Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2013

sivu 8Lähde vaihtoon

Brittein saarille!

sivu 19Haistaisiko koira

arkiston homeen?

sivu 12Arkistolaitos kartoitti

yksityisarkistonsa

2 3akti 3/2013akti 3/2013

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

Kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065 (painettu)

ISSN 2341-6327 (verkkojulkaisu)

PäätoimittajaMarie Pelkonen, Kansallisarkisto

Toimituskuntasektorijohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

sektorijohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

akti 3/2013 Sisältö Pääkirjoitus

Kannen kuvaJaakko Ikonen

Kuvassa homekoirakouluttaja Hanna Vänttilä sekä koiransa Keira ja Karbo.

Pääkirjoituksen kuvaRodeo

KesKustelu julKisen hallinnon sopeuttamisesta käytettä-

vissä oleviin voimavaroihin rajautuu helposti näkökulmaan, jossa

sopeuttamista tarkastellaan yksinomaan nykyisten tehtävien su-

pistamisena, karsimisena tai alasajona. Kiire ja muut paineet ka-

peuttavat tässäkin ajattelua.

On kuitenkin tärkeää, että sopeuttaminen nähdään myös mahdol-

lisuutena uusien liiketoimintamallien luomiseen sekä olemassa

olevan palvelutuotannon uudistamiseen ja monipuolistamiseen.

Enää kaikkea ei tarvitse eikä ole edes järkevää tehdä itse. Palvelui-

den hankkiminen siihen keskittyneiltä ja erikoistuneilta toimijoilta

on usein kustannustehokkaampaa kuin voimavarojen sitominen

oman infrastruktuurin ylläpitoon tai palveluiden tuottaminen itse

supistuvin voimavaroin.

Myös arkistoalalla palvelutuotantoa voidaan monipuolistaa, syn-

nyttää uutta yrittämistä ja edistää kilpailua. Samalla kun uudiste-

taan muita hallintorakenteita, myös palveluiden hankkimisen ja

tuottamisen edellytyksiä ja joustavuutta tulisi edistää ennakko-

luulottomasti. Esimerkiksi osuuskuntatyyppinen yrittäjyys pape-

riarkistojen järjestämis- ja digitointiprojekteissa voisi tarjota erityi-

sesti nuorille mahdollisuuksia työllistyä alan tehtäviin – varsinkin,

jos vaihtoehtoisia toteutustapoja syntyy lisää ja julkinen hallinto

rohkaistuu yhä useammin hankkimaan tällaisia palveluita.

Digitointipalveluissa yritystoimintaa ja siten vaihtoehtoja on jo nyt

tarjolla runsaasti. Erityisesti laajat järjestämis- ja digitointihankkeet

olisi järkevä toteuttaa eri tahojen yhteistyönä; silloin hankkeet voi-

taisiin vaiheistaa ja palvelut tuottaa hajautetusti siellä, missä sii-

hen on parhaimmat edellytykset. Samalla säännösten asettamat

vaatimukset, kuten järjestämisen ja luetteloinnin tai indeksoinnin

oikea taso ja muut laadulliset tekijät voitaisiin varmistaa tarkoituk-

senmukaisimmalla tavalla.

TeksTi: Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, Kansallisarkisto

Uusia mahdollisuuksia

3 Palveluiden hankkiminen erikoistuneilta toimijoilta

tuo usein enemmän säästöjä kuin palveluiden tuotta-

minen itse, todetaan pääkirjoituksessa.

4 Lyhyet

6 Väitös paljasti kotimaisella elokuva-alalla vallan kes-

kittyneen 1900-luvun alussa muutamille yhtiöille.

8 Liikkuvuusohjelma tarjoaa arkistoammattilaisille väy-

län Britanniaan tai irlantiin.

9 Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa pohdittiin arkis-

tolainsäädäntöä.

10 Paperiarkistoinnista luopuminen voi olla organisaati-

oille merkittävä muutos kohti helpompaa arkistointia.

12 Yksityisarkistojen kartoitus pohjustaa uutta hankinta-

politiikkaa.

15 Esittelyssä arkistolaitoksen vuoden 2014 koulutuspa-

ketti.

16 Arkistoyhdistys espanjan taivaan alla.

18 Arkistolaitoksen seulontapäätökset turvaavat myös

sähköisessä muodossa olevan kulttuuriperintömme

säilymisen jälkipolville.

19 tarkka kuonoko avuksi arkistoaineiston suojelussa?

20 Kansallisarkiston uusi näyttely kuvaa suomalaisen

parlamentarismin ensiaskeleita.

22 Arkistolöytöjä / Käsitätkö?

23 sähköinen toimintaympäristö asettaa salaisuuksien

säilyttämiselle omat haasteensa, arkistonhoitaja Tarja

Leino toteaa.

4 5akti 3/2013akti 3/2013

Lyhyet

Venäläiset kylässäVenäläinen arkistodelegaatio aloitti lokakuisen Suomen vie-

railunsa Turun maakunta-arkistosta leppoisissa tunnelmissa

aamukahvien kera. Turussa on paljon venäläisiä koskevia lähteitä,

joista parhaat palat oli valinnut näytille Päivi Niemelä. Kuvassa Ve-

näjän arkistolaitoksen eli Rosarhivin johtaja A. Artizov (toinen oike-

alta) kysyy maakunta-arkistonjohtaja Veli-Matti Pussiselta Mikkeliin

rakennettavasta keskusarkistosta, sinne siirrettävästä aineistosta

sekä tutkijapalvelun järjestämisestä. Vasemmalla Sota-arkiston

varajohtaja A. Efimenko, projektipäällikkö Dmitri Frolov ja johtaja

Artizovin vieressä rouva Artizova. Delegaatio vieraili myös Kansal-

lisarkistossa.

Arkistopäivät siirtyvät Vaasasta HelsinkiinSeuraavat Arkistopäivät järjestetään aiemmasta ilmoitukses-

ta poiketen 11.–12.9.2014 Helsingissä Wanhassa Satamassa.

Alustava ohjelma on kommentoitavissa Kansallisarkiston Face-

book-sivuilla marraskuusta lähtien. Seuraa ilmoitteluamme!

Trafin aineistot sujuvasti käyttöönKansallisarkisto ja Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi ovat

solmineet puitesopimuksen arkistojen siirtokuntoon saatta-

misesta. Sopimus kattaa Trafin haltuun päätyneiden Merenkulkulai-

toksen, Ajoneuvohallintokeskuksen, Ilmailuhallinnon ja Rautatievi-

raston sekä niiden edeltäjävirastojen aineistokokonaisuudet.

Osa aineistoista digitoidaan, mikä palvelee paitsi Liikenteen turvalli-

suusviraston päivittäistä toimintaa hajautetussa toimintaympäristös-

sä, myös tuo aineistot tutkimuksen ulottuville aiempaa helpommin.

Keskusarkisto hahmottuuArkistolaitoksen keskusarkistohankkeen esisuunnittelun tu-

loksena ovat valmistuneet alustavat pohjapiirustukset, tila-

ohjelma, energialaskelmia sekä havainnekuvia sisä- ja ulkotiloista.

Loppuvuodesta valmistuu myös hankesuunnitelma.

”Rahoituksen puolesta hanke on edennyt siten, että sen vuokra-

sopimusvaltuus arkistolaitokselle on esitetty hallituksen talousar-

vioesityksessä vuodelle 2014. Esityksen tultua hyväksytyksi edus-

kunnassa loppuvuodesta, tehdään hankkeen investointipäätös

(Senaattikiinteistöt), jonka jälkeen varsinainen rakennussuunnittelu

voi alkaa”, suunnittelujohtaja Jorma Vappula Kansallisarkistosta ker-

too.

Rakentamisen ensimmäisen vaiheen on määrä olla valmis syksyllä

2017.

Finna tarjoaa tietoa ja elämyksiäFinna-hakupalvelu kokoaa Suomen arkistojen, kirjastojen ja

museoiden aineistot ensimmäistä kertaa yhteen. Suurin osa

arkistolaitoksen aineistoista on mukana palvelussa.

• finna.fi

Työryhmä yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain kimppuun

Opetusministeri Krista Kiuru asetti lokakuussa työryhmän

selvittämään yksityisten arkistojen valtionavusta annetun

lain uudistamista. Tehtävänä on tuottaa linjaukset valtionapujärjes-

telmän uudistamiseksi ja laatia hallituksen esitys uudeksi yksityis-

ten arkistojen valtionapulainsäädännöksi. Lakimuutoksen tarpeen

taustalla on muuttuva maailma, joka sähköistyessään tuo uusia

haasteita koko muistiorganisaatiokentälle.

• minedu.fi/OPM/Verkkouutiset/index.html

Upea Karjala-valokuvanäyttely Hämeenlinnassa

Ilta-Sanomien kokoamaan ainutlaatuiseen Karjala-valokuva-

näyttelyyn pääsee tutustumaan Hämeenlinnan maakunta-

arkistossa 16.12. alkaen vuoden loppuun saakka.

Näyttely esittelee sata valokuvaa Karjalasta – Terijoelta, Laatokalta,

Käkisalmesta ja Sortavalasta. Näyttelyssä on myös venäläisestä

arkistosta saatuja, Suomessa ennen näkemättömiä kuvia neuvos-

tovuosien ajoilta.

Mobiili työ haastaa asiakirjahallinnanFM Sari Mäkisen informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen

median alaan kuuluva väitöskirja Records Management in

Puhemies Eero Heinäluoma (toinen oik.) tutustui avaamaansa valtiopäivänäyttelyyn Kansallisarkistossa yhdessä eduskunnan pääsihteeri Seppo Tiitisen (toinen vas.) kanssa.

HEIDI MuSTAJOKI / KANSALLISARKISTO

JuHANI KLEMI/TuRuN MAAKuNTA-ARKISTO

Arkistolaitoksen Mikkeliin suunnitellun keskusarkistorakennuksen pääjulkisivun havainnekuva.

Mobile Work (Asiakirjahallinta mobiilissa työssä) tarkastettiin mar-

raskuussa Tampereen yliopistossa.

Tutkimus tuo uutta tietoa mobiilien työntekijöiden asiakirjahallinnan

käytännöistä ja siitä, kuinka organisaation menettelytavat tukevat

mobiilia työtä. Tutkimuksen perusteella asiakirjahallinnan käytän-

nöissä ja ohjeistuksessa ei ole otettu huomioon mobiilin infor-

maatioteknologian käyttöä. Myös asiakirjahallinnan menetelmiä ja

käytäntöjä olisi kehitettävä. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi

ottaa paremmin huomioon perinteisestä toimistoympäristöstä ero-

avan työn tekemisen käytännöt.

ARKKITEHTITyöHuONE APRT

Alhaalla: SLUSH kokosi marraskuussa yhteen yli tuhat kasvuyri-

tystä ja satoja pääomasijoittajia Helsingin Kaapelitehtaalla järjes-

tettyyn kasvuyritystapahtumaan. SLUSHIn Kansallisarkistossa

järjestetty pressitilaisuus veti reippasti yli sata kansainvälistä

toimittajaa kuulemaan tuoreita ideoita menestystarinoiksi.MATTI TIISANOJA/KANSALLISARKISTO

6 7akti 3/2013akti 3/2013

VäitöstutKiMuKsen KesKeinen löydös on se, kuinka suur-

ta ja vakiintunutta liiketoiminta elokuva-alalla oli 1900-luvun en-

simmäiseltä vuosikymmeneltä alkaen. Valta oli kasaantunut muu-

tamille helsinkiläisyhtiöille, joiden toiminta vaikutti voimakkaasti

koko suomalaiseen elokuva-alaan.

Lähtökohdaksi nostettu liiketoiminta kääntää totutut näkökulmat

Sensuuria ja verotilejä – elokuvatutkimusta arkistolähteillä

Fyren-lehdessä vuonna 1909 ilmestyneessä pilakuvassa vasta-avatun elokuvateatteri Olympian

omistaja Ernst Ovesén myhäilee tyytyväisenä, kun silinteripäiset herrat ja huivipäiset muorit

tungeksivat ovella. Helsinkiläisteatterin sisustusta voi ihailla yhä edelleen, sillä se on siirretty

alkuperäisestä rakennuksesta paikalla nykyisin seisovan Maxim-teatterin kakkossaliin.

Artikkeli perustuu Outi Hupaniitun syyskuussa Turun yliopistossa tarkastettuun väitöstutkimukseen.

Hupaniittu, Outi: Biografiliiketoiminnan valtakausi. Toimi-juus ja kilpailu suomalaisella elokuva-alalla 1900–1920-lu-vuilla. Tutkimus on ilmestynyt Arkistolaitoksen julkaisuja -sarjassa ja on tilattavissa osoitteesta arkisto@narc.fi hin-taan 20 €.Opiksi ja Huviksi -elokuvateatterin vuosien 1910–1915 kä-siohjelmat löytyvät digitoituina arkistolaitoksen Digitaa-liarkistosta digi.narc.fi.

ylösalaisin: perinteisesti elokuvaa on tarkasteltu valmistetuista

filmeistä käsin, mutta 1900-luvun alussa filmituotanto ei ollut kes-

keinen osa suomalaisyhtiöiden toimintaa. Valtaosa valkokankailla

nähdyistä filmeistä on ollut aina ulkomaisia, jopa suomifilmien kul-

taisimpina vuosina. Väitös keskittyy vuosikymmeniin ennen suo-

mifilmien valtakautta, jolloin omien filmien merkitys oli vieläkin

vähäisempi.

Tuotto tuli filmien esittämisestäTaloudellisesti tuottoisin osa elo-

kuva-alaa oli tuolloin – aivan kuin

nykypäivänäkin – filmien esittämi-

nen. Se puolestaan vaati jatkuvaa

maahantuontia, joka oli keskitty-

nyt muutamiin alaa hallinneisiin

yhtiöihin. Maahantuonnin jatkeena

harjoitettiin levitystä, joka puoles-

taan vei filmiohjelmistot muiden

suomalaispaikkakuntien elokuva-

teattereihin.

Omat filmituotannot olivat mah-

dollisia vain, jos yhtiöllä oli tarpeek-

si muuta elokuva-alan toimintaa,

josta kertyvillä tuloilla saatettiin

rahoittaa kuvauskustannuksia. Sa-

moin omien elokuvateattereiden

olemassaolo oli hyvin tärkeää,

sillä ainoastaan niistä kertyvillä

lipputuloilla tuotannot saatettiin

saada kannattaviksi.

Filmituotantojen tekeminen ilman

omaa esityspaikkaa osoittautui

kerta toisensa jälkeen mahdotto-

maksi yhtälöksi innokkaille kuvaa-

jille, ja rajoitti osaltaan suomalais-

filmien valmistamista.

Aarteita arkistokoteloistaTutkimuksessa käsiteltävän aikakauden suomalaistuotannoista

valtaosa on sittemmin kadonnut tai tuhoutunut, joten säilyneiden

filmien antama kuva olisi jäänyt parhaimmillaankin vajavaiseksi.

Lisäksi, kun elokuva-alan pääpaino oli aivan jossain muualla kuin

kuvaamisessa, ei pelkkien filmien avulla hahmottuisi kuin pieni

kaistale kokonaisuudesta.

Tällä perusteella on tehty elokuvatutkimuksen valtavirrasta poik-

keava ratkaisu ja filmit on rajattu tutkimuksessa käytettyjen lähde-

aineistojen ulkopuolelle. Tutkimus keskittyy liiketoimintaan, joten

esille nousevat yhtiöiden toimintaa valottavat lähteet, jotka ovat

odottaneet vuosikymmenien ajan arkistokoteloissa löytäjäänsä.

Valtaosa näistä löytyi arkistolaitoksen omista kokoelmista.

Laajan arkistoaineiston pohjan muodostivat kaupparekisteriasia-

kirjat, joista paljastui suomalaisen elokuva-alan laajuus ja eri yh-

tiöiden sidonnaisuudet toisiinsa. Etenkin tutkimuskauden lopulla

1920-luvulla yhtiöt koottiin suuriksi yritysryhmiksi, joissa varsinai-

set omistajat saattoivat peittyä moninaisten omistussuhteiden

taakse.

Osa aineistosta aiemmin käyttämätöntäOsa käytetystä materiaalista, kuten Helsingin poliisilaitoksella toi-

mineen paikallisen filmi sensuurin tarkastuspäätökset, ovat olleet

tutkijoiden käytössä jo aiemminkin, mutta esimerkiksi saman ar-

kiston tarkastusmaksujen tilikirjat eivät. Tutkimuksessa on hyö-

dynnetty myös muita tiliaineistoja, kuten ensimmäisen maail-

mansodan aikaisia sotaverotilejä, joihin kirjautui tiedot jokaisesta

pääsylipusta tilitetystä maksusta – ja sitä kautta helsinkiläisten

elokuvateattereiden keräämistä lipputuloista.

Tiedot lipputulojen ja tarkastusmaksujen eroista ja muutoksista

puolestaan paljastivat elokuva-alan sisäisen kilpailun voimasuhtei-

ta ennennäkemättömällä tarkkuudella.

Jyväskylän maakunta-arkistosta puolestaan paljastui erittäin mie-

lenkiintoinen alan varhaisvuosia valottanut aineisto. ”Opiksi ja

Huviksi” -nimisen elokuvateatterin arkistoon on talletettu useiden

vuosien ajalta kaikki käsiohjelmat, joissa esitellyt ohjelmistot tuli-

vat Jyväskylään helsinkiläisyhtiöistä vuokrattuina.

Jyväskyläläisarkistosta löytyi lisäksi runsaasti kirjeenvaihtoa, jos-

sa neuvoteltiin – ja riideltiin – elokuva-alan suuryhtiöiden kanssa

filmivuokraamisen yksityiskohdista. Mukana oli myös monta me-

hevää juorua, kun helsinkiläisyhtiöt äityivät paljastamaan huono-

ja puolia kilpailijoistaan: kuka harjoitti epätervettä liiketoimintaa,

kuka vuokrasi huonokuntoisia filmejä…

Löytöjä tuntemattomista elokuvistaTutkimuksen sivutuotteina tuli esille tietoja useista ennen tunte-

mattomista Suomessa kuvatuista elokuvista, joista valtaosa lie-

nee kuitenkin tuhoutunut jo vuosikymmeniä sitten.

Mielenkiintoisimmat filmilöydöistä sijoittuvat keväällä 1918 sisäl-

lissodan jälkimaininkeihin. Tuolloin Suomessa liikkui Saksan ar-

meijan filmiryhmä, joka kuvasi muun muassa saksalaiskomentaja

Rüdiger von der Goltzin ja kenraali Gustaf Mannerheimin en-

sikohtaamisen Mikkelissä, viikkoa ennen Helsingissä järjestettyjä

voitonparaateja. Tämä ja muut aiemmin tuntemattomat samoina

viikkoina kuvatut filmit voivat parhaassa tapauksessa odottaa jos-

sain saksalaisessa filmiarkistossa, joten löytöjen sarja voi jatkua

vielä pidemmälle.

TeksTi: OuTi hupaniiTTu, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Tuore väitöstutkimus ravistelee perinteisiä käsityksiä suomalaisen elokuva-alan alkuvaiheista. Toisin kuin aikaisemmin on ajateltu, ala ei ollut pieni tai vaatimaton ennen 1920-luvun alkua. Tutkimuksen lähdeluet-telosta ei löydy ainoatakaan elokuvaa, sillä se perustuu asiakirjalähteille ja sanomalehtiaineistoille.

TuRuN yLIOPISTO

FyREN 9/1909

8 9akti 3/2013akti 3/2013

Suomen Lontoon instituutin vaihto-ohjelma tar-joaa museoiden ja arkistojen asiantuntijoille harvinaisen tilaisuuden työskennellä muutaman kuukauden ajan Britanniassa tai Irlannissa. Oh-jelmaan voi hakea joulukuun puoliväliin asti.

suOMAlAisten MuistiORGAnisAAtiOiden asiantuntijoi-

den ammatillinen osaaminen on korkeaa tasoa. Siitä huolimatta

harvoille tarjoutuu mahdollisuus työskennellä ulkomailla.

Suomen Lontoon instituutin ja Suomen New yorkin kulttuuri-instituu-

tin Ammattilaiset liikkeelle – Fellows on the Move -hanke tuo liikku-

vuuteen uudenlaisen mallin mahdollistamalla pidemmät vierailut ja

työskentelyjaksot. Kolmivuotinen ohjelma alkaa vuonna 2014.

Tavoitteena avartaa ammattitaitoaHankkeen tavoitteena on suomalaisten muistiorganisaatioiden

ammattilaisten kansainvälisen liikkuvuuden edistäminen, ammat-

titaidon kehittäminen ja tietoaineiston avaaminen.

Suomen Lontoon instituutti tunnistaa Britanniassa ja Irlannissa

otollisia partneri-instituutioita, joiden kanssa sovitaan suomalai-

sen museo- tai arkistoalan ammattilaisen vierailusta 2–3 kuukau-

den ajaksi. Vastaavasti britannialaiset ja irlantilaiset asiantuntijat

voivat tehdä vierailun suomalaiseen organisaatioon.

Vierailijoiksi lähtevät esittävät projektisuunnitelman ja perustele-

vat, mistä heidän osaamisalueestaan olisi hyötyä brittiläiselle tai

irlantilaiselle organisaatiolle. Lisäksi he kertovat, mitä uutta osaa-

mista heidän omassa organisaatiossaan kaivataan. Tarkoituksena

MATTI TIISANOJA / KANSALLISARKISTO

on tarjota mahdollisuuksia sekä aitoon yhteistyöhön vastaanot-

tavassa organisaatiossa että organisaatioiden kulttuurienväliseen

vertailevaan tarkasteluun.

Pyöreän pöydän kollegatProjektiin osallistujien kokemuksia tuodaan yhteen hankkeen lop-

pupuolella toteutettavissa pyöreän pöydän keskusteluissa. Näihin

kutsutaan sekä suomalaisia projektiin osallistujia että ulkomaisten

vastaanottajaorganisaatioiden edustajia. Pöydän ympärillä kohtaa-

vat siis sekä englanninkielisen maailman museo- ja arkistoalan

ammattilaiset että heidän suomalaiset kollegansa.

Hankkeen sisällössä erityispaino on museoiden ja arkistojen rik-

kaan tietoaineiston avaamisessa ja luovassa jatkokäyttämisessä.

Hanke avaa olemassa olevia tietovarantoja nykyistä laajempaan ja

monipuolisempaan hyödyntämiseen.

Hankkeelle perustetaan yhteinen sähköinen alusta, jossa osallis-

tujat raportoivat kokemuksistaan ja käyvät keskusteluja jo hank-

keen aikana. Tuloksista kootaan myös yhteinen julkaisu, joka il-

mestyy hankkeen päätyttyä.

Hae ohjelmaan heti!Hakemukset vaihto-ohjelmaan vuodeksi 2014 tulee lähettää Suo-

men Lontoon instituuttiin 16.12.2013 mennessä osoitteeseen

antti.halonen@finnish-institute.org.uk.

Hakijalla tulee olla

• yli viiden vuoden työkokemus arkisto- tai museoalalta

• hyvä englannin kielen taito

• mahdollisuus työskennellä ulkomailla noin kolmen kuukau-

den ajan

• halu jakaa työnsä tulokset.

Hakemusta varten tulee lähettää

• motivaatiokirje ja ehdotus vaihtoaikana toteutettavasta pro-

jektista

• lähettävän organisaation suostumus vaihtoon

• hakijan ansioluettelo.

Suomen Lontoon instituutti vastaa ohjelmaan osallistuvan ammat-

tilaisen matka- ja asumiskuluista. Lähettävä organisaatio vastaa

ammattilaisen palkkakustannuksista, ja vastaanottava organisaatio

sitoutuu antamaan ammatillista ohjausta ja tukea vaihdon aikana.

TeksTi: anTTi halOnen, ohjelmapäällikkö, Suomen Lontoon instituutti

Liiku Britanniaan tai Irlantiin!

Arkistoyhdistyksen perinteinen syysseminaari kokosi Tieteiden talolle 1.11.2013 yli sata kuu-lijaa. Seminaarissa tarkasteltiin muun muassa Suomen arkistolainsäädännön historiaa ja uudis-tamista, tekijänoikeutta sekä lakeja ja standar-deja Nokian asiakirjahallinnossa.

PROfessORi eljAs ORRMAn loi katsauksen vuosien 1939,

1981 ja 1994 arkistolakien erityispiirteisiin. Suomalaisen arkisto-

lainsäädännön erityisenä ongelmana hän piti käsitteen määrittely-

jen heikkoutta. Arkistotoimen kysymyksistä on arkistolain lisäksi

säädetty muualla lainsäädännössä, mutta normien välinen hierar-

kia ei aina ole selvää. Käytännössä tämä on johtanut ongelmiin,

kun arkistolakia ja erityislakeja on tulkittu vaihtelevilla tavoilla eri

tilanteissa.

Arkistoneuvos jaana Kilkki Kansallisarkistosta välitti seminaariin

kuulumisia opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmästä, jonka teh-

tävänä on kartoittaa arkistolainsäädännön uudistamisen tarpeita

vuoden 2014 loppuun mennessä. Tähtäimessä ei ole uusi kaiken-

kattava arkistolaki, vaan asiakirjahallintaa koskevien uudistustarpei-

den selvittäminen lainsäädännön eri alueilla. Selvää kuitenkin on,

että uudessa arkistolaissa on tarpeen ottaa kantaa arkistolaitoksen

toimivaltaan ja tehtäviin hallinnon muuttuvissa rakenteissa.

Globaalia bisnestä ja kulttuuriperintöäNokia Oyj:n records management manager Mikko Hyvärinen

valotti asiakirjahallinnon todellisuutta yrityksessä, joka toimii glo-

Arkistot ja laki

baalissa ympäristössä. Esityksessä tuli selväksi, että Nokiassa

asiakirjahallinnon päätehtävä on tukea yrityksen liiketoiminnan

prosesseja. Tällöin keskeisiä asioita ovat tuotteiden elinkaaren

dokumentaatioon liittyvät standardit, tuotevastuulain ja kirjanpi-

tolakien vaatimukset sekä asiakkaiden tietosuojaa tukeva lain-

säädäntö.

Tekijänoikeuslain kysymykset puhuttavat etenkin yksityisarkis-

toissa. SKS:n kirjallisuusarkiston johtaja ulla-Maija Peltonen

toivoi syvällistä keskustelua arkistojen roolista kulttuuriperinnön

välittäjinä. Tekijänoikeuslain uudistuksessa arkistot on rinnastettu

internetoperaattoreihin, mikä hämärtää arkistojen erityisasemaa

kulttuurilaitoksina.

Identiteetti vahvistuu vuoropuhelullaPäivän päätteeksi seminaarin esiintyjät koottiin paneeliin, jota

luotsasi Armi Helenius Geologian tutkimuskeskuksesta. Panee-

lissa kiteytyi ajatus siitä, että asiakirjahallinnan ammattilaisille on

yhä tärkeämpää oppia työskentelemään tiedonhallinnan monisäi-

keisissä verkostoissa. Ammatillista identiteettiä ei tule vahvistaa

käpertymällä omiin piireihin tai linnoittautumalla jonkin yhtenäisen

lakipaketin suojiin. Sen sijaan on käytävä rakentamaan yhteistyötä

ja vuoropuhelua hallinnon muiden toimijoiden suuntaan.

TeksTi: Vesa-MaTTi OVaska, ma. arkistonhoitaja, Ylioppilastutkintolau-

takunta. Kirjoittaja on myös Arkistoyhdistyksen sihteeri.

Vuoden arkistoteko ja kunniamaininta 2013

Seminaarin yhteydessä Arkistojen päivän toimikunta julkisti vuoden

arkistoteon, joka tänä vuonna myönnettiin Raahen poliisiaseman

tekniselle tutkijalle Raimo lehtimäelle. Hän on vapaa-ajallaan

toimittanut suuren määrän korjauksia ja täydennyksiä Kansallisar-

kiston ylläpitämään Suomen sodissa 1939–1945 menehtyneiden

tietokantaan.

Kunniamaininnan sai ulkoasiainministeriön eläkkeellä oleva tieto-

hallintojohtaja Martti favorin, jonka vapaaehtoistyö merkittävien

henkilöarkistojen luetteloinnissa ja järjestämisessä on ollut suurek-

si avuksi Kansallisarkistolle.

Vuoden arkistoteosta palkittiin Raimo Lehtimäki.

MATTI TIISANOJA/KANSALLISARKISTO

10 11akti 3/2013akti 3/2013

Asiakirjahallinnan yksi keskeisiä tavoitteita on paperiarkistoinnin vähentäminen. Tähän tähdätään niin arkistolaitoksessa kuin monissa julkishallinnon organisaatioissa. Paperiarkistoinnista ovat luopuneet muun muassa sisäasiainministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä Työnvälitystilasto.

HYViä sYitä sähköiselle säilyttämiselle ovat arkistointitilojen

puute ja korkeat vuokrahinnat, paperiaineiston raskaat fyysiset

siirrot, aikaa vievä paperien ja mikrokorttien kanssa työskentely

sekä henkilöresurssien vapautuminen muihin töihin. Sähköiset

asiakirjatiedot löytyvät kätevästi omalta tietokoneelta muutaman

napin painalluksella.

”Minulla on sitä paitsi huonoja kokemuksia paperiarkistoinnista,

kun kaikki virkamiehet eivät hoida omaa osaansa arkistointipro-

sessissa. Asiakirjoja jää saamatta arkistoon”, sisäministeriön tieto-

palvelupäällikkö Manu Herna lisää.

Työnvälitystilastossa sähköinen säilyttäminen on aineiston luon-

teesta johtuen välttämätön ratkaisu, vaikka kustannussäästötkin

ovat mukava lisä. Työnvälitystilastoon kertyvä aineisto koostuu

Paperiarkistoinnista luopuminen on ollut muutos kohti parempaa ja helpompaa arkistointia, kertovat Markku Kraft (vas.), Maarit Rajala ja Manu Herna sisäasiainministeriöstä.

suuresta määrästä luokkia ja muuttujia, minkä vuoksi tilastotieto-

kannan tietoja on käytännössä mahdotonta tulostaa eli säilyttää

mikrokorteilla tai paperilla.

”Sähköinen säilyttäminen palvelee meillä muodostuvaa aineistoa

paremmin, koska mikrokortit eivät enää taivu uuden tietojärjestel-

män tuottamaan datamäärään. Sähköisellä säilyttämisellä pysty-

tään kattamaan koko data”, Työnvälitystilaston neuvotteleva virka-

mies Petri syvänen kertoo.

Arkistolaitokselta apua ja tukeaMolemmissa organisaatioissa vanhanaikaisten arkistointitapojen

muuttamiseen tarvittiin erillinen sysäys: arkistoinnin sähköistä-

minen tuli mieleen, kun tietojärjestelmiä alettiin uudistaa. Lisäksi

sähköiseen säilyttämiseen siirtymistä vauhditti edessä oleva re-

montti.

Sähköistyminen toi mukanaan suuria muutoksia arkistointiin, kos-

ka paperimaailman käytänteitä ei voitu sellaisenaan siirtää säh-

köiseen ympäristöön. Arkistolaitokselta organisaatiot saivat apua

ja rohkaisua arkistoinnin muuttamiseen yksinomaan sähköiseksi.

”Arkistolaitoksella on parhaat mahdolliset asiantuntijat käytös-

sään. Joku miettii tietoturvaa, joku tekniikkaa, joku jotain muuta.

Mitä järkeä on ryhtyä itse hommaamaan sellaisia asiantuntijoita

ministeriöön? Saavutamme kustannussäästöjä, kun voimme

turvautua alan ammattilaisiin arkistoasioissa”, erityisasiantuntija

Markku Kraft sisäministeriöstä sanoo.

”yhteistyö Kansallisarkiston kanssa on ollut kitkatonta ja loppu-

tuloksen tuntien erittäin hedelmällistä. Sähköiselle säilyttämiselle

näytettiin vihreää valoa heti ensimmäisestä keskustelusta lähtien.

Samalla tarjottiin käytettäväksi arkistolaitoksen omaa sähköisten

aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmää, VAPAa”, Petri Sy-

vänen muistelee.

Asiakirjatiedot luotettavasti säilöönVAPA-palvelun avulla valtionhallinnon organisaatioilla on mahdolli-

suus luopua paperiarkistoinnista. Palvelun perustehtävänä on taata

käyttäjilleen luotettava, pitkäaikainen ja tietoturvallinen asiakirjatie-

tojen sähköinen säilytys. Asiakirjatiedot ovat siirrettävissä VAPAan

heti, kun niiden käsittely on päättynyt eikä asiakirjojen sisältämiin

tietoihin kohdistu enää muokkaustarpeita. Arkistolaitos vastaa asia-

kirjatietojen säilymisestä niiden loppuelinkaaren ajan.

Arkistolaitos antoi päätöksen sisäasiainministeriön pysyvästi säily-

tettävien asiakirjatietojen sähköisestä säilyttämisestä vuonna 2010.

Edellytyksenä oli, että ministeriön tietojärjestelmä täytti arkistolai-

toksen silloisen SÄHKE1-normin vaatimukset.

”SÄHKE-normi oli hyvä apuväline sähköisen järjestelmän kehittä-

misessä. Otimme sen huomioon tietojärjestelmää rakentaessa, ja

lisäsimme päälle omat vaatimukset”, Manu Herna toteaa.

Työnvälitystilaston tietojärjestelmä oli jo käytössä ennen vuoden

2012 sähköistä säilytysmuotopäätöstä. Tietojärjestelmää ei kuiten-

kaan tarvinnut muuttaa, vaan ympärille lisättiin ainoastaan sähköi-

seen säilyttämiseen vaadittavat metatiedot.

”Hankkeen aikana työstimme eniten juuri metatietoja. Tärkeintä oli

saada ratkaistua se, että tieto, joka kulkee aineiston mukana, on tar-

peeksi laadukasta”, Petri Syvänen neuvoo tulevia VAPA-asiakkaita.

Ruusuja arkistolaitokselle...Sisäasiainministeriössä VAPA-palvelu nähdään osaksi kansallista

arkkitehtuuria.

Valtionhallinnon yhteiset palvelutValtionhallinnon yhteisillä palveluilla tarkoitetaan tieto- ja

viestintäteknisiä ratkaisuja, jotka tuotetaan keskitetysti ja

joita useat viranomaiset pystyvät hyödyntämään.

Tavallisesti yhteiset palvelut ovat toimialariippumattomia

ja ne tukevat samankaltaisten tehtävien hoitamista. Tällai-

sia voivat olla esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon,

asianhallinnan, arkistoinnin tai raportoinnin palvelut. Yh-

teisiin palveluihin kuuluvat myös palvelut, jotka tukevat

viranomaisia sähköisen asioinnin käyttöönotossa. Näitä

ovat muun muassa kansalaisen asiointitili ja henkilön säh-

köinen tunnistaminen.

TeksTi: MikkO eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

”On se hyvä, että tällainen kansallinen infra on olemassa. SÄHKE-

normit, VAPA-palvelu ja sähköinen säilyttäminen ovat muuttaneet

koko arkistointibisneksen ja ehdottomasti lisänneet arkistolaitok-

sen merkitystä. Meitä on hyödyttänyt aivan valtavasti se työ, mitä

arkistolaitoksessa on tehty”, Manu Herna kiittelee.

”Ja onhan se uusi tilanne tutkijoillekin tulevaisuudessa, jos Suo-

men viranomaisarkistot ovat laajasti sähköisesti käytettävissä sa-

massa paikassa”, hän jatkaa.

…mutta kehitettävääkin löytyyVaikka sisäasiainministeriössä VAPA-palvelu on otettu lämpimästi

vastaan, kehittämisehdotuksiakin löytyy. Toistaiseksi VAPA-palve-

luun voi siirtää vain pysyvästi säilytettäväksi määrättyä asiakirjatie-

toa, mikä on ongelma sisäasiainministeriölle.

”Meillä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on vain noin 15–20 %

kaikesta muodostuneesta aineistosta. Määräaikaisille asiakirjoille

pitäisi ehdottomasti olla joku paikka, mihin siirtää ne”, tietoasian-

tuntija Maarit Rajala huomauttaa.

Arkistoinnin sähköistämisessä eniten panostusta vaatii kehitys-

työ. VAPA-asiakasta ilahduttaa tieto, että kehitystyön päätyttyä

kaikki toimii hyvin automaattisesti:

”Suurin kustannuserä oli palvelun kehittäminen ja automatisoin-

ti, mutta vuositasolla sähköinen säilyttäminen on halvempaa kuin

mikrokorttien ja paperin arkistointi”, Petri Syvänen tiivistää.

TeksTi Ja kuVa: heli lOMu, korkeakouluharjoittelija, Kansallisarkisto

Hyvästit paperille: ”Sähköinen säilyttäminen on nykypäivää”

12 13akti 3/2013akti 3/2013

Arkistolaitoksen yksityisarkistojen kartoitus pohjustaa uutta hankintapolitiikkaa

12 13

Arkistolaitoksessa säilytettävistä yksityisarkis-toista on valmistunut selvitys, joka laadittiin nii-den hankintapolitiikan uudistamisen taustaksi. Selvitys kertoo, että nykyiset yksityisarkistot ovat yleensä hyvin pieniä ja painottuvat eteläi-seen Suomeen. Selvityksessä kiinnitettiin huomi-ota myös siihen, että monien nyky-yhteiskunnan toimijoiden arkistot puuttuvat arkistolaitoksesta vielä lähes täysin.

tYöRYHMän teHtäVänä oli selvittää, mitä yksityisarkistoja

arkistolaitoksessa on ja mitä puuttuu. Selvitys perustuu tilantee-

seen 15.2.2013, ja siinä keskityttiin jo vastaanotetun aineiston

analyysiin arkistotietokanta Vakan perusteella.

Selvitys kohdistui vain paperiaineistoon, koska arkistolaitoksessa

ei ole sähköisessä muodossa vastaanotettuja yksityisarkistoja.

Kaikkiaan 16 993 hyllymetriäyksityisarkistoja oli 16 993 hyllymetriä, mikä oli noin yhdeksän

prosenttia kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä aineistoista.

Vuosikertomuksen 2012 mukaan yksityisarkistoja oli 2 930 hylly-

metriä enemmän. Eroa selittää se, että luovutusten perustietoja

ei kaikissa yksiköissä viedä heti Vakkaan ja että osa ei sisälly Vak-

kaan lainkaan (noin tuhat hyllymetriä Aarre-tietokannassa).

yksityisarkistot jakaantuivat Vakan yksityisarkistojen arkistonmuo-

dostajaryhmiin sekä osin virka-arkistoluokkiin. Järjestöt, yritykset

ja Muut-ryhmiin sisältyi kuhunkin lähes kolmannes yksityisarkis-

toaineistosta.

uutta aineistoa on viime vuosina kertynyt noin 600 hyllymetriä

vuosittain. Tahti on kiihtynyt ajan myötä: kun 1950-luvulla vastaan-

otettiin esimerkiksi henkilöarkistoja kaikkiaan noin 170 hyllymet-

riä, 2000-luvulla määrä oli noin 950 hyllymetriä.

Pienet arkistot yleisimpiäyksityisarkistot olivat pieniä. Tyypillisin koko oli 0,02 hyllymet-

riä. yksityisarkistojen hyllymetrien keskiarvo oli pienin Muut- ja

Järjestöt-ryhmissä (1,5 hyllymetriä) ja suurin yritykset-ryhmässä

sekä Kauppa, teollisuus ja työvoimahallinto -luokassa (4,7 hylly-

metriä). Myös järjestöarkistot, joista suurin luokka (noin tuhat hyl-

lymetriä) oli sosiaali- ja terveysalan järjestöt, olivat pääosin pieniä.

Hajonta oli suurta: kun pienimmät olivat kooltaan 0,02 hyllymet-

riä, laajin yritysarkisto oli 335,1 hyllymetriä ja laajin henkilöarkisto

44,8 hyllymetriä. Arkistojen koon painottumista kuvaa sekin, että

esimerkiksi henkilöarkistoista 44,5 % oli korkeintaan 0,1 hylly-

metriä laajoja.

Eniten aineistoa Etelä-SuomessaKun pelkästään Kansallisarkiston osuus oli reilu kolmannes (37

%) kaikesta yksityisaineistosta, maantieteellisesti noin puolen

Suomen eli pohjoisimman Suomen aineistoa oli 12,6 % (Oulun

maakunta-arkisto).

Puolet aineistosta oli eteläisimmässä ja lounaisimmassa Suomes-

sa (Kansallisarkisto ja Turun maakunta-arkisto) ja alle kymmenen

prosenttia itäisimmässä Suomessa (Joensuun maakunta-arkisto

ja Mikkelin maakunta-arkisto). Aineiston jakaantuminen yksiköit-

täin ja erilaisten arkistojen painottuminen eri puolilla maata ilme-

nee sivulla 14 olevasta taulukosta.

Ajallinen painotus vuosissa 1850–1940Ajallisesti aineisto painottui 1800-luvun puolivälistä 1940-luvulle.

Vanhempaa yksityisaineistoa on vähän, ja tuoreemmat yksityisar-

kistot ovat vasta tulossa ”luovutuskypsiksi”.

Vanhimmat aineistot sisältyivät kokoelmiin (v. 1316) ja henkilöar-

kistoihin (v. 1229) sekä talo-, kartano- ja kyläarkistoihin (v. 1382) ja

tuoreimmat eläkeläisjärjestöihin (varhaisin aineisto alkaen v. 1956),

sotaveteraanijärjestöihin (v. 1940), vanhainkoteihin (v. 1938) sekä

riistanhoitoyhdistyksiin (v. 1935).

Käyttörajoituksia osassa aineistoja Noin kolmasosaa yksityisaineistosta ei voi tilata Astia-tilausjärjes-

telmän kautta, koska niiden hakemistotietoja ei ole Vakassa. yksi-

köittäin näiden hyllymetriosuus vaihteli välillä 1/6–2/3.

Lainsäädäntöön tai luovutussopimukseen perustuva käyttörajoi-

tus sisältyi puolestaan kymmeneen prosenttiin yksityisarkistois-

ta. Käyttörajoituksia oli eniten Kansallisarkiston henkilöarkistoissa.

Mitä kokoelmista puuttuu?Aukkoja ei tarkasteltu yritykset- ja Muut-ryhmien osalta: yritys-

arkistot pyritään ohjaamaan Elinkeinoelämän keskusarkistoon ja

Muut-ryhmä oli liian hajanainen.

Henkilöarkistokokoelman kattavuuden arviointi on puolestaan on-

gelmallista jo selkeän hankintapolitiikan puuttumisen ja arkistojen

sisällöllisen kirjon vuoksi. Lisäksi esimerkiksi naisten arkistojen

osuus yksiköittäin riippui siitä, onko nainen määritelty Vakkaan ar-

kistonmuodostajaksi vai ei: jos naisen arkisto sisältyy puolison,

perheen tai suvun arkistoon, se ei ole mukana selvityksessä.

Vasemmalla: Henkilöarkistojen luovutukset kronolo-gisesti ja hyllymetreittäin. Useista eristä koostuvat on merkitty ensimmäisen luovutusajan mukaan.

Ylhäällä: Arkistolaitoksen yksityisarkistojen aineistot jakautuivat pääosin kolmeen suureen ryhmään hylly-metrien perusteella tarkasteltuna.

945,5

637,6

390,1

201,3128,6169,5

41,468,468,2

5,678,4

-1900

1901-1910

1911-1920

1921-1930

1931-1940

1941-1950

1951-1960

1961-1970

1971-1980

1981-1990

1991-20002001-

hyllymetriä

1000

900

800

700

600

500

400

300

200

100

0

Muut

Järjestöt

Yritykset

Kirkolliset viranomaiset ja uskonnolliset yhteisöt

Asutus, maanmittaus, maa- ja metsätalous

Opetus- ja kulttuuritoimi

Liikenne- ja rakennushallinto

Sosiaali- ja terveyshallinto

Kauppa- ja teollisuus ja työvoimahallinto

5589,5

5685

4925,59

8,58

341

160

16

126,3

141,2

hyllymetriä

14 15akti 3/2013akti 3/2013

HMA JoMA JyMA KA MMA OMA TMA VMA

Muut 488,1 296,8 402,1 2805 160,8 454 672,6 295,8

Järjestöt 376,5 283 494,9 2617 270 401 596,3 459,1

yritykset 147 257,1 1195 668,2 88,8 1169 854,2 525,8

Viranomaisarkistonmuodostajaluokkiin sisältyvät yksityisarkistot, hm

Kirkolliset viranomaiset ja uskonnolliset yhteisöt

0 0 0 0 0 0 7,7 0,9

Asustus, maanmittaus, sekä maa- ja metsätalous

54,5 60,4 19,3 0 3,5 11,4 6,5 4,5

Opetus ja kulttuuritoimi 50,2 0,6 32,9 107 25,5 33,1 40,1 32,9

Liikenne ja rakennushallinto 3,4 0 5 2,9 2 0,02 0 0

Soslaali- ja terveyshallinto 0 0 0,2 97,8 2,4 22,4 2,2 1,3

Kauppa-, teollisuus- ja työvoima-hallinto

0 0,04 0 0 0 57,5 83,3 0,4

Yhteensä, hyllymetriä 1116 898 2144 6295 551 2149 2263 1321

Alhaalla: Ajallinen sijoittuminen arkistonmuodostajaluokkaryhmit-täin ja esimerkkiluokissa.

Ylhäällä: Yksityisarkistojen jakaantuminen yksiköittäin.

Aineistojen rajavuodet

alkuvuosi loppuvuosi

Vakan viranomaisluokkiin sisältyvät yksityisarkistot

1548 2010

yksityiset rautatiet 1869 1929

Oppikoulut 1548 2010

Paliskunnat ja poronhoitoyhdistykset 1826 2005

Yritykset 1645 2009

Elintarviketeollisuus 1746 2006

Metalli- ja konepajateollisuus 1645 2009

Puunjalostusteollisuus 1727 2003

Tekstiiliteollisuus 1791 1993

Järjestöt 1745 2012

Elinkeino- ja taloudelliset järjestöt 1750 2010

Naisjärjestöt 1800 2004

Raittiusjärjestöt 1809 2010

uskonnolliset järjestöt 1800 2010

ympäristön- ja eläinsuojelujärjestöt 1870 2011

Muut 1316 2012

Henkilöarkistot 1229 2012

Kokoelmat 1316 2012

Merimieshuoneet 1748 1948

Talo-, kartano- ja kyläarkistot 1382 2011

(Selvityksen mukaan naisten arkistoja oli 15 % henkilöarkistojen

hyllymetreistä.)

Järjestöaineistojen kattavuutta sen sijaan selvitettiin Vakan ja ver-

tailuluokittelun avulla. Kartuntaa leimasivat perinteisen järjestötoi-

minnan arkistot, sillä nykytodellisuuden moninaisuus ei vielä heijas-

tunut vastaanotetussa aineistossa. Esimerkiksi maahanmuuttajien,

muiden kuin kristillisten uskontojen tai kestävään kehitykseen liitty-

vien järjestöjen arkistoja puuttui.

Maakunta-arkistot turvasivat alueellista kattavuutta, vaikka sijain-

tipaikkakunnan läheisyys korreloikin luovutusmäärien kanssa. On

syytä muistuttaa, että luovuttaja viime kädessä päättää, luovuttaa-

ko yksityisarkiston ja mihin arkistoon, ja fyysinen välimatka vaikut-

taa luovutuksiin.

Viime vuosikymmenten aineisto oli aliedustettu, mihin tosin on

luontevia syitä: yksityisarkistot päätyvät arkistoon vasta, kun ne

ovat ”luovutuskypsiä” eli luovuttaja on valmis luovuttamaan ne

aineiston ikääntyessä ja määrän kasvaessa.

Uusi hankintapolitiikka valmisteillaArkistolaitoksessa valmistellaan yksityisarkistojen hankintapoli-

tiikkaa, joka on tarkoitus saada käyttöön 2014. yhtenä tavoitteena

on tiivistää yhteistyötä muiden yksityisarkistoja säilyttävien taho-

jen kanssa.

Muutoksiin, kuten vastaanotettavien yksityisarkistojen määrän

hillitsemiseen ja vastaanottamiseen aiempaa käyttökuntoisempi-

na, arkistolaitosta johdattavat taloustilanteesta aiheutuvat valtion-

julKisHAllinnOn ORGAnisAAtiOt elävät jatkuvassa muu-

toksessa, ja uutta on opittava koko ajan. Arkistolaitoksen koulutuk-

sen tavoitteena on turvata asiakirjahallinnan ja arkistotoimen perus-

osaaminen. Lisäksi koulutus valmentaa tiedon- ja asiakirjahallintaan

muutoksessa sekä antaa valmiuksia siirtyä sähköisen toimintaym-

päristön edellyttämiin yhtenäisiin toimintamalleihin ja -tapoihin.

Asiakirjahallinnan peruskurssi koostuu kahdesta lähiopetuspäiväs-

tä ja niiden välillä verkossa laadittavista välitehtävistä. Monimuo-

toinen peruskurssi toteutetaan kaikissa

maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistos-

sa. Se on edellytys perustutkinnon suo-

rittamiseksi.

Kurssin toteuttaminen osittain sähköises-

sä oppimisympäristössä on saanut hyvää

palautetta niin oppijoilta kuin toteuttajilta.

Kurssin vetäjiltä on tullut palautetta: nä-

kee todellisuudessa oppimisen. Kurssi-

laisten palaute: saa paljon tietoa ja mah-

dollistaa itseopiskelun.

Arkistolaitos teki vuonna 2011 päätöksen

ylemmän arkistotutkinnon lakkauttami-

sesta. Tutkintoluvan saaneilla on mahdol-

lisuus tehdä tutkinto loppuun 31.5.2014

mennessä, jolloin kaikki osa-alueet tulee

olla suoritettuina. Vielä siis ehtii!

Kurssit verkossa – opiskele itsenäisestiVuoden 2014 koulutusohjelmasta toteu-

tetaan Sähköisen asiakirjahallinnan perusteet ja Arkistoaineisto-

jen järjestäminen -kurssit ainoastaan sähköisessä oppimisympä-

ristössä. Kurssit sisältävät oppimisaineistoja ja tehtäviä. Niille voi

osallistua tiettynä ajankohtana, jolloin kurssi avataan ilmoittautu-

neille ja sen voi suorittaa ajasta ja paikasta riippumattomasti.

Näitä kursseja voi tilata myös organisaatiokohtaiseen käyttöön

erillisestä sopimuksesta.

Yhteistyötä koulutuksessaVuonna 2013 aloitettu yhteistyö Terveyden- ja hyvinvoinnin laitok-

sen ja Kansaneläkelaitoksen kanssa jatkuu. Sosiaali- ja terveyden-

huollon asiakirjahallinta muutostilanteissa -teemapäivät toteute-

Tervetuloa oppimaan uutta!

RODEO

taan yhteistyössä Joensuun, Hämeenlinnan, Turun, Mikkelin ja

Vaasan maakunta-arkistoissa.

Arkistolaitos toteuttaa kaikissa yksiköissään koulutuksen järjes-

täjille suunnatun teemapäivän, jossa keskitytään siihen, mitä

vaikutuksia Oppijan verkkopalvelujen käyttöönotto merkitsee tie-

donhallinnalle ja asiakirjahallinnalle. Toteutuksessa ovat mukana

opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus.

Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan kou-

lutuksessa teemme yhteistyötä lisäksi

yliopistojen, asiakirjahallinnan ja arkisto-

toimen ammattitutkinnon koulutuksen

järjestäjien sekä muiden koulutustaho-

jen kanssa.

Osallistavaa oppimistaJyväskylän, Vaasan ja Hämeenlinnan maa-

kunta-arkistoissa toteutetaan eAMS:n

laatimiseen ohjaavat osallistavat työpa-

jat. Aihe on ajankohtainen meneillään

olevien eAMS:n liittyvien JHS-suositus-

ten laatimisen myötä.

Tiedonohjausmenettelyt laajenevat myös

järjestöjen ja yhteisöjen asiakirjahallin-

taan, johon arkistolaitos tarjoaa kou-

lutusta. Sähköisen oppimisympäristön

keskustelu-osio edistää jokaisella toteu-

tettavalla kurssilla yhteistä osallistavaa

oppimista.

Arkistolaitos voi resurssiensa puitteissa järjestää pyynnöstä myös

organisaatiokohtaista tilauskoulutusta.

Ota yhteyttä: raili.oittinen@narc.fi, karin.gref@narc.fi tai

mervi.lampi@narc.fi

TeksTi: raili OiTTinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

hallinnon sopeuttamistoimet. Resurssien vähenemisen myötä

entisenlaajuinen toiminta ei ole mahdollista.

TeksTi: VuOkkO JOki, maakunta-arkiston johtaja, Oulun maakunta-arkisto kuVa: heidi MusTaJOki, Kansallisarkisto

Arkistolaitoksen vuoden 2014 koulutustarjonta löytyy kurssi-ilmoittautumisjärjestelmästä: www.arkisto.fi/fi/tulevat-kurssit

16 17akti 3/2013akti 3/2013

RODEO

Arkistoyhdistys matkasi Espanjaan

16 17AKTi 3/2013

tuttuun tAPAAn ohjelma oli tiivis, 2–3 kohdetta päivässä. Vii-

kon aikana vierailimme Madridin arkistojen lisäksi Toledossa sekä

yliopistokaupunki Alcalá de Henaresissa. Ensimmäisenä päivänä

meitä odotti kolme mielenkiintoista, mutta keskenään hyvin eri-

laista kohdetta: elokuva-arkisto, Real Madridin arkisto ja Alban

suvun arkisto.

Vuonna 1953 perustettu Filmoteca on nykyään osa Elokuva- ja

audiovisuaalisten taiteiden instituuttia. Sen kokoelmissa on noin

77 500 filmiä, videota tai DVD:tä. Noin puolet filmeistä on tuotet-

tu Espanjassa.

Kokoelmiin kuuluu myös 6 500 audiovisuaalista dokumenttia ns.

NO–DO-uutisfilmiarkistosta. Suomalaisillekin NO–DO-filmit ovat

tulleet tutuiksi, sillä niitä on käytetty suositussa TV-sarjassa Fran-

con jälkeen – Alcántaran perhe. Kyseiset uutisfilmit kattavat pe-

räti kahdeksan prosenttia TV-sarjan sisällöstä.

Pala suomalaistakin elokuvahistoriaa löytyi, kun kuva-arkiston uu-

menista kaivettiin esille Kaurismäen veljesten valokuvat.

Jalkapalloa ja aatelissuvun aarteitaMatkaseurueesta ainakin puolet on urheilun ja erityisesti jalka-

pallon ystäviä, joten kävimme tutustumassa kuninkaallisen Real

Madrid -urheiluseuran perinnekeskukseen kuuluisalla Santiago

Bernabéu -stadionilla. Perinnekeskus kehittää seuran omiin tar-

peisiin nykyaikaista arkistokeskusta. Tulevaisuudessa sen aineis-

toja voivat käyttää myös ulkopuoliset tutkijat ja asiantuntijat.

Mieleenpainuva oli lähes täydellä stadionilla pelattu mestareiden

liigan jalkapallo-ottelu, jonka kotijoukkue tietenkin voitti.

Erittäin mielenkiintoinen oli Alban suvun arkisto, jonne pääsimme

espanjalaisten isäntiemme myötävaikutuksella. Arkisto sijaitsee

suvun nykyisen päämiehen, 87-vuotiaan Alban herttuattaren Ma-

ria del Rosario Cayetana fitz-james-stuartin Madridin kotipa-

latsissa.

Palatsi tuhottiin lähes täysin sisällissodan aikana, mutta lähes

kaikki arvokkaat taulut, huonekalut ja taide-esineet saatiin kulje-

tettua turvaan Sveitsiin. yhtä onnekkaasti ei käynyt suvun arkis-

tolle, sillä siitä saatiin pelastettua vain noin kymmenen prosent-

tia, yhteensä 60 000–70 000 asiakirjaa, joista vanhin on vuodelta

1026.

Sukutauluja ja katedraali ToledossaToledon historiallisessa kaupungissa on Aateliston arkisto (Archi-

vo de la Nobleza), joka on osa Espanjan Kansallisarkistoa. Siellä

säilytetään yli 200 perhe- ja sukuarkistoa. Sukutaulujen ja muiden

asiakirjojen avulla on menneinä vuosisatoina vaalittu ylimystön

sukutaustaa ja tarvittaessa todistettu sen puhtaus vailla islami-

laista tai juutalaista verenperintöä.

Toledon katedraalia rakennettiin lähes 300 vuotta. Tätä 1400-luvul-

la valmistunutta pyhättöä sanotaan katolisen maailman toiseksi

merkittävimmäksi Rooman Pietarin kirkon jälkeen. Katedraalin

arkisto pergamenttiasiakirjoineen ja muine aarteineen kuvastaa

omalta osaltaan katolisen kirkon valtaa ja loistoa.

Merimuseon arkisto: karttoja ja valokuviaMerimuseon arkisto Madridissa on toinen Espanjan laivaston his-

toriallisista arkistoista, toinen on Cádizissa. Merimuseon arkiston

hakemistot ja asiakirjat ovat laivaston harjoittaman tieteellisen tut-

kimuksen ensisijaisia lähteitä 1700- ja 1800-luvuilta.

Keskeisiä asiakirjoja ovat muun muassa hallinnolliset ja laivaston toi-

mintaan liittyvät asiakirjat keskiajalta nykypäiviin, samoin kuin kokoel-

miin kuuluvat 12 000 karttaa ja piirustusta sekä 70 000 valokuvaa.

Ilmestyskirja kruunasi kaiken nähdyn Kansallisarkiston asiakirjanäyttely kruunasi kaikki ne aineisto- ja

kokoelmaesittelyt, jotka oli vierailuamme varten jokaiseen koh-

teeseen pantu esille.

Aluksi meille näytettiin Johanneksen ilmestyskirjan faksimilepai-

nos, joka sisältää yhdeksän arvokasta miniatyyrimaalausta. Alku-

peräinen teos vuodelta 970 sisältää sata miniatyyriä. Ei olekaan

ihme, että tätä harvinaisuutta säilytetään ”seitsemän lukon taka-

na”. Näyttelyoppaistammekin vain toinen on nähnyt alkuperäisen

teoksen.

TeksTi: MaiJa-liisa TuOMi, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

kuVaT: Taina salMi, tutkija, Kansallisarkisto

Espanjan Kansallisarkiston kolme vaihettaEspanjan Kansallisarkiston historiallisten asiakirjojen

kertymistä kuvataan kolmella eri vaiheella, jotka liittyvät

myös tilakysymyksiin. Ensimmäinen oli arkiston muodos-

tumisen vaihe 1866–1896 Real Academia de la Historia

-rakennuksessa, jonne ensimmäiset asiakirjat saatiin luos-

tareista. Toista vaihetta nimitetään ajanjaksoksi arkisto hui-

pussaan 1896–1952, jolloin saatiin hallinnollisia asiakirjoja

1500-luvulta 1830-luvulle asti.

Kolmannessa vaiheessa 1952–1999 Kansallisarkisto siir-

tyi nykyiselle paikalleen Serranno-kadulle. Tuona aikana

perustettiin nykykokoelmien osasto, ja siirrettiin 1800- ja

1900-luvun asiakirjoja muun muassa presidentin kanslias-

ta, eri ministeriöistä ja korkeimmasta oikeudesta.

Nykyiseen rakennukseen ei voi enää ottaa vastaan asia-

kirjoja, vaan ne siirretään Alcalá de Henaresiin CIDA-kes-

kukseen. Karttoja ja piirroksia säilytetään Simancasissa

Valladolidissa.

Kansallisarkiston fondit eli arkistot jakautuvat viiteen pää-

luokkaan: Vanhan hallinnon instituutiot, Nykyiset instituu-

tiot, Kirkolliset instituutiot, Yksityisarkistot ja Kokoelmat.

Katedraalin arkiston vanha kirjasto. Näytteillä olleista asiakirjoista pöydillä on enää vain pieni osa. Alban suvun asiakirjat ovat esillä kauniissa salissa.

Alban suvun arkistossa on useita alkuperäisiä Kristoaffer Kolumbuksen kirjeitä ja selon-

tekoja tutkimusmatkoiltaan.

Perehtymisemme espanjalaisiin arkistoihin alkoi, kun astuimme tästä komeasta ovesta sisään Filmotecaan eli Espanjan elokuva-arkistoon.

Arkistoyhdistyksen suosittu opintomatka suuntautui tänä vuonna Madridiin 29.9.–6.10.2013. Mukana oli 39 yhdistyksen jäsentä edustaen monipuolisesti sekä julkishallintoa että yksityisarkistoja.

18 19akti 3/2013akti 3/201318

Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen lupa-prosessi yhdistettiin syyskuun 2013 alussa seu-lontaprosessiin. Tarkoituksena on näin nopeuttaa päätösten käsittelyaikaa ja madaltaa sähköisen säilyttämisen kynnystä julkishallinnon organi-saatioissa.

seulOntAPäätöKsellä määrätään pysyvästi säilytettävistä

asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. Arkistolaitoksen seu-

lontapäätöksillä pyritään lisäämään sähköisessä muodossa säily-

tettävän asiakirjatiedon määrää ja vähentämään paperiarkistointia.

Prosessi riippuu järjestelmän tyypistä Tietojärjestelmiä koskevaa seulontapäätöstä haettaessa pro-

sessin kulku riippuu tietojärjestelmän tyypistä. Asiankäsittely-

järjestelmälle tunnusomaista on käsittelyvaihetietojen kattava

tallentuminen käsittelyprosessista, tyypillisesti toimenpiteineen

ja asiakirjoineen. Asiankäsittelyjärjestelmien tulee täyttää arkisto-

laitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset.

Rekisterillä tarkoitetaan yksikkötasoista aineistoa sisältävää tieto-

varantoa, joka yleensä päivittyy jatkuvasti. Rekistereitä ovat muun

muassa hallinnon ylläpitämät henkilörekisterit tai esimerkiksi ajo-

neuvorekisteri. Tietokanta on yleensä kertaalleen tuotettu tai sitä

pidetään yllä tilastointitarkoituksessa.

Rekisteri- tai tietokantamuotoisen aineiston säilytysmuodosta

voidaan päättää takautuvastikin. Rekistereihin ja tietokantoihin

rinnastetaan myös sellaiset vanhemmat diaarijärjestelmät, jotka

eivät sisällä itse asiakirjoja.

RODEO

Seulontapäätökset viisasta hakea ajoissaAsiakirjatietojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä

muodossa vaatii julkishallinnon organisaatiolta arkistolaitoksen voi-

massaolevan seulontapäätöksen asiakirjatietojen säilytysajoista, eli

siitä mikä on pysyvästi säilytettävää. Seulontapäätöstä voi hakea or-

ganisaation koko AMS:n perusteella, tietojärjestelmäkohtaisesti tai

taannehtivasti jo muodostuneeseen aineistoon.

Tarvittavat lomakkeet ja lisätiedot niin asiankäsittelyjärjestelmille kuin

rekisteri- ja tietokantamuotoisille asiakirja-aineistoille haettavista pää-

töksistä löytyvät arkistolaitoksen verkkosivuilta osoitteesta

www.arkisto.fi.

Asiankäsittelyjärjestelmille seulontapäätöstä on syytä hakea hyvissä

ajoin, mielellään jo ennen kuin järjestelmässä muodostuu asiakirjatie-

toa. Toisaalta arkistolaitos ei käsittele keskeneräisiä seulontaesityk-

siä. Tietojärjestelmästä tulee olla käytettävissä vähintään testiversio,

jotta SÄHKE2-vaatimusten täyttyminen voidaan todentaa.

Paperilla vain poikkeustapauksissaJulkishallinnossa asiakirjatietojen arkistointi paperilla on realistinen

vaihtoehto enää poikkeustapauksissa. Arkistolaitos haluaa seulonta-

päätöksillään turvata myös sähköisessä muodossa olevan kulttuuri-

perintömme säilymisen jälkipolville.

Arkistolaitos tarjoaa VAPA-palvelua valtionhallinnon asiakirjatietojen

säilyttämiseen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Asian-

käsittelyjärjestelmissä tietojen siirtokelpoisuus VAPA-palveluun var-

mistetaan SÄHKE2-vaatimusten täyttymisellä. Rekistereissä ja tieto-

kannoissa tuotetaan SÄHKE2-metatietoihin pohjaava siirtorakenne.

TeksTi: nina eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Sähköinen asiakirjatieto talteen arkistolaitoksen seulontapäätöksellä

Koirastako uusi ase taistelussa homehtuvia pa-periaineistoja vastaan? Akti kyseli asiasta Han-na Vänttilältä, joka kouluttaa homekoiraohjaajia Keski-Pohjanmaan maaseutuopistossa.

PYstYisiKö KOiRA HAistAMAAn HOMeen tilAssA,

jOssA On MetReittäin PAPeReitA?

En näkisi mitään syytä miksi ei. Homehtunut paperi haisee var-

masti erilaiselle kuin ei-homehtunut. Toki tila pitäisi järjestää niin,

että koiralla olisi mahdollisuus päästä haistelemaan jokainen pa-

peripino. Koiran voi olla vaikea haistaa tilassa, jossa hajua on pal-

jon. Koiraa voidaan auttaa tuulettamalla tilaa ennen koiran tuloa.

Miten KOuluttAMinen PAPeRiHOMeen HAistAjAKsi

tAPAHtuisi?

Todennäköisesti samalla tavalla kuin muidenkin ha-

jujen kouluttaminen, esimerkiksi hajuerottelun avul-

la. Siinä koiraa opetetaan niin sanotulla purkkiradalla

tunnistamaan haluttu haju ja erottamaan se muista

hajuista.

MiHin KOiRAn KOuluttAMinen PeRustuu?

Se perustuu positiiviseen vahvistamiseen. Home-

koiran kohdalla homeen hajuun ja etsintään liitetään

positiivia mielikuvia. Koiraa motivoidaan erilaisilla

palkkioilla, jona voi toimia ruoka, lelu tai kehut ja rap-

sutukset.

OVAtKO jOtKin ROdut sOPiVAMPiA

KOulutettAVAKsi Kuin tOiset?

Etsintäkoiraksi soveltuvat parhaiten yleensä rodut,

jotka on jalostettu työskentelemään ihmisen kanssa,

Arkistonhoitajan paras ystävä?

esimerkiksi belgianpaimenkoirat, saksanpaimenkoira, labradori ja

spanielit. Muistakin roduista voi toki löytyä sopiva yksilö tähän

työhön. Itselläni on kaksi australianpaimenkoiraa ja cockerspanieli.

MillAisiA RAjOituKsiA KOiRAn

KOuluttAMisessA On?

Etsittävällä asialla täytyy olla jokin ominaishaju, jotta koira voi sen

löytää. Koiria koulutetaan tunnistamaan esimerkiksi huumeita,

räjähteitä, ruumiita, palonesteitä, syöpiä, alhaista verensokeria,

uhanalaisia lajeja, sieniä, homeita… Koiran nenän voittanutta lai-

tetta ei ole vielä kehitetty, joten sen hyödyntämisessä varmaankin

vain mielikuvitus on rajana. Toki koira on eläin eikä kone, jonka voi

kalibroida joka kerta ennen käyttöä.

MillAinen On HOMeKOiRAn tYöPäiVä?

Homekoira työskentelee viikossa noin 2–4 kohteessa ja viipyy yh-

dessä kohteessa 10–30 minuuttia. Jos kohde on todella suuri, voi

aika ylittyä. Koira työskentelee kuitenkin yleensä noin 10–15 mi-

nuuttia putkeen ja pitää sen jälkeen tauon. Lisäksi koira tarvitsee

viikossa palauttavia treenejä keikkojen vastapainoksi.

TeksTi: Marie pelkOnen, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto

Homekoirat tunnistavat sädesienet ja 20 yleisintä asunnoissa

kasvavaa homelajia. Paperiaineistoissa homeet ovat kuitenkin

täysin eri lajeja. Lisäksi ne ovat passiivisessa muodossa kuivina

rihmastoina, itiöinä ja homeiden aineenvaihduntatuotteina sekä

”taustahajuna” makasiineissa.

yksi edellytys hajujäljen havaitsemiseen on ilman kierto. Koira

haistaa huonosti kuivat rihmastot koteloiden ja sidosten sisältä,

jossa ilma ei kierrä.

Homekoira Keira nenä kiinni työssä.

Jos homekoiria pystytään käyttämään arkistoissa olevan kuivan

homerihmaston havaitsemiseen, ne on koulutettava oikeilla aineis-

toilla. Kouluttamisen kesto on 6–12 kk. Koiran työaika on vain 15 mi-

nuuttia kerrallaan, jonka jälkeen on pidettävä tauko, eli käytännössä

siirryttävä makasiinitiloista pois. Päivittäinen tehollinen työaika jäisi

aika pieneksi, mutta kaupallisen koiran kustannukset ovat 200–250

€/kohde + 1,50–2,00 €/m². Todelliset kustannukset noussevat kor-

keiksi. Euroopan kansallisarkistoissa homekoiria ei ole käytössä.

TeksTi: isTVán kecskeMéTi, sektorijohtaja, Kansallisarkisto

Kommentti: Kevyt heitto vakavaan asiaan

HANNA VÄNTTILÄ

20 21akti 3/2013akti 3/201321

Kansallisarkiston näyttely ”Suomen Suuriruh-tinanmaan wastaiselle menestykselle – Valtio-päivät 1863–1864” avattiin marraskuun alussa. Eduskunnan tilaama näyttely valaisee monipuoli-sesti suomalaisen parlamentarismin ensiaskeleita 1860-luvulla. Se kuvaa valtiopäivät osana moder-nisaatiota, joka muutti autonomisen Suomen suu-riruhtinaskunnan teollistuvaksi yhteiskunnaksi.

RuOtsin PeRinnön merkitystä korostavat näyttelyssä mo-

net asiakirjat, jotka muistuttavat suomalaisten talonpoikien olleen

edustettuina ruotsalaisilla valtiopäivillä keskiajalta lähtien.

Esillä on muun muassa kuningatar Christinan ratkaisemia rahvaan

valituksia 1650-luvulta, sekä vuosilta 1772 ja 1789 kuningas Kus-

taa iii:n valtiojärjestys, joka oli voimassa koko autonomian kauden.

Venäjän keisari Aleksanteri i vahvisti nämä lait Porvoon hallitsijava-

kuutuksessaan, joka sekin on nähtävillä.

Valtiopäivien häikäisevät avajaisetKeisari Aleksanteri ii:n uudistuspyrkimykset Venäjän kannalta ka-

tastrofaalisen Krimin sodan päätyttyä koskivat myös Suomea, jossa

niitä ei voitu toteuttaa ilman uusia verotuloja. Päätöksenteko verois-

ta kuului pitkälti maan säädyille, eli valtiopäiville.

Näyttely valaisee uudistustarpeiden kartoituksesta 1850-luvun lo-

pussa alkanutta prosessia, joka eteni ns. Tammikuun valiokunnan

kautta keisarilliseen päätökseen kutsua kesäkuussa 1863 koolle

valtiopäivät. Valtiopäiville tuli valita neljän säädyn edustajat: aateli,

papisto, porvaristo ja talonpojat.

Helsingissä kokoontuneet valtiopäivät avasi keisari Aleksanteri II

juhlavin ja komein menoin. useat aikalaiskuvat ja esineet heijasta-

vat tätä kansalaisia epäilemättä häikäissyttä loistoa. Esillä on muun

muassa Aurora Karamzinin iltapuvun tarkka kopio.

Täysivaltaisia naisia ja kotipolton kieltoSäädyt kokoontuivat Ritarihuoneella, joka oli valmistunut vuoden

1862 lopussa. Arkkitehti G.th. Chiewitzin rakennuspiirustukset

ovat nähtävissä näyttelyssä, kuten myös monet käsiteltyihin asioi-

hin liittyvät asiakirjat.

Suomalaisen parlamentarismin juurilla

”Valtiopäivien tanssijaiset” M. Zichyn ikuistamina.

Näitä asioita olivat muun muassa maaseudun kunnallishallinnon

perustaminen, ennakkosensuurin lakkauttaminen, naimattomien

naisten täysivaltaisuus, säätyprivilegioiden lakkauttaminen ja viinan

kotipolton lakkauttaminen. (Talonpoikaissääty vastusti viimeiseen

saakka perinteisen viinanvalmistusoikeutensa päättymistä.)

Kielireskripti ja keisarin valtaistuinNäyttely muistuttaa myös Venäjän valtakunnan ja Suomen suuriruh-

tinaskunnan tapahtumien yhteyksistä. Puolan kapina vuonna 1863

huomioidaan, samoin Venäjällä viriävä panslavismi, joka ei hyväksy-

nyt Suomen erityisasemaa.

Kansalaismielipiteen synty Suomessa tuodaan esille. j.V. snellma-

nin taitavasti junailema suomen kielen saattaminen virastokieleksi

kuvataan asiakirjoin, joista mainittakoon ns. kielireskripti 30.7.1863.

useat aikalaistaideteokset ja esineet ovat osa kiinnostavaa koko-

naisuutta, jossa kaikkien säätyjen puhemiesten muotokuvat ovat

nähtävillä. Merkityksellisistä esineistä mainittakoon myös keisarin

valtaistuin.

TeksTi: perTTi hakala, tutkija, Kansallisarkisto

Näyttely ”Suomen Suuriruhtinanmaan wastaiselle me-nestykselle – Valtiopäivät 1863–1864” on avoinna ylei-sölle Kansallisarkistossa (Rauhankatu 17) Helsingissä 15.4.2014 asti. Näyttely on auki tiistaista perjantaihin klo 10–16 ja keskiviikkoisin klo 10–18.

Ylhäällä vasemmalla: Kan-sallisarkiston näyttelyssä on esillä muun muassa tsaarin valtaistuimen kopio.

Ylhäällä oikealla: Ehdotuksia

Suomen lipuksi vuodelta

1863. Vasemmalla suo-

menmielisen nimimerkki

Arnonin eli Otto Donnerin

ehdotus, joka mukaili

Venäjän keisarikunnan lipun

värejä. Oikealla liberaalin

Helsingfors Dagblad -leh-

den ehdotus.

Vasemmalla: R.W. Ekmanin ”Valtiopäivien avajaiset”.

HEIDI MuSTAJOKI/KANSALLISARKISTO

MuSEOVIRASTON KuVAKOKOELMAT/MARKKu HAVERINEN

Mu

SE

OV

IRA

STO

N K

uVA

KOKO

ELM

AT, A

NTE

LLIN

KO

KOE

LMA

KANSALLISARKISTO

23akti 3/201322 akti 3/2013

KäsitätköPalstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Palstalla esitellään arkistojen kätköistälöytyneitä kuriositeetteja.

Arkistolöytöjä

VaakunaselitysHeRAldinen lAutAKuntA on asiantuntijaelin, joka valmis-

telee Kansallisarkiston lausuntoja vaakunoista, veneily-yhdis-

tysten perälipuista, sineteistä ja muista julkisista heraldisista

tunnuksista. Lautakunta tarkistaa, että tunnukset on suunniteltu

heraldisten sääntöjen mukaan ja vahvistaa samalla vaakunase-

lityksen. Mikä on tämän selityksen merkitys?

Vaakunaselitys on sanallinen selostus vaakunan sisällöstä. Vaa-

kunan oikeellisuuden perusta on itse asiassa vaakunaselitys, ei

kuva. Selityksen on oltava niin selkeä, että taiteilija pystyy pel-

kästään sen perusteella piirtämään vaakunan täysin oikein.

22

Hullun sian uhritHAMinAn KOMendAntti, kenraalima-

juri Anihev kirjoitti vuonna 1828 kenraali-

kuvernööri Arseni Zakrevskille kaupunkia

kuohuttaneesta tapahtumasta: kauppias

nikita shukovin hullu sika oli purrut eräi-

tä siviili- ja sotilashenkilöitä. Tämän vuoksi

olisi kauppias asetettava syytteeseen. Näin

komendantti raportoi:

”Haminan sotilassairaalan lääkäri lemo-

nius ilmoitti minulle, että 25.2. hänet oli kut-

suttu auttamaan sian puremaa naista. Ta-

pahtumapaikkana oli katu tykistökasarmia

vastapäätä. Uhri sai vakavan reisihaavan.

Jalkaväen rykmentin sotilas stepan luni-

nia puri sama sika 24.2. Haava oli 2 tuumaa

pitkä ja puoli tuumaa syvä. Hänen talvihou-

sunsa ja alusvaatteensa olivat repeytyneet.

Tällä hetkellä hän on sotilassairaalassa.”

Kertomus jatkuu: ”Helmikuun 23:ntena talonpoika Henrik

Matinpojan vaimo oli saanut syvän haavan sian hampaista.

Myös satamavartiossa palvelevan M shkiperin 10-vuotias

poika oli joutunut hyökkäyksen kohteeksi. Kaikki uhrit tarvitsi-

vat lääkärin mukaan hoitoa. Lisäksi haavoittuneet ja sivulliset

ovat kertoneet, että eläimen kärsä oli vaahdossa.”

Karjun omistaja tappoi vihaisen oloisen eläimen 24. helmi-

kuuta. Kauppiasta kiellettiin myymästä kyseisen sian lihaa.

”Haminan maistraattiin olen ilmoit-

tanut, että tapettu eläin on poltettava

linnoituksen ulkopuolella. Sen lisäksi

kaupunkilaisten on pidettävä sikoja pi-

hoillaan eikä niitä saa päästää kaduille

vaeltamaan. Luovutan kauppias Shu-

kovin asian Teidän ylhäisyytenne käsit-

telyyn, ja mainitsen samalla, että soti-

laan haava on melkein parantunut.”

Näin raportoi kenraali Anihev Zakrevs-

kille 4. maaliskuuta. Asiakirja on säi-

lynyt jälkipolville kenraalikuvernöörin

kanslian arkistossa. Sen voi tilata sig-

numilla KKK 179/1828.

TeksTi: perTTi VuOrinen, tutkija ja VicTOr kakkO, arkistoapulainen, Kansallisarkisto

Tarkkuuden saavuttamiseksi vaakunaselityksessä käytetään

osittain heraldista oppisanastoa. Eräs erikoispiirre on, että kil-

ven oikea ja vasen määräytyvät sen kantajan näkökulmasta eli

päinvastoin kuin tavallisessa kielenkäytössä.

Vaakunaselitys kertoo, miten kilpi on mahdollisesti jaettu, mitkä

vaakunan värit ovat ja mitä tunnuksia siinä on. Vanhat, käytöstä

jo poistuneet esineet tuottavat välillä vaikeuksia, ellei niitä ole

selitetty. Onko esimerkiksi Porvoon kaupungin keskiaikaises-

sa sinetissä C-kirjain (castrum = linna) vai tulusrauta? Tutkijat

kallistuvat yleensä ensimmäisen vaihtoehdon puolelle, mutta

varmuudella emme tiedä.

Myös nykyajan vaakunoissa käytetään toisinaan tunnuskuvioi-

ta, joiden merkitys ei selviä muutoin kuin sanallisen selityksen

avulla. Koska heraldiikassa vaaditaan sanallinen selitys, joutuu

vaakunan suunnittelija laatimaan vaakunan siten, että se voi-

daan ilmaista myös sanoin.

TeksTi: JOhn sTröMberg, erikoistutkija, Kansallisarkisto

Salaisuuksia säilyttämässäMiten PäädYit ARKistOAlAn AMMAttilAiseKsi?

Kiinnostuin jo lukiossa historiasta ja pääsin sitten opiskelemaan

historiaa Tampereen yliopistoon. Eniten kiinnosti antiikin historia

ja olinkin useita kertoja Roomassa Villa Lantessa kursseilla ja tut-

kimusryhmässä.

Opintojen loppuvaiheessa kävin arkistoalan peruskurssin. Se ei

sinänsä vielä herättänyt kiinnostusta, mutta osittain sen ansiosta

pääsin kesäksi korkeakouluharjoittelijaksi Hämeenlinnan maakun-

ta-arkistoon. Valmistuttuani pääsin arkiston järjestäjäksi Suomen

Kaupunkiliittoon, ja sen jälkeen arkistoalan määräaikaisuudet seu-

rasivat toisiaan.

ArkistourallaArkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset

kertovat urastaan ja työstään. Tällä kertaa Ak-tin kysymykset sai vastattavakseen Rajavartio-laitoksen arkistonhoitaja Tarja Leino.

Mitä KAiKKeA Olet uRAllAsi teHnYt?

Määräaikaiset työsuhteet olivat valtion virastojen ja yhdistysten

vanhojen arkistojen järjestämistä ja pienimuotoista arkistonmuo-

dostussuunnitelmien tekoa. Ensimmäisen vakituisen viran sain Ra-

javartiolaitoksen esikunnasta vuonna 1997 ja sillä tiellä olen edelleen.

Työ on 16 vuodessa muuttunut hyvin paljon ja uutta opittavaa riit-

tää koko ajan. Rajavartiolaitoksessa otettiin vuonna 2011 käyttöön

sisäasiainhallinnon asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä ASDO

ja sen jalkauttaminen organisaatioon on vaatinut paljon työtä ja

vaatii jatkossakin.

OnKO nYKYinen tYösi RAjAVARtiOlAitOKsessA sAlAi-

suuKsien säilYttäMistä?

Osittain on, koska meillä on melkwo paljon salassa pidettäviä

asiakirjoja. Suojaustasojen II ja I salassa pidettäville on omat vas-

tuuhenkilönsä, jotka ovat sotilaita. Itse paimennan suojaustasojen

IV ja III asiakirjoja. Paperiasiakirjat on helppo lukita kaappiin, mutta

sähköinen toimintaympäristö on tuonut taas uusia haasteita.

Muutitte ViiMe VuOnnA uusiin tilOiHin HelsinGin

söRnäisiin. MuuttiKO MuuttO tOiMintAA?

Muutimme elokuussa 2012 vanhasta kauniista talosta Johannek-

sen kirkon luota Kalasatamaan Tilastokeskuksen rakennukseen.

Vanhaan taloon ei enää palata, vaan etsitään pysyvää toimitilaa

edullisemmasta paikasta. Muutto oli aikamoinen ponnistus, kun

se vielä osui samalle kesälle asian- ja dokumentinhallintajärjestel-

män laajennetun käyttöönoton kanssa. Sinänsä muutto ei muut-

tanut toimintaa.

OnKO YHteistYö ARKistOlAitOKsen KAnssA sujunut

HYVin?

Arkistolaitoksen kanssa on aina ollut helppo tehdä yhteistyötä.

Olin aikanaan kolme kuukautta Kansallisarkistossa ylemmän ar-

kistotutkinnon harjoittelijana ja tutustuin moniin sen työntekijöi-

hin, joiden kanssa olen vieläkin tekemisissä työasioissa ja myös

vapaa-ajalla, esimerkiksi Arkistoyhdistyksen toiminnassa. Viimek-

si tapasin Kansallisarkiston väkeä Arkistoyhdistyksen mainiolla

Madridin opintomatkalla.

TARJA LEINON KOTIALBuMI

Helsinki | 11.-12.9.2014 | Wanha Satama

Tervetuloa! facebook.com/arkistopaivat