sebagai alat pengingat bagi suatu instansi,

maka dalam pengetahuan perkantoran telah dikenal suatu motto yang

mengatakan bahwa: ”Orang bisa lupa, tetapi warkat selalu ingat”. Motto

ini memberikan indikasi bahwa betapa pentingnya peranan warkat. Sejalan

dengan itu menunjukkan juga betapa pentingnya filing bagi suatu instansi.

Kegiatan filing merupakan “Pusat Ingatan Organisasi”.

Selain peranannya seperti disebutkan di atas, warkat itu juga perlu dipelihara

dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi.

Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan tersebut biasa dinamakan nilai.

Warkat perlu dipelihara sebaik-baiknya karena mempunyai banyak

kegunaan. Di Amerika Serikat, kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan

ALFRED yaitu administrative value (kegunaan administrasi), legal value

(kegunaan hukum), fiscal value (kegunaan di bidang keuangan), research

value (kegunaan penelitian), educational value (kegunaan pendidikan) dan

documentary value (kegunaan dokumentasi).

Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan

bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan

tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk

membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Untuk dapat



menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan kebijakan

haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan

informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu

dikembangkan, baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern

di bidang kearsipan dan pegawai yang handal di bidang kearsipan perlu

disiapkan. Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah

maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang

mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan

pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya

bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era

reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan

berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan

sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan

menjadi sumber sejarah.

2. SISTEM FILING

Sistem filing yang biasa digunakan ada lima macam yaitu :

• Sistem Abjad;

• Sistem Geografis;

• Sistem Kronologis;

• Sistem Nomor;

• Sistem Subjek.

2.2. Sistem Abjad

Yang dimaksud dengan sistem abjad yaitu sistem filing di mana warkat-

warkat disusun menurut abjad yaitu huruf A sampai dengan huruf Z.

Untuk dapat menyusun secara abjad, maka warkat-warkat perlu digolong-

golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama

organisasi lainnya. Agar sistem ini dapat dilaksanakan dengan baik perlu

adanya peraturan yang jelas yang dibuat/ditetapkan oleh instansi yang

bersangkutan. Misalnya dalam sistem abjad arsip perlu ada aturan

mengindeks. Istilah indeks merupakan sarana penemuan surat dengan cara

identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang

membedakan dari yang lain. Dalam sistem abjad dengan cara memilih kata

tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang

sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Misalnya dalam nama

orang :

a. Apabila satu suku kata, maka mengindeksnya sebagai contoh

berikut :

Achmad

Ahmad

Bahrum, dst.

b. Apabila dua atau tiga suku kata, maka disusun sebagai berikut :

Yang digunakan untuk indeks dapat menggunakan nama kedua,

nama marga, contoh :



Taufik Hidayat, S.E., dalam aturan mengindeks dibuat Hidayat,

Taufik S.E.

Febta Rina Siregar, dalam aturan mengindeks dapat digunakan

Siregar, Febta Rina.

PT Percetakan Negara Jakarta dalam aturan indeks dapat

digunakan Percetakan Negara, Jakarta, PT.

2. Sistem Geografis

Yang dimaksud sistem geografis yaitu sistem filing di mana warkat-

warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan

oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa wilayah.

Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat

memilah-milahkan menurut daerah, setelah itu lalu diadakan sub-sub

kelompok menurut nama unit organisasi

Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor wilayah di

beberapa provinsi di Pulau Jawa dan kegiatannya sampai ke

Kabupaten-kabupaten. Filing yang dibuat oleh instansi tersebut adalah

sebagai berikut

JAWA BARAT JAWA TENGAH JAWA TIMUR

1. Bandung 1. Pekalongan 1. Madiun

2. Garut 2. Rembang 2. Malang

3. Sumedang 3. Semarang 3. Kediri

Dalam pelaksanaan sistem geografis dapat digunakan wilayah sebagai

kata tangkap.

3. Sistem Kronologis

Filing menurut sistem kronologis yaitu apabila warkat disusun menurut

urutan tanggal yang tertera dalam setiap warkat tanpa melihat

permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Oleh karena tanggal

menunjukkan periode tertentu, dengan sendirinya juru arsip harus juga

mengelompokkan warkat-warkat itu menurut urutan bulan dan tahun

dan sebagainya.

Sistem kronologis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang

penyelesaian masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu,

misalnya untuk masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah

ditetapkan. Sistem kronologis digunakan untuk menyelenggarakan filing

apabila kegiatan surat- menyurat dalam organisasi masih belum

banyak, sehingga segala persoalan masih dapat disatukan dalam suatu

file untuk setiap periode tertentu.

Apabila kegiatan suatu instansi sudah berkembang demikian rupa, dan

menyangkut banyak masalah, maka sistem kronologis kurang efektif

untuk digunakan. Oleh karena itu perlu dipilih sistem lain yang sesuai

dengan jumlah permasalahan yang ada.

4. Sistem Nomor



Bila digunakan sistem nomor, maka masing-masing warkat diberi

nomor urut mulai nomor 1 dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut

sistem filing yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor,

juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada

menurut permasalahannya, nama orang, nama instansi. Baru kemudian

diberikan nomor di belakangnya.

Misalnya juru arsip akan mengadakan filing dibidang kesekretariatan.

Pertama-tama ia mengadakan pengelompokan : bidang keuangan,

bidang perlengkapan, dan bidang kepegawaian. Selanjutnya juru arsip

memberikan penomoran bidang keuangan diberi kode nomor 1, bidang

perlengkapan diberi kode nomor 2, dan bidang kepegawaian diberi

kode nomor 3. Masing-masing subkelompok diberi nomor juga secara

berurutan. Sekarang sistem filing akan nampak sebagai berikut :

1. Keuangan

1.1 Pembayaran gaji

1.2 Tunjangan Khusus

1.3 Uang lembur

2. Perlengkapan

2.1 Meja kerja

2.2 Mesin kantor

2.3 Alat tulis kantor

3. Kepegawaian

3.1 Cuti

3.2 Pengangkatan

3.3 Kenaikan pangkat

Demikian seterusnya juru arsip dapat mengadakan penomoran yang

lebih rinci lagi menurut kelompok yang lebih mendetail disesuaikan

dengan kebutuhan instansi.

5. Sistem Subyek

Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan sistem subyek

dalam sistem filingnya, maka juru arsip harus memisah-misahkan

warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi

langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah

dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatannya

kepada pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya.

