7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Perjalanan Dinas

2.1.1. Pengertian Perjalanan Dinas

Menurut Yatimah (2009:243) menyatakan bahwa “Perjalanan dinas adalah

kegiatan yang akan dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain

pelaksanaan pengawasan kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat,

tender, kegiatan sosial dan berbagai kegiatan lainnya”.

Sedangkan menurut Nuraida (2008:163) perjalanan dinas, adalah

“menyusun perjalanan secara terperinci yang memuat rute perjalanan, jenis

kendaraan yang akan digunakan, waktu keberangkatan, waktu kembali,

penginapan, dan catatan informasi penting yang erat kaitannya dengan perjalanan

yang dimaksud ”.

Dari pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahawa perjalanan

dinas adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh perwakilan lembaga atau

perusahaan, karyawan atau pegawai yang dilakukan berkaitan dengan tugas

pekerjaan kedinasan.

2.1.2. Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas

Menurut Bosco (2010:101) Informasi mengenai maksud perjalanan akan

sangat menentukan rencana dan persiapan yang harus dilakukan. Sebagai contoh,

apabila atasan anda hendak menemui calon pelanggan, anda harus membuat janji

8

dengan calon pelanggan yang akan ditemui tersebut. Anda juga harus menyiapkan

bahan-bahan (brosur, katalog, sample) untuk membantu kelancaran tersebut.

Apabila maksud perjalanan pimpinan anda adalah pameran, anda harus

mendapat informasi siapa saja yang akan ditemui selama pameran berlangsung.

Apakah pengunjung diharuskan mendaftar sebelumnya.Anda juga harus mendapat

informasi apakah untuk menghadiri pameran harus memenuhi persyaratan khusus

dan sebagainya.

Menurut Bosco (2010:101) Informasi mengenai tujuan perjalanan akan

membantu sekretaris dalam menyiapkan dokumen, pilihan moda tranportasi dan

akomodasi. Berdasarkan semua informasi ini, kemudian sekretaris bisa mengurus

keperluan pimpinan seperti reservasi tiket dan hotel.

2.1.3. Peraturan Perjalanan Dinas

Menurut Bosco (2010:103) Setiap perusahaan memiliki peraturan yang

mengatur perjalanan untuk pimpinan dan karyawanya. Peraturan tersebut

misalnya menetapkan siapa saja yang boleh melakukan perjalanan dinas,

keperluan dinas apa saja yang diperbolehkan, fasilitas yang diperoleh sama

melakukan perjalanan dinas, dan siapa yang akan mempersiapkan. Diperusahaan

tertentu, hanya staf golongan tertentu yang diperbolehkan melakukan perjalanan

ke luar negeri.Perusahaan juga mengatur siapa saja yang harus menaik pesawat di

kelas ekonomi dan bisnis, serta menginap di hotel bintang berapa.

Beberapa perusahaan memiliki bagian yang mengurusi segala keperluan

staf yang akan melakukan perjalanan dinas (inhouse traveling department).

9

Di sini tugas sekertaris cukup mengisi formulir yang telah tersedia dan

menyampaikan kebagian tersebut. Bagian itulah yang akan melakukan persiapan

mengurusi seperti passport, visa, memesan tiket, dan menyiapkan akomodasi

meskipun demikian, sekretaris harus menyusun jadwal penerbangan.

Ada juga perusahaan yang menunjuk biro perjalanan tertentu untuk

membantu perjalanan dinas para stafnya. Tugas sekretaris di sini adalah

berhubungan dengan biro perjalanan tersebut, termasuk menyiapkan beberapa

dokumen yang diperlukan. Apabila perusahaan tidak memiliki bagian umum atau

tidak menunjuk biro perjalanan tertentu, sekretaris harus menyiapkan segala

sesuatunya dari mencari informasi, mengatur jadwal, memesan tiket,

menyediakan paspor, menyiapkan akomodasi

2.1.4. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Menurut Dewi, (2011:63) Sehubungan dengan perjalanan dinas,

pimpinan tidak perlu mempersiapkan diri. Segala sesuatunya disiapkan sekretaris

sebagai tangan kanan pimpinan karena ia memiliki tugas mengurus perjalanan

dinas pimpinan dari keberangkatan sampai kepulangan. Perjalanan dinas dapat

diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Tujuan

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan untuk pelaksanaan pengawasan di

kantor cabang, seminar diklat, tender, janji temu, pertemuan atau rapat,

penjajakan kerjasama, menghadiri acara seremonial ataupun kegiatan sosial.

