Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2012

sivu 6Hämeenlinna isännöi

Pohjoismaisia arkistopäiviä

sivu 14APEx-hanke kehittää

Euroopan arkistoportaalia

sivu 10Arkistoaineistoa voi tilata

internetin kautta

2 3akti 2/2012akti 2/2012

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

Kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

Toimituskuntayksikönjohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikönjohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

akti 2/2012 Sisältö

Kannen kuvaMervi Lampi

Pohjoismainen arkistoväki nautti aurinkoisesta säästä Hämeenlinnan Verkatehtaalla.

Pääkirjoituksen kuvaShutterstock kuvapankki

3 Pääkirjoituksessa kerrotaan, että perinteinen piirihallinto-

malli voi pian olla arkistolaitoksessa historiaa.

4 Lyhyet

6 Pohjoismainen yhteistyö tiivistyi 300 arkistoammattilaisen

voimin toukokuisilla arkistopäivillä.

10 Tutkijasalipalvelut tulevat kotikoneelle, kun Astia-verkko-

palvelu otetaan syyskuussa käyttöön.

11 Tutkijat kertoivat toiveitaan digitoinnista ja seulonnasta

Kansallisarkistossa pidetyssä seminaarissa.

12 Turun yliopiston kasvimuseo on mukana hankkeessa,

jossa digitoidaan kasvien tyyppinäytteitä yhteiseen tieto-

kantaan.

14 APex-hanke kehittää eurooppalaisille arkistoille yhteistä

portaalia.

16 SÄHKe2-sertifikaatti tuo selkeyttä tietojärjestelmä-

hankintoihin.

17 Perinnöksiostoasiakirjat ovat harvinaisia ja äärettömän

arvokkaita.

18 Maaliskuussa 80 vuotta täyttäneellä Oulun maakunta-arkis-

tolla on suuri merkitys pohjoissuomalaiselle identiteetille.

20 Ahvenanmaan maakunnanarkiston johtaja Åke Söderlund

toivoo, että arkistolaki uudistettaisiin pikaisesti.

22 Arkistouralla: konservaattori Arja Jokiniemi, Kansallisarkisto

23 Käsitätkö? | Arkistolöytöjä

Pääkirjoitus

Arkistolaitos valmistelee nopealla aikataululla opetus- ja kulttuuri-

ministeriölle esitystä arkistolain ja sen nojalla annetun asetuksen

muuttamiseksi. Laitoksen sisäisen, toukokuussa asetetun työryh-

män toimeksianto koskee ainoastaan arkistolaitoksen organisaati-

on muuttamista. Valtionhallinnossa meneillään olevien selvitysten

ja kehityshankkeiden vuoksi arkistolain sisällöllinen uudistaminen

siirtyy eteenpäin.

Perinteinen piirihallintomalli on jo monilla hallinnonaloilla puret-

tu, ja niin esitetään tehtäväksi myös arkistolaitoksessa. Vaikka

maakunta-arkistojen itsenäisyys virastoina poistuisi piirijaon myö-

tä, tarkoituksena ei olisi niiden lakkauttaminen. Arkistolaitoksen

voimassaolevassa strategiassa 2015 korostetaan laitoksen ke-

hittämistä yhtenä toimijana siten, että osaaminen ja voimavarat

hyödynnetään mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Lakiuu-

distuksen tavoitteena on arkistolaitos, jonka valtakunnallisia teh-

täviä hoidettaisiin paikallisissa toimipisteissä Kansallisarkistossa

ja nykyisillä maakunta-arkistopaikkakunnilla.

Monissa tehtävissä matriisimainen toimintatapa on jo vakiintunut

arkistolaitoksessa. Sähköiset palvelut lisääntyvät, eivätkä kaikki

tehtävät muutenkaan ole paikkakuntaan sidottuja. Arkistolaitok-

sen henkilöstön osaamista voitaisiin käyttää ja kehittää laitostason

tehtävissä, ja myös yksiköiden keskinäinen työnjako olisi mahdol-

linen. Fyysinen asiakaspalvelu ja tietyt paikalliset tehtävät kuiten-

kin säilyisivät kaikissa toimipisteissä. Paikallisten toimipisteiden

säilyttämistä edellyttää sekä arkistolaitoksen että viranomaisten

hallussa olevan paperiaineiston suuri määrä.

Organisaatiouudistukseen kytkeytyy myös keskusarkistohanke.

Opetus- ja kulttuuriministeriön periaatepäätöksen mukaan Mik-

keliin rakennettavan keskusarkiston tulisi valmistua vuonna 2018.

Valmistelutyötä on tehty jo paljon, mutta mittavassa hankkeessa

on vielä paljon ratkaistavia asioita.

Tähän mennessä keskusarkistoon siirrettäväksi ehdotettujen ai-

neistojen siirtokuntoa on selvitelty niin Kansallisarkistossa kuin

maakunta-arkistoissakin. Lisäksi arkistolaitos kartoittaa kuluvan

ja ensi vuoden aikana yliopistojen tutkimusteemoja ja -strate-

gioita, sillä linjaukset keskusarkistoon siirrettävistä aineistoista

vaikuttavat paikallisiin tutkimusmahdollisuuksiin ja toimipistei-

den tietopalveluun.

Myös sujuvan tietopalvelumallin luominen keskusarkistoon on

keskeinen tehtävä, koska sinne ei siirretä pelkästään jo digitoituja

tai mikrofilmattuja passiiviaineistoja. Tietopalvelun toimintamallin

valinta ratkaisee sen, kuinka paljon henkilöresursseja keskusarkis-

ton tehtävien hoitamiseen tarvitaan.

Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Arkistolakiuudistus: Pois piirijaosta yhtenäiseksi toimijaksi

4 5akti 2/2012akti 2/2012

Asiakirjanäyttely Suomesta vuonna 1812

Kansallisarkistossa avautuu 18.9.2012 näyttely Kotkien varjot

– Suomi vuonna 1812. Kyseinen vuosi oli monella tapaa mer-

kittävä Suomen historiassa. Venäjän keisari Aleksanteri I ja Ruotsin

kruununprinssi Carl Johanin tapasivat Turussa elokuussa 1812 ja

sinetöivät Suomen aseman Venäjän yhteydessä. Samana vuonna

Helsinki korotettiin pääkaupungiksi, Vanha Suomi liitettiin muun

Suomen yhteyteen ja kotimaiset sotajoukot perustettiin uudelleen.

Näyttely jatkuu 28.2.2013 asti ja se on

avoinna Kansallisarkiston päärakennuk-

sessa (Rauhankatu 17) tiistaisin, tors-

taisin ja perjantaisin kello 11–16 sekä

keskiviikkoisin kello 11–18. Näyttelyyn

on vapaa pääsy.

Arkistojen päivän teemana muotoVuoden 2012 Arkistojen päivän teemaksi on valittu muo-

to. Teemalla halutaan tuoda esille arkistojen, aineistojen ja

palveluiden monenlaisia muotoja. Muoto-teeman tavoitteena on

korostaa arkistojen organisaatioiden erilaisuutta sekä aineistojen,

palveluiden ja käytön vaihtelevia muotoja. Teemalla halutaan myös

huomioida Helsingin designpääkaupunkivuosi 2012.

Arkistojen päivän muoto-teemaa voi tulkita laajasti ja soveltaa

omien lähtökohtien mukaan. Aihe antaa lukuisia mahdollisuuk-

sia. Arkistojen päivää vietetään marraskuun toisena lauantaina,

10.11.2012. Ajankohdan valinta ei ole sitova, päivää voi hyvin viet-

tää esimerkiksi jonakin arkipäivänä samalla viikolla.

Vuoden arkistoteko ja sen valinta liittyy tiiviisti Arkistojen päivän

yhteyteen. Arkistojen päivän työryhmä toivoo vilkasta osanottoa ja

runsaasti ehdotuksia arkistoteosta ja mahdollisista kunniamainin-

noista. Ehdotukset voi lähettää 15.10.2012 mennessä työryhmän

jäsenille. Vuoden arkistoteko

julkistetaan Arkistoyhdistyksen

perinteisessä syysseminaarissa.

Arkistojen päivän tapahtumat ja

tietoa vuoden arkistoteosta löy-

dät osoitteesta: www.arkisto.fi/

arkistojenpaiva.

Tutkijasalien lauantaiaukioloihin muutoksiaArkistolaitoksen kaikkia tutkijasaleja ei enää pidetä avoin-

na lauantaisin syyskuusta 2012 lähtien. Syynä ovat kus-

tannussyyt ja arkistolaitoksen vähentyneet henkilöresurssit.

Myös lauantaikävijöiden määrä on jatkuvasti vähentynyt.

Asiakaskäyntien väheneminen johtuu sähköisten aineistojen li-

sääntymisestä. Digitaaliarkiston kautta tutkijat ovat voineet käyt-

tää aineistoja omatoimisesti, ja arkistolaitos panostaa jatkossa-

kin sähköisten palveluiden kehittämiseen.

Voit tarkistaa tutkijasalien aukioloajat arkistolaitoksen kotisivuilta

osoitteesta www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot.

Geomatkalainen levittää arkistotietoa maailmalle

Arkistolaitoksen ensimmäinen geokätkö on valmistunut Kan-

sallisarkiston nurkille. Arkistoaiheisen mysteerin varsinainen

kätköpaikka selviää tehtävien avulla. Samalla arkistolaitos on lähettä-

nyt maailmalle oman matkalaisensa. Tämä englanninkieliseltä nimel-

tään travel bug kiertää maailmalla harrastajien aktiivisuuden mukaan.

Arkistolaitoksen matkalainen on osuvasti nimeltään Discover the past!. Sen tehtävänä on kiertää lähinnä historiallisissa paikoissa ja

rakennuksissa sekä Suomessa että maailmalla. Matkalainen kantaa

mukanaan arkistotietoa, johon sen liikuttajat voivat tutustua.  Sekä

kätkön että matkalaisen tarkoituksena on kertoa arkistolaitoksesta ja

erityisesti sen tehtävästä menneisyyden tutkimisen mahdollistajana.

Matkalaisen reissua voi seurata rekisteröitymällä sivustolle

www.geocaching.com/track/details.aspx?id=3828991. Jo ensim-

mäisen viikkonsa aikana matkalainen kulki peräti Uuteen-Seelantiin asti.

Geokätköily on harrastus, joka yhdistää liikunnan ja ongelmanrat-

kaisun. Harrastukseen tarvitset vain ulkoiluun sopivan vaateker-

ran ja GPS-paikantimen. Kansainväliseen harrastukseen voi tutus-

tua vaikkapa suomenkielisellä sivustolla http://geokätköt.fi.

SÄHKE- & VAPA-foorumit jatkuvat

Laajan suosion keränneet SÄHKE- & VAPA-foorumit jatku-

vat syksyllä vaihtuvilla teemoilla Kansallisarkistossa. Tilai-

suuksissa kerrotaan sähköisen säilyttämisen luvan hakemisesta

sekä vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) hyödyntämisestä.