Apabila dikehendaki juru arsip dapat mengadakan pengelompokan

lebih rinci lagi sampai kepada kelompok yang lebih kecil, misalnya di

bidang kepegawaian, pada subkelompok kenaikan gaji diadakan sub-

subkelompok kenaikan gaji golongan I, golongan II, dan seterusnya.

Dari sub-subkelompok ini diadakan pengelompokan lebih lanjut

misalnya kenaikan gaji golongan I Wilayah Jawa, Sumatra, Kalimantan,

kenaikan gaji golongan II wilayah Jawa, Sumatera, Kalimantan, dan

selanjutnya.



D. ASAS-ASAS FILING

Dalam pelaksanaan filing, perlu berdasarkan asas dan melalui prosedur

tertentu agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Filing dapat

dilaksanakan dengan menggunakan asas sentralisasi atau asas

desentralisasi.

1. Asas Sentralisasi

Pada asas sentralisasi filing dilaksanakan secara terpusat dan

dilaksanakan oleh suatu unit tertentu yang diberi tugas untuk

melaksanakan filing bagi semua warkat yang diperlukan dari suatu

instansi. Filing yang disentralisir umumnya adalah untuk arsip pasif

(biasa disebut juga arsip statis), yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan

lagi dalam kegiatan sehari-hari, artinya permasalahannya sudah selesai

ditangani.Unit yang menangani filing pada asas ini biasanya dipimpin

oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang

diperlukan dan dilengkapi oleh sejumlah sarana dan peralatan yang

memadai.

2. Asas Desentralisasi

Pada asas desentralisasi, filing dilaksanakan oleh masing-masing unit

organisasi. Filing yang didesentralisir umumnya adalah untuk arsip

dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan :

a. Arsip Dinamis aktif

Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan

dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari,

serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.

b. Arsip Dinamis inaktif

Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus

diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi

sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip masing-masing unit.

Pelaksanaan filing di masing-masing unit organisasi dilakukan oleh

unit-unit teknis yang menangani permasalahannya.

Apakah filing dilaksanakan dengan asas sentralisasi atau asas

desentralisasi, hal ini tergantung dari pertimbangan kantor yang

bersangkutan, karena pelaksanaan pekerjaan filing sebenarnya

tidak ada perbedaan, misalnya di dalam hal penyimpanan,

pengeluaran, pengamanan, dan memisahkan warkat yang tidak

penting secara berkala dilaksanakan dengan cara-cara yang sama.

3. Prosedur Filing



Prosedur Filing pada garis besarnya terdiri dari langkah-langkah mulai

dari penetapan arsip statis dan kegiatan filing, penemuan, penyusutan,

dan pemusnahan arsip.

a. Penetapan Arsip Statis

Penentuan warkat menjadi arsip statis harus ditetapkan oleh

pejabat tertentu yang mempunyai wewenang untuk itu. Di

lingkungan Departemen Keuangan pejabat yang menetapkan

berapa jangka waktu penyimpanan suatu arsip adalah Menteri

Keuangan yang dalam pelaksanaanya dilakukan oleh Sekretaris

Jenderal Departemen Keuangan atas nama Menteri. Setiap Unit

Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan wajib menyusun

Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang berisi jenis-jenis arsip

beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai

kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

(contoh JRA terlampir). Dalam hal penetapan suatu arsip menjadi

arsip statis, pejabat yang bersangkutan memberikan disposisi “file

atau simpan” pada warkat yang bersangkutan.

b. Kegiatan Filing

Warkat yang akan disimpan (diarsip), dipersiapkan lebih dahulu

melalui kegiatan sebagai berikut :

1) Pemeriksaan Arsip

Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan apakah arsip

siap untuk disimpan. Perhatikan apakah sudah ada instruksi

untuk disimpan (file, simpan) atau perintah-perintah lain yang

berlaku di kantor untuk menyimpan. Hal ini dimaksudkan untuk

memeriksa apakah surat-surat tersebut masih akan diproses

atau tidak.

Penelitian lain yang perlu dilakukan yaitu apakah warkat-warkat

itu ada lampirannya atau tidak, dan sekaligus apakah lampiran-

lampiran itu akan disimpan tersendiri atau digabungkan dengan

warkat lainnya misalnya tidak digabungkan dalam satu masalah

pokok dan disusun menurut kronologi.

2) Mengindeks

Mengindeks adalah sarana penemuan surat dengan cara

identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang

membedakan dari yang lain. Dengan cara memilih kata

tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan

urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap

tersebut. Contoh pada sistem abjad kata tangkapnya adalah

nama pengirim, badan-badan, lembaga-lembaga negara, dan

seterusnya. Pada sistem numerik adalah angka, pada sistem

geografi adalah nama tempat asal surat, nama tempat yang

dituju. Sedangkan kata tangkap lainnya, jika perlu digunakan

kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah kartu yang dibuat



untuk mencari arsip dengan cara membuat minimal 3 buah

kartu yang isi dalam setiap kartu merupakan tanda di mana

arsip disimpan, sehingga kartu tunjuk silang akan menambah

pekerjaan.

3) Memberi Tanda/Pengkodean

Pengkodean dimaksudkan memberikan tanda. Tanda diberikan

pada kata tangkap dapat berupa garis atau lingkaran dengan

warna mencolok atau apa saja yang memudahkan menyortir

dan menyimpan surat, dan apabila surat tersebut akan

dipinjam, kita akan mudah menyimpannya kembali.

4) Menyortir Arsip yang Sudah Diindeks

Menyortir arsip yang sudah diindeks adalah mengelompokkan

surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yakni

penyimpanan.

5) Menyimpan Arsip

Arsip/warkat yang sudah diolah seperti tersebut di atas,

selanjutnya disimpan sesuai dengan sistem filing yang dipilih

dan di tempatkan pada tempat yang telah ditentukan (gedung

arsip) dan diatur secara rapih. Peralatan penyimpanan arsip

antara lain :

a) Filing cabinet, yakni tempat menyimpan arsip terdiri dari atas

laci-laci yang tersusun, setiap laci mempunyai daya tampung

5.000 lembar kertas yang disusun vertikal ke belakang.

b) Guide yang merupakan petunjuk sekaligus pemisah/batas

arsip biasanya terbuat dari karton/plastik yang tipis dan kuat

c) Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip, umumnya

terbuat dari karton tebal.

c. Penemuan Arsip

Setelah disimpan, pada suatu saat arsip diperlukan kembali untuk

tujuan tertentu. Oleh karena itu arsip harus dapat ditemukan

kembali oleh juru arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

1) Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan

mengisi daftar peminjaman dan berapa lama akan dipinjam;

