Ledelse av forbedring

Alf Henrik Andreassen

Helse er vIKTig ”Bruk av IKT i klinisk verksemd”

20.september 2011

SYKEHUS=

-høyspesialisert kompetansebedrift

Hvilket ansvar har du som ansatt i helsevesenet?

• Gjøre en god jobb

• Forbedre jobben du utfører

Tjenestevei

Styre Helse Vest

Styre Helse Bergen

Stortinget

Post/ poliklinikk/ team

Tjenestevei

Styre Helse Vest

Styre Helse Bergen

Stortinget

Post/ poliklinikk/ team

Hvem tar initiativet til forbedring?

If you want to make enemies,

try to change something.

-Woodrow Wilson

Kotters 8-trinns Change Model

Kritiske områder innen endringsledelse

1. Synliggjøre og kommunisere behov for endring, utvikle felles forståelse

2. Utvikle en klar og motiverende visjon eller retning

3. Analysere tre kritisk viktige områder• Toppledelsens engasjement for endringen • Barrierer mot endring, organisatorisk og individuelt

(motstand)• Lov- og avtaleverk

4. Endringsstrategi og handlingsplan

5. Implementering og stabilisering av endringen

6. Evaluering av resultat i forhold til endringsbehov og visjon/ mål

P&O-avdelingen HUS

Prinsipper for å lykkes med forbedring og endringsprosesser

• Klart mål

• Bruke nok tid på prosessene: tålmodighet

• Sørg for at de ansatte er inkludert- tidlig involvering

• Kommunikasjon

• Synliggjør de enkeltes rolle i systemet og hvordan systemet er avhengig av andre systemer (interdependence)

• Tillit: delegere, støtte opp om gode ideer

• Bygge opp et godt team- snakke samme språk

• Langsiktighet

Det går sjelden som forutsatt

Organisasjonsendringer implementeres ikke på en gitt dato. Det er da arbeidet med å få til endringen begynner på alvor.

Folk vil nemlig ikke helt uten videre begynne å tenke og handle annerledes.

Hennestad og Revang

Endringskurven

Yte

lse

TidForberedelse Implementering

Dagens ytelse

Fremtidig ønsket ytelse

Mål for kvalitetsarbeidet i Helse Bergen:

• Å bidra til at foretaket leverer en ønsket helsegevinst til befolkningen.

• Kvalitetsarbeidet

– skal være en integrert del av den daglige virksomheten

–prioriteres på lik linje med andre hovedoppgaver

Kvalitetsutviklingen/forbedrings-prosesser gjennomføres langs 2 parallelle akser:

1. Organisasjonsutvikling: Utvikling av medarbeidere og organisasjonskulturen

2. Systemutvikling: Utvikling av styringsverktøy og metodisk tilrettelegging

Uten endringer…..

Eksempler på hva vi har fått til

• Integrert PAS og EPJ gir bedret totaloversikt

• Tettere dialog med andre HF

- Styrket regionalt samarbeid

• Tettere dialog med leverandør

- Helse Vest stor kunde, større gjennomslagskraft?

• Etablering av superbrukernettverk

• Erfaringer med ICIP elektronisk kurve

16

For å få en organisering som er tilpasset Helse Bergen HF har Fagsenter for kliniske systemer endret måte å arbeide på. Dette gjør at Fagsenteret får en bedre oversikt over status i organisasjonen ifht EPJ og er bedre rigget til å sette inn hensiktsmessige tiltak i form av for eksempel opplæring.

Superbruker SuperbrukerSuperbruker

Opplæring Opplæring Opplæring

Saksbehandlin

g

Saksbehandlin

g

Saksbehandlin

g

Fagsenter for kliniske system: Gruppeleder

Avdeling AvdelingAvdeling

Analysefunksjon: KPI, Rapporter

Helse Vest IKT

Ny arbeidsmåte i fagsenteret

Talleksempler

Indikator Måling Måling

Fristbrudd for start helsehjelp (somatikk)

2597

Nov 2010

217

Sept. 2011

Total tid på prosessen eksterne henvisninger (somatikk)

14 dgr

September 2010

5 dgr

September 2011

Andel interne primærhenvisninger i Helse Bergen

11%

Oktober 2010

8%

September 2011

Viktige utfordringer fremover

• Pasientsikkerhet er viktigst

• Vi har høyt fokus på kontroll av arbeidsflyt• Henvisningsflyt (13 risikopunkter identifisert i EPJ fase 2 som skal

håndteres i lokale mottaksprosjekt)

• Prioriterte rapporter

• Arbeidsgrupper

• Mange nye tilgrensende løsninger som skal på plass– Elektronisk EKG

– Talegjenkjenning

– Ulike bildeløsninger

– Elektronisk legemiddelforordning/ kurve

– «Ti-talls» ønskede integrasjoner

– ….mm

Eksterne henvisninger – Frem til vurdert henvisningK

on

tor

Lege

(ev

t.

Be

han

dle

r)

Po

stm

ott

akP

asie

nt

Fast

lege

(He

nvi

ser)

[

Henvisnings-

dokument

Mottar henv. til

vurdering

Mottak

pr post

Stempling

av post

Sortering

av post

manuelt

Mottak av

henvisning i

arbeidsgruppe

Registrering

/opprettelse av

henv. i DIPS

Fordeler evt.

henvisningen

til lokale arb.gr

Henvisning til

oppfølging

Vurdering av

henvisning

Manuell

videresending i

arbeidsflyt

Elektronisk

mottak av

henvisning

Rettighetsbrev

Eksterne henvisninger – Fra pasienten står på venteliste til pasient har vært til sitt første besøkK

on

tor

Lege

(ev

t.

Be

han

dle

r)K

on

tro

ll-ro

lleP

asie

nt

Avd

.le

de

lse

Venteliste

i DIPS

Sortering av

venteliste for

oversikt over

ventende

Setter opp

timer, og sender

innkallingsbrev

Time-/

innk.

brev

Møter til

poliklinikk eller

innleggelse

Pasienten

settes på

nytt opp på

venteliste

Prioritering

av pasienter

Vurd behov

for videre

oppf. Ventetid

slutt?

Oppfølging av

rapporteringskrav

og

kontrollerpunkter

Ønsker time

på annet

tidspunkt

Endring av

time

8

12

1110

9

7

6Ingen

oppf.behov

, henvisninge

n lukkes.

13

Viktige utfordringer fremover

• Pasientsikkerhet er viktigst

• Vi har høyt fokus på kontroll av arbeidsflyt• Henvisningsflyt (13 risikopunkter identifisert i EPJ fase 2 som skal

håndteres i lokale mottaksprosjekt)

• Prioriterte rapporter

• Arbeidsgrupper

• Mange nye tilgrensende løsninger som skal på plass– Elektronisk EKG

– Talegjenkjenning

– Ulike bildeløsninger

– Elektronisk legemiddelforordning/ kurve

– «Ti-talls» ønskede integrasjoner

– ….mm

Viktige utfordringer fremover

• Samhandlingsreformen• Vil meldinger eller kjernejournal bidra tilstrekkelig i samhandlingen?

• PLO melding kommer i 6.0

• Oppgraderinger og videreutvikling. Versjon 6.0 om noen måneder?• forbedring av røntgen- og patologi er kanskje de mest etterspurte

kliniske forbedringer

• og andre nyheter får dere i presentasjon av Dips 6.0 i morgen tidlig..

• Utfordrer DIPS pasientsikkerhet og effektivitet? • 60% kan løses ved å justere innstillinger i programmet og opplæring

-> lokalt arbeid

• kravspesifikasjoner, dialog, møteplasser med Dips asa må videreutvikles -> Dips asa

Viktige utfordringer fremover

• Standardisering < - > Høyspesialiserte behov

• Videre engasjement og gjennomslag for helsepersonells endringsønsker

• Et tiltak for å sikre engasjement;

Få utnyttet data i EPJ ved hjelp av strukturert tekst – kvalitetsregister

– forskning

– lokalt og for rapportering

• Understøtte pasientflyt internt og eksternt

– Mange etterspørsler etter integrasjoner

– Nasjonal kjernejournal

Viktige utfordringer fremover

• Videreutvikle samarbeidet vårt– i regionen

– nasjonalt

• Klinisk arbeidsflate med selvforklarende og kvalitetssikrede funksjoner. – Integrerte løsninger slik at en bare trenger å logge på en gang og søke

opp pasienten en gang (men få opp data fra ulike system)

24

Hvordan møter vi utfordringene?

• Rask kartlegging og lukking av avvik

• Åpenhet og informasjon

– Læring på tvers av foretak

• Registrere, prioritere & synliggjøre avvik

• Brukerundersøkelser

• Mer ressurser til opplæring

Ledelse av forbedring?

Utfordringer innen IKT-systemer i sykehus

• For lite fokus på samspill mellom teknikk og mennesker

– Behovet for opplæring er stort

• Kompetansematch i utvikling av medisinske fagsystemer

• Vi har en organisasjon som reagerer raskt når avvik avdekkes

Change is the only constant.

– Heraklit, Gresk filosof