7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Prosedur

2.1.1. Pengertian Prosedur

Menurut Jerry Fitzgerald, Arda F. Fitzgerald, dan Warren D. Stallings, Jr.

dalam Umam (2014:151) mendefinisikan prosedur sebagai berikut ”urutan-urutan

yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus

dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana

mengerjakannya”.

Menurut Nuraida (2008:35) mengatakan bahwa, ”prosedur adalah urutan

langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana perkerjaan

tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana

melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang

melakukannya”.

Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa prosedur

adalah tata cara, langkah-langkah dari suatu pekerjaan, kapan harus dikerjakan, siapa

yang mengerjakannya, dan bagaimana cara mengerjakannya.

8

2.2. Perjalanan Dinas

2.2.1. Pengertian Perjalanan Dinas

Menurut Wursanto (2006:209) mengemukakan bahwa:

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan

atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas

pekerjaan kedinasan. Sementara yang dimaksud dengan tugas pekerjaan

kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga

atau perusahaan yang bersangkutan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perjalanan adalah suatu kegiatan

bepergian ke suatu tempat. Sedangkan dinas mempunyai arti sebagai orang yang

memimpin suatu unit perusahaan. Jadi, perjalanan dinas adalah suatu kegiatan yang

dilakukakan pimpinan untuk bepergian ke suatu tempat tertentu dalam rangka

melaksanakan tugasnya.

Dari pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perjalanan dinas

adalah merupakan perjalanan ke suatu tempat tertentu yang dilakukan untuk tujuan

pekerjaan kedinasan seperti meeting dengan klien, menghadiri seminar, pembukaan

cabang baru, dan lain-lain.

Menurut Asekma Don Bosco (2010:99), bagi pimpinan suatu organisasi,

perjalanan bisnis memiliki misi yang sangat penting. Perjalanan bisnis mungkin

untuk meninjau anak perusahaan di luar kota atau luar negeri, bernegosiasi dengan

klien mancanegara, membuka pasar baru, atau menghadiri seminar dan konferensi.

Menurut Yatimah (2009:243), perjalanan dinas para pimpinan biasa dilakukan

karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor cabang

9

atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja

sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial, dan berbagai kegiatan lainnya.

2.2.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Menurut Dewi (2011:63) perjalanan dinas dapat diklasifikasikan sebagai

berikut:

1. Tujuan

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan tujuan misalnya untuk pelaksanaan

pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, pertemuan/rapat,

penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial ataupun kegiatan sosial.

2. Sarana Transportasi

Perjalanan dinas berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, dibedakan

dalam perjalanan dinas lewat darat, udara atau laut.

3. Waktu

Perjalanan dinas berdasarkan lamanya waktu, dibedakan dalam satu hari atau

lebih.

4. Wilayah

Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalanan dinas, dalam negeri

atau luar negeri.

Menurut Yatimah (2013:244) perjalanan dinas ditinjau dari segi transprotasi

yang digunakan, perjalanan dinas dibedakan menjadi:

10

1. Perjalanan Dinas Lewat Udara

Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara

hendaknya benar-benar mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya.

Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan

masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan

untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara.

2. Perjalanan Dinas Lewat Darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan mobil perusahaan, travel, bus,

atau kereta api. Perjalanan dinas menggunakan mobil perusahaan dilakukan

apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif dekat. Perjalanan dengan

menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila perusahaan dengan tempat

tujuan relatif jauh dan pimpinan tidak akan terganggu kondisi kesehatan dan

vitalitasnya.

3. Perjalanan Dinas Lewat Laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas

yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas

dengan menggunakan pemesanan dan pembelian tiket armada laut untuk

perjalanan dinas dalam negeri. Adapun untuk perjalanan dinas ke luar negeri,

sekretaris harus menambahkan beberapa dokumen, seperti paspor, visa, dan lain-

lain.

11

2.2.3. Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan

Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2008:111), hal-hal yang harus

dilakukan dalam menangani perjalanan dinas pimpinan, antara lain:

1. Mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, dan transportasi yang digunakan.

2. Mengurus akomodasi.

3. Mempersiapkan jadwal perjalanan da pertemuan yang akan diadakan pimpinan

dalam perjalanan tersebut.

4. Mempersiapkan semua surat yang diperlukan.

5. Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan.