2) Menaruh kartu subsitusi di tempat arsip tersebut tersimpan

3) Hanya pegawai yang diserahi arsip yang berwenang dalam

penyimpanan dan pengembalian arsip;

4) Ada tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam, dengan menagih

atau mengingatkan.

d. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah upaya mengurangi jumlah dan volume

arsip dengan cara pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan

arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. Dalam suatu



kegiatan pekerjaan kantor, arsip semakin lama semakin menumpuk

di tempat penyimpanan. Oleh karena itu perlu proses pemindahan,

misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. II aktifnya 1

tahun di lingkungan Pusdiklat Pegawai BPPK, maka setelah 1 tahun

berarti sudah in aktif dan harus dipindahkan ke tempat arsip in

aktif (Unit Kearsipan), pemindahan ini harus menggunakan berita

acara. Dalam lingkungan Departemen Keuangan, setiap unit

organisasi memiliki Jadwal Retensi Arsip. Dalam penyusutan arsip

harus memenuhi ketentuan Peraturan Pemerintah 34 tahun 1979

tentang Penyusutan Arsip dan keputusan Menteri Keuangan Nomor

796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus 1995 tentang Pedoman

Penyusutan Arsip di lingkungan Departemen Keuangan. Untuk

arsip yang sudah tidak diperlukan dan dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi Departemen Keuangan tetapi

mempunyai nilai tinggi (misalnya bernilai sejarah) bagi kehidupan

kebangsaan atau mempunyai nilai tetap (permanen) wajib

diserahkan kepada Arsip Nasional.

e. Pemusnahan Arsip

Arsip yang telah dipindahkan tidak semua disimpan selamanya. Ada

beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan dalam jangka waktu

tertentu. Arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan adalah

arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui

jangka waktu simpan inaktif menurut Jadwal Retensi Arsip. Usulan

untuk pemusnahan arsip dilakukan oleh masing-masing Pimpinan

Unit Eselon I yang bersangkutan, ditujukan kepada Menteri

Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan.

Misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. II yang sudah

2 tahun in aktif, maka sesuai jadwal retensi arsip dapat

dimusnahkan. Arsip tersebut setelah diusulkan dan mendapatkan

Surat Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh

Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan tentang pemusnahan

arsip, maka Unit Pengelola Arsip BPPK dapat memusnahkan

dokumen tersebut dengan menggunakan berita acara pemusnahan

arsip.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar,

mencacah dokumen menjadi bagian kecil sehingga tidak dapat

dikenali lagi, ataupun dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan

tercacah. Berita acara pemusnahan arsip dilampiri dengan daftar

pertelaan arsip yang dimusnahkan dan bukti penyetoran uang hasil

penjualan ke Rekening Kas Negara apabila dijual kepada pihak

ketiga.

Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan usia setiap dokumen.

Karakteristik arsip sebagai berikut :

1) Arsip yang tidak penting, arsip tersebut tidak mempunyai nilai

guna di masa yang akan datang.



2) Arsip-arsip yang membantu, yakni arsip yang digunakan untuk

memperlancar tugas pokok sehari-hari.

3) Arsip-arsip penting, yakni arsip yang berguna bagi

kelangsungan organisasi atau menggambarkan prestasi pada

masa lampau, misalnya data laporan keuangan, laporan

tahunan, data pegawai.

4) Arsip vital yakni arsip yang menentukan eksistensi suatu

organisasi, tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti

arsip ini misalnya arsip data laporan keuangan, surat keputusan

struktur organisasi, surat keputusan mengenai peraturan-

peraturan.

Berdasarkan klasifikasi di atas dapat diputuskan berapa lama suatu

arsip harus disimpan. Di lingkungan Departemen Keuangan berapa

lama suatu arsip harus disimpan tergantung Jadwal Retensi Arsip

masing-masing unit yang ditetapkan oleh Keputusan Menteri

Keuangan.

Prosedur filing mulai dari penetapan arsip statis, kegiatan filing,

penemuan arsip, penyusutan arsip, pemusnahan arsip, seyogyanya

dilakukan terhadap setiap jenis arsip. Apabila tidak ditangani dengan

baik, maka gejala dalam timbul pada organisasi yang sistem

kearsipannya kurang/tidak efektifnya antara lain :

a. Sulit mencari arsip pada saat diperlukan;

b. Hilangnya arsip yang penting atau vital;

c. Banjir arsip, arsip yang sudah tidak berguna masih disimpan;

d. Ruangan kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.

E. SYARAT-SYARAT SEORANG JURU ARSIP

Di lingkungan Departemen Keuangan, setiap unit perlu menyajikan

data/informasi untuk membuat keputusan, merumuskan kebijakan dalam

tugas dan fungsinya, oleh karena itu perlu didukung oleh sistem prosedur

kerja yang baik di bidang kearsipan yang didukung oleh pegawai yang

menangani arsip. Oleh karena tugas-tugas pengarsipan banyak sekali

ragamnya dan jumlah serta volume pekerjaan yang sifatnya

berkesinambungan, dan yang lebih penting lagi bahwa ada diantaranya arsip

itu yang berisi masalah yang menyangkut hal sangat penting (malah mungkin

masih bersifat rahasia), maka seseorang yang diberi tugas untuk menangani

masalah kearsipan harus memenuhi syarat-syarat yang diperlukan. Seorang

juru arsip harus melaksanakan penyimpanan segala warkat, menyiapkan

semua warkat setiap kali diperlukan dan mengumpulkan serta menyatukan

semua warkat yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga

menjadi satu riwayat yang lengkap, selain hal tersebut juru arsip harus sudah

mengembangkan jaringan informasi dalam manajemen informasi sistem

dalam bidang kearsipan baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja

yang modern di bidang kearsipan.



Dengan demikian syarat-syarat yang paling utama bagi seorang juru arsip

adalah : 1. Mempunyai minat kerja di bidang kearsipan;

2. Mempunyai pengetahuan dasar tentang kearsipan misalnya telah

mengikuti Diklat Teknis Kearsipan atau pegawai tersebut lulusan dari

Program Diploma Kearsipan;

3. Mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan, mengetahui arti rahasia

jabatan, berdisiplin, dan berdedikasi yang tinggi.

Mengingat pentingnya arsip, maka pengetahuan mengenai kearsipan perlu

dipunyai oleh setiap pegawai maupun pimpinan agar sistem kearsipan dapat

berjalan dengan baik, selain hal tersebut perlu dikembangkan jabatan

fungsional arsiparis pada setiap unit.

Contoh JADWAL RETENSI ARSIP BPPK sebagaimana dalam lampiran 3 modul

ini.