10

b. Sarana Transportasi

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan sarana transportasi yang digunakan,

dibedakan dalam perjalanan darat, udara, dan laut.

c. Waktu

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan waktu dapat dibedakan dalam satu hari

atau lebih.

d. Wilayah

Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalana dinas, dalam negeri

ataupun luar negeri.

Sedangakan macam-macam perjalanan dinas yang dikemukakan oleh

Yatimah (2009:244) berdasarkan sarana transportasi yang digunakan perjalanan

dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam yang membawa konsekuensi

terhadap tugas yang dilakukan oleh sekretaris terdiri dari:

1. Perjalanan dinas lewat udara

Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara

hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya.

Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk

menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi

pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara.

2. Perjalanan dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil

perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan

mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif

11

dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila

jarak perusahaan dengan tempat tujuan relatif jauh dan pimpinan tidak akan

terganggu kondisi kesehatan dan vitalitasnya.

3. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan

yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan

tugas yang dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen perjalanan

dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket armada laut untuk

perjalanan dinas dalam negeri.

2.1.5. Mempersiapkan Daftar Perjalanan

Sekretaris bertanggung jawab kepada penyusun jadwal kegiatan

pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui

tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpianan. Sekretaris dapat membantu

pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada time

table dari airlines.

Menurut Ursula Ernawati (2015:157), menjelaskan langkah-langkah yang

perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapakan daftar perjalanan sebagai

berikut:

1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan. Sekretaris harus mengetahui tujuan

dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan,

baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan maupun mempelajari

surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

12

2. Mempelajari time table. Sekretaris harus memperlajari time table yang

berpedoman dari airlines. Meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke

luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama

pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.

2.1.6. Hal-hal Penting Dalam Mengadakan Perjalanan Dinas

Menurut Sedarmayanti dalam Nuraida (2008:163) hal-hal yang perlu

diperhatikan oleh pimpinan dan atau staf perusahaan dalam mengadakan

perjalanan dinas adalah:

1. Mencari, mengumpulkan, dan membuat daftar perjalanan, alat angkutan yang

diperlukan, serta mengkomunikasikan hal tersebut pada pimpinan.

2. Mengurus pembelian karcis, pemesanan hotel, dan rencana transportasi

menuju terminal, stasiun, bandar udara, pelabuhan, atau tempat lainnya.

3. Mengurus biaya perjalanan (membuat perhitungan biaya perjalanan termasuk

biaya fiscal serta membuat laporan pertanggungjawaban biaya bila

diperlukan).

4. Mengurus surat-surat yang berkaitan dengan perjalanan pimpinan (surat jalan

atau surat tugas).

5. Mempersiapakan bahan atau dokumentasi yang akan dibawa oleh pimpinan.

6. Menghubungi biro perjalanan.

7. Menghubungi perusahaan yang akan dikunjungi dan pihak lain yang

berkaitan dengan perjalanan dinas tersebut (jika diperlukan). Hal ini dapat

dilakukan melalui telepon, telegram, dan surat.

13

A. Akomodasi

Menurut Nuraida (2008:166) jenis-jenis akomodasi dalam hal ini adalah:

1. Hotel, yaitu perusahaan jasa dalam bentuk penginapan yang menyajikan

hidangan serta fasilitas lain.

2. Motel, yaitu penginapan yang diperuntukkan bagi travelers atau tourist

disepanjang highway.

3. Hostel, yaitu penginapan yang diperuntukkan bagi orang muda dengan

harga yang relatif terjangkau.

4. Apartemen, yaitu penginapan yang diperuntukkan untuk jangkau waktu

lama, biasanya digunakan untuk libuaran.

5. Mension, yaitu penginapan yang menyediakan makanan bagi para tamu

dengan tarif tertentu, umumnya digunakan oleh para orang tua.

6. Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu jabatan atau

instansi tertentu, dengan perhitungan biaya yang relatif murah dan diatur

oleh jawatan itu sendiri.

7. Bungalow, yaitu bagunan atau penginapan yang terletak di daerah

pegunungan dan diperuntukkan bagi keluarga, bungalow ini terbuat dari

kayu.

8. Inn, yaitu penginapan alam bentuk sederhana, terdapat dipinggiran kota

dan umumnya hanya menyediakan minuman.

9. Ryukan, yaitu penginapan ala Jepang dan pelayanan yang diberikan juga

ala Jepang.

14

B. Tiket Pesawat Elektronik (e-Ticket)

Menurut Lawalata (2012:103) perkembangan layanan reservasi

perusahaan penerbangan semakin hari semakin cepat, dan demikian juga

dengan masalah pelayanan pembelian tiket. Saat ini, maskapai penerbanagan

mulai beralih dari tiket kertas (paper ticket) ke elektronik (e-ticket). Electronic

ticket adalah salah satu bentuk pelayanan jasa penerbangan dalam melayani

calon penumpang untuk menggunakan pesawatnya untuk berpergian dengan

cepat dan akurat. Yang membedakan tiket kertas dengan tiket elektronik adalah

tiket kertas seperti kupon dengan jumlah halaman 4 (empat) sampai 6 (enam)

halaman, tergantung kondisi penumpang yang menggunakan jasa penerbangan,

Semakin sering check in dan transit maka semakin banyak jumlah

halamanya. Untuk tiket elektronik, bentuk tiket hanya selembar kertas yang

tertera secara lengkap mula dari nama pemilik tiket, tujuan, dan jadwal

keberangkatan serta aturan lainnya. Tiket pesawat elektronik dikirim dari

internet booking engine ke e-mail sebagai bukti pembelian. Lembaran ini juga

berfungsi sebagai tiket pada saat melakukan check-in di bandara.

C. Voucher

Menurut Gaol (2015:361) untuk berkunjung ke luar negeri ataupun ke

luar kota, sebaiknya sebelum berangkat sudah ada kepastian tentang akomodasi

di tempat tujuan. Biasanya sebelum berangkat dilakukan pemesanan hotel

(hotel reservasi) langsung ke hotel yang diinginkan. Tetapi, agar lebih pasti

untuk mendapatkan jenis akomodasi yang dikehendaki, maka dapat dilakukan

15

pemesanan hotel dengan membeli voucher melalui travel agent, yang pada

umumnya lebih murah dan nyaman.

Setelah memutuskan nama hotel dan kelas kamar yang dikehendaki,

apakah suite room atau executive room atau yang lain, kemudian membayar

kepada travel agnet dan diberikan sebuah voucher. Dalam voucher itu tertera

nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan keluar dari hotel

dan sebagainya. Dengan menunjukan voucher pada saat datang di hotel yang

dikehendaki, langsung dapatkan kamar yang diinginkan dan tidak perlu lagi

mengeluarkan biaya hotel sampai meninggalkan hotel pada tanggal seperti

yang tertera dalam voucher.

Jika memang membeli voucher, sebaiknya sekretaris memeriksa dengan

cermat, apakah nama pemesanan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan

keluar, dan lain-lain itu sudah benar. Apabila tidak sesuai atau ada kesalahan

bisa menjadi masalah setelah sampai di hotel.

D. Perjalanan dinas melalui biro perjalanan (Travel Agent)

Menurut Nuraida (2008:167) beberapa perusahaan mengatur perjalanan

dinas melalui sebuah travel agent (biro perjalanan). Travel agent umumnya

sudah memenuhi seluruh kebutuhan yang diperlukan perusahaan untuk

mengadakan perjalanan dinas. Sebuah biro perjalanan hendaknya:

1. Mengetahui nama perusahaan dan identitas pihak yang akan melakukan

perjalanan dinas serta tujuan perjalanan dinas yang akan dilakukan.

2. Nama orang atau pihak yang akan melakukan perjalanan dinas dan tempat

yang akan dituju sebaiknya disertai dengan nomor telepon dan alamat yang

16

jelas sehingga mudah untuk melakukan komunikasi. Hal ini untuk

mengantisipasi apabila terjadi perubahan atau pembatalan terhadap rencana

atau jadwal perjalanan yang telah dibuat.

3. Perkiraan tanggal dan waktu berangkat serta waktu tiba di tempat tujuan

(dalam hal ini perlu diperhatikan juga perbedaan waktu di tempat yang akan

dikunjungi).

4. Pengaturan transportasi (perlu diperhitungkan bila terjadi transit kendaraan,

biasanya pada pesawat), serta tempat yang akan dituju.

5. Seluruh peraturan akomodasi atau penginapan.

6. Seluruh perjanjian pertemuan untuk setiap acara dilengkapi dengan tanggal,

jam, alamat, dan nomer telepon pihak yang bersangkutan.

Menurut Gaol (2015:337) pada saat ini banyak sekali travel agent yang

dapat mengurus perjalanan, baik melalui darat, laut maupun udara, maka

banyak perusahaan lebih memilih tidak membentuk sebuah departemen atau

bagian perjalanan. Apabila ada acara dinas ke luar negeri ataupun ke luar kota,

maka pimpinan menugaskan sekretaris untuk menyerahkan segala urusan

kepada sebuah travel agent, sedangkan tugas sekretaris adalah bertanggung

jawab atas terlaksananya peraturan perjalanan, termasuk kesiapan segala

dokumen perjalanan tepat pada waktunya. secara teknis, yang melaksanakan

pengurusan perjaslanan ini adalah travel agent yang ditunjuk oleh sekretaris,

seperti mengurus paspor, visa, pemesanan tiket, pemesanan hotel, dan lain-lain

keperluan perjalanan.

17

2.1.7. Dokumen Perjalanan Dinas

Menurut Yatimah (2009:247) dokumen yang harus dibawa dalam

perjalanan dinas dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Dokumen Khusus

Dokumen yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas.

2. Dokumen Pendukung

Dokumen yang berperan sebagai pendukung pelaksanaan dan pencapaian

tujuan perjalanan dinas.

Dokumen untuk perjalanan dinas lewat udara dan lingkup dalam negeri

sama dengan perjalanan dinas lewat darat dalam lingkup dalam negeri namun,

perjalanan dinas lewat udara dan dilakukan antar udara atau luar negeri, dokumen

yang harus dipersiapakan dan dibawa sekurang-kurangnya adalah:

1. Surat tugas

Yaitu surat yang berisi penguasaan kepada seseorang untuk melakukan

perjalanan ke luar negeri sehubung dengan masalah dalam perusahaan yang

memerlukan hubungan ke luar.

2. Paspor

Yaitu dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan

negaranya dan berpergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin

berpergian dan melalui perbatasan negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di

negara asing, dam bukti perlindungan hukum.

3. Visa

Yaitu tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk

mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Hal ini

18

menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki

negaranya dalam waktu tertentu.

4. Fiskal

Yaitu pajak yang harus dikeluarkan oleh negara yang akan berangkat keluar

negeri, yang harus dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.

5. Health Certificate

Yaitu sejenis sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan

kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa

si pemegang bebas dari penyakit menular. Hal ini merupakan keharusan

untuk measuki negara lain karena merupakan ketentuan Undang-Undang

Internasional (International Helath Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

2.1.8. Bagian Ticketing atau General Affairs

Menurut Hendarto (2008:113) Bagian Ticketing atau General Affair

merupakan salah satu bagian di perusahaan yang mengurusi perjalanan dinas yang

dilakukan oleh karyawan-karyawannya. Pada bagian ini biasanya tersedia

berbagai keterangan dan petunjuk mengenai pesawat terbang, kapal laut, kereta

api, dan hotel. Perusahaan yang memiliki bagian ini biasanya mempunyai tingkat

berpergian yang tinggi sehingga sudah menjadi travel agent bagi perusahaan.

Dengan melalui bagian ini, sekretaris tidak perlu pusing-pusing

menelepon travel biro untuk booking, menunggu konfirmasi dan mengurus

pembayaran. Ia hanya perlu mengisi formulir-formulir tertentu dengan lengkap

dan menyerahkannya ke bagian ticketing, selanjutnya ticketing yang akan

menghubungi pihak-pihak, seperti perusahaan penerbangan, hotel, dan lain-lain.