6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

Menurut Lawalata (2012:95) mengatakan bahwa beberapa hal penting untuk

perencanaan perjalanan dinas adalah sebagai berikut:

1. Tujuan perjalanan dinas pimpinan.

2. Waktu pelaksanaan kegiatan pokok perjalanan dinas.

3. Acara di luar perjalanan dinas.

4. Acara setelah kegiatan pokok perjalanan dinas.

2.2.4. Melakukan Persiapan Perjalanan Dinas

Menurut Asekma Don Bosco (2010:106), beberapa hal yang harus

dipersiapkan dalam perjalanan dinas adalah sebagai berikut:

1. Persiapan Transportasi

Dalam persiapam transportasi, kegiatan yang paling utama dalaha pemesanan tiket

atau reservasi. Pada organisasi yang sudah memiliki bagian yang mengurus

12

perjalanan dinas, sekretaris cukup mengisi formulir dengan infromasi mengenai

tujuan perjalanan dan waktu keberangkatan dan waktu kembali yang diinginkan

pimpinan.

2. Cara Memesan Tiket Pesawat Terbang Melalui Biro Perjalanan

a. Beri informasi tentang pimpinan yang diperlukan (nama lengakp, usia, jenis

kelamin, kewarganegaraan)

b. Jelaskan keinginan pimpinan (maksud perjalanan, tanggal perjalanan,

penerbangan yang diinginkan, kelas yang diinginkan, pilihan tempat duduk, dll

c. Bila peminat tiket sedang banyak, bisa jadi pesanan masin sementara (waiting

list). Mintalah biro perjalanan untuk terus mencobanya.

d. Bila pesanan sudah dikonfirmasi (selesai), tiket bisa diambil atau meminta biro

perjalanan untuk mengirimkannya.

e. Setelah tiket diterima, cek kesesuaiannya dengan pesanan (nama, nomor

penerbangan, tujuan, jumlah tiket, dll)

3. Persiapan Akomodasi

Sekretasi juga bisa meminta bantuan bagian ticketing atau travel agent untuk

mencarikan dan memesan hotel di tempat tujuan pimpinan. Biasanya bagian

ticketing/travel agent kemudian akan memberikan alternatif untuk dipilih.bila

sudah disetuji, mereka akan membuat reservation dan nantinya mengirimkan bukti

konfirmasi pihak hotel atau voucher dari hotel tersebut. Informasi-informasi di

bawah ini biasanya diminta oleh pihak hotel, antara lain:

13

a. Nama tamu yang akan menginap

b. Jenis kamar yang diinginkan (strandard, deluxe, superior-single, double)

biasakan dengan jenis kamar yang sesuai dengan kapasitasnya.

c. Tanggal dan waktu kedatangan (check in) dan keberangkatan (check out)

pimpinan.

Sedangkan menurut Hendarto dan Tulusharyono (2008:113), persiapan

perjalanan dinas pimpinan antara lain:

1. Mengatur Transportasi (terutama mempergunakan pesawat terbang)

a. Mengurus sendiri

Dengan kemajuan teknologi, sekretaris yang bekerja pada kantor yang sudah

modern sudah bisa mengakses langsung sistem komputer perusahaan-

perusahaan penerbangan.

b. Bagian ticketing/General affairs

Merupakan salah satu bagia di perusahaan yang mengurusi perjalanan dinas

yang dilakukan oleh karyawan-karyawannya.

c. Travel agent

Seperti halnya bagian ticketing, travel agent menyediakan jasa bagi pemesanan

dan pembelian tiket sekaligus memberikan konsultasi akan beraneka ragam

route dari bermacam-macam perusahaan penerbangan, pemesanan hotel, aneka

ragam tour/perjalanan rekreasi bahkan terkadang tiket pertunjukan.

2. Mengatur akomodasi

Sekretaris bisa minta bantuan bagian ticketing atau travel agent untuk mencarikan

dan memesan hotel di tempat tujuan pimpinan.

14

3. Mempersiapkan jadwal perjalanan

Walaupun sekretaris bisa minta bantuan kepada bagian ticketing atau travel agent,

sekretaris tetap harus menjadi orang yang merencanakan dan mengurus perjalanan

pimpinan.

4. Megurus surat-surat yang diperlukan

Surat-surat yang diperlukan dalam perjalanan dinas keluar negeri seperti paspor,

visa, exit permit, dan sertifikat kesehatan.

5. Memepersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan

Siapkan semua dokumen yang akan dibawa pimpinan dan pastikan sehari sebelum

keberangkatan bersama dengan itinerary, tiket dan voucher hotel, dan uang yang

harus diberkan kepada pimpinan.

6. Persiapkan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan

Cari keterangan mata uang negara yang akan dikunjungi dan siapkan.

7. Siapkan semua kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat

Buat check list asat barang/dokumen apa saja yang harus dibawa agar tidak ada

yang tertinggal, mana yang sudah siap, mana yang masih harus dipersiapkan.

8. Mencari keterangan lain yang diperlukan

Pelajari etiket bangsa yang dikunjungi.

2.2.5. Dokumen Perjalanan Dinas Pimpinan

Menurut Dewi (2011:64), dokumen yang harus dibawa pimpinan untuk

perjalanan dinas dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Dokumen Khusus, yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas.

2. Dokumen pendukung, yang kemudian dapat disebut dokumen perjalanan.

15

Contoh dokumen-dokumen tersebut misalnya:

a. Surat tugas

b. Passport (tanda bukti kewarganegaraan atau tanda bukti diri di negara lain)

c. Visa (surat ijin seseorang masuk ke negara lain dalam jenis single entry yang

berlaku sekali perjalanan masuk ke negara tertentu atau multiple entry yang

dipakai masuk ke negara beberapa kali tanpa perbaruan visa)

d. Fiskal (berkaitan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah

sehubungan dengan perjalanan seseorang ke luar negeri). Saat ini biaya fiskal

dibebaskan.

Sedangkan menurut Wursanto (2006:214) dokumen perjalanan dinas

dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau

perusahaan yang bersangkutan, yang meliputi:

a. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang

kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. Surat tugas

dapat berbentuk kolom atau tabel.

b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) adalah surat perintah dari pejabat yang

berwenang kepada seseorang yang mengadakan perjalanan dinas. Berdasarkan

sumber dana yang atau sumber biaya yang digunakan ada dua macam SPPd,

yaitu:

16

1) SPPD rutin, adalah SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran rutin.

Perintah SPPD rutin diberikan oleh pimpinan atau perjabat structural.

2) SPPD proyek atau SPPD pembangunan, yaitu SPPD yang dibiayai oleh

sumber dana anggaran atau sumber dana pembangunan.

2. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis

dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis

transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas dan wilayah perjalanan dinas.

Berbagai jenis dokumen eksternal tersebut antara lain:

a. Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga, dan ijazah pendidikan

terakhir. Dokumen-dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.

Jenis dokumen lainnya yang perlu dipersiapkan untuk keperluan membuat

paspor antara lain Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB) dan Akte

Kelahiran.

b. Paspor

Paspor merupakan tanda bukti diri di negara lain. Tanpa paspor seseorang

tidak bisa bepergian ke luar negeri.

c. Fiskal

Fiskal merupakan pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan

mengadakan perjalanan (baik dinas maupun pribadi) ke luar negeri.

17

d. Visa

Visa adalah surat izin yang diberikan kepada seseorang yang akan dilakukan

dalam rangka tugas kedinasan maupun untuk kepentingan lain. Ada dua

macam visa, yaitu:

1) Visa Single Entry, adalah visa yang hanya dapat digunakan untuk sekali

perjalanan ke luar negeri atau sekali masuk ke negara lain. Apabila visa

tersebut sudah digunakan, maka untuk masuk ke negara lain lagi, visa

harus diurus kembali.

2) Visa Multiple Entry, adalah visa yang dapat digunakan untuk masuk ke

suatu negara beberapa kali.

2.2.6. Membuat Daftar Perjalanan

Menurut Wursanto (2006:219), daftar perjalanan memuat agenda perjalanan

yang akan dilakukan oleh pimpinan. Daftar tersebut memuat semua jenis perjalanan,

baik perjalanna antarkota dalam satu provinsi, perjalanan antarkota antarprovinsi

sampai dengan perjalanan ke luar negeri. Daftar perjalanan sangat diperlukan baik

oleh pimpinan maupun sekretaris. Melalui daftar perjalanan dapat diketahui hal-hal

sebagai berikut:

1. Berapa kali dalam satu minggu, satu bulan, dan seterusnya pimpinan mengadakan

perjalanan dinas

2. Ke mana saja pimpinan mengadakan tugas perjalanan dinas

3. Acara kegiatan setiap kali mengadakan perjalanan dinas

4. Berapa lama melakukan perjalanan dinas

5. Waktu keberangkatan pimpinan

18

6. Waktu kembali pimpinan aktif masuk kantor

7. Jenis transportasi yang digunakan

8. Materi yang harus disiapkan

9. Apakah sekretaris harus mendampingi pimpinan dalam tugas perjalanan dinas

10. Kelengkapan apa saja yang harus dipersiapkan dan dibawa selain materi

11. Pimpinan dapat mempersiapkan tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh wakil

pimpinan selama pimpinan menjalankan tugas perjalanan dinas

12. Khusus bagi sekretaris, melalui daftar perjalanan dinas itu ia dapat menyusun

agenda kunjungan tamu, meskipun agenda tersebut masih harus dikonfirmasikan

dengan pimpinan dengan pimpinan setelah pimpinan kembali. Hasil konfirmasi

harus segera diberitahukan kepada calon tamu.

2.2.7. Persiapan Perjalanan Dinas

Menurut Dewi (2011:65), pimpinan yang akan melakukan perjalanan, apa pun

yang akan dikerjakan berkenaan dengan perjalanannya harus dikomunikasikan

dengan pimpinan untuk mendapatkan persetujuannya, antara lain:

1. Mengatur transportasi

2. Mengatur akomodasi

3. Mengurus surat-surat yang diperlukan

4. Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan

5. Persiapkan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan

6. Menyiapkan semua kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat

7. Mencari keterangan lain yang diperlukan (misalnya menginformasikan etiket

bangsa yang dikunjungi dan lain-lain)

19

2.2.8. Jadwal Perjalanan Dinas (Itinerary)

Menurut Nuraida (2008:167) Itinerary dibuat dalam dua rangkap, yaitu

rangkap pertama untuk yang berkepentingan (yang melakukan perjalanan dinas) dan

rangkap kedua untuk perusahaan. Contoh formulir yang dapat digunakan sebagai

pedoman dalam menyusun itinerary adalah sebagai berikut.

Tabel II.I.

Formulir Jadwal Perjalanan Dinas/Itinerary

NO HARI TANGGAL JAM/WAKTU ACARA/KEGAITAN

Sumber : Ida Nuraida (2008:167)

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Itinerary adalah sebagai berikut:

1. Pengaturan transportasi (termasuk waktu check in atau pukul berapa harus sampai

di tempat sebelum jam keberangkatan), tanggal, jam, titik keberangkatan, transfer,

serta nama dan alamat tempat yang dituju.

2. Semua pengaturan hotel, termasuk waktu check in dan check out.

3. Semua perjanjian meeting, setiap acara lengkap dengan tanggal, jam, alamat, dan

nomor telepon yang dapat dihubungi.

4. Beberapa hal penting untuk mengingatkan pimpinan atau staf untuk melakukan

sesuatu hal selama perjalanan dinas.

5. Menunjukkan perbedaan waktu antardearah (misalnya WIB, WITA, dan WIT),

atau antarnegara.

20

Sebaiknya Itinerary dibuat secara lengkap sehingga dapat menjadi pedoman

yang dapat memudahkan dan bermanfaat bagi penggunanya. Selain itu, Itinerary

memudahkan penghitungan bagian keuangan perusahaan dalam membuat expense

account sheet.

2.2.8. Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas

Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2006:122), laporan tentang tamu,

telepon serta ringkasan surat-surat yang datang diletakkan di atas meja atau tray surat

masuk pimpinan atau bisa juga diberikan secara lisan. Ada juga pimpinan yang

meminta sekretarisnya memberikan semua surat dan laporan tersebut ke sopirnya

agar dibawa saat menjemput pimpinan dan ia bisa mulai membaca dalam perjalanan

pulang.

Dikantor, bantu pimpinan membuat pertanggungjawaban atas perjalanannya,

antara lain:

1. Laporan Biaya Perjalanan

Bila sekretaris mengambil Advance bagi pimpinan, maka sekretaris membuat

laporan pertanggungjawaban Uang Muka atas biaya yang akan diganti oleh

perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Lihat lagi aturan-

aturannya, apa saja yang bisa diklaim dan sampai harga berapa. Minta semua

bonnya dan hitung apakah pimpinan harus mengembalikan uang kelebihannya

atau perusahaan yang masih harus membayar kekurangannya.

21

2. Laporan Perjalanan

Sekretaris dapat membantu pimpinan menyusun laporan, misalnya dari tulisan-

tulisan yang beliau buat atau dari dikte-dikte yang mungkin sudah direka di pita

kaset. Berikan waktu agar pimpinan bisa berkonsentrasi untuk membuat laporan

tersebut bila ia belum membuatnya.