6.2 RANGKUMAN

Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah,

arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat.

Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah dapat dipahami dari

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

Pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Arsip bagi suatu instansi merupakan pusat ingatan dan mempunyai beberapa

nilai guna, di Amerika kita kenal dengan istilah ALFRED.

Pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan cara menerapkan salah satu sistem

atau menggabungkan sistem-sistem yang ada, yaitu sistem abjad, sistem

geografis, sistem kronologis, sistem nomor, dan sistem subyek. Filing adalah

proses pengaturan dan penyimpanan warkat secara sistematis sehingga warkat

tersebut dengan mudah dapat ditemukan setiap diperlukan. Adapun langkah

filing dimulai dengan pemeriksaan arsip, mengindeks, memberi

tanda/pengkodean, menyortir arsip yang sudah diindeks, dan menyimpan arsip.

Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta

kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih

dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat

membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi



sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa

suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga

mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan

kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah, untuk itu perlu dikembangkan

jabatan fungsional arsiparis pada setiap unit organisasi.

6.3 LATIHAN 5

Lingkarilah pada huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara

Benar dan S apabila pernyataan Salah.

1. B - S Arsip sebagai wadah, yaitu gedung Pemerintah atau tempat

untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-

undangan, dokumen-dokumen negara dan naskah-naskah

lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai

akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan

atau kehidupan kebangsaan, dan dikelola berdasarkan suatu

sistem tertentu.

2 B - S Buku-buku di kantor Anda disebut juga sebagai arsip.

3 B - S Filing dengan menggunakan asas desentralisasi umumnya

digunakan untuk arsip statis.

4 B - S Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah

melampau jadwal retensi arsip dapat diusulkan untuk

dimusnahkan.

5. B - S Arsip sebagai kegiatan disebut filing.




PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR


A. PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI

Sebagaimana telah dibahas pada kegiatan belajar 1 telah dijelaskan

mengenai pengertian kantor yaitu tempat dan proses penanganan informasi.

Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua

kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan

dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.

Dalam kaitan dengan adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi

kita kenal teknologi informasi.

Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan,

penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf,

gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi

antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh

(telecomunications).

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro

elektronik, dan telekomunikasi.

1. Komputer, yakni mesin electronik yang mampu untuk membuat kalkulasi

dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi

dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas

komponen-komponen yang rumit.

3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang

radio. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian.

B. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI

Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan

bukan tulis- menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat

baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan,

sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan

telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat.

Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi

mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan

kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.



Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu

masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi

sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer

semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,

cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor:

a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan

word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan

teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.

b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai

suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang

dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat

pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.

c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan

program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor:

a. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan

atau surat, dan sebagainya;

b. Menambah kepuasan kerja;

c. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);.

d. Menghemat tenaga;

e. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;

f. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;

g. Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan

komputer-komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

a. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja

yang ada;

b. Memerlukan pelatihan yang memadai;

c. Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka

layar;

d. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari

seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan

sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk

mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi

horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan



teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka ragam. Sarana

komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi

(telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh

dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang

sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh

melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio.

Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin

dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam

bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui

telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka,

maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang

jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin

bertambah jumlahnya. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut

disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto,

atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu

konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.

a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem

telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi.

Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan

tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak

penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.

b. Teleks (teleprinter exchange), yaitu pesawat teleprinter yang

medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya

Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional.

Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan

hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang

masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat

penting untuk komunikasi internasional di antara zone waktu yang

berbeda.

c. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim

informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran

telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan

informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi

yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat

surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim

mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh

pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh

pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada

kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan

perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui

pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga

pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor

pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat

faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang



datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat

tersebut.

d. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak

jauh.

e. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman

kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau

melalui sistem elektromagnetik lainnya.

f. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada

layar TV (yang sudah dimodifikasi). Dua jenis pesawat yang termasuk

ke dalam videoteks yaitu teleteks dan view data.

1) Teleteks, yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang

menggabungkan penggunaan komputer yang menyediakan data,

gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi).

Teleteks biasanya digunakan untuk minta data/informasi dari

pusat data. Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks

yang gunanya untuk minta data ke pusat data, dan TV yang sudah

dimodifikasi. Apabila seseorang membutuhkan data, ia harus

minta kepada pusat data dengan cara menekan tombol teleteks.

Ada dua macam tombol, yaitu untuk minta teks saja atau minta

teks beserta gambarnya (grafiknya). Biasanya yang jadi pusat

data adalah perusahaan pemancar TV yang bersangkutan. Atas

permintaan tersebut, pusat data mengirimkan data/informasi

dimaksud melalui gelombang aerial ke pesawat TV orang yang

meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh pesawat TV dan

diperagakan pada layar TV. Perlu diketahui bahwa sinyal teleteks

hanya satu arah, jadi orang yang meminta data hanya bisa

menerima, ia tidak bisa mengirim data ke pusat data.

2) View data, adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat

teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data.

Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui

saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan

menggunakan kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat

data. Bila pemakai membutuhkan data, maka dengan

menggunakan kata-kata sandi ia minta kepada pusat data. Atas

dasar permintaan itu, pusat data mengirim data dimaksud kepada

pemakai melalui saluran telepon. Selanjutnya data itu diperagakan

di layar TV pemakai. Karena menggunakan saluran telepon, maka

sinyalnya adalah dua arah, dengan demikian Si Pemakai selain

dapat meminta data, tapi juga dapat mengirim data ke pusat data.

g. Konferensi Tele

Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi

jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan

paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis



dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi

dan diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada.

Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam

satu ruangan yang sama.

3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada

telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,

dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos

Elektronik (Electronic Mail).

Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari

satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain

dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian,

dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara

visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.

Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan

komunikasi antarkomputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan

mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan

kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di

dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip

sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang

memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam

bentuk kertas.

Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan

dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan

Area Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer

pusat yang mempunyai harddisk dengan daya tampung yang sangat

besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di

masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit

organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya

ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory

komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit

organisasi yang bersangkutan (di-print, diperbanyak atau hanya cukup

dibaca saja).

Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena

mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang menyebar di

beberapa unit. Denah jaringan bintang seperti terlihat di bawah ini:

com com



komputer pusat

5. Penggandaan

Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan

dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses

di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis.

Salinannya atau kopinya dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas

khusus atau pada transparansi.

Xerografi adalah proses fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa

dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen asli

ditempatkan di dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya

diproyeksikan melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang

sebelumnya sudah diberi muatan listrik positif. Sifat selenium adalah

pada bagian yang terkena sinar muatan listriknya hilang, sedangkan pada

bagian teduh listriknya tetap. Dengan demikian tulisan/gambar asli

dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang bermuatan listrik negatif

ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik yang berlawanan,

maka terjadi tarik-menarik. Bubuk tersebut secara otomatis dipindahkan

ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas yang

dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen

yang diinginkan.

6. Peralatan Hitung

Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu

manusia dalam hal menghitung. Sekarang komputer mikro telah

memberikan sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan

penghitungan.

7. Referensi

Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar

dalam hal penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama

bila kita memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data

keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan komputer yang mutakhir

data semacam ini dapat disediakan dengan baik.

Fasilitas referensi dapat diaccses melalui Local Areal Netwotk (LAN)

atau internet.

com com

com

Pengolah

arsip arsip Pencetak



C. APLIKASI DALAM TEKNOLOGI PERKANTORAN

Sofware aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem

komputer untk melakukan pemrosesan informasi antara lain :

a. Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan

dengan penggunaan baris dan kolom misalnya digunakan sofware lotus,

excel dll.

b. Word procesing

Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik

untuk membuat surat, laporan digunakan sofware word perfect, word for

window dan sebagainya.

c. Desktop Publishing

Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain dan

grafik misalnya software power point, corel draw dan sebagainya.

d. Communication

Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan komunikasi

antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan

misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.

D. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS INTERNET BAGI

PEKERJAAN KANTOR

Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan

internet. Manfaat menggukan internet adalah :

a. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah

b. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi

organisasi dapat diketahui dengan cepat

c. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil

(copy/download)

d. Mengurangi penggunaan kertas

e. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota

E. PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP PERKANTORAN

Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber

informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional

dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi

yang up-to-date.

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran

ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-

persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang

digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.

b. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh

mesin.

d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

e. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.



f. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang

oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.

g. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor

kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

Keuntungan:

a. Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-

mesin.

c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

e. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan

elektronik, programmer dan rekayasa software.

f. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

g. Lebih sedikit pekerjaan.

Kerugian:

a. Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.

b. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,

printer, dan sebagainya.

c. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi

dilakukan oleh mesin.

d. Implikasi terhadap pemberi kerja.

e. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem

elektronik.

f. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap

penerapan.

g. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi

kebutuhan.

Keuntungan:

a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang

dibutuhkan.

b. Harga teknologi baru ini relatif murah.

c. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan

data di- disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet.

d. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,

disimpan, dan dicari secara cepat.

e. Produktivitas meningkat secara cepat.

f. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan

untuk berbagai keperluan.

g. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari

kantornya.

7.2 RANGKUMAN

Teknologi Informasi adalah perolehan, pemprosesan, penyimpanan, dan

penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara

dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan



komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu

komputer, mikro elektronik dan telekomunikasi.

Kantor yang menggunakan peralatan elektronik, antara lain word processor,

teleprinter, teleks, telefoto, telecopier,, electronic mail, konferensi tele, sistem

kearsipan, fotokopi, dan lain sebagainya.

Berbagai implikasi perlu diperhatikan dalam upaya pemberdayaan kegiatan

perkantoran mengingat ada segi keuntungan dan kerugiannya. Penentuan

strategi yang akan ditempuh beserta tahap-tahapnya perlu didukung penelitian

yang matang dan dipertimbangkan dengan cermat.

Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber

informasi yang begitu luas, penggunaan internet dalam dunia manajemen atau

pekerjaan profesional yang dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar

pada gambaran situasi yang up-to-date.

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran, ada

beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan implikasi yang timbul.

7.3. LATIHAN 6

Berilah tanda lingkaran pada huruf B, apabila pernyataan berikut menurut

Saudara Benar dan S apabila Salah.

1. B - S Komponen utama dalam teknologi informasi adalah

komputer, perangkat keras, dan perangkat lunak tentu.

2 B - S Telecopier adalah suatu sistem untuk melayani data melalui

komputer.

3 B - S Electronic mail adalah suatu sistem untuk menyampaikan

pesan-pesan dengan alat electronik.

4. B - S Pegawai kantor akan belajar keterampilan baru dan

pekerjaan semakin sedikit, ini adalah implikasi dari teknologi

informasi.

5 B - S Dengan mengikuti kemajuan teknologi, maka pekerjaan

kantor akan semakin modern.


TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT

8.1. URAIAN DAN CONTOH

Sebagai pegawai di lingkungan Departemen Keuangan, Anda terkadang diminta

oleh pimpinan untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapat-rapat, baik

untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan organisasi di mana

pimpinan menjadi pimpinan rapat. Rapat-rapat yang sering diselenggarakan

tentunya adalah rapat-rapat di dalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan

menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari

penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai pembuatan laporan dan

akhirnya mengirimkan kepada para anggota. Demikian pula apabila pimpinan

menjadi ketua dan sekretaris organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini



akan menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu

pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.

A. PENGERTIAN RAPAT

The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di

lingkungan suatu organisasi untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu

masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

B. RAPAT KECIL YANG BERSIFAT TIDAK RESMI

Dalam rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak

memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun

demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus melaksanakan dengan

sebaik-baiknya.

Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus mengingatkan atau

mengecek kembali melalui Sekretaris pimpinan, agar pimpinan dapat hadir

dalam suatu rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya,

apabila tempat rapat akan diselenggarakan adalah di ruang pimpinan, maka

Anda harus yakin bahwa ruang yang akan dipergunakan telah siap dengan

meja, kursi, dengan tata letaknya dan peralatan untuk menyelenggarakan

rapat.

Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh pimpinan untuk

membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur rapat biasanya disarankan

agar Pimpinan membuat ringkasan dari kesatuan pendapat dan langkah-

langkah yang akan diambil yang sesuai dengan keputusan rapat. Anda

dalam rapat ini harusnya mengambil tugas yang harus dilakukan oleh

Pimpinan seperti dimaksud di atas.

Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu terkait

oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi

diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat, keputusan dapat

dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda

diharapkan dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya

dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan kepada para

anggota.

C. RAPAT YANG BERSIFAT RESMI

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai

berikut:

1. Mempersiapkan Ruangan

Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat

adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan.

Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum

undangan dikirim keluar kepada para anggota.



2. Mempersiapkan rapat

Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat

biasanya meliputi tujuh langkah sebagai berikut:

a. Membuat daftar acara

b. Membuat undangan

c. Mempersiapkan bahan rapat

d. Mempersiapkan peralatan rapat

e. Membuat catatan rapat

f. Mengirimkan catatan hasil rapat

g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut

3. Membuat Daftar Acara

Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan

deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus

dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu

pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara ini dapat disebut sebagai

”agenda rapat”, di bawah ini contoh acara rapat.

ACARA RAPAT

Hari/Tanggal : ..................................................................

Waktu:Pukul : ................ s.d. jam ...................................

No Jam Acara Pimpinan Rapat Keterangan 1. 09.00 – 09.10 Pembukaan Bapak Tony 2. 09.00 – 10.30 Pembahasan

Kurikulum sda Pembahas

Bapak Ilhan 3. 10.30 – 11.00 Istirahat 4. 11.00 – 13.00 Pembahasan

Progam sda Pembahas

Ibu Azah 5. 13.00 – 14.00 Makan siang &

Sholat

6. 14.00 – 15.30 Rencana Diklat sda Pembahas Ibu Tini

7. 15.30 Selesai

4. Membuat Undangan

Undangan rapat dikonsep dengan isinya antara lain menyebutkan hari,

tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuai dengan tata

persuratan dinas misalnya ”Und-10/PP/2008”. Anda harus membuat

suatu daftar nama dan alamat dari para anggota pertemuan dimaksud.

Daftar tersebut berguna dalam membuat undangan dan mengirimkan

undangan.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para

peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang

dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.



Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu,

hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan

dibahas, dll.

6. Mempersiapkan Peralatan Rapat

Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-

alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu

daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya

diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead

projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam

jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya

jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter,

peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas

harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat

dimulai.

7. Membuat Catatan

Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka apabila Anda diberi

tanggung jawab untuk membuat catatan, catatlah jalannya rapat

termasuk menyusun konsep hasil rapat (notulen). Notulen dapat terdiri

dari beberapa orang.

8. Mengirimkan Hasil Rapat

Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat berupa

notulen setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan

diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat

diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

9. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut

Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat

biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan

rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan

lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota

mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang.

Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta

yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.

8.2. RANGKUMAN

Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan-kumpulan orang-

orang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas, merundingkan atau

memutuskan persoalan-persoalan atau masalah-masalah yang menyangkut

kepentingan bersama.



Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi, dan rapat

yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat resmi, hal-hal yang perlu

dilakukan ialah mempersiapkan ruangan, mempersiapkan rapat antara lain

membuat daftar acara, membuat daftar undangan, mempersiapkan bahan

rapat, mempersiapakan peralatan rapat, membuat catatan rapat, dan

melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.

Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan

perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap

sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah memenuhi quorum,

maka dilaporkan kepada pimpinan. Selanjutnya membuat catatan jalannya

rapat, melakukan tindak lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya

yang berkenaan dengan rapat.

8.3 LATIHAN 7

Lingkarilah pada huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara

Benar dan S apabila pernyataan Salah.

1. B – S Rapat adalah tempat berkumpulnya orang-orang tertentu

dalam organisasi

2 B – S Dalam undangan perlu dimasukan informasi acara rapat

3 B - S Langkah awal menyelenggarakan rapat adalah

mempersiapkan bahan

4 B - S Bahan rapat dapat disampaikan sebelum rapat.

5. B - S Dalam rapat perlu disediakan alat tulis kantor

9. TES FORMATIF

Untuk lebih memahami modul Manajemen Perkantoran Modern ini jawablah Tes

Formatif di bawah ini :

I. Pilihlah huruf B jika pernyataan di bawah ini Benar dan S apabila Salah.



1. B - S Penggandaan surat termasuk pekerjaan kantor yang bersifat tulis- menulis.

2. B – S Pekerjaan administrasi adalah pekerjaan yang bertalian dengan pencatatan keterangan-keterangan yang penting bagi instansi yang bersangkutan.

3. B – S Tempat diselenggarakannya kegiatan mengenai informasi dan proses penanganan informasi, biasa juga disebut kantor.

4. B – S Pekerjaan kantor ada yang bersifat tulis-menulis dan bukan bersifat tulis-menulis

5. B – S Penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan laporan tidak termasuk pekerjaan kantor.

6. B - S Setiap catatan tertulis atau bergambar atau angka-angka yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan disebut warkat.

7. B – S Yang paling awal dari proses penanganan informasi adalah pengumpulan surat-surat.

8. B – S Filing mempunyai peranan yang penting terhadap kelancaran tugas instansi.

9. B – S Mengingat perhitungan tidak termasuk pembuatan surat, maka pekerjaan ini adalah pekerjaan di luar pekerjaan kantor

10. B – S Organisasi yang belum luas, maka asas pengorganisasian pekerjaan kantor yang diterapkan adalah asas sentralisasi.

II. Pilihlah Jawaban yang Paling Benar

1. Kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, dan memperlancar tugas pokok merupakan tugas …. a. pokok b. penunjang c. operatif d. utama

2. Surat yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam disebut …. a. surat kilat/sangat segera b. surat segera c. surat biasa d. surat konfidensial

3. Segala sesuatu yang ada kaitannya dengan penanganan

informasi/keterangan-keterangan baik informasi lisan atau sudah dalam bentuk warkat-warkat disebut: a. kantor b. pekerjaan kantor c. manajemen kantor d. warkat



4. Dalam unit organisasi yang sudah menggunakan Sistem Kearsipan Pola Baru, surat penting dicatat dalam …. a. Kartu Kendali b. Lembar Pengantar c. Kartu Agenda d. Buku Ekspedisi

5. Berikut ini kalimat yang diucapkan oleh seorang pegawai dalam menjawab

telepon yang datang dari luar …. a. Taufik disini, selamat pagi! b. Selamat pagi, Taufik di sini, ada yang bisa saya bantu? c. Pusdiklat Pegawai, Taufik di sini, selamat pagi! d. Pusdiklat Pegawai, selamat pagi!

6. Penerima surat akan mengetahui intisari dari suatu surat dari …. a. kepala surat b. hal c. lampiran d. tembusan

7. Pelaksanaan kegiatan pekerjaan kantor yang semua kegiatan

perkantorannya dilakukan oleh satu satuan organisasi (unit) disebut asas …. a. sentralisasi b. sinkronisasi c. desentralisasi d. koordinasi

8. Bapak Anto berkata kepada Niken : “ Silahkan Anda tanyakan langsung ke kantor Sekretariat untuk mengetahui apakah usulan kepindahan Anda disetujui atau tidak”. Arti kantor dalam kalimat tersebut adalah …. a. jabatan b. ruangan kerja c. unit kerja/bagian/biro d. jasa/pelayanan

9. Arsip yang disusun berdasarkan permasalahan surat, disebut sistem …. a. kronologis b. subyek c. obyek d. geografis

10. Arsip yang sudah tidak digunakan dalam kegiatan Anda sehari-hari di kantor

disebut arsip …. a. dinamis b. statis c. baru d. deponir

III. PILIHLAH : A jika jawaban 1, 2, dan 3 benar B jika jawaban 1 dan 3 benar C jika jawaban 2 dan 4 benar D jika semua jawaban benar

1. Menurut wujudnya surat terdiri dari …. a. warkat pos



b. teleks c. telegram d. surat bersampul

2. Nomor surat berfungsi sebagai …. a. pengukur kegiatan suatu instansi b. petunjuk bagi petugas filling c. sebagai referensi d. menunjukkan unit asal

3. Di bawah ini merupakan bentuk-bentuk surat ….

a. resmi b. full block c. semi block d. dinas

4. Di bawah ini merupakan fungsi tanggal surat …. a. sebagai alat pemberi informasi b. sebagai alat pengenal c. sebagai referensi d. sebagai petunjuk bagi petugas filing

5. Kegunaan arsip bagi suatu organisasi adalah …. a. administrative value b. fiskal value c. educational value d. research value

6. Syarat-syarat seorang Penerima Tamu antara lain …. a. sopan, ramah b. bijaksana dan cerdas dalam pengambilan keputusan dan bertindak c. berkepribadian menarik d. dapat berbahasa Inggris

7. Komponen dari teknologi informatika adalah ....

a. komputer b. mikro elektronik c. telekomunikasi d. media

8. Tata cara penulisan surat yang baik harus memenuhi syarat antara lain …. a. jelas b. tepat c. singkat dan sederhana d. penuh pertimbangan

9. Di bawah ini merupakan cara menerima tamu kantor ….

a. menghormati dan menyapa tamu b. mengetahui maksud kedatangan tamu c. memperkenalkan dan menghadapkan tamu kepada pimpinan d. memperhatikan ruang tamu

10. Di bawah ini merupakan dampak kerugian apabila teknologi informasi diterapkan di kantor …. a. Pegawai cenderung machine minders



b. Menimbulkan masalah kesehatan terutama mata c. Kehilangan kontak personal d. Menimbulkan keresahan pada saat penerapan teknologi baru tersebut.



10. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Cocokkanlah jawaban Anda dengan kunci jawaban yang terdapat pada bagian

akhir dari modul ini.

Hitung jumlah jawaban yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk

mengetahui sampai sejauhmana Tingkat Pemahaman (TP) Anda.

Apabila Tingkat Pemahaman Anda dalam memamahami materi yang sudah

dipelajari mencapai :

91 % s.d. 100% : Amat Baik

81 % s.d. 90,99 % : Baik

71 % s.d. 80,99 % : Cukup

61 % s.d. 70,99 % : Kurang

Bila Tingkat Pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka

disarankan mengulang materi.

TP = Jumlah jawaban yang benar x 100%

Jumlah keseluruhan soal



11. KUNCI JAWABAN

I.

1. S 2. B 3. B 4. B 5. S 6. B 7. S 8. B 9. S 10. B II

1. b 2. a 3. b 4. a 5. c 6. b 7. a 8. c 9. b 10. b

III

1. D 2. D 3. A 4. B 5. D 6. D 7. A 8. D 9. A 10. D



12. DAFTAR PUSTAKA

A. BUKU-BUKU

1. F. X. Budiyanto, Drs. (pengalih bahasa), Manajemen Perkantoran Modern, Binarupa Aksara, PO BOX. 69, Jakarta, 1991.

2. Komarudin, Drs,. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Sinar Baru, Bandung, 1981.

3. Sondang P. Siagian, DR., MPA., Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta, 1975.

4. Stoner, James, A. F., Management, Prentice Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey, Second Edition, 1982.

5. The Liang Gie, Ph.D.(1), Administrasi Perkantoran Modern, Cetakan ke-13, Nur Cahaya Yogyakarta, 1982.

6. Slamet Soesanto, S.E., Administrasi Kantor, Manajemen dan Aplikasi, Jambatan, Jakarta, 1995.

7. Winardi, Prof. DR., S.E., Manajemen Perkantoran dan Pengawasan, Cetakan V, Mandar Maju, Bandung, 1990.

8. Yager, Jan Ph.D., Making Your Office Work For You, Bantam Doubleday Dell Publishing Group, Inc. 666 Fifth Avenue, New York 10103.

9. Drs. M.S. Dawam, M.M., M.B.A., Pengetahuan Perkantoran Prajabatan Gol. II, Pusdiklat Pegawai, 1998.

10. Drs. Sutrisno, M.P.Si. dan Drs. Anwar Sanusi, M.P.A., Manajemen Perkantoran Modern, LAN, 2001.

B. DOKUMEN-DOKUMEN KHUSUS

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/ 07/2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor KEP-80/PMK.01/2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan.



Lampiran 1

Kode Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Keuangan

Untuk membedakan naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan diberi kode

sebagai berikut :

a. Naskah dinas yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan:

No. Jenis Naskah Kode

1. Keputusan Menteri Keuangan KMK

2. Instruksi Menteri Keuangan IMK

3. Keputusan KEP

4. Instruksi INS

b. Naskah dinas yang bersifat penyampaian berita dan sejenisnya:


1. Surat S

2. Nota Dinas ND

3. Memo MO

4. Surat Edaran SE

5. Pengumuman PENG

6. Pemberitahuan PEM

7. Surat Undangan UND

8. Surat Pengantar SP

c. Naskah dinas yang bersifat memberikan keterangan, hak, tugas atau perintah dan

yang sejenisnya:


1. Surat Keterangan KET

2. Surat Izin SI

3. Surat Kuasa SKU

4. Surat Perintah PRIN

5. Surat Tugas ST

d. Naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan:


1. Telegram TLG

2. Surat Kawat KWT

3. Radiogram RDG

4. Faksimile FAKS



e. Naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat dokumen sebagai alat

pembuktian:


1. Lembar Disposisi LD

2. Verbal VRB

3. Catatan CAT

4. Laporan LAP

5. Risalah RIS

6. Berita Acara BA

7. Naskah Serah Terima NST

8. Perjanjian PRJ

Selain kode untuk naskah dinas tersebut di atas, masih banyak naskah dinas yang bersifat

teknis dan mempunyai bentuk khusus pada setiap unit organisasi di lingkungan

Departemen Keuangan. Pemberian kode naskah dinas tersebut dapat diatur tersendiri oleh

pimpinan unit organisasi yang bersangkutan.



Lampiran 2

Nomor Dan Kode Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Keuangan

Kode unit organisasi konseptor Departemen Keuangan berdasarkan urutan pada susunan

organisasi Departemen Keuangan yang ditetapkan dalam Keputusan Presiden Nomor 36

Tahun 2004 tanggal 10 Mei 2004 Tentang Perubahan Atas Keputusan Presiden Nomor

109 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Departemen Keuangan

Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan Keputusan Presiden Nomor

23 Tahun 2004, sebagai berikut:

1. Sekretariat Jenderal

2. Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. Direktorat Jenderal Pajak

4. Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. Inspektorat Jenderal

9. Badan Pengawas Pasar Modal

10. Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama Internasional

11. Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

a. Nomor dan kode Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Menteri

Keuangan dari konseptor unit eselon I sebagai berikut:

No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor

(1) (2) (3)

1. .../KMK.01/... Sekretariat Jenderal

2. .../KMK.02/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. .../KMK.03/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../KMK.04/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../KMK.05/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../KMK.06/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../KMK.07/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../KMK.08/... Inspektorat Jenderal

9. .../KMK.09/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../KMK.010/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../KMK.011/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

b. Nomor dan kode Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Pejabat

eselon I atas nama Menteri Keuangan sebagai berikut:


(1) (2) (3)

1. .../KM.1/... Sekretariat Jenderal

2. .../KM.2/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. .../KM.3/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../KM.4/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../KM.5/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../KM.6/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan



7. .../KM.7/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../KM.8/... Inspektorat Jenderal

9. .../KM.9/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../KM.10/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../KM.11/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

c. Nomor dan kode instruksi Menteri Keuangan dari konseptor unit eselon I sebagai

berikut:


(1) (2) (3)

1. .../IMK.01/... Sekretariat Jenderal

2. .../IMK.02/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. .../IMK.03/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../IMK.04/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../IMK.05/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../IMK.06/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../IMK.07/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../IMK.08/... Inspektorat Jenderal

9. .../IMK.09/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../IMK.010/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../IMK.011/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

d. Nomor dan kode instruksi Menteri Keuangan yang ditandatangani atas nama Menteri

Keuangan oleh pejabat eselon I sebagai berikut:


(1) (2) (3)

1. .../IM.1/... Sekretariat Jenderal

2. .../IM.2/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. .../IM.3/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../IM.4/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../IM.5/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../IM.6/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../IM.7/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../IM.8/... Inspektorat Jenderal

9. .../IM.9/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../IM.10/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../IM.11/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

e. Nomor dan kode surat yang ditandatangani Menteri Keuangan dari konseptor unit

eselon I sebagai berikut:


(1) (2) (3)

1. .../MK.01/... Sekretariat Jenderal

2. .../MK.02/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan



3. .../MK.03/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../MK.04/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../MK.05/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../MK.06/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../MK.07/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../MK.08/... Inspektorat Jenderal

9. .../MK.09/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../MK.010/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../MK.011/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan



f. Nomor dan kode surat Menteri Keuangan yang ditandatangani atas nama Menteri

Keuangan oleh pejabat eselon I sebagai berikut:


(1) (2) (3)

1. .../MK.1/... Sekretariat Jenderal

2. .../MK.2/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. .../MK.3/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../MK.4/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../MK.5/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../MK.6/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../MK.7/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../MK.8/... Inspektorat Jenderal

9. .../MK.9/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../MK.10/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../MK.11/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

g. Nomor dan Kode naskah dinas pada unit eselon I sebagai berikut:


(1) (2) (3)

1. .../SJ/... Sekretariat Jenderal

2. .../AP/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

3. .../PJ/... Direktorat Jenderal Pajak

4. .../BC/... Direktorat Jenderal Bea Cukai

5. .../LK/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

6. .../PB/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../PL/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara

8. .../IJ/... Inspektorat Jenderal

9. .../PM/... Badan Pengawas Pasar Modal

10. .../BPE/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama

Internasional

11. .../PP/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

h. Nomor dan kode naskah dinas pada Instansi Vertikal sebagai berikut:

1) Nomor dan kode naskah dinas pada Kantor Wilayah:


(1) (2) (3)

3. .../WPJ/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak

4. .../WBC/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea Cukai

6. .../WPB/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan

7. .../WPL/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang

Negara



2) Nomor dan kode naskah dinas pada Unit Pelaksana Teknis:


(1) (2) (3)

1. .../WPJ../KP.../... Kantor Pelayanan Pajak

2. .../WPJ../KB.../... Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan

3. .../WPJ../RP.../... Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak

4. .../WPJ../PEN.../... Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan

5. .../WBC../KP.../... Kantor Pelayanan Bea Cukai

6. .../WBC../PS.../... Pangkalan Sarana Perhubungan Bea Cukai

7. .../WBC../BPIP.../... Balai Pengujian dan Identifikasi Barang Bea Cukai

8. .../WPB../KP.../... Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara

9. .../WPL../KP.../... Kantor Pelayanan Piutang dan Lelang Negara

10. .../BPP.../... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan



lampiran 3

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP BPPK Lampiiran

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA Keputusan Menteri Keuangan

Nomor : 408/KM.1/1998

Tanggal : 18 Agustus 1998

JADWAL RETENSI ARSIP

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU

KETERANGAN AKTIF IN AKTIF

1.

Produk Hukum di Bidang Diklat

yang Sifatnya Mengatur antara

lain: 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Permanen

a. Pengaturan Pola Induk

setelah tidak

berlaku

b. Sistem Pelaksanaan Sistem

Kredit Semester (SKS)

2.

Produk Hukum di Bidang Diklat

yang Sifatnya Menetapkan antara

lain: 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Musnah

a. SK Penyelenggaraan Diklat

setelah tidak

berlaku

b. SK Ujian

c. SK Hasil Ujian

d. SK Tim Kerja

3. Perencanaan Diklat 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Musnah

a. Identifikasi kebutuhan diklat

setelah pelaksanaan

diklat

b. Penerimaan peserta

diklat/mahasiswa baru

c. Pengajar

d. Form A (Rencana pelaksanaan

diklat)

4.

Program Diklat dan Kalender

Akademis 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Musnah

setelah pelaksanaan

diklat

5.

Kurikulum dan Silabi (Garis-

garis Besar Program

Pelatihan/GBPP 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Permanen

dan Satuan Acara

Pelatihan/SAP)

setelah

diperbaharui

Documents

Bahan Ajar Manajemen ran Moderen[1]