Syksyn ohjelma:

21.9.2012 VAPA-käyttöönoton vaiheittainen eteneminen ja siirtojen vaiheet

17.10.2012Tietokanta- ja rekisteritietojen siirto ja säilyttäminen VAPAssa

14.12.2012Teema julkaistaan myöhemmin

Tilaisuudet ovat maksuttomia, mutta vaativat ilmoittautumisen

arkistolaitoksen kurssijärjestelmän kautta:

www.arkisto.fi/fi/tulevat-kurssit

Kansallisarkistolle merkittävä mutta haasteellinen arkistoluovutus

Toukokuussa Kansallisarkiston makasiineihin siirrettiin

noin 500 hyllymetriä kulttuurihistoriallista aineistoa. Wer-

ner Söderström Osakeyhtiö, Sanoma Learning Oy ja Sanoma

Pro Oy luovuttivat yhteisen historiallisen arkistonsa Kansallisar-

kistolle ja samalla makasiineihin muuttivat myös Weilin+Göös

Oy:n arkistot.

Säädekirjaansa perustuvista syistä Päivälehden arkisto joutui

etsimään aineistolle uuden säilyttäjän. WSOY:n nykyinen omis-

tajayhtiö Bonnier piti tärkeänä aineiston luovuttamista asiantun-

tevaan paikkaan. Näin se olisi tutkijoiden ja muiden asiasta kiin-

nostuneiden saatavilla.

”Kansallisesti arvokkaaseen aineistoon kuuluu kirjailijakir-

jeenvaihtoa, -haastatteluja ja kirjojen kuvitusoriginaaleja”, ker-

too yksikönjohtaja Marja Pohjola. Lisäksi luovutukseen kuului

WSOY:n pääjohtajien ja kustannustoimittajien arkistoja sekä

runsaasti kustannustoimintaan, hallintoon ja talouteen liittyvää

aineistoa.

”Aineisto on osittain järjestetty ja luetteloitu. Kansallisarkistol-

la on kuitenkin edessään suuri urakka”, jatkaa Pohjola. Aineisto

tulee saada käyttökuntoon ennen sen luovuttamista tutkijoiden

käyttöön. Lisätyötä aiheuttaa osin vaurioitunut ja homeinen ai-

neisto, jota sisältyy Weilin+Göösin tilikirja-aineistoon peräti 30

hyllymetriä.

”Aineiston huono kunto on ongelmana useilla luovuttajilla, mut-

ta tällä kertaa aineiston laajuus moninkertaistaa työmäärän. Nyt

vastaanotettu aineisto on kooltaan arkistoon normaalisti kahden

vuoden aikana saatavien lahjoitusten määrä”, kuvailee Pohjola.

Arkistolaitos ei yksin selviä mittavista järjestämisurakoista, vaan

vastaanottoon liittyvät toimenpiteet hoidetaan yhteistyössä luo-

vuttajan kanssa. Kulttuurin säilyttäminen ja tutkijoiden työn tur-

vaaminen on yhteinen asia.

Lyhyet

Arkistoon kuuluu arvokkaita kirjojen kuvitusoriginaaleja, kuten tämä Helvi Hämäläisen Sarvelaiset-romaanin kansiluonnos vuodelta 1947.

KANSALLISARKISTO

Kissahahmo on kulkenut jo yli 10 000 mailin matkan lähtöpisteestään Kansallisarkistosta.

MIK

KO S

ALM

INE

N

Vuoden 2012 Arkistojen päivän tunnuskuva on peräisin Kulu-tusosuuskuntien Keskusliiton arkistosta vuodelta 1957.

TYöVÄEN ARKISTO

WIKIPEDIA COMMONS

Venäjän keisari Aleksanteri I kohtasi Ruot- sin kruununprinssin Turussa elokuussa 1812. Kohtaamisessa kirjoitettiin uudelleen Suomen kannalta merkittäviä yhteistyösopimuksia.

6 7akti 2/2012akti 2/2012

ArKiStoPÄivien AvAjAiSiSSA PuHunut Certified Archivist,

PhD trudy Huskamp Peterson Yhdysvalloista nosti esiin arkis-

tot ihmisoikeuksien ja demokratian edistämisessä. Totuuden ja

tiedon etsintä niin kadonneiden henkilöiden kuin omaisuuden

osalta on oikeutemme. Myös totuuskomissioiden ja oikeuslaitos-

ten tulee päästä aineistoihin.

Professori Henrik Meinander Helsingin yliopistosta toi puhees-

saan esiin historiakulttuurin ja tutkijayhteisöjen toimintatapojen

muuttumisen viimeisten 20 vuoden aikana. Monet tavat kuvata

asioita, jakaa tietoa, lukea mediaa ja ymmärtää kontekstia tuovat

mukanaan erilaisia tulkintoja. Kulttuuristen ja kielellisten taitojen

hiipuminen sekä digitaalisen tiedon lukutaidottomuus ovat haas-

teita, joihin on syytä varautua.

Tietoarkkitehtuuri tapetilla useissa maissaOhjaustoimintaa käsitelleessä sessiossa Anne Kauhanen-Sima-

nainen valtiovarainministeriöstä kertoi kokonaisarkkitehtuurityös-

tä. Kehityskohteita ovat semanttinen yhteentoimivuus, yhteisen

metadata-arkkitehtuurin luominen, tietovarantojen tehokas käyttö

sekä avoin tietoinfrastruktuuri. Mikko eräkaski Kansallisarkistos-

ta kertoi arkistolaitoksen kehittämistyöstä osana julkishallinnon

tietoarkkitehtuuria. SÄHKE-normit ohjaavat sekä pitkäaikaissäily-

tystä että operatiivisia käsittelyprosesseja. Suunnitelmiin kuulu-

vat yhtenäisemmät metatietosisällöt, valmiit mallit hallinnon ylei-

Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa

Liki 300 pohjoismaalaista arkistoammattilaista kokoontui toukokuussa Hämeenlinnaan. Pohjoismaisilla arkistopäivillä oli mahdollisuus osallistua sessioihin, joissa keskityttiin ohjaustoimintaan, tietopalve-luun, vähemmistöarkistoihin, arkistorakentamiseen ja -tekniikkaan, heraldiikkaan ja yksityisarkistoihin.

sille prosesseille sekä eAMS-järjestelmän kehittäminen osana

julkisen hallinnon yhteistä metadatapalvelua.

Tanskan kommenttipuheenvuoro käsitteli valtionarkiston roolia

hallinnon tietoarkkitehtuurissa; se pyrkii vaikuttamaan siihen, että

viranomaiset ottavat arkistonäkökulman huomioon jo tietojärjes-

telmien käyttöönotossa. Julkishallinnon yhteinen asian- ja doku-

menttienhallinnan standardi on luotu tukemaan palvelukeskeistä

arkkitehtuuria, ja siihen sisältyy dokumenttien elinkaarimalli.

Islannissa vuoden 1985 arkistolaki oli käännekohta: kansallisar-

kiston rooli pelkkänä arkistoaineistojen vastaanottajana ja säilyt-

täjänä muuttui ja se sai ohjaus- ja norminantovaltuudet. Sähköi-

sen säilyttämisen osalta kansallisarkisto on antanut määräyksiä

järjestelmästä riippumattoman standardisoidun tiedon muodos-

tumiselle.

Norjassa standardisointineuvosto on määritellyt muun muassa

julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita ja yhteisiä ratkaisuja.

Julkishallinnon IT-arkkitehtuurin FAOS-raportti määrittelee palve-

lukeskeisen arkkitehtuurin ja yhteentoimivuuden sekä yhteiset

palvelut. Tähän kokonaisuuteen kuuluu Noark-standardi, jossa on

määritelty vaatimukset sähköiselle arkistoinnille ja siirtoformaa-

teille. Ruotsissa E-delegationen-niminen organisaatio koordinoi

viranomaisten IT-toimintaa. Ruotsin valtionarkistolla on edustaja

muun muassa kansallisessa yhteentoimivuusvaliokunnassa.

Provenienssi yhä tärkeä käsiteProvenienssin käsite ei ole koskaan ollut tärkeämpi, totesi

professori Karen Anderson Härnösandin Mittuniversitetistä.

Tämän päivän sisällönhallinnassa ja internetin ”tietosopassa”

provenienssi on elintärkeä osoittamaan arkistojen alkuperäisyys

ja eheys. Organisaatiot kommunikoivat horisontaalisesti ja toi-

mintaprosessit ylittävät niiden rajat. Provenienssin on palveltava

tarpeitamme myös uusien organisaatiorakenteiden muodostu-

essa, yhteentoimivuudessa ja yhteisissä hankkeissa sekä hallin-

non nopeassa muutoksessa.

Tanskan valtionarkistosta Poul erik olsen nosti esille henkilö-

rekisterilain ja arkistolain välisen ristiriidan: tietosuoja vastaan

tietojen säilyttäminen ja käyttö. Tanskassa ongelma on ratkaistu

arkistoaineistojen käyttöä koskevilla arkistolain säännöksillä, joi-

hin myös henkilörekisterilaissa viitataan.

Norjan valtionarkiston edustajan katsaus käsitteli teknologiariip-

pumattomia seulontamääräyksiä. Kuntien ja läänien vanhentu-

neita seulontamääräyksiä uudistetaan kaikille kunnille yhteisiksi,

tehtäväpohjaisiksi ja mediariippumattomiksi.

Digiaika tuo uusia haasteita Julkishallinnon sähköistyessä ovat julkiset arkistot saaneet uu-

sia tehtäviä ja arkiston työntekijöiden osaamisvaatimukset ovat

6

muuttuneet. Tanskassa vastaanotettava sähköinen aineisto konver-

toidaan yhteisen standardin mukaan jo ennen vastaanottoa arkis-

tolaitokseen. Arkiston työntekijän on siinä vaiheessa ratkaistava

aineistojen säilytysarvo ja arvioitava, ovatko aineistot standardin-

mukaisessa siirtokunnossa. Työntekijälle välttämättömiä taitoja ovat

perehtyminen viranomaisten arkistonmuodostukseen ja tietojärjes-

telmien toiminnallisuuksiin, säilytysstandardin ymmärtäminen ja

soveltaminen siirtovalmisteluissa sekä viranomaisten opastaminen

tietojen konvertoinnissa. Työntekijöiden ammattitaitoa kehitetään

koulutuksella, mentoroinnilla ja osallistumalla arkistoversioiden luo-

miseen ja testaamiseen.

Armi Helenius Kansallisarkistosta kertoi Suomen arkistolaitoksen

koulutustoiminnasta. Kurssitarjonnassa keskitytään ajankohtaiseen

täydennyskoulutukseen ja arkistolaitoksen kehityshankkeisiin. Verk-

ko-opetusta kehitetään, ja tutkinnoille luodaan uusia toimintamalleja.

Kenneth Ahlfors Kansallisarkistosta kertoi, että SÄHKE3-selvi-

tyksen yhteydessä kartoitettiin metatietomalleja tietokantamuo-

toisille tiedoille (DDI3 ja MIDRAS). MIDRAS-projektin tarkoitus

on luoda viranomaisille ja tutkijoille verkkopalvelu, jonka kautta

olisi mahdollista tutkia useampien viranomaisrekisterien tietoja.

Tänä vuonna käynnistetyn arkistojen hakemistopalveluprojektin

AHAA:n tavoite on rakentaa uusi järjestelmä arkistoaineistojen

luetteloinnille ja kuvailulle. AHAA-käsitemallia voidaan soveltaa

myös rekisterimuotoisille tiedoille.

Oikealla:Trudy Huskamp Peterson puhui vuosikymmenten kokemuksella arkistojen merkityksestä kriisitilanteissa.

Vasemmalla:Arkistopäivien yhtenä ohjelmanumerona oli valtionarkistonhoitajien hiillostus, jossa heille esitti kiperiä kysymyksiä professori Laura Kolbe. Vastausvuorossa Jussi Nuorteva.

7

8 9akti 2/2012akti 2/2012

KAnSAlliSArKiStojen HerAldinen toiMintA oli ensim-

mäistä kertaa esillä Pohjoismaisten arkistopäivien teemana. Osa

esitelmistä nojautui valmisteilla olevaan vertailevaan raporttiin,

toinen pääaihe oli vaakunoiden ja sinettien digitointi sekä Euro-

peana Heraldica -tietokanta. Lisäksi kuultiin esitelmiä julkisen he-

raldiikan historiasta ja arkistojen toiminnasta.

Ruotsin valtioheraldikko Henrik Klackenberg käsitteli osuudes-

saan Pohjoismaiden kansallisarkistojen heraldista toimintaa ja

valtuuksia. Vanhempi tutkija nils Bartholdy Tanskan valtionar-

kistosta tarkasteli vastaavasti eri maiden vaakunoita ja sinettejä

koskevia säädöksiä. Molemmat osoittivat, että arkistojen välillä on

yhtymäkohtia, mutta myös selviä eroja. Avustava valtioheraldikko

Kaikki kehittävät sähköisiä tietopalveluja Sähköiset verkkopalvelut koetaan kaikissa Pohjoismaissa erin-

omaiseksi tavaksi levittää tietoa arkistoista ja saada aineistot

käyttöön ajasta ja paikasta riippumatta. Keskeisten aineistojen

digitointi ja hakemistojen rakentaminen nähdään tärkeinä. Esi-

merkiksi Islannin kansallisarkisto on digitoinut kirkonkirjama-

teriaalia ja saanut tähän rahoitusta syrjäseutujen asukkaiden

työllistämiseksi. Etäyhteyksien avulla tallennustyö on voitu ha-

jauttaa ympäri maata.

Asiakkaiden profilointia pidetään olennaisena. Verkkosivujen ja

aineistojen hakupalveluiden rakentaminen ei onnistu ilman asi-

akkaiden tarpeiden ja toiveiden hahmottamista.

Arkistopedagogiikkaan on Pohjoismaissa satsattu viime vuosina.

Esimerkiksi Norjassa on solmittu yhteyksiä opettajiin ja koululai-

siin ja elävöitetty arkistomateriaalien avulla Norjan historian ope-

tusta. Norge i Krig -opetuskokonaisuuden avulla on pystytty nos-

tamaan esille kipeitäkin asioita maan menneisyydestä.

Suomen osuus käsitteli sosiaalisesta mediasta saatuja kokemuk-

sia. Keskustelussa todettiin, että Facebookin ja blogien avulla saa-

daan eri asiakassektorit lähemmäksi arkistoja ja pystytään oikai-

semaan vääriä luuloja ja tietoja.

isto Huvila Uppsalan yliopistosta kertoi, miten pelien kautta voi-

daan kuin huomaamatta kiinnostavalla tavalla lisätä tietoa arkis-

toista ja niiden kokoelmista. Pelaavat asiakkaat voidaan tehtävien

kautta saada rikastuttamaan arkistojen tietosisältöjä.

”Mind the Gap” Arkistonhoitajan rooli erilaisten marginaalisten ilmiöiden tallenta-

jana oli keskiössä vähemmistöarkistosessiossa. Esillä olivat muun

muassa arkistojen hiljaisuus ja aukot, joita dokumentaatiossa

saattaa olla, mikäli arkistot tyytyvät ottamaan vastaan vain viran-

omaisten arkistoluovutuksia. Erityisen huomion kohteena olivat

alkuperäiskansojen arkistot, joiden tallentamisessa on Suomessa

otettu iso askel Saamelaisarkiston myötä.

Esitelmissä käsiteltiin aatteellisten tai eri ryhmien etuja ajavien yhtei-

söjen arkistonmuodostusta ja arkistojen hankintaa. Esimerkkitapauk-

sissa osa asiakirjoista oli tullut arkistoon erilaisten yhteistyöprojek-

tien kautta. Myös maahanmuuttajaryhmien arkistojen vastaanotosta

jaettiin kokemuksia. Keskusteluissa mietittiin myös ratkaisuja kielion-

gelmiin, jos vähemmistöryhmä ei hallitse hyvin valtakieltä. Se todet-

tiin kuitenkin pienemmäksi ongelmaksi kuin arkistojen katoaminen

tai pahimmassa tapauksessa niiden syntymättömyys.

Yhteisymmärrys vallitsi siitä, että arkistoinstituutioiden on itse olta-

va aktiivisia, jotta vähemmistöjen näkökulma yhteiskuntaan saadaan

dokumentoitua. Informaatiokuilut on pyrittävä aktiivisesti täyttä-

mään. Vähemmistöarkistokysymysten paris-

sa työskentelevien motoksi ehdotettiinkin

Lontoon metrokuulutuksista tuttua lausetta

”Mind the Gap”.

Digitointia ja arkistorakentamista Arkistorakentamista ja digitointia käsittele-

vässä sessiossa todettiin, että arkistokoko-

elmien digitointi on Pohjoismaissa ajankoh-

taista. Tarkat valintakriteerit ovat tarpeen

ja laaja esivalmistelu vaatii paljon resursseja. Myös aineistojen

suojaaminen on keskeistä. Uusien kansainvälisten suojamateriaa-

listandardien käyttöönotossa Suomi ja Ruotsi ovat edelläkävijöitä.

Myös uusien arkistotilojen rakentaminen on ajankohtaista mo-

nissa Pohjoismaissa. Kööpenhaminan yli 300 hyllykilometrin

keskusarkisto lähes 13 metriä korkeine makasiineineen esitel-

tiin ilmastomittausten näkökulmasta sekä viihdyttävän videon

(www.youtube.com/watch?v=qGv4tgQma5g) kera. Videolla

esitellään, kuinka trukki noutaa aineistoa yli 10 metrin korkeudelta.

Suomen ja Norjan keskusarkistosuunnitelmat esiteltiin. Aineis-

tot konservoidaan ja huonojen materiaalien ja olosuhteiden aihe-

uttamat riskit minimoidaan kuntokartoitusten ja riskianalyysien

tulosten pohjalta.

Yksityisarkistokysymyksissä jatkuvuutta Yksityisarkistosession painopistealueina olivat aineistojen han-

kinta sekä sähköiset yksityisarkistot. Pohjoismainen yksityisarkis-

tojen vertaisarviointityöryhmä esitteli benchmarking-raporttinsa

keskeisimpiä tuloksia. Islannin yksityisarkistotilanne esiteltiin

erikseen, sillä maa ei voinut taloudellisen kurimuksen vuoksi ak-

tiivisesti osallistua raportin laadintaan. Selvitys yksityisarkistojen

tilasta Islannissa oli sen vuoksi erityisen kiinnostava.

Ft jessica Parland-von essen kertoi,

millaisia hankintapoliittisia ratkaisuja tulisi

tehdä mahdollisimman laajan ja monipuoli-

sen aineiston saamiseksi. Kaikissa Pohjois-

maissa arkistolaitosten hallussa on tuntuva

määrä yksityisarkistoaineistoa, joka ei ole

kunnolla käytettävissä, koska sitä ei ole

järjestetty eikä luetteloitu riittävän tarkasti.

Kysymystä lähestyttiin tarkastamalla tie-

tokantojen ja portaalien puutteita. Lisäksi

kuultiin, miten yksityisarkistoihin liittyviä

näkökohtia voidaan tehokkaammin tehdä tunnetuksi aineistojen

luovuttajille itselleen, jotta heidät saadaan ymmärtämään arkisto-

jensa arvo.

Sähköisiä yksityisarkistoja lähestyttiin yhtäältä tanskalaisen ohjel-

mistotuotteen esittelyn ja toisaalta sosiaalisten medioiden haas-

teiden kautta.

teksti: yksikönjohtaja JuHani tikkanen, ylitarkastaja kentH

sJöblom, yksikönjohtaja istván kecskeméti, ylitarkastaja aino

Heikkinen ja yksikönjohtaja markku mäenPää, Kansallisarkisto

kuvat: ylitarkastajat mervi lamPi ja kari korPi, Hämeenlinnan

maakunta-arkisto

Carl-Michael raab Ruotsista ja erikoistutkija john Strömberg

Kansallisarkistosta esittelivät vaakunoiden ja sinettien digitointia.

Kansallisarkistot ovat digitoineet erityisesti kunnallisvaakunoita ja

niihin liittyviä asiakirjoja.

Arkistopäivien yhteydessä avattiin Suomen arkistolaitoksen koti-

sivuilla oleva Europeana Heraldica -tietokannan laajennettu ver-

sio. Siihen on liitetty Norjan, Ruotsin ja Tanskan kunnallisvaakunat

sekä historialliset ja virallisessa käytössä olevat tunnukset. Uutta

versiota ja sen kehittämismahdollisuuksia esittelivät pääjohtaja

jussi nuorteva ja tutkija Yrjö Kotivuori Kansallisarkistosta.

teksti: JoHn strömberg, erityistutkija, Kansallisarkisto

Heraldiikka ensimmäistä kertaa omana teemanaan

Hämeenlinnan kaupunki järjesti vastaanoton Lohrmanin makasiinissa Taidemuseon tiloissa, jossa samalla kertaa saatiin sekä hengen että ruumiin ravintoa.

Osallistujilla oli mahdollisuus vierailla Hämeenlinnanmaakunta-arkistossa. Kuusenkerkkä- ja voikukkajuomat virkistivät tutustumisen lomassa.

Kehittämispäällikkö Armi Helenius alusti Suomen arkistolaitoksen koulu-tustoiminnasta.

8

11akti 2/201210 akti 2/2012

jo MuutAMAn vuoden AjAn arkistolaitoksessa on kehitet-

ty sähköistä, tuttavallisen ytimekkäästi Astiaksi nimettyä tilaus- ja

hakupalvelua. Vuoden 2011 aikana se otettiin käyttöön tutkijasa-

leissa tilattavan aineiston osalta. Paperiset tilauslomakkeet, joilla

tilaukset aikaisemmin tehtiin, jäivät historiaan.

Vuoden 2012 aikana kehitystyötä on jatkettu. Tavoitteena on ollut

mahdollistaa arkistolaitoksen asiakirja-aineistojen tilaus- ja haku-

palvelun käyttö kotikoneelta internetin välityksellä. Tällä tavoin

tutkijan mahdollisuudet omatoimiseen aineistojen hakuun ja tilaa-

miseen parantuvat oleellisesti.

Mitä uutta Astia-verkkopalvelu tuo?Astia-verkkopalvelun kautta on jatkossa mahdollisuus tilata arkis-

toyksiköitä kotikoneelta arkistolaitoksen tutkijasaleihin. Lisäksi

kotikoneen kautta voi hakea luvanvaraisen aineiston käyttölupia

sekä tehdä jäljenne- ja selvitystilauksia perukirjoista, lainhuuda-

tusaineistoista, puolustushallinnon henkilöasiakirjoista (muun

muassa sotilaskantakortit) sekä viralliseen tarkoitukseen laaditta-

vista sukuselvityksistä. Vuoden 2013 aikana verkkopalvelun kautta

tilattavien jäljenne- ja selvitystilauksien kirjoa laajennetaan myös

muihin selvitystyyppeihin.

Kyseisiä uusia verkkopalveluja testattiin arkistolaitoksessa maa-

lis-toukokuussa 2012. Kaikilla halukkailla oli mahdollisuus rekiste-

röityä Astia-verkkopalveluun omilla henkilökohtaisilla verkkopank-

kitunnuksilla ja tehdä järjestelmän kautta edellä mainittuja hakuja

ja tilauksia.

Jo testausvaiheen perusteella on havaittu, että uuden sähköisen

palvelujärjestelmän hyödyt kiteytyvät kahteen teemaan – aikaan

ja paikkaan. Haluttuja aineistoja voi Astian kautta hakea ja tilata

”24/7”, paikasta riippumatta. Tämä mahdollistaa aivan uudenlaisen

tavan ennakoida ja suunnitella oman tutkimuksen toteuttamista.

Uudet palvelut käyttöön syyskuussa 2012Palveluun on tehty kesän aikana useita korjauksia, jotka perustu-

vat koekäyttäjiltä saatuun palautteeseen ja arkistolaitoksen tieto-

palveluhenkilökunnan omiin havaintoihin. Erityisesti on kiinnitetty

tAPAAMiSen tAvoitteenA oli pohtia, miten arkistolaitos voi-

si tiivistää vuorovaikutusta ja kehittää omaa toimintaansa yhdessä

tutkijoiden kanssa. Tausta-aineistoa kerättiin kahdella verkkokyse-

lyllä, joihin saatiin pitkästi toistasataa vastausta.

Keskiaikatutkijat Marko lamberg ja tuomas Heikkilä nostivat

alustuksissaan esille digitoinnin ja sähköisen toimintaympäristön

mahdollisuudet vanhimpien aikojen tutkimuksessa. Esimerkiksi

keskiaikaista aineistoa on suhteellisen vähän, mutta kuitenkin

enemmän kuin usein ajatellaan, minkä lisäksi innokkaita tutkijoita

löytyy runsaasti niin Suomesta kuin ulkomailtakin. Aihe kiinnostaa

myös opiskelijoita.

Rekisteritutkimuksen parissa toimivat Mika Maliranta ja irma-

leena notkola korostivat uusimman aineiston merkitystä tut-

kimukselle. Viranomaisrekistereihin kerätään monenlaista mie-

lenkiintoista tietoa, jota toivotaan nykyistä paremmin etenkin

sosiaali- ja terveystieteiden tutkimuskäyttöön. Samasta aiheesta

kirjoittaa arkistoneuvos eljas orrman keväällä ilmestyneessä Tie-

teessä tapahtuu -lehdessä (3/2012).

Ihmiset ja vanhat ajat kiinnostavatDigitoinnista ja seulonnasta tehdyt verkkokyselyt paljastivat mie-

lenkiintoista tietoa siitä, millaista tutkimusta arkistolaitoksen ai-

neistoilla tehdään. Kummankin kyselyn vastauksissa painotus oli

henkilötutkimuksessa: sukututkijoiden lisäksi akateemiset tutkijat

hakevat lähteistä tietoa yksittäisistä ihmisistä, suvuista, perheistä

ja arkielämästä.

Digitoitavaksi toivottiin suuria kokonaisuuksia, kuten henkikirjoja,

tuomiokirjoja ja perunkirjoja sekä keskeisimpien viranomaisten

kuten lääninhallitusten ja kenraalikuvernöörin kanslian diaareja.

Mielenkiinto eri aikakausia kohtaan (Ruotsin aika, autonomia ja it-

senäisyyden aika) jakaantui tasaisesti, mutta vanhimmat ajat kiin-

nostivat hieman uudempia enemmän. Jo digitoituihin aineistoihin

toivottiin nykyistä kattavampia ja toimivampia indeksointeja, joita

onkin jo talkoistamishankkeina tekeillä.

huomiota palveluiden ohjeistukseen. Esimerkiksi rekisteröitymi-

sessä voi turvautua seikkaperäiseen ohjevideoon, joka opastaa

sisälle palveluun.

Palvelun varsinainen käyttöönotto tapahtuu 10.9.2012 arkistolai-

toksen kotisivuilla www.arkisto.fi. Tällöin arkistolaitos astuu tie-

topalvelujen osalta uuteen aikakauteen. Ajasta ja paikasta riippu-

matta – tervetuloa kokeilemaan!

teksti: mikko karJalainen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

kuva: maria arPonen

Astia-verkkopalvelua kehitetään edelleen. Syys-kuussa otetaan käyttöön palvelu, jonka avulla arkistoaineistoa voi tilata internetin kautta ar-kistolaitoksen tutkijasaleihin. Kansallisarkisto järjesti toukokuussa tutkijoil-

le keskustelutilaisuuden yhteistyöstä arkisto-laitoksen kanssa. Päivän erityisteemoina olivat seulonta ja digitointi.

Astia irtoaa ajasta ja paikasta Keskustelua yhteistyöstä, seulonnasta ja digitoinnista

Syksystä lähtien arkistoaineistoja voi tilata internetin välityksellä arkistolaitoksen tutkijasaleihin.

Seulontaa koskeva keskustelu tarpeen

Seulontakyselyn vastauksissa korostettiin, ettei nykypolvi voi

ratkaista, mitä tuleva polvi haluaisi tutkia. Arkistolaitosta kiitettiin

seulontaperiaatteiden julkisuudesta ja korostettiin niistä käytävän

keskustelun tarpeellisuutta. Seulonnan tavoitteita pidettiin järki-

peräisinä, mutta huomautettiin, että tutkimuksen näkökannalta

ylimääräisen säilyttäminen on parempi vaihtoehto kuin liiallinen

karsiminen.

Kysymys säilytettävän ja hävitettävän aineiston rajaamisesta on-

kin vaikeimpia tehtäviä arkistolaitoksen toiminnassa, ja se herätti

päivän vilkkaimman keskustelun. Tutkijayhteisöltä tulleissa kom-

menteissa arkistolaitos sai tukea esimerkiksi rekisteriaineistojen

säilyttämiseen liittyvien kysymysten ajamiseen, joita arkistoneu-

vos Orrman omassa tekstissään nosti esille.

teksti: outi HuPaniittu, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

kuva: Heidi mustaJoki, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto

Kansallisarkistossa 11.5.2012 järjestetty tutkijatapaa-minen keräsi yli 40 osallistujaa eri tutkimusinstituuti-oista, muistiorganisaatioista ja viranomaisista.

12 13akti 2/2012akti 2/2012

Kasvien kauneutta ja viisautta digitoitunaTurun yliopiston kasvimuseo osallistuu kasvimu-seoiden kansainväliseen Global Plants Initiative -hankkeeseen, jota rahoittaa yhdysvaltalainen Andrew W. Mellon -säätiö. Hankkeen tarkoituk-sena on luoda yhteinen, tarkasti koordinoitu tie-tokanta eri museoiden sisältämistä tyyppinäyt-teistä.

tYYPPinÄYtteellÄ tArKoitetAAn yksittäistä näytettä, johon

lajin kuvaus ja tieteellinen nimi perustuu. Hankkeen myötä syntyvän

tietokannan rooli on yleishyödyllinen ja sen käyttö on maksutonta tut-

kijoille ja alan harrastajille.

Hankkeesta Turun yliopistossa vastaava museonhoitaja, dosentti, FT

Seppo Huhtinen kertoo, että tietokannassa on jo tällä hetkellä puo-

litoista miljoonaa korkean resoluution kuvaa ja 200 000 kuvataulua

ja piirrosta.

”Tietokantaan sisällytetään myös kaikki näytteisiin liittyvä oheistieto

kuten alkuperäiset keräystiedot eli keruupaikka, kerääjä, keruuajan-

kohta ja tyyppistatus sekä myöhemmin tehdyt tutkimuksen merkin-

nät, esimerkiksi tarkennukset, tutkija ja ajankohta”, Huhtinen toteaa.

Tyyppinäytteiden saatavuus helpottuuTodella mielenkiintoista, sanoo harrastajakin jo tässä vaiheessa!

Huhtinen kertoo, että yhden yksittäisen kasvinäytteen ja sen asiakir-

jallisten oheistietojen syötön vaatima työaika on noin 15–20 minuut-

tia per näyte. Jokainen dokumentti skannataan erikseen.

Pikaisella silmäyksellä alkuperäisen näytteen museokuoreen arkis-

toihminenkin ymmärtää, että parhaimmillaan näytteen tiedoista saa

poimittua esiin kasvitunnistuksen kehittymistä vuosisatojen ajalta,

vaikka kasvitiedettä ei sinänsä muuten tuntisikaan.

Tyyppinäytteiden häviäminen tai vaurioituminen kuljetuksissa on jo

pitkään ollut ongelma sekä kasvimuseoille että tutkijoille. Jatkossa

tyyppinäytteiden kuljettamisen ja postitusten sijaan näyte on vaivatta

noudettavissa tietokannasta ja käytettävissä missä päin maailmaa

tahansa lähes riskeittä.

Hankkeessa mukana yli 200 herbaariotaTurun yliopiston kasvimuseo hyväksyttiin projektiin mukaan suuren

kokonsa ja laajan tyyppinäytemääränsä ansiosta: se kuuluu maail-

man 80 suurimman kasvimuseon joukkoon.

Seppo Huhtinen toteaa, että Global Plants Initiative -hankkeeseen

osallistuu tällä hetkellä 220 herbaariota yli 50 maasta. Kaikkiaan kas-

vimuseoita on maailmassa yli 3 000. Tyyppinäytteitä käytetään eri

puolilla maailmaa esimerkiksi biodiversiteettiselvitysten yhteydessä.

”Museossamme on paljon tyyppinäytteitä muun muassa trooppi-

silta alueilta. Erityisen merkittävä on jäkälätutkija edward August

vainion suuri kokoelma, joka sisältää tyyppejä jäkälätutkimukselle

keskeisiltä alueilta”, Huhtinen sanoo.

Suomesta hankkeessa on mukana lisäksi Luonnontieteellinen kes-

kusmuseo Helsingissä (www.luomus.fi/kasvitiede/kokoelmat).

Digitoinnissa käytössä erikoistekniikkaTurussa näytteet kuvataan erikoisvalmisteisella herbaarioskannerilla.

Niistä otetaan lisäksi yksityiskohtaiset kuvat focus stacking -tekniikal-

la, jossa samasta kohteesta eri tarkennuksilla otetut kuvat yhdiste-

tään suuremman syväterävyyden aikaansaamiseksi. Lopputulokse-

na syntyy havainnollista kolmiulotteista kuvaa.

Digitoijien koulutuksesta vastaa muun muassa Kew’n herbaa-

rio, The Royal Botanic Gardens Lontoossa (www.youtube.com/

watch?v=BstuZtH9PqQ).

Ihastuttava ja mielenkiintoinen tuttavuus itselleni tässä herbaarioi-

den ja kasvien maailmassa oli upeasti toteutettu tietokanta, johon oli

koottu maailmankuulujen kasvitieteilijöiden ja tutkimusmatkailijoiden

käsialanäytteitä.

teksti: anne Wilenius, ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

turun YlioPiSton KASviMuSeo perustettiin vuon-na 1919, kun Turun Suomalainen Yliopistoseura osti Ed-ward August Vainion jäkäläkokoelman. Museotoiminta alkoi varsinaisesti vuonna 1922, kun kokoelmat siirrettiin Helsingistä Turkuun ja niiden luettelointi aloitettiin. Vaini-on kansainvälisesti mittavan arvokas kokoelma käsittää yli 35 000 näytettä, joiden joukossa on yli 4 000 tyyppi-näytettä eri puolilta maailmaa. Kasvimuseon kokoelmat on tarkoitettu tieteelliseen käyttöön.

Kasvit eivät ole vain kauniita. Ne auttavat meitä selviytymään. – Kew Gardens

Yllä: Turun yliopiston eläinmuseolla on vireillä omalla rahoituksella vastaavantyyppinen digitointihanke. Kuvassa Stilbum cyanurum var. flammiceps -pistiäisen tyyppi Åbo Akademin kokoelmista.

Alaoikealla: Kerrosku-vaustekniikalla saadaan esimerkiksi trooppisen naavalajin yksityiskoh-dista kokonaan syvä-tarkka valokuva.

Alavasemmalla: Vanhan tyyppinäytteen kerä-ys- ja määrityshistoria skannataan tutkijoiden etä-käyttöön.

JOH

AN

NA

TO

IVO

NE

N

MIK

AE

L K

UK

KON

EN

ELÄ

INM

US

EO

/TU

RU

N Y

LIO

PIS

TO

14 15akti 2/2012akti 2/2012

APenet-HAnKKeeSSA 14 MAAn arkistoinstituutiot toteutti-

vat yhdessä Europeanan kanssa Euroopan arkistoportaalin (ar-chivesportaleurope.eu) ensimmäisen version. Kolmivuoti-

sen APEx-hankkeen (www.apex-project.eu) tavoitteena on nyt

laajentaa toimintaa saamalla mukaan uusia organisaatioita sekä

tarjoamalla entistä parempaa tukea aineistojen välittämiseen. Li-

säksi kehitetään arkistojen metatietojen yhteentoimivuutta sekä

palvelujen ja toiminnan jatkuvuutta myös hankekauden jälkeen.

Tavoitteena on tukea osallistuvien organisaatioiden kykyä kanavoi-

da mahdollisimman paljon digitaalista aineistoa Euroopan arkisto-

portaalin kautta Europeanaan.

Tällä hetkellä arkistoportaali tarjoaa pääsyn 61 arkisto-organisaa-

tion 15 miljoonaan arkistoyksikköön ja yhteensä lähes 70 miljoo-

naan digitaaliseen objektiin.

Tavoitteena yhtenäiset tietorakenteetAPEx on myös eurooppalainen yhteistyöverkosto, joka kehittää

yhteisiä ratkaisuja eri aineistoihin ja palveluihin. Yhtenäiset toi-

mintamallit ja tietorakenteet kestävät, vaikka yksittäisten teknis-

ten ratkaisujen ylläpito päättyisikin. Yhteentoimivuuden ja yhteis-

työn voimistaminen on ollut aiemman työn keskeinen tulos; nyt

sitä on tarkoitus rakentaa entistä vahvemmalle pohjalle ja saada

lisäksi mukaan useampia toimijoita.

Suomen arkistolaitos on tukenut hanketta tarjoamalla kokemus-

taan aineiston haravointiin arkistotietokannoista OAI-PMH:n

avulla sekä siihen liittyvistä parhaista käytännöistä. Vastaavasti

hankkeen tuloksia ja työkaluja on kyetty tarjoamaan kansallisiin

hankkeisiin. Suomen arkistolaitos odottaa jatkossakin saavansa

selkeitä hyötyjä sellaisista tutkimus- ja kehittämistehtävistä, jotka

perustuvat yleisten standardien käytettävyyteen ja yhteentoimi-

vuuteen Europeanan kanssa.

Käytettävyyttä edistetään käytännössä tiedottamalla ja koulutta-

malla sekä aineistoa hallinnoivia että käyttäviä tahoja. Lisäksi laa-

jennetaan eurooppalaisten arkistojen yhteistyöverkostoa ja yhte-

näistetään kuvailevien metatietostandardien käyttöä.

Hanke jaettu kahdeksaan työpakettiinAPEx-hanke käynnistyi virallisesti 1.3.2012 ja päättyy 28.2.2015.

Mukana on nyt 28 maata. Hankkeen kokonaisbudjetti on yhteensä

5,5 miljoonaa euroa, josta 80 % on Euroopan komission rahoitusta.

Vetovastuussa on Alankomaiden arkistolaitos. Työ on jaettu yh-

teensä kahdeksaan työpakettiin:

• Hankehallinta (Alankomaat)

• Europeana-yhteistyö (Saksa)

• Laiteinfrastruktuurin kehitys ja ylläpito (Espanja)

• Standardit ja ohjeet (Saksa)

• Työkalut ja tuki (Ranska)

• Käytettävyys ja Web 2.0 (Viro)

• Viestintä (Ruotsi)

• Jatkuvuus (Alankomaat)

Hankkeessa työskentely avaa pääsyn yhteistyöverkostoon ja tuo

mahdollisuuden vaikuttaa sen ratkaisuihin. Varsinaisen hanketyös-

kentelyn lisäksi merkittävää on arkistolaitosten asiantuntijoiden

keskinäinen verkostoituminen. Lainatakseni erästä hanke-konka-

ria ”monet hankkeet ovat saaneet siemenensä toisen hankkeen

kokouksen kahvitauolla”.

Vahva kytkös EuropeanaanAPEx kytkeytyy vahvasti Europeanaan. Se tukee arkistoaineksen

käytettävyyttä ja tarjoaa työkaluja ja palveluja aineiston välittämi-

seksi Europeanaan. Tämä on erityisen merkittävää sellaisille toi-

mijoille, joilla ei muutoin olisi tähän realistisia mahdollisuuksia.

APEx-hanke on asettanut yhdeksi mitattavaksi tavoitteekseen,

että sen kautta välitettäisiin 145 miljoonaa digitaalista objektia

Europeanaan. Portaalista olisi näin tulossa suurin yksittäinen ai-

neiston tuottaja ja sen merkitys on tiedostettu myös Europeanan

kehitystiimissä. Apex:iin on perustettu erityinen työkokonaisuus

hankkeiden yhteistyön koordinointia ja teknistä yhteentoimivuut-

ta varten.

APEx tukee kansallisia aggregaattorihankkeita aineiston välittä-

misessä portaalin kautta Europeanaan. Suomen arkistosektorilla

tämä tarkoittaisi sitä, että arkistolaitoksen lisäksi muut arkistotoi-

mijat voisivat viedä sen kautta aineistoa Europeanaan.

Yhteinen kehitystyö eurooppalaisten arkisto-jen käytettävyyden tukemiseksi jatkuu. Apenet-hanke päättyi kuluvan vuoden alussa, mutta uusi APEx-hanke (Archives Portal Europe network of eXcellence) jatkaa Apenetin aloittamaa Euroo-pan arkistoportaalin kehittämistä.

APEx edistää Euroopan arkistoaineistojen käytettävyyttä

Suomi selvittää standardeja

Arkistolaitoksen osuus hankkeessa kohdentuu standardeihin ja

niiden ohjeistukseen. Tarkoituksena on tukea arkistojen tietoai-

neistojen metatietorakenteiden standardointia sekä kehittää stan-

dardien soveltamista aineistojen kuvailussa ja keinoissa välittää

metatietoja palveluiden ja järjestelmien välillä.

Metatietostandardeista tarkemmassa tarkastelussa ovat EAD,

EAG, EAC-CPF ja METS. Erityisesti selvitetään käyttöoikeuksiin

liittyviä metatietoja ja niiden yhtenäisiä käytäntöjä. Myös METS:n

rakenteiden hyödyntämiseen pyritään luomaan yhtenäinen eu-

rooppalainen tapa. Lisäksi hanke järjestää koulutusta sekä meta-

tiedoista että niiden standardeista.

Arkistolaitos nosti keskusteluun pysyvät tunnisteet (PID), joiden

eurooppalaista arkistokäytäntöä on syytä selvittää ja joita varten

tarvitaan yhteinen suositus. Kansallisarkistossa on jo alustavasti

selvitetty tunnisteiden muodostamisen, käytön ja hallinnan tek-

nisiä ja hallinnollisia kysymyksiä. Lyhyen kartoituksen tuloksena

näyttää siltä, että tunnisteiden käytön merkitys on eri maissa tie-

dostettu, mutta käytännön toimia ei ole tehty. Yhtenäisten periaat-

teiden luominen tunnisteiden käyttöä ja mahdollisimman aikaista

muodostamista varten tukisi merkittävästi arkistoaineiston tutki-

muksellista käyttöä.

teksti: markus merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

arkisto-organisaatiota sisällöntoimittajana1 800

kokoelmaa saatavilla käyttöön portaalin kautta750 000

digitaalista objektia käytettävissä portaalin kautta290 miljoonaa

APEx-hankkeen tavoitteet numeroina:

Euroopan arkisto-portaali tarjoaa

pääsyn aineistoihin, jotka ovat peräisin

eri Euroopan maiden arkistoinstituutioista. APEx-hankkeessa on

mukana 28 maata.

17akti 2/201216 akti 2/2012

Provinssikonttorin suruvuosiSertifioinnilla luotettavuutta ja selkeyttä tietojärjestelmähankintoihin

1700-luvulta peräisin olevat perinnöksiostoasia-kirjat ovat harvinaisia ja arvokkaita.

SÄHKE2-sertifikaatilla voidaan osoittaa, että tie-tojärjestelmässä on huomioitu arkistolaitoksen asiakirjatiedon käsittelyä ja elinkaaren hallintaa koskevat vaatimukset. Sertifioinnin tavoitteena on palvella julkishallinnon organisaatioita, jotka suun-nittelevat siirtymistä sähköiseen säilyttämiseen.

KevÄttAlven viiMeiSeSSÄ AntiiKKiA, AntiiKKiA -ohjel-

massa esiteltiin poikkeuksellisesti 1700-luvulta peräisin oleva viral-

linen asiakirja. Kysyjä kertoi sen olevan rälssikirja, samaa mieltä oli

asiantuntija. Hän totesi, että sen kaltaisia on Suomessa paljon eikä

arvo ole kovin suuri.

Tässä vaiheessa havahduin. Rälssikirja, jossa on maaherran allekir-

joitus, ja talonpoika on asiakirjan saaja? Ei se niin voi olla. Katsoin

tarkemmin ja huomasin, että kyseessä oli perinnöksiostoasiakirja,

jolla kysyjän esi-isä oli ostanut asumansa kruununtilan sukunsa

omistukseen. Tämän jälkeen talonpoika oli oikeutettu myymään,

kiinnittämään tai antamaan tilan valitsemalleen jälkeläiselle perin-

nöksi. Asetus perinnöksiostosta annettiin 1723.

Maanomistustermit tunnetaan huonostiMaanomistukseen liittyvä lainsäädäntö ja maanluonnot tunnetaan

harvinaisen huonosti jopa ns. asiantuntijapiireissä. Rälssi-, perintö- tai

kruununtila, puhumattakaan säteristä tai augmentista, ovat sanoina

ehkä tuttuja mutta merkitykseltään tuntemattomia. Niistä on kuiten-

kin kirjoitettu paljon, joten ohjelman asiantuntija olisi voinut antaa oi-

kean vastauksen perehtymällä alan kirjallisuuteen. Samalla hän olisi

SertiFiointi YHdiStetÄÄn YleenSÄ teollisuuteen ja elinkeino-

elämään, jossa se on vakiintunut tapa todentaa tuotteen tai prosessin

täyttävän tietyn standardin vaatimukset. Sertifiointi on yleistymässä

myös julkishallinnossa, kun yhdenmukaisuuden ja standardien nou-

dattamisen vaatimukset kasvavat. Arkistolaitos on kehittänyt serti-

fiointimenettelyä tukemaan SÄHKE2-normin vaatimusten huomioi-

mista tietojärjestelmissä.

Sähköisen tiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen edellyttävät tieto-

järjestelmiltä ominaisuuksia, jotka tukevat tiedon elinkaaren hallintaa.

Arkistolaitos määrää näistä ominaisuuksista SÄHKE2-normissa. Sen

vaatimukset koskevat ennen muuta asiakirjatiedon elinkaaren hallin-

taa käsittelyprosessin aikana ja siirtoa arkistolaitokseen.

Sertifiointi kohdistuu tietojärjestelmään SÄHKE2-sertifiointi on tuotesertifiointia, joka kohdentuu yksin-

omaan tietojärjestelmätuotteeseen ja sen ominaisuuksiin. Sertifi-

kaatti ei siis suoraan kerro, että järjestelmässä käsiteltävä tieto on

”arkistokelpoista”, vaan osoittaa, että tietojärjestelmätuotteessa on

määrätyt SÄHKE2-normin edellyttämät ominaisuudet. Myös serti-

fioitua tietojärjestelmää hyödyntävän julkishallinnon organisaation

tulee hakea arkistolaitokselta lupa säilyttääkseen asiakirjatiedot yk-

sinomaan sähköisesti.

Tietojärjestelmähankinnat helpottuvatSÄHKE2-sertifikaatti tuo selkeyttä tietojärjestelmähankintoihin.

Sertifikaattia hakee aina tietojärjestelmätoimittaja – ei tietojärjes-

telmää käyttävä organisaatio. Sertifioinnin tavoitteena on palvella

ennen muuta julkishallinnon organisaatioita, jotka hankkivat näitä

järjestelmiä.

Tietojärjestelmää hankkiva organisaatio voi varmistua hankintavai-

heessa sertifikaatin avulla siitä, että järjestelmä täyttää SÄHKE2-

vaatimukset. Näin organisaatio voi keskittyä kehittämään muita

ominaisuuksia ja palveluja, jotka ovat sen oman toiminnan kannalta

voinut kertoa, että asiakirja on melkoisen harvinainen eikä niitä ole

Suomen arkistolaitoksessa tuolta ajalta kuin muutama. Miksi?

Tuli tuhosi perinnöksiostoasiakirjatRuotsin vallan aikana perinnöksiostoasiakirjat lähetettiin maaherran

käsittelyn jälkeen kamarikollegioon Tukholmaan. Kollegion kolmas

provinssikonttori käsitteli muun muassa suomalaisten anomuksia.

Asiakirjat luetteloitiin, ja niistä laadittiin konseptit, joita säilytettiin

valtakunnallisesti ensimmäisessä provinssikonttorissa.

Suomalaisten kannalta vuosi 1802 oli kohtalokas. Tukholman Riddar-

holmilla sijainneessa arkistossa syttyi tulipalo, joka tuhosi Suomesta,

Baltiasta ja Inkeristä tulleet perinnöksiostoasiakirjat. Todisteiksi jäivät

ainoastaan toisessa rakennuksessa olleet konseptit. Siksi maalaista-

lojen kätköissä säilyneet perinnöksiostoasiakirjat ovat hyvin harvinai-

sia ja äärettömän arvokkaita tilan omistaville jälkeläisille.

Kamarikollegion arkistoa säilytetään Tukholmassa, Riksarkivetin

suojissa. Asiakirjoista on tehty kortisto, jonka avulla asiasta kiin-

nostuneet voivat tilata kopion itselleen. Luettelo konsepteista on

mikrokuvattu, ja se on tutkijoiden käytettävissä ainakin Kansallisar-

kistossa. Konsepteja ei ole kuvattu. Autonomian ja itsenäisyyden

ajan perinnöksiostoasiakirjoja säilytetään Kansallisarkistossa.

teksti: Pertti vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto

kuva: kurt eriksson, Riksarkivet, Tukholma

keskeisiä. Sertifikaatti helpottaa myös sähköisen säilyttämisen luvan

hakemista, kun organisaation ei tarvitse teettää tietojärjestelmän au-

ditointia.

Kuka myöntää sertifikaatin?Arkistolaitos ei itse sertifioi tietojärjestelmiä, vaan sen suorittaa aina

akkreditoitu sertifiointiin erikoistunut toimija. Arkistolaitos on kehit-

tänyt SÄHKE2-sertifiointimenettelyä yhdessä Inspecta Sertifiointi

Oy:n kanssa. Se on myöntänyt myös kaksi ensimmäistä SÄHKE2-

sertifikaattia.

Ensimmäinen sertifikaatti myönnettiin Avain Technologies Oy:n X-

Archive-ohjelmistolle alkuvuodesta 2012.

SÄHKE2-sertifikaatti on haettavissa erikseen operatiiviselle tietojär-

jestelmälle, säilytysjärjestelmälle ja eAMS-järjestelmälle. Innofacto-

rin Dynasty-tiedonohjausjärjestelmälle myönnettiin ensimmäinen

eAMS-järjestelmää koskeva sertifikaatti keväällä 2012.

Mitkä ovat sertifioinnin keskeiset hyödyt?Julkishallinnon organisaatioille sertifikaatti kertoo luotettavasti, mis-

sä tietojärjestelmätuotteissa SÄHKE2-normin vaatimukset täyttyvät.

Sertifioinnin myötä organisaatioille muodostuu myös parempi koko-

naiskuva markkinoiden tilanteesta. Organisaation päätettävissä on,

miten sitovaksi vaatimukseksi sertifikaatti lopulta asetetaan järjestel-

mää hankittaessa.

Arkistolaitoksen kannalta sertifioinnista on selvää hyötyä: sertifioinnilla

edistetään SÄHKE2-normin vaatimusten toteutumista tietojärjestel-

missä ja siten organisaatioiden siirtymistä sähköiseen säilyttämiseen.

Arkistolaitos ylläpitää kotisivuillaan listaa kaikista myönnetyistä

SÄHKE2-sertifikaateista: www.arkisto.fi -> Julkishallinnon sähköi-

set palvelut -> Sähköisen säilyttämisen lupa -> SÄHKE2-sertifiointi.

teksti: mikko eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Lisätietoja:

mikko.erakaski@narc.fi jyrki.lahnalahti@inspecta.com

17

”Brandtavlan”. Kopio C. Åbomin taulusta, joka kuvaa kamarikollegion tulipaloa Riddarholmilla vuonna 1802.

18 19akti 2/2012akti 2/2012

Tytti Isohookana-Asunmaa puolestaan toivoi, että Oulun maa-

kunta-arkisto profiloituisi edelleen pohjoissuomalaisen aineiston

säilyttäjänä. Seuranneessa loppukeskustelussa FT, dosentti Mari-

anne junila piti tärkeänä, että maakunta-arkistot säilyttävät oman

alueensa aineistoa. Hänen mukaansa paikallinen lähteistö synnyt-

tää tutkimusta, joka tuo historian lähemmäksi ihmisten arkea.

Historia antaa kokemuksia ja elämyksiäKokeneina tutkijoina Mustakallio ja Isohookana-Asunmaa kertoi-

vat myös omista kokemuksistaan tutkijoina arkistossa. Seminaa-

rin yllättävintä antia olikin ääneen lausuttu ajatus historian koke-

muksellisuudesta ja jopa ruumiillisuudesta. Historiantutkimus

voi parhaimmillaan synnyttää ”posket punastuttavia” elämyksiä,

kuten Isohookana-Asunmaa kertoi. Esitettiinpä ilmoille ajatus sii-

tä, että asiakirjoja koskettamalla voi saada menneisiin sukupolviin

syvemmän henkisen yhteyden.

Seminaariesitelmistä ja niiden herättämistä keskusteluista paistoi

läpi ajatus muistiorganisaatioiden ja historiantutkimuksen merki-

tyksestä niin yksilölle kuin yhteisölle itseymmärryksen ja identi-

teetin rakentajana. Loppukeskusteluissa esitettiin muun muassa

innostuneita puheenvuoroja, kuinka oman suvun historia voi kie-

toutua laajempiin yhteiskunnallisiin murroksiin.

teksti: anna-maria Jääskeläinen, tutkija, Oulun maakunta-arkisto

kuvat: satu kantola, ylitarkastaja, Oulun maakunta-arkisto

eSitelMÄt Aloitti FT ritva Kylli otsikolla ”Oulun maakunta-

arkisto ja maakunta-identiteetti”. Hän kertoi tarinan siitä, kuinka

Helsinkiin muuttaneet ylioppilaat loivat 1900-luvun alkupuolella

pohjoispohjalaista eli lappilaista, kainuulaista ja pohjoispohjan-

maalaista identiteettiä. Maakunnan identiteettiä, aivan kuten kan-

Oulun maakunta-arkiston 80-vuotista historiaa juhlittiin kahden päivän ajan 22.–23. maaliskuu-ta. Muodollisen juhlapäivän jälkeen oli vuorossa seminaari ”Oulun maakunta-arkisto ja pohjoisen Suomen historiantutkimus”.

Oulun maakunta-arkisto juhli 80 toimintavuottaan

sallistakin, on rakennettu tietoisesti. Suomi ei ole automaattisesti

Kolin huipulta kuvattu eikä Hannes Kolehmaisen maailmankartal-

le juoksema hyvinvointivaltio.

Kylli muistutti, kuinka maakunta-arkistojen perustaminen liittyi

juuri maakunta-identiteetin ja kansallisuusaatteen nostattami-

seen. Tähän saumaan halusivat myös pohjoispohjalaiset omat

kulttuurilaitoksensa: ”-- että tästä laajasta maakunnasta muodos-

tuisi omintakeinen kulttuurialue, joka voisi kehittää itselleen ne lai-

tokset ja keskukset, jotka vapauttaisivat sen joka asiassa turvau-

tumasta etelään”, kuten totesi Oulun kaupungin kirjastonhoitaja

Samuli Pakkala 1920-luvun lopulla.

Se toinen Lappi

Maakunta-arkiston aineistoja pyrittiin aktiivisesti kartuttamaan, jotta

paikallishistorialle ja Pohjois-Suomea koskevalle historiantutkimuk-

selle saataisiin lähdeaineistoa ja maakunnalle luotua pikaisesti oma

menneisyys. Lapin historian tutkimuksessa näitä aineistoja ei kui-

tenkaan systemaattisesti käytetty ennen 1960-lukua, paljasti Lapin

historiantutkimusta alustuksessaan käsitellyt FT Matti enbuske.

Enbuske nosti esiin historiallisen muistin merkityksen. Muis-

tin tarve on hänen mielestään koskettanut erityisesti Lappia ja

Lapin historiantutkimusta. Lapin geopoliittinen asema monien

valtaintressien ja kulttuurivaikutteiden kohteena, ankarat luon-

nonolosuhteet sekä saamelaisuus ovat tuottaneet toiseuttavaa

kuvaa Lapista ja sen asukkaista; milloin Lapin asukkaita pidettiin

tutkimuksissa hitaina, raskasmielisinä, jälkeenjääneinä ja juroina,

milloin koko alue nähtiin passiivisena joutomaana.

Ymmärrys Lapin historiasta on viimeisen neljän vuosikymmenen

aikana muuttunut merkittävästi tutkimuksen laajentuessa arkisto-

lähteisiin. Enbusken mielestä Oulun maakunta-arkiston tarjoaman

lähdeaineiston rooli on ollut merkittävä rikottaessa traditioon ja

stereotypioihin perustuneita käsityksiä Lapin historiasta ja sen

asukkaista.

Arkistolla on myös oma identiteettiArkistot mahdollistavat identiteetin rakentamisen tarjoamalla polun

menneeseen, mutta arkistoilla on myös oma identiteetti. Pohjoisen

kirkkohistorian tutkimuksesta puhunut professori Hannu Musta-

kallio ja yksityisarkistoista kertonut FT, dosentti tytti isohookana-

Asunmaa korostivat Oulun maakunta-arkiston vuosikymmenten

aikana kerättyjen yksityisarkistokokoelmien merkitystä tutkimuk-

selle. Oulun maakunta-arkiston aineistossa ja sen käytössä näkyy

edelleen muun muassa Aslak outakosken, Samuli onnelan ja

maakunta-arkiston nykyisen johtajan vuokko joen pitkäjänteinen

työ yksityisarkistojen keräämisessä, säilyttämisessä ja kuvailussa.

Mustakallio nosti esimerkiksi pohjoissuomalaisen, maailman mitta-

puullakin ainutlaatuisen, lestadiolaisuudesta kertovan Laestadiana-

kokoelman, jonka rungon muodostaa Pekka raittilan arkisto. Mus-

takallio muisteli, kuinka Raittila tarkoitti arkistonsa säilytettäväksi

nimenomaan Oulun maakunta-arkistossa, osaksi sen vuoksi, että

luottamus silloiseen arkiston johtajaan Samuli Onnelaan oli suuri.

Juhlaseminaarin puheenjohtajana toimi professori Jouko Vahtola, joka avasi seminaarin pilke silmäkulmassaan sanoin:

”Oulun maakunta-arkisto on paras tutkimusarkisto.”

Vasemmalla: Oulun maakunta-arkiston 80-vuotisjuhlaseminaa-rissa puhuivat Matti Enbuske, Tytti Isohookana-Asunmaa, se-minaarin puheenjohtaja Jouko Vahtola sekä Ritva Kylli ja Hannu Mustakallio.

Oikealla: Seminaariyleisö sai kuulla kiinnostavia esityksiä maa-kunta-arkiston merkityksestä alueelliselle identiteetille.

20 21akti 2/2012akti 2/2012

Miten Ahvenanmaan maakunnanarkisto on sijoitettu maa-

kuntahallinnon organisaatioon ja mitkä ovat sen tärkeimmät

tehtävät?

”Ahvenanmaan maakunnanarkisto toimii Ahvenanmaan maa-

kuntahallituksen osastolla, joka vastaa opetus- ja kulttuuri-

toiminnasta. Organisaation sijoituspaikka ei näin ollen eroa

merkittävästi mallista, jossa arkistolaitos toimii opetus- ja

kulttuuriministeriön hallinnonalalla.

Ahvenanmaan maakunnanarkiston keskeisiin tehtäviin kuuluu

vastata arkistotoimen johtamisesta ja valvomisesta Ahvenan-

maalla. Ahvenanmaan arkistolaki määrää edelleen maakun-

nanarkiston tehtäväksi Ahvenanmaan kulttuuriperintöön kuu-

luvien asiakirjojen säilyttämisen. Maakunnanarkisto vastaa

asiakirjojen käytettävyydestä, edistää tutkimusta sekä ohjaa

ja kehittää arkistotointa.”

Miten ruotsin läheisyys vaikuttaa Ahvenanmaan viranomais-

ten asiakirjahallintoon?

”Ruotsin läheisyys ja ruotsinkielisten palveluiden heikentynyt

taso joillakin alueilla Suomessa on vaikuttanut siihen, että esi-

merkiksi tietojärjestelmien hankinnoissa katseet suuntautu-

vat usein länteen. Tietojärjestelmät kehitetään pääsääntöises-

ti ja ensisijaisesti erilaisille ruotsalaisille kohderyhmille, joiden

lainsäädäntö poikkeaa ainakin osittain niistä toimintatavoista,

jotka liittyvät vastaavan lainsäädännön soveltamiseen Ahve-

nanmaalla. Kaupallisen toiminnan moninaisuus alallamme on

myös huomiota herättävää Ruotsissa.

Asiakirjahallinnossa käytettävien tietojärjestelmien yhteen-

toimivuuden edistäminen ja varmistaminen on haasteellista

Ahvenanmaan maakuntahallituksen ja sen alaisten laitosten,

kuntien sekä valtion ja kirkon ynnä muiden vastaavien välillä.

Ahvenanmaan maakunnanarkiston johtaja Åke Söderlund kertoo maakunnanarkiston kuulumi-sia ja näkemyksiään yhteistyöstä arkistolaitok-sen kanssa.

Ahvenanmaan maakunnanarkisto tiivistäisi yhteistyötä arkistolain uudistamiseksi

Näkisin mielelläni arkistolaitoksen edelleen panostavan

pohjoismaiseen yhteistyöhön alamme ontologioiden ja kä-

sitteistöjen selvittämisessä. Sisällöllisesti poikkeavaa mutta

helposti toisiinsa liitettävää käsitteistöä on jo sen verran liik-

keellä, että esimerkiksi sanalla ”arkivering” ei välttämättä

tarkoiteta eri yhteyksissä sisällöllisesti samoja toimintatapo-

ja tavatessamme pohjoismaisia kollegoja – ei edes yleisem-

mällä tasolla.”

Ahvenanmaalla on oma arkistolaki, jolla on tiettyjä liittymä-

kohtia Suomen arkistolakiin. Mitkä ovat mielestäsi näiden ar-

kistolakien ja muun tietohallintoa säätelevän lainsäädännön

tärkeimmät kehittämiskohteet?

”Tietohallinnon näkökulmat ovat viime vuosina erkaantuneet

enenevässä määrin niistä painopistealueista, joita perinteisis-

sä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutusohjelmissa on

korostuneesti tuotu esille. Lännestä tuulee ja olisiko niin, että

mikäli Suomen arkistolakia ei uudisteta riittävän ripeästi, niin

poliitikkojen panostukset muuttavat muotoaan rahoituksen

siirtyessä enenevässä määrin tiedonkulun sekä sen käytön ja

saatavuuden varmistamiseen? Tuolloin perinteinen alallamme

vaikuttava henkilö kokisi olonsa tukalaksi, kun esimerkiksi pit-

käaikaissäilytys, arvonmääritys ja seulonta saisivat selkeästi

vähemmän huomiota osakseen. Nämä digitaaliset agendat

ovat näkemykseni mukaan saaneet Ruotsissa näkyvämmän

aseman Suomeen verrattuna.

Näkisin mielelläni, että arkistolain uudistamistyötä tehtäisiin

yhdessä, jotta liittymäkohdat Suomen ja Ahvenanmaan arkis-

tolakien välillä voisivat säilyä.”

Ahvenanmaan maakunnanarkisto on ak-

tiivisesti digitoinut asiakirjallista kulttuu-

riperintöä. Mitkä ovat lähivuosien suunni-

telmanne näiltä osin?

”Olemme päätyneet siihen ratkaisuun, että

vanhempaa asiakirja-aineistoa ei digitoida

aktiivisesti lähivuosina. Syyt ja taustat rat-

kaisulle ovat moninaisia. Haluamme jatkossa

panostaa myös alkuperäisen aineiston kon-

servointiin ja arkistotilojen laajentamiseen.

Nämä painopisteet eivät tosin ole ristiriidas-

sa toisiinsa nähden, mutta pidän tärkeänä

perinteisten arvojen esiintuomista. Katsel-

lessani eri suuntiin koen aika ajoin, että di-

gitointiprojekteilta puuttuu toimiva ja ennen

kaikkea kansainvälinen ohjaus. Kaipaisin alal-

le tällaista ohjausta.”

Miten Ahvenanmaan maakunnanarkiston

ja arkistolaitoksen välistä yhteistyötä tu-

lisi kehittää?

”Ensisijaista on tällä hetkellä arkistolain uu-

distamiseen liittyvä yhteistyö. Koulutuksen

puolella ja näyttelyiden järjestämisen osalta

yhteistyöhön on panostettu. Yhteydet ovat

toimineet hyvin, ja ehkä ainut juuri nyt näke-

mäni uhka liittyy taloudellisiin ja ajankäytöl-

lisiin resursseihin, jotka rasittanevat molem-

pia osapuolia. Ahvenanmaalla suhtaudutaan

aina rakentavaan ja tällöin myös molempia

osapuolia hyödyttävään yhteistyöhön myön-

teisesti: Välkommen till Åland och Ålands

landskapsarkiv!”

teksti Ja käännös: veli-matti Pussinen,

johtaja, Turun maakunta-arkisto

FM, VK Åke Söderlund aloitti Ahvenanmaan maakunnanarkiston (Ålands landskapsarkiv) johtajana huhtikuussa 2011. Aiemmin hän on toiminut arkisto- ja asiakirjahallintotehtävissä muun muassa puolustusvoimissa ja Tullihallituksessa.JUH

AN

I KLE

MI

Yllä:Anni Blomqvistin kirjoittama Stormskärs Maja eli Myrskyluodon Maija on suomalaisille varsin tuttu kirjojen, televisioversion ja musikaalin myötä. Teoksen käsikirjoitusta säilytetään Ahvenanmaan maakunnanarkistossa.

Oikealla:Ahvenanmaan maakunnanarkisto on toiminut maakunnanhallinnon tiloissa vuodesta 1978 lähtien. Viime maaliskuussa arkisto järjesti tiloissaan näyttelyn, joka käsitteli teknistä kehitystä Ahvenanmaalla ensimmäisen maailmansodan temmellyksessä.

ÅLA

ND

S L

AN

DS

KA

PSA

RK

IV

ÅLA

ND

S L

AN

DS

KA

PSA

RK

IV

22 23akti 2/2012akti 2/2012

Syntysähköinen vai digitoitu?

diGitAAlinen ASiAKirjA voi ollA alun perin digitaalisena luo-

tu asiakirja eli syntysähköinen asiakirja tai digitaaliseen muotoon

konvertoitu asiakirja eli digitoitu asiakirja (esimerkiksi tietokoneelle

skannattu paperiasiakirja).

Syntysähköinen asiakirja on tyypillisimmällään esimerkiksi Word-

muotoinen tekstitiedosto, joka on luotu tekstinkäsittelyohjelmalla.

Se voi olla myös tietokannan tiedoista koostettu näkymä eli raken-

teisessa muodossa olevaa tietoa. Oleellista on, että syntysähköinen

Käsitätkö asiakirja on syntynyt digitaalisin välinein ja sitä käsitellään sähköises-

sä muodossa, esimerkiksi tietojärjestelmässä.

Digitoinnilla tarkoitetaan prosessia, jossa analogisessa muodossa

oleva informaatio konvertoidaan digitaaliseen muotoon. Näin pape-

riarkin sivu, paperikartta tai vaikkapa mikrofilmirulla siirtyy yhdeksi

tai useammaksi digitaaliseksi kuvatiedostoksi eli biteiksi. Analogi-

nen asiakirja voi tarkoittaa myös vanhaa kaitafilmiä, josta on otettu

digitaalinen kopio, jolloin siitä tulee digitoitu asiakirja.

Tavallisesti digitoinnin yhteydessä manuaalinen asiakirja säilytetään

digitaalisen kopion rinnalla, vaikka sitä ei enää käytetä. Esimerkik-

si arkistolaitos ei ole toistaiseksi hävittänyt digitoimiaan asiakirjoja,

mutta asiakkaat saavat käyttöönsä ainoastaan digitaaliset versiot

asiakirjoista. Digitoinnilla voidaan siis myös suojata vanhoja asiakir-

joja käytöltä ja kulumiselta.

teksti: mikko eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Asiakirjoja suojelemassaMitÄ KonServAAttorin tYö on KÄYtÄnnöSSÄ?

Konservaattori on erityisasiantuntija, jonka tehtäviin kuuluu

asiakirja-aineistojen suojaaminen vaurioita aiheuttavilta tekijöil-

tä. Aktiivinen konservointityö tehdään kuntokartoituksen poh-

jalta. Työmme on asiakirja-arkkien ja karttojen puhdistusta, pe-

ArkistourallaArkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset

kertovat urastaan ja työstään. Tässä numerossa tutustumme Kansallisarkiston konservaattoriin Arja Jokiniemeen.

Arkkitehti ilkivallanteossa

AlvAr AAllon SuunnitteleMA, vuonna 1951 valmistunut Säy-

nätsalon kunnantalo oli ja on edelleen suosittu tutustumiskohde, jota

arkkitehtuurista kiinnostuneet ulkomaiset asiantuntijat käyvät katso-

massa. Talon valmistumisen jälkeen Nisulan osuuskassa oli vuokran-

nut kunnantalosta toimitilan konttorilleen, ja kunnan rakennuslauta-

kunta oli myöntänyt luvan neonvalojen kiinnittämiseen huoneiston

ulkoseinään.

Korpilahden nimismiespiirin kuulustelupöytäkirjan mukaan tapahtumi-

en kulku illalla 11.8.1954 on ollut seuraava: Silminnäkijä kulki illalla klo

20.45 kunnantalon ohi ja kuuli rominaa osuuskassan huoneiston luo-

ta. Pysähdyttyään katsomaan hän oli huomannut miehen nakkelevan

kivillä valokirjaimia. Jos kirjain ei särkynyt ensimmäisellä heitolla, täh-

täsi mies uuden kiven samaan kirjaimeen. Todistaja oli aikonut mennä

huomauttamaan asiasta miehelle, mutta tunnistettuaan heittäjän pro-

fessori Alvar Aalloksi luopui aikeestaan. Aallon seurueessa seisoskeli

kolme henkilöä, ja ainakin yksi istui lähellä olevassa henkilöautossa.

Korpilahden nimismies lähetti virka-apupyynnön Helsingin kaupungin

poliisilaitokselle, jossa Aaltoa kuulusteltiin 15.9. Aalto myönsi rikko-

neensa neonvalot, kertoi laatineensa asiasta kirjallisen selvityksen

sekä ilmoitti olevansa halukas korvaamaan aiheuttamansa vahingot.

22 AKTI 2/2012

sua, paikkaamista sekä suojaamista. Työhömme kuuluvat lisäksi

makasiinien olosuhdemittaukset sekä home- ja kuituanalyysit.

Avustamme myös näyttelytöissä.

MiSSÄ olet KouluttAutunut teHtÄviiSi?

Olin Ammattikasvatushallituksen ja Helsingin yliopiston tutkimus-

ja koulutuskeskuksen järjestämässä konservoinnin koulutuksessa

1980-luvulla. Perehdyin Pohjoismaiden kulttuurirahaston myöntä-

män stipendin turvin Kööpenhaminan National Archivetissa per-

gamenttien konservointiin, sinettikopioiden valmistukseen sekä

kirjansidontaan. Lisäksi olen ollut mukana eri kursseilla Ewtekin

eli nykyisen Metropolia ammattikorkeakoulun järjestämissä kon-

servaattoreiden koulutusohjelmissa.

Sastamalassa suoritin käsi- ja taideteollisuusoppilaitoksessa kir-

jansitojamestaritutkinnon. Onni on ollut työskennellä myös taita-

vien kirjansitojien opissa. Kansallisarkistossa olen saanut hyvän

käytännön pohjan kirjansitojana ja konservaattorina.

oliKo KonServAAttorin AMMAtti toiveeSi jo

nuorenA?

En edes tiennyt silloiseen Valtionarkistoon tullessani konservaat-

torin ammatista. ”Ajauduin” erään tuttavani myötävaikutuksella

arkistoon pariksi viikoksi töihin. Työurani ei kuitenkaan katkennut

siihen, vaan siirryin ensin mikrofilmiosastolle ja myöhemmin kir-

jastoon.

Olin tutustunut konservointiosaston toimintaan ja suurena haa-

veenani olikin päästä sinne töihin. Eikä sitä kauan tarvinnut odo-

tella, pääsin harjoittelijaksi ja 1980-luvun alussa sain vakituisen

paikan konservoinnissa.

MillAiSiA oMinAiSuuKSiA KonServAAttoriltA

vAAditAAn?

Tärkeimpinä ominaisuuksina pitäisin huolellisuutta, tarkkuutta,

pitkäjänteisyyttä, suurta intoa ja halua tehdä tätä työtä.

vAiKuttAAKo diGitoinnin liSÄÄntYMinen

tYöHöSi?

Kyllä se vaikuttaa. Konservoimme ja valmistelemme paljon

muun muassa kartta-aineistoa digitointiin. Ison osan työpanok-

sestamme vievät myös digitointiin menevät asiakastyöt.

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja. Design-juhlavuoden kunniaksi vuorossa on Korpilahden nimismies-piirin arkistoon sisältyvä asiakirja, jota säilyte-tään Jyväskylän maakunta-arkistossa.

Arkistolöytöjä

MINNA MÄKI

Selvityksessään Aalto toteaa olleensa Säynätsalossa näyttämässä

kunnantaloa Milanon Teknillisen Korkeakoulun professori tri ernes-

to rogersille. Aalto kertoo välttäneensä kunnantalon esittelyä ulko-

maisille asiantuntijoille, koska ”rakennus oli vandalisoitu asettamalla

pääjulkisivulle mauton, muodollisesti alhaiseen luokkaan kuuluva va-

loreklaami”. Tri Rogersin reaktio oli voimakas hänen nähtyään ”tämän

odottamattoman, kulttuurielämän periaatteita vastaan sotivan tapauk-

sen”. Kääntääkseen Rogersin ajatukset muualle ja antaakseen tapa-

ukselle osittain leikillisen sävyn Aalto kertoi rikkoneensa muutamia

valoreklaamin kirjaimia.

Nisulan osuuskassa ei esittänyt korvaus- tai syytevaatimuksia profes-

sori Aallolle, sillä vakuutusyhtiö korvasi neonvalojen rikkoutumisesta

aiheutuneet vahingot.

teksti: Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

"Olen niinikään tietoinen siitä, että mainittu asiaankuulumaton ja ilman asiantuntemusta julkiseen rakennuk-seen sijoitettu lisäke on maamme kulttuuri- ja sivistysmaineelle vahin-gollinen. Säynätsalon kunnantaloa erikoisesti sinne matkustaen, käy kat-somassa tuhansia ulkolaisia, suurelta osalta asiantuntijoita, korkeakoulujen professoreita ja eri maitten arkkiteh-tuuri- ja taideopiskelijoita.

Olen niinikään tietoinen siitä, että mainittu valoreklaami muodostaa tällä hetkellä kiinteän osan pääjulkisivusta, joka osa on vastoin hyväksyttyjä piirrustuksia ja jonka kiinnittämistapa ja paikka on vastoin rakennuskomiteani neuvottelupäätöstä. Se on myös muissa suhteissa lainvastainen ja yhdistelmä kokonaisuudes-saan sellainen, että se vahingoittaa ammattimainettani julkisia raken-nuksia suunnittelevana arkkitehtinä. Tarvittaessa tulen osoittamaan tämän koti- ja ulkomaisten asiantuntijoiden lausunnoilla." - Alvar Aalto

